8.
A minőségügyi dokumentációk
8.1 A dokumentációk szerepe, jelentősége A minőségi rendszernek egyik alapvető követelménye a megfelelő dokumentálás. Bevezetésének is ez a leginkább szembetűnő jele, nagyon sok olyan panaszt lehet hallani, olvasni, ami a dokumentumok mennyiségét és általában a megváltozott dokumentumok tartalmát kifogásolja. A dokumentáció igénye kettős: a minőségi rendszer alapdokumentumait kell elkészíteni, valamint a rendszer működésének állandó dokumentálását kell megoldani. 8.2 A minőségbiztosítási dokumentumok szintjei A dokumentumok négy szintet alkotnak. Az első szinten helyezkedik el a minőségügyi kézikönyv. Tartalmazza a vállalat minőségpolitikáját, a szervezetre, a felelősségre és a hatáskörökre vonatkozó legfontosabb előírásokat. A második szinten áll az eljárások kézikönyve. A munkautasítások jelentik a harmadik szintet. A negyedik szintet a minőségi bizonylatok, kiegészítő dokumentumok foglalják el. A dokumentációt többféle módon állíthatjuk össze. Összevonhatjuk az első két szintet, ekkor a minőségi kézikönyv tartalma egyszerűsödik. A dokumentáció kisebb vállalatnál egy kötetben is helyet kaphat. Nagy szervezetben több eljárási kézikönyvet is készíthetünk. A dokumentációban helyet kaphat a minőségterv, ami egy-egy szerződésre, projektre vonatkozó előírásokat tartalmaz. 8.3 A minőségi kézikönyv A kézikönyvnek kiemelt jelentősége van a minőségbiztosítás rendszerében. A kézikönyvnek érthetően fogalmazottnak, használhatónak és hozzáférhetőnek kell lennie.
58
8. A minőségügyi dokumentációk
Részletes tartalma: címlap érvényességi terület pontos meghatározása változatok, módosított jegyzéke (módosításkor az aktuális verziók azonosítása érdekében) tartalomjegyzék elosztási jegyzék (azoknak a személyeknek a jegyzéke, akik rendelkeznek kézikönyvvel a jegyzék nem feltétlenül a kézikönyv része) a vállalati célok jegyzéke, a szervezet bemutatása (nem feltétlenül szükséges) minőségpolitika (nagyon fontos) szervezeti felépítés a csatlakozó dokumentumok jegyzéke, a minőségi rendszer bemutatása hivatkozás a szervezet eljárásai és a választott rendszer modell szabvány (ISO 9001, 9002 vagy 9003) követelményei között (ez azt jelenti, hogy a rendszerszabvány 4. pontjának minden alpontjához kell hivatkozást csatolni). A követelményeket az ISO 9001 szabvány 4.2. és a 9004 szabvány 5.3.2. pontja írja elő. 8.4 Az eljárások Az eljárások alkotják a minőségi rendszer gerincét. A kialakítandó eljárások vállalatonként eltérőek. A dokumentumnak meg kell adnia az eljárás megnevezését, célját, az érvényesség határait, az összefüggéseket más eljárásokkal és dokumentumokkal. Definíciókat adhat nem egyértelmű kifejezés magyarázataként. A lényeg az eljárás leírása, vagyis az, hogy ki, mit, hol mikor, hogyan végezzen el. Az eljáráshoz más dokumentumok csatlakozhatnak, ezeket egyértelműen meg kell adni. 8.5 A munkautasítások Az egyes eljárásokhoz kötődve ezek a dokumentumok szabályozzák a munka egy-egy fázisát. Jellegük szerint a munkautasítások lehetnek rajzok, alkatrészjegyzékek, kísérő kártyák, kezelési utasítások, mérési, ellenőrzési eljárások. Fontos, hogy a dokumentumok azonosíthatók legyenek. Gondoskodni kell arról, hogy a dolgozók mindig rendelkezzenek a megfelelő leírá-
59
Minőségirányítás – Minőségmenedzsment
sokkal és arról, hogy változtatás esetén a módosított és jóváhagyott munkautasítások minden szükséges helyen rendelkezésre álljanak, illetve a régi dokumentumok ne legyenek használatban. Feladatok Tanulmányozza a minőségi rendszer dokumentációira vonatkozó szakirodalmat! Ellenőrző kérdések A minőségi dokumentumok jelentősége A minőségi dokumentumok szintjei A minőségi kézikönyv Az eljárások kézikönyve A munkautasítások A miőségi rendszer egyéb dokumentumai Vizsgakérdés A minőségügyi rendszer dokumentumai
60
8. A minőségügyi dokumentációk
Dokumentáció
Alapdokumentumok A működés állandó dokumentálása Minőséget befolyásoló tevékenység tervezése Minőséget befolyásoló tevékenység ellenőrzése Minőséget befolyásoló tevékenység dokumentálása
A minőségbiztosítási dokumentumok
61
Minőségirányítás – Minőségmenedzsment
Eljárások tartalma
Cél Érvényesség Hivatkozások Definíciók Eljárás, módszer (ki, mit, hol, mikor, hogyan) Csatlakozó dokumentumok
Munkautasítások
Rajzok, alkatrészjegyzékek, kísérő kártyák, kezelési utasítások, mérési, ellenőrzési eljárások stb. Azonosítási követelmény A változtatás szabályott legyen
62
