Dahulukan Hal yang Harus Didahulukan
10/28/2013
Softskills
1
Tujuan • Peserta mampu membedakan kegiatankegiatan berdasarkan kepentingan dan urgensi atau kemendesakan. • Peserta mampu menerapkan pemahaman di atas dalam mengatur kehidupan pribadinya.
10/28/2013
Softskills
2
Mengemas Pakaian • Pernahkah kita mengemas pakaian ke dalam kopor ? • Coba perhatikan ! Semakin banyak pakaian dapat kita kemas di dalam kopor apabila kita melipat dan mengatur pakaian dengan rapi, serta tidak asal memasukkan ke dalam kopor
10/28/2013
Softskills
3
Catatan • Hal yang sama berlaku untuk hidup kita. • Semakin baik kita mengatur diri semakin banyak waktu untuk : – keluarga dan teman-teman, – belajar, – diri kita sendiri, – hal-hal yang memang harus didahulukan
10/28/2013
Softskills
4
MATRIKS MANAJEMEN WAKTU
10/28/2013
Softskills
5
Kuadran Waktu • Disusun berdasarkan dua unsur, yaitu penting dan mendesak. • Penting meliputi hal-hal yang amat penting, hal-hal yang harus diutamakan, kegiatan-kegiatan yang mendukung misi dan tujuan-tujuan kita. • Mendesak meliputi hal-hal yang segera atau mendesak dilakukan, hal-hal yang di depan mata kita, kegiatan-kegiatan yang menuntut perhatian segera. 10/28/2013
Softskills
6
Kuadran 1 • Aktivitas yang termasuk dalam Kuadran 1 adalah semua aktivitas yang mendesak dan penting. • Selalu akan ada kegiatan-kegiatan dalam Kuadran 1 yang tidak dapat kita kendalikan dan harus dilakukan.
10/28/2013
Softskills
7
Contoh
• Menolong seorang anak yang sakit atau mengerjakan suatu pekerjaan yang hampir mendekati batas waktu penyelesaian yang sudah ditetapkan • Menunda-nunda belajar sehingga harus semalaman belajar untuk suatu ujian, atau karena kita tidak merawat kendaraan kita secara teratur sehingga rusak dan terpaksa memasukkannya ke bengkel untuk direparasi.
10/28/2013
Softskills
8
Dampak • Kegiatan-kegiatan Kuadran 1 merupakan bagian hidup kita, tetapi apabila kita terlalu banyak menggunakan waktu pada Kuadran 1, kita akan selalu merasa tertekan (stress) dan tidak akan berprestasi sesuai kemampuan yang kita miliki
10/28/2013
Softskills
9
Akibat dari terlalu banyak waktu • • • • •
Tertekan Cemas Letih Prestasi setengah-setengah Takut
10/28/2013
Softskills
10
Kuadran 3
(1 dari 2)
• Kegiatan dalam Kuadran 3 adalah semua kegiatan yang mendesak, tetapi tidak penting. • Kegiatan Kuadran 3 ditandai dengan usaha untuk selalu menyenangkan orang lain dan menanggapi keinginan atau ajakan orang lain sesuai dengan kesenangan orang lain tersebut
10/28/2013
Softskills
11
Kuadran 3
(2 dari 2)
• Kuadran 3 menyesatkan karena hal-hal mendesak kelihatan penting, tetapi sebenarnya kadang tidak. • Kuadran 3 berisi aktivitas-aktivitas yang penting bagi orang lain, tetapi sebenarnya tidak penting bagi kita • Hal-hal yang ingin kita katakan “tidak” tetapi tidak bisa karena kita takut akan menyakiti seseorang 10/28/2013
Softskills
12
Contoh • Bunyi telepon adalah mendesak, tetapi kadang pembicaraan sangat tidak penting, atau lebih celaka lagi, hanya panggilan telepon dari penawar barang.
10/28/2013
Softskills
13
Akibat dari terlalu banyak waktu • Terkenal karena selalu mengatakan “ya” • Tidak disiplin • Merasa menjadi korban
10/28/2013
Softskills
14
Kuadran 4
(1 dari 2)
• Kegiatan dalam Kuadran 4 adalah semua kegiatan yang tidak mendesak dan tidak penting. • Kegiatan dalam Kuadran 4 hanyalah buangbuang waktu dan berlebihan.
10/28/2013
Softskills
15
Kuadran 4
(2 dari 2)
• Orang yang berkutat dalam Kuadran 4 senang hal-hal secara berlebihan dan yang hanya memboros-boroskan waktu. • Orang tersebut juga hanya mengerjakan halhal yang sepele (tidak penting) dan hanya melakukan hal-hal yang hanya menyenangkan dirinya (egois) saja.
10/28/2013
Softskills
16
Contoh • Menonton TV yang bukan sumber pengetahuan, • Tidur secara berlebihan, • Bermain video games terus-terusan.
10/28/2013
Softskills
17
Akibat dari terlalu banyak waktu • Tidak bertanggung jawab • Merasa bersalah • Bergantung pada pihak lain
10/28/2013
Softskills
18
Kuadran 2
(1 dari 2)
• Kuadran 2 meliputi kegiatan-kegiatan yang penting, tetapi tidak mendesak. • Kuadran 2 merupakan kuadran terbaik dan ideal.
10/28/2013
Softskills
19
Kuadran 2
(2 dari 2)
• Setiap dari kita tentunya ingin berada pada Kuadran 2. Meskipun demikian kita kadang menghadapi banyak kesulitan untuk melakukan kegiatan-kegiatan pada Kuadran 2. • Misalnya, mendapatkan pekerjaan pada masa liburan adalah penting. Tetapi karena masih beberapa minggu dan tidak mendesak, kemungkinan kita menunda mencari pekerjaan sehingga terlambat dan tahu-tahu semua pekerjaan yang baik sudah terisi. 10/28/2013
Softskills
20
Contoh • • • • •
Bersantai, Menjalin persahabatan, Berolah raga, Membuat rencana Mengerjakan tugas-tugas tepat pada waktunya
10/28/2013
Softskills
21
Akibat dari hidup • • • • •
Pengendalian diri Keseimbangan Prestasi tinggi Mawas diri Waspada
10/28/2013
Softskills
22
Saran-saran • Jika hendak menjadi pribadi yang efektif, kita harus berfokus pada Kuadran 2. • Kita harus berfokus pada aktivitas-aktivitas yang tidak mendesak tetapi penting. • Sayangnya, dalam kenyataan kita semua menggunakan waktu pada setiap kuadran. Itu tidak soal, yang penting kita menggunakan sebagian besar waktu kita pada kuadran 2. 10/28/2013
Softskills
23
Tindakan yang dapat diambil • • • •
Mengurangi penundaan-penundaan Menolak kegiatan-kegiatan pada Kuadran 3 Mengurangi buang-buang waktu Buat jadwal mingguan untuk kegiatan-kegiatan kita • Sisihkan waktu kurang lebih 15 menit setiap minggu untuk membuat rencana mingguan 10/28/2013
Softskills
24
Tiga Tahap Penyusunan Rencana Mingguan • Tentukan Kegiatan-kegiatan Utama • Tentukan Waktu untuk Kegiatan-kegiatan Utama • Tentukan Waktu untuk Kegiatan-kegiatan yang lain
10/28/2013
Softskills
25
Lembar Kerja 2
10/28/2013
Softskills
26
Tahap 1: Tentukan Kegiatan-kegiatan Utama • Pada akhir atau awal minggu, pikirkan apa yang kamu hendak selesaikan untuk minggu yang akan datang. • Tanyakan kepada diri kita, ”Hal-hal apa yang terpenting yang perlu aku lakukan minggu ini?”. • Hal-hal yang harus dikerjakan dan diselesaikan tersebut merupakan kegiatan-kegiatan utama dan harus ditautkan dengan misi dan tujuan-tujuan jangka panjang kita.
10/28/2013
Softskills
27
• Cara lain adalah melihat peran-peran kunci dari hidup kita • Misalnya, peran sebagai seorang mahasiswa, teman, anggota keluarga, pekerja di sebuah usaha jasa, diri pribadi dan lain-lain. • Kemudian ambil satu atau dua hal terpenting yang ingin dilakukan untuk setiap peran. • Merencanakan hidup berdasarkan peran akan membantu kita menjadi seimbang. 10/28/2013
Softskills
28
Merencanakan Hidup berdasarkan Peran Peran o Mahasiswa o Teman o Anggota Keluarga o Pekerja
Kegiatan Utama untuk Minggu ini o Mulai menyusun laporan o Ulang tahun Bambang o Mengantar Ita (adik) ke Mall
o Diri Pribadi
o Nonton film o Menulis buku harian tiap malam
10/28/2013
o Datang ke tempat kerja tepat waktu
Softskills
29
Tahap 2 :
Tentukan Waktu untuk Kegiatan-kegiatan Utama • Pernahkan kita melihat percobaan mengisikan batu dan kerikil ke dalam ember ? • Ambil ember dan isi ember itu dengan kerikil sampai terisi setengah. • Kemudian masukkan beberapa batu ke dalam ember, di atas kerikil.
10/28/2013
Softskills
30
• Hasilnya tidak semua batu bisa masuk. Oleh karena itu, kosongkan lagi ember, dan ulangi sekali lagi. Kali ini masukkan batu-batu ke dalam ember lebih dahulu, kemudian baru kerikil-kerikil. Kerikil-kerikil dengan rapi mengisi ruang-ruang di antara batubatu. Kali ini semua bisa masuk. • Perbedaannya adalah susunan batu dan kerikil di dalam ember. Jika kita memasukkan kerikil lebih dahulu, batu-batu tidak semua bisa masuk. Tetapi jika kita memasukkan batu terlebih dahulu, semua bisa masuk, baik batu maupun kerikil.
10/28/2013
Softskills
31
Simpulan • Batu-batu menggambarkan kegiatan-kegiatan terpenting. • Kerikil-kerikil melambangkan hal-hal seharihari yang tidak penting seperti sibuk bekerja, panggilan telepon dan selaan-selaan (interupsi-interupsi).
10/28/2013
Softskills
32
Pesan Utama • Jika kita tidak menjadwal kegiatan utama lebih dahulu, kegiatan-kegiatan itu tidak akan terselesaikan. • Selama perencanaan mingguan, tentukan waktu dalam buku kerja kita untuk kegiatankegiatan utama.
10/28/2013
Softskills
33
Contoh • Menentukan waktu terbaik untuk memulai laporan adalah Selasa malam, dan waktu terbaik untuk menelpon ayah dan ibu adalah Minggu malam. • Setelah menentukan waktu untuk kegiatankegiatan utama, kegiatan harian yang lain akan masuk juga. • Dan bahkan jika tidak masuk, kita akan lebih baik mengesampingkan kegiatan-kegiatan tersebut. 10/28/2013
Softskills
34
Tahap 3: Tentukan Waktu untuk Kegiatan-kegiatan yang lain • Sekali kita sudah menentukan waktu untuk kegiatan-kegiatan utama, jadwalkan hal-hal lain yang tidak penting. • Kita juga dapat mengambil kalender dan mencatat acara-acara dan peristiwa-peristiwa yang akan berlangsung seperti liburan, ulang tahun, dan lain-lain. 10/28/2013
Softskills
35
Simpulan • Pengelolaan diri akan efektif bila dibarengi dengan keinginan untuk belajar mengatasi ketakutan dan tekanan dari teman. • Dibutuhkan keberanian untuk selalu berpegang teguh pada hal-hal yang penting atau yang harus didahulukan ketika tekanan muncul. • Menghadapi tekanan dari teman merupakan saat yang sulit dan dibutuhkan keberanian untuk mengatakan “tidak” ketika semua orang mengatakan “ya”. •10/28/2013 Softskills 36
