DOTPROJECT PROJECTMENEDZSMENT SZOFTVER KÉZIKÖNYV

DOTPROJECT PROJECTMENEDZSMENT SZOFTVER

KÉZIKÖNYV

E-közigazgatás keretrendszer kialakítása

1

A dokumentum az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében, az Államreform Operatív Program támogatásával, az „Elektronikus közigazgatási keretrendszer” tárgyú kiemelt projekt megvalósításának részeként készült. A dokumentum elkészítésében részt vett:


2

1. Metaadat-táblázat Megnevezés Cím (dc:Title) Kulcsszó (dc:Subject) Leírás (dc:Description)

Típus (dc:Type) Forrás (dc:Source) Kapcsolat (dc:Relation) Terület (dc:Coverage) Létrehozó (dc:Creator) Kiadó (dc:Publisher) Résztvevı (dc:Contributor) Jogok (dc:Rights) Dátum (dc:Date) Formátum (dc:Format) Azonosító (dc:Identifier) Nyelv (dc:Language) Verzió (dc:Version) Státusz (State) Fájlnév (FileName) Méret (Size) Ár (Price) Felhasználási jogok (UserRights)

Leírás dotProject projectmenedzsment szoftver - kézikönyv Kézikönyv, projektmenedzsment A kézikönyv elısegíti a dotProject projektmenedzsment szoftver használatban vételét (beleértve az offline üzemmódban történı használathoz szükséges telepítést is) az érintett szervezetek (pl. települési önkormányzatok) informatikusai (rendszergazdái) tekintetében. Szöveg . . Magyarország e-Közigazgatási Keretrendszer Kialakítása projekt Miniszterelnöki Hivatal KOPINT-DATORG Zrt . 2008. MS-Word . HU V1 . EKK_ekozig_dotProject_kezikonyv_081128_V1.doc . . .


3

2. Verziókövetési táblázat A dokumentum neve A dokumentum készítıjének neve A dokumentum jóváhagyójának neve A dokumentum készítésének dátuma Verziószám Összes oldalszám A projekt azonosítója

2.1. Verzió V1

Dátum 2008.11.28

dotProject projectmenedzsment szoftver. Kézikönyv KOPINT-DATORG Zrt. 2009.09.21. V1 97 E-közigazgatás keretrendszer kialakítása

Változáskezelés A változás leírása Minıségbiztosításra átadva


4

3. Szövegsablon Megnevezés 5. Elıszó (Foreword) 6. Bevezetés (Preamble) 7. Alkalmazási terület (Scope) 8. Rendelkezı hivatkozások (References) 9. Fogalom-meghatározások (Definitions) 10-11. A tanulmány egyedi tartalma (UniqueContent) 12. Bibliográfia 13. Rövidítésgyőjtemény 14.. Fogalomtár 15 Ábrák 16. Mellékletek (Appendix)

Leírás A Kézikönyv környezetének bemutatása Megközelítés (célok, terjedelem) és módszertan Bemutatja, hogy a Kézikönyv milyen fıbb szakmai területekre terjed ki Bemutatja, hogy kinek és milyen célú felhasználásra készült a kézikönyv A legalapvetıbb, átfogó fogalmak meghatározása A Kézikönyv egyedi tartalma A dokumentum készítése során felhasznált szakirodalom A dokumentumban használt rövidítések A dokumentumban használt, fontosabb fogalmak és azok magyarázata A dokumentumban megtalálható ábrák jegyzése A dokumentum mellékletei


5

4. Tartalomjegyzék 1.

METAADAT-TÁBLÁZAT

3

2.

VERZIÓKÖVETÉSI TÁBLÁZAT

4

2.1.

VÁLTOZÁSKEZELÉS

4

3.

SZÖVEGSABLON

5

4.

TARTALOMJEGYZÉK

6

5.

ELİSZÓ

8

6.

BEVEZETÉS

6.1. 6.2.

MEGKÖZELÍTÉS - A KÉZIKÖNYV CÉLJA MÓDSZERTAN – A DOKUMENTUMKÉSZÍTÉS MÓDSZERTANA

10 10 10

7.

ALKALMAZÁSI TERÜLET (SCOPE)

11

8.

RENDELKEZİ HIVATKOZÁSOK (REFERENCES)

12

9.

FOGALOM-MEGHATÁROZÁSOK (DEFINITIONS)

13

9.1. 9.2.

MI A PROJEKTMENEDZSMENT SZOFTVER? MELYEK A PROJEKTMENEDZSMENT RENDSZER FİBB FUNKCIÓI?

13 13

10.

A PROJEKTMENEDZSMENT SZOFTVERREL SZEMBENI KÖVETELMÉNYEK

14

10.2.1. 10.2.2. 10.2.3. 11.

KÖVETELMÉNY-CSOPORTOK FUNKCIONÁLIS KÖVETELMÉNYEK TECHNIKAI KÖVETELMÉNYEK

14 14 16

DOTPROJECT (NYÍLT FORRÁSKÓDÚ) PROJEKTMENEDZSMENT RENDSZER 16

11.1. A DOTPROJECT PROJEKTMENEDZSMENTET TÁMOGATÓ SZOFTVER ÜZEMBE HELYEZÉSE 17 11.1.1. A DOTPROJECT SZOFTVER ONLINE ÜZEMMÓDJA 18 11.1.2. A DOTPROJECT SZOFTVER OFFLINE ÜZEMMÓDJA 22 11.2. A DOTPROJECT PROJEKTMENEDZSMENTET TÁMOGATÓ SZOFTVER HASZNÁLATA 46 11.2.1. KIK SZÁMÁRA JAVASOLT A DOTPROJECT SZOFTVER HASZNÁLATA? 46 11.2.2. MILYEN ISMERETEK, TAPASZTALATOK SZÜKSÉGESEK A DOTPROJECT HASZNÁLATÁHOZ? 46 11.2.3. A LEGALAPVETİBB PROJEKTMENEDZSMENT ISMERETEK RÖVID ÖSSZEFOGLALÁSA 46 11.2.4. A DOTPROJECT FİBB (ÁLTALÁNOS) JELLEMZİI 50


6

11.2.5. 11.2.6. 11.2.7. 11.2.8. 11.2.9. 11.2.10. 11.2.11.

HOGYAN KEZDJÜNK EL DOTPROJECT RENDSZERREL „ÉLESBEN” DOLGOZNI? 51 BELÉPÉS A RENDSZERBE; FİMENÜ 51 COMPANIES /SZERVEZETEK ADATAINAK MEGADÁSA, KARBANTARTÁSA 53 CONTACTS – KONTAKT SZEMÉLYEK FELVITELE, MEGTEKINTÉSE, MÓDOSÍTÁSA, TÖRLÉSE 55 RESOURCES – ERİFORRÁSOK FELVITELE, MEGTEKINTÉSE, MÓDOSÍTÁSA, TÖRLÉSE 58 NEW PROJECT – ÚJ PROJEKT FELVITELE 61 ADD TASK - PROJEKTEKHEZ FELADATOK, MÉRFÖLDKÖVEK MEGADÁSA, MEGVALÓSULÁSUK KÖVETÉSE 64 11.2.12. PROJEKTEK LEZÁRÁSA 70 11.2.13. PROJEKTEK MEGJELENÍTÉSE FUNKCIÓK ÉS AZOK HASZNÁLATA 70 11.2.14. CALENDAR, EVENT – NAPTÁRKEZELÉSI, ESEMÉNYKEZELÉSI FUNKCIÓK HASZNÁLATA 76 11.2.15. USER ADMIN, SYSTEM ADMIN – FELHASZNÁLÓK ADMINISZTRÁCIÓJA, RENDSZERADMINISZTRÁCIÓ 78 11.2.16. MAGYAR NYELVŐ KÉPERNYİ-FELIRATOKRA TÖRTÉNİ ÁTTÉRÉS (LANGUAGE SUPPORT / TRANSLATION MANAGEMENT) 82 11.2.17. HA MÁR NAGYON PROFI MÓDON TUDJUK A RENDSZERT HASZNÁLNI – KIEGÉSZÍTİ MODULOK TELEPÍTÉSE, HASZNÁLATA 86 11.2.18. DOTPROJECT – TERVEZETT / VÁRHATÓ FEJLESZTÉSEK LISTÁJA 88 11.3. A DOTPROJECT PROJEKTMENDZSMENT SZOFTVER HASZNÁLATÁNAK KÖLTSÉGEI 90 11.3.1. AZ ONLINE HASZNÁLAT KÖLTSÉGEI 90 11.3.2. AZ OFFLINE HASZNÁLAT KÖLTSÉGEI 90 12.

BIBLIOGRÁFIA

91

13.

RÖVIDÍTÉSGYŐJTEMÉNY

92

14.

FOGALOMTÁR

94

15.

ÁBRÁK

97

16.

MELLÉKLETEK

98


7

5. Elıszó A kormány egyik kiemelt célja a közigazgatási folyamatok ügyfélközpontúságának növelése, a szolgáltatások színvonalának és hatékonyságának javítása. Az „Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása" projekt (röviden: Projekt) az Új Magyarország Fejlesztési Terv (2007 – 2013) Államreform Operatív Programja kiemelt projektje. A kiemelt projekt fejlesztéseit 897 millió forint európai uniós és hazai társfinanszírozásban hajtják végre. A fejlesztés kedvezményezettje a Miniszterelnöki Hivatal Informatikai Államtitkársága. A fenti, kiemelt kormányzati célhoz a Projekt úgy járul hozzá, hogy megteremti az informatikai és szabályozási feltételeket, kidolgozza a szükséges módszertani hátteret, hozzájárul a szolgáltatásokban és az infrastruktúrában meglévı, szükségtelen párhuzamosságok felszámolásához és a deregulációhoz. A Projekt feladata, sok más egyéb mellett, az interoperabilitás és a biztonságos e-közigazgatási rendszer létrehozásához minimálisan szükséges szabványok, követelmények, eljárásrendek meghatározása, módszertani útmutatók készítése, illetve a további e-közigazgatási fejlesztésekhez a projektmenedzsment módszertan és a szakmai monitoring rendszer kialakítása. A Projekt keretében kidolgozott szabványokat egy, az összes fejlesztı által elérhetı szabványtárban teszik majd közzé. Mivel a késıbbi projektek résztvevıinek alkalmazniuk kell az e-közigazgatási keretrendszer elıírásait, ezért a projektmenedzsment-módszertan és a szakmai monitoring rendszer kialakítása, valamint a projektmenedzsmentet és a projekt dokumentációk kezelését támogató szoftverekhez Kézikönyv és Oktatási anyag kidolgozása is a projekt részét képezi. Az ÚMFT Államreform Operatív Program „Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása" kiemelt alprojektjei: ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

Folyamatleíró módszertan és eszközrendszer kidolgozása Interoperabilitási követelmények meghatározása IT biztonsági követelmények meghatározása Alkalmazásfejlesztési keretrendszer kidolgozása Szabványtár kidolgozása E-közigazgatási pilot projektek indítása Projektmenedzsment módszertan kidolgozása A koordinációs elısegítése Termékek, szolgáltatások értékelésének, auditjának elıkészítése


8

A projekt megteremti az e-közigazgatási rendszerfejlesztés központi koordinációjához és irányításához szükséges tudáshátteret. Az „E-közigazgatási keretrendszer kialakítása” projekt (Projekt) „E-közigazgatási pilot projektek indítása” alprojekt (Alprojekt) célja komplex támogatás, segítségnyújtás az ÚMFT Közigazgatási Reform Programok (Programok) projektjei s ennek révén a programok és az ÚMFT sikeres megvalósításához, a célok eléréséhez. Az Alprojekt keretében négy, tartalmában egymással szorosan összefüggı dokumentum készül: ─ ─ ─ ─

dotProject – Kézikönyv dotProject - Oktatási segéd. A jelenlegi ajánlások – javaslatok és adaptáció Knowledgetree – Kézikönyv Knowledgetree – Oktatási segédanyag

A Szakmai monitoring keretrendszernek koncepcionális szinten fı komponense van: ─ projektmenedzsment (tervezés, követés) ─ projekt dokumentációk kezelése A két komponens természetesen szorosan együttmőködik, együtt alkotják az integrált rendszert. A támogató szoftvercsomagra azért van feltétlenül szükség, mert az ÚMFT Közigazgatási Reform Programok projektjei, méretüknél, összetettségüknél, jelentıségüknél fogva nem valósíthatók meg sikeresen nem csak a megfelelı módszertanok, módszerek, technikák szakszerő és hatékony alkalmazása nélkül, de megfelelı szoftver-támogatás nélkül sem eredményesen (l.”projekt-háromszög” - határidı, minıség, költség). A jelen Kézikönyvben a projektgazda szervezetek projektvezetıi (projektadminisztrátorai) számára áttekintjük a dotProject szoftver üzembe helyezésének és áttekintésének legfontosabb feladatait. E kötet célja a szoftver gyakorlati alkalmazásának, napi használatának támogatása, míg a szoftver használatára történı felkészülést a „dotProject – Oktatási anyag” címő kötet hivatott elısegíteni.


9

6. Bevezetés 6.1.

Megközelítés - A Kézikönyv célja

A „dotProject projectmenedzsment szoftver. Kézikönyv” címő dokumentum (Dokumentum) célja, szoros összefüggésben a Projekt céljával, hogy ─ elısegítse a dotProject projektmenedzsment szoftver használatban vételét (beleértve az offline üzemmódban történı használathoz szükséges telepítést is) az érintett szervezetek (pl. települési önkormányzatok) informatikusai (rendszergazdái) tekintetében ─ elısegíteni a dotProject projektmenedzsment szoftver használatát az érintett szervezetek (pl. települési önkormányzatok) munkatársai (projektvezetık, projektadminisztrátorok) számára A Kézikönyvnek választ kell adni az alábbi kérdésekre: ─ Hogyan vegyük használatba a dotProject projektmenedzsment szoftvert online, illetve offline üzemmódban? ─ Hogyan használjuk a dotProject projektmenedzsment szoftvert projektek tervezése, megvalósítása követése, módosítása, lezárása során?

6.2.

Módszertan – a dokumentumkészítés módszertana

A Kézikönyv elkészítése során a nemzetközi legjobb mőszaki gyakorlat (best engineering practice) technikáit, módszereit, és dokumentációs formáit fogjuk alkalmazni. Figyelembe vesszük a feltételezett felhasználók feltételezett, elvárható, alapvetı informatikai („digitális írástudás”) és projektekkel kapcsolatos ismereteit, illetve tapasztalatát is.


10

7. Alkalmazási terület (scope) A „dotProject projectmenedzsment szoftver. Kézikönyv” címő Dokumentumban, bemutatjuk a szoftver használatba vételez szükséges, legfontosabb tevékenységeket (offline, illetve online használat esetén is. Ugyancsak bemutatjuk, hogyan lehet a szoftver segítségével új projektet tervezni, projekthez tevékenységeket, mérföldköveket felvinni, azokat ütemezni, a tevékenységekhez erıforrásokat allokálni, projekt megvalósulását követni, projekttervet, ütemtervet nyomtatni, illetve projektet lezárni. Nem célja a Kézikönyvnek természetesen sem alapvetı informatikai (rendszergazdai, illetve felhasználói) ismereteket nyújtani, ezek meglétét feltételezzük. Nem tartozik a Kézikönyv feladatai közé alapvetı projektvezetési vagy projekt módszertani ismeretek nyújtása sem, ezek meglétét szintén feltételezzük. A jelen Kézikönyv, a benne foglaltak célközönségét elsıdlegesen azok a (fıleg kisebb) szervezetek alkotják, amelyek projektgazdaként közigazgatás-fejlesztési (és további) projekteket hajtanak végre (például települési önkormányzatok, amelyek nem rendelkeznek projektvezetést támogató alkalmazással). E szervezeteken belül a Kézikönyv egyrészt azon rendszergazdákat segíti, akik feladata lesz a szoftver telepítése, illetve annak alkalmazása során a végfelhasználók informatika-oldali támogatása, másrészt azok a projektvezetık (projektadminisztrátorok), akik a fejlesztési projekteken dolgoznak (végfelhasználók). A Kézikönyv célközönségbe tágabb értelem beleértendık a Közigazgatási Reform Programokhoz tartozó projektek (és további projektek) projektgazda-szervezeteinek a vezetıi és munkatársai, valamint a projektek közremőködıi (beszállítók, szolgáltatók, tanácsadók, szakértık stb.) is. Még tágabb értelemben ide számíthatók mindazon szervezetek és személyek is, amelyek, illetve akik a Közigazgatási Reform programok projektjei (és további projektek) eredményeként létrejövı termékek (pl. információs rendszerek) és szolgáltatások (pl. elektronikus ügyintézés felhasználói s így az e termékek, szolgáltatások által biztosított elınyök (pl. tér és idı korlátok nélküli ügyintézés) élvezıi lesznek.


11

8. Rendelkezı hivatkozások (references) „dotProject projectmenedzsment szoftver. Kézikönyv” c. Dokumentum kidolgozására az Új Magyarország Fejlesztési Terv Államreform Operatív Programja „E-közigazgatási keretrendszer kialakítása” kiemelt projekt (Projekt) keretében készül. A Kézikönyv a Miniszterelnöki Hivatal Informatikai Államtitkársága és az Új Magyarország Fejlesztési Terv Közigazgatási Reform Programjai (Elektronikus Közigazgatás Operatív Program, Államreform Operatív Program), valamint további programok és projektek projektgazda-szervezetei számára készült. Kidolgozására annak érdekében került sor, hogy támogassa, elısegítse a program projektjeinek sikeres, eredményes végrehajtását, illetve annak érdekében is elsısorban a projektmenedzsment és a projekt dokumentációkezelési feladatokat.


12

9. Fogalom-meghatározások (definitions) 9.1.

Mi a projektmenedzsment szoftver?

A projektmenedzsment rendszer egy olyan, komplex szoftvercsomag, amely támogatja az Új Magyarország Fejlesztési Terv Közigazgatási Reform Programjai keretében megvalósuló projektek (és további projektek) tervezését, megvalósítását, annak irányítását, elısegítve ezzel e projektek sikeres, hatékony megvalósítását és ezen keresztül a Közigazgatási Reform Program és az ÚMFT (valamint további programok, tervek) céljai elérését.

9.2. Melyek a projektmenedzsment rendszer fıbb funkciói? A projektmenedzsment szoftver fıbb funkciói: ─ Projektek létrehozása ─ Projektekhez mérföldkövek, feladatok, ütemezés készítése, ─ Projekt feladatokhoz erıforrások hozzárendelése, ─ Projektek megvalósulásának követése, projektterv aktualizálása, ─ Projektek adatainak megjelenítése ─ Projektek lezárása ─ Szervezetek, szervezeti egységek, humán és további erıforrások nyilvántartása ─ Rendszeradminisztráció


13

10. A projektmenedzsment szoftverrel szembeni követelmények Ebben a fejezetben azt vizsgáljuk, mely (fontos) tényezık támasztanak követelményeket a projektvezetést támogató szoftverrel szemben, és melyek ezek a követelmények. A projektmenedzsment rendszer egy olyan, komplex szoftver, amelynek feladata az Új Magyarország Fejlesztési Terv (ÚMFT) Közigazgatási Reform Programjai és a további programok, tervek keretében megvalósuló, összetett informatikai fejlesztési projektek megvalósítása során jelentkezı projektvezetési feladatok átfogó, hatékony informatikai támogatása és ennek révén e projektek, valamint ezen keresztül a Közigazgatási Reform Programok, az ÚMFT, illetve a további programok, tervek sikeres megvalósításának elısegítése. A cél olyan rendszert (szoftvert) adni a projektgazda szervezetek kezébe, amely rendszer komplex módon és hatékonyan támogathatja a projektvezetési feladatokat az alábbi, fıbb projekt-területeken: ─ tervezés, elıkészítés, ─ irányítás, ellenırzés ─ elszámolás, zárás 10.2.1.

Követelmény-csoportok

A projektvezetést támogató rendszerrel szemben támasztott fıbb követelményeket az alábbiakban foglalhatjuk össze: - funkcionális követelmények - technikai követelmények 10.2.2.

Funkcionális követelmények

A projektvezetést támogató rendszerrel szemben támasztott funkcionális követelmények a következık. Alapvetı követelmények: ─ Adjon lehetıséget egyszerő és összetett projektek feladatainak létrehozására, tervezésére, kölcsönzésére; ─ Adjon lehetıséget a projekten belül tevékenységi terv kidolgozására; ─ Támogassa az egyes feladatokhoz erıforrások hozzárendelését (személy, eszköz, materiál); ─ Támogassa az egyes részfeladatok függıségének megadását; ─ Adjon lehetıséget a projekt során a készültségi szintek nyomonkövetésére; ─ Biztosítson költségtervezési funkciót; ─ Adjon lehetıséget projektek közötti kapcsolatok definiálására; ─ Adjon lehetıséget projektek közzétételére; ─ Támogassa tartalék idık adminisztrálását; ─ Adjon lehetıséget a részfeladatok átfutási idejének megadására; E-közigazgatás keretrendszer kialakítása

14

─ Támogassa megosztott resource pool-ok kezelését, melyeket projektek közt megoszthatóak; ─ Minden erıforrás rendelkezzen saját naptárral, melyben a foglaltsága nyomon követhetı; ─ Tökéletes együttmőködés, kétirányú „átjárhatóság” legyen a projektvezetési alrendszer és a projekt dokumentációkezelési alrendszer között; ─ Adjon lehetıséget az elkészült projektterv mentésére, nyomtatására; ─ Biztosítson többféle nézetet a projekt tervezése során (naptár típusú nézet, Gantt diagramm, hálózati diagramm, feladatok munkaóra-felhasználása, erıforrások kihasználtsága stb.); ─ Támogassa ismétlıdı feladatok létrehozását; ─ Központi relációs adatbázisban tárolja a projekt adatokat; ─ Adjon lehetıséget az elkészült projektek webes felületen való megtekintésére; ─ Az ismétlıdı feladatokat támogassa varázslókkal (Projekt létrehozás, feladatok létrehozása, erıforrás hozzárendelés, riporting, stb.); ─ Biztosítson integrációs lehetıséget az alapvetı Office alkalmazásokhoz; ─ Adjon lehetıséget a projektek portál rendszerben való megjelenítésére; ─ Legyen megfelelı mértékben skálázható; ─ Mutassa ki az esetleges erıforrás túlterheléseket; ─ Adjon lehetıséget a projektek elırehaladásának követésére, változásaira; ─ Adjon lehetıséget a projekt korábbi állapotához viszonyított eltérések elemzésére; ─ Támogassa a dokumentumok, kockázatok, problémák rögzítését a projektfeladatokhoz; ─ Támogassa a tevékenység tervezés során a listázást, szakaszolást, ütemezést, valamint határidık, korlátok és kritikus út megadását; ─ Biztosítsa a szervezet erıforrás készleteinek központi nyilvántartását; ─ Támogassa sablonok kialakítását; ─ Erıforrások kezelésénél különböztessen meg emberi és anyagi erıforrásokat; ─ Adjon lehetıséget kockázatok, problémák kezelésére, melyek tevékenységekhez kapcsolhatóak, valamint felelısök rendelhetıek hozzá; ─ Tartalmazzon vezetıi nézeteket, jelentéseket ─ A nézetek kialakítása során adjon lehetıséget jogosultsági szintek megadására; Felsıbb szintő követelmények Manapság a projektmenedzsment szervezetek idı-, költség- és erıforrás-kezelı kihívásokkal küzdenek, különösen a vezetıi szinteken. Ezért a vezetık számára nehézséget okoz a projektek és az operatív tevékenységek összevetése a költségvetéssel, az erıforrások kapacitásszintjével, hogy mindezt az adott szervezet igényeihez igazítsák. A modern projektmenedzsment támogató eszközök ezekhez nyújtanak segítséget, melyeknek a következı felsıbb szintő igényeket is ki kell tudniuk elégíteni: ─ tegyék láthatóvá a projektmenedzsment szervezetek számára mind a stratégiai és operatív igényeket, mind a már folyó projekteket és programokat; ─ nyújtsanak olyan felülrıl-lefelé tervezı szolgáltatásokat, amelyeket az alulról építkezı részletes projekttervek támogatnak;


15

─ segítsék a szervezetet abban, hogy gyorsan alkalmazkodni tudjon az elıre nem látható változásokhoz – miközben folyamatosan igazodik a szervezeti elvárásokhoz is; ─ segítsék elı, hogy a munka szervezeti eredményhez vezetı módon folyjon; ─ növelje az átláthatóságot, és tegye lehetıvé a követelményeknek való megfelelést fenntartó vezérlést. 10.2.3.

Technikai követelmények

A projektvezetést támogató rendszerrel szemben támasztott technikai követelmények a következık: ─ Külsı (interneten keresztüli) hozzáférés is biztosított legyen a rendszerhez, dokumentumokhoz (külsıs projekttagok, illetve belsıs projekttagok otthoni munkavégzése, valamint távmunkavégzés lehetısége) ─ A browser-en keresztül történı használat preferált ─ Könnyen, gyorsan telepíthetı, üzembe helyezhetı rendszer ─ Platform-függetlenség (multi-platformos támogatás); ─ Teljeskörő együttmőködés, kétirányú „átjárhatóság” a projektvezetést támogató rendszer és a projekt dokumentációkezelési rendszer között ─ Legalább logikai szintő kapcsolat a projektgazda szervezet által használt pénzügyi rendszerrel

11. dotProject (nyílt forráskódú) projektmenedzsment rendszer A egy web-alapú, többfelhasználós, többnyelvő, nyílt forráskódú projektmenedzsment keretrendszer, ami magába foglalja az alábbi modulokat: cégek, projektek, feladatok (Gantt diagrammal), fórumok, fájlok, naptárak, névjegyzékek, helpdesk, többnyelvő támogatás, fájl/modul engedélyek és témák A dotProject egy nyílt forráskódú projektmenedzsment alkalmazás, amelyet díjmentesen támogatnak a web-fejlesztık a világ minden részérıl. A dotProject PHP-ban íródott és bárki ingyen letöltheti és használhatja. A dotProject tiszta és egyszerő felhasználói felülettel rendelkezik, így könnyő vele dolgozni. Fı jellemzıi magukban foglalják: • • • • • • • •

User Management / Felhasználókezelés Ticketing Support System provided via email / hibajelentı rendszer (emailen keresztül mőködik) Client Management / ügyfélkezelés Task Listing / Feladatok listázása File Archive / Fájlok archiválása Contact List / Kapcsolatok (kontakt személyek) listázása Calendar / Naptár Discussion Forum / Fórum (vitafórum)


16

Ingyenesség A dotProject egy nyílt forráskódú szoftver, amely bárki számára ingyenes. Ez a szoftver bárki által ingyenesen letölthetı. A rendszerhez nyújtott, napi szintő támogatás, amelyet önkéntesek biztosítanak, szintén ingyenes. A dotPoject mögött nem áll egy vállalat, a szoftver menedzselését, karbantartását, fejlesztését és támogatását egy önkéntes csoport, illetve a felhasználók saját maguk végzik. Kézikönyv A Kézikönyv feladata, hogy segítséget nyújtson a közigazgatás-fejlesztési (és további) projekteken dolgozó, különbözı szervezeteknek, illetve munkatársaknak a dotProject szoftver -

üzembe helyezését, illetve

-

használatát illetıen.

A dotProject projektmenedzsment tevékenységeket támogató rendszer -

üzembe helyezése alatt alapvetıen informatikusi (célszerően rendszergazdai), míg

-

használata alatt alapvetıen projektvezetıi (projektadminisztrátori) feladatokat értünk

11.1. A dotProject projektmenedzsmentet támogató szoftver üzembe helyezése A dotProject egy, BSD licenceléső1, PHP-MySQL és web alapú projektmenedzsment alkalmazás, Gantt diagram támogatással. A dotProject, projektmenedzsmentet támogató szoftver használata alapvetıen kétféle üzemmódban képzelhetı el: -

online üzemmód, amikor is a nyílt forráskódú, szabad szoftvert nem töltjük le, hanem interneten keresztül érjük el és használjuk,

-

offline üzemmód, amikor is a szoftvert saját számítógépre (célszerően egy notebook-ra) letöltjük, telepítjük, s ott használjuk

Az online üzemmód nem igényel üzembe helyezési, informatikusi feladatokat Offline üzemmód esetén a szoftvert és az annak használatához szükséges, különbözı szoftvereszközöket telepíteni kell. Ez informatikai feladat, amit célszerően informatikus, rendszergazda végezhet.

1

Berkeley Software Distribution (BSD) azon UNIX leszármazottak neve, melyet az 1970-es években kezdtek el fejleszteni a Berkeley Egyetemen Kaliforniában. A nevet együttesen használják azok mai modern leszármazottainál


17

(A rendszergazda további feladata lehet a végfelhasználók támogatása a dotProject használata során, kiemelten az esetlegesen fellépı informatikai problémák megoldása vonatkozásában.) E kézikönyv dotProject szoftver telepítését, üzembe helyezését, annak feladatait bemutató fejezetének használatához így alapvetı informatikai, pontosabban rendszergazdai ismeretek szükségesek, illetve ezek, valamint bizonyos mértékő rendszergazdai tapasztalat meglétét feltételezzük. 11.1.1.

A dotProject szoftver online üzemmódja

- Hol és hogyan érhetı el a dotProject szoftver online használatra? A dotProject rendszer az alábbi URL címen érhetı el: http://www.dotproject.net/ Az online használathoz o lépjünk be a fenti URL címen található site-ra, o regisztráljuk magunkat bal oldalt, alul kattintsunk a „You can log-in or register for a user account here” szövegen belül a kék színő részre (amely egy a http://www.dotproject.net/user.php oldalra mutató hyperlink) az oldal közepén, felül a következı felirat jelenik meg: User log-in and registration Please select an option from the menu below: • Log-in. • Register. • Retrieve lost password. Kattintsunk a „Register” sorra! Az alábbi angol nyelvő szöveg jelenik meg: Welcome to dotProject - Open Source Software user registration area. You must be 13 or over, or have parental permission to register for an account on this site. I am 13 or over, or I have parental consent to register for an account on this web site (By clicking on the above link you certify that you are either 13 or over, or that you have parental consent to register an account on this web site.) I am under 13 and/or do not have parental consent.

Üdvözöljük a dotProject rendszerben – nyílt forráskódú felhasználó regisztrációs terület Ahhoz, hogy ezen az oldalon regisztrálj, legalább 13 évesnek kell lenned, vagy, rendelkezned kell szülıi engedéllyel A regisztrációhoz kattintsunk az elsı bekezdés utolsó, kék színő sorára (13 éves vagy idısebb, vagy 13 év alatti, de szülıi engedéllyel bíró felhasználó).

-

A regisztrációhoz az alábbi adatokat kell megadni


18

User name / felhasználónév E-mail address / E-mail cím E-mail address (for verification) / E-mail cím (még egyszer, ellenırzés céljából) A regisztráció ingyenes. A regisztrációt nem küldik el és nem adják át harmadik személynek A sikeres regisztrációt követıen a rendszer a megadott e-mail címre megküldi a jelszót. A fenti felhasználónévvel és ezzel a jelszóval lehet majd az online használatra bejelentkezni a már ismert URL-címre (www.dotproject.net, jobb felsı sarok, Log in felirat)

Bejelentkezést követıen válasszuk ki dotProject demo menüpontot, jelentkezzünk be a rendszerbe és dolgozhatunk. A demo rendszert „éles”üzemmódra lehetıleg ne nagyon használjuk, inkább csak a rendszerrel történı ismerkedés, illetve tanulás céljára.

- Milyen fontosabb elıfeltételei vannak az online használatnak? Számítógép (PC, laptop), operációs rendszer (Windows, Linux) internet browser, széles sávú internet-hozzáférés, nyomtató Browserként a Firefox használata preferált. A Firefox ingyenesen letölthetı és használható a következı helyrıl: angol nyelven (angol nyelvő program, angol nyelvő képernyırıl) http://www.mozilla.com/en-US/ magyar nyelven (magyar nyelvő program, magyar nyelvő képernyırıl) http://www.mozilla-europe.org/hu/firefox/


19

Kattintsunk az „Ingyenes letöltés” felirat melletti nyílra!

A megjelenı ablakban válasszuk a „Fájl mentése” gombot!

A rendszer letölti a Firefox Setup programot, amelynek iconja megjelenik az „asztalon”. Ezt elindítva automatikusan megtörténik a Firefox browser program


20

telepítése, melynek befejezését követıen a szoftver használható. (A szoftverhez rendszeres frissítés is tartozik, szintén ingyenesen.)

A Firefox browser jelenleg Windows, MAC OS X és Linux rendszerekre áll rendelkezésre, magyarul, angolul (és további nyelveken)

Az ún. „Cookies” („Sütik”) használatának engedélyezve kell lenni. Ezt a browser programban tehetjük meg A Firefox browser szoftver esetében a következıképpen történhet:

Fımenü → eszközök → beállítások → Sütik → Sütik elfogadása webhelyrıl

Microsoft Internet Explorer browser esetében a „Cookies” („Sütik”) engedélyezések beállítása az alábbi módon lehetséges:


21

Fımenü → Eszközök → Internetbeállítások → Adatvédelem → Speciális → Az automatikus cookie-kezelés felülbírálata → Külsı cookie-k – Elfogadás Í 11.1.2.

A dotProject szoftver offline üzemmódja

- A dotProject szoftver telepítése az offline használathoz

Az offline használat fontosabb elıfeltételei Számítógép (laptop, PC), operációs rendszer (Windows, Linux) internet browser, széles sávú internet-hozzáférés, nyomtató

Ki végezze a telepítést? Annak ellenére, hogy a szoftver telepítése jól támogatott, automatizált, mégis azt javasoljuk, hogy azt felkészült és tapasztalt informatikus, célszerően a rendszergazda végezze el. (A letöltés támogatása angol nyelven érhetı el.)

Honnan, milyen komponenseket kell telepíteni?

A dotProject rendszer az alábbi URL címrıl tölthetı le offline használatra: http://www.dotproject.net/

Hogyan telepítsük a dotProject-et saját website-unkra?


22

Az alábbiakban lépésrıl-lépésre bemutatjuk, hogyan tölthetı le / telepíthetı a rendszer. (Tekintettel arra, hogy a potenciális projektgazdák Windows rendszert hasznának, a letöltés folyamatát Windows (XP) környezetre mutatjuk be, azzal a megjegyzéssel, hogy a dotProject rendszer természetesen mőködıképes Linux környezetben is.) A dotProject letöltéshez és lokális mőködéshez az alábbi lépések követése javasolt 1. dotProject állományok letöltése 2. Magyar nyelvi modul letöltése 3. Web szerver letöltése és telepítése 4. MySql és PHP konfiguráció 5. dotProject installálása ─ A dotProject állományok letöltése Lépjünk be a www.dotproject.net oldalra!

Kattintsunk a downloads (letöltések) gombra!


23

Itt megtaláljuk ─ az alaprendszer letöltési címét sf.net/projects/dotproject illetve ─ a további modulok letöltési helyét: sf.net/projects/dotmods. Az alaprendszer letöltési helyére a következı képernyı nyílik meg:


24

A zöld Download gombra kattintva további képernyı nyílik meg

A táblázat dotProject sorának Download gombjára kattintva az alábbi képernyı jelenik meg:


25

─ A webserver letöltése és installálása A dotProjekt mőködéséhez szükséges egy Windows alatt mőködı lokális webszerver (PHP, Apache, MySQL) letöltése és installálása. Ezen szolgáltatásokat nyújtó több nyilt forráskódú megoldás érhetı el Windows felhasználók számára, ezek közül az egyik legjobban ismert és támogatott az XAMPP a továbbiakban a http://www.apachefriends.org/en/xampp-windows.html linkrıl XAMPP letöltését és installálását mutatja be a dokumentum.

A XAMPP Windows 1.6.8 [Basic package] Installer linkre kattintva a következı képernyı jelenik meg:


26

A letöltés automatikusan elindul, amit elmentünk.

Válasszuk a mentés gombot.


27

A programot elindítva a következı ablakok jelennek meg:

A Futtatás gomb lenyomását követıen az a következı ablakok jelennek meg:


28

OK gomb.

Next gomb.


29

Next gomb.

Install gomb.


30


31

Finish gomb

Megkérdezi indítsuk-e el a XAMPP vezérlı panelt. Igen gombbal továbbhaladva megjelenik a vezérlı panel.


32

Az Apache Start gombbal indítsuk el az Apache és MySql szolgáltatásokat.

A zöld Running felirat jelzi a szolgáltatás megfelelı mőködését. Mőködik a webszerverünk, gyızıdjünk meg a webszerverünk megfelelı mőködésérıl, a böngészı (Internet Explorer) írjuk be a http://localhost/ címet, a következı képernyınek kell megjelennie:


33

Az English linkre kattintva a következı képernyı jelenik meg:

Ennél a pontnál javasolt újraindítani a Windowsunkat. Másoljuk a korábban letöltött dotProject állományokat a C:\xampp\htdocs könyvtárba.


34

A Magyar nyelvi modult másoljuk be a C:\xampp\htdocs\dotproject\locales könyvtárba.

─ MySQL és PHP konfiguráció Indítsuk el a XAMPP verzérlıpultot és gyızıdjünk meg arról, hogy az Apache és a MySQL szolgáltatás fut.


35

Írjuk be a http://localhost/ címet, a következı képernyınek kell megjelennie:


36

A Tools

phpMyAdmin linkkel a következı képernyıre jutunk:

A Language legördülı listában a nyelvet állítsuk magyarra.

A Privilégiumokra kattintva a következı képernyıt látjuk:


37

Új felhasználó hozzáadása link:


38

Felhasználói név Hoszt Jelszó

dp_user localhost teszt

Globális privilégiumok Összeset kijelöli link:


39

Végrehajt gomb:


40

Privilégiumok hozzáadása a következı adatbázishoz: dotproject Végrehajt gomb:

Adatbázis-specifikus privilégiumok Összeset kijelöli, majd Végrehajt gomb. ─ dotProject installálása http://localhost/dotproject/install/index.php címet információkat tartalmazó képernyı jelenik meg:


beírva

a

böngészıbe

az

alábbi

41

Menjünk tovább a Click here kinkkel:

dotProject Installer Welcome to the dotProject Installer! It will setup the database for dotProject and create an appropriate config file. In some cases a manual installation cannot be avoided.

There is an initial Check for (minimal) Requirements appended down below for troubleshooting. At least a database connection must be available and ../includes/config.php must be writable for the webserver! Start Installation

Check for Requirements • PHP Version >= 4.1

(5.2.6)

• Server API

(apache2handler)

• GD Support (for GANTT Charts) • Zlib compression Support


42

• File Uploads

(Max File Upload Size: 16M)

• Session Save Path writable?

(C:\xampp\tmp)

Database Connectors The next tests check for database support compiled with php. We use the ADODB database abstraction layer which comes with drivers for many databases. Consult the ADODB documentation for details. For the moment only MySQL is fully supported, so you need to make sure it is available. • iBase Support

Not available

• Informix Support

Not available

• LDAP Support

Not available

• mSQL Support

Not available

• MSSQL Server Support • MySQL Support

()

• ODBC Support • Oracle Support

Not available

• PostgreSQL Support • SQLite Support

(2.8.17)

• Sybase Support

Not available

Check for Directory and File Permissions If the message 'World Writable' appears after a file/directory, then Permissions for this File have been set to allow all users to write to this file/directory. Consider changing this to a more restrictive setting to improve security. You will need to do this manually. ./includes/config.php writable? ./files writable?

World Writable

./files/temp writable?

World Writable

./locales/en writable?

World Writable

Recommended PHP Settings Safe Mode = OFF? Register Globals = OFF? Session AutoStart = ON?

Try setting to ON if you are experiencing a WhiteScreenOfDeath

Session Use Cookies = ON? Session Use Trans Sid = OFF?


43

Other Recommendations The dotProject team openly recommend Free Open Source software (FOSS). This is not just because dotProject is a FOSS application, but because we believe that the FOSS development method results in better software, with a lower Total Cost of Ownership (TCO). These recommendations reflect that belief, and the fact that as FOSS developers, we develop on FOSS systems, so they will have better support sooner than other non-FOSS systems.

Free Operating System?

It seems you are using a proprietary operating system. You might want to consider a Free Open Source operating system such as Linux. dotProject is usually tested on Linux first and will always have better support for Linux than other operating systems.

Supported Web Server?

(Apache/2.2.9 (Win32) DAV/2 mod_ssl/2.2.9 OpenSSL/0.9.8i mod_autoindex_color PHP/5.2.6)

Standards Compliant Browser?

It seems you are using Internet Explorer. This browser has many known security risks and is not standards compliant. Consider using a browser such as Firefox - the dotProject team in the main develops for Firefox first.

A képernyın a rendszer ellenırzi, hogy a minimális követelményeknek megfelel-e az installáció. Start installation gomb:

Jelszó egyezzen meg a PHP MyAdmin képernyın megadott jelszóval, majd install db & write cfg gomb: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása

44

Alapértelmezett felhasználónév: Alapértelmezett jelszó: Login gomb

admin passwd

A dotProject rendszer használatra kész.


45

- A telepített dotProject szoftver tesztelése (a telepítés sikerességének ellenırzése) A telepítést végzı rendszergazdának és az alkalmazást majdan használó projektvezetınek (projektadminisztrátornak) célszerő egy technikai és felhasználói tesztet összeállítani és végrehajtani annak érdekében, hogy mind technikai, mind pedig tartalmi értelemben meggyızıdjenek a szoftver mőködıképességérıl, illetve használhatóságáról. Ezzel elkerülhetı az, hogy az esetleges problémák majd az éles használat idején, a támogatott projekt beindulását követıen jelentkezzenek és fennakadást, késedelmet okozzanak annak megvalósítása során, a határidık tekintetében.

11.2. A dotProject projektmenedzsmentet támogató szoftver használata A dotProject nyílt forráskódú, web alapú, moduláris felépítéső, többnyelvően használható, fejlett és a felhasználók körében igen népszerő, széles körben használt projektmenedzsment keretrendszer. 11.2.1.

Kik számára javasolt a dotProject szoftver használata?

A dotProject nyílt forráskódú szoftver, amely (jelenleg) térítésmentesen használható mind online, mind pedig offline üzemmódban. A dotProject projektmenedzsment tevékenységet támogató szoftver használata elsısorban olyan, kisebb projektgazda-szervezetek, illetve projekt-teamek számára javasolt, amelyek közigazgatás-fejlesztési (vagy további) projekteket hajtanak végre, s még nem rendelkeznek projektmenedzsment szoftverrel (s a projekt szőkös költségvetése nem is teszi lehetıvé ilyen szoftver beszerzését). 11.2.2. Milyen ismeretek, tapasztalatok szükségesek a dotProject használatához? A dotProject, projektmenedzsment tevékenységeket támogató szoftver használata projektvezetıi (projektadminisztrátori) feladat, melyhez az alábbi, alapvetı kompetenciák szükségesek, illetve ezek meglétét feltételezzük: -

legalább alapvetı projektmenedzsment (projektadminisztrációs) ismeretek

-

legalább alapvetı számítógép-kezelési (felhasználói szintő) ismeretek 11.2.3. A legalapvetıbb projektmenedzsment ismeretek rövid összefoglalása

A projekt elıre megtervezett tevékenységek együttese, mely tevékenységek - egy meghatározott, jelentıs mérető, egyedi cél érdekében


46

- egy meghatározott idın belül - bizonyos megszorításokkal (pl. költségvetés, erıforrás-korlátok) végzendık el.

1. ábra:A projekttel szembeni elvárások ábrázolása a „projekt háromszög” (triple constraint) segítségével

Három különbözı eleme definiál egy projektet korrekt módon: Célok:

A végsı állapot, amelyet a projekt menedzsment el akar érni. A projektek egy része több alprojektre bomlik szét, s ezen alprojektek céljai hierarchiát alkotnak.

Terjedelem:

mindaz, amiért a projektmenedzsment felelısséggel tartozik.

Stratégia

a mód, ahogy a projekt menedzsment teljesíti majd a projekt céljait.

Fıbb kockázatok a fenti három elemmel kapcsolatban: - nem határozzák meg jól a célt, - nem pontosan definiált, hogy mi tartozik bele a projektbe és mi nem, - hiányos a stratégia (tervezési probléma), illetve nem megfelelı annak végrehajtása nem megfelelı a projekten belüli, illetve a projekt és a környezet közti kommunikáció, a már elindított projektekben nem a terveknek megfelelıen történik a munkavégzés. A fenti kockázatok csökkenthetık - megfelelı tervezéssel, - a tervek szerinti végrehajtással A határidı, a költségek és a minıség A határidı, a költségek és a minıség az a három célkitőzés, amit a projektmenedzsmentnek teljesítenie kell. Az idı rugalmas erıforrás Az egyes tevékenységek lerövidíthetık, a teljes projekt átfutási ideje azonban csak a projekt céljainak újradefiniálása útján változtatható meg A pénz, a költség is lehet egy rugalmas erıforrás, az egyik legfontosabb projekt menedzsment feladat az erıforrások felhasználásának olyan módon történı irányítása, hogy a projekt ne lépje túl az eredetileg tervezett költségeket. A projektnek el kell érni a minıségi célkitőzéseket. E célok relatív fontossága a különbözı projektek esetében eltérı lesz. A projekt terjedelme E-közigazgatás keretrendszer kialakítása

47

A projekt terjedelme azonosítja az elvégzendı feladatokat, az elıállítandó termékeket, az elérendı eredményeket. Ez segít tisztázni valamennyi résztvevı felelısségét, aki csak részt vesz a projektben. Habár a projekt terjedelme rögzítésre kerül a projekt specifikációjában, a külsı és belsı változások következtében szükség lehet az eredeti terjedelem megváltoztatására. A projekt határai Nem része a projektnek a projekt által elıállított termékek használata, üzemeltetése (kivételes esetektıl eltekintve), hiszen például egy információs rendszer üzemeltetése nem is projektszerő, hanem folyamatos feladat. Ez alól bizonyos értelemben kivételt jelentenek, többek között, azok a pályázati támogatással megvalósuló projektek, ahol a fenntartási (üzemeltetési és mőködési) szakasz is a projekt része. Az információs rendszer üzemeltetése ez esetben sem projektszerő feladat, de olyan elvárt, illetve vállalt indikátor-értékeket, kitőzött célokat kell teljesíteni, ami viszont projektszerő feladatokat is igényel (pl. beavatkozás annak értekében, hogy az elvárt mutatók teljesüljenek). A projektstratégia A projektstratégia definiálja, hogyan fogja a szervezet elérni a projekt céljait, hogyan nyújtja majd az elvárt mértékő teljesítményt. A projektstratégiának elıször definiálnia kell a projekt fázisait, amely fázisok a projektet mint egészet idı-alapú szekciókra bontják le. Ezután a projekt stratégia ún. „mérföldköveket” helyez el, azaz olyan fontos eseményeket jelölnek ki a projekt életciklusában, amelyeknél felülvizsgálatra kerül az idı, a felhasznált költségek és a minıség. A projekttervezés négy egyértelmő célt szolgál: - meghatározza a projekt költségeit és idıtartamát; - meghatározza a projekt számára szükséges erıforrások szintjét; - segítséget nyújt a feladatok allokálásában és a folyamatok ellenırzésében; - segít megbecsülni / megállapítani / értékelni bármely változás hatását a projektre. A projektmenedzsment tervezi, irányítja, és ellenırzi az erıforrásokat (emberek, technikai eszközök) annak érdekében, hogy a projekt teljesíteni tudja a vele szemben támasztott, elérendı eredményre, betartandó költségekre és határidıre vonatkozó elvárásokat. A projektmenedzsment nem egy egyszer végrehajtásra kerülı eljárás; többször is szükség lehet ennek megismétlésére a projekt életciklusa alatt, ha a körülmények változnak. E folyamat az alábbi öt feladat teljesítése révén éri el a célját. A tevékenységek azonosítása A projektek többsége túl komplex ahhoz, hogy hatékonyan lehessen azokat tervezni és irányítani, ezért ezeket le kell bontanunk kisebb feladatok jól definiált, irányítható sorozatára, úgynevezett munkacsomagokra. Minden egyes munkacsomaghoz saját célok, határidık, költségek és minıség tartoznak. A lebontási folyamat végeredménye az ún. munka-lebontási struktúra, amely tiszta, definiált helyzetet teremt a projekt-tervezési


48

folyamat számára és amely keretet nyújt ahhoz, hogy felépítsük az információkat a célokról történı beszámoló készítéshez. Az idıtartam és az erıforrások megbecsülése Anélkül, hogy ne lenne némi elképzelésünk arról, hogy a projekt egyes részei mennyi idıt igényelnek majd, lehetetlen meghatározni, minek kellene történni bármely idıben a projekt végrehajtása során. A becslés pontosságának mértéke erısen kapcsolódik a projekt életciklusának azon fázisára, amely azt használja. A projekt kezdetén az aktuális becslés csak egy szemléltetı érték, ezzel szemben a projekt részletes végrehajtása során, végsı, végleges becslés szükséges a napról-napra bázison történı (napi bázisú) ellenırzéshez. A becsült idıszükséglet okozta bizonytalanság hatásának mérlegelésére egy valószínőségi eloszlási görbét használhatunk. A tevékenységek idıtartama vonatkozásában ez a görbe megmutatja az optimista, a legvalószínőbb és a pesszimista becsléseket és ezek valószínőségét. Miután ez a görbe általában pozitív irányban2 ferde eloszlás, a tevékenységek elvárt ideje nem fog megegyezni a legvalószínőbb idıtartammal. A kapcsolatok és a függıségek azonosítása A projekt bizonyos tevékenységeit egy bizonyos sorrendben kell végrehajtani; e tevékenységek között függıségi vagy sorrendi kapcsolat van. Más tevékenységek között nincs ilyen jellegő függıségi kapcsolat, ezen tevékenységek függetlenek vagy párhuzamosan végrehajthatók. Az ütemezési korlátok azonosítása Ha csak a rendelkezésre álló erıforrások használata lehetséges az erıforrások ütemezése során, és lehetetlen azokat túllépni, akkor korlátozott erıforrásokról beszélünk. Idı-korlátról beszélhetünk, ha mindenképpen be kell fejeznünk a projektet egy megadott idın belül. Ha a rendes körülmények között rendelkezésre álló erıforrások felhasználásra kerültek, alternatív erıforrásokat kell ütemezni. Az ütemterv rögzítése Ha a projekt tervezıje abban az ideális helyzetben van, hogy több alternatív ütemezés között választhat, azt kell kiválasztania vagy kialakítania, amelyik a legjobban megfelel a projekt céljainak. Az EU alapok támogatásával megvalósuló fejlesztési projektek (mind például az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében definiált Közigazgatási Reform Programok projektjei, amelyek az Európai Regionális Fejlesztési Alap, az Európai Szociális Alap és a Kohéziós Alap támogatásával valósulnak meg) életciklusa az alábbi, fıbb fázisokból épül fel: a) Elıkészítés ─ ─ ─ ─

2

Stratégia-készítés / aktualizálás Követelmény-specifikáció Mőszaki terv (pl. rendszerterv) Projektterv

jobbra ferdült (right-skew)


49

─ Megvalósíthatósági tanulmány (megvalósíthatóság, fenntarthatóság vizsgálta, költség/haszon elemzés, illetve megtérülési számítás) ─ Hatáselemzés, hatástanulmány (szükség esetén) ─ Pályázatkeresés b) Pályázat ─ Pályázatírás ─ Hiánypótlás (ha kérik) ─ Ellenırzés (opcionális) ─ Befogadás / elutasítás ─ Támogatás megítélése / pályázat elfogadása c) Megvalósítás ─ A projekt mőszaki tartalmának, leszállítandó termékének elıállítása ─ Tervezés, fejlesztés / kiválasztás, telepítés ─ Oktatás, tesztelés, minıségirányítás ─ Átadás-átvétel ─ Projektvezetés, minıségbiztosítás, beszámolók ─ Pénzügyi elszámolások d) Üzemeltetés, monitoring 11.2.4.

A dotProject fıbb (általános) jellemzıi

A dotProject.net egy - nyílt forráskódú (open source), - web alapú, - LAMP, Linux, Apache, MySQL, PHP technológiára épülı, - moduláris felépítéső projekt menedzsment keretrendszer. A dotProject.net képes kezelni számos - projektet, - projekt feladatot (Gantt diagrammokkal), - fórumot, - a projektekhez kapcsolódó naptárat, - névjegyeket, - feltöltött fájlokat Többnyelvőség A rendszert felkészítették a többnyelvőségre (jelenleg 17 nyelvi modul érhetı el, beleértve a magyar nyelvőt is) Fejlett jogosultságkezelés (modul-központú) A szoftver jogosultságkezelése is igen szofisztikált, melyben modulonként határozható meg, hogy egyes felhasználók mely komponensekhez milyen jogosultsági szinten férhetnek hozzá. Testre szabható kinézet A „Témakezelés”-nek köszönhetıen pillanatok alatt átalakítható a weboldal kinézete is.


50

Moduláris felépítés A moduláris felépítésének köszönhetıen rugalmasan tud alkalmazkodni az adott szervezet (projektgazda, közremőködı stb.) igényeihez. Ugyancsak a moduláris felépítésnek köszönhetıen a felhasználók saját modulokat készítenek a rendszerhez, melyben számos, igen gyakori igényeket kielégítı megoldást készítettek már, úgy mint leltár vagy munkaidı nyilvántartó rendszer. Helpdesk funkció A szoftver rendelkezik egy ún. ticketing (helpdesk) rendszerrel is, mely a projektekkel kapcsolatos hibákat, panaszokat rögzíti és követi nyomon a hiba nyitásától a megoldásáig, közben a felhasználót minden eseményrıl tájékoztatva. 11.2.5.

Hogyan kezdjünk el dotProject rendszerrel „élesben” dolgozni?

Ehhez az alábbi, fıbb lépések javasolhatók: - Meg kell szereznünk a legalapvetıbb, legszükségesebb projektmenedzsment ismereteket – ha azokkal még nem rendelkezünk; ebben segíthetnek a különbözı szaktanfolyamok, a projektmenedzsment szakirodalom az ÚMFT Államreform Operatív Program „Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása" projekt „Projektmenedzsment módszertan kidolgozása” alprojektje keretében készült dokumentumok, ajánlások egyéb, a témához kapcsolódó anyagok - Meg kell ismernünk és bizonyos szinten be kell gyakorolnunk a szoftver kezelését, használatát, ebben segítségünkre lehet az ÚMFT Államreform Operatív Program „Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása" projekt „E-közigazgatási pilot projektek indítása” alprojektje keretében készített „dotProject_Oktatási anyag” címő dokumentáció - A rendszergazdának (informatikusnak) el kell végeznie a dotProject szoftver letöltését, üzembe helyezését, valamint a használatba vételhez szükséges System Administration és User Administration feladatokat 11.2.6.

Belépés a rendszerbe; fımenü

A dotProject rendszerbe történı belépést követıen az alábbi képernyı jelenik meg.


51

Ezen a képernyın megtekinthetjük saját, adott napi eseményeinket (Events) és feladatainak (Tasks / Projects) havi nézetben (month view), illetve heti nézetben (week view). A Logout gomb segítségével (jobb felsı sarok) kiléphetünk a rendszerbıl. ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

Companies / cégek Projects / Pojektek Tasks / Feladatok Calendar / Naptár Contacts / Kontakt személyek User Admin / Felhasználók adminisztrációja System Admin / Rendszeradminisztráció Resources - erıforrások

─ ─ ─ ─ ─

Help / Online segítségnyújtás My Info / saját információim ToDo / tennivalók Today / mai nap Logout / kijelentkezés

─ New tasks / Új feladatok Új feladatok (normál, szakasz-záró - mérföldkı) megadása (az adott projekthez) ─ New events / új események Új esemény megadása (pl. projektértekezlet, projekt-termék átadás-átvétele stb.) ─ New files / Új fájlok Új fájl felcsatolása az adott projekthez / projektfeladathoz


52

11.2.7.

Companies /szervezetek adatainak megadása, karbantartása

A szervezetekkel kapcsolatos, fıbb mőveletek a dotProject rendszerben: -

Conpany list / szervezetek listázása New Company / új szervezet felvitele Edit this Company /az adott szervezet adatainak módosítása Delete Company / az adott szervezet törlése

New company (Új szervezet)

Új szervezet felvétele során az alábbi adatokat kell megadni: Company Name / szervezet neve E-mail Phone, Phone2 / telefonszám Fax Address1, Address / cím City / település Zip / Irányítószám URL / honlap címe Company owner / a szervezetért felelıs személy Type / a szervezet típusa (legördülı menübıl választható lehetıségek: nem alkalmazható / ügyfél / kereskedı / beszállító / tanácsadó / kormányzat / belsı) ─ Decription / leírás, a szervezet szöveges bemutatása ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

Az új szervezet adatainak felvitele a submit gombra történı kattintással végezhetı el. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása

53

Ha a back gombra kattintunk, az új szervezet felvitele elmarad. View Company / a szervezet adatainak megtekintése A dotProject rendszer az egyes szervezetekrıl az alábbi, fıbb adatcsoportokat, illetve adatokat tartja nyilván:

Details / Részletes adatok Company / szervezet A szervezet neve, megnevezése E-mail E-mail cím Phone, Phone2 Telefonszám Fax Address A szervezet postai, célszerően levelezési címe URL A szervezet internetes honlapjának címe Type A szervezet típusa (legördülı menübıl választható lehetıségek: nem alkalmazható / ügyfél / kereskedı / beszállító / tanácsadó / kormányzat / belsı) Description / leírás A szervezettel kapcsolatos, részletesebb, szöveges információk A választható tevékenységek: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása

54

company list: átváltás az ügyfelek listájára edit this company: az adott ügyfél adatainak szerkesztése, módosítása delete company: az ügyfél törlése 11.2.8. Contacts – kontakt személyek felvitele, megtekintése, módosítása, törlése ─ A fımenübıl válasszuk ki a Contacts menüpontot!

─ Megjelenik a rendszerbe már felvitt kontakt személyek listája ─ New contact - Új kapcsolat (személy) felvitele


55

Az új kontakt személlyel kapcsolatban az alábbi adatokat adhatjuk meg: First Name: keresztnév Last Name: vezetéknév Display Name: a megjelenı név Job Title: munkakör Company: szervezet (legördülı menübıl választható, a korábban már a rendszerbe felvitt szervezetek közül) Departnemt: szervezeti egység (legördülı menübıl választható, a korábban már a rendszerbe felvitt szervezetek közül) Title: cím Type: kapcsolat típusa stb. (szabadon felhasználható mezı) Address1, Address2: levelezési, postai cím (utca, házszám, …) Postcode / Zip City: település Phone, Phone2: telefonszám Fax Mobil Pone: mobil telefon száma Email, email2: elektronikus levélcím URL: honlap címe Jabber, ICQ, AQL, MSN, Yahoo rendszerekben történı eléréshez szükséges név Birthday: születésnap Submit: az új contact adatainak elmentése és vissza a Contacts képernyıre Back: az új contact adatainak elvetése és vissza a Contacts képernyıre View Contact – kontakt személyek adatainak megtekintése, szerkesztése, törlése


56

Contact list: átváltás a Contacts képernyıre Edit: az adott kontakt személy adatainak szerkesztése Az adott kontakt személy valamennyi, felvitelkor megadott adata módosítható Delete contact: kontakt személy törlése Import vCards: elektronikus névjegykártyák (vCard) betöltése adatállományból


57

11.2.9.

Resources – erıforrások felvitele, megtekintése, módosítása, törlése

─ A fımenübıl válasszuk ki a Resources (erıforrások) menüpontot

─ A megjelenı képernyın megtekinthetjük a rendszerbe már felvitt erıforrásokat – valamennyi erıforrást, illetve azok különbözı csoportjait E-közigazgatás keretrendszer kialakítása

58

─

A new resources (jobb felsı sarok) pontra kattintva módunk nyílik új erıforrás felvitelére

Az alábbi adatok megadására van lehetıség: ─ Resource ID: az erıforrás azonosítója ─ Resource Name: az erıforrás megnevezése ─ Type: az erıforrás típusa o Equipment: felszerelési tárgy (pl. projektorhoz vetítıvászon) o Tool: eszköz (pl. hordozható számítógép) o Venue: színhely (pl. tárgyalóterem) ─ Maximum Allocation Percentage: hány%-ban áll rendelkezésre ─ Submit: az erıforrás adatainak elmentése ─ Back: mentés nélkül visszatérés a Resources oldalhoz Erıforrások listázása, szerkesztése


59

─ Válasszuk ki a fenti képernyırıl a megtekinteni / módosítani kívánt erıforrást!

─ ─ ─ ─

View Resource: az erıforrás adatainak megtekintése resource list: az erıforrások listázása (képernyıváltás) delete resource: az adott erıforrás törlése edit this resource: az adott erıforrás adatainak módosítása


60

─ Az adott erıforrás bármely adata módosítható ─ Submit: az adatmódosítások elmentése és visszatérés a View Resource (Erıforrás megtekintése) képernyıre ─ Back: az adatmódosítások elvetése és visszatérés a View Resource képernyıre 11.2.10. New Project – új projekt felvitele A dotProject rendszerben az alábbi, projektekkel kapcsolatos mőveletek használhatók: -

projects list / projektek listája new project / új projekt definiálása, adatainak felvitele edit this project / az adott projekt adatainak szerkesztése organize tasks / a feladatok szervezése reports / beszámolók, listák delete project / az adott projekt törlése

A projektek tervezése a projekt definiálásával indul, amely a dotProject rendszerben a projekt adatlap kitöltését jelenti.


61

Project Name / a projekt (rövid) neve Pl: Iktatórendszer megvalósítása Informatikai biztonság megteremtése Elektronikus ügyintézés informatikai háttere egyéb Project Owner / Projekttulajdonos A projektért a szervezeten belül elsıslegesen felelıs személy; Célszerően vagy az adott projekt szponzora (pl. a támogatási pályázatban / szerzıdésben megjelölt, az adott projektért elsıdlegesen felelıs személy; egy települési önkormányzat esetében a polgármester, alpolgármester, jegyzı, aljegyzı stb.), vagy a projekt operatív irányítója (projektvezetı) Company / szervezet Ez célszerően a projektgazda szervezet azonosítására, fıbb adatainak megadására, nyilvántartására szolgál, például egy települési önkormányzat, annak egy intézménye, közhasznú vagy gazdasági társasága Internal Division A szervezeten belüli egység, divízió Start Date / Kezdı dátum A projekt elindításának, kezdetének dátuma Target Finish Date / Tervezett befejezési dátum A projekt tervezett befejezési dátuma Target Budget HUF / A tervezett költségvetés HUF Actual Budger HUF /A projekt aktuális költségvetése (ez akkor térhet el az elızıtıl, ha már futó projektet viszünk fel) URL / A projekt honlapjának URL címe Priority / Prioritás E-közigazgatás keretrendszer kialakítása

62

A projekt prioritása (legördülı menübıl választható) Project Type / Típus A projekt típusa (legördülı menübıl választható) Status / Státusz A projekt jelenlegi státusza (legördülı menübıl választható) Description: Leírás A projekt szöveges leírása, összefoglalása A projekt adatlap az alábbi, fıbb adatcsoportokat, illetve adatokat tartalmazza: View Project – A projekt adatainak megtekintése

2. ábra: dotProject projekt-adatlap

Details / Részletek Name / a projekt (rövid) neve Pl: Iktatórendszer megvalósítása Informatikai biztonság megteremtése Elektronikus ügyintézés informatikai háttere Company / szervezet Ez célszerően a projektgazda szervezet azonosítására, fıbb adatainak megadására, nyilvántartására szolgál, például egy települési önkormányzat, annak egy intézménye, közhasznú vagy gazdasági társasága Internal Company Szervezeten belüli egység Start Date / Kezdı dátum A projekt elindításának, kezdetének dátuma Target End Date / Tervezett befejezési dátum E-közigazgatás keretrendszer kialakítása

63

A projekt tervezett befejezési dátuma Actual End Date / Tényleges befejezési dátum A projekt tényleges befejezési dátuma Ezt a két dátumot dokumentációs, elemzési (és további) célokból mindig meg kell ırizni. Target Budget / Tervezett költségvetés Project Owner / Projekttulajdonos A projektért a szervezeten belül elsıslegesen felelıs személy; Célszerően vagy az adott projekt szponzora (pl. a támogatási pályázatban / szerzıdésben megjelölt, az adott projektért elsıdlegesen felelıs személy; egy települési önkormányzat esetében a polgármester, alpolgármester, jegyzı, aljegyzı stb.), vagy a projekt operatív irányítója (projektvezetı) Summary / Összegzés Status / Státusz A projekt jelenlegi státusza (legördülı menübıl választható) Priority / Prioritás A projekt prioritása (legördülı menübıl választható) Type / Típus A projekt típusa (legördülı menübıl választható) Progress / Elırehaladás A projekt készültségi foka% Description: Leírás A projekt szöveges leírása, összefoglalása 11.2.11. Add task - projektekhez feladatok, mérföldkövek megadása, megvalósulásuk követése


64

─ Válasszuk ki a megfelelı projektet! ─ Kattintsunk a „new task” (új feladat) gombra! ─ Adjuk meg az új feladat adatait! (A *-gal jelölt adatok megadása kötelezı) Task Name (Feladatnév) – kötelezı adat Status (státusz) Legördülı menübıl választható értékei: active / inactive Priority (Prioritás) – kötelezı adat Legördülı menübıl választható értékei: normal / high-magas / lowalacsony State (állapot) A feladat készültségi foka, %-ban Milestone (Mérföldkı)? Annak megadása, hogy az adott feladattal lezárul-e egy projektszakasz vagy sem ─ A további adatcsoportok adatainak megadása Details (részletek) Date (dátumok) – érvényes kezdı és befejezı dátum megadása kötelezı Dependencies (feladat függıségek) Human Resources / Humán erıforrások Other Resources / Egyéb erıforrások ─ Details (Részletek) adatcsoport megadása Task Owner: a feladat felelıse (a projektgazda szervezetnél) Task Type: a feladat típusa (unknown – ismeretlen / administrative – adminisztratív / operative - operatív) Access: ki férhet hozzá az adott feladathoz Public: nyilvános (bárki) Privileged: kijelölt felhasználók Participant: minden résztvevı Protected: védett Private: magán (a feladat tulajdonosa) Web address: webes hozzáférés címe Task Parent: a feladat „szülıje”, az a feladat, amelybıl a jelen feladat származik (oppionális) Target Budget: a feladat tervezett költségvetése Description: a feladat szöveges bemutatása, leírása ─ Date (Dátumok) adatcsoport megadása


65

Start Date (Kezdés dátuma) End Date (Befejezési dátum) Calculated Duration (Kalkulált idıtartam) A kalkuláció úgy történhet, hogy - megadjuk a kezdı dátumot és az idıtartamot, s a program kalkulálja a befejezési dátumot, vagy - megadjuk a kezdı- és végdátumot, a program pedig kalkulálja az idıtartamot ─ Taks Pendencies (feladat függıségek) adatcsoport megadása


66

Az adott projekt feladatai között függıségek lehetnek, például egy feladat csak egy másik befejezését követıen kezdıdhet el (legkorábban). Erre tipikus példa lehet az, hogy egy informatikai fejlesztési projekt során elıbb el kell végezni a számítógépek telepítését, majd telepíteni kell az operációs rendszert (és a többi szükséges rendszerszoftvert) és csak utána kezdhetı meg az alkalmazói rendszer (például e-önkormányzat) telepítése. itt lehet megadni, hogy az adott projekthez tartozó többi feladat és a most felvitelre kerülı, új feladat között milyen függıség van; a feladatok sorrendjét a program állítja fel, a kezdı és befejezési dátumok alapján

─ Human Resources / Humán erıforrások adatcsoport megadása


67

A képernyı alsó felén látható bal oldali ablakból kell kiválasztani a rendszer által „ismert”, ott felsorolt felhasználók (rendelkezésre álló humán erıforrások) közül ki és idejének hány%ában áll az adott feladat (illetve a projekt) rendelkezésére. Annak, aki a projekt közremőködıje lesz, a dotProject rendszer felhasználója kell, hogy legyen, vagyis fel kell venni a rendszer felhasználói közé (l. User Admin funkció a fımenüben) Notify Assignees of Task by Email: a kijelölt személyeket emailben értesíti Additional Email Comments: ha ide egy üzenetet beírunk, az érntettek emailben ezt az üzenetet is megkapják ─ Other Resources / Egyéb erıforrások adatcsoport megadása


68

A Resouces (Erıforrások) címő ablakból választhatjuk ki a rendszerünkbe korábban már felvitt egyéb erıforrásokat: ─ Vigyük a cursort a kiválasztandó erıforrásra! ─ Adjuk meg (alul, középen), hogy az adott erıforrást hány%-ban kívánjuk igénybevenni! ─ A „>” jelre történı kattintással kiválaszthatjuk az adott erıforrást az adott feladathoz; a kiválasztott erıforrások megjelennek az Assigned to Task (a feladathoz rendelve) ablakban Resource (Erıforrás) hozzárendelésének megszőntetése ─ Válasszuk ki az Assigned To Task ablakból a törölni kívánt erıforrást! ─ A „<” gomb segítségével hajtsuk végre a törlést Save: a végrehajtott változtatások elmentése Cancel: a végrehajtott módosítások elmentése


69

11.2.12. Projektek lezárása

A projekt lezárása a Státusz (status) Complete (befejezett) értékre történı állításával történhet. 11.2.13. Projektek megjelenítése funkciók és azok használata ─ A fımenübıl válasszuk ki a Projects (Projektek) menüpontot! Az alábbi szőrık állíthatók be azért, hogy szőkítsük a listázásra Owner: a projektek tulajdonosa szerint All Users / minden felhasználó, vagy Egy adott, kiválasztott felhasználó Company/Division: szervezet / szervezeti egység szerint • All / minden szervezet, vagy • Egy kiválasztott szervezet / szervezeti egység További csoportosítási lehetıségek All: valamennyi projekt Not defined: valamennyi Nem definiált státuszú projekt Proposed: valamennyi Proposed / Javasolt státuszú projekt In Planning: valamennyi Tervezés alatt státuszú projekt In Progress: valamennyi Folyamatban lévı státuszú projekt On Hold: valamennyi Felfüggesztett státuszú projekt Complete: valamennyi Teljesített státuszú projekt


70

Template: az összes Minta státuszú projekt Archived: az összes Arhivált státuszú projekt. A képernyı alján megjelenı projektlistából (Projects) válasszuk ki a megtekinteni kívánt projektet! Megjelenik a Project View képernyı, a projekt részlete adataival.

─ Válasszuk ki az „organize tasks” menüpontot!


71

A listában megjelennek az adott projekthez tartozó feladatok. Lehetıségek: ─ Select: egy vagy több feladat kijelölésére, beleértve valamennyi feladat kijelölését is ─ Action: a kijelölt (Select) feladatokra együttesen az alábbi akciók bármelyikének végrehajtására o Set priority to high / normal / low: a feladat prioritásának megváltozatása o Make as Finished: a feladat befejezettként történı megjelenítése o Copy: feladat másolása a Project oszlopban kiválasztott projekthez, azon belül is a Task oszlopban megjelölt felsı szintő feladatként (top task), vagy az ugyanitt kiválasztott feladat (mind szülı - parent) alá gyermek (children) feladatként o Move: feladat átmozgatása a Project oszlopban kiválasztott projekthez, azon belül is a Task oszlopban megjelölt felsı szintő feladatként (top task), vagy az ugyanitt kiválasztott feladat (mind szülı - parent) alá gyermek (children) feladatként o Delete: feladat törlése o a kijelölt feladat végrehajtása mindig a kijelölt (Select) feladatokra történik meg, az „update selected tasks” gomb leütését követıen Ez a funkció, mint láthatjuk, sok munkát takaríthat meg számunkra, mivel lehetıséget biztosít arra, hogy például egy sok feladatból álló projekt több feladatát egyszerre módosítsunk, illetve arra, hogy egy, például korábbi hasonlóprojekt feladatait egy új projektben felhasználjuk (nyilván módosításokkal) ─ Ha a Task oszlopban az adott feladat nevére kattintunk, úgy a View Task képernyın megjelennek az adott feladat részletes adatai, s lehetıség van az adatok szerkesztésére is (edit tasks) ─ A munka végeztével a „view project”-re kattintva visszatérhetünk a szóban forgó projekt adataihoz. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása

72

─ Most kattintsunk a „reports” feliratra! A következı képernyı jelenik meg:

Az adott projektrıl ezen a képernyın az alábbi riportok választhatók ki, készíthetık el: User performance

-

Report that shows the amount of hours worked by a user against


73

Felhasználói teljesítmény

-

Allocated user hours Az allokált felhasználói órák Overdue Esedékesség Task Log Feladatnapló Completed Befejezettek Project Statistics Projekt statisztikák Tasks sorted by user Felhasználónkénti feladatok Tasks end date Feladat befejezési dátum Task List Feladatlista Overall Report Átfogó riport Upcoming Küszöbön állók

-

those allocated in tasks Ez a riport megmutatja, hogy egy felhasználó hány órát dolgozott a (projekthez tartozó) feladatokon This report shows how many hours a user has allocated in the specified period of time. A riport megmutatja, hogy egy adott felhasználóhoz egy adott idıszakban hány óra került allokálásra Tasks currently overdue A jelenleg esedékes feladatok View the user task logs Megmutatja a felhasználó feladatnaplóját Tasks completed in the last week Az utolsó héten befejezett feladatok Project Statistics, describing task statuses. Projekt statisztikák, amelyek megmutatják a feladatok státuszát This report shows the tasks allocated to each user. A riport megmutatja, hogy az egyes userekhez milyen feladatok kerültek archiválásra

-

View the task's end date (real and theoretical) Megmutatja a feladatok befejezési dátumát (valós és elméleti)

-

View the Projects Task List Bemutatja a projektekhez tartozó feladatokat Gives an overall snapshot of all projects Átfogó képet („pillanatfelvételt”) ad valamennyi projektrıl Tasks to be completed in next week Feladatok, amelyeknek a következı héten kell befejezıdni

─ Gantt-diagram formátumban történı megjelenítés o Válasszuk ki a fımenübıl a Projects menüpontot!


74

A megjelenítendı projekteket a korábban már megismert módokon lehet szőrni -

Kattintsunk a Gantt gombra!


75

11.2.14. Calendar, Event – naptárkezelési, eseménykezelési funkciók használata - Calendar / Naptár - A Naptár funkció kiválasztásához kattintsunk a fımenüben a Calender menüpontra! - Megjelenik a tárgyhavi naptár, amelybıl az elızı, illetve a következı hónapra lehet továbblépni („balra”, illetve „jobbra” nyilak)

- A naptárban megjelennek az adott hónapra ütemezett események - Szőrési lehetıségek: Company / szervezet, Event Filter / eseményszőrı Eseményszőrési lehetıségek: • My Evets - Saját eseményeim • Events I creaed - Az általam létrehozott események • All Events - Minden esemény - A naptárban megjelennek azok a feladatok, amelyeknek a befejezési dátuma az adott napra esik; a naptárban a feladat nevére kattintva megjelenik az adott feladat (View Task – Feladat megtekintése képernyı), s lehetısé van a feladat szerkesztésére is - A „New Item” legördülı menü segítségével lehetıség van új esemény felvitelére is – kattintsunk az Event menüpontra!


76

Event Title: az esemény neve Type: típus General – általános Appointment – találkozó, megbeszélés Meeting – értekezlet All Day Event – egész napos esemény Anniversary – évforduló Reminder – emlékeztetı Project: azon projekt kiválasztása, amelyhez az adott esemény kapcsolódik (opcionális) Private Entry – magánbejegyzés Start Date / Time: esemény kezdete End Date / Time: esemény vége Recurs: ismétlıdés (gyakorisága) Never – soha Hourly – óránként Daily – naponta Weekly – hetente Bi-Weekly – kéthetente Monthly – havonta Quartarly – negyedévente Semi-Annually – félvente Annually – évente Decription: az esemény szöveges leírása Invtited to Events – meghívottak (személyek) „>” hozzáadás a meghívottak listájához „<” törlés a meghívottak listájából E-közigazgatás keretrendszer kialakítása

77

Mail addentees? – email küldése a résztvevıknek submit: az esemény felvitele (megjelenik a naptárban) back: az esemény eldobása 11.2.15. User Admin, System Admin – Felhasználók adminisztrációja, rendszeradminisztráció Ezeket a funkciókat csak felkészült és tapasztalt informatikus, rendszergazda használhatja – megfelelı körültekintéssel. Ennek oka, hogy e funkciók többsége alapvetın érintheti, befolyásolhatja a rendszer helyes vagy hibás mőködését, illetve mőködıképességét.

User Management – felhasználókezelés Funkciók: Felhasználók keresése (search), adott betővel kezdıdı nevő felhasználók megmutatása (show) Active / Inactive Users - Aktív, inaktív felhasználók User Log - Felhasználói napló Active Sessions – aktív idıszakok Add user: új felhasználó felvitele adott felhasználó szerkesztése (beleértve: jelszó módosítása) az adott felhasználó adatainak szerkesztése (preferenciák, permission – jogosultságok) az adott felhasználó törlése (delete user) - System Admin / Rendszeradminisztráció


78

Nagyon fontos, hogy ezeket a funkciókat csak a rendszergazda használja és ı is csak nagyon megfontoltan és megfelelı felkészültség és tapasztalat birtokában. A rendszeradminisztráció funkció használatához a fımenüben kattintsunk a System Admin gombra!

Az alábbi rendszergazda-funkciók állnak rendelkezésre: - Language Support – Nyelvi támogatás Translation Management – Fordítás-menedzsment - Prenerences – Preferenciák System Configuration – Rendszer konfiguráció (megváltoztatása) A rendszer konfiguráció megváltoztatása rendkívüli kockázattal jár, így ezt lehetıség szerint el kell kerülni. Ha pedig mégis elkerülhetetlen, úgy azt csak nagyon jól felkészült szakember végezheti és nagyon körültekintıen, egyébként semmiképp nem javasolható Default User Preferences – Alapértelmezés szerinti végfelhasználói preferenciák megtekintése, szerkesztése


79

• A változtatások elmentése: „submit” billentyő • A változtatások elvetése: „back” billentyő System Lookup Keys / Rendszer kiválasztási kulcsok Azokat az adattípusokat (mezıtípusokat) „írja le”, ahol meghatározott értékek kiválasztásával történik az érték megadása. Alapértelmezetten három ilyen mezıtípus létezik a rendszerben, számuk bıvíthetı. Használatához alapvetı php/html ismeretek szükségesek. A módosítást, bıvítést, ha az végképp elkerülhetetlen, nagyon jól felkészült szakember végezze és nagyon körültekintıen. (Szorosan összefügg a System Loockup Values funkcióval) System Lookup Values / Rendszer kiválasztási értékek A docProject különbözı funkcióihoz kapcsolódó „legördülı menük”-bıl választható értékeket mutatja meg, s ezek változatására, illetve a lista bıvítésére nyílik lehetıség. A megértéshez és különösen a változtatáshoz alapvetı php/html ismeretek szükségesek. (Szorosan összefügg a System Lookup Keys funkcióval) A módosítást, ha az végképp elkerülhetetlen, nagyon jól felkészült szakember végezze és nagyon körültekintıen Custom Field Editor Új, általunk definiált adatmezıt adhatunk hozzá egyes modulokhoz (Ügyfelek / Projektek / Feladatok / Naptár Billing Code Table Az egyes szervezetekhez tartozó számlázási kódot szerkeszthetjük

Modules – a rendszer moduljai adatainak megtekintése, megváltoztatása A fımenübıl válasszuk ki a System Admin menüpontot


80

A System Administration képernyırıl válasszuk ki a View Modules sort!

Módosítható a modul státusza (Status) -

Active: aktív Disable: letiltott

Ugyancsak módosítható a menü státusza (Menu Status) - Visible: látható - Hidden: rejtett A funkció használata körültekintést igényel.


81

11.2.16. Magyar nyelvő képernyı-feliratokra történı áttérés (Language Support / Translation Management)

A dotProjecthez elıre elkészített magyar fordítások tölthetık le a www.dotProject.net oldalról. Ehhez lépjünk be a www.dotproject.net oldalra!


82

Kattintsunk a „Language Packs” feliratra! Ezt követıen megjelennek a letölthetı magyar fordítások, amelyek jelenleg az alábbiak:

A letöltés elindításához kattintsunk rá a kiválasztott fordítás nevére!

Válasszuk ki a Fájl mentése gombot! Ekkor a magyar fordításokat tartalmazó tömörített fájl letöltıdik a beállítás szerinti helyre (alapértelmezetten ez gyakran az asztal).


83

Ezután bontsuk ki a letöltött tömörített fájlt, ami a Letöltésvarászló segítségével történhet. (A tömörített fájl nevére / iconjára kattintva a Letöltésvarázsló automatikusan aktivizálódik.)

A Tallózás (angol nyelvő rendszereknél Browse) gombra kattintva megadhatjuk, hogy hová történjen a kifejtés (dotProject könyvtárunk). A „Tovább” gombra kattintva a letöltés folytatódik, majd befejezıdik, amirıl a Letöltésvarázsló üzenetben értesít bennünket:


84

Kattintsunk a „Befejezés” gombra!

Ezt követıen a letöltött magyar fájlok rendelkezésre állnak a dotProject számára. Térjünk vissza dotProject rendszerünkhöz (System Admin / Translation Management)! A „Module” billentyő segítségével sorban válasszuk ki a használt, aktív modulokat, majd a „Language” gomb segítségével a „magyar” nyelvet.


85

A nyelv megválasztása felhasználóként (user) más és más lehet. A következı lépések segítségével válhatunk át angol nyelvrıl magyarra: ─ Kattintsunk a My Info menüpontra! Megjelenik a View User nevő képernyı. ─ Válasszuk ki az „edit preferences” menüpontot! ─ A Locale felirat melletti legördülı ablakból válasszuk ki a Hungarian (HUN) menüpontot! ─ A „submit” gombra kattintva lezárhatjuk az adatbevitelt ─ Ezt követıen a rendszerünk magyar nyelvő feliratokkal mőködik majd. 11.2.17. Ha már nagyon profi módon tudjuk a rendszert használni – kiegészítı modulok telepítése, használata Egy idı elteltével s egy-két projekt után el fogunk jutni oda, hogy már - nagyon profi módon tudjuk a dotProject projektmenedzser szoftver legfontosabb, alapvetı funkcióit kezelni (projektek felvitele, projekthez feladatok felvitele, módosítása, feladatok, mérföldkövek megvalósulásának követése, regisztrálása, projektek elırehaladásának nyomonkövetése, felhasználók (humán erıforrások), további erıforrások, szervezetek, szervezeti egységek, kontakt személyek adatainak kezelése), s - rendszergazdánk is profi módon képes elvégezni a letöltéseket és támogatni a végfelhasználókat a rendszer használata során, informatikai oldalról, akkor Ekkor gondolhatunk arra, hogy telepítsük és használatba vegyük a dotProjekt rendszerhez rendelkezésre álló, fıbb kiegészítı modulokat is (amennyiben azok használata feladataink jellege, mérete, környezete miatt szükséges, indokolt). A dotProject lehetıvé teszi számunkra, hogy a rendszerünket további, extra funkciókkal bıvítsük. Kiválasztottunk négy ’upgrade’-t a dotProject installációhoz és megmutatjuk, milyen egyszerően lehet ezeket telepíteni. • • •

Fórum a dotProjectben Gantt diagramm a dotProjectben JPGraph a dotProjectben

- Új Fórum létrehozása a dotProject rendszerben A telepített dotProject rendszerünk már tartalmaz installált Forums (Fórumok) modult. Ezt a modult elérhetjük, ha a fımenüben a Forums gombra kattintunk:

Szükségünk van egy új fórumra. Ennek létrehozásához elıször kattintsunk a „New Forum” (Új fórum) gombra!


86

Így kapunk egy olyan lapot, amelyen meg kell adnunk az új fórum részletes adatait: • • • • • •

Forum name: the name of the forum / a fórum neve Related project: If you have a new project that you want to attach the forum to / Ha van egy új projektünk, amelyet hozzá akarunk kapcsolni a fórumhoz Owner: You can select user to own the forum from the dropdown menu. / A legördülı menübıl kiválaszthatjuk azt a felhasználót, akihez a fórum tartozik majd Moderator: You can select an user to be moderator of the forum. / Kiválaszthatunk egy felhasználót, aki a fórum moderátora lesz Description: Write a short description of the forum. / Írjunk egy rövid ismertetıt a fórumról Click Submit. / Kattintsunk a Submit gombra

- Gantt diagram a dotProject-ben A telepített dotProject verziónk tartalmazza az elıinstallált Gantt diagram modult. Amikor egy új projektet hozunk létre, az alábbi lépések végrehajtása segítségével tekinthetjük meg a diagrammot: 1. A fımenüben menjünk a Projects (Projektek) gombra. 2. Kattintsunk rá a „Gannt”-ra 3. A statisztikákat manuálisan hozhatjuk létre úgy, hogy kiválasztjuk az idıintervallumot a legördülı menübıl, majd rákattintunk a Submit (Elküldés) gombra.

o

JP grafika a dotProject-ben


87

A jpGraph library php fájlok egy csoportja, amelyek feldolgozzák a statisztikákat és azokból grafikákat hoznak létre. Ez kapcsolódik a Gantt diagramhoz, mivel az is használja a jpgrap-et, a grafikus megjelenítéshez. A dotProject (2.0 verziótól) elı-installált Jpgraph-ot tartalmaz, amely az installációs könyváron belül helyezkedik el, az alábbi alkönyvtárban: /lib/jpgraph Az alkönyvtárra mutató útvonal módosítható a telepített dotProject rendszerünkbıl System Admin - System Configuration - jpGraph locale

A dotProject jelenleg rendelkezésre álló további, fıbb kiegészítı moduljai az alábbiak: ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

─ ─

Help Desk Module – helpdesk rendszer DPNews – RSS modul Hosting Module – domain-ek regisztrációját nyilvántartó modul Import-Export Module – különbözı formátumok importálásához és exportálásához. Támogatott formátumok: XML, CSV, SQL, MS Project Mantis Module – Mantis bugtracker hibajegykezelı integráció Postnuke Module – Postnuke portálrendszerrel való integráció Project Importer – Microsoft Project 98-2003 verziókban készített projektek importálását támogatja. (Átvett információk: dátumok, átfutási idık, erıforrás hozzárendelések, százalékos elırehaladás) Risk Management Modul – Kockázatkezelı modul, a kockázatok és projekt feladatokra gyakorolt hatását követhetjük nyomon TimeCard Module – a felhasználók munkaidejét teszi mérhetıvé 11.2.18. dotProject – tervezett / várható fejlesztések listája

A dotProject projektmenedzsmentet támogató szoftver jelenlegi (2.1.1.) verziója a fenti modulok által nyújtott szolgáltatásokat viszonylag stabilan nyújtja.


88

Mivel azonban nincs fix, dedikált fejlesztı csapat a projekt mögött, ezért csak tervezett idıpontok vannak a más projektmenedzsment szoftverek által nyújtott további szolgáltatások implementálására. A hivatalos weboldal szerint a következı új szolgáltatások lesznek elérhetıek: Verzió dotProject 2.1.2 dotProject 3.0 dotProject 4.0 dotProject 5.0 dotProject 6.0

Új szolgáltatások Jelentıs hibajavítások Resource Management Project Budgeting Project Reporting és Risk Management Collaborative Element és Workflow


Kitőzött dátum Jelenleg nincs kitőzött dátum nincs kitőzött dátum nincs kitőzött dátum nincs kitőzött dátum

89

11.3. A dotProject projektmendzsment szoftver használatának költségei 11.3.1.

Az online használat költségei

A dotProject projektmenedzsment szoftver online használata regisztrációt igényel, de mind a regisztráció, mind pedig a használat jelenleg ingyenes (free of charge). 11.3.2.

Az offline használat költségei

A dotProject projektmenedzsment szoftver és az összes, annak használatához szükséges komponens jelenleg térítésmentesen letölthetı és használható. A letöltéshez regisztáció szükséges, de a regisztráció is ingyenes. További, magasabb szintő szolgáltatások, térítés ellenében vehetık igénybe, ezek azonban a közigazgatási fejlesztési projektek során történı használathoz nem (feltétlenül) szükségesek.


90

12.

Bibliográfia

Görög Mihály - Ternyik László: Informatikai projektek vezetése. Kossuth Kiadó, Budapest, 2001 Doss - McDermott: IS Project Management Handbook. Prentice Hall Direct, London, 2000 D.I.Cleland: Project Management. Strategic Design and Implementation. 2nd Edition. McGrawe-Hill, New York (1994) Jason Charvat: Project Management Methodologies. Selecting, implementig, and supporting methologies and processes for projects. John Wiklley & Sons, Inc., Hoboken, New Yersey, 2003 Colin Bently: Prince 2 - a practical handbook. 2nd Edition. Linacre House, Jordan Hill, Oxford, 2003. Andersen – Grude – Haug: Goal Directed Project Management. 3rd Edition. Kogan Page, London and Sterling, 2004 Slack - Chambers - Harland - Harrison - Johnston: Operations Management. Second Edition. pitman Publishing, London, 1998 Dick Leonard: Guide to the European Union. The Economist Books Limited, London, 2002 Hetyei József: Pénzintézetek és állami intézmények információs rendszerei Magyarországon. ComputerBooks, Budapest. 2003 http://www.dotproject.net/


91

13.

Rövidítésgyőjtemény

Rövidítés ÁROP CCTA CMM CPM DAOP DDOP DMS EAOP ECM EKOP E-közigazgatás EMOP EPM ERDF ERFA ESZA EU GDPM GOP HW IH IKT IPMA IS ISO IT ITB IVB J2EE Kbt. KDOP KEOP KESZR KIB KIETB KITKH KMOP Korm. KÖZOP KRP KSZ KÜK LBMS MÁK MeH MeH EKK MOSS MSZ

Jelentése Államreform Operatív Program (ÚMFT, 6. prioritás) Central Computer and Telecommunications Authority Capability Maturity Modell, képesség érettségi modell (szoftverek) Critical Path Method, Kritikus út módszer (hálótervezési eljárás) Dél-Alföli Operatív Program (ÚMFT) Dél-Dunántúli Operatív Program (ÚMFT) DMS – Document Management System Észak-Alföldi Operatív Program (ÚMFT) ECM – Enterprise Content Management Elektronikus Közigazgatás Operatív Program (ÚMFT, 6. prioritás) Elektronikus Közigazgatás Észak-Magyarországi Operatív Program (ÚMFT) EPM – Enterprise Project Management European Regional Development Fund, Európai Regionális Fejlesztési Alap (ERFA) Európai Regionális Fejlesztési Alap Európai Szociális Alap European Union, Európai Únió Goal Ditected Projekt Management, célirányos projektvezetési módszertan Gazdaságfejlesztés Operatív Program (ÚMFT) Hardware, hardver (IT) Irányító Hatóság (ÚMFT, operatív programok) Információs és kommunikációs technológia International Project Management Association, Nemzetközi Projektmenedzsment Szövetség Information System, információs rendszer International Standards Organization Informatika, információtechnológia Informatikai Tárcaközi Bizottság Informatikai Végrehajtó Bizottság Java2 Platform, Enterprise Edition A közbeszerzésekrıl szóló 2003. évi CXXIX. törvény Közép-Dunántúli Operatív Program (ÚMFT) Környezet és Energia Operatív Program (ÚMFT) Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer Közigazgatási Informatikai Bizottság Kormányzati Informatikai Egyeztetı Bizottság Kormányzati Informatikai és Társadalmi Kapcsolatok Hivatala Közép-Magyarországi Operatív Program (ÚMFT) Kormány Közlekedés Operatív Program (ÚMFT) Közigazgatási Reform Programok (l.: EKOP, ÁROP) Közremőködı Szervezet (ÚMFT, operatív programok) Kormányzati Ügyfél-tájékoztató Központ Learmonth and Burchett Management Systems', egy cég neve (PROMPT, PRINCE projektirányítási módszertan) Magyar Államkincstár Miniszterelnöki Hivatal Miniszterelnöki Hivatal Elektronikus Kormányzat-központ MOSS - Microsoft Office Sharepoint Server Magyar Szabvány


92

Rövidítés NFT NFÜ NFÜ KRPIH NYDOP PERT PMBOK PMI PRINCE, PRINCE2 PROMPT Ref. SW TAMOP TIOP ÚMFT UML VOP WAP WBS XML

Jelentése Nemzeti Fejlesztési Terv Nemzeti Fejlesztési Ügynökség a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség Közigazgatási Reform Programok Irányító Hatósága Nyugat-Dunántúli Operatív Program (ÚMFT) Program Evaluation and Review Technique – program kiértékelési és felülvizsgálati technika (hálótervezési módszer) Project Management Body of Knowledge Project Management Institute Projects in Controlled Environments, egy projektvezetési módszertan Project Reporting, Organization & Management Planning Technique projektirányítási módszertan, a PRINCE „elıdje” (LBMS cég) Referencia, hivatkozás Software, szoftver (IT) Társadalmi Megújulás Operatív Program (ÚMFT) Társadalmi Infrastruktúra Operatív Program (ÚMFT) Új Magyarország Fejlesztési Terv Universal Modelling Language, folyamatmodellezı nyelv Végrehajtás Operatív Program (ÚMFT) Wireless Application Protocol Work Breakdown Structure, feladat-lebontási struktúra (projekttervezés) eXtensible Markup Language, kiterjeszthetı leíró nyelv


93

14. Fogalom Információ Információs rendszer

Informatika

Multiprojektmenedzsment, programmenedzsment

Projekt

Projekt monitoring eszközök

Projektmenedzsment

Fogalomtár Fogalom magyarázata Az információ új ismeret, amely csökkenti a bizonytalanságot, s ezáltal elısegíti a szervezetekben a különbözı döntések meghozatalát. Az információs rendszerek összegyőjtik, feldolgozzák, tárolják, visszakeresik, továbbítják a különbözı szervezetek mőködésével kapcsolatos adatokat, információkat állítanak elı, segítik az e mőködéshez szükséges erıforrások meghatározását, a rendelkezésre álló erıforrások feladatokhoz történı allokálását, a vezetıi döntéshozatalt. Informatika (információtechnológia) alatt a hardver, a hálózati és a kommunikációs eszközöket, rendszereket és az e rendszereken futó szoftvereket értjük. Az informatikai erıforrásokba ezen túl beleértjük a munkatársak felkészültségét, a szervezet informatikai tudását, informatikai kultúráját és egyéb tényezıit is. Az informatika küldetése a (központi, helyi) közigazgatásban az állami, önkormányzati intézmények támogatása céljai elérésében. Céljai, mégpedig mind hosszú, mind rövidebb távú célkitőzései minden egyes szervezetnek vannak, nem csak a vállalkozásoknak, de a közigazgatási szerveknek, intézményeknek is. Egyre gyakrabban jelennek meg olyan jelentıs, összetett feladatkoordinálást igénylı célok is, amelyek elérését csak számos egymással összehangolt projekt keretében lehet elérni. Ezekben az esetekben már nem is csak egyszerően projektmenedzsmentrıl, hanem inkább multi-projektmenedzsmentrıl, vagy programmenedzsmentrıl beszélünk. A program-menedzsment a CCTA meghatározása szerint olyan projekt-együttes koordinált menedzselése, a szervezeti célok egy adott csoportjának elérése érdekében. Egy adott szervezet stratégiája (pontosabban stratégiai jövıképe) például alapul szolgál egy program (a stratégiai program) kidolgozásához, amely programot azután olyan projektekké (projekt portfolióvá) transformálnak át, amelyek feladata azon változások megvalósítása, amelyek a stratégia céljai elérését támogatják A 21.század elejére az intézményi, vállalati mőködés mindennapjainak egyre inkább részévé válnak a projektek. Már nem csak egyes kiemelt nagyberuházások vagy különleges feladatok megoldása történik projektszerő keretek között. A célok elérésével, a tevékenységek irányításával, és az eredmények nyomon követésével szemben támasztott fokozott követelmények arra vezetik a különbözı szervezetek vezetıit, hogy egyre nagyobb számban nyúljanak a projektmenedzsment eszköztárához. Azok a mutatók, mérıszámok, melyek elızetes rögzítése kerülnek, majd a végrehajtás során a mutatókhoz tartozó tényadatokat az értékelést végrehajtó személyek rendelkezésére bocsátják. Egyértelmően meg kell határozni, hogy kik és milyen gyakorisággal biztosítják az adatokat. A projektmenedzsment az erıforrások szervezésével és azok irányításával foglalkozó szakterület, melynek célja, hogy az erıforrások felhasználásával végzett munka eredményeként egy adott idı- és költségkereten belül sikeresen teljesüljenek a projekt céljai. A projekt idıszaki vállalkozás, melynek célja, hogy egyedi terméket vagy szolgáltatást hozzon létre. "Idıszaki" abban az értelemben, hogy a projektnek van kezdete és vége (nem összetévesztendı az átfutási idıvel). "Egyedi" abban az értelemben, hogy a termék vagy szolgáltatás a projekt végén valamilyen módon eltér a jelenlegitıl. Az egyediség azt is jelenti, hogy a projekt alapjaiban különbözik a folyamatoktól és az üzemeltetéstıl, amelyek állandóak vagy csaknem állandóak abban az értelemben, hogy gyakorlatilag azonos terméket vagy szolgáltatást eredményeznek, akármikor és akárhányszor is hajtják ezeket végre. Az


94

Fogalom

Fogalom magyarázata ismétlıdı tevékenységek (folyamatok vagy üzemeltetés) és az egyszeri tevékenységek (projektek) menedzselése alapvetıen más technikai ismereteket és megközelítést igényel. A projektmenedzsment elsı kihívása, hogy az eredményt adott, elıre meghatározott korlátok figyelembevételével kell elérnie. A második, még komolyabb kihívás, hogy a projekt az elıre definiált célok eléréséhez a szükséges eszközöket optimálisan és integrált módon használja fel. A projekt tehát az elıre definiált célok elérése érdekében tett ésszerően megválasztott, erıforrások (idı, pénzügyi, humán, technikai erıforrások) felhasználással járó tevékenységek sorozata.

Projektmenedzsment alkalmazásának elınyei

A módszertannal, szoftver eszközökkel is támogatott projektmenedzsment forintosítható elınyt jelenthet a nemzetgazdaság számára, mert a megfelelıen elıkészített projektek esetén több pályázati pénzt lehet „lehívni”, maguk a projektek pedig gyorsabban, zökkenı-mentesebben zajlanak le. A módszertannal, szoftver eszközökkel támogatott projektmenedzsment elınye leginkább akkor mutatkozik meg, amikor váratlan esemény történik. S egy nagy projektnél pedig mindig adódnak elıre nem látható események. De ha a krízishelyzeteket kész forgatókönyvvel várhatjuk, akkor gyorsan fel lehet mérni az új helyzetet, pontos információk alapján lehet kidolgozni és a döntéshozók elé terjeszteni az javaslatot, illetve alternatívákat. S a gyors döntés egy milliárdos költségvetéső projektnél akár százmillós megtakarítást is eredményezhet (azaz máris megtérülhet a projektmenedzsment és az eszközök költsége)

Projektmenedzsment kompetenciák

Az ÚMFT Közigazgatási Reform Programok projektjei (és természetesen minden más projekt) sikeres megvalósításához feltétlenül szükség van a projektmenedzsment szakma (és a többi érintett szakterület) naprakész ismeretére, a változások követésére. Ez folyamatos képzéssel, továbbképzéssel, a szakirodalom naprakész ismeretével érhetı el. A projektek sikeres végrehajtásához ezen túl gyakran szükség van még független szakértıi, tanácsadói támogatás igénybe vételére is (amely szintén együtt jár tudástranszferrel, azaz a tudás és a tapasztalatok átadás-átvételével is). A független tanácsadók, szakértık a projekt menedzsment támogatás keretében a projekt menedzsment módszertani ismeretek alapján támogatást adnak a projekt teljes életciklusára vonatkozóan. A tanácsadói, szakértıi támogatás kiterjed a végrehajtandó projekt tervezési elvek alkalmazására, a projekt szervezet kialakítására, tervezést és végrehajtást segítı és ellenırzı eszközök kiválasztására, a tervezés és végrehajtás alatti kockázatkezelési és elkerülési technikák kiválasztására, használatára. A tanácsadói, szakértıi tevékenység ugyancsak kiterjed a tervezés és végrehajtás alatti projekt minıségellenırzésére és minıségbiztosítására, a projekt dokumentációs rendszerének kialakítására, a végrehajtással kapcsolatos jelentési rendszerek kidolgozására, megvalósítására, kiértékelésére, a projekt tervezett és valóságos helyzete közötti eltérés mértékének, jelzési és jelentési rendszerének kialakítására, az eltérések miatti korrekciók módszereinek kiválasztására, megvalósítására, ellenırzésére, a projekt zárásával összefüggı folyamatok kialakítására. A projekt méretétıl függıen javaslatot tétele olyan kiegészítı tevékenységek végrehajtására, vagy szolgáltatások igénybevételére, amelyek a projekt szervezeti és gazdasági célkitőzéseinek megvalósulását elısegítik. A folyamatos képzés, továbbképzés, a szakirodalom naprakész ismerete és a szakértıi, tanácsadói támogatás három, egymással szorosan összefüggı, egymást kiegészítı és a sikert nagyban elısegítı tényezı.


95

Fogalom

Fogalom magyarázata A projektek sikeres végrehajtását, a sikeres projektvezetést nemzetközi és hazai szervezetek is támogatják.


96

15.

Ábrák

1. ábra:A projekttel szembeni elvárások ábrázolása a „projekt háromszög” (triple constraint) segítségével .............................................................................................................................. 47 2. ábra: dotProject projekt-adatlap ........................................................................................... 63


97

16.

Mellékletek


98

DOTPROJECT PROJECTMENEDZSMENT SZOFTVER KÉZIKÖNYV

Recommend Documents