Dokumentasi fitur fitur baru
Accurate Accounting Software Versi 4 Oleh: CPSSoft Development
1. Invoicing DO dan Bill RI secara bertahap Merupakan perbaikan fitur Invoicing dan Bill versi 3. Di versi 4 jika Item DO atau RI dilakukan invoicing atau Bill maka Quantity dapat di edit/di Bill secara bertahap. Sehingga memungkinkan satu Item DO di Invoice lebih dari satu kali. Cara Pakai : Tinggal lakukan edit Quantity di Bill / Invoicing nya saja. --- End of Feature ---
2. Perbaikan form Search Item Formulir pencarian kode barang diperbaiki dengan menambahkan : 1. Search By : Difilter by All, Item Category atau Parent dulu sebelum di cari. 2. Show Qty on Warehouse. User dapat melihat kuantitas barang yang dipilih di masing masing atau total seluruh gudang.
--- End of Feature ---
3. Warning Sales Price dibawah nilai COGS Berfungsi untuk memberikan warning kepada user jika selling price yang diinput di formulir Sales Invoice dan Sales Order dibawah nilai Harga Beli barangnya. Cara Pakai : 1. Centang option Show Warning when Sales price is under COGS di formulir Preferences Tab Sales. 2. Saat input Unit Price di Form Sales Invoice dan Sales Order akan muncul confirmation message jika unit price lebih kecil dari harga beli barangnya.
--- End of Feature ---
4. Model-model Layout template Perbaikan di fitur template, dimana user bisa memilih model model layout template saat membuat template baru. Dengan adanya model layout akan mempermudah user membuat template sesuai dengan template model perusahaannya.
--- End of Feature ---
5. Import/Undo Import Journal Merupakan Perbaikan dari fitur Import Company di versi 3. di versi 4 dinamakan Import Journal supaya sesuai dengan fungsi dan membedakan dengan fitur baru Export Import Transaction. Perbaikan yang dilakukan : 1. Jika di versi 3, semua journal di database source masuk ke database destination, diversi 4 dapat mengimpor data source dengan range tanggal yang dapat ditentukan, jadi hanya jurnal dalam range tsb saja yg diimpor. 2. Dapat memetakan akun antara kedua database yang ingin di eleminasi. Sebagai contoh, akun Hutang Cabang kepada Pusat adalah akun eleminasi dari akun Piutang Pusat kepada Cabang. Dengan dipetakan, maka akun ybs akan dieleminasi sesuai dengan nilainya.
Contoh : Pusat mempunyai hutang kepada Cabang, sehingga dijurnal per tgl 25/10/2008 sbb : Opening Balance Equity 50.000 Account Payable 50.000 [Subledger Cabang] Dengan begitu di data cabang jg akan dijurnal per tgl 25/10/2008 adalah : Account Receivable 50.000 [Subledger Pusat] Opening Balance Equity 50.000 Dilakukan proses import jurnal di database Pusat dengan setting range tgl 25/10/2008 – 25/20/2008, dengan Map data Source Account = Account Receivable, subledger Cabang Destination Account = Account Payable, subledger Pusat Maka jurnal didatabase Pusat tgl 25/10/2008 akan terbentuk : Opening Balance Equity Account Payable Account Payable Opening Balance Equity
50.000 50.000 50.000
[Subledger Cabang] [Subledger Cabang]
50.000
[Data Asli] [Data Asli] [Data Import] [Data Import]
Dengan begitu, maka akan mengeleminasi Account Payablenya, sehingga Hutangnya menjadi Nol. --- End of Feature ---
6. Control Quantity Measurement Berfungsi untuk menghitung kuantitas kontrol di gudang. Yang dimaksud kuantitas kontrol adalah kuantitas perhitungan menurut satuan di gudang dimana biasanya berbeda dengan satuan akunting. Contoh barangnya misalnya kain, satuan akuntingnya adalah Meter namun biasanya digudang dihitung dalam satuan gulung atau bal. Cara Pakai : 1. Aktifkan fitur ini melalui formulir Preferences, Tab Feature, centang “Control Qty Measurement” 2. Saat menginput form transaksi, di detail item akan muncul kolom Control Qty. isikan dengan kuantitas yang dikeluarkan atau diterima oleh bagian gudang atas kuantitas akunting (kolom Quantity) yg diisikan. History : Untuk melihat historical dari Control qty dapat dilihat dari Item History, set combo pilihan ke Control Qty di bagian kanan atas formulir Item History. Nilai kolom in, out dan quantity akan menyesuaikan sesuai pilihannya.
Laporan Terkait : 1. Quantity Item By Warehouse list 2. Inventory Stock Card (Control Qty) 3. Physical Inventory Count Sheet Contoh di data sample training: Purchase Invoice PI/1002/2008, Sales Invoice 1015, 1016 --- End of Feature ---
7. Product Serial / Batch Number dan Expired Date Berfungsi untuk mencatat nomor seri atau batch barang yang masuk atau keluar dari gudang. Ada 2 metode penomoran, yakni Serial dan Batch. Perbedaannya untuk serial adalah 1 nomor serial hanya untuk 1 kuantitas barang, sedangkan batch adalah 1 nomor batch bisa untuk lebih dari 1 kuantitas barang. Cara Pakai : 1. Aktifkan fitur nomor serial di formulir Item, Tab Inventory Control. Centang Manage Serial Number dan property-property lainnya. Keterangan Property-property tersebut antara lain : 1. Manage Serial Number. Menandakan bahwa Item ybs menggunakan Nomor seri/batch 2. Force Serial Number Selection on Transaction. Menset bahwa setiap kali menginput item ybs dalam form transaksi, Accurate akan selalu memaksa user untuk mengisikan nomor serial/batch, jika user tidak mengisi, form tidak akan bisa disave. 3. Can Deliver Serial Number even has no stock available. Merupakan setting bahwa Accurate akan memboleh user mengeluarkan nomor seri/batch meskipun nomor tsb tidak mempunyai stock digudang. Idealnya adalah setiap pengeluaran serial number pasti barang yang mempunyai nomor seri tsb ada stoknya digudang. 4. Serial Number Type. Setting untuk item ybs menggunakan tipe nomor mana, serial atau Batch. Serial biasa dipakai untuk barang barang elektronik, batch biasa dipakai untuk barang barang makanan dan obat. 5. Manage Expired Date. Setting bahwa item ybs untuk menggunakan tanggal kadaluarsa atau tidak. 2. Saat mengisikan detail item di form transaksi, maka kolom SN dapat diklik untuk memunculkan form Input Serial Number. 3. Jika pilihan force Serial Number selection on Transaction tidak dicentang, maka saat menginput item detil transaksi user tidak dipaksa untuk harus mengisikan nomor seri. Hal ini bisa terjadi biasanya karena saat pembuatan Invoice, bagian akunting tidak mengetahui nomor seri apa saja yg akan dikirimkan. Hanya bagian gudang saat pengeluaran barang yg mengetahui SN apa saja yg keluar. Dalam kondisi seperti ini, Accurate menyediakan satu formulir tambahan yang berfungsi untuk menginputkan kembali nomor seri atas invoice yg sudah dibuat. Formulir tsb adalah Serial Number Transaction Entry. Jadi bagian gudang saat akan mengeluarkan barang, mencatat semua SN yg dikeluarkan dan diinputkan ke form tsb.
Orang gudang memilih terlebih dahulu nomor transaksi penjualan atau pengiriman barang yg akan diisikan nomor serialnya. Secara otomatis Accurate akan memunculkan semua item yg ada diinvoice tsb untuk diisikan nomor serinya satu per satu item. Contoh didata sample training: ITEM_BATCH
Formulir Input Serial/batch Number Ketarangan : 1. Add, berfungsi untuk mengisikan nomor serial dengan nomor yg berurut dan banyak. 2. Create New number if not found, berfungsi membuat nomor seri baru jika di database tidak ditemukan nomor seri yg dimaksud. Check box ini hanya aktif jika user ybs di beri hak Create Serial Number di user profile. 3. Quantity, hanya muncul jika tipe nomor nya adalah Batch Number. 4. Expired Date. Berfungsi mencatat tanggal kadaluarsa dari nomor yg diisikan.
Laporan Terkait : 1. Received Serial/Batch Number. 2. Delivered Serial/Batch Number 3. Serial/Batch Number Stock 4. Item Expired Age 5. Item Expired Age Detail --- End of Feature ---
8. Recurring Transaction (Perulangan Input Transaksi) Berfungsi untuk memudahkan user menginput data formulir transaksi dimana informasinya selalu sama, hanya dibedakan tanggal dan keterangan ketarangan lainnya. Recurring dapat dilakukan di formulir Purchase Invoice, Sales Invoice, Journal Voucher, Other Payment dan Other Deposit. Formulir Recurring Formulir ini berfungsi menyimpan detail dari informasi transaksi/Invoice yang akan dijadikan perulangan. Lalu diset akan di lakukan perulangan berapa kali dengan rentang / jeda waktu berapa lama.
Keterangan : 1. Recurring Periode : Rentang / Jeda waktu perulangan 2. Number of Times : jumlah perulangan yg akan dibuat (termasuk transaksi pertamanya) 3. Assign Invoice Number : Jika option ini di centang, maka nomor Invoice yg diisikan di bagian detil akan diset menjadi nomor Transaksi perulangannya, jika tidak dicentang, maka nomor transaksi mengikuti auto counting yg didapat. 4. Executed : Jika tertanda Centang, maka artinya sudah dilakukan pembuatan transaksinya. Accurate TIDAK OTOMATIS membuatkan transaksi perulangan di saat membuat formulir recurring atau saat jatuh tempo recurring, namun Accurate hanya memberikan reminder (di formulir Reminder) bahwa Recurring sudah/akan jatuh tempo dan perlu di execute oleh user. Setting reminder untuk recurring jg dapat diset berapa hari melalui formulir Preferences Tab Reminder, dengan menset berapa hari disitu, berarti Accurate akan memberikan pengingat xx hari sebelum recurring jatuh tempo.
--- End of Feature ---
9. Memorize dan Copy Detail Berfungsi menyimpan dan menyalin informasi detail dari formulir transaksi yang digunakan oleh user untuk mempermudah saat penginputan detail dimana informasinya sama atau hampir sama. Formulir – formulir yang dapat di memorize dan Copy detailnya antara lain : 1. Other Payment 2. Other Deposit 3. Journal Voucher 4. Sales Order 5. Delivery Order 6. Sales Invoice 7. Purchase Oder 8. Receive Item 9. Purchase Invoice 10. Inventory Adjustment 11. Job Costing 12. Project Cara Pakai : 1. Saat detil transaksi ingin di simpan, lakukan langsung dari formulir transaksinya dengan tombol “Memorize Detail” 2. Saat input formulir baru, detil simpanan tadi dapat langsung diambil/dipanggil dengan menggunakan “Copy Detail”.lalu pilih nomor memorizenya. --- End of Feature ---
10. Purchase Requisition Berfungsi sebagai pencatatan department lain melakukan permintaan pembelian barang kepada department pembelian. Sifat dan prilaku penginputannya mirip seperti Purchase Order, hanya saja tidak ada nama vendornya. Urutan penginputannya adalah Purchase Requisition – Purchase Order – Receive Item – Purchase Invoice. --- End of Feature ---
11. Sales Quotation Berfungsi untuk melakukan penawaran penjualan kepada customer. Biasanya dilakukan sebelum membuat Pesanan Penjualan. Sifat dan prilakukan hampir sama dengan sales order. Berbeda sedikit dengan purchase Requisition, untuk Sales Quotation user langsung dapat membuat Sales Invoice tanpa melalui Sales order terlebih dahulu. Jadi kemungkinan alur yg bisa dilakukan antara lain : - Sales Quotation – Sales Order – Delivery Order – Sales Invoice. - Sales Quotation – Delivery Order – Sales Invoice. - Sales Quotation – Sales Invoice. --- End of Feature ---
12. Default Currency dalam mata uang asing. Merupakan perbaikan dari default mata uang versi 3. diversi 3 jika user mempunyai default mata uang dalam dollar, maka akan kesulitan jika mempunyai transaksi dengan mata uang rupiah dikarenakan exchange rate hanya menyimpan 4 decimal dibelakang koma. Di versi 4, dimungkinkan untuk tetap menggunakan mata uang asing sebagai default mata uang, hanya saja exchange rate diisikan dengan tujuan “membagi”, bukan “mengalikan”. Cara Pakai : 1. Create New Company. Buat mata uang dollar, rate 1 dan set sebagai default Mata uang. 2. Buat mata uang Rupiah, namun jangan lupa set Tipe Exchange Rate menjadi 1 USD = XXX IDR seperti gambar contoh. 3. Saat membuat invoice nantinya, jika customer yg dipilih bermata uang Rupiah, maka rate yang dimasukkan ke Invoice tetap sesuai dengan kurs rate nya misal = 9.870 bukan hasil pembagian 1/9.870=0.0001013. Karena mata uang rupiah sudah diset bahwa nilai dollar (mata uang default ) yang akan di jurnal adalah dibagi dengan nilai kurs rupiahnya bukan dikalikan. Sebagai contoh : Invoice dibuat dengan Customer Rupiah, Rate 9800. nilai invoice adalah Rp 1.200.000. sehingga jurnal salesnya akan terbentuk :
Account Receivable Revenue
$USD 122.45 $USD 122.45
Jadi Accurate langsung otomatis menjurnal sesuai dengan default mata uangnya.
--- End of Feature ---
13. Uang Muka Dan Faktur Pajaknya (Perbaikan Fitur Uang Muka Versi 3) Merupakan perbaikan dari fitur uang muka Accurate versi 3 dimana uang muka dilakukan dengan membuatkan Customer Receipt atau Vendor payment. Dari kondisi itu, kekurangan lainnya adalah uang muka tidak dapat dibuatkan faktur pajakanya. Di versi 4, uang muka dilakukan dengan Sales Invoice Down Payment dan Purchase Invoice Down Payment dengan menggunakan Item Non Inventory part (kode barang : -1). Kode barang ini otomatis dibuatkan oleh Accurate. alur uang muka dimulai dari Sales Order atau Purchase Order lalu Sales Invoice / Purchase Invoice DP. Dengan begitu saat Sales Order atau purchase Order di buatkan Invoicenya, maka otomatis, nilai uang muka dari Sales Invoice DP atas down payment order tadi akan masuk ke invoice baru tsb.
Sales Order
Sales Invoice DP
Invoice Saat Invoice mengambil detail item Sales Order, maka di detail grid Used DP akan masuk nilai invoice dari Sales Invoice DP. Dengan begitu secara otomatis Invoice sudah menggunakan Down payment dari Sales Order tsb tanpa harus melakukan settlement atas down payment seperti pada Accurate versi 3.
Faktur Pajak Uang Muka. Karena uang muka diversi 4 dilakukan melalui form Sales Invoice, maka untuk membuatkan faktur Pajak uang mukanya, user hanya tinggal preview pajak standard seperti Pajak Standard biasanya.
Contoh didata sample training: Sales Order 1001, Sales invoice 1019, 1020 --- End of Feature ---
14. Alokasi bea Impor, cukai dan Pajak Impor. Merupakan Fitur tambahan di Formulir Purchase invoice untuk dapat memasukkan bea masuk, cukai dan pajak impor, dimana bea masuk dan cukai akan dialokasikan nilainya ke cost barang. Kemudian juga ditambahkan agar expense pada grid expense dapat dialokasikan nilainya ke cost barang. Bea Masuk dan Cukai Merupakan biaya yang dibayarkan ke dirjen pajak saat proses impor barang. Cara pakai : 1. Untuk dapat memunculkan bea masuk dan cukai, diform Item tab Sales/Purchase diset terlebih dahulu Rate untuk bea masuk dan cukai. Untuk bea masuk ada 2 tipe, yakni persen dan per unit. Nilai rate bea masuk dan cukai yang harus ditentukan dapat dilihat referensinya dan link Title “See Reference” 2. Dengan setting tesebut saat membuat Purchase Invoice, maka otomatis nilai bea masuk dan cukai dihitung dan otomatis dialokasikan ke cost barang saat jurnal.
Pajak Impor Merupakan pajak yang harus dibayarkan ke dirjen pajak sehubungan dengan kegiatan impor barang. Cara pakai : 1. Buat Tax baru dengan rate yang dikenakan untuk pajak impor. Biasanya untuk perusahaan non API (Angka pengenal Impor) dikenakan 2,5 % sedangkan perusahaan yg mempunya API adalah 7.5 %. 2. Setting pajak tersebut di formulir Company info, tab Tax. 3. set kode pajak tersebut di item (kolom Purchase Tax) yg sering dilakukan pembelian dengan cara impor, atau langsung isikan kode pajak impor ini di detil item tax saat membuat purchase invoice. 4. Saat membuat formulir Purchase Invoice dan memilih barang yg mempunyai kode pajak pembelian yang sama dengan kode pajak impor maka otomatis form Purchase invoice akan menghitungkan nilai Pajak impor nya.
Alokasi Expense ke cost Item. Merupakan tambahan fungsi agar user dapat mengalokasikan biaya biaya tambahan saat pembelian barang ke cost barang. Cara Pakai : Cukup tinggal centang kolom Apply to Items di grid Expense formulir Purchase Invoice. Secara otomatis akun tsb tidak akan dijurnal, namun nilainya akan dimasukkan ke cost barang (HPP)
Contoh didata sample training : Purchase Invoice PI/IMPOR/1001 --- End of Feature ---
15. Accountant’s Review Berfungsi bagi Akuntan External untuk mereview database perusahaan tanpa harus menghentikan proses input data oleh bagian akunting. Pada akhir tahun atau menjelang pelaporan pajak, biasanya customer menyewa akuntan untuk mereview data perusahaannya, termasuk database Accurate dimana bertujuan memastikan data tersebut wajar dan layak dilaporkan ke dirjen pajak. Namun bagi akuntan, untuk memeriksa data tersebut dibutuhkan kehadirannya di kantor perusahaan tersebut agar dapat melihat datanya dari aplikasi Accurate langsung. Dengan kondisi seperti itu, akuntan tidak dapat membawa database perusahaan tesebut untuk di review di kantornya sendiri, karena jika itu dilakukan, maka bagian akunting harus berhenti menginput data agar sementara datanya dibawa dulu nutuk direview. Namun dengan adanya Fitur ini, akuntan external tetap dapat membawa data perusahaan tersebut sementara bagian akunting tetap terus menginput data transaksinya. Cara pakai : 1. buat Accountant Copy. Accountant copy berfungsi untuk menduplikasi database yang sama persis isinya dengan database aslinya. 2. Dengan proses tsb maka akan dihasilkan 1 file baru hasil duplikasi. Data ini yang di berikan ke akuntan external untuk di review di kantornya sendiri.
Keterangan 1. Dividing Period, merupakan period yg kita batasi agar user tidak dapat menginput atau merubah data dibawah tanggal periode tsb. 2. FileName, nama file untuk duplikasi database company.
3. Data aslinya tetap seperti semula, hanya saja user tidak dapat menginput atau merubah data di bawah tanggal divided period. 4. Akuntan didata hasil duplikasi, hanya dapat melakukan login dengan nama user “akuntan” dan password “akuntan”. Dan hanya dapat melakukan input transaksi Create dan Delete. Jadi tidak dapat mengedit transaksi. 5. Setelah akuntan melakukan review dengan melakukan transaksi adjustment pada datanya, akuntan melakukan proses “Export Changes for Client” yang artinya transaksi transaksi yg dilakukan oleh akuntan akan di export ke file. File yg dihasilkan adalah berekstensi XML. 6. File export changes tersebut lalu dibawah ke kantor perusahaan customernya untuk dilakukan proses “Import Accountant’s Changes” sehingga transaksi transaksi adjustment hasil review akuntan masuk ke database utamanya. Jangan lupa untuk membackup database utama sebelum melakukan proses ini.
--- End of Feature ---
16. Mengembalikan Overpay yang tidak terpakai Overpay dapat terjadi jika customer melakukan pembayaran atas invoicenya, namun nilai pembayarannya berlebih. Bisa atas dasar di depositkan, yakni untuk membayar invoice yg lain dilain waktu atau memang benar benar kelebihan bayar. Namun di versi 3, tidak ada cara untuk mengembalikan overpay ini jika memang ternyata tidak diperlukan lagi, atau customer ybs menagih atas overpay tersebut untuk meminta kita bayarkan kepadanya. Dapat saja kita lakukan langsung dengan membuatkan journal voucher, namun tetap saja overpay masih menggantung di customer receipt dan sewaktu waktu bisa salah untuk digunakan kembali. Diversi 4, dari formulir Customer receipt, kita dapat melakukan pengembalian overpay ke customer ybs, sehingga untuk pelunasan faktur selanjutnya, sudah tidak ada lagi overpay yg bisa dipakai. Cara Pakai : 1. buat Customer Receipt dari Customer yang masih menyisakan overpay. 2. centang apply from credit sehingga seolah olah kita akan menggunakan overpay tersebut. 3. centang Return Overpay, dengan begitu Accurate akan menjurnal balik overpay pada banknya.
--- End of Feature ---
17. Quantity pada Fixed Asset Merupakan fitur tambahan pada formulir Fixed Asset. Dengan adanya kolom quantity, maka untuk asset yang mempunyai kuantitas dapat diisikan jumlahnya. Dan nanti pada saat dispose user dapat menentukan berapa jumlah kuantitas yang akan didispose, sehingga Accurate akan mendispose sebagian saja.
--- End of Feature ---
18. Impor Selling Price dari file Excel Berfungsi untuk melakukan impor selling price item dari file Excel. Jadi Accurate akan membuatkan Selling Price Adjustment baru dengan detil nilai selling price yang diisikan sesuai file excelnya. Cara Pakai : Sama seperti impor impor data data yg lain dari Quick setup. --- End of Feature ---
19. Bukti Potong PPh 23 Berfungsi untuk mencatat pajak penjualan/pembelian atas jasa. Pajak PPh 23 dapat di kenakan di Customer Receipt ataupun Vendor Payment. Fungsinya mirip seperti Discount Write off di Cutomer Receipt / Vendor payment hanya saja diisikan difield khusus dan buki ptong dapat di print out. Cara Pakai : 1. Buat Pajak Baru untuk bukti potong, isikan Rate sesuai dengan penganaan pajaknya 2. Saat melakukan Vendor Payment atau Customer Receipt, langsung isikan PPh 23, pilih Ratenya. Otomatis payment atas invocie tsb dikurangi dengan pajaknya.
20. Export Import Transaction Merupakan perbaikan fitur Export import versi 3 dimana diversi 3 hanya dapat dilakukan untuk module Sales invoice, Sales Return dan Customer Receipt saja. Di versi 4, lebih banyak modul yg dapat di export dan import. Modul tersebut antara lain : 1. 2. 3. 4. 5.
Currency Item Account Customer Vendor
6. 7. 8. 9. 10.
Sales Order Delivery Order Sales Invoice Sales Return Customer Receipt
11. 12. 13. 14. 15.
Purchase Invoice Purchase Return Vendor Payment Journal Voucher Other Deposit
16. 17. 18. 19. 20. 21.
Other Payment Customer Type Salesman Commission Range Selling Price Adjustment Tax
Sama halnya seperti di Export Import Versi 3, file yang digunakan sebagai media export dan import data transaksi adalah berstruktur XML file, hanya saja struktur Tag nya berbeda dengan versi sebelumnya. Export Import Accurate 4 bisa dilakukan per transaksi atau sekelompok transaksi dan hanya dapat mengexport data Insert dan Delete, tidak untuk kondisi Edit (Update), jadi data dalam kondisi insert atau edit, Accurate tetap menganggap data tersebut adalah mode Insert saat diimport ke database lain. Alur Proses Export Import: 1. Menduplikasi database utama untuk membuat data cabang baru. User melakukan proses Create New branch, dimana fungsi ini, Accurate akan membuatkan duplikasi data dari data utama dengan kode cabang yang berbeda dan otomatis membuatkan data-data master seperti Item, Customer, Vendor, Tax, dll, sehingga data cabang siap untuk memulai input transaksi. Note : Versi Accurate saat training ini belum ada menu ini. 2. Cabang Mengekspor transaksi-transaksi yang diinginkan untuk di kirimkan ke data utama melalui formulir Export Import Transaction. Penjelasan dari informasi didalam formulir Export Import Transaction antara lain : Bagian Filter - Filter by Created date, berfungsi memfilter data transaksi berdasarkan tanggal pembuatannya. - Filter Data Type : - Data Type - Original : Data yang dibuat didatabase itu sendiri - Imported : Data hasil import transaksi. - Status - No Status : Data yang belum diexport - Exported : Data sudah pernah diexport - Source Status - Inserted : Data di buat - Deleted : Data di hapus - User Name : filter nama-nama user yang melakukan pembuatan transaksi. - Transaction Type : filter transaksi mana saja yang diingin di munculkan di daftar transaksinya. Grid Daftar Transaksi - Source No : Nomor Transaksi / invoice - Source Date : Tgl Transaksi / Tgl Invoice - Created Time : Tgl dan jam transaksi dibuat - Type : Tipe transaksi - Data Type : Original / Imported - Source Status : Inserted/Deleted - Status : No Status/Exported - Users : Nama user yg membuat
Preferences Merupakan informasi setting saat proses export dan import, antara lain : 1. Default Folder Export : Accurate akan menuju folder tersebut saat user melakukan Export data 2. Default Forlder Import : Accurate akan menuju folder tersebut saat user melakukan Import data 3. Import Data Manipulation, Berfungsi untuk menset data import tertentu untuk diimport ke data lain. Contohnya misal semua Customer atas cabang XXX akan di petakan ke customer YYY di data pusat, artinya ketika proses import dilakukan, begitu Accurate menemukan data atas cabang XXX, maka transaksi yang dibuat akan diset customernya ke YYY.
Export Import history Merupakan daftar atas histori export dan import yang telah dilakukan user. 1. Export Import name : nama history, diambil dari nama file exportnya atau importnya 2. Date dan Time, tgl dan waktu proses export atau import dilakukan 3. User Name, nama user yang melakukan proses import atau export 4. Status, Exported atau Imported. 5. Message, Pesan hasil dari proses import
Log Grid Menampilkan detail transaksi-transaksi atas data yang diexport atau error – error saat proses import.
3. Didata Pusat, dilakukan Import atas file Export dari data Cabang Atas hasil file export dari database cabang, dari formulir Export Import, maka user dapat melakukan import data ke database utama/pusat. Sebelum melakukan import, pastikan kode cabang dari data cabang ini sudah didaftarkan diformulir Company info data pusat. Karena jika belum, proses import tidak dapat dilakukan.
Setelah selesai melakukan Import data, maka akan ada konformasi message yg menyatakan berapa sukses dan berapa transaksi yg failed diimport. Untuk mengetahui transaksi apa apa saja yg error, bisa dilihat dari Log historynya. --- End of Feature ---
21. Contractor Project (Perbaikan fitur project Accurate 3) Merupakan fitur perbaikan dari fitur Project Accurate 3 dimana dilengkapi dengan modul modul yang spesifik diperuntukkan untuk input data data proyek. Urutan atau alur proyek di gambarkan sebagai berikut :
1. Work Price Analysis Merupakan analisa formula dari pekerjaan terkecil proyek. Bahwa dalam pekerjaan tersebut membutuhkan bahan baku apa saja dan biaya tenaga kerjanya, mirip seperti Bill of material Accurate 3 enterprise. Biasanya formula ini bergantung dari masing masing kontraktor yang menjalankan. Sebagai contoh pekerjaan memasang dinding per 1 Meter persegi berisikan bahan baku yg bisa jadi berbeda dan komposisinya, tergantung jg dengan spesifikasi kekuatan dinding yg diinginkan. Dengan mendefine Work Price Analysis, memudahkan user setiap kali menginput RAB untuk tidak perlu satu per satu lagi memasukkan bahan baku dan biaya pekerjaannya.
2. Formulir Utama Proyek Merupkan formulir untuk mencatat semua data-data informasi Proyek, seperti Nama Proyek, Pemilik, lokasi proyek, RAB, Budget & Quantity, juga termasuk setting akun akun yg digunakan Accurate untuk menjurnal entry yg dibuat nantinya. Berikut detil dari informasi proyek : General - Master Project : Menjelaskan bahwa project ybs merupakan proyek tambahan / anak dari proyek lain. - Item for Bill : kode barang yang bertipe non inventory yg digunakan untuk membuat penagihan atas proyek tsb. Lebih baik buat 1 item baru khusus untuk penagihan ini. - Akun Project in Process : Akun untuk menampung nilai cost/biaya proyek yang sedang berjalan. Biasa disebut PDP atau Proyek Dalam Proses. tipe akunnya Other Current Asset. - Advance Revenue : PDD atau Pendapatan Dibayar Dimuka. Merupakan pendapatan yg belum bisa kita akui sebagai pendapatan, tipe akunnya Other Current Liability. - Revenue : Akun Pendapatan proyek - Cost of goods sold : Akun harga pokok penjualan proyek - Payment Schedule, merupakan schedule penagihan proyek, biasa di jadwalkan dalam bentuk per termin.
Schedule penagihan dengan Progress 0 % menandakan itu adalah Down Payment dari proyek. Contoh diatas, Down payment proyek adalah 20 %. Jika ada down payment, maka nilai penagihan – penagihan selanjutnya akan dikurangi oleh down payment ini sehingga meskipun tagihan selanjutya sebesr 25 %, namun nilai tagihan invoicenya langsung otomatis dikurangi oleh down payment yg dihitung secara proprosional % Bill. RAB Merupakan Rencana Anggaran Biaya yang dirincikan dalam bentuk daftar detail pekerjaan-pekerjaan. Dari masing masing pekerjaan tsb ditentukan komponen bahan baku apa saja yg digunakan dan upahnya, sehingga total dari semua nilai pekerjaan itu adalah nilai proyek yang diserahkan kepada pemilik sebagai penawaran. Budget & Quantity Merupakan daftar akumulasi dari bahan baku dan biaya proyek lainnya yang dihitung dari komponen komponen detail masing masing pekerjaan. Nilai total dari Budget & Quantity menunjukan nilai Cost Proyek tersebut.
3. Material and Cost in Used Merupakan formulir untuk mencatat pemakaian bahan baku dan tenaga kerja. Biasa dilakukan secara periodik per minggu. Mandor atau penanggung jawab proyek mencatat bahan baku yg terpakai berapa dan mencatat berapa hari dan berapa banyak tukang yg dipekerjakan. Di formulir ini Accurate akan melakukan pemotongan stok bahan baku yg terpakai, jurnalnya adalah Proyek Dalam Proses Pesediaan bahan baku
XXXX XXXX
Dan juga menjurnal untuk upah tenaga kerja dan biaya proyek lainnya ke biaya belum dibayar. Biaya Gaji Biaya belum dibayarkan Proyek dalam Proses Biaya Gaji
XXXX XXXX XXXX XXXX
Accurate menjurnal ke biaya gaji (akun Expense di project Cost) supaya nilai biaya gaji / upah bisa terlihat di laporan profit loss per project (karena bertipe Profit loss) yang seharusnya nilainya masuk ke biaya belum dibayarkan(Akun Prepaid di form project Cost). Akun biaya belum dibayarkan akan dibalik oleh bagian akunting dengan menggunakan Journal Voucher / other Payment saat bayar upah mingguan. Biaya belum dibayarkan Kas/Bank
XXXX XXXX
4. Project Survey Merupakan formulir untuk mencatat berapa persen progress dari proyek tesebut sebagai laporan ke pemilik proyek. Diformulir ini didaftarkan semua pekerjaan dan berapa kuantitas progressnya. Project Survey biasanya dilakukan sebelum kontraktor melakukan penagihan ke Pemilik, sehingga pemilik bisa menyesuaikan antara persentase progress termin yg disepakati dengan hasil progress sesungguhnya.
Formulir project survey tidak mempengaruhi perhitungan dalam proyek ataupun penagihannya, namun dengan adanya data survey ini, accurate bisa menyajikan laporan progress proyek dan juga sebagai laporan ke pemilik proyek.
5. Project Bill Merupakan penagihan atau pelunasan atas proyek kepada pemilik. Perhitungan dan jurnal saat penagihan di jelaskan dalam contoh berikut : Project A, Total RAB = 100.000 Total Budget & Quantity = 80.000 (Qty = 60.000, Cost = 20.000), dengan kesepakatan termin sebagai berikut : Pembayaran
Progress (%)
Bill (%)
DP
0
20
1
30
30
2
50
40
3
60
20
4
100
10
Maka saat dibuat penagihan pertama (Down Payment) Jurnalnya : AR PDD
20% x 100.000 = 20% x 100.000 =
Jurnal Pembayaran ke-1 AR (30% x 100.000) – (30% x 20.000) = PDD Penjualan - AR = Penjualan 30% x 100.000 = HPP 30% x 80.000 = PDP 30% x 80.000 = Jurnal Pembayaran ke-2 AR (40% x 100.000) – (40% x 20.000) = PDD Penjualan-AR Penjualan 50%-30% x 100.000 = HPP 50%-30% x 80.000 = PDP 50%-30% x 80.000 = Jurnal Pembayaran ke-3 AR (20% x 100.000) – (20% x 20.000) = PDD Penjualan-AR = Penjualan 60%-50% x 100.000 = HPP 60%-50% x 80.000 = PDP 60%-50% x 80.000 = Jurnal Pembayaran ke-4 AR (10% x 100.000) – (10% x 20.000) = PDD Penjualan-AR Penjualan 100%-60% x 100.000 = HPP 100%-60% x 80.000 = PDP 100%-60% x 80.000 =
20.000 20.000
24.000 6.000 30.000 24.000 24.000
32.000 12.000 20.000 16.000 16.000 16.000 6.000 10.000 8.000 8.000 8.000 32.000 40.000 32.000 32.000
6. Project Ending Merupakan formulir yg berfungsi untuk menjurnal deviasi Harga Pokok Proyek. Nilai HPP saat invoice di hitung dari nilai harga Budget & Quantity yang merupakan nilai standard cost dan bisa jadi terdapat selisih dengan nilai pembelian actualnya. Dan juga sekaligus formulir ini akan menutup project ybs, sehingga tidak bisa lagi digunakan di form input.
Jurnal – Jurnal Jurnal untuk Project Ending adalah menghitung total persediaan dari semua jurnal atas project ybs, Lalu hitung semua jurnal PDP dari semua jurnal dengan project yg sama. Selisihnya dijurnal ke HPP pada PDP. Debit kreditnya disesuikan dengan nilainya, posifit atau negatif. Tujuannya adalah bahwa selama jurnal jurnal dilakukan, PDP dan HPP dihitung menggunakan standard cost dimana bisa jadi berbeda dengan actual cost pembeliannya. Dengan menghitung selisihnya, maka nilai selisih tsb dimasukkan ke HPP kembali untuk mengkoreksi HPP menjadi nilai Actual. Harga Pokok Proyek XXX Proyek Dalam Proses ATAU, Proyek Dalam Proses XXX Harga Pokok Proyek
XXX XXX
10. Quantity and Cost Control Merupakan daftar quantitas bahan baku dan biaya proyek atas budget, requisition, order, receipt dan invoicenya. Pengadaan barang dimulai dari Purchase Requisition, lalu berlanjut untuk di order dan selanjutnya. Setiap masing masing alur tersebut dihitung di formulir ini yang berfungsi sebagai control manager proyek atas bahan baku dan biaya yg dikeluarkan.
Laporan Terkait : - Profit and Loss by project - Project Overview - Project Budget and Quantity - Project RAB - Project Progress --- End of Feature ---
