RAAD VA DE EUROPESE UIE
Brussel, 5 december 2012 (06.12) (OR. en)
16817/12
FI 949
BEGELEIDEDE OTA van: de heer Vítor CALDEIRA, voorzitter van de Rekenkamer ingekomen: 24 oktober 2012 aan: mevrouw Erato KOZAKOU-MARCOULLIS, voorzitter van de Raad van de Europese Unie Betreft: Verslag over de jaarrekening van het Harmonisatiebureau voor de interne markt betreffende het begrotingsjaar 2011 vergezeld van de antwoorden van het Bureau. Mevrouw, Hierbij gaat in alle officiële talen van de Europese Unie een exemplaar van het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Harmonisatiebureau voor de interne markt betreffende het begrotingsjaar 2011. Dit verslag gaat vergezeld van de antwoorden van het centrum en wordt binnenkort in het Publicatieblad van de Europese Unie bekendgemaakt.
(Beleefdheidsformule). (w.g.) Vítor CALDEIRA
________________________ Bijlage: Verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Harmonisatiebureau voor de interne markt betreffende het begrotingsjaar 2011 vergezeld van de antwoorden van het Bureau
16817/12
wat/WAT/dm DG G II A
1
L
ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА
EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK
TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO
IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI
EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR
EUROPESE REKENKAMER
DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET
EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY
EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF
TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU
EUROOPA KONTROLLIKODA
CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ
ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕ∆ΡΙO
EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV
EUROPEAN COURT OF AUDITORS
CORTE DEI CONTI EUROPEA
EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE
COUR DES COMPTES EUROPÉENNE
EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA
EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN
CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA
EUROPOS AUDITO RŪMAI
EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN
Verslag over de jaarrekening van het Harmonisatiebureau voor de interne markt betreffende het begrotingsjaar 2011 vergezeld van de antwoorden van het Bureau
12, RUE ALCIDE DE GASPERI L - 1615 LUXEMBOURG
TELEPHONE (+352) 43 98 – 1 TELEFAX (+352) 43 93 42
E-MAIL:
[email protected] INTERNET: http://eca.europa.eu
3
INLEIDING 1. Het Harmonisatiebureau voor de interne markt (hierna: 'Bureau'), gevestigd te Alicante, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad1. Het Bureau heeft tot taak de regelgeving van de Unie inzake merken, tekeningen en modellen ten uitvoer te leggen, die bedrijven eenvormige bescherming verleent op het gehele grondgebied van de Europese Unie2. TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING 2. De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat analytische controleprocedures, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële controles van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie die voortkomt uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de 'management representations'. BETROUWBAARHEIDSVERKLARING 3.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de
werking van de Europese Unie controleerde de Rekenkamer de jaarrekening3 van het Bureau, die bestaat uit de ‘financiële staten’4 en de ‘verslagen over de uitvoering van de begroting’5 betreffende het per 31 december 2011 afgesloten
1
PB L 11 van 14.1.1994, blz. 1.
2
Ter informatie geeft de bijlage een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau.
3
Bij deze rekening is een verslag gevoegd over het budgettair en financieel beheer tijdens het jaar, dat nadere informatie verschaft over de uitvoering en het beheer van de begroting.
4
De financiële staten omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en een overzicht van belangrijke grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.
5
De verslagen over de begrotingsuitvoering omvatten ook de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij.
ST16817.NL12
28.9.2012
4
begrotingsjaar, alsmede de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening. De verantwoordelijkheid van de leiding 4. Als ordonnateur voert de directeur de begroting aan de ontvangsten- en uitgavenzijde uit overeenkomstig de financiële regeling van het Bureau, onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grens van de toegekende kredieten6. De directeur is verantwoordelijk voor het opzetten7 van de organisatorische structuur en van de interne beheers- en controlesystemen en -procedures die van belang zijn om definitieve rekeningen8 te kunnen opstellen die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten alsmede voor de waarborging dat de onderliggende verrichtingen bij deze rekeningen wettig en regelmatig zijn. De verantwoordelijkheid van de controleur 5. De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad9 een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening van het Bureau en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening. 6. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC
6
Artikel 33 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie (PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72).
7
Artikel 38 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002.
8
De regels inzake de rekening en verantwoording en de boekhouding van de agentschappen zijn vastgelegd in de hoofdstukken 1 en 2 van titel VII van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002, zoals laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom) nr. 652/2008 (PB L 181 van 10.7.2008, blz. 23), en zijn als zodanig opgenomen in het financieel reglement van het Bureau.
9
Artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad.
ST16817.NL12
28.9.2012
5
en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn. 7. Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen daarbij. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een beoordeling omvat van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met de EU-regelgeving, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risicobeoordelingen kijkt de controleur naar de interne controles met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en van de redelijkheid van de gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. 8. De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor de navolgende oordelen. Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen 9. Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van het Bureau10 op alle materiële punten een getrouw beeld van zijn financiële situatie
10
De definitieve jaarrekening is op 27 juni 2012 opgesteld en op 29 juni 2012 bij de Rekenkamer ingekomen. De definitieve jaarrekening wordt geconsolideerd met die van de Commissie en vervolgens voor 15 november van het volgende jaar in het
ST16817.NL12
28.9.2012
6
per 31 december 2011 en van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels11. Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen 10. Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening van het Bureau betreffende het per 31 december 2011 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. 11. De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer. OPMERKINGEN OVER HET BUDGETTAIR EN FINANCIEEL BEHEER 12. De Rekenkamer constateerde verschillende tekortkomingen ten aanzien van de overeenkomst inzake het dienstverleningsniveau uit 2011 tussen het Bureau en het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (CdT). De overeenkomst was door het Bureau ondertekend op 20 juni 2011 en was volgens artikel 10 van toepassing vanaf 1 januari 2011. De uitvoering van het contract begon voorafgaand aan de ondertekening van het contract. Op verzoek van het CdT verrichtte het Bureau een betaling van 1,8 miljoen euro ter
Publicatieblad van de Europese Unie bekendgemaakt. Ze is te vinden op de website http://eca.europa.eu of op http://www.oami.europa.eu/. 11
De door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels zijn afgeleid van de International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), uitgebracht door de Internationale Federatie van Accountants of, bij gebreke daarvan, de International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS), uitgebracht door de International Accounting Standards Board.
ST16817.NL12
28.9.2012
7
compensatie12. Bovendien werd deze betaling geautoriseerd zonder begrotingsvastlegging en zonder beschikbare kredieten13. 13. De Rekenkamer identificeerde vijf gevallen met een waarde van 2,9 miljoen euro waarbij begrotingsvastleggingen werden goedgekeurd na de juridische verbintenissen. OPMERKINGEN OVER ESSENTIËLE CONTROLES VAN DE TOEZICHT- EN CONTROLESYSTEMEN VAN HET BUREAU 14. Het Bureau dient het beheer van zijn vaste activa te verbeteren. Voor door het Bureau ontwikkelde immateriële activa waren de boekhoudprocedures en de gegevens over de kosten niet betrouwbaar. 15. Het Bureau beschikte per 31 december 2011 over in totaal 520 miljoen euro aan kasmiddelen (495 miljoen euro in 2010). Overeenkomstig het in 2010 door het begrotingscomité goedgekeurde kasmiddelenbeleid werden de middelen bij negen banken in vijf lidstaten aangehouden. OVERIGE OPMERKINGEN 16. Het Bureau moet de doorzichtigheid van zijn wervingsprocedures verbeteren. De drempelwaarden voor toelating tot sollicitatiegesprekken en schriftelijke tests waren niet vooraf vastgesteld en de vragen voor de mondelinge en schriftelijke tests waren niet vastgesteld voordat de jury’s de sollicitaties onderzochten. Bovendien was er geen besluit van het tot aanstelling bevoegd gezag om de jury aan te stellen en in één geval was de scheiding van functies tussen het tot aanstelling bevoegd gezag en de jury niet gegarandeerd.
12
De minimale waarde werd in de overeenkomst vastgesteld op 16,3 miljoen euro. De in 2011 geleverde diensten bedroegen in totaal 14,5 miljoen euro.
13
Deze betaling werd uit de begroting 2012 gedaan.
ST16817.NL12
28.9.2012
8
Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Louis GALEA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 18 september 2012. Voor de Rekenkamer
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA President
ST16817.NL12
28.9.2012
Bijlage Harmonisatiebureau voor de interne markt (Alicante) Bevoegdheden en activiteiten Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag (Artikelen 36 en 56 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie)
Vrij verkeer van goederen [...] de verboden of beperkingen welke gerechtvaardigd zijn uit hoofde van bescherming van de industriële en commerciële eigendom mogen geen middel tot willekeurige discriminatie noch een verkapte beperking van de handel tussen de lidstaten vormen. [...] [...] de beperkingen op het vrij verrichten van diensten binnen de Unie zijn verboden ten aanzien van de onderdanen der lidstaten die in een andere lidstaat zijn gevestigd dan die, waarin degene is gevestigd te wiens behoeve de dienst wordt verricht. [...]
Bevoegdheden van het Bureau
Doelstellingen
(Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad)
Toepassing van de wetgeving van de Unie inzake merken, tekeningen en modellen, die bedrijven het recht verschaft, eenvormige bescherming te verwerven op het gehele grondgebied van de Unie? Taken - Ontvangst en indiening van verzoeken om inschrijving. - Onderzoek van de voorwaarden voor inschrijving in het register, en van de verenigbaarheid met de wetgeving van de Unie. - Recherche bij de diensten voor de industriële eigendom van de lidstaten inzake het bestaan van oudere nationale merken. - Publicatie van aanvragen. - Onderzoek van de (eventuele) oppositie van derden. - Inschrijving of afwijzing van de aanvraag. - Onderzoek van vorderingen tot vervallen- of nietigverklaring. - Behandeling van tegen beslissingen ingesteld beroep.
Organisatie
Raad van bestuur Samenstelling - Eén vertegenwoordiger per lidstaat. - Eén vertegenwoordiger van de Commissie alsmede hun plaatsvervangers. Taak - Dient de voorzitter van advies over aangelegenheden die onder de bevoegdheden van het Bureau vallen. - Stelt de lijsten met kandidaten op (artikel 125) voor voorzitter, ondervoorzitters, en voorzitters en leden van de kamers van beroep. Voorzitter van het Bureau - Benoemd door de Raad aan de hand van een door de raad van bestuur opgestelde lijst van ten hoogste drie kandidaten.
ST16817.NL12
28.9.2012
Begrotingscomité Samenstelling - Eén vertegenwoordiger van elke lidstaat en één vertegenwoordiger van de Commissie alsmede hun plaatsvervangers. Taak - Stelt de begroting en het financieel reglement vast, verleent de voorzitter kwijting, stelt de prijs van de rechercheverslagen vast. Beslissingen in verband met de aanvragen Worden genomen door: a) de onderzoekers; b) de oppositieafdelingen; c) de afdeling merkenadministratie en juridische aangelegenheden; d) de nietigheidsafdelingen; e) de kamers van beroep. Externe controle Rekenkamer. Kwijtingverlenende autoriteit Begrotingscomité van het Bureau. In 2011 (2010) ter beschikking van het Bureau gestelde middelen
Begroting 387 (365) miljoen euro. Personeelsbestand per 31 december 2011 687 (643) posten in de lijst van het aantal ambten, waarvan 629 (608) bezet + 116 (133) andere dienstverbanden (hulpfunctionarissen, gedetacheerde nationale deskundigen, plaatselijke functionarissen en uitzendkrachten, bijzondere adviseurs) Totaalaantal personeelsleden: 745 (741)
Producten en diensten in 2011 (2010)
Merken Aantal aanvragen: 105 859 (98 200) Aantal inschrijvingen: 93 849 (100 800) Aantal gevallen van oppositie: 17 026 (17 700) Beroep ingesteld bij de kamers van beroep: 2 622 (2 570) Hangende beroepen: 2 573 (2 157) Modellen en tekeningen Ontvangen: 87 473 (74 700) Ingeschreven: 77 665 (73 500)
Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens.
ST16817.NL12
28.9.2012
OHIM – Office for Harmonization in the Internal Market OHIM – Office de l’harmonisation dans le marché intérieur
ANTWOORD VAN HET BUREAU 12. De overeenkomst voor 2010 werd stilzwijgend verlengd; aangezien de overeenkomst voor 2011 pas in juni 2011 was afgerond, werd deze met terugwerkende kracht toegepast. Het minimale aantal te vertalen bladzijden was voor 2011 lager dan verwacht; derhalve kwamen partijen een compensatie overeen tot handhaving van het totale bedrag van 16,3 miljoen EUR. De bijbehorende begrotingsvastlegging heeft in de begroting van 2012 plaatsgevonden. Het Bureau heeft het beheer van alle transacties in één operationele eenheid gecentraliseerd teneinde de communicatie tussen de eenheden te bevorderen en valideringen achteraf van begrotingsverplichtingen te voorkomen. 13. Na het bezoek van de Rekenkamer zijn de aanvullende begrotingsvastleggingen vóór het einde van 2011 uitgevoerd. 14. Het Bureau neemt goede nota van de opmerkingen en zal blijven werken aan het verbeteren van de procedures en praktijken met betrekking tot de exactheid van de informatie over softwareontwikkeling. 15. Op 31 december 2011 beschikte het Bureau over kasmiddelen bij 9 banken in 6 lidstaten. Deze middelen waren geplaatst bij entiteiten met een rating van ten minste dubbel A, wat in overeenstemming is met de door het begrotingscomité opgestelde richtsnoeren voor financieel beleid, alsmede met de instructies van de Commissie. In 2012 heeft het Bureau bij nog twee centrale banken bankrekeningen geopend, teneinde de risico’s nog beter te spreiden. 16. Het Bureau legt de laatste hand aan richtsnoeren om de doorzichtigheid van zijn wervingsprocedures te verbeteren. Bovendien is het Bureau voornemens interne regels voor het functioneren van selectiecomités op te stellen. Het is praktijk bij het Bureau dat jury’s in hun eerste bijeenkomst de interpretatie van de sollicitatiecriteria bespreken, en de inhoud en structuur van het sollicitatiegesprek vaststellen. Deze bijeenkomst vindt plaats voordat de cv’s worden onderzocht. Het Bureau zal er in het bijzonder op letten dat elke vorm van onregelmatigheid bij de benoeming van selectiecomités wordt vermeden.
ST16817.NL12
