Dit verslag gaat vergezeld van de antwoorden van de Autoriteit en wordt binnenkort in het Publicatieblad van de Europese Unie bekendgemaakt

RAAD VA DE EUROPESE UIE

Brussel, 7 november 2008 (24.11) (OR. en)

15345/08

FI 461

IGEKOME DOCUMET van: de heer Vítor CALDEIRA, voorzitter van de Europese Rekenkamer ingekomen: 31 oktober 2008 aan: de heer Bernard KOUCHNER, voorzitter van de Raad van de Europese Unie Betreft: Verslag over de jaarrekening van de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid betreffende het begrotingsjaar 2007, vergezeld van de antwoorden van de Autoriteit Geachte heer Kouchner, Hierbij doe ik u in alle officiële talen van de Europese Gemeenschappen een exemplaar toekomen van het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid betreffende het begrotingsjaar 2007. Dit verslag gaat vergezeld van de antwoorden van de Autoriteit en wordt binnenkort in het Publicatieblad van de Europese Unie bekendgemaakt. Hoogachtend, (w.g.) Vítor CALDEIRA ________________________ Bijlage:

Verslag over de jaarrekening van de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid betreffende het begrotingsjaar 2007, vergezeld van de antwoorden van de Autoriteit

15345/08

fb DG G III

1

L

ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА

EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK

TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO

IL-QORTI EWROPEA TA’ L-AWDITURI

EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR

EUROPESE REKENKAMER

DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET

EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY

EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF

TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU

EUROOPA KONTROLLIKODA

CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ

ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕ∆ΡΙO

EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV

EUROPEAN COURT OF AUDITORS

CORTE DEI CONTI EUROPEA

EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE

COUR DES COMPTES EUROPÉENNE

EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA

EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN

CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA

EUROPOS AUDITO RŪMAI

EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN

Verslag over de jaarrekening van de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid betreffende het begrotingsjaar 2007

vergezeld van de antwoorden van de Autoriteit

12, RUE ALCIDE DE GASPERI L - 1615 LUXEMBOURG

TÉLÉPHONE (+352) 43 98 – 1 TÉLÉFAX (+352) 43 93 42

E-MAIL: [email protected] INTERNET: http://eca.europa.eu

2

INHOUD Paragraaf Inleiding

1-2

Betrouwbaarheidsverklaring

3-6

Opmerkingen

7 - 11

Tabellen 1 - 4 Antwoorden van de Autoriteit

ADB002385NL05-08PP-DEC058-08VO-RAS07-EFSA-OR.DOC

18.9.2008

3

INLEIDING 1.

De Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (hierna: 'Autoriteit') is

opgericht bij Verordening (EG) nr. 178/2002 van het Europees Parlement en de Raad van 28 januari 20021. De voornaamste taken van de Autoriteit zijn het verschaffen van de nodige wetenschappelijke gegevens voor de opstelling van de communautaire wetgeving en het verzamelen en analyseren van gegevens met het oog op karakterisering en controle van de risico's en onafhankelijke informatievoorziening daarover. 2.

Tabel 1 geeft een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van de

Autoriteit. Ter informatie zijn essentiële gegevens uit de door de Autoriteit opgestelde jaarrekening over het begrotingsjaar 2007 opgenomen in de tabellen 2, 3 en 4. BETROUWBAARHEIDSVERKLARING 3.

Deze verklaring is krachtens artikel 185, lid 2, van Verordening (EG,

Euratom) nr. 1605/20022 van de Raad aan het Europees Parlement en de Raad gericht. Overeenkomstig artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is zij opgesteld na onderzoek van de rekeningen van de Autoriteit. 4.

De rekeningen van de Autoriteit over het per 31 december 2007 afgesloten

begrotingsjaar3 werden overeenkomstig artikel 44 van Verordening (EG) nr. 178/2002 opgesteld door de uitvoerend directeur en naar de Rekenkamer gezonden, die een verklaring moet afgeven over de betrouwbaarheid ervan en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.

1

PB L 31 van 1.2.2002, blz. 1.

2

PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

3

Deze rekeningen werden op 25 juni 2008 opgesteld en zijn op 1 juli 2008 bij de Rekenkamer ingekomen.


18.9.2008

4

5.

De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig de

internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en ISSAI4, voor zover deze in de communautaire context van toepassing zijn. De controle werd gepland en uitgevoerd om redelijke zekerheid te verkrijgen dat de rekeningen betrouwbaar en de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn. 6.

De Rekenkamer heeft hiermee een redelijke grondslag ter onderbouwing

van de navolgende verklaring: Betrouwbaarheid van de rekeningen De rekeningen van de Autoriteit over het per 31 december 2007 afgesloten begrotingsjaar zijn op alle materiële punten betrouwbaar. Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen De onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening van de Autoriteit zijn over het geheel genomen wettig en regelmatig. De hierna volgende opmerkingen doen niets af aan de verklaring van de Rekenkamer. OPMERKINGEN 7.

De begroting 2007 van de Autoriteit beliep 52,2 miljoen euro, tegen

40,2 miljoen euro het voorgaande jaar. Zij omvatte bijdragen van de Commissie voor de voorbereiding van de toetreding van Kroatië en Turkije. Deze bijdragen hadden in de begroting als bestemmingsontvangsten moeten worden opgevoerd, maar werden in plaats daarvan behandeld alsof zij deel uitmaakten van de normale communautaire subsidie. Deze situatie was in strijd met artikel 19 van het Financieel Reglement.

4

Internationale Federatie van Accountants (IFAC) en Internationale Standaarden van Hoge Controle-instanties (ISSAI).


18.9.2008

5

8. Van de begrotingsmiddelen werd 8,6 miljoen euro naar 2008 overgedragen en 4,8 miljoen euro geannuleerd. Deze situatie was gedeeltelijk te wijten aan de vertraagde vaststelling en uitvoering van het jaarlijkse werkprogramma voor 2007 voor subsidies. De uit het voorgaande jaar overgedragen begrotingsmiddelen beliepen 7,9 miljoen euro, waarvan 4,5 miljoen euro voor beleidsactiviteiten waren bestemd (titel III). Meer dan 25 % van de uit het voorgaande jaar overgedragen begrotingsmiddelen voor beleidsactiviteiten moesten aan het eind van het jaar worden geannuleerd. De hiervoor beschreven situaties waren in strijd met het beginsel van jaarperiodiciteit en gaven blijk van gebreken in de programmering en budgettering van de geplande activiteiten. 9. In 2007 kon de Autoriteit haar wervingsdoelstellingen bereiken en in 273 van de 300 posten uit haar personeelsformatie voorzien. Uit de controle van de wervingsprocedures bleek dat doorgaans noch over de weging van de toe te passen selectiecriteria, noch over de drempelwaarden voor de overgang naar het volgende stadium van de vergelijkende onderzoeken een besluit was genomen door het selectiecomité binnen de in de vacature vastgestelde termijn. 10. Volgens het jaarlijkse uitzonderingenverslag over 2007 werden 252 aanvragen om uitzonderingen voor een totale waarde van 853 154 euro geaccepteerd. Meer dan 85 % van de uitzonderingen hield verband met kosten voor dienstreizen van nationale experts. Hieruit blijkt dat de Autoriteit haar beheer van de dienstreizen moet verbeteren om het aantal uitzonderingen te verminderen. 11. Ten aanzien van procedures voor het plaatsen van opdrachten werden de volgende onregelmatigheden geconstateerd: de financiële-evaluatieprocedure voor kadercontracten was niet duidelijk omschreven in de aanbestedingsdocumenten5, er waren specifieke contracten en/of aankooporders toegekend voor diensten die niet onder de desbetreffende kadercontracten vielen6, en technische evaluaties waren gebaseerd op

5

Vier gevallen.

6

Twee gevallen.


18.9.2008

6

kwaliteitscriteria en wegingen die in de aanbestedingsdocumenten niet duidelijk waren uitgelegd7. Deze gebreken deden afbreuk aan de doorzichtigheid van de procedures en dreigden de uiteindelijke selectie nadelig te beïnvloeden.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 18 september 2008. Voor de Rekenkamer

Vítor Manuel da Silva Caldeira President

7

Eén geval.


18.9.2008

7 Tabel 1 - Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (Parma) Communautaire bevoegdheden volgens het Verdrag Vrij verkeer van goederen

Bevoegdheden van de Autoriteit (Verordening (EG) nr. 178/2002 van het Europees Parlement en de Raad) Doelstellingen

(Artikel 37 van het Verdrag)

- Verstrekken van wetenschappelijk advies en wetenschappelijke en Bijdragen aan een hoog technische beschermingsniveau op het ondersteuning voor de gebied van de wetgeving en het volksgezondheid, de beleid van de veiligheid, de Gemeenschap in alle milieubescherming en de aangelegenheden die consumentenbescherming, direct of indirect op de daarbij in het bijzonder voedsel- en rekening houdend met alle voederveiligheid van nieuwe ontwikkelingen die op invloed zijn wetenschappelijke gegevens zijn gebaseerd (Artikel 95 van het Verdrag)

Gemeenschappelijke handelspolitiek

(Artikel 152, lid 4, sub b), van het Verdrag)

- Verstrekking van wetenschappelijke adviezen en studies; - bevordering van uniforme risicobeoordelingsmethoden;

Begroting

Samenstelling

52,2 (40) miljoen euro, waarvan 100 % (100 %) communautaire subsidie

14 door de Raad benoemde leden (in samenwerking met het Europees Parlement en de Commissie) en één Personeelsbestand per vertegenwoordiger van de Commissie. 31 december 2007 Taak

- analyse en samenvatting van wetenschappelijke en technische gegevens;

Werkprogramma en begroting opstellen en toezien op de uitvoering ervan.

- opsporing en karakterisering van nieuwe risico's;

+ 37 (55) andere Benoemd door de raad van bestuur op dienstverbanden basis van een door de Commissie (hulpfunctionarissen, opgestelde lijst van kandidaten en na horing arbeidscontractanten, door het Europees Parlement. gedetacheerde nationale deskundigen) 3 - Adviesforum

- Verzamelen en analyseren van gegevens opdat de risico's kunnen worden gekarakteriseerd en gecontroleerd.

Totaal aantal werknemers: 310 (228) ,

- verbetering van internationale samenwerking;

Eén vertegenwoordiger per lidstaat

waarvan er - 218 (149) uitvoerende en

- verstrekking van betrouwbare, objectieve en begrijpelijke informatie aan het publiek en de belanghebbenden;

Taak

- 92 (79) administratieve taken vervullen.

De directeur adviseren

4 - Wetenschappelijk comité en - bijdragen aan het systeem voor snelle waarschuwing wetenschappelijke panels van de Commissie. Opstellen van de wetenschappelijke adviezen van de Autoriteit 5 - Externe controle Rekenkamer

Geleverde producten en diensten

1) Als Europa’s instantie voor risicoanalyse verleent de EFSA wetenschappelijk advies waarop de risicobeheerders in de Europese Unie hun besluiten ter bescherming van de consumenten in de EU kunnen baseren. In dit verband werden naar aanleiding van de 205 verzoeken om wetenschappelijk advies die in 2007 bij de EFSA werden ingediend, 203 adviezen en 80 verslagen vastgesteld en gepubliceerd. Een voorbeeld van de impact van het wetenschappelijke werk van de EFSA is het advies dat in juli 2007 werd uitgebracht en waarin werd geconcludeerd dat de kleurstof rood 2G van een bedenkelijke veiligheid was. Dit leidde tot de onmiddellijke stopzetting van het gebruik ervan in voedsel.

300 (250) posten opgenomen 2) De algemene doelstelling van de communicatie-inspanningen van de EFSA is de doelgroepen en uiteindelijk de in de lijst van het aantal Europese consumenten duidelijke, consistente, samenhangende en tijdige boodschappen te verstrekken over ambten, kwesties in verband met voedsel. De voornaamste communicatie-instrumenten en de verkregen resultaten in 2007 waren: waarvan 273 (173) bezet,

2 - Uitvoerend directeur

Samenstelling

- Bijdragen tot een hoog niveau van bescherming van het leven en de gezondheid van de mens

In 2007 (2006) ter beschikking van de Autoriteit gestelde middelen

1 - Raad van bestuur

- ondersteuning van de Commissie;

- instelling van een systeem van netwerken van - Verstrekken van organisaties die op soortgelijk gebied actief zijn; onafhankelijke informatie over risico's - verlening van wetenschappelijke en technische op het gebied van bijstand bij crisismanagement; voedselveiligheid

(Artikel 133 van het Verdrag)

Volksgezondheid

Taken

Organisatie

- de nieuwe website met 1,5 miljoen bezoeken, meer dan 17 500 abonnees op de elektronische nieuwsbrief van de EFSA en 1 500 kijksessies per evenement met betrekking tot de webstreaming van vergaderingen van de raden van bestuur; - het persbureau van de EFSA dat 7 persconferenties organiseerde, 24 persberichten en verklaringen, 39 webnieuwsverhalen en 37 nieuwsberichten publiceerde; - de viering van het vijfjarig bestaan van de EFSA en het 50-jarig bestaan van het Verdrag van Rome vormden voor de EFSA de gelegenheid om nieuwe communicatieplatforms te gebruiken, hetgeen resulteerde in wetenschappelijke fora, voedselveiligheidstopontmoetingen en daarmee gepaard gaande evenementen met de lidstaten.

De samenwerking tussen de lidstaten en de EFSA is van cruciaal belang voor het algemene welslagen van het Europese voedselveiligheidssysteem en voor een toenemend vertrouwen bij de consument. Het adviesforum verbindt de EFSA met de nationale autoriteiten voor voedselveiligheid in alle lidstaten. Het adviesforum kwam in 2007 elk kwartaal bijeen. In het kader van de samenwerkingsstrategie dient een netwerk van nationale “brandpunten” als verbindingsschakel tussen de EFSA en de nationale autoriteiten. Eind 2007 hadden reeds 18 lidstaten een overeenkomst over een nationaal brandpunt met de EFSA ondertekend.

Om te garanderen dat de EFSA bereid is te reageren en de Europese Gemeenschap, met name de Commissie, te steunen, in noodgevallen of andere spoedeisende situaties, is in oktober 2007 een crisisoefeningsprogramma opgestart. De eerste crisisoefening is gehouden in januari 2008 (met het adviesforum) om de crisishandleiding te voltooien.

6 - Kwijtingverlenende autoriteit Parlement, op aanbeveling van de Raad

Bron: Door de Autoriteit verstrekte gegevens.

ADB002385NL05-08PP-DEC058-08VO-RAS07-EFSA-OR.XLS

18.9.2008

8 Tabel 2 - Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (Parma) - Begrotingsuitvoering voor het begrotingsjaar 2007 (1 000 euro)

ONTVANGSTEN

Herkomst van de ontvangsten

Communautaire subsidies

Andere ontvangsten

In de definitieve begroting van het begrotingsjaar opgenomen ontvangsten

UITGAVEN

Geïnde ontvangsten

52.207

48.193

p.m.

28

Bestemming van de uitgaven

Titel I Personeel

Titel II Administratie Titel III Beleidsactiviteiten

Bestemmings1 ontvangsten TOTAAL

p.m.

129

52.207

48.350

Bestemmingsontvangsten TOTAAL

Uit vorig(e) begrotingsjaar/jaren overgedragen kredieten

Kredieten van de definitieve begroting

betaald

overgedragen

geannuleerd

opgevoerd

geannuleerd

opgevoerd

vastgelegd

betaald

24.060

22.975

22.297

678

1.085

483

315

168

9.347

9.147

6.759

2.388

200

2.894

2.732

162

18.800

15.265

9.735

5.530

3.535

4.512

3.353

1.159

-

129

129

-

0

-

-

-

52.207

47.517

38.920

8.596

4.820

7.889

6.400

1.489

NB: De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen. 1

Terugbetaling door het Europees Vertaalbureau: het terugbetaalde bedrag is aangewend voor uitgaven in verband met vertalingen.

Bron: Door de Autoriteit verstrekte gegevens. Deze tabel vormt een samenvatting van de gegevens die de Autoriteit in haar jaarrekening heeft verstrekt. Geïnde ontvangsten en betalingen worden op kasbasis geraamd.


18.9.2008

9 Tabel 3 - Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (Parma) - Economische resultatenrekening over de begrotingsjaren 2007 en 2006

2007 EXPLOITATIEONTVANGSTEN Communautaire subsidies Overige ontvangsten

(1 000 euro) 2006

Totaal (a)

46.202 27 46.229

35.117 23 35.140

Totaal (b) OVERSCHOT/(TEKORT) UIT BELEIDSACTIVITEITEN (c = a-b) Opbrengsten van de financiële verrichtingen (e) Kosten van de financiële verrichtingen (f) OVERSCHOT/(TEKORT) UIT NIET-BELEIDSACTIVITEITEN (g = e-f) ECONOMISCH RESULTAAT VAN HET BEGROTINGSJAAR (h = c+g)

20.475 1.005 9.690 13.144 44.314 1.915 1 3 -2 1.913

16.014 771 8.303 8.950 34.038 1.102 3 4 -1 1.101

EXPLOITATIEUITGAVEN Personeelsuitgaven Uitgaven in verband met vaste activa Overige administratieve uitgaven Beleidsuitgaven

Bron: Door de Autoriteit verstrekte gegevens. Deze tabel vormt een samenvatting van de gegevens die de Autoriteit in haar jaarrekening heeft verstrekt; deze rekening werd opgesteld op transactiebasis.


18.9.2008

10 Tabel 4 - Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (Parma) - Balans per 31 december 2007 en 31 december 2006 (1 000 euro) 2007 VASTE ACTIVA Immateriële vaste activa Materiële vaste activa VLOTTENDE ACTIVA Voorfinanciering op korte termijn Vorderingen op korte termijn Overige vorderingen Kasmiddelen

2006 962 1.789

687 950

Totaal activa

354 97 478 11.308 14.988

224 43 112 10.607 12.624

Totaal passiva Netto activa

523 7.767 8.290 6.698

388 7.451 7.839 4.785

VLOTTENDE PASSIVA Voorzieningen voor risico's en lasten Crediteuren

RESERVE 4.785 3.684 Gecumuleerd overschot/tekort Economisch resultaat van het begrotingsjaar 1.913 1.101 Netto vermogen 6.698 4.785 Bron: Door de Autoriteit verstrekte gegevens. Deze tabel vormt een samenvatting van de gegevens die de Autoriteit in haar jaarrekening heeft verstrekt; deze rekening werd opgesteld op transactiebasis.


18.9.2008

EFSA - Europese Autoriteit voor Voedselveiligheid Autorité européenne de sécurité des aliments ANTWOORDEN VAN DE AUTORITEIT 7.

Sinds 2008 worden alle nieuwe projecten waarvoor de Autoriteit

specifieke bijdragen van de Commissie ontvangt, geregistreerd en gecontroleerd op begrotingslijnen voor bestemmingsontvangsten (C4). 8.

Het jaar 2007 was het eerste jaar waarin wetenschappelijke subsidies

werden gelanceerd. In 2008 werden verscheidene maatregelen genomen, zoals een vroege planning van de oproepen, sjablonen, een vademecum en extra administratieve ondersteuning om de publicatie van subsidieaankondigingen te versnellen. Tevens wordt al gewerkt aan de planning van subsidieaankondigingen voor 2009, en het is de bedoeling om enkele daarvan al in het najaar van 2008 te publiceren. Met de nieuwe overdrachtsprocedures en in overeenstemming met het principe van jaarperiodiciteit nam het percentage overdrachten in 2007 af (17 % van de definitieve begroting) in vergelijking met 2006 (22 %). In 2008 zullen hiervoor extra inspanningen worden geleverd. 9.

De weging van alle selectiecriteria en drempelwaarden voor opname in de

volgende evaluatiefase en/of op de reservelijst worden door het selectiecomité beslist in een voorafgaande beoordelingsvergadering, die plaatsvindt na de uiterste termijn voor het indienen van sollicitaties voor de desbetreffende vacature. Er wordt echter geen toegang tot de sollicitatiegegevens verleend voordat de wegingen vastliggen. De grote schommelingen in het aantal ontvangen sollicitaties maakt het moeilijk om vooraf het aantal kandidaten te bepalen dat op de reservelijst moet worden geplaatst. 10. Aanvragen voor uitzonderingen worden streng gecontroleerd en gerapporteerd. Het hoge bedrag van deze aanvragen (705 169 euro, m.a.w. 83 % van de totale waarde) is toe te schrijven aan verbintenissen achteraf die voornamelijk verband houden met wetenschappelijke contracten voor een specifieke eenheid waar nadien organisatorische wijzigingen werden doorgevoerd.

EFSA REP NL-OR.DOC

EFSA - Europese Autoriteit voor Voedselveiligheid Autorité européenne de sécurité des aliments

11. 1)

De vaststellingen in verband met de financiële-evaluatieprocedure

voor kadercontracten hebben betrekking op drie aanbestedingsprocedures die in 2005 en 2006 werden ondertekend, en op een kadercontract in 2007. In de toekomst zal de evaluatie van financiële offertes voor contracten tegen vaste prijzen worden gebaseerd op een vergelijkbare basis. Voor dit soort diensten werd voorlopig slechts 500 000 euro vastgelegd. 2)

De specifieke orders voor de desbetreffende diensten werden niet

uitdrukkelijk vermeld in het kadercontract, maar hielden steeds verband met het domein ervan (organisatie van evenementen). Voor toekomstige kadercontracten zullen extra inspanningen worden geleverd om een volledige beschrijving van de mogelijke diensten te verkrijgen. 3)

In het aanbestedingsdocument werden wel de wegingen en

kwaliteitscriteria uitgelegd, maar niet de weging van de deelcriteria. Ook al werd de aanvraag als voldoende transparant beschouwd, toch zullen de procedures in de toekomst worden verbeterd in de zin van de opmerkingen van de Rekenkamer.

EFSA REP NL-OR.DOC

Dit verslag gaat vergezeld van de antwoorden van de Autoriteit en wordt binnenkort in het Publicatieblad van de Europese Unie bekendgemaakt

Recommend Documents