Dipublikasikan Tahun 2012 oleh : STMIK STIKOM Bali Denpasar- Indonesia ISBN :

Dipublikasikan Tahun 2012 oleh : STMIK STIKOM Bali Denpasar- Indonesia

ISBN : 9786029876802

Panitia tidak bertanggung jawab terhadap isi paper dari peserta

i

PROCEEDINGS KONFERENSI NASIONAL SISTEM INFORMASI 2012 Ketua Editor Evi Triandini, SP.,M.Eng

Sekretaris Editor Luh Dwi Ari Sudawati, Amd.Kom

Anggota Editor Candra Ahmadi, ST.,MT I Ketut Dedy Suryawan, S.Kom I Gusti Rai Agung Sugiarta, ST Ni Komang Sri Julyantari, S.Kom Ni Kadek Sumiari, S.Kom

ii

KOMITE KNSI 2012 PENANGGUNG JAWAB : Drs. Dadang Hermawan, Ak.,MM Ketua Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer (STMIK) STIKOM Bali KETUA KOMITE PELAKSANA KNSI 2012 Evi Triandini, SP.,M.Eng STEERING COMMITTEE : Kridanto Surendro, Ph.D Dr. Rila Mandala, M.Eng Dr. Ir. Husni S Sastramiharja, MT

Prof. Iping Supriatna Dr. Ing. M. Sukrisno Drs. Dadang Hermawan Ak.,MM

PROGRAM COMMITTEE : Kridanto Surendro, Ph.D (ITB) Dr. Rila Mandala (ITB) Dr. Husni Setiawan Sastramihardja (ITB) Prof. Jazi Eko Istiyanto, Ph.D (UGM) Prof. Dr. Beny A Mutiara (Univ. Gunadarma) Retantyo Wardoyo, Ph.D (UGM) Agus Harjoko, Ph.D (UGM) Dra. Sri Hartati, M.Sc, Ph.D (UGM)

Zainal A. Hasibuan, Ph.D (Univ. Indonesia) Dr. Djoko Soetarno (Univ. BINUS) Prof. Ir. Arief Djunaedi, M.Sc.,PhD (ITS) Prof. Dr. Ir. Joko Lianto Buliali, MSc (ITS) Dr. Ir. Agus Buono, M.Si., M.Kom (IPB) Dr. Ir. Sri Nurdiati, M.Sc (IPB) Yudi Agusta, PhD (STIKOM Bali) Prof. Dr. M. Zarlis, M.Sc (USU)

PANITIA : I Made Sarjana Ni Luh Putri Srinadi IB. Suradarma Roy Rudolf Huizen I Ketut Dedy Suryawan Ni Made Kartini Ni Wayan Deriani Luh Dwi Ari Sudawati Desy Tri Puspasari Ni Made Kansa Putri Candra Ahmadi I Gusti Rai Agung Sugiartha Shofwan Hanief

Ricky Aurelius N Diaz I Made Budi Adnyana I Wayan Kardana I Gede Harsemadi Dian Pramana I Gede Putu Krisna Juliharta I Gusti Komang Oka M Dandy Pramana Hostiadi Ahmad Arfai Syukri I Gede Mudjana Zaenal Arifin I Made Sukerta Esron Rasi Oematan

iii

Ni Putu Anita Diastuti Andre Stafiyan Erma Sulistyo Rini Ida Ayu Kencana Dewi Ni Luh Ratniasih Gusti Agung Vony Purnama, Dian Permana Yoga I Gede Muriarka Tubagus Mahendra Kusuma I Gusti Ngurah Agung Dedy Panji Agustino I Wayan Budiarta Andri Setyia Raharjo

KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas perkenanNya, KNSI (Konferensi Nasional Sistem Informasi) tahun 2012 ini dapat diselenggarakan. KNSI 2012 merupakan event nasional tahunan yang diselenggarakan pertama kalinya pada tahun 2005 di Institut Teknologi Bandung (ITB), dan kemudian diikuti dengan penyelenggaraan kedua pada tahun 2006 di Universitas Pasundan. KNSI 2012 merupakan event ke delapan hasil dari kerjasama antara STIKOM Bali dan Institut Teknologi Bandung (ITB) untuk memberikan kesempatan kepada para praktisi dan akademisi saling berbagi ide dan pengalaman baru tentang disiplin ilmu Sistem Informasi. Dari konferensi yang dilaksanakan untuk ke delapan kali ini akan terbentuk masyarakat yang dapat menuntun perwujudan Sistem Informasi sebagai salah satu solusi yang mengantarkan kehidupan yang lebih baik bagi Bangsa Indonesia. Dalam KNSI 2012 ini telah terkumpul 392 draft full paper dari berbagai institusi pendidikan baik negeri maupun swasta. Setelah melalui proses reviewing dan editing maka paper yang berhasil lolos seleksi sebanyak 326 paper, namun paper yang akan dipublikasikan melalui proceeding sebanyak 287 paper karena ada beberapa makalah yang tidak dikirim ulang dari pemakalah setelah ada review dari reviewer. Adapun topik dalam KNSI 2012 meliputi bidang yang terkait dengan Sistem Informasi, tanpa maksud membatasi antara lain manusia, pendidikan, teknologi, organisasi dan budaya. Sistem Informasi pada perkembangan dua dekade yang lalu, para ahli Sistem Informasi menganggap bahwa sistem informasi adalah disiplin terapan yang di dasarkan pada bidang ilmu lain yang lebih fundamental dan merupakan disiplin acuan. Maka sejalan dengan perkembangan Sistem Informasi, disiplin acuan sistem informasi dibagi 3 yakni ; teori fundamental, disiplin dasar dan disiplin terkait. Maka dengan dilaksanakan KNSI 2012 di STIKOM Bali, yang merupakan institusi pendidikan TI pertama di Provinsi Bali dapat menjadi sebuah forum ilmiah yang dapat menghadirkan perspektif yang benar terkait ruang lingkup kajian sistem informasi yang seharusnya kajiannya terhadap teknologi informasi yang tidak lepas dari konteks individual, organisasi, dan sosial.

Sebagai akhir kata, kami seluruh panitia konferensi berharap koleksi paper yang dimuat dalam proceedings KNSI 2012 ini akan dapat bermanfaat bagi seluruh praktisi dan akademisi. Kami juga tidak lupa mengucapkan banyak terima kasih pada semua pihak yang telah membantu terlaksananya KNSI 2012 dan diterbitkannya proceedings KNSI 2012.

Denpasar, 20 Januari 2012 Ketua Komite Pelaksana

Evi Triandini, SP.,M.Eng

iv

DAFTAR ISI

Kata Pengantar...........................................................................................................

iv

Sambutan Ketua STIKOM Bali.................................................................................

v

Susunan Acara ...........................................................................................................

vi

Jadwal Sesi Presentasi ...............................................................................................

vii

Daftar Isi ....................................................................................................................

xii

Daftar Makalah ..........................................................................................................

xiii

Makalah .....................................................................................................................

1

Daftar Penulis ............................................................................................................ 1597

xii

DAFTAR MAKALAH No Makalah : 001

MENINGKATKAN MINAT MEMBACA SISWA SEKOLAH DASAR DENGAN METODE GLENN DOMAN BERBASIS MULTIMEDIA Farid Ahmadi

1

No Makalah : 002

STUDI PENERAPAN IT GOVERNANCE MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT DALAM MENDUKUNG LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI (STUDI KASUS AMIK XYZ) Desy Iba Ricoida, Mulyati

7

No Makalah : 004

DESAIN DAN IMPLEMENTASI QR-CODE DAN SMS-GATEWAY DALAM MENDUKUNG LAYANAN PERPUSTAKAAN DENGAN BERBASIS TERMINAL – CLIENT S.N.M.P Simamora, Cut Ratu Dwina Sari, Ferdian

13

No Makalah : 006

PEMANFAATAN BUSINESS INTELLIGENCE DALAM PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL: STUDI KASUS BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL Albaar Rubhasy, Zainal A. Hasibuan

19

No Makalah : 007

AUDIT SISTEM INFORMASI PENJUALAN KREDIT DENGAN METRIK RESIKO PENGENDALIAN MANAJEMEN KEAMANAN DAN OPERASIONAL Hari Setiabudi Husni, Tiffany, Ria Setiawan, Jeppry Sutoyo

25

No Makalah : 008

EXTENSIBLE BUSINESS REPORTING LANGUAGE (XBRL) DAN IMPLIKASINYA PADA GOOD CORPORATE GOVERNANCE (GCG) Arif Perdana, Liliyana

31

No Makalah : 010

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN MEMILIH NAMA ANAK ISLAMI MENGGUNAKAN METODE PROMETHEE Hannani, Dini Nurmalasari, Mardhiah Fadli

37

No Makalah : 011

MODEL PENGGUNAAN INTERNET (MOGUNET) BERDASARKAN TPB DAN CMUA DIEVALUASI MENGGUNAKAN SEM Dian Oktafia, Husni Satramihardja

43

No Makalah : 012

JOINT OWNERSHIP PADA TEKNIK WATERMARKING MENGGUNAKAN SKEMA SECRET SHARING UNTUK AUDIO DIGITAL Shelvie Nidya Neyman, Dewi Rosaria Indah, Fernissa Fahamalathi xiii

48

No Makalah : 236 STUDI PEMANFAATAN ACTIVE DIRECTORY UNTUK PENGELOLAAN SUMBER DAYA INFORMASI Defis Khoiru Ahmed, Sali Alas M No Makalah : 238 SISTEM PENGINGAT MENGGUNAKAN SMS DAN EMAIL GATEWAY Teddy Marcus Zakaria, Stephanie Agnes Wijaya No Makalah : 239 MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA PERUSAHAAN DISTRIBUTOR FARMASI DAN CONSUMER PRODUCT Asep Id Hadiana, Estiko Rijanto, Mira Kania Sabariah No Makalah : 240 PERBANDINGAN ALGORITMA BINERISASI PADA CITRA TULANG ABNORMAL TELAPAK TANGAN MANUSIA Agustinus Rudatyo Himamunanto, Hendrik Mendrova No Makalah : 241 IDENTIFIKASI KONFLIK PADA KEBUTUHAN NON-FUNGSIONAL BERBASIS STANDAR KUALITAS ISO/IEC 9126 Eka Mistiko Rini, Siti Rochimah No Makalah : 242 PENANGANAN PARAFRASA PADA ALGORITMA WINNOWING DALAM PERBANDINGAN DOCUMENT FINGERPRINT BERKAS TEKS LINTAS BAHASA Devi Karolita, Daniel Oranova Siahaan, Diana Purwitasari No Makalah : 243 USULAN MODEL HYBRID SYSTEMS THINKING UNTUK PENGGEMBANGAN SISTEM INFORMASI Gerald Kevin Suoth, Kridanto Surendro No Makalah : 244 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI GEOGRAFIS PERWAKILAN KONSULER ASING DI JAKARTA Ari Pambudi, Surya Ilham No Makalah : 245 FUZZY MULTI ATTRIBUTE DECISSION MAKING UNTUK REKOMENDASI TEMPAT WISATA (STUDI KASUS: SISTEM INFORMASI GEOGRAFIS WISATA SEJARAH DAN BUDAYA YOGYAKARTA) Timur Sahadewa, Laifa Humairo, Barkah Wahyu Budi Setiaji

xxx

911

916

922

928

933

939

945

951

957

Konferensi Nasional Sistem Informasi 2012, STMIK - STIKOM Bali 23-25 Pebruari 2012

No Makalah : 239

MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA PERUSAHAAN DISTRIBUTOR FARMASI DAN CONSUMER PRODUCT Asep Id Hadiana1, Estiko Rijanto22, Mira Kania Sabariah3 1,2,3

Program Magister Sistem Informasi Fakultas Pascasarjana Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Jalan Dipati Ukur Nomor 112 Bandung 1 [email protected], 2 [email protected], 3 [email protected]

Abstrak Keluarnya karyawan perusahaan dapat mengakibatkan sebuah perusahaan kehilangan sebagian pengetahuan yang mereka miliki. Hal ini tentu bisa menganggu operasional perusahaan. Untuk mengantisipasi kehilangan pengetahuan yang diakibatkan keluarnya karyawan dari perusahaan dengan berbagai alasan, maka perlu dilakukan upaya agar perusahaan tidak kehilangan pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan tersebut. Knowledge management atau manajemen pengetahuan adalah salah satu upaya untuk memanage pengetahuan, baik itu tacit knowledge ataupun explicit knowledge yang terdapat dalam sebuah organisasi. Berdasarkan permasalah tersebut, penelitian ini akan membahas tentang perancangan model KMS untuk perusahaan distributor farmasi dan consumer product. Perancangan model KMS dalam penelitian ini, mengadopsi 10 Step Knowledge Management Roadmap yang disusun oleh Amrit Tiwana. Kata kunci : Knowledge Management, KMS, Distributor Farmasi, 10 step Knowledge Management Roadmap, Kodifikasi

1.

mengadopsi 10 Step Knowledge Management Roadmap yang disusun oleh Amrit Tiwana.

Pendahuluan

Perkembangan teknologi informasi sudah berkembang begitu pesatnya. Hampir setiap lini kehidupan sudah tersentuh dan merasakan manfaat dari kehadiran teknologi informasi. Bagi sebuah organisasi atau perusahaan misalnya, teknologi informasi (TI) sudah menjadi bagian yang tidak terpisahkan untuk menunjang keberhasilan sebuah organisasi. PT. Bina San Prima adalah salah satu perusahaan di Indonesia yang bergerak dibidang distributor farmasi dan consumer product. Berdiri pada tahun 1994, perusahaan ini didirikan oleh Drs. Jahja Santosa, Apt., yang juga merupakan pemilik dari perusahaan farmasi terkemuka di Indonesia, yaitu SANBE Farma. Berdasarkan wawancara dengan asisten manager divisi IT PT. Bina San Prima, perusahaan sangat membutuhkan suatu cara untuk mengelola pengetahuan yang terdapat pada perusahaan agar dapat ter-manage dengan baik. Karena selama ini, kinerja perusahaan cukup terpengaruh ketika orang yang memiliki pengetahuan yang menonjol keluar dari perusahaan, apalagi jika sebelumnya proses transfer pengetahuan tidak berjalan dengan baik. Paper ini akan membahas perancangan model Knowledge Management pada perusahaan Distributor dan Consumer Product di PT. Bina San Prima dengan

2.

Landasan Teori

Ketika kita berbicara tentang knowledge management (KM), maka kita harus terlebih dahulu memahami tentang data, informasi, knowledge dan wisdom (kebijakan). Ketika kita sudah memahami tentang hal tersebut, maka kita akan lebih mudah dalam memahami. Menurut [7], seorang pakar sistem dan guru besar bidang perubahan organisasi yang bernama Russel Ackoff, menyatakan bahwa isi atau kandungan dari intelektualitas dan mentalitas manusia dapat diklasifikasikan dalam lima kategori, yaitu : a. Data : berupa simbol-simbol b. Informasi : data yang diproses agar dapat dimanfaatkan; informasi menjawab pertanyaan tentang “who”,”what”,”where”, dan “when”. c. Knowledge : merupakan aplikasi dari data dan informasi dan menjawab pertanyaan “how”. d. Understanding: mengapresiasi pertanyaan “why”. e. Wisdom: evaluasi dari understanding. 922


Data dapat pula merepresentasikan suatu objek sebagaimana dikemukakan oleh [3] bahwa “Data adalah nilai yang merepresentasikan deskripsi dari suatu objek atau kejadian (event) “. Berbeda dengan data, informasi merupakan suatu hasil dari pemrosesan data menjadi sesuatu yang bermakna bagi yang menerimanya, sebagaimana dikemukakan oleh [6] “Information is the outcome of extraction and processing activities carried out on data, and it appears meaningful for those who receive it in a specific domain .” Dengan demikian, dapat dijelaskan bahwa informasi merupakan sesuatu yang dihasilkan dari pengolahan data, agar menjadi lebih mudah dimengerti dan bermakna sehingga bisa menggambarkan suatu kejadian dan fakta yang ada. Menurut [2], pengetahuan merupakan justified true believe, dimana seorang individu membenarkan (justifies) kebenaran atas kepercayaannya berdasarkan observasinya mengenai dunia. Jadi bila seseorang menciptakan pengetahuan, ia menciptakan pemahaman atas suatu situasi baru dengan cara berpegang pada kepercayaan yang telah dibenarkan. Pengetahuan dapat dikategorikan menjadi tiga, yaitu pengetahuan inti (core knowledge), pengetahuan lanjut (advance knowledge) dan pengetahuan inovatif (innovative knowledge) [7]. Untuk bisa memiliki keunggulan kompetitif dibandingkan kompetitornya, suatu organisasi harus memiliki dan mengembangkan pengetahuan maju dan inovatif. Knowledge sebagian ditarik dari pengalaman, yang akan menghasilkan sound judgement dan wisdom [1]. Sehingga wisdom merupakan knowledge yang digunakan dalam membuat keputusan-keputusan yang menyangkut masa depan. Knowledge Management (KM) merupakan pengelolaan pengetahuan organisasi untuk menciptakan business value dan menghasilkan keunggulan bersaing. KM memungkinkan penciptaan, komunikasi dan aplikasi pengetahuan [5]. KM juga diartikan sebagai eksploitasi dan pengembangan aset pengetahuan dari sebuah organisasi dengan sebuah pandangan terhadap tujuan organisasi [1]. Secara umum, KM dibagi menjadi dua tipe: tacit knowledge dan explicit knowledge. Tacit knowledge adalah pengetahuan yang tersimpan dalam kepala seseorang. Tacit knowledge merupakan pengetahuan yang secara tidak sadar dimengerti dan diaplikasikan dalam tindakan. Tanpa sadar kita tahu lebih banyak daripada yang bisa kita katakan [4]. Menurut [2], Tacit Knowledge adalah sebuah knowledge yang sangat personal dan susah diformalisasikan serta tertanam di dalam tindakan-tindakan, prosedur-prosedur, rutinitas, komitmen, ide, nilai-nilai dan emosi.

3.

Metoda Penelitian

Dalam penelitian ini, metodologi KM yang digunakan adalah metodologi yang ditulis oleh Amrit Tiwana yaitu 10 Step Knowledege Management Roadmap. Metode ini dipilih karena memiliki beberapa kelebihan dibandingkan dengan metoda untuk perancangan KM lainnya. Kelebihan dari metode ini diantaranya adalah : 1. Memiliki tahapan yang jelas dalam perancangan KM, mulai dari tahapan analisa infrastruktur yang telah ada sampai dengan tahapan evaluasi KM yang dibangun. 2. Menyediakan Knowledge Management Assessment Kit (KMAK). KMAK ini berisi pertanyaan-pertanyaan kuisioner yang bisa membantu kita dalam merancang KM yang sesuai untuk kondisi perusahaan atau organisasi yang kita teliti. Namun dalam penelitian ini, tidak semua tahapan dalam metodologi tersebut digunakan. Penelitian ini hanya mencakup sampai langkah keenam dari 10 langkah dalam 10 Step Knowledege Management Roadmap yaitu create the knowledge management blueprint (membuat cetak biru KM). Secara garis besar, tahapan yang dilakukan dalam metodologi tersebut adalah : 1. Analisa infrastruktur yang sudah ada pada perusahana 2. Menyesuaikan KM dengan bisnis strategi perusahaan 3. Desain KM infrastruktur 4. Audit aset pengetahuan dan sistem yang sudah ada pada perusahaan. 5. Menyusun tim KM 6. Merancang blueprint KM Teknik pengumpulan data dilakukan dengan mendapatkan data primer dan data sekunder. Data primer didapatkan melalui kuesioner, observasi dan wawancara yang dilakukan pada perusahaan yang menjadi objek penelitian. Data sekunder didapatkan dengan melakukan penelitian kepustakaan dari berbagai litelatur yang berkaitan dengan Knowledge Management. Dalam penelitian ini didefinisikan beberapa operasional variabel yaitu : a. Strategi Pendekatan KM, yaitu strategi kodifikasi dan strategi personalisasi. b. Attribut pengetahuan untuk konten KMS yang digunakan untuk menentukan atribut penanda yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam pembangunan KMS. c. Diagnosa infrastruktur yang telah ada pada perusahaan. d. Pemetaan posisi pengetahuan perusahaan terhadap para pesaing 923


Berdasarkan data tersebut, perusahaan telah memiliki infrastruktur yang memadai untuk penerapan Knowledge Management System (KMS). Untuk mengimplementasikan KM, diperlukan sebuah tim yang akan bertanggung jawab terhadap kelangsungan KM di perusahaan. Tim ini akan dipimpin oleh seorang Manajer KM dengan beberapa orang yang menjadi anggota tim. Tim dapat dipilih oleh perusahaan berdasarkan latar belakang keahlian mereka. Namun penulis mengusulkan untuk manajer KM dipilih dari departemen IT, karena mereka memiliki latar belakang pengetahuan tentang infrastruktur teknologi yang ada di perusahaan. Namun tidak tertutup kemungkinan manager KM dijabat oleh orang dari departemen non IT. Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan pada perusahaan, dapat diketahui beberapa kondisi yang mendasari dibuatnya usulan blueprint dan arsitektur KMS seperti yang bisa dilihat pada gambar 2. Kondisi tersebut diantaranya adalah : 1. Kinerja perusahaan seringkali terganggu akibat keluarnya karyawan yang memiliki pengetahuan menonjol. 2. Pengetahuan yang ada pada perusahaan belum ter-manage dengan baik, sehingga pengetahuan tersebut tidak bisa digunakan secara maksimal untuk meningkatkan kinerja perusahaan. 3. Dalam perusahaan belum muncul budaya knowledge sharing, hal ini salah satu sebabnya adalah belum adanya wadah yang bisa digunakan untuk melakukan knowledge sharing secara maksimal. 4. Berdasarkan hasil survey terhadap infrastruktur yang ada pada perusahaan, dapat diketahui bahwa perusahaan telah memiliki infrastruktur yang memadai untuk KMS.

Gambar. 1 10 Step Knowledge Management Roadmap Gambar 1 adalah 10 Step Knowledge Management Roadmap yang disusun oleh Amrit Tiwana. Diharapkan dengan memakai roadmap ini akan memandu pengembangan dan implementasi KMS di pada organisasi yang dijadikan sebagai objek penelitian. Namun penelitian ini hanya dibatasi sampai pada tahap ke enam, yaitu membuat Knowledge Management Blueprint. Roadmap implementasi KM diharapkan dapat membantu perusahaan dalam merencanakan, merancang dan mengimplementasikan KMS. 4.

Hasil dan Pembahasan

Dari hasil kuisioner diagnosa infrastruktur, perusahaan sudah memiliki beberapa infrastruktur seperti dibawah ini : 1. Sudah terdapat Intranet. 2. Memiliki akses Internet. 3. Sudah mendukung remote access. 4. Memiliki bandwith yang cukup besar (512 Mbps). 5. Sudah memiliki LAN/WAN. 6. Sudah memiliki Webserver dan Mail Server. 7. Memiliki Virtual Private Network.

Gambar. 2 Usulan Arsitektur KMS di PT. Bina San Prima 924


5.

6.

tertentu. Tidak semua data BI ditampilkan pada KMS. Data Warehouse merupakan kumpulan data yang telah ditentukan, yang berasal dari beberapa database yang ada di perusahaan, misalnya database sistem informasi BSP Integrated System (BIS) Pusat dan dari database BIS cabang yang berada di kantor pusat, yang merupakan hasil replikasi dari berbagai cabang. KMS mempunyai database server tersendiri untuk menyimpan data yang terdapat pada KMS.

Fungsionalitas KMS pada satu perusahaan dengan perusahaan lain bisa berbeda tergantung kepada kebutuhan dan kondisi di perusahaan tersebut. Sebelum menentukan fungsionalitas yang akan dibuat dalam KMS, perlu terlebih dahulu mengetahui kondisi, kebiasaan dan proses bisnis yang ada pada perusahaan, sehingga kita akan mudah menentukan fungsionalitas apa yang dibutuhkan perusahaan dalam KMS yang akan dibangun. Pembangunan KMS dalam sebuah perusahaan harus disesuaikan dengan strategi, visi dan misi serta proses bisnis yang ada pada perusahaan tersebut. Dibawah ini adalah beberapa aktifitas perusahaan yang mendasari perlu dibuatnya KMS dan fungsionalitas yang terdapat didalamnya. 1. Karyawan sering melakukan sharing file melalui jaringan komputer. File disimpan di komputer salah satu karyawan, kemudian di-sharing melalui windows explorer yang terdapat pada komputernya dan karyawan lain bisa mengakses file tersebut melalui jaringan komputer. Hal ini mendasari perlu dibuatnya sebuah manajemen dokumen, sehingga akan lebih memudahkan karyawan dalam mengakses file tertentu yang selama ini disimpan di komputer karyawan, karena bila komputer karyawan tersebut dimatikan, maka file yang disharing tersebut tidak akan bisa diakses. 2. Penyebaran pengetahuan tacit berlangsung secara informal dan juga formal. Penyebaran secara formal biasanya melalui training dan upgrading yang dilakukan perusahaan setiap 6 bulan. Selama ini belum ada fasilitas khusus yang memungkinkan karyawan bisa bertukar pikiran untuk menyebarkan dan membagi pengetahuan yang dia miliki kepada karyawan lainnya. Untuk itu, dalam KMS yang akan dibangun, perlu dipikirkan sebuah media kolaborasi yang memungkinkan karyawan membagi ide, gagasan serta pengetahuan mereka untuk dapat dibagi kepada karyawan lainnya.

Gambar . 3 Usulan Alur Proses Arsitektur KMS di PT. Bina San Prima Dari gambar 3 dapat dijelaskan proses sebagai berikut : 1. KMS user bisa melakukan add, edit, update file pada KMS. File itu sendiri terdapat pada File Server. Setiap kali terjadi penambahan dan perubahan data, file server mengirimkan notifikasi kepada Web Server KMS, sehingga pada KMS data yang ditampilkan selalu data yang terbaru. 2. User KMS bisa melakukan browsing, mencari pengetahuan, menambah pengetahuan dan aktifitas lainnya yang dilakukan dengan cara mengakses alamat portal KMS yang telah ditentukan melalui web browser yang terdapat pada komputer user. 3. Email server berfungsi untuk melakukan push email kepada KMS user. Push email yang dimaksud disini adalah mengirimkan informasi dalam bentuk email secara otomatis dengan jadwal yang telah ditentukan oleh pengelola KMS. Email server juga berfungsi untuk membantu registrasi user KMS. 4. KMS bisa menampilkan data Business Intelligence (BI) yang terdapat pada Data Warehouse perusahaan. Namun data BI yang ditampilkan pada KMS hanya data tertentu saja, misalnya data tentang produk apa yang paling banyak dibeli, laporan tentang total penjualan selama periode 925


3.

4.

Berita-berita tentang kondisi terkini sangat dibutuhkan perusahaan, misalnya tentang regulasi pemerintah, prakiraan cuaca, berita tentang pesaing dan beberapa berita lainnya. Selama ini karyawan mengakses berita melalui internet, tapi tidak semua karyawan berhak mengakses internet yang disediakan perusahaan. Untuk itu perlu dibuat semacam fasilitas yang menampilkan berita-berita terbaru dari media masa dan internet yang bermanfaat bagi perusahaan. Ada seorang petugas khusus yang bertugas untuk memasukkan berita dan menampilkannya pada fasilitas KMS. Perusahaan sering mengalami kesulitan dalam menentukan personil yang akan bertanggungjawab untuk proyek tertentu, karena perusahaan tidak memiliki sebuah dokumentasi dan direktori keahlian karyawan. Saat ini pengetahuan tentang keahlian karyawan hanya menjadi pengetahuan tacit atasan karyawan yang bersangkutan, bahkan seringkali hanya menjadi pengetahuan tacit karyawannya saja. Untuk itu perlu dibuat semacam direktori keahlian karyawan, yang akan menampilan profil karyawan, keahliannya dan beberapa proyek atau tugas perusahaan yang pernah dia kerjakan.

Gambar. 3 Usulan fungsionalitas KMS di PT. Bina San Prima Penerapan KMS seringkali menemui kegagalan karena terlalu berfokus pada aspek teknologi. Dalam KMS ada tiga aspek penting yang bisa mendukung suksesnya sebuah KMS, yaitu people, process dan technology. Dalam banyak kasus, penerapan KMS seringkali terlalu berfokus pada aspek teknologi dan proses, sedangkan aspek manusianya terabaikan. Hal ini sering berakibat pada gagalnya penerapan KMS karena tidak didukung oleh manusianya. Untuk itu perlu dibuat sebuah skema yang bisa mendorong karyawan untuk bisa berkontribusi dalam KMS, diantaranya adalah dengan memberikan reward dalam bentuk insentif atau pengakuan tentang keahlian karyawan yang bersangkutan. Detail tentang jumlah dan bentuk insentif bisa disesuaikan dengan kebijakan dari perusahaan. 5.

Perusahaan sudah memiliki fasilitas business intelligence (BI) yang sangat membantu para manajer dan top level management dalam membuat beberapa keputusan tertentu, baik itu keputusan jangka menengah dan jangka panjang. Namun fasilitas BI ini hanya bisa diakses oleh manajer dan top level management, sehingga pengetahuan yang ada pada BI hanya menjadi pengetahuan pihak manajemen. Beberapa data dari BI bisa menjadi pengetahuan yang bisa diakses tidak hanya oleh pihak manajemen, misalnya cabang mana yang penjualannya paling tinggi. KMS bisa mengakomodasi hal ini dengan menampilkan data business intelligence. Fasilitas business intelligence di KMS hanya bisa diakses oleh pihak tertentu, misalnya pihak manajemen perusahaan. Tapi sangat dimungkinkan pihak beberapa orang dari manajemen perusahaan menjadi seorang kontributor KMS dengan menulis pengetahuan yang bisa dikonsumsi oleh karyawan, sehingga data dari BI bisa menjadi sumber pengetahuan baru di KMS. Berdasarkan kondisi diatas, pada penelitian ini, penulis mengusulkan beberapa fungsionalitas yang harus ada pada KMS yang akan diterapkan pada PT. Bina San Prima. Gambar 3 bisa menggambarkan beberapa fungsionalitas yang diusulkan oleh penulis.

Kesimpulan dan Saran

Dari penelitian yang telah dilakukan dapat ditarik beberapa kesimpulan, yaitu : a. Terbentuknya model KMS yang dapat diterapkan pada perusahaan dengan menggunakan infrastruktur dan pengetahuan yang sudah terdapat di perusahaan. Strategi perancangan KMS yang ada pada penelitian ini adalah pada perusahaan distributor dan consumer product. Perancangan KMS dimulai dengan pelaksanaan Audit KMS menggunakan Knowledge Management Assessment Kit (KMAK) yang dapat membantu mengetahui berbagai hal yang bisa mendukung kesiapan organisasi dalam menerapkan dan merancang KMS. Model KMS yang terbentuk terdiri dari usulan arsitektur KMS, fungsionalitas yang harus ada pada KMS, pembentukan tim KM. Model blueprint KMS yang dirancang pada penelitian ini menggunakan infrastruktur yang sudah ada pada perusahaan, sehingga perusahaan tidak mengeluarkan biaya lagi untuk membeli infrastruktur yang baru. b. Penelitian ini hanya terbatas sampai perancangan Model KMS, untuk selanjutnya bisa ditindaklanjuti dengan proses pembangunan KMS. Penerapan diharapkan akan membantu perusahaan dalam mengelola pengetahuan, sehingga bisa mengatasi 926


permasalahan yang timbul ketika orang yang memiliki pengetahuan keluar dari perusahaan. Daftar Pustaka: [1]

Davenport, Thomas & Prusak, Laurence, Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know. Harvard: Harvard Business Press, 1998.

[2]

Nonaka, Ikujiro & Takeuchi, Hirotaka, The Knowledge-Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. Oxford: Oxford University Press, 1995. Setiawan, Wawan. dan Munir, Pengantar Teknologi Informasi : Basis Data. Bandung : Universitas Pendidikan Indonesia, 2006. Sveiby, K. E, The New Organizational Wealth: Managing & Measuring Knowledge-Based Asset. Berrett-Koehler, 1997. Tiwana, A, The Knowledge Management Toolkit: Orchestrating IT, Strategy, and Knowledge Platforms (2nd Edition). Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall, 2002. Vercellis, Carlo, Business Intelligence: Data Mining and optimization for Decision Making. John Wiley & Sons, 2009. Zack, Michael, An Architecture for Managing Explicated Knowledge, Sloan Management Review, 1998.

[3]

[4]

[5]

[6]

[7]

927

Dipublikasikan Tahun 2012 oleh : STMIK STIKOM Bali Denpasar- Indonesia ISBN :

Recommend Documents