Leeuwarden, september 2010
Na weer een verbazend rijk seizoen als Meeting Designer, kijk ik terug en probeer te begrijpen wat ik leerde in de afgelopen 10-12 maanden. Ik heb dat maar eens in een briefachtig artikel vervat, geschreven aan de ruime kring mensen om me heen die ik met regelmatige onregelmatigheid ontmoet in mijn werk. Netwerk is niet helemaal het juiste woord, kring is beter. Want als je werk professionele intimiteit vraagt, verandert de betekenis van je netwerk. Er ontstaan zoiets als een kring van mensen die ook vaak bij elkaar passen volgens het Siciliaanse principe: “your friend is my friend (I will not kill him)”. Deze kring maak ik graag deelgenoot van leerervaringen die misschien niet alleen voor mij waardevol zijn. Bij deze. In de voetnoten staan de projecten beschreven die me dit inzicht gaven dit jaar. Mijn leerconclusies heb ik onderstreept. Veel plezier met lezen en bel me als het gaat kriebelen bij een van de beschrijvingen: +31 6 55 33 76 40, Eric
Hoe maak je een dialoog leuk, makkelijk en vruchtbaar? Dit seizoen ‘09-‘10 stond absoluut in het teken van moeilijke dialogen. Let wel, niet inhoudelijk, Rocketscience-achtige, moeilijk. (Al lijkt me dat een heerlijk onderwerp!) Maar moeilijk vanuit het perspectief van de opdrachtgever vanwege de vraag “hoe gaan we de dialoog in hemelsnaam zinvol vormgeven…”. Omdat het mijn werk is die moeilijke bijeenkomsten te laten slagen, denk ik veel na over de succesfactoren van dialoog. Hier zijn er een paar: Succesfactor Veiligheid Veiligheid is een absolute must als je een dialoog wilt laten slagen. Veiligheid voor de deelnemers om een stap extra te doen, iets uit te proberen, dingen te zeggen tegen onbekende anderen, open te zijn, te kunnen luisteren. En ook veiligheid voor de opdrachtgevende organisatie, om tot echt resultaat te komen, zonder gezichtsverlies. Vaak wordt veiligheid verward met conventionaliteit.1 Dan maakt men de keus niet na te denken over de vraag of de conventionele bijeenkomstvormen toereikend zijn, vanuit de aanname dat vernieuwing sowieso onveilig is. En dat is niet zo. Niet per definitie! Ook nieuwe werkvormen kunnen heel veilig worden aangeboden! 2 Veiligheid opbouwen vraagt empathie. Je niet allen verplaatsen in andere individuen, maar vooral in GROEPEN andere mensen. Dat hoort bij het werk van een Meeting Designer. Want in het Design dient de veiligheid besloten te liggen. Bijvoorbeeld al in de aanloop naar een dialoog. Veiligheid ontstaat als je deelnemers een rustige opbouw gunt, 3 soms zelfs weken voor de bijeenkomst. Eerst een relatie leggen en dan binnen die relatie langzaamaan bewegen naar een werkvorm die de kern, de dialoog, beter blootlegt. Goed design gaat dus hand in hand met goede facilitering. Belangrijk is dat je als facilitator de inhoud goed blijft volgen, ook al is dat inhoud die je een paar weken daarvoor nog helemaal niet kende. Ik heb gemerkt dat het lekendom een pré kan zijn. Door als buitenstaander door te vragen gaat blijft het proces in de bijeenkomst transparant en komt de dialoog niet in doodlopende steegjes terecht. Dat geeft overigens instant veiligheid. Deelnemers voelen zich niet
op hun gemak als de bekende stokpaardjes voorbij galopperen. Als buitenstaander heb je dus een pré.4 Vreemd genoeg zijn sociaal adequate mensen niet altijd direct in staat tot een goede dialoog. Het blijft onveilig om in de Nederlandse context te gaan staan en tegen een groep mensen te zeggen: “ik weet dat gewoon wel”. Daar stuit je op een culturele drempel. Wij Nederlanders vinden dat not done. Sociale vaardigheid is zeker geen garantie voor veiligheid tijdens plenaire participatie. 5 Internationaal zijn er grote verschillen in de mate waarin mensen zich velig voelen tijdens plenaire participatie. Amerikanen hebben duidelijk minder moeite met het positioneren van zichzelf. Ze gaan staan en zetten zichzelf moeiteloos in de schijnwerpers. Dat is soms heel anders. Ik zag ooit een Koreaanse minister op een congres in zijn eigen land beven als een rietje bij een voordracht vanaf een papier. Lees Geert Hofstede en je begrijpt waarom. Succesfactor Atmosfeer Een dialoog is een gebeurtenis die zich uitstrekt in de tijd, waarin minimaal twee mensen ideeën en zienswijzen uitwisselen en vervolgens op zoek gaan naar nieuwe inzichten. Essentieel voor een goed Meeting Design is de atmosfeer waarin mensen dat uitwisselen en zoeken normaal gaan vinden. De oude Griekse wijzen begonnen er in de Westerse wereld mee, vraag en antwoord op het centrale plein in de stad. Door zelf vragen te stellen, en interesse te tonen in het antwoord kwam de dialoog op gang. Ze gaven les door te vragen, en ongetwijfeld zelf ook veel te leren. Leren en onderwijzen is het zelfde proces maar dan van twee kanten bezien. Een goede onderwijzer kan ook goed luisteren en een goede leerling kan ook goed verwoorden wat hij of zij ziet. Zo vraagt het scheppen van een dialoog-atmosfeer een wederkerig proces, van zenden en ontvangen. De wet die altijd speelt is: aandacht voor mensen is besmettelijk. 6 En als dat goed gaat komt er veel inbreng. Die inbreng dient gekoesterd te worden. Deelnemers zijn altijd gespitst op wat er met hun inbreng gebeurt. Als ontwerper bouw je veel momenten in waarin deelnemers worden aangesproken op wat ze zelf weten, dat is goed voor de dialoog. Vervolgens zorg je er voor dat die uitspraken ook vorm krijgen door ze bijvoorbeeld op een bord te schrijven. Zo koester je de eigen inbreng, en ontstaat er de rust die nodig is om te blijven luisteren. Doordat hun inbreng zichtbaar is vastgelegd kunnen deelnemers door, anders blijven ze hangen. Niet oordelen maar vormgeven is de boodschap. 7 Succesfactor Design op basis van doelen Meeting Design is de kunst om werkvormen aaneen te rijgen die de doelen van de bijeenkomst naderbij brengen. In MindMeeting ontwikkelde ik twee tools om die doelen goed in kaart te brengen. Het eerste stuk gereedschap heet Content Flow Analyse en helpt de bijeenkomsteigenaar te beschrijven hoe de inhoud tijdens de bijeenkomst moet gaan stromen. Een goed beeld van de gewenste Content Flow levert essentieel begrip op om te gaan ontwerpen. 8 Als je dan gaat ontwerpen heb je als ontwerper gevoel voor opbouw nodig. Wat komt er eerst en wat is er nodig om het mentaal en fysiek voor deelnemers aantrekkelijk te houden. Een mens kan niet 3 uur op een stoel zitten naast steeds dezelfde andere personen. Niet als je tenminste dialoog nastreeft. Dat pikt het lijf gewoonweg niet. Dialoog betekent mentale beweging en mentale beweging kan niet zonder fysieke beweging. Een goede vriendin heeft op haar visitekaartje staan: If the body moves, the mind will change. De omgeving bepaalt hoe het lijf zich gedraagt, en dus hoe de geest beweegt. Dat geldt niet alleen voor bijeenkomsten maar ook voor de voorbereidende vergaderingen. Ik leerde daar een harde les over. Een beginnersfout bijna, ja, zo gaat dat soms. Een moeilijke dialoog in de voorbereiding behoeft ook Meeting Design. 9 Ook in de voorbereiding ben je Meeting Designer.
Om de gewenste ervaringskant van een bijeenkomst helder te definiëren gebruiken we de Experience Concept Analyse. We zoeken naar een bijeenkomst uit het alledaagse leven die precies die ingrediënten heeft die de opdrachtgever voor zijn bijeenkomst ook wil. Zo ontstaat een gemeenschappelijke verstandhouding over de Look and Feel van de bijeenkomst. Afgelopen zomer gaf ik met MindMeeting een driedaagse cursus Meeting Design in Italië, en spraken we met een internationaal gezelschap uitvoerig over deze zaken. We ontdekten dat mensen uit andere culturen andere blauwdrukken in zich meevoeren. Waardoor ze ook anders reageren op formats. Toen we een groep Fransen en Italianen hoorden samenvatten wat volgens hen de essentie van een Nederlands kraambezoek was waren we allemaal getroffen door de helderheid van hun analyse en de vreemdheid die in hun woordkeus lag besloten. En we werden er giechelig van als Nederlanders. Als Meeting Designers noemen we de blauwdrukken Elementary Meetings. Als Meeting Designer ben ik nog lang niet uitgeleerd hier over, maar 1 ding staat vast: De invloed van Elementary Meetings op gedrag van deelnemers is groot. 10 Als Meeting Designer heb je een heel arsenaal aan blauwdrukken tot je beschikking, die tot verschillend gedrag kunnen leiden als je ze toepast in de Design. “Dat geeft de burger moed”, zou mijn moeder zeggen. Ten Slotte. Meeting Design blijft een fascinerend vak dat volop in beweging is. Vanuit veschillende hoeken in het maartschappelijk veld komen bewegingsimpulsen. Vanuit de ICT- techniek komen er steeds nieuwe applicaties die groepsdialoog mogelijk maken desnoods met 1000 man tegelijk, bijvoorbeeld de techniek van Synthetron. 11 Het moderne hersenonderzoek, de bevindingen over de invloed van bepaalde stoffen op ons gedrag, hormonale wisselwerkingen en gedragsonderzoek bij mens en dier leveren voortdurend materiaal op om over na te denken. Malcolm Galdwell beschrijft in zijn boekje What the Dog Saw 12 hoe honden naar lichaamstaal kijken en welke conclusies ze daar uit trekken. Dat geeft te denken. Wat weten we eigenlijk al van de dynamiek tussen deelnemers en hoe dialoog verandert onder invloed van geur, kleur, het streepjespak van de dagvoorzitter en de warmte van de kop koffie die je vast hebt als je met een onbekende spreekt? Hoe ik aan dat laatste deel van de vraag kom? Ik zocht naar priming en vond een fascinerend onderzoek. 13 Conclusie: ik weet nog bijna niets.14 Een goede herfst en veel mooie bijeenkomsten toegewenst,
Eric
Meeting Designer MindMeeting De Wet van Thomas
1
ETF werkt als EU agentschap in een politiek gevoelig veld aan beroepsonderwijs in landen buiten de Gemeenschap. Tijdens een conferentie in Brussel voorbeeldprojecten tonen, is dan ook geen sinecure. Wat laten we zien, wie kijkt er bij wie, wie staat er naast wie, en welke talen spreken we? We vonden de oplossing in een strak geregisseerde Powerstand tentoonstelling. Innovatief en toch veilig omdat het zo goed in elkaar zat. Maximaliseren van opbrengst door regie en een helder omkaderd concept. (een Powerstand is een symbolisch voorwerp op een voetstuk, dat een bepaald aspect van je project belichaamt) Door het voorbeeldproject 3D te maken voorkwamen we een eindeloze woordenvloed en bespaarde ETF op kosten voor stands met folderrekken en lullige zitjes. De veiligheid voor de organisatie zat hem in de gedegen uitleg en heldere regie. 2
Een zaal in Turijn vol vertegenwoordigers van onderwijsorganisaties uit 22 landen die samen een logo ontwerpen voor hun gezamenlijke project. Dat bedachten we voor een ander project van ETF. Samen met een grafisch kunstenaar die life tekende, en overleg gebogen over tekenvelletjes. Key was de stevige verankering bij de ETF mensen die het project dragen. Daardoor niet conventioneel maar wel heel veilig. En met een grote opbrengst: een echt gezamenlijke start, en een mooi logo. 3
Een accountantskantoor wilde met haar medewerkers praten over de toekomst. Ik bedacht een programma dat de ramen flink tegen elkaar open zette. Ik was me bewust van het afbreukrisico, dus 4 weken van te voren ging ik met een fotograaf naar het kantoor en vroeg aan mensen wat hun dierbaarste plek op het kantoor was. Daar maakte we een foto van, die we tijdens de bijeenkomststart geprint op canvas cadeau deden. De fotosessie ging niet ongemerkt voorbij, en werkte als een eerste kennismaking met “anders en toch leuk!” Op de dag zelf gebruikten we dans, fotografie en filosofie om de vraag te benaderen hoe de toekomst van het kantoor er uit zou kunnen zien. Ooit een accountant zien dansen samen met 4 vrouwelijke medewerkers? 4
Voor een Hogeschool begeleidde ik een tweedaagse op Ameland, om met alle docenten het curriculum van de betreffende opleiding te herontwerpen. Mijn lijn was: wat doe je als opleiding? Voor wie doe je het? Op welke onderscheidende wijze? En vanuit welke Identiteit? Door die lijn vast te houden ontstond er een nieuw grid waar de, deels bekende, argumenten van de docenten een nieuwe positie in kregen. Dat werkte! Terwijl ik van de inhoud zelf weinig afweet, is het zo toch prima te begeleiden.
5
Dat merkte ik in het ontwerp van een ochtend voor Verenigingsbegeleiders van de KNVB. Leuke mensen, met veel sociale ervaring, met inzicht in de proceskant van hun werk en met contacten vol aanwezig in de maatschappij. Toen ik ze vroeg met antwoorden te komen op praktische vragen van collega’s stokte het even. De veiligheid om plenair met antwoorden te komen, was er zeker maar dat is soms nog niet genoeg om echt tot vooruitgang te komen. Met heel veel aandacht en rust kwam het toch op gang, en werd de bijeenkomst een model voor crowdsourcing: welke antwoorden zijn er in een grote groep mensen op vragen die die zelfde groep stelt? Iedere verenigingbegeleider heeft een document waarin de oplossingen staan beschreven met naam en toenaam van degene die de oplossing heeft ingebracht, en ook al eerder uitgevoerd overigens! 6
Een grote bijeenkomst met Contractors van een oliemaatschappij over veiligheid begon met een interview met drie slachtoffers van bedrijfsongevallen. Ik stelde korte vragen en reageerde op de antwoorden. Doodse stilte en intense aandacht van de hele zaal. De rest van de dag was er veel aandacht voor elkaars
motieven. Het slot was een gesprek met de directie die heel adequaat reageerde op voorstellen van de zaal. Een dialoogdag optima forma. 7
Als procesbegeleider was ik verantwoordelijk voor de totstandkoming van het halffabricaat Deltaplan Fryske Tsjerken (Friese kerken) in opdracht van de provincie Fryslân. We startten met twee bijeenkomsten waarin kerkbestuurders en betrokkenen elkaar ontmoetten en we ze lieten praten over hun problemen rond het behoud van hun kerkgebouw. Door hun uitspraken in te vullen op een matrixbord konden we in de tweede helft van de bijeenkomst mensen die hun kerk WEL succesvol beheren laten reageren met oplossingen voor de diverse problemen. Zo ontstond een beeld van actuele problemen en actuele oplossingen. Met als conclusie dat veel problemen wel op te lossen zijn, als je maar luistert naar anderen. Deze matrixborden zijn de basis gaan vormen voor het plan. 8
Voor de Politieacademie ontwierp ik een Kennisdag rond nieuwe media. De Content Flow Analyse leverde een beeld op hoe deelnemers zich mentaal en fysiek zouden moeten bewegen in het overvloedige aanbod van allerhande workshops, lezingen en experimenten. Ineens werd duidelijk dat sommige workshops helemaal niet integraal bezocht hoefden te worden, en andere wel, en dat er een gezamenlijke maaltijd aan het eind moest plaatsvinden. Het was een fascinerend proces, waarin ik intensief met twee medewerkers van de Academie tot werkvormen kwam. Door interne strubbelingen is de Kennisdag 2010 uiteindelijk afgelast. Was ik dan toch de veiligheid binnen de organisatie vergeten te bewaken?
9
Voor de WHO in Geneve werkte ik 8 uur aan een advies over een conferentie in Bangkok. Halverwege de middag legde ik mijn ideeën voor aan het team, mensen van een afdeling die ook logistiek organisatorisch voor de conferentie verantwoordelijk zijn. We zaten in een benauwd kamertje, tegenover elkaar, met te weinig introductietijd en een geïmproviseerde agenda. Er volgde een merkwaardig gesprek met als uitkomst: prima operatie, patiënt overleden. Te veel onrust, te veel onwennigheid, te weinig geestelijke en fysieke ruimte om nieuwe ideeën binnen te laten. Jammer. Soms kan snel, sneller, snelst gewoon niet. 10
Ik ontwierp een competitief ideeën spel voor tijdens een grootschalige netwerkbijeenkomst ergens in Noordnederland. In mijn ogen straalde de netwerkbijeenkomst vanaf het allereerste moment voor de deelnemers maar 1 boodschap uit: U bevindt zich op een beurs. Dat bracht beursgedrag met zich mee, waardoor deelnemers zich veel consumptiever opstelden dan een netwerkbijeenkomst eigenlijk vraagt. In de uitvoering van ons eigen onderdeel merkten we dat deelnemers geen vanzelfsprekendheid ervoeren in het participeren in dialoog. De wetmatigheden die bij een bepaald soort bijeenkomst horen zijn niet meer uit te wissen als ze eenmaal omarmt zijn. Je gaat toch tijdens een kerkdienst ook geen vragen stellen aan de dominee? Als Meeting Designer probeer je in de aanvangsfase van een bijeenkomst zo goed mogelijk het gewenste gedrag te introduceren door deelnemers duidelijk te maken in welk soort bijeenkomst ze zich bevinden. Gaat dat mis dan kan je niet meer terug, gaat het goed dan heb je er er de hele dag plezier van. 11
www.synthetron.com
12
http://www.gladwell.com/dog/index.html
13
Het onderzoek komt in grote lijnen neer op het volgende: Als je een warm voorwerp vasthoudt terwijl je met een onbekende spreekt zal je die persoon
ongemerkt een warmer karakter toedichten dan wanneer je een koud voorwerp vast houdt. Ik hoop dat je deze brief als een warm voorwerp ervaart… 14
Hopelijk net genoeg om als Meeting Designer van nut te kunnen zijn. Laat ik overigens wel helder zijn over de ambitie die in mijn vak besloten ligt. Ik denk dat Meeting Design bijvoorbeeld de Klimaatconferentie in Kopenhagen had kunnen redden, dus er is nog een hoop goeds te doen, en dat hoop ik samen met jullie te kunnen doen.
