RESTRUKTURISASI ORGANISASI UNTUK PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK (Studi Kasus Pembentukan Dinas Perizinan Kota Yogyakarta)
TESIS Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Mencapai Derajat Sarjana S-2 Program Studi Magister Administrasi Publik
Diajukan Oleh :
DEWI UTAMI PRATAMARINI 19736/PS/MAP/06
Kepada
PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA 2007
Tesis RESTRUKTURISASI ORGANISASI UNTUK PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK (Studi Kasus Pembentukan Dinas Perizinan Kota Yogyakarta) dipersiapkan dan disusun oleh Dewi Utami Pratamarini
telah dipertahankan di depan Dewan Penguji pada tanggal 14 Agustus 2007
Susunan Dewan Penguji
Pembimbing Utama
Anggota Dewan Penguji Lain
r~ Dr. Wahyu 1 Kumorotomo ..................................................................
-
... ~~~.~: ..r?,.~:..~~.~~..~~.i.Y.~~!~ .............
Pembimbing Pendamping I
curs; ¥uy11;r--~ ..................................................................
M.Si
Pembimbing Pendamping ll
··········································· ...................... Tesis ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Magister
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa dalam Tesis ini tidak teniaplt karya yang pemah diajukan untuk memperoleh gelar kesaJjanaan di suatu Pergmuan Tinggi, dan
sqmtjang pengetahuan saya juga tidak terdaprt karya dan pendapat yang pemah ditulis atau diterbitkan oleb orang
1~
kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah ini dan
disebutkan dalam daftar pustaka. Yogyakarta,
14 Agustus 2007
Dewi Utami Pratamarini
Ill
KATAPENGANTAR
Puji
syukur penulis
panjatkan
kehadirat Allah
SWT
yang telah
meiimpahkan rakhmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan karya tulis ini dengan judul "Restrukturisasi Organisasi Untuk Peningkatan Kuallitas Pelayanan Publik (Studi Kasus Pembentukan Dinas Perizinan Kota Yogyakarta)", untuk memenuhi sebagian persyaratan untuk mencapai derajat Srujana S-2 Program Studi Magister Administrasi Publik Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta. Penulis menyadari bahwa proses penulisan tesis ini tidak dapat terlaksana tanpa dukungan, bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh sebab itu pada kesempatan yang baik ini, ucapan terima kasih yang sebesar-besamya penulis haturkan kepada yang terhormat : 1. Pimpinan Pusbindiklatren Bappenas Jakarta yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melanjutkan studi pada Program Magister Administrasi Publik Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. 2. Bapak Walikota Yogyakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melanjutkan studi pada Program Magister Administrasi Publik Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. 3. Bapak Dr. Wahyudi Kumorotomo, MPP selaku dosen pembimbing yang telah berkenan meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, petunjuk dan dorongan selama penyusunan tesis ini. 4. Bapak Prof Dr. Agus Dwiyanto dan Bapak Drs. Yuyun PurbokusUl)lo, M.Si selaku Penguji da]am Ujian Tesis yang telah memberikan masukan, kritik dan saran untuk penyempurnaan tesis ini.
IV
5. Penge]o]a Program Magister Administrasi Publik UGM Yogyakarta beserta staff
serta Bapakllbu Dosen/Staff pengajar Program Magister Administrasi Publik UGM Yogyakarta yang telah banyak memberikan bantuan baik dibidang Akademis maupun Administratif dalam penu1isan tesis ini 6. Para narasumber, khususnya dari Dinas Perizinan, Bagian Organisasi dan Bagian Tata Pemerintahan Setda Kota Yogyakarta yang telah memberikan berbagai data dan informasi yang dibutuhkan dalam penu1isan tesis ini. 7. Rekan-rekan Kelas Khusus Bappenas dan Kelas Khusus Pajak Program Magister Administrasi Publik Universitas Gajah Mada Yogyakarta atas bantuan, kebersamaan dan keijasama selama menempuh studi ini. 8. Segenap keluarga serta semua pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu per satu, baik yang secara langsung maupun tidak langsung telah membantu suksesnya penu1isan tesis ini. Kiranya jasa mulia yang diberikan kepada penulis selama ini mendapat rahmat dan pahala yang berlimpah dari Allah SWT. Amin Penu1is menyadari bahwa penu1isan ini rnasih banyak kekurangan dan belurn sempurna, oleh karena itu saran dan kritlk yang membangun dari semua pihak yang berkesempatan membaca tulisan ini sangat diharapkan dan semoga tesis ini dapat bermanfaat. Yogyakarta,
Agustus 2007 Penulis
Dewi Utami Pratarnarini
v
DAFTARISI HALAMAN
Halaman J udul .................................................................... . Halaman Pengesahan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
n
Hal a man Pernyataan.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...
m
Kata Pengantar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..
IV
Daftar lsi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
VI
Daftar Tabel dan Bagan... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..
Ix
Daftar Gam bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...
XI
Intisari... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
xn
Abstract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
xni
BAB I
BAB
II
PENDAHULUAN ............................................. .
1
A. Latar Belakang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1
B. Perumusan Masalah . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..
10
C. Tujuan Penelitian . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... .. ... .
10
D. Manfaat Penelitian ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .......
11
E. Sistematika Tesis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. ... ..
12
KERANGKA DASAR TEORI DAN METODOLOGI ....
14
A. Kerangka Dasar Teori ... ... . .. ... ... ... ... ... ... ... ... .....
14
1. Pengertian Organisasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .......
14
2. Restrukturisasi Organisasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . ...
21
3. Kompetensi Aparatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...
28
4. Pelayanan Publik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..
31
B. Metodologi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .
40
1. Jenis Penelitian . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ....
40
2. Teknik Pengumpulan Data..............................
43
3. Teknik Analisa Data................... . ... ... ... ... ... .
47
4. Definisi Konsep dan Operasionalisasi ... . .. . .. ... . .. ..
49
Vl
BAB
BAB
III
IV
DESKRIPSI WILA YAH PE"N'ELITIAN .................. .
52
A. Letak Geografis dan Luas Wilayah . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
52
B. Penduduk ......................................................................
54
C. Perekonomian Daerah ...................................................
55
1. Perindustrian . .. .. ... ... .. .. .. . .. .. . .. .. .. .. .. . .. . .. .. . .... . .... ... . ... . .. .
55
2. Perkembangan Usaha dan Investasi Daerah ..............
56
3. Pertumbuhan PDRB .. .. .... .. . .. . .. .. .. . .. .. . . . .... . .. .. .. . .. .. . .. .. .
57
D. Visi dan Misi Pemerintah Kota Yogyakarta .................
58
1. Visi ...........................................................................
58
2. Misi ...........................................................................
58
E. Deskripsi Dinas Perizinan Kota Y ogyakarta ... . .... .. . .. .. .
60
1. Kedudukan .. . .. .. ... .. ... .. . .. .. .. . . . .. .. . .. .. .. . .. .. .. ... ... .. .. . .. .. .. .
60
2. Fungsi dan Tugas .....................................................
60
3. Lingkungan Strategis Yang Berpengaruh ................
60
4. Rencana Strategis Dinas Perizinan ...........................
-64
DINAMIKA PROSES RESTRlJ'KTURISASI ............. .
66
A. Proses Restrukturisasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..
66
B. Pembentukan Dinas Perizinan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
72
1. Proses Restrukturisasi Dinas Perizinan . . . . . . . . . . . . . . .
7?.
2. Mekanisme Pembentukan Dinas Perizinan ... ... .....
74
3. Interaksi Antar Aktor Dalam Pembentukan Dinas
BAB
V
Perizinan ... ... ... . .. . .. . .. . .. . . . . . . ..............................
78
4. Reaksi Terhadap Restrukturisasi ..............................
83
KOMPETENSI APARATUR ........................................ .
88
A. Kompetensi Teknis .......................................................
88
B. Kompetensi Managerial...............................................
95
C. Kompetensi Sosial . . .. .. . .. .. .. . .. .. . . .. .. . . .. .. . ... ... . .. ... .. ... .. .. .. .
100
Vll
BAB
BAB
VI
VII
KINERJA PELAYANAN DINAS PERIZINAN ......... .
103
A. Akuntabilitas ................................................................
103
1. Transparansi Prosedur Pelayanan .............................
104
2. Transparansi Biaya Pelayanan . ..... ... .. .. ... ..... .. .. ..... .. .
109
3. Keadilan Dalam Pelayanan .... ..... .. ... .................... ....
112
B. Responsivitas ................................................................
113
1. Kepuasan Masyarak:at ...................... .... ............ ........
113
2. Keluhan dan Pengaduan .... .. .. ... .. ... .......... .. .. .. ... .. ......
117
3. Upaya Perbaikan Pelayanan .......... ..... ......................
119
C. Responsibilitas ..............................................................
122
1. Ketepatan Waktu Pelayanan .....................................
122
2. Aturan Pelayanan .. ........ .. .. .. ... .. ... .. .. . ... ... ... .. ... .. .. ... .. .
124
PENlJTUP .........................................................................
127
A. Kesimpulan ...................................................................
127
B. Saran .............................................................................
129
Daftar Pustaka
Lampiran
Vlll
DAFTARTABELDANBAGAN HALAMAN
I.
2.
3.
Tabel 1.1
Tabel1.2
Tabe13.1
Komposisi Kelembagaan Pemerintah Kota Yogyakarta.......................................................................
6
Indeks Kepuasan Masyarakat Terhadap Pelayanan UPTSA Menurut Jenis Pelayanan .. .. .. ... .... ...... .. .. ........ ...
7
Pembagian Wilayah Kota Yogyakarta Me.nurut Kecamatan, Kelurahan dan Luas ........ ....... ....... ........ ......
52
4.
Tabel3.2
Jumlah Sekolah di Kota Yogyakarta ..............................
54
5.
Tabel3.3
Banyaknya Rumah Tangga dan Penduduk Menurut Jenis Kelamin Tahun 2001-2005 ................................... .
55
6.
Tabel 3.4
Data Industri di Kota Yogyakarta Tahun 2005 ... ... .. ..... ..
55
7.
Tabel3.5
Data Usaha Kecil Menengah di Kota Yogyakarta Tahun 2005 ················································································
56
8.
Tabel 3.6
Produk Domestik Regional Bruto Kota Yogyakarta menurut Lapangan Usaha atas dasar harga berlaku tahun 2002-2005 (Jutaan Rupiah) ..... ..............................
57
9.
Tabel3.7
Komposisi Pegawai Berdasarkan Golongan ... ... ... ... ...
61
10.
Tabel3.8
Komposisi Pegawai Berdasarkan Fungsi ... ... ... ...........
61
11.
Tabel 3.9
Sarana dan Prasarana Kerja . . . . .. . .. . . . ... . . . ... .. . ... ... ...
62
12.
Tabel4.1
Susunan Personalia Tim Evaluasi Pelaksanaan Otonomi Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta.. .. ..
68
Satuan Kerja Perangkat Daerah Pemerintah Kota Y ogyakarta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..
71
Jenis Pelayanan Perizinan Yang Belum Dapat Ditangani Oleh Dinas Perizinan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
87
Jumlah Pegawai Menurut Tingkat Pendidikan ... ... ......
89
13.
14.
15.
Tabel4.2
Tabel4.3
Tabel5.1
IX
16.
Tabel 5.2
Rekapitulasi Jumlah Penerbitan Izin Periode Januari s/d Des ember 2006 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...
94
17.
T abel 5 .3
J adwal Rapat Koordinasi Mingguan Dinas Perizinan ....
97
18.
Tabel6.1
Penilaian Kinerja Pelayanan . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . ...
114
19.
Tabel6.2
Rekapitulasi Kepuasan Masyarakat Untuk Izin Gangguan Januari s/d April 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .
115
Rekapitulasi Indeks Kepaasan Masyarakat Januari s/d April 2007 .. .. .. .... .. .. .. ... .. ... ....... ..... .. .. ..... ....... ... .. ..... .. ... .. ..
116
20.
Tabel6.3
21.
Tabel6.4
Hasil Penilaian Indeks Kepuasan Masyarakat Terhadap Pelayanan UPTSA ........................................... .
117
22.
Tabel6.5
Standar Waktu Penyelesaian Pelayanan Perizinan .........
123
23.
Tabel6.6
Dasar Hukum Perizinan di Kota Yogyakarta .................
125
24.
Bagan 6.1
Mekanisme Pelayanan Izin Pada Dinas Perizinan ..........
105
25.
Bagan 6.2
Mekanisme Pelayanan Izin Dengan Penelitian Lapangan Pada Dinas Perizinan ............ ......... ... ......... ... .
107
X
DAFTAR GAMBAR
HALAMAN
1.
Gambar6.1
Papan Petunjuk Pelayanan Perizinan ·····························
104
2.
Gambar6.2
Touch Screen ........................................................
108
3.
Gambar 6.3
Loket Penerimaan Berkas Perizinan ...............................
110
4.
Gambar6.4
Loket Pengambilan Izin ..............................................
110
5.
Gambar6.5
Kantor Kas BPD DIY pada Dinas Perizinan
.............
111
6.
Gambar6.6
Kotak Pengaduan .............................................
118
7.
Gambar6.7
Ruang Tunggu Pelayanan Dinas Perizinan .....................
120
XI
INTI SARI
Pada era otonomi daerah saat ini kineija instansi perlu terns ditingkatkan agar pemerintah daerah mampu rnemberikan pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat. Untuk itu analisis terlladap peningkatan kualitas pelayanan rnenjadi relevan dikaji terutama pada Dinas Perizinan sebagai institusi yang langsung berkaitan dengan pelayanan kepada masyarakat. Penelitian ini bertujuan untuk mengetal-tui dan mengkaji secara lebih mendalam mengenai proses pembentukan Dinas Perizinan Kota Y ogyakarta, mengidentifikasi dan mengevaluasi faktor-faktor yang berpengaruh terhadap proses pembentukan Dinas Perizinan Kota Yogyakarta baik faktor pendorong maupun faktor penghambat pembentukan instansi tersebut, serta mengetahui bagaimana kemampuan Dinas Perizinan merespon berbagai tuntutan dan harapan terhadap perbaikan kualitas pelayanan perizinan baik dari Pemerintah Kota Yogyakarta maupun masyarakat sebagai pihak yang dilayani. Metode Penelitian yang digunakan adalah metode penelitian deskriptif kualitatif dengan menganalisis basil wawancara dengan aparat dan masyarakat, observas~ serta data primer maupun data sekunder yang terdapat pada Dinas Perizinan dan instansi terkait. Dari basil penelitian dan analisis ditemukan bahwa dalam proses iestrukturisasi organisasi Dinas Perizinan masih terdapat konflik kepentingan antar aktor serta duplikasi dalam ketugasan instansi antara lain dalam kewenangan pengawasan perainan. Kompetensi teknis aparat Dinas Perizinan masih relatif rendah yang terukur dari belum optimalnya penggunaan komputer karena kurangnya kemampuan karyawan dalam mengoperasikan komputer dan rendahnya tingkat keberhasilan penyelesaian permohonan izin yang hanya mencapai 54,04 %. Daiam proses pelayanan masih terdapat penyimpangan oleh aparat, kurangnya kecepatan dan ketepatan waktu pelayanan, penggunaan aturan yang sudah cukup lama diterbitkan sebagai dasar pelayanan perizinan serta adanya ketentuan dari Pemerintah Pusat maupun Propinsi yang belwn ditindaldanjuti dengan Peraturan Daerah sebagai dasar pelayanan perizinan. Rekomendasi dari basil penelitian ini adalah penegasan tugas pokok dan fimgsi instans~ peningkatan kompetensi teknis aparat melalui berbagai pelatihan, pengawasan dan pemberian sanksi tegas kepada petugas yang melakukan penyimpangan, pemberian inseniif bagi seluruh karyawan, optimalisasi pemanfaatan sarana keija, penerapan kontrak layanan antara petugas dengan pengguna jasa dalam pelayanan perizinan serta pencermatan dan evaluasi terhadap atman pelayanan.
Kata Kunci : restrukturisasi orgarusast, kompetensi aparatur, akuntabilitas, responsivitas, responsibilitas
xn
ABSTRACT
In the present era of local autonomy. institutional performance needs to increase in order that the local government can give better service to society. Therefore, analysis on service quality increase becomes relevant mainly reviewed in the Licensing Department like institution directly associated with service to the society. The study objectives are to understand aTid review deeply process of the Licensing Departmtnt formation in Yogyakarta City, identify and evaluate factors affecting the process of the Licensing Department formation in Yogyakarta City, both motivation factor and inhibition factor of the institutional formation, and understand how the Licensing Department can respond to various demands and expectation for improving the licensing service quality, both from The Yogyakarta City Government and society as a served party. Research methods used were descriptive-qualitative by analyzing result of interview with government officer and society, observation, and used primary and secondary data derived from the Licensing Department and the concerned institutions. From the result of research and analysis, it was found that in the process of the Licensing Department organization restructuring, they were some interest conflicts between a.::tors of restructuring 211d duty duplication between institution for example in observation lisence. The technical competency of the Licensing Department personnel was relatively lower which measured from less optimal use of computer because lack of ability officer in operating computer and success level of license application completion only achieving 54.04 %. There is still problem associated with deviation from service process, lower speed and accuracy rates of service time, and use of rule published as the licensing service foundation, as well as the presence of specification of the central and provincial government not followed up by the local rule as the licensing service base. Recommendations of research result are optimalization of job description, increase of officer competence with various training, punishment to collision officer, incentive provision to officer, optimalization use of equipments, service contract between service providers and service users in licensing service and observation and evaluation of service rule. Keywords:
organizational restructuring, responsiveness, responsibility.
Xlll
officer
competence,
accountability,
BABI PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Terjadinya reformasi tahun 1998 membawa berbagai perubahan dalam s:istem demokrasi dan pemerintahan di Indonesia. Di satu sisi, masyarakat semakin kritis dan menuntut adanya perbaikan kualitas pelayanan publik oleh birokrasi pemerintahan. Pola-pola lama dalam penyelenggaraan pemerintahan dirasakan tidak sesuai lagi bagi tatanan masyarakat yang telah berubah. Paradigma lama birokrasi yang menganggap birokrasi pemerintah sebagai penguasa yang minta dihiyani, memandang dan menempatkan masyarakat semata-mata hanya sebagai obyek pembangunan bukan sebagai subyek atau mitra kerja telah mengalami perubahan. Birokrasi menempatkan dirinya sebagai lembaga pelayanan publik (public services) yang dibentuk dengan tujuan untuk memberikan pelayanan bagi berbagai kebutuhan dan kepentingan warga negara. Pemerintah diharapkan dapat memberikan pelayanan publik yang baik, dalam arti proporsional dengan kepentingan, yaitu birokrasi yang berorientasi kepada penciptaan keseimbangan antara kekuasaan (power) yang dimiliki dengan tanggung jawab (accountability) yang hams diberikan kepada masyarakat yang dilayani. Konsep good governance menjadi isu 1yang paling mengemuka dalam pengelolaan pemerintahan dan pelayanan kepada publik. Masyarakat mengharapkan adanya pemerintah yang baik (good governance) yaitu pemerintah yang responsif dalam upaya memecahkan berbagai masalah yang dihadapi masyarakatnya. Adanya keluhan tentang berbelit-belitnya prosedur yang hams ditempuh masyarakat apabila berhubungan dengan birokrasi, tidak jelasnya biaya yang hams
1
2
dibayarkan, adanya praktek korupsi, kolusi dan nepotisme dalam pelayanan publik harus dapat direspon oleh pemerintah dengan melakukan berbagai kebijakan dalam perbaikan pelayanan kepada masyarakat. Sebagai salah satu upaya pemerintah untuk meningkatkan kinerjanya dan mengoptimalkan peran birokrasi dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat, telah disusun dan ditetapkan berbagai kebijakan untuk memperbaiki mekanisme pelayanan publik, antara lain melalui Instruksi Menteri Dalam Negeri Nomor 25 tahun 1998 tentang Pelayanan Perizinan Satu Atap di Daerah, Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 24 Tahun 2006 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu, serta Inpres No. 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah sebagai sarana untuk mengukur seberapa besar tingkat capaian kinerja instansi publik termasuk di dalamnya aparaturnya, serta seberapa besar tingkat partisipasi publik untuk memberikanfeedback-nya terhadap kondisi yang terjadi berupa daya respons yang cerdas agar terpelihara pelayanan publik yang diharapkan dan optimal. Agar birokrasi dapat memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat, maka birokrasi harus bekerja dengan skala prioritas, ukuran yang jelas, serta mengikuti tahapan yang telah ditetapkan. Pengukuran kineija instansi pemerintah merupakan hal yang penting sebagai perwujudan kewajiban suatu instansi pemerintah untuk mempertanggungjawabkan keberhasilan maupun kegagalan misi organisasi. Kebijakan tersebut diharapkan dapat dilaksanakan pada semua level pemerintahan, baik di Pemerintah Pusat maupun Pemerintah Daerah. Melalui kebijakan tersebut diharapkan kualitas pelayanan publik kepada masyarakat dapat ditingkatkan, memperpendek jalur birokrasi serta adanya transparansi dalam mekanisme dan prosedur pelayanan termasuk transparansi biaya.
3 Di sisi lain adanya tuntutan perbaikan pelayanan kepada masyarakat juga mendorong pemerintah untuk melakukan berbagai langkah-langkah perbaikan dalam sistem pemerintahan. Penyelenggaraan pemerintahan yang sentralistis dianggap tidak sesuai lagi
mengingat sistem tersebut menimbulkan implikasi negatif, yaitu
pemerintahan negara menjadi tidak efisien dan tidak mampu menjalankan tugasnya dengan baik. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam penyelenggaraan pemerintahan, perlu dilakukan upaya memberdayakan daerah dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan sesuai kondisi dan kemampuan sendiri dengan pemberian desentralisasi dan otonomi kepada daerah. Desentralisasi berdasarkan Undang.:..undang Nomor 32 Tahun 2004 tenkng Pemerintahan Daerah merupakan penyerahan wewenang pemerintahan oleh Pemerintah kepada daerah otonom untuk mengatur dan mengurus urusan pemerintahan dalam sistem Negara Kesatuan Republik Indonesia. Otonomi daerah adalah hak, wewenang dan kewajiban daerah otonom untuk mengatur dan mengurus sendiri urusan pemerintahan dan kepentingan masyarakat setempat sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Selanjutnya pasal 2 ayat (3) Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah antara lain menyatakan bahwa pemerintahan daerah menjalankan otonomi seluas-luasnya dengan tujuan meningkatkan kesejahteraan masyarakat, pelayanan umum dan daya saing daerah. Pelaksanaan otonomi daerah menjadi peluang dan tantangan bagi daerah termasuk Kabupaten/Kota dalam upaya meningkatkan kesejahteraan masyarakat serta mewujudkan pelayanan yang lebih baik, efektif dan efisien kepada masyarakat, karena daerah yang lebih mengetahui aspirasi, kehendak dan harapan masyarakat serta memahami karakteristik dan potensi yang dimiliki oleh daerah dalam rangka merespon
4
berbagai tuntutan dan aspirasi masyarakat. Keberhasilan memanfaatkan peluang tersebut dipengaruhi oleh berbagai faktor antara lain bagaimana daerah menyusun kelembagaan yang aspiratif, efektif dan responsif, dalam menggunakan dan mengelola kewenangan
yang
diterima.
Penerapan
otonomi
daerah juga
menghapuskan
penyeragaman kelembagaan di setiap daerah dan memberi ruang bagi daerah untuk menentukan dan menyusun kelembagaan sesuai dengan potensi dan kebutuhan daerah. Kebijakan otonomi daerah dalam perspektif pendayagunaan aparatur negara pada hakekatnya adalah memberikan kesempatan yang luas bagi Daerah untuk membangun struktur pemerintahan yang sesuai dengan kebutuhan daerah dan responsif terhadap kepentingan masyarakat luas; membangun sistem pola karir politik dan administrasi yang kompetitif; mengembangkan sistem manajemen pemerintahan yang efektif; meningkatkan efisiensi pelayanan publik di Daerah, serta meningkatkan transparansi pengambilan kebijakan dan akuntabilitas publik (Feisal Tamin, 2003).
Organisasi
perangkat daerah menurut Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2003 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah dibentuk dengan pertimbangan kewenangan pemerintah yang dimiliki oleh Daerah; karakteristik, potensi, dan kebutuhan Daerah; kemampuan keuangan Daerah; ketersediaan sumber daya aparatur; serta pengembangan pola keija sama antar Daerah dan/atau dengan pihak ketiga. Terwujudnya organisasi yang baik tidak dapat dicapai dalam satu tahap saja. Perkembangan kondisi masyarakat yang semakin kritis terhadap kualitas pelayanan publik dari birokrasi pemerintah serta semakin kompleksnya permasalahan yang dihadapi menuntut organisasi selalu dapat merespon melalui pembenahan, perubahan, penyempurnaan, dan perbaikan-perbaikan dalam organisasi itu sendiri, baik yang menyangkut
struktur
maupun
tata
keijanya.
Restrukturisasi
atau
perubahan
5 kelembagaan dalam birokrasi pemerintah dengan demikian merupakan hal yang tidak dapat dihindari. Restrukturisasi dilakukan bukan hanya karena adanya tuntutan formal dengan adanya perubahan aturan/paradigma atau dajam rangka mengakomodasi kepentingan internal birokrasi itu sendiri, namun yang lebih penting adalah dalam rangka menciptakan sebuah kepemerintahan yang baik (Good Governance). Proses restrukturisasi kelembagaan di Pemerintah Kota Yogyakarta dilaksanakan pada tahun 2000 dengan berpedoman pada Peraturan Pemerintah Nomor 84 Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah melalui penetapan 30 buah Peraturan Daerah yaitu Peraturan Daerah Nomor 14-44 Tahun 2000 tentang Pembentukan, Struktur Organisasi dan Tata Kerja masing-masing organisasi perangkat daerah. Setelah ditetapkannya Peraturan Pemerintah Nom or 8 Tahun 2003 ten tang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah sebagai pengganti Peraturan Pemerintah Nomor 84 Tahun 2000, Pemerintah Kota Yogyakarta kembali melaksanakan restrukturisasi dan penataan kelembagaan perangkat daerah pada tahun 2005 !Tielalui penetapan 24 buah Peraturan Daerah yaitu Peraturan Daerah Nomor 5-29 Tahun 2005 tentang Pembentukan, Struktur Organisasi dan T:1ta Kerja masing-masing organisasi perangkat daerah. Melalui restrukturisasi tersebut, komposisi kelembagaan pada Pemerintah Kota Yogyakaha mengalami perubahan, baik perubahan struktur organisasi maupun nomenklatur organisasi. Perbandingan susunan organisasi perangkat daerah pada Pemerintah Kota Yogyakarta dapat dicennati pada tabel berikut :
6 Tabell.l Komposisi Kelembagaan Pemerintah Kota Yogyakarta No. 1. 2. 3. 4.
Kelembagaan Berdasar PP 8/2003 Berdasar PP 84/2000 Sekretariat Daerah 3 Asisten , 9 bagian 3 Asisten , 6 bagian Dinas Daerah 12 Dinas 15 Dinas Bad an 7 Badan 4 Badan Kantor 4 Kantor 7 Kantor 5. Kecamatan 14 Kecarnatan 14 Kecarnatan 6. Kelurahan 45 Kelurahan 45 Kelurahan Sumber : Bagian Organisasi Setda Kota Y ogyakarta (2007) Salah satu instansi yang mengalami perubahaan atau restrukturisasi
ke1ernbagaan adalah Unit Pelayanan Terpadu Satu Atap (UPTSA). Unit Pdayanan Terpadu Satu Atap (UPTSA) merupakan sarana untuk menyederhanakan prosedur perizinan khususnya Ijin Gangguan (HO) dan Ijin Mendirikan Bangun Bangunan (IMBB) yang dibentuk pada tahun 2000. Melalui UPTSA ini masyarakat yang akan mengurus kedua jenis perizinan tersebut tidak perlu menghubungi dinas terkait yaitu Dinas Perekonomian serta Dinas Tata Kota dan Bangunan tetapi cukup datang ke UPTSA untuk rnengisi formulir, melengkapi persyaratan yang dibutuhkan dan membayar biaya melalui Kantor Kas Bank Pembangunan Daerah (BPD) pada UPTSA tersebut. Upaya ini diharapkan dapat memperpendek jalur birokrasi, memperjelas mekanisrne dan prosedur perizinan, serta transparansi dalarn biaya perizinan. Pada penerapannya di lapangan, kebijakan tersebut ternyata belum dapat memenuhi harapan masyarakat terhadap kualitas pelayanan perizinan pada Pemerintah Kota Y ogyakarta. Hasil penelirian yang dilaksanakan oleh Pusat Studi Kepeududllkan dan Kebijakan Universitas Gadjah Mada pada tahun 2004 menunjukkan bahwa indeks kepuasan masyarakat l.erhadap pelayanan perizinan pada UPTSA masih relatif rendah (PSKK UGM, 2004 : i 0).
7
Tabel1.2 Indeks Kepuasan Masyarakat Terhadap Pelayanan UPTSA Menurut Jenis Peiayanan No.
Jenis Pelayanan
Nilai
1.
Pelayanan IMBB
0,48
2.
Pelayanan HO
0,50
Keterangan: rentang indeks 0,00-1,00 Sumber : Bagian Organisasi Setda Kota Yogyakarta (2007)
Berdasarkan Keputusan Walikota Yogyakarta Nomor 1 Tahun 2000 tentang Pembentukan Unit Pelayanan Terpadu Satu Atap (UPTSA) struktur kelembagaan UPTSA terdiri dari seorang Koordinator, seorang Sekretaris dan 31 orang staf yang berstatus pegawai dari instansi teknis. Koordinator UPTSA sebagai kepala instansi temyata dalam eselonisasi perangkat daerah berstatus staf tanpa jabatan struktural dan hanya diberikan tunjangan struktural setara eselon III sehingga menghambat jenjang kariernya. Mantan koordinator UPTSA Kota Yogyakarta menyampaikan bahwa : "Keberadaan Unit Pelayanan Terpadu Satu Atap tidak lebih hanya berfungsi sebagai loket pelayanan, karena semua berkas permohouan perizinan yang masuk masih hams diproses lebih lanjut oleh instansi terkait yaitu Dinas Perekonomian serta Dinas Tata Kota dan Bangunan. Kendala lain dalam operasional UPTSA adalah belum tersedianya sara!la dan prasarana kerja yang memadai sehingga menghambat pelaksanaan tugas" (hasil wawancara tanggal 23 Maret 2007). Kondisi tersebut mendorong Pemerintah Kota Yogyakarta melakukan resirukturisasi atau penataan kembali kelembagaan UPTSA Melalui Peraturan Daerah Nomor 17 Tahun 2005 tentang Pembentukan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Perizinan Kota Yogyakarta, status kelembagaan UPTSA ditingkatkan menjadi Dinas Perizinan yang dikepalai pejabat struktural eselon II B dan memiliki struktur organisasi
8
yang lebih jelas, yaitu terdiri dari Bagian Tata Usaha yang meliputi 2 ( dua) Sub Bagian serta 3 (tiga) bidang yaitu Bidang Pelayanan, Bidang Sistem Informasi dan Pengaduan serta Bidang Data dan Pengembangan yang masing-masing terdiri dari 2 (dua) Seksi. Salah satu alasan pembentukan instansi ini adalah bahwa dinas daerah merupakan instansi yang bertugas menyelenggarakan fungsi perumusan kebijakan teknis sesuai dengan lingkup tugasnya; pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum; pembinaan terhadap unit pelaksana teknis dinas dalam lingkup tugasnya (Pasal 9 Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2003 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah). Hal ini diharapkan dapat memberikan jaminan karier bagi pegawai yang bertugas
pada
UPTSA serta
penyederhanaan
mekanisme
perizinan,
dimana
kewenangan penandatanganan izin didelegasikan kepada Kepala Dinas Perizinan sehingga semua proses perizinan dapat diselesaikan pada instansi te;sebut, mulai dari pendaftaran, pengambilan dan pengembalian formulir, sampai dengan pengambilan izin. Instansi ini juga diberikan berbagai fasilitas pendukung antara lain berupa fasilitas komputer dan internet, gedung yang representatif serta pelatihan dan training terkait dengan pelayanan publik bagi para pegawainya. Pada tahap selanjutnya semua jenis perizinan dihapuskan dari instansi asalnya dan dapat ditangani oleh Dinas Perizinan Kota Yogyakarta. Tugas pokok Dinas Perizinan Kota Yogyakarta adalah merumuskan dan merencanakan kebijakan teknis di bidang perizinan; melaksanakan pembt:!rian dan pembatalan
perizinan;
kewenangannya;
menyelenggarakan
melaksanakan
sistem
pelayanan informasi
perizinan dan
sesuai
pengaduan
dengan
penzman;
melaksanakan pengelolaan data dan pengembangan; melaksanakan pemungutan retribusi sesuai dengan kewenangan yang diberikan; melaksanakan koordinasi kegiatan
9 fungsional dalam pelaksanaan tugas di bidang penzman; serta melaksanakan ketatausahaan Dinas. Upaya melakukan restrukturisasi ini merupakan hal yang tidak mudah untuk dilaksanakan. Hal ini disampaikan oleh salah seorang pejabat struktural pada Bagian Organisasi Setda Kota Yogyakarta bahwa : «Pembentukan instansi barn yang merupakan penggabungan fungsi dari berbagai instansi membawa implikasi berkurangnya kewenangan dari beberapa instansi khususnya kewengan yang terkait dengan perizinan, dimana kewenangan tersebut sebelumnya merupakan salah satu fungsi utama pada instansi. Hal ini juga berdampak pada berkurang atau beralihnya anggaran yang dikelola oleh instansi serta berdampak pada berkurangnya sumber pendapatan pada instansi penghasil" (hasil wawancara tanggal 22 Maret 2007).
Dari sisi kepegawaian, penerapan pelayanan penzman membutuhkan personil yang sudah cukup mampu dan bef!)engalaman melaksanakan pelayanan di bidang tersebut sehingga perlu adanya mutasi pegawai yang bertugas menangani pelayanan perizinan ke Dinas Perizinan. Salah seorang pejabat struktural pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Yogyakarta menyampaikan bahwa : "Proses mutasi merupakan hal yang tidak mudah untuk dilaksanakan mengingat pegawai sudah cukup lama mengabdi pada instansi dan merasa cukup nyaman bekerja dalam lingkungan ke.rja di instansi lama. Penggabungan personil dari bcrbagai instansi dengan karakteristik yang berbeda-beda dalam suatu instansi barn menuntut adanya proses penyesuaian, adaptasi serta mekanisme koordinasi yang lebih optimal dimana hal tersebut tidak dapat dilakukan dalam waktu yang singkat" (basil wawancara tanggal22 Maret 2007). Sejalan dengan tuntutan perbaikan kualitas pelayanan k:epada masyarakat, pembentukan Dinas Perizinan perlu segera direalisasikan sehingga segera dapat melakukan tugas operasional mengingat peran instansi ini yang sangat penting sebagai ujung tombak pelayanan kepada masyarakat. Pemerintah Kota Yogyakarta telah melaksanakan berbagai strategi agar proses restrukturisasi kelembagaan ini dapat
10 segera dilaksanakan. Peran pemerintah daerah menjadi sangat penting dalam kaitannya dengan pembagian kewenangan, tugas dan fungsi antar instansi maupun dari sisi kepegawaian dan anggaran sehingga terjadi keselarasan dalam ketugasan antar instansi, masing-masing instansi dapat melakukan peran dan fungsinya secara optimal, serta tidak adanya overlapping antar instansi.
B. Perumusan Masalah Dari latar belakang permasalahan yang dikemukakan diatas penulis tertarik untuk mengungkap dan mengkaji bagaimana dinamika proses restrukturisasi organisasi yang dilakukan oleh Pemerintah Kota Yogyakarta khususnya dalam pembentukan Dinas Perizinan sebagai instansi yang diharapkan dapat merespon tuntutan masyarakat terhadap perbaikan pelayanan perizinan di Kot! Yogyakarta serta bagaimana instansi tersebut mampu melaksanakan perannya secara optimal, yang dirumuskan dengan pertanyaan penelitian :
"Bagaimana dinamika restrukturisasi organisasi pemerintah daerah pada proses pembentukan Dinas Perizinan Kota Yogyakarta ?"
C. Tuj uan Penelitian Sesuai
dengan rumusan
masalah
sebelumnya, maka penelitian ini bertujuan :
yang &kemukakan pada bagian
11
1. Mengetahui dan mengkaji secara lebih mendalam mengenai proses pembentukan
Dinas Perizinan Kota Yogyakarta. 2. Mengidentiflkasi dan mengevaluasi faktor-faktor yang berpengaruh terhadap proses pembentukan Din as Perizinan Kota Yogyakarta, baik faktor pendorong maupun faktor penghambat pembentukan instansi tersebut. 3. Mengetahui bagaimana kemampuan Dinas Perizinan merespon berbagai tuntutan dan harapan terhadap perbaikan kualitas pelayanan perizinan baik dari Pemerintah
Kota Yogyakarta maupun masyarakat sebagai pihak yang dilayani.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah: 1. Dapat diperoleh pemahaman baru tentang proses penyusunan struktur organisasi
Pemerintah Daerah dan berbagai kenda1a serta hambatan yang dia1ami da1am restrukturisasi organisasi perangkat daerah. 2. Sebagai bahan masukan bagi Pemerintah Daerah dalam melakukan pengkajian lebih lanjut serta melakukan berbagai penyempurnaan terkait dengan penataan kelembagaan di daerah. 3. Sebagai bahan masukan bagi peneliti lainnya untuk dapat melakukan evaluasi lebih lanjut dan komprehensif mengenai dinamika restrukturisasi organisasi perangkat daerah pada era otonomi daerah. 4. Sebagai bahan masukan dan penyempurnaan bagi Pemerintah Daerah dalam penyusunan berbagai kebijakan untuk meningkatkan kua1itas pelayanan kepada masyarakat.
12
E. Sistematika Tesis Pembahasan dalam penelitian
m1
direncanakan akan disusun dengan
sistematika penulisan sebagai berikut : Bab I
Pendahuluan, yang menjelaskan tentang latar belakang mengapa dilaksanakan pelayanan terpadu satu atap yang selanjutnya dikembangkan menjadi Dinas Perizinan pennasalahan yang muncul dari proses tersebut, serta tujuan dan manfaat dari penelitian ini yang disusun sebagai berikut : a. Latar Belakang b. Perumusan Masalah c. Tujuan Penelitian d. Manfaat Penelitian e. Sistematika Tesis.
Bab ll
Kerangka Dasar Teori dan Metodologi, berupa penjelasan secara teoritis mengenai pembentukan dan perubaban organisasi dalam kaitannya dengan perbaikan pelayanan publik serta metode yang digunakan dalam penelitian ini
Bab Ill Deskripsi Wilayah Penelitian, menjelaskan tentang karakteristik wilayab dan obyek penelitian yaitu Dinas Perizinan Kota Yogyakarta Bab IV Proses Restrukturisasi, berupa basil penelitian tentang proses restrukturisasi Dinas Perizinan Kota Yogyakarta Bab V
Kompetensi Aparatur, berupa basil penelitian dan analisis tentang kompetensi aparat Dinas Perizinan Kota Yogyakarta dalam memberikan pelayanan terbadap masyarakat
Bab VI Kinelja Pelayanan Perizinan, berupa basil penelitian tentang kinerja Dinas Perizinan Kota Yogyakarta dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.
13 Bab VII Penutup, terdiri dari kesimpulan dan saran. Pada bab ini penulis mencoba menguraikan kesimpulan yang dapat ditarik dari penelitian ini serta memberikan saran-saran guna perbaikan program di masa mendatang a. Kesimpulan berisi jawaban atas pertanyaan penelitian yang diajukan dalam penelitian ini b. Saran berisi masukan bagi semua pihak yang berkepentingan terhadap permasalahan pada penelitian ini dan memuat mengenai hal - hal yang dianggap memberi solusi terhadap persoalan - persoalan yang muncul.
BABII KERANGKA DASAR TEORI DAN METODOLOGI
A. KERANGKA DASAR TEORI A.l Pengertian Organisasi The Liang Gie (1992 : 14) mendefmisikan organisasi sebagai rangkaian kegiatan penataan yang berupa penyusunan suatu kerangka yang menjadi wadah bagi segenap kegiatan kerjasama dengan jalan mengelompokkan pekeijaan-pekeijaan yang hams dilakukan, membagi tugas diantara pejabat yang hams melaksanakan, menetapkan wewenang dan tanggung jawab masing-masing, serta menyusun jaringan hubungan kerja diantara para pejabatnya.
Selanjutnya The Liang Gie dalam Kaho
(2002 : 207) berpendapat bahwa organisasi dalam arti struktui- yaitu susunan yang terdiri dari satuan-satuan organisasi beserta segenap pejabat, kekuasaan, tugas dan hubungan satu sama lain dalam rangka mencapai tujuan tertentu Pendapat tersebut lebih melihat organisasi sebagai suatu benda yang bekerja pada suatu sistem yang mekanis dan belum melihat hubungan antara organisasi dengan lingkungan maupun manusia sebagai unsur pembentuk organisasi tersebut. Robbins (1994 : 4) lebih melihat hubungan antara organisasi dan manusia serta lingkungan, dengan menyatakan bahwa organisasi adalah sebuah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah hatasan yang relatif dapat rliidentifikasi, yang bekeija atas dasar yang relatif terus-menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan. Pendapat tersebut hampir sama dengan pengertian organisasi menurut John M Pfiffner dan S.Owen Lane, 1951 (dalam Sutarto, 2000 : 24) yang menjelaskan 14
15
bahwa organisasi merupakan proses menggabungkan pekeijaan yang orang-orang atau kelompok-kelompok hams melakukan dengan kekuasaan yang diperlukan untuk pelaksanaannya, sehingga kewajiban-kewajiban yang dilaksanakan demikian itu memberikan saluran-saluran terbaik bagi penyelenggaraan usaha yang efisien, teratur, positif dan terkoordinasikan. Sedangkan Louis A Allen (1958) merumuskan organisasi sebagai proses menetapkan dan mengelompok-kelompokkan pekerjaan yang akan dilakukan, merumuskan serta melimpahkan tanggung jawab dan wewenang, dan menyusun hubungan-hubungan dengan maksud untuk memungkinkan orang-orang bekerjasama secara paling efektif dalam mencapai tujuan-tujuan (Allen dalam Sutarto, 2000: 28). Proses penyusunan organisasi atau pengorganisasian menurut istilah Hani Handoko (dalam Hardjito, 2001 : 76) pada hakekatnya merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekeijaan diantara para anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. Dari berbagai pendapat tersebut dapat dijelaskan bahwa pengertian organisasi meliputi hal-hal sebagai berikut: a. Organisasi sebagai proses penyusunan dan pengelompokan pekeijaan yang akan dilakukan dan pembagian tugas antar individu untuk bekeijasama mencapai tujuan b. Organisasi sebagai sistem yang dikelompokkan atas berbagai satuan yang mempunyai ketergantungan serta saling berhubungan agar tujuan dapat tercapai secara optimal. c. Organisasi sebagai hubungan sosial antara manusia yang saling bekeijasama serta berinteraksi dengan lingkungan untuk mencapai tujuan.
16 Sulistyani dan Rosidah (2003 : 29) menyatakan bahwa secara umum defmisi organtsast dibedakan menjadi tiga, yaitu : pertama, organisasi dipandang sebagai kumpulan orang; kedua, organisasi dipandang sebagai proses pembagian kelja dan ketiga organisasi dipandang sebagai sistem. Organisasi sebagai kumpulan orang maksudnya organisasi terdiri dari orang-orang dan kelompok baik besar ntaupun kecil, dimana orang-orang ini adalah mahluk: hidup yang berjiwa, berpikiran dan berperasaan yang menciptakan organisasi untuk mencapai tuj uan mereka. Organisasi sebagai proses pembagian kerja adalah bahwa organisasi meliputi struktur yang menentuk:an hubungan resmi orang-orang dalam organisasi, dimana orang-orang ini melakuk:an pekeljaan yang berbeda tintuk menduk:ung semua aktivitas organisasi. Sedangkan organisasi sebagai sistem karena terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan dan saling tergantung dan diatur sedemikian rupa sehingga menghasilkan suatu kesatuan.
Nicholas Henry dalam Sulistyani dan Rosidah (2003 : 30) merumuskan dan merangkum defmisi organisasi dalam bentuk: karakteristik sebagai berikut : 1. an purposeful, complex human collectives (punya maksud tertentu dan merupakan kumpulan berbagai macam manusia). 2. are characteristized by secondary or impersonal relationship (punya hubungan sekunder). 3. have specialized and limited goals (punya tujuan khusus dan terbatas). 4. are characterized by sustained cooperative activity (punya kegiatan kerja sama pendukung). 5. are integrated within a larger social system (terintegrasi dalam sistem sosial yang lebih luas). 6. provide services and products to their environment (menghasilkan barang dan jasa untuk lingkungannya) 7. are dependent upon exr:hanges with their environment (sangat terpengaruh atas setiap perubahan lingkungan).
Organisasi pemerintahan pada umumnya dikatakan sebagai birokrasi (Sinambela, 2006 : 69) Birokrasi adalah tipe dari organisasi yang dimaksudkan untuk: mencapai tugas-tugas administratif yang besar dengan cara mengkoordinasikan secara
17
sistematis (teratur) pekerjaan dari banyak orang (Peter A Blau dan Charles H Page dalam Sinambela, 2006 : 66). Secara teori, suatu birokrasi mempunyai berbagai sifat yang dapat dibedakan dari ketentuan-ketentuan lain dari suatu organisasi, yaitu : adanya spesialisasi atau pembagian kerja, adanya hirarki yang berkembang, adanya suatu sistem dari suatu prosedur dan aturan-aturan, adanya hubungan-hubungan kelompok yang bersifat impersonalitas,
s~rta
adanya promosi dan jabatan yang berdasar atas
kecakapan (Thoha, 1992: 13). Salah satu unsur penting dalam organisasi adalah struktur orgamsas1. Struktur organisasi berisi tingkat-tingkat yang beijumlah sedikit mungkin dan membentuk saluran perintah yang sependek mungkin (Peter F Drucker, 1954 dalam Sutarto, 2000 : 184). Struktur adalah model yang sederhana dan merupakan suatu patokan untuk mengukur suatu kenyataan (Thoha, 1992 : 13). Struktur organisasi adalah hubungan antara para pegawai dan aktivitasaktivitas mereka satu sama lain serta terhadap keseluruhan, dimana bagian-bagiannya adalah tugas-tugas, pekeijaan-pekeljaan atau fungsi-fungsi dari masing-masing anggota kelompok pegawai yang melaksanakannya (John Pfiffner dan Ower Lane dalam Sutarto, 2000 : 41). Robert Y Durant (dalam Sutarto, 2000 : 42) mendefinisikan struktur organisasi sebagai hagan hubungan dan tugas-tugas dari orang-orang yang digunakan oleh organisasi. Struktur organisasi juga dapat didefmisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka
dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagianbagian atau posisi-posisi maupun orang-orang, yang menunjukkan tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalarn suatu organisasi. (Handoko, i 995).
18 Struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa dan mekanisme koordinasi yang formal serta pola interaksi yang akan diikuti (Robbins, 1994 : 6). Max Weber, 1947 (dalam Thoha, 1992 : 110) mengemukakan bahwa organisasi mempunyai unsur kekayaan sebagai berikut : a.
Organisasi merupakan tatahubungan sosial, dalam hal ini seorang individu melakukan proses interaksi sesamanya dalam organisasi tersebut
b.
Organisasi mempunyai batasan-batasan tertentu (boundaries)
c.
Organisasi merupakan suatu kumpulan tata aturan yang bisa membedakan organisasi dengan kumpulan-kumpulan kemasyarakatan
d.
Organisasi merupakan suatu kerangka hubungan yang berstruktur di dalamnya berisi wewenang,. tanggung jawab dan pembagian kelja untuk menjalankan suatu fungsi tertentu. Dalam teori organisasi struktural modem, asumsi dasar dasar dalam aliran
ini adalah (Thoha, 1987 : 17) :
a.
Organisasi merupakan institusi yang rasional dengan maksud untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
b.
Struktur organisasi dikatakan baik bagi organisasi atau paling sedikit sesuai dengan organisasi jika struktur tersebut dirancang sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai, kondisi lingkungan yang mengelilingi organisasi, sifat produksi atau pelayanan yang dihasilkan/diberikan, dan tehnologi yang dipergunakan dalam proses produksilpelayanan tersebut.
c.
Spesialisasi dan pembagian kerja akan dapat meningkatkan kualitas dan kuantitas produksi/pelayanan.
19 d.
Hampir semua persoalan (problems) dalam organisasi diakibatkan oleh struktur organisasi. Oleh karenanya cara mengatasinya menyempurnakan atau mengganti struktur tersebut. Penyusunan struktur organisasi menurut Siagian (2000) hams memperhatikan
4 ( empat) faktor pendekatan situasional, yaitu : a.
Struktur organisasi hams sesuai dengan tugas untuk menghilangkan kesan bahwa organisasi terlalu besar dan rumit. Struktur organisasi dikaitkan dengan misi yang harus diemban, strategi yang ditetapkan, uraian tugas institusional dan personal, tersedianya tenaga keija yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang spesialistik, dukungan anggaran, serta tersedianya sarana dan prasarana keija;
b.
Pengurangan jarak kekuasaan. Mengurangi jarak kekuasaan berarti penciptaan organisasi yang datar, peningkatan intensitas dan frekuensi komunikasi langsung antara atasan dan bawahan, pemberdayaan para bawahan, terutama dalam bentuk kesempatan turut terlibat aktif dalam proses pengambilan keputusan, penyeliaan yang simpatik, dan sistem penilaian kinerja bawahan yang objektif;
c.
Kemungkinan penggunaan tipe-tipe organisasi lain. Seperti diketahui, berbagai tipe organisasi yang dapat digunakan ialah organisasi fungsional, organisasi matriks, dan kepanitiaan atau adhocracy. Dengan menggunakan salah satu tipe I
organisasi tersebut, kinerjanya akan memuaskan, tingkat efisiensi, efektivitas, dan produktivitasnya tinggi, mampu m.emberikan pelayanan dengan cepat, dan kepuasan kliennya teijamin; d.
Salah satu prinsip organisasi yang hams dipahami adalah keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab. Hal ini berarti struktur apapun yang digunakan hams menjalin keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab yang
20 mencerminkan kebijakan pimpinan dalam menerapkan pola desentralisasi untuk pengambilan keputusan. Sebuah struktur organisasi menurut Robbins (1994
6) memiliki tiga
komponen, yaitu : a.
Ko10pleksitas,
mempertimbangkan
tingkat
deferensiasi
yang
ada
dalam
orgamsas1. b.
Formalisasi, sebagai tingkat sejauh mana sebuah organisasi menyandarkan dirinya pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya.
c.
Sentralisasi, mempertimbangkan dimana ietak dari pusat pengambilan keputusan. Struktur organisasi yang baik harus memenuhi syarat sehat dan efisien.
Sruktur organisasi sehat berarti tiap-tiap satuan organisasi yang ada dapat menjalankan perannya dengan
tertib, sedangkan struktur organisasi
efisien berarti dalam
menjalankan peranannya tersebut masing-masing satuan organisasi dapat mencapai perbandingan terbaik antara usaha dan basil kerja (Sutarto, 2000 : 43). Struktur organisasi hendaknya mudah diubah untuk disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang teijadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang beijalan (Sutarto, 2000 : 194). Dengan demikian, dalam suatu organisasi perubahan atau restrukturisasi merupakan suatu hal yang perlu dilakukan ketika organisasi menghadapi berebagai tuntutan perkembangan dan perubahan serta diperlukan agar organisasi dapat menyesuaikan dengan perubahan tersebut. J Champy, Posmore dan Peter Senge (dalam Herawati, 2001 : 185) menyatakan bagaimana caranya menciptakan suatu perubahan, bukan hanya mencari perubahan tersebut kemudian membicarakannya akan tetapi yang paling penting adalah membuat perubahan teijadi. Untuk itu harus mengetahui kenyataan-kenyataan yang
21 berlangsung dalam organisasi tersebut. Oleh karena itu perlu memahami berbagai tantangan
yang
dihadapi
akibat
terjadinya
perubahan,
mengendalikan
dan
memahaminya, sena menentukan cara pendekatan yang paling tepat. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk menganalisis suatu orgmsas1 menurut Rainey (1997 : 15) yaitu tujuan, lingkungan, tehnologi, kinerja kepemimpinanfstrategi, budaya, struktur, proses, inisiatif dan orang-orang dalam organisasi. Hal tersebut akan saling berkaitan dalam rangka mewujudkan organisasi yang efektif.
A.2 Restrukturisasi Organisasi Berbagai jenis organisasi, termasuk organtsast maga, organisasi di lingkungan pemerintahan, orga'lisasi sosial yang bersifat nirlaba akan menghadapi perubahan dengan variasi, intensitas dan cakupan yang belum pernah dialami sebelumnya. Di masa depan berbagai jenis organisasi terse but hanya akan berkembang
dan maju apabila cepat tanggap terhadap perubahan yang pasti akan terjadi (Siagian, 2004: 1). Paradigma pemerintahan sekarang berorientasi ke arah pembahan dari
government ke governance. Kelembagaan birokrasi pemerintah IokaVdaerah dengan memperhatikan perubahan paradigma
ters~but
dan hadirnya banyak partai politik perlu
diadakan perubahan (Thoha, 2004 : 162) Perubahan dalam organisasi pada hakekatnya merupakan salah satu bentuk
organization development atau pengembangan organisasi. Pengembangan organisasi merupakan sistem yang menyeluruh yang berusaha menerapkan ilmu perilaku dengan memakai perencanaan pengembangan jangka panjang. Cara ini ditujukan untuk
22 mengembangkan struktur dan proses sehingga dicapai efektivitas organisasi (Huse dan Cummings, 1985 da1am Thoha, 2003 : 9). Pengembangan organisasi juga mernpakan suatu usaha pembaharuan yang terencana di dalam suatu kultur organisasi melalui penggunaan teknologi, riset dan teori ilmu perilaku (Burke, 1982 dalam Thoha, 2003 : 11 ). Pengembangan organisasi mernpakan suatu jawaban atas setiap pernbahan, suatu strategi pendidikan yang kompleks yang ditujukan lllltuk mengubah kepercayaan, sikap, tujuan dan struktur organisasi. Dengan demikian mereka akan bisa menyesuaikan lebih baik terhadap tehnologi barn, pasaran barn, tantangan-tantangan dan kernmitan dari perubahan itu sendiri (Bennis, 1969 dalam Thoha, 2003 : 12). Dalam kaitannya dengan pengembangan organisasi tersebut, Warren G Bennis (dalam Sutarto, 2000: 416) menyatakan bahwa: Organization development is a response to change, a complex educational strategy intendent to change the beliefs, attitutes, values, and structure of organizations so that they can better adapt to new technologies, markets and challenges, dizzying rate of change itself. (Pengembangan organisasi adalah suatu jawaban terhadap pernbahan, suatu strategi pendidikan yang kompleks yang diharapkan untuk merubah kepercayaan, sikap, nilai dan susunan organisasi sehingga organisasi dapat lebih baik dalam menyesuaikan dengan tehnologi, pasar dan tantangan yang barn serta perputaran yang cepat dari pernbahan itu sendiri).
Untuk membentuk suatu organisasi yang sesuai dengan t\llltutan rnasyarakat serta sesuai dengan perubahan peran lembaga pemerintah sebagai pelay:m masyarakat, perlu dilakukan penataan dalam organisasi pemerintah, mengingat bentuk kelembagaan yang menangani pelayanan publik rnempakan salaii satu solusi pernecahan masalah dalam pelayanan publik (Sudrajat, 2004). Penataan atau pembentukan kembali suatu organisasi lebih dikenal dengan restrukturisasi. Istilah restrukturisasi menurut Karnus Besar Bahasa Indonesia (2001 : 952) berarti penataan kembali. BN Marbun (2002 : 427) mendefinisikan restrukturisasi
23 sebagai suatu penataan kembali, membuat struktur barn atau penyempumaan atas struktur yang ada. Restrukturisasi kelembagaan hampir seia1u menyangkut dimensi besaran organisasi, artinya restrukturisasi tidak selalu berkonotasi perampingan (downsizing) namun dapat juga berupa pembesaran (upsizing). Dengan kata lain restrukturisasi merupakan sebuah proses mencari ukuran yang sesuai dan seimbang antara beban tugas dengan kemampuan dan kebutuhan obyektif (Widodo, 2004). Penataan
orgamsas1
dapat
berupa
pembentukan
organ1sas1
barn,
penggabungan organisasi yang sudah ada, penghapusan unit-unit yang sudah ada maupun perubahan bentuk unit-unit yang sudah ada (Wasistiono, 1999 : 49). G. Hicks (dalam Sutarto, 2000: 40) menyatakan bahwa terdapat 2 (dua) aspek yang dapat mempengaruhi organisasi dalam melakukan restrukturisasi yaitu faktor inti
(core elements) berupa orang-orang sebagai aktor yang membentuk organisasi dan faktor kerja (work elements). Aktor atau pemeran serta dalam proses kebijakan dapat berupa pemeran serta resmi yaitu agen-agen pemerintah (birokrasi), eksekutif, legislatif dan yudikatif serta pemeran serta tidak resmi meliputi kelompok kepentingan, partai politik dan warga negara. Terkait dei'tgan Restrukturisasi, perlu diperhatikan bahwa jika kita menerima bahwa penyempumaan di dalam organisasi sebagai suatu sarana change yang harns terjadi maka kemudian secara luas pengembangan organisasi dapat pula diartikan sebagai perubahan organisasi atau organizational change. Pengembangan organisasi lebih banyak menekankan pada perubahan secara menyeluruh dan mendasar, tidak
24
hanya perubahan cara keija saja, melainkan proses dan sikap memahami persoalan, membuat keputusan (Thoha, 1997 : 8) Thoha (2003 : 97) menyatakan bahwa penataan organisasi atau rightsizing merupakan penataan organisasi dengan jumlah pegawai yang tepat untuk keperluan meiaksanakan tugas dan kewajiban organisasi melalui beberapa tahap yaitu : a. Menentukan kebijakan strategis Pimpinan departemen atau kepala daerah menentukan kebijakan strategis yang dipilih untuk menentukan berapa banyak dan apa saJa Jems orgamsas1 yang dibutuhkan. b. Pembagian Satuan Organisasi Membentuk unit-unit organisasi yang sesuai dengan kebijakan strategis termasuk penentuan nomenk1aturnya. Dalam tahap ini diatur tata hubungan, wewenang dan tanggung jawab masing-masing unsur organisasi yang ada. c. Memadukan orang Penentuan
kebutuhan,
seleksi,
penempatan,
pengembangan,
promos1
dan
pemberhentian pegawai. Perubahan pada organisasi merupakan hal yang tidak mudah untuk dilaksanakan. Organisasi memiliki sifat dasar yaitu konservatif, artinya organisasi secara aktif menolak perubahan (Siagian,
2004
79)
Selanjutnya
Siagian
mengemukakan adanya enam faktor penyebab teijadinya penolakan terhadap perubahan pada tingkat organisasi, yaitu : a.
Inersia struktural, dimana organisasi pada umumnya mempunyai mekanisme yang sudah melekat untuk memelihara stabilitas dalam organisasi yang bersangkutan.
25 b.
Fokus perubahan yang terbatas, organisasi dikelola dengan pendekatan kesisteman yang berarti perubahan yang terjadi pada satu sub sistem akan berpengaruh pada sub sistem lainnya.
c.
Inersia Kelompok, yaitu situasi dimana para anggota kelompok sebagai individu bersedia menerima perubahan akan tetapi terhalang oleh norma-norma kdompok dimana seseorang menjadi anggota.
d.
Ancaman terhadap kemahiran atau ketrampilan seseorang
e.
Ancaman terhadap kekuasaan yang sudah mapan
f.
Ancaman terhadap alokasi dana dan daya. Urituk mengatasi hal tersebut, setiap usaha perubahan harus diawali dengan
rencana yang matang, pemberian informasi yang jelas kepada semua pihak yang akan terlibat dalam perubahan, menumbuhkan keyakinan bahwa perubahan yang akan dilaksanakan tidak akan menimbulkan akibat negatif baik bagi para pejabat maupun bagi organisasi. Hal ini perlu dilakukan karena tujuan setiap usaha perubahan adalah penyempurnaan (Sutarto, 2000 : 415). Proses untuk menciptakan atau menata struktur organisasi dan pengambilan keputusan tentang altematif st:ruktur disebut dengan desain organisasi (Gibson, 1997 : 188). Desain organisasi hams mempertimbangkan konstruksi dan mengubah struktur organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi (Robbins, 1994 : 7). Diagnosa yang efektif akan memberikan arab pemahaman yang tepat terhadap kondisi dan kebutuhan yang diperlukan oleh organisasi, sehingga intervensi selaJu dikaitkan dengan kebutuhan. Dalam pembinaan organisasi, intervensi selalui dikaitkan dengan usaha diagnosa. Oleh sebab itu, proses diagnosa merupakan proses yang amat penting dan sangat dominan dalam usaha pembinaan organisasi. Dengan diagnosa akan dapat
26
dijabarkan mulai dari prasangka yang intuitif sampai kepada penjelasan yang ilmiah bagaimana organisasi itu berfungsi. (Thoha, 1989 : 93-95). Dalam memahami perubahan organisasi, perlu adanya pemahaman secara menyeluruh terhadap organisasi. Weisbord (1976) dalam Thoha (2003 : 99) memperkenalkan suatu model untuk mendiagnosa organisasi dengan menggambarkan bahwa suatu organisasi mempunyai 6 kotak, yaitu tujuan, struktur, penghargaan, mekanisme tata keija, tata hubungan dan kepemimpinan. Dalam kaitan dengan penelitian ini, perlu dicermati pendapat Weisbord tentang struktur organisasi, bahwa untuk mendiagnosa kotak struktur yang utama adalah menemukan jawaban tentang adanya keselarasan antara tujuan yang telah ditetapkan dengan struktur internal yang dibangun. Qengan kata lain: apakah struktur internal yang telah dibangun tersebut benar-benar melayani tujuan organisasi. Jika struktur organisasi tidak sesuai 9engan tujuannya, ini berarti antara struktur dan tujuan tidak selaras. Salah satu bentuk perubahan yang teijadi pada organisasi publik adalah restrukturisasi atau penataan ulang organisasi. Restrukturisasi Birokrasi dapat diartikan sebagai sebuah proses redesain atau penataan ulang terhadap tatanan birokrasi yang telah ada. Ketika terjadi dinamika pada lingkungan baik internal maupun eksternalnya maka birokrasi juga hams mengadaptasi dinamika tersebut supaya dapat survive. Adaptasi terhadap dinamika 1yang terjadi menyebabkan birokrasi harus tampil sesuai dengan realitas yang ada. Restrukturisasi atau penataan kembali organisasi birokrasi pada hakekatnya adalah aktivitas untuk menyusun satuan organisasi birokrasi yang akan diserahi bidang keija, tugas atau fungsi tertentu (Arianto, 2002 : 21). Restrukurisasi organisasi mempunyai dua dimensi utama, yaitu perubahan pada aspek manusianya dan perubahan pada aspek strukturnya. Fokus perubahan
27 struktural adalah tehnik atau strategi yang mempunyai dampak terhadap sistem struktur organisasi (Kiriweno, 2004 : 36-37). Menurut Robbins (1990) ini berarti akan menelaah aspek-aspek perubahan strukturai yang meliputi pola wewenang yang berubah, akses terhadap informasi, alokasi imbalan, tehnologi dan sebagainya. Sedangkan proses perubahan organisasi akan sangat ditentukan oleh
keku~tan-kekuatan
yang ada dalam
organisasi sebagai agen perubahan (agent of change) Dalam proses restrukturisasi atau perubahan dalam suatu organisasi, hambatan yang sering dialami adalah adanya konflik atau penolakan dari orang-orang yang ada dalam organisasi itu sendiri. Liliweri (1997 : 128) mengatakan bahwa konflik adalah bentuk perasaan yang tidak heres yang melanda hubungan antara satu bagian dengan bagian lain, satu kelompok dengan kelompok lain. Konflik menurut Darsono (2006 : 109) ialah dua hai yang saling bertentangan. Selanjutnya Liliweri dalam Darsono (2006 : 109) menjelaskan konflik adalah ( 1) ada dua pihak yang terlibat, jadi ada interaksi antar mereka yang terlibat (2) ada tujuan yang dijadikan sasaran konflik, tujuan itulah yang menjadi sumber konflik (3) ada perbedaan pikiran, perasaan, tindakan diantara pihak yang terlibat untuk mendapatkan atau mencapai tujuan/sasaran (4) ada situasi konflik antara dua pihak yang bertenta.'l.gan, ini meliputi situasi antar pribadi, antar kelompok dan antar organisasi. Pandangan Liliweri tentang konflik bertumpu pada interaksi, tujuan yang ingin dicapai dan pertentangan. Sikap individu pada umumnya memiliki pikiran, perasaan dan kepentingan yang berbeda Faktor yang mempengaruhi konflik menurut Warren dalam Liliweri ( 1997 : 128) misalnya adalah ketidakpastian kerja. Warren menggunakan istilah staf disunity, yaitu terjadinya kondisi ketidaksesuaian an tar staf pada salah satu satuan kerja dengan satuan keJja yang lain. Tingkat perilaku menolak perubahan sebenamya akan banyak
28 tergantung pada jenis perubahan yang dilakukan dan seberapa jauh perubahan tersebut bisa dipahami oleh banyak orang dalam organisasi. menghayati yang ditolak oleh banyak orang
Hakekatnya, kalau kita mau
itu bukannya perubahannya sendiri,
melainkan ketakutan akan kehilangan sesuatu kenikmatan yang selama ini dirasakan (Marris, 197 5 dalam Thoha, 2003 : 58). Kehilangan sesuatu kenikmatan itu dapat berupa antara lain: (a) kehilangan sesuatu yang selama ini telah banyak diketahui dan dipahami, menjadi sesuatu yang barn, tidak pasti dan tidak stabil; (b) kehilangan "pilihan pribadi" (personal choice), kehiiangan kemerdekaannya untuk menikmati jabatan yang seiama ini dijabatnya; (c) dan kehilangan keterlibatan dan keterikatan yang selama ini telah dijalin dalam jabatan yang disandangnya (Thoha, 2003 : 58). Sesuai dengan perspektif diatas, maka dalam penelitian ini yang dimaksud dengan Restrukturisasi Organisasi adalah sebuah proses redisain atau penataan ulang terhadap struktur organisasi Unit Pelayanan Terpadu Satu Atap (UPTSA) Kota Yogyakarta yang dikembangkan menjadi sebuah organisasi baru yaitu Dinas Perizinan. Dalam memahami dinamika proses restrukturisasi organisasi Dinas Perizinan Kota Yogyakarta, salah satu komponen yang perlu mendapatkan perhatian adalah kompetensi sumber daya manusia dalam hai ini aparat Dinas Perizinan sebagai saiah satu bagian dari dinamika proses restrukturisasi organisasi.
A.3 Kompetensi Aparatur Boyatzis (dalam Ruky 2003) mendefinisikan kompetensi sebagai kemampuan yang dimiliki seseorang yang nampak pada sikapnya yang sesuai dengan kebutuhan keija. Kompetensi juga dilihat sebagai kemampuan melaksanakan tugas, sebagaimana
29 dikatakan oleh Finch dan Crunkilton (dalam Mulyasa 2003) yang mendefmisikan kompetensi sebagai penguasaan terhadap suatu tugas, ketrampilan, sikap dan apresiasi yang diperlukan untuk menunjang keberhasilan. Secara lebih luas, Me Ash an ( dalam Fauzi 2005) mendefinisikan kompetensi sebagai berikut: is a knowledge, skill and abilities or capabilities that a person achieves, which become part of his or her being tu exent he or she can satisfactority perform particular cognitive, afective and psychomotor behaviors" (dalam hal ini kompetensi diartikan sebagai pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang dikuasai oleh seseorang yang telah menjadi bagian dari dirinya sehingga ia dapat melakukan perilaku-perilaku kognitif, afektif dan psikomotorik dengan sebaik-baiknya. Spencer dan Spencer (1993) dalam Hadiati (2005 : 56) mendefinisikan kompetcnsi sebagai suatu karakteristik dasar dari seorang individu yang secara sebab aklbat berhubungan dengan criterion-referenced effectiveness dan atau kinerja yang tinggj. sekali dalam melakukan suatu pekeijaan. Karakterisitik dasar menunjukkan bahwa kompetensi itu merupakan bagian dari kemampuan seseorang untuk bertahan (survivalj dan dapat memprediksi periiakunya dalam situasi dan pekeijaan yang lebih
luas, sedangkan criterion-referenced berarti bahwa kompetensi seseorang dapat memprediksi apakah kinerjanya baik atau jelek. Spencer dan Spencer juga memberikan lima karakteristik dasar dari kompetensi, yaitu : a. Motif (motive) : sesuatu yang secara terns menerus dipikirkan atau diinginkan oleh seseorang yang menyebabkan adanya tindakan. Motif ini menggerakkan, mengarahkan dan memilih perilaku terhadap tindakan tertentu _atau tujuan dan berbeda dari orang lainnya. b. Sifat (traits) : karakteristik fisik dan respon yang konsisten terhadap situasi dan informasi. c. Konsep pribadi (self-concept) : perilaku, nilai-nilai dan kesan pribadi seseorang. d. Pengetahuan (knowledge) : informasi mengenai seseorang yang memiliki' bidang substansi tertentu.
30
e. Ketrampilan (skill)
kemampuan untuk melaksanakan tugas fisik dan mental
tertentu. Gordon (I 988) dalam Mulyasa (2003) menjelaskan beberapa aspek yang terkandung dalam konsep kompetensi sebagai berikut : a. Pengetahuan (knowledge) yaitu kesadaran dalam bidang kognitif. b. Pemahaman (understanding) yaitu kedalaman kognitif dan afektif yang dimiliki oleh individu. c. Kemampuan (skill) adalah sesuatu yang dimiliki oleh individu untuk melakukan tugas atau pekeijaan yang dibebankan kepadanya. d. Nilai (value) adalah suatu standar perilaku yang telah diyakini dan secara psikologis telah menyatu dalam diri seseorang. e. Minat (interest) adalah kecenderungan seseorang untuk melakukan sesuatu perbuatan. Rothwell (dalam Hadiati, 2005 : 57) mengidentifikasi kompetensi yang dibutuhkan seseorang dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya meliputi: a. Technical competence, berupa ketrampilan dan kemampuan khusus yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugasnya. b.
Managerial competence, berkaitan dengan kemampuan managerial dalam hal perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan.
c. Social competence, adalah kemampuan seseorang dalam berinteraksi dengan pihak lain. d. Strategic competence, adalah kemampuan melihat jauh ke depan sehingga dapat merumuskan berbagai kebijakan yang sifatnya strategis. Dari dinamika yang berkembang saat ini perlu dimasukkan satu jenis kompetensi sebagai oenyeimbang yaitu ethical competence, kemampuan untuk melaksanakan tuga'i dan tanggung jawabnya dengan pertimbangan etika dan moral (Hadiati, 2005 : 58). Dalam pandangan Steers (1985:147) kompetensi dapat dilihat melalui tiga hal, yakni
31
antara lain : 1). perangai dan minat seorang pekeija; 2). kejelasan dan penerimaan atas penjelasan peranan seorang pekeija; 3). tingkat motivasi dan prestasi keija. Kaho ( 1997) menyatakan bahwa faktor kompetensi man usia sebagai unsur pelaksana pemerintahan haruslah baik karena sebagai faktor yang sangat esensial dalam menyelenggarakan pemerintahan. Adapun yang dimaksud adalah mental atau moralnya baik dalam arti jujur, mempunyai rasa tanggung jawab yang besar terhadap pekerjaannya dapat bersikap sebagai abdi masyarakat dan memiliki kecakapan atau kemampuan untuk melaksanakan tugas-tugasnya. Keunggulan suatu organisasi sangat d\tentukan oleh ada tidaknya kompetensi atau kemampuan sumber daya manusia untuk terns belajar. Manusia adalah salah satu dimensi dalam organisasi yang amat penting dan merupakan pendukung utama dari organisasi apapun bentuknya (Thoha, 1992 : 2). Dalam kaitannya dengan kompetensi pegawai pada instansi pemerintah, Thoha (2005 : 5) menyatakan bahwa kurang lebih jumlah pegawai pemerintah itu baru 2 persen dari jumlah penduduk Indonesia. Akan tetapi, dari jumlah tersebut hanya 2 persen yang benar-benar prodiktif dan kompeten. Keterbatasan kompetensi pegawai dalam organisasi pemerintah dapat mempengaruhi pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi yang pada akhirnya dapat berakibat kinerja instansi dalam pelayanan publik menjadi tidak optimal. Dengan demikian maka dalam memahami dinamika restrukturisasi organisasi publik, perlu dilakukan pencermatan tentang kinerja pelayanan sebagai bagian dari dinamika restrukturisasi.
A.4 Pelayaoao Publik Produk suatu organisasi dapat berupa pelayanan dan produk fisik. Produk birokrasi publik sebagai organisasi publik adalah pelayanan yang diterima oleh warga
32 pengguna maupun masyarakat secara luas. Berbeda dengan produk berupa barang yang mudah dinilai kualitasnya, pelayanan publik tidak mudah dinilai karena berupa jasa (Subarsono dalam Dwiyanto, 2005 : 141 ). Pendapat ini sejalan dengan pendapat Fukuyama (2005 : 71) yang menyatakan bahwa organisasi-organisasi sektor negara terutama menghasilkan pelayanan-pelayanan dan produktivitas sektor pelayanan sulit diukur. Pelayanan adalah produk-produk yang tidak kasat mata (tidak dapat diraba) yang melibatkan usaha-usaha manusia dan menggunakan peralatan (Ivancevich dalam Ratminto, 2005 : 2). aktivitas atau
Gronroos (1990) mendefinisikan pelayanan sebagai suatu
s~rangkaian
aktivitas yang tidak kasat mata (tidak dapat diraba) yang
terjadi akibat adanya interaksi antara konsumen dengan karyawan atau hal-hallain yang disediakan oleh perusahaan pemberi pelayanan yang dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan konsumen/pelanggan (Gronroos dalam Ratminto, 2005 : 2). Menurut Joko Widodo (2001 : 269) pelayanan publik dapat diartikan sebagai pemberian layanan (melayani) keperluan orang atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan. Moenir (2000 : 27) mengatakan bahwa pelayanan umum adalah kegiatan yang dilakukan seseorang atau sekelompok orang dengan landasan faktor material, melalui sistem, prosedur dan metode tertentu dalam rangka usaha memenuhi kepentingan orang lain sesuai dengan haknya. Dari berbagai defmisi tersebut diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian pelayanan meliputi hal-hal sebagai berikut : a. Pelayanan merupakan suatu aktivitas yang tidak kasat mata artinya merupakan sesuatu yang bersifat abstrak.
33 b. Pelayanan merupakan aktivitas yang dilakukan oleh manusta atau sekelompok orang untuk memenuhi kebutuhan orang lain. c. Pelayanan dilaksanakan dengan menggunakan prosedur dan metode tertentu serta didukung oleh peralatan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkano Dalam konteks organisasi publik, konsumen atau pelanggan dari pelayanan adalah masyarakat. Sejalan dengan perkembangan dinamika masyarakat, tuntutan akan -adanya peningkatan kualitas pelayanan publik merupakan hal yang barns mendapatkan perhatian dari organisasi publik seperti pemerintaho W Edwards Deming, Philip B Crosby dan Joseph M Juran dalam Nopriadi 0
(2005 : 10) masing-masing memberikan definisi yang berbeda tentang kualitaso Deming mendefinisikan kualitas adalah apapun yang menjadi kebutuhan dan keinginan konsll11)eno Crosby mempersepsikan kualitas sebagai nihil cacat, kesempurnaan dan kesesuaian terhadap persyaratano Juran mendefinisikan mutu sebagai kesesuaian terhadap spesifikasio Dalam pandangan Albretcht dan Zemke (1990) kualitas pelayanan publik merupakan interaksi dari berbagai aspek, yaitu sistem pelayanan, sumberdaya manusia pemberi pelayanan, strategi dan pelanggan (customers)
0
Lenvine ( 1990) menyatakan
bahwa produk dari pelayanan publik harus memenuhi tiga indikator, yaitu
responsiveness,
responsibility
dan
accountability
(Dwiyanto,
2005
147)0
Responsiveness merupakan daya tanggap penyedia layanan terhadap harapan, keinginan, aspirasi maupun tuntutan pengguna layanano Responsibility menunjukkan seberapa jauh proses pelayanan publik itu dilakukan sesuai dengan prinsip-prinsip atau ketentuan-ketentuan administrasi dan organisasi yang benar dan telah ditetapkano
34
Accountability menunjukkan seberapa besar proses penyelenggaraan pelayanan sesuai
dengan kepentingan stakeholders dan norma-norma yang berkembang di masyarakat. Sementara itu Gibson, Ivancevich dan Donnelly (1996) rnernasukkan dirnensi waktu, yaitu menggunakan ukuran jangka pendek, jangka rnenengah dan jangka panjang dalan melihat kinerja organisasi publik. Sedangkan Zeitharnl, Pasuraman dan Berry ( 1j90 : 26) rnenggunakan tangibles, reliability, responsiveness, assurance, empathy (Dwiyanto, 2005 : 147-148):
a. Tangibles, yaitu fasilitas fisik, peralatan, pegawai dan fasilitas-fasilitas komunikasi yang dimiliki oleh penyedia layanan. b. Reliability atau reliabilitas adalah kemampuan untuk menyelenggarakan pelayanan yang dijanjikan secara akurat. c. Responsiveness atau responsivitas adalah kerelaan untuk menolong pengguna layanan dan menyelenggarakan pelayanan secara ikhlas. d. Assurance atau kepastian adalah pengetahuan, kesopanan dan kemampuan para petugas penyedia Iayanan dalarn memberikan kepercayaan kepada pengguna layanan. e. Empathy adalah kemampuan memberikan perhatian kepada pengguna Iayanan secara individual.
Kualitas pelayanan publik rnerupakan salah satu indikator untuk rnenilai kinerja organisasi publik dan digunakan sebagai ukuran keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai misinya. Dwiyanto (2006 : 50) melihat adanya beberapa indikator dalarn rnenilai kinerja organisasi publik, yaitu produktivitas, kualitas layanan, responsivitas, responsibilitas dan akuntabilitas. Kumorotomo (1996) memberikan beberapa kriteria lain dalarn penilaian kinerja organisasi pelayanan publik, yaitu efisiensi,
efekti~tas,
keadilan
rum
daya tanggap. Zeitha..'lll, Pasurarnan dan Berry
(1990) mengemukakan bahwa kinerja pelayanan publik yang baik dapat dilihat melalui berbagai indikator yang sifatnya fisik. -Sebagai contoh adalah ketersediaan gedung pelayanan yang representatif, fasilitas pelayanan berupa televisi, ruang tunggu yang nyarnan, peralatan pendukung yang memiliki tehnologi canggih, penampilan aparat
35 yang menarik simpati pengguna jasa, serta berbagai fasilitas kantor yang memudahkan pelayanan ditawarkan. Berbagai
perspektif dalam
melihat kinerja pelayanan publik
diatas
memperlihatkan bahwa indikator-indikator yang dipergunakan untuk menyusun kinerja pelayanan publik temyata sangat bervariasi. Secara garis besar, berbagai parameter yang dipergunakan untuk melihat kinerja pelayanan publik dapat dikelompokkan menjadi dua pendekatan. Pendekatan pertama melihat kinerja pelayanan publik dari perspektif pemberi layanan dan pendekatan kedua melihat kinerja pelayanan publik dari perspektif pengguna jasa. Pembagian pendekatan atau perspektif dalam melihat kinerja pelayanan publik tersebut hendaknya tidak dilihat secara diametrik, melainkan tetap dipahami sebagai suatu sudut pandang yang saling berinteraksi diantara keduanya (Dwiyanto, 2006: 53). Nasution (2005 : 126) mengatakan bahwa atribut yang dipertimbangkan dalam pengukuran kualitas adalah interaksi antara karyawan dan pelanggan, mencakup beberapa hal : a. Ketepatan waktu, berkaitan dengan kecepatan memberikan tanggapan terhadap keperluan-keperluan pelanggan. b. Penampilan karyawan, berkaitan dengan kebersihan dan kecocokan dalam berpakaian. c. Kesopanan dan tanggapan terhadap kell!han-keluhan, berkaitan dengan bantuan yang
diberikan
pelanggan.
dalam
menyelesaikan
masalah-masalah
yang
diajukan
36 Lovelock (1992) dalam Widodo (2001 : 272) mengemukakan lima prinsip yang hams diperhatikan bagi pemberi pelayanan publik agar kualitas pelayanan dapat dicapai, antara lain meliputi : a. Tangible
(terjamah) seperti kemampuan fisik, peralatan, personil dan
komunikasi material; b. Reliable (handal) yaitu kemampuan membentuk pelayanan yang dijanjikan dengan tepat dan memiliki keajegan; c. Responsiveness (pertanggungjawaban) y~itu rasa tanggung jawab terhadap mutu pelayanan; d. Assurance (jaminan) seperti pengetahuan, perilaku dan kemampuan pegawai; e. Emphaty ( empati) yaitu perhatian perorangan pada pelanggan. Menurut Mahmudi (2005 : 99) kualitas dan standar pelayanan dapat diukur melalui indikator kecepatan pelayanan, ketepatan waktu, kecepatan respon, keramahan, kenyamanan, kebersihan, keamanan, keindahan (estetika), etika dan sebagainya. Dari dua pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa indikator kualitas pelayanan dapat dilihat dari dua perspektif, yaitu indikator secara obyektif atau tangible (bukti langsung dan terukur), antara lain berupa ketepatan waktu, kecepatan pelayanan dan kebersihan, serta secara subyektif atau intangible (bukti tidak langsung tetapi dapat dirasakan), misalnya kenyamanan, keamanan, keindahan. Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (MENP~) dalam keputusannya Nomor : 81/1995 menegaskan bahwa pelayanan yang berkualitas hendaknya sesuai dengan sendi-sendi sebagai berikut : a. Kesederhanaan, dalam arti bahwa prosedur/tata cara pelayanan diselenggarakan secara mudah, lancar, cepat dan tidak berbelit-belit serta mudah difahami dan dilaksanakan.
37 b. Kejelasan dan kepastian menyangkut : Prosedur/tata cara pelayanan umum, Persyaratan pelayanan umum, baik teknis maupun administratif, Unit keija atau pejabat yang bertanggung jawab dalam memberikan pelayanan umum, Rincian biaya/tarif pelayanan umum dan tata cara pembayarannya, Jadwal waktu penyelesaian pelayanan umum, Hak dan kewajiban baik dari pemberi maupun penerima pelayanan umum berdasarkan bukti-bukti penerimaan permohonan/ kelengkapannya, sebagai alat untuk memastikan pemrosesan pelayanan umum serta Pejabat yang menerima keluhan pelanggan (masyarakat) c. Keamanan, dalam arti bahwa proses serta basil pelayanan umum dapat memberikan keamanan dan kenyamanan serta dapat memberikan kepastian hukum. d. Keterbukaan, dalam arti bahwa prosedur/tata cara, persyaratan, satuan keija/pejabat penanggung jawab pemberi pelayanan umum, waktu penyelesaian dan rincian biaya/tarif dan hal-hal lain yang yang berkaitan dengan proses pelayanan umum wajib diinformasikan secara terbuka agar mudah diketahui dan difahami oleh masyarakat, baik diminta maupun tidak diminta. e. Efisien, meliputi : Persyaratan pelayanan umum hanya dibatasi pada hal-hal yang berkaitan langsung dengan pencapaian sasaran pelayanan dengan tetap memperhatikan keterpaduan an tara persyaratan dengan. produk pelayanan urn urn yang diberikan, Dicegah adanya pengulangan pemenuhan kelengkapan persyaratan, dalam hal proses pelayanannya mempersyaratkan kelengkapan persyaratan dari satuan keija/instansi pemerintah lain yang terkait. f. Ekonomis, dalam arti pengenaan biaya pelayanan umum harus ditetapkan secara wajar dengan memperhatikan . Nilai barang atau jasa pelayanan umum dengan tidak menuntut biaya yang tinggi diluar kewajaran, Kondisi dan kemampuan pelanggan (masyarakat) untuk membayar secara umum, Ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. g. Keadilan yang merata dalam arti cakupan atau jangkauan pelayanan umum harus diusahakan seluas mungkin dengan distribusi yang merata dan diperlakukan secara adil. h. Ketepatan waktu, dalam arti pelaksanaan pelayanan umum dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentuk:an.
Upaya melakukan perbaikan pelayanan publik merupakan sesuatu yang tidak mudah untuk dilaksanakan. Terdapat ke:1dala dan permasalahan yang menjadi I
hambatan dalan pelayanan publik. Bevaola Kusumasari (dalam Purwanto dan Kumorotomo, 2005 : 88-90) mefl.gatakan bahwa pefiTlasalahan pelayanan publik kunmg efektif dipicu oleh berbagai hal yang sangat komplek yaitu pertama, besamya diskriminasi pelayanan, tidak ada kepastian pelayanan dan rendahnya tingkat kepuasan masyarakat terhadap pelayanan publik; kedua, budaya birokrasi di Indonesia banyak mengadopsi budaya jawa yang hirarkis, tertutup, sentralistis dan mempunyai nilai untuk
38 menempatkan pimpinan sebagai pihak yang dihormati; ketiga, tidak adanya sistem insentif yang secara efektif mampu mendorong para pejabat birokrasi dalam membangun kineija yang ba:ik; keempat, kecilnya kewenangan untuk mengambil diskresi membuat pejabat birokrasi tidak mampu mengembangkan inisiatif dan kreativitas dalam penyelenggaraan pelayanan publik Karakteristik pelayanan pemerintah yang sebagian besar bersifat monopoli sehingga tidak menghadapi permasalahan persaingan pasar menjadikan lemahnya perhatian pengelola pelayanan publik akan penyediaan pelayanan yang berkualitas. Lebih buruk lagi kondisi ini menjadikan sebagian pengelola pelayanan memanfaatkan untuk mengambil keuntungan pribadi, dan cenderung mempersulit prosedur pelayanannya. Akibat permasalahan tersebut, citra buruk pada pengelolaan pelayanan publik masih melekat sampai saat ini sehingga tidak ada kepercayaan masyarakat pada pengelola pelayanan. Kenyataan ini merupakan tantangan yang hams segera diatasi terlebih pada era persaingan bebas pada saat ini. Profesionalitas dalam pengelolaan pelayanan publik dan pengembalian kepercayaan masyarakat kepada pemerintah hams diwujudkan. Selain itu, terdapat empat gap yang perlu diperhatikan dalam setiap pelayanan publik (Pasuraman, 1985), yaitu: (1) kesenjangan antara jasa yang dipersepsikan oleh manajemen dengan jasa yang diharapkan oleh konsumen, (2) persepsi manajemen terhadap harapan konsumen dengan apa yang ditangkap oleh bawahan/ karyawannya, (3) konsep pelayanan yang dimengerti oleh karyawan dengan komunikasi dan aktifitasnya dalam memberikan pelayanan kepada konsumen, dan (4) tindakan dari pemberi layanan. Untuk melakukan perbaikan dalam pelayanan publik terdapat beberapa prasyarat yang hams diperhatikan, antara lain proses dan prosedur,
39 persyaratan pelayanan, sarana dan prasarana yang dibutuhkan, waktu dan biaya pelayanan serta pengaduan keluhan. a. Proses dan prosedur. Proses dan prosedur pelayanan dapat meliputi prosedur pelayanan langsung kepada pelanggan, dan proses pengolahan pelayanan yang merupakan proses internal dalam menghasilkan peiayanan. Dalam proses dan prosedur ini meliputi seluruh aktifitas kegiatan pelayanan secara berurutan dimulai dengan aktifitas yang dilakukan ketika pertama kali pelanggan datang, dan bahkan setelah pelayanan itu selesai (affter service). b. Persyaratan pelayanan. Persyaratan pelayanan merupakan hal-hal yang harus dipenuhi oleh pelanggan untuk mendapatkan pelayanan. Persyaratan pelayanan dapat berupa dokwnen atau surat-surat. Persyaratan pelayanan perlu diidentifikasi dari tiap aktifitas pelayanan sehingga untuk keseluruhan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pelanggan termasuk biaya total yang harus dibayar oleh pelanggan. c. Sarana dan prasarana yang dibutuhkan. Sarana pelayanan merupakan berbagai fasilitas yang diperlukan dalam rangka memberikan peiayanan. Sarana yang digunakan dapat merupakan sarana yang utama dan sarana pendukung. Sarana utama merupakan sarana yang disediakan dalam rangka proses pelayanan yang meliputi antara lain berbagi fomulir, fasilitas pengolahan data. Sedangkan sarana pendukung adalah fasilitas yang pada umwnnya disediakan dalam rangka memberikan pelayanan pendukung antara lain seperti penyediaan fasilitas ruang tunggu yang nyaman, penyediaan layanan antaran dan
40 lain-lain. Sedangkan prasarana merupakan berbagai fasilitas yang mendukung sarana pelayanan an tara lain berupa jalan menuju kantor pelayanan. d.
Waktu dan Biaya Pelayanan Dengan ditentukannya waktu dan biaya yang terpakai untuk setiap aktifitas yang dilakukan pada proses pengolahan, maka akan dapat ditentukan waktu dan biaya yang akan digunakan untuk melayani satu jenis pelayanan sejak awal pelanggan menemui petugas pelayanan sampai pelayanan selesai dilakukan.
e. Pengaduan Keluhan Pengaduan keluhan merupakan mekanisme yang dapat ditempuh oleh pelanggan untuk menyatakan ketidakpuasannya terhadap pelayanan yang diterima. Pengaduan keluhan merupakan hal yang sangat penting mengingat perbaikan kualitas pelayanan terns menerus tidak lepas dari masukan pelanggan yang biasanya dalam bentuk keluhan.
B~
METODOLOGI
B.l Jenis Penelitian Penelitian adalah penggunaan aktvitas yang rasional untuk mengumpulkan informasi atau data dalam rangka memahami fenomena tertentu. Penelitian seharusnya dapat dilaksanakan secara teliti dan cermat, baik dalam menentukan jenis data, sumber data, cara mengumpulkan data, tujuan penelitian dan teknik analisa data agar diperoleh basil yang tepat dan akurat, mengingat penelitian pada hakekatnya merupakan wahana untuk menemukan kebenaran atau untuk lebih membenarkan kebenaran (Moleong, 1994 : 30).
Untuk melaksanakan penelitian tersebut, dapat digunakan metode
penelitian, yaitu cara ilmiah yang dilakukan untuk mendapatkan data dengan tujuan
4i tertentu. Dengan cara yang ilmiah itu diharapkan data yang akan didapatkan adalah data yang obyektif, valid dan reliabel (Moleong, 1994 : 1). Menurut Sugiyono (1993 : 1) jenis penelitian dapat dikelompokan menurut tujuan, pendekatan, tingkat eksplanasi dan jenis data. Sesuai dengan fokus penelitian yaitu Dinas Perizinan Kota Yogyakarta, maka tingkat eksplanasi yaitu tingkat penjelasan bagaimana varibel yang diteliti itu akan met1jdaskan obyek yang diteliti melalui data-data yang terkumpul, merupakan tingkat eksplanasi deskriptif dan menggunakan jenis data kualitatif. Dalam penelitian ini jenis penelitian yang digunakan adalah pendekatan deskriptif kualitatif, yaitu dimaksudkan untuk pengukuran yang cermat terhadap fenomena
sosial tertentu (Singarimbun dan Effendi,
1989
4).
Peneliti
mengembangkan konsep dan menghimpun fakta, tetapi tidak melakukan pengujian hipotesa. Metode deskriptif kualitatif menurut Bogman dan Taylor (dalam Moleong, 1993:3) didefenisikan sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data diskriptif berupa kata-kata tertulis I lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat dicermati. Sedangkan Sugiyono (1993 : 5) menyatakan bahwa penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan terhadap variabel
mandiri, yaitu tanpa membuat
perbandingan atau menghubungkan dengan variabel yang lain. Metode deskriptif juga dapat diartikan sebagai prosedur pemecahan masalah yang diselidiki dengan menggambarkan/melukiskan keadaan subyek/obyek penelitian (seseorang, lembaga, masyarakat dan lain-lain) pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana adanya (Nawawi, 2003 : 63). Dengan demikian, penelitian deskriptif kualitatif merupakan upaya mengungkapkan suatu peristiwa atau keadaan subyek I obyek penelitian serta memecahkan permasalahan yang dihadapi pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana adanya (fact finding) maupun
42 infonnasi yang diperoleh dari sumber data dan bukan merupakan pengujian hubungan antar variabel. Peneliti yang mengadakan penelitian kualitatif biasanya lebih berorientasi pada orientasi teoritis dimana teori dibatasi pada suatu pengertian sebagai suatu pemyataan sistematis yang berkaitan dengan seperangkat proposisi yang berasal dari data dan diuji kembali secara empiris. Bogdan dan Biklen (1975) dalam Moleong (1993 : 8) menggunakan istilah paradigrna sebagai kumpulan longgar tentang asumsi yang secara logis dianut bersama, konsep atau proposisi yang mengarahkan cara berpikir dan cara penelitian. Atau dengan kata lain, metode kualitatif merupakan prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang perilaku yang dapat diamati. Metode penelitian kualitatif merupakan metode yang tidak mudah dilakukan, mengingat metode ini tidak terbatas sampai pada pengumpulan dan menyusun data, tetapi meliputi juga analisa dan interpretasi tentang arti data itu. Nawawi (2003 : 63) menyimpulkan adanya ciri-ciri pokok metode deskriptif yaitu :
1. Memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang ada pada saat penelitian dilakukan (saat sekarang) atau masalah-masalah yang bersifat aktual.
2. Menggambarkan fakta-fakta tentang masalah yang diselidiki sebagaimana adanya, diiringi dengan interpretasi rasional yang adequat.
Meskipun demikian, metode ini merupakan salah satu jenis metode peneiitian yang banyak digunakan pada penelitian so sial. Menurut Moleong ( 1994 : 5), bahwa penelitian diskriptif atau penelitian kualitatif digunakan dengan beberapa pertimbangan sebagai berikut :
43 1. Menyesuaikan metode kualitatif lebih mudah apabila berhadapan dengan kenyataan ganda. 2. Metode ini menyajikan secara iangsung hakikat hubungan an tara peneliti dengan responden. 3. Metode ini lebih peka dan lebih dapat menyesuaikan diri dengan banyak penanganan pengaruh bersama dan terhadap poia-pola nilai yang dihadapi.
Penggunaan metode diskriptif kualitatif pada penelitian ini dilakukan dengan pertimbangan hal-hal sebagai berikut: 1. Metode ini sesuai dengan tujuan penelitian yang ingin diperoleh yaitu memperoleh deskripsi tentang proses pembentukan Dinas Perizinan Kota Yogyakarta, mengenali faktor-faktor yang mempengaruhinya baik faktor pendorong maupun penghambat, serta mengetahui dan menganalisis hal-hal yang belum terungkap dibalik proses restrukturisasi organisasi pemerintah daerah. 2. Metode ini dapat memberikan gambaran sekaligus mendeskripsikan tentang perbaikan kualitas pelayanan perizinan di Kota Yogyakarta setelah pembentukan Dinas Perizinan baik dari sisi aparat maupun perbaikan sistem dan prosedur pelayanan.
B.2 Teknik Pengumpulan Data Dalam penelitian ini, jenis data yang dikumpulkan adalah data primer dan data sekunder yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif. Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari stakeholders yang terkait, sedangkan untuk data
sekunder
44 diperoleh melalui data yang telah diteliti dan dikumpulkan oleh fihak lain yang berkaitan dengan permasalahan penelitian ini. Menurut Lofland dan Lofland (1984) dalam Moleong (1994 : 112) sumber data utama dalam penelitian kualitatif adalah kata-kata dan tindakan selebihnya adalah data tambahan seperti dokumen dan lain-lain. Oleh karena itu data yang diperlukan pada penelitian ini dapat diperoleh dengan berbagai cara, antara lain melalui : a. Dokumentasi Dokumen adalah setiap bahan yang tertulis atau film yang dipersiapkan untuk penelitian, pengujian suatu peristiwa atau record maupun yang tidak dipersiapkan untuk itu. Dokumen digunakan sebagai sumber data karena dalain banyak hal dokumen sebagai sumber data dapat dimanfaatkan untuk menguji, menafsirkan, bahkan untuk meramalkan (Moleong, 1994: 161). Dokumen yang dibutuhkan sebagai data-data sekunder dalam penelitian ini antara diperoleh dari berbagai sumber yang terkait antara lain adalah Peraturan Daerah tentang Pembentukan Dinas Perizinan, visi, misi dan program kerja Dinas Perizinan, uraian tugas pokok dan fungsi aparat Dians Perizinan, Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP) Dinas Perizinan, Prosedur dan tata cara pengurusan perizinan, dokumen indeks kepuasan layanan masyarakat (IKM), Citizen's Charter, data kepegawaian dan sarana ketja, data tentang kritik/saran dan pengaduan masyakat, serta dokumen lain yang terkait dengan proses restrukturisasi dan pembentukan Dinas Perizinan. Dokumen tersebut diperoleh dari Dinas Perizinan, Bappeda, Bagian Organisasi, Bagian Tata Pemerintahan Setda Kota Yogyakarta serta instansi terkait lainnya. Disamping dokumentasi yang terdapat pada kantor-kantor tersebut juga dilakukan pengambilan
data dokurnen dari perpustakaan.
45
b. Wawancara. Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu yang dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara {interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai (interviewee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu (Moleong, 1994 : 135). Wawancara dibikukan terhadap informan yang telah ditentukan untuk mendapatkan informasi yang lebih jelas dan mendalam tentang berbagai hal yang diperlukan, yang berhubungan dengan masalah penelitian. Wawancara dilakukan terhadap "stakeholder" yang dipilih secara ''purpossive", yaitu metode penarikan sampel dengan tujuan tertentu, sesuai dengan data yang dibutuhkan. Dengan cara ini dapat diperoleh masukan-masukan untuk memperdalam kajian mengenai dinamika proses pembentukan Dinas Perizinan Kota Yogyakarta, hambatan dan permasalahan yang dihadapi, bagaimana peran dan fungsi instansi ini setelah
terb~ntuk
serta upaya
yang dilakukan dalam menjawab tuntutan perbaikan pelayanan kepada masyarakat. Dalam wawancara terhadap informan tersebut menggunakan panduan wawancara, sebagai alat dalam melakukan wawancara agar dapat lebih terfokus dan konsistensi basil pendataan. Wawancara dilakukan kepada sumber data primer yang bersifat internal, yaitu Kepala Dinas Perizinan, Kepala Badan Kepegawaian Daerah, Kepala Bagian Organisasi, Kepala Bagian Tata Pemerintahan sebagai aktor yang berperan dalam proses restrukturisasi dan pembentukan Dinas Perizinan. Wawancara juga dilakukan kepada Kepala Bagian Tata Usaha dan Kepala Bidang pada Dinas Perizinan, Kepala Sub Bagian pada Bagian Organisasi dan staf yang terkait dengan pelayanan perizinan. Sumber data primer yang bersifat ekstemal adalah masyarakat yang sedang atau pernah menggunakan jasa pelayanan di Dinas Perizinan Kota Yogyakarta. Cara
46 menentukan infonnan dari masyarakat adalah dengan menggunakan tehnik sampling aksidental. Menurut Sugiyono (1993 : 58) sampling aksidental adalah tehnik penentuan sampel berdasarkan kebetulan, yaitu siapa saja yang secara kebetulan bertemu dengan peneliti dapat digunakan sebagai sampel hila dipandang orang yang kebetulan ditemui itu cocok sebagai sumber data. Jumlah masyarakat yang diwawancarai sangat ditentukan oleh banyaknya infonnasi yang dibutuhkan. Hal ini dilakukan dengan berpegang pada pendapat Moleong (2000 : 166) yang mengemukakan bahwa jumlah sampel ditentukan oleh pertimbangan infonnasi yang diperlukan. Jika maksudnya memperluas informasi, jika tidak ada lagi informasi yang dapat dijaring maka penarikan sampel sudah dapat diakhiri. Jadi, kuncinya disini ialah jika sudah mulai terjadi pengulangan informasi maka penarikan sampel sudah hams dihentikan. Dalam penelitian ini wawancara kepada sumber data primer internal antara lain digunakan untuk memperoleh informasi tentang proses restrukturisasi, interaksi antar aktor, hambatan dalam proses restruktnrisasi, pola kepemimpinan dan tingkat diskresi dalarn pelaksanaan tugas serta motivasi keija aparat. Sedangkan wawancara kepada sumber data ekstemal digunakan untuk memperoleh informasi tentang kualitas pelayanan, antara lain ketepatan waktu dan kecepatan pelayanan, transparansi biaya dan prosedur, serta kemampm!m dan sikap aparat dalam memberikan pelayanan. c. Observasi Observasi biasa diartikan sebagai pengamatan dan pencatatan secara sistemik terhadap gejala yang tampak pada obyek penelitian (Nawawi, 2003 : 100). Observasi dilaksanakan dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap obyek penelitian, dengan maksud memperoleh gambaran empirik pada basil temuan. Hasil
47
dari observasi ini dapat mempermudah dalam menjelaskan keterkaitan dari fenomenafenomena yang ada. Dalam penelitian ini observasi dilakukan dengan cara melihat langsung kondisi fisik yang dapat diamati pada Dinas Perizinan, mengamati secara teliti dan seksama keadaan yang sesungguhnya di lapangan, serta mengamati gejala-gejala yang ada dan timbul untuk dijadikan bahan penelitian. Pengamatan langsung antara lain dilakukan untuk mengetahui ketersediaan informasi tentang perizinan baik melalui papan pengumuman maupun media lain misalnya brosur/leaflet, media massa atau internet, kondisi ruang tunggu dan sarana pelayanan, kondisi ruang keija dan sarana kerja petugas, kondisi sarana pendukung misalnya ruang parkir, loket pelayanan, sistem antrian, pengetahuan dan ketrampilan petugas dalam melaksanakan tugas, sikap petugas dalam melayani masyarakat, respon terhadap keluhan, serta kecepatan dan ketepatan waktu pelayanan.
B.3 T eknik Ana lis is Data Analisis data menurut Patton (1980) dalam Moleong (1994 : I 03) adalah suatu proses mengatur urutan data, mengorganisasikannya ke dalam suatu pola, kategori, dan satuan uraian dasar. Bogdan dan Taylor (1975) mendefmisikan analisis data sebagai suatu proses yang merinci usaha secara formal untuk menemukan tema dan merumuskan hipotesis (ide) seperti yang disarankan oleh data dan sebagai usaha untuk memberikan bantuan pada tema dan hipotesis itu. Effendi (1989 : 263) mendefinisikan analisis data sebagai proses penyederhanaan data ke dalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan diinterpretasikan.
Dari berbagai pendapat tersebut, dapat disimpulkan
bahwa analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data kedalam
48 pola, kategori, dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema dan dapat dirumuskan hipotesis kerja seperti yang disarankan oleh data (Moleong, 1994 : 103). Teknik analisa data yang digunakan adalah menggunakan teknik analisa deskriptif kualitatif. Teknik ini bertujuan untuk menggambarkan fen omena tertentu secara lebih terperinci. Langkah pertama yang perlu dilakukan dalam menganalisis data adalah dengan cara mereduksi data-data yang telah .terkumpul, sehingga bisa ditemukan pokok-pokok tema yang dianggap relevan dengan masalah dan tujuan penelitian. Reduksi data sangat penting dalam rangka mempermudah analisis karena dengan mereduksi data akail diperoleh suatu gambaran yang lebih jelas dan tajam mengenai persoalan yang dianalisis. Adapun data yang direduksi diantaranya adalah data dari basil wawancara dan data sekunder misalnya dokumen,_ dimana data yang tidak se:mai
dan kurang relevan dengan tema penelitian tidak digunakan. Reduksi data dilakukan dengan jalan abstraksi, yaitu usaha membuat rangkuman yang inti, proses dan pernyataan-pernyataan yang perlu dijaga sehingga tetap berada didalamnya. Agar dapat dilihat gambaran keseluruhan atau bagian tertentu dari penelitian, maka menurut model analisis ini data yang telah direduksi harus diusahakan tersusun secara sistematis. Proses
selanjutnya
adalah
pengambilan
kesimpulan
dan
verifikasi.
Penyimpulan data dilakukan setelah data disajikan dalam bentuk deskripsi dengan pemahaman interpretasi logis.
49 B.4 Def'misi Konsep dan Operasionalisasi
Berkaitan dengan Latar Belakang dan Kerangka Dasar Teori diatas maka penelitian tentang Dinamika Restrukturisasi Organisasi Pemerintah Daerah dilakukan dengan memfokuskan pada proses penataan ulang I redisain organisasi Dinas Perizinan dan interaksi antar aktor pada restrukturisasi tersebut, kompetensi aparatur yang menjelaskan kompetensi aparat Dinas Perizinan dalam pelayanan kepada masyarakat akan dianalisis pada aspek kompetensi tehnis, kompetensi managerial dan kompetensi sosial, serta Kualitas Pelayanan Publik difokuskan pada aspek akuntabilitas, responsivitas dan responsibilitas, yaitu :
a.
Restrukturisasi organisasi adalah proses redisain atau penataan ulang terhadap tatanan . Organisasi Birokrasi Pemerintah Daerah. Proses ini akan dilihat dari variabel sebagai bt:rikut : 1.
Proses restrukturisasi, melalui indikator : Latar belakang pelaksanaan restrukturisasi. Aktor dan stakeholder yang terlibat dalam proses tersebut. Mekanisme restrukturisasi
2.
Interaksi antar aktor dalam restrukturisasi, melalui indikator : Kepentingan apa yang dominan
diakomodasi
dalam
formulasi
restrukturisasi. Konflik kepentingan antar aktor dalam proses restrukturisasi Hambatan yang dialami pada proses restrukturisasi serta upaya mengatasinya Reaksi terhadap restrukturisasi
50 b.
Kompetensi aparatur adalah kompetensi aparat melaksanakan pekerjaan sesuat dengan tugas pokok dan fungsinya serta mencapai kinerja dan basil yang sebaikbaiknya. Konsep ini akan dilihat dengan indikator sebagai berikut :
1.
Kompetensi tehnis, dengan indikator : Tingkat pendidikan aparatur. T ingkat keikutsertaan dahm kursuslpelatihan yang terkait dengan bidang tugasnya Tingkat pengetahuan, ketrampilan dan kesalahan dalam pelaksanaan tugas
Ketepatan waktu dan kecepatan pelaksanaan tugas 2.
Kompetensi managerial, dengan indikator: Pola dan gaya kep.emimpinan yang diterapkan Kemampuan menyusun perencanaan dan program kerja Tingkat diskresi dalam pelaksanaan tugas Kreativitas dan iilovasi dalam pelaksanaan tugas
3.
Kompetensi so sial, denga.1 indikator : Kemampuan menyesuaikan diri dengan perubahan organisasi Kemampuan melakukan kerja sama dan koordinasi
c.
Akuntabilitas adalah suatu ukuran yang menunjukkan seberapa besar proses penyelenggaraan pelayanan sesuai dengan kepentingan stakeholders dan normanorma yang berkembang dalam masyarakat Konsep ini akan dilihat dengan indikator sebagai berikut:
51
d.
I.
Transparansi dan kepastian prosedur pelayanan perizinan
2.
Transparansi biaya dalam pelayanan perizinan
3.
Keadilan dan prioritas kepada pelanggan dalam pemberian pelayanan
Responsivitas adalah daya tanggap penyedia layanan terhadap harapan, keinginan, aspirasi maupun tuntutan pengguna layanan. Konsep ini akan dilihat dengan indikator sebagai berikut :
e.
I.
Jumlah keluhan dari pengguna jasa
2.
Respon dan tindak Ianjut terhadap keluhan dan saran/kritik dari pengguna jasa
3.
Upaya perbaikan dalam pelayanan
Responsibilitas adalah suatu ukuran yang menunjukkan seberapa jauh proses pemberian pelayanan publik itu dilakukan sesuai dengan prinsip-prinsip atau ketentuan administrasi dan organisasi yang telah ditetapkan. Konsep ini akan dilihat dengan indikator sebagai berikut : I.
Ketepatan dan kepastian waktu dalam proses pelayanan perizinan.
2.
Kesesuaian prosedur dengan pedoman dan aturan yang ditetapkan.
BAB III DESKRIPSI WILAYAH PENELITIAN
A. Letak Geografls dan Luas Wilayab Secara geografis Kota Yogyakarta terbentang antara 110 °24' 19" sampai ll0°28' 53" Bujur Timur dan 07° 15' 24" sampai 07° 24' 26" Lintang Selatan. Jarak terjauh
dari utara ke selatan kurang lebih 7,5 km dan dari barat ke timur kurang lebih 5,6 km. Secara administratif Kota Yogyakarta berbatasan dengan : Sebelah utara
: Kabupaten Sleman
Sebelah timur ·
:
Sebelah selatan
: Kabupaten Bantul
Sebalah barat
: Kabupaten Bantul dan Sleman
~abupaten
Sleman dan Bantul
Luas Kota Yogyakarta adalah 32,5 Km2 atau kurang lebih 1,02% dari luas wilayah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, terdiri dari 14 kecamatan, 45 kelurahan, 614 Rukun Warga (RW) dan 2.523 Rukun Tetangga (RT). Pembagian wilayah Kota
Yogyakarta secara administratif sebagaimana tersebut pada tabel berikut : Tabel3.1 Pembagian Wilayah Kota Yogyakarta Menurut Kecamatan, '
Kel~rahan
No.
Kecamatan
1.
Tegalrejo
2.
Jetis
dan Luas
Kelurahan 1. Kricak 2. Karangwaru 3. Tegalrejo 4. Bener I. Bumijo 2. Cokrodiningratan 3. Gowongan
52
Jumlah RW RT 61 13 14 56 12 46 7 25 13 55 11 60 13 52
Luas Km.! 0,82 0,70 0,82 0,57 0,58 0,66 0,46
53
Tabel3.1 (lanjutan) Pembagian Wilayah Kota Yogyakarta Menurut Kecamatan, Kelurahan dan Luas No.
Kecamatan
3.
Gondokusuman
4.
Danurejan
5.
Gedongtengen
6.
Ngampilan
7.
Pakualaman
8.
Wirobrajan
9.
Mantrijeron
10.
Kraton
11.
Gondomanan
12.
Mergangsan
13.
Umbulharjo
14.
Kotagede
1 Jumlah
Kelurahan 1. Demangan 2. Kotabaru 3. Klitren 4. Baciro 5. Terban 1. Suryatmajan 2. Tegalpanggung 3. Bausasran 1. Sosromenduran 2. Pringgokusuman 1. Ngampilan 2. Notoprajan 1. Purwokinanti 2. Gunungketur I. Pakuncen 2. Wirobrajan 3. Patangpuluhan 1. Gedongk.iwo 2. Suryodiningratan 3. Mantri ieron 1. Patehan 2. Panembahan 3. Kadipaten 1. Ngupasan 2. Prawiroditjan 1. Keparakan 2. Wirogunan 3. Brontokusuman 1. Semaki 2. Muja-muju 3. Tahunan 4. Warungboto 5. Pandeyan 6. Sorosutan 7. Giwangan 1. Rejowinangun 2. Prenggan 3.Purbayan
-
4:>
I
Jumlah RT RW 44 12 4 21 63 16 88 21 59 12 15 45 16 66 49 12 55 14 89 23 70 13 50 8 47 10 36 9 56 12 58 12 51 10 86 18 69 17 75 20 44 10 78 18 53 15 49 13 61 18 57 13 76 24 83 23 I 34 10 55 12 48 11 38 9 46 12 63 16 42 13 49 13 57 13 14 58
1 614
-
1 2.:>23
Sumber : Bagian Tata Pemerintahan Setda Kota Yogyakarta (2007)
Luas KmL
I
0,74 0,71 0,68 1,06 0,80 0,28 0,35 0,47 0,50 0,46 0,45 0,37 0,30 0,33 0,65 0,67 0,44 0,90 0,85 0,86 0,40 0,66 0,34 0,45 0,67 0,53 0,85 0,93 0,66 1,53 0,78 0,83 1,38 1,68 1,26 1,25 0,99 0,83
-J2,,o-
54
Dari tabel tersebut di atas dapat diketahui bahwa masing-masing Kecamatan dan Kelurahan mempunyai keluasan wilayah relatif sempit. Kecamatan dengan wilayah terluas adalah Kecamatan Umbulharjo sedangkan Kecamatan dengan wilayah tersempit adalah Kecamatan Pakualaman.
B.Penduduk Kota Yogya.karta sebagai kota pendidikan memiliki berbagai jenis dan tingkat sekolah, baik sekolah dasar maupun sekolah lanjutan sebagai sarana menuntut ilmu bagi para pelajar. Jumlah sekolah yang ada di Kota Yogyakarta sebagaimana tersebut pada tabel berikut : Tabel3.2 Jumlah Sekolah di Kota Yogyakarta Jumlah Jenis Sekolah 206 Taman Kana.k-kanak/pra sekolah 208 2. Sekolah Dasar/sederajat 60 3. Sckolah Mcncngah Pcrtama!scdcrajat 50 Sekolah Menengah Atas/sederajat 4. 30 5. Sekolah Menengah Kejuruan 554 Jumlah Sumber: Memori Akhir Jabatan Walikota Yogyakarta periode 2001-2006. No. 1.
Kota Y ogya.karta juga dikenal sebagai salah satu daerah tujuan wisata di Indonesia dengan berbagai jenis obyek wisata, baik wisata budaya, museum, maupun berbagai jenis kesenian. Predikat Kota Yogyakarta sebagai kota pendidikan dan pariwisata ini menyebabkan jumlah penduduk Kota Yogyakarta dari talmo ke tahun terns mengalami perkembangan. Berdasarkan registrasi penduduk Kota Yogya.karta selama 4 (empat) tahun, banyaknya rumah tangga dan penduduk menurut jenis kelamin dari tahun 2001-2005 seperti tersebut dalam tabel dibawah ini :
55
Tabel3.3 Banyaknya Rumah tangga dan Penduduk Menurut Jenis Kelamin Tahun 2001 -2005 NO.
TAHUN
JUMLAH PENDUDUK LAKI-LAK.I PEREMPUAN 2001 1. 258.968 243 .647 2. 2002 257.495 245 .897 3. 2003 261.033 247.135 4. 2004 263.094 250.338 5. 2005 266.949 252.923 Sumber : Bagian Tata Pemerintahan Setda Kota Yogyakarta (2007)
JUMLAH 500.615 503.392 508.168 513.437 519.872
C. Perekonomian Daerab C.l Perindustrian Besarnya jumlah penduduk dan adanya berbagai predikat yang disandang oleh Kota Yogyakarta memberikan peluang berkembangnya berbagai jen.is usaha termasuk usaha industri, baik industri besar, menengah maupun industri kecil dan rumah tangga sebagaimana tersebut pada tabel berikut : Tabel3.4 Data Industri di Kota Yogyakarta Tahun 2005 No. 1. 2. 3.
I
)enis Industri Industri Besar 40 Industri Menengah 5.854 Industri Kecil Jumlah 5.895 Sumber: Memon Akhrr Jabatan Wahkota Yogyakarta penode 2001-2006 I
Sebagai pusat perdagangan dan pelayanan jasa, di Kota Yogyakarta terdapat berbagai jenis usaha kecil menengah baik usaha pertanian, perdagangan, jasa maupun koperasi. Perincian jumlah usaha kecil menengah sebagaimana tersebut pada tabel berikut :
56
Tabel3.5 Data Usaha Kecil Menengah di Kota Yogyakarta Tahun 2005 No. I.
I
2. 3. 4. -
Jenis Usaha Kecil Menengah Usaha Pertanian Usaha Non Pertanian Usaha Perdagangan Aneka Jasa
Jumlah 808 899 6.523 4.351 -
y I~;:;~~asl
1~-~~2
Sumber : Memori Akhir Jabatan Walikota Yogyakarta periode 2001-2006
C.2 Perkem bangan Usaba dan Investasi Daerab Perkembangan industri di Kota Yogyakarta juga diikuti dengan perkembangan investasi dan penanaman modal, baik penanaman modal dalam negeri maupun penanaman modal asing. Berdasarkan Memori Akbir Jabatan Walikota Yogyakarta periode 2001-2006 tercatat realisasi investasi di Kota Yogyakarta sarnpai dengan tahun 2005 sebagai berikut : a. Penanaman Modal Dalarn Negeri (PMDN) sebesar Rp. 646.971.450,00 terdiri dari bidang usaha industri tekstil, industri barang logarn, industri kertas, industri susu bubuk, jasa transporU~silbiro perjalanan, jasa akomodasi/hotel dan pertokoan. b. Penanaman Modal Asing (PMA) sebesar US $ 498,642 Terdiri dari bidang usaha jasa akornodasi/hotel, elektronik, jasa perdagangan/eksport, jasa pengusahaan gedung dan restoran, jasa sambungan telepon seluler, jasa perdagangan me bel, industri barang dari kulit dan jasa transportasi/biro perjalanan.
c. Perusahaan
Non
Fasilitas
berdasarkan
Izin
Gangguan/HO
sebesar
Rp. 4.543.355.833.000,00 terdiri dari bidang usaha perdagangan/pengadaan, jasa kontraktor/konstruksi, rental, wartel, hotelflosrnen, percetakan, bengkel, rurnah rnakan, pembuatan rnakanan kecil dan konveksi/kerajinan.
57
C.3 Pertumbuhan PDRB Perkembangan berbagai jenis usaha di Kota Yogyakarta berpengaruh terhadap Produk Domestik Regional Bruto (PDRB). Berdasarkan atas harga berlaku, PDRB di Kota Yogyakarta, didominasi oleh sektor perdagangan, hotel dan restoran yang menduduki urutan pertama, disusul sektor jasa-jasa pada urutan kedua dan urutan ketiga ditempati sektor pengangkutan dan komunikasi. Distribusi PDRB menurut lapangan usaha (sektor) atas dasar harga berlaku tahun 2002 Sampai dengan tahun 2005 seperti tersebut dalam tabd berikut : Tabel3.6 Produk Domestik Regional Bruto Kota Yogyakarta menurut Lapangan lJsaha atas dasar harga berlaku tahun 2002-2005 (Jutaan Rupiah) Lapangan Usaha
2002 39,865 608
Tahun 2003 2004 34,134 29,792 509 492
2005 28,987 444
Pertanian Pertambangan dan Penggalian 658,973 678,292 746,377 578,492 Industri Pengolahan 103,668 132,031 Listrik, Gas dan Air 72,003 92,288 Bersih Ban gun an 321,580 376,541 436,884 269,700 1.337,465 1.495,098 Perdagangan, Hotel 1.068,549 1.201,542 dan Restora.q 1.041,132 1.246,835 Pengangkutan 810,173 904,168 dan komunikasi 903,571 1.046,278 Keuangan, Sewa dan 671,779 815,566 Jasa Perusahaan 1.601,821 Jasa-jasa/Services1 1.237,994 1.404,938 1.120,406 5.875,890 6.734,755 PRODUK 4.631,972 5.266,753 DOMESTIK i REGIONAL BRUTQ_ ____ Sumber: Memori Akhir Jabatan Walikota Yogyakarta penode 2001-2006 I
Jurnlah penduduk yang relatif besar serta tersedianya berbagai peluang usaha di Kota Yogyakarta menyebabkan jumlah masyarakat pengguna jasa yang membutuhkan pelayanan perizinan semakin bertambah dan berkembang serta semakin banyaknya permasalahan maupun tuntutan terhadap perbaikan pelayanan yang hams direspon oleh
58
Pemerintah Daerah, termasuk dalam pelayanan penzman. Kondisi ini di satu stsi merupakan peluang bagi Pemerintah Kota Yogyakarta untuk mening..lcatka..n pendapatan asli daerahnya khususnya pada era otonomi daerah saat ini, namun di sisi lain merupakan tantangan untuk dapat memberikan pelayanan yang lebih baik terhadap masyarakat. Besarnya jumlah penduduk yang hams diiayani menuntut adanya instansi pdayanan yang representatif dengan didukung personil yang memiliki kompetensi serta perbaikan kualitas pelayanan.
D. Visi dan Misi Pemerintah Kota Y ogyakarta D.l Visi Visi Kota Yogyakarta sebagaimana tercantum dalam Pcraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 15 Tahun 2002 tentang Rencana Stratejik Kota Yogyakarta Tahun 2002 - 2006, yaitu : "Terwujudnya basil pembangunan dalam rangka menuju Kota Yogyakarta sebagai kota pendidikan yang berkualitas, pariwisata yang berbudaya, pertumbuhan dan pelayanan jasa yang prima, terciptanya masyarakat madani dan ramah lingkungan yang didukung oleh prinsip-prinsip partisipasi penegakan hukum, transparansi, responsibilitas, konsensus/komitmen, keadilan, kredibilitas, efektif dan efisien, akuntabilitas dan mempunyai wawasan ke depan".
D.l Misi
Untuk mewujudkan visi Kota Yogyakarta tersebut dan dengan mendasarkan pada kondisi, potensi dan kendala yang ada, maka dirumuskan misi Kota Yogyakarta yaitu : mengembangkan sistem Pemerintah Kota Yogyakarta berdasarkan prinsip-prinsip
59
penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan baik untuk dapat melaksanakan peningkatan pelaksanaan pendidikan, pariwisata, pusat pertumbuhan da11 pelayanan jasa yang ramah lingkungan dengan didukung peran segenap komponen masyarakat; menciptakan birokrasi pemerintah yang mampu menjadi fasilitator, inovator, motivator
dan mediator yang handal di dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara; menjadikan aparat daerah sebagai regulator yang adil dalam penegakan hukum; menjadikan Pemerintah Daerah mampu mewujudkan pemulihan dan ketahanan ekonomi daerah;
mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengentasan kemiskinan
penyediaan lapangan kerja dan pemberdayaan masyarakat; menjadikan kelembagaan dan apara~
daerah yang mampu menjalin hubungan kerjasama dengan berbagai pihak dan
mengembalikan kepercayaan masyarakat terhadap Pemerintah Daerah; mewujudkan keterpaduan dan pemanfaatan potensi daerah untuk meningkatkan kesejahteraan rakyat; serta menyempurnakan sistem informasi pelayanan kepada masyarakat yang sederhana, jelas dan pasti, aman, terbuka, efisien, ekonomis, adil, merata dan tepat waktu sesuai standar pelayanan dengan didukung keikutsertaan masyarakat. Untuk
menc~_pai
misi Pemerintah Kota Y ogyakarta dalam bidang kelembagaan
dan penyempurnaan pelayanan kepada masyarakat, kebijakan yang dirumuskan oleh Pemerintah Kota Yogyakarta adalah dengan melaksanakan evaluasi dan penataan kelembagaan dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi yang berorientasi pada peni!lgicatan pelayan2Il masyarakat. Kebijakan tersebut dapat direalisasikan pada tahun 2005 berupa restrukturisasi kelembagaan di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta, an tara lain dengan membentuk suatu lembaga yang menangani pelayanan perizinan, yaitu Dinas Perizinan.
60 E. Deskripsi Dinas Perizinan Kota Yogyakarta E.l Kedudukan Dinas Perizinan Kota Yogyakarta dibentuk dengan Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 17 Tahun 2005 tanggal 15 Nopember 2005 tentang Pembentukan, Susunan Organisas1 dan Tata Kerja Dinas Perizinan Kota Yogyakarta. Dinas Perizinan adalah unsur pelaksana Pemerintah Kota Yogyakarta di bidang perizinan, dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
E.2 Fungsi dan Tugas Dinas Perizinan Kota Yogyakarta mempunyru fungsi pelaksanaan sebagian kewenangan dalam bidang perizinan. Tugas Dinas Perizinan Kota Yogyakarta adalah merumuskan dan merencanakan kebijakan teknis di bidang perizinan, melaksanakan pembinaan, pemberian dan pembatalan
penzman,
menyelenggarakan
pelayanan
penzman
sesuru
dengan
kewenangannya, melaksanakan sistem informasi dan pengaduan perizinan, melaksanakan pengelolaan data dan pengembangan, melaksanakan pemungutan retribusi sesuai dengan kewenangan yang diberikan, melaksanakan koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas di bidang perizinan dan melaksanakan ketatausahaan Dinas.
E.3 Lingkungan Strategis Yang Berpengarub E.J.l Kepegawaian Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya, Dinas Perizinan Kota Yogyakarta memiliki 84 orang pegawai (77 orang Pegawai Negeri Sipil/PNS dan 7 orang Pegawai
61
Tidak Tetap/PTT) terdiri dari 46 orang laki-laki dan 38 orang perempuan. Sesuai dengan struktur organisasi Dinas Perizinan Kota Yogyakarta., masing-masing pegawai telah ditempatkan pada formasi jabatan yang tersedia sebagaimana tersebut pada tabel berikut : Tabel3.7 Komposisi Pegawai Berdasarkan Golongan No.
GO LONGAN
JUMLAH
KETERANGAN
1. 2. ,.,
GolonganiV 4 orang 1 eselon II dan 3 eselon III Golongan III 1 eselon III, 8 eselon IV dan 22 staf 31 orang Golongan II 36 Staf dan 6 Calon Pegawai Negeri Sipil orang 42 -'· 4. Golongan I Pegawai Tidak Tetap 5. PTT 7 orang JUMLAH 84 orang Sumber : Dmas Perizinan Kota Yogyakarta (2007)
Semua pegawai pada Dinas Perizinan Kota Yogyakarta telah ditempatkan berdasarkan tugas dan fungsinya sebagai berikut : Tabel3.8 Komposisi Pegawai Berdasarkan Fungsi
No. 1. 2. 3.
TUGASIFUNGSI
Kepala Dinas Bagian Tata Usaha Ka. Bidang Administrasi Pelayanan : a. Administrasi Pelayanan b. Seksi Koordinasi dan Penelitian Lapangan 4. Ka. Bidang Sistem Informasi dan Pengaduan : a. Seksi Sistem Informasi Perizinan b. Seksi Pengaduan dan advokasi 5. Bidang Data dan Pengembangan 6. Arsiparis 7 Front Office '. 8. Pramu Kantor/Caraka 9. Pengemudi JUMLAH Sumber : Din as Perizinan Kota Yogyakarta (2007)
JUMLAH PEGAWAI 1 orang 17 orang 1 orang 26 orang 19 orang 1 orang 3 orang 1 orang 7 orang 1 orang 4 orang 2 orang 1 orang 84 orang
62
E.3.2 Sarana dan Prasarana Dalam mendukung kelancaran pelaksallaan tugas di Dinas Perizinan telah disediakan sarana dan prasarana kerja sebagaimana tersebut pada tabe1 berikut : Tabel3.9 Sarana dan Prasarana Kerja No .
NAMABARANG
MERK
Meja Kerja Kayu Y2 biro Meja Kerja Kayu 1 biro .->. Komputer Dell, IBM, Zyrex 4. Meja komputer Daiko 5. AC Panasonic 6. Jam dinding Seiko 7. Kursi Kerja Spon Kayu 8. Kursi Putar 9. Kursi Lipat Futura 10. Kursi Kerja Kayu/Rotan 11. Filling Cabinet VIP, Ellete, Datachip 12. Aipon Siemens 13. Pesawat Telepon 14. Pesawat Telepon Faximile 15. Almari Keci1 Kayu 16. Printer Warna Canon Pixma LP 16000 17. Scanner HP Scan Jet 242 19. Mesin Ketik Ollivetty, Royal 20. Meja Panjang Kayu/Rapat 21. MejaL 22. Kursi tamu untuk nasabah .. 23. Televisi Sharp 24. RakKertas 25. Box Antri 26. Almari Kayt!_ 27. Dispenser Nasional 28. Almari Rak Kayu 29. Wairless TOA 30. Brankas Idachi 31. Tape recorder Simba.. 32 . Laptop Vito 33. UPS ICA 34. Stabilisator Kasugawa '>t: - Tamu 1 J J . 1 Meja Kur::.l 1 Sumber : Dinas Perizinan Kota Yogyakarta (2007) 1. 2. ..,
-
-
-
-
JUMLAH 4 68 36 9 10 4 47 22 46 2 5 10 1 1 1 1 2 7 8 1 16 2 1 1 3 2 1 1 1 1 1 3 1 1 ::.et
63 E.3.3 Anggaran
Untuk mendukung sasaran terselenggaranya peningkatan pelayanan internal urusan umum, urusan kepegawaian, urusan keuangan serta perencanaan dan pelaporan, maka dalam operasionalnya didanai dengan Belanja Administrasi Umum (BAU) sebesar Rp. 2.393.644.795,00 Sedangkan untuk mendukung Kegiatan Peningkatan Pelayanan Perizinan didanai dengan anggaran Belanja Operasional dan Pemeliharaan (BOP) sebesar Rp. 605.165 .100,00 dengan perincian kegiatan sebagai berikut: a. Pelaksanaan Operasional Pelayanan Perizinan Rp. 151.420.000,00 b. Pelaksanaan Koordinasi dan Penelitian Lapangan Rp. 223.248.000,00 c. Pengembangan Manajemen dan Sumber Daya Manusia Rp. 14.587.500,00 d. Evaluasi dan Perbaikan Sistem Pelayanan Perizinan Rp. 4.457.600,00 e. Sosialisasi Penyelenggaraan Pelayanan Perizinan Rp. 47.182 .000,00 f. Peningkatan Pdayanan Informasi Perizinan Rp. 62.346.000,00
g. Pengawasan Perizinan di Kota Yogyakarta Rp. 101.924.000,00 Dinas Perizinan Kota Yogyakarta termasuk instansi penghasil, dengan target pendapatan
Rp.
1.750.445.000,00
yang
terdiri
dari
Retribusi
Daerah
Rp.
1.655.595.000,00 pada tahun 2006 terealisir Rp. 2.046.469.145 (122,86 %) serta lain-lain pendapatan yang sah Rp. 84.850.000,00 tahun 2006 terealisir sebesar Rp. 33 .270.000,00 (39,21 %) hal ini teijadi karena penetapan target pendapatan da.ii perpailjangan Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK) dihitung sejak tahun 2001 namun ternyata pelimpahan kewenangan dari Propinsi barn dapat direalisasikan pada akhir 2001 pelaksanaan efektif tahun 2002, sehingga teijadi kesalahan penetapan target (over estimate).
64 E.3.4 Rencana Strategis Dinas Perizinan E.3.4.1 Visi dan Misi Visi Dinas Perizinan Kota Yogyakarta adalah Terwujudnya Pelayanan Prima di Bidang Perizinan. Untuk mewujudkan visi tersebut, Dinas Perizinan mempunyai misi mewujudkan pelayanan internal, meningkatkan SDM yang berkualitas, melaksanakan penyederhanaan pelayanan perizinan, melaksanakan pengemgangan dan penerapan tehnologi informasi, melaksanakan pengelolaan data perizinan yang lebih baik, serta melaksanakan penyelesaian pengaduan, advokasi dan pengawasan perizinan.
E.3.4.2 Tujuan Dinas Perizinan Kota Y ogyakarta yang dibentuk dengan Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 17 Tahun 2005 bertujuan untuk mewujudkan peningkatan pelayanan di bidang perizinan dalam suatu wadah pelayanan satu pintu, sehingga pelayanan perizinan mudah, cepat, transparan, adil dan pasti kepada masyarakat.
E.3.4.3 Sasaran, Kebijakan dan Program Sasaran yang in gin dicapai oleh Dinas Perizinan Kota Y ogyakarta adalah meningkatnya pelayanan administrasi umum, kepegawaian, perencanaan dan pelaporan berupa terkelolanya
pelayanan administrasi umum,
terselenggaranya rapat-rapat
koordinasi, terkdoianya administrasi kepegawaian. terkelo!anya administrasi
k~:!umlgan
dan laporan dan tersusunnya dokumen perencanaan. Sasaran lain yang ingin dicapai adalah meningkatnya pelayanan perizinan berupa terlaksananya pelayanan perizinan, terlaksananya koordinasi dan penelitian lapangan, terlaksananya pengawasan perizinan dan penyelesaian pengaduan, terpeliharanya Sistem
65 Informasi Manajemen (SIM) penzman, komputer dan jaringannya, terlaksananya sosialisasi pelayanan perizinan, terlaksananya pengembangan Smnber Daya Manusia (SDM) serta tersusunnya sistem dan prosedur pelayanan perizinan. Kebijakan yang disusun untuk mencapi sasaran tersebut adalah dengan melaksanakan kewenangan di bidang perizinan, melakukan pengendalian proses perizinan dengan didukung tehnologi informasi, memberikan kepastian dalam pelayanan perizinan serta mengoptimalkan kinerja pegawai sesuai dengan kualifikasinya. Kebijakan tersebut dijabarkan dalam dua program, yaitu peningkatan pelayanan internal dan peningkatan pelayanan perizinan dengan kegiatan pelaksanaan operasional pelayanan periZman, pelaksanaan koordinasi dan penelitian lapangan, peningkatan pelayanan informasi perizinan, pengawasan penelitian, sosialisasi penyelenggaraan pelayanan perizinan, pengembangan manajemen pelayanan dan SDM, serta evaluasi dan perbaikan sistem pelayanan perizinan.
BABIV DINAMIKA PROSES RESTRUKTURISASI
Proses
restrukturisasi
orgamsas1
sebagaimana
dikemukakan
dimuka
merupakan penjelasan mengenai dinamika proses restrukturisasi organisasi, yang akan diawali dengan penjelasan mengenai indikator-indikator dari proses restrukturisasi yaitu latar belakang proses restrukturisasi, mekanisme restrukturisasi, interaksi antar aktor dalam proses restrukturisasi dan reaksi terhadap restrukturisasi. Setelah itu akan dijelaskan mengenai kompetensi aparat serta kinerja pelayanan Dinas Perizinan yang merupakan bagian dari dinamika proses restrukturisasi.
A. Proses Rcstrukturisasi
Proses
restrukturisasi
organisasi
pada
Pemerintah
Kota
Yogyakarta
dilaksanakan berdasarkan ketentuan Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah dan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2003 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah. Dengan diberlakukannya Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, maka bidang kewenangan/urusan pemerintahan yang dilaksanakan hams pula disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundangan tersebut. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah mengatur bahwa urusan yang dilaksanakan meliputi urusan wajib dan urusan pilihan. Urusan wajib menjadi kewenangan pemerintahan daerah yang terdiri dari :
1.
Perencanaan dan pengendalian pembangunan.
2.
Perencanaan, pemanfaatan dan pengawasan tata ruang.
3.
Penyelenggaraan ketertiban umum dan ketenteraman masyarakat.
66
67 4.
Penyediaan sarana dan prasarana umum.
5.
Penanganan bidang kesehatan.
6.
Penanggulangan masalah sosial.
7.
Pelayanan bidang ketenagakerjaan.
8.
Fasilitasi pengembangan koperasi, usaha kecil dan meaengah.
9.
Pengendalian lingkungan hidup.
10.
Pelayanan pertanahan.
11.
Pelayanan administrasi umum pemerintahan.
12.
Pelayanan administrasi penanaman modal.
13.
Penyelenggaraan pelayanan dasar lainnya
14.
Urusan wajib lainnya yang diamanatkan oleh peraturan perundang-undangan. Di samping urusan wajib tersebut, Pemerintah Kabupaten/Kota Juga
melaksanakan urusan yang bersifat pilihan, yaitu urusan pemerintahan yang secara nyata
ada dan berpotensi untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat sesuai dengan kondisi, kekhasan, dan potensi unggulan daerah yang bersangkutan. Selanjutnya berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2003 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah, daerah ruberi keleluasaan untuk menetapkan kebutuhan organisasi sesuai dengan penilaian daerah masing-masing. Dengan demikian diharapkan
daerah
dapat
menyusun
organtsasi
perangkat
daerah
dengan
mempertimbangkan kewenwgan, karakteristik, potensi dan kebutuhan, kemampuan keuangan, ketersediaan sumber daya aparatur, serta pengembangan pola kerja sama antar
daerah dan/atau dengan pihak ketiga. Untuk mendapatkan suatu bentuk kelembagaan (organisasi) yang sesuai dengan kondisi daerah, perlu dilakukan inventarisasi, analisis serta penyusunan kembali (restrukturisasi) kelembagaan daerah berdasarkan tingkat
68
urgensi masing-masing lembaga serta pengelompokan tugas dan fungsi-fungsi lembaga sejenis, agar dapat dihindari duplikasi dan ketidak jeiasan tugas pokok dan fungsi masing-masing instansi. Sebagai tahap awal pelaksanaan restrukturisasi, Pemerintah Kota Yogyakarta telah membentuk Tim Evaluasi Pelaksanaan Otonomi Daerah dengan Keputusan Walikota Yogyakarta Nomor 185/KEP/2005. Susunan personalia Tim Evaluasi Pelaksanaan Otonomi Daerah terlihat pada tabel berikut : Tabel4.1 Susunan Personalia Tim Evaluasi Pelaksanaan Otonomi Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta
No.
Jabatan Dalam Tim
1. 2.
Ketual Ketua II
3.
Sekretaris
4.
Kelompok Kerja Kewenangan, Kelembagaan dan Personil a. Ketua
,.
b. Sekretaris c. Anggota
Jabatan Dalam Dinas Sekretaris Daerah Kota Yogyakartaa Asisten Pemerintahan dan Pembangunan Setda Kota Yogyakarta Kepala Bagian Tata Pemerintahan Setda Kota Yogyakarta
Asisten Hukum dan Organisasi Setda Kota Yogyakarta Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kota Yogyakarta Kepala Bagian Organisasi Setda Kota Yogyakarta Ka. Bid. Pengadaan dan Pengembangan Karier Pegawai pada Badan Kepegawaian Daerah Ka. Bid. Mutasi dan Kesejahteraan Pegawai pada Badan Kepegawaian Daerah Ka. Sub. Bagian Kelembagaan pada Bagian Organisasi Ka. Sub. Bagian Bantuan Hukum pada Bagian Hukum Ka. Sub. Bagian Pengembangan Otonomi Daerah pada Bagian Tata Pemerintahan
69 Tabel 4.1 (lanjutan) Susunan Personalia Tim Evaluasi Pelaksanaan Otonomi Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Y ogyakarta No.
I
5.
Jabatan Dalam Tim
Jabatan Dalam Dinas
Kelompok Kerja Pembiayaan, Perlengkapan/Asset, Dokumentasi/Arsip dan Hukum Asisten Administrasi Setda Kota Yogyakarta a. Ketua
Kcpala Badan Pcngclolaan Kcuangan Dacrah (BPKD) Kota Yogyakarta Kej:>ala Bappeda Kota Y ogyakarta c. Anggota Kepala Dinas Tata Kota dan Bangunan Kota Yogyakarta Kepala Badan Pertanahan Na~ional (BPN) Kota Yo_gy_akarta Kepala Bagian Perlengkapan Setda Kota Yogyakarta Kepala Bagian Pengendalian Pembangunan Setda Kota Y ogyakarta Kepala Bagian Hukum Setda Kota Y ogyakarta Ka. Bid. Anggaran pada BPKD Ka. Bid. Pembukuan pada BPKD Ka. Bid. Perbendaharaan pada BPKD Ka. Sie Pengelolaan Arsip pada Kantor Arsip dan Pengelolaan Data Elektronik (K.APDE) Ka. Sie Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan padaKAPDE Ka. Sub. Bagian Penyimpanan dan Distribusi pada Bagian Perlengkapan Ka. Sub. Bagian Dokumentasi dan Informasi pada Bagian Hukum 6. Staf Sekretariat 5 (lima) orang staf pad a Bagian Tata Pemerintahan Sumber : Bag1an Tata Pemenntahan Setda Kota Yogyakarta (2007) b. Sckrctaris
Tim ini bertugas untuk melaksanakan evaluasi dan koordinasi dalam rangka inventarisasi dan pengkajian
terhadap
permasalahan
kewenangan
pemerintahan,
kelembagaan, personil, pembiayaan, perlengkapan, hukum dan dokumentasi/arsip, melaksanakan konsultasi dan koordinasi dengan instansi terkait terbadap permasalahan
70 yang berkaitan dengan pelaksanaan otonomi daerah, mempersiapkan bahan-bahan dan penyelenggaraan
kegiatan
yang
diperlukan
dalam
rangka
menyelesaikan
hambahan/permasalahan dalam pelaksanaan otonomi daerah, serta menyiapkan peraturan perundang-undangan yang diperlukan. L'ari basil pengkajian, analisis dan pembahasan oleh tim serta pencermatan oleh DPRD Kota Yogyakarta, dapat disusun kelembagaan Pemerintah Kota Yogyakarta sebagai basil restrukturisasi, kecuali kelembagaan Badan Kependudukan, Keluarga Berencana dan Catatan Sipil yang sudah diseiesikan proses restrukturisasinya pada tahun 2004 setelah adanya penggabungan Badan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Kota Yogyakarta dengan Kantor Catatan Sipil Kot!'l Yogyakarta. Penyusunan Kelembagaan pada Pemerintah Kota Yogyakarta dilaksanakan dengan memperhatikan prinsip hemat struktur kaya fungsi, sesuai dengan estimasi beban ketugasan berdasarkan analisis jabatan, sesuai dengan kebutuhan daerah, sesuai kemampuan keuangan daerah, penyatuan instansi daerah dengan eks instansi vertikal atau antar eks instansi vertikal, dengan didasarkan kepada pendekatan fungsi, penekanan pada peningkatan pelayanan, serta perbaikan sistem dan prosedur pelayanan.
Susunan
Organisasi Satuan Kerja Perangkat Daerah Kota Yogyakarta basil restrukturisasi sebagaimana dapat terlibat dalam tabel berikut :
71
Tabel4.2 Satuan Kerja Perangkat Daerah Pemerintab Kota Y ogyakarta No.
INSTANSI
DASAR HUKUMIPERDA
SekretuiatDaerah Nomor 5 Tahun 2005 SekretuiatDPBU) Nomor 6 Tahun 2005 B. c. Dinas 1. Dinas Pet industrian, Perdagangan dan Nomor 7 Tahun 2005 Koperasi 2. Dinas Pengelolaan Pasar Nomor 8 Tahun 2005 Nomor 9 Tahun 2005 3. Dinas Pariwisata, Seni dan Budaya 4. Dinas Tenaga Kerja dan TratiSBi.igrasi Nomor 10 Tahun 2005 5. Dinas Kesehatan Nomor 11 Tahun 2005 6. Dinas Pendidikan Nomor 12 Tahun 2005 7. Dinas Kesejahteraan Sosial Nomor 13 Tahun 2005 8. Dinas Lingkungan Hidup Nomor 14 Tahun 2005 9. Dinas Permukiman dan Prasarana Nomor 15 Tahun 2005 Wilayah Nomor 16 Tahun 2005 10. Dinas Perhubungan 11. Dinas Perizinan Nomor 17 Tahun 2005 12. Dinas Ketertiban Nomor 18 Tahun 2005 D. Badan Nomor 19 Tahun 2005 1. Badan Pengawasan Daerah 2. Badan Perencanaan Pembangunan Nomor 20 Tahun 2005 Daerah 3. Badan Kepegawaian Daerah Nomor 21 Tahun 2005 4. Badan Pengelolaan Keuangan Daerah Nomor 22 Tahun 2005 5. Badan Informasi Daerah Nomor 23 Tahllll 2005 6. Badan Pengelolaan Barang Daerah Nomor 24 Tahun 2005 7. Badan Kependudukan, Keluarga Nomor 2 Tahun 2004 Berencana dan Catatan Sipil E. Kantor Nomor 25 Taimn 2005 l. Kantor Perlindungan Masyarakat dan Penan_ggl.!lang_an Kebakaran 2. Kantor Pelayanan Pajak Daerah Nomor 26 Tahun 2005 3. Kantor Kesatuan Bangsa, Pemuda dan Nomor 27 Tahun 2005 OlabRaga 4. Kantor Pertanian dan Kehewanan Nomor 28 Tahun 2005 F. Kecamatan Nomor 29 Tahllll 2005 Sumber : Bagian Organisasi Setda Kota Y ogyakarta (2007)
A
72
B. Pembentukan Dinas Perizinan .B.l Proses Restrukturisasi Dinas Perizinan Dinas Perizinan Kota Yogyakarta yang dibentuk dengan Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 17 Tahun 2005 tentang Pembentukan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Perizinan Kota Yogyakarta merupakan pengembangan dan basil restrukturisasi dari Unit Pelayanan Terpadu Satu Atap (UPTSA) yang dibentuk berdasarkan Keputusan Walikota Yogyakarta Nomor 1 Tahun 2000 dan diresmikan pada tanggal2 Januari 2000. lJ'PTSA pada awal berdirinya beraJa dibawah koordinasi Asisten Administrasi Setda Kota Yogyakarta dengan jumlah personil sebanyak 26 orang, merupakan unit pelayan:m terpadu yang antara lain bertugas melayani izin gangguan (HO), Tanda Daftar Industri (TDI), Tanda Daftar Gudang (TDG), Izin Mendirikan Bangun Bangunan (IMBB), Saluran Air Lim bah (SAL), Izin In-gang dan Izin Peruntukan Laban (IPL), namun pada tahap awal lebih difokuskan untuk dua jenis pelayanan
perizinan yaitu Izin Gangguan (HO) dan Ijin Mendirikan Bangun Bangunan (IMBB). Dipilihnya kedua jenis izin ini dengan pertimbangan bahwa izin tersebut lebih banyak d.Ibutuhkan oleh masyarakat. UPTSA tidak mengelola anggaran sendiri, tetapi menggunakan anggaran dari Bagian Organisasi. Pada tahun 2002 dilakukan perubahan dan pengembangan UPTSA dengan menunjuk seorang koordinator khusus dan seorang sekretaris, penambahan personil me!Jjadi 33 orang, serta pemberian kewenangan untuk mengelola anggaran senctiri. Selanjutnya dilakukan pembenahan sarana pendukung UPTSA berupa penataan interior, penambahan counter informasi, AC, hotline dan penataan fasilitas parkir
serta
penambahan karyawan dengan seragam khusus, serta penerapan sistem pembayaran
73 dengan billing system di Bank Pembangunan Daerah (BPD) yang membuka Kantor Kas di UPTSA, selanjutnya dilakukan launching kembali pada tanggal4 Maret 2002.
Dalam perkembangannya. dari basil evaluasi yang dilakukan oleh Tim Evaluasi Pelaksanaan Otonomi Daerah Kota Yogyakarta ditemui berbagai permasalahan yang menyebabkan kurang optimalnya pelaksanaan tugas lJPTSA Kota Yogyakarta. Permasalahan yang dihadapi antara lain adalah tidak jelasnya kewenangan UPTSA karena semua kewenangan perizinan ditangani oleh Dinas teknis sedangkan keberadaan UPTSA tidak lebih merupakan counter untuk menerima dan menyalurkan berkas perizinan dan tidak mempunyai kewenangan untuk memproses lebih lanjut. Hal tersebut diakui oleh mantan koordinator UPTSA Kota Yogyakru:ta :
«UPTSA tidak dapat memantau proses perizinan karena semua ditangani Dinas teknis jadi kita tidak dapat memprediksi dengan tepat kapan izin itu dapat selesai diproses, kalau sampai prosesnya macet kita juga sulit melacak di tahap mana izin itu terhambat demikian juga dengan persyaratan masingmasing izin masih terdapat overlapping, kalau teijadi penyimpangan biaya juga sulit di.lcetahui." (Wawancara tanggal23 Mei 2007) Tidak jelasnya status kelembagaan UPTSA juga berpengaruh terhadap jenjang karier pegawai yang ditugaskan di UPTSA maupun dalam pembinaan pegawai. Semua pegawai yang bertugas di UPTSA berstatus pegawai pada Dinas teknis masing-masing
sehingga kewenangan pembinaan termasuk pemberian gaji dan tunjangan lainnya maupun sanksi apabila melakukan kesalahan menjlidi kewenangan instansi asalnya, sehingga peran dan fungsi Koordinator lJPTSA menjadi tidak optimal. Kondisi ini diakui oleh mantan Koordinator UPTSA sebagai berikut :
i4 '"Sebelum menjadi Koordinator UPTSA saya adalah pejabat struktural eselon III tetapi sebagai Koordinator UPTSA jabatan saya turon hanya menjadi staf walaupun diberi tunjangan setara eselon III/b sehingga kenaikan pangkat saya juga terhambat demikian juga dengan beberapa karyawan yang lain. Untuk melakukan pembinaan kepada karyawan juga sulit karena semua karyawan berstatus pegawai di Dinas asalnya jadi apabila ada pegawai yang melakukan pelanggaran saya hanya dapat memberi informasi saja yang berwenang memberikan sanksi ya · Kepala Dinasnya masing-masing bukan saya" (Wawancara tanggal23 Mei 2007) Kondisi tersebut mendorong Pemerintah Kota Yogyakarta untuk melakukan evaluasi terhadap kelembagaan UPTSA Hal tersebut sekaligus juga sesuai merupakan salah satu upaya Pemerintah Daerah untuk memenuhi tuntutan masyarakat yang menginginkan adanya pelayanan terpadu yang lebih cepat dari sisi waktu, lebih mudah dari aksesibilitas, lebih pasti dari sisi aturan main, adil, dengan biaya yang teijangJcau.
Dari basil pengkajian oleh Pemerintah Kota Yogyakarta serta masukan dari instansi terkait dan kalangan akademisi yaitu Program Politik Lokal Universitas Gadjah Mada, diperlukan restrukturisasi kelembagaan UPTSA menjadi instansi barn yang memiliki kewenangan dan struktur organisasi yang lebih jelas agar pelayanan kepada masyarakat dapat dilaksanakan secara optimal dalam bentuk Dinas Perizinan.
B.2 Mekanisme Pembentukan Dinas Perizinan Pembentukan Dinas Perizinan diawali dengan pembahasan secara intensif oleh Tim Evaluasi Pelaksanaan Otonomi Daerah Kota Yogyakarta serta pencermatan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing anggota Tim, yaitu: 1. Bagian Organisasi melakukan analisis jabatan mengenai kebutuhan personil dan rencana rincian tugas instansi baru basil restrukturisasi 2.
Bagian Periengkapan melakukan analisa dan rincian kebutuhan sarana dan prasarana keija Dinas Perizinan
iS 3. Bagian Hukum mempersiapkan Peraturan Daerah dan Peraturan Walikota tentang pelayanan perizinan pada masa transisi 4. Bagian Tata Pemerintahan melakukan pencermatan kewenangan perizinan yang ada pada instansi teknis dan akan dilimpahkan kepada Dinas Perizinan 5. Kantor Arsip dan Pengelolaan Data Elektronik mempersiapkan aplikasi jaringan untuk Proses Perizinan 6. Badan Kepegawaian Daerah mempersiapkan kebutuhan personil yang akan ditempatkan pada Dinas Perizinan 7.
Badan Pengelolaan Keuangan Daerah mempersiapkan Rekening Pendapatan yang akan masuk Dinas Perizinan ~an Rencana Anggaran Penyelenggaraan Perizinan
8.
Dinas Tata Kota dan Bangunan mempersiapkan Rencana Gedung Dinas Perizinan Disamping pembahasan secara internal, juga dilakukan pengkajian lebih lanjut
oleh Tim Evaluasi Pelaksanaan Otonomi Daerah Kota Yogyakarta bersama pihak ketiga yaitu The Asia Foundation dengan mitra lokal PT Daya Prosumen Mandiri Hasil
pengkajian dan pembahasan tersebut berupa Rancangan Peraturan Daerah (RAPERDA) tentang Pembentukan Dinas Perizinan yang selanjutnya dibahas dan dicermati bersarna dengan DPRD Kota Yogyakarta. Dari basil pembahasan tersebut, akhirnya dapat ditetapkan Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 17 Tahun 2005 tentang Pembentukan Sustman Organisasi dan Tata Kelja Dinas Perizinan. Berdasarkan Peraturan Daerah tersebut, Dinas Perizinan merupakan unsur pelaksana Pemerintah Kota Yogyakarta di hi dang perizinan. Dinas Perizinan mempunyai fungsi pelaksanaan sebagian kewenangan daerah dalam pemberian izin, penolakan izin, pembatalan izin, pencabutan izin, legalisasi izin, serta duplikat izin.
i6 Struktur organisasi Dinas Perizinan terdiri Kepala Dinas, Bagian Tata Usaha yang terdiri
dari Sub Bagian Umum dan Sub Bagian Keuangan, Perencanaan dan Evaluasi, Bida11g Pelayanan yang terdiri dari Seksi Administrasi Perizinan dan Seksi Koordinasi dan Penelitian Lapangan, Bidang Sistem Informasi dan Pengaduan yang terdiri dari Seksi Sistem Informasi Perizinan dan Seksi Pengaduan dan Advokasi, Bidang Data dan Pengembangan terdiri dari Seksi Data dan Penelitian dan Seksi Pengembangan Kinerja serta kelompok jabatan fungsional arsiparis. Dalam restrukturisasi kelembagaan UPTSA, Pemerintah Kota Yogyakarta memilih membentuk lembaga barn berupa Dinas Perizinan dengan pertimbangan bahwa pelayanan terpadu merupakan jenis pelayanan langsung pada
masyarakat sehingga
menurut ketentuan PP 8 Talmn 2003 bentuknya adalah Dinas, disamping itu Dinas Perizinan merupakan instansi yang mempunyai kewenangan pelayanan perizinan yang dalam pelaksanaannya memerlukan koordinasi dengan instansi teknis sehingga diperlukan kewenangan setingkat eselon II, selanjutnya berdasarkan analsisis beban kerja Pelayanan Terpadu termasuk kategori eselon II. Kelembagaan instansi pelayanan terpadu berbentuk Dinas ini dianggap sebagai kebutuhan daerah walaupun bentuk kelembagaan
ini tidak sepenuhnya sesuai dengan ketentuan dari pusat. Hal ini diakui oleh salah seorang anggota Tim Evaluasi Pelaksanaan Otonomi Daerah SP,bagai berikut : "Pemerintah Kota Yogyakarta dalam melaksanakan penataan kelembagaan tidak hanya mendasarkan pada PP 8 Tahun 2003 tetapi ada beberapa pembatasan yang ada pada PP 8 Tahun 2003 tidak dijadik.an acwm da.i disesuaikan dengan kebutuhan setempat." (Wawancara dengan responden S tanggal 4 Juni 2007) Restrukturisasi UPTSA menjadi Dinas Perizinan tersebut juga tidak bertentangan dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 24 Tahun 2006 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu yang mengatur bahwa
77 Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu adalah kegiatan penyelenggaraan perizinan dan non perizinan yang proses pengelolaannya mu.lai dari tahap permohonan sarnpai ke tahap terbitnya dokumen dilakukan dalam satu tempat.
Hal tersebut
mengingat bahwa dalam Pasal 5 ayat (1) Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 24 Tahun 2006 tentang Pedoman Penyelenggaraan Peiayanan Terpadu Satu Pintu diatur bahwa: "Pembentukan perangkat daerah yang menyelenggarakan pelayanan terpadu satu pintu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf a, berpedoman pada peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai pembentukan organisasi perangkat daerah."
Terhadap kelembagaan Dinas Perizinan tersebut, Kepala Dinas Perizinan menyampaikan bahwa langkah Pemerintah Kota Yogyakarta untuk merestrukturisasi UPTSA menjadi Dinas Perizinan merupakan salah satu inovasi yang dilakukan untuk
memperbaiki pelayanan kepada masyarakat terul.arna sel.elah adanya Ol.onomi Daerah berdasarkan Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah : " Kalau mengacu ketentuan dari Pusat mungkin kelembagaan UPTSA sudah tepat, tetapi sekarang kan sudah era Otonomi Daerah jadi kalau memang bentuk kelembagaan Dinas akan lebih efektif dan lebih bermanfaat bagi masyarakat ya kita haius berani melakukan inovasi dengan membentuk Dinas Perizinan ini." (Wawancara tanggal 24 Mei 2007 di Ruang Kerja Kepala Dinas Perizinan)
Hasii penelitian tersebut menunjukkan bahwa walaupun proses dan mekanisme pembentukan Din as Per.zinan Kota Yogyakarta dilaksanakan berdasarka.il ketentuan dari Pemerintah Pusat baik berupa Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2003 lentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah maupun Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 24 Tahun 2006 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu, pamun dalam pelaksanaannya tidak sepenuhnya mengacu kepada ketentuan tersebut,
i8 restrukturisasi UPTSA menjadi lembaga berbentuk dinas yaitu Dinas Perizinan merupakan Iangkah inovasi untuk memperbaiki pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan kebutuhan daerah.
8.3 Interaksi Antar Aktor Dalam Pembentukan Dinas Perizinan Pembentukan sebuah lembaga bam dengan mengintegrasikan kewenangan yang semula berada pada beberapa instansi merupakan hal yang tidak mudah untuk dilaksanakan. Dinas teknis yang selama ini melaksanakan kewenangan bidang perizinan sebagai tugas pokok dan fungsinya tidak mudah untuk melepaskan kewenangan tersebut kepada instansi lain. Di sisi lain terdapat kesulitan untuk memadukan dan menyamakan persepsi dari masing-masing Kepala Instansi tentang pelayanan terpadu. Kendala tersebut diakui sruah seorang anggota Tim Evaluasi Pelaksanaan Otonomi Daerah Kota
Yogyakarta sebagai berikut : "Resistensi pasti ada. Kita kan biasa berpikir sektoral, pokoknya perizinan ini menjadi tugas instansi saya jadi ya tidak bisa dipindahkan ke instansi lain. Saya sempat kesulitan juga tetapi kita semua kan harusnya menyadari kalau kita ini satu sistem di Pemerintah Kota Y ogyakarta aturan lama itu kan buatan kita juga, kalau sudah tidak sesuai ya hams diubah, siapa pun dan instansi mana pun yang melaksanakan yang penting kan fungsi itu tetap ada dan terlaksana." (Wawancara dengan responden SM tanggal21 Mei 2007) Penyusunan kewenangan perizinan yang akan ditangani oleh Dinas Perizinan
tidak terlepas dari faktor kepentingan sell..ioral dari masing-masing instansi teknis. Bagian Organisasi sebagai instansi yang bertugas rnenyusun kelembagaan daerah rnengakui adanya upaya instansi untuk mempertahankan fungsi perizinan di instansi teknis, baik karena adanya pertimbangan yang rasional bahwa fungsi tersebut lebih efektif dilaksanakan instansi teknis maupun pertimbangan lainnya :
79
"Memang ada upaya instansi agar perizinan tetap dilaksanakan di instansinya misalnya izin pedagang pasar memang dirasa lebih efektif tetap dilaksanakan di Dinas Pasar karena sifatnya lokal dan bisa ditangani satu instansi saja, namun ada juga instansi yang bersedia melepaskan kewenangan perizinan tetapi tidak bersedia melimpahkan personilnya padahal sifat perizinan tersebut sangat teknis hanya bisa ditangani petugas khusus misalnya Perizinan di bidang Kesehatan, jadi selama kondisinya seperti ini tentu saja perizinan itu belum dapat ditangani oleh Dinas Perizinan." (Wawancara dengan salah seorang pejabat struktural eselon IV pada Ragian Organisasi tanggal 4 Juni 2007). Penempatan personil yang akan ditugaskan pada Dinas Perizinan juga merupakan salah satu kendala dalam proses restrukturisasi Dinas Perizinar1 Kota Yogyakarta. Sebagai instansi pelaksana pelayanan perizinan yang baru dibentuk, Dinas Perizinan Kota Yogyakarta membutuhkan personil yang sudah memahami dan menguasai bidang perizinan, mengingat pelayanan perizinan sangat dibutuhkan masyarakat setiap hari dan harus segera dioperasionalkan
a~ar
pelayanan perizinan tidClk terhambat. Namun
di sisi lain instansi tidak sepenuhnya dapat menerima dan melepaskan personilnya untuk dipindahkan ke Dinas Perizinan. Kondisi ini dapat dilihat dari adanya keberatan Dinas Kesehatan untuk menyerahka.1 personilnya kepada Dinas Perizinan sehingga perizinan yang terkait dengan bidang kesehatan belum dapat dilaksanakan oleh Dinas Perizinan. Berdasarkan ~ata kepegawaian pada Dinas Perizinan Kota Yogyakarta, jumlah personil Dinas Perizinan sebanyak 84 orang dengan perincian 29 orang merupakan personil baru yang berasal dari berbagai instansi yang selama ini belum pernah bertugas menangani pelayanan perizinan dan 55 orang berasal dari instansi teknis yang semula menangani perizinan yaitu Dinas Kimpraswil, Dinas Pariwisata, Seni dan Budaya (Parsenibud), Dinas Perekonomian, serta Dinas Tata Kota dan Bangunan. Personil yang diserahkan oleh instansi teknis untuk bertugas pada Dinas Perizinan ternyata tidak semuanya merupakan pegawai yang berpengalaman menangani pelayanan perizinan, sebagian personil yang diberikan justru pegawai yang semula tidak
80 menangani pelayanan perizinan secara langsung. Dari 55 orang personil yang berasal dari instansi teknis tersebut hanya 14 orang yang berpengalaman sebagai petugas teknis lapangan yang langsung menangani pelayanan perizinan, 25 orang merupakan petugas administrasi yang tidak langsung menangani teknis perizinan, sedangkan 16 orang merupakan staf yang bertugas pada bidang lain yang tidak pernah menangani pelaya..'lan penzman. Salah seorang pejabat struktural pada Bagian Organisasi mengakui bahwa penentuan personil merupakan salah satu faktor penghambat pada awal dibentuknya Dinas Perizinan : f'Untuk penempatan personil kami hanya dapat mengusulkan kriteria yang ha.rus dipenuhi personil yang akan dtempatkan di Dinas Perizinan, tetapi kewenangan penempatan sepenuhnya di tangan Badan Kepegawaian Daerah, selain itu instansi teknis pada umumnya juga keberatan ~alau personilnya dipindah ke Dinas Perizinan alasannya karena mereka juga kekurangan personil atau personil itu masih dibutuhkan di instansinya"(Wawancara dengan responden F tanggal 25 Mei 2007) Untuk mengatasi adanya beberapa hambatan dalam pembentukan Dinas Perizinan Kota Yogyakarta, maka proses restrukturisasi kelembagaan Dinas Perizinan Kota Yogyaka11a dilaksanakan bersamaan dengan proses restrukturisasi kdembagaan
secara keseluruhan d1 lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. Melalui restrukturisasi secara menyeluruh tersebut proses pembentukan Dinas Perizinan dapat segera direalisasikan, hal ini juga diakui oleh Kepala Din as Perizinan Kota Yogyakarta sebagai berikut: "Saya tidak banyak mengalami kesulitan pada awal pembentukan Dinas Perizinan karena pembentukan instansi ini bersamaan dengan penataan kelembagaan di Pemerintah Kota Yogyakarta jadi prosesnya lebih mudah kalau di daerah lain mungkin tingkat kesulitannya lebih besar karena mereka membentuk instansi pelayanan secara khusus tidak terkait dengan penataan kelembagaan secara keseluruhan" (Wawancara di Ruang Kerja Kepala Dinas Perizinan tanggal 24 Mei 2007)
81
Proses restrukturisasi secara keseluruhan ini juga dapat mengatasi kendala dalam penempatan karyawan pada Dinas Perizinan, mengingat dengan adanya penataan kelembagaan secara menyeluruh tersebut juga diikuti dengan penataan dan penempatan kembali semua pegawai di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta, sebagaimana disampaikan oleh Kepala Dinas Perizinan Kota Yogyak~a : "Adanya penataan kelembagaan secara menyeluruh sangat membantu kami dalam pengadaan pegawai, karena semua pegawai tidak tahu akan ditempatkan dimana setelah restrukturisasi kelembagaan, jadi kalaupun alc.hirnya ditempatkan di Dinas Perizinan mereka harus melaksanakan walaupun harus diakui ada beberapa personil yang sebenarnya kita harapkan dapat bertugas disini tetapi masih dibutuhkan instansi teknis." (Wawancara di Ruang Ke:tja Kepala Dinas Perizinan tanggal 24 Mei 2007) Personil yang akhirnya menerima Surat Keputusan penempatan pada Dinaf Perizinan pada umumnya dapat menerima penugasan tersebut, sebagaimana basil wawancara dengan karyawan Dinas Perizinan sebagai berikut : "Kalau saya ini kan cwna star jadi mau ditempatkan dimanapun harus mau apalagi saya sudah beberapa kali pindah tugas, walaupun sebenarnya saya lebih suka di instansi lama, disini pelayanan Jangsung jadi harus ditempat teru3 kalau dulu banyak tugas luar jadi bisa tambah wawasan."(Wawancara dengan responden I tanggal II Juni 2007).
Uraian tersebut di atas menunjukkan bahwa pembentukan Dinas Perizinan sebagai lembaga yang menangani pelayanan perizinan di Kota Yogyakarta tidak sepenuhnya dapat be:tjalan dengan lancar. Pada awal pembentukannya terdapat kendalalhambatan khususnya terkait dengan pengambilalihan kewenangan perizinan dari instansi teknis kepada Dinas Perizinan. Kondisi tersebut menunjukkan bahwa : a. Belum adanya pesepsi yang sama antar aktor pada proses restrukturisasi, dimana instansi masih berfikir secara parsial maupun sektoral bukan da1am kerangka sistem penyelenggaraan pemerintahan daerah secara keseluruhan. Hal ini terlihat dari upaya
82 instansi teknis untuk mempertahankan kewenangan perizinan lebih disebabkan oleh kepentingan subyektif, bukan pertimbangan yang rasiona1 dan obyektif. b. Belum efektifnya koordinasi yang dilaksanakan oleh Tim Evaluasi Pelaksanaan Otonomi Daerah khususnya dalam menempatkan pegawai yang mampu dan berpengalaman dalam pelayanan perizinan. Hal ini dapat dicermati dari kompos]si pegawai yang diserahkan oleh instansi teknis kepada Dinas Perizinan sebagian besar justru merupakan pegawai yang sebelumnya tidak langsung menangani teknis peiayanan perizinan. c. Dalam proses penyusunan struktur organisasi atau pengembangan organisasi aspek peran serta dari seluruh komponen organisasi, terutama para aparatur atau pegawai di lingkungan internal organisasi hams dilibatkan dalam proses tersebut agar terjadi adanya sinergi antara keinginan untuk menyusun organisasi dengan harapan adanya peningkatan kinerja keinginan serta harapan para aparatur atau pegawai. Akan tetapi dalam proses restrukturisasi Dinas Perizinan peran para pegawai cenderung tidak dilibatkan secara langsung, namun hanya dapat menerima keputusan penempatan pada instansi, walaupun mungkin tidak sesuai dengan keinginan dan harapannya sehingga kemungkinan dapat berdampak pada kinerjanya. Dinas Perizinan mulai melaksanakan kegiatan operasional pada tanggal 2 Januari 2006 bersamaan dengan operasional kelembagaan barn di lingkungan Pemerintah Kota Y ogyakarta. Melalui Dinas Perizinan Kota dapat ditangani secara terpadu 38 jenis perizinan yang sebelumnya ditangani oleh berbagai instansi teknis, yaitu: I. 2. 3. 4.
Izin Peruntukan Laban (IPL) Izin Mendirikan Bangun-Bangunan (IMBB) Izin Penyambungan Saluran Air Hujan (SAH) Izin In Gang 5. Izin Saluran Air Limbah (SAL) 6. Izin Gangguan (HO)
83
7. Izin Usaha Industri dan Tanda Daftar Industri (TDI) 8. Izin Usaha Perdagangan (SIUP) 9. Izin Tanda Daftar Gudang (TDG) 10. Izin Tanda Daftar Perusahaan (TDP) 11. Izin Usaha Angkutan 12. Izin Penelitian 13. Izin Praktik Keija Lapangan (PKL) 14. Izin Kuliah Kerja Nyata (KKN) 15. Izin l1saha Jasa Konstruksi (SIUJK) 16. Izin Shooting Film, Rental VCD/LCD/CD, Bioskop 17. Izin Usaha Hotel dan Penginapan 18. Izin Usaha Restoran, Rumah Makan, Tern pat Makan dan Jasa Boga 19. Izin Usaha Rekreasi dan Hiburan Umum. 20.lzin Usaha Impresru---iat 21. Izin Usaha Peijalanan Wisata 22. Izin Usaha Obyek Wisata 23. Izin Usaha Informasi Pariwisata, Usaha Jasa Konsultan dan Jasa Promosi Pariwisata 24. Izin Usaha Jasa Konvensi, Perjalanan Insentif dan Pameran 25. Izin Eksplorasi Air Bawah Tanah 26. Izin Pengeboran Air Bawah Tanah 27. Izin Penurapan Mata Air 28. Izin Pengambilan dan Pemanfaatan Air Bawah Tanah dari Sumur Bor 29. Izin Pengambilan dan Pemanfaatan Air Bawah Tanah dari sumur gali atau sumur pasak/pantek 30. Izin Pengambilan Mata Air 31. Izin Perusahaan Pengeboran Air Bawah T anah 32. Izin Pendirian Depot Lokal 33. Izin Juru Bor 34. Izin Pendirian SPBU 35. Izin Pemasara_n Bahan Bakar ¥..husus untuk mesi.'l 2 !angkah 36. Izin Pengumpulan dan Penyaluran Pelumas Bekas 3 7. Izin Pendirian Lembaga Pendidikan Non Formal 38. Izin Pendirian Lembaga Pelatihan Keija
B.4 Reaksi T erhadap Restrukturisasi
Pembentukan Dinas Perizinan sebagai instansi yang bertugas melaksanakan pelayanan terpadu di bidang perizinan dengan memberikan kewenangan secara jelas diharapkan dapat mengatasi overlapping kewenangan antar instansi teknis dalam pelayanan perizinan. Melalui pemberian kewenangan tersebut diharapkan proses pelayanan perizinan dapat lebih terarah, terpadu dan tepat waktu karena semua tahapan proses perizinan ditangani oleh satu instansi.
84 Namun pada praktek di lapangan, dalam pembentukan Dinas Perizinan masih dijumpai kekurang sempurnaan dalam arti masih terdapat overlapping kewenangan antar instansi.
Pelaksanaan
pelayanan perizinan
oleh
Dinas Perizinan justru dapat
menimbulkan permasalahan barn karena tidak jelasnya mekanisme koordinasi maupun pembagian kewenangan an tar instansi.
Su~tu
jenis pelayanan yang ditangani instansi lain
dapat berbenturan dengan pelayanan yang diberikan oleh Dinas Perizinan. Hal ini dapat dicermati dari peran Dinas Perizinan dan Dinas Pemukiman dan Prasarana Wilayah (Kimpraswil) dalam izin in gang sebagaimana diungkapkan salah seorang karyawan Dinas Perizinan sebagai berikut : "Harus diakui adakalanya pelayanan penzman ini terkesan melampaui kewenangan instansi lain, sebagai contoh kewenangan Dinas Perizinan dalam pemberian izin in gang yaitu izin yang diberikan kepada seseorang untuk membuat akses _jalan masuk ke rumah/tanah miliknya, kalau kebetulan disana ada trotoar otomatis trotoar itu akan rusak karena penerima izin membuat akses jalan melewati trotoar itu sedangkan kewenangan membuat dan memelihara trotoar di Dinas Kimpraswil, kalau begini jadi kesannya kita melangkahi Dinas Kimpraswil" (Wawancara dengan responden S tanggal 4 Juni 2007). Masih adanya overlapping dalam pelaksanaan tugas juga terlihat pada pelaksanaan kewenangan pengawasan perizinan. Pada tahap awal pembentukan Dinas Perizinan, masih terjadi perbedaan pendapat tentang instansi yang akan bertanggung jawab menangani pengawasan perizinan Instansi teknis tidak bersedia melaksanakan kewenangan tersebut karena kewenangan perizinan telah dilimpahkan kepada Dinas Perizinan sehingga tid::Uc sesuai lagi dengan tugas pokok dan fungsi instansi teknis. Di sisi lain Dinas Perizinan menganggap kewenangan pengawasan lebih tepat ditangani instansi teknis karena instansi teknis memiliki personil yang berpengalaman dalam pengawasan perizinan, selain itu basil pengawasan akan lebih obyektif sekaligus sebagai mekanisme kontrol atas pelayanan perizinan yang diberikan oleh Dinas Perizinan.
85
Kondisi ini juga diakui oleh salah seorang anggota Tim Evaluasi Pelaksanaan Otonomi Daerah Kota Yogyak:arta :
"Ya begitulah kalau bicara retribusi semua instansi ingin melaksanakan, tetapi kalau bicara tentang pengawasan yang anggarannya terbatas instansi maunya sating menghindar, instansi teknis menganggap tidak berwenang karena merasa bukan pemberi izin sebaliknya Dinas Perizinan juga keberatari karena mensa tidak obyektif kalau pemberi izin sekaligus juga pengawas" (Wawancara dengan responden SM tanggal25 Mei 2007).
Perbedaan pendapat tentang kewenangan pengawasan tersebut barn dapat diakhiri setelah diterbitkannya Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 33 Tahun 2006 tentang Pelayanan Perizinan Pada Pemerintah Kota Yogyakarta, yang pada intinya mengatur bahwa pengawasan terhadap pelaks::maan izin yang dikeluarkan oleh Dinas Perizinan menjadi kewenangan Dinas Perizinan, sedangkan pengawasan terhadap pelaksanaan izin yang masih ditangani oleh instansi teknis dilaksanakan oleh petugas atau tim pada instansi teknis yang ditUnjuk oleh Kepala Instansi Teknis. Pelaksanaan kewenangan pengawasan pada Dinas Perizinan belum dapat dilaksanakan secara optimal karena kewenangan tersebut tidak disertai dengan penambahan personil yang mampu melaksanakan tugas pengawasan sebagaimana disampaikan oleh Kepala Dinas Perizinan Kota Y ogyakarta sebagai berikut : "Kami diberi tambahan kewenangan pengawasan tetapi tidak ada tambahan personil yang berpengalaman dalam pengawasan, jadi untuk saat ini kita yang bisa dilakukan mengoptimalkan personil yang ada untuk melaksanakan pengawasan."(Wawancara tanggal29 Mei 2007) Belum optimalnya pengawasan ini juga disebabkan kewenangan ini merupakan tugas tambahan yang barn diberikan setelah Dinas Perizinan beropert;tsi sehingga anggaran untuk pengawasan tidak termasuk dalam rencana anggaran Dinas Perizinan dan barn dimasukkan pada perubahan anggaran bulan Oktober 2006 dan efektif dilaksanakan mulai bulan Nopember 2006. Pada tahap awal barn dapat ditargetkan
86 pengawasan terhadap 6 jenis izin (IMBB, HO, SAL, SAH, In Gang dan SIUP) di 14 Kecamatan, terealisir 5 jenis izin. Untuk pengawasan SIUP belum dapat dilaksanakan karena keterbatasan waktu. Pembentukan Dinas Perizinan ini akan diikuti dengan pengembangan dan penambahan jenis izin yang dilimpahkan kepada Dinas Perizinan, namun dalam pelaksanaannya masih terdapat kendala karena instansi teknis belum siap untuk melimpahkan kewenangan perizinan kepada Dinas Perizinan. Untuk mengatasi kendala tersebut, Bagian Organisasi bertugas melaksanakan koordinasi dengan instansi teknis untuk membahas pengembangan pelayanan perizinan yang akan dilimpahkan kepada Dinas Perizinan sebagai penyempurnaan Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 33 Tahun 2006 tentang Pelayanan Perizinan Pada Pemerintah Kota Yogyakarta. Belum adanya kesepakatan dari semua instansi tentang pelimpahan kewenangan perizinan tersebut menyebabkan belum semua jenis pelayanan perizinan dapat dilaksanakan oleh Dinas Perizinan. Sampai saat ini masih terdapat beberapa jenis perizinan yang masih ditangani oleh instansi teknis dan diharapkan secara bertahap dapat dilimpahkan kepada Dinas Perizinan. Jenis perizinan yang masih ditangani oleh instansi te~ s~J>agaimana tersebut pada
tabel di bawah ini
87 Tabel4.3 Jenis Pelayanan Perizinan Yang Belurn Dapat Ditangani Oleh Dinas Perizinan NO
JENIS PERIZINAN
Izin Lokasi Izin Penempatan Lokasi Izin Perubahan Penggunaan Tanah (IPPT) Izin Peningkatan Pemanfaatan Penggun:tan Tanah (IP3J) Izin Penyelenggaraan Reklame 5 Izin Praktik Berkelompok Dokter Umum 6 Izin Praktik Berkelompok Dokter Gigi 7 8 Izi..r1 Praktik Berkelompok Dokter Spesialis Izin Praktik Berkelompok Dokter Gigi Spesialis 9 10 Izin Praktik Berkelompok Perawat 11 Izin Praktik Perorangan Dokter Umum 12 Izin Praktik Perorangan Dokter Gigi 13 Izin Praktik Perorangan Dokter Spesialis 14 Izin Praktik Perorangan Dokter Gigi Spesialis 15 Izin Praktik Perorangan Perawat 16 Izin Praktik Pengobat Tradisional 17 Izin Praktik Bidan 18 Izin Pendirian Balai Pengobatan 19 Izin Pendirian BKIA 20 Izin Rumah Bersalin 21 Izin Rumah Sakit Umum 22 Izin U saha Toko Obat 23 Izin U saha Optikal ' 24 Izin Usaha Apotik 25 Izin U saha Laboratorium Klinik 26 Izin Pest Kontrol 27 Izin Praktik Refraksionis Optisien 28 Izin Praktik Fisioteraphis 29 Izin Salon Kecantikan 30 Izin U saha J agal 31 Izin Usaha Pemasok Daging 32 Izin Penjual Daging 33 Izin Penyimpanan Daging 34 Izin Penggilingan Daging 35. Izin Pedagang Pasar --. 36. Izin Pemakaman 37. Izin Dispensasi Jalan Sumber : Dmas Perizinan Kota Yogyakarta (2007) 1 2 3 4
INSTANSI Kantor Pertanahan Kantor Pertanahan Kantor Pertanahan Kantor Pertanahan Kantor Pelayanan Pajak Daerah Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Kant. Pertanian dan Kehewanan Kant. Pertanian dan Kehewanan K~nt. Pertanian dan Kehewanan Kant. Pertanian dan Kehewanan Kant. Pertanian dan Kehewanan Dinas Pengelolaan Pasar Dinas Kimpraswil Dinas Perhubungan
·I
BABV KOMPETENSIAPARATUR
A. Kompetensi Teknis Sebagai instansi yang bertugas melayani masyarakat dalam bidang perizinan, kompetensi aparat yang bertugas dalam hal pelayanan menjadi sangat penting. Demikian juga halnya dengan kompetensi aparat di Dinas Perizinan Kota Yogyakarta. Aparat dalam hal ini adalah pegawai yang bertugas pada Dinas Perizinan Kota Yogyakarta sebagai ujung tombak Pemerintah Kota Yogyakarta dalam bidang pelayanan. Jumlah pegawai yang bertugas pada Dinas Perizinan Kota Yogyakarta sebanyak 84 orang yang sebelumnya bertugas di berbagai instansi, baik instansi teknis yang semula menangani pelayanan perizinan yaitu Dinas Tata Kota dan Bangunan (26 orang), Dinas Kimpraswil (7 orang), Dinas Pariwisata, Seni dan Budaya (3 orang), Dinas Perekonomian (19 orang), maupun instansi lain yaitu Kantor Pelayanan Pajak Daerah!KPPD (3 orang), Kantor Arsip dan Pengelolaan Data Elektronik/ KAPDE (3 orang), Dinas Tenaga Kerja (3 orang),
Bagian Hukum (2 orang),
Cabang Dinas Peketjaan Umum (3 orang), .
Sekretariat DPRD. (2 orang), Bagian Pengendalian Pembangunan (2 orang), sisanya berasal dari berbagai instansi masing-masing sebanyak I orang. Salah satu faktor penting dari kompetensi aparat di Dinas Perizinan Kota Yogyakarta adalah tingkat pendidikan aparat. Sebagian besar pegawai yang bertugas pada Dinas Perizinan berpendidikan SLT Nsederajat (50%), 26,19 % berpendidikan sarjana/S1, 20,24% berpendidikan Satjana Muda, serta sisanya berpendidikan SD, SLTP dan S-2. Apabila diperinci satu-persatu, maka komposisi pegawai berdasarkan tingkat pendidikan dapat dilihat dalam tabel berikut :
88
89 Tabel5.1 Jumlah Pegawai Menurut Tingkat Pendidikan
No. 1.
2. 3.
4. 5. 6.
PENDIDIKAN
JUMLAHPEGAWAI
SD SLTP SLTA SAR.[WJD/D-3 S-1
S-2 JUMLAH Sumber: Dinas Perizinan Kota Yogyakarta (2007)
I orang I orang 42 orang 17 orang 22 orang 1 orang 84 orang
KETERANGAN
3 orangPTT 3 orangPTT
lorangPTT
Meskipun komposisi pegawai berdasarkan tingkat pendidikan sudah relatif baik, namun formasi untuk keahlian tertentu yang sebenamya dibutuhkan di Dinas Perizinan belum i:nencukupi. Pegawai yang memiliki kompetensi teknis di bidang tehnologi informasi secara khusus belum ada, sedangkan perkembangan tehnologi yang semakin pesat menuntut Dinas Perizinan dapat meningkatkan pelayanan perizinan dengan berbasis pada tehnologi. Kurangnya kompetensi pegawai dalam pemanfaatan tehnologi khususnya penggunaan komputer dapat dicermati dari belum optimalnya penggunaan fasilitas komputer sebagai sarana kerja, masih adanya pegawai yang tidak dapat menggunakan komputer, lambatnya proses entry data pada pelayanan perizinan, serta terhambatnya pelayan perizinan apabila komputer mengalami gangguan atau kerusakan karena ketidakmampuan pegawai mengatasi atau memperbaiki. Fenomena ini dapat diamati
dar~
keterangan responden sebagai berikut : "Saya mengurus izin penelitian di daerah lain satu hari selesai tetapi disini sudah sudah lebih dari tiga hari belum selesai alasannya pemasukan data belum selesai karena komputemya error, sebenamya komputemya yang rusak atau petugasnya yaQg tidak bisa komputer." (Wawancara dengan responden tanggal29 Mei 2001).
90 Kebutuhan personil yang memiliki kompetensi di bidang komputer untuk pengembangan tehnologi informasi ini juga dibenarkan oleh Kepala Dinas Perizinan Kota Yogyakarta : "Kami sangat membutuhkan personil yang memiliki kemampuan di bidang tehnologi informasi karena ke depan saya berharap perizinan yang sekarang masih dilakukan secara parsial dapat ditingkatkan menjadi pelayanan secara paralel denga.'l sistem penyimpanan data berdasar persil dengan mengoptimalkan penggunaan database berbasis tehnologi informasi secara komprehensif." (Wawancara di Ruang Kepala Dinas Perizinan tanggal 29 Mei 2007).
Personil Dinas Perizinan sejumlah 84 orang tersebut dirasakan belum sesuat dengan kebutuhan pegawai mengingat perkembangan ketugasan yang ditangani dalam pelayanan perizinan kepada masyarakat. Hal tersebut disampaikan Kepala Dinas Perizinan Kota Yogyakarta sebagai berikut : "Walaupun kami sudah diberi personillebih dari 80 orang, tetapi menurut saya itu belum cukup apalagi kalau nantinya secara bertahap kami akan diberi tambahan jenis perizinan yang hams ditangani, kalau dengan kondisi sekarang saya rasa idealnya jumlah personil kita itu sekitar 200 orang termasuk petugas lapangan." (Wawancara di Ruang Kerja Kepala Dinas Perizinan tanggal29 Mei 2007) Penentuan jumlah personil pada Dinas Perizinan belum didasarkan pada Analisis Jabatan yang tepat, mengingat formasi yang ada mengacu pada Analisis Jabatan yang · dilaksanakan sebelum terbentuknya instansi tersebut dan sampai dengan saat ini belum pernah dilakukan analisis jabatan lebih Ianjut, sedangkan bidang perizinan yang ditangani
semakin berkembang. Kondisi ini diakui oleh salah seorang pejabat struktural pada Bagian Organisasi : "Memang waktu pembentukan Dinas Perizinan kami menggunakan dasar formasi dari estimasi peningkatan beban tugas UPTSA dan hasilnya formasi yang dibutuhkan hanya 68 orang jadi kalau sekarang sudah ada lebih dari 80 orang dianggap cu.lmp, tetapi setelah Dinas Perizinan operasional ternyata jumlah itu dianggap kurang, jadi rencananya akhir tahun ini kita akan melakukan analisis jabatan ulang untuk Dinas Perizinan." (Wawancara di Ruang Bagian Organisasi tanggal28 Mei 2007)
91 Walaupun dengan jumlah personil yang terbatas, tetapi Dinas Perizinan berusaha mengoptimalkan pegawai yang ada untuk melaksanakan tugas. Komposisi pegawai yang
ada juga beium sesuai dengan beban kerja antar masing-masing unit kerja. Kondisi ini diakui oleh salah seorang pejabat struktural eselon IV pada Dinas Perizinan Kota Yogyakarta sebagr.i berikut : ''Walanpun secara formal saya ini punya jabatan tetapi tidak punya staf jadi semua harus dikerjakan sendiri, jadi ya sibuk sekali, sudah diupayakan minta tambahan personil ke Badan Kepegawaian Daerah tetapi sarnpai sekarang juga belum dikabulkan." (Wawancara dengan responden di Ruang Dinas Perizinan tanggal 4 Juni 2007).
Kendala lain dalam kompetensi teknis personil di Dinas Perizinan adalah latar belakang pegawai yang berasal dari berbagai instansi, sehingga tidak semuanya berpengalaman menangani perizinan. Pegawai yang berasal dari eks UPTSA tentu saja tidak mengalami kesulitan dalam pelaksanaan tugasnya, tetapi bagi pegawai dari instansi
lain tugas pelayanan perizinan merupakan sesuatu yang baru sehingga perlu proses pembelajaran lebih lanjut, sebagaimana diungkapkan oleh salah seorang staf Dinas Perizinan: "Kalau saya ditugaskan disini tidak ada kesulitan karena dulu pemah bertugas di UPTSA jadi sudah biasa tetapi kalau sarna sekaii belum pemah menangani perizinan saya kira ya perlu belajar dan adaptasi dulu." (Wawancara dengan responden di Ruang Dinas Perizinan tanggalll Juni 2007).
Untuk meningkatkan kompetensi teknis personil yang bertugas pada Dinas Perizinan, diberikan berbagai jenis pelatihan baik yang bersifat umum dan wajib diikuti oleh seluruh karyawa_q maupun pelatihan khusus yang berkaitan dengan tugas pokok masing-masing karyawan. Pelatihan yang wajib diikuti oleh semua karyawan adalirn pelatihan berupa in house training yang berhubmigan dengan prosedur pelayanan pada
92
semua Jems 1zm yang ditangani oleh Dinas Perizinan. Melalui pelatihan tersebut diharapkan semua karyawan minimal dapat mengetahui secara garis besar prosedur dan persyaratan masing-masing jenis perizinan. Salah seorang pejabat struktural pada Dinas Perizinan membenarkan adanya pelatihan yang wajib diikuti semua karyawan dalam wawancara sebagai berikut : <<Semua karyawan disini wajib mengetahui prosedur pelayanan penzman walaupun tidak menangani pelayanan perizinan langsung, seperti Tata Usaha walaupun kelihatannya tidak terkait tetapi tetap harus tabu karena untuk suratsurat yang kaitannya dengan perizinan kan juga lewat Tata Usaha jadi secara tidak langsung ada kaitannya, juga persiapan apabila nantinya ada rotasi personil" (Wawancara di Dinas Perizinan tanggal23 Mei 2007). Sedangkan peiatihan yang bersifat khusus dan terkait dengan tugas pokok masingmasing personil meliputi berbagai jenis pelatihan sebagai berikut : Pelatihan Aplikasi SIM HO,SIUP,TDP,Izin Penelitian,IMBB bagi Operator; Pelatihan Aplikasi Touch Screen bagi petugas Administrator Touch Screen; Pelatihan Aplikasi Antrian bagi petugas pemandu Antrian; Pelatihan Aplikasi Pelayanan Perizinan bagi petugas pendaftaran; Pelatihan dan Pengenalan Aplikasi Touch Screen, Aplikasi Antrian, Apl*asi Pelayanan Perizinan bagi Pejabat Struktural dan Petugas Lapangan; Pelatihan Tehnisi Komputer dan Programer Web bagi stafBidang Sistem Informasi
Walaupun telah diberikan berbagai jenis pelatihan untuk meningkatkan · pengetahuan karyawan, namun dalam kenyataan di lapangan temyata kompetensi pegawai Dinas Perizinan dalam pelaksanaan tugas belum sesuai dengan harapan masyarakat. Salah satu indikator yang perlu diperhatikan dalam memberikan pelayanan yang baik adalah kompetensi dan ketrampilan petugas dalam memberikan peiayanan. Semakin tinggi kompetensi dan ketrampilan petugas, akan meningkatkan
kepuasan
masyarakat sebagai pengguna jasa terhadap pelayanan yang diberikan oleh petugas.
93 Dilihat dari indikator ketrampilan petugas dalam memberikan pelayanan, masyarakat masih mengeluh tentang kurangnya pengetahuan dan ketrampilan petugas dalam memberikan pelayanan perizinan. Keluhan tersebut antara lain terungkap dari basil wawancara dengan masyarakat yang sedang mengurus pelayanan perizinan : "Kantor ini yang bagus barn gedungnya saja kalau pegawainya kan sebagian besar orang-orang lama jadi cara keija.'lya ya tidak jauh berbeda dengan dulu masih tetap saja lambat kalau kita tidak rajin berkali-kali menanyakan tidak akan segera diproses, saya ini sudah berkali-kali kesini masih ada saja yang kurang, saya heran kemarin mengoreksinya itu bagaimana" (Hasil wawancara dengan responden tanggal4 Juni 2007). Disamping pengetahuan dan ketrampilan petugas, kesiapan petugas dalam memberikan pelayanan juga dirasakan masih kurang memuaskan. Hal ini sebagaimana disampaikan oleh salah seorang responden : "Saya ini sudah berkali-kali mengurus IMBB tetapi belum selesai juga, sudah saya tunggu dari tadi petugas yang melayani belum juga datang, yang lain katanya tidak paham, kalau konsultasi harus dengan petugas yang sama jadi saya disuruh datang lagi besok, padahal saya dulu pernah keija disini, banyak pegawai yang saya kenai, kalau dengan ternan sendiri saja dipersulit bagaimana kalau melayani orang lain" (Wawa.'lcara dengan responden tanggal 11 Juni 2007) Adanya keluhan tentang kompetensi petugas dalam memberikan pelayanan perizinan ini juga diakui oleh salah karyawan Dinas Perizinan sebagai berikut : "Kami menyadari pelayanan ini belum optimal karena jumlah petugas yang benar-benar mampu dan berpengalaman masih terbatas apalagi instansi ini tergolong barn jadi kami masih harus banyak belajar. Khusus perizinan yang membutuhkan cek lapangan kam1; memang membagi petugas berdasarkan wilayah, jadi apabila pemohon akan berkonsultasi sebaiknya menghubungi petugas sesuai wilayah keijanya, untuk sementara karni belurn dapat rnelakukan rotasi personil sedangkan penambahan personil S21Ilpa:i saat ini juga belum terlaksana" (Hasil wawancara dengan responden R tanggal 12 Juni 2007)
Indikator lain yang menunjukkan kurangnya kompetensi teknis aparat Dinas Perizinan dalam menyelesaikan dan memproses permohonan izin dari masyarakat juga
94 dapat dilihat dari keberhasilan penyelesaian pennohonan izin yang diajukan oleh masyarakat. Realisasi dan prosentase jumlah izin yang dapat diselesaikan temyata belum sebanding dengan jumlah permohonan yang masuk. Dari 9.665 pennohonan izin pada tahun 2006 jumlah izin yang dapat diterbitkan sebanyak 5.223 atau 54,04 %. Perbandingan jumlah permohonan yang masuk dengan jumlah izin yang diterbitkan dapat dicermati pada tabel berikut: Tabel5.2 Rekapitulasi Jumlah Penerbitan Izin Periode Januari s/d Desember 2006
No.
Jenis Izin
Izin Peruntukan Lahan (IPL) Izin Membangun Bangun Bangunan Izin In Gang Izin Saluran Air Limbah 5. Izin Gangguan {HO) 6. Izin Tanda Daftar Industri 7. Izin Usaha Perdagangan (SIUP) 8. Izin Tanda Daftar Gudang (TDG) 9. Izin Tanda Daftar Perusahaan {TDP} 10. Izin Usaha Angkutan 11. Izin Penelitian 12. lzin Praktek Kelja Lapangan 13. Izin Kuliah Kerja Nyata 14. lzin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK) 15. Izin Usaha Hotel dan Penginapan 16. lzin l Jsaha Rekreasi dan Hiburan Urn urn 17. Izin Usaha Peijalanan Wisata 18. lzin Pengeboran Air Bawah Tanah 19. Izin Pendirian Lembaga Non Formal 20. lzin Pendirian Lembaga Pelatihan Kerja Sumber : Dinas Perizinan Kota Yogyakarta (2007) 1. 2. 3. 4.
Jumlah Permohonan
27 4.668 61 11 1.025 26 461 3 957 3 2.255 37 3 62 14 9 19 ~
20 2
Jumlah Izin Terbit
Proporsi penerbitan pennohonan (%)
1
3,70 15,47 88,52 63,64 96,88 92,31 97,61 100,00 80,36 33,33 92,06 94,59 100 62,90 85,71 66,67 89,47 50,00 40,00 100,00
722 54 7 993 24 450 3 769 1 2.076
35 3 39 12 6 17 1 8 2
I
95 Dari gambaran tersebut diatas terlihat jelas bahwa kompetensi teknis aparat Dinas Perizinan Kota Yogyakarta dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat masih relatif rendah, hal ini dapat dicermati dari kurangnya kompetensi petugas da1am penggunaan komputer sebagai sarana kerja, kurangnya pengetahuan dan ketrampilan petugas dalam pemberian pelayanan perizinan maupun kemampuan penyelesaian tugas. Kondisi ini disebabkan latar belakang petugas dari berbagai instansi serta bidang tugas yang berbeda-beda sehingga pengetahuan tentang pelayanan perizinan terbatas. Untuk itu diperlukan upaya peningkatan kompetensi petugas secara lebih intensif sehingga kepuasan masyarakat terhadap pelayanan perizinan dapat lebih ditingkatkan.
B. Kompetensi Managerial Kompetensi managerial aparat Dinas Perizinan dalam
melaksan~an
tugas dapat
dicermati dari kompetensi pegawai khususnya para pejabat struktural dalam mengelola
dan memimpin bawahannya. Kepemimpinan sebagai suatu proses untuk mempengaruhi orang atau sekelompok orang dalam mencapai tujuan bersama, berkaitan erat dengan peketjaan yang harus dilaksanakan dan kekompakan orang-orang yang dipimpinnya. Seorang pemimpin dituntut untuk dapat menyesuaikan diri dengan keadaan sehingga memungkinkan dirinya memperoleh keuntungan dari berbagai sifat yang dimilikinya, berupa keinginan untlJ.k menerima tanggung jawab, kompetensi untuk bisa bersikap obyektif dalam menilai bawahan, kompetensi untuk berkomunikasi serta kompetensi dalam menentukan skala prioritas. Dalam
aktivitasnya
seorang
pem1mpm
selalu
lebih
dominan
dalam
mempengaruhi bawahannya. Hal ini menunjukkan bahwa di antara pimpinan dan bawahan mempunyai interaksi yang saling mempengaruhi satu sama lainnya dalam
96 rangka peningkatan kinerja. Keadaan tersebut menunjukkan bahwa seorang pemimpin harus menjadi panutan yang dapat memberikan contoh dan teladan, sikap kewibawaan serta kecakapan dan keahlian dalam setiap aktivitasnya. Terkait dengan kepemimpinan pejabat struktural khususnya pimpinan pada Dinas Perizinan, para karyawan pada umuDll1ya menganggap pimpinan mempunyai pengetahuan dan wawasan yang memadai serta dapat memberikan keteladanan yang baik dan mampu membina hubungan baik dengan karyawan. Hal tersebut tertmgkap dari hasil wawancara dengan beberapa karyawan antara lain sebagai berikut : ''Kalau pimpinan disini menwut kami sudah tepat menduduki jabatan ini karena beliau kan dulu mantan Kabag Organisasi yang membidani lahirnya Dinas Perizinan jadi jelas memahami ketugasan instansi. Walaupirn beliau orangnya tegas dan disiplin tetapi dalam hubl.mgan separi-hari dengan anak buah beliau cukup baik" (Hasil wawancara dengan responden tanggal12 Juni 2007).
Pembinaan disiplin merupakan prioritas yang dilaksanakan di Dinas Perizinan. Hal tersebut mengingat masih adanya kesan rendahnya disiplin pegawai negeri sipil dalam melaksanakan tugas.-Pembinaan disiplin tersebut dilakukan melalui berbagai cara baik melalui absensi dan apel karyawan maupun pembinaan langsung oleh atasan langsung dari setiap pegawai. Kepala Dinas Perizinan menyampaikan adanya beberapa metode yang digunakan dalam pembinaan disiplin pegawai sebagai berikut : "Untuk penegakan disiplin selain melalu;, absensi saya juga mengirimkan teguran lewat srns kepada pejabat strukturhl yang tidak mengikuti apel pagi maupun apel siang, selain itu juga dengan cara memanggil karyawan yang tidak disiplin atau memberi catatan pada lembar disposisi." (Wawancara di Ruang Kerja Kepala Dinas Perizman tanggal29 Mei 2007). Selain pembinaan oleh Kepala Dinas, masing-masing pejabat struktural berkewajiban melakukan pemantauan dan pembinaan disiplin kepada bawahannya
97 sebagaimana disampaikan salah seorang pejabat struktural di Dinas Perizinan sebagai berikut: ''Setiap karyawan yang tidak masuk wajib memberitahu lewat sms, telepon atau surat, kalau ada pegawai yang tidak disiplin misalnya beberapa kali selalu datang terlambat dan pulang lebih awal biasanya diberikan teguran lesan tetapi kalau tetap tidak ada perubahan seperti Pak B itu yang sudah beberapa hari tidak pemah masuk kantor kita berikan peringatan tertulis." (Wawancara dengan responden di Ruang Dinas Perizinan tanggal 24 Mei 2007) Sebagai instansi yang relatif barn dan merupakan penggabungan fungsi dari beberapa instansi, koordinasi dalam pelaksanaan tugas merupakan hal yang perlu mendapatkan perhatian dari pimpinan. Upaya koordinasi untuk memadukan pelayanan serta evaluasi pelaksanaan tugas dilaksanakan melalui pemberian pengarahan pada apel karyawan serta melalui rapat koordinasi dan pertemuan rutin setiap minggu secara bergilir yang diatur dengan jadwal sebagai berikut : Tabel5.3 1adwal Rapat Koordinasi Mingguan Dinas Perizinan No.
Hari
Jam
Bidang
Intern Dinas Adm. Pelayanan 2. Adm. Pelayan~n 3. IPL 4. Pengawasan 5. 6. Pengendalian 7. Korlap ~. I 8. Cuci Gudang .. Sumber : Dmas Penzman Kota Yogyakarta (2007) 1.
07.30 09.00 13.00 09.00 09.00 09.00 09.00 11.00
Sen in Senin Selasa Rabu, Jumat Kamis Kamis Sabtu Sabtu
Dari rapat mingguan ini dilakukan pembahasan berbagai permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaan tugas, pelaporan serta pembahasan upaya perbaikan pelayanan baik tentang
percepatan/penghematan
waktu,
penyederhanaan
prosedur
pelayanan,
98 kelengkapan persyaratan, pelaksanaan administrasi serta persamaan persepsi terhadap pencermatan peraturan. Pada era reformasi saat ini, kepemimpinan berdasarkan kekuasaan tidak lagi relevan untuk diterapkan, sehingga pendekatan kepemimpinan akan lebih efektif apabila menggunakan gaya kepemimpinan yang partisipatif. Dalam konteks ini, bawahan didorong untuk berpikir secara kreatif dan inovatif, berusaha meningkatkan kemampuan diri, serta dipersiapkan untuk menerima tanggung jawab yang lebih besar sesuai dengan kewenangan dan jabatannya. Kondisi ini juga disadari oleh Kepala Dinas Perizinan Kota Yogyakarta daiam wawancara sebagai berikut : "Saya tidak mungkin dapat menyelesaikan semua pekerjaan tanpa peran karyawan mengingat volume kerja yang sangat padat, untuk kelancaran tugas saya telah melimpahkan kewenangan dan tanggung jawab penandatanganan pelayanan perizinan tertentu kepada pejabat struktural yang terkait." (Wawancara di Ruang Kerja Kepala Dinas Perizinan tanggal29 Mei 2007).· Jenis kewenangan pelayanan perizinan yang sudah dilimpahkan kepada pejabat struktural tertentu pada Dinas Perizinan adaia..'l sebagai berikut : a. Izin Penelitian, dilimpahkan kepada Kepala Bagian Tata Usaha b. Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK) kecil, Izin In Gang, Izin Saluran Air Limbah dan Saluran Air Kotor, Izin Membangun Bangun Bangunan dengan keluasan
dibawah 100 m2 dilimpahlcan kepada Kepala Bidang Pelayanan c. Pembuatan Duplikat Izin dilimpahkan kepada Kepala Bidang Data dan Pengembangan. d. Pemberitahuan kekurangan persyaratan dan legalisir penzman dilimpahkan kepada Kepala Bagian Tata Usaha.
99 Seorang pemimpin selalu dituntut untuk mengetahui kebutuhan, keinginan dan harapan dari bawahannya dengan mengamati perilaku mereka untuk kemudian memilih metode yang dapat digunakan supaya mereka mau bertindak sesuai dengan visi dan misi yang diemban organisasi, sehingga proses penginterpretasian kebutuhan ke dalam tindakan akan terlaksana. Salah satu kebutuhan dan harapan dari para pegawai adalah peningkatan kesejahteraan dan penghargaan yang layak atas tugas dan pengabdiannya, antara lain melalui sistem insentif. Terkait dengan hal tersebut, Kepala Dinas Perizinan Kota Yogyakarta menyampaikan bahwa telah diberikan insentif kepada petugas secara proporsional : "Kami sudah menerapkan sistem insentif kepada semua karyawan dengan siste.m indeks, jadi masing-masing karyawan akan mendapatkan insentif tetapi jumlahnya tidak sama, tergantung beban tugasnya masing-masing" (Wawancara di Ruang Kerja Kepala Dinas Perizinan tanggal 29 Mei 2007).
Dari basil penelitian temyata kondisi di lapangan menunjukkan bahwa para karyawan pada Dinas merasa belum memperoleh insentif maupun kesejahteraan yang memadai. Behan tugas yang relatif berat sebagai ujung tombak pelayanan perizinan yang
harus memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat belum diikuti dengan pemberian tunjang-dn maupun bentuk penghargaan lainnya. Hal i.."li disampaikan beberapa karyawan Dinas Perizinan dalam basil wawancara sebagai berikut : "Walaupun kelihatannya gedungnya paling megah tetapi karyawan disini sama saja dengan pegawai Jainnya, insentif mungkin ada tetapi yang menerima hanya tertentu misalnya petugas lapangan kalau karyawan biasa tidak dapat apa-apa yang ::ajin maupun tidak sa.ma saja, jangan dikira kami disini lebih scjahtera, kalau penampilan petugas kelihatan beda itu karena aturan seragamnya memang berbeda tetapi pakaian ini kami hams beli sendiri bukan subsidi dari instansi" (Wawancara dengan responden tanggal 12 Juni 2007)
100
Dari gambaran tersebut diatas dapat diketahui bahwa dari sisi kepemimpinan telah dikembangkan sistem diskresi dalam pelayanan perizinan tertentu, penegakan disiplinisanksi serta adanya hubungan baik antara pimpinan dengan karyawan. Namun disisi lain penghargaan sebagai reward atas kinerja pegawai belum diterapkan secara optimal.
C. Kompetensi Sosial Pada awal pembentukannya, salah satu kendala yang dihadapi oleh Dinas Perizinan adalah adanya kesulitan untuk memadukan pelaksanaan tugas masing-masing pegawai yang berasal dari berbagai instansi dengan pola kerja yang tidak sama. Kondisi
tersebut diakui oleh salah seorang pejabat struktural pada Dinas Perizinan sebagaimana disampaikan sebagai berikut : ''Pada awalnya memang sulit menyatukan budaya kerja dari masing-masing personil yang telah memiliki budaya kerja yang berbeda-beda dari masing-masing instansi asal, juga sulit untuk meningkatkan pengetahuan personil tentang semua jenis perizinan karena mereka sebelumnya terbiasa bekerja secara parsial hanya menangani satu atau dua jenis izin saja selain itu harus diakui masih ada ego sektoral diantara para karyawan" (Wawancara di Dinas Perizinan tanggal 24 Mei 200?). Untuk membangun kebersamaan dalam pelaksanaan tugas, telah dilaksanakan Outbond bagi seluruh karyawan Dinas Perizinan. Outbond ini diselenggarakan sebanyak
2 (dua) kali, yaitu sebelum operasional Dinas Perizinan yang dilaksanakan di Kaliurang dan pada tahap awal operasional Dinas Perizinan dilaksanakan di Kopeng. Melalui outbond ini semua karyawan baik yang berstatus pegawai negeri sipil maupw1 pegawai tidak tetap dapat saling mengenal satu sama lain sehingga kerjasama dan keterpaduan
dalam pelaksanaan tugas dapat lebih ditingkatkan.
101
Dalam melaksanakan tugas diperlukan kesadaran bahwa posisi karyawan adalah sebagai pelayan masyarakat yang hams memperlakukan pelanggan dengan baik. Diperlukan adanya kesamaan dalam bersikap dan pemahaman terhadap etika pelayanan. Kondisi terse but disadari sejak awal oleh Pemerintah Kota Yogyakarta, sehingga semua karyawan yang bertugas pada Dinas Perizinan diwajibkan untuk mengikuti Pelatihan Pelayanan Prima yang dilaksanakan oleh Pemerintah Kota Yogyakarta beketjasama dengan PT. Daya Prosumen Mandiri dan Asia Foundation. Materi pelatihan meliputi semua aspek yang terkait dengan pelayanan termasuk cara menyapa pelanggan, etika berbusana, cara melayani pemohon izin, cara menghadapi komplain atau pemohon yang marah atau merasa tidak puas, termasuk etika penggunaan telepon. Melalui pelatihan tersebut diharapkan semua karyawan dapat mempunyai sikap dan cara yang sama dalam memberikan pelay:man. Para karyawan pada umumnya sudah menyadari postsmya sebagai pelayan masyarakat yang hams memperlakukan para pengguna jasa dengan baik sebagaimana diungkapkan salah seorang karyawan Din as Perizinan sebagai berikut : "Kami sudah paham kalau hams melayani masyarakat dengan baik, kami sudah berusaha wa!aupun kadang-kadang sebagai manusia biasa mungkin juga pemah berbuat salah atau kurang sopan, posisi kita itu sekarang serba sulit apa-apa diawasi, masyarakat juga semakin lr.ritis, sa!ah sedikit saja urusannya bisa jadi panjang" (Wawancara dengan responden R tanggall3 Juni 2007)
Para pengguna jasa yang mengurus pelayanan perizinan memberikan penilaian yang positif terhadap sikap para pegawai daJam ·memberikm pdayanan, berikut tanggapan dari salah seorang pengguna jasa :
102 "Kalau petugas yang di loket sekarang sudah lumayan baik dan ramah tanggapannya kalau ditanya juga baik walaupun untuk hal-hal teknis kadang mereka kurang paham jadi kami masih harus konsultasi langsung dengan petugas khusus atau atasannya" (Wawancara dengan responden tanggall2 Juni 2007). Dari gambaran tersebut diatas, dapat dilihat bahwa upaya Pemerintah Kota Yogyakarta untuk membekali para karyawan dengan cara memberikan pelayanan yang
baik kepada masyarakat telah dapat diaplikasikan dengan baik dalam pelayanan perizinan, walaupun diakui masih terdapat kekurangan yang perlu disempurnakan sebagai 11paya perbaikan pelayanan.
BABVI KINERJA PELAY ANAN DINAS PERIZINAN
Penilaian terhadap kineija suatu instansi merupakan suatu kegiatan yang sangat penting karena dapat digunakan sebagai ukuran keberhasilan suatu instansi dalam mencapai visi dan misinya. Pada Dinas Perizinan sebagai instansi yang memberikan pelayanan langsung kepada masyarakat, informasi mengenai kinerja pelayanan sangat bermanfaat untuk mengetahui seberapa jauh pelayanan yang diberikan telah sesuat dengan keinginan, kebutuhan dan harapan pengguna jasa, sehingga upaya untuk memperbaiki kualitas pelayanan ·dapat dilakukan secara sistematis dan lebih terarah.
A. Akuntabilitas Salah satu indikator untuk mengetahui kualitas pelayanan yang diberikan oleh pemerintah kepada masyarakat adalah sejauh mana pelayanan tersebut sesuai dengan kepentingan pengguna jasa yaitu masyarakat. Pada era reformasi saat ini, kejelasan dan kepastian atau transparansi dalam pemberian pelayanan termasuk pelayanan perizinan merupakan salah satu tuntutan perkembangan masyarakat yang hams diperhatikan oleh pemerintah, dalam hal ini Dinas Perizinan sebagai sebagai instansi yang langsung berhubungan dengan pelayanan publik. Transparansi tersebut dapat meliputi transparansi dalam prosedur pelayanan maupun transparansi biaya yang dibutuhkan, di sisi lain masyarakat mengharapkan pemerintah dapat memberikan pelayanan secara adil kepada seluruh lapisan masyarakat tanpa memandang status sosial maupun ekonomi mereka.
103
104
A.l Transparansi Prosedur Pelayanan Salah satu indikator untuk mengetahui transparansi dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat adalah adanya upaya memberikan akses informasi kepada pengguna jasa tentang prosedur pelayanan. Dinas Perizinan Kota Yogyakarta telah menyediakan berbagai sarana penyampaian informasi tentang prosedur pelayanan, antara lain melalui pemasangan papan petunjuk yang berisi informasi prosedur pelayanan yang ditempatkan di Ruang Tunggu Pelayanan pada Dinas Perizinan. Melalui papan petunjuk ini diharapkan masyarakat yang mengurus perizinan dapat memahami persyaratan dan alur proses penzman.
Gambar 6.1 Papan Petunjuk Pelayanan Perizinan
Selain melalui papan petunjuk pelayanan, setiap pemohon izin yang akan menyerahkan berkas persyaratan perizinan akan menerima blangko yang berisi kelengkapan persyaratan yang dibutuhkan untuk mengurus perizinan dan menerima penjelasan langsung dari petugas. Dinas Perizinan juga menyediakan brosur dan leaflet tentang persyaratan perizinan yang ditempatkan di dekat pintu masuk Ruang Tunggu Pelayanan, akan tetapi dari basil pengamatan ternyata leaflet tersebut belum mencakup seluruh jenis pelayanan perizinan, namun hanya beberapa jenis perizinan saja yaitu Izin Membangun
Bangun
Bangunan
(IMBB),
Izin
Gangguan
(HO),
Izin
Usaha
105 Kepariwisataan, Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SnJJK), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Tanda Daftar Gudang (TDG), Tanda Daftar Perusahaan (TDP) dan Tanda Daftar Industri (TDI) serta dicetak dengan jumlab yang relatif terbatas. Mekanisme pelayanan perizinan dimulai dari penyerahan berkas persyaratan perizinan oleh pemohon, pengecekan kelengkapan administrasi oleh petugas, pemrosesan
dan penerbitan izin, sampai dengan pengambilan izin.
Mekanisme tersebut dapat
diterapkan untuk jenis izin tertentu yang tidak dipungut retribusi serta tidak memerlukan pengecekan lapangan, yaitu Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Izin Tanda Daftar Gudang (TDG), Tanda Daftar Perusahaan (TDP), Izin Penelitian, Izin Praktek Kerja Lapangan (PKL), Izin Kuliab. Kerja Nyata (KKN) dan Izin Juru Bor. Mekanisme pelayanan perizinan dimaksud sebagai berikut : Baga..'!6.1 Mekanisme Pelayanan Izin Pada Dinas Perizinan
(
~OKET
PEMOHON
)
-----r"!
----.-J--r--f-----y--A
PELA YANAN [ .___
]
1
i •
PENGAMBILAN IZIN
•
(PENGlSIAN lKM)
I PROSES SK IZIN
Alur Proses Ditolak
Pemberitahuan Pengambllan Izin
l
106 Mekanisme pelayanan perizinan terse but tidak dapat diterapkan semua untuk jenis perizinan. Pada beberapa jenis izin tertentu, sebelum berkas permohonan diproses perlu dilakukan pengecekan di lapangan oleh petugas serta pencermatan dan koordinasi lebih lanjut dengan instansi terkait, hal ini disebabkan karena setelah penerbitan izin tersebut aktivitas yang dilakukan oleh pemegang izin kemungkinan dapat berdampak pada masyarakat dan lingkungan disekitarnya. Sebagai contoh untuk Izin Membangun Bangun Bangunan (IMBB), perlu dilakukan pengecekan iokasi, pencermatan status tanah dan batas tanah serta persetujuan tetangga sekitar yang kemungkinan akan merasa terganggu dengan kegiatan pembangunan oleh pemegang izin. Selain itu, dalam penerbitan izin juga dikenakan retribusi bagi pemohon yang dibayar melalui Kantor Kas Bank Pembangunan Daerah pada Dinas Perizinan. Jenis perizinan tersebut meliputi : 1. Izin Peruntukan Laban (IPL) 2. Izin Mendirikan Bangun-Bangunan (IMBB)
3. Izin Penyambungan Saluran Air Hujan (S.t\H) 4. lzin In Gang
5. Izin Saluran Air Limbah (SAL) 6. Izin Gangguan (HO) 7. Izin Usaha Industri dan Tanda Daftar Incustri (TDI) 8. Izin Usaha Angkutan 9. Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK) 10. Izin Shooting Film, Rental VCDILCD/CD, Bioskop 11. Izin Usaha Hotel dan Penginapan 12. Izin Usaha Restoran, Rumah Makan, Tempat Makan dan Jasa Boga 13. Izin Usaha Rekreasi dan Hiburan Umum. 14. Izin Usaha Impresariat 15. Izin Usaha Perjalanan Wisata 16. Izin Usaha Obyek Wisata 17. Izin Usaha Informasi Pariwisata, Usaha Jasa Konsulian dan Jasa Promosi Pariwisata
18. Izin Usaha Ja."ll Konvensi, Pe!jalancm Insentif dan Pameran 19. Izin Eksplorasi Air Bawah Tanah 20. Izin Pengeboran Air Bawah Tanah 21. Izin Penurapan Mata Air 22. Tzin Pengambilan dan Pemanfaatan Air Bawah Tanah dari Sumur Bor 23. Izin Pengambilan dan Pemanfaatan Air Bawah Tanah dari sumur gali atau sumur pasak/pantek 24. Izin Pengambilan Mata Air
107 25. Izin Perusahaan Pengeboran Air Bawah Tanah 26. Izin Pendirian Depot Lokal 27. Izin Pendirian SPBU 28. Izin Pemasaran Bahan Bakar Khusus untuk mesin 2 langkah 29. Izin Pengumpulan dan Penyaluran Pelumas Bekas 30. Izin Pendirian Lembaga Pendidikan Non Formal 31. Izin Pendirian Lembaga Pelatihan Keija jenis-jenis
Pada
penzman
dimaksud,
mekanisme
pelayanan
penzman
sebagaimana tersebut pada hagan berikut: Bagan 6.2 Mekanisme Pelayanan Izin Dengan Penelitian Lapangan Pada Dinas Perizinan MEKANISME PELAYANAN IZIN
r----- ->
[
PEMOHON
~
LOKET PELAYANAN
•I ~
f
"'"--!
. •
••
[INST ANSI TERKArr AU Proaes
-
-
-
-
-
-
J
(PENGISIAN IKM)
t
I I
KOORDINASI & PENELITIAN LAPANGAN
____
BANK
PENGAMBILAN IZIN
I
~
._
l .. [
(
PROSES SK IZIN
l • -
-
-
-
-
-huan
J
Pengit-.,lzln
Dlk>IBk
• • • • • • • • • • • • • • • • • • Pembayaran Retrlbusl
Dllangguhkan
•••••••••••
K~~nam
Sarana lain dalam memberikan informasi prosedur penzman adalah dengan menggunakan peralatan yang disebut Touch Screen. Touch Screen adalah suatu perangkat digital yang merupakan layar sentuh LCD, dimana pada
apli~asi
Touch Screen ini sudah
terdapat fungsi mouse, keyboard dan layar yang menjadi satu. Alat ini berfungsi untuk memberikan pelayanan informasi tentang persyaratan dan prosedur perizinan, informasi suatu proses perizinan, pengaduan dan keluhan pelayanan perizinan, serta karcis antrian tunggu
pelayanan.
Masyarakat
yang
membutuhkan
informasi
perizinan
dapat
108 mempergunak:an alat ini dengan .menyentuh form jenis pelayanan yang dibutuhkan sebagaimana tertera pada monitor. Namun dari basil pengamatan alat ini belum banyak dimanfaatkan oleh pengguna jasa karena tidak ada petugas yang mengarahkan atau memandu sehingga masyarak:at awam kurang memahami fungsi alat ini.
Gambar 6.2 Touch Screen
Dalam memberikan akses informasi yang lebih luas kepada masyarakat, Dinas Perizinan menyediak:an sarana informasi melalui web site yang dapat diakses melalui www. jogja.go.id, melalui web site tersebut dapat dilihat prosedur dan persyaratan
perizinan. Formulir Permohonan Izin tertentu (IMBB, Izin Gangguan, Izin Usaha Kepariwisataan, TDG, SAH, SAL, Izin In Gang, dan Izin Pendirian Lembaga Pelatihan Kerja) dapat didownload melalui web site tersebut. Hal ini merupakan suatu langkah maju yang ditempuh oleh Dinas Perizinan dibandingkan dengan UPTSA lama dimana sarana akses informasi masih sangat terbatas melalui papan petunjuk dan leaflet. Untuk memberikan pemahaman kepada masyarakat tentang prosedur pelayanan perizinan, pada waktu lembaga ini masih berbentuk UPTSA telah dilak:ukan beberapa jenis sosialisasi kepada masyarak:at. Sosialisasi tersebut dilaksanakan melalui tatap muka, talk show di RRI dan TVRI, mengikuti pameran Pasar Malam Sekaten, iklan layanan masyarak:at lewat radio maupun Jumpa Pers. Setelah berlakunya kelembagaan barn di
i09 lingk:ungan Pemerintah Kota Yogyakarta, kegiatan sosialisasi tersebut tidak dilaksanakan lagi oleh Dinas Perizinan, berikut penjelasan salah seorang pejabat struktural pada Dinas Perizinan: "Pada awal operasional Dinas Perizinan, kami memang pemah melakukan sosialisasi dengan memberikan buku panduan perizinan sampai kepada RT dan RW, tetapi setelah itu kami tidak melakukan sosialisasi lagi karena dengan ke!embagaan ban1 sosialisasi menjadi tugas instansi !aia yaitu Badan Informasi Daerah" (Wawancara dengan reponden H tangga123 Mei 2007). Dari penjelasan tersebut diatas dapat diketahui bahwa Dinas Perizinan Kota Yogyakarta telah melaksanakan berbagai upaya untuk memberikan akses informasi sebagai bentuk transparansi tentang prosedur pelayanan perizinan kepada masyarakat.
A.2 Transparansi Biaya Pelayanan Adanya kepastian dan kejelasan tentang biaya yang hams dikeluarkan oleh pengguna jasa untuk memperoleh izin yang dibutuhkan merupakan tuntutan dan harapan masyarakat, mengingat kesan yang ada selama ini biaya untuk mendapatkan pelayanan dari instansi pemerintah cenderung tidak pasti dan rawan berbagai bentuk penyimpangan baik berupa suap maupun korupsi. Upaya transparansi dalam biaya pelayanan perizinan telah ditempuh oleh Dinas Perizinan Kota Yogyakarta melalui pemberian informasi ten tang tarif biaya layanan baik melalui leaflet maupun web site. Pada setiap leaflet telah dicantumkan besamya tarif yang hams dibayarkan untuk setiap jenis perizinan sesuai dengan dasar hukum pengenaan perizinan tersebut, sebagai contoh dalam Izin Gangguan tercantum tarif dasar perizinan untuk tempat usaha seluas 0-100 m2 sebesar Rp. 2.000/m2, 101-500 m2 sebesar Rp. 1.500/m2, 501-1.000 m2 sebesar Rp. l.OOO/m2 dan diatas i. 000 m2 sebesar Rp. 500/m2.
llO Besarnya biaya yang harus dibayarkan oleh pengguna jasa juga dapat diakses pada web site khusus untuk permohonan izin yang sudah selesai diproses. Pemberian informasi tentang tarif pelayanan perizinan tersebut merupakan salah satu upaya untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam biaya pelayanan. Kebijakan lain yang ditempuh adalah dengan menempatkan loket yang berbeda untuk penerimaan berkas dan pengambilan izin serta sistem pembayaran melalui Bank Pembangunan Daerah (BPD) DIY yang membuka kantor kas di Dinas Perizinan.
Gambar 6.3 Loket Penerimaan Berkas Perizinan
Gambar 6.4 Loket Pengambilan Izin
111
Gambar 6.5 Kantor Kas BPD DIY pada Dinas Perizinan
Usaha mencegah teijadinya penyimpangan melalui pemberian informasi besarnya biaya yang harus dibayarkan setelah selesainya proses perizinan memang dapat mengurangi penyimpangan dalam penentuan tarif perizinan, akan tetapi tidak sepenuhnya dapat menghilangkan penyimpangan tersebut.
Selama proses perizinan masih
berlangsung dan ditangani oleh petugas khusus kemungkinan terjadinya penyimpangan masih dapat terjadi, sebagaimana disampaikan salah satu responden yang sedang mengurus izin sebagai berikut : "Sudah berkali-kali saya konsultasi selalu saja ada yang salah atau kurang, setelah tanya beberapa pemohon izin yang lain barn saya paham kalau mau cepat diproses harus ada pengertian dengan petugasnya maksudnya harus ada imbalannya, setelah itu nyatanya izin juga bisa lancar" (Wawancara dengan responden tanggal 11 Juni 2007) Keluhan tentang adanya biaya tambahan dalam pengurusan izin juga diakui responden lain sebagai berikut : "Beberapa hari yang lalu ada petugas yang cek lapangan untuk pengurusan izin katanya kalau mau cepat diproses harus ada biaya pengukuran ya akhimya kita beri daripada izinnya tidak diproses" (Wawancara dengan responden tanggal 11 Juni 2007)
Dari gambaran tersebut dapat diketahui bahwa Dinas Perizinan telah melaksanakan berbagai upaya memberikan akses informasi tentang biaya perizinan
112
kepad.a
masyarakat
sebagai
bentuk
transparansi
untuk
mencegah
terjadinya
penyimpangan, namun upaya tersebut temyata belum optimal. Hal ini dapat dicermati dari masih adanya penyimpangan berupa pungutan atau biaya tambahan yang barns
dikeluarkan oleh pemohon kepad.a petugas dalam pengurusan izin. Upaya transparansi yang telah dilakukan oleh Dinas Perizinan perlu diikuti dengan pembinaan dan pengawasan terhaJap aparat yang langsung menangani proses perizinan sehingga dapat diantisipasi teijadinya berbagai bentuk penyimpangan.
A.3 Keadiian Dalam Pelayanan Perkembangan masyarakat yang semakin kritis menuntut adanya perlakuan yang sama dari aparat pemerintah terhadap semua lapisan masyarakat. Kondisi tersebut mendapatkan respon dari Dinas Perizinan dengan melaksanakan uji coba sistem antrian berd.asarkan nomor urut. Setiap pemohon izin diminta mengambil nomor antrian dan selanjutnya menunggu giliran di Ruang Tunggu, selanjutnya akan dipanggil melalui layar monitor untuk menuju loket yang sesuai. Melalui sistem ini diharapkan tidak tetjadi perbedaan prioritas pelayanan baik terhadap pejabat, pengusaha maupun masyarakat umum sebagaimana sering dikeluhkan masyarakat pada sistem antrian pada umumnya. Tarif pelayanan perizinan juga diberlakukan sama untuk semua pemohon sesuai dengan kriteria yang sudah ditentukan dalam persyaratan perizinan, sebagaimana penjelasan salah satu karyawati Dinas Perizinan : "Tarif pelayanan disini semua sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan Daerah, tidak ada perbedaan siapa yang mengurus, juga tidak ada dispensasi untuk kalangan tertentu" (Wawancara dengan responden T di Dinas Perizinan tanggal 15 Juni 2007)
113 Dari basil penelitian tersebut dapat diketahui bahwa Dinas Perizinan telah berupaya memperlakukan pengguna jasa secara adil. Setiap pemohon akan dilayani sesuai dengan nom or urut antrian serta membayar tarif pelayanan perizinan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, sehingga seluruh pengguna jasa mempunyai kedudukan yang sama serta tidak ada prioritas bagi kalangan tertentu termasuk aparat maupun pejabat.
B. Responsivitas
B.l Kepuasan Masyarakat Untuk mengetahui tingkat kepuasan masyarakat terhadap pelayanan penzman pada Dinas Perizinan Kota Y ogyakarta, kepada masyarakat yang sudah selesai men gurus perizinan diminta untuk mengisi lembar Survei Kepuasan Masyarakat Terhadap Pelayanan Publik. Melalui lembaran ini pengguna jasa diminta memberikan penilaian tentang 14 hai yaitu : kemudahan prosedur pelayanan, kesesuaian persyaratan dengan jenis pelayanan, kedisiplinan petugas, tanggung jawab petugas, kemampuan petugas, k~c~patan
pelayanan, keadilan untuk mendapatkan pelayanan, kesopanan dan keramahan
petugas, kewajaran biaya untuk mendapatkan pelayanan, kesesuaian biaya yang barns dibayar dengan biaya yang ditetapkan, ketepatan waktu pelayanan, kenyamanan unit pelayanan serta keamanan pada unit pelayanan. Penilaian diberikan dengan memberikan skor 1-4 dimana nilai 1 menunjukkan tidak baik, niiai 2 berarti kurang baik, nilai 3 baik
dan nilai 4 sangat baik. Selanjutnya nilai tersebut direkap dengan menggunakan rumus sebagai berikut :
114 Tabel6.1 Penilaian Kinerja Pelayanan
.
-
....
~
.Mutu Pe!avanan
Pelayana.'l Kineria J
D
Tidak Baik Kurang Baik Baik Sangat Baik
1,00-1,75 1,76-2,50 2,51-3,25 3,26-4,00 .. Surnbcr : Dmas PcriZman Kota
J
c
B A Yogyakarta (2007)
Hasil penilaian tersebut selanjutnya direkap oleh Bidang Data dan Pengembangan sebagai baban evaluasi. Untuk menjamin obyektivitas data, setiap pengguna jasa diminta mencantumkan identitas pada lembar survei tersebut, sebagaimana dijelaskan Kepala Bidang Data dan Pengembangan sebagai berikut : ''Survei ini diisi setelah izin selesai jadi tidak berpengaruh terhadap proses perizinan, semua responden memang diminta mengisi identitas untuk menjamin obyektivitas data, kalau tanpa identitas, data ini akan diragukan, bisa saja orang mengira sebagai basil rekayasa, kalau ada responden yang tidak mengisi identitasnya maka basil penilaiannya tidak akan saya masukkan pada rekap peni!aian, namun tetap saya simpan sebagai arsip" (Hasil wawancara dengan rcsponden M tanggal 11 Juni 2007)
Hasil rekapitulasi penilaian indeks kepriasan masyarakat terhadap pelayanan perizinan menunjukkan nilai yang baik, yaitu antara 2,91-3,00 atau termasuk kategori B. Hasil rekapitulasi tersebut antara lain sebagai berikut :
ii5 Tabel6.2 Rekapitulasi Indeks Masyarakat Untuk Izin Gangguan Januari s/d April2007 No.
Unsur Pelayanan
Januari Prosedur Pelayanan 2,71 I. Persyaratan Pelayanan 2,90 2. Kejelasan petugas 3,04 3. Kedisiplinan petugas 2,84 4. Tanggung jawab petugas 2,96 5. Kemampuan petugas 3,06 6. Kecepatan pelayanan 2,59 7. Keadilan pelayanan 8. 2,90 Kesopanan dan keramahan 3,16 9. 3,04 10. Kewajaran biaya 11. Kepastian biaya 3,10 12. Kepastian waktu 2,57 13. Kenyamanan 3,00 14. Keamanan 3,14 Nilai indeks 2,91 Jumlah responden 50 Sumber : Dmas Perizinan Kota Yogyakarta (2007)
Nilai Unsur Pelayanan Februari Maret 2,79 2,88 2,89 2,98 3,04 2,98 3,07 2,98 3,00 3,05 3,09 3,09 2,62 2,73 2,98 3,05 3,13 3,11 2,09 3,09 3,24 3,11 2,76 2,82 2,98 3,07 3,11 3,11 2,96 3,00 47 56
April 2,68 3,04 2,96 -~ 2,92 3,08 3,00 2,60 3,08 3,04 3,04 2,68 2,52 3,04 3,16 2,90 25
Rata-rata basil penilaian indeks kepuasan masyarakat terbadap pelayanan perizinan untuk Izin Penelitian, Izin Membangun Bangun Bangunan (IMBB), Izin Gangguan (HO), Izin Tanda Daftar Perusahaan (TDP), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIU"P) dan Izin Lainnya sebagaimana tersebut pada tabel berikut :
ii6 Tabel6.3 Rekapitulasi Indeks Kepuasan Masyarakat Bulan Januari s/d April 2007 .,;
No.
Unsur Pelayanan
IMBB Izin Penelitian 2,82 2,82 1. Prosedur Pelayanan 2,98 2,95 2. Persyaratan Pelayanan 3,06 2,99 3. Kejelasan petugas 2,96 4. Kedisiplinan petu~ 2,94 3,07 3,09 5. Tanggungjawab petugas 3,09 3,13 6. Kemampuan petugas 7. Kecepatan pelayanan 2,35 2,63 3,03 2,99 8. Keadilan pelayanan 3,12 3,16 9. Kesopanan dan keramahan 10. Kewajaran biaya 3,09 2,98 11. Kepastian biaya 2,79 2,89 12. Kepastian waktu 2,66 2,82 3,03 13. Kenyamanan 3,14 14. Keamanan 3,16 3,29 Nilai indeks 2,93 2,95 724 259 Jumhih responden Sumber : Dinas Perizinan Kota Yogyakarta (2007)
...........
HO
TDP
SIUP
2,77 2,95 3,01 2,95 3,02 3,06 2,63 3,00 3,11 2,81 3,03 2,67 3,02 3,13 2,94 178
3,15 3,09 3,14 3,13 3,09 3,13 2,81 3,05 3,22 3,13 3,09 2,84 3,01 3,05 3,05 108
3,05 3,12 3,26 3,12 3,22 3,23 2,92 3,11 3,16 3,23 2,98 2,84 . 3,23 3,25 3,09 61
Izin Lain 3,08 2,99 3,15 3,05 3,13 3,12 2,75 3,02 3,09 3,00 3,05 2,77 3,17 3,18 3,01 63
Hasil penilaian tersebut menunjukk:an adanya peningkatan dibandingkan dengan basil penilaian Indeks Kepuasan Masyarakat yang dilaksanakan oleh Pemerintah Kota Yogyakarta bekeijasama dengan Pusat Studi Kependudukan dan Kebijakan (PSKK) Universitas Gadjah Marla terhadap pelayanan lJPTSA pada tahun 2004 yang menghasilkan nilai rata-rata indeks pelayanan UPTSA sebesar 0,58 dimana nilai indeks bergerak antara 0,00-1,00 artinya semakin mendekati 1 nilai kepuasan semakin tinggi sebaliknya semakin mendekati 0 maka tingkat kepuasan semakin rendah. Hasil penilaian terhadap beberapa jenis pelayanan perizinan berdasarkan indikator tertentu sebagaimana terlihat pada tabel berikut :
117
Tabel6.4 Hasil Penilaian Indeks Kepuasan Masyarakat Terhadap Pelayanan UPTSA
Jenis Pelayanan
Indikator Kepuasan
TDP
TDI
SAH
In Gang
0,70 0,72 0,70 0,71 Diskriminasi Pelayanan Waktu dan Biaya (obyektit) 0,10 0,04 0,02 0,02 0,52 0,58 0,57 Waktu dan Biaya (subyektif) 0,48 0,37 0,35 Transparansi Pelayanan 0,34 0,39 0,56 0,56 0,60 Kenyamanan Fasilitas 0,58 Pemenuhan Hak Pengguna 0,59 0,62 0,59 0,66 Sikap petugas 0,65 0,68 0,71 0,67 Keterangan: rentang indeks 0,00-1,00 Sumber : Bagian Organisasi Setda Kota Y ogyakarta (2007)
'J,67 0,03 0,54 0,00 0,63 0,68 0,82
0,61 0,01 0.54 0,00 0,78 0,69 0,78
0,58 0,02 0,57 0,28 0,63 0,69 0,73
IMBB
HO
SIUP
Adanya perbedaan basil_ penilaian pada kedua lembaga dengan indikator yang berbeda
tersebut diakui oleh Kepala Bidang Data dan Pengembangan pada Dinas
Perizinan sebagaimana disampaikan sebagai berikut: "Metode yang kami gunakan memang sifatnya internal disamping biaya lebih murah juga kami menganggap penilaian ini sudah cukup obyektif karena dilakukan secara rutin setiap hari sehingga dapat terns dipantau perkembangannya, sedangkan penilaian oleh pihak ketiga bisa saja hanya merupakan basil penilaian pada periode tertentu, sebagai contoh untuk nilai kenyamanan mungkin bulan ·ini nilainya relatif rendah karena gedung sedang direnovasi tetapi s~telah renovasi selesai nilainya pasti berbeda" (Basil wawancara tanggalll Juni 2007 di Ruang Dinas Perizinan).
8.2 Keluhan dan Pengaduan
Pada era refonoasi saat ini, pemerintah perlu terus memperbaiki kualitas pelayanan serta membeiikan kesempatan seluas-luasnya kepada masyarakat u:ntuk menyampaikan saran, masukan, keluhan maupun kritik terhadap pelayanan yang diberikan. Sebagai instansi yang -tangsung behubungan dengan pelayanan masyarakat,
118
Dinas Perizinan Kota Yogyakarta menyediakan berbagai sarana penyampaian informasi dari masyarakat melalui berbagai media, yaitu : a. Melalui surat yang ditujukan kepada Kepala Dinas Perizinan Kota Yogyakarta dengan alamat Jl. Kenari Nomor 56 Yogyakarta 55165 b. Melalui internet/web site ditujukan kepada
[email protected]. id atau
www. UPIK.jogja.go. id c. Menggunakan Hotline SMS Nomor 2740 d. Menyampaikan informasi melalui kotak pengaduan atau menyampaikan informasi secara langsung kepada Bidang Sistem Informasi dan Pengaduan Pada Dinas Perizinan Kota Yogyakarta atau melalui telepon (0274) 514448, 515865, 515866, 562682 pesawat : 286 e. Memanfaatkan touch screen pada Dinas Perizinan
Gambar 6.6 Kotak Pengaduan
Informasi maupun pertanyaan dari masyarakat akan diproses oleh Bidang lnfcrmasi dan Pengaduan l!Dtuk
m~ndapatkan
tindak lanjut.
Dina:; ?erizinan
membedakan istilah keluhan dengan pengaduan. Keiuhan merupakan pertanyaan, saran, informasi dan komplain atas peiayanan yang diberikan oleh Dinas Perizinan Kota Yogyakarta. Masukan dan saran dari
i19
masyarakat ditindaklanjuti oleh Bidang Pelayanan. Apabila keluhan tersebut terkait dengan pelayanan lintas bidang pada Dinas Perizinan akan dibahas pada rapat koordinasi mingguan, akan tetapi apabila menyangkut peiayanan dari petugas tertentu akan merupakan bahan untuk melakukan pembinaan atau teguran lebih lanjut. Pengaduan merupakan pertanyaan, saran maupun informasi dari masyarakat tentang keberatan terhadap izin yang diberikan oleh Dinas Perizinan kepada seseorang atau lembaga yang dianggap menyalahi prosedur atau merugikan kepentingan masyarakat. Pengaduan ini misalnya berupa keberatan atas pendirian bangunan yang belum mendapatkan persertujuan warga sekitar, bangunan bertingkat yang dianggap membahayakan, atau adanya tempat usaha yang menimbulkan polusi dan mengganggu ketenangan warga sekitamya. Tindak lanjut atas pengaduan ini ditangani oleh Bidang Infonnasi dan Pengaduan, dengan melaksanakan pengecekan baik secara adnuni3tratif maupun pengecekan lapangan untuk mengetahui kebenaran pengaduan, selanjutnya dilakukan pembahasan dengan bidang maupun instansi terkait untuk penyelesaiannya. Penyelesaian bisa berupa teguran kepada pihak yang meianggar ketentuan, maupun pembongkaran oleh petugas apabila bangunan terbukti melanggar ketentuan.
B.3 Upaya Perbaikan Pelayanan Salah satu upaya yang dilakukan oleh Dinas Perizinan Kota Yogyakarta dalam memperbaiki pelayanan adalah dengan menggunakan Routing Slip, yaitu lembar kendali
-
..
yang diaplikasikan melalui suatu sistem jaringan komputer. Meialui routing slip ini setiap berkas permohonan akan dapat dipantau sampai dimana proses/tahapannya. Masyarakat pemohon juga dapat memanfaatkan sistem ini untuk mengetahui perkembangan proses izin yang diajukan dengan memasukkan nomor pendaftaran izin melalui touchsreen.
120 Sebagai upaya meningkatkan kenyamanan bagi masyarak:at Pemerintah Kota Yogyakarta telah menyediakan berbagai fasilitas dalam pelayanan perizinan. Fasilitas yang diberikan diantaranya gedung Dinas Perizinan yang cukup representatif berlantai tiga dan terletak di depan pintu masuk kompleks Balaikota Yogyakarta sehingga lokasi tersebut mudah dicari/dijangkau. Dinas Perizinan ini juga menyediakan fasilitas ruang tunggu yang relatif luas dilengkapi dengan AC dan layar televisi serta fasilitas pendukung berupa kamar mandi, tempat parkir dan ruang pertemuan.
Gambar 6.7 Ruang Tunggu Pelayanan Dinas Perizinan
Kondisi gedung ini lebih representatif dibandingkan lokasi UPTSA sebelumnya yang hanya menempati salah satu ruangan pada gedung Kantor Catatan Sipil Kota Yogyakarta. Namun pembangunan gedung Dinas Perizinan yang belum selesai sepenuhnya dan adanya renovasi karena beberapa bagian gedung ini mengalami kerusakan akibat musibah gempa bumi di Yogyakarta tanggal 27 Mei 2006 membuat gedung ini belum dapat berfungsi secara optimal. Sampai saat ini ruangan yang sudah dapat dipergunakan untuk pelayanan barn ruangan yang terletak pada lantai 1 dan sebagian ruangan lantai 2.
-------
i2i
Posisi dan hak masyarakat sebagai pengguna jasa perlu mendapatkan perhatian dari pemerintah sebagai penyedia jasa. Pemerintah Kota Yogyakarta pada tahun 2003
telah menandatangani suatu kontrak pelayanan dengan masyarakat untuk jenis peiayanan Non Perizinan melalui Citizen's Charter pelayanan Akta Kelahiran pada Badan Kependudukan, KB dan Catatan Sipil bekerjasama dengan PSKK UGM yang dikembangkan lebih lanjut dengan ditandatanganinya kontrak pelayanan Kartu Tanda Penduduk berbasis Citizen's Charter pada tanggal 23 Maret 2005. Namun, dalam perkembangan selanjutnya langkah ini temyata belum diikuti dengan kontrak layanan untuk jenis peiayanan lainnya, termasuk peiayanan perizinan. Dinas Perizinan sebagai instansi yang langsung b.erhubungan dengan pelayanan masyarakat ternyata belum mampu menerapkan kontrak layanan dengan masyarakat pada pelayanan perizinan, berikut keterangan dari salah seorang pejabat struktural pada Dinas Perizinan Kota Yogyakarta : "Sebagai lembaga barn kami belum mampu menyusun kontrak layanan karena kemampuan kami masih terbatas, janganka.11 untuk kontrak layanan, memenuhi target ISO saja kami masih berat sekali, kami masih butuh waktu untuk bisa bisa menerapkannya" (Hasil wawancara dengan responden R tanggal12 Juni 2007)
Dari basil wawancara maupun observasi di lapangan, terlihat bahwa Dinas Perizinan telah melakukan berbagai upaya untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat, baik dalam penyediaan berbagai sarana pendukung pelayanan maupun perbaikan sistem pela_yanan. Namun demikian, pusisi masyarakat sebagai penggwta jasa
dalam pelayanan perizinan masih relatif lemah karena sampai dengan saat ini Dinas Perizinan belum dapat memberikan kompensasi dalam bentuk apapun kepada masyarakat terhadap setiap keterlambatan maupun kesalahan dalam pelayanan perizinan yang
i22 disebabkan oleh kelalaian atau kesalahan petugas/pihak Dinas Perizinan, sebagaimana dilaksanakan dalam pelayanan non perizinan melalui Citizen's Charter.
C. Responsibilitas C.l Ketepatan Waktu Pelayanan Salah satu indikator untuk mengetahui kualitas pelayanan adalah kesesuaian waktu pelayanan dengan aturan yang ditetapkan. Dalam kaitannya dengan indikator ketepatan waktu,
berdasC~rkan
pasal 11 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 24 Tahun
2006 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu telah diatur bahwa jangka waktu penyelesaian pelayanan perizinan dan non perizinan ditetapkan paling lama 15 (lima belas) hari kerja terhitung mulai sejak diterimanya berkas permohonan beserta seluruh kelengkapannya. Namun demikian, karena keterbatasan sumber daya yang dimiliki termasuk keterbatasan personil, Dinas Perizinan Kota Yogyakarta bel urn mampu melaksanakan ketentuan tersebut. Untuk memberikan pedoman batas waktu penyelesaian pelayanan perizinan, Kepala Dinas Perizinan Kota Yogyakarta menerbitkan Peraturan Kepala Dinas Perizinan Kota Yogyakarta Nomor 01 Tahun 2006 tentang Sistem dan Prosedur Pelayanan Perizinan Pada Dinas Perizinan Kota Yogyakarta, yang an tara lain mengatur waktu penyelesaian beberapa jenis pelayanan perizinan, sebagaimana terkebut pada tabel
berikut:
123
Tabel6.5 Standar Waktu Penyelesaian Pelayanan Perizinan
I
I No.
I Jenis lzin
Izin Peruntukan Lahan I. Izin Membangun Bangun Bangunan 2. 3. Izin Penyambungan SAH Izin In Gang 4. Izin Saluran Air Limbah 5. 6. Izin Usaha Industri dan TDI 7. Izin Gangguan (HO) 8. Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Izin Tanda Daftar Gudang 9. 10. Izin Penelitian 11. Izin Tanda Daftar Perusahaan 12. Izin Kuliah Kerja Nyata l3. Izin Usaha Rekreasi dan Hiburan Umum 14. Izin Eksplorasi Air Bawah Tanah 15. Izin Pengeboran Air Bawah Tanah Sumber: Dinas Perizinan Kota Yogyakarta (2007)
Izin 15 15 13 13 13
7 15 5 5 3 6 3 ll 11
11
I Waktu (hari) Penyelesaian Respon Legali Duplikat Pengaduan sas1 7 10 14 7 10 14 8 14 5 5 8 14 5 8 14 7 2 6 7 10 14 2 4 7 4 7 2 7 2 5 7 2 7 2 7 14 5 14 7 10 7 10 14
Standar waktu pelayanan ini dapat diketahui oleh masyarakat melalui informasi pada web site maupun melalui leaflet dan brosur pelayanan perizinan. Namun demikian, pada kenyataannya masih ditemukan tidak konsistennya antara waktu penyelesaian pelayanan perizinan yang ditentukan dalam Peraturan Kepaia Dinas Perizinan Kota Yogyakart·a Nomor 01 Tahun 2006 dengan kenyataan waktu penyelesaian pelayanan perizinan, berikut ini akan disajikan fenomenanya : "Saya ini mengurus IMBB sudah dua buian 1ebih belum selesai juga, maunya pemerintah ini bagaimana, kalau membangun tanpa izin nanti didatangi Satpol jadi perkara, giliran ngurus izin dipersulit padahal kita mau segera membangun" (Basil wawancara dengan responden tanggal 5 Juni 2007)
Komentar senada juga disampaikan responden yang sedang mengurus Izin Membangun Bangun Bangunan korban musibah gempa sebagai berikut :
i24
"Sebagai salah satu ketua kelompok masyarakat (Pokmas) korban gempa, saya men gurus IMBB untuk 10 anggota saya, sudah 6 bulan belum jadi juga, tadi dapat panggilan suruh ambil izin yang sudah jad~ saya kira sudah jadi semua, ternyata dari 10 berkas yang jadi barn satu saja, apa mungkin karena korban gempa itu biayanya dapat diskon ya lalu prosesnya dibuat lebih lambat, (Hasil wawancara dengan responden tanggal 11 Jooi 2007)
Keiuhan masyarakat tentang kurangnya kecepatan dan ketepatan waktu pelayanan perizinan pada Dinas Perizinan Kota Yogyakarta ini juga diakui oleh pegawai pada instansi tersebut. Kondisi ini dapat disebabkan oleh keterbatasan jumlah dan kualitas pegawai yang belum sesuai dengan kebutuhan, namun dapat juga disebabkan kurangnya kelengkapan persyaratan dalam pengurusan izin, sebagaimana disampaikan salah seorang pejabat struktural eselon IV pada Dinas Perizinan sebagai berikut : "Kami menyadari pelayanan ini sering tidak tepat waktu tetapi karni jangan disalahkan terns, kami sudah berusaha tetapi jumlah petugas lapangan cuma 20 orang dibagi tiap wilayah kalau semua harus cek lapangan kan butuh waktu, kadang masyarakat sendiri juga maunya cepat tetapi persyaratannya kurang jadi harus dilengkapi dulu barn bisa diproses, kami berharap masyarakat juga bisa mengerti, (Hasil wawancara dengan responden R tangga! 12 Juni 2007)
C.2 Aturan Pelayanan Sebagai pedoman bagi setiap petugas dalam memberikan pelayanan perizinan kepada masyarakat, Kepala Dinas Perizinan melalui Peraturan Kepala Dinas Perizinan Kota Yogyakarta Nomor 01 Tahun 2006 tentang Sistem dan Prosedur Pelayanan
Perizinan Pada Dinas Perizinan Kota Yogyakarla lelah 1nengaiur mekanisme pelayanan perizinan yang harus dilaksanakan oleh petugas. Pada setiap loket pelayanan ditunjuk seorang koordinator sebagai penanggung jawab dan wajib melaporkan basil pekerjaannya secara rutin setiap hari kepada Seksi Administrasi Pelayanan_ Prosedur dan tarif dalam pelayanan perizinan dilaksanakan berdasarkan aturan yang sudah ditentukan, antara lain :
i25 Tabel6.6 Dasar Hukum Perizinan di Kota Yogyakarta
.
......
...,
...
..
Dasar Huknm A
·~
Izin Membangun Ban gun Perda Kotamadya Dati II Yogyakarta No. 4Ban gun an 6/1988 Izin Penyambungan SAH, SAL Perda Kota Yogyakarta Nomor 9 Tahun 1991 2. dan In Gang A '"t. Izin Gangguan (HO) Perda Kota Yog-yakarta Nomor 2 Tahun 2005 5. Izin Usaha Perdangan Peraturan Walikota Nomor 05 Tahun 2006 6. Izin Usaha Jasa Konstruksi Peraturan Daerah No.4 Tahun 2001 7. Izin Usaha Perjalanan Wisata Perda Kota Yogyakarta Nomor 6 Tahun 2002 Izin Penelitian 8. Kpts. Gubemur DIY No. 38112/2004 Tzin Kuliah Kerja Nyata 9. Kpts. Gubemur DIY No. 38112/2004 10. Izin Pendirian Lembaga KEP.Men.Tenaga Kerja dan Transmigrasi NO. Pelatihan Kerja 229 I Men /2003 11. Izin Pendirian SPBU, Pemasaran Keputusan Menteri Energi dan Sumber Daya Bahan Bakar Khusus untuk Mineral No. 1454K/30/ MEM/2000 Mesin 2 Langkah, Pengumpulan dan Penyaluran Pelumas Bekas 12. Izin Pengeboran Air Bawah Keputusan Menteri Energi dan Sumber Daya Tanah Mineral No. 1451K/10/MEM /2000 13. Izin Pengambilan dan Keputusan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral No. 1451K/10/MEM /2000 Pemanfaatan Air Bawah Tanah 14. Izin Pendirian Lembaga Kep. Mendiknas No. 261/U/1999 Non Formal Pendidikan .. Sumber : Dmas Penzman Kota Yogyakarta (2007) 1.
Adanya berbagai aturan yang sudah cukup lama diterbitkan dan mungkin sudah tidak relevan iagi dengan kondisi saat ini serta penggunaan ketentuan dari pemerintah
pusat maupun propinsi yang belum ditindaklanjuti dalam bentuk Peraturan Daerah merupakan salah satu kendala dalam pelayanan perizinan. Kondisi tersebut juga diakui oleh saiah seorang pejabat strukturai pada Dinas Perizinan sebagai berikut : "Selain masalah personil, kendah~ kim· juga termasuk aturan tetapi uP.tuk: membuat aturan barn dibutuhkan waktu lama dan biaya yang tidak sedikit serta diluar kewenangan kami, karena pelayanan perizinan hams tetap dilaksanakan maka kita masih menggunakan ketentuan yang ada sambil secara bertahap memberikan masukan untuk evaluasi kepada instansi yang berwenang." (Hasil wawancara dengan responden H di Ruang Dinas Perizinan tanggal 23 Mei 2007).
I
126
Hasil penelitian tersebut menunjukkan bahwa pelayanan perizinan di Kota Yogyakarta telah dilaksanakan berdasar aturan, namun terdapat aturan yang perlu dicennati lebih lanjut karena merupakan aturan yang sudah cukup lama diterbitkan, misalnya aturan tentang Izin Mendirikan Bangun Bangunan yaitu Perda Kotamadya Dati TI Y ogyakarta No. 4-6/1988. Penggunaa...1 aturan dari Pemerintah Propinsi atau
Pemerintah Pusat yang belum ditindaklanjuti dengan ketentuan teknis dalam Peraturan Daerah menyebabkan beberapa jenis pelayanan perizinan belum dapat dilaksanakan oleh Dinas Perizinan. Jenis izin yang belum dapat dilaksanakan adalah Izin Pendirian SPBU, Izin Pemasaran Bahan Bakar Khusus untuk mesin 2 langkah, serta Izin Pengumpulan dan Penyaluran Pelumas Bekas.
BABVII PENUTUP
A. Kesim pulan Berdasarkan hasil penelitian tentang restrukturisasi organisasi untuk peningkatan kualitas pelayanan publik pada Dinas Perizinan Kota Yogyakarta dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Dalam proses restrukturisasi masih terdapat konflik kepentingan antar aktor serta adanya duplikasi atau overlapping dalam ketugasan instansi yang antara lain dapat dicermati dari adanya duplikasi kewenangan dalam pengawasan penzman yang dilaksanakan oleh Dinas Perizinan dan Tim dari Instansi Teknis. 2. Kompetensi teknis aparat Dinas Perizinan dalam melaksanakan tugas masih relatif rendah. Hal ini dapat dibuktikan dari : a. Belum optimalnya penggunaan komputer karena kurangnya kemampuan karyawan dalam mengoper~ikan komputer. b. Tingkat keberbasilan penyelesaian permohonan izin masih relatif rendah, yaitu sebesar 54,04% darijumlah permohonan izin. 3. Masib terdapat penyimpangan dalam proses pelayanan perizinan yang dilakukan oleh aparat Dinas Perizinan Kota Yogyakarta. Hal ini dapat dicermati dari : a. Adanya keluhan masyarakat tentang biaya tambahan yang hams dikeluarkan dalam proses pengurusan izin misalnya biaya untuk pengecekan lapangan dan pengukuran.
127
128
b. Adanya petugas yang memungut biaya tambahan untuk mempercepat proses pelayanan perizinan. 4. Kecepatan dan ketepatan waktu peiayanan yang diberikan oleh Dinas Perizinan Kota Yogyakarta kurang baik, hal terse but dapat dilihat dari : a. Dinas Perizinan Kota Yogyakarta bel urn dapat memenuhi ketentuan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 24 Tabun 2006 tentang Pedoman Penyelenggaraan
Pelayanan
Terpadu
Satu
Pintu
bahwa jangka
waktu
penyelesaian pelayanan perizinan dan non perizinan ditetapkan paling lama 15 (hma bel as) hari kerja. b. Dari basil penelitian di lapangan masih terdapat keluhan masyarakat tentang tidak konsistennya waktu penyelesaian pelayanan perizinan berdasarkan Peraturan Kepala Dinas Perizinan Kota Yogyakarta Nomor 01 Tahun 2006 yang terdapat pada brosur dan leaflet pelayanan perizinan dengan kenyataan waktu penyelesaian pelayanan perizinan. 5. Terdapat beberapa jenis pelayanan perizina.'1 yang dilaksanakan berdasarkan aturan yang sudah cukup lama diterbitkan sehingga kemungkinan sudah tidak relevan lagi dengan kondisi saat ini serta terdapat beberapa jenis pelayanan yang masih menggunakan ketentuan dari Pemerintah Pusat maupun Pemerintah Propinsi dan belum ditindaklanjuti dalam bentuk Peraturan Daerah.
129
B. Saran Berdasarkan basil penelitian yang telah diiakukan dan disimpulkan diatas, maka dapat disusun beberapa saran atau rekomendasi yang perlu mendapatkan perhatian sebagai berikut : 1. Perlu adanya persepsi yang sama antar aktor dalam proses restrukturisasi melalui penegasan peran, tugas pokok dan fungsi masing-masing instansi sehingga dapat dihindari adanya overlapping dalam pelaksanaan tugas. 2. Untuk meningkatkan kompetensi teknis aparat dalam pelaksanaan tugas diperiukan adanya peningkatan ketrampilan melalui berbagai kursus dan pelatihan baik menyangkut prosedur pelayanan maupun penggunaan sarana komputer mengingat perkembangan tehnologi yang semakin pesat menuntut aparat Dinas Perizinan dapat meningkatkan pelayanan perizinan dengan berbasis pada tehnologi. 3. Untuk meminimalkan adanya penyimpangan dalam pelaksanaan tugas, perlu adanya pengawasan dan penerapan sanksi yang tegas kepada petugas yang meiakukan kesalahan maupun penyimpangan, di sisi lain perlu diimbangi dengan pemberian sistem reward berupa insentif yang selama ini hanya diterima oleh petugas teknis perlu dikembangkan menjadi pemberian insentif kepada semua petugas sesuai dengan beban tugasnya, karena pelayanan perizinan merupakan proses terpadu baik administrasi maupun teknis.
130 4. Untuk meningkatkan kecepatan dan ketepatan waktu pelayanan perizinan perlu dilakukan optimalisasi pemanfaatan sarana keija khususnya komputer di masingmasing bidang, penambahan petugas teknis lapangan perizinan mengingat dari 31 jenis pelayanan perizinan yang membutuhkan penelitian lapangan hanya terdapat 20 or:mg petugas teknis lapangan, serta penerapan kontrak layanan antara masyarakat selaku pengguna jasa dengan pemerintah seiaku pemberi layanan khususnya terkait dengan kompensasi kepada pengguna jasa atas kesalahan maupun keterlambatan petugas dalam pemberian pelayanan perizinan. 5. Periu adanya pencermatan dan evaiuasi terhadap aturan-aturan sebagai dasar pelayanan perizinan serta menerbitkan Peraturan Daerah sebagai tindak lanjut dan ketentuan teknis beberapa jenis pelayanan yang masih menggunakan ketentuan dari Pemerintah Pusat maupun Pemerintah Propinsi.
DAFTAR PUSTAKA Darsono, Budaya Organisasi, Jakarta, Diadit Media, 2006 Dwiyanto, Agus, lvfewujudkan Good Governance lvfelalui Pelayanan Publik, Yogyakarta, Gadjah Mada University Press, 2005 Dwiyanto, Agus, Reformasi Birokrasi Publik, Yogyakarta, Gadjah Mada University Press, 2006 Fukuyama, Francis, Memperkuat Negara, Jakarta, PT Gramedia Pustaka Utama, 2005. Hadiati, Sri, Kompetensi Anggota DPRD, Jakarta, Pusat Kajian Sumber Daya Aparatur LAN,2005 Handoko, Hani, Strategi Organisasi, Yogyakarta, Amara Books, 2004 Handoyo, Priyo, Konjlik Peran Organisasi Antara Badan Pengimdalian .Pertanahan Daerah dan Kantor Pertanahan Dalam Fungsi Pengendalian Kebijakan Pertanahan di Kabupaten Sleman, Yogyakarta, Tesis MAP-UGM, 2005 Hardjito, Dydiet, Teori Organisasi dan Teknik Pengorganisasian, Jakarta, PT Raja Grafmdo Persada, 2001 Herawati, Rina, Aspek Strategis dan Operasional Mas a Depan, Jakarta, LAN, 2001 Kaho, JosefRiwu, Prospek Otonomi Daerah di Negara Rl, Jakarta, Rajawali Press, 1997 Kiriweno, Jan Alex, Ana/isis Pembentukan Lembaga Perangkat Daerah Da/am Rangka Pelaksanaan PP No. 8 Tahun 2003 di Kabupaten Yapen Waropen, Yogyakarta, Tesis MAP-UGM, 2004 Liliweri, Aldo, Sosiologi Organisasi, BandWig, PT Citra Aditya Bakti, i 997 Mahmudi, Manajemen Kinelja Sektor Publik, Yogyakarta, AMP YKPN, 20015 Moenir, HAS, Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia, Jakarta, Bumi Aksara, 2000 Moleong, Lexy J, Metodologi Penelitian Kualitatif, BandWig, PT Remaja Rosdakarya, 1994 Mulyasa, Kurikulum Berbasis Kompetensi, Bandung, Remaja Rosdakarya, 2003 Nawawi, Hadari, Metode Penelitian Bidang Sosial, Yogyakarta, Gadjah Mada University Press, 2003
Nasution, Manajemen Mutu Terpadu, Bogor, Ghalia Indonesia, 2005 Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 17 Tahun 2005 tentang Pembentukan, Susunan Organisasi dan Tata Keija Dinas Perizinan Kota Yogyakarta Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 24 Tahun Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu
2006
tentang
Pedoman
Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2003 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah Ratminto dan Atik Septi Winarsih, Manajemen Pelayanan, Yogyakarta, Pustaka Pdajar, 2005 Robbin, Stephen, Teori Organisasi, Struktur dan Desain Aplikasi, Alih Bahasa Jusuf U daya, Jakarta, Arcan, 1994 Siagian, Sondang P, Teori Pengembangan Organisasi, Jakarta, PT Bumi Aksara, 2004 Lijan Poltak, Reformasi Pelayanan Publik, Implementasi, Jakarta, PT Bumi Aksara, 2006
Sinambela,
Teori,
Kebijakan dan
Singarimbun, Masri dan Sofian Effendi, !vfetode Penelitian Survai, Jakarta, LP3ES, 1989 Steers Richard. M, Efektivitas Organisasi, Jakarta, Erlangga, 1985 Sudrajat, Agus, Membangun Model Pelayanan Publik Yang Dapat Memenuhi Keinginan Rakyat, Jakarta, Bappenas, 2004 Sulistyani AT dan Rosidah, Manajemen SDM, Konsep, Teori dan Pengembangan Dalam Konteks Organisasi Publik, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2003 Sugiyono, Metode Penelitian Administrasi, Bandung, Alfabeta, 1993 Sutarto, Dasar-dasar Organisasi, Yogyakarta, Gadjah Mada University Press, 2000 Thoha, Miftah, Pembinaan Organisasi, Proses Diagnosa dan lntervensi, Jakarta, PT Raja Grafmdo Persada, 2003 Thoha, Miftah, Perilaku Organisasi, Konsep Dasar dan Apfikasinya, Jakarta, CV Rajawali, 1992 Thohardi, Ahmad, Pemahaman Praktis Manajemen SDM, Bandung, Mandar Maju, 2002 Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah Wasistiono, Sadu, Esensi UU Nomor 22/1999 (Bunga Rampai), Jakarta, Algaprint, 1999
LAMP IRAN
PEDOMAL'l WA W ANCARA
1. Restrukturisasi Birokrasi akan dilihat dari : a.
Bagaimana proses dan mekanisme pembentukan Dinas Perizinan ?
b.
Siapa saja yang terlibat dalam proses restrukturisasi?
c.
Kepentingan apa saja yang diakomodasi dalam restrukturisasi?
d.
Kepentingan apa saja yang dominan dalam formuiasi restrukturisasi?
e.
Hambatan apa yang dialami pada proses restrukturisasi?
f.
Apakah ada pihak yang merasa keberatan atau tidak sependapat dengan adanya restrukturisasi?
g.
Bagaimana respon instansi terkait dengan adanya perubahan kewenangan dan tugas pokok/fungsi setelah dibentuknya Dinas Perizinan ?
h.
Bagaimana upaya mengatasi kendalaibambatan dalam proses restrukturisasi sehingga proses ini dapat dilaksanakan ?
1.
Apakah struktur yang dibentuk sudah cukup efektif untuk mencapai visi dan misi organisasi ?
J.
Apakah perubahan struktur dari UPTSA menjadi Dinas Perizinan dianggap lebih baik dan efektif dalam peningkatan pelayanan perizinan ?
k. Apakah perlu d.ilakukan perubahan/restrukturisasi iebih lanjut ?
2. Kompetensi Aparatur akan dilihat dari : a. Apakah pemah diselenggarakan pelatihanlkursus untuk aparat yang terkait dengan bidang tugasnya termasuk pelatihan tentang etika pelayanan?
1
b. Apakah semua pegawai mempunyai kesempatan untuk mengikuti pelatihan yang terkait dengan bidang tugasnya ? c. Apakah dalam melaksanakan tugas antar instansi maupun antar aparat masih teJjadi teJjadi duplikasi? d. Apabila masih terjadi duplikasi bagaimana upaya untuk mensinergikan dan mengatasinya ? e. Bagaimana mekanisme koordinasi yang dilaksanakan antar unitfbidang pada Dinas Perizinan ?
f.
Bagaimana mekanisme koordinasi dengan instansi lain yang terkait dengan proses perizinan?
g. Apakah terdapat sistem reward/insentif bagi pegawai diluar gaji yang diterima terkait dengan pelayanan perizinan ? h. Apabila ada apakah sistem reward ini diberikan untuk semua pegawai di setiap bidang dan bagaimana mekanismenya ? 1.
Bagaimana upaya penegakan disiplin untuk para pegawa1, apakah terdapat mekanisme khusus dalam pemberian sanksi kepada pegawai ?
J.
Apakah ada pegawai yang pemah mendapatkan hukuman disiplin ?
k. Bagaimana mekanisme yang dikembangkan oleh pimpinan instansi dalam penegakan disiplin pegawai ?
I.
Apakah ·pimpinan menerapkan petunjuk teknis secara terperinci untuk setiap pelaksanaan tugas?
2
m. Apakah pimpinan memberikan kewenangan untuk mengambil kebijakan tanpa menunggu perintah atasan dan pada level mana serta tahap apa kewenangan tersebut diberikan ? n. Apakah pernah diselenggarakan orientasi baik orientasi tentang tugas/oidang pekerjaan maupun orientasi antar pegawai (misalnya semacam outbond) pada awal pelaksanaan tugas ?
3. Kualitas Pelay~nan Publik akan diiihat dari: a. Bagaimana program perbaikan pelayanan perizinan yang dikembangkan sebagai penyempurnaan sistem pelayanan terpadu satu atap ? b. Apakah prosedur dan tarif sudah pemah disosialisasikan kepada masyarakat baik melalui pertemuan, web site maupun media cetak/elektronik ? c. Bagaimana dasar pengenaan tarif pada setiap jenis layanan, apakah ada pembebasan/keringanan biaya untuk kategori tertentu misalnya keiuarga miskin ? d. Bagaimana mekanisme tindak lanjut terhadap keluhan masyarakat dan berapa prosentase keluhan yang sudah mendapatkan tanggapan maupun tindak lanjut ? e. Upaya apa yang suaah dilakukan untuk perbaikan pelayanan kepada masyarakat baik dari sisi pembinaan petugas maupun penambahan sarana dan prasarana pelayanan?
f.
Apakah mekanisme pelayanan yang ilikembangkan sudah sesuai dengan prosedur yang
ditentuk~
dan apa prinsip dasar pelayanan yang dikembangkan pada Dinas
Perizinan?
3
g. Apakah sudah pernah dilakukan evaluasi maupun penilaian kineija instansi serta pelayanan yang diberikan baik yang dilakukan oleh instansi maupun pihak luar ? h. Apabila sudah bagaimana mekanisme dan hasilnya serta apakah penilaian tersebut merupakan aktivitas rutin yang dikembangkan pada Dinas Perizinan ? 1.
Bagaimana mekanisme perencanaan kegiatan dan pelaporan yang dilaksanakan serta bagaimana sistem penganggaran yang dikembangkan ?
J.
Apakah terdapat sumber dana yang diterima selain dari APBD Kota Yogyakarta ?
k. Bagaimana upaya mengatasi apabila terdapat keterlambatan penetapan APBD
sedangkan kegiatan pelayanan merupakan kegiatan yang harus dilaksanakan . secara rutin setiap saat ? I.
Bagaimana penerapan kontrak pelayanan antara Dinas Perizinan dengan masyarakat selaku pengguna jasa dalam pelayanan perizinari ?
m. Apa kendala yang dihadapi dalam penerapan kontrak pelayanan tersebut ? n. Mengapa kontrak peJayanan bel urn diterapkan pada semua jenis pelayanan ? o. Apakah sistem kontrak pelayanan ini akan diterapkan pada semua jenis perizinan, bagaimana tahapan perkembangannya ?
4
PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA
DINAS PERIZINAN Jl. Kenari No. 56 Yogyakarta 55165 1elepon 514448, 515865, 515H6tl, 562682 EMAIL :
[email protected] EMAIL INTRANET :
perizinan@intra . J C~Jja . go. iol
·------·-·-· ·-------·-------SURAT IZIN NOMOR
070/941
______
-~53.;_::50/34
Dari Pengelola Program Studi MAP-UGM Yk Nomor : 2.01/UGM/MAP/SurveTanggal :08/05/2007
lemba.-d Sural
1. Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Tin9k..3t II Yogyaka -, c:• Nomor 072/KD/1986 tanggal 6 Mei 1986 ten ta ng Petunjuk P ~·• ; ,~: ·;. anac:m Keputusan l(epala Daerah lstimewa Yogya l<arta, Nornm : 33/f•:Prt1 B813
iijinka P Kepada
tentang : Tatalaksana Pemberian izin bagi !;etiap lnstansi Peme1 intah maupun non Pemerintah yang melakukan Pend<1taan I Penelit1a11 2. Keputusan Gubernur Daerah lstimewa Yogyakart.3 Nornor : 3g11 :•/:?004 tentang : Pemberian izin I Rekomendasi Penel itian/PendataanJSUJveiii
Sttv1AP/06 : DEWI UTAMI PRATAMARI~'II, SIP NO MHS / NIM Nama Pekerjaan
: Mahasiswa Pascasarjana MAP-U()M
Ala mat
: Sekip, Yogyakarta
Penanggungjawab : Dr. Erwan Agus Purwanto Keperluan
kas1/Responden aktu mpiran ~ ngan Ketentuan
: Melakukan Penelitian Survei d·~n~an judul Proposal : RESTRUKTURISASI ORGANISASI DALAM RANGI<:A I'ENII'IGKATAN KUALITAS PELAYANAN PLJBUK ( Studi Kasus Pernbnntukan Dinas Perizinan Kota Yogyakarta)
Kota Yogyakarta 21/05/2007 Sampai 21/06/2007 Proposal dan Daftar Pertanyaan 1. Wajib Memberi Laporan hasil Penelitian kepada Walikota Yom•a f•:arta
(Cq . Dinas Perizinan Kola Yogyakarta) 2. Wajib Menja·J a Tata tertib dan mentaati ketentuan-ketentuan yar- ~J berlaku setempat 3. lzin ini tidak disalahgunakan untuk tujuan tertentu yang dapat r-r e ·)uganmJu keslab1lan Pemerintah dan hanya diperlukan untuk keperluan ilmiah 4. swat izin ini sewaktu-waktu dapat dibatalkan apabila tidak dipen lhinya ketentuan -kelentuan tersebut diatas Ke:nudian diha rc:1p para Pejabat Pemerinta.h seternp.3t d;lpat memb· Hi bantuan seperlunya
Tanda tangan
P~wn 9 Jzin
C_. )\~---"1 . DEWIIJTAMI
P~TAMARINI,
nbusan Kepada: 1.
1. Walikota Yogyakarta(sebagai laporan) 2. Ka. BAPEDA Prop. DIY 3. Ka . Bag. Organisasi Setda Kota Yogyakarta 4.
~-
5. Ybs
Dinas Perizinan Kota Yogyakarta
