Destour felhasználói kézikönyv
1
1
I. FEJEZET – Az objektum................................................................................................ 3 1.1 Saját adatok ................................................................................................................ 4 1.1.1 Home address ..................................................................................................... 4 1.1.2 Számlázási cím................................................................................................... 4 1.1.3 Hírek................................................................................................................... 5 1.1.4 Nyelv .................................................................................................................. 5 1.2 Szabad kapacitás ........................................................................................................ 6 1.3 Objektum.................................................................................................................... 6 1.3.1 Áttekintés ........................................................................................................... 6 1.3.2 Objektum-szobák adatainak kezelése............................................................... 12 1.4 Szobafoglalás ........................................................................................................... 27 1.5 Gasztronómia ........................................................................................................... 27 1.6 Home address ........................................................................................................... 27 1.6.1 Ételfajták .......................................................................................................... 27 1.6.2 Ételek................................................................................................................ 27 1.6.3 Egyedi menük................................................................................................... 27 1.7 Internet ..................................................................................................................... 27 1.7.1 Szöveg és képek ............................................................................................... 27 1.7.2 Képtár ............................................................................................................... 29 1.8 Szabad kapacitás: A szobajelentés ........................................................................... 29
2
1 I. FEJEZET – Az objektum Mint ahogyan azt a bevezetőben már említettük, objektumnak számítanak a DESTOUR-on mindazok a személyek és vállalkozások, amelyeket a Call Center közvetít vagy az interneten megjelenít. A legfontosabb csoportot minden bizonnyal a szállásadó objektumok képviselik, de az éttermek, kempingek stb. is objektumnak számítanak a DESTOUR értelmezésében. Operátorként a felhasználókezelő segítségével juthat be egy objektumba (alapfeltétel az erre vonatkozó megfelelő jogosultság birtoklása). Az az objektum pedig, amely saját törzsadataiba szeretne betekinteni, ill. azokat módosítani kívánja (amennyiben rendelkezik ennek jogával), az alábbi link segítségével léphet be: http://www.etui.hu/live A belépéshez az objektum beírja felhasználói nevét és jelszavát.
Belépés objektumok számára: az irodák kínálata hiányzik
3
Egy objektum törzsadatainak kezelése 1.1 Saját adatok 1.1.1 Home address A DESTOUR-on objektumonként 3 cím használatos, még pedig a privátcím, az adóügyi cím és a céges cím. Ha például ennek az objektumnak a karácsonyi üdvözletet mindig az otthoni magán címére küldi, és nem a cége címre, akkor a privát címnél adja meg a tulajdonos otthoni címét. Általában azonban a privátcímhez az objektum címét szoktuk beírni.
Kovács Gábor úrnak a karácsonyi üdvözletet a magáncímére küldjük
1.1.2 Számlázási cím Mint ahogyan azt a neve is elárulja, a számlacím az objektum adóügyi címe, itt a cég hivatalos nevét adjuk meg. Ha például a Hotel Csillag vezetése felvette a „Szállodavezető Kft” nevet, akkor cégnévként nem a Hotel Csillagot, hanem a Kft nevét adjuk meg, a hotel nevét esetleg a 2. sorba írhatjuk be. A beírás megkönnyítése végett az „adatok átemelése az otthoni címből” aktív felület segítségével importálhatja a magáncímet és azt a számlacímhez tetszés szerint módosíthatja.
4
Teszt Panzió számlázási címe
1.1.3 Hírek Itt jelennek meg azok az üzenetek, melyek egy felsőbb helyről (Operátoroktól) érkeznek. Az üzenet-rendszer segítségével küldi Önnek az Operátor a jövőben a DESTOUR-on végrehajtott újításokkal kapcsolatos és hasonló információkat, és ezért kérjük Önt, hogy belépéskor minden esetben figyelje, nem érkezett-e ilyen üzenete, s amennyiben igen, úgy olvassa el azt figyelmesen. Köszönjük!
1.1.4 Nyelv Itt állíthatja be az objektum a „DESTOUR-nyelvet”, vagyis azt a nyelvet, amelyen szeretné, hogy a DESTOUR a menüket megjelenítse számára. Az „Online látható” funkciónál azokat a nyelveket pipálja ki, amelyeken szeretné, ha megjelenne az objektuma.
5
1.2 Szabad kapacitás Ennek a témának külön fejezetet szenteltem e kézikönyvben közvetlenül a törzsadat kezelés után. Tekintse át az V.FEJEZET 7.pontjában található, a”Szabad kapacitás: A szobajelentés” című fejezetet.
1.3 Objektum 1.3.1 Áttekintés Itt történik minden olyan adat kezelése, melyek az objektumot egészében érintik. „Egész” alatt értem például az objektum felszerelését , mint például az uszodát, szaunát stb. Nem ide soroljuk például egy szoba felszerelését, mint ahogyan azt később az „Objektum – szobák adatainak kezelése” című fejezetben majd látni fogjuk. 1.3.1.1 Objektum címe Az objektumcím az a cím, amelyet megadunk minden szobalistán, az interneten stb. Ezért több nyelven jelenik meg. Végül beírjuk még a nyelvtől független adatokat, mint pl. az irányítószámot, telefonszámot stb.
6
Az objektumcím …úgyszólván a „vendégnek szánt cím”
A nyelvtől független adatok a maszk végén találhatóak 1.3.1.2 Bank Itt adhatja meg az objektum bankadatait. Írja be a számlaszámot, az IBAN-t és a CIN-t. IBAN, mint ismeretes, a számla egyértelmű beazonosítására szolgál Európában és 2004 óta elsősorban a külföldi átutalásokkor kötelező megadni. De tartalmazza mindazokat az információkat is, amelyek a belföldi átutalásokhoz szükségesek (pl. ABI, CAB ÉS CIN).
7
1.3.1.3 Általános információ Az áttekintés néhány olyan adatot tartalmaz, mint pl. a szobák száma, recepció- és csomagszolgálati idő stb. Adja meg egyszerűen az összes rendelkezésre álló információt. FIGYELEM A szobák számát „az engedély szerint” kell itt megadni, vagyis az ágyak számának egyeznie kell az objektum engedélyében lefektetett mennyiséggel (ún. „Astat-ágyak) … ha például egy objektum a szabadszoba-jelentésben és a hirdetésben 10 kétágyas szobát ad meg, az engedélyben azonban csak 18 ágy áll, akkor itt Ön csak 9 kétágyas szobát (8x2=18) írhat be. Ennek a számnak pusztán technikai okokból nem szükséges megegyeznie azzal a számmal, amit Ön később a szobacsoportoknál megad majd. Természetesen az már az Ön döntésén múlik, hogy ott több ágyat tüntet-e fel, mint amennyi az objektum engedélyében áll. Ha a tagdíjakat pl. az ágyak száma alapján számítanák ki, az azt jelentené, hogy az objektum csak 18 ágy után fizet díjat, ugyanakkor a turisztikai egyesület 20 ágyat hirdet meg.
Teszt Panzió szobáinak száma 1.3.1.4 Távolságok Itt az objektum elhelyezkedését írjuk le. A GIS (Geoinformációs rendszer) segítségével megadhatja az objektum helyét egy légifelvétellel készült térképen. Megadhatja a fontosabb infrastruktúráktól (mint pl. repülőtér, városközpont stb.) való távolságokat is. A távolságokat méterben, nem pedig kilométerben számoljuk. Ez megkönnyíti a kisebb távolságok meghatározását. Természetesen az olyan adatok, mint pl. repülőtér (125.000 méter) a megjelenítéskor kilométerbe átszámolva jelennek meg. Természetesen nem szükséges minden távolságot megadnia, azonban minél több adatot ír be, annál részletesebb információt bocsát a vendég rendelkezésére az objektum fekvésével 8
kapcsolatban. Azt tanácsolom, hogy kis távolságokat is adjanak meg. Ha pl. az objektum a városközponttól 50m-re található, én a helyükben azt is feltüntetném. A vendég így láthatja, hogy az objektum központi fekvésű. A nem autóval érkező vendég választásában ez a tény döntő szerepet játszhat.
„központibb” már nem is lehetne: az objektum fekvésének leírása 1.3.1.5 Szezonok Itt rögzítjük az objektum szezonjait, vagyis itt adhatja meg, mikor van az objektumban fő- ill. mellékszezon. Ahogyan azt majd később láthatja, a szobaárakat szezon szerint határozzuk meg. Az alább megadott időszakokat javasoljuk figyelembe venni. FIGYELEM Kettő egymás után következő szezon esetében a következő szezon mindig egy nappal az előző után kezdődik. Ha az egyik szezon pl. 2005. 07.15-én ér véget, akkor a következő szezon kezdő napja a 2005.07.16. és nem a 2005.07.15. A szezonok között eltöltött éjszakák esetén (pl. 2005. 07.15-ről 07.16-ra virradó éjszakán) mindig a „régi” szezon árát vesszük figyelembe (a jelen példában a 2005.07.15-én érvényben lévő árat). A szezonidők automatikusan tartalmazzák az arra vonatkozó információkat is, hogy mikor nyitott egy objektum, és (pl. ünnepek miatt) mikor tart zárva. Ha egy időszak nincsen lefedve, ez automatikusan azt jelenti, hogy az objektum ebben az időszakban zárva tart.
9
FIGYELEM A szobakereséskor DESTOUR azt is ellenőrzi, hogy az objektum a kívánt időszakban egyáltalán nyitva tart-e. Ezért csak azokat az időszakokat szabad „lefedetlenül” hagyni, amelyben az objektum ténylegesen zárva tart.
A vendéglátós szabadsága 2007.11.15-től 12.24-ig: Teszt Panzió szezonjai 1.3.1.6 Konferencia Amennyiben az objektum rendelkezik konferencialétesítményekkel, úgy itt írhatja le az adott konferenciatermeket.
10
Konferenciák rendezésére is alkalmas: Teszt panzió konferencialétesítményei
1.3.1.7 Besorolás Az objektum leírása főként a besorolása során történik. Itt az objektumok felszereltségi jellemzőinek felsorolása TIN norma (Turisztikai Információs Norma) szerint történik. Válassza ki egyszerűen a jellemző felszereltségi jegyeket és aktivizálja azokat (pipa). Objektumtípust, kategóriát és ellátási típusokat (csak éjszakázás, reggeli stb.) feltétlenül meg kell adni.
11
Teszt panzió besorolása
1.3.2 Objektum-szobák adatainak kezelése A szobakezelőben egy objektum szobáinak és apartmanjainak nyilvántartása történik. Ebben a fejezetben mindig „szobacsoportokról” esik majd szó, nyilvánvalóan ilyenkor az apartmanokat is ide értjük. Azokról a különbségeket, amelyek a szobák és apartmanok között természetszerűleg fennállnak fel fogom vázolni ebben a fejezetben. 1.3.2.1 Szobacsoportok Elsőként a szobacsoportokat kell összeállítani és meghatározni. A szobacsoport neve szabadon választható. Így lehet például a DESTOUR-on az ugyanolyan felszereltségű szobacsoportok közötti különbségeket (pl. „kétágyas szoba terasszal” és „kétágyas szoba”) jelölni vagy olyan speciális elnevezéseket leírni, amelyeket a vendéglátós maga ad a szobáinak (pl. „kétágyas szoba hegyi kilátással”). Az ID szobacsoport egy betű, még pedig A mindig az első, B a második szobacsoportot stb. jelöli. A sorrendnek nincs jelentősége. A pl. az egyik objektum esetén jelentheti, hogy az „Egyágyas szoba hegyi kilátással”, egy másik ojektum esetén pedig, hogy „családi apartman” stb. Minden esetre egy objektum szobacsoportjait ID A-val kell elkezdeni jelölni, majd B,C – vel stb. folytatni.
12
„Minimum személyek” és „maximum személyek” azt a személyszámot adják meg, ami a szoba ill. az apartman férőhelye. Ennek az adatnak természetesen vannak kihatásai a szobakeresésre. Ha pl. valaki három személyre keres szobát, akkor csak azok a szobák számítanak találatnak, amelyeknek minimum és maximum férőhelye is megengedi a 3 személyt. Találatként kapunk pl. egy minimum 2 és maximum 4 személyes szobát, míg egy minimum1 és maximum 2 férőhelyes szoba nem lesz a találatok között. A „standardférőhely”, ahogyan azt a neve is elárulja, azt a férőhelyszámot adja meg, amelyet eredetileg a szobára nézve előirányoztak. Egy kétágyas szoba standard férőhelye pl. 2 személy, egy apartmané 4 személy. Ennek az adatnak is közvetlen hatása van a szobakeresésre nézve. Ha később egy „kétágyas szobát” keresünk, a rendszer csak a 2 standardférőhelyes szobákat veszi figyelembe. Végül meg kell még adni a szobacsoportban a szoba/apartman mennyiségét. A „terület m²” adat megadása nem feltétlenül szükséges. Apartmanok esetén meg kell adnia a szobaeloszlást is. Ennek az adatnak is közvetlen kihatása van a szobakeresésre. Ha például apartmant keres, megadhat egy bizonyos számot a hálószobáknál. Ezt hasonlítja össze a rendszer a keresés során a szobaeloszlással vagyis azzal az adattal, amely „hálószobák száma” és „háló/lakóhelységek száma” összegből adódik. Ha egy vendég pl. egy két hálószobás apartmant keres és az objektumnak van egy apartmanja, melyben egy hálószoba és egy lakó/hálóhelyiség (pl. egy kanapéval felszelelt lakószoba) található, akkor a rendszer ezt az apartmant találatként hozza ki. TIPP Néha az a vendégek kívánsága, hogy, amennyiben 2 hálószobás apartmant keresnek, csak azokat az apartmanokat kapják a találatok között, amelyek ténylegesen 2 hálószobával rendelkeznek, és nem 1 hálószobával és 1 lakó/hálóhelyiséggel. Ennek a problémának egyszerű a megoldása: Egy kihúzható kanapéval felszerelt lakószobát ne „lakó/hálóhelyiségként, hanem egyszerűen „lakóhelyiségként” adjon meg.
13
2-től 6 személyig kényelmesen elférnek benne: Apartman „hegyikilátás” 1.3.2.2 Besorolás Az objektumhoz hasonlóan egy szoba/apartman felszereltségét is „besoroljuk”. Ehhez a TIN normából kiindulva valamennyi felszereltségi jegy, amivel egy szoba rendelkezhet, felsorolás formájában a rendelkezésünkre áll. Szobakereséskor is le lehet kérdezni ezeket a felszereltségi jegyeket (pl. TV-készülékkel ellátott szoba keresése). Válassza ki egyszerűen a megfelelő felszereltségi jegyeket.
14
A „Komfort”nevű kétágyas szoba felszerelése
Az „Apartman” nevű apartman felszerelése
15
1.3.2.3 Szobaszámok Itt kezelheti az objektumok szobaszámait. Ha egy objektumnak nincsenek szobaszámai, úgy ezeket beírhatja a DESTOUR-ra. Meglévő számokat is módosíthat. FIGYELEM A szobaszámok módosítása és törlése előtt ellenőrizze, hogy nincsenek-e az adott szobákra szobajelentések. Egy szobaszám törlése mindig az e szobára vonatkozó jelentés törlését is maga után vonja. Válassza ki a megfelelő szobacsoportot. Az alsó részben láthatja az esetlegesen már meglévő szobák számait. Ahhoz, hogy új szobaszámokat írhasson be, kattintson rá egyszerűen az „új”-ra. Most beírhat egy vagy több szobaszámot. Az alábbi példában 10 szobaszámot adunk ki, még pedig a 10-14 és 20-24-es számokat.
A szobaszámok beírása: 10 szobaszám megadása Szobaszámok megváltoztatásakor kattintson egyszerűen az adott szobaszámra, változtassa meg, és mentse el a beírást. Szobaszámok törlésekor használja a kitöltendő maszk bal alsó részében található „törlés” aktív felületet. Mint az új szobaszámok beírásakor, itt is begépelhet egyidejűleg több szobaszámot is (pl. „10-14”, 10-től 14-ig minden szobaszám kitörlődik) vagy kiválaszthat egy bizonyos szobaszámot, és a maszk jobb oldalán található „törlés”-re kattintva egyesével is törölhet.
16
1.3.2.4 Objektum-árkezelés Az előzetesen definiált szobákra nézve az árkezelőben definiáljuk a termékeket és azok árait. 1.3.2.5 Termékek Itt definiáljuk az objektum által ajánlott „árszabásokat”. Fixnek számít minden objektum esetén legalább egy standardtermék, mely a „standard” ill. „standard szoba” / „standard apartman” elnevezést viseli. Ez a termék úgyszólván az objektum szobáinak / apartmanjainak „normálára” (Azt, hogy hol kell e termék effektív árát az egyes szezonokban megadni, később még majd látni fogjuk). E sztenderdtermék esetén utólagosan még tetszőlegesen sok „ajánlat” adható, mint pl. a „Fehér hét”, egy „wellnesshétvége” stb. A DESTOUR-on a termékeket nem szobacsoportonként hanem az egész objektumra nézve definiáljuk. Ezért első sorban az olyan objektumok esetén, amelyek szobákat és apartmanokat is kínálnak, különbséget kell tenni a szobák és apartmanok termékei között, mégpedig abban az esetben, amikor egy objektumban a szobák terméke nem egyezik meg az apartmanokéval. ár…szerint: Míg szobák esetében az árat többnyire személyenként, apartmanok esetében lakóhelyiségenként számítjuk (a DESTOUR-on pedig az egyszerűség kedvéért mindig lakóhelyiségenként adjuk meg) minimumtartózkodási idő: Apartmanok esetén többnyire érvényben van egy minimális tartózkodási idő, míg ugyanez a szobák esetén nem mindig használatos Az ilyen objektumokban a termékek közötti különbségtétel legegyszerűbb módja az, ha a termékmegjelölésben utólagosan megadjuk a „szoba” ill. „apartman” elnevezéseket (pl. „standard szoba” és „standard apartman” ill. „standard (szo)” és „standard (ap)”. A „standard”-termék ártípusa mindig a „standardár”, minden más termék pedig „ajánlat”-nak számít. Érvényesség a később beírt árakra vonatkozik, és itt kell feltüntetni azt is, hogy a később meghatározott árak lakóhelyiségenként vagy 1, 2 stb. személyenként értendőek-e. Az érkezés napjának közvetlen kihatása van a szobakeresésre: Ha pl. itt csak a szombatot jelöljük ki lehetséges érkezési időként, akkor ez a szoba csak abban az esetben jelenik meg majd találatként, ha egy vendég szombati érkezéssel keres szobát. Ha ellenben vasárnap szeretne érkezni, akkor a szombatot a rendszer természetesen figyelmen kívül hagyja. A minimumtartózkodási idő azt jelöli ki, hogy e termék esetében milyen hosszúnak kell lennie a minimális tartózkodási időnek. Ha pl. egy szobát csak legalább 3 éjszakára adnak ki, akkor a minimumtartózkodási idő 3 éjszaka (=nap). A „meghosszabbíthatóság” pedig azt adja meg, hogy milyen léptékekben hosszabbítható meg a tartózkodás ideje. Általában ez az érték az 1 szokott lenni, vagyis a vendég tetszés szerint hosszabbíthatja meg a tartózkodását. Ha a minimumtartózkodási idő 3 nap és a meghosszabbíthatóság = 1, akkor ez azt jelenti, hogy a vendég 3, 4, 5, 6, 7, 8 stb. napig maradhat. Ha azonban a meghosszabbíthatóság az előző példában 3, akkor a vendég mindig 3 nappal hosszabbíthatja meg a tartózkodási idejét, tehát 3, 6, 9, 12 stb. napig maradhat.
17
A „minimumtartózkodási időnél rövidebb tartózkodás lehetséges” NEM azt jelenti, hogy a tartózkodási idő mindig rövidebb lehet a megadott minimumtartózkodási időnél. Ennek nem is lenne értelme. A „rövidebb lehetséges” sokkal inkább azt jelenti, hogy ha a vendég röviddel az érkezés előtt az aktuális héten érdeklődik, és a szoba szabad, akkor rövidebb tartózkodásra is kiadják. Ha azonban a vendég két héttel az érkezés előtt keres szobát, akkor a szobát a rendszer nem veszi figyelembe. Ezért… FONTOS A rövidebb lehetséges NEM azt jelenti, hogy a tartózkodási idő MINDIG rövidebb lehet. Csak az aktuális héten jelenik meg a szoba a rövidebb tartózkodásra való keresés során találatként! Most lássunk néhány példát a termékekre:
Általában csak 3 éjszakára kivehető, de az utolsó pillanatban érdeklődők rövidebb időre is megkaphatják A standardtermék a Teszt Panzió szobái esetén
18
Csak egy hétre kivehető, az utolsó pillanatban érdeklődőknek is A sztenderdtermék a Teszt Panzió apartmanjai esetén
Hűséges vendégek spórolnak a személyenkénti áron: A „Hűséges Vendégek” ajánlat a Teszt Panzió szobái esetén
19
Hűséges vendégek spórolnak az apartman árán: A „Hűséges Vendégek” ajánlat a Teszt Panzió apartmanjai esetén 1.3.2.6 Engedmények és felárak A DESTOUR-on az engedmények és felárak több fajtáját különböztetjük meg. Ezáltal lehetségessé válik, hogy az ár kiszámításánál bizonyos engedményeket és felárakat a rendszer automatikusan belekalkuláljon az árba. A DESTOUR-on be lehet írni engedményeket/felárakat tól/ig kor esetén (pl. gyerekkedvezmények) engedményeket/felárakat tól/ig tartózkodási időre vonatkozóan (pl. felár rövid tartózkodáskor, ingyen éjszakák egy bizonyos számú éjszaka után) stb., amelyeket a szobakereséskor azután a rendszer automatikusan beleszámol az árba, ha az adott körülmény fennáll. Ebben a menüpontban definiálunk minden olyan engedményt és felárat, amely az adott objektumban előfordul, azt pedig, hogy ténylegesen mekkora az adott engedmény ill. felár (Euroban, vagy százalékban), később az „engedmény-/felárak” menüpontban definiáljuk. Az engedmények és felárak különböző fajtáit szeretném egy példán típusonként szemléltetni:
KOR ÉV TÓL/IG Itt egy tól-kort (a jelen példában 0) és egy ig-kort (4) adunk meg. Ha a „százalék” ármóduszt alkalmazzuk, akkor nem szükséges ezen engedmények/felárak évenkénti aktualizálását elvégeznünk. Ha például az évek során nem változik a százalék összege (példánkban 50%), akkor ezt az értéket nem szükséges módosítanunk. Ha azonban az engedmény/felár összegét Euroban adnánk meg, akkor mindig változtatni kellene az Euro összegét.
20
EGYÉB Minden olyan engedmény és felár, amely nem sorolható más típusba, az „egyéb” típushoz tartozik. Ezeket az engedményeket/felárakat a szobakereséskor a rendszer nem automatikusan kalkulálja be az árba.
21
TARTÓZKODÁS TÓL/IG NAPOK Ez az engedmény/felár a tartózkodás egy bizonyos időtartamához kötött. Ez az engedmény/felár pl. a rövid tartózkodások (pl. 3 napnál rövidebb) esetén lép érvénybe, de egy bizonyos tartózkodási idő esetén ( pl. 2 hét) ingyen napok is adhatók.
FOGLALÁS TÓL/IG SZEMÉLYEK Apartmanok esetén többnyire különböző számú személyre való foglalások esetén különböző árak vannak érvényben Ahhoz, hogy a szobalistákon minden foglaláskor a megfelelő ár jelenjen meg, meg kell határozni egy engedmény/felárat a „foglalás tól/ig személyszám”-ra. Ennek során mindig az alapár a kiindulópont. Ez az apartman ára standardfoglalás esetén.
22
KÖTELEZŐ ENGEDMÉNY/FELÁR E típus fontos példája az apartman elhagyását megelőző takarítás, ami fixen beleszámít az apartman árába. Ez az engedmény/felár típus fixen beleszámít az árba.
KÖTELEZŐ ENGEDMÉNY/FELÁR E típus fontos példája az apartman elhagyását megelőző takarítás, ami fixen beleszámít az apartman árába. Ez az engedmény/felár típus fixen beleszámít az árba.
A standardárral (személyenként) összehasonlítva a Teszt Panzió kétágyas szobájának ára…
23
A vendég kerek 3 Euro-t takarít meg a „Hűséges vendégek” ajánlattal 1.3.2.7 Feláras és engedményes árak Végül be kell még írni a felárakat és engedményeket. Az engedményeket mindig mínusszal kell beírni (pl. gyermekkedvezmény 50% = -50%). Fontos: az engedményeket és felárakat mindig minden olyan ellátási típusra meg kell adni, amelyre alapárat definiáltunk. Amennyiben erre a szobacsoportra / apartmancsoportra nem vonatkozik a felár/kedvezmény, akkor ott egyszerűen a 0 érék fog szerepelni: Ezt néhány példán szeretném szemléltetni:
24
SZOBÁK
Kutya a szobában többe kerül, gyerek 50 %-kal kevesebbe
Harmadik személy tartózkodása (két teljes áru felnőtt mellet) napi 3 Euroval olcsóbb
25
APARTMAN
A gyermekkedvezmény 50%, a végső takarítás 10 Euro levonás, a kutya 5 Euroba kerül
Engedmény harmadik személy számára nincs, az extra nap 10 Euroba kerül
26
1.4 Szobafoglalás Az Interneten történt szobafoglalások listáját lehet itt megtekinteni.
1.5 Gasztronómia 1.6 Home address Az étteremre vonatkozó számadatokat lehet itt megadni.
1.6.1 Ételfajták Az étteremben kapható ételek fajtáit lehet feltölteni (pl.: vegetáriánus ételek, meleg előételek, saláták, sajtok).
1.6.2 Ételek Az előző menüpontban beállított ételfajtákhoz lehet ételeket felvinni, névvel, képpel, leíró szöveggel és árral.
1.6.3 Egyedi menük Ebben a menüpontban egyedi heti vagy napi ajánlatokat lehet feltölteni névvel, képpel, leíró szöveggel és árral.
1.7 Internet 1.7.1 Szöveg és képek 1.7.1.1 Objektum Az itt kitöltésre kerülő leíró részek az objektumot mutatják be és a felszereltség menüpont alatt jelennek meg a weboldalon. (A 255 karakteres leírás jelenik meg a kereső ablakokban, mint rövid szöveg).
27
1.7.1.2 Szobák Itt szövegesen, képekkel illusztrálva tudja Ön bemutatni az egyes szobatípusokat. A felvitt adatok az interneten a „Szobák” menüpontra kattintva láthatók. A már korábban beállított besorolási feltételek szintén megjelennek a weboldalon. 1.7.1.3 Termékek A korábban a 2.3.1. menüpontban létrehozott termékeket lehet ebben a menüpontban szöveggel és képekkel bemutatni. 1.7.1.4 Menü Az önálló weboldal automatikusan generálódó menüpontjai alá további, tetszés szerinti menüpontok és almenü pontok vihetők fel. A menüpontok sorrendje, valamint a láthatóság időtartama is itt állítható be. 1.7.1.5 Pages Az Ön által létrehozott menüpontokhoz szöveget a „Pages” menüpont segítségével tud felvinni. Minden oldalnak adni kell egy címet és lehetőség van egy kép és rövid szöveg felvitelére is. Erre akkor van szükség, ha egy menüponthoz több page, azaz oldal tartozik. Ebben az esetben a menüpontra kattintva először a page-ek listája jelenik meg az előbb feltöltött képpel és rövid szöveggel, majd pedig a bővebben gombra kattintva olvasható a teljes tartalom. Az oldal tartalmát a [Szöveg módosítása] gombra kattintva egy szövegszerkesztő segítségével editálhatjuk és formázhatjuk. Mivel a szerkesztő nagyban hasonlít a Microsoft Word –höz, ezúttal eltekinthetünk az egyes eszközök mint pl. vastagbetű, aláhúzás stb. tárgyalásától. Most csak 2 pontra szeretnék részletesebben kitérni, melyeket esetleg nem lehet egyszerű következtetéssel átlátni, még pedig a „bekezdés” ill. „új sor” beviteli gombok működésére és a képek szövegbe történő beszúrásának funkciójára. A sorváltás mechanizmusa valószínűleg szokatlannak fog tűnni Önnek. A beviteli gomb működtetésekor a szerkesztő beszúr egy bekezdést, vagyis egy üres sort. Amennyiben azonban Ön úgy szeretne új sorra váltani, hogy nem marad ki üres sor, nyomja meg egyszerűen a sorváltást a nagybetűváltó gombbal együtt ([SHIFT] & [ENTER]). Képek beszúrásához a szimbólumszegélyen található „képbeszúrás” ikon áll rendelkezésre. Segítségével beszúrhat közvetlenül a szövegbe egy olyan képet, melyet előzőleg elhelyezett a képarchívumban. Kérjük, a képek beszúrásához mindig ezt a „képbeszúrás” funkciót használja, és ne végezzen beszúrást a köztes tárolókból (feldolgozás másolás- feldolgozás beszúrás), mert a köztes tárolókból származó képek a fogadónál többnyire nem jelennek meg. A „képbeszúrás” funkció használatával azonban a fogadóoldalon nem adódhatnak problémák. A Metaadatok (HTML TITLE, Kulcsszavak és Leírás) a kereső motoroknak (Google, Origo, Heureka, stb.) nyújtanak segítséget az oldalak könnyebb megtalálása érdekében. Ide azokat a 28
szavakat, rövid leírásokat kell beírni, melyekre szeretné, hogy a keresők az Ön oldalára találjanak. Ezek kitöltését feltétlenül ajánljuk! A „Kategória” fül alatt lehet az adott oldalt a menüponthoz, vagy akár több menüponthoz hozzárendelni. 1.7.1.6 Adjust startpage A kezdőoldal szerkesztését lehet ezen a menüponton belül elvégezni. Ha egy page-t, azaz oldalt kezdőoldalként állítunk be a kategóriánál, akkor az automatikusan megjelenik ebben a menüpontban. Itt beállítható a felvitt tartalmak sorrendje, valamint a megjelenés formája (a teljes szöveg, vagy csak egy szövegrészlet és a bővebben gomb jelenjen meg). 1.7.1.7 Kapcsolódó oldalak Ebben a menüpontban linkek beszúrására van lehetőség.
1.7.2 Képtár A képek képarchívumba való mentését már a bevezető fejezetben tárgyaltuk, ezért itt most eltekintek a további magyarázatoktól. A „fotók a kereséshez” pont alá menthetjük el azokat a fotókat, amelyeket a keresésekkor és a szobalistákra akarunk nyomtatni.
1.8 Szabad kapacitás: A szobajelentés Talán már feltűnt Önnek, hogy a címben nem szabadszoba-jelentésről, hanem szobajelentésről beszélünk. Ugyanis a szabad szobák (szoba alatt itt mindig az apartmanokat is értjük) lejelentéséhez hasonló fontossággal bír az, hogy a már nem szabad szobák foglaltságát jelentsük. Ezért mindjárt az elején engedjenek meg egy figyelmeztető mondatot: JEGYEZZE MEG! Ugyanolyan fontos, mint a szabad szobák rendszeres jelentése, hogy a már nem kivehetőket kitöröljük a rendszerből! A DESTOUR-on a szobajelentés egy áttekinthető szobaterven történik. Ezen a szobaterven minden szoba egyenként jelenik meg. Ugyanez vonatkozik az apartmanokra is. Mivel a szabadjelentésben semmiféle különbség nem áll fenn szobák és apartmanok kezelése között, az alábbiakban csak szobákról esik majd szó, ami azonban az apartmanokat is automatikusan magában foglalja.
29
A szabadjelentés szempontjából egy szobának három állapota lehetséges: szabad: foglalt:
A szoba szabad és a szobakereséskor találatként jelenik meg. Ezeket a szobákat már rezerválással lefoglalták, vagyis ezeket az objektum maga árulja. Ezek a szobák egy szobakeresés során természetesen nem jelennek meg. foglalható: Ez a foglalási mód csak azoknak az objektumoknak áll a rendelkezésére, amelyeknél az online-foglalási modul be van kapcsolva. Az ilyen státuszú szobákat online lehet foglalni. A szobajelentések megjelenítése szobánként egy áttekinthető szobaterven történik. Ezen szabadjelentések grafikusan, a különböző státuszokat eltérő színekkel jelölve jelennek meg, még pedig a zöld a „szabad”, a piros a „foglalt” és a sárga a „foglalható” státuszt jelenti. A naptárban az ábrázolás érkezési naponként történik, vagyis, ha pl. a 04.06. zöld, akkor az azt jelenti, hogy a szoba a 04.06.-ról 04.07-re virradó éjszakán szabad. A naptár segítségével történő beírás különbözik a kiírt dátummal történő beírástól.
FIGYELEM Ha egy bizonyos nap a naptárban zölddel van jelölve, az azt jelenti hogy az erről a napról a rákövetkezőre virradó éjszakán lehetséges az éjszakázás. Ebből következik, hogy egy szoba, amely pl. 04.07-én szabad, a naptárban csak 04.06-ig van zölddel jelölve. Ha azonban a DESTOUR-on ki van írva a dátum, akkor az ig-dátum mindig az elutazás napját jelöli. Az előző példához hasonlóan: Ha egy olyan vendég számára keresek szobát, aki 04.04-én szeretne megérkezni és 04.07-én elutazni, akkor 04.05 – 04.07-t írok be, és nem 04.05 – 04.06-t. Még egyszerűbben kifejezve ez azt jelenti, hogy a naptárban mindig 1 nappal kevesebb jelenik meg, mint a kiírt dátum esetén. A szabadjelentés beírásának több lehetősége van. A jelentés történhet szobánként, szobacsoportonként, az egész objektumra és tetszőlegesen kiválasztott szobákra is. Így az objektum garantáltan a lehető legkisebb időráfordítással működtetheti a szabadjelentést. A DESTOUR szabadjelentésben természetesen kombinálhatóak is az egyes beírási lehetőségek, vagyis a szabadjelentés során néhány adatot az egérrel, másikakat szobacsoportokra stb. lehet bevinni. Miután minden adatot bevitt (vagyis minden szabadjelentést elvégeztünk), mentse el a jelentést. (diszk ikon a bal alsó részen). Ha erről megfeledkezne, a jelentőablak elhagyásakor megjelenik az a kérdés, hogy a jelentéseket valóban törölni kívánja-e.
30
A maszk elemei a szobajelentéshez Navigáció
A szobastátusz kiválasztása Szűrés szobacsoport szerint Dátumkiválasztó mezők
Teljes időszakra vonatkozó jelentés mezője
Aktív felület „Beállít”
Kontroldoboz „Mind”
A szobakiválasztás kontroldoboza Szobaterv/naptár
Információs mezők
Segítségével lehet a naptárkijelzőt heti ugrásokkal átlapozni, (nyílgombok) ill. közvetlenül egy hónapot kiválasztani (kiválasztó lista) Mielőtt beírunk egy jelentést, itt kell kiválasztani azt a státuszt, amit jelenteni szeretnénk. A jobb áttekinthetőség kedvéért itt lehet kiválasztani egy szobacsoportot, a maradék szobacsoportok inaktívak lesznek A „dátumkiválasztó mezőkkel való jelentés” (ld. önálló fejezet) során itt azt az időintervallumot választjuk ki, amire a jelentés vonatkozik. Ha olyan jelentést szeretnénk beírni, ami a rendszerben maximálisan lehetséges jelentési időszakra vonatkozik, akkor azt ennek a mezőnek az aktiválásával lehet megtenni. Az egérrel történő jelentés kivételével minden jelentést csak e felületre kattintás után lehet bevinni a szobatervbe (azután ne feledkezzen meg a mentésről!) Ha egy jelentés minden szobára vonatkozik (pl. az objektum egy bizonyos időszakra teljesen foglalt), akkor nem kell a szobákat egyenként kiválasztani, elég, ha csak erre a kontroldobozra kattintunk. A „szűrés szobacsoport szerint”-tel kombinálva ez a felület kizárólag az adott szobacsoport összes szobájára vonatkozik. Ha egy jelentés csak bizonyos szobákra vonatkozik, akkor ezzel a kontroldobozzal lehet kiválasztani az adott szobákat. A szobatervben valamennyi jelentés grafikusan, színekkel jelölt naptár-formában jelenik meg. A jelentéseket be lehet írni közvetlenül az egérrel is a szobatervbe. A státuszokon kívül „szabad” = zöld, „foglalható” = sárga és „foglalt” = piros más színeket is lehet használni a naptárban, pl. „online lefoglalva” = kék és „online árukosárban” = fehér. Ez a két státusz összefügg az onlinefoglalással. Ha pl. egy vendég online lefoglalt egy szobát, akkor ez a naptárkijelzőn kékkel jelenik meg. Mivel ezek a státuszok nem jelölhetőek a jelentés során, ezek a mezők csupán tájékoztató jelleggel jelennek meg a szabadjelentő ablak alsó szélén.
31
Szabadjelentés egérrel A szabadjelentés legegyszerűbb módja az egérrel való bevitel. Ehhez elég az állapot (szabad, foglalt, foglalható) amit bejelölhetünk, a naptár felett amiből kiválaszthatunk. Azután a bal egérgomb nyomvatartásával kijelölhetjük az illető naptárfejezetből a választott szobát. Miután mindent beállított ne felejtse el elmenteni! Ezt a következő példával szemléltetnénk: A vendég lefoglalja a 7. számú szobát február 1. (érkezés) és 8. (távozás) között, szóval 7 éjszakára. A szoba ezáltal foglalt kell, hogy legyen. Ahogy a vendég február 8-án elhagyja a szobát még azon a napon érkezhet a következő vendég. Ezért szükséges, hogy a naptárban utolsó foglalt napként a február 7-ét (7-éről 8-ára virradó éjjel) jelöljük meg. Első lépésként kattintson az ablak felső részében található állapot gombok egyikére, ebben az esetben a foglalt gombra. Ezután kattintson az egér bal gombjával a 7. számú szoba sorában a február 1-je mezőre. A gomb nyomvatartásával jelölje ki egészen február 7-ig. A kívánt időszak pirosra színeződik. Ezután ha szükséges további foglalásokat is eszközölhet. Abban az esetben ha továbbra is a foglalt jelzést akarja használni nyugodtan folytathatja a következő foglalással. Egyéb esetben az ablak felső részében más állapotra kell kattintani. JEGYEZZE MEG! Néha előfordulhat, hogy Ön az egérrel „túlcsúszik a célon” , ez azt jelenti, hogy az egeret túlhúzta, ezáltal egy nappal több jelölődött ki, amit Ön egyáltalán nem akart kijelölni. Ebben az esetben tartsa lenyomva az egér gombját és húzza vissza a helyes napig. A kijelölés ugyanis csak akkor lesz végleges miután elengedte az egér gombját. Az egérrel való bevezetés mindenekelőtt bizonyos foglalások bevitelekor ajánlott. Amikor a naptárban 1 hónapos időszakot szeretnénk kijelölni. Azonban ez a módszer nem alkalmas a hosszabb (pl. szabadjelzés 2 hónapra) időintervallumok kijelölésére. Ez esetben a következőkben leírt beviteli módszert alkalmazza.
Szabadjelentés dátum kiválasztó mezőkkel Hosszabb időt vagy több szobát érintő megegyező időtartamú foglalások esetében a DESTOUR-ban adott a lehetőség, hogy ezt az ablak felső részében elhelyezkedő dátumválasztó mezők útján hajtsuk végre. Itt is ki kell a kívánt állapotot választani. Ezután állíthatjuk be a dátum kiválasztó mezőkben az időszakot illetve a szobát amire érvényesíteni akarjuk a jelölést. A [Beállít] gomb megnyomásával jegyezhetjük be a foglalást illetve mentsük is el a beállításokat. Példa az eddigiekre: Egy csoport lefoglalja a 5., 6., 7., 8., és 9. számú szobákat február 1-től 8-ig. Ebben az esetben természetesen az egérrel is beállíthatjuk a jelölést, egyesével. De alkalmazhatjuk a dátumválasztó mezőket is a szabadjelölésre. Ehhez a következőképpen kell tennie: Válassza ki először a „foglalt” állapotot. Ezt követően állítsa be az időszakot a dátumválasztó mezőkben, tehát február 1-től 8-ig (a kiírt dátumnál 32
ugyanis az elutazás dátumát kell megadni). Már csak a szobákat kell kipipálni, amelyeken a szabadjelzést végre akarja hajtani (5.-9. számú szobák). Miután a [Beállít] gombra kattintott ne felejtsen el menteni!
Szabadjelentés az egész időszakra Amennyiben az egész időszakot ki szeretné jelölni, jelölje be az [Egész időszak] pontot. Ehhez először válassza ki a megfelelő állapotot aztán aktiválja az [Egész időszak] gombot. Végül már csak jelölje be a szobát, amire a jelentést érvényesíteni szeretné és kattintson a [Beállít] gombra. Ezzel bevezette a jelentést a szobatervbe lehetővé téve a mentést. Példa az előbb leírtakra: Egy vállalat április 4-én kezdi a szabadjelentést. Belép a DESTOUR-ba, ahol még minden szoba szürkével van jelölve, ami azt jelenti, hogy az állapotuk még nincs meghatározva. A lehető legkevesebb ráfordítással minden szobát szeretne szabadként jelölni, hogy az egyes foglalásokat egymás után be tudja vezetni. Ezért először az állapotot (ebben az esetben a szabad jelzést) választja ki illetve aktiválja az [Egész időszak] jelölést. Ezt követően „minden” szobát kipipál és a [Beállít] gombbal érvényesíti a beállításokat. Pár másodszor múltán már láthatóvá is válik a jelölés amit a lemez ikonnal elmenthet.
A jelentés megerősítése változtatások nélkül A DESTOUR a szobajelentéseket, amiket meghatározott időszakon belül nem változtattak illetve nem erősítettek meg, azokat a rendszer törli. Ez a biztosíték arra, hogy a vendéghez helyes dátumok jussanak tovább. Amennyiben a legutóbbi jelentéshez képest nem változott semmi, elég csak a DESTOUR-ba belépni és a jelentést a lemez szimbólummal menteni.
33
