Desain Sistem SIAK
Versi Dokumen 1.1
Hal. 1/29
Daftar Isi 1.
DESAIN SISTEM SIAK .............................................................. 4 1.1
1.2
2.3
3
User yang Terlibat dalam SIAK .......................................................... 4 1.1.1
Level Pengguna ............................................................................ 4
1.1.2
Hak Akses SIAK ........................................................................... 4
Desain Arsitektur SIAK...................................................................... 5 2.2.1
Modul Administrasi Sistem ............................................................. 6
2.2.2
Modul Administrasi Master ............................................................. 6
2.2.3
Modul Penerimaan Mahasiswa Baru ................................................ 7
2.2.4
Modul Administrasi Akademik......................................................... 7
2.2.5
Modul Kepala Akademik ................................................................ 7
2.2.6
Modul Administrasi Keuangan ........................................................ 8
2.2.7
Modul Kepala Keuangan ................................................................ 8
2.2.8
Modul Dosen ................................................................................ 8
2.2.9
Modul Administrasi Dosen .............................................................. 8
2.2.10
Modul Mahasiswa ........................................................................ 8
2.2.11
Modul Alumni ............................................................................. 9
Ketergantungan Proses ..................................................................... 9
ALUR PROSES BISNIS SIAK ................................................... 10 3.1
Definisi ............................................................................................ 10
3.2
Tahun Akademik ............................................................................. 11
Hal. 2/29
3.2.1
Periode Kegiatan Akademik ......................................................... 12
3.2.2
Proses Buka Periode ................................................................... 12
3.2.3
Registrasi Ulang & Pengisian KRS ................................................. 13
3.2.4
Pembayaran .............................................................................. 13
3.2.5
Penjadwalan Kuliah..................................................................... 14
3.3
3.4
3.5
4
3.2.6
Penjadwalan Ujian ...................................................................... 15
3.2.7
Penilaian Ujian ........................................................................... 15
3.2.8
Proses Tutup Periode .................................................................. 16
Penerimaan Mahasiswa Baru........................................................... 16 3.3.1
Pendaftaran PMB ........................................................................ 17
3.3.2
Test Masuk ................................................................................ 17
3.3.3
Proses Penerimaan ..................................................................... 17
3.3.4
Langkah Selanjutnya .................................................................. 18
Keuangan Mahasiswa ...................................................................... 18 3.4.1
Konsep Keuangan Mahasiswa ....................................................... 19
3.4.2
Master Biaya .............................................................................. 19
3.4.3
Proses dalam Keuangan .............................................................. 20
3.4.4
Proses Buka Periode Keuangan .................................................... 21
3.4.5
Penerimaan Pembayaran ............................................................. 21
3.4.6
Penutupan Periode Keuangan ....................................................... 21
3.4.7
Administrasi Sistem Keuangan ..................................................... 21
Program Member Get Member ......................................................... 22 3.5.1
Administrasi Anggota Program Member Get Member ....................... 22
3.5.2
Setup Honor Member Get Member ................................................ 22
3.5.3
Laporan Mahasiswa Program Member Get Member ......................... 23
3.5.4
Laporan Honor Program Member Get Member ................................ 23
INVENTARISASI MODUL SIAK VERSI 0.9 .............................. 24 4.1
Pendahuluan ................................................................................... 24
4.2
Daftar Modul & Sub-Modul .............................................................. 24
Hal. 3/29
1. Desain Sistem SIAK
Dalam bab ini akan dibahas mengenai desain sistem SIAK . Pembahasan yang dilakukan tidak akan dalam, tetapi akan membahas rekayasanya secara umum. Ini dilakukan untuk mempercepat pemahaman pembaca dan pengguna SIAK .
1.1
User yang Terlibat dalam SIAK
Berikut adalah pengguna dalam perguruan tinggi yang terlibat dalam operasional harian SIAK . -
BAAK
-
DOSEN
-
KARYAWAN
-
KEUANGAN
1.1.1 Level Pengguna SIAK mendefinisikan pengguna dalam 4 level, yaitu: Administrator, Karyawan, Dosen dan Mahasiswa. Sedangkan karyawan sendiri terbagi menjadi 6 jenis, yaitu: Staff PMB, Kepala Akademik, Staff Akademik/Administrasi, Kepala Keuangan, Staff Keuangan, dan Staff pengurus alumni.
1.1.2 Hak Akses SIAK Masing-masing level memiliki hak akses yang berbeda. Hak akses terhadap modul-modul juga dibatasi pada level pengguna yang bersangkutan. Sebelum pengguna dapat menggunakan SIAK , pengguna harus melakukan proses login terlebih dahulu.
Hal. 4/29
1.2
Desain Arsitektur SIAK
SIAK dibagi menjadi beberapa modul utama, yaitu: 1. Modul Administrasi Sistem 2. Modul Administrasi Master 3. Modul Penerimaan Mahasiswa Baru 4. Modul Administrasi Akademik 5. Modul Kepala Akademik 6. Modul Administrasi Keuangan 7. Modul Kepala Keuangan 8. Modul Dosen 9. Modul Administrasi Dosen 10. Modul Mahasiswa 11. Modul Alumni
Hal. 5/29
Modul Mahasiswa
Modul Administrasi Master
Modul Keuangan
Modul Administrasi Sistem
Modul Kepala Keuangan
SIAK SisFo Kampus SYSTEM Modul Dosen
Modul Alumni
Modul Akademik & Administrasi
Modul PMB
Modul Kepala Akademik
Modul Administrasi Dosen
Gambar 2.3. Arsitektur SIAK
2.2.1 Modul Administrasi Sistem Modul ini adalah modul untuk mengelola sistem SIAK . Tugas-tugas ini meliputi: pengelolaan pengguna untuk tiap level pengguna, pengelolaan Group Modul, Modul dan Sub-modul SIAK , pengelolaan modul pencetakan, dan tugas-tugas pemeliharaan lain. Tugas ini hanya dapat dilakukan oleh seorang Administrator Sistem.
2.2.2 Modul Administrasi Master Modul ini adalah modul untuk mengelola tabel-tabel master dalam SIAK . Tugas-tugas ini meliputi: Data identitas perguruan tinggi pengguna, struktur organisasi pengguna, pengelolaan master kampus, pengelolaan master fakultas dan jurusan, pengelolaan master program, pengelolaan master ruang/kelas, master mahasiswa, master jenis mata
Hal. 6/29
kuliah, master jenis pembayaran, setup prefix NIM, setup ijazah, master tanda tangan, dan pengelolaan master-master lain.
2.2.3 Modul Penerimaan Mahasiswa Baru Modul ini adalah modul untuk pengelolaan penerimaan mahasiswa baru. Tugas-tugas ini meliputi: Penentuan pra-syarat PMB, setup prefix nomer PMB, penentuan biaya PMB, submodul pendaftaran, daftar mahasiswa baru, sub-modul program member-get-member, proses penerimaan dan pembatalan mahasiswa baru, sub-modul laporan dan statistik, sub-modul administrasi PMB, dll.
2.2.4 Modul Administrasi Akademik Modul ini adalah modul untuk pengelolaan operasional bidang akademik. Tugas-tugas ini meliputi: Penentuan kalendar akademik, ubah status mahasiswa, penjadwalan kuliah, penjadwalan ruang, administrasi KRS mahasiswa, absensi mahasiswa dan dosen, penundaan mata kuliah dan nilai mahasiswa, penjadwalan ujian, administrasi tugas akhir, data kelulusan mahasiswa, pencetakan formulir absensi, pencetakan ijazah, pencetakan KHS, pencetakan kartu mahasiswa, pencetakan kartu penyetaraan, pencetakan nilai mahasiswa, pencetakan pengawas ujian, pencetakan transkrip nilai, pencetakan transkrip sementara, pencetakan kartu realisasi perkuliahan, pencetakan laporan kehadiran mahasiswa, dll.
2.2.5 Modul Kepala Akademik Modul ini adalah modul khusus untuk kepala akademik. Tugas-tugas ini meliputi: pengelolaan kurikulum, pengelolaan tahun akademik, pengelolaan mata kuliah berdasarkan semester/cawu dan berdasarkan jenis mata kuliah, pengelolaan prasyarat mata kuliah, pengelolaan master jumlah maksimum SKS berdasarkan IPS, dispensasi KRS, edit mata kuliah mahasiswa, pembuatan password dosen untuk file nilai secara otomatis, rekapitulasi data mahasiswa, monitor IPK/IPS mahasiswa, pembuatan surat keputusan mengajar, dll.
Hal. 7/29
2.2.6 Modul Administrasi Keuangan Modul ini adalah modul untuk pengelolaan keuangan mahasiswa. Tugas-tugas itu meliputi: sub-modul pembayaran, sub-modul pengembalian, dll.
2.2.7 Modul Kepala Keuangan Modul ini adalah modul khusus untuk kepala keuangan. Tugas-tugas itu meliputi: setup laporan kewajiban, laporan kewajiban, setup master BPP Pokok, setup program BPP Pokok, setup master biaya, administrasi master keuangan mahasiswa, proses keuangan, laporan mahasiswa belum lunas, laporan penerimaan, laporan pengembalian, dll.
2.2.8 Modul Dosen Modul ini adalah modul khusus untuk dosen. Tugas-tugas itu meliputi: melihat jadwal mengajar per dosen, pemberian nilai mahasiswa, penundaan nilai mata kuliah mahasiswa, sub-modul perwalian, sub-modul pembimbingan tugas akhir mahasiswa, lihat jadwal ujian dan jaga ujian, cetak nilai mahasiswa.
2.2.9 Modul Administrasi Dosen Modul ini adalah modul untuk mengelola dosen dan atributnya. Modul ini meliputi: pengelolaan jabatan organisasi, pengelolaan master dosen, setup honor per program, sub-modul honor dosen, rekapitulasi honor dosen, rekapitulasi kehadiran dosen, evaluasi dosen, perincian dosen pembimbing, dll.
2.2.10
Modul Mahasiswa
Modul ini adalah modul khusus untuk mahasiswa. Modul ini meliputi: lihat jadwal kuliah, lihat kalendar akademik, proses registrasi ulang mahasiswa, pengisian KRS, lihat KHS, lihat jadwal ujian, lihat riwayat Index Prestasi Kumulatif, riwayat mata kuliah yang telah diambil, lihat riwayat keuangan mahasiswa.
Hal. 8/29
2.2.11
Modul Alumni
Modul ini adalah modul untuk mengelola alumni. Modul ini meliputi: sub-modul pengelolaan alumni, statistik alumni, dll.
2.3
Ketergantungan Proses
SIAK dibangun berdasarkan alur proses bisnis yang saling bergantung dan membentuk siklus proses. Artinya setiap tugas/proses dalam suatu modul mungkin akan tergantung dari tugas/proses dari modul lain. Tugas/proses tersebut belum dapat dilakukan sebelum tugas/proses lain telah selesai. Contohnya adalah proses pembayaran oleh mahasiswa belum dapat dilakukan sebelum adanya registrasi ulang mahasiswa dan juga proses buka tahun akademik oleh Kepala Akademik. Alur proses setiap modul akan dijelaskan lebih lanjut dalam Bab 3.
Hal. 9/29
3
Alur Proses Bisnis SIAK
Dalam bab ini akan digambarkan alur proses bisnis dari SIAK . Alur proses bisnis yang akan digambarkan hanya dipilih yang paling pokok saja yang sangat berperan dalam menggambarkan proses bisnis SIAK secara keseluruhan. Dengan demikian pemahaman alur proses bisnis SIAK dapat dilakukan dengan mudah dan cepat tanpa perlu dijejali informasi yang tidak begitu penting.
3.1
Definisi
Berikut adalah definisi dari beberapa istilah yang sering digunakan dalam SIAK . 1. Tahun Akademik. Merupakan rentang waktu setahun dalam masa pendidikan. Biasanya 1 tahun akademik dibagi menjadi 2 periode pendidikan 6 bulanan (semester), tetapi ada juga yang membaginya menjadi 4 periode pendidikan 3 bulanan. 2. PMB. Singkatan dari Penerimaan Mahasiswa Baru. Merupakan suatu proses penerimaan mahasiswa mulai dari pendaftaran sampai dengan penerimaannya menjadi mahasiswa di perguruan tinggi. 3. NIM. Merupakan singkatan dari Nomer Induk Mahasiswa. Merupakan sistem penomoran untuk identifikasi mahasiswa. Sifatnya adalah unik untuk setiap mahasiswa. SIAK memiliki setup untuk sistem penomoran NIM. Dengan setup ini setiap fakultas dan jurusan dapat memiliki prefix NIM sendiri. Dengan demikian mahasiswa dapat dibedakan fakultas dan jurusannya hanya dari melihat NIM-nya. 4. IPS dan IPK. IPS merupakan singkatan dari Index Prestasi Semester. IPS merupakan nilai bobot rata-rata dari semua nilai mata kuliah yang diambil pada semester yang bersangkutan. Harap diperhatikan bahwa yang dirata-rata adalah bobotnya, bukan nilai sesungguhnya. IPK merupakan singkatan dari Index Prestasi Kumulatif. IPK merupakan nilai bobot rata-rata dari keseluruhan mata kuliah yang pernah diambil oleh mahasiswa yang bersangkutan. Mahasiswa dapat memperbaiki nilai IPK-nya dengan mengulang mata kuliah yang memiliki nilai kurang. IPS berperan menggambarkan prestasi mahasiswa tiap semester.
Hal. 10/29
Sedangkan IPK berperan menggambarkan prestasi mahasiswa secara keseluruhan. 5. Registrasi-ulang. Merupakan proses pendaftaran ulang mahasiswa. Biasanya berlangsung pada saat awal semester baru. Proses ini menyatakan bahwa mahasiswa yang bersangkutan adalah aktif dan siap melakukan kegiatan kemahasiswaan dan akademik. 6. Master Biaya. Setiap jurusan memiliki suatu set pos biaya dan potongan. Setiap angkatan mahasiswa juga dapat memiliki set biaya dan potongan sendiri tergantung pada kebijakan perguruan tinggi. Suatu set biaya dalam suatu master biaya berisi beberapa biaya-biaya yang harus dibayarkan oleh mahasiswa. Contohnya adalah Biaya Registrasi, Biaya BPP Pokok, Biaya BPP SKS, dan lain-lain. Sedangkan set potongan berisi beberapa potongan-potongan yang dapat mereduksi biaya mahasiswa. Contoh dari potongan ini misalnya: Beasiswa, Diskon, dll.
3.2
Tahun Akademik
Tahun Akademik adalah rentang waktu 1 tahun kegiatan akademik. Tahun akademik dapat terdiri dari 2 atau lebih periode kegiatan akademik. Periode akademik ini bisa 6 bulanan (semester), 4 bulanan (trimester) atau pun sesuai yang didefinisikan oleh perguruan tinggi. Setiap periode pendidikan ini memiliki waktu-waktu tertentu, biasanya dalam range, yang di dalamnya mensyaratkan suatu proses tertentu yang dilakukan oleh pelaku. Berikut ini adalah gambaran Tahun Akademik.
Gambar 3.1. Tahun Akademik
Hal. 11/29
3.2.1 Periode Kegiatan Akademik Periode kegiatan akademik atau periode pendidikan ini dapat memiliki rentang waktu 3 bulanan sampai dengan 6 bulanan (semester) tergantung definisi dari perguruan tinggi yang bersangkutan. Berikut adalah gambaran umum peta proses yang terjadi dalam kurun waktu periode pendidikan.
Gambar 3.2. Peta Kegiatan/Proses Per Periode Harap diperhatikan bahwa kegiatan dalam gambar 3.2 di atas adalah contoh dari peta kegiatan yang umum. Dalam arti, tidak menutup kemungkinan perguruan tinggi lain dapat memiliki peta kegiatan yang berbeda, baik kegiatannya mau pun rentang waktunya. Gambar 3.2 di atas adalah sebagai contoh dari kegiatan dalam 1 periode.
3.2.2 Proses Buka Periode Dalam setiap periode pendidikan perlu dilakukan proses buka periode. Proses ini dilakukan untuk membuat periode baru, menonaktifkan periode sebelumnya dan mengaktifkan periode yang baru. Dan juga untuk memproses semua data mahasiswa yang masih aktif sehingga dapat dilakukan proses registrasi-ulang. Proses registrasiulang ini membuat status mahasiswa yang bersangkutan menjadi aktif dan siap untuk melakukan kegiatan kemahasiswaan & akademiknya. Hal. 12/29
Gambar 3.3. Proses Buka Periode
3.2.3 Registrasi Ulang & Pengisian KRS Setelah periode baru aktif dan diproses, maka mahasiswa yang masih aktif dapat melakukan registrasi-ulang (her-registration). Dengan melakukan registrasi ulang, maka mahasiswa tersebut memiliki status aktif dan dapat melakukan kegiatan kemahasiswaan dan akademik.
Gambar 3.4. Registrasi Ulang, Pengisian KRS dan Perkuliahan
3.2.4 Pembayaran Setelah mengisi KRS, mahasiswa harus membayar beberapa pos biaya yang telah ditentukan oleh perguruan tinggi. Berikut adalah diagram Proses Pembayaran.
Hal. 13/29
Gambar 3.5. Pembayaran
3.2.5 Penjadwalan Kuliah Sebelum dilakukannya periode perkuliahan, perlu diadakan penjadwalah mata kuliah yang ditawarkan. Penjadwalan ini memerlukan beberapa tugas lain, yaitu konfirmasi kesediaan dosen pengampu, penjadwalan ruang dan mata kuliah. Setelah semuanya confirm, maka dapat dicetak SK Mengajar bagi dosen tersebut. Berikut ini digambarkan proses penjadwalan kuliah.
Gambar 3.6. Gambar Penjadwalan Pada proses penjadwalan ini SIAK akan memeriksa apakah ruang tersedia atau tidak. Jika ruang telah dipakai pada hari yang sama dan pada jam yang bersinggungan, maka SIAK akan menolak penjadwalan tersebut dan memberikan peringatan jadwal bentrok dengan mata kuliah lain. Demikian juga dengan dosen pengampu. Jadwal dosen tersebut akan diperiksa apakah bentrok dengan mata kuliah lain yang diampunya. Pemeriksaan oleh SIAK ini dilakukan secara otomatis.
Hal. 14/29
3.2.6 Penjadwalan Ujian Terdapat beberapa tipe ujian tergantung pada kebijakan perguruan tinggi. Secara umum ujian terdiri dari 2 periode, yaitu Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS). Setiap periode tersebut bisa saja memiliki periode Ujian Susulan.
Gambar 3.7. Penjadwalan Ujian Setiap penjadwalan ujian dilakukan pengecekan ruang yang akan dipakai. Dalam SIAK , pengecekan ketersedian ruang ini dilakukan secara otomatis dan akan menolak pemakaian ruang yang telah dipakai untuk ujian lain. Demikian pula dengan penjadwalan penjaga ujian. Pemeriksaan dilakukan secara otomatis sehingga akan menolak jadwal penjaga yang bentrok dengan jadwal lain.
3.2.7 Penilaian Ujian Penilaian hasil ujian dilakukan oleh dosen pengampu. Biasanya ada kebijakan yang menentukan bahwa mahasiswa berhak ikut ujian jika persentase kehadiran kuliahnya lebih dari 75%. Tetapi ada juga yang mensyaratkannya tidak dalam bentuk persentase, melainkan dalam bentuk berapa hari ketidakhadiran mahasiswa yang dapat ditolerir. Misalnya adalah jumlah maksimal ketidakhadiran mahasiswa adalah 5 kali dari total perkuliahan.
Gambar 3.8. Penilaian Ujian Hal. 15/29
Walau pun dosen yang memeriksa jawaban ujian mahasiswa, tetapi kadang dalam prakteknya staff akademiklah yang memasukkan nilai ujian tersebut ke SIAK .
3.2.8 Proses Tutup Periode Tiap periode kegiatan akademik yang telah selesai dilalui wajib untuk ditutup. Fungsinya adalah memproses data akademik dan keuangan mahasiswa yang aktif dalam periode tersebut. Proses data ini misalnya: Proses IPS dan IPK mahasiswa, Rekap IPS dan IPK mahasiswa dalam suatu fakultas/jurusan, rekap hutang-piutang mahasiswa, dll. Proses ini penting dilakukan karena banyak proses-proses lain yang tergantung pada proses ini. Pada saat proses pembukaan periode baru, memang periode lama akan otomatis diset sebagai periode yang tidak aktif, tetapi proses pembukaan ini hanya mengeset statusnya saja tanpa melakukan proses-proses lain penutupan. Sehingga dengan demikian Proses Buka Periode tidak dapat secara langsung menggantikan Proses Tutup Periode.
3.3
Penerimaan Mahasiswa Baru
Penerimaan Mahasiswa Baru adalah modul yang mengelola proses penerimaan mahasiswa baru. Biasanya proses ini dilakukan satu kali setahun. Tetapi beberapa perguruan tinggi menerima dan melakukan pendaftaran mahasiswa baru sampai 4 kali.
Gambar 3.9. Penerimaan Mahasiswa Baru
Hal. 16/29
3.3.1 Pendaftaran PMB Adalah suatu kurun waktu dimana perguruan tinggi menerima pendaftaran calon mahasiswa. Pendaftaran ini kadang kala mensyaratkan suatu kondisi dan syarat tertentu, misalnya pendaftar harus melampirkan ijazah legalisir, Surat Kelakuan Baik, Surat Sehat dan Tidak Buta Warna, dll.
Gambar 3.10. Pendaftaran PMB
3.3.2 Test Masuk Sebelum pendaftar diterima menjadi mahasiswa, maka perlu diadakan test masuk terlebih dahulu. Test ini bisa dalam bentuk test tertulis atau pun test wawancara.
Gambar 3.11. Test Masuk
3.3.3 Proses Penerimaan Proses penerimaan merupakan proses yang melakukan penerimaan peserta PMB menjadi mahasiswa. Biasanya terdapat kondisi atau persyaratan tertentu yang menjadi kriteria sehingga peserta PMB menjadi layak untuk diterima sebagai mahasiswa. SIAK memiliki fasilitas yang mendaftarkan kondisi dan persyaratan PMB sehingga menjadi petunjuk penerimaan mahasiswa baru. Selain itu penerimaan juga mensyaratkan nilai tertentu dalam test masuk. SIAK memiliki fitur yang melakukan proses penerimaan secara Hal. 17/29
otomatis berdasarkan nilai dengan batas minimal. Sehingga dengan demikian calon mahasiswa yang memiliki nilai di atas batas minimal akan dinyatakan diterima.
Gambar 3.12. Proses Penerimaan Proses Penerimaan ini juga sekaligus mendaftarkan calon yang lulus menjadi mahasiswa perguruan tinggi. Mahasiswa yang diterima akan diberikan NIM (Nomer Induk Mahasiswa) yang diciptakan secara otomatis. Sebagai catatan: SIAK memiliki setup NIM sehingga perguruan tinggi dapat mengatur format penomoran NIM. Setelah Proses Penerimaan ini, staff PMB dapat mencetak daftar mahasiswa yang diterima yang kemudian dipublikasikan.
3.3.4 Langkah Selanjutnya Selanjutnya mahasiswa yang telah diterima mengikuti siklus perguruan tinggi seperti mahasiswa lain, yaitu mengikuti proses registrasi ulang, pembayaran, mengisi KRS, dan lain-lain. Dalam proses pengisian KRS, jumlah SKS yang boleh diambil adalah tergantung pada nilai IPS (Index Prestasi Semester) semester lalu mahasiswa. Tetapi karena mahasiswa baru belum memiliki nilai IPS semester lalu, maka jumlah maksimal SKS yang boleh diambil mengikuti nilai default. Nilai default ini mungkin berbeda untuk tiap perguruan tinggi, tiap fakultas mau pun tiap jurusan. SIAK memiliki setup nilai default sampai level jurusan.
3.4
Keuangan Mahasiswa
Dalam Sub-bab ini akan dijelaskan mengenai modul keuangan dalam SIAK . Diharapkan Modul Keuangan dapat seluwes mungkin dengan desain konsep yang terbaik.
Hal. 18/29
3.4.1 Konsep Keuangan Mahasiswa SIAK diharapkan memiliki desain arsitektur software yang luwes, terutama dalam modul keuangan. Hal ini dimaksudkan agar SIAK dapat digunakan di lebih banyak model keuangan di perguruan tinggi di Indonesia. Pada prinsipnya, SIAK menggunakan konsep adanya Master Biaya. Master Biaya ini merupakan template yang melekat pada data mahasiswa sehingga setiap mahasiswa memiliki set biaya yang sesuai dengan yang telah ditentukan.
3.4.2 Master Biaya SIAK memiliki fasilitas Master Biaya. Master Biaya adalah suatu template data beberapa biaya yang harus dibayarkan mahasiswa dan beberapa potongan yang bisa didapatkan oleh mahasiswa. Dengan adanya master biaya ini, secara otomatis dapat dilakukan pendaftaran biaya-biaya yang harus dibayarkan mahasiswa berdasarkan kesesuaian kondisi dan syarat tertentu yang telah didefinisikan. Demikian juga dengan potonganpotongan yang bisa diterima, mahasiswa dapat menerimanya secara otomatis berdasarkan kesesuaian kondisi dan syarat tertentu yang telah didefinisikan. Master Biaya ini adalah luwes, sehingga perguruan tinggi dapat menambahkan atau mengurangi set biaya dan set potongan sesuai kebijakannya. Demikian juga set biaya dan potongan tersebut hanya akan dikenakan pada mahasiswa yang sesuai dengan kondisi dan syarat tertentu yang telah didefinisikan. Kondisi dan syarat tersebut misalnya: Mahasiswa dengan Fakultas/Jurusan/Program tertentu, Mahasiswa dengan Status tertentu (Aktif, Pasif, Cuti, Drop-out, Lulus, dll), Mahasiswa dengan Status Awal tertentu (Baru, Pindahan, dll), Mahasiswa dengan Status Potongan tertentu (Beasiswa, Beasiswa Prestasi, Subsidi, Karyawan Perguruan Tinggi, Karyawan Group Usaha, dll). Secara lebih detail dan teknis, Master Biaya memiliki beberapa properti yang menentukan bagaimana biaya-biaya dan potongan-potongan tersebut akan dikenakan kepada mahasiswa. Dengan men-set beberapa properti tersebut, maka kita dapat menentukan sifat dari biaya-biaya dan potongan-potongan tersebut dan bagaimana cara pengenaannya kepada mahasiswa. Berikut ini adalah beberapa properti tersebut:
Hal. 19/29
1. Saat Penarikan. Biaya-biaya dan potongan-potongan dapat ditentukan kapan akan dikenakan kepada mahasiswa. Apakah pada awal masuk, saat matrikulasi, tiap semester/ cawu, saat lulus, atau dimasukkan secara manual, dll. 2. Pengenaan Denda. Biaya yang terlambat dibayarkan apakah dapat dikenakan denda? Batas akhir pembayaran ditentukan oleh modul Kalendar Akademik. 3. Otomatisasi Penarikan. Penarikan dapat dilakukan secara otomatis. Jika properti otomatis ini diset, maka biaya-biaya dan potongan-potongan akan ditambahkan secara otomatis ketika dilakukan Proses Buka Periode. 4. Dikenakan Bagi Mahasiswa dengan Fakultas, Jurusan, Program Tertentu. Biaya dapat hanya dikenakan bagi mahasiswa dengan Fakultas, Jurusan, atau pun Program tertentu. 5. Dikenakan Bagi Mahasiswa dengan Status Tertentu. Biaya dan potongan hanya dikenakan kepada mahasiswa dengan Status tertentu. Jika tidak diset, maka biaya dan potongan berlaku untuk semua Status Mahasiswa. Contoh status mahasiswa adalah: Aktif, Pasif, Cuti, dll. 6. Dikenakan Bagi Mahasiswa dengan Status Awal Tertentu. Biaya dan potongan hanya dikenakan bagi mahasiswa dengan Status Awal tertentu. Jika tidak diset, maka biaya dan potongan berlaku bagi semua status awal mahasiswa. Contoh status awal mahasiswa: Baru, Pindahan, dll. 7. Dikenakan Bagi Mahasiswa dengan Status Potongan Tertentu. Biaya dan potongan hanya dikenakan bagi mahasiswa dengan status potongan tertentu. Jika tidak diset, maka biaya dan potongan berlaku bagi semua status potongan. Contoh status potongan: Beasiswa, Beasiswa Prestasi, Karyawan Perguruan Tinggi, Karyawan Group Usaha, dll. 8. Penggunaan Script External. Jika diset, maka ketika proses Buka Periode Keuangan, SIAK akan menjalankan script yang ditunjuk.
3.4.3 Proses dalam Keuangan Terdapat beberapa proses dalam pengelolaan keuangan mahasiswa. Proses-proses ini akan dijelaskan lebih lanjut dalam sub-bab selanjutnya. Secara ringkas proses-proses tersebut adalah:
Hal. 20/29
1. Proses Buka Periode Keuangan 2. Penerimaan Pembayaran 3. Penutupan Periode Keuangan 4. Administrasi Sistem Keuangan
3.4.4 Proses Buka Periode Keuangan Setelah proses Buka Tahun Akademik, bagian keuangan akan memproses Buka Periode Keuangan. Proses ini akan mendaftarkan semua biaya dan potongan bagi setiap mahasiswa yang telah aktif dalam kegiatan kemahasiswaan dan akademik. Setelah itu mahasiswa dapat melihat berapa biaya yang harus dia bayarkan dan berapa potongan yang dia dapatkan.
3.4.5 Penerimaan Pembayaran Bagian keuangan akan menerima pembayaran yang dilakukan oleh mahasiswa. Bagian keuangan dapat melihat berapa jumlah yang harus dibayarkan oleh mahasiswa dan berapa potongannya. Penerimaan pembayaran ini memiliki rentang waktu tertentu sesuai dengan yang telah ditentukan di Kalendar Akademik. Pembayaran yang terlambat tetap akan diterima tapi mungkin akan dikenakan denda sesuai yang telah ditetapkan.
3.4.6 Penutupan Periode Keuangan Proses ini akan menutup data keuangan mahasiswa. Dalam proses ini juga akan membuat rekap terhadap hutang dan piutang mahasiswa, rekap penerimaan dan pengeluaran terhadap mahasiswa, dll.
3.4.7 Administrasi Sistem Keuangan Dalam operasional sehari-harinya, bagian keuangan harus didukung setup sistem keuangan. Setup ini misalnya setup Master Biaya, setup pelaporan, dll. Setup-setup ini harus telah diset sebelum pelaksanaan operasional harian SIAK .
Hal. 21/29
3.5
Program Member Get Member
SIAK memiliki modul Member Get Member. Modul ini mengakomodasi program Member Get Member yang diadakan oleh perguruan tinggi dalam rangka menjaring mahasiswa baru. Program ini merupakan bentuk kerja sama pemasaran antara perguruan tinggi dengan pihak ketiga dalam rangka menjaring mahasiswa baru. Seseorang atau pun lembaga dari pihak ketiga merekomendasikan calon mahasiswa untuk mendaftar ke perguruan tinggi yang bersangkutan. Setiap mahasiswa dari rekomendasi pihak ketiga yang lulus test, diterima dan menjadi mahasiswa di perguruan tinggi, maka pihak ketiga tersebut akan mendapatkan honor. Modul Member Get Member ini terdiri dari beberapa sub-modul, yaitu: 1. Administrasi Anggota Program Member Get Member 2. Setup Honor Member Get Member 3. Laporan Mahasiswa Program Member Get Member 4. Laporan Honor Program Member Get Member
3.5.1 Administrasi Anggota Program Member Get Member Merupakan modul yang mengelola data pihak ketiga yang ikut berpartisipasi dalam program Member Get Member. Anggota yang tidak aktif atau tidak lagi ikut berpartisipasi dalam program ini dapat dinonaktifkan. Tetapi jika kelak anggota tersebut ingin ikut lagi berpartisipasi, maka data anggota dapat diaktifkan kembali.
3.5.2 Setup Honor Member Get Member Merupakan modul yang mengelola besaran honor yang akan diberikan kepada anggota program yang berhasil merekomendasikan mahasiswa yang diterima menjadi mahasiswa perguruan tinggi. Besaran ini dapat berbeda untuk setiap Fakultas, Jurusan mau pun Program. Perbedaan besaran honor ini sangat tergantung dengan kebijakan perguruan tinggi.
Hal. 22/29
3.5.3 Laporan Mahasiswa Program Member Get Member Merupakan pencetakan laporan mahasiswa yang terdaftar dari rekomendasi anggota Program Member Get Member yang berhasil lulus test dan diterima perguruan tinggi. Dengan demikian mahasiswa dan anggota program yang merekomendasikannya dapat mengetahui penerimaan mahasiswa yang bersangkutan.
3.5.4 Laporan Honor Program Member Get Member Dapat dilakukan rekapitulasi honor dari Program Member Get Member yang berhasil. Laporan yang dihasilkan dapat berdasarkan anggota program mau pun per Fakultas, Jurusan atau pun Program.
Hal. 23/29
4
Inventarisasi Modul SIAK versi 0.9
Dalam bab ini akan diiventarisasi semua modul dan sub-modul dalam SIAK versi 0.9. Mungkin daftar ini akan berbeda sesuai dengan perkembangan versi SIAK .
4.1
Pendahuluan
SIAK saat ini telah mencapai versi 0.9. Terdapat berbagai kelebihan dan penambahan feature pada versi ini. Selain itu juga lebih banyak perbaikan atas bugs yang hadir dalam versi sebelumnya. Perbaikan script kode juga dilakukan untuk performa yang lebih baik. Beberapa gaya penampilan antarmuka juga telah diperbaiki untuk performa dan juga tampilan yang lebih baik.
4.2
Daftar Modul & Sub-Modul
Berikut adalah daftar Modul dan Sub-Modul standar dari SIAK . Daftar ini dapat berubah sewaktu-waktu sesuai dengan versi SIAK yang baru. Penyajian dilakukan dengan pengurutan berdasarkan judul Modul & Sub-modul, bukan berdasarkan penting-tidaknya.
1. Modul Administrasi Dosen •
00 Jabatan Organisasi
•
00 Master Dosen
•
00 Setup Honor per Program
•
01 Honor Dosen
•
02 Rekapitulasi Honor Dosen
•
03 Rekap Kehadiran Dosen
•
04 Evaluasi Dosen
•
R- Perincian Dosen Pembimbing
Hal. 24/29
2. Modul Akademik •
00 Kalendar Akademik
•
00 Status Mahasiswa
•
01 Penjadwalan Kuliah
•
02 KRS Mahasiswa
•
03 Absensi
•
04 Tunda Mata Kuliah
•
05 Jadwal Ujian
•
06 Tugas Akhir
•
07 Kelulusan Mahasiswa
•
09 Buat File Nilai untuk Dosen
•
R- Cetak Formulir Absensi
•
R- Cetak Ijazah
•
R- Cetak Kartu Hasi Studi
•
R- Cetak Kartu Mahasiswa
•
R- Cetak Kartu Penyetaraan
•
R- Cetak Nilai Mahasiswa
•
R- Cetak Pengawas Ujian
•
R- Cetak Transkrip Nilai
•
R- Cetak Transkrip Sementara
•
R- Kartu Realisasi Perkuliahan
•
R- Laporan Kehadiran Mahasiswa
3. Modul Alumni •
00 Pengelolaan Alumni
•
01 Statistik Alumni
Hal. 25/29
4. Modul Dosen •
00 Jadwal Mengajar
•
01 Nilai Mahasiswa
•
02 Tunda Nilai Mata Kuliah Mahasiswa
•
03 Perwalian
•
04 Bimbingan Tugas Akhir
•
R0 Jadwal Jaga Ujian
•
R1 Cetak Nilai Mahasiswa
5. Modul Kepala Akademik •
01 Kurikulum
•
02 Tahun Akademik
•
03 Mata Kuliah per Semester
•
04 Mata Kuliah per Jenis
•
05 Prasyarat Mata Kuliah
•
06 Maksimum SKS
•
07 Dispensasi KRS
•
08 Edit Mata Kuliah Mahasiswa
•
09 Password Dosen untuk File Nilai
•
10 Master Penyetaraan
•
11 Rekap Data Mahasiswa
•
12 Monitor IPK/IPS Mahasiswa
•
R- Surat Keputusan Mengajar
6. Modul Keuangan •
+ Setup Laporan Kewajiban
•
+ Setup Master BPP Pokok
Hal. 26/29
•
+ Setup Program BPP Pokok
•
00 Master Biaya
•
01 Master Keuangan Mahasiswa
•
02 Proses Keuangan
•
03 Balance Keuangan Mahasiswa
•
R1 Laporan Mahasiswa Belum Lunas
•
R2 Laporan Kewajiban Mahasiswa
•
R3 Laporan Penerimaan
7. Modul Mahasiswa •
00 Jadwal Kuliah
•
00 Kalendar Akademik
•
01 Registrasi Ulang Mahasiswa
•
02 Kartu Rencana Studi (KRS)
•
03 Kartu Hasil Studi (KHS)
•
04 Jadwal Ujian
•
05 Index Prestasi Kumulatif
•
06 Daftar Mata Kuliah yang Telah Diambil
•
07 Keuangan Mahasiswa
8. Modul Master •
00 Identitas Perguruan Tinggi
•
00 Master Nilai
•
00 Master-master
•
00 Struktur Organisasi
•
01 Kampus
•
02 Fakultas & Jurusan
Hal. 27/29
•
03 Program/Kelas
•
04 Ruang Kelas
•
06 Master Mahasiswa
•
07 Jenis Mata Kuliah
•
08 Setup Prefix NIM
•
09 Jenis Pembayaran
•
10 Setup Ijazah
•
11 Master Tanda Tangan
9. Modul Penerimaan Mahasiswa Baru •
00 Check List Persyaratan Penerimaan
•
00 Kosongkan Tabel PMB
•
00 Prefix Aktif PMB
•
01 Biaya Pendaftaran
•
02 Pendaftaran Mahasiswa
•
03 Daftar Mahasiswa Baru
•
04 Member: Get Member
•
05 Honor Member Get Member
•
06 Masukkan Nilai Test Masuk
•
07 Proses Penerimaan
•
08 Pembatalan Penerimaan
•
R0 Laporan Pembayaran PMB
•
R1 Laporan Belum Bayar PMB
•
R2 Laporan Mahasiswa Get Member
•
R3 Honor Program MGM
•
R4 Data Penerimaan Mahasiswa
•
St1 Statistik Pendaftaran per Program
Hal. 28/29
•
St2 Statistik Pendaftaran per Asal Sekolah
10.Modul Sistem •
00 Administrasi Modul
•
00 Daftar Modul Standar
•
00 Daftar Modul Tambahan
•
00 Group Modul
•
01 Administrasi User Admin
•
02 Administrasi User Karyawan
•
03 Administrasi User Dosen
•
04 Administrasi User Mahasiswa
•
05 Report Manager
•
X Hapus File-file Temporary
Hal. 29/29
