DESAIN SISTEM INFORMASI PADA VALUE CHAIN USAHA GULA MERAH TEBU (STUDI KASUS PADA PRODUSEN DAN DISTRIBUTOR GULA MERAH TEBU UD. LANGGENG SARI KUDUS)

DESAIN SISTEM INFORMASI PADA VALUE CHAIN USAHA GULA MERAH TEBU (STUDI KASUS PADA PRODUSEN DAN DISTRIBUTOR GULA MERAH TEBU UD. LANGGENG SARI KUDUS)

Oleh: PIPIT ARTA WIDHIANTO NIM : 232007142

SKRIPSI Diajukan Kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis Guna Memenuhi Dari Persyaratan-Persyaratan Untuk Mendapatkan Gelar Sarjana Ekonomi FAKULTAS

: EKONOMIKA DAN BISNIS

PROGRAM STUDI : AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA 2013

i

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA Jalan Diponegoro 52-60 (0298) 21212, 311881 Telex 22364 ukswsa in Salatiga 50711 – Indonesia Fax. (0298) - 21433

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI yang bertanda tangan dibawah ini : Nama : Pipit Arta Widhianto NIM : 232007142 Program Studi : AKUNTANSI Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skripsi, Judul

:

DESAIN SISTEM INFORMASI PADA VALUE CHAIN USAHA GULA MERAH TEBU (STUDI KASUS PADA PRODUSEN DAN DISTRIBUTOR GULA MERAH TEBU UD. LANGGENG SARI KUDUS) Pembimbing : ELISABETH PENTI K. SE, M.Ak Tanggal di uji : 23 AGUSTUS 2013 adalah benar-benar hasil karya saya Di dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan atau gagasan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau symbol yang saya akui seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga, termasuk pencabutan gelar kesarjanaan yang telah saya peroleh.

Salatiga, 16 Agustus 2013 Yang memberi pernyataan,

Pipit Arta Widhianto ii

DESAIN SISTEM INFORMASI PADA VALUE CHAIN USAHA GULA MERAH TEBU (STUDI KASUS PADA PRODUSEN DAN DISTRIBUTOR GULA MERAH TEBU UD. LANGGENG SARI KUDUS)

Oleh : PIPIT ARTA WIDHIANTO NIM : 232007142 SKRIPSI Diajukan kepada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Memenuhi Sebagian Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi FAKULTAS : EKONOMIKA DAN BISNIS PROGRAM STUDI : AKUNTANSI

Disetujui oleh :

ELISABETH PENTI K. SE, M.Ak Pembimbing

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA 2013

iii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas anugerah dan berkat-Nya yang begitu besar, sehingga penulis berhasil menyelesaikan penulisan skripsi ini. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada beberapa pihak yang telah memberi dukungan dan bimbingan, terutama dengan arahan yang baik dalam menyelesaikan skripsi ini. Skripsi yang berjudul “Desain Sistem Informasi pada Value Chain Usaha Gula Merah Tebu (Studi Kasus : Produsen dan Distributor Gula Merah Tebu UD. Langgeng Sari Kudus)” ini dibuat dengan tujuan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam mencapai gelar Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi di Universitas Kristen Satya Wacana. Pemilihan judul tersebut dikarenakan penulis ingin memberikan rekomendasi kepada UD. Langgeng Sari untuk sistem informasi pada aktivitas value chainnya lebih mengacu kepada teknologi dalam usahanya seperti penggunaan mesin pada proses produksi dan sistem pengolahan data secara terkomputerisasi. Akhir kata, penulis menyadari penulisan skripsi ini belum sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan adanya masukan berupa kritik maupun saran untuk penyempurnaan penulisan skripsi ini. Penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana dan berbagai pihak yang membutuhkan.

Salatiga, Agustus 2014

iv

ABSTRACT

This research is aimed to analysis of information systems on the business value chain sugar cane belongs to UD. Langgeng Sari Kudus and maked design value chain information system . The design will include the recommendations made documents to support business activities, especially in the value chain activities, recommendations computerized data processing systems, and recommendations for production processes by using machines. The research methods to conduct surveys and research to observe directly on the object that is the object of the research taking UD. Langgeng Sari Kudus. Data source use the primary data source through direct interviews with owners of UD. Langgeng Sari Kudus on the flow of activities of the value chain (value chain) ranging from the supply of raw materials, production processes sugar cane, and distribution of the costumer’s company. Whereas the secondary data source company profile UD. Langgeng Sari Kudus, as well as the organizational structure of the documents related to the value chain activities of UD. Langgeng Sari Kudus. The results of this study concluded that for the system information contained in the UD. Langgeng Sari. There is a weakness still lasting when seen from the activities of the value chain. Weaknesses can be seen, among other documents held on UD. Langgeng Sari yet support for the activities of the business activity, production processes still rely on human labor that impact on the lack of effectiveness and efficiency. And for the data processing, UD. Langgeng Sari is still using the manual system and not computerized. By looking at the current business activity of UD. Langgeng Sari, they need for making such recommendations are more specific documents to support the business activities of UD. Langgeng Sari, using machine production to support business activities as well as computerized data processing systems.

Keywords : information system, value chain

v

SARIPATI Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis sistem informasi pada value chain usaha gula merah tebu milik UD. Langgeng Sari Kudus yang sedang berjalan dan membuat desain Sistem Informasi value chain pada usaha gula merah tebu di UD. Langgeng Sari. Metode penelitian dengan melakukan survey dan mengamati langsung pada objek penelitian yaitu dengan mengambil obyek penelitian UD. Langgeng Sari Kudus. Sumber data menggunakan sumber data primer yaitu melalui wawancara langsung dengan pemilikUD. Langgeng Sari mengenai alur aktivitas rantai nilai (value chain) mulai dari pasokan bahan baku, proses produksi gula merah tebu, sampai dengan distribusi kepada perusahaan pelanggan.sedangkan sumber data sekunder berupa data company profile UD. Langgeng Sari Kudus, struktur organisasi serta dokumen yang terkait dengan aktivitas value chain UD. Langgeng Sari Kudus. Hasil penelitian ini menyimpulkan bahwa untuk sistem informasi yang terdapat di UD. Langgeng masih masih terdapat kelemahan apabila dilihat dari aktivitas value chain. Kelemahan tersebut dapat dilihat, antara lain pada dokumen yang dimiliki UD. Langgeng Sari belum mendukung untuk kegiatan aktivitas bisnis, proses produksi masih mengandalkan tenaga manusia yang berdampak pada kurangnya efektifitas dan efisiensi. Dan pengolahan data, UD. Langgeng Sari masih menggunakan dengan sistem manual dan belum terkomputerisasi. Dengan melihat aktivitas bisnis UD. Langgeng Sari yang sekarang ini, perlu adanya rekomendasi seperti pembuatan dokumen yang lebih spesifik untuk mendukung aktivitas bisnis UD. Langgeng Sari, menggunakan mesin produksi untuk menunjang aktivitas bisnis serta sistem pengolahan data secara terkomputerisasi.

Kata Kunci : Sistem Informasi, Rantai Nilai (Value Chain)

vi

UCAPAN TERIMA KASIH Puji syukur penulis kepada Tuhan Yesus Kristus, yang oleh karena kasih dan hikmatnya, kertas kerja penulis yang berjudul ”Desain Sistem Informasi pada Value Chain Usaha Gula Merah Tebu” telah dapat diselesaikan dengan baik. Pada kesempatan yang membahagiakan ini, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih dan rasa hormat kepada pihak antara lain kepada: 1. Keluarga penulis, Bapak, Ibu dan adik-adik yang telah memberikan cinta, semangat dan kasih sayang kepada penulis, serta mendukung selama perkuliahan, maupun saat penulisan skripsi ini. 2. Ibu Elisabeth Penti K. SE, M.Ak selaku dosen pembimbing yang telah memberi banyak inspirasi, ide, saran, dan kritik selama penyusunan kertas kerja ini. 3. Bapak Hari Sunarto, SE., MBA., Ph.D., selaku dekan Fakultas Ekonomika dan Bisnis, serta Supatmi SE., Akt., M.Ak., selaku wali studi yang telah membantu penulis selama proses perkuliahan hingga selesainya kertas kerja ini. 4. Bapak Sutrisno selaku pemilik UD. Langgeng Sari Kudus yang telah membantu dan memperbolehkan penulis untuk melakukan penelitian di tempat usaha. 5. Seluruh staf pengajar dan staf tata usaha Fakultas Ekonomika dan Bisnis UKSW yang sudah membimbing selama masa perkuliahan penulis, serta penyusunan skripsi ini secara langsung maupun tidak langsung. 6. Pacarku tersayang, Raden Ajeng Rafaela Florentina Risa “Icha” Noviana Kusumaningrum yang selalu mendoakan dan memberi semangat penulis dalam pengerjaan skripsi. 7. Sahabat-sahabat serta saudara seiman yang saya kasihi : Keluarga dan sahabat di Gereja HOPE Salatiga, Ko Sandy dan keluarga, dedy, Yanuar yang sudah lulus

vii

duluan, cik lily, cik Lilyana “Ulil” Darmawan, kak dosen Jasson, dan saudarasaudaraku yang tidak dapat disebutkan satu persatu

8. Keluarga angkat di Salatiga yang dikasihi dan selalu diberkati Tuhan,Om Tjojopoerjono, Ko Yohanes, Cik Dina, dan nyo2 Nuel yang mendoakan dan men”support” selalu dalam pengerjaan skripsi penulis.

9. Keluarga Teater TiLaR UKSW yang saya kasihi : Rian ”Kebo” yang telah merelekan kamarnya untuk transit dan tempat menginap, Gaby “babi”, Mas Alex, Mas Ferry, Pingky, Icha “kentir”, dan Keluarga Teater TiLaR yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang selalu setia menghibur dan men “support” penulis dalam pengerjaan skripsi.

viii

DAFTAR ISI Halaman Judul .............................................................................................................

i

Surat Pernyataan Keaslian Kertas Kerja ......................................................................

ii

Halaman Persetujuan/Pengesahan ...............................................................................

iii

Abstract

.....................................................................................................................

iv

Saripati

.....................................................................................................................

v

Kata Pengantar .............................................................................................................

vi

Ucapan Terima Kasih ..................................................................................................

vii

Daftar isi .....................................................................................................................

ix

Daftar Gambar ..............................................................................................................

xii

Bab I Pendahuluan .......................................................................................................

1

1.1 Latar Belakang Masalah ............................................................................

1

Bab II Kerangka Teoritis ..............................................................................................

6

2.1 Definisi Konsep ..........................................................................................

6

2.1.1

Sistem Informasi ........................................................................

6

2.1.2

Value Chain ................................................................................

8

Bab III Metode Penelitian .............................................................................................

11

3.1 Metodologi Penelitian .................................................................................

11

3.2 Sumber Data................................................................................................

11

3.3 Langkah-langkah Analisis ..........................................................................

12

Bab IV Analisis dan Bahasan ….………………………………………………….... 4.1

Profil Perusahaan ……………………………………………………..

4.2

Struktur Organisasi

4.3

Sistem Informasi Value Chain UD. Langgeng Sari Kudus …………...

13 14

17

4.3.1 Aktivitas Value Chain Yang Menggambarkan Aktivitas Inbound Sampai Dengan Outbound UD. Langgeng Sari

.....................................…………………. ix

18

4.3.2 Layout aktivitas UD. Langgeng Sari Mulai Dari Pasokan Bahan Baku Sampai Dengan Pengiriman Barang Jadi Kepada Pelanggan………………………………...

23

4.3.3 Analisis value chain UD. Langgeng Sari ……………………...

26

4.3.4 Flowchart yang menggambarkan arus dokumen UD. Langgeng Sari -

Aktivitas Pemasok Bahan Baku dengan Gudang Bahan Baku ……………………………………………

-

Aktivitas Gudang Bahan Baku dengan Bagian Produksi ………………………………………..

-

-

27

30

Aktivitas bagian produksi dengan gudang barang jadi a.

Pencatatan Barang Jadi ………………………...

33

b.

Barang Kadaluwarsa …………………………...

34

Aktivitas Gudang Barang Jadi dengan Pelanggan Akhir a.

Pengiriman Barang Jadi Kepada Pelanggan ......

37

b.

Retur Dari Pelanggan …………………………..

38

4.3.5 Dokumen Pendukung Alur Aktivitas Value Chain UD. Langgeng Sari …………………………………………………. 4.4

41

Rekomendasi Sistem Informasi Value Chain UD. Langgeng Sari ……………………………………………………..

44

Rekomendasi Struktur Organisasi UD. Langgeng Sari…………………

45

4.4.1 Rekomendasi aktivitas Value Chain UD. Langgeng Sari ...........

50

4.4.2 Rekomendasi Layout aktivitas UD. Langgeng Sari Mulai Dari Pasokan Bahan Baku Sampai Dengan Pengiriman Barang Jadi Kepada Pelanggan …………………………………

56

4.4.3 Rekomendasi Analisis Value Chain UD. Langgeng Sari ………………………………………………….

58

4.4.4 Rekomendasi Flowchart Yang Menggambarkan Arus Dokumen UD. Langgeng Sari -

Alur Aktivitas Pemasok Bahan Baku dengan Gudang Bahan Baku UD. Langgeng Sari ...................................... x

60

-

Alur Aktivitas Gudang Bahan Baku dengan Lantai Produksi …………………………………………………...

-

62

Alur Aktivitas Lantai Produksi dengan Gudang Barang Jadi

-

a. Pengemasan Barang Jadi ……………………………….

65

b. Barang Jadi yang Kadaluwarsa ………………………...

67

Alur Aktivitas Gudang Barang Jadi UD. Langgeng Sari dengan Pelanggan a. Pengiriman Barang Jadi Kepada Pelanggan ..................

71

b. Retur Dari Pelanggan …………………………………...

73

4.4.5 Rekomendasi Dokumen Pendukung Alur Aktivitas Value Chain UD. Langgeng Sari ………………………………………

78

BAB V Penutup …………………………………………………………………………

95

5.1 Kesimpulan ………………………………………………………………...

95

5.2 Saran ……………………………………………………………………….

96

Daftar Pustaka …………………………………………………………………………..

97

Daftar Pertanyaan ……………………………………………………………………….

99

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Analisis Permasalahan Value Chain UD. Langgeng Sari ………………….

3

Gambar.2 Alur Aktivitas Value chain UD. Langgeng Sari ……………………………

4

Gambar 3. Value Chain ………………………………………………………………………...

9

Gambar 4. value chain menurut Romney and Steinbart ...............................................

9

Gambar 5. Struktur Organisasi UD. Langgeng Sari ………………………………….

14

Gambar 6. Alur aktivitas Value Chain UD. Langgeng Sari ………………………….

17

Gambar 7. Layout UD. Langgeng Sari Kudus ………………………………………..

23

Gambar 8. Analisis Value Chain UD. Langgeng Sari ………………………………..

26

Gambar 9. Flowchart Pembelian Bahan Baku ……………………………………….

27

Gambar 10. Flowchart Permintaan Bahan Baku Untuk Proses Produksi …………...

30

Gambar 11. Flowchart Pencatatan Barang Jadi ………………………………………

33

Gambar 12. Flowchart Pencatatan Produk Kadaluwarsa …………………………….

34

Gambar 13. Flowchart Pengiriman dan Penjualan Barang Jadi Kepada Pelanggan UD. Langgeng Sari ……………………………………

37

Gambar 14. Flowchart Retur Barang Jadi ………………………………………………

38

Gambar 15. Dokumen Pesanan Pelanggan ……………………………………………..

41

Gambar 16. Dokumen Laporan Hasil Produksi ………………………………………..

42

Gambar 17. Surat Jalan ………………………………………………………………….

43

Gambar 18. Nota Penjualan ……………………………………………………………..

43

Gambar 19. Rekomendasi Struktur Organisasi UD. Langgeng Sari …………………….

45

Gambar 20. Rekomendasi Layout UD. Langgeng Sari ………………………………….

56

Gambar 21. Rekomendasi Sistem Informasi Value Chain UD. Langgeng Sari ………...

59

Gambar 22. Flowchart Rekomendasi Pembelian Bahan Baku ………………………….

60

Gambar 23. Flowchart Rekomendasi Proses Produksi ………………………………….

62

Gambar 24. Flowchart Rekomendasi Pengiriman Hasil Produksi xii

ke Gudang Barang Jadi ……………………………………………………… Gambar 25. Flowchart Rekomendasi Barang yang Kadaluwarsa ………………………

65 67

Gambar 26. Flowchart Rekomendasi Pengiriman dan Penjualan Barang Jadi Kepada Pelanggan …………………………………………………………..

71

Gambar 27. Flowchart Rekomendasi Retur dari pelanggan ……………………………..

73

Gambar 28. Form Penerimaan Bahan Baku ………………………………………………

77

Gambar 29. Jadwal Rencana Produksi ……………………………………………………

78

Gambar 30. Form Daftar Pemesan ……………………………………………………….

79

Gambar 31. Memo Permintaan Bahan Baku …………………………………………….

80

Gambar 32. Form Pengeluaran Bahan Baku …………………………………………….

81

Gambar 33. Form Laporan Produksi dan Pemakaian Bahan Baku ……………………..

82

Gambar 34. Form Laporan Produk Jadi Setelah Dikemas ………………………………

84

Gambar 35. Form Produk Cacat …………………………………………………………

85

Gambar 36. Laporan Produk Cacat ……………………………………………………..

86

Gambar 37. Form Laporan Stok Barang ………………………………………………..

87

Gambar 38. Form Perintah Pemusnahan Produk ……………………………………….

88

Gambar 39. Form Stok Kadaluwarsa ……………………………………………………

89

Gambar 40. Pengeluaran Barang Jadi Dari Gudang …………………………………….

90

Gambar 41. Surat Jalan ………………………………………………………………….

91

Gambar 42. Laporan Retur Barang Jadi …………………………………………………

92

Gambar 43. Form Produk Pengganti Retur ……………………………………………...

93

Gambar 44. Form Nota Penjualan ……………………………………………………….

94

xiii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG Para pelaku bisnis setiap perusahaan terus berupaya untuk meningkatkan kinerjanya agar lebih efisien dan efektif dengan menerapkan manajemen dan teknologi yang mumpuni pada setiap bidang di perusahaannya. Menurut Madura (2007:6), tujuan dari suatu bisnis adalah untuk melayani kebutuhan pelanggan untuk memperoleh laba.. Orang-orang yang menciptakan bisnis biasanya melihat suatu kesempatan untuk menghasilkan produk atau jasa yang belum ditawarkan oleh perusahaan lain atau menghasilkan produk atau jasa yang dapat dijual dengan harga lebih rendah dari perusahaan lain. Dengan menyediakan produk yang diinginkan pelanggan, mereka dapat menghasilkan laba bagi bisnisnya. Setiap perusahaan memiliki strategi khusus dalam pencapaian target laba yang diinginkan. Pencapaian target ini tentunya harus didukung dengan mengambil keputusan yang matang. Salah satu sumber daya yang diperlukan oleh manajemen perusahaan dalam pengambilan keputusan adalah informasi. Menurut Mulyanto (2009:26), untuk mendapatkan informasi tersebut perlu adanya sebuah sistem yang mengolah data menjadi informasi yang berharga. Sistem tersebut disebut dengan information processing system atau yang disebut dengan sistem informasi. Sistem informasi bukan hanya berguna memberikan informasi kepada internal perusahaan, tetapi juga memberikan informasi kepada pihak eksternal perusahaan. Menurut McLeod dan George (2007:34), di dalam bidang sistem informasi, keunggulan kompetitif (competitive advantage) mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan (leverage) di dalam pasar. Porter (dalam McLeod dan George, 2007:34) yakin bahwa sebuah perusahaan meraih keunggulan kompetitif 1

dengan menciptakan suatu rantai nila (value chain). Perusahaan menciptakan nilai dengan melakukan apa yang disebut oleh porter (dalam McLeod dan George, 2007:34) sebagai aktivitas nilai (value activities). Aktivitas nilai terdiri atas dua jenis, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Salah satu perusahaan di Kota Kudus, Jawa Tengah, yang bisnisnya merupakan rangkaian value chain gula merah tebu adalah UD. Langgeng Sari. Perusahaan ini merupakan produsen dan distributor gula merah tebu yang berdiri sekitar tahun 1989. Pada awalnya UD. Langgeng Sari hanya memiliki karyawan berjumlah 5 (lima) orang. Dengan adanya peningkatan pesanan, saat ini jumlah karyawan UD. Langgeng Sari berjumlah sekitar 115 orang. Produksi gula merah perusahaan ini per harinya mencapai 30-40 ton setiap musim giling. Pelanggan tetap UD. Langgeng Sari antara lain Pabrik Kecap PT. Heinz ABC, Pabrik Kecap Wingsfood Indonesia, Pabrik Makanan PT. Karunia Alam Segar, Pabrik Kecap PT. Bapak Jenggot, dll. Walaupun telah memiliki pelanggan tetap perusahaan yang tergolong kelas atas, UD. Langgeng Sari tetap melakukan promosi melakukan media visual maupun media online untuk menarik pelanggan baru melalui situs jejaring seperti www.agromaret.com dan www.indonetwork.co.id yang dikelola oleh UD. Langgeng Sari. Dilihat dari analisis value chain perusahaan, aktivitas utama UD. Langgeng Sari terdiri dari inbound logistic, operasi, outbound logistic, pemasaran dan penjualan serta servis (lihat gambar 1). Untuk kegiatan inbound logistic, UD. Langgeng Sari baru melakukan pengembangan metode pengujian kelayakan bahan baku secara manual. Untuk

kegiatan operasi, perusahaan ini masih mengandalkan sistem

pembuatan secara manual. Untuk kegiatan outbound logistic, perusahaan baru melakukan pengadaan alat transportasi untuk mendukung operasional pengiriman barang jadi ke pelanggan. Untuk kegiatan pemasaran dan penjualan, UD. Langgeng sari belum menerapkan sistem penjualan dan pemasaran secara online serta belum terkomputerisasi dalam pembuatan dan penyimpanan dokumen. Sedangkan untuk 2

kegiatan servis, UD. Langgeng Sari belum menerapkan customer service secara online, terutama kepada perusahaan yang besar. Insfrastruktur : - belum menerapkan SOP dan pemisahan tanggungjawab yang jelas terhadap karyawan Manajemen Sumber Daya Manusia : - belum mengadakan pelatihan tenaga kerja untuk meningkatkan kompetensi karyawan yang sesuai dengan bidangnya untuk mendukung kebutuhan perusahaan

1

Pengembangan Teknologi : - belum menerapkan sistem secara terkomputerisasi Pengadaaan : - belum melakukan proses seleksi pada pemasok bahan baku untuk mendapatkan bahan baku yang berkualitas dengan harga kompetitif Penjualan & Pemasaran

Servis

Menggunakan

belum

Belum

pembuatan gula merah

transportasi milik UD.

sistem

tebu secara manual

Langgeng Sari sendiri

pemasaran secara online

customer

untuk

serta

service

Operasi

kelayakan

mengandalkan

bahan

2

Logistik Keluar

Logistic ke Dalam

baku

criteria secara

manual

sistem

mendukung

menerapkan penjualan

dan

terkomputerisasi

menerapkan

operasional pengiriman

dalam pembuatan dan

secara

barang

penyimpanan dokumen

online

jadi

ke

pelanggan.

Gambar 1. Analisis Permasalahan Value Chain UD. Langgeng Sari (Sumber : hasil wawancara, 2013) Keterangan : 1. Aktivitas Pendukung 2. Aktivitas Utama

Sebagai

salah satu perusahaan produsen dan distributor besar yang

memproduksi gula merah di Jawa Tengah, sampai saat ini UD. Langgeng Sari masih melakukan aktivitas bisnisnya secara tradisional. Pada aktivitas pendukung, UD. Langgeng Sari belum memiliki kebijakan tentang infrastruktur perusahaan, sumber daya manusia, teknologi dan pembelian. Untuk infrastruktur perusahaan, UD, Langgeng Sari belum menerapkan SOP dan pemisahan tanggungjawab yang jelas

3

terhadap karyawan. Untuk manajemen sumber daya manusia, UD. Langgeng Sari belum mengadakan pelatihan tenaga kerja untuk meningkatkan kompetensi karyawan yang sesuai dengan bidangnya untuk mendukung kebutuhan perusahaan. Untuk pengembangan teknologi, UD. Langgeng Sari belum menerapkan sistem secara terkomputerisasi.

Sedangkan untuk

aktivitas pembelian, perusahaan belum

melakukan proses seleksi pada pemasok bahan baku untuk mendapatkan bahan baku yang berkualitas dengan harga kompetitif. Apabila dilihat dari aktivitas value chain,untuk pemasok bahan baku, UD. Langgeng Sari terhubung dengan para petani tebu, pemasok kapur, distributor plastik dan karung goni, serta pengrajin besek tumbu. Untuk pelanggan tetap UD. Langgeng Sari, meliputi PT. Heinz ABC, PT. Wingsfood Indonesia, PT. Karunia Alam (mie sedap), Kecap Bapak Jenggot, dan PT. Mubarokfood (Jenang). Lihat gambar berikut :

Gambar.2 Alur Aktivitas Value chain UD. Langgeng Sari

(Sumber : hasil wawancara, 2013)

Permasalahan yang terdapat pada UD. Langgeng Sari adalah pada pasokan bahan baku yang belum terdapat seleksi bahan baku dan pemasok. Pada proses produksi perusahaan ini masih menggunakan peralatan produksi yang masih

4

tradisional, belum memiliki standar higienis produk serta belum memiliki penjadwalan produksi

yang teratur. Terkait hubungan perusahaan dengan

pelanggannya, pembayaran yang diterima dari

pelanggan sering terlambat dari

tanggal yang telah disepakati. Selain itu, terdapat pelanggan yang tidak bisa membayar tagihan karena perusahaan mengalami pailit (bangkrut). Kelemahan lain pada perusaahaan ini terdapat pada dokumen yang dimiliki, antara lain dokumen penjualan kepada pelanggan, dokumen kuantitas barang, surat jalan dan nota penjualan ke pelanggan yang belum memadai. Selain itu, masih ada beberapa dokumen

pendukung aktivitas bisnis UD. Langgeng Sari yang belum tersedia,

misalnya dokumen stok persediaan barang cacat, dokumen persediaan barang kadaluwarsa, memo untuk rencana produsksi, dll. Berdasarkan permasalahan yang dihadapi oleh UD. Langgeng Sari, maka penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi value chain usaha gula merah tebu pada UD. Langgeng Sari. Dari permasalahan yang telah diuraikan di atas, maka dirumuskan persoalan penelitian sebagai berikut: -

Bagaimana sistem informasi value chain pada usaha gula merah tebu di UD. Langgeng Sari ?

-

Bagaimana desain Sistem Informasi value chain pada usaha gula merah tebu di UD. Langgeng Sari?

Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah membuat desain sistem informasi value chain pada usaha gula merah tebu di UD. Langgeng Sari.

5

BAB II KERANGKA TEORITIS

2.1 DEFINISI KONSEP 2.1.1 Sistem Informasi Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004:12): “ information system an arrangement of people, data, processes, and information technology interact to collect, process, store and provide as output the information needed to support an organization”. Diterjemahkan sebagai berikut : sistem informasi adalah pengaturan orang, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakan output berupa informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi. Menurut Hall (2001:7): System Information is the set of formal procedures by which data are collected, processed into information, and distributed to users”. Diterjemahkan sebagai berikut: “ sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai”. Menurut O’Brien (2005:6): “ Information system is an information can be any organized combination of people, hardware, software, communication network, and data resources that collects, transform and disseminates information in an organization”. Diterjemahkan sebagai berikut: “sistem informasi dapat berupa kombinasi dari manusia, perangkat keras, piranti lunak, jaringan komunikasi dan data yang mengumpulkan, mengolah, dan mendistribusikan informasi dalam sebuah organisasi”. Sistem informasi, yang kadang kala disebut sebagai sistem pemrosesan data, merupakan sistem buatan manusia yang biasanya terdiri dari sekumpulan komponen – baik manual ataupun berbasis komputer – yang terintregasi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi kepada pihak-pihak 6

yang berkepentingan sebagai pemakai informasi tersebut (Setiawati dan Anastasia, 2011:4). Kesimpulan yang dapat diambil dari beberapa pendapat diatas pengertian sistem informasi adalah sebuah rangkaian yag terdiri dari manusia, perangkat keras, piranti lunak, jaringan komunikasi dan data yang dikumpulkan dan didistribusikan kepada pemakai (user). Menurut Krismiaji (2005:16), Secara garis besar, sebuah sistem informasi memiliki delapan komponen. Kedelapan komponen tersebut adalah : 1. Tujuan Setiap sistem informasi dirancang untuk mencapai satu atau lebih tujuan yang memberikan arah bagi sistem tersebut seara keseluruhan 2. Input Data harus dikumpulkan dan dimasukkan sebagai input ke dalam sistem. Sebagian besar input berupa data transaksi 3. Output Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem output. Output dari sebuah sistem yang dimasukkan kembali ke dalam sistem sebagai input disebut dengan umpan balik (feedback). 4. Penyimpan Data Data sering disimpan untuk dipakai lagi di masa mendatang. Data yang tersimpan ini harus diperbarui (update) untuk menjaga keterkinian data. 5. Pemroses Data harus diproses untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan komponen pemroses. Saat ini sebagian besar perusahaan mengolah datanya dengan menggunakan komputer, agar dapat dihasilkan informasi yang cepat dan akurat 6. Instruksi dan prosedur Sistem informasi tidak dapat memproses data untuk menghasilkan informasi tanpa instruksi dan prosedur rinci 7

7. Pemakai (User) Orang yang berinteraksi dengan sistem dan menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem disebut dengan pemakai 8. Pengamanan dan Pengawasan Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem informasi harus akurat, bebas dari berbagai kesalahan, dan terlindung dari akses secara tidak sah. Untuk mencapai kualitas informasi semacam itu, maka sistem pengamanan dan pengawasan harus dibuat dan melekat pada sistem (Krismiaji, 2005:16).

2.1.2 VALUE CHAIN Menurut Porter (1992:32), dalam pengertian persaingan, nilai adalah uang yang sedia dibayarkan pembeliu untuk sesuatu yang ditawarkan perusahaan. Sedangkan, value chain adalah pola yang digunakan perusahaan untuk memahami posisi biayanya dan untuk mengidentifikasi cara-cara yang dapat digunakan untuk memfasilitasi implementasi dari strategi tingkat bisnisnya. Di dalam value chain (Porter, 1992:35), aktivitas nilai dibagi dalam dua golongan besar yaitu aktivitas primer dan aktivitas pendukung. Aktivitas primer merupakan aktivitas yang dilakukan dalam membuat produk secara fisik serta menjual dan menyampaikan kepada pembeli selain juga aktivitas dalam bentuk layanan purna jual. Porter (1992:31) melihat value chain sebagai konsep yang dapat digunakan untuk mempelajari segala aktivitas yang dilakukan perusahaan dan bagaimana aktivitas tersebut saling berinteraksi.Tujuan penggunaan value chain lebih lanjut yang dikemukakan oleh Porter adalah untuk memilah-milah aktivitas yang dilakukan perusahaan secara strategis sehingga dapat diketahui perilaku biaya setiap aktivitas, diferensiasi serta aspek potensial yang mungkin dicapai guna menciptakan suatu rantai nilai yang kompetitif.

8

Porter (dalam Mcleod dan George,2007:34) yakin bahwa perusahaan dapat mencapai keunggulan kompetitif dengan menciptakan rantai nilai (value chain) seperti gambar berikut. Gambar ini menunjukkan aktivitas-aktivitas pokok dan penunjang yang memberikan kontribusi pada margin. Margin adalah nilai produk atau jasa perusahaan dikurangi dengan biaya produksi seperti yang dipersepsikan pelanggan perusahaan, dan margin merupakan tujuan dari rantai nilai tersebut. Perusahaan menciptakan nilai dengan melakukan aktivitas-aktivitas, yang disebut Porter sebagai aktivitas-aktivitas nilai (value activity). Lihat pada gambar 3 :

Gambar 3. Value Chain

Gambar 4. Value Chain (menurut Romney & Steinbart)

9

Perusahaan menciptakan nilai dengan apa yang disebut oleh Porter (dalam McLeod dan George, 2007:34) sebagai Aktivitas nilai (value activities). Aktivitas nilai terdiri atas dua jenis, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Aktivitas-aktivitas. utama ditunjukkan pada lapisan bawah , meliputi (lihat gambar 3) : -

pengumpulan logistik (inbound logistic) yang mendapatkan bahan mentah dan persediaan lainnya dari penyuplai

-

operasional yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi

-

penyebaran logistic (outbond logistic), yaitu transportasi dan distribusi produk kepada pelanggan

-

pemasaran dan penjualan (marketing and sale operational) yang mengetahui kebutuhan pelanggan dan menerima pesanan

-

servis atau pelayanan untuk memelihara hubungan baik dengan para pelanggan setelah transaksi jual beli

Aktivitas-aktivitas nilai penunjang/pendukung tampak pada lapisan diagram, terdiri dari (lihat gambar 3) : -

infrastruktur

perusahaan,

yaitu

penyusunan

organisasi

yang

mempengaruhi semua aktivitas pokok -

pengelolaan sumber daya manusia, terdiri dari seluruh aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan pegawai perusahaan termasuk fungsi dan peran yang dilakukan oleh manajer

-

pengembangan teknologi, yaitu semua aktivitas yang melibatkan teknologi termasuk informasi berbasis komputer.

-

Pengadaan atau perolehan, yaitu aktivitas yang berhubungan dengan pengadaan sumber daya material dan mesin yang akan digunakan oleh aktivitas-aktivitas utama (Raymond and George, 2010 : 31)

10

BAB III METODE PENELITIAN

3.1 Metode Pengumpulan Data Dalam penelitian ini penulis melakukan survey dengan mengamati dan mengambil data secara langsung pada obyek penelitian. Dalam melakukan penelitian ini penulis mengambil obyek UD. Langgeng Sari.. 3.2 Sumber Data Data merupakan keterangan yang bisa memberikan gambaran tentang suatu keadaan atau suatu persoalan (Supramono dan Sugiarto, 1993:23). Dalam memperolehnya, data digolongkan menjadi 2 macam, yaitu : a. Data Primer Data primer merupakan data yang diperoleh melalui wawancara kepada pemilik UD. Langgeng Sari mengenai alur aktivitas rantai nilai (value chain) UD. Langgeng Sari mulai dari pasokan bahan baku, produksi gula merah tebu, sampai dengan distribusi kepada perusahaan pelanggan b. Data Sekunder Data sekunder yaitu data yang diperoleh dalam bentuk sudah jadi. Dalam penelitian ini data sekunder yang dibutuhkan adalah : 1. Company Profile UD. Langgeng Sari Kudus 2. Struktur organisasi dari UD. Langgeng Sari Kudus 3. Dokumen yang digunakan oleh UD. Langgeng Sari meliputi dokumen pesanan pelanggan, laporan hasil produksi, surat jalan, dan nota penjualan

11

3.3 Langkah-Langkah Analisis -

Menggambarkan sistem informasi pada value chain yang diterapkan oleh UD. Langgeng Sari Kudus.

-

Mengevaluasi sistem informasi pada value chain yang diterapkan oleh UD. Langgeng Sari.

-

Membuat rancangan sistem informasi pada value chain UD. Langgeng Sari.

12

BAB IV ANALISIS DAN BAHASAN

4.1 PROFIL PERUSAHAAN UD. Langgeng Sari merupakan salah satu pengrajin gula merah tebu terbesar yang ada di Kota Kudus, Jawa Tengah. Perusahaan ini berdiri sekitar tahun 1989, berkantor pusat di Jalan Dawe-Gebog Km. 1, Kecamatan Dawe. UD. Langgeng Sari bergerak di bidang produksi

gula merah dari tebu serta penyewaan transportasi truk. UD

Langgeng Sari mempunyai 3 (tiga) gudang penyimpanan dan beberapa tempat produksi gula merah tebu yang tersebar di beberapa desa di Kecamatan Dawe, Kudus, yaitu berlokasi di : 1. Jalan Dawe, Kecamatan Dawe (Kantor Pusat) sebagai tempat penyimpanan gula merah tebu dengan kapasitas gudang ± 450 ton juga untuk sebagai garasi transportasi truk. 2. Desa Suco, Kecamatan Dawe, Kudus, sebagai tempat penyimpanan gula merah tebu dengan kapasitas gudang ± 400 ton 3. Desa Colo, Kecamatan Dawe juga sebagai tempat penyimpanan gula merah tebu hasil produksi dengan kapasitas gudang ± 200 ton dan sebagai tempat garasi transportasi truk. UD. Langgeng Sari memiliki 25 armada truk untuk mengangkut hasil produksi gula merah dari tempat produksi ke gudang penyimpanan dan mengangkut dari gudang penyimpanan ke pabrik atau gudang pelanggan. Truk yang tersedia di UD. Langgeng Sari terdiri dari : o

5 (lima) Colt diesel dengan kapasitas 5-8 ton

o

15 (lima belas) Fuso dengan kapasitas 15 – 20 ton

13

o

5 (lima) Tronton dengan kapasitas 30 – 35 ton

4.2 STRUKTUR ORGANISASI Berikut ini adalah struktur organisasi UD. Langgeng Sari :

Gambar 5. Struktur Organisasi (Sumber : hasil wawancara, 2013) Sumber data : hasil wawancara dengan pemilik UD. Langgeng Sari

Tanggung jawab dan wewenang dari setiap bagian yang ada di UD. Langgeng Sari Kudus adalah sebagai berikut : NO.

JABATAN

JUMLAH

TANGGUNG JAWAB & WEWENANG

1.

-

Pemilik UD. Langgeng Sari

Memegang kendali penuh sebagai pemilik perusahaan (controller)

(Menjabat sebagai Manajer) 2.

Bagian Produksi a.

Quality control

2 orang

-

Memeriksa

dan

mengendalikan

kualitas bahan baku yang masuk dan keluar

14

-

Memeriksa

dan

mengendalikan

dan

mengendalikan

produksi -

Memeriksa

kualitas barang jadi sebelum dikirim ke pelanggan b.

Produksi

60 orang

-

Membuat gula merah tebu dalam bentuk cetakan besek tumbu

c.

Pengepakan dan penyimpanan

10 orang

-

(packaging and Saving)

Mengemas

gula

merah

yang

berbentuk tumbu ke dalam plastic atau karung goni -

Menyimpan gula merah yang telah dikemas ke dalam gudang barang jadi

-

Mengontrol stok ketersediaan gula merah tebu yang ada di gudang barang jadi

-

Memecah gula merah tebu dari bentuk tumbu ke dalam bentuk pecahan-pecahan tumbu

3.

Bagian Keuangan a.

Piutang Dagang

5 orang *

-

Menagih pembayaran dari perusahaan yang telah jatuh tempo (perusahaan pelanggan yang pembayarannya 2 minggu – 1 bulan setelah gula merah tebu dikirim)

b.

-

Piutang Internal

Memberikan pinjaman modal kepada pemilik lahan tebu untuk menanam tebu guna memenuhi permintaan tebu untuk proses produksi gula merah tebu UD. Langgeng Sari.UD.

-

Memberikan

pinjaman

kepada

karyawan yang membutuhkan uang

15

c.

Keuangan

-

3 orang *

Mencatat aliran keuangan secara manual (mencatat pendapatan kas dan pengeluaran kas UD. Langgeng Sari)

-

Menyimpan dokumen-dokumen yang berupa nota dari transaksi yang dilakukan oleh UD. Langgeng Sari

4.

Bagian Transportasi a.

Sopir dan

-

35 orang

kernet

Mengambil bahan baku dari pemasok bahan baku

-

Mengirimkan gula merah tebu kepada perusahaan pelanggan

-

Bertanggungjawab atas kondisi transportasi yang digunakan (merangkap sebagai teknisi truk)

Keterangan : * pemilik merangkap bagian keuangan dan bagian piutang

16

4.3

Sistem Informasi Value Chain UD. Langgeng Sari Kudus Berikut ini adalah alur aktivitas value chain UD. Langgeng Sari Kudus mulai dari inbound sampai dengan outbond UD. Langgeng Sari Kudus :

Gambar 6. Alur aktivitas Value Chain UD. Langgeng Sari

Alur aktivitas value chain UD. Langgeng Sari akan dijelaskan dengan melalui : 4.3.1 Aktivitas value chain yang menggambarkan aktivitas inbound sampai dengan outbound UD. Langgeng Sari 4.3.2 Layout aktivitas UD. Langgeng Sari mulai dari pasokan bahan baku sampai dengan pengiriman barang jadi kepada pelanggan 4.3.3 Analisis value chain UD. Langgeng Sari 4.3.4 Flowchart yang menggambarkan arus dokumen UD. Langgeng Sari 4.3.5 Dokumen pendukung alur aktivitas value chain UD. Langgeng Sari

17

4.3.1 Aktivitas value chain yang menggambarkan aktivitas inbound sampai dengan inbound UD. Langgeng Sari Aktivitas value chain UD. Langgeng sari meliputi 4 aktivitas. Berikut ini adalah gambaran aktivitas value chain UD. Langgeng sari Kudus mulai dari pasokan bahan baku dari supplier sampai dengan pengiriman barang jadi (gula merah tebu) sampai kepada pelanggan : No Aktivitas 1.

Memasok bahan baku (menerima pasokan bahan baku dari supplier bahan baku)

2.

Proses produksi

Alur aktivitas value chain Penerimaan barang dari pemasok BB Permintaan bahan baku untuk produksi

Memasukkan nira ke dalam wajan besar untuk diuapkan airnya

Nira kental (gulali) dicetak ke dalam besek tumbu

Lokasi Gudang bahan baku

Seleksi bahan baku yang masuk Mempersiapka n bahan baku sesuai permintaan

Mengaduk nira yang ada dalam wajan besar

Mengirim gula merah yang telah dicetak tumbu ke bagian pengepakan

18

Memeras tebu untuk diambil nira tebu

Menambahkan kapur untuk menghilangkan kotoran dan gula tidak lembek

Lantai Produksi

3.

Proses pengepakan dan penyimpanan barang jadi (gula merah tebu

Gudang penyimpanan dan Pengepakan

a. Pengemasan barang jadi Mengemas gula merah tebu tumbu dibungkus dengan plastik

Memeriksa hasil pengemasan barang jadi

Mengitung total barang jadi yang telah di “packing”

Menyusun dan menata gula tebu yang telah di “packing”

b. Barang jadi kadaluwarsa

Menemukan produk jadi yang telah kadaluwarsa

Melaporkan barang kadaluwarsa kepada pemilik

19

Pemilik memerintahkan untuk memunaskan barang yang telah kadaluwarsa

4.

Pengiriman barang jadi kepada pelanggan

a. Pengiriman barang jadi kepada pelanggan Menindaklanju ti PO dari pelanggan

Meminta barang jadi kepada bagian gudang oenyimpanan sesuai pesanan pelanggan

Pengecekan barang yang disiapkan gudang barang jadi

Menyiapkan transportasi untuk mengirim ke pelanggan

b.

Retur dari pelanggan

Mendapatkan retur barang dari pelanggan

Menanggapi retur dari pelanggan dan menyiapkan barang pengganti

20

Mengirim gula merah tebu sesuai jumlah yang diretur

Pembahasan dari alur aktivitas diatas adalah sebagai berikut : 1. Aktivitas pasokan bahan baku -

Untuk aktivitas ini, kelemahan masih pada kegiatan mendapatkan pasokan bahan baku dari pemasok bahan baku, yaitu untuk seleksi bahan baku masih dilakukan di tempat gudang bahan baku UD. Langgeng Sari sehingga belum efektif dan efisien.

2. Aktivitas proses produksi -

Dalam menerima order dari pelanggan, UD. Langgeng Sari baru melakukan via telepon atau menunggu orderan dari konsumen dengan cara calon konsumen datang langsung ke tempat UD. Langgeng Sari

-

UD. Langgeng Sari belum membuat jadwal rencana produksi secara teratur dan terprogram (belum membuat time schedule) secara baik. UD. Langgeng Sari hanya memproduksi gula merah tebu sesuai masa panen tebu dan belum seluruhnya memproduksi sesuai pesanan pelanggan.

-

Untuk proses produksi, masih mengandalkan secara manual (tenaga manusia) dan belum mengandalakan mesin produksi gula merah tebu.

-

Dalam proses pencetakan gula merah tebu, masih memproduksi hanya dengan cetakan tumbu, belum membuat cetakan dalam bentuk koin, baterai, atau batok. Mengingat belum ada usaha gula merah tebu lain di Kota Kudus yang membuat cetakan tersebut.

-

UD. Langgeng Sari belum membuat laporan produksi dan laporan pemakaian bahan baku secara terstruktur

3. Aktivitas proses pengepakan dan penyimpanan barang jadi (gula merah tebu) -

Secara keseluruhan aktivitas dalam proses pengepakan dan penyimpanan barang jadi gula merah tebu) sudah baik, hanya kurang dokumen yang mendukung untuk aktivitas bisnis UD. Langgeng Sari

21

4. Aktivitas Pengiriman barang jadi kepada pelanggan -

Dalam mendapatkan retur dari pelanggan, UD. Langgeng Sari belum menerapkan mendapatkan laporan retur via faximile atau via e-mail.

22

4.3.2 Layout aktivitas UD. Langgeng Sari mulai dari pasokan bahan baku sampai dengan pengiriman barang jadi kepada pelanggan Berikut ini adalah layout UD. Langgeng Sari Kudus mulai dari pasokan bahan baku sampai dengan pengiriman barang jadi kepada pelanggan:

Supplier Bahan Baku

Produksi

1

2 a

PERUSAHAAN PELANGGAN

d c

b

f

3 2. Desa Suco (Gudang)

1. Jalan Dawe (Kantor Pusat + Gudang) +Transportasi)

Gudang bahan baku

Gudang bahan baku kantor kantor Gudang barang jadi Kapasitas : ± 450 ton

Parkir Truk

4

e

3. Desa Colo (Gudang + Transportasi)

kantor

Gudang bahan baku

Gudang barang jadi Kapasitas : ± 400 ton

kantor


Parkir Truk

Parkir Truk

kantor

kantor

Parkir Truk kantor

23

Pembahasan layout UD. Langgeng Sari : a. Pemasok mengirimkan bahan baku kepada UD. Langgeng Sari Pada aktivitas ini, penyeleksian bahan baku dilakukan di gudang bahan baku UD. Langgeng Sari. Pemasok mengirimkan bahan baku dengan menggunakan armada pemasok sendiri, tetapi apabila pemasok tidak memiliki armada, UD. Langgeng Sari mengambil bahan baku dengan armadanya sendiri. b. UD. Langgeng Sari mengembalikan pasokan bahan baku yang tidak sesuai permintaan. Apabila bahan baku tidak memenuhi syarat untuk produksi, maka bahan baku yang kurang memenuhi syarat akan dikembalikan kepada pemasok dengan armada UD. Langgeng Sari sendiri. c. Bagian gudang bahan baku mengirimkan bahan baku kepada bagian produksi untuk proses produksi gula merah tebu. Bagian gudang bahan baku akan mengirimkan pasokan bahan baku ke tempat proses produksi yang jangkauannya lebih dekat dengan gudang bahan baku (gudang bahan baku ada 3 tempat) d. Bagian produksi mengirimkan barang jadi (gula merah tebu) ke gudang barang jadi Bagian produksi akan mengirimkan hasil produksinya ke tempat gudang barang barang jadi yang letaknya dekat dengan tempat produksi. e. - UD. Langgeng Sari mengirimkan barang jadi kepada pelanggan Pada aktivitas ini, UD. Langgeng Sari mengirimkan gula merah pesanan kepada pelanggan dengan menggunakan armada miliknya sendiri. - UD. Langgeng Sari mengirimkan Barang pengganti retur dari pelanggan Barang pengganti retur dikirim bersama armada yang mengirim kembali gula merah kepada pelanggan yang sama. (contoh : UD. Langgeng Sari mengirim gula merah kepada pelanggan A sebanyak 35 ton. Dari 35 ton yang dikirim, barang yang tidak sesuai pesanan sebanyak 5 ton. UD Langgeng Sari akan mengirimkan kembali barang pengganti retur sebanyak 5 ton bersama dengan armada yang mengirim kembali di perusahaan A dengan tonase 35 ton. Jadi barang yang dikirim

24

kembali sebanyak 40 ton (35 ton sesuai pesanan ditambah 5 ton gula merah pengganti retur) f.

- Pelanggan mengembalikan (retur) barang jadi yang tidak sesuai pesanan Pelanggan mengembalikan barang pesanan yang tidak sesuai kepada UD. Langgeng Sari. Barang dan surat keterangan retur diitipkan kepada sopir UD. Langgeng Sari yang membawa gula merah pelanggan. - Pelanggan memesan /membeli gula merah tebu kepada UD. Langgeng Sari pelanggan yang akan memesan gula merah tebu akan menghubungi UD. Langgeng Sari melalui via telepon atau pelanggan dating langsung ke tempat UD. Langgeng Sari.

25

4.3.3 Analisis value chain UD. Langgeng Sari Berdasarkan pembahasan sebelumnya, berikut ini adalah analisis value chain UD. Langgeng Sari yang sedang berjalan : Insfrastruktur : - Belum menerapkan SOP dan pemisahan tanggungjawab yang jelas terhadap karyawan Manajemen Sumber Daya Manusia : - Belum mengadakan pelatihan tenaga kerja untuk meningkatkan kompetensi karyawan yang sesuai dengan bidangnya untuk mendukung kebutuhan perusahaan Pengembangan Teknologi :

1 - Belum menerapkan sistem secara terkomputerisasi Pembelian : - Belum melakukan proses seleksi pada pemasok bahan baku untuk mendapatkan bahan baku yang berkualitas dengan harga kompetitif Logistic ke Dalam

Operasi

kelayakan

Mengandalkan

bahan manual

baku

criteria secara

Logistik Keluar

Penjualan & Pemasaran

menggunakanTransportasi

Belum

pembuatan gula merah

milik UD Langgeng Sari

penjualan dan pemasaran secara

tebu secara manual

sendiri

mendukung

online

pengiriman

dalam

2

sistem

untuk

operasional

barang jadi ke pelanggan

menerapkan

serta

pembuatan

Gambar 8. Analisis Value Chain UD. Langgeng Sari

26

sistem

terkomputerisasi

penyimpanan dokumen

Keterangan : 1. Aktivitas Pendukung 2. Aktivitas Utama

Servis

dan

Belum menerapkan customer service secara online

4.3.4 Flowchart yang menggambarkan arus dokumen UD. Langgeng Sari Alur aktivitas yang ada di UD Langgeng Sari terbagi menjadi 4 aktivitas yang akan dijelaskan melalui flowchart. Berikut adalah gambar aktivitas value chain UD. Langgeng Sari Kudus : 1. Aktivitas pemasok bahan baku dengan gudang bahan baku Berikut ini adalah aktivitas pembelian bahan baku UD. Langgeng Sari dari pemasok bahan baku : PEMBELIAN BAHAN BAKU QUALITY CONTROL

Pemilik

A

Mulai

TEBU Memo/catatan bahan baku

D

Menerima bahan baku (tebu) dari pemasok & membuat catatan penerimaan bahan baku

TE

BU

Selesai Jumlah Bahan Baku (tebu) Yang Diterima

D Memeriksa bahan baku (tebu)

Tidak

Bahan baku Sesuai permintaan?

Ya

TE

BU

TE BU

Pemasok

Membuat Memo/ catatan bahan baku yang sesuai Memo/ catatan bahan baku

A

Gambar 9. Flowchart Pembelian Bahan Baku

27

Penjelasan flowchart :  Quality Control -

Menerima bahan baku tebu dari pemasok dan membuat catatan penerimaan bahan baku

-

Bahan baku yang masuk dicatat manual menggunakan kertas dan disimpan sesuai tanggal penerimaan bahan baku.

-

Setelah menerima bahan baku, kemudian memeriksa kualitas tebu yang akan digunakan untuk proses produksi

-

Apabila kualitas tebu “sesuai” dengan standart produksi, maka tebu akan disimpan dalam gudang bahan baku dan membuat catatan kuantitas tebu yang dibeli dari pemasok yang kualitasnya memenuhi syarat untuk proses produksi

-

Apabila tebu “tidak sesuai” dengan syarat kualitas yang digunakan dalam proses produksi maka tebu dikembalikan kepada pemasok

 Pemilik Menerima catatan kuantitas bahan baku yang dibeli dari pemasok

dan

menyimpannya tanggal pembelian  Keterangan: Bahan baku dan bahan pembantu yang akan digunakan pada proses produksi di UD Langgeng Sari meliputi: Bahan baku : -

Tebu

-

Kapur Bahan pembantu (kemasan) :

-

Plastik

-

Tumbu

-

Karung Goni

28

Bahan baku yang digunakan dalam proses produksi ini berasal dari pemasok yang merupakan pemasok tetap UD Langgeng Sari. Saat ini mekanisme seleksi pemasok maupun mekanisme pengendalian kualitas barang tidak ada sebagaimana mestinya. Manfaat dari mekanisme seleksi pemasok adalah sebagai sarana untuk memilik dan menyeleksi pemasok dari sisi kualitas, ketepatan waktu pengiriman dan harga barang yang sesuai pasar. Manfaat pengendalian kualitas barang adalah fungsi quality control sebagai sarana untuk menjaga kualitas bahan baku yang digunakan dalam proses produksi yang akan memberikan pengaruh besar terhadap produk akhir.

29

2. Aktivitas gudang bahan baku dengan bagian produksi Berikut ini adalah flowchart yang menggambarkan tentang permintaan bahan baku oleh produksi kepada gudang bahan baku : Permintaan bahan baku untuk proses produksi Bagian Produksi

Pemilik

mulai

1

2

Kebutuhan informasi bahan baku

Memo Permintaan Bahan baku

Memo Disetujui

Membuat Memo Permintaan Bahan baku

Melakukan Persetujuan

Kebutuhan informasi bahan baku

Bagian QC

2

Menyiapkan BB

Memo Permintaan Bahan baku Disetujui/tidak?

Memo Disetujui

tidak

2

G ME ULA RA H

ya D

Memo Permintaan Bahan baku

1

4

Revisi Memo Permitaan BB

BA H BA AN KU

3

Memo Disetujui

Memproduksi Gula

D

D Memo Memo Memo Disetujui Disetujui Disetujui

4

3 D 2

Bagian produksi

G ME ULA RA H

Mencatat Jumlah Barang jadi

G ME ULA RA H

Gudang Bahan Jadi

Laporan jumlah barang jadi

D

Gambar 10. Flowchart Permintaan Bahan Baku Untuk Proses Produksi

30

Penjelasan flowchart :  Bagian produksi -

Menerima laporan informasi kebutuhan bahan baku dari pemilik dan menyimpan laporan informasi bahan baku sesuai tanggal penerimaan dari pemilik.

-

Membuat memo permintaan bahan dan menyerahkan kembali kepada pemilik (merangkap bagian gudang bahan baku)

-

Menerima salinan memo persetujuan permintaan bahan baku (rangkap 1) dari pemilik dan menyimpannya sesuai tanggal disetujui.

-

Menerima bahan baku dari bagian gudang bahan baku (Quality Control)

-

Melakukan proses produksi pembuatan gula merah tebu

-

Setelah selesai memproduksi, lalu mencatat jumlah gula merah tebu yang telah jadi ke dalam laporan jumlah barang jadi dan disimpan sesuai tanggal gula merah selesai diproduksi.

-

Gula merah atau barang jadi selanjutnya dikirim ke gudang barang jadi.

 Pemilik -

Menerima PO dari pelanggan melalui telepon atau dari pelanggan yang langsung datang ke kantor UD. Langgeng Sari.

-

Membuat laporan kebutuhan informasi bahan baku dan menyerahkan kepada bagian produksi

-

Menerima memo permintaan bahan baku dari bagian Produksi dan mengevaluasinya

-

Melakukan persetujuan atas permintaan dari bagian Produksi : o Apabila “disetujui”, lalu membuatkan form memo persetujuan 3 rangkap (2 difotocopy) : 

Rangkap 1 akan diberikan kepada bagian Produksi



Rangkap 2 akan diberikan kepada bagian Quality Control



Rangkap 3 disimpan sesuai nomor urut

31

o apabila

“tidak

disetujui”,

memo

permintaan

bahan

baku

dikembalikan kepada bagian produksi untuk direvisi kembali.  Quality Control -

Menerima salinan memo persetujuan permintaan bahan baku (rangkap 2) dari pemilik dan menyimpannya urut tanggal disetujui.

-

Menyiapkan bahan baku dan mengirimkannya ke bagian Produksi. (bahan baku meliputi : tebu, kapur, dll)

 Pembahasan aktivitas : Pada aktivitas ini, bagian produksi meminta bahan baku kepada gudang bahan baku yang akan digunakan untuk proses produksi gula merah tebu. Kondisi yang terjadi saat ini di gudang bahan baku adalah tidak adanya prosedur untuk pencataan bahan baku yang masuk maupun yang digunakan dalam proses produksi. Hal ini akan berakibat pada: -

Pencatatan stok bahan baku yang tidak teratur sehingga berpotensi terjadinya kehilangan bahan baku

-

Stok bahan baku yang tidak dapat diprediksi ketersediaannya sehingga berpotensi menimbulkan waktu berhenti produksi (down time)

-

Persediaan stok bahan baku yang rusak karena tidak terkontrolnya aktivitas keluar masuknya bahan baku.

32

3. Aktivitas bagian produksi dengan gudang barang jadi a.

Pencatatan barang jadi Pada flowchart ini menjelaskan tentang jumlah barang jadi yang dihasilkan dari proses produksi :

PENCATATAN BARANG JADI BAGIAN PENGEPAKAN

BAGIAN PENYIMPANAN

Bagian Gudang bahan baku

Bagian produksi

Ba ra jad ng i

PEMILIK

1

B pe aran ng em g as

Ba ra Se ng ja dik telah di em as

2

1 Memo hasil pengemasan

pengemasan

selesai Mengecek kondisi barang jadi setelah dikemas & membuat laporan stok barang


Memo hasil pengemasan


Membuat memo hasil pengemasan

2 Laporan stok1 barang Ba ra Se ng ja dik telah di em as

Laporan stok barang

2 1 D

Memo hasil pengemasan

2 D D

1

Gambar 11. Flowchart Pencatatan Barang Jadi

33

b. Barang Kadaluwarsa Pada flowchart dibawah ini, menjelaskan tentang pencatatan stok gudang di gudang barang jadi yang telah kadaluwarsa :

PENCATATAN PRODUK KADALUWARSA Pemilik

Bagian Penyimpanan

Quality Control

Mulai

2

1

memo Perintah 11 Pemusnahan Produk

Pr od jad uk i

Sa m ka pel da pro l uw du ars k a

Pemusnahan Produk

Memberikan perintah Pemusnahan barang jadi

Pengecekan stok gudang dan menemukan stok yang sudah kadaluwarsa

Laporan Bukti Pemusnahan D pemilik


2


Melaporkan kepada pemilik


1

Gambar 12. Flowchart Pencatatan Produk Kadaluwarsa

34

Penjelasan flowchart :  Bagian pengemasan -

Menerima barang jadi (gula merah) dari bagian produksi dan bahan pengemas dari gudang bahan baku

-

Melakukan pengemasan menggunakan besek tumbu yang akan dilapisi dengan kantong plastik (selanjutnya dilapisi dengan karung goni apabila akan dikirim ke pelanggan).

-

Membuat memo barang jadi yang sudah dikemas yang selanjutnya akan dikirim ke bagian penyimpanan gula merah yang sudah jadi. Memo difotocopy, yang asli disimpan diserahkan kepada bagian penyimpanan, rangkap 2 (fotocopian) disimpan urut tanggal

 Bagian penyimpanan -

Menerima barang jadi yang sudah dikemas dari bagian pengemasan beserta memo hasil pengemasan.

-

Memeriksa kondisi barang jadi yang telah selesai dikemas, lalu membuat laporan stok barang jadi.

-

Memberi cap atau tulisan tanggal pembuatan dan tanggal kadaluwarsa pada besek tumbu gula merah

-

membuat laporan stok barang jadi total yang ada di gudang barang jadi 2 rangkap (memfotocopy laporan stok gudang). Untuk rangkap 1 (asli) diserahkan kepada pemilik, yang rangkap 2 (fotocopian) selanjutnya disimpan urut tanggal penyimpanan.

 Pemilik -

Menerima catatan laporan dari bagian penyimpanan tentang stok gudang per tanggal penyimpanan gula merah.

 Pembahasan aktivitas : Aliran barang yang terjadi dalam aktivitas ini dimulai dari pengolahan bahan baku menjadi produk jadi untuk selanjutnya dilakukan pengemasan. Barang jadi

35

yang telah dikemas dan akan ditempatkan dalam gudang bahan jadi, masih diinput secara manual pada secarik kertas. Perusahaan belum memiliki form khusus yang digunakan untuk mencatat hasil produksi. Hal ini berpotensi menyebabkan persediaan produk jadi tidak terkontrol (terjadi ketidaksesuaian data persediaan dan persediaan barang sesungguhnya). Penyebab persediaan produk jadi tidak terkontrol adalah data tidak diinput ke sistem dan potensi hilangnya kertas yang digunakan untuk mencatat hasil produksi dikarenakan tidak ada sistem perapian data. Hal lain yang tidak dilakukan dan berpotensi untuk menjadi masalah di kemudian hari adalah tidak adanya prosedur untuk menangani produk cacat hasil produksi.

36

4. Aktivitas gudang barang jadi dengan pelanggan akhir a. Pengiriman dan penjualan barang jadi kepada pelanggan Pada flowchart di bawah ini menjelaskan tentang proses pengiriman barang jadi kepada pelanggan UD. Langgeng Sari Kudus : PENGIRIMAN DAN PENJUALAN BARANG JADI KEPADA PELANGGAN Quality Control (Gudang barang jadi)

Pemilik

Bagian transportasi

1 PELANGGAN

2

Memo pengiriman barang

PO


1 tidak

Ba ra jad ng i


PO Membuat surat jalan

D

Membuat Nota

PELANGGAN 1 Nota

PO

D

Surat 2 1 Surat Jalan Jalan

ng ra i Ba jad

1 Nota

PO

Surat 2 1 Surat Jalan Jalan

Ba ra jad ng i

Pengecekan Final Barang Jadi Nota

Tersedia / tidak?

1 Nota

Menyiapkan barang jadi

Mengecek ketersediaan barang

ada

1 Nota


1

Nota Nota

1

Ba ra jad ng i

2

D

2

3 Surat 2 1 Surat Jalan Jalan

Uang

PELANGGAN

Pelanggan melakukan pembayaran ketika barang sudah diterima

D


D

Gambar 13. Flowchart Pengiriman dan Penjualan Barang Jadi Kepada Pelanggan UD. Langgeng Sari

37

b. Retur dari pelanggan Pada flowchart dibawah ini menjelaskan tentang retur barang dari pelanggan UD. Langgeng Sari kepada UD. Langgeng Sari : RETUR BARANG JADI Quality Control

Transpotasi

PELANGGAN

1

Memo Kerusakan barang

Pro rus duk cac ak/ at



Melaporkan Pengembalian Produk Rusak Membuat surat jalan


Memo Kerusakan barang Surat Jalan

1

2

1

2

Surat Jalan

B pe aran ng ga g nti

Menyiapkan Brg Pengganti dan surat jalan

1

2

N Mengirim ke palanggan

B pe arang ng ga nt i


Surat Jalan

1

2

Surat Jalan


1

2 PELANGGAN

G Gambar 14. Flowchart Retur Barang Jadi

38

Penjelasan flowchart :  Pemilik -

Menerima PO dari pelanggan

-

Menindaklanjuti PO yang telah dikirim oleh pelanggan

-

Apabila “tersedia”, pemilik membuat memo pengiriman barang beserta nota kepada pelanggan. PO disimpan berdasarkan tanggal diterima oleh pemilik dan nota difotocopy untuk rangkap 2 disimpan sesuai tanggal. Selanjutnya nota rangkap 1 beserta memo pengiriman barang diberikan kepada gudang barang jadi.

-

Apabila “tidak tersedia”. PO dikembalikan kepada pelangan.  Catatan : pelanggan UD Langgeng Sari dibedakan menjadi 2 pelanggan, yaitu : 1. Pelanggan yang sudah mengirimkan PO sebelum proses produksi 2. Pelanggan yang ingin membeli gula merah ketika persediaan sudah ada

 Quality Control (Gudang barang jadi) -

Menerima memo pengiriman barang dan nota rangkap 1 dari pemilik.

-

Menyiapkan barang jadi (gula merah) yang akan dikirim

-

Memo pengiriman barang dari pemilik disimpan urut tanggal

-

Setelah menyiapkan barang jadi selesai, selanjutnya membuat surat jalan 3 rangkap (1 asli 2 di fotocopy). Surat jalan rangkap 3 disimpan urut tanggal.

-

Nota rangkap 1, barang jadi dan surat jalan rangkap 1 dan 2 selanjutnya diberikan kepada bagian transportasi

39

 Bagian Transportasi -

Mendapatkan nota rangkap 1 dan 2, barang jadi siap diantar kepada pelanggan, dan nota rangkap 1. Surat jalan rangkap 2 disimpan urut tanggal.

-

Mengirimkan barang jadi, nota rangkap 1, dan surat jalan rangkap 1 kepada pelanggan

-

Pembayaran : a. Apabila pembayaran secara tunai, pembayaran diberikan kepada bagian transportasi yang selanjutnya akan diberikan kepada pemilik UD. Langgeng Sari b. Apabila pembayaran secara kredit (termin 2 minggu – 1 bulan) uang akan ditransfer lewat rekening bank milik pemilik. Selanjutnya pemilik akan mengambil pembayaran dari pelanggan dengan melakukan tarik tunai di bank

 Pembahasan : Setelah produk jadi disimpan di gudang produk jadi maka aktivitas aliran barang berikutnya adalah menindaklanjuti PO yang dikirim dari perusahaan pelanggan. Pada fase ini perusahaan belum memiliki Form Pengiriman Barang yang disertai dengan copy order dari pihak pelanggan, hal ini berpotensi timbulnya ketidaksesuaian antara Surat Jalan dengan produk sesungguhnya dikirimkan ke pihak pelanggan. Disamping itu pengiriman produk jadi yang dilakukan juga tidak dicatat sehingga aktivitas pengiriman produk jadi tidak terkontrol. Hal lain yang belum dimiliki perusahaan adalah prosedur pengembalian produk cacat maupun produk rusak saat pengiriman produk jadi.

40

4.3.5 Dokumen pendukung alur aktivitas value chain UD. Langgeng Sari Dokumen pada UD. Langgeng Sari berikut ini adalah : a. Dokumen Pesanan Pelanggan Dokumen ini menjelaskan tentang jumlah kuantitas barang yang dikirim kepada pelanggan disertakan dengan nota. Pada dokumen ini, pemilik hanya menulis dan mengitung kuantitas secara manual. Atribut yang terdapat pada dokumen ini juga kurang jelas, karena hanya kertas kosong tanpa ada penjelasannya.

Gambar 15. Dokumen Pesanan Pelanggan

b. Dokumen Kuantitas Produksi Dokumen ini menerangkan total jumlah yang diproduksi oleh UD. Langgeng Sari. Dokumen ini mempunyai kelemahan. Diantaranya tidak adanya atribut yang menerangkan dokumen ini, hanya menggunakan kertas kosong tanpa ada keterangan dan tidak ada nama judul dokumen.

41

Gambar 16. Dokumen Laporan Hasil Produksi

Gambar 16. Dokumen Laporan Hasil Produksi

c. Surat jalan Dokumen ini sebagai bukti pengiriman kepada pelanggan juga sebagai acuan bagian transportasi untuk mengirimkan barang jadi kepada pelanggan. kelemahan yang terdapat pada dokumen ini adalah kurangnya atribut yang mendukung sebagai acuan pengiriman barang jadi kepada pelanggan seperti keterangan tanggal dan kuantitas yang dikirim kepada pelanggan.

42

Gambar 17. Surat Jalan

d.

Nota penjualan ke pelanggan Dokumen ini adalah bukti penjualan kepada pelanggan dan diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti pembelian mereka. Pada dokumen ini mempunyai kelemahan terutama pada atribut yang digunakan seperti nama barang, kuantitas barang, keterangan, dll.

Gambar 18. Nota Penjualan

Keterangan : -

Beberapa dokumen ada yang tidak disertakan karena untuk beberapa memo atau catatan dan perhitungan sifatnya memakai tulisan di dalam buku kas dan kertas sobekan

43

4.4

REKOMENDASI SISTEM INFORMASI VALUE CHAIN UD. LANGGENG SARI Berdasarkan hasil analisis terhadap sistem informasi pada value chain UD. Langgeng Sari, maka, akan dibuatkan rekomendasi untuk sistem informasi pada value chain UD. Langgeng Sari, maka akan dibuatkan rekomendasi untuk sistem informasi pada value chain UD. Langgeng Sari yaitu yang meliputi Aktivitas value chain yang menggambarkan aktivitas inbound sampai dengan outbound, layout aktivitas mulai dari pasokan bahan baku sampai dengan pengiriman barang jadi kepada pelanggan,flowchart yang menggambarkan arus dokumen UD. Langgeng Sari, dan dokumen pendukung alur aktivitas value chain UD. Langgeng Sari

44

Rekomendasi Struktur Organisasi Berikut ini adalah rekomendasi struktur organisasi pada UD. Langgeng Sari : PEMILIK

MANAGER PEMBELIAN

QUALITY CONTROL

MANAGER PRODUKSI

PEMBELIAN

QUALITY CONTROL

PRODUKSI

MANAGER GUDANG

QUALITY CONTROL

PENGEPAKAN DAN PENYIMPANAN

TRANSPORTASI

SOPIR DAN KERNET

Gambar 19. Rekomendasi Struktur Organisasi UD. Langgeng Sari

45

KEUANGAN

PIUTANG

KEUANGAN

Tanggung jawab dan wewenang dari setiap bagian yang ada di UD. Langgeng Sari Kudus adalah sebagai berikut : NO.

1.

JABATAN

JUMLAH

TANGGUNG JAWAB &

-

Pemilik UD. Langgeng Sari

PENGENDALIAN

WEWENANG Memegang kendali penuh sebagai

(Menjabat sebagai :

-

pemilik

Mengawal dan mengendalikan aktivitas

perusahaan (controller)

pasokan

bisnis bahan

dari

mulai

baku

sampai

dengan pengiriman barang jadi

-Manajer Pembelian

kepada pelanggan -Manajer Produksi -Manajer Gudang) 2.

Bagian Produksi a.

Quality control

4 orang

-

Memeriksa mengendalikan

dan

-

kualitas

Menggunakan form penerimaan bahan baku (gb. 27)

bahan baku yang masuk dan keluar -

Memeriksa

dan

-

Menggunakan

form

untuk

aktivitas produksi (gb.28 – gb.

mengendalikan produksi

32) -

Memeriksa

46

dan

-

Memeriksa barang jadi yang akan

mengendalikan

kualitas

dikirim dengan melihat tekstur

barang

sebelum

gula merah apakah sudah sesuai

jadi

dikirim ke pelanggan b.

Produksi

60 orang

-

pesanan apa belum

Membuat gula merah tebu dalam

bentuk

-

cetakan

Menggunakan bahan baku yang sudah lolos seleksi pada tahapan

besek tumbu

penerimaan

bahan

baku

dari

pemasok c.

Pengepakan

dan

10 orang

-

Mengemas

gula

merah

-

Memakai pengemas bahan baku

penyimpanan (packaging

yang berbentuk tumbu ke

sesuai standart dan memeriksa

and Saving)

dalam plastic atau karung

pengemas bahan baku apakah ada

goni

yang cacat atau tidak

-

Menyimpan gula merah

-

Menyertakan tanggal produksi

yang telah dikemas ke

dan tanggal kadaluwarsa pada

dalam gudang barang jadi

kemasan gula merah tebu

Mengontrol

-

-

stok

-

Mengontrol stok barang dengan

ketersediaan gula merah

menggunakan form laporan stok

tebu yang ada di gudang

barang (gb. 36) dan form stok

barang jadi

kadaluwarsa (gb. 38)

Memecah

gula

merah

-

Memisahkan hasil pecahan gula

tebu dari bentuk tumbu ke

merah bentuk tumbu apakah itu

dalam bentuk pecahan-

grade A atau grade

sesuai

pecahan tumbu

dengan

merah

tekstur

pesanan pelanggan

47

gula

3.

Bagian Keuangan a.

Piutang Dagang

5 orang *

-

Menagih pembayaran dari

-

perusahaan

yang

-

telah

Menyimpan bukti pembayaran tempo

perusahaan

pelanggan

jatuh tempo (perusahaan

sesuai tanggal penagihan dan

pelanggan

memperingatkan

yang

perusahaan

pembayarannya 2 minggu

pelanggan

apabila

mendekati

– 1 bulan setelah gula

tanggal jatuh tempo pemayaran

merah tebu dikirim) b.

Piutang Internal

-

Memberikan

pinjaman

-

Memberikan

bukti

kepada karyawan yang

kepada

membutuhkan uang

meminjam uang dan memberi tempo

karyawan

piutang

waktu

yang

pengembalian

(apabila uang tersebut berasal dari kas perusahaan -

Memberikan

pinjaman

modal

kepada

lahan

tebu

menanam

tebu

memenuhi tebu

untuk

pemilik

Dengan menyertakan ukti piutang kepada

petani

tebu

dengan

untuk

perjanjian MOU bahwa hasil

guna

panen diserahkan kepada UD.

permintaan proses

produksi gula merah tebu UD. Langgeng Sari.UD.

48

-

Langgeng Sari

c.

Keuangan

3 orang *

-

Mencatat aliran keuangan secara

-

Komputer

yang dipakai

oleh

komputerisasi

bagian keuangan harus diberi

(mencatat pendapatan kas

kode password supaya tidak ada

dan pengeluaran kas UD.

yang menyalahgunakan

Langgeng Sari)

-

Menyimpan dokumen

dokumenyang

-

dokumen-dokumen

berupa

baik yang keluar dan masuk di

nota dari transaksi yang

UD. Langgeng Sari secara rapid

dilakukan

an disimpan sesuai nomor urut

oleh

UD.

Langgeng Sari 4.

Menyimpan

atau urut tanggal

Bagian Transportasi Sopir dan kernet

35 orang

-

Mengambil bahan baku

-

dari pemasok bahan baku

Bahan baku yang akan diambil harus sudah sesuai kriteria untuk proses produksi dan pengepakan.

-

Mengirimkan gula merah

-

tebu kepada perusahaan

Menyertakan bukti nota(gb.43) dan surat jalan (gb. 40)

pelanggan -

Bertanggungjawab

atas

-

Melakukan

perawatan

kondisi transportasi yang

transportasi

yang

digunakan

untuk mengangkut pasokan bahan

(merangkap

sebagai teknisi truk)

rutin

digunakan

baku maupun gula merah yang akan dikirim kepada pelanggan

49

4.4.1 Rekomendasi Aktivitas value chain UD. Langgeng Sari Berikut ini adalah rekomendasi aktivitas value chain UD. Langgeng sari Kudus : No Aktivitas 1.

Memasok bahan baku

2.

Proses produksi

Alur aktivitas value chain

Lokasi

Menerima barang dari pemasok (bahan baku sudah diseleksi di tempat pemasok)

Penerimaan order dari pelanggan dari faximile dan web

Memeras tebu untuk diambil nira tebu

Membuat jadwal rencana produksi

Gudang bahan baku

Seleksi bahan baku yang masuk

Permintaan bahan baku untuk produksi

Memasukkan nira ke dalam wajan besar untuk diuapkan airnya

50

Mempersiapka n bahan baku sesuai permintaan

Mengaduk nira yang ada dalam wajan besar

Memakai mesin produksi untuk proses produksi

Menambahkan kapur untuk menghilangkan kotoran dan gula tidak lembek

Lantai Produksi

Membuat laporan produksi dan pemakaian bahan baku

Nira kental (gulali) dicetak ke dalam besek tumbu dan dalam bentuk koin/baterai/batok

3.

Proses pengepakan dan penyimpanan barang jadi (gula merah tebu

c. Pengemasan barang jadi Mengemas gula merah tebu tumbu dibungkus dengan plastik

Memeriksa hasil pengemasan barang jadi

Mengitung total barang jadi yang telah di “packing”

Menyusun dan menata gula tebu yang telah di “packing”

d. Barang jadi yang kadaluwarsa

Menemukan produk jadi yang telah kadaluwarsa

Melaporkan barang kadaluwarsa kepada pemilik

Pemilik memerintahkan untuk memunaskan barang yang telah kadaluwarsa

51

Mengirim gula merah yang telah dicetak tumbu ke bagian pengepakan

Gudang penyimpanan dan Pengepakan

4.

Pengiriman barang jadi kepada pelanggan

c. Pengiriman barang jadi kepada pelanggan Menindaklanju ti PO dari pelanggan

Meminta barang jadi kepada bagian gudang oenyimpanan sesuai pesanan pelanggan

Pengecekan barang yang disiapkan gudang barang jadi

Menyiapkan transportasi untuk mengirim ke pelanggan

d. Retur dari pelanggan Mendapatkan retur barang dari pelanggan via faximile atau email

Menanggapi retur dari pelanggan dan menyiapkan barang pengganti

52

Mengirim gula merah tebu sesuai jumlah yang diretur

Keterangan : 

Menerima barang dari pemasok (bahan baku sudah diseleksi di tempat pemasok) Untuk proses seleksi biasanya dilakukan di gudang bahan baku UD. Langgeng Sari sebelum masuk di dalam gudang. Rekomendasinya adalah sebelum bahan baku masuk di gudang bahan baku UD. Langgeng Sari sebaiknya ada proses seleksi bahan baku di tempat pemasok bahan baku yang dilakukan oleh staff /pegawai Quality Control. Atau mengirim pegawai ke pemasok bahan baku. Dokumen pendukungnya adalah form penerimaan bahan baku (gambar 27). Untuk di masa yang akan datang, disarankan UD. Langgeng Sari dan pemasok membuat MOU tentang kriteria bahan baku yang sesuai dengan kualitas UD. Langgeng Sari.



Penerimaan order dari pelanggan dari faximile dan web Untuk saat ini, UD Langgeng Sari hanya menerima order via telepon atau perusahaan pelanggan yang membutuhkan datang langsung di kantor UD. Langgeng Sari. Untuk rekomendasi, UD langgeng Sari selain menerima order via telepon, juga bisa menerima pesanan dari pelanggan via faximile atau e-mail



Membuat jadwal rencana produksi UD. Langgeng Sari belum melakukan penjadwalan rencana produksi secara sistematis dan teratur dengan didukung oleh dokumen-dokumen pendukung rencana produksi. Untuk rekomendasi, UD. Langgeng Sari harus membuat jadwal rencana produksi yang sistematis dan teratur untuk menciptakan efektifitas dan efisiensi. Dokumen pendukungnya adalah form daftar pemesan (gambar 28), memo permintaan bahan baku, form pengeluaran bahan baku, serta form laporan produksi dan pemakaian bahan baku.

53



Memakai mesin produksi untuk proses produksi UD. Langgeng Sari masih melakukan proses produksi secara manual. Rekomendasinya adalah melakukan proses produksi dengan menggunakan mesin pembuat gula merah tebu yang agar dapat lebih efisian dan efektif. (sebagai gambaran : harga mesin penggiling tebu 1 mesin seharga ± 5 – 10 juta, mesin pengaduk nira seharga ± 10 – 15 juta, harga tersebut dirasa mampu mengingat kapasitas produksi UD. Langgeng Sari mencapai ratusan ton (misalnya 100 ton = 100.000 kg, @kg 8.000 jadi 100.000 x 8000 = Rp. 800.000.000 omzet kotor). Walaupun UD. Langgeng Sari menambah atau mengganti mesin produksi, UD. Langgeng Sari tetap memperkerjakan para karyawan dengan tetap memperkerjakan dalam proses produksi gula merah tebu.



Nira kental (gulali) dicetak ke dalam besek tumbu dan dalam bentuk koin/baterai/batok Untuk saat ini, UD. Langgeng Sari hanya memproduksi gula merah tebu dalam bentuk cetakan tumbu. Rekomendasinya adalah memproduksi dengan cetakan koin/baterai/batok mengingat belum adanya industri gula merah di Kota Kudus yang memproduksi cetakan tersebut. Selain itu, bentuk koin/baterai/batok lebih diminati pasar daripada bentuk pecahan.



Membuat laporan produksi dan pemakaian bahan baku UD. Langgeng Sari belum membuat laporan hasil produksi dan pemakaian bahan baku, hanya sebatas percaya kepada karyawan yang memproduksi. Untuk mendapatkan laporan produksi dan pemakaian bahan baku pada proses produksi, sebagai rekomendasi, sebaiknya UD. Langgeng Sari membuat laporan produksi dan pemakaian bahan baku secara terkomputerisasi. Gambaran laporan seperti pada gambar 32.

54



Mendapatkan retur barang dari pelanggan via faximile atau email Untuk saat ini, UD. Langgeng Sari hanya baru menanggapi retur dari pelanggan via telepon atau catatan retur dititipkan kepada bagian transportasi yang mengirim gula merah tebu kepada pelanggan. Hal ini ini mengakibatkan kurang respon cepat hubungan dari UD. Langgeng Sari dengan perusahaan pelanggan yang meminta retur. Sehingga untuk rekomendasi, UD. Langgeng Sari mulai mengandalkan faximile atau e-mail ketika ada laporan retur dari pelanggan

55

4.4.2 Rekomendasi Layout aktivitas UD. Langgeng Sari mulai dari pasokan bahan baku sampai dengan pengiriman barang jadi kepada pelanggan Berikut ini adalah layout UD. Langgeng Sari Kudus mulai dari pasokan bahan baku sampai dengan pengiriman barang jadi kepada pelanggan:

Supplier Bahan Baku

Produksi

1

2 a

4

d

PERUSAHAAN PELANGGAN

c b e

3 1. Jalan Dawe (Kantor Pusat + Gudang) +Transportasi)

2. Desa Suco (Gudang)

Gudang bahan baku

Gudang bahan baku kantor

kantor

kantor



Parkir Truk

Parkir Truk kantor

56

3. Desa Colo (Gudang + Transportasi)

Gudang bahan baku kantor


Parkir Truk

Parkir Truk

kantor

kantor

Pembahasan layout UD. Langgeng Sari : a. Pemasok mengirimkan bahan baku kepada UD. Langgeng Sari setelah proses seleksi bahan baku dilakukan di tempat pemasok bahan baku. Pada aktivitas ini, penyeleksian bahan baku berada di tempat pemasok bahan baku. Tujuannya adalah supaya dapat menghemat waktu dan biaya serta tidak kerja dua kali. Misal terdapat bahan baku yang tidak sesuai criteria, maka transport dari UD. Langgeng Sari tidak perlu lagi mengembalikan tebu yang tidak sesuai kriteria karena sudah melakukan penyeleksian di tempat pemasok. b. Bagian gudang bahan baku mengirimkan bahan baku kepada bagian produksi untuk proses produksi gula merah tebu. Untuk aktivitas ini secara keseluruhan sudah berjalan dengan baik. Sebagai rekomendasi, sebaiknya tempat produksi dibangun lebih dekat dengan gudang bahan baku dan gudang barang jadi serta proses produksi memakai mesin produksi untuk menghemat waktu serta mengurangi biaya yang dikeluarkan. c. Bagian produksi mengirimkan barang jadi (gula merah tebu) ke gudang barang jadi Secara keseluruhan, aktivitas untuk pengiriman barang sudah berjalan dengan baik. Untuk rekomendasi hampir sama dengan aktivitas yang diatas (aktivitas B) yaitu tempat produksi dibangun lebih dekat dengan gudang bahan baku dan gudang barang jadi serta proses produksi memakai mesin produksi untuk menghemat waktu serta mengurangi biaya yang dikeluarkan. d. - UD. Langgeng Sari mengirimkan barang jadi kepada pelanggan Secara keseluruhan, pada aktivitas ini sudah berjalan dengan baik. - UD. Langgeng Sari mengirimkan Barang pengganti retur dari pelanggan Secara keseluruhan aktivitas ini sudah berjalan dengan baik. e. - Pelanggan mengembalikan (retur) barang jadi yang tidak sesuai pesanan Secara keseluruhan aktivitas ini sudah berjalan dengan baik. - Pelanggan memesan gula merah tebu kepada UD. Langgeng Sari Pada aktivitas ini, secara keseluruhan sudah berjalan dengan baik, tetapi untuk meningkatkan pelayanan, untuk rekomendasi, UD. Langgeng sari memakai web atau e-mail serta memiki faximile guna memberikan pelayanan kepada calon pelanggan

57

4.4.3

Rekomendasi analisis value chain UD. Langgeng Sari Berikut ini adalah rekomendasi value chain untuk UD. Langgeng Sari : Infrastruktur : 1. Menerapkan SOP dan pemisahan tanggungjawab yang jelas terhadap karyawan dalam aktivitas pekerjaan 2. Kebijakan perekrutan karyawan baru yang berpengalaman sesuai dengan bidang keahlian 3. Penyediaan mesin produksi guna mendukung proses produksi 4. Pencatatan laporan keuangan berbasis komputerisasi

AKTIVITAS PENDUKUNG

Manajemen Sumber Daya Manusia : 1. Pelatihan tenaga kerja karyawan untuk meningkatkan kompetensi karyawan sesuai dengan bidangnya untuk mendukung kebutuhan perusahaan. 2. Proses seleksi perekrutan karyawan baru untuk mendapatkan karyawan yang memiliki kompetensi dan keahlian sesuai bidang yang dibutuhkan perusahaan. 3. Evaluasi kebutuhan pelatihan karyawan sesuai dengan departemen untuk memperlengkapi dan meningkatkan keahlian dari karyawan dalam rangka mendukung kepentingan perusahaan 4. Penilaian karyawan berbasis target produksi. Pengembangan Teknologi : 1. Penggunaan komputer, printer dan fax untuk mendukung aktivitas administrasi dan operasional perusahaan. Penggunaan komputer, printer dan faximile guna mendukung aktivitas bisnis seperti berhubungan dengan pelanggan maupun dengan calon pelanggan. Apabila dilihat dari segi biaya, UD. Langgeng Sari bisa memenuhi untuk bisa pengadaan teknologi mengingat omzet yang diperoleh UD. Langgeng Sari tergolong besar. 2. Penggunaan mesin – mesin produksi untuk menambah kapasitas produksi, efektivitas dan efisiensi waktu produksi. (Sebagai gambaran : harga mesin penggiling tebu 1 mesin seharga ± 5 – 10 juta, mesin pengaduk nira seharga ± 10 – 15 juta, harga tersebut dirasa mampu mengingat kapasitas produksi UD. Langgeng Sari mencapai ratusan ton ) Pembelian : 1. Proses seleksi dan kriteria pemasok bahan baku untuk mendapatkan bahan baku yang berkualitas dengan harga kompetitif dengan selalu mengambil pasokan bahan baku pada pemasok tetap serta membangun jalinan hubungan yang baik dengan calon pemasok yang lain.. 2. Pengadaan mesin – mesin produksi dan suku cadang mesin untuk mendukung aktivitas produksi.

58

LogistIk ke Dalam Seleksi kelayakan bahan baku sesuai dengan kriteria untuk produksi gula merah tebu. Seperti tebu, dibilang memenuhi kriteria apabila kadar airnya >10%., sakarosa (sukrosa) minimal 65 %, benzoate (bahan pengawet)mini mal 200 Mg.

Operasi

-penjadwalan dan perencanaan produksi dengan membuat jadwal rencana produksi. Untuk dokumen pada gambar 28 penggunaan mesin produksi untuk proses produksi

Logistik Keluar

- pengiriman gula merah tebu kepada pelanggan dengan armada milik UD. Langgeng Sari sendiri - pengiriman barang kepada pelanggan dengan didukung dokumen pengeluaran barang dari gudang, surat jalan, laporan retur barang jadi, dan form produk retur

Sales dan Marketing

Servis

- Proses pemasaran melalui telepon atau mengirim surat penawaran kepada calon konsumen atau membuat web atau email dengan menggunakan internet - proses penjualan gula merah kepada pelanggan dengan cara memberi sampel terlebih dahulu kepada calon konsumen

Pelayanan terhadap keluhan dari pelanggan melalui situs web atau e-mail pribadi milik UD. Langgeng Sari.

AKTIVITAS UTAMA Gambar 21. Rekomendasi Sistem Informasi Value Chain UD. Langgeng Sari

59

4.4.4 Rekomendasi flowchart yang menggambarkan arus dokumen UD. Langgeng Sari Flowchart Alur Aktivitas : 1. Alur aktivitas pemasok bahan baku dengan gudang bahan baku UD. Langgeng Berikut ini adalah flowchart rekomendasi untuk pembelian bahan baku dari pemasok bahan baku : PEMBELIAN BAHAN BAKU PEMBELIAN

QUALITY CONTROL

PEMILIK

1

2

Mulai 2 TEBU TEBU

Form Penerimaan Bahan Baku

1 1 Form Penerimaan Bahan Baku N

Memeriksa bahan baku (tebu)

N Selesai

Menerima bahan baku dan mengisi form penerimaan bahan baku

Tidak

3 TEBU Jumlah bahan 1 baku (tebu) yang Form Penerimaan diterima Bahan Baku

2

Bahan baku Sesuai permintaan?

TEBU

TEBU

Membuat form bahan baku sesuai kualitas yang diterima

Pemasok 1

ya

N

1 Form Penerimaan Bahan Baku

2

Gambar 22. Flowchart Rekomendasi Pembelian Bahan Baku

60

Penjelasan Flowchart :  Bagian Pembelian -

Menerima pasokan bahan baku tebu dari pemasok

-

Mencatat penerimaan pasokan bahan baku dari pemasok

-

Mengirim tebu dan menulis pada form penerimaan bahan baku 2 rangkap. o Rangkap 3 disimpan oleh bagian pembelian o Rangkap 2 dan tebu diberikan kepada bagian Quality Control o Rangkap 1 diserahkan kepada pemilik

 Bagian Quality Control -

Menerima tebu dan form Penerimaan Bahan Baku (tebu) yang diterima rangkap 1 dari bagian pembelian dan mengecek kualitas tebu yang diterima.

-

Memeriksa kualitas tebu yang akan digunakan untuk memroduksi gula merah tebu 

Apabila kualitas tebu sesuai standart untuk proses produksi gula merah, maka selanjutnya memberikan form penerimaan bahan baku rangkap 1 kepada pemilik



Apabila kualitas tebu tidak sesuai dengan standart untuk proses produksi, maka tebu akan dikembalikan kepada pemasok tebu.

 Pemilik -

Menerima form Penerimaan Bahan Baku rangkap 1 dari bagian Quality Control.

61

2. Alur aktivitas gudang bahan baku dengan lantai produksi Berikut ini adalah flowchart rekomendasi untuk aktivitas dari gudang bahan baku ke lantai produksi gula merah tebu : PROSES PRODUKSI Bagian Produksi dan Pengemasan Barang Jadi

Pemilik

mulai

Bagian Quality Control (merangkap bagian gudang bahan baku)

2

1

1 Daftar dan jadwal order

PO dari pelanggan

Memo Permintaan bahan baku N

Menerima PO dari pelanggan melalui email,telepon atau fax

Input data permintaan bahan baku Pembuatan Memo permintaan bahan baku

PO dari pelanggan

1 Daftar dan jadwal 2 order

2 1 Form pengeluaran bahan baku N

1

D

Memo 2 Permintaan bahan baku

D 1

N 4

mempersiapkan bahan baku dan buat memo pengiriman

2

Form Laporan 2 Produksi dan pemakaian Bahan Baku

BA H BA AN KU

Form Pengeluaran Bahan Baku

N 3

Gambar 23. Flowchart Rekomendasi Proses Produksi

62

1

PROSES PRODUKSI Pemilik

Bagian Quality Control (merangkap bagian gudang bahan baku)

Bagian Produksi

3

Form pengeluaran bahan baku

BA H BA AN KU

N Proses Produksi Gula Merah

G ME ULA RA H

Membuat Laporan Produksi dan pemakaian Bahan Baku

2 1 Form Laporan Produksi dan pemakaian Bahan Baku

Produksi

3

1

N 4

Transfer Gula Merah ke Pengepakan

G ME ULA RA H

1 Form Laporan Produksi dan pemakaian Bahan Baku

Bagian penyimpanan Dan pengepakan

Gambar 23. Flowchart Rekomendasi Proses Produksi

63

1

Penjelasan flowchart : Alur aktivitas gudang bahan baku dengan lantai produksi  Pemilik -

Menerima order dari pelanggan melalui email / telepon / faximile berupa PO

-

Mengisi form daftar dan jadwal order 2 rangkap o Rangkap 1 diberikan kepada bagian produksi dan pengemasan barang jadi o Rangkap 2 disimpan sesuai nomor urut form

-

Menerima form Laporan Produksi dan Pemakaian bahan baku rangkap 2 dan disimpan sesuai nomor urut form.

 Bagian Produksi -

Menerima form daftar dan jadwal order rangkap 1 dari pemilik, menindaklanjuti dan menyimpan sesuai urut nomor form

-

Membuat memo permintaan bahan baku 2 rangkap : o Rangkap 1 diberikan pada bagian gudang bahan baku (Quality Control) o Rangkap 2 disimpan sesuai urut nomor form

-

Menerima pasokan bahan baku dan form pengeluaran bahan baku rangkap 1 dari bagian gudang bahan baku (Quality Control). Form rangkap 1 disimpan sesuai urut nomor form.

-

Proses produksi gula merah tebu

-

Setelah gula merah jadi, membuat laporan produksi (kuantitas yang dihasilkan) dan pemakaian bahan baku yang digunakan selama proses produksi pada database produksi

-

Mencetak form laporan produksi dan pemakaian bahan baku 3 rangkap : o Rangkap 1 dikirim ke bagian penyimpanan dan pengepakan beserta hasil produksi yang telah dicetak o Rangkap 2 dikirim ke pemilik sebagai bukti o Rangkap 3 disimpan sesuai urut nomor form.

 Bagian Gudang Bahan Baku (Quality Control) -

Menerima memo permintaan bahan baku rangkap 1 dari bagian produksi

-

Menginput data permintaan bahan baku dan mengeluarkan form pengeluaran bahan baku 2 rangkap : 64

o Rangkap 1 beserta bahan baku yang akan digunakan dikirim ke bagian produksi o Rangkap 2 disimpan sesuai urut nomor form. 3 Alur aktivitas lantai produksi dengan gudang barang jadi a. Pengemasan barang jadi Berikut in adalah flowchart rekomendasi pada aktivitas dari lantai produksi ke gudang penyimpanan barang jadi : Pengiriman hasil produksi ke gudang barang jadi BAGIAN PENGEPAKAN

Mulai

G ME ULA RAH

Form Laporan Produksi dan pemakaian Bahan Baku

PENBAHA GE N MA S

1

Proses Pengemasan

PRO JADDUK I

Cek Kondisi Produk Jadi

TIDAK

Form Produk Cacat 1 F f orm laporan Produk jadi setelah dikemas

2

YA

Cacat?

1

PRO DU CAC AT K

1 2 3

PRO JADDUK I Hitung & Buat Laporan Produk Cacat

N

PRO DU CAC AT K Form Produk Cacat

1 1 2 3

2

1 N

Gambar 24. Flowchart Rekomendasi Pengiriman Hasil Produksi ke Gudang Barang Jadi

65

Pengiriman hasil produksi ke gudang barang jadi QC

BAGIAN PENYIMPANAN

1

PEMILIK

2

4

Pr

Form Produk Cacat

1

Produk Cacat

21

od Se uk J dik telah adi em as

2 Form Laporan Produk Jadi Setelah dikemas N

Cek kondisi dan analisa penyebab Produk Cacat

Form Produk Cacat

Hitung jumlah dan buat Laporan stok

1 21

SA PR MPE O L CA DU CA K T

1

Form produk cacat

Menghitung barang cacat/rusak dan menjual ke pembeli gula merah yang rusak / cacat

Sample Produk Cacat

N Form Laporan 1 Stok Barang

2

Pr


PR O CA DU CA K T

2 Nota 1 Penjualan Barang cacat

Melaporkan ke pemilik

N Form Produk Cacat

1

Penataan/ penyusunan Produk Jadi yang dikemas

SA PR MPE O L CA DU CA K T

21

Pembeli Gula merah cacat

N

Form 1 Laporan Stok Barang

Pr

4


2

N

3

Form 1 Laporan Stok Barang

3

N

Selesai

Gambar 24. flowchart Rekomendasi Pengiriman Hasil Produksi ke Gudang Barang Jadi

66

b. Barang jadi yang kadaluwarsa Untuk flowchart rekomendasi dibawah ini menjelaskan untuk pemisahan produk yang telah kadaluwarsa :

BARANG YANG KADALUWARSA Bagian Penyimpanan

Pemilik

Quality Control

1

Mulai

2

Pemusnahan Produk PR OD JA UK DI

1 Form Stok kadaluwarsa

Sa m ka Prod pel da luw uk ars a

N

Pengecekan stok gudang dan menemukan stok yang sudah kadaluwarsa

Memberikan perintah Pemusnahan barang jadi


Form 1 12 Stok kadaluwarsa

pemilik Form perintah1 pemusnahan 2 barang

N


N

Melaporkan kepada pemilik

2


1 Form Stok kadaluwarsa

Form Perintah Pemusnahan Produk

1

gambar 25. Flowchart Rekomendasi Barang yang Kadaluwarsa

67

11

Penjelasan flowchart : a. Pengemasan dan penyimpanan barang jadi 

Bagian Pengepakan -

Menerima gula merah hasil produksi, bahan pengemas dari gudang bahan baku dan form laporan Produksi dan pemakaian bahan baku rangkap 1 dari bagian produksi. Form disimpan sesuai urut nomor penerimaan form

-

Mengemas gula merah dengan menggunakan kemasan tumbu dan plastik (karung goni akan digunakan apabila akan dikirim ke pelanggan)

-

Memeriksa kondisi gula merah yang telah dikemas : o Apabila selama pengemasan “ tidak ditemukan “ produk cacat, maka mengisi form laporan produk jadi setelah dikemas (2 rangkap). Rangkap 1 beserta gula merah yang telah dikemas dikirim ke bagian pengemasan Rangkap 2 disimpan sesuai nomor urut form o Apabila “ditemukan” produk cacat, maka mengisi form produk cacat (3 rangkap) serta menghitung dan mencatat produk cacat ke dalam database Laporan Produk cacat. Mengirim produk gula merah yang cacat dan form produk cacat rangkap 1 ke bagian Quality Control.



Bagian Quality Control -

Menerima form produk cacat 2 rangkap dan produk cacat dari bagian pengepakan

-

Memeriksa kondisi dan menganalis penyebab produk yang dihasilkan cacat

-

Setelah selesai menganalis, segera melaporkan hasil analisis kepada pemilik berupa form produk cacat rangkap 1 dan sampel produk cacat. Form produk cacat rangkap 2 disimpan sesuai urut nomor

-

Menerima form perintah pemusahan produk rangkap 1 dari pemilik

-

Memusnahkan produk gula merah yang cacat

-

Membuat laporan bukti pemusnahan produk cacat, disimpan sesuai tanggal pelaksanaan pemusnahan produk cacat serta dilaporkan kepada pemilik

68

 Bagian penyimpanan -

Menerima gula merah yang telah dikemas dan form laporan produk jadi rangkap 2 dari bagian pengemasan. Form disimpan sesuai urut nomor form

-

Menghitung kuantitas dan mengisi laporan persediaan

-

Setelah mengitung kuantitas dan mengisi laporan persediaan, mengisi form laporan laporan barang (rangkap 2) : o Rangkap 1 diserahkan kepada pemilik o Rangkap 2 disimpan sesuai urut nomor form

-

Menyusun dan menyimpan produk yang telah dikemas ke dalam gudang barang jadi

 Pemilik -

Menerima form laporan persediaan barang rangkap 1 dari bagian penyimpanan dan menyimpan sesuai urut nomor form

-

Menerima form kerusakan barang jadi rangkap 1 dan sampel produk cacat dari bagian Quality control

-

Menghitung kuantitas gula merah yang cacat dan segera menjual kepada pembeli tetap yang menerima produk gagal atau cacat dari UD. Langgeng Sari.

-

memberi nota rangkap 1 dan gula merah cacat kepada pembeli produk cacat Nota rangkap 1 disimpan urut nomor form

b. Stok yang kadaluwarsa  Bagian penyimpanan -

Melakukan pengecekan persediaan gula merah yang ada dalam gudang barang jadi

-

Apabila menemukan persediaan gula merah yang sudah kadaluwarsa, mengisi form persediaan kadaluwarsa 2 rangkap o Rangkap 1 beserta sample produk kadaluwarsa disampaikan ke pemilik o Rangkap 2 disimpan sesuai urut nomor form

 Pemilik -

Menerima persediaan stok kadaluwarsa rangkap 1 dan sample produk kadaluwarsa. Form disimpan sesuai nomor urut 69

-

Mengisi form perintah pemusnahan produk kadaluwarsa dan memberikan perintah kepada Quality Control untuk melakukan pemusnahan terhadap produk yang telah kadaluwarsa. o Form rangkap 1 dengan barang yang akan dimusnahkan diberikan kepada Quality control o Form rangkap 2 disimpan sesuai nomor urut form

 Quality Control -

Menerima form perintah pemusnahan produk rangkap 1 dari pemilik

-

Melakukan pemusnahan gula merah yang telah kadaluwarsa

Keterangan : untuk mencegah adanya barang kadaluwarsa, maka pengeluaran barang jadi menggunakan metode FIFO (First In First Out), yaitu mengeluarkan barang jadi terlebih dahulu yang diproduksi terdahulu. (misal : pada tanggal 1-3 september 2013 UD. Langgeng Sari memproduksi gula merah. Pada tanggal 3 september 2013 UD. Langgeng Sari mendapatkan pesanan dari PT.XXX.

Gula merah yang dikirim adalah produksi pada tanggal 1

September. Yang tanggal 2-3 September disimpan dalam gudang barang jadi sebagai persediaan)

70

4 Alur aktivitas gudang barang jadi UD. Langgeng Sari dengan pelanggan a. Pengiriman dan penjualan barang jadi ke pelanggan Berikut ini adalah flowchart rekomendasi untuk aktivitas pengiriman barang dari gudang barang jadi UD. Langgeng Sari ke pelanggan : PENGIRIMAN DAN PENJUALAN BARANG JADI KEPADA PELANGGAN

Pemilik

Quality Control

Bagian Transportasi

1

MULAI

6

PO nota Copy PO

1

Surat jalan

Ba ra jad ng i

1 2 1

D N Menindaklanjuti PO dari pelanggan

PO

Memeriksa dan menindaklanjuti copian PO dari pemilik dan mengisi form pengeluaran barang jadi

Kirim ke palanggan

Copy PO

1 D

1Surat jalan

1

1 Form 2 pengeluaran 3 Barang jadi

nota

1

Ba ra jad ng i

5 N uang

1

Surat jalan

Ba ra jad ng i

2 1

Input data pengeluaran brg jadi ke PC (Ms Excell) dan buat Surat Jalan


Membuat nota untuk pelanggan

pelanggan 1 Surat Jalan

2 2

Form 1 pengeluaran Barang jadi

3 1 2 nota

1

Surat jalan

1

2 1

Ba ra jad ng i

N 2

6

Gambar 26. Flowchart Rekomendasi Pengiriman dan Penjualan Barang Jadi Kepada Pelanggan

71

PENGIRIMAN BARANG JADI

Bagian Transportasi

2

4

Surat jalan

Gudang Barang Jadi (bagian Penyimpanan)

Pemilik

Ba ra jad ng i

1 2 1

1 Surat Jalan

3

Surat jalan

1

1 Form pengeluaran Barang jadi

2

2

2 Form 1 pengeluaran Barang jadi

3

N

Menyiapkan barang yang akan dikirim

Pengaturan Pengiriman Brg Jadi dengan truk

Surat jalan

1 1

Cek Surat Jalan dengan form pengeluaran barang jadi

Surat jalan

1

22 1

Ba ra jad ng i

Ba ra jad ng i

12

Surat jalan sesuai?

ya

Tidak

5

1 Surat 2 Surat Jalan Jalan 1 3

2 Form 1 pengeluaran Barang jadi

N N

Revisi Surat Jalan dan form pengelu aran barang jadioleh Bagian Gudang Jadi

4

Persetujuan Pengiriman QC

Surat jalan

1

1 Form pengeluaran Barang jadi

2

3

Gambar 26. Flowchart Rekomendasi Pengiriman Barang Jadi Kepada Pelanggan

72

b. Retur dari pelanggan Untuk flowchart rekomendasi dibawah ini menjelaskan tentang retur dari pelanggan karena ketidaksesuaian barang yang dikirim dari UD. Langgeng Sari :

RETUR DARI PELANGGAN Bagian Transportasi

Quality Control

PELANGGAN 1


Pro rus duk ca ak/ ca t

Melaporkan Pengembalian Produk Rusak


Pro rus duk ca ak/ ca t


Mengisi laporan retur barang jadi serta mengisi form pengeluaran barang jadi dan surat jalan

Pro rus duk ca ak/ ca t Surat Jalan

Form pengeluaran Barang jadi 2

1

2

1

N

nota

1

Ba pe rang ng g ti an

Surat Jalan

1

2 Menyiapkan Brg Pengganti dan surat jalan

N Mengirim ke palanggan


2 nota nota

11


Surat Jalan

1

1

N

uang

PELANGGAN


2

Gambar 27. Flowchart Rekomendasi Retur dari pelanggan

73

Surat Jalan

1

2

Penjelasan flowchart : a. Pengiriman barang jadi ke pelanggan  Pemilik -

Menindaklanjuti PO yang kirim oleh pelanggan

-

Mengopi PO menjadi 2, PO yang asli disimpan sesuai tanggal masuk PO, copian PO diberikan oleh Quality Control

-

menerima surat jalan 3 rangkap dan form pengeluaran barang jadi rangkap 1 dan rangkap 2 dari Quality Control

-

memeriksa surat jalan dan form pengeluaran barang jadi o Apabila surat jalan “sesuai” dengan permintaan, surat jalan 3 rangkap dengan ketentuan rangkap 1 dan rangkap 2 diserahkan kepada gudang barang jadi / bagian penyimpanan, rangkap 3 disimpan sesuai nomor urut form) dan form pengeluaran barang jadi rangkap 1 diberikan kepada gudang barang jadi / bagian penyimpanan dan rangkap 2 disimpan sesuai nomor urut form. o Apabila suat jalan “tidak sesuai”, dikembalikan kepada bagian Quality Control untuk direvisi.

-

Menerima surat jalan 2 rangkap dari bagian Transportasi dan memeriksa barang yang akan siap untuk dikirim kepada pelanggan

-

Membuatkan nota 2 rangkap (rangkap 1 dititipkan kepada bagian transportasi yang akan diserahkan sebagai barang bukti kepada pelanggan, rangkap 2 disimpan sesuai nomor urut nota)

-

Memberikan nota rangkap 1 dan surat jalan 2 rangkap serta memberikan instruksi mengirim barang jadi kepada pelanggan

 Quality Control -

Menerima copian PO dari pemilik

-

Memeriksa dan menindaklanjuti PO dengan mengisi form pengeluaran barang jadi 3 rangkap : o Rangkap 1 dan 2 akan dikirim terlebih dahulu dikirim kepada pemilik o Rangkap 3 disimpan sesuai urut nomor form

-

Mengisi surat jalan 3 rangkap dan dikirim dahulu kepada pemilik untuk diperiksa 74

 Gudang bahan baku ( bagian Penyimpanan) -

Menerima surat jalan 2 rangkap dan form pengeluaran barang jadi rangkap 1 (disimpan sesuai urut nomor form)

-

Menyiapkan barang jadi yang akan dikirim kepada pelanggan

-

Setelah menyiapkan barang jadi, barang jadi beserta surat jalan 2 rangkap diserahkan

kepada bagian transportasi  Bagian Transportasi -

Menerima surat jalan 2 rangkap dan barang jadi

-

Menyusun dan mengatur letak posisi barang di dalam truk

-

Memberikan surat jalan 2 rangkap kepada pemilik terlebih dahulu dan memberitahukan bahwa barang sudah ada diatas truk untuk diperiksa.

-

Menerima surat jalan 2 rangkap (rangkap 1 akan diberikan kepada pelanggan, rangkap 2 disimpan sesuai urut nomor form) dan nota yang akan diberikan kepada pelanggan.

-

Mengirim barang jadi kepada pelanggan beserta nota rangkap 1 dan surat jalan rangkap 1

b. Retur Barang  Bagian Transportasi -

Pelanggan melakukan bongkar muat barang jadi dan menemukan produk yang cacat, maka pelanggan membuat memo kerusakan barang dan mengembalikan produk cacat melalui bagian transportasi

-

Melaporkan pengembalian barang jadi yang rusak / cacat kepada bagian Quality Control dengan menyerahkan produk rusak dan memo kerusakan barang

-

Menerima nota rangkap 1, barang pengganti, dan surat jalan 2 rangkap ( rangkap 1 akan diberikan kepada pelanggan, rangkap 2 disimpan sesuai urut nomor form)

-

Mengirim kepada pelanggan dan menyerahkan nota rangkap 1, barang jadi pengganti, dan surat jalan rangkap 1.

 Bagian Quality Control -

Menerima memo kerusakan barang dan produk rusak dari Bagian Trnasportasi

-

Mengisi laporan retur barang jadi serta mengisi form pengeluaran barang jadi dan surat jalan 2 rangkap. 75

-

Menyiapkan barang jadi pengganti retur dan membuat nota 2 rangkap (rangkap 1 dititipkan kepada bagian Transportasi, rangkap 2 disimpan sesuai nomor urut) kemudian diserahkan kepada bagian transportasi beserta surat jalan 2 rangkap.

76

4.4.5 Rekomendasi dokumen pendukung alur aktivitas value chain UD. Langgeng Sari Berikut ini adalah dokumen rekomendasi yang terdapat di dalam flowchart : 1

Alur aktivitas pemasok bahan baku dengan gudang bahan baku a. Form penerimaan bahan baku (Gambar 28) Merupakan form yang digunakan pada saat penerimaan bahan baku dari pemasok bahan baku. Pemasok bahan baku UD, Langgeng sari terdiri dari pemasok tebu, pemasok kapur, pemasok besek tumbu, pemasok plastik, dan pemasok karung goni. Atribut yang terdapat form penerimaan bahan baku antara lain : 

Nama pemasok Pada atribut ini menjelaskan tentang pemasok bahan baku yang mengirmkan bahan baku kepada UD. Langgeng Sari



Tanggal



Nama Produk (bahan baku)



Jumlah (bahan baku)



Keterangan (kriteria bahan baku)



Kriteria



Tandatangan Berikut ini adalah bentuk form penerimaan bahan baku :

Gambar 28. Form Penerimaan Bahan Baku

77

2

Alur aktivitas gudang bahan baku dengan lantai produksi

a. Jadwal Rencana Produksi (gambar 29) Pada form berisi tentang jadwal rencana produksi gula merah tebu oleh bagian produksi.Atribut yang terdapat pada dokumen ini : 

Tanggal



Bulan



Keterangan



Nama perusahaan Pemesan



Pesanan

Gambar 29. Jadwal Rencana Produksi

78

b. Form Daftar Pemesan (gambar 30) Pada form ini berisi tentang daftar perusahaan atau perorangan yang memesan dan membeli gula merah tebu. Atribut yang terdapat pada form daftar dan jadwal order antara lain : 

Tanggal ( pemilik memberikan jadwal order kepada produksi)



Nomor



Nama pemesan gula merah



Jumlah (pesanan gula merah)



Satuan



Tanggal pesanan (tanggal pemesan memerikan orderan)



Keterangan

Berikut ini adalah bentuk daftar dan jadwal order :

Gambar 30. Form Daftar Pemesan

79

c. Memo permintaan bahan baku (Gambar 31) Pada memo ini menjelaskan bahwa Quality Control meminta persetujuan oleh pemilik untuk pengeluaran bahan baku

yang akan digunakan oleh bagian produksi untuk proses

memproduksi gula merah tebu. Atribut yang terdapat pada dokumen ini meliputi : 

Tanggal ( pada saat permintaan bahan baku)



Nomor urut



Kode bahan baku



Deskripsi bahan baku



Jumlah ( bahan baku yang aan digunakan dalam satuan kilogram)



Keterangan



Tanda tangan

berikut ini adalah memo permintaan bahan baku dari bagian produksi kepada gudang bahan baku :

c Gambar 31. Memo Permintaan Bahan Baku

80

d. Form pengeluaran bahan baku (Gambar 32) Form ini digunakan untuk pengeluaran bahan baku yang akan digunakan oleh bagian produksi untuk proses produksi gula merah tebu. Atribut yang terdapat pada dokumen ini meliputi : 

Tanggal (permintaan bahan baku)



Divisi ( yang meminta bahan baku)



Keperluan (menjelaskan untuk keperluan proses produksi)



Kode bahan baku



Deskripsi bahan baku



Keterangan



Tanda tangan ( terdiri dari bagian Produksi dan bagian Quality Control)

Berikut ini adalah form pengeluaran bahan baku dari bagian gudang bahan baku :

Gambar 32. Form Pengeluaran Bahan Baku

81

e. Form laporan produksi dan pemakaian bahan baku (Gambar 33) Pada form ini digunakan pada saat selesai produksi untuk melaporkan pemakaian bahan baku selama proses produksi dan jumlah hasil produksi. Atribut yang terdapat pada dokumen ini terdiri dari : - Pemakaian bahan baku : 

Nomor form



Nomor urut



Tanggal (pemakaian bahan baku)



Kode bahan baku



Nama bahan baku (yang digunakan selama proses produksi)



Jumlah (bahan baku yang digunakan selama proses produksi)



Keterangan

- Jumlah gula merah yang diproduksi 

Nama barang



Jumlah (gula merah yang dihasilkan)



Jumlah total (gula merah yang dihasilkan jumlah totalnya)



Keterangan

Berikut ini adalah form laporan hasil produk jadi dan pemakaian bahan baku dari bagian produksi :

Gambar 33. Form Laporan Produksi dan Pemakaian Bahan Baku

82

3. Alur aktivitas lantai produksi dengan gudang barang jadi

a. Form laporan produksi dan pemakaian bahan baku (Gambar 33) Pada form ini digunakan pada saat selesai produksi untuk melaporkan pemakaian bahan baku selama proses produksi dan jumlah hasil produksi. Atribut yang terdapat pada dokumen ini terdiri dari : - Pemakaian bahan baku : 

Nomor form



Nomor urut



Tanggal (pemakaian bahan baku)



Kode bahan baku



Nama bahan baku (yang digunakan selama proses produksi)



Jumlah (bahan baku yang digunakan selama proses produksi)



Keterangan

- Jumlah gula merah yang diproduksi 

Nama barang



Jumlah (gula merah yang dihasilkan)



Jumlah total (gula merah yang dihasilkan jumlah totalnya)



Keterangan

Berikut ini adalah form laporan hasil produk jadi dan pemakaian bahan baku dari bagian produksi :

Gambar 33. Form Laporan Produksi dan Pemakaian Bahan Baku

83

b. Form laporan produk jadi setelah dikemas (Gambar 34) Form ini menjelaskan tentang produk jadi yang telah dikemas oleh bagian pengemasan Atribut yang ada pada dokumen ini antara lain : 

Nomor form



Tanggal



Jenis produk



Jumlah (dalam satuan kilogram)



Jumlah besek



Keterangan

Berikut ini adalah form laporan produk jadi setelah dikemas :

Gambar 34. Form Laporan Hasil Produk Jadi Setelah Dikemas

84

c. Form produk cacat (Gambar 35) Form ini menjelaskan tentang kuantitas produk cacat yang ditemukan selama pengemasan dengan menggunakan tumbu Atribut yang ada pada dokumen ini meliputi : 

Nomor form



Tanggal ( pada saat ditemukannya produk cacat)



Nama produk



Jumlah barang rusak



Keterangan

berikut ini adalah form produk cacat :

Gambar 35. Form Produk Cacat

85

d. Laporan produk cacat (gambar 36) Laporan ini berisikan dari laporan produk cacat yang ditemukan pada saat proses pengemasan dan diinput pada database di dalam komputer. Atribut yang terdapat pada laporen ini meliputi: 

Nomor form laporan



Nama produk



Tanggal (pada saat ditemukan dan diinput



Jumlah ( produk cacat yang ditemukan)



Keterangan

Berikut ini adalah laporan produk cacat :

Gambar 36. Laporan Produk Cacat

86

e. Form laporan stok barang (ganbar 37) Pada form ini menjelaskan tentang jumlah stok barang yang ada di dalam gudang setelah dikemas secara keseluruhan. Atribut yang terdapat pada form ini meliputi : 

Stok per tanggal



Jenis produk



Jumlah (dalam kg)



Stok keluar barang



Jumlah stok keluar



Sisa stok per tanggal (jumlah yang ada di gudang per tanggal keluar barang)



Stok gudang

Gambar 37. Form Laporan Stok Barang

87

f. Form pemusnahan produk (gambar 38) Form ini menjelaskan tentang perintah yang diberikan oleh pemilik untuk memusnahkan produk yang telah kadaluwarsa. Atribut yang terdapat pada dokumen ini meliputi : 

Nomor form



Jenis produk



Tanggal Kadaluwarsa



Jumlah



Tanda tangan

berikut ini adalah form perintah pemusnahan produk :

Gambar 38. Form Perintah Pemusnahan Produk

88

g. Form Stok Kadaluwarsa (gambar 39) Laporan ini menjelaskan total produk kadaluwarsa yang ditemukan di dalam gudang barang jadi. Atribut yang terdapat pada ddokumen ini meliputi : 

Stok per tanggal



Jenis produk



Jumlah (dalam kg)



Stok keluar barang



Jumlah stok keluar



Sisa stok per tanggal (jumlah yang ada di gudang per tanggal keluar barang)



Stok gudang

Berikut ini adalah bentuk form stok kadaluwarsa :

Gambar 39. Form Stok Kadaluwarsa

89

4. Alur aktivitas gudang barang jadi UD. Langgeng Sari dengan pelanggan a. Pengeluaran barang jadi dari gudang (gambar 40) Pada form ini menjelaskan untuk stok gudang yang keluar yang akan dikirim kepada pelanggan. Atribut pada dokumen ini meliputi : 

Tanggal (dikeluarkannya barang)



Divisi (yang berhak mengeluarkan)



Keperluan (tujuan dikeluarkannya stok dari gudang)



Kode barang



Deskripsi (barang yang diminta oleh pelanggan)



Jumlah (dalam satuan kilogram)



Total (barang yang dikeluarkan)



Tanda tangan

berikut ini adalah bentuk laporan barang keluar

Gambar 40. Pengeluaran Barang Jadi Dari Gudang

90

b. Surat Jalan (gambar 41) Dokumen ini sebagai bentuk bukti pengiriman yang nantinya akan disampaikan kepada pelanggan dan sebagai pegangan bagian trasnportasi dalam mengirimkan barang sampai ke tangan pelanggan. Atribut yang terdapat pada dokumen ini meliputi :  Nomor form  Divisi ( yang bertanggung jawab terhadap pengiriman barang)  Nomor polisi ( kendaraan yang dipakai untuk mengirim)  Nomor DO  Spesifikasi barang (barang yang dikirim sesuai permintaan pelanggan)  Jumlah (barang yang dikirim kepada pelanggan dalam jumlah kilogram)  Satuan (berat barang per item)  Keterangan  Tanda tangan berikut ini adalah bentuk surat jalan :

Gambar 41. Surat Jalan

91

c. Laporan retur barang jadi (gambar 42) Dokumen ini menjelaskan retur barang yang diminta dari pelanggan karena ada produk yang tidak sesuai permintaan pelanggan seperti rusak atau cacat Atribut pada dokumen ini meliputi : 

nomor laporan



tanggal (pada saat retur barang



customer (nama pelanggan)



nama produk



jumlah produk (yang diretur)



nomor polisi (kendaraan yang membawanya)



keterangan

berikut ini adalah bentuk laporan retur barang jadi :

Gambar 42. Laporan Retur Barang Jadi

92

d. Form produk pengganti retur (gambar 43) dokumen ini menjelaskan bahwa pihak UD. Langgeng Sari mengirim kembali produk pengganti untuk pelanggan yang melakukan retur barang. Atribut pada dokumen ini meliputi : 

nama pelanggan



kendaraan (yang dipakai)



nomor polisi ( kendaraan yang dipakai)



nama barang (yang dikirim ulang)



jumlah (kuantitas yang dikirim kemballi dalam satuan kilogram)



keterangan



tanda tangan

berikut ini adalah bentuk form produk pengganti retur :

Gambar 43. Form Produk Pengganti Retur

93

e. Nota Penjualan (gambar 44) Dokumen ini sebagai bukti penjualan kepada pelanggan UD. Langgeng Sari. Atribut yang terdapat pada dokumen ini meliputi : 

Nomor form



Kepada (perusahaan yang dituju)



Tanggal (tanggal Pengiriman)



Nomor



Nama Barang (yang dikirim kepada pelanggan)



Jumlah (yang dikirim)



keterangan

Gambar 44. Form Nota Penjualan

94

BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa untuk sistem informasi yang terdapat di UD. Langgeng masih masih terdapat kelemahan apabila dilihat dari aktivitas value chain. Kelemahan tersebut dapat dilihat, antara lain pada dokumen yang dimiliki UD. Langgeng Sari belum mendukung untuk kegiatan aktivitas bisnis, proses produksi masih mengandalkan tenaga manusia yang berdampak pada kurangnya efektifitas dan efisiensi produksi. Sedangkan pada pengolahan data, UD. Langgeng Sari

masih

menggunakan

dengan

sistem

manual

dan

belum

terkomputerisasi. Dengan melihat aktivitas bisnis UD. Langgeng Sari yang sekarang ini, perlu adanya rekomendasi aktivitas value chain, layout, dokumen yang lebih spesifik untuk mendukung aktivitas bisnis UD. Langgeng Sari

5.2 Saran Saran untuk perbaikan sistem informasi pada value chain UD. Langgeng Sari adalah sebagai berikut : a.

Penggunaan teknologi (komputer, printer, fax, e-mail, website) untuk mendukung dan memberikan kecepatan penerimaan informasi dan transaksi di UD Langgeng Sari

b.

Penerapan dokumentasi yang baik melalui form sebagai bukti tertulis aktivitas value chain yang berjalan di UD Langgeng Sari

c.

Penggantian system manual dengan mesin untuk menambah efektivitas dan efisiensi produksi di UD Langgeng Sari

d.

Penerapan untuk aktivitas

- aktivitas berikut dalam upaya

memberikan kemajuan dalam operasional di UD Langgeng Sari : o Pelatihan dan evaluasi karyawan 95

o Seleksi dan evaluasi supplier o Pengujian kualitas bahan baku (quality control) o Pembuatan SOP untuk memperjelas tanggung jawab masing – masing karyawan o Pada bagian Quality control menjadi 4 orang yaitu pada dokumen : - Form Penerimaan Bahan Baku (gambar 27) - Form Pengeluaran Bahan Baku (gambar 31) - Form Perintah Pemusnahan Produk (gambar 37) - Form Pengeluaran Barang dari Gudang (gambar 39)

96

DAFTAR PUSTAKA

Arens, Alvin A., Elder, Randal J., Beasley, Mark S., 2003. Auditing anda Issurance Service: An Intregated Approuch, Nine Edition, New Jersey : Prentice Hall Chopra, Sunil and Peter Meindl, 2007, Supply Chain Management (Strategy, planning, & Operations), Third Edition, Pearson Education, Corp; United States of America. Hall, James A. 2001. Accounting Information System, Third Edition. South Western College Publishing Hanif Al Fatta, 2007, “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern”, Andi Offset, Jogjakarta Madura, Jeff, 2007, Introduction to Business (Pengantar Bisnis), Edisi Keempat, Salemba Empat, Jakarta. O’Brien, James. 2005, Introduction to Information System : Essential for The Internet Worked E-business Enterprise, 11th edition. McGraw Hill.

Schell, George P. dan Raymond McLeod, Jr, 2010, Sistem Informasi Manajemen, Edisi Kesembilan, Indeks, Yogyakarta. Schell, George P. dan Raymond McLeod, Jr, 2007, Sistem Informasi Manajemen, Edisi Kesepuluh, Salemba Empat, Jakarta. Setiawati, Lilis dan Anastasia Dian, 2010, Perancangan, Proses, dan Penerapan Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kesatu , Andi, Yogyakarta. Supramono dan Sugiarto, 1993, Statistika, Andi Offset, Yogyakarta

97

Widjajanto, Nugroho, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kesatu, Erlangga, Jakarta. Whitten, Jeffery L. Bentley, Lonnie D. Dittman, Kevin C. 2004, Systems Analysis and Design Methods, 6th edition. McGraw Hill. Porter, Michael E., 1992, KEUNGGULAN BERSAING menciptakan dan Mempertahankan Kinerja Unggul, Erlangga, Jakarta. Krajewski dkk, 2007, Operations Management 8e, PEARSON Prentice Hall, USA

98

DAFTAR PERTANYAAN PROFIL PERUSAHAAN 1. Kapan UD. Langeng Sari mulai berdiri dan beroperasi? 2. Posisi karyawan apa saja yang ada di UD. Langgeng Sari? Dan berapa jumlahnya? 3. Ada berapa gudang dan transportasi yang dimiliki oleh UD. Langgeng Sari? 4. Siapa saja pelanggan tetap UD. Langgeng Sari? ALUR AKTIVITAS VALUE CHAIN UD LANGGENG SARI 

Pemasok bahan baku dengan gudang bahan baku UD. Langgeng Sari 1. Alur aktivitas apa saja yang terdapat pada pemasok dengan gudang bahan baku UD. Langgeng Sari? 2. Dokumen /form apa saja yang digunakan pada aktivitas ini? 3. Apa kelemahan yang ada pada alur aktivitas pemasok bahan baku dengan gudang bahan baku UD. Langgeng Sari?



Gudang bahan baku dengan lantai produksi 1. Alur aktivitas apa saja yang terdapat pada gudang bahan baku dengan lantai produksi? 2. Dokumen /form apa saja yang digunakan pada aktivitas ini? 3. Apa kelemahan yang ada pada alur aktivitas gudang bahan baku dengan lantai produksi?



Lantai produksi dengan gudang barang jadi 1. Alur aktivitas apa saja yang terdapat pada lantai produksi dengan gudang barang jadi? 2. Dokumen /form apa saja yang digunakan pada aktivitas ini? 3. Apa kelemahan yang ada pada alur aktivitas lantai produksi dengan gudang barang jadi?

99

 Gudang barang jadi dengan pelanggan UD. Langgeng Sari 1. Alur aktivitas apa saja yang terdapat pada gudang barang jadi dengan pelanggan UD. Langgeng Sari? 2. Dokumen /form apa saja yang digunakan pada aktivitas ini? 3. Apa kelemahan yang ada pada alur aktivitas gudang barang jadi dengan pelanggan UD. Langgeng Sari? Aktivitas value chain pada aktivitas pendukung : -

Infrastruktur perusahaan?

-

Manajemen sumber daya manusia?

-

Pengembangan teknologi?

-

Pembelian ?

Aktivitas value chain pada aktivitas utama : -

Logistik masuk?

-

Operasi?

-

Logistik keluar?

-

Pemasaran dan penjualan?

-

Pelayanan?

100

DAFTAR RIWAYAT HIDUP CURRICULUM VITAE

DATA PRIBADI Nama

: Pipit Arta Widhianto

Alamat

: Jati Kulon Rt 05/01, Kudus, Jawa Tengah 59347

Nomor Telepon

: (0291) 446488 / 085641221112

Email / Facebook

: [email protected]

Jenis Kelamin

: Laki-Laki

Tempat/Tanggal Lahir

: Kudus, 6 Desember 1988

Status

: Mahasiswa

Agama

: Kristen

RIWAYAT PENDIDIKAN 1. Tahun 1995 – 2001

SD Negeri 1 Jatikulon Kudus

2. Tahun 2001 – 2004

SMP Negeri 1 Kudus

3. Tahun 2004 – 2007

SMA Negeri 1 Kudus

4. Tahun 2007 – 2013

Universitas Krsiten Satya Wacana Salatiga

PENDIDIKAN NOR FORMAL 1. Peserta Diklat Komunikasi Akuntansi 2008 UKSW 2. Ketua teater TiLaR kampus ( 2008-2009)

101

3. Panitia ( sie Usaha Dana) Pekan Olahraga Mahasiswa se – Salatiga 2008 4. Peserta seminar Nasional Akuntansi 2009 5. Panitia (sie Publikasi dan Dokumentasi) makrab ekonomi 2008 6. Panitia (sie LS) makrab ekonomi tahun 2009 7. Peserta makrab Fakultas Ekonomi tahun 2007 8. Peserta Lokakarya Kepemimpinan Pemuda se Sinode Gereja Kristen Jawa 9. Peserta Outbond Training 2010 10. Peserta PPMB 2007 11. Peserta seminar Akuntansi kuliah umum tahun 2007/2008 12. Peserta lomba hias tempat sampah, penyelenggara MAPALA Kampus 13. Peserta dialog antar iman angkatan 1 dan angkatan 2 provinsi Jawa Tengah tahun 2008 14. Bidang promosi Teater TiLaR (Fungsionaris SEMA FEB) 2010/2011

PENGALAMAN TRAINING / MAGANG 1. Training di PT. Asia Industrial Service 2. Magang kerja di Fakultas Ekonomika dan Bisnis (coordinator of Creative Team) agustus – Desember 2010

PENGALAMAN KERJA 1. Pemasaran Pertanian dan Perkebunan ( cengkeh, kacang hijau, jagung, dll) 2. wedding Organizer Crew 3. Marketing dan Supervisor Gita Anjana Resto & Bakery

102

DESAIN SISTEM INFORMASI PADA VALUE CHAIN USAHA GULA MERAH TEBU (STUDI KASUS PADA PRODUSEN DAN DISTRIBUTOR GULA MERAH TEBU UD. LANGGENG SARI KUDUS)

Recommend Documents