P P R R O O S S E E D D U U R O O P P E E R R A A S S II O O N N A A L S S T T A A N N D D A A R
S S A A R R A A N N A D D A A N P P R R A A S S A A R R A A N N A
U U n n ii v v e e rr ss ii tt a a s B B rr a a w w ii jj a a y y a a
Departemen Pendidikan Nasional UNIVERSITAS BRAWIJAYA
1
PENGANTAR Dalam mempersiapkan Perguruan Tinggi Negeri menjadi Badan Hukum Milik Negara (BHMN), sejak lama bagian sarana dan prasana selalu meningkatkan pelayanan asset pada seluruh civitas akademika. Beberapa kasus, kurang berhasilnya pelayanan asset kepada masyarakat kampus, salah satunya disebabkan kurangnya informasi tentang apa yang harus dilakukan oleh masing masing pelaku yang terlibat dalam pelaksanaan penyampaian pelayanan tersebut. Pelaku yang terlibat dalam pelayanan asset dalam hal ini mulai dari Pemohon, Pengguna, Panitia, rekanan, sampai dengan para pejabat di lingkungan Universitas Brawijaya. Proses dan prosedur penyampaian pelayanan asset dalam buku ini pegangan ini sekedar mensosialisasikan langkahlangkah apa yang harus dilakukan oleh setiap pelaku yang terlibat dalam setiap pelayanan. Sistematika buku ini disusun berdasarkan ruang lingkup tugas Bagian Sarana dan Prasarana Aset yang dimulai dari mengadakan, mencatat, memelihara, menginventarisasi dan menghapusan asset.
2
DAFTAR ISI Hal PENGANTAR I. SISTEM PENGADAAN BARANG DAN JASA
3
Ruang Lingkup Maksud dan Tujuan Sasaran 1.1. Pengertian 3 1.2. Klasifikasi Sistem Pengadaan dan Jasa 3 1.3. Prosedur kegiatan pengadaan barang (Rutin untuk perencanaan satu tahun anggaran) : 4 1.3.1. Penjelasan langkahlangkah :
4
1.4. Metoda Pelelangan Umum dengan Prakualifikasi, Pemilihan Langsung dan Penunjukan Langsung 6 1.4.1. Pengertian 1.4.2. Porses dan Prosedur 1.4.3. Penjelasan langkahlangkah 1.5. Metoda Pelelangan Umum dengan Pascakualifikasi 1.5.1. Pengertian 1.5.2. Porses dan Prosedur 1.5.3. Penjelasan langkahlangkah 1.6. Metoda Penunjukan Langsung 1.6.1. Pengertian 1.6.2. Porses dan Prosedur 1.6.3. Penjelasan langkahlangkah 1.7. Permintaan Barang 1.7.1. Pengertian 1.7.2. Porses dan Prosedur 1.7.3. Penjelasan langkahlangkah
6 6 6 11 11 11 11 14 14 14 14 17 17 17 17
3
II.
PEMELIHARAAN ASET
19
2.1. Pemeliharaan dan Perbaikan Gedung dan Prasarana Umum 20 2.1.1. Pengertian 2.1.2. Porses dan Prosedur 2.1.3. Penjelasan langkahlangkah
20 20 20
4
P P R R O O S S E E D D U U R O O P P E E R R A A S S II O O N N A A L S S T T A A N N D D A A R
P P E E N N G G A A D D A A A A N B B A A R R A A N N G G / / JJ A A S S A
U U n n ii v v e e rr ss ii tt a a s B B rr a a w w ii jj a a y y a a
Departemen Pendidikan Nasional UNIVERSITAS BRAWIJAYA
1
Ruang Lingkup Ruang lingkup sistem pengadaan/jasa adalah mulai permintaan, inventarisasi, kompilasi, evaluasi dan pemetrikan, kepanitiaan, pelelangan sampai penerimaan barang/jasa dari semua unit kerja di lingkungan Universitas Brawijaya. Maksud dan Tujuan Maksud dibuatnya SOP pengadaan/jasa adalah : 1. Mengatur pelaksanaan proses Pengadaan Barang dan Jasa yang sumber dananya sebagian atau seluruhnya dibiayai dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan Penghasilan Negara Bukan Pajak (PNBP) yang nantinya akan berbasis sistem elektronik (eprocurement), 2. Menjamin kelancaran dan transparansi mekanisme pengadaan barang dan jasa yang diiusulkan ke Universitas, dan 3. Menjamin kualitas dan ketepatan waktu barang dan jasa yang diterima oleh semua pengusul dari unit kerja di lingkungan Universitas Brawijaya. Tujuan SOP pengadaan/jasa adalah : 1. Agar pelaksanaan proses pengadaan barang dan jasa yang sebagian atau seluruhnya dibiayai APBN dan PNBP dilakukan secara lebih efisien, efektif, terbuka, bersaing, transparan, adil (tidak diskriminatif) dan akuntabel. 2. Memastikan bahwa semua pengusul dari unit kerja di lingkungan Universitas Brawijaya melakukan tahapan/mekanisme yang harus dilaksanakan dalam pengadaan barang dan jasa. 3. Memastikan akan diperoleh sistem data base mulai dari perencanaan, pengelolaan, pemilihan, pendistribusian, penyedia pengadaan barang dan jasa yang akan berbasis elektronik . Sasaran Tersedianya sistem standar operasional prosedur pengadaan barang dan jasa yang digunakan sebagai landasan berbasis elektronik (eprocurement) yang lengkap sehingga dapat mendukung tugas pokok dan fungsi dari Universitas Brawijaya pada umumnya. I. SISTEM PENGADAAN BARANG DAN JASA Pengertian Pengertian barang dan jasa adalah : a. Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi/peralatan, yang spesifikasinya ditetapkan oleh pengguna barang dan jasa. b. Jasa adalah jasa pemborongan dan jasa konsultasi. Klasifikasi Sistem Pengadaan dan Jasa Klasifikasi sistem pengadaan dan jasa terbagi menjadi : 1. Sistem pengadaan barang rutin 2. Sistem pengadaan barang khusus 3. Sistem pengadaan barang terbatas 4. Sistem pengadaan jasa konsultasi
2
(1) Sistem pengadaan barang rutin Sistem pengadaan barang rutin adalah sistem yang mengatur pengadaan barang yang dilakukan secara rutin berdasarkan kebutuhan pengusul dari unit kerja meliputi; ATK, kebutuhan barang laboratorium, inventaris, kebutuhan pemeliharaan alat dsb. (2) Sistem pengadaan barang khusus adalah sistem yang mengatur pengadaan barang yang spesifik berdasarkan kebutuhan masingmasing pengusul dari unit kerja meliputi barang barang hidup (biology material), barangbarang berbahaya (hazard material). (3) Sistem pengadaan barang terbatas adalah kebutuhan pengadaan yang benarbenar mendesak dan terbatas yang harus segera dilakukan. (4) Sistem pengadaan jasa konsultasi adalah kebutuhan pengadaan jasa yang melibatkan tenaga ahli. Prosedur kegiatan pengadaan barang (Rutin untuk perencanaan 1 tahun anggaran) : Diagram alir prosedur dapat dilihat pada Gambar 1.1 Penjelasan langkahlangkah : 1. Pengiriman surat ke unit kerja; kebutuhan barang ATK/Inventaris Pemrosesan membutuhkan 5 hari kerja pada awal bulan keempat tahun anggaran 2. Perencanaan Pengajuan pengadaan barang dari unit pengusul dengan alokasi waktu 20 hari kerja 3. Inventarisasi Inventarisasi kebutuhan barang oleh bagian perlengkapan membutuhkan waktu 10 hari kerja 4. Kompilasi pemilahan barangbarang yang diajukan dari unit pengusul membutuhkan waktu 10 hari kerja 5. Hasil kompilasi diusulkan ke Rektor melalui rapat pembahasan anggaran Hasil kompilasi yang diusulkan ke Rektor membutuhkan waktu 10 hari kerja 6. Evaluasi dan pematrikan untuk pengadaan tahun anggaran depan Evaluasi dan pematrikan kebutuhan pengadaan tahun anggaran depan membutuhkan waktu 20 kerja 7. Verifikasi Anggaran Verifikasi RAB kebutuhan barang dalam Anggaran Tahunan; 8. Proses Pengadaan Proses pengadaan dilakukan melalui mekanisme Pelelangan terbagi per paketpaket kegiatan, dengan per satu kegiatan membutuhkan maksimal 120 hari kerja 9. Penyerapan anggaran melalui mekanisme proses pelelangan Proses penyerapan anggaran melalui penunjukan langsung, pemilihan langsung dan pelelangan umum awal bulan ketujuh tahun anggaran 10. Penerimaan dan Pendistribusian Barang ke unit kerja Penerimaan dan pendistribusian barang ke unit kerja pengusul dilaksanakan setelah penyedia barang/jasa mengirimkan barang.
3
Gambar 1.1. Diagram alir pengadanaan rutin PIMPINAN UNIT KERJA
DSP Bagian Sarana & Prasarana
2. Pengajuan Kebutuhan Barang Tahunan
REKTOR
BAGIAN ANGGARAN
BAGIAN PENGADAAN
Bagian Inventaris
1. Pengiriman Surat ke Unit Kerja
3. Inventarisasi Kebutuhan Barang
4. Kompilasi Kebutuhan Barang
5. Hasil Kompilasi di Usulkan Ke Rektor Melalui Rapat Anggaran Dengan Pimpinan Unit Kerja 7. Verifikasi RAB
8. Proses Pengadaan
6. Evaluasi & Pematrikan Kebutuhan Barang
10. Penerimaan, Pendistribusian Barang ke Unit Kerja
9. Penyerapan Anggaran Melalui Proses Pelelangan
Selesai
4
Metoda Pelelangan Umum dengan Prakualifikasi, Pemilihan Langsung dan Penunjukan Langsung Pengertian (1) Proses pelelangan adalah proses pemilihan penyedia barang dan jasa yang dilaksanakan untuk pekerjaan yang nilainya di atas Rp.100.000.000, (2) Proses prakualifikasi adalah proses penilaian kemampuan usaha dan persyaratan lainya seperti keahlian, pengalaman, kemampuan teknis, SDM yang andal, modal, peralatan dan alamat yang tetap dari penyedia barang dan jasa sebelum memasukkan penawaran. (3) Proses Pemilihan Langsung adalah proses pemilihan penyedia barang dan jasa untuk nilai pekerjaan antara Rp.50.000.000, s.d Rp.100.000.000,. (4) Pelelangan Terbatas adalah pelelangan yang dilaksanakan untuk pekerjaan pekerjaan komplek yang diyakini hanya bisa diikuti oleh Penyedia barang dan jasa pada perusahaan tertentu dengan spesifikasi pekerjaan tertentu. Porses dan Prosedur Diagram alir proses pelelangan umum dapat dilihat pada Gambar 1.2 Penjelasan langkahlangkah 1. Pengumuman Prakualifikasi, Panitia memberikan pengumuman kepada masyarakat luas tentang adanya pekerjaan, yang didahului dengan penilaian kemampuan perusahaan. Pengumuman ini dilaksanakan 7 (tujuh) hari kerja. Pada Pelelangan Terbatas, pada prinsipnya sama dengan tata cara Pelelangan Umum, tetapi dalam pengumuman prakualifikasi harus dicantumkan batasanbatasan atau spssifikasi pekerjaan yang akan dilaksanakan, sehingga hanya perusahaan yang dipastikan dapat melaksanakan pekerjaan saja yang akan mengikuti Proses Pelelangan, yang biasanya diklarifikasi dulu oleh Panitia pengadaan barang dan jasa; 2. Pengambilan Dokumen Prakualifikasi, Masyarakat atau Perusahaan yang berminat mendaftarkan diri dan mengambil formulir isian Dokumentasi Kualifikasi; 3. Pemasukan Dokumen Prakualifikasi, Masyarakat atau Perusahaan memasukkan Dokumentasi Kualifikasi sesuai dengan syaratsyarat yang telah ditentukan, paling lambat 3 (tiga) hari setelah pengambilan Formulir Isian Dokumentasi Kualifikasi berakhir; 4. Evaluasi Dokumentasi Prakualifikasi, Panitia menilai Dokumentasi Kualifikasi dan menusun urutan pemenang prakualifikasi; 5. Penetapan Hasil Prakualifikasi, Pengguna barang dan jasa dalam hal ini adalah Pejabat sarana dan prasarana menetapkan urutan Pemenang Prakulaifikasi; 6. Pengumuman Hasil Prakualifikasi, Panitia mengumumkan pemenang prakualifikasi kepada peserta prakualifikasi; 7. Pengajuan Sanggahan Prakualifikasi, Panitiamemberikan kesempatan kepada peserta prakualifikasi untuk mengajukan sanggahan apabila merasa keberatan terhadap proses pengadaan dan hasil prakualifikasi, selama 5 hari sejak pengumuman; 8. Mengundang Peserta yang Lulus Prakualifikasi, Panitian mengundang peserta yang lulus prakualifikasi untuk mengambil Dokumen Penyedia Barang dan Jasa serta memasukan surat Penawaran/mengikuti lelang pekerjaan. 9. Pengambilan Dokumen Lelang Umum, Peserta lelang mengambil Dokumen Penyedia Barang dan Jasa, yaitu dokumen yang memmuat persyaratan administrasi/teknis, tata cara penilaian administrasi/teknis, jadwal pengadaan dll;
5
10. Penjelasan (Aanwejzing), Panitia memberikan Penjelasan secara rinci kepada peserta lelang tentang pekerjaan yang akan dilaksanakan sesuai Dokumen Penyedia Barang, dan Jasa dan membuat Berita Acara Penjelasan, apabila ada koreksi/perubahan, dimasukkan dalam Berita Acara sesuai dengan Pasal dan ayat dalam Dokumen Penyedia Barang, dan Jasa; 11. Pemasukan Penawaran, Peserta Lelang memasukkan dokumen Penawaran sesuai dengan syaratsyarat yang ditentukan; 12. Evaluasi Penawaran, Panitia meneliti dan mengevaluasi dokumen penawaran dan melaporkan kepada pengguna barang /jasa atau Pejabat sarana dan prasarana tentang urutan calon pemenang lelang; 13. Klarifikasi dan Negoisasi Penawaran, Antara Panitia dan Penyedia Barang/Jasa proses untuk mendapatkan harga yang disepakati, terutama hargaharga satuan yang lebih tinggi dari HPS, dan klarifikasi teknis untuk mendapatkan barang/jasa, yang sesuai dengan yang tercantum dalam Dokumen Penyedia Barang/jasa. Proses ini hanya dilaksanakan dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa dengan metode Pemilihan Langsung; 14. Pengusulan Pemenang, Penjabat sarana dan prasarana meminta persetujuan Pemenang Lelang kepada Rektor; 15. Persetujuan Pemenang Lelang, Atas nama Rektor, Pembantu Rektor II memberikan persetujuan Penyedia Barang/Jasa yang akan melaksanakan pekerjaan; 16. Pengumuman Pemenang Lelang, Panitia mengumumkan Pemenang Lelang kepada peserta lelalng; 17. Pengajuan Sanggahan, Panitia memberikan kesempatan kepada Peserta Lelalng untuk memberikan sanggahan jika merasa keberatan terhadap hasil pelelangan, selama 5 (lima) hari sejak pengumuman dan panitia wajib untuk menindak lanjuti; 18. Pengeluaran SKPPBJ, Pejabat sarana dan prasarana mengeluarkan Surat Keputusan Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa; 19. Penyerahan Jaminan Penawaran, Penyedia Barang/Jasa menyerahkan jaminan sebagai syarat untuk melaksanakan pekerjaan; 20. Penandatangan kontrak, penandatanganan Perjanjian Kerja antara Pejabat Sarana dan Prasarana sebagai Pengguna dan Pemenang lelang sebagai Penyedia Barang/Jasa; 21. Membuat BA Serah Terima Lapangan dan SPMK, Pejabat Sarana dan Prasarana dan Pemenang Lelang menandatangani Berita Acara Serah Terima Lapangan (lokasi yang akan dikerjakan) dan Pejabat Sarana dan Prasarana menyeluarkan surat perintah untuk Penyedia Jasa agar segera melaksanakan pekerjaan (SPMK); 22. Pelaksanaan Pekerjaan, Penyedia barang/jasa melaksanakan Pekerjaan di bawah pengawasan Panitia Pengawas dan Pemeriksa barang/jasa; 23. Pengawasan Pekerjaan, Panitia Pengawas dan Pemeriksa melakukan Pengawasan terhadap jalannya pekerjaan, sampai selesainya pekerjaan tersebut; 24. Serah Terima Pekerjaan I, Penyedia Barang/Jasa melaksanakan pekerjaan sampai selesai 100%, dan menyerahkan kepada Pejabat Sarana dan Prasarana, sehingga hasil pekerjaan dapat dimanfaatkan sebagai mana mestinya. Khusus pada pengadaan penyediaan barang, serah terima pekerjaan ini merupakan langkah terakhir. Masa Pemeliharaan barang diwujudkan dalam surat jaminan (garansi) barang, yang waktunya tergantung jenis barang, sednag pada pengadaan penyedia jasa konstruksi masih ada langkahlangkah berikutnya; 25. Masa Pemeliharaan, Penyedia jasa masih bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang dilaksanakan selama masa pemeliharaan yang tercantum dalam kontrak;
6
26. Pemeriksaaan Pekerjaan, Panitia Pengawas dan Pemeriksa melakukan pemeriksanaan dan jika tidak ada lagi kerusakankerusakan segera membuat laporan telah selesainya masa pemeliharaan; 27. Serah Terima Pekerjaan ke II, Setalah selesainya masa pemeliharaan, berarti telah selesai pula tugas penyedia Konstruksi, kemudian menyerahkan hasil pekerjaan yang kedua kalinya kepada Pejabat Sarana dan Prasarana.
7
Gambar 1.2. Diagram alir proses pelelangan umum PANITIA PENGGUNA JASA REKANAN (Pejabat SdP/ Pejabat Pembuat Komitmen 1. Pengumuman Prakualifikasi
2. Pengambilan Dokumen Prakualifikasi
4. Evaluasi Dokumentasi Prakualifikasi
3. Pemasukan Dokumen Prakualifikasi
REKTOR
5. Penetapan Hasil Prakualifikasi 6. Pengumuman Hasil Prakualifikasi
7. Pengajuan Sanggahan Prakualifikasi
8. Mengundang Peserta Lulus Prakualifikasi 9. Pengambilan Dokumen Lelang Umum
10. Penjelasan (Anweizein)
11. Pemasukan Penawaran
12. Evaluasi Penawaran
Proses Lelang Prakualifikasi dan Lelang Terbatas
Proses Pemilihan langsung
13. Klarifikasi Negoisasi Penawaran
14. Pengusulan Pemenang 15. Persetujuan Pemenang Lelalng
16. Pengumuman Pemenang Lelang
A
PANITIA PEMERIKSA
PANITIA
PENGGUNA JASA (Pejabat SdP/ Pejabat Pembuat Komitmen
REKANAN
REKTOR
PANITIA PEMERIKSA
A 17. Pengajuan Sanggahan
18. Pengeluaran SKPPBJ 19. Penyerahan Jaminan Penawaran
20. Penandatangan Kontrak
21. Membuat BA Serah Terima Lapangan dan SPMK
22. Pelaksanaan Pekerjaan
23. Pengawasan Pekerjaan
24. Serah Terima Pekerjaan I
25. Masa Pemeliharaan
26. Pemeriksaan Pekerjaan
27. Serah Terima Pekerjaan II
Selesai
9
Metoda Pelelangan Umum dengan Pascakualifikasi Pengertian (1) Proses pelelangan adalah proses pemilihan penyedia barang dan jasa yang dilaksanakan untuk pekerjaan yang nilainya di atas Rp.100.000.000, (2) Proses pascakualifikasi adalah proses penilaian kemampuan usaha dan persyaratan lainya seperti keahlian, pengalaman, kemampuan teknis, SDM yang andal, modal, peralatan dan alamat yang tetap dari penyedia barang dan jasa setelah memasukkan penawaran. Porses dan Prosedur Diagram alir proses pelelangan umum dapat dilihat pada Gambar 1.3 Penjelasan langkahlangkah 1. Pengumuman Pelelangan Umum, Panitia memberikan pengumuman kepada masyarakat luas untuk mengikuti pelelangan pekerjaan, dimana penilaian kemampuan perusahaan dilakukan terhadap peserta yang diusulkan menjadi Pemenang. Pemasukan dokumen kualifikasi perusahaan bersamaan dengan dokumen penawaran. Pengumuman ini dilaksanakan 7 (tujuh) hari kerja. 2. Pendaftaran Pelelangan dan Pengambilan Dokumen Penyedia Barang/Jasa, Masyarakat atau Perusahaan yang berminat dan sesuai dengan kriteria/kualifikasi pekerjaan mendaftarkan diri untuk mengikuti penawaran pekerjaan yang akan dilaksanakan dan mengambil Dokumen Penyedia Barang/Jasa, yaitu dokumen yang memuat persyaratan adminstrasi/teknis, tata cara penilaian adminstrasi/teknis, jadwal pengadaan dll.; 3. Penjelasan Dokumen Penyedia Barang dan Jasa, Panitia memberikan penjelasan secara rinci kepada peserta lelang tentang pekerjaan yang akan dilaksanakan sesuai Dokumen Penyedia Barang/Jasa dan membuat Berita Acara Penjelasan. Apabila ada koreksi/perubahan, dimasukkan dalam Berita Acara sesuai dengan Pasal dan ayat dalam Dokumen Penyedia Barang/Jasa. 4. Pemasukan Dokumen Penawaran, Peserta Lelang memasukkan dokumen Penawarandalam sampul tertutup, sesuai dengan syaratsyarat yang ditentukan; 5. Membuka Dokumen Penawaran, Panitia membuka Sampul Dokumen Penawaran dihadapan peserta lelang. 6. Evaluasi Dokumen Penawaran, Panitia meneliti dan mengevaluasi dokumen penawaran sekaligus dokumen kualifikasi dan melaporkan kepada pengguna barang /jasa atau Pejabat sarana dan prasarana tentang urutan calon pemenang lelang; 7. Pengusulan Pemenang Lelang, Pengguna Barang/Jasa atau Penjabat sarana dan prasarana meminta persetujuan Pemenang Lelang kepada Rektor; 8. Persetujuan Pemenang Lelang, Atas nama Rektor, Pembantu Rektor II memberikan persetujuan Penyedia Barang/Jasa yang akan melaksanakan pekerjaan; 9. Pengumuman Pemenang Lelang, Panitia mengumumkan Pemenang Lelang kepada peserta lelalng; 10. Pengajuan Sanggahan, Panitia memberikan kesempatan kepada Peserta Lelalng untuk memberikan sanggahan jika merasa keberatan terhadap hasil pelelangan, selama 5 (lima) hari sejak pengumuman dan panitia wajib untuk menindak lanjuti;
10
11. Pengeluaran SKPPBJ, Pengguna Barang/Jasa atau Pejabat sarana dan prasarana mengeluarkan Surat Keputusan Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa (SKPPBJ); 12. Penandatangan kontrak, penandatanganan Perjanjian Kerja antara Pejabat Sarana dan Prasarana sebagai Pengguna dan Pemenang lelang sebagai Penyedia Barang/Jasa; 13. Membuat BA Serah Terima Lapangan dan SPMK, Pejabat Sarana dan Prasarana dan Pemenang Lelang menandatangani Berita Acara Serah Terima Lapangan (lokasi yang akan dikerjakan) dan Pejabat Sarana dan Prasarana menyeluarkan surat perintah untuk Penyedia Jasa agar segera melaksanakan pekerjaan (SPMK Berita Acara serha terima lapangan hanya untuk pengadaan penyedia jasa konstruksi); 14. Pelaksanaan Pekerjaan, Penyedia barang/jasa melaksanakan Pekerjaan di bawah pengawasan Panitia Pengawas dan Pemeriksa Bbarang/jasa; 15. Pengawasan dan Pemeriksaan Pekerjaan, Panitia Pengawas dan Pemeriksa melakukan Pengawasan terhadap jalannya pekerjaan, sampai selesainya pekerjaan tersebut; 16. Serah Terima Pekerjaan I, Penyedia Barang/Jasa melaksanakan pekerjaan sampai selesai 100%, dan menyerahkan kepada Pejabat Sarana dan Prasarana, sehingga hasil pekerjaan dapat dimanfaatkan sebagai mana mestinya. Khusus pada pengadaan penyediaan barang, serah terima pekerjaan ini merupakan langkah terakhir. Masa Pemeliharaan barang diwujudkan dalam surat jaminan (garansi) barang, yang waktunya tergantung jenis barang, sednag pada pengadaan penyedia jasa konstruksi masih ada langkahlangkah berikutnya; 17. Masa Pemeliharaan, Penyedia jasa masih bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang dilaksanakan selama masa pemeliharaan yang tercantum dalam kontrak; 18. Pemeriksaaan Pekerjaan, Panitia Pengawas dan Pemeriksa melakukan pemeriksanaan dan jika tidak ada lagi kerusakankerusakan segera membuat laporan telah selesainya masa pemeliharaan; 19. Serah Terima Pekerjaan ke II, Setalah selesainya masa pemeliharaan, berarti telah selesai pula tugas penyedia Konstruksi, kemudian menyerahkan hasil pekerjaan yang kedua kalinya kepada Pejabat Sarana dan Prasarana.
11
Gambar 1.3. Diagram alir proses pelelangan umum pascakualifikasi PANITIA
1. Pengumuman Pelelangan Umum
3. Penjelasan Dokumen Penyedia Barang/Jasa
REKANAN
PENGGUNA JASA (Pejabat SdP/ Pejabat Pembuat Komitmen
REKTOR
7. Pengusulan Pemenang Lelang
8. Persetujuan Pemenang Lelalng
PANITIA PEMERIKSA
2. Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen
4. Pemasukan Dokumen Penawaran
5. Membuka Dokumen Penawaran dan Membuat BA Pembukaan Dokumen
6. Evaluasi Dokumen Penawaran 9. Pengumuman Pemenang Lelang 10. Pengajuan Sanggahan
11. Pengeluaran SKPPBJ
12. Penyerahan Jaminan Penawaran
13. Membuat BA Serah Terima Lapangan dan SPMK
14. Pelaksanaan Pekerjaan
15. Pengawasan Pekerjaan
16. Serah Terima Pekerjaan I 17. Masa Pemeliharaan
18. Pemeriksaan Pekerjaan
19. Serah Terima Pekerjaan II Selesai
Metoda Penunjukan Langsung Pengertian Metode Penunjukan Langsung adalah Pemilihan Penyedia barang dan Jasa untuk : Pekerjaan yang nilainya di bawah Rp.50.000.000, · Untuk jenis pekerjaan yang komplek atau hanya beberapa perusahaan yang diyakini bisa melaksanakan pekerjaan tersebut. · Karena keadaan mendesak misal karena bencana alam. · Karena hanya ada 1 pendaftar/tidak ada yang mendaftar walaupun sudah dilaksanakan pengumuman ulang. · Karena rahasia negara. Porses dan Prosedur Diagram alir proses pelelangan umum dapat dilihat pada Gambar 1.4 Penjelasan langkahlangkah 1. Mengundang Peserta Terpilih, Panitia memberikan undangan kepada penyedia barang/jasa yang telah ditunjuk dan dipandang mempunyai spesifikasi/mampu mengerjakan pekerjaan yang akan dilaksanakan. 2. Pengambilan Dokumen Penyedia Barang/Jasa, Penyedia barang/jasa mengambil Dokumen Penyedia Barang/Jasa, yaitu dokumen yang memuat persyaratan adminstrasi/teknis, tata cara penilaian adminstrasi/teknis, jadwal pengadaan dll.; 3. Memasukkan Dokumen Prakualifikasi, Sebelum mengajukan Penawaran secara tertulis, penyedia barang/jasa memsukkan dokumen kualifikasi yang memuat kemampuan perusahaan di bidang administrasi, teknik, finansial, tenaga kerja/tenaga ahli dll.; 4. Memeriksa Dokumen Prakualifikasi, Panitia meneliti dokumen prakualifikasi penyedia barang/jasa untuk menilai kemampuan perusahaan; 5. Penjelasan Dokumen Prakualifikasi, Panitia memberikan penjelasan secara rinci kepada peserta lelang tentang pekerjaan yang akan dilaksanakan sesuai dokumen penyedia barang/jasa dan membuat Berita Acara penjelasan apabila ada koreksi/perubahan, dimasukkan dalam Berita Acara sesuai dengan pasal da ayat Dokumen penyedia barang/jasa; 6. Memasukkan Dokumen Penawaran, Peserta lelang memasukkan dokumen penawaran daalm sampul tertutup, sesuai dengan syaratsyarat yang telah ditentukan; 7. Membuka dan Evaluasi Dokumen Penawaran, Panitian membuka sampul Dokumen Penawaran dan meneliti dokumen penawaran; 8. Klarifikasi dan Negosiasi Penawaran, Panitia melakukan klarifikasi dan negosiasi baik teknis maupun harga terhadap penawaran yang diajukan oleh penyedia barang/jasa; 9. Melaporkan dan Pengusulan Pemenang, Panitia meloporkan hasil proses dan mengusulkan penyedia barang/jasa kepada Rektor; 10. Pengeluaran SKPPBJ, Pengguna Barang/Jasa atau Pejabat sarana dan prasarana mengeluarkan Surat Keputusan Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa (SKPPBJ); 11. Penandatanganan Kontrak, Penandatanganan Perjanjian Kerja antara Pejabat Sarana dan Prasarana sebagai Pengguna dan Pemenang lelang sebagai Penyedia Barang/Jasa; 12. Membuat BA Serah Terima Lapangan dan SPMK, Pejabat Sarana dan Prasarana dan Pemenang Lelang menandatangani Berita Acara Serah Terima Lapangan
(lokasi yang akan dikerjakan) dan Pejabat Sarana dan Prasarana menyeluarkan surat perintah untuk Penyedia Jasa agar segera melaksanakan pekerjaan (SPMK Berita Acara serah terima lapangan hanya untuk pengadaan penyedia jasa konstruksi); 13. Pelaksanaan Pekerjaan, Penyedia barang/jasa melaksanakan Pekerjaan di bawah pengawasan Panitia Pengawas dan Pemeriksa Bbarang/jasa; 14. Pengawasan dan Pemeriksaan Pekerjaan, Panitia Pengawas dan Pemeriksa melakukan Pengawasan terhadap jalannya pekerjaan, sampai selesainya pekerjaan tersebut; 15. Serah Terima Pekerjaan I, Penyedia Barang/Jasa melaksanakan pekerjaan sampai selesai 100%, dan menyerahkan kepada Pejabat Sarana dan Prasarana, sehingga hasil pekerjaan dapat dimanfaatkan sebagai mana mestinya. Khusus pada pengadaan penyediaan barang, serah terima pekerjaan ini merupakan langkah terakhir. Masa Pemeliharaan barang diwujudkan dalam surat jaminan (garansi) barang, yang waktunya tergantung jenis barang, sednag pada pengadaan penyedia jasa konstruksi masih ada langkahlangkah berikutnya; 16. Masa Pemeliharaan, Penyedia jasa masih bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang dilaksanakan selama masa pemeliharaan yang tercantum dalam kontrak; 17. Pemeriksaaan Pekerjaan, Panitia Pengawas dan Pemeriksa melakukan pemeriksanaan dan jika tidak ada lagi kerusakankerusakan segera membuat laporan telah selesainya masa pemeliharaan; 18. Serah Terima Pekerjaan ke II, Setalah selesainya masa pemeliharaan, berarti telah selesai pula tugas penyedia Konstruksi, kemudian menyerahkan hasil pekerjaan yang kedua kalinya kepada Pejabat Sarana dan Prasarana.
14
Gambar 1.4. Proses pelelangan umum pascakualifikasi PANITIA
1. Mengundang Calon Peserta Terpilih
REKANAN
PENGGUNA JASA (Pejabat SdP/ Pejabat Pembuat Komitmen
REKTOR
9. Pengusulan Pemenang Lelang
9a. Persetujuan Pemenang Lelalng
PANITIA PEMERIKSA
2. Pengambilan Dokumen Kulaifikasi
3. Memasukan Dokumen Prakualifkasi 4. Memeriksa Dokumen Prakualifkasi
5. Penjelasan Dokumen Prakualifikasi
6. Memasukan Dokumen Penawaran
7. Membuka dan Evaluasi Dokumen Penawaran 8. Klarifikasi dan Negosiasi Penawaran
10. Pengeluaran SKPPBJ
11. Penandatanganan Kontrak
12. Membuat BA Serah Terima Lapangan dan SPMK 13. Pelaksanaan Pekerjaan
14. Pengawasan Pekerjaan
15. Serah Terima Pekerjaan I 16. Masa Pemeliharaan
17. Pemeriksaan Pekerjaan
18. Serah Terima Pekerjaan II Selesai
Permintaan Barang Pengertian Permintaan barang habis pakai maupun barang inventaris dari unit kerja di lingkungan unit kerja kantor pusat UB ke Direktorat Sarana dan Prasarana UB. Porses dan Prosedur Diagram alir proses permintaan barang dapat dilihat pada Gambar 1.5 Penjelasan langkahlangkah 1. Mengajukan Surat Permintaan, Pemohonl dari unit kerja mengajukan surat permintaan barang ke DSP, dengan spesifikasi barang harus jelas dan lengkap; 2. Verifikasi Kelayakan, DSP melakukan kelayakan barang yang diminta dan kesesuaian permintaan barang analisa teknis yang diajukan unit kerja. Bila hasil verifikasi tidak layak maka proses selesai, jika layak maka proses dilanjutkan ke langkah berikutnya; 3. Cek Ketersediaan, DSP memeriksa ketersidiaan barang tersebut di gudang persediaan UB. Bila barang tersedia maka dilanjutkan ke langkah 4, jika barang tidak tersedia maka dilanjutkan ke langkah 6; 4. Membuat DO (Devivery Order), DSP membuat DO jika barang tersebut telah tersedia; 5. Mengambil Barang, Pemohon dari unit kerja mengambil barang yang diminta dengan menunjukkan DO. Pengambilan barang dapat dilakukan di gudang persediaan maupun di DSP sesuai dengan jenis barang yang diminta dan selanjutnya jenis barang dan jumlahnya dicatatkan pada Buku Induk Inventaris; 6. Survey dan Membuat RAB, DSP melakukan survey harga barang yang diminta di pasaran dan menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB); 7. Verifikasi RAB, Satuan Audit Internal melakukan verifikasi RAB yang diajukan DSP; 8. Persetujuan RAB, Hasil verifikasi RAB dari SAI kemudian diajukan persetujuannya kepada Bagian Keuangan; 9. Melaksanakan Pengadaan Penyedia barang, Panitia Pengadaan melakukan proses pengadaan barang dengan metode menyesuaikan nilai barang; 10. Membuat DO, Lihat langkah 4; 11. Mengambil Barang, Lihat langkah 5.
16
Gambar 1.5. Diagram alir proses permintaan barang
UNIT KERJA PEMOHON
DSP
BAGIAN GUDANG
1. Mengajukan Surat Permohonan
SATUAN AUDIT INTERNAL
BAGIAN KEUANGAN
PANITIA PENGADAAN
7. Verifikasi RAB
8. Menyetujui RAB
9. Melaksanakan Pengadaan Penyedia barang
DIRDSP
2. Verifikasi Kelayakan
Tdiak layak Selesai
3. Cek Ketersediaan Barang
Tidak Ada
Ada 4. Membuat DO
5. Mengambil Barang 6. Survey dan Membuat RAB Selesai
10. Mengeluarkan DO
5. Mengambil Barang
Selesai
P P R R O O S S E E D D U U R O O P P E E R R A A S S II O O N N A A L S S T T A A N N D D A A R
P P E E M M E E L L II H H A A R R A A A A N A A S S E E T
U U n n ii v v e e rr ss ii tt a a s B B rr a a w w ii jj a a y y a a
Departemen Pendidikan Nasional UNIVERSITAS BRAWIJAYA 18
II. PEMELIHARAAN ASET Pemeliharaan dan Perbaikan Gedung dan Prasarana Umum Pengertian Pemeliharaan dan perbaikan gedung dibatasi pada gedunggedung yang menjadi tanggung jawab universitas, seperti Gedung Kantor Pusat, Perpustakaan dan Gedung Ruang Kuliah Bersama, sedang prasarana umum meliputi, pos satpam, jalan, trotoar, saluran air hujan, pagar dan lampu penerangan jalan. Proses dan Prosedur Diagram Alir Proses dan Prosedur Pemeliharaan, Perbaikan Gedung dan Prasarana Umum pada Gambar 2.1. Penjelasan LangkahLangkah 2. Mengajukan Surat Permohonan, Pemohon dari unit kerja membuat surat permohonan yang ditujukan kepada Rektor; 3. Mengecek Alokasi dana, Atas dasar deposisi Rektor, Direktorat SP mengecek alokasi dana untuk memperbaiki atau memelihara gedung/prasarana umum yang diajukan; 4. Disoposisi Cek Lapangan, Apabila alokasi dana tersedia, maka Direktur SP mengeluarkan disposisi untuk cek lapangan. Cek dan survey lapangan dimaksudkan untuk mengetahui kondisi sebenarnya terkait dengan jenis permohonan yang diajukan; 5. Cek Lapangan dan Menyusun RAB, Sub Bagian Prasarana melakukan cek lapangan kemudian menggambar rencana perbaikan dan menghitung RAB; 6. Verifikasi RAB, SAI melakukan verifikasi terhadap harga satuan bahan yang telah disusun (RAB); 7. Memberikan Persetujuan, Bagian Keuangan memberikan persetujuan terhadap RAB hasil verifikasi; 8. Melaksanakan Kegiatan, Sub bagian Prasarana melaksanakan kegiatan pemeliharaan/perbaikan secara langsung atau dengan cara pengadaan penyedia jasa pemborongan.
19
Gambar 2.1. Diagram alir proses pemeliharaan gedung dan prasarana umum
UNIT KERJA PEMOHON
DSP
BAGIAN PRASANA
REKTOR
SATUAN AUDIT INTERNAL
BAGIAN KEUANGAN
5. Verifikasi RAB
6. Memberikan Persetujuan
DIRDSP
1. Mengajukan Surat Permohonan
2. Mengecek Alokasi Dana
Rehab Ringan Rehab Sedang Rehab Berat 4. Cek Lapangan & Menyusun RAB
7. Melaksanakan Kegiatan
Selesai
3. Disposisi Cek Lapangan
Pemeliharaan Kendaraan Dinas di UB Pengertian Pemeliharaan kendaraan dinas di UB adalah aktifitas proses pemeliharaan kendaraan dalam upaya selalu pada kondisi kendaraan yang prima untuk menunjang kegiatan kedinasan di lingkungan UB. Proses dan Prosedur Diagram Alir Proses dan Prosedur Pemeliharaan, Kendaraan Dinas pada Gambar 2.1. Penjelasan LangkahLangkah 1. Membuat Surat Permohonan, Pemohon dari unit kerja membuat surat permohonan yang ditujukan kepada Bagian Pemeliharaan dilampiri fotokopi STNK; 2. Cek Kondisi Kendaraan, Bagian Pemeliharaan UB melakukan cek kondisi kendaraan kerusakan yang terjadi atau kondisi yang mengharuskan berada pada kondisi ringan, sedang dan berat; 3. Melaksanakan Pemeliharaan/Perbaikan Ringan, Pemeliharaan yang meliputi (ganti olie mesin, olie gardan, olie persneleng, olie transmisi, grease, tambah accu, minyak rem, ganti olie power steering, semprot filter dan ganti filter solar, filter olie dan filter udara) jangka waktu pemeliharaan dilakukan 5 kali dalam setahun atau capaian jumlah kilometer yang mensyaratkan. 4. Melaksanakan Pemeliharaan/Perbaikan Sedang, Pemeliharaan yang meliputi (tune up, service rem, service radiator, ganti lager roda, ganti kampas rem, perbaikan kabel lampu, ganti van belt, perbaikan dynamo isi, dynamo stater, service compresor, service blower, spooring, balance ban dan service bosh pump) jangka waktu pemeliharaan dilakukan 23 kali dalam setahun. 5. Melaksanakan Pemeliharaan/Perbaikan Berat, ( ganti kampas kopling, ganti timing belt, pengecatan, skur klep, ganti per seker, ganti master rem) jangka waktu pemeliharaan dilakukan setiap 5 tahun sekali. 6. Menyusun RAB dan Meminta Persetujuan, Bagian Pemeliharaan menyusun RAB dan meminta disposisi pada pimpinan yang berwenang. 7. Persetujuan RAB, Pemohon melakukan persetujuan ke Bagian Keuangan. 8. Melaksanakan Kegiatan Pemeliharaan, Pemohon mengirimkan kendaraan ke bengkel yang dipercaya selama ini yang melakukan perawataan
Gambar 2.1. Diagram alir proses pemeliharaan kendaraan dinas DSP
BAGIAN KEUANGAN
UNIT KERJA PEMOHON SubBAg Pemeliharaan
DIRDSP
1. Mengajukan Surat Permohonan
2. Cek Kondisi Kendaraan
3. Melaksanakan Pemeliharaan Ringan
4. Melaksanakan Pemeliharaan Sedang
6. Menyusun RAB dan Meminta Disposisi
7. Menyetujui RAB
5. Melaksanakan Pemeliharaan Berat
8. Melaksanakan Kegiatan
Selesai
22
P P R R O O S S E E D D U U R O O P P E E R R A A S S II O O N N A A L S S T T A A N N D D A A R
II N N V V E E N N T T A A R R II S S A A S S I D D A A N P P E E N N G G H H A A P P U U S S A A N A A S S E E T
U U n n ii v v e e rr ss ii tt a a s B B rr a a w w ii jj a a y y a a
Departemen Pendidikan Nasional UNIVERSITAS BRAWIJAYA
III. INVENTARISASI DAN PENGHAPUSAN ASET 3.1. Penghapusan Barang Inventaris Berupa Bangunan Gedung Pengertian Penghapusan barang inventaris berupa bangunan gedung adalah menghapus barang inventrais berupa bangunan gedung dari dafar Buku Induk Inventaris milik negara di Uversitas Brawijaya Proses dan Prosedur Diagram Alir Proses dan Prosedur dapat dilihat pada Gambar 3.1. Penjelasan LangkahLangkah 1. Mengajukan permohonan penghapusan, unit kerja mengajukan permohonan penghapusan bangunan gedung kepada Rektor; 2. Disposisi Cek Bangunan, Rektor mendisposisi pengecekan bangunan yeng akan akan dihapus kepada DS&P. 3. Cek bangunan Gedung dan Membuat Panitia Peneliti, Direktur S&P membuat usulan Panitia Penghapusan Bangunan Gedung. 4. Menerbitkan SK Panitia Penliti, Rektor menerbitkan SK Panitia Penelitian Penghapusan barang inventaris berupa bangunan gedung. 5. Meneliti dan Membuat BAP, Pabitia Penelitian Penghapusan Barang Inventaris berupa bangunan gedung, meneliti dan membuat Berita Acara Penelitian (BAP). 6. Mengajukan Usulan Penghapusan, Rektor mengajukan usulan penghapusan barang inventaris berupa bangunnan gedung kepada Dinas Kimpraswil Jatim. 7. Meneliti dan Mengeluarkan Surat Rekomendasi, Dinas Kimpraswil Jatim meneliti kondisi bangunan gedung yang disulkan akan dihapus dan mengeluarkan surat rekomendasi atas kelayakan bangunan gedung yang dihapus. 8. Mengusulkan Penghapusan, Rektor mengajukan usulan penghapusan ke Direktorat Jendral Anggaran (DJA) Jatim dilampiri Surat Rekomendasi dari Dinas Kimpraswil. 9. Meneliti dan Mengeluarkan Surat Rekomendasi, DJA Jatim meneliti dan mengeluarkan Surat Rekomendasi Penghapusan Barang Inventaris berupa bangunan gedung. 10. Mengusulkan Penghapusan, Rektor mengusulkan penghapusan barang inventaris berupa bangunan gedung kepada Menteri Pendidikan Nasional. 11. Menerbitkan SK Penghapusan, Menteri Pendidikan Nasional menerbitkan SK Penghapusan Barang Inventaris Berupa Bangunan Gedung. 12. Membentuk Panitia Lelang/Penjualan, Rektor membentuk Pantia Pelengan/Penjualan Barang Inventaris Berupa Bangunan Gedung. 13. Membuat Harga Limit, Panitia Penjualan membuat harga limit dan melaporkan kepada Rektor. 14. Mengajukan Pelaksanaan Lelang/Penjualan, Rektor mengajukan pelaksanaan lelang/penjualan barang inventaris berupa bangunan gedung kepada Pejabat Lelang. 15. Menentukan Jadwal Lelang/Penjualan, Pejabat lelang meneliti bangunan gedung milik negara yang akan dilelangkan dan menentukan jadwal lelang/penjualan.
24
16. Membuat Pengumuman Lelang/Penjualan, Rektor membuat pengumuman lelang/penjualan yang berisi tanggal dan tempat pendaftaran peserta maupun pelaksanaannya. 17. Melaksanakan Lelalng/Penjualan, Pejabat lelang bersama Panitia Penjualan melakukan penjualan barang inventaris melalui pelelangan umum. 18. Membongkar dan Mengambil Barang, Pemenang lelang membongkar dan mengangkut bongkaran bangunan gedung sesuai dengan ketentuan lelang dari Unit Kerja dengan menunjukkan bukti pembayaran yang sah dan surat bukti sebagai pemenang lelang. 19. Mengurangkan dari Daftar Buku Induk Barang Inventaris, Unit kerja tempat bangunan gedung yang dilelang mengurangkan dari Daftar Buku Induk Barang Inventaris dan KIB bangunan gedung. 20. Mengurangkan dari Daftar Buku Induk Barang Inventaris, Pengurus barang DS&P mengurangkan barang inventaris berupa bangunan gedung yang akan dihapus dari Daftar Buku Induk Barang Inventaris dan KIB bangunan gedung. 21. Membuat Laporan Pelaksanaan, Rektor membuat laporan penghapusan barang inventaris bangunan gedung ke Menteri Pendidikan Nasional. 22. Membuat Laporan Pelaksanaan, Menteri Pendidikan Nasional menerima Laporan Pelaksanaan Lelang/Penjualan Barang Inventarsi berupa Bangunan Gedung Milik Negara.
25
Gambar 3.1. Diagram alir proses penghapusan barang inventaris bangunan gedung Pemenang Lelang
DS&P Unit Kerja
Pengurus Barang
Seksi IP
Subdit Sarana
Direktur S&P
1. Mengajukan permohonan penghapusan
Rektor
Panitia Peneliti
Panitia Lelang
Dinas Kimpraswil
KPPLN
DJA Jatim
Depdiknas
2. Disposisi Cek Bangunan
3. Membuat usulan panitia penelitian 4. Menerbitkan SK Panitia Penelitiaan
5. Meneliti & Membuat BAB
6. Mengajukan usulan penghapusan
7. Meneliti & Mengeluarkan Rekomendasi
9. Meneliti& mengeluarkan rekomendasi
8. Mengajukan usulan penghapusan
11. Menerbitkan SK Penghapusan
10. Mengusulkan penghapusan
12. Memben tuk Paniitia Lelang/Penju alan
13. Membuat harga limit & melaporkan
Pemenang Lelang
DS&P Unit Kerja
Pengurus Barang
Seksi IP
Subdit Sarana
Direktur S&P
Rektor
14. Mengajukan pelaksanaan Lelang
Panitia Peneliti
Panitia Lelang
Dinas Kimpraswil
KPPLN
DJA Jatim
Depdiknas
13. Membuat Harga Limit dan Melapor
15. Meneliti & menetapkan Waktu Lelang
16. Membuat Pengumuman Lelang
17. Melaksana kan Lalang/ Penjualan
2. Membongkar & Mengangkut 19. Mengurang kan dari BIBI dan KIB
20. Mengurang kan dari BIBI dan KIB
21. Membuat Laporan Pelaksanaan Lelang
22. Menerima Laporan Pelaksanaan Lelang/ Penjualan
Selesai
27
Penghapusan Barang Inventaris Berupa Kendaraan Bermotor Pengertian Penghapusan barang inventaris berupa kendaraan bermotor adalah menghapus barang inventrais berupa kendaraan bermotor dari dafar Buku Induk Inventaris milik negara di Uversitas Brawijaya Proses dan Prosedur Diagram Alir Proses dan Prosedur dapat dilihat pada Gambar 3.2. Penjelasan LangkahLangkah 1. Rekap Usulan Penghapusan; Seksi Inventraisasi dan Penghapusan merekap usulan penghapusan barang pengembalian berupa kendaraan bermotor yang rusak dan tidak dipakai lagi dari unit kerja di lingkungan Universitas Brawijaya; 2. Mengusulkan Panitia Peneliti, Direktur S&P membuat usulan Panitia Penghapusan barang Inventaris berupa kendaraan bermotor; 3. Menerbitkan SK Panitia Penliti, Rektor menerbitkan SK Panitia Penelitian Penghapusan barang inventaris berupa kendaraan bermotor; 4. Meneliti dan Membuat BAP, Pabitia Penelitian Penghapusan Barang Inventaris berupa kendaraan bermotor, meneliti dan membuat Berita Acara Penelitian (BAP). 5. Mengajukan Usulan Penghapusan, Rektor mengajukan usulan penghapusan barang inventaris berupa kendaraan bermotor kepada Dinas Perhubungan Jatim. 6. Meneliti dan Mengeluarkan Surat Rekomendasi, Dinas Perhubungan Jatim meneliti kondisi kendaraan bermotor yang diusulkan dihapus dan mengeluarkan surat rekomendasi atas kelayakan kendaraan bermotor yang akan dihapus. 7. Mengusulkan Penghapusan, Rektor mengajukan usulan penghapusan ke Direktorat Jendral Anggaran (DJA) Jatim dilampiri dengan Berita Acara (BA) Penelitian dari Panitia Penelitian Penghapusan UB dan Surat Rekomendasi dari Dinas Perhubungan Jatim. 8. Meneliti dan Mengeluarkan Surat Rekomendasi, DJA Jatim meneliti dan mengeluarkan Surat Rekomendasi Penghapusan Barang Inventaris berupa kendaraan bermotor. 9. Mengusulkan Penghapusan, Rektor mengusulkan penghapusan barang inventaris berupa kendaraan bermotor kepada Menteri Pendidikan Nasional. 10. Membentuk Panitia Lelang/Penjualan, Rektor membentuk Pantia Pelengan/Penjualan Barang Inventaris Berupa kendaraan berrmotor. 11. Membuat Harga Limit, Panitia Penjualan membuat harga limit dan melaporkan kepada Rektor. 12. Mengajukan Pelaksanaan Lelang/Penjualan, Rektor mengajukan pelaksanaan lelang/penjualan barang inventaris berupa kendaraan bermotor kepada Pejabat Lelang. 13. Meneliti dan Menentukan Jadwal Lelang/Penjualan, Pejabat lelang meneliti barang milik negara yang akan dilelangkan dan menentukan jadwal pelaksanaan lelang/penjualan. 14. Membuat Pengumuman Lelang/Penjualan, Rektor membuat pengumuman lelang/penjualan yang berisi tanggal dan tempat pendaftaran peserta maupun pelaksanaannya. 15. Melaksanakan Lelalng/Penjualan, Pejabat lelang bersama Panitia Penjualan melakukan penjualan barang inventaris melalui pelelangan umum.
16. Mengambil Barang, Pemenang lelang mengambil barang berupa kendaraan bermotor, STNK, BPKB dan Surat Keterangan untuk mengurus balik nama kendaraan di Gudang UB dan atau di Unit Kerja, dengan menunjukkan bukti pembayaran yang sah dan surat bukti pemenang lelang. 17. Mengeluarkan Barang dan Mengurangkan dari Daftar Barang Titipan, Unit kerja tempat kendaraan bermotor yang dilelang mengeluarkan barang dan mengurangkan dari Daftar Barang Titipan. 18. Mengurangkan dari Daftar Buku Induk Barang Inventaris, Pengurus barang DS&P mengurangkan barang inventaris berupa kendaraan bermotor yang akan dihapus dari Daftar Buku Induk Barang Inventaris. 19. Membuat Laporan Lelang/Penjualan, Rektor membuat laporan penghapusan barang inventaris kendaraan bermotor ke Menteri Pendidikan Nasional. 20. Meneerima Laporan Pelaksanaan Lelang/Penjualan, Menteri Pendidikan Nasional menerima Laporan Pelaksanaan Lelang/Penjualan Barang Inventarsi berupa kendaraan bermotor.
29
Gambar 3.2. Diagram alir proses penghapusan barang inventaris kendaraan bermotor Pemenang Lelang
Unit Kerja
Gudang
DS&P Pengurus Subdit Barang Sarana 1. Rekap Usulan penghapusan
Direktur S&P 2. Mengusulkan Panitia Peneliti
Rektor
3. Menerbitkan SK Panitia Peneliti
Panitia Peneliti
Panitia Lelang
KPPLN
DJA Jatim
Depdiknas
4. Meneliti dan Membuat BAP
5. Mengajukan Usulan Penghapusan
6. Meneliti & Mengeluarkan Surat Rekomnedasi
8. Meneliti & Menerbitkan Rekomnedasi
7. Mengajukan Usulan Penghapusan
9. Mengusulkan Penghapusan
11. Membentuk Panitia Lelang
Dinas Perhubungan
10. Menerbitkan SK Penghapusan
12. Membuat harga limit
Pemenang Lelang
Unit Kerja
Gudang
DS&P Pengurus Subdit Barang Sarana
Direktur S&P
Rektor
13. Mengajukan pelaksanaan Lelang
Panitia Peneliti
Panitia Lelang
Dinas Perhubungan
KPPLN
DJA Jatim
Depdiknas
12. Membuat harga limit
14. Meneliti & menetapkan Waktu Lelang 15. Membuat Pengumuman Lelang
16. Melaksanakan Lalang/ Penjualan
17. Mengambil Barang
18. Mengeluarkan barang dan mengurangkan pada daftar titipan barang
19. Mengurang kan pada BIBI
21. Menerima Laporan Pelaksanaan Lelang/ Penjualan
20. Membuat Laporan Pelaksanaan Lelang
Selesai
31
