MEGFELELÉSI PROGRAM
DÉMÁSZ HÁLÓZATI ELOSZTÓ KORLÁTOLT FELELŐSSÉGŰ TÁRSASÁG székhely: 6720 Szeged, Klauzál tér 1. cégjegyzékszám: 06-09-010805 adószám: 13792679-2-06
SZEGED, 2008. MÁRCIUS
TARTALOMJEGYZÉK
MEGFELELÉSI PROGRAM..........................................................................................................................4 1.
BEVEZETÉS ..........................................................................................................................................4 1.1. 1.2.
2.
A MEGFELELÉSI PROGRAM CÉLJA .....................................................................................................4 JOGI SZÉTVÁLASZTÁS .......................................................................................................................4
A TÁRSASÁG BEMUTATÁSA .............................................................................................................5 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.
A DÉMÁSZ CSOPORT BEMUTATÁSA .................................................................................................5 A TÁRSASÁG SZERVEZETI BEMUTATÁSA ............................................................................................5 ENGEDÉLYEK ...................................................................................................................................5 ÜZLETI FOLYAMATOK .......................................................................................................................5
3. AZ ENGEDÉLYES TEVÉKENYSÉG FÜGGETLEN MŰKÖDÉSÉHEZ SZÜKSÉGES ERŐFORRÁSOK ............................................................................................................................................6 3.1. 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.2. 3.3. 3.4. 3.4.1 (i) (ii)
4.
A FÜGGETLEN MŰKÖDÉST BIZTOSÍTÓ FELTÉTELEK .............................................................................6 Személyi feltételek........................................................................................................................6 Tárgyi feltételek...........................................................................................................................7 Pénzügyi feltételek.......................................................................................................................7 KISZERVEZETT TEVÉKENYSÉGEK.......................................................................................................8 TÁMOGATÓ TEVÉKENYSÉGEK ...........................................................................................................9 A TÁRSASÁG MŰKÖDÉSE – DÖNTÉSHOZATALI ELJÁRÁSOK..................................................................9 Döntéshozatali szervek ................................................................................................................9 Alapító .......................................................................................................................................................9 Ügyvezető igazgató................................................................................................................................... 10
A MUNKAVÁLLALÓKRA VONATKOZÓ MAGATARTÁSI SZABÁLYOK .................................11 4.1. 4.2.
MAGATARTÁSI SZABÁLYOK ............................................................................................................11 MAGATARTÁSI SZABÁLYOK MEGSZEGÉSE ........................................................................................12
5. TEVÉKENYSÉGEK SZÉTVÁLASZTÁSÁT BEMUTATÓ OKTATÁSI RENDSZER ÉS TEMATIKÁJA ..............................................................................................................................................12 5.1. 5.2. 6.
OKTATÁSI RENDSZER BEMUTATÁSA ................................................................................................12 OKTATÁSI RENDSZER MŰKÖDÉSE ....................................................................................................13
ÜGYFÉLKAPCSOLAT-KEZELÉS.....................................................................................................13 6.1. 6.2. 6.3.
7.
ÜGYFÉLKAPCSOLAT BEMUTATÁSA ..................................................................................................13 ÜGYFÉLKAPCSOLAT TÁMOGATÁSA, ÖNÁLLÓ ARCULAT ....................................................................14 SZERZŐDÉSKÖTÉSI ELJÁRÁS ............................................................................................................15
ADATKEZELÉSI ELJÁRÁS...............................................................................................................15 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.4.1 7.4.2 7.5. 7.6. 7.7. 7.7.1 7.7.2 7.8. 7.8.1
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK .........................................................................................................15 BIZALMAS ADATOK KEZELÉSE, ÁTADÁSA ........................................................................................15 ADATKEZELÉSI ELJÁRÁS .................................................................................................................16 ADATKEZELÉSI ELJÁRÁSOK MEGVALÓSÍTÁSA AZ INFORMATIKAI RENDSZEREKEN BELÜL ...................16 Alapvető követelmények.............................................................................................................16 Külső szolgáltató igénybevétele .................................................................................................17 NYILVÁNOS ADATOK HOZZÁFÉRHETŐSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA ...........................................................17 MEGFELELÉS FŐ LÉPÉSEI .................................................................................................................17 INFORMATIKAI BIZTONSÁGI FELELŐSSÉGEK .....................................................................................17 Adatgazda felelőssége: ..............................................................................................................17 A munkavállalók felelőssége:.....................................................................................................18 INFORMATIKAI RENDSZEREK ÁTTEKINTÉSE ......................................................................................18 A Társaság tevékenységéhez kapcsolódó informatikai rendszerek felsorolása .............................18
SAP CORE, HR vállalat-irányítási rendszer ........................................................................................................ 18 SAP ISU számlázási és ügyfél nyilvántartási rendszer.......................................................................................... 19
2
Levelezési rendszer............................................................................................................................................. 19 Hálózati fájlkezelő rendszer ................................................................................................................................ 19 Fogyasztási- és mérő adatokat gyűjtő rendszer.................................................................................................... 19 Dokumentumkezelési rendszer............................................................................................................................. 20
8.
ELLENŐRZÉS ÉS FELÜGYELET.....................................................................................................20 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.4.1 8.4.2
TÁJÉKOZTATÁS A MEGFELELÉSI PROGRAMRÓL ...............................................................................20 MEGFELELÉSI BIZTOS .....................................................................................................................20 MEGFELELÉSI JELENTÉS..................................................................................................................20 MEGFELELÉSI PROGRAMBAN FOGLALT MŰKÖDÉS TÁMOGATÁSA ......................................................21 Munkavállalói javaslatok kezelése .............................................................................................21 Ügyfelektől érkező megkeresések kezelése ..................................................................................21
9. A DÉMÁSZ CSOPORTHOZ TARTOZÓ VÁLLALKOZÁSHOZ KISZERVEZETT, TOVÁBBÁ A TÁRSASÁG ENGEDÉLYESI TEVÉKENYSÉGÉHEZ TARTOZÓ TEVÉKENYSÉGET ELLÁTÓ KÜLSŐ MEGBÍZOTTAK KIVÁLASZTÁSA ÉS AZ ÁLTALUK VÉGZETT TEVÉKENYSÉGEK........22 9.1. 9.2. 9.3. 9.4.
DÉMÁSZ CSOPORT TAGJAIHOZ KISZERVEZETT TEVÉKENYSÉGEK ....................................................22 KÜLSŐ MEGBÍZOTTAK.....................................................................................................................22 A VET.-BEN FOGLALT KÖVETELMÉNYEK TELJESÍTÉSE ......................................................................22 A KIVÁLASZTÁS MECHANIZMUSA ....................................................................................................22
10.
ELŐÍRÁSOK MEGVALÓSÍTÁSÁNAK ÜTEMEZÉSE.....................................................................23
11.
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK .................................................................................................................23
11.1. 11.2.
JÓVÁHAGYÁSOK .............................................................................................................................23 HATÁLY ÉS KÖZZÉTÉTEL .................................................................................................................23
3
MEGFELELÉSI PROGRAM
1.
BEVEZETÉS
A DÉMÁSZ Hálózati Elosztó Korlátolt Felelősségű Társaság (székhely: 6720 Szeged, Klauzál tér 1., cégjegyzékszám:06-09-010805) (a továbbiakban „Társaság”) a villamos energiáról szóló 2007. évi LXXXVI. törvény (a továbbiakban „Vet.”) 101 § (3) p) pontjában és a Vet. végrehajtásáról szóló 273/2007 (X.19..) Korm. rendeletben (a továbbiakban „Vhr.”) foglalt előírásoknak megfelelően, a legkisebb költség elvének figyelembe vételével az alábbi Megfelelési Programot alkotja. 1.1.
A Megfelelési Program célja A Megfelelési Program célja, hogy a magyar villamosenergia-piacon részt vevő piaci szereplők számára diszkrimináció-mentességet biztosítson a Társaság, mint elosztói engedélyes által nyújtott szolgáltatásokhoz való hozzáférést illetően, kiküszöbölje a versenytorzító magatartások és az egyes villamosenergia-piaci tevékenységek közötti keresztfinanszírozás lehetőségét. A Megfelelési Program az egyenlő bánásmód követelményének érvényesülését a Társaság működése során nemcsak a Társaság szintjén, hanem a vezetők és a munkavállalók eljárásával kapcsolatban is rögzíti, különös tekintettel a Vet. 100 – 102 §-aiban, a Vhr. 92 – 99 §-aiban, valamint az Európai Parlament és a Tanács 2003/54/EK irányelvében foglalt rendelkezések betartására.
1.2.
Jogi szétválasztás A Vet. alapján az elosztói üzletág jogi elkülönítését 2007. július 1. napjáig kellett végrehajtani. A magyar jogi szabályozás, az Európai Unió szabályozásának megfelelően nem ír elő teljes tulajdonosi szétválasztási kötelezettséget, azonban előírja a szervezeti és döntéshozatali mechanizmusok szétválasztásának kötelezettségét. A természetes monopoltevékenységek (szállítás – beleértve a rendszerirányítást is -, elosztás) és a potenciális versenytevékenységek (termelés, szolgáltatás) jogi elkülönítése a szétválasztási szabályok alapköve. Mindezekre tekintettel, a Délmagyarországi Áramszolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban „DÉMÁSZ Zrt.”), mint vertikálisan integrált villamosenergia-ipari vállalkozás 2005. októberében döntést hozott a közüzemi szolgáltatói és az elosztói engedélyes üzletágának a jogi szétválasztásáról. A DÉMÁSZ Zrt., egyedüli alapítóként, 2006. július 27. napjával megalapította a Társaságot, amelynek 2007. január 1. napjával átadta az elosztói engedélyes üzletágát. A Társaság 2007. január 1. napjával kezdte meg az elosztói engedélyes tevékenységét.
4
2.
A TÁRSASÁG BEMUTATÁSA
2.1.
A DÉMÁSZ csoport bemutatása EDF International S.A. 1 darab részvény1 kivételével a DÉMÁSZ Zrt., míg a DÉMÁSZ Zrt. a Társaság 100%-os tulajdonosa. A DÉMÁSZ Zrt. és a tulajdonában álló leányvállalatok – így a Társaság is – (a továbbiakban: „DÉMÁSZ Csoport”) a Vet. 3.§ 65. pontjában foglaltak értelmében vertikálisan integrált villamosenergia-ipari vállalkozásnak tekintendő, figyelemmel arra, hogy DÉMÁSZ csoport a vállalkozások közötti összefonódások ellenőrzéséről szóló, 2004. január 20-i 139/2004/EK tanácsi rendelet 3. cikkének (2) bekezdésében meghatározott olyan vállalkozás vagy vállalkozások csoportja, amely az átviteli rendszerirányítási és elosztói tevékenységek közül, továbbá a villamosenergiatermelési és kereskedelmi tevékenységek közül legalább egy-egy tevékenységet folytat. A DÉMÁSZ Csoportba tartozó leányvállalatokat 1. sz. mellékleteként csatolt táblázat tartalmazza.
2.2.
a
Megfelelési
Program
A Társaság szervezeti bemutatása A Társaság a magyar jognak megfelelően alakult korlátolt felelősségű társaság, amelyet a Csongrád Megyei Bíróság, mint Cégbíróság 2006. augusztus 29. napján vett nyilvántartásba. A Társaság 3.000.000,- Ft, azaz hárommillió forint jegyzett tőkével alakult. A DÉMÁSZ Zrt. mint egyedüli alapító az elosztói engedélyes üzletág átadásával a Társaság jegyzett tőkéjét megemelte, amelynek eredményeképp a Társaság jegyzett tőkéje 2007. január 1-jén 103.021.000.000 Ft, azaz százhárommilliárd-huszonegymillió forint.
2.3.
Engedélyek A Társaság a Magyar Energia Hivatal (a továbbiakban: „Hivatal”) által 2006. december 27. napján 793/2006. számú Határozatban kiadott villamos energia elosztói működési engedéllyel (a továbbiakban: „Működési Engedély”) rendelkezik. A Működési Engedély 25 éves időtartamra szól, azaz 2031. december 31. napjáig érvényes. A Működési Engedélyben foglaltaknak megfelelően Társaság illetékességi területe a Működési Engedély 2. mellékletében felsorolt területekre terjed ki. A 18/2008. számú Határozattal módosított 793/2006. számú Működési Engedély a Megfelelési Program 2. sz. melléklete.
2.4.
Üzleti folyamatok A Társaság annak érdekében, hogy üzleti folyamati megfeleljenek a mindenkori hatályos jogszabályoknak és egyéb követelményeknek illetve a magas hatékonysági elvárásoknak, ISO 9001, ISO 14001 és OHSAS 18001 szabvány szerinti irányítási rendszert - Integrált Vállalatirányítási Rendszert (a továbbiakban: „IVR”) – vezetett
1
A Magyar Állam tulajdonában 1 db szavazatelsőbbségi részvény található.
5
be, működtet és fejleszt. Az IVR szabványkövetelményeinek teljesüléséhez erőforrásokat biztosít és közreműködik a megfelelő tanúsító eljárások lefolytatásában. A Hivatal 793/2006. számú Határozatban kiadott villamos energia elosztói működési engedély alapján a Társaság legkésőbb 2008. március 31-ig köteles auditált minőségbiztosítási rendszert bevezetni és erről, illetve módosításairól 30 napon belül a Hivatalnak jelentést tenni, továbbá köteles a bevezetett minőségbiztosítási rendszert fenntartani. A Társaság ISO 9001, ISO 14001 és OHSAS 18001 szabványok szerinti integrált irányítási rendszerét a Bureau Veritas Certification 2007. áprilisában sikeresen auditálta. A tanúsítás 2008. április 30-ig érvényes. A sikeres tanúsításról a Hivatalt levélben tájékoztattuk. A Társaság 2008. áprilisában ismét tanúsíttatja Integrált Vállalatirányítási Rendszerét.
3.
AZ
3.1.
A független működést biztosító feltételek
ENGEDÉLYES ERŐFORRÁSOK
TEVÉKENYSÉG
FÜGGETLEN
MŰKÖDÉSÉHEZ
SZÜKSÉGES
3.1.1 Személyi feltételek A Társaság vezető tisztségviselője, valamint egyéb munkavállalói az engedélyes tevékenység Vet.-tel összhangban álló működéséhez szükséges szakértelemmel és függetlenséggel rendelkeznek. A Társaság szervezeti ábráját a Megfelelési Program 3. sz. melléklete tartalmazza. A Társaság munkavállalóinak mindenkori éves átlagos statisztikai állományi létszáma a Társaságnak a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban „Számviteli törvény”) alapján készített éves beszámolójában (a továbbiakban: „Éves Beszámoló”) található meg. A Társaság 2008. január 1. napján foglalkoztatott munkavállalóinak létszáma 101 fő. A Társaság vezető tisztségviselője valamint egyéb munkavállalói nem lehetnek vezető tisztségviselők vagy vezető állású, illetve egyéb munkavállalók, illetve nem létesíthetnek munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyt más engedélyköteles villamosenergia-ipari tevékenységet folytató, magyarországi vállalkozásban. A vezető tisztségviselő valamint az egyéb munkavállalók áthelyezése és alkalmazása a DÉMÁSZ Csoport egyéb tagjai tekintetében az egyes munkaszerződésekben és vezetői megbízásokban került korlátozásra.
6
A vezető tisztségviselő valamint az egyéb munkavállalók bére illetve díjazása az egyes munkaszerződésekben, illetve vezetői megbízásokban került meghatározásra. A bérek illetve díjazások, valamint az egyéb juttatások mértéke kizárólag a Társaság teljesítményével kapcsolatos és nem függ a DÉMÁSZ Csoport egyéb tagjai tevékenységétől és teljesítményétől. A Társaság vezető tisztségviselője bére illetve díjazása: • szakértelméhez és tapasztalatához kötött, a Démász Zrt. Igazgatóságának Elnöke által jóváhagyott fix fizetés • a Társaság pénzügyi eredményéhez kötött teljesítmény célok eléréséhez, a beruházásokhoz, a minőségi mutatókhoz és humán mutatókhoz kapcsolódó éves prémium. A Társaság vezető tisztségviselője nem szerezhet részesedést más magyarországi engedélyköteles villamosenergia-ipari tevékenységet folytató vállalkozásban, így a DÉMÁSZ Csoporthoz tartozó engedélyköteles vállalkozásokban sem. A Társaság vezető tisztségviselőjének visszahívás eseteit a 3.4.1 (ii) pont tartalmazza. A jelen pontban meghatározott összeférhetetlenségi és függetlenségi szabályok megvalósulásáról a Társaság vezető tisztségviselője, valamint egyéb munkavállalói kötelesek évente nyilatkozni, melyről a Megfelelési Biztos nyilvántartást vezet. 3.1.2 Tárgyi feltételek Az elosztói engedélyes tevékenység független működéséhez szükséges tárgyi eszközöket a Működési Engedély tartalmazza. A tárgyi eszközökkel kapcsolatos információkat egyebekben az Éves Beszámoló tartalmazza. 3.1.3 Pénzügyi feltételek A Társaság üzleti éve a naptári évvel megegyezik. A Társaság a vagyoni és jövedelmi helyzetét az Éves Beszámolóiban mutatja be. A Társaság könyvvizsgálatát a Társaság alapító okiratában megjelölt könyvvizsgáló végzi. A könyvvizsgáló feladata, hogy gondoskodjon a Számviteli törvényben meghatározott könyvvizsgálat elvégzéséről, és ennek során mindenekelőtt annak megállapításáról, hogy a Társaság Éves Beszámolója megfelel-e a jogszabályoknak, továbbá megbízható és valós képet ad-e a Társaság vagyoni és pénzügyi helyzetéről, működésének eredményéről. A könyvvizsgáló a Társaság részére nem nyújthat olyan szolgáltatást, amely a feladatainak tárgyilagos és független módon történő ellátását veszélyezteti. A könyvvizsgáló köteles a Társaság ügyeivel kapcsolatos üzleti titkot megőrizni, továbbá a Társaság adatkezelési és titoktartási iránymutatásait követni.
7
3.2.
Kiszervezett tevékenységek Amennyiben a Társaság – az elosztói működési engedélyében biztosított jogaival élve, és annak keretei között – úgy határoz, hogy a működése során bizonyos, az engedélyköteles tevékenységeit támogató tevékenységeket más személlyel végeztet (kiszervezés) vagy a vertikálisan integrált vállalkozás valamely más társaságától veszi igénybe, ezen megoldások alkalmazására csak akkor kerülhet sor, ha az nem veszélyezteti a megkülönböztetés-mentesség, a független döntéshozatal és a bizalmas információ-átadás tilalma követelményeinek teljesülését. A Társaság biztosítja, hogy a kiszervezett tevékenységek végzése a Vet. és a végrehajtására kiadott jogszabályok, az alkalmazandó egyéb jogszabályok, a villamosenergia-ellátási szabályzatok, az elosztói működési engedély, a Társaság Belső Kiválasztási Szabályzata, a Társaság elosztói üzletszabályzata és a MEH Társaságra vonatkozó határozatai rendelkezéseivel összhangban történjen. Tekintettel arra, hogy a Társaság az engedélyköteles tevékenység egyes elemeit végző más személy tevékenységéért úgy felel, mintha azt maga végezte volna, ezért a jelen Megfelelési Program rendelkezései a kiszervezett tevékenységet végzőkre, valamint azok munkavállalóira is megfelelően irányadók. A Társaság a kiszervezett tevékenységre vonatkozó jogviszony tekintetében köteles érvényesíteni a következő feltételeket: A létrejött jogviszonyt a szolgáltatást nyújtó és a megrendelő társaság között írásbeli szerződésben is szabályozni kell. A szolgáltatást nyújtó társaság tevékenységi körében az illetékes cégbíróság által bejegyezve szerepel a cég által a létrejött jogviszony keretében végzendő tevékenység. A szolgáltatást nyújtó társaság a szerződésben szereplő kiszervezett tevékenységet legalább ugyanolyan minőségi színvonalon köteles végezni, mint ami a Társaságra vonatkozik. A szolgáltatást nyújtó társaság köteles a jelen Programban foglalt adatkezelési szabályokat és eljárásokat alkalmazni. A kiválasztás mechanizmusa összhangban áll a vonatkozó jogszabályokkal és a Társaság Belső Kiválasztási Szabályzatával.
8
3.3.
Támogató tevékenységek A DÉMÁSZ Csoportban a villamosenergia-ipari engedélyes tevékenységeket a DÉMÁSZ Csoport meghatározott vállalatai végzik. Ugyanakkor a támogató szolgáltatásokat a leányvállalatok, így a Társaság részére is a DÉMÁSZ Zrt. nyújtja, tekintettel arra, hogy ezen szolgáltatások megtöbbszörözése jelentősen növelné a költségeket, anélkül, hogy megfelelő többletelőnyt biztosítana. A DÉMÁSZ Zrt. által nyújtott klasszikus támogató szolgáltatások különösen: (i) pénzügy, (ii) controlling, (iii) humánpolitika, (iv) informatikai szolgáltatások, (v) logisztika, a közös szolgáltatások: (i) call center, ügyfélszolgálat, (ii) számlázás, behajtás. A támogató szolgáltatások árképzéséről a DÉMÁSZ Csoporton belül a 366. számú vezérigazgatói utasítás (továbbiakban „utasítás”) rendelkezik. Minden évben a könyvvizsgálat során az utasításra épülő leányvállalatokkal kötött támogató szolgáltatások szerződései, így a Társaságra vonatkozó szerződések is átadásra kerülnek a könyvvizsgáló részére. A Társaság felel az elosztói engedélyesi tevékenységre vonatkozó stratégiai döntésekért. A Társaság bizonyos, elosztói engedélyes tevékenységéhez tartozó feladatait külső szolgáltató segítségével látja el. Ennek megfelelően a Társaság elosztói engedélyes tevékenysége ellátását szolgáló hálózati eszközeinek üzemeltetését és karbantartását a DÉMÁSZ Partner Kft., építését és javítását a DÉMÁSZ PRIMAVILL Kft. és az elszámolás alapját képező fogyasztásmérők leolvasását a DL Délalföldi Leolvasó Szolgáltató Kft. végzi. A DÉMÁSZ Zrt., a DÉMÁSZ Partner Kft., a DÉMÁSZ PRIMAVILL Kft. és a DL Délalföldi Leolvasó Szogáltató Kft. az általa nyújtott szolgáltatásokat piaci feltételek mellett nyújtja a Társaság részére. A Társaság a szolgáltatások igénybevételére vonatkozó feltételeket, így különösen a szolgáltatások körét valamint az ellenszolgáltatás összegét, a szolgáltató társasággal kötött külön szerződésben határozza meg.
3.4.
A Társaság működése – döntéshozatali eljárások 3.4.1 Döntéshozatali szervek (i)
Alapító Tekintettel arra, hogy a Társaság egyszemélyes társaság, taggyűlés nem működik. A Társaság legfőbb szerve hatáskörébe tartozó kérdésekben az alapító DÉMÁSZ Zrt. dönt. A DÉMÁSZ Zrt. mint alapító a határozatairól a Társaság ügyvezető igazgatóját írásban értesíti. Az alapító által gyakorolt döntéshozatali jogköröket a gazdasági társaságokról szóló 2006. évi IV. törvény (a továbbiakban „Gt.”) határozza meg. Az alapító tiszteletben tartja a befolyásmentesség és az egyenlő bánásmód követelményét, és működése során nem jár el olyan módon, illetve nem hoz olyan döntést, amely megakadályozná vagy 9
befolyásolná az függetlenségét.
elosztói
tevékenységgel
kapcsolatos
döntések
A Társaság befolyásmentesen és az egyenlő bánásmód követelményének megfelelően jogosult meghozni a hálózat üzemeltetéséhez, fenntartásához és fejlesztéséhez szükséges döntéseket, beleértve az éves üzleti terv keretein belül a napi üzemvitellel, valamint az elosztói vezetékek létesítésével, továbbá felújításával kapcsolatos egyedi döntéseket is. Az alapító az éves üzleti terv végrehajtása során a Társaság részére egyedi utasításokat nem adhat, lehetősége van azonban arra, hogy a Társaság éves pénzügyi tervét jóváhagyja, és általános korlátot szabjon a Társaság eladósodásának mértékére vonatkozóan. Az alapító – figyelemmel a Vet. 102. §-ában foglaltakra – biztosítja, hogy a Társaság, mint elosztói engedélyes tevékenysége során megfeleljen a más villamosenergia-ipari engedélyesekkel szembeni egyenlő bánásmód követelményeinek. Az alapító biztosítja az elosztói tevékenység egyéb villamosenergiaipari tevékenységektől független döntéshozatali rendjét. (ii)
Ügyvezető igazgató A Társaság vezető tisztségviselője az ügyvezető igazgató. Az ügyvezető igazgató a feladatát önállóan látja el. Az ügyvezető igazgató hatáskörébe tartozó ügyekben, tekintettel a fenti 3.4.1 (i) pontban elmondottakra, az alapító DÉMÁSZ Zrt. az ügyvezető igazgatót írásban nem utasítja. A Társaság munkavállalói felett a munkáltatói jogokat az ügyvezető igazgató gyakorolja. A Társaság operatív irányítását, napi ügyeinek intézését és a Társaság törvényes képviseletét harmadik személyekkel szemben az ügyvezető igazgató látja el. Az ügyvezető igazgató jogaira és kötelességeire egyébként a Gt. vezető tisztségviselőkre vonatkozó rendelkezései irányadóak. Az ügyvezető igazgató felelős a Társaság elosztói engedélyes tevékenységének jogszabályi megfelelőségéért. A Társaság elosztói hálózatának üzemeltetéséhez, karbantartásához és fejlesztéséhez kapcsolódó minden kereskedelmi és operatív döntést az ügyvezető igazgató hoz meg, a DÉMÁSZ Csoport tagjainak bevonása nélkül. Az elosztási tevékenység irányításával kapcsolatos döntések meghozatalában a Társaság ügyvezető igazgatója függetlenséget élvez, a DÉMÁSZ Zrt. a napi irányítással kapcsolatos döntések meghozatalában nem vesz részt, az elosztási funkció részletes napi ellenőrzésére nincs lehetősége. Az ügyvezető igazgató megbízási szerződésében foglalt jogai és kötelezettségei, valamint munkavégzésének feltételei oly módon vannak meghatározva, hogy a Társaság működését befolyásoló döntések meghozatala során az ügyvezető igazgató a befolyásmentesség és az
10
egyenlő bánásmód követelményének megfelelően járjon el. Az ügyvezető igazgatóra a Vet. vezető tisztségviselőkre vonatkozó rendelkezései irányadóak. Az alapító bármikor visszahívhatja tisztségéből az ügyvezető igazgatót. Az alapító a visszahívást minden esetben indokolni köteles. A visszahívás lehetséges okait az ügyvezető igazgató megbízási szerződése és a Gt. tartalmazza. Az ügyvezető igazgató visszahívását kiváltó okok, különösen: • a Megfelelési Program rendelkezéseinek ismételt és súlyos megszegése • a DÉMÁSZ Zrt. mint alapító által hozott és az ügyvezető igazgató részére írásba átadott határozatok be nem tartása • a Démász Zrt. mint alapító által jóváhagyott Üzleti Terv be nem tartása • a Démász Zrt. mint alapító által megszabott eladósodottsági mutató engedély nélküli túllépése • személyes konfliktus a Hivatallal.
4.
A MUNKAVÁLLALÓKRA VONATKOZÓ MAGATARTÁSI SZABÁLYOK
4.1.
Magatartási szabályok A Társaság munkavállalói munkavégzésük során a Megfelelési Program rendelkezéseit kötelesek tiszteletben tartani, illetve azoknak megfelelően eljárni. A Megfelelési Program célja, hogy összefoglalja és meghatározza azon magatartási és viselkedési normákat, amelyek: •
segítséget nyújtanak a Társaság munkavállalói számára a helyes döntések meghozatalához, a Társaság eredményes működésének biztosításához, ezen keresztül pedig a munka színvonalának folyamatos emeléséhez;
•
megfelelő támpontokat, útmutatásokat adnak a munkatársaknak és vezetőiknek az etikailag kifogásolható magatartások, az erősítendő, illetőleg a szankcionálandó cselekedetek felismeréséhez, azok pártatlan megítéléséhez és minősítéséhez;
•
tartalmazzák azon előírásokat, követelményeket, amelyek mértékül szolgálnak az érintettek számára munkahelyi és egyéb kapcsolatrendszerük működtetéséhez, továbbá a munkahelyi problémáik megoldásához és konfliktusaik kezeléséhez.
Alapvető elvárások: •
jogszabályok és a Társaság belső szabályzataiban foglalt rendelkezések tiszteletben tartása;
11
4.2.
•
professzionalizmus, minőségi munkavégzés, felelősségvállalás;
•
elkötelezettség, lojalitás;
•
együttműködés, motiváltság.
Magatartási szabályok megszegése A Társaság ügyvezető igazgatója a magatartási szabályokat megszegő munkavállalókkal szemben fegyelmi lépéseket tesz. A magatartási szabályok megszegésének minősül különösen az alábbi követelmények megsértése: •
függetlenség és befolyásmentesség, összeférhetetlenség;
•
az ügyvezető igazgató vagy vezető állású munkavállalók utasításai;
•
ügyfélkapcsolat követelményei;
•
adatkezelési szabályok;
•
részvétel az előírt oktatásokon (Megfelelési Program 5. pont).
A jelen pontban meghatározott magatartási szabályok betartásának érdekében a Társaság etikai szabályzatot készített. Az etikai szabályzat a magatartási szabályok megsértésének eseteit és azok szankcióit részletesen tartalmazza.
5.
TEVÉKENYSÉGEK
SZÉTVÁLASZTÁSÁT
BEMUTATÓ
OKTATÁSI
RENDSZER
ÉS
TEMATIKÁJA
5.1.
Oktatási rendszer bemutatása A Társaság törekszik arra, hogy munkavállalói kellő információval rendelkezzenek a Társaság mindennapi működését, illetve az egyes munkavállalók eljárását is meghatározó jogszabályi környezetről, követelményekről. A Társaság biztosítani kívánja, hogy munkavállalói széles körű ismeretekkel rendelkezzenek, így ennek érdekében tájékoztatási rendszert dolgoz ki. A Társaság meghatározott időszakonként előadásokat szervez, amelyeken tájékoztatja munkavállalóit a Társaság működésével kapcsolatos jogszabályi követelményekről, így különösen a villamosenergia-ipari tevékenységek szétválasztására vonatkozó követelményekről, azok tartalmáról, valamint bemutatja ezek érvényesülését a Társaság működésében, illetve ismerteti a jövőben szükséges lépéseket. Tekintettel a jogszabályi környezet és a Társaságot érintő kötelezettségek folyamatos változására, a Társaság munkavállaló számára folyamatos jogkövetési képzést szervez.
12
Az előadáson a munkavállalók részvétele kötelező, a résztvevő munkavállalók jelenléti ív aláírásával igazolják a részvételüket, továbbá az előadás anyagának átvételét. Új belépő munkavállaló esetében a munkaszerződés megkötésével egyidejűleg, részére átadásra kerül a fent megjelölt előadások anyaga. 5.2.
Oktatási rendszer működése Az oktatások megfelelő lebonyolításáért a 8.2. pont szerinti Megfelelési Biztos felelős. Az oktatásokra éves rendszerességgel kerül sor. Amennyiben az új belépők számára vagy a jogszabályi környezet jelentős módosulására tekintettel további képzések beiktatása szükséges, annak megszervezéséről és a munkavállalók ezzel kapcsolatos tájékoztatásáról a Megfelelési Biztos intézkedik. Az előadások tematikája: •
a jogszabályi környezet bemutatása;
•
a tevékenységek szétválasztásának követelménye, a Megfelelési Program célja;
•
adatkezelési szabályok bemutatása;
•
szervezeti és döntéshozatali szétválasztás a gyakorlatban.
6.
ÜGYFÉLKAPCSOLAT-KEZELÉS
6.1.
Ügyfélkapcsolat bemutatása A Társaság, a minél magasabb színvonalú szolgáltatás-nyújtás érdekében valamennyi ügyfelével közvetlen kapcsolatot kíván fenntartani saját szervezetén és a DÉMÁSZ Zrt. Üzleti Kapcsolatok Központja által üzemeltetett és a Társaság által igénybe vett Ügyfélszolgálaton keresztül is, annak érdekében, hogy a felmerülő problémákkal illetve kérdésekkel kapcsolatban a Társaság ügyfelei széles körű és megalapozott tájékoztatást kapjanak. A Társaságnak az ügyfélszolgálati feladatokat a DÉMÁSZ Zrt. Üzleti Kapcsolatok Központja mint támogató tevékenységet nyújtja a felek között létrejött szerződésben meghatározott ügyfelek számára és az abban foglalt feltételek szerint. A Társaság ügyfélkapcsolatokért felelős munkavállalói, valamint a DÉMÁSZ Zrt. Üzleti Kapcsolatok Központja által nyújtott Ügyfélszolgálat alkalmazottai az ügyfelekkel való érintkezés során kizárólag az egyenlő bánásmód követelményének megfelelően nyújthatnak tájékoztatást, és nem ajánlhatják a felhasználónak a DÉMÁSZ Csoporthoz tartozó kereskedők szolgáltatásait más piaci szereplőkre nézve hátrányosan vagy eltérő feltételekkel. Az ügyfélkapcsolatokért felelős munkavállalók nem adhatnak a felhasználóknak olyan félrevezető tájékoztatást, amely szerint az elosztói szolgáltatások igénybevételének feltétele lenne az EDF Energia Hungária Kft.vel, vagy a DÉMÁSZ Csoport más kereskedőjével való szerződéskötés.
13
6.2.
Ügyfélkapcsolat támogatása, önálló arculat A Társaság működésében és megjelenésében is a DÉMÁSZ Zrt-től, valamint a DÉMÁSZ Csoport egyéb engedélyes villamosenergia-ipari tevékenységet végző társaságaitól független, működése versenysemleges és megfelel az egyenlő bánásmód követelményeinek. Ezért önálló, de a Társaságcsoporthoz való tartozást megjelenítő névvel, arculattal, honlappal, kommunikációs és marketingstratégiával, valamint képviselettel rendelkezik. A Társaság az elosztói engedélyesi tevékenységét fizikailag különálló épületben (helyiségekben) végzi. Ennek megfelelően a Társaság cégneve: DÉMÁSZ Hálózati Elosztó Kft. rövidített cégneve: DÉMÁSZ Hálózati Kft. cégneve angolul: DÉMÁSZ Network Distribution Ltd. cégneve franciául: S.A.R.L. DÉMÁSZ Réseau Distribution székhelye: 6720 Szeged, Klauzál tér 1. honlap címe: www.demasz.hu (2008. július 1-jétől a Társaság önálló honlapot fog üzemeltetni.) A Társaság képviseletére - különös tekintettel az elektronikus és nyomtatott sajtó esetében - kizárólag a Társaság ügyvezető igazgatója vagy az általa kijelölt személy jogosult a Társaságnak a médiával való kapcsolattartás rendjéről és módjáról szóló szabályzatának megfelelően.
14
6.3.
Szerződéskötési eljárás A Társaság a szerződéskötés során a Vet., a Vhr., a polgári törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény (a továbbiakban „Ptk.”), valamint a Szerződéskötési Ügyrend rendelkezéseit alkalmazza. A Társaság a Szerződéskötési Ügyrendben a jogszabályoknak és a Társaság érdekeinek megfelelő szerződéskötési folyamat-szabályozást ír le, meghatározza a kötendő szerződések alapelveit, valamint formaszerződéseket és mintamodulokat ad meg.
7.
ADATKEZELÉSI ELJÁRÁS
7.1.
Általános rendelkezések A Társaság olyan adatkezelési eljárást alakított ki, amely megfelel a jogszabályokban, valamint a villamosenergia-ellátási szabályzatokban foglalt előírásoknak; továbbá biztosítja, hogy az engedélyköteles tevékenységgel kapcsolatos információk és adatok kezelése, továbbítása, és más módon hozzáférhetővé tétele, valamint nyilvánosságra hozatala megfelel az egyenlő bánásmód követelményének. A Társaság adatkezelése kiterjed az alkalmazott technológiától függetlenül az adatokon végzett bármely műveletre vagy műveletek összességére (gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tárolás, módosítás, feldolgozás, továbbítás, publikálás, törlés, megsemmisítés).
7.2.
Bizalmas adatok kezelése, átadása A Társaság a Vet. szerinti engedélyköteles tevékenysége végzése, valamint az ehhez szükséges műszaki berendezések létesítésére, üzemeltetésére vonatkozó szerződés megkötése, tartalmának meghatározása, módosítása, a teljesítésének figyelemmel kísérése, a szerződésben meghatározott díjak számlázása, továbbá a szerződésből eredő egyéb követelések érvényesítése, valamint a villamosenergia-ellátási szabályzatokban foglalt együttműködési és adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése céljából kezelheti a felhasználó, valamint a külön jogszabályban meghatározott fizető azonosításához szükséges és elégséges, a Vet. vagy a végrehajtására kiadott külön jogszabály szerint a szerződés tartalmát képező személyes adatot. A Társaság a kezelt személyes adatot haladéktalanul törli, ha nem a jelen pontban meghatározott célból történt az adatkezelés, vagy az adatkezelés célja megszűnt. Ugyanez vonatkozik az érintett adatokat birtokló harmadik félre is. A felhasználónak a Társasággal történő szerződéskötése nem tehető függővé valamely, a jelen pontban nem szabályozott célból történő adatkezeléshez való hozzájárulástól. A bizalmas adatok közül az adatkezelés céljához szükséges adatok átadhatóak:
15
•
a Társaság megbízása alapján a szerződés megkötését, a leolvasást, a számlázást, a kézbesítést, a díjfizetések és követelések kezelését, a forgalmazás kezelését, a felhasználási helyek műszaki kivitelezését, felülvizsgálatát, ellenőrzését, kikapcsolását, illetőleg az ügyfélszolgálati tevékenységet végző természetes személynek és gazdálkodó szervezetnek;
•
a számlázási és forgalmazási jogviták rendezésére jogszabály alapján jogosult szervezetek részére;
•
a Hivatalnak;
•
a nemzetbiztonság, a honvédelem és a közbiztonság védelme, a közvádas bűncselekmények üldözése céljából az arra hatáskörrel rendelkező nemzetbiztonsági szerveknek, nyomozó hatóságoknak, az ügyésznek, valamint a bíróságnak;
•
a bírósági végrehajtásról szóló 1994. évi LIII. törvény előírásai szerint a bírósági végrehajtónak.
Az átadott adatokkal kapcsolatban bizalmas adatokat átvevőket az engedélyessel azonos titoktartási kötelezettség terheli. A Társaság a bizalmas adatok átadása esetén köteles az adatátadással egyidejűleg az érintettet értesíteni. 7.3.
Adatkezelési eljárás
Az adatkezelési eljárás elemeinek szabályozása a Társaság alábbi szabályzatain keresztül valósul meg: − Adat- és titokvédelmi szabályzat − Informatikai rendszerekhez történő hozzáférési jogosultságok, eszközök kiosztása és igénylése című szabályzat − Informatikai Biztonsági Szabályzat 7.4.
Adatkezelési eljárások megvalósítása az informatikai rendszereken belül 7.4.1 Alapvető követelmények A Társaság az adat- és titokvédelmi szabályzatban foglalt részletes szabályozás útján biztosítja, hogy az engedélyköteles tevékenységgel kapcsolatos információk és adatok kezelése, továbbítása, más módon hozzáférhetővé tétele, valamint a nyilvánosságra hozatala megfeleljen: • a jogszabályokban, valamint a villamos energia ellátási szabályzatokban foglalt előírásoknak, • az egyenlő bánásmód követelményének, • beszámolási kötelezettség teljesítése során az adatokhoz kapcsolódó gazdasági események elszámolásakor keletkező információk kezelésének.
16
7.4.2 Külső szolgáltató igénybevétele A társaság hatékonysági szempontok alapján, a legkisebb költség elvét figyelembe véve informatikai rendszerét nem maga működteti, hanem az informatikai szolgáltatásokat más egyéb támogató szolgáltatásokkal együtt a DÉMÁSZ Zrt.-től veszi igénybe. A vonatkozó szolgáltatási szerződésben a Társaság megköveteli a DÉMÁSZ Zrt. kötelezettségvállalását arra nézve, hogy a szolgáltatásnyújtáshoz felhasznált technikai eszközök és a szolgáltatásnyújtás egyéb körülményei biztosítsák a fenti 7.4.1 pontban foglaltak érvényesülését. 7.5.
Nyilvános adatok hozzáférhetőségének biztosítása A vonatkozó jogszabályok és szabályzatok értelmében a nyilvános adatok hozzáférhetővé tételéről a Társaság az ügyfelek tájékoztatására szolgáló nyilvános lehetőségek (internet vagy más információs csatorna) felhasználásával gondoskodik.
7.6.
Megfelelés fő lépései A Társaság rendelkezik minden olyan eszközzel, berendezéssel és szaktudással, amely az elosztói tevékenységekhez kapcsolódó adatok független kezeléséhez szükséges. Az informatikai szabályok és kötelezettségek, valamint a Megfelelési Program betartását biztosító folyamatokat az alábbi dokumentumok tartalmazzák: ü ü ü ü
7.7.
Adat- és Titokvédelmi Szabályzat Informatikai Biztonsági Kézikönyve Informatikai Biztonsági Szabályzat Informatikai rendszerekhez történő hozzáférési jogosultságok, eszközök kiosztása és igénylése című szabályzat.
Informatikai biztonsági felelősségek 7.7.1 Adatgazda felelőssége: Az üzleti folyamatokban használt adatok gazdája a Társaság ügyvezető igazgatója, vagy az általa kijelölt munkavállaló, aki a következő felelősséggel tartozik: • adatok minősítése; • gondoskodik arról, hogy a felelőssége alá tartozó adatok kockázatának elemzése megtörténjen; • az adatok számára a megfelelő kontrollok (védelmi intézkedések, eszközök) biztosítása; a kontrollok bevezetésének felelőssége átruházható, de az adatgazda felel továbbra is az adott vagyoncsoportért és a kontrollok bevezetésének támogatásáért; • ellenőrzi az összeférhetetlenségi csoportokat; • az adatok elérhetővé tétele előtt elbírálja a hozzáférési igényt; • az adatokhoz történő hozzáférés engedélyezése a munkakörhöz szükséges jogosultság alapján;
17
•
gondoskodni az informatikai biztonsági szabályok betartásáról a Társaság területén.
7.7.2 A munkavállalók felelőssége: • • • • •
A Társaság minden munkavállalója felelős az információ biztonságáért. A biztonság szándékos, vagy véletlen megsértése, fegyelmi felelősségre vonást eredményezhet. Kötelesek alkalmazni az Informatikai Biztonsági Kézikönyvben rögzített előírásokat. Folyamatosan kötelesek bizalmasan kezelni a jelszavaikat. Büntetőjogi felelősséget viselnek a nem ellenőrzött forrásból származó, nem jogtiszta szoftverek - általa használt - számítógépen történő tárolása, illetve felhasználása esetén. Munkaállomásuknak adatátviteli hálózatra történő csatlakoztatása esetén a megosztott helyi meghajtónak, illetve az azon létrehozott egyes alkönyvtárak tartalmának hálózatról történő elérését kötelesek hozzáférési jelszóhoz kötni. A hozzáférési jelszót csak azon személyekkel ismertethetik meg, akik jogosultak az általuk megosztott adatok hozzáféréséhez.
Az informatikai rendszerekben kialakított jogosultsági rendszer és annak üzemeltetése a biztosíték arra, hogy a Társaság az engedélyköteles tevékenységével kapcsolatos információkat és adatokat versenysemleges módon lehessen kezelni, illetve a diszkrimináció-mentesség követelménye érvényesüljön. Az információkhoz csak a Társaság illetékes munkavállalói férhetnek hozzá. A megfelelő adat- és információ-kezelés biztosítja azt, hogy a Társaság az elosztói tevékenysége során a tudomására jutott, nem nyilvános adatokat az adatvédelemre vonatkozó szabályoknak megfelelően kezelje, illetve hogy a nyilvánosságra hozott adatok ne sértsék egyetlen piaci szereplőnek sem az adatainak védelmével kapcsolatos jogait. 7.8.
Informatikai rendszerek áttekintése 7.8.1 A Társaság tevékenységéhez kapcsolódó informatikai rendszerek felsorolása Az stratégiai rendszerekben alkalmazott megoldások, az adatok kezelésére: • SAP CORE / HR / ISU • Levelezési rendszer • Hálózati fájlkezelő rendszer • Fogyasztási- és mérő adatokat gyűjtő rendszer • Dokumentumkezelési rendszer SAP CORE, HR vállalat-irányítási rendszer
18
A rendszerben a vállalatok „vállalatkódok” használatával kerültek szétválasztásra. Ezen vállalat kódok beállításai tükrözik az aktuális szervezeti külön elosztói és közüzemi szolgáltatói – struktúrát. Ezen vállalatkódok alapján az adatok teljes elkülönítése megvalósításra került, a vállalatkód – felhasználó hozzárendeléssel. SAP ISU számlázási és ügyfél nyilvántartási rendszer A DÉMÁSZ Csoporton belüli jogosultság szabályozás alkalmas volt az ügyfél adatok hozzáférési szabályainak kezelésére is. Az ISU rendszeren belől lehetőség volt „jogosultsági csoport”-ok és „jogosultsági mező”-k alkalmazásával strukturált, átlátható módon felhasználói csoportokhoz rendelni a fogyasztói adatokat, amelyek elkülönítik az elosztói és kereskedelmi adatok körét, biztosítva ezzel a Társaság adatainak elkülönülését a DÉMÁSZ Csoport kereskedelmi engedélyekkel rendelkező leányvállalatainak adataitól. Ezzel megvalósult, hogy ugyanazon adatkör ne kerüljön többszörözésre más-más feladatot támogató alkalmazásban, elkerülve annak kockázatát, hogy a különböző nyilvántartásokban ugyanazon fogyasztói adat eltérő állapota esetén nincs referencia adat (eltérő adatok esetén nem dönthető el melyik a helyes és helytelen adat). Levelezési rendszer A levelezési rendszerben már a korábbi működés során minden felhasználónak egyedi, csak számára hozzáférhető postafiókok kerültek alkalmazásra, az üzleti bizalmas adatok megbízható kezelése, valamint az adatvédelmi törvény által szabályozott dolgozói személyes adatok kezelése végett. A Társaság belső szabályozása megengedi a dolgozói magánlevelezést az informatikai biztonsági kézikönyvben szabályozott módon). Így a levelezési rendszerben, ha a felhasználók továbbítanak a Társaságon belől üzleti és ügyfél adatokat, azok csak a címzettek számára érhetők el. Hálózati fájlkezelő rendszer A hálózati fájlrendszerben a jogosultság hozzáférési struktúra követte a Társaság szervezeti hierarchiáját. Minden szinten „közös” könyvtárak kerültek létrehozásra, így egy munkavállaló a szervezeti hierarchiában a saját könyvtárához, a csoport közös könyvtárához, az osztály közös könyvárához rendelkezik jogosultsággal. A közös munkákra, projektekre létrehozott könyvárak és jogosultságok egyedi elbírálások alapján kerültek kialakításra a jogosultságok igénylése és kiosztása szabályozás alapján. Fogyasztási- és mérő adatokat gyűjtő rendszer A fogyasztásra vonatkozó terhelési statisztikákat és előrejelzéseket a fogyasztási és mérő adatokat gyűjtő rendszerek kezelik. A rendszer használata saját jogosultsági rendszere kapcsán biztosította az adatok védelmét.
19
Dokumentumkezelési rendszer A Társaság iratainak, hivatalos kimenő és beérkező dokumentumainak kezelését a Dokumentumkezelő és nyilvántartó rendszerben valósítottuk meg. A munkavállalók a rendszerben tárolt adatokhoz elkülönített jogosultság hozzáférési struktúrával szabályozott módon férhettek hozzá. Ennek megfelelően biztosított, hogy a Társaság ügyviteli iratai, dokumentumai a szervezeteken belől csak az arra illetékes munkavállalók számára volt hozzáférhető.
8.
ELLENŐRZÉS ÉS FELÜGYELET
8.1.
Tájékoztatás a Megfelelési Programról A Társaság a Megfelelési Programról a belső eljárásrendjében meghatározott folyamat szerint folyamatosan informálja munkavállalóit, és hozzáférhetővé teszi számukra azt.
8.2.
Megfelelési Biztos A Megfelelési Biztos fő feladata a Megfelelési Program érvényre juttatása és a benne foglalt rendelkezések teljesítésének folyamatos ellenőrzése. Amennyiben a Megfelelési Biztos megítélése szerint a Megfelelési Program módosítása szükséges, javaslatot tesz erre a Társaság ügyvezető igazgatójának. A Megfelelési Programban foglaltak érvényesüléséről a Megfelelési Biztos meghatározott időszakonként, illetve külön kérelemre jelentést tesz a Társaság ügyvezető igazgatójának. A Megfelelési Biztos tisztség betöltőjével kapcsolatos információk a Megfelelési Program 4. sz. mellékletében találhatóak.
8.3.
Megfelelési Jelentés A Társaság a Megfelelési Program teljesítéséről éves Megfelelési Jelentést készít (a továbbiakban: „Megfelelési Jelentés”), amelyet jóváhagyásra a Hivatal részére benyújt, és a Társaság honlapján közzétéve nyilvánosságra hoz. A Megfelelési Jelentés elkészítéséért a Társaság ügyvezető igazgatója felelős. A Megfelelési Jelentés elkészítésében a Megfelelési Biztos a Társaság ügyvezető igazgatójával együttműködik. A Megfelelési Jelentés a következő elemeket tartalmazza: •
A tevékenységek szétválasztására vonatkozó Megfelelési Program végrehajtásának éves tapasztalatait és értékelését a Megfelelési Program kötelező tartalmi elemeit követve.
•
A jóváhagyott Megfelelési Programhoz képest bekövetkezett változások leírását és indoklását, különös tekintettel az üzleti folyamatokra, a szervezeti felépítésre, a hatáskörökre, információáramlási és beszámolási útvonalakra.
20
8.4.
•
Az elosztó hálózati engedélyes vezetésében bekövetkezett változásokat, és azok indoklását.
•
A Megfelelési Program alapján végrehajtott oktatásokat.
•
A Megfelelési Program alapján végrehajtott informatikai és ügyvitel-szervezési változások bemutatását.
•
A következő megfelelési évre tervezett, a tevékenységek szétválasztásával kapcsolatos intézkedéseket.
•
A Megfelelési Programtól való eltérését, és annak indoklását.
•
A tevékenységek szétválasztásához kapcsolódó vitás vagy peres ügyek bemutatását, különösen a hálózathoz való hozzáférés, és az információkezelés vitás eseteit.
•
A támogató funkciók és a kiszervezett tevékenységek végzésének részletes értékelését, különös tekintettel a piaci alapú árazás kialakítására, valamint a minőségi követelmények felügyeletére.
•
Az önálló vállalati arculat kialakítására tett intézkedéseket.
Megfelelési Programban foglalt működés támogatása 8.4.1 Munkavállalói javaslatok kezelése Amennyiben a Társaság bármely munkavállalója a Megfelelési Programban foglalt rendelkezések megsértését észleli, javaslattal fordulhat a Megfelelési Biztoshoz, aki köteles megtenni a megfelelő lépéseket a Megfelelési Programban foglalt működés helyreállítása végett. A Megfelelési Biztos a javaslattal köteles megkeresni az érintett terület vezetőjét, akivel a javaslat megvalósításáról egyeztet. Amennyiben a javaslat kidolgozása indokolja, úgy a Megfelelési Biztos munkacsoportot állíthat fel. A javaslatok értékeléséről, a javaslatok alapján szükséges intézkedésekről a Megfelelési Biztos tájékoztatja a Társaság ügyvezető igazgatóját. 8.4.2 Ügyfelektől érkező megkeresések kezelése A Megfelelési Biztos köteles megvizsgálni a tudomására jutott, ügyfelektől érkező megkereséseket, illetve kidolgozni a szakmailag indokolt megoldási módozatokat, és azokat beterjeszteni a Társaság ügyvezető igazgatója elé.
21
9.
A DÉMÁSZ CSOPORTHOZ TARTOZÓ VÁLLALKOZÁSHOZ KISZERVEZETT, TOVÁBBÁ A TÁRSASÁG ENGEDÉLYESI TEVÉKENYSÉGÉHEZ TARTOZÓ TEVÉKENYSÉGET ELLÁTÓ KÜLSŐ MEGBÍZOTTAK KIVÁLASZTÁSA ÉS AZ ÁLTALUK VÉGZETT TEVÉKENYSÉGEK 9.1.
DÉMÁSZ Csoport tagjaihoz kiszervezett tevékenységek A Megfelelési Program 3.2 pontjában foglaltaknak megfelelően a Társaság részére a DÉMÁSZ Csoporton belül elsősorban a DÉMÁSZ Zrt., a DÉMÁSZ Partner Kft., a DÉMÁSZ PRIMAVILL Kft és a DL Délalföldi Leolvasó Szolgáltató Kft. nyújt szolgáltatásokat. E négy vállalat köteles a Megfelelési Program őket érintő rendelkezéseit betartani, így különösen a bizalmas adat- és információkezelésre vonatkozó rendelkezéseket. A Társaság a Megfelelési Programot a szolgáltatásnyújtók rendelkezésére bocsátotta, és rendszeresen tájékoztatja azokat annak esetleges módosításairól. A Megfelelési Program rendelkezései a szolgáltatásnyújtókra az őket érintő körben kötelezőek; a Megfelelési Program szolgáltatásnyújtókat érintő rendelkezéseit a felek a szolgáltatási szerződésekhez mellékletként csatolják. A szolgáltatásnyújtók kötelesek a részükre továbbított, a Társaság működésével kapcsolatos információkat bizalmasan kezelni. A bizalmas információkezelés megsértése súlyos szerződésszegésnek minősülhet, és a szerződés azonnali hatályú megszüntetését és kártérítési felelősség érvényesítést vonhatja maga után.
9.2.
Külső megbízottak A Társaság igénybe vehet szolgáltatásokat külső megbízottaktól is. Ebben az esetben a Társaság köteles ezen külső megbízottakat a Megfelelési Programban foglalt, őket érintő rendelkezésekről tájékoztatni, és a bizalmas adat- és információkezeléssel összefüggő kötelezettségvállalásokat a külső megbízottal kötött szerződésben rendezni.
9.3.
A Vet.-ben foglalt követelmények teljesítése A Társaság biztosítja, hogy a 9.1 és 9.2 pontokban hivatkozott kiszervezett tevékenységek végzése a Működési Engedély, a Vet. és a végrehajtására kiadott jogszabályok, az alkalmazandó egyéb jogszabályok, a villamosenergia-ellátási szabályzatok, a Társaság üzletszabályzata, a Társaság Belső Kiválasztási Szabályzata és a Hivatal Társaságra vonatkozó határozatai rendelkezéseivel összhangban történjen. Tekintettel arra, hogy a Társaság az engedélyköteles tevékenység egyes elemeit végző más személy tevékenységéért úgy felel, mintha azt maga végezte volna, ezért a jelen Megfelelési Program rendelkezései a kiszervezett tevékenységet végzőkre, valamint azok munkavállalóira is irányadók.
9.4.
A kiválasztás mechanizmusa A kiválasztás mechanizmusa összhangban áll a vonatkozó jogszabályokkal, a Belső Kiválasztási Szabályzattal és egyéb belső szabályzatokkal. A DÉMÁSZ Csoport leányvállalatai által végzett tevékenységek az érintett felek között létrejött szerződések hatálya alá esnek.
22
10.
ELŐÍRÁSOK MEGVALÓSÍTÁSÁNAK ÜTEMEZÉSE A Megfelelési Programban leírtak teljesítése érdekében Akció Tervet dolgozott ki Társaságunk 2007. év során, melyben felsorolásra kerültek azon témakörök, ahol 2008. évben meghatározott időütemezés mellett intézkedéseket tesz.
11.
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
11.1. Jóváhagyások A Megfelelési Programot a Társaság ügyvezető igazgatója általi jóváhagyást követően a Hivatal hagyja jóvá. 11.2. Hatály és közzététel A Megfelelési Program közzétételének napjától visszavonásig, a mindenkori módosításokkal együtt a Társaság vezető tisztviselőjére, valamennyi munkvaállalójára, továbbá a kiszervezett tevékenységet végzőkre, illetve azok vezető tisztségviselőire és vezető, valamint egyéb munkavállalóira nézve kötelező erővel bír. A Társaság a Megfelelési Programot, valamint annak módosításait belső eljárásrendje szerint teszi közzé. A Megfelelési Program, mint a Társaság belső programja a Hivatal általi jóváhagyást követően a közzététellel lép hatályba. Szeged, 2008. március 15.
Jean-Paul Sainte-Marie ügyvezető igazgató DÉMÁSZ Hálózati Elosztó Kft. Kapcsolódó dokumentumok: − − − − − − −
Adat- és titokvédelmi szabályzat Etikai Szabályzat Szerződéskötési Ügyrend Informatikai Biztonsági Kézikönyv Informatikai Biztonsági Szabályzat IVR kézikönyv Informatikai rendszerekhez történő hozzáférési jogosultságok, eszközök kiosztása és igénylése c. szabályzat − A médiával történő kapcsolattartás rendjéről és módjáról szóló szabályzat
A szabályzatok a munkavállalók számára a Társaság Lotus Notes felületén elektronikus úton érhetők el.
23
