DEBRECENI EGYETEM
A GAZDASÁGI FŐIGAZGATÓSÁG ÜGYRENDJE
Készítette: Gazdasági Főigazgatóság Hatályos: 2014. február 17.
1
Tartalom A Szabályzat célja ............................................................................................................. 4
I.
II. A Gazdasági Főigazgatóság jogállása, feladatköre, adatai ........................................... 4 1.
A Gazdasági Főigazgatóság jogállása .......................................................................... 4
2.
A Gazdasági Főigazgatóság feladatköre ..................................................................... 4
3.
A Gazdasági Főigazgatóság adatai .............................................................................. 5
III. A Gazdasági Főigazgatóság szervezeti felépítése ........................................................... 6 IV. Gazdasági főigazgató feladatköre, hatásköre ................................................................. 8 V. A gazdasági főigazgató közvetlen irányítása alá tartozók ........................................... 11 1.
Gazdasági főigazgató-helyettes .................................................................................. 11
2.
Közgazdasági igazgató ................................................................................................ 13
3.
Szolgáltatási igazgató .................................................................................................. 14
4.
Fejlesztési igazgató ...................................................................................................... 16
5.
VIR Központ igazgató ................................................................................................. 17
6.
Klinikai Központ (KK) gazdasági igazgató .............................................................. 19
7.
Agrártudományi Központ (ATK) gazdasági igazgató ............................................. 21
VI. A gazdasági főigazgató közvetlen irányítása alá tartozó szervezetek ........................ 23 1.
Titkárság, közvetlenek ................................................................................................ 23
2.
Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztály .............................................................. 24 A. Gazdasági Jogi Osztály.............................................................................................. 26 B. Közbeszerzési Osztály ............................................................................................... 28 Tervezési és Elemzési Főosztály ................................................................................. 29
3.
A. Törzsadat-kezelési és Számvitel-szervezési Osztály ................................................. 33 B. Költségvetési Osztály ................................................................................................ 35 C. Kontrolling Osztály ................................................................................................... 38 Informatikai Szolgáltató Központ (ISZK) ................................................................ 40
4.
A.
Alkalmazás és Rendszermenedzsment Osztály ..................................................... 42
B.
Informatikai Üzemeltetési és Rendszertámogatási Osztály ................................... 44
C.
Ügyfélkapcsolati Osztály ....................................................................................... 46
5.
Pályázatmenedzsment Központ ................................................................................. 48
6.
SAP Központ ................................................................................................................ 50 D. SAP Fejlesztési Osztály ............................................................................................. 53 E. SAP Felhasználói Osztály ......................................................................................... 54
2
VII. A közgazdasági igazgató irányítása alá tartozók ......................................................... 57 1.
Titkárság ...................................................................................................................... 57
2.
Pénzügyi és Számviteli Főosztály ............................................................................... 58 A. Pénzügyi Osztály ....................................................................................................... 61 B. Adóügyi Osztály ........................................................................................................ 64 C. Pályázatkezelő Osztály .............................................................................................. 66 Humán Gazdálkodási Főosztály ................................................................................ 68
3.
A. Munkaügyi Osztály.................................................................................................... 70 B. Rendszerfejlesztési és Bérügyi Osztály ..................................................................... 73 Leltárellenőrzési Önálló Osztály ................................................................................ 76
4. VIII.
VIR Központ Igazgató irányítása alá tartozók ..................................................... 79
1.
Titkárság ...................................................................................................................... 79
2.
VIR Központ ................................................................................................................ 79
IX. szolgáltatási igazgató irányítása alá tartozók ............................................................... 82 1.
Titkárság ...................................................................................................................... 82
2.
Műszaki és Üzemeltetési Főosztály ............................................................................ 82 A. Műszaki Osztály ........................................................................................................ 84 B. Üzemeltetési Osztály ................................................................................................. 87 Beszerzési Főosztály .................................................................................................... 89
3.
A. Beszerzési Osztály ..................................................................................................... 91 B. Logisztika-raktár ........................................................................................................ 92 4.
Munkabiztonsági Önálló Osztály ............................................................................... 94
X. A fejlesztési Igazgató irányítása alá tartozók ............................................................... 96 1.
Titkárság ...................................................................................................................... 96
2.
Beruházási Osztály ...................................................................................................... 96
3.
Vagyongazdálkodási Osztály ...................................................................................... 99
XI. Klinikai Központ (KK) gazdasági igazgató irányítása alá tartozók ........................ 102 1.
Titkárság, közvetlenek .............................................................................................. 102
2.
Klinikai Központ Gazdasági Iroda .......................................................................... 103
XII. Agrártudományi Központ (ATK) gazdasági igazgató irányítása alá tartozók ....... 105 1.
Titkárság .................................................................................................................... 105
2.
Agrártudományi Központ Gazdasági Iroda ........................................................... 105
XIII.
Záró rendelkezések ................................................................................................ 108
3
I. A SZABÁLYZAT CÉLJA Az államháztartási törvény végrehajtásáról szóló 368/2011 (XII.31.) Kormány rendelet (továbbiakban Ávr.) alapján a gazdasági szervezetnek ügyrendet kell készítenie. Az ügyrend célja, hogy tartalmazza a Gazdasági Főigazgatóság, szervezeti egységei, illetve a pénzügyi-gazdasági feladatok ellátásáért felelős személyek által ellátandó feladatokat, valamint a vezetők és a dolgozók feladatkörét, hatáskörét és jogkörét.
II.A GAZDASÁGI FŐIGAZGATÓSÁG JOGÁLLÁSA, FELADATKÖRE, ADATAI 1. A Gazdasági Főigazgatóság jogállása Az Egyetem az Ávr. 8.§-a szerint saját gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv. Az Egyetem gazdasági szervezete a Gazdasági Főigazgatóság. A Gazdasági Főigazgatóság az Egyetem működtetéséért, a költségvetés tervezéséért, az előirányzatok módosításának, átcsoportosításának és felhasználásának végrehajtásáért, a finanszírozási, adatszolgáltatási, beszámolási és a vagyon használatával, védelmével összefüggő feladatok teljesítéséért, a pénzügyi, számviteli rend betartásáért felelős szervezeti egység.
2. A Gazdasági Főigazgatóság feladatköre tervezés előirányzat-felhasználással kapcsolatos feladatok előirányzat-módosítás kötelezettségvállalás üzemeltetés fenntartás működtetés beruházás vagyon-használat és hasznosítás munkaerő-gazdálkodás készpénzkezelés könyvvezetés beszámolás belső kontrollrendszer, valamint a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) - adatszolgáltatás -
4
A Gazdasági Főigazgatóság működését érintő, aktuális belső szabályzatok a Gazdasági Főigazgatóság honlapján elérhetőek.
3. A Gazdasági Főigazgatóság adatai Az Egyetem azonosító adatai: székhely: intézményi azonosító: PIR-törzsszám: AHT-azonosító szám: adószám: közösségi adószám: szakágazati besorolás: egységes statisztikai számjel: VPID (vámazonosító szám): DE bankszámlaszáma: Klinikai Központ bankszámlaszáma: Agrártudományi Központ bankszámlaszáma: Európai Uniós Programok célelszámolási számlaszáma:
4032 Debrecen, Egyetem tér 1. FI17198 329750 230209 15329750-2-09 HU 15329750 854200 15329750-8542-312-09 HU0000076102 10034002-00282871-00000000 10034002-00282981-00000000 10034002-00282936-00000000 10034002-00282871-30005008
Gazdasági Főigazgatóság elérhetőségi adatai: DE Központ GF: cím: tel.: fax.: weboldal:
4028 Debrecen, Kassai út 26. (52) 512-729 (52) 512-730 www.gf.unideb.hu
5
III.
A GAZDASÁGI FŐIGAZGATÓSÁG SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE
A Debreceni Egyetem Gazdasági Főigazgatóságának (továbbiakban: GF) vezetője a gazdasági főigazgató. A gazdasági főigazgató a feladatait az egyetem rektorának közvetlen irányításával látja el. A Gazdasági Főigazgatóság szervezeti tagolása funkcionális szempontok szerint történik, a szervezetek feladatellátása párhuzamosságot nem mutathat. A Gazdasági Főigazgatóság az egyetem minden szervezeti egységére és tevékenységére kiterjedően végzi feladatait. A Gazdasági Főigazgatóság nem önálló szervezetekből áll. A Gazdasági Főigazgatóság főosztályai, osztályai, központjai struktúrájának átalakítása, módosítása kizárólag a gazdasági főigazgató kezdeményezése alapján történhet, jelen szabályzat módosításával, a Szenátus jóváhagyásával. Az osztályokon belül az munkafolyamatok ésszerű szervezése érdekében csoportok hozhatók létre a felettes igazgató jóváhagyásával, a főigazgató egyidejű tájékoztatása mellett. A gazdasági főigazgató közvetlen irányítása alá tartozó vezetőknek kötelessége a jelen szabályzat szerint kialakított szervezeti struktúrában végezni a meghatározott feladatokat. A Gazdasági Főigazgatóság szervezeti felépítését az 1. számú melléklet tartalmazza. A gazdasági főigazgató közvetlen irányítása alá tartozó vezetők: 1. gazdasági főigazgató-helyettes 2. közgazdasági igazgató 3. szolgáltatási igazgató 4. fejlesztési igazgató 5. VIR Központ igazgató 6. Klinikai Központ gazdasági igazgató 7. Agrártudományi Központ gazdasági igazgató
1. -
A gazdasági főigazgató közvetlen irányítása alá tartozó szervezetek: Titkárság, közvetlenek Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztály Tervezési és Elemzési Főosztály Informatikai Szolgáltató Központ Pályázatmenedzsment Központ SAP Központ
2. -
A közgazdasági igazgató közvetlen irányítása alá tartoznak: Titkárság Pénzügyi és Számviteli Főosztály Humán Gazdálkodási Főosztály Leltárellenőrzési Önálló Osztály
6
3. -
A szolgáltatási igazgató közvetlen irányítása alá tartoznak: Titkárság Műszaki és Üzemeltetési Főosztály Beszerzési Főosztály Munkabiztonsági Önálló Osztály
4. -
A fejlesztési igazgató közvetlen irányítása alá tartoznak: Titkárság Beruházási Osztály Vagyongazdálkodási Osztály
5. A VIR Központ igazgató közvetlen irányítása alá tartoznak: - Titkárság - VIR Központ 6. A Klinikai Központ (KK) gazdasági igazgató közvetlen irányítása alá tartoznak: - Titkárság, közvetlenek - KK gazdasági iroda 7. Az Agrártudományi Központ (ATK) gazdasági igazgató közvetlen irányítása alá tartoznak: - Titkárság - ATK gazdasági iroda
7
IV.
GAZDASÁGI FŐIGAZGATÓ FELADATKÖRE, HATÁSKÖRE
Gazdasági főigazgató/ügyvivő-szakértő A Gazdasági Főigazgatóság vezetője a gazdasági főigazgató. A gazdasági főigazgató az egyetem működésével összefüggő gazdasági és pénzügyi feladatok – ezen belül különösen a tervezési, végrehajtási, beszámolási, könyvvezetési és meghatározott ellenőrzési feladatok ellátása – tekintetében az egyetem rektorának a helyettese. Ebben a feladatkörben általános utasítási és ellenőrzési jogköre van. Feladatait az egyetem rektorának közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el. Közvetlenül irányítja és ellenőrzi a gazdasági szervezetet, a szakmai szervezeti egységek gazdasági munkájához iránymutatást ad, illetve ellenőrzi azt, valamint gazdasági intézkedéseket hoz. Felelősséggel tartozik feladatkörének, hatáskörének és jogkörének a jogszabályoknak megfelelő ellátásáért. Feladatkör - Az egyetem gazdasági tevékenységének, szervezetének irányítása. - Az egyetem gazdasági, közbeszerzési és műszaki üzemeltetési (munka-, vagyon- és tűzvédelmi, környezetvédelmi rendszerek működtetése) folyamatainak megszervezése és irányítása, koordinációs, ellenőrzési feladatok ellátása. - A rektor és az irányító testületek folyamatos tájékoztatása a gazdálkodás helyzetéről, a költségvetés végrehajtásáról és az egyetem pénzügyi helyzetéről. - Az egyetemi szintű elemi és belső gazdálkodási költségvetések elkészítésének irányítása, felügyelete, előterjesztése, a jóváhagyott költségvetés végrehajtásának ellenőrzése. - Az egyetem belső és államháztartási beszámolóinak összeállíttatása, előterjesztése, valamint a döntéshozó testületek és személyek tájékoztatása. - A munka- és bérügyi, a költségvetési, a kontrolling, a pénzügyi, a műszaki-fejlesztési, a vagyongazdálkodási, a munkabiztonsági, valamint az SAP rendszerrel kapcsolatos feladatokkal összefüggő külső és belső adatszolgáltatások, elemzések és értékelések elkészíttetése. - Az SAP rendszer felügyeletének megszervezése. - Az államháztartási és a költségvetési tervezéssel, gazdálkodással és beszámolással, az állami vagyon kezelésével, hasznosításával és fejlesztésével, a munkaerő- és személyi juttatás gazdálkodással, a pénzgazdálkodással, az előírt adatszolgáltatással és a belső gazdálkodás ellenőrzésével kapcsolatos egyetemi feladatok megszervezése, irányítása és ellenőrzése. - Az éves közbeszerzési terv jóváhagyása. - Az előirányzatok, a gazdálkodási keretek felhasználásának betartatása.
8
- A szervezeti egységek keretgazdálkodói részére rendszeres tájékoztatás megszervezése a keretek alakulásáról. - Az egyetem pénzügyi egyensúlyának – likviditásának – megtervezése, figyelemmel kísérése, a szükséges intézkedések meghozatala. - A kötelezettségvállalási okmányok, dokumentumok (szerződések) pénzügyi ellenjegyzése, illetve pénzügyi ellenjegyzés jogkörének delegálása, keretgazdaként kiadmányozás, kötelezettségvállalás és utalványozás a Gazdálkodási Szabályzat (továbbiakban: GSZ) szerint. - Az egyetem nevében a Gazdálkodási Szabályzat, valamint szerződéskötés eljárásrendjében meghatározottak szerint az aláírás, illetve ellenjegyzés jogának gyakorlása. - Gazdasági, műszaki és szolgáltatásszervezési ügyekben az egyetem képviselete. - A jogszabályok és belső szabályozások betartása, illetve betartatása, a szabályozástól eltérő működés esetén a rektornál, illetve a Szenátusnál intézkedés kezdeményezése. - A számviteli követelmények teljesítésének, illetve a számviteli rend betartatásának felügyelete, eltérések esetén intézkedések meghozatala. - Javaslat a belső ellenőrzésekre, a külső és belső ellenőrzésekhez szükséges feltételek biztosítása, illetve intézkedés kezdeményezése az ellenőrzések által feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében. - A vezetői ellenőrzés rendszerének kialakítása, folyamatos karbantartása, illetve működtetése az egyetemen belül. - A Gazdasági Főigazgatóság közalkalmazottai tekintetében az SzMSz mellékleteiben rögzített munkáltatói jogkör gyakorlása. A Gazdasági Főigazgatóság alkalmazottait és vezetőit a főigazgató nevezi ki. - Az irányítása alá tartozó munkatársak rendszeres és eseti beszámoltatása, teljesítményük értékelése, személyes fejlődésük elősegítése, valamint a javadalmazásukról való döntés. - Részvétel az új munkatársak kiválasztásában, jóváhagyás a munkatársak felvételével, elbocsátásával kapcsolatban. - Az egyetem munkaerő- és személyi juttatás-gazdálkodási, műszaki fejlesztési tervek elkészítésének és végrehajtásának szervezése. - Az éves leltározási ütemterv jóváhagyása. - Folyamatos kapcsolattartás a Gazdasági Főigazgatóság szervezeti egységeivel, illetve az egyetem többi szervezetével. - Kapcsolattartás a felügyeleti szervekkel, hivatalos szervekkel, külső partnerekkel. - Belső kontrollrendszerek témakörben az államháztartásért felelős miniszter által meghatározott továbbképzésen történő részvétel. - A közvetlen irányítása alá tartozó munkatársak, valamint a Gazdasági Főigazgatóság vezetőinek teljesítményértékelése. A Gazdasági Főigazgatóság szabályzatai megalkotásának, aktualizálásának biztosítása. - A Debreceni Egyetem érdekeltségébe tartozó gazdasági társaságokkal kapcsolatos nyilvántartási, beszámoltatási és beszámolási feladatok koordinálása. - Kapcsolattartás a költségvetési főfelügyelővel. - A Gazdasági Főigazgatóság tevékenységi körébe tartozó ügyekben a szabálytalanságok megelőzése és kezelése, mely a közvetlen irányítása alá tartozó vezetők hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán keresztül valósul meg. - Mindazon feladatok ellátása, amelyeket a jogszabályok és az egyetemi szabályzatok meghatároznak, illetve amelyekkel a Szenátus, valamint a rektor megbízza.
9
Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed a Gazdasági Főigazgatóság közalkalmazotti és megbízási jogviszonyban álló alkalmazottaira. - Az egyetem gazdasági szervezetének közvetlen irányítása és ellenőrzése. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, főosztályokkal, osztályokkal. - Információkérés a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységektől, főosztályoktól, osztályoktól, illetve az SAP szolgáltatótól. - Az egyetem számviteli rendjéért és a szervezeti egységek gazdasági munkájának ellenőrzéséért való felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó vezetői ellenőrzés gyakorlásának folyamatos ellátásáért való felelősség. Egyes ellenőrzési feladatok átruházhatók más vezetőkre, amely az ő felelősségét nem érinti. - Az ellenőrzés során észlelt, vagy a munkatársak által jelzett hiányosságok felszámolása érdekében intézkedések hozatala. - Kötelezettségvállalási jog átruházott hatáskörben a Gazdálkodási Szabályzat szerinti írásbeli meghatalmazás alapján, pénzügyi ellenjegyzési, valamint a kifizetések utalványozásának és ellenjegyezésének jogosultsága. Nem vállalhat olyan kötelezettséget, amelynek a pénzügyi kihatása a rendelkezésre álló keretet meghaladja. - A kötelezettségvállalási – ellenjegyzési, illetve utalványozási – ellenjegyzési jogosultságot ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan nem gyakorolhatja. - Az egyetem Szociális és Jóléti Megállapodásában foglaltak betartatásáért való felelősség. - Az egyetem rektoránál, ill. a Szenátusnál minden olyan gazdasági kihatású intézkedés ellen való felszólalás, amely a hatályos jogszabályokkal, a Gazdálkodási Szabályzattal (továbbiakban: GSZ), más egyetemi szabályzatokkal, vagy az egyetem jóváhagyott költségvetésével ellentétben áll, illetve veszélyezteti az egyetem gazdaságos működését. - Pénzügyi ellenjegyzési jogkör delegálása. - Az egyetem működésével összefüggő gazdasági és pénzügyi feladatok ellátása tekintetében általános utasítási és ellenőrzési jogkörrel rendelkezik. - Ellenőrzési jogkör a Gazdasági Főigazgatóság alkalmazottainak teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - Feladatkörében az egyetem egészét érintő gazdálkodási és pénzügyi intézkedések hozatala. - A gazdálkodási keretek kiemelt jogcímei között a jogszabályi lehetőségek figyelembe vételével átcsoportosítás engedélyezésére való jogosultság. - Az egyetem nevében, illetve a Gazdasági Főigazgatóság feladatai, gazdálkodási keretei vonatkozásában aláírási, kiadmányozási, utalványozási, kötelezettségvállalási jogosultság gyakorlása a Gazdálkodási Szabályzat szerint. - Meghatározott funkcionális feladatok ellátásának átruházása a gazdasági főigazgatóhelyettes(ek)re, igazgatókra. Gazdasági főigazgató helyettesítése A gazdasági főigazgatót távollétében a gazdasági főigazgató-helyettes, vagy annak távollétében a gazdasági főigazgató által írásban meghatalmazott más gazdasági vezető helyettesíti.
10
V. A GAZDASÁGI FŐIGAZGATÓ KÖZVETLEN IRÁNYÍTÁSA ALÁ TARTOZÓK
1. Gazdasági főigazgató-helyettes A gazdasági főigazgató-helyettes feladatait a gazdasági főigazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi el.
Feladatkör - A gazdasági főigazgató által meghatározott gazdasági, koordinációs, ellenőrzési és egyéb feladatok ellátása. - A gazdasági főigazgató munkájának segítése, vezetői anyagok, előterjesztések, prezentációk készítése. - Az egyetem éves államháztartási költségvetésének elkészítése során, illetve a költségvetési beszámoló összeállítása során koordinációs és ellenőrzési feladatok ellátása, a költségvetés teljesítésének elemzése. - Belső gazdálkodási költségvetés struktúrájának kialakítása, fejlesztése. - Az egyetem kontrolling rendszerének kialakítása és működtetése. - Az egyetem vezetői adatszolgáltatási rendszerének fejlesztése a VIR Központ igazgatójával együttműködve. - Az egyetem számviteli rendjének ellenőrzése, folyamatos korszerűsítése, a jogszabálykövetés biztosítása. - Az egyetem gazdálkodási rendszerének folyamatos korszerűsítése. - Az irányítása alá tartozó szervezeti egységek és funkciók működtetése, irányítása és felügyelete, ellenőrzése. - A gazdasági főigazgató rendszeres tájékoztatása a hatáskörébe tartozó feladatok végrehajtásáról és a felmerült problémákról. - Az egyetem pénzügyi egyensúlyának – likviditásának – figyelemmel kísérése, a teendő intézkedésekre javaslattétel. - A külső és belső ellenőrzésekhez szükséges feltételek biztosítása, intézkedés kezdeményezése az ellenőrzések által feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében. - A gazdasági-informatikai rendszer korszerűsítésének felügyelete, működésének ellenőrzése. - A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerének kialakítása, folyamatos karbantartása, illetve működtetése az irányítása alá tartozó szervezeten belül. - A közérdekű adatok közzétételéből eredő feladatok megszervezése. - A gazdasági jellegű belső szabályzatok megalkotásának, aktualizálásának biztosítása. - Jogszabályváltozások követése, gyakorlati alkalmazásuknak megszervezése. - Részvétel az új munkatársak kiválasztásában. - A függelmileg közvetlenül alá tartozó munkatársak teljesítményének értékelése, szakmai fejlődésének elősegítése, valamint a javadalmazásukra javaslat megfogalmazása.
11
- Az egyetem gazdálkodására vonatkozó jogszabályok és az egyetemi szabályzatokban foglaltak betartása és betartatása. - Felelős a feladatkörébe tartozó szakterületen észlelt szabálytalanságok feltárásáért, dokumentálásáért, megelőzéséért, továbbá a felelősségre vonással és a hiányosságok megszüntetésével kapcsolatos intézkedések – gazdasági főigazgató felé történő kezdeményezéséért, a saját hatáskörben hozott intézkedések megvalósításának ellenőrzéséért. A saját hatáskörben hozott intézkedésekről és azok eredményeiről a tárgyévet követő év január 31-éig, a fegyelmi, kártérítési, szabálysértési, büntető eljárás megindítására okot adó esetben soron kívül jelentést állít össze a gazdasági főigazgató részére. - A közvetlen irányítása alá tartozó munkatársak teljesítményének értékelése, valamint javadalmazásukra javaslat megfogalmazása. - Mindazon feladatok ellátása, melyeket jogszabály és az egyetemi szabályzatok számára meghatároznak, illetve amellyel a gazdasági főigazgató megbízza.
Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed az irányítása alá tartozó szervezetek közalkalmazotti és megbízási jogviszonyban álló alkalmazottaira. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlása. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra. - Az ellenőrzés során észlelt, vagy a munkatársak által jelzett hiányosságok felszámolása érdekében azonnali intézkedések meghozatala. - -Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, főosztályokkal, osztályokkal, az egyetem szervezeti egységeivel. - Információkérés a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységektől, főosztályoktól, osztályoktól, illetve az SAP szolgáltatótól. - Az egyetem számviteli rendjéért és a szervezeti egységek gazdasági munkájának ellenőrzéséért való felelősség. - Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyezés a GSZ-ben rögzített módon, a gazdasági főigazgató írásbeli meghatalmazása alapján. - Ellenőrzési jogkör az általa irányított egységek alkalmazottainak teljes munkavégzésére, a minőségi követelmények és a határidők betartására vonatkozóan. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség.
12
2. Közgazdasági igazgató Feladatkör - Az irányítása alá tartozó szervezeti egységek és funkciók működtetése, irányítása és felügyelete, ellenőrzése. - A gazdasági főigazgató rendszeres tájékoztatása a hatáskörébe tartozó feladatok végrehajtásáról és a felmerült problémákról. - Az egyetem pénzügyi egyensúlyának – likviditásának – figyelemmel kísérése, a teendő intézkedésekre javaslattétel. - A külső és belső ellenőrzésekhez szükséges feltételek biztosítása, intézkedés kezdeményezése az ellenőrzések által feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében. - A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerének kialakítása, folyamatos karbantartása, illetve működtetése az irányítása alá tartozó szervezeten belül. - Pénzügyi, könyvelési feladatok szervezése, ellenőrzése. - Kincstári adatszolgáltatások teljesítésének biztosítása, a főkönyvi és a kincstári előirányzat és teljesítés egyezőségének biztosítása. - Az egyetem adózási feladatainak koordinálása, az adóügyi jogszabályok betartása és betartatása. - A könyvvezetésre vonatkozó hatályos jogszabályok és a bizonylati fegyelem betartása, betartatása. - A számviteli követelmények teljesítése, a számviteli rend betartatása és betartatása, felügyelete, eltérések esetén intézkedések meghozatala. - A szabályozástól eltérő működés esetén intézkedés kezdeményezése a gazdasági főigazgatónál. - Pályázatok pénzügyi lebonyolításának szervezése, pályázatok nyilvántartási szabályainak kidolgozása, koordinálása. - Humángazdálkodási feladatok koordinálása. - Az eszközök, készletek leltározási, egyeztetési rendszerének koordinálása. - Jogszabályváltozások követése, gyakorlati alkalmazásuknak megszervezése. - Részvétel az új munkatársak kiválasztásában. - A munka- és bérügyi, valamint a pénzügyi feladatokkal összefüggő külső és belső adatszolgáltatások, elemzések és értékelések elkészíttetése. - Az egyetem tervezési és beszámolási feladataiban való részvétel. - Az éves leltározási ütemterv előkészítésének az irányítása. - A leltárellenőrzések irányítása, a leltárellenőrök által készített leltárellenőrzési jelentések jóváhagyása. Az elvégzett ellenőrzések alapján a leltáreltérések számviteli rendezésének engedélyezése. - Az egyetem gazdálkodására vonatkozó jogszabályok és az egyetemi szabályzatokban foglaltak betartása és betartatása. - Feladatkörébe tartozó belső szabályzatok aktualizálásában való részvétel. - A közvetlen irányítása alá tartozó munkatársak teljesítményének értékelése, valamint javadalmazásukra javaslat megfogalmazása. Mindazon feladatok ellátása, melyeket jogszabály és az egyetemi szabályzatok számára meghatároznak, illetve amellyel a gazdasági főigazgató megbízza. - Felelős a feladatkörébe tartozó szakterületen észlelt szabálytalanságok feltárásáért, dokumentálásáért, megelőzéséért, továbbá a felelősségre vonással és a hiányosságok megszüntetésével kapcsolatos intézkedések – gazdasági főigazgató felé történő -
13
kezdeményezéséért, a saját hatáskörben hozott intézkedések megvalósításának ellenőrzéséért. A saját hatáskörben hozott intézkedésekről és azok eredményeiről a tárgyévet követő év január 31-éig, a fegyelmi, kártérítési, szabálysértési, büntető eljárás megindítására okot adó esetben soron kívül jelentést állít össze a gazdasági főigazgató részére. Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed az irányítása alá tatozó szervezeteknek közalkalmazotti és megbízási jogviszonyban álló alkalmazottaira. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlása. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra. - Az ellenőrzés során észlelt, vagy a munkatársak által jelzett hiányosságok felszámolása érdekében azonnali intézkedések meghozatala. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, főosztályokkal, osztályokkal, az egyetem szervezeti egységeivel. - Az egyetem számviteli rendjéért és a szervezeti egységek gazdasági munkájának ellenőrzéséért való felelősség. - Az egyetem leltári rendjéért való felelősség. - Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyezés a GSZ-ben rögzített módon, a gazdasági főigazgató írásbeli meghatalmazása alapján. - A GSZ 19.§ (15) a) bekezdés szerint megrendelések esetében kötelezettségvállalási jogkör gyakorlása. - Ellenőrzési jogkör az általa irányított egységek alkalmazottainak teljes munkavégzésére, a minőségi követelmények és a határidők betartására vonatkozóan.
3. Szolgáltatási igazgató Feladatkör - Az irányítása alá tartozó szervezeti egységek és funkciók működtetése, irányítása és felügyelete, ellenőrzése. - A gazdasági főigazgató rendszeres tájékoztatása a hatáskörébe tartozó feladatok végrehajtásáról és a felmerült problémákról. - A külső és belső ellenőrzésekhez szükséges feltételek biztosítása, intézkedés kezdeményezése az ellenőrzések által feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében. - A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerének kialakítása, folyamatos karbantartása, illetve működtetése az irányítása alá tartozó szervezeten belül. - Az egyetemi infrastruktúra folyamatos működtetését szolgáló műszaki, energetikai, fenntartási, szolgáltatási tevékenység koordinálása, ellenőrzése.
14
- Együttműködik a fejlesztési igazgatóval az éves és hosszú távú fejlesztési tervek kidolgozásában, valamint az épület beruházási pályázatok előkészítésében és végrehajtásában. - Az egyetem védelmi (munka-, környezetvédelmi-, polgári védelmi- és tűzvédelmi rendszerek működtetése) folyamatainak megszervezése és irányítása, koordinációs, ellenőrzési feladatok ellátása. - Kapcsolattartás a hatáskörébe tartozó feladatok során az illetékes intézményekkel. - Az egyetem működését segítő, raktározási, logisztikai, és egyéb üzemeltetési, szolgáltatási feladatok szervezése, koordinálása, ellenőrzése. - Az egyetem minden szervezeti egységére kiterjedő beszerzési feladatok koordinálása, - Az ingatlan hasznosítással kapcsolatos feladatok koordinálása és ellenőrzése. - Az egyetem belső gazdálkodási költségvetésének – a tevékenységéhez kapcsolódó részek - összeállítása. - A rekonstrukciók, felújítási feladatok műszaki programjainak, valamint az üzemeltetési-karbantartási munkák éves ütemterveinek jóváhagyása. - Jogszabályváltozások követése, gyakorlati alkalmazásuknak megszervezése. - Részvétel az új munkatársak kiválasztásában. - Az egyetem gazdálkodására vonatkozó jogszabályok és az egyetemi szabályzatokban foglaltak betartása és betartatása. Feladatkörébe tartozó belső szabályzatok aktualizálása. - A közvetlen irányítása alá tartozó munkatársak teljesítményének értékelése, valamint javadalmazásukra javaslat megfogalmazása. Mindazon feladatok ellátása, melyeket jogszabály és az egyetemi szabályzatok számára meghatároznak, illetve amellyel a gazdasági főigazgató megbízza. - Felelős a feladatkörébe tartozó szakterületen észlelt szabálytalanságok feltárásáért, dokumentálásáért, megelőzéséért, továbbá a felelősségre vonással és a hiányosságok megszüntetésével kapcsolatos intézkedések – gazdasági főigazgató felé történő kezdeményezéséért, a saját hatáskörben hozott intézkedések megvalósításának ellenőrzéséért. A saját hatáskörben hozott intézkedésekről és azok eredményeiről a tárgyévet követő év január 31-éig, a fegyelmi, kártérítési, szabálysértési, büntető eljárás megindítására okot adó esetben soron kívül jelentést állít össze a gazdasági főigazgató részére. Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed az irányítása alá tatozó szervezetek közalkalmazotti és megbízási jogviszonyban álló alkalmazottaira. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlása. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra. - Az ellenőrzés során észlelt, vagy a munkatársak által jelzett hiányosságok felszámolása érdekében azonnali intézkedések meghozatala. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, főosztályokkal, osztályokkal, az egyetem szervezeti egységeivel. - Az egyetemi infrastruktúra folyamatos, biztonságos működtetéséért való felelősség. - Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyezés a GSZ-ben rögzített módon, a gazdasági főigazgató írásbeli meghatalmazása alapján. 15
- Ellenőrzési jogkör az általa irányított egységek alkalmazottainak teljes munkavégzésére, a minőségi követelmények és a határidők betartására vonatkozóan. - A GSZ 19.§ (15) a) bekezdés szerint megrendelések esetében kötelezettségvállalási jogkör gyakorlása.
4. Fejlesztési igazgató Feladatkör - A Fejlesztési Igazgatóság munkájának irányítása, felügyelete, ellenőrzése. - Az egyetem belső gazdálkodási költségvetése elkészítésének elősegítése a szükséges fejlesztési adatok rendelkezésre bocsátásával. - A fejlesztési feladatokkal összefüggő külső és belső adatszolgáltatások, elemzések és értékelések elkészítése. - Az egyetem fejlesztési terveinek elkészítése, azok végrehajtásának szervezése. - Együttműködik a szolgáltatási igazgatóval az éves és hosszú távú fejlesztési tervek kidolgozásában, valamint az épület beruházási pályázatok előkészítésében és végrehajtásában. - A hatáskörébe tartozó operatív fejlesztési intézkedések meghozatala. - Az egyetemkülönböző egységeinél folyó fejlesztési és beruházási munkák koordinálása. - Az egyetem építési beruházásainak irányítása, koordinálása. - A beruházások, felújítások kivitelezése során a jogszabályi előírásoknak megfelelősségéről való gondoskodás. - Az egyetem gazdálkodására vonatkozó jogszabályok és az egyetemi szabályzatokban foglaltak betartása és betartatása. - A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerének a létrehozása és működtetése az irányítása alá tartozó szervezeten belül. - Részvétel az új munkatársak kiválasztásában. - A függelmileg közvetlenül alá tartozó munkatársak teljesítményének értékelése, valamint a javadalmazásukra javaslat megfogalmazása. - Mindazon feladatok ellátása, melyeket jogszabály és az egyetemi szabályzatok számára meghatároznak, illetve amivel a gazdasági főigazgató megbízza. - Felelős a feladatkörébe tartozó szakterületen észlelt szabálytalanságok feltárásáért, dokumentálásáért, megelőzéséért, továbbá a felelősségre vonással és a hiányosságok megszüntetésével kapcsolatos intézkedések – gazdasági főigazgató felé történő kezdeményezéséért, a saját hatáskörben hozott intézkedések megvalósításának ellenőrzéséért. A saját hatáskörben hozott intézkedésekről és azok eredményeiről a tárgyévet követő év január 31-éig, a fegyelmi, kártérítési, szabálysértési, büntető eljárás megindítására okot adó esetben soron kívül jelentést állít össze a gazdasági főigazgató részére.
16
Hatáskör Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed a Fejlesztési Igazgatóság közalkalmazottainak a teljes munkavégzésére, a minőségi követelmények és a határidők betartására. - Szakmai felügyelet gyakorlása az egyetem fejlesztési és beruházási munkái tekintetében. - Tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlása. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra. - Az ellenőrzés során észlelt, vagy a munkatársak által jelzett hiányosságok felszámolása érdekében azonnali intézkedések meghozatala. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - Kötelezettségvállalás és teljesítésigazolás a GSz-ben rögzített módon, a gazdasági főigazgató írásbeli meghatalmazása alapján. - Ellenőrzési jogkör az általa irányított egységek alkalmazottainak teljes munkavégzésére, a minőségi követelmények és a határidők betartására vonatkozóan. -
5. VIR Központ igazgató Feladatkör - Az irányítása alá tartozó szervezeti egységek és funkciók működtetése, irányítása, felügyelete, ellenőrzése. - A gazdasági főigazgató rendszeres tájékoztatása a hatáskörébe tartozó feladatok végrehajtásáról és a felmerült problémákról. - A külső és belső ellenőrzésekhez szükséges feltételek biztosítása, intézkedés kezdeményezése az ellenőrzések által feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében. - A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerének kialakítása, folyamatos karbantartása, illetve működtetése az irányítása alá tartozó szervezeten belül. - Az egyetem Vezetői Információs Rendszerének (VIR) működtetése, fejlesztési stratégia kidolgozása, felhasználói számára oktatások szervezése. - A Gazdasági Főigazgatóság honlapja tartalomszolgáltatásának koordinálása. - A Gazdasági Főigazgatóság tevékenységének disszeminálása, kiadványainak koordinálása. - A vezetői döntés-előkészítési és monitoring tevékenység kiszolgálásának megszervezése a Vezetői Információs Rendszer tartalmának, struktúrájának, riport funkciójának megfelelő biztosításával. - Jogszabályváltozások követése, gyakorlati alkalmazásuknak megszervezése. - Részvétel az új munkatársak kiválasztásában. - A közvetlen irányítása alá tartozó munkatársak teljesítményének értékelése, valamint javadalmazásukra javaslat megfogalmazása. Az egyetem gazdálkodására vonatkozó jogszabályok és az egyetemi szabályzatokban foglaltak betartása és betartatása. Feladatkörébe tartozó belső szabályzatok aktualizálásának biztosítása. 17
- Mindazon feladatok ellátása, melyeket jogszabály és az egyetemi szabályzatok számára meghatároznak, illetve amellyel a gazdasági főigazgató megbízza. - Felelős a feladatkörébe tartozó szakterületen észlelt szabálytalanságok feltárásáért, dokumentálásáért, megelőzéséért, továbbá a felelősségre vonással és a hiányosságok megszüntetésével kapcsolatos intézkedések – gazdasági főigazgató felé történő kezdeményezéséért, a saját hatáskörben hozott intézkedések megvalósításának ellenőrzéséért. A saját hatáskörben hozott intézkedésekről és azok eredményeiről a tárgyévet követő év január 31-éig, a fegyelmi, kártérítési, szabálysértési, büntető eljárás megindítására okot adó esetben soron kívül jelentést állít össze a gazdasági főigazgató részére. Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed az irányítása alá tatozó szervezeteknek közalkalmazotti és megbízási jogviszonyban álló alkalmazottaira. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlása. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra. - Az ellenőrzés során észlelt, vagy a munkatársak által jelzett hiányosságok felszámolása érdekében azonnali intézkedések meghozatala. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, főosztályokkal, osztályokkal, az eegyetem szervezeti egységeivel - Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyezés a GSZ-ben rögzített módon, a gazdasági főigazgató írásbeli meghatalmazása alapján. - Ellenőrzési jogkör az általa irányított egységek alkalmazottainak teljes munkavégzésére, a minőségi követelmények és a határidők betartására vonatkozóan.
18
6. Klinikai Központ (KK) gazdasági igazgató Feladatkör - Az irányítása alá tartozó szervezeti egység és funkciók működtetése, irányítása, ellenőrzése és felügyelete.Felügyeli és segíti a KK egységek gazdálkodását. - Elkészíti a KK gazdálkodására vonatkozó belső megállapodásokat, utasításokat, eljárásrendet, melyeket a KK főigazgatójának aláírása előtt tájékoztatásul megküld a Gazdasági Főigazgatónak. - A KK üzletágra vonatkozó kötelezettségvállalások pénzügyi ellenjegyzésének gyakorlása a gazdasági főigazgató által írásban átruházott jogkör alapján. A KK Gazdasági Iroda feladatkörébe tartozó kötelezettségvállalás-nyilvántartási feladatok koordinálása, ellenőrzése. - A KK-t érintő közbeszerzési eljárások bírálatában részt vesz. - A SAP keretgazdálkodási modulban a KK üzletágban a pénzügyi központok – kivéve pályázatok- felelős előirányzat kezelésének szervezése, ellenőrzése. - A gazdálkodási keretek és a belső költségvetés összhangjának biztosítása, figyelembe véve az évközi módosításokat is. - A KK-hoz beérkező számlák teljesítésigazolásának elvégeztetése, az előzmények csatolásával a Pénzügyi és Számviteli Főosztályra történő továbbítása. - A KK egészségügyi finanszírozási szerződésében meghatározott gazdasági követelmények betartása, betartatása. A szerződésben meghatározott elszámolások elkészítésének koordinálása. - Kapcsolattartás a KK klinikák, egységek vezetőivel, egyéb dolgozóival a gazdaságipénzügyi kérdésekben. - A gazdasági főigazgató rendszeres tájékoztatása a hatáskörébe tartozó feladatok végrehajtásáról és a felmerült problémákról; a felvetett ill. fellépő problémák kezelése, továbbítása a GF illetékes vezetői felé. - Felügyeli a bevételek teljesítmény szerinti felosztását a klinikákra; a felosztás alapelveit tartalmazó eljárásrendről tájékoztatja a Gazdasági Főigazgatót. - A KK üzletágra vonatkozó GSZ 12.§ szerinti elemi, valamint a 15. § szerinti belső gazdálkodási költségvetés készítésének koordinálása, a hatályos jogszabályok, a GSZ, a Szenátus által jóváhagyott költségvetési irányelvek, valamint a gazdasági főigazgató - költségvetési munkálatok ütemezésére vonatkozó - utasításainak betartásával. - A Klinikai Központ üzletágra vonatkozó adatszolgáltatási, illetve beszámoló készítési kötelezettség teljesítésének biztosítása a GSZ 29.§ (5) szerint. - Az Egyetem tervezési, adatszolgáltatási és beszámolási feladataiban való részvétel. - A GSZ 31. § (22) bekezdésben előírt feladat megszervezése, biztosítása a közgazdasági igazgatóval együttműködve. - A gazdasági főigazgató által meghatározott zárási munkálatokban részvétel, a költségfelosztáshoz megbízható adatszolgáltatás készítése. - A KK-hoz kapcsolódó előirányzat-módosítások kezdeményezése. - Együttműködés a közgazdasági, a műszaki, a fejlesztési és a VIR igazgatóval a Klinikai Központot érintő, az igazgatók funkcionális területeihez tartozó, de a Klinikai Központban ellátandó feladatokról, az általuk kidolgozott eljárásrend szerint.
19
- A Klinikai Központhoz tartozó klinikák egységes, gazdasági teljesítményt értékelő rendszerének kialakításában való részvétel a Tervezés és Elemzési Főosztály Kontrolling Osztályával. - A GSZ 15. § (13) bekezdése szerint meghatározott külön megállapodás előkészítése, végrehajtásának ellenőrzése, elszámolásának biztosítása a közgazdasági igazgatóval együttműködve. - Az egyetem gazdálkodására vonatkozó jogszabályok és az egyetemi szabályzatokban foglaltak betartása és betartatása. Feladatkörébe tartozó belső szabályzatok aktualizálásának biztosítása. - A szabályozástól eltérő működés esetén intézkedés kezdeményezése a gazdasági főigazgatónál. - A külső és belső ellenőrzések során közreműködés és segítség nyújtás a KK munkatársai részére, gazdasági vonatkozású ellenőrzésekben való részvétel a Gazdasági Főigazgatóság más szervezeteivel együttműködve, szükséges feltételek biztosítása, intézkedés kezdeményezése az ellenőrzések által feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében. - A minőségbiztosítási rendszer működésével kapcsolatos feladatok ellátása. - A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerének kialakítása, folyamatos karbantartása, illetve működtetése az irányítása alá tartozó szervezeten belül. - Jogszabályváltozások követése, gyakorlati alkalmazásuk megszervezése, különös tekintettel az egészségügyi szolgáltatást meghatározó speciális jogszabályokra. - Az egészségügyi szolgáltatással összefüggő külső és belső adatszolgáltatások, elemzések és értékelések elkészíttetése a GF érintett egységeinek közreműködésével. - A kifizetést igénylő, teljesítésigazolással ellátott számlák, egyéb dokumentumok vonatkozásában a GSZ 23.§ (7) bekezdése szerint utalvány ellenjegyzési jogkört gyakorol, a gazdasági informatikai rendszerből nyomtatott iktatólapon és a gazdasági eseményt kezdeményező dokumentumokon. Az egészségügyi szolgáltatás biztonságos és folyamatos működése érdekében ezen a nyomtatványon jelezheti a soron kívüli pénzügyi teljesítés szükségességét. - A közvetlen irányítása alá tartozó munkatársak teljesítményének értékelése. - Részvétel az új munkatársak kiválasztásában, ideértve a funkcionális igazgatósághoz besorolt, de a Klinikai Központhoz tartozó feladatot ellátó munkatársak kiválasztását is. - Mindazon feladatok ellátása, melyeket jogszabály és az egyetemi szabályzatok számára meghatároznak, illetve amellyel a gazdasági főigazgató megbízza. - Felelős a feladatkörébe tartozó szakterületen észlelt szabálytalanságok feltárásáért, dokumentálásáért, megelőzéséért, továbbá a felelősségre vonással és a hiányosságok megszüntetésével kapcsolatos intézkedések – gazdasági főigazgató felé történő kezdeményezéséért, a saját hatáskörben hozott intézkedések megvalósításának ellenőrzéséért. A saját hatáskörben hozott intézkedésekről és azok eredményeiről a tárgyévet követő év január 31-éig, a fegyelmi, kártérítési, szabálysértési, büntető eljárás megindítására okot adó esetben soron kívül jelentést állít össze a gazdasági főigazgató részére. Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed az irányítása alá tatozó szervezeteknek közalkalmazotti és megbízási jogviszonyban álló alkalmazottaira.
20
- A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlása. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra. - Az ellenőrzés során észlelt, vagy a munkatársak által jelzett hiányosságok felszámolása érdekében azonnali intézkedések meghozatala. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, főosztályokkal, osztályokkal, az egyetem szervezeti egységeivel - Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyezés a GSZ-ben rögzített módon, a gazdasági főigazgató írásbeli meghatalmazása alapján. - Ellenőrzési jogkör az általa irányított egységek alkalmazottainak teljes munkavégzésére, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett.
7. Agrártudományi Központ (ATK) gazdasági igazgató Feladatkör - Az irányítása alá tartozó szervezeti egységek és funkciók működtetése, irányítása felügyelete, ellenőrzése. - Rendszeres kapcsolattartás az Agrártudományi Központ főigazgatójával, a főigazgató tájékoztatása az Agrártudományi Központ feladatainak, egységeinek gazdasági adatairól. - Az ATK üzletágra vonatkozó kötelezettségvállalások pénzügyi ellenjegyzésének gyakorlása a gazdasági főigazgató által írásban átruházott jogkör alapján. - Az ATK Gazdasági Iroda feladatkörébe tartozó kötelezettségvállalás nyilvántartási feladatok koordinálása, ellenőrzése. - Az ATK-t érintő közbeszerzési eljárások bírálatában részvétel; - Az SAP keretgazdálkodási modulban az ATK üzletágban a pénzügyi központok – kivéve pályázatok- felelős előirányzat kezelésének szervezése, ellenőrzése; - A gazdálkodási keretek és a belső költségvetés összhangjának biztosítása, figyelembe véve az évközi módosításokat is; - A gazdasági főigazgató rendszeres tájékoztatása a hatáskörébe tartozó feladatok végrehajtásáról és a felmerült problémákról. - Együttműködés a közgazdasági, a műszaki, a fejlesztési és a VIR igazgatóval az Agrártudományi Központot érintő, az igazgatók funkcionális területeihez tartozó, de az Agrártudományi Központban ellátandó feladatokról, az általuk kidolgozott eljárásrend szerint - Az ATK-hoz beérkező számlák teljesítésigazolásának elvégeztetése, az előzmények csatolásával a Pénzügyi és Számviteli Főosztályra történő továbbítása - A kifizetést igénylő, teljesítésigazolással ellátott számlák, egyéb dokumentumok vonatkozásában a GSZ 23.§ (7) bekezdése szerint utalvány ellenjegyzési jogkört gyakorol, a gazdasági informatikai rendszerből nyomtatott iktatólapon. - Az Agrártudományi Központ üzletágra vonatkozó GSZ 12.§ szerinti elemi, valamint a 15. § szerinti belső gazdálkodási költségvetés készítésének biztosítása, koordinálása a 21
-
-
-
-
-
-
-
-
hatályos jogszabályok, a GSZ, a Szenátus által jóváhagyott költségvetési irányelvek, valamint a gazdasági főigazgató - költségvetési munkálatok ütemezésére vonatkozó utasításainak betartásával. A GSZ 15. § (13) bekezdése szerint meghatározott külön megállapodás előkészítése, végrehajtásának ellenőrzése, elszámolásának biztosítása a közgazdasági igazgatóval együttműködve. Az Agrártudományi Központ üzletágra vonatkozó adatszolgáltatási, illetve beszámoló készítési kötelezettség teljesítése a GSZ 29.§ (5) szerint. Az Agrártudományi Központhoz tartozó egységek gazdasági teljesítményt értékelő rendszerének kialakításában való részvétel a Tervezés és Elemzési Főosztály Kontrolling Osztályával együttműködve. A gazdasági teljesítmény értékeléséhez az adatok határidőre való begyűjtése, rendszeres adatszolgáltatás az Agrártudományi Központ főigazgatójának és a gazdasági főigazgatónak. A külső és belső ellenőrzésekhez szükséges feltételek biztosításában és azellenőrzések által feltárt hiányosságok megszüntetésében való közreműködés A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerének kialakítása, folyamatos karbantartása, illetve működtetése az irányítása alá tartozó szervezeten belül. A szabályozástól eltérő működés esetén intézkedés kezdeményezése a gazdasági főigazgatónál. Jogszabályváltozások követése, gyakorlati alkalmazásuknak megszervezése. Részvétel az új munkatársak kiválasztásában, ideértve a funkcionális igazgatósághoz besorolt, de az Agrártudományi Központban feladatot ellátó munkatársak kiválasztását is. A közvetlen irányítása alá tartozó munkatársak teljesítményének értékelése. A feladatkörével összefüggő külső és belső adatszolgáltatások, elemzések és értékelések elkészíttetése. Az egyetem tervezési és beszámolási feladataiban való közreműködés. Az egyetem gazdálkodására vonatkozó jogszabályok és az egyetemi szabályzatokban foglaltak betartása és betartatása. Feladatkörébe tartozó belső szabályzatok aktualizálásának biztosítása. Mindazon feladatok ellátása, melyeket jogszabály és az egyetemi szabályzatok számára meghatároznak, illetve amellyel a gazdasági főigazgató megbízza. Felelős a feladatkörébe tartozó szakterületen észlelt szabálytalanságok feltárásáért, dokumentálásáért, megelőzéséért, továbbá a felelősségre vonással és a hiányosságok megszüntetésével kapcsolatos intézkedések – gazdasági főigazgató felé történő kezdeményezéséért, a saját hatáskörben hozott intézkedések megvalósításának ellenőrzéséért. A saját hatáskörben hozott intézkedésekről és azok eredményeiről a tárgyévet követő év január 31-éig, a fegyelmi, kártérítési, szabálysértési, büntető eljárás megindítására okot adó esetben soron kívül jelentést állít össze a gazdasági főigazgató részére.
Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed az irányítása alá tatozó szervezeteknek közalkalmazotti és megbízási jogviszonyban álló alkalmazottaira. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlása. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra.
22
- Az ellenőrzés során észlelt, vagy a munkatársak által jelzett hiányosságok felszámolása érdekében azonnali intézkedések meghozatala. - hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, főosztályokkal, osztályokkal, az egyetem szervezeti egységeivel - Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyezés lehetősége a GSZ-ben rögzített módon, a gazdasági főigazgató írásbeli meghatalmazása alapján. - Ellenőrzési jogkör az általa irányított egységek alkalmazottainak teljes munkavégzésére, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett.
VI. A GAZDASÁGI FŐIGAZGATÓ KÖZVETLEN IRÁNYÍTÁSA ALÁ TARTOZÓ SZERVEZETEK 1. Titkárság, közvetlenek A titkárság a munkaköri feladatait a gazdasági főigazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A GF-re érkező iratanyagok, dokumentumok, küldemények adminisztrációjával kapcsolatos feladatok ellátása. - A gazdasági főigazgató közvetlen irányítása alá tartozó szervezeti egységek vezetőinek szignált iratok nyomon követése, a határidős feladatok nyilvántartása, betartatása, a titkárságon maradó iratanyag kezelése. - Minden, a gazdasági főigazgató és helyettese aláírását igénylő iratanyag aláírásra történő előkészítése. - A Rektori Hivatalból érkező dokumentumok kezelése. - Adatszerű információ továbbítása a gazdasági főigazgató és helyettese megbízásából. - A gazdasági főigazgató napi időbeosztásának kialakításához segítségnyújtás. - A vezetői értekezletekre, a Rektori Tanács, a Szenátus értekezleteire előterjesztett anyagok előkészítése, jegyzőkönyvek, emlékeztetők, valamint minden olyan anyagnak a nyilvántartása, folyamatos karbantartása, amely a gazdasági főigazgató és helyettese munkájához közvetlenül kapcsolódik. - Vendéglátással, ünnepi alkalmak lebonyolításával kapcsolatos szervezési feladatok ellátása. - Napi kapcsolattartás a Gazdasági Főigazgatóság szervezeteinek titkárságaival, az egyetem többi szervezeti egységének titkárságaival, adminisztrátoraival, a főigazgatóság munkatársaival. - Telefonüzenetek fogadása és továbbítása.
23
- A gazdasági főigazgató közvetlen irányítása alá tartozó szervezetek vonatkozásában a munkaidő igazoló lapok továbbítása a Humán Gazdálkodási Főosztály felé, szabadságok nyilvántartása. - A munkavégzéshez szükséges fogyóeszközök megrendelése. - Mindazon feladatok ellátása, amellyel a gazdasági főigazgató és helyettese megbízza. Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásában rögzített területekre. - A GF-hez tartozó igazgatóságok, főosztályok, osztályok vezetőinek, dolgozóinak a munkaköréhez tartozó területeken történő munkával megkeresés, adatkérés.
2. Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztály A gazdasági főigazgató és a gazdasági főigazgató-helyettes irányítása alatt működő szervezeti egység. A főosztály általános feladatai: - A jogszabályváltozások folyamatos nyomon követése és ismertetése. - Jogszabályok kapcsolatainak naprakész ismerete, ezek változásának követése, ismertetése. - A Gazdasági Főigazgatóság szabályzatainak jogszabályváltozásból adódó módosítása, aktualizálása. Szabályzatok aláírt eredeti példányának irattározása. - Az egyetemet érintő gazdasági vonatkozású szerződések, megállapodások elkészítése, véleményezése, ellenőrzése, jogi ellenjegyzése a szerződéskötés eljárásrendjében meghatározottak szerint. A szerződéskötés folyamatának nyomon követhetősége érdekében a Szerződéskötés Eljárásrendje 11.§ (3) bekezdés szerinti szoftvert alkalmaz. - Egységes egyetemi szerződés/megállapodás minták kidolgozása, folyamatos karbantartása. - Kapcsolattartás külső szakértőkkel. - A Gazdasági Főigazgatóság vezetői, dolgozói részére jogi kérdésekben tanácsadás, információszolgáltatás. - Jogi szaktudást igénylő feladatok ellátása. - Pályázatokkal kapcsolatos jogi feladatok ellátása. - Közbeszerzési eljárások lebonyolítása. - A Debreceni Egyetem érdekeltségébe tartozó gazdasági társaságokkal kapcsolatos jogi koordinációs feladatok ellátása a Gazdasági társaságok tulajdonkezelési szabályzata szerint. - Ingatlanhasznosítással kapcsolatos feladatok ellátása a szolgáltatási igazgatóval együttműködve: ▪ Az ingatlanok egy éven túli hasznosításával kapcsolatos versenyeztetési eljárások lebonyolítása. ▪ Bérleti szerződések elkészítése, nyilvántartása. A főosztály élén a főosztályvezető áll.
24
GAZDASÁGI JOGI ÉS KÖZBESZERZÉSI FŐOSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ
Az főosztályvezető munkaköri feladatait a gazdasági főigazgató és helyettese közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A jogszabályváltozások folyamatos nyomon követése és ismertetése. - A Gazdasági Főigazgatóság szabályzatainak megalkotása, aktualizálása. - A Gazdasági Főigazgatóságot érintő szerződések, megállapodások elkészítése/véleményezése/ellenőrzése/jogi ellenjegyzése a szerződéskötés eljárásrendjében meghatározottak szerint. - Egységes jogi arculat kidolgozása, egységesen alkalmazandó jogi iratminták készítése. - A Gazdasági Főigazgatóság vezetői, dolgozói részére jogi kérdésekben tanácsadás. - A felmerülő jogi kérdésekben tanácsadás, információszolgáltatás az egyetem szervezetei számára. - Jogi szaktudást igénylő feladatok ellátása. - Folyamatos kapcsolattartás a szervezeti egységekkel. - A gazdasági főigazgató és helyettese által meghatározott feladatok ellátása. - A Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó főosztályokkal, osztályokkal kapcsolattartás. - Pályázatokkal kapcsolatos jogi feladatok ellátása. - Közbeszerzési eljárások feladatellátásának koordinálása, a közbeszerzési tárgyú jogszabályok, az Egyetem Közbeszerzési Szabályzatának, illetve más belső szabályzatok betartása. - Mindazon feladatok ellátása, melyeket jogszabály, vagy egyetemi szabályzatok számára meghatároznak, illetve amelyekkel a gazdasági főigazgató megbízza. Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed a Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztályra. - A közvetlen irányítása alatt álló dolgozók munkafolyamatainak szervezése, módosítása. - Az irányítása alá tartozó személyek feladatkörébe tartozó feladatok ütemezése, a feladatok főosztályon belüli dolgozók közötti átütemezése. - A feladatelosztáshoz kapcsolódóan a végrehajtás eszközeinek megválasztása. - Ellenőrzési jogkör a főosztály dolgozóinak a teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, főosztályokkal, osztályokkal. - Információkérés a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységektől, főosztályoktól, osztályoktól. - Közbeszerzési eljárások előkészítésében meghatározza a Gazdasági Főigazgatóság szervezeteinek, illetve a kezdeményező szervezet szakmai feladatait. - A főosztályról kimenő belső adatszolgáltatások, illetve a főosztály működésével kapcsolatos ügyekben aláírási jog gyakorlása. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség.
25
- A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra.
A. Gazdasági Jogi Osztály Az osztály általános feladatai: - A jogszabályváltozások folyamatos nyomon követése és ismertetése. - Jogszabályok kapcsolatainak naprakész ismerete, ezek változásának követése, ismertetése. - A Gazdasági Főigazgatóság szabályzatainak jogszabályváltozásból adódó módosítása, aktualizálása. - Az egyetemet érintő, gazdasági vonatkozású szerződések, megállapodások elkészítése, véleményezése, ellenőrzése, ellenjegyzése a szerződéskötés eljárásrendjében meghatározottak szerint. - Egységes egyetemi szerződés/megállapodás minták kidolgozása, folyamatos karbantartása. - Kapcsolattartás külső szakértőkkel. - A Gazdasági Főigazgatóság vezetői, dolgozói részére jogi kérdésekben tanácsadás, információszolgáltatás. - Jogi szaktudást igénylő feladatok ellátása. - Pályázatokkal kapcsolatos jogi feladatok ellátása. - A Debreceni Egyetem érdekeltségébe tartozó gazdasági társaságokkal kapcsolatos nyilvántartási, adatkérési, beszámolási feladatok teljesítése, kapcsolattartás a cégek ügyében eljáró jogi képviselőkkel, a gazdasági társaságok tulajdonosi ügyintézésének koordinációja. - A gazdasági társaságok beszámolóinak begyűjtése, értékelése, összesítése. - Meghatalmazások előkészítése a társaságok taggyűléseire a rektor részére. Az osztály élén az osztályvezető áll. GAZDASÁGI
JOGI OSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ
Az osztályvezető munkaköri feladatait a főosztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály munkájának szervezése, irányítása, koordinálása. - Az osztály dolgozói feladatainak koordinálása, felügyelete. - Az osztályon belüli dolgozók helyettesítésének megszervezése. - A munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás az osztály dolgozói részére. - Munkaidő igazoló lapok ellenőrzése, igazolása. - Szabadságok kiadásának megszervezése. - Havi és eseti kimutatások, elemzések készítése igény szerint.
26
- Az osztály feladatkörébe tartozó adatszolgáltatások vonatkozásában koordináló, ellenőrzési, jóváhagyási feladatok ellátása. - A felettesek által megbízott napi, illetve eseti feladatok ellátása. - Távolléte esetén helyettesítését a főosztályvezető által kijelölt alkalmazott látja el. Hatáskör - Javaslattétel a szakterületére vonatkozó feladatokkal kapcsolatban. - Véleményezési jogosultság a szakterületét érintő kérdésekben. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, valamint az egyetem egyéb szervezeteivel. - Információkérés a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységektől, valamint az egyetem szervezeti egységeitől. - Az irányítása alatt dolgozók munkafolyamatai és a belső munkamegosztás szervezése.. - Az osztály feladatkörébe tartozó feladatok ütemezése, a feladatok osztályon belüli dolgozók közötti átütemezése. - A végrehajtás eszközeinek megválasztása. - Ellenőrzési és utasítási jogkör az osztályon belül. - Ellenőrzési jogkör az osztály alkalmazottainak a teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - Az osztályról kimenő belső adatszolgáltatások, illetve az osztály működésével kapcsolatos ügyekben aláírási jog gyakorlása. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban és a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáéért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra. ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ, ÜGYINTÉZŐ Az ügyvivő-szakértő, ügyintéző munkáját az osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, véleményezési, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásában rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
27
B. Közbeszerzési Osztály Az osztály általános feladatai: - Közbeszerzési eljárások lebonyolítása. - Az Egyetem Közbeszerzési Szabályzatában meghatározott feladatok ellátása, a szabályzat aktualizálása. - A közbeszerzésekre vonatkozó éves tervek és beszámolók elkészítése, valamint a Közbeszerzési Hatóságnak történő megküldése. Közbeszerzési terv elkészítése, szükség szerinti módosítása. - Közbeszerzési eljárások, lebonyolítása és adminisztrálása. - A közbeszerzési törvény változásainak követése. - Közbeszerzési ügyekkel kapcsolatos jogorvoslati eljárásokban való részvétel. - Vagyonhasznosítási pályázatok kiírása és bonyolítása. Az osztály élén az osztályvezető áll.
KÖZBESZERZÉSI OSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ
Az osztályvezető munkaköri feladatait a főosztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály munkájának szervezése, irányítása, koordinálása. - Az osztály dolgozói feladatainak koordinálása, felügyelete. - Az osztályon belüli dolgozók helyettesítésének megszervezése. - A munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás az osztály dolgozói részére. - Kapcsolattartás a közbeszerzési eljárásokban – szükség szerint - résztvevő külső szakértőkkel. - Munkaidő igazoló lapok ellenőrzése, igazolása. - Szabadságok kiadásának megszervezése. - Havi és eseti kimutatások, elemzések készítése igény szerint. - Az osztály feladatkörébe tartozó adatszolgáltatások vonatkozásában koordináló, ellenőrzési, jóváhagyási feladatok ellátása. - A felettesek által megbízott napi, illetve eseti feladatok ellátása. - Távolléte esetén helyettesítését a főosztályvezető által kijelölt alkalmazott látja el. Hatáskör - Javaslattétel a szakterületére vonatkozó feladatokkal kapcsolatban. - Véleményezési jogosultság a szakterületét érintő kérdésekben. - A Debreceni Egyetem közbeszerzési eljárásainak koordinálása, lebonyolítása, együttműködve az aktuális közbeszerzésben érintett szakterületek szakembereivel, szükség esetén külső tanácsadókkal. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, valamint az egyetem egyéb szervezeteivel. - Információkérés a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységektől, valamint az egyetem szervezeti egységeitől. 28
- Az irányítása alatt dolgozók munkafolyamatainak szervezése, belső munkamegosztás. - Az osztály feladatkörébe tartozó feladatok ütemezése, a feladatok osztályon belüli dolgozók közötti átütemezése. - A végrehajtás eszközeinek megválasztása. - Ellenőrzési és utasítási jogkör az osztályon belül. - Ellenőrzési jogkör az osztály alkalmazottainak a teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - Az osztályról kimenő belső adatszolgáltatások, illetve az osztály működésével kapcsolatos ügyekben aláírási jog gyakorlása. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra. ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ, ÜGYINTÉZŐ Az ügyvivő-szakértő, ügyintéző munkáját az osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, véleményezési, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásában rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
3. Tervezési és Elemzési Főosztály A gazdasági főigazgató és a gazdasági főigazgató-helyettes irányítása alatt működő szervezeti egység. A főosztály általános feladatai: - Tervezési, beszámoló készítési, szabályozási, elemzési feladatok a GSZ rendelkezései szerint. - A tervezési munka az elemi és a belső gazdálkodási költségvetés előírásainak megfelelően. - A belső költségvetés elveinek, szerkezetének kialakítása, a költségvetéshez szükséges adatok bekérése a Gazdasági Főigazgatóság más szervezeteitől, karoktól, egyéb szervezetektől. - Központi kiadások allokációs módszereinek kidolgozása, gyakorlati megvalósítása, elszámolási technikák kidolgozása.
29
- Az állami támogatás egyetemen belüli felosztásának elkészítése. - Normatív támogatás elszámolás készítése, következő évekre várható finanszírozási kalkulációk készítése. - Az egyetem belső gazdálkodási költségvetésének és ezen belül a karok, szolgáltató szervezetek (kivéve Klinikai Központ és Agrártudományi Központ szervezetei), funkcionális szervezetek költségvetési kereteinek megtervezése. - A Klinikai Központ és az Agrártudományi Központ belső részköltségvetés készítésében való részvétel, központi kiadások egyeztetése. - Elemi költségvetés készítése az egyetemi üzletágra vonatkozóan, a Klinikai Központ üzletágra, illetve az Agrártudományi üzletágra vonatkozó elemi költségvetés a központok gazdasági igazgatójának koordinálásával, a gazdasági főigazgató által jóváhagyott ütemterv szerint történik. - A 3 tervezési egység (üzletág), valamint az egyetem egységes elemi és belső gazdálkodási költségvetésének elkészítése, egyetemi szintű feladatok értékelések, ellenőrzések elvégzése. - Kincstári előirányzatok kezelése, a tervezési egységek előirányzat-felhasználásának figyelemmel kísérése, szükség esetén intézkedés a Gazdálkodási Szabályzat szerint. Saját hatáskörű előirányzat-módosítások benyújtása a Kincstár felé, a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, az ATK és KK gazdasági igazgató kezdeményezése alapján. - Évközi előirányzat-módosítások nyilvántartása. - Havonta kimutatás készítése a Debreceni Egyetem előirányzat-felhasználásáról tervezési egységenként. - Az EMMI által az egyetem számlájára utalt havi támogatások lebontása a módosítások figyelembevételével. - A keretek felhasználásának figyelése és elemzése. Ad hoc kimutatások és döntéselőkészítő anyagok készítése. - A SAP keretgazdálkodási modulban a pénzügyi központok – kivéve pályázatok – előirányzat-kezelése (keretek betöltése, engedélyezése, évközi átcsoportosítás, évközi módosítás). - A saját bevételeket terhelő elvonások könyvelése. - Keretátadás-átvételek könyvelése. - Államháztartási beszámoló és mellékletei, valamint mérlegjelentés készítési kötelezettség teljesítése, a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, valamint a Klinikai Központ és Agrártudományi Központ gazdasági igazgatójának részvételével. - Belső beszámoló elveinek, szerkezetének kialakítása, a beszámoló elkészítése. - Az egyetem számviteli rendjének kialakítása, karbantartása. - Számviteli munka szervezése, zárási- nyitási műveletek koordinálása. - Számviteli utasítások, útmutatók készítése a felmerülő új gazdasági események, illetve a jogszabályváltozások esetében. - Főkönyvi könyvelés rendszerszintű ellenőrzése, a hibák feltárása. - A gazdasági informatikai rendszer (SAP) és egyéb gazdasági rendszerek (pl.: Neptun) gazdasági szempontú felügyelete (megfelelő törzsadat-tartalom, naprakészség, célszerűség stb. biztosítása). - Kontrolling stratégia kialakítása, fejlesztése. - Kontrolling jelentés kialakítása, rendszeresítése, különös tekintettel az oktatás, egészségügy, nemzetközi kapcsolatok, pályázati tevékenység, létesítmény- és humángazdálkodás vonatkozásában. - Kontrolling szereplőktől, adatgazdáktól információkérés. - Az egyetem tevékenységét leginkább jellemző mutatószámrendszer kidolgozása, működtetése.
30
- Rendszeres gyorsjelentés készítés az egyetem általános pénzügyi helyzetéről. - A központi törzsadatbázis koordinálása, kezelése. - Felső szintű törzsadatok nyitása: főkönyvi szám, költséghely, pénzügyi központ, szervezet, bizonylatfajta, adókód, mozgásnem, illetve más, a gazdasági főigazgató rendelkezése alapján felső szintű törzsadatnak minősítetett adat. - Költségfelosztás koordinációja, felügyelete. - Az egyetemi üzletágra vonatkozóan szerződéskezdeményezők, valamint közbeszerzési eljárások előzetes fedezetvizsgálata, előzetes kötelezettségvállas rögzítése a SAP KVM moduljában. Mindhárom üzletágra vonatkozóan a GSZ. 19.§ (16) előzetes fedezetvizsgálata, előzetes kötelezettségvállas rögzítése a SAP KVM moduljában. A szerződéskötés folyamatának nyomon követhetősége érdekében a Szerződéskötés Eljárásrendje 11.§ (3) bekezdés szerinti szoftverben elvégzi a kezdeményezők fedezetigazolását. A főosztály vezetését a főosztályvezető látja el.
TERVEZÉSI ÉS ELEMZÉSI FŐOSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ A főosztályvezető munkaköri feladatait a gazdasági főigazgató és helyettese közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A főosztály belső munkamegosztásának meghatározása, a munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás a főosztály dolgozói részére az osztályvezetők bevonásával. - Az egyetem elemi költségvetése és beszámolója összeállításának koordinálása. - A pénzügyi hatáskörbe tartozó analitikus nyilvántartások, a főkönyvi könyvelés szakmai követelményeinek meghatározása. - Az egyetemi vezetés és a szervezeti egységek számára megbízható adatszolgáltatás biztosítása. - A főosztály munkafolyamatba épített vezetői ellenőrzési rendszerének szervezése. - A gazdálkodási szabályok változásának folyamatos figyelemmel kísérése, a főosztály alkalmazottainak szakmai továbbképzéséről és a szakmai kiadványok beszerzéséről való gondoskodás. - A pénzügyi és számviteli nyilvántartásokra vonatkozó szakmai előírások meghatározása. - Irányító szerv, hatóságok, társszervezet felé kérésnek megfelelően adatszolgáltatás. - Az egyetem számviteli rendszerének kialakításában koordinációs feladatok, szakmai előírások meghatározása a főosztály osztályvezetőinek bevonásával. - A számviteli politika és a számlarend összeállítása, az egyetem számlakeretének évenkénti aktualizálása. - A gazdasági informatikai rendszer további fejlesztésében, finomhangolásában és az egyes számviteli-pénzügyi modulok további fejlesztési, módosítási igényeinek megfogalmazásában való részvétel az osztályvezetők bevonásával. - A könyvviteli zárási ütemtervek kidolgozása, jóváhagyásra beterjesztése a gazdasági főigazgató részére. - Az éves beszámolójelentés, a negyedéves mérlegjelentés elkészítésének, a mérleg összeállításának, az egyes mérlegtételek értékelési feladatainak szervezése, irányítása, ellenőrzése.
31
- A főkönyvi és analitikus rendszerhez kapcsolódó külső, belső információs igények kielégítésének és a megfelelő adatszolgáltatás biztosítása a szakmai követelmények meghatározásával. - Mindazon feladatok ellátása, melyeket jogszabály és az egyetemi szabályzatok számára meghatároznak, illetve amelyekkel a gazdasági főigazgató megbízza. - A főosztály feladatkörébe tartozó kötelezettségvállalások nyilvántartásának koordinálása, a teljeskörűség és valódiság biztosítása. Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed a főosztály közalkalmazotti és megbízásos jogviszonyban álló alkalmazottaira. - Saját hatáskörben a főosztály feladatkörébe tartozó munkafolyamatok szervezéséről és a belső munkamegosztásról való döntés. - A főosztály szervezetének közvetlen irányítása és ellenőrzése. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra. - Kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, valamint a kifizetések utalványozásának és ellenjegyezésének jogosultsága, átruházott hatáskörben a Gazdálkodási Szabályzat szerinti írásbeli meghatalmazás alapján. - Javaslattételi jogosultság az integrált gazdálkodási rendszer belső szabályainak megváltoztatására, az egyetem számviteli politikájának, számlarendjének módosítására. - Javaslattételi jogosultság a gazdasági informatikai rendszer egészének, moduljainak, azok kapcsolatainak továbbfejlesztésére. - A főosztályról kimenő belső adatszolgáltatások, illetve a főosztály működésével kapcsolatos ügyekben, a Tervezési és Elemzési Főosztály nevében aláírási jog gyakorlása. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, valamint az egyetem egyéb szervezeteivel. - Információkérés a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységektől, valamint az egyetem szervezeti egységeitől. - Ellenőrzési jogkör a főosztály alkalmazottainak teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartatása, valamint a központi tervezési egység szinten feldolgozott adatok helyessége tekintetében. - Ellenőrzési jogkör az egyetemi szinten feldolgozott adatok szabályszerűségét illetően. - Ellenőrzési jogkör a gazdasági információs rendszeren belül a számviteli-pénzügyikontrolling modulokhoz kapcsolódó egyéb modulok adatai, azok összefüggéseinek vizsgálata, észrevételezése felett.
32
A. Törzsadat-kezelési és Számvitel-szervezési Osztály Az osztály általános feladatai -
-
Az egyetem számviteli rendszerének folyamatos fejlesztése, karbantartása. Számviteli politika, számlarend aktualizálása. A számviteli jogszabályok betartása a struktúra kialakításakor. Pénzügyi-számviteli és egyéb gazdasági adatok alapján elemzések végzése a jogszabályi előírásoknak, illetve a belső információs igények figyelembe vételével. Negyedéves mérlegjelentés, éves beszámoló készítése a GSZ 29. § szerint. Számszaki beszámoló szöveges értékelésének készítése a Számviteli Politika és a Gazdálkodási Szabályzat szerint. Beszámoló kiegészítő mellékleteinek elkészítése a Pénzügyi és Számviteli Főosztály részvételével. Év végi záráshoz kapcsolódó feladatok koordinálása, egyetemi szintű értékelési feladatok elvégzése. A Debreceni Egyetem éves beszámolójának mérleg sorait alátámasztó dokumentumok bekérése, ellenőrzése, összesítése. Beszámoló űrlapok változásainak nyomon követése, változások megküldése az SAP Támogatói Főosztály részére. Űrlapok főkönyvi szám megfeleltetése, ellenőrzése. Főkönyvi könyvelés egyetemi szintű ellenőrzése, hibák feltárása. A hibák kijavítására felhívás a Pénzügyi és Számviteli Főosztály illetékes operatív munkatársa felé. Főkönyvi számlatörzs karbantartása, új főkönyvi számok nyitása, számlatükör aktualizálása. Zárási, nyitási, mérlegrendezési feladatok elvégzése központilag, az SAP Támogatói Főosztállyal együttműködve Devizaszámla-, devizás vevőkövetelések és devizás szállítóval szembeni kötelezettségek, egyéb devizás ügyletek értékeléseinek minősítése. Könyvviteli zárlat előkészítése, feladatok ütemezése, a beszámoló készítés munkálatainak ütemezése. Egyetemi szabályzatok elkészítésében, aktualizálásában részvétel. Az SAP fejlesztések előzetes véleményezése, esetenkénti tesztelése, értékelése. A feladatköréhez kapcsolódó jogszabályi változások nyomon követése, az egyetemi alkalmazásra vonatkozóan javaslat kidolgozása. A központi törzsadatbázis koordinálása, kezelése. A SAP kódrendszerének kialakítása, kódösszefüggések kialakítása, karbantartása. Felső szintű törzsadatok nyitása: főkönyvi szám, költséghely, pénzügyi központ, szervezet, bizonylatfajta, adókód, mozgásnem, illetve más, a gazdasági főigazgató rendelkezése alapján felső szintű törzsadatnak minősítetett adat. A gazdasági informatikai rendszer (SAP) és egyéb gazdasági rendszerek (pl.: Neptun) gazdasági szempontú felügyelete (megfelelő törzsadat-tartalom, célszerűség stb. biztosítása).
Az osztály élén az osztályvezető áll.
33
TÖRZSADAT-KEZELÉSI ÉS SZÁMVITEL-SZERVEZÉSI OSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ Az osztályvezető munkaköri feladatait a főosztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A számvitelre vonatkozó jogszabályi változások nyomon követése. Számviteli Politika, Számlarend, Eszközök és források értékelési szabályzatának aktualizálása. - Egyetemi szabályzatok készítésében, aktualizásában való részvétel. - A Debreceni Egyetem negyedéves mérlegjelentéseinek elkészítése, feldolgozása. A Debreceni Egyetem éves beszámolójának készítése, ellenőrzése a GSZ 29. § szerint. - Beszámolók feldolgozása a KGR programmal. - A könyvelt adatok helyességének ellenőrzése, egyeztetése Debreceni Egyetem szinten: a költséglisták, mérlegjelentés, beszámoló űrlapok, SAP rendszerből lekért PJ02/B Kiadások és bevételek előirányzatának és teljesítésének alakulása űrlap, főkönyvi kivonat adatainak ellenőrzése. - Zárási és beszámoló-készítésre vonatkozó feldolgozási ütemterv készítése, betartásának ellenőrzése, jelzése a főosztályvezető felé. - A számvitelre vonatkozó jogosultsági, szabályozási előírások betartásának ellenőrzése. Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed az osztály alkalmazottaira. - A közvetlen irányítása alatt dolgozók munkafolyamatainak szervezése, módosítása. - Az irányítása alá tartozó személyek feladatkörébe tartozó feladatok ütemezése, a feladatok osztályon belüli dolgozók közötti átütemezése. - A feladatelosztáshoz kapcsolódóan a végrehajtás eszközeinek megválasztása. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, főosztályokkal, osztályokkal. - Információkérés a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységektől, főosztályoktól, osztályoktól, illetve az SAP szolgáltatótól. - Ellenőrzési jogkör az osztály dolgozóinak a teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - A feladatok végrehajtásához szükséges eszközök, módszerek megválasztása, a feladatok osztályon belüli dolgozók közötti ideiglenes átcsoportosítása. - Kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, valamint a kifizetések utalványozásának és ellenjegyezésének jogosultsága, átruházott hatáskörben a Gazdálkodási Szabályzat szerinti írásbeli meghatalmazás alapján. - Javaslattételi jogosultság az integrált gazdálkodási rendszer belső szabályainak megváltoztatása tekintetében. - Javaslattételi jogosultság az egyetem számítógépes feldolgozó rendszere egészének, moduljainak, azok kapcsolatainak továbbfejlesztésére. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség.
34
- A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra. ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ, ÜGYINTÉZŐ Az ügyvivő-szakértő, ügyintéző munkáját az osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, véleményezési, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásában rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
B. Költségvetési Osztály Azosztály általános feladatai: - A tervezési munka az elemi és a belső gazdálkodási költségvetés jogszabályban, illetve GSZ-ben meghatározott előírásainak megfelelően. - A belső költségvetés elveinek, szerkezetének kialakítása, a költségvetéshez szükséges adatok bekérése a Gazdasági Főigazgatóság más szervezeteitől, karoktól, egyéb szervezetektől. - Központi kiadások allokációs módszereinek kidolgozása, gyakorlati megvalósítása, elszámolási technikák kidolgozása. - Az állami támogatás egyetemen belüli felosztásának elkészítése. - Normatív támogatás elszámolás készítése, következő évekre várható finanszírozási kalkulációk készítése. - Az egyetem belső gazdálkodási költségvetésének és ezen belül a karok, szolgáltató szervezetek (kivéve Klinikai Központ és Agrártudományi Központ szervezetei), funkcionális szervezetek költségvetési kereteinek megtervezése. - A Klinikai Központ és az Agrártudományi Központ belső részköltségvetés készítésében való részvétel, központi kiadások egyeztetése. - Elemi költségvetés készítése az egyetemi üzletágra vonatkozóan, a Klinikai Központ üzletágra, illetve az Agrártudományi Központ üzletágra vonatkozó elemi költségvetés a központok gazdasági igazgatójának koordinálásával, a gazdasági főigazgató által jóváhagyott ütemterv szerint történik. - Kincstári előirányzat analitika vezetése. - Kincstári előirányzatok kezelése, a tervezési egységek előirányzat-felhasználásának figyelemmel kísérése, szükség esetén intézkedés a Gazdálkodási Szabályzat szerint.
35
-
Saját hatáskörű előirányzat-módosítások benyújtása a Kincstár felé, a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, az ATK és KK gazdasági igazgató kezdeményezése alapján. Évközi előirányzat-módosítások nyilvántartása. Havonta kimutatás készítése a Debreceni Egyetem előirányzat-felhasználásáról tervezési egységenként. Az EMMI által az Egyetem számlájára utalt havi támogatások lebontása a módosítások figyelembevételével. A keretek felhasználásának figyelése és elemzése. Ad hoc kimutatások és döntéselőkészítő anyagok készítése. Pénzügyi központok előirányzat-kezelése (keretek előirányzatának betöltése, engedélyezése, évközi átcsoportosítás, évközi módosítás). A GSZ 15.§ (11) és (12) bekezdése szerint a saját bevételekből biztosítandó fedezet és általános rezsi könyvelése. A gazdálkodási szabályok változásának figyelemmel kísérése, a szabályzatok módosításával kapcsolatban javaslattétel. Probléma-feltárási, döntés-előkészítési tevékenység, döntéshozatalhoz adat- és információszolgáltatás. A feladatkörébe tartozó témákban eseti adatszolgáltatás készítése, szükség szerint az egyetemi adatszolgáltatás összesítése, koordinációja. A gazdálkodási keretek és a belső költségvetés összhangjának figyelemmel kísérése. A keretgazdálkodás kódjainak, illetve kódösszefüggéseinek kialakítása és karbantartása, pénzügyi központ hierarchia karbantartása. Információ-szolgáltatás a keretfelelősök részére, azaz keretállások feltöltése havonta a keretállás kimutatás rendszerbe. Az egyetemi üzletágra vonatkozóan szerződéskezdeményezők, valamint közbeszerzési eljárások előzetes fedezetvizsgálata, előzetes kötelezettségvállas rögzítése az SAP KVM moduljában. Mindhárom üzletágra vonatkozóan a GSZ. 19.§ (16) előzetes fedezetvizsgálata, előzetes kötelezettségvállas rögzítése az SAP KVM moduljában. A szerződéskötés folyamatának nyomon követhetősége érdekében a Szerződéskötés Eljárásrendje 11.§ (3) bekezdés szerinti szoftverben elvégzi a kezdeményezők fedezetigazolását.
Az osztály élén az osztályvezető áll.
KÖLTSÉGVETÉSI OSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ Az osztályvezető munkaköri feladatait a főosztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A költségvetési osztály feladatainak koordinálása, ellenőrzése. - Tervezési feladatok koordinálása. - A gazdálkodási keretek és a belső költségvetés összhangjának figyelemmel kísérése. - A gazdasági informatikai rendszer egyeztetett adataira támaszkodva a vezetés igényeinek megfelelő információ-szolgáltatás a gyorsaság és a pontosság elsődleges követelményének szem előtt tartásával. - Havi és eseti kimutatások, elemzések készítése igény szerint. - Ad hoc beszámolók, elemzések készítése az igénylő szervezeti egységek számára.
36
- Pénzügyi-számviteli és egyéb gazdasági adatok alapján elemzések végzése a jogszabályi előírásoknak, illetve a belső információs igények figyelembe vételével. - Munkaidő igazolólapok ellenőrzése, igazolása. - Szabadságok kiadásának megszervezése. - A vezetői elvárásoknak megfelelő információk szolgáltatásának kialakítása. - Probléma-feltárási, döntés-előkészítési tevékenység, döntéshozatalhoz adat- és információszolgáltatás. - A gazdálkodási szabályok változásának figyelemmel kísérése, a szabályzatok módosításával kapcsolatban javaslattétel. Az osztály tevékenységét érintő belső szabályzatok előkészítése, a meglévők korszerűsítése. - Az osztály feladatainak ellátása során az alkalmazott jogszabályok betartása, számonkérése. A feladatköréhez kapcsolódó jogszabályi változások nyomon követése, az egyetemi alkalmazásra vonatkozóan javaslat kidolgozása. - Az osztály feladatkörébe tartozó adatszolgáltatások vonatkozásában koordináló, ellenőrzési, jóváhagyási feladatok ellátása. - A Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó főosztályokkal, osztályokkal kapcsolattartás. - Kapcsolattartás a karokkal, intézetekkel, tanszékekkel, klinikákkal, kutatóintézetekkel, egyéb külső szervezetekkel. - Mindazon egyéb feladat ellátása, amivel a felettesei megbízzák. - Egyetemi szabályzatok elkészítésében, módosításában részvétel. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra. Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed a költségvetési osztályra. - A közvetlen irányítása alatt dolgozók munkafolyamatainak szervezése, módosítása. - Az irányítása alá tartozó személyek feladatkörébe tartozó feladatok ütemezése, a feladatok osztályon belüli dolgozók közötti átütemezése. - A feladatelosztáshoz kapcsolódóan a végrehajtás eszközeinek megválasztása. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, főosztályokkal, osztályokkal. - Információkérés a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységektől, főosztályoktól, osztályoktól, illetve az SAP szolgáltatótól. - Ellenőrzési jogkör a költségvetési osztály dolgozóinak a teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - A feladatok végrehajtásához szükséges eszközök, módszerek megválasztása, a feladatok csoporton belüli dolgozók közötti ideiglenes átcsoportosítása. - Kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, valamint a kifizetések utalványozásának és ellenjegyezésének jogosultsága, átruházott hatáskörben a Gazdálkodási Szabályzat szerinti írásbeli meghatalmazás alapján. - Javaslattételi jogosultság az integrált gazdálkodási rendszer belső szabályainak megváltoztatása tekintetében. - Javaslattételi jogosultság az egyetem számítógépes feldolgozó rendszere egészének, moduljainak, azok kapcsolatainak továbbfejlesztésére. - Az osztályon belüli dolgozók helyettesítésének megszervezése.
37
ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ, ÜGYINTÉZŐ Az ügyvivő-szakértő, ügyintéző munkáját az osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásában foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásában rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
C. Kontrolling Osztály Az osztály általános feladatai: - Kontrolling stratégia kialakítása, fejlesztése. - Kontrolling jelentés kialakítása, rendszeresítése, különös tekintettel az oktatás, egészségügy, nemzetközi kapcsolatok, pályázati tevékenység, létesítmény- és humán gazdálkodás vonatkozásában. - Kontrolling szereplőktől, adatgazdáktól információkérés. - Az Egyetem tevékenységét leginkább jellemző mutatószámrendszer kidolgozása, működtetése. - Rendszeres gyorsjelentés készítés az egyetem általános pénzügyi helyzetéről. - A gazdasági informatikai rendszer egyeztetett adataira támaszkodva a vezetés igényeinek megfelelő információszolgáltatás a gyorsaság és a pontosság elsődleges követelményeinek szem előtt tartásával. - Egyetemi belső igényeknek megfelelő rendszeres vezetői riport struktúra kialakítása, gondozása, a gazdasági informatikai rendszer adatai alapján rendszeres elkészítése. - Pénzügyi-számviteli és egyéb gazdasági adatok alapján elemzések végzése a jogszabályi előírásoknak, illetve a belső információs igények figyelembevételével. - Költségfelosztás koordinációja, felügyelete. - Önköltség számítási szabályzat aktualizálása. - Előkalkulációs sémák kidolgozása. - Önköltséges képzések kalkulációinak nyilvántartása, vizsgálata, elemzése. - Gazdasági kockázatkezelési rendszer kidolgozása, működtetése. Az osztály élén az osztályvezető áll.
38
KONTROLLING OSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYINTÉZŐ Az osztályvezető munkaköri feladatait a főosztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A kontrolling osztály munkájának szervezése, irányítása, koordinálása. - A tervezési gazdálkodási egységekkel, jogosultsági csoportokkal való kapcsolattartás. - Havi és eseti kimutatások, elemzések készítése igény szerint. - Munkaidő igazoló lapok ellenőrzése, igazolása. - Szabadságok kiadásának megszervezése. - Felelős: a Kontrolling Osztály munkájának szervezéséért, irányításáért, a csoporton belüli munkamegosztás kialakításáért; a külső és belső adatszolgáltatásra vonatkozó határidők betartásáért, betartatásáért; a számviteli jogszabályi, belső szabályozási előírások betartásáért, betartatásáért; a munkafolyamatokba épített belső ellenőrzés rendszerének kialakításáért, működéséért. - A kontrolling osztályon belüli dolgozók helyettesítésének megszervezése. - A felettesek által megbízott napi, illetve eseti feladatok ellátása. - Költségfelosztás koordinálása, felügyelete. - Gazdasági kockázatok felmérése, elemzése, jelentés készítés. Hatáskör - Hatásköre kiterjed a gazdasági információs rendszeren belül a különböző modulok adatainak, azok összefüggéseinek vizsgálatára, észrevételezésére. - Javaslattétel a szakterületére vonatkozó feladatokkal kapcsolatban. - Véleményezési jogosultág a szakterületét érintő kérdésekben. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területen a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel. - Információkérés a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységektől, illetve adatgazdáktól. - Ellenőrzési és utasítási jogkör az osztályon belül. - Ellenőrzési jogkör az osztály alkalmazottainak a teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - Az osztályról kimenő belső adatszolgáltatások, illetve az osztály működésével kapcsolatos ügyekben, a szervezet nevében aláírási jogot gyakorol. - Kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, valamint a kifizetések utalványozásának és ellenjegyezésének jogosultsága, átruházott hatáskörben a Gazdálkodási Szabályzat szerinti írásbeli meghatalmazás alapján. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra.
39
ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ, ÜGYINTÉZŐ Az ügyvivő-szakértő, ügyintéző munkáját az osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásában foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásában rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
4. Informatikai Szolgáltató Központ (ISZK) Az ISZK általános feladatai: - Az egyetem informatikai infrastruktúrájának és rendszereinek üzemeltetése, fejlesztése. - Korszerű és gazdaságos informatikai megoldások bevezetése az informatikai szolgáltatások területén. - Pályázatok készítésénél informatikai szakmai koordináció biztosítása. - Az egyetemen jelen lévő informatikai szolgáltató cégekkel szakmai kapcsolat tartása, szerződésszerű teljesítéseik ellenőrzése, vitás kérdések felülvizsgálata. Az ISZK élén az informatikai központ vezetője áll.
INFORMATIKAI KÖZPONT VEZETŐ Az informatikai központvezető munkaköri feladatait a gazdasági főigazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Minőségirányított szolgáltatások bevezetése és fenntartásának biztosítása, irányítása. - Szolgáltatáskatalógus létrehozása, Szolgáltatási szint megállapodások (SLA) kidolgozásának irányítása, felügyelete, a teljesítések ellenőrzése. - Az ISZK munkájának szervezése, irányítása, koordinálása. - Gondoskodik az ISZK zavartalan működéséről, a munkavállalók foglalkoztatásáról és a munkafeltételek biztosításáról. - Pályázatok, beruházások előkészítése, koordinálása. - Biztonsági szabályzatok kidolgozásában való közreműködés, biztonsági felügyelet. - Az egyetem központi informatikai infrastruktúrájának (hálózat, szerverek, erőforrástermek) üzemeltetése, javaslat a fejlesztésekre.
40
- Általánosan használt (hálózati, levelező, azonosító és egyéb) szoftverek és rendszerek működtetése, menedzselése. - Az egyetem nagy felhasználói rendszerei (különösen a tanulmányi, gazdasági, könyvtár, betegellátási, levelezési, portál szolgáltatási rendszerek) működéséhez szükséges központi technikai feltételek biztosítása. - Az egyetemi kommunikációs rendszerek (vezetékes és mobil telefon, optikai hálózat és Wifi rendszerek, videokonferencia) üzemeltetése. - Az egyes szolgáltatások elszámolása és felosztása az igénybevevő szervezeti egységek között. - Ügyfélszolgálati rendszer működtetése, és a hibakezelés szervezése. - Informatikai biztonsággal összefüggő feladatok (tűzfal, hálózati azonosítók stb.) ellátása. - Kapcsolattartás, és együttműködés a szakmai szervezetekkel. - Az ISZK feladatkörébe tartozó adatszolgáltatások elkészítése. - A felettesek által megbízott napi, illetve eseti feladatok ellátása. Hatáskör - Javaslattétel a szakterületére vonatkozó feladatokkal kapcsolatban. - Javaslatot tesz a szervezeten belül létesítendő munkakörökre, a munkaköri követelményekre. - Véleményezési jogosultság a szakterületét érintő kérdésekben. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, valamint az egyetem egyéb szervezeteivel. - Informatikai rendszerek működtetéséhez kapcsolódó információkérés a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységektől, valamint az egyetem szervezeti egységeitől. - Az irányítása alatt álló dolgozók munkafolyamatainak szervezése, belső munkamegosztás. - Az ISZK szervezeti egységeinek feladatkörébe tartozó feladatok ütemezése, a feladatok az ISZK szervezeti egységei közötti és dolgozók közötti szükség szerinti átütemezése. - Ellenőrzési és utasítási jogkör az ISZK-n belül. - Ellenőrzési jogkör az ISZK alkalmazottainak a teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - Az ISZK-ból kimenő belső adatszolgáltatások, illetve az ISZK működésével kapcsolatos ügyekben, a szervezet nevében aláírási jogot gyakorol. - A szükséges munkavédelmi, tűzvédelmi és biztonsági előírások betartatása. - A munkatársak szakmai fejlődésének biztosítása. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra.
41
ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ (INFORMATIKAI REFERENS) Az informatikai referens munkáját az Központ vezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az ISZK tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásában foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, véleményezési, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásában rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
A. Alkalmazás és Rendszermenedzsment Osztály Az osztály általános feladatai: -
Egészségügyi alkalmazások (rendszerek) működésének támogatása, javaslattétel fejlesztésekre. Gazdasági jellegű informatikai alkalmazások támogatása, az SAP Központtal együttműködve. A tanulmányi rendszer (NEPTUN) működésének támogatása a HKSZK-val együttműködve. A könyvtár informatikai rendszer működésének segítése a DEENK-el együttműködve. Dokumentum menedzsment feladatok, Iratkezelő rendszer kezelése, fejlesztése. Egyetemi portál és WEB lap fejlesztések. E-learning központ működtetése. Informatikai rendszerek bevezetésének projektvezetése. Egyéb egyetemi szintű alkalmazások üzemeltetése és karbantartása. Szoftver licenszek menedzsmentje. Informatikai rendszer outsourcing projektek tervezése, vezetése és lebonyolítása.
Az osztály élén az osztályvezető áll.
ALKALMAZÁS ÉS RENDSZERMENEDZSMENT OSZTÁLYVEZETŐ
Az osztályvezető munkaköri feladatait az Informatikai Központ vezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály és szervezeti egységeinek szakmai munkájának szervezése, irányítása, koordinálása, ellenőrzése. - Az osztály dolgozói feladatainak koordinálása, felügyelete. - Részt vesz az ISZK stratégia alkotási és fejlesztési folyamatában.
42
- Közreműködik az ügyfélszolgálati (bejelentések, átfutási idők stb.) információk előállításában és rendszeres értékelésében. - Rendszeres tájékoztatást ad közvetlen vezetőjének az elvégzett munkáról. - Gondoskodik a szervezeti egységen belüli hatékony kommunikációról, rendszeres tájékoztatást ad a munkatársaknak a vezetői döntésekről, a heti vezetői értekezlet fejleményeiről. - Az osztályon belüli dolgozók helyettesítésének megszervezése. - A munkaköri leírások elkészítéséről való gondoskodás az osztály dolgozói részére, jóváhagyásra előterjesztésre az Informatikai Központ vezető részére. - Munkaidő igazoló lapok ellenőrzése, igazolása. - Szabadságok kiadásának megszervezése. - Havi és eseti kimutatások, elemzések készítése igény szerint. - Az osztály feladatkörébe tartozó adatszolgáltatások vonatkozásában koordináló, ellenőrzési, jóváhagyási feladatok ellátása. - A felettesek által megbízott napi, illetve eseti feladatok ellátása. - Kapcsolattartás és együttműködés az ISZK szervezeti egységeivel. Hatáskör - Javaslattétel a szakterületére vonatkozó feladatokkal kapcsolatban. - Javaslatot tesz a szervezeten belül létesítendő munkakörökre, a munkaköri követelményekre. - Véleményezési jogosultság a szakterületét érintő kérdésekben. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, valamint az egyetem egyéb szervezeteivel. - Információkérés a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységektől, valamint az egyetem szervezeti egységeitől. - Az irányítása alatt álló dolgozók munkafolyamatainak szervezése, belső munkamegosztás, javaslattétel a munkavégzés szakmai csoportokban való megoldására. - Az osztály feladatkörébe tartozó feladatok ütemezése, a feladatok osztályon belüli dolgozók közötti átütemezése. - Ellenőrzési és utasítási jogkör az osztályon belül. - Ellenőrzési jogkör az osztály alkalmazottainak a teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - Külön felhatalmazás alapján ellátja az informatikai vezető képviseletét. - Az osztályról kimenő belső adatszolgáltatások, illetve az osztály működésével kapcsolatos ügyekben, a szervezet nevében az informatikai vezető tájékoztatása mellett és engedélyével aláírási jogot gyakorol. - A szükséges munkavédelmi, tűzvédelmi és biztonsági előírások betartatása. - A munkatársak szakmai fejlődésének biztosítása. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra.
43
ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ (RENDSZERMÉRNÖK, INFORMATIKUS, ALKALMAZÁS SZAKÉRTŐ) Az ügyvivő-szakértő (rendszermérnök, informatikus, alkalmazás szakértő) munkáját az osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásában foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, véleményezési, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásában rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
B. Informatikai Üzemeltetési és Rendszertámogatási Osztály Az osztály általános feladatai: -
-
Az egyetem központi informatikai infrastruktúrájának (hálózat, szerverek, erőforrástermek) üzemeltetése, javaslat fejlesztésekre. Általánosan használt (hálózati, levelező, azonosító és egyéb) szoftverek és rendszerek működtetése, menedzselése. Az egyetem nagy felhasználói rendszerei (különösen a tanulmányi, gazdasági, könyvtár, betegellátási, levelezési, telefonkönyv, portál szolgáltatási rendszerek) működéséhez szükséges központi technikai feltételek biztosítása, szerver oldali üzemeltetése Az egyetemi kommunikációs rendszerek (vezetékes és mobil telefon, optikai hálózat és Wifi rendszerek, videokonferencia) üzemeltetése. Informatikai biztonsággal összefüggő feladatok (tűzfal, LDAP hálózati azonosítók, vírusvédelmi rendszerek stb.) ellátása. Desktop menedzsment feladatok, javaslat beszerzésekre. NIIFI regionális központ feladatok, VOIP üzemeltetés. NIIFI HPC menedzsment feladatok a NIIFI irányításával. Központi szerver és tároló (storage) szolgáltatások, virtualizáció, egyetemi cloud infrastruktúra kialakítása és működtetetése. A hardver eszközök változás és hibakezelése, közreműködés a leltározásban. Roll-out és roll-back feladatok. Kapcsolattartás szerződéses szolgáltatókkal, szerződések teljesítésének szakmai ellenőrzése.
Az osztály élén osztályvezető áll.
INFORMATIKAI ÜZEMELTETÉSI ÉS RENDSZER TÁMOGATÁSI OSZTÁLYVEZETŐ Az osztályvezető munkaköri feladatait az Informatikai Központ vezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi.
44
Feladatkör - Az osztály és szervezeti egységeinek szakmai munkájának szervezése, irányítása, koordinálása, ellenőrzése. - Az osztály dolgozói feladatainak koordinálása, felügyelete. - Részt vesz a központ stratégia-alkotási és fejlesztési folyamatában. - Közreműködik az ügyfélszolgálati (bejelentések, átfutási idők stb.) információk előállításában és rendszeres értékelésében. - Rendszeres tájékoztatást ad közvetlen vezetőjének az elvégzett munkáról. - Gondoskodik a szervezeti egységen belüli hatékony kommunikációról, rendszeres tájékoztatást ad a munkatársaknak a vezetői döntésekről, a heti vezetői értekezlet fejleményeiről. - Az osztályon belüli dolgozók helyettesítésének megszervezése. - A munkaköri leírások elkészítéséről való gondoskodás az osztály dolgozói részére, jóváhagyásra előterjesztésre az ISZKvezető részére. - Munkaidő igazoló lapok ellenőrzése, igazolása. - Szabadságok kiadásának megszervezése. - Havi és eseti kimutatások, elemzések készítése igény szerint. - Az osztály feladatkörébe tartozó adatszolgáltatások vonatkozásában koordináló, ellenőrzési, jóváhagyási feladatok ellátása. - A felettesek által megbízott napi, illetve eseti feladatok ellátása. - Kapcsolattartás és együttműködés az ISZK szervezeti egységeivel. Hatáskör - Javaslattétel a szakterületére vonatkozó feladatokkal kapcsolatban. - Javaslatot tesz a szervezeten belül létesítendő munkakörökre, a munkaköri követelményekre. - Véleményezési jogosultság a szakterületét érintő kérdésekben. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, valamint az egyetem egyéb szervezeteivel. - Az irányítása alatt álló dolgozók munkafolyamatainak szervezése, belső munkamegosztás kialakítása. - Az osztály feladatkörébe tartozó feladatok ütemezése, a feladatok osztályon belüli, dolgozók közötti átütemezése. - Ellenőrzési és utasítási jogkör az osztályon belül. - Ellenőrzési jogkör az osztály alkalmazottainak a teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - Ellátja az irányított szervezet képviseletét. - Az osztályról kimenő belső adatszolgáltatások, illetve az osztály működésével kapcsolatos ügyekben közreműködik, - A szükséges munkavédelmi, tűzvédelmi és biztonsági előírások betartatása. - A munkatársak szakmai fejlődésének biztosítása. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra.
45
ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ, ÜGYINTÉZŐ (RENDSZERMÉRNÖK, INFORMATIKUS, TECHNIKUS) Az ügyvivő-szakértő, ügyintéző (rendszermérnök, informatikus, technikus) munkáját az osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásában foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, véleményezési, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásában rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
C. Ügyfélkapcsolati Osztály Az osztály általános feladatai: -
-
Szerviz Desk, incidens- és probléma valamint változás menedzsment funkciók ellátása az egyetemi felhasználók részére, „single point of contact”: egypontos kapcsolat (mail, telefon, személyes stb.) a külső és belső ügyfelek számára. First line support feladatok majd eszkaláció. Ügyfél elégedettségi felmérések, SLA teljesítési jelentések publikálása. Az ISZK ügyfélszolgálati (Service Desk) folyamatainak felügyelete. DEKA kártya ügyfélszolgálati feladatok.
A szervezet élén osztályvezető áll.
ÜGYFÉLKAPCSOLATI OSZTÁLYVEZETŐ Az osztályvezető munkaköri feladatait az Informatikai Központ vezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály szakmai munkájának szervezése, irányítása, koordinálása. - Az osztály dolgozói feladatainak koordinálása, felügyelete. - Részt vesz az ISZK stratégia alkotási és fejlesztési folyamatában. - Közreműködik az ügyfélszolgálati (bejelentések, átfutási idők stb.) információk előállításában és rendszeres értékelésében. - Rendszeres tájékoztatást ad közvetlen vezetőjének az elvégzett munkáról.
46
- Gondoskodik a szervezeti egységen belüli hatékony kommunikációról, rendszeres tájékoztatást ad a munkatársaknak a vezetői döntésekről, a heti vezetői értekezlet fejleményeiről. - Az osztályon belüli dolgozók helyettesítésének megszervezése. - A munkaköri leírások elkészítéséről való gondoskodás az osztály dolgozói részére, jóváhagyásra előterjesztésre az informatikai vezető részére. - Munkaidő igazoló lapok ellenőrzése, igazolása. - Szabadságok kiadásának megszervezése. - Havi és eseti kimutatások, elemzések készítése igény szerint. - Az osztály feladatkörébe tartozó adatszolgáltatások vonatkozásában koordináló, ellenőrzési, jóváhagyási feladatok ellátása. - A felettesek által megbízott napi, illetve eseti feladatok ellátása. - Kapcsolattartás és együttműködés az ISZK szervezeti egységeivel. Hatáskör - Javaslattétel a szakterületére vonatkozó feladatokkal kapcsolatban. - Javaslatot tesz a szervezeten belül létesítendő munkakörökre, a munkaköri követelményekre. - Véleményezési jogosultság a szakterületét érintő kérdésekben. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, valamint az egyetem egyéb szervezeteivel. - Az irányítása alatt álló dolgozók munkafolyamatainak szervezése, belső munkamegosztás, javaslattétel a munkavégzés szakmai csoportokban való megoldására. - Az osztály feladatkörébe tartozó feladatok ütemezése, a feladatok osztályon belüli dolgozók közötti átütemezése. - Ellenőrzési és utasítási jogkör az osztályon belül. - Ellenőrzési jogkör az osztály alkalmazottainak a teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - Az osztályról kimenő belső adatszolgáltatások, illetve az osztály működésével kapcsolatos ügyekben, a szervezet nevében az Informatikai Központ vezető tájékoztatása mellett és engedélyével aláírási jogot gyakorol. - A szükséges munkavédelmi, tűzvédelmi és biztonsági előírások betartatása. - A munkatársak szakmai fejlődésének biztosítása. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra.
ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ, ÜGYINTÉZŐ (CONTACT CENTER MUNKATÁRS) Az ügyvivő-szakértő, ügyintéző (contact center munkatárs) munkáját az osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi.
47
Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásában foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, véleményezési, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásában rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
5. Pályázatmenedzsment Központ A gazdasági főigazgató és a gazdasági főigazgató-helyettes irányítása alatt működő szervezeti egység. A központ általános feladatai: - Pályázati lehetőségek figyelése, a szervezeti egységek tájékoztatása. A szervezeti egységek pályázatkészítési tevékenységének segítése, szükség esetén koordinációja. - Egyetemi fejlesztési projektek esetében a pályázat elkészítésében való közreműködés, a Gazdasági Főigazgatóság szükséges szakterületeinek bevonásával. - Projektmenedzseri rendszer működtetése. - Projektek lebonyolításában segítségnyújtás. - Pályázat nyilvántartó rendszer működtetése, karbantartása az elnyert pályázatok tekintetében. - Kapcsolattartás a Rektori Hivatalban működő stratégiai, minőségbiztosítási és pályázati feladatokat ellátó igazgatósággal. - A pályázati megvalósítás során a támogatási ciklus lezárását követően a pályázatok fenntartási feladataival kapcsolatos kötelezettségek nyomon követése, az érdekeltek tájékoztatása. - A pályázatokhoz kapcsolódóan szükséges önerő biztosítását, annak módját bemutató nyilvántartás vezetése. A központ élén a központvezető áll.
PÁLYÁZATMENEDZSMENT KÖZPONT VEZETŐ
A központvezető munkaköri feladatait a gazdasági főigazgató és helyettese közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A központ munkájának szervezése, irányítása, koordinálása.
48
- A központ dolgozói feladatainak koordinálása, felügyelete. - A központon belüli dolgozók helyettesítésének megszervezése. - A munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás a központ dolgozói részére. - Munkaidő igazoló lapok ellenőrzése, igazolása. - Szabadságok kiadásának megszervezése. - A központ feladatkörébe tartozó adatszolgáltatások vonatkozásában koordináló, ellenőrzési, jóváhagyási feladatok ellátása. - A felettesek által megbízott napi, illetve eseti feladatok ellátása. - Kapcsolattartás a Rektori Hivatalban működő stratégiai, minőségbiztosítási és pályázati feladatokat ellátó igazgatósággal, valamint a szervezeti egységek pályázatokért felelős munkatársaival. - Az Egyetem által elnyert pályázatok előrehaladásának nyomon követése, projektmenedzserek koordinálása. - A pályázati megvalósítás során a támogatási ciklus lezárását követően a pályázatok fenntartási feladataival kapcsolatos kötelezettségek nyomon követése, az érdekeltek tájékoztatása. - A pályázatokhoz kapcsolódóan szükséges önerő biztosítását, annak módját bemutató nyilvántartás vezetése . - A pályázatokhoz kapcsolódó pénzforgalmi terv megvalósulásának nyomon követése. Hatáskör - Javaslattétel a szakterületére vonatkozó feladatokkal kapcsolatban. - Véleményezési jogosultság a szakterületét érintő kérdésekben. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, valamint az egyetem egyéb szervezeteivel. - Információkérés a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységektől, valamint az egyetem szervezeti egységeitől. - Az irányítása alatt álló dolgozók munkafolyamatainak szervezése, belső munkamegosztás. - A központ feladatkörébe tartozó feladatok ütemezése, a feladatok központon belüli, dolgozók közötti átütemezése. - A végrehajtás eszközeinek megválasztása. - Ellenőrzési és utasítási jogkör az központon belül. - Ellenőrzési jogkör a központ alkalmazottainak a teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - A központból kimenő belső adatszolgáltatások, illetve a központ működésével kapcsolatos ügyekben, a szervezet nevében aláírási jogot gyakorol. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra.
49
ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ, ÜGYINTÉZŐ Az ügyvivő-szakértő, ügyintéző munkáját az osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásában foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, véleményezési, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásában rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
6. SAP Központ A gazdasági főigazgató irányítása alatt működő szervezeti egység. A központ általános feladatai: - Az SAP rendszer folyamatos működésének biztosítása. - Az SAP rendszer működtetéséhez kapcsolódó szerződés koordinációja. - Az SAP, illetve a Szolgáltatási Szerződésben nevesített eszközök üzemeltetéséhez kapcsolódó feladatok koordinációja. - Az SAP rendszerének bővítéséhez és fejlesztéséhez kapcsolódó feladatok ellátása,illetve koordinációja. - Az SAP bővítéséhez és fejlesztéséhez kapcsolódó határidők betartatása, a kívánt funkcionalitás biztosítása. - Tesztelési feladatok ellátása, az SAP éles rendszerben történő módosításra állásfoglalás készítése a főigazgató helyettes és a közgazdasági igazgató számára. - Az SAP rendszer folyamatainak jogszabályi előírás szerinti biztosítása. - Jogszabályváltozás, illetve belső igény alapján szükséges folyamatmódosítások kidolgozása, javaslat készítés, a végrehajtásban koordináció. - Az SAP rendszer biztonságának folyamatos biztosítása, rendszeres mentések koordinálása - Jogosultsági beállítások folyamatos karbantartása. - Az SAP egyes moduljai között lehetséges egyeztetési technika kidolgozása. - Új működési folyamat írásba foglalása a felhasználók számára. - Felhasználók képzése, oktatási anyagok naprakészségének biztosítása. - Az SAP háttérbeállításainak karbantartása a Szolgáltatóval együttműködve. - A belső vezetői igények alapján lekérdezési lehetőségek kidolgozása. - A kulcsfelhasználók számára rendszeres képzés szervezése, lebonyolítása. - Feladata a felhasználók munkájának megkönnyítése érdekében betöltő táblák készítése, használati útmutatóval ellátva. - Nyitási, zárási, költségfelosztási feladatokban való részvétel.
50
- Amennyiben a rendszerben nem megfelelő használatot, működést észlel, jelzi a főigazgató helyettes felé, és a nem megfelelő működésből adódó hibák javítására javaslatot készít, a megfelelő működés érdekében intézkedést dolgoz ki. - Az SAP rendszer folyamatos adattisztításának biztosítására javaslatot dolgoz ki, részt vesz a végrehajtásban. - Saját fejlesztésű szoftverek üzemeltetése. Az SAP Központ vezetését a központvezető látja el.
SAP KÖZPONTVEZETŐ/ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ A központvezető munkaköri feladatait a gazdasági főigazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az SAP rendszer működtetéséhez kapcsolódó szerződés koordinációja: Az SAP Szolgáltatási Szint Megállapodás kialakítása és felülvizsgálata; Az SAP Szolgáltatási Szint Megállapodáshoz kapcsolódó mérés feltételeinek biztosítása; Az SAP Szolgáltatási Szint mutatóinak időszakos értékelése; Az SAP működtetéséhez és fejlesztéséhez kapcsolódó elszámolások egyeztetése, teljesítés igazolása; SAP változtatási igények véleményezése, elbírálása, szolgáltató irányába továbbítása; SAP licenc igények egyeztetése, licencekhez kapcsolódó beszerzések, elszámolások végrehajtása; Az SAP szolgáltatóval vezetői szintű kapcsolattartás, az egyetem képviselete a szolgáltatással kapcsolatos tárgyalásokon; A szolgáltatóval fenntartott együttműködés dokumentáltságának biztosítása, illetve a kritikus eseményekhez kapcsolódó dokumentálás végrehajtása. - Az SAP, illetve a Szolgáltatási Szerződésben nevesített eszközök üzemeltetéséhez kapcsolódó feladatok koordinációja: Az üzemeltetési eljárásrend kialakítása és folyamatos felügyelete; A Szolgáltatási Szerződésben nevesített üzemeltetéshez kapcsolódó események felügyelete, időszakos értékelése; Főosztályvezetői szinten megoldandó problémák rendezése; A Gazdasági Főigazgatóság más szervezetétől érkező igények egyeztetése, elbírálása; A rendszer üzemeltetéséhez kapcsolódó dokumentációk meglétének biztosítása, illetve a kritikus eseményekhez kapcsolódó dokumentálás végrehajtása. - Az SAP rendszer bővítéséhez és fejlesztéséhez kapcsolódó feladatok koordinációja: Az SAP bővítési és fejlesztési feladatok irányítása, koordinációja; A bevezetéshez és fejlesztéshez kapcsolódó infrastrukturális feltételek biztosítása; A rendszer bevezetéséhez kapcsolódó dokumentációk meglétének biztosítása, illetve a kritikus eseményekhez kapcsolódó dokumentálás végrehajtása. Az SAP háttérbeállításait érintő feladatok elvégzése. 51
- Az SAP bővítéséhez és fejlesztéséhez kapcsolódó határidők betartatása, a kívánt funkcionalitás biztosítása. - Az SAP rendszer folyamatos működésének biztosítása. - A központ tevékenységét érintő belső szabályzatok előkészítése, a meglévők korszerűsítése. - A központ feladatainak ellátása során az alkalmazott jogszabályok betartása, számonkérése. - A Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó központokkal, főosztályokkal, osztályokkal kapcsolattartás. - Részvétel az új munkatársak kiválasztásában. - A függelmileg közvetlenül alá tartozó munkatársak teljesítményének értékelése, fejlesztésének elősegítése, valamint a javadalmazásukra javaslat megfogalmazása. - Mindazon feladatok ellátása, melyeket jogszabály és az egyetemi szabályzatok számára meghatároznak, illetve amivel a gazdasági főigazgató megbízza. Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed az SAP Központ közalkalmazotti és megbízásos jogviszonyban álló alkalmazottaira. - Saját hatáskörben a központ feladatkörébe tartozó munkafolyamatok szervezéséről és a belső munkamegosztásról való döntés. - A központ szervezetének közvetlen irányítása és ellenőrzése. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra. - Véleményezési jogosultság a szakterületét érintő kérdésekben. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, főosztályokkal, osztályokkal. - Információkérés a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységektől, főosztályoktól, osztályoktól, illetve az SAP szolgáltatótól. - A központra vonatkozó ügyekben összeghatártól függően kötelezettségvállalási jogosultsága a Gazdálkodási Szabályzatban meghatározott írásbeli meghatalmazás alapján. - Javaslattételi jogosultság az integrált gazdálkodási rendszer belső szabályainak megváltoztatására módosítására. - Javaslattételi jogosultság a gazdasági informatikai rendszer egészének, moduljainak, azok kapcsolatainak továbbfejlesztésére. - A központról kimenő belső adatszolgáltatások, illetve a központ működésével kapcsolatos ügyekben a szervezet nevében aláírási jog gyakorlása. - Ellenőrzési jogkör a központ alkalmazottainak teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartatása tekintetében. - Véleményezési jogkör gyakorlása a főosztály közalkalmazottai esetében azok alkalmazása, közalkalmazotti jogviszonyának megszüntetése, jutalmazási, kitüntetési javaslat összeállítása esetében.
52
D. SAP Fejlesztési Osztály Az osztály általános feladatai: - A gazdaságinformatikai rendszer saját fejlesztésű szoftverei üzemeltetéséhez kapcsolódó feladatok végrehajtása. - Az SAP rendszer bővítéséhez és fejlesztéséhez kapcsolódó tanácsadói feladatok végzése. - Az SAP által kínált funkciók, lehetőségek feltárása, felettes vezetők számára bemutatása. FEJLESZTŐ INFORMATIKUS A fejlesztő informatikus munkaköri feladatait a központvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A gazdaságinformatikai rendszer saját fejlesztésű szoftverei üzemeltetéséhez kapcsolódó feladatok végrehajtása: A modulfelelősökhöz érkező problémák, igények belső egyeztetése, kiegészítése; Kapcsolattartás a felhasználókkal. A gazdaságinformatikai rendszer saját fejlesztésű szoftvereinek felhasználói és fejlesztői támogatásához szükséges tudásszint folyamatos fejlesztése, képzéseken, tanfolyamokon való részvétel. A gazdaságinformatikai rendszer saját fejlesztésű szoftverei által kínált funkciók, lehetőségek feltárása, felettes vezetők számára bemutatása. - Az SAP rendszer bővítéséhez és fejlesztéséhez kapcsolódó tanácsadói feladatok végzése: Az SAP bővítési és fejlesztési feladatok szakmai értékelése, véleményezése, ezzel kapcsolatos beállítási javaslatok megfogalmazása; Közreműködés a bővítéshez és fejlesztéshez kapcsolódó infrastrukturális feltételek kialakításában; A fejlesztésekhez kapcsolódó tesztek előkészítése; Vezetői információs rendszer kialakításának szakmai támogatása; - Az osztály tevékenységét érintő belső szabályzatok előkészítése, a meglévők korszerűsítése. - Az osztály feladatainak ellátása során az alkalmazott jogszabályok betartása, számonkérése. - A Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó főosztályokkal, osztályokkal kapcsolattartás. - A felettesek által megbízott napi, illetve eseti feladatok ellátása. Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - A feladatokhoz kapcsolódóan a végrehajtás eszközeinek megválasztása. 53
- Az adatszolgáltatás valódisága, valamint a munkavégzése során a kezén átment anyagok tekintetében tartalmi, szakmai követelmények betartása feletti felelősség. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, főosztályokkal, osztályokkal. - Információkérés a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységektől, főosztályoktól, osztályoktól, illetve az SAP szolgáltatótól. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
E. SAP Felhasználói Osztály Az osztály általános feladatai: - Az SAP rendszer működtetéséhez kapcsolódó szerződés végrehajtása - Az SAP üzemeltetéséhez kapcsolódó feladatok koordinációja és végrehajtása: - Az SAP rendszer bővítéséhez és fejlesztéséhez kapcsolódó feladatok ellátása: Az osztály élén az osztályvezető áll. SAP FELHASZNÁLÓI OSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYINTÉZŐ Az osztályvezető munkaköri feladatait a központvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi.
Feladatkör - Az SAP rendszer működtetéséhez kapcsolódó szerződés végrehajtása. Közreműködés az SAP Szolgáltatási Szint Megállapodás kialakításában és felülvizsgálatában; Az SAP Szolgáltatási Szint Megállapodásban nevesített, modulokhoz kapcsolódó mérés végrehajtása; Az SAP szolgáltatási szint mutatókról időszakos kimutatás készítése; Az SAP változtatási igények véleményezése és előkészítése elbírálásra; Az SAP szolgáltatóval szakértői szintű kapcsolattartás, az Egyetem képviselete a szolgáltatással kapcsolatos egyeztetéseken; Az eljárásokhoz kapcsolódó dokumentáltság biztosítása. - Az SAP üzemeltetéséhez kapcsolódó feladatok koordinációja és végrehajtása: Az üzemeltetéshez kapcsolódó eljárásrendek kialakítása és folyamatos felülvizsgálata; A Szolgáltatási Szerződésben nevesített üzemeltetéshez kapcsolódó események kezelése, koordinációja; SAP modulgazdai feladatok közvetlen ellátása minden modulra vonatkozóan; A felhasználóktól modulfelelősökhöz érkező problémák, igények belső egyeztetése, elbírálása, megoldási javaslat készítése; A felhasználói dokumentációk naprakész biztosítása; Felhasználói jogosultsági rendszer kialakítása és folyamatos karbantartása; Egyedi jogosultsági igények egyeztetése és a főigazgató helyettes engedélye esetén ezek beállíttatása;
54
-
-
A modulokhoz kapcsolódó redundanciamentes, konzisztens törzsadatok biztosítása; Folyamatos kapcsolattartás a felhasználókkal; Az SAP-hoz kapcsolódó képzési és továbbképzési feladatok ellátása; Központi és helyszíni konzultációk megszervezése és megtartása; Az SAP felhasználói támogatásához szükséges tudásszint folyamatos fejlesztése, képzéseken, tanfolyamokon való részvétel; Az SAP által kínált funkciók, lehetőségek feltárása, felettes vezetők számára bemutatása. Az SAP rendszer bővítéséhez és fejlesztéséhez kapcsolódó feladatok ellátása: Közreműködés az SAP bővítési és fejlesztési feladatok végrehajtásában; A fejlesztésekhez kapcsolódó tesztek előkészítése és végrehajtása; A migrációhoz szükséges adatállomány előkészítése. Az osztály tevékenységét érintő belső szabályzatok előkészítése, a meglévők korszerűsítése. Az osztály feladatainak ellátása során az alkalmazott jogszabályok betartása, számonkérése. A Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó főosztályokkal, osztályokkal kapcsolattartás. Mindazon egyéb feladat ellátása, amivel a felettesei megbízzák.
Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed az SAP Felhasználói Osztályra. - A közvetlen irányítása alatt dolgozók munkafolyamatainak szervezése, módosítása. - Az irányítása alá tartozó személyek feladatkörébe tartozó feladatok ütemezése, a feladatok osztályon belüli dolgozók közötti átütemezése. - A feladatelosztáshoz kapcsolódóan a végrehajtás eszközeinek megválasztása. - Az adatszolgáltatás valódisága, a munkavégzése során a kezén átment anyagok tartalmi, szakmai követelmények betartása és betartatása feletti felelősség. - Ellenőrzési jogkör az SAP Felhasználói Osztály dolgozóinak a teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, főosztályokkal, osztályokkal. - Információkérés a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységektől, főosztályoktól, osztályoktól, illetve az SAP szolgáltatótól. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség.
ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ, ÜGYINTÉZŐ Az ügyvivő-szakértő, ügyintéző munkáját az osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően. Hatáskör 55
- Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásában rögzített területekre. - Információkérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
56
VII. A KÖZGAZDASÁGI IGAZGATÓ IRÁNYÍTÁSA ALÁ TARTOZÓK
1. Titkárság A titkárság a munkaköri feladatait a közgazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Iratanyagok, dokumentumok, küldemények adminisztrációjával kapcsolatos feladatok ellátása. - A közgazdasági igazgató irányítása alá tartozó vezetőinek szignált iratok nyomon követése, a határidő határidős feladatok nyilvántartása, betarttatása, a titkárságon maradó iratanyag kezelése. - Minden, a közgazdasági igazgató aláírását igénylő iratanyag aláírásra történő előkészítése. - A közgazdasági igazgató napi időbeosztásának kialakításához segítségnyújtás. - A vezetői értekezletekre, a rektori tanács, a szenátus értekezleteire előterjesztett anyagok előkészítése, jegyzőkönyvek, emlékeztetők, valamint minden olyan anyagnak a nyilvántartása, folyamatos karbantartása, amely a közgazdasági igazgató munkájához közvetlenül kapcsolódik. - Vendéglátással, ünnepi alkalmak lebonyolításával kapcsolatos szervezési feladatok ellátása. - Napi kapcsolattartás a Gazdasági Főigazgatóság szervezeteinek titkárnőivel, az egyetem többi szervezeti egységének titkárnőivel, adminisztrátoraival, a főigazgatóság munkatársaival. - Telefonüzenetek fogadása és továbbítása. - A közgazdasági igazgató által meghatározottak szerint munkaidő igazoló lapok kitöltésének ellenőrzése és továbbítása a Humán Gazdálkodási Főosztály felé, szabadságok nyilvántartása. - A munkavégzéshez szükséges fogyóeszközök megrendelése - Mindazon feladatok ellátása, amellyel a közgazdasági igazgató megbízza. Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - A közgazdasági igazgatóhoz tartozó főosztályok, osztályok vezetőinek, dolgozóinak a munkaköréhez tartozó területeken történő munkával megkeresés, adatkérés.
57
2. Pénzügyi és Számviteli Főosztály A főosztály általános feladatai: - Az egyetem pénzügyi feladatainak ellátása, figyelembe véve a Klinikai Központ és az Agrártudományi Központ gazdasági igazgatójának feladatkörébe tartozó pénzügyi előkészítési feladatokat. - Az egyetem számláin megjelenő forgalom teljes körű feldolgozása - A szervezeti egységek házipénztári ellátmányainak biztosítása, nyilvántartása, könyvelése; - Készpénzes számlák ellenőrzése, könyvelése, pénztári rendezése, összepontozása; - Pénztár működtetése (készpénz igénylése, felvétele, kifizetése); - Jogszabályok által előírt analitikus nyilvántartások (szállítói, vevői állomány, kincstári kártyák, áfa, munkáltatói kölcsön, előlegek, aktív, passzív állomány, stb.) vezetése, folyamatos egyeztetése; - Adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése - Bizonylatok irattározása; - Kapcsolattartás a szállítókkal, vevőkkel - A lejárt vevői követelések nyomon követése, fizetési felszólítások kiküldése, peresítési eljárás kezdeményezése, behajthatatlan követelések számviteli elszámolása. - A Debreceni Egyetem tartozásállományáról havi rendszerességű adatszolgáltatás készítése és megküldése a Magyar Államkincstárnak. - Központi Statisztikai Hivatal részére jelentés készítése: Intrastat (havi rendszeresség) Nemzetközi üzleti és szállítási szolgáltatások (negyedéves rendszeresség). - Devizás kifizetések, bevételek kezelése. - Devizás pályázatok, külföldi ösztöndíjak, külföldi kiküldetés pénzügyi rendezése. - Kötelezettségvállalás bejelentése, szükség esetén módosítása a Kincstár felé mindhárom üzletágra vonatkozóan-, a Kincstár aktuális tájékoztatójában foglaltak betartásával, a Szerződéskötés Eljárásrendje 11.§ (3) bekezdés szerinti szoftver által kapott automatikus– a szerződés aláírásának tényét illetve a szerződés scannelt példányát tartalmazó - jelzés alapján. - Az egyetemi üzletágra vonatkozóan az előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő, valamint a nem szerződéses előzményű és nem alkalmazáshoz, megbízáshoz kapcsolódó gazdasági események vonatkozásában a kötelezettségvállalások nyilvántartása a gazdasági informatikai rendszerben. - A teljesült gazdasági események könyvelése során a SAP és a MÁK által rögzített kötelezettségvállalások leépítésének biztosítása, az alkalmazáshoz, megbízási szerződéshez kapcsolódó események kivételével. A teljesült kötelezettségek kimutatásának folyamatos biztosítása. - Belső feladások könyvelésének előkészítése (telefon, posta, gépkocsi igénybevétel, stb.) - Saját előállítású jegyzet költségeinek elszámolása - Érvényesítési, ellenjegyzés, utalványozási feladatok ellátása a hatályos jogszabályok és a Gazdálkodási Szabályzat alapján, írásbeli meghatalmazás esetén. - Az EMMI által az Egyetem számlájára utalt havi támogatások tervezési egységek alszámláira való továbbutalás, amennyiben az a speciális feladatok finanszírozását
58
-
-
-
szolgálja, a belső gazdálkodási költségvetés előírásainak betartásával a Tervezési és Elemzési Főosztály adatszolgáltatása alapján. Saját hatáskörű előirányzat-módosítások kezdeményezése, a Tervezési és Elemzési Főosztály felé továbbítása ERA kódok jogszabály által előírt módosításainak rendezésének kezdeményezése, egyeztetése; Kincstári jelentés teljesítési adatainak havonkénti egyeztetése a főkönyvi nyilvántartással, eltérés esetén egyeztetés a Kincstárral Kincstári jelentés készítése üzletáganként és egyetemi szinten. A hallgatói gyűjtőszámla kezelése. Hallgatói be- és kifizetések kezelése, egyeztetése, adatok SAP-ba való betöltése a Neptun rendszerből. Adó- és járulékbevallások, önellenőrzések elkészítése. ÁFA, SZJA és egyéb államháztartással szembeni kötelezettségek pénzügyi rendezése. A Debreceni Egyetem NAV folyószámla kivonatának havi egyeztetése. Nemleges adóigazolások megkérése a NAV-tól, DMJV Önkormányzatától. Évente a HKSZK által küldött egyetemi kontroll-adatszolgáltatás, illetve az azokkal kapcsolatos pótlások, helyesbítések ellenőrzése és továbbítása a NAV felé. a tárgyi eszközök, készletek analitikus nyilvántartása, állományukban történő változások (értékesítés, selejtezés, leltárhiány, leltári többlet, leltárkörzetek közötti átadások) könyvelése; belső-és államháztartási beszámolók illetve elemi és belső gazdálkodási költségvetés összeállításában való közreműködés, adatok szolgáltatása a Tervezési és Elemzési Főosztály részére; étkezési utalványok kezelése elszámolása, Értékcsökkenés elszámolással kapcsolatos feladatokban részvétel.
A főosztály vezetését a főosztályvezető látja el. PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI FŐOSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ A főosztályvezető munkaköri feladatait a közgazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A főosztály belső munkamegosztásának meghatározása, a munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás a főosztály dolgozói részére az osztályvezetők bevonásával. - A főosztály munkafolyamatba épített vezetői ellenőrzési rendszerének szervezése. - Irányító szerv, hatóságok, társszervezet felé kérésnek megfelelően adatszolgáltatás. - Hatályos jogszabályoknak és a belső szabályzatoknak megfelelő könyvvezetés biztosítása. A könyvelés valódiságának, teljeskörűségének, megbízhatóságának biztosítása. - A hatályos adóügyi jogszabályoknak való megfelelés biztosítása. Adóügyi jogszabályok követése. Az adóbevallási módszerek, lekérdezések folyamatos aktualizálása. - A főkönyvi és kincstári előirányzati, illetve teljesítési adatok egyezőségének biztosítása.
59
- A gazdálkodás során a rendelkezésre álló szabad előirányzat figyelése, szükség esetén előirányzat módosítás kezdeményezése. - Az elemi és a belső gazdálkodási költségvetésben meghatározott keretek, előirányzatok, szabályok betartása és betartatása. - Az éves beszámoló készítésében való részvétel a gazdasági főigazgató, vagy helyettese által meghatározott ütemterv szerint. - Az éves beszámoló kincstári űrlapjainak elkészítése. - Az analitika és a főkönyv egyezőségének biztosítása. - A gazdasági informatikai rendszer fejlesztésében való részvétel - Az Egyetem belső szabályzatainak aktualizálásában részvétel, a Pénz és Értékkezelési Szabályzat módosításának kezdeményezése, készítése - A készpénzforgalom biztonságának és jogszabályban meghatározott követelményeinek teljesítése. - A hallgatói előirányzatok felhasználásának koordinálása, ellenőrzése. A hallgatói gyűjtőszámla kezelése. - Eszköz és készletgazdálkodás koordinálása - A kincstári kötelezettségvállalás nyilvántartás, valamint a gazdasági informatikai rendszerben a főosztály feladatkörébe tartozó kötelezettségvállalások nyilvántartásának koordinálása, a teljeskörűség és valódiság biztosítása. Bizonylati fegyelem betartása - Iratkezelési, iratmegőrzési szabályok betartása - Kincstári jelentés készítési kötelezettség teljesítése - Az egyetem likviditási helyzetének figyelése, a közgazdasági igazgató folyamatos tájékoztatása a likviditási helyzetről. - A GSZ 19.§ (15) a) bekezdés szerint megrendelések esetében kötelezettségvállalási jogkör gyakorlása Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed a főosztály közalkalmazotti és megbízásos jogviszonyban álló alkalmazottaira. - Saját hatáskörben a főosztály feladatkörébe tartozó munkafolyamatok szervezéséről és a belső munkamegosztásról való döntés. - A főosztály szervezetének közvetlen irányítása és ellenőrzése. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra. - Kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, valamint a kifizetések utalványozásának és ellenjegyezésének jogosultsága, átruházott hatáskörben a Gazdálkodási Szabályzat szerinti írásbeli meghatalmazás alapján. - Javaslattételi jogosultság az integrált gazdálkodási rendszer belső szabályainak megváltoztatására. - Javaslattételi jogosultság a gazdasági informatikai rendszer egészének, moduljainak, azok kapcsolatainak továbbfejlesztésére. - A főosztályról kimenő belső adatszolgáltatások, illetve a főosztály működésével kapcsolatos ügyekben, a Pénzügyi és Számviteli Főosztály nevében aláírási jog gyakorlása.
60
- Ellenőrzési jogkör a főosztály alkalmazottainak teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartatása, valamint a központi tervezési egység szinten feldolgozott adatok helyessége tekintetében. - Ellenőrzési jogkör a feldolgozott adatok szabályszerűségét illetően. - Véleményezési jogkör gyakorlása a főosztály közalkalmazottai esetében azok alkalmazása, közalkalmazotti jogviszonyának megszűntetése, jutalmazási, kitüntetési javaslat összeállítása esetében. - Emberi Erőforrások Minisztériummal, Kincstárral, NAV-val (egyetemi szervezeti egységekkel való kapcsolattartás.
A. Pénzügyi Osztály Az osztály általános feladatai: - Az Egyetem pénzügyi feladatainak ellátása figyelembe véve a Klinikai Központ és az Agrártudományi Központ gazdasági igazgatójának feladatkörébe tartozó pénzügyi előkészítési feladatokat. - Az Egyetem számláin megjelenő forgalom teljes körű feldolgozása: átutalásos szállítói számlák ellenőrzése, nyilvántartásba vétele, könyvelése, pénzügyi rendezése, összepontozása; belföldi, külföldi kiküldetések nyilvántartása, elszámolása, könyvelése, pénzügyi rendezése, összepontozása; munkavállalók számára munkába járás jogcímen történő kifizetések könyvelése, pénzügyi rendezése, összepontozása; az egyetem más tervezési egységei részére megállapodás alapján történő kifizetések, belső számlák könyvelése, pénzügyi rendezése, összepontozása; vevői számlák kiállítása, postázása, könyvelése, összepontozása; állami támogatás, átvett pénzeszközök, bevételek, egyéb támogatások könyvelése, összepontozása. - A szervezeti egységek házipénztári ellátmányainak biztosítása, nyilvántartása, könyvelése; - Készpénzes számlák ellenőrzése, könyvelése, pénztári rendezése, összepontozása; - Pénztár működtetése (készpénz igénylése, felvétele, kifizetése); - Jogszabályok által előírt analitikus nyilvántartások (szállítói, vevői állomány, kincstári kártyák, áfa, munkáltatói kölcsön, előlegek, aktív-passzív állomány, bevételek, stb.) vezetése, folyamatos egyeztetése; - Adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése - Bizonylatok irattározása; - Kapcsolattartás a szállítókkal, vevőkkel; - A lejárt vevői követelések nyomon követése, fizetési felszólítások kiküldése, peresítési eljárás kezdeményezése, behajthatatlan követelések számviteli elszámolása. - A Debreceni Egyetem tartozásállományáról havi rendszerességű adatszolgáltatás készítése és megküldése a Magyar Államkincstárnak. - Központi Statisztikai Hivatal részére jelentés készítése: Intrastat (havi rendszerességű) Nemzetközi üzleti és szállítási szolgáltatások (negyedéves rendszeresség). - Devizás kifizetések, bevételek kezelése. - Devizás pályázatok, külföldi ösztöndíjak, külföldi kiküldetés pénzügyi rendezése. 61
- Kötelezettségvállalás bejelentése a Kincstár felé, illetve annak nyilvántartása. - Az egyetemi üzletágra vonatkozóan az előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő, valamint a nem szerződéses előzményű és nem alkalmazáshoz, megbízáshoz kapcsolódó gazdasági események vonatkozásában a kötelezettségvállalások nyilvántartása a gazdasági informatikai rendszerben. - A teljesült gazdasági események könyvelése során a SAP és a MÁK által rögzített kötelezettségvállalások leépítésének biztosítása, az alkalmazáshoz, megbízási szerződéshez kapcsolódó események kivételével. A teljesült kötelezettségek kimutatásának folyamatos biztosítása - Belső feladások könyvelésének előkészítése (telefon, posta, gépkocsi igénybevétel, stb.) - Saját előállítású jegyzet költségeinek elszámolása - Érvényesítési, ellenjegyzés, utalványozási feladatok ellátása a hatályos jogszabályok és a Gazdálkodási Szabályzat alapján, írásbeli meghatalmazás alapján. - Eredeti és módosított előirányzatok nyilvántartása, könyvelése üzletáganként - ERA kódok jogszabály által előírt módosításainak kezdeményezése, egyeztetése; - Kincstári jelentés teljesítési adatainak havonkénti egyeztetése a főkönyvi nyilvántartással, eltérés esetén egyeztetés a Kincstárral - Kincstári jelentés készítése üzletáganként és egyetemi szinten - A hallgatói gyűjtőszámla kezelése. - Hallgatói be- és kifizetések kezelése, egyeztetése, adatok SAP-ba való betöltése a Neptun rendszerből. - Hazai-, EU-s, nemzetközi pályázatok pénzügyi, adminisztrációs feladatainak ellátása Az osztály élén az osztályvezető áll. PÉNZÜGYI OSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ Az osztályvezető munkaköri feladatait a főosztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A pénzügyi osztály munkájának szervezése, irányítása, koordinálása. - Az osztály dolgozói feladatainak koordinálása, felügyelete. - A pénzügyi osztályon belüli dolgozók helyettesítésének megszervezése. - A munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás az osztály dolgozói részére. - Munkaidő igazoló lapok ellenőrzése, igazolása. - Szabadságok kiadásának megszervezése. - Behajthatatlan követelések értékvesztésére, törlésére javaslattétel a főosztályvezetőnek. - Kincstári és főkönyvi egyezőség folyamatos biztosítása. - Banki átutalások és egyéb bizonylatok ellenjegyzése. - Havi és eseti kimutatások, elemzések készítése igény szerint. - A hallgatói gyűjtőszámla kezelése. - A feladatköréhez kapcsolódó jogszabályi változások nyomon követése, az egyetemi alkalmazásra vonatkozóan javaslat kidolgozása. - MÁK szabályzatok folyamatos figyelemmel kísérése, szükséges intézkedésekre javaslat tétel.
62
- Pénz- és értékkezelési szabályzat módosításának elkészítése szükség esetén Egyéb szabályzat módosításban részvétel. - Az osztály feladatkörébe tartozó adatszolgáltatások vonatkozásában koordináló, ellenőrzési, jóváhagyási feladatok ellátása - Emberi Erőforrások Minisztériummal, Kincstárral, egyetemi szervezeti egységekkel való kapcsolattartás. - A felettesek által megbízott napi, illetve eseti feladatok ellátása. - Felelős: a pénzügyi osztály munkájának szervezéséért, irányításáért, az osztályon belüli munkamegosztás kialakításáért; a külső és belső adatszolgáltatásra vonatkozó határidők betartásáért, betartatásáért; a számviteli jogszabályi, belső szabályozási előírások betartásáért, betartatásáért; a munkafolyamatokba épített belső ellenőrzés rendszerének kialakításáért, működéséért. - Az államháztartási és belső költségvetések és beszámolók készítésében való részvétel. - Hivatali kapcsolattartás a Magyar Államkincstárral, OTP-vel, és más pénzintézetekkel, GF társosztályaival, illetékes munkatársaival, szállítókkal, vevőkkel, külső partnerekkel. - A kötelezettségvállalás Magyar Államkincstár felé történő bejelentése. - A szabad előirányzatának nyomon követése, kincstári rendezés kezdeményezése. - Távolléte esetén helyettesítését a főosztályvezető által kijelölt alkalmazott látja el. Hatáskör - Javaslattétel a szakterületére vonatkozó feladatokkal kapcsolatban. - Véleményezési jogosultság a szakterületét érintő kérdésekben. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, valamint az Egyetem egyéb szervezeteivel. - Információkérés a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységektől, valamint az Egyetem szervezeti egységeitől. - Az irányítása alatt dolgozók munkafolyamatainak szervezése, belső munkamegosztás. - Az osztály feladatkörébe tartozó feladatok ütemezése, a feladatok osztályon belüli dolgozók közötti átütemezése. - A végrehajtás eszközeinek megválasztása. - Ellenőrzési és utasítási jogkör az osztályon belül. - Ellenőrzési jogkör az osztály alkalmazottainak a teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - Az osztályról kimenő belső adatszolgáltatások, illetve az osztály működésével kapcsolatos ügyekben, a szervezet nevében aláírási jogot gyakorol. - Kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, valamint a kifizetések utalványozásának és ellenjegyezésének jogosultsága, átruházott hatáskörben a Gazdálkodási Szabályzat szerinti írásbeli meghatalmazás alapján. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra
63
ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ, ÜGYINTÉZŐ Az ügyvivő-szakértő, ügyintéző munkáját az osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, véleményezési, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
B. Adóügyi Osztály Az osztály általános feladatai: - A hatályos adóügyi jogszabályoknak való megfelelés biztosítása. Adóügyi jogszabályok követése. - A gazdasági informatikai rendszerben az adóbevallási módszerek, lekérdezések folyamatos aktualizálása. - Adó- és járulékbevallások, önellenőrzések elkészítése. ÁFA, SZJA és egyéb államháztartással szembeni kötelezettségek pénzügyi rendezése. - A Debreceni Egyetem NAV folyószámla kivonatának havi egyeztetése. - Nemleges adóigazolások megkérése a NAV-tól, DMJV Önkormányzatától. - Évente az HKSZK által küldött egyetemi kontroll-adatszolgáltatás, illetve az azokkal kapcsolatos pótlások, helyesbítések ellenőrzése és továbbítása a NAV felé. - Adózási témakörben jelentős változás esetén – hatálybalépést követő 15 napon belül összefoglaló készítése a változásokról és a gyakorlati megvalósítás javaslatáról. - Adózási témakörben folytatott ellenőrzésekben való részvétel, a főigazgató megbízása esetén az egyetem képviselete. Az osztály élén az osztályvezető áll. ADÓÜGYI OSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ
Az osztályvezető munkaköri feladatait a főosztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály munkájának szervezése, irányítása, koordinálása. - Az osztály dolgozói feladatainak koordinálása, felügyelete. - Az osztályon belüli dolgozók helyettesítésének megszervezése.
64
- A munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás az osztály dolgozói részére. - Munkaidő igazoló lapok ellenőrzése, igazolása. - Szabadságok kiadásának megszervezése. - Havi és eseti kimutatások, elemzések készítése igény szerint - Az osztály feladatkörébe tartozó adatszolgáltatások vonatkozásában koordináló, ellenőrzési, jóváhagyási feladatok ellátása - A felettesek által megbízott napi, illetve eseti feladatok ellátása. - Távolléte esetén helyettesítését a főosztályvezető által kijelölt alkalmazott látja el. - Adózási témakörben folytatott ellenőrzésekben való részvétel, a főigazgató megbízása esetén az Egyetem képviselete. Hatáskör - Javaslattétel a szakterületére vonatkozó feladatokkal kapcsolatban. - Véleményezési jogosultság a szakterületét érintő kérdésekben. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, valamint az Egyetem egyéb szervezeteivel. - Információkérés a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységektől, valamint az egyetem szervezeti egységeitől. - Az irányítása alatt dolgozók munkafolyamatainak szervezése, belső munkamegosztás. - Az osztály feladatkörébe tartozó feladatok ütemezése, a feladatok osztályon belüli dolgozók közötti átütemezése. - A végrehajtás eszközeinek megválasztása. - Ellenőrzési és utasítási jogkör az osztályon belül. - Ellenőrzési jogkör az osztály alkalmazottainak a teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - Az osztályról kimenő belső adatszolgáltatások, illetve az osztály működésével kapcsolatos ügyekben, a szervezet nevében aláírási jogot gyakorol. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ, ÜGYINTÉZŐ Az ügyvivő-szakértő, ügyintéző munkáját az osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, véleményezési, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
65
C. Pályázatkezelő Osztály Az osztály általános feladatai: - Operatív programok, NKTH által támogatott projektek, OTKA, EU-s és egyéb külföldi, NKA, önkormányzati és egyéb belföldi pályázatok kezelése. - Európai Uniós programok célelszámolási számlájának kezelése. - Felhatalmazó levelek nyilvántartása. - Pályázatok, támogatási szerződések benyújtásakor segítségnyújtás, mellékletek biztosítása, ellenőrzése, aláíratása. - Kapcsolattartás a Pályázatmenedzsment Központtal. - Pályázatnyilvántartó rendszer vezetése a hatáskörébe tartozó feladatok tekintetében. - Adatszolgáltatás a költségvetés tervezéséhez, beszámolók készítéséhez, évközi kimutatásokhoz. - Időközi és záró pénzügyi elszámolások készítése, ellenőrzése (bizonylatok, terhelési értesítők és egyéb dokumentumok gyűjtése). - Könyvvizsgálatoknál, helyszíni ellenőrzéseknél közreműködés. - Személyi jellegű kifizetések és utazási határozatok engedélyezése és kötelezettségbe vétele. - Kapcsolattartás támogató szervezetekkel, minisztériumokkal, pénzintézetekkel és egyéb külső szervezetekkel. - Keretellenőrzés, keretigazolás, kötelezettségvállalás figyelése. - Pénzügyi központ előirányzat rögzítése, engedélyezés rögzítése. - Szolgáltatási szerződések, logisztikai megrendelések engedélyezése. - Pályázatokhoz kapcsolódó rezsi és kezelési költségek könyvelés. - Kapcsolattartás a szervezeti egységekkel, témavezetőkkel: projektindító megbeszélések szervezése, ütemezett költésre ösztönzés, határidőkről, keretállásról tájékoztatás. - Pályázatok kezelésére egységes nyilvántartási szabályok kialakítása, mely biztosítja az aktuális támogatási összeget és a saját erő szükségletet, valamint a pályázati tevékenység aktuális teljesítési adatait, pénzügyi egyenlegét. - Pályázatkezelés eljárási rendje c. szabályzat aktualizálásának kezdeményezése. - A pályázatokhoz kapcsolódó pénzforgalmi terv elkészítése, megvalósulásának nyomon követése. Az osztály élén az osztályvezető áll. PÁLYÁZATKEZELÉSI OSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ
Az osztályvezető munkaköri feladatait a főosztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály munkájának szervezése, irányítása, koordinálása. - Az osztály dolgozói feladatainak koordinálása, felügyelete. - Az osztályon belüli dolgozók helyettesítésének megszervezése. - A munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás az osztály dolgozói részére. 66
Munkaidő igazoló lapok ellenőrzése, igazolása. Szabadságok kiadásának megszervezése. Havi és eseti kimutatások, elemzések készítése igény szerint Az osztály feladatkörébe tartozó adatszolgáltatások vonatkozásában koordináló, ellenőrzési, jóváhagyási feladatok ellátása - A felettesek által megbízott napi, illetve eseti feladatok ellátása. - Távolléte esetén helyettesítését a főosztályvezető által kijelölt alkalmazott látja el. - Pályázati témakörben folytatott ellenőrzésekben, könyvvizsgálaton való részvétel. -
Hatáskör - Javaslattétel a szakterületére vonatkozó feladatokkal kapcsolatban. - Véleményezési jogosultság a szakterületét érintő kérdésekben. - Egyeztetés a munkaköréhez tartozó területeken a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységekkel, valamint az Egyetem egyéb szervezeteivel. - Információkérés a Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó szervezeti egységektől, valamint az Egyetem szervezeti egységeitől. - Az irányítása alatt dolgozók munkafolyamatainak szervezése, belső munkamegosztás. - Az osztály feladatkörébe tartozó feladatok ütemezése, a feladatok osztályon belüli dolgozók közötti átütemezése. - A végrehajtás eszközeinek megválasztása. - Ellenőrzési és utasítási jogkör az osztályon belül. - Ellenőrzési jogkör az osztály alkalmazottainak a teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - Az osztályról kimenő belső adatszolgáltatások, illetve az osztály működésével kapcsolatos ügyekben, a szervezet nevében aláírási jogot gyakorol. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra. ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ, ÜGYINTÉZŐ Az ügyvivő-szakértő, ügyintéző munkáját az osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, véleményezési, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
67
3. Humán Gazdálkodási Főosztály A főosztály általános feladatai: - Az egyetem munkaerő és személyi juttatás előirányzatának felügyelete, külső-belső adatszolgáltatás; - Munkaerővel és személyi juttatásokkal kapcsolatos adatok szolgáltatása tervezéshez; - Munkaügyi tevékenységgel és bérszámfejtéssel kapcsolatos feladatok ellátása; - Társadalombiztosítási ellátásokkal kapcsolatos teendők; - Az adózással, a nyugdíjazással, a munkaviszonyon kívüliek ügyintézésével kapcsolatos feladatok ellátása. - Központosított illetményszámfejtésből adódó feladatok ellátása A főosztály vezetését a főosztályvezető látja el.
HUMÁN GAZDÁLKODÁSI FŐOSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ A főosztályvezető munkaköri feladatait a közgazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A főosztály tevékenységének megszervezése, szakmai irányítása, ellenőrzése. - A főosztály tevékenységét érintő belső szabályzatok előkészítése, a meglévők korszerűsítése, az alkalmazott jogszabályok betartása, betartatása. - A főosztály nyilvántartási, adatközlési munkáinak megszervezése, ellenőrzése. - A személyi juttatások előirányzatának évközi megváltoztatására vonatkozó javaslat előkészítése. - Tájékoztatás a rendszeres személyi juttatások költségvetési előirányzatáról, annak változásairól és felhasználásáról. - Bérfeladások ellenőrzése, kontrollálása. - Az alkalmazott számítógépes feldolgozási rendszerekkel kapcsolatos teendők összefogása, koordinálása. - A KIR3 rendszer működésével kapcsolatos problémák, fejlesztési igények megfogalmazása a MÁK Illetményszámfejtési Főosztály részére. A KIRA új illetmény számfejtési program fejlesztésében való közreműködés - A költségvetéshez és a beszámoló jelentések elkészítéséhez a létszámmal és a személyi juttatásokkal kapcsolatos adatok szolgáltatása. - A fejlesztési többlet, valamint az éves költségvetés bérjellegű előirányzatainak a megtervezése. - Kapcsolattartás a karokkal, tanszékekkel, osztályokkal. - Statisztikák, jelentések ellenőrzése. - Különböző nyilvántartások ellenőrzése. - Étkezési jegyek megrendeléséhez adatot szolgáltat a Pénzügyi Osztály részére. - Béren kívüli juttatások megrendelésével, nyilvántartásával, kiosztásával kapcsolatos feladatok elvégeztetése. - Költségvetési keretre történő alkalmazások ellenőrzése. - A bizonylati rend és a munkaügyi fegyelem érvényesítése. - A bérgazdálkodás szabályozottságának, szervezettségének biztosítása. 68
Ellenőrzési kötelezettségének és az arra irányuló intézkedések teljesítése. Külső, belső adatszolgáltatások elkészítése, elkészíttetése, koordinálása, ellenőrzése. A főosztály dolgozói részére munkaköri leírás elkészítése Az alkalmazott jogszabályok betartás, betartatása. A főosztály munkafolyamatba épített vezetői ellenőrzési rendszerének szervezése. A főosztály működéséhez szükséges személyi, tárgyi, technikai feltételeinek biztosítása. - A főosztályon dolgozók teljesítményének értékelése, fejlesztésének elősegítése, valamint javadalmazásukra javaslat megfogalmazása. - Mindazon feladatok ellátása, melyeket jogszabály és az egyetemi szabályzatok számára meghatároznak, illetve amelyekkel a közgazdasági igazgató megbízza. -
Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed a munka- és bérügyi főosztályon dolgozók munkájának irányítására, szervezésére. - Saját hatáskörben döntés a főosztály feladatkörébe tartozó munkafolyamatok szervezéséről, a belső munkamegosztásról. - Hatásköre kiterjed az egyetemi szinten feldolgozott béradatok és munkaügyi besorolások helyességére. - A főosztály szervezetének közvetlen irányítása és ellenőrzése. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért fennálló felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra. - A hatáskörébe utalt, valamint a jogkörébe tartozó feladatok ellátásáért; a jogszabályok, belső utasítások, szabályzatok betartásáért, betartatásáért; a bizonylati rend és a munkaügyi fegyelem érvényesüléséért fennálló felelősség. - A gazdasági információs rendszeren belül a munkaügyi modulokhoz kapcsolódó egyéb modulok adatainak, azok összefüggéseinek vizsgálata, észrevételezése. - Utasítási és ellenőrzési jogkör a főosztályon belül. - Ellenőrzési jogkör a főosztály alkalmazottainak teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartatása felett. - Az integrált gazdálkodási rendszer belső szabályainak megváltoztatása tekintetében javaslattételi jogosultság. - A GF-hez tartozó főosztályok, osztályok vezetőinek, a munkafolyamatokkal kapcsolatos megkeresése, adatkérés a munkaköréhez tartozó területeken. - Az egyetem munka-és bérügyi tevékenységének módosítására, egységesítésére történő javaslattételi jogosultság. - A főosztályról kimenő belső adatszolgáltatások, illetve a főosztály működésével kapcsolatos ügyekben, a szervezet nevében aláírási jogkör gyakorlása. - Kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, valamint a kifizetések utalványozásának és ellenjegyezésének jogosultsága, átruházott hatáskörben a Gazdálkodási Szabályzat szerinti írásbeli meghatalmazás alapján. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség.
69
ÜGYINTÉZŐ (BÉRGAZDÁLKODÓ) Az ügyintéző (bérgazdálkodó) munkaköri feladatait a főosztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A tanszékekkel, osztályokkal való kapcsolattartás. - A bérfeladás elkészítése és egyeztetése az SAP rendszerben. - Területi kód, témaszám, pénzügyi központ egyeztetése a gazdasági informatikai rendszerrel, főkönyvi számok főkönyvvel való egyeztetése. - Törzsadatok felvitele, módosítása a JDolBer humánügyviteli informatikai rendszerben. - Bérgazdálkodással összefüggő feladatok elvégzése. - A költségvetés és beszámoló készítéséhez adatok szolgáltatása. Hatáskör - Egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - A GF-hez tartozó főosztályok, osztályok vezetőinek megkeresése a munkaköréhez tartozó területeken adatszolgáltatás, illetve információszolgáltatás céljából. ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ Az ügyvivő-szakértő munkaköri feladatait a főosztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A főosztályra beérkező és kimenő iratanyagok, dokumentumok, küldemények adminisztrációjával kapcsolatos feladatok ellátása. - A főosztály adatszolgáltatásainak, kimutatásainak szerkesztése. - Kapcsolattartás a szervezeti egységekkel. - A főosztály irattározással kapcsolatos feladatainak ellátása. - Megrendelések kezdeményezése. - A megbízási szerződések elkészítése, munkaügyi adatainak kezelése Hatáskör - Egyeztetési, információszolgáltatási és ellenőrzési hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban - A feladatok elvégzésével kapcsolatos egyeztetés, javaslattétel.
A. Munkaügyi Osztály A munkaügyi osztály általános feladatai - Munkaügyi tevékenység végzése, létszám és bérkeret nyilvántartása, adat-, és információszolgáltatás. - Az Egyetem munkaügyi tevékenységének szakmai felügyelete. - Egyetemi szintű külső-belső adatszolgáltatás.
70
- A munkaügyi tevékenységgel összefüggő egyetemi szabályzatok, és azok aktualizálásában közreműködés. - Az egyetem étkezési hozzájárulásáról, pénzügyi központokként feladás készítése a Pénzügyi és Számviteli Főosztály részére. - A közalkalmazotti és további közalkalmazotti jogviszony létesítésével, módosításával, meghosszabbításával, megismétlésével, megszűnésével és megszűntetésével – a Kjt., a végrehajtási rendeletek és belső szabályzatokban foglaltaknak megfelelő –, a tanulmányi szerződésekkel, hallgatói munkaszerződésekkel, a megbízási szerződésekkel kapcsolatos munkaügyi ügyintézés, szerződések elkészítése, adatok nyilvántartása, karbantartása. - Munkáltatói és munkabér igazolások kiadása. - Éves szabadság megállapítása, egyéni szabadság nyilvántartó lap megküldése a szervezeti egységeknek. - Létszám és bérkeret nyilvántartása, bérelőirányzatok tervezése. - Jubileumi jutalomra vonatkozó jogosultság megállapítása, munkaügyi okmány elkészítése. - A szervezeti egységek által kezdeményezett tanulmányi szerződés megkötése. - Fizetés nélküli szabadság engedélyezéséről szóló határozat elkészítése. - A szervezeti egységekkel és társosztályokkal való kapcsolattartás, adatszolgáltatás, igény szerinti tájékoztatás. - Bérfejlesztések, átsorolások végrehajtása, változásokról adatszolgáltatás készítése. - Megbízási szerződések megkötése, munkaügyi rendszerben történő rögzítése - Az adatbázis karbantartásához szükséges háttéradatok módosítása. - Egyetemi szintű külső-belső adatszolgáltatás. - Az Országos Statisztikai Adatgyűjtés Programban meghatározott statisztikai adatszolgáltatás teljesítése. - A tevékenységi körébe tartozó területeken feltárt hiányosságok megállapítása esetén a szükséges intézkedések megtétele, hatáskörét meghaladó esetekben intézkedés kezdeményezése az osztályvezetőnél, az arra vonatkozó javaslat előterjesztése. - Jogelőd intézmények 2000. év előtti időszakra vonatkozóan nyugdíj megállapításhoz és nyugdíjazásokkal kapcsolatos ellenőrzéshez adatszolgáltatás. - A Munkaügyi Központ által támogatottak alkalmazásával kapcsolatos ügyintézés, adatszolgáltatás, kapcsolattartás az Észak-alföldi Regionális Munkaügyi Központtal és a Pénzügyi Osztállyal - Álláspályázatok nyilvános közzététele. - Bérfeladások egyeztetésében közreműködés - Lakástámogatási kölcsönök, adminisztrációja. Az osztály élén az osztályvezető áll. MUNKAÜGYI OSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ Az osztályvezető munkaköri feladatait a főosztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A munkaügyi osztály munkájának megszervezése, szakmai irányítása, ellenőrzése. - A munkaügyi okmányok formai és tartalmi helyességének rendszeres ellenőrzése. - A költségvetéshez, beszámolóhoz adatszolgáltatás. 71
-
Statisztikák, jelentések ellenőrzése. Nyilvántartások ellenőrzése. Kapcsolattartás a karokkal, tanszékekkel, osztályokkal. Az osztály tevékenységét érintő belső szabályzatok előkészítése, a meglévők aktualizálásában közreműködés Az alkalmazott jogszabályok betartása, betartatása. átsorolások, kötelező előlépések elkészítése. Munkáltatói lakástámogatási kölcsön megállapításával, folyósításával kapcsolatos ügyintézés. Külső, belső adatszolgáltatás elkészítése, koordinálása, ellenőrzése. Az osztály munkafolyamatba épített vezetői ellenőrzési rendszerének szervezése. Mindazon feladatok ellátása, melyeket jogszabály és az egyetemi szabályzatok számára meghatároznak, illetve amelyekkel a főosztályvezető megbízza. Az osztály nyilvántartási, adatközlési munkáinak megszervezése, ellenőrzése. A személyi juttatások előirányzatának évközi megváltoztatására vonatkozó javaslat előkészítése. Az előirányzat terhére vállalt kötelezettségek SAP rendszerben történő megjelenítése Tájékoztatás a rendszeres személyi juttatások költségvetési előirányzatáról, annak változásairól és felhasználásáról. A fejlesztési többlet, valamint az éves költségvetés bérjellegű előirányzatainak a megtervezése. Költségvetési keretre történő alkalmazások ellenőrzése. Kapcsolattartás a karokkal, tanszékekkel, osztályokkal. Étkezési jegyek megrendelésével kapcsolatos feladatok elvégzése. A bizonylati rend és a munkaügyi fegyelem érvényesítése. A hatáskörébe tartozó intézkedések végrehajtása.
Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed a munkaügyi osztályon dolgozók munkájának irányítására, szervezésére. - Az irányítása alatt dolgozók munkafolyamatainak szervezése, belső munkamegosztás kialakítása a főosztályvezető hozzájárulásával. - Az osztály feladatkörébe tartozó feladatok ütemezése, a feladatok osztályon belüli dolgozók közötti átütemezése. - Ellenőrzési jogkör az osztály alkalmazottainak a teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - Hatásköre kiterjed az egyetemi szinten feldolgozott munkaügyi besorolások helyességére. - Az osztály szervezetének közvetlen irányítása és ellenőrzése. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra. - Hatásköre kiterjed a gazdasági információs rendszeren belül a munkaügyi modulokhoz kapcsolódó - Utasítási és ellenőrzési jogkör az osztályon belül. - Javaslattételi jogosultság az integrált gazdálkodási rendszer belső szabályainak megváltoztatása tekintetében.
72
A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. ÜGYINTÉZŐ (MUNKAÜGYI OSZTÁLYVEZETŐ-HELYETTES) A munkaügyi osztályvezetőt munkájában az osztályvezető-helyettes segíti, aki feladatát a munkaügyi osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása, az osztályvezető által meghatározott koordinációs feladatok a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően Hatáskör - Egyeztetési, információszolgáltatási és ellenőrzési hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
ÜGYINTÉZŐ, ÜGYVIVŐ - SZAKÉRTŐ Az ügyintéző, ügyvivő-szakértő munkáját a munkaügyi osztályvezető közvetlen irányításával és ellenőrzésével végzi. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
B. Rendszerfejlesztési és Bérügyi Osztály Az osztály általános feladatai: - A JDolBer humánügyviteli rendszer működésének felügyelete, és egyetemi szintű egységes működtetése, az adatbázis karbantartáshoz szükséges háttéradatok módosítása. - A JDolber munkaügyi rendszerben rögzített adatok KIR rendszerben történő rögzítése, a szükséges dokumentumok előállítása és megküldése a MÁK részére.A havi munkabérekhez kapcsolódó adatok rögzítése (távolléti adatok, változóbérek) és egyéb nem rendszeres bérek számfejtése (kereset-kiegészítések, jubileumi jutalom, belföldi és külföldi napidíjak, stb) a KIR3 rendszerben .
73
- A berögzített adatokról a hitelesített állományok kinyomtatása és továbbítása a Kincstárnak. - Bérek GIRO utalása a Kincstár által elkészített állományok alapján. - Bérfeladás előállítása a JDolber rendszerben. - Bérjegyzékek nyomtatása, eljuttatása a szervezeti egységekhez. - A számfejtéssel kapcsolatos iratok kezelése, megőrzése. - Kilépő dolgozók illetményének elszámolása, szükséges igazolások elkészítése. - Az új dolgozók felvételével kapcsolatos ügyintézés. A rögzített és az eredeti dokumentumok, anyagok beküldése a Kincstárba - A megbízási szerződések számfejtése, ellenőrzése, egyeztetése. - Havi adó és járulékbevallás ellenőrzése, korrekciók eljuttatása a Kincstárba. - Éves jövedelem igazolások és járulék igazolások ellenőrzése, nyomtatása és kiadása. - Az egyetem valamennyi dolgozójának az önkéntes nyugdíjpénztári és egészségpénztári tagságával kapcsolatos feladatok ellátása. - Társadalombiztosítási feladatokhoz kapcsolódó adatok rögzítése, a bizonylatok beküldése a Kincstárba. - Egyetemi szintű bérfejlesztések előkészítése. - Pályázati elszámoláshoz kifizetésről és utalásról dokumentumok előállítása - Prémiumévek programmal kapcsolatos adatszolgáltatás - Rehabilitációs hozzájárulás összegének megállapítás. - A nyugdíjazással kapcsolatos feladatok ellátása. - A különböző statisztikák, jelentések, elkészítése. Az osztály élén az osztályvezető áll.
RENDSZERFEJLESZTÉSI ÉS BÉRÜGYI OSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ Az osztályvezető munkaköri feladatait a főosztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A JDolBer humánügyviteli rendszer működésének felügyelete, és egyetemi szintű egységes működtetése, az adatbázis karbantartáshoz szükséges háttéradatok módosítása. A JDolber munkaügyi rendszerben rögzített adatok KIR rendszerben történő rögzítése, a szükséges dokumentumok előállítása és megküldése a MÁK részére. - Egyetemi szintű bérfejlesztés előkészítése, végrehajtásának koordinálása - Bérfeladás előállítása a JDolber rendszerben, Bérek GIRO utalása a Kincstár által elkészített állományok alapján - Az osztály munkájának szakmai irányítása. - VIR adatszolgáltatás a JDolber rendszerből. - FIR adatszolgáltatás a Neptun rendszerbe a JDolber rendszerből - A Kollektív Szerződés módosításának és a Főosztály munkájával összefüggő szabályzatok tervezetének, módosításának előkészítése - A JDolber Humánügyviteli rendszer fejlesztési igényeinek meghatározása - A vezetése alá tartozó dolgozók munkájának megszervezése, irányítása, koordinálása, értékelése és hiányosságok esetén a szükséges intézkedések megtétele. - Prémiumévek programmal kapcsolatos adatszolgáltatás - Rehabilitációs hozzájárulás összegének megállapítása - A havi számfejtésről való gondoskodás.
74
-
Havi adó és járulékbevallás koordinálása. Adatszolgáltatás a költségvetés és a beszámoló elkészítéséhez. Az éves adóigazolások és bevallások ellenőrzéséről való gondoskodás. A társosztályokkal való kapcsolattartás, információszolgáltatás, egyeztetés. A havi kifizetések összesítőinek egyeztetése. Az osztály hatáskörébe tartozó körlevelek, szabályzatok elkészítése. A vezetése alá tartozó dolgozók munkájának folyamatos ellenőrzése. A bérügyi nyilvántartások, ügyiratok, okmányok formai-tartalmi helyességének rendszeres ellenőrzése. a szervezeti egységek bérfelhasználásáról nyilvántartás vezetése, adatszolgáltatás Az egyetem szervezeti, működési, ügyviteli szabályzataiban meghatározott feladatok végrehajtásáról való gondoskodás és azok folyamatos ellenőrzése. A határidők betartásáról való gondoskodás. Az osztály munkafolyamatba épített vezetői ellenőrzési rendszerének szervezése. Az érvényben levő törvények, rendeletek figyelemmel kísérése és ismertetése az osztály dolgozóival.
Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed az osztály dolgozóira. - Az osztály feladatkörébe tartozó feladatok ütemezése, a feladatok osztályon belüli dolgozók közötti átütemezése - Az irányítása alatt dolgozók munkafolyamatainak szervezése, a belső munkamegosztás kialakítása a főosztályvezető hozzájárulásával. - Ellenőrzési és utasítási jogkör az osztályon belül. - Ellenőrzési jogkör az osztály alkalmazottainak a teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra
ÜGYINTÉZŐ A feladatát az osztályvezető irányítása és ellenőrzése mellett látja el. Feladatkör - Havi adó és járulékbevallás ellenőrzése. - Éves adóigazolások és bevallások ellenőrzése. - Nyugdíj előkészítési feladatok ellátása. - Nyugdíj Igazgatóság kérésére munkaviszony és munkabér igazolások készítése. - TB ellátásokhoz kacsolódó adatok ellenőrzése, valamint - Havi kifizetések összesítőinek egyeztetése - Pénzügyi osztály részére az utalandó tételek megadása, a havi bérösszesítések elkészítése - Pályázati elszámoláshoz kifizetésekről és utalásokról dokumentumok előállítása - Az osztály számfejtéshez kapcsolódó feladatainak összefogása 75
- Társosztályokkal történő egyeztetés, információszolgáltatás. - Az osztályt érintő szabályzatok, körlevelek elkészítésében való részvétel. - A tevékenységi körébe tartozó területeken feltárt hiányosságok megállapítása esetén a szükséges intézkedések megtétele, hatáskörét meghaladó esetekben intézkedés kezdeményezése az osztályvezetőnél, az arra vonatkozó javaslat előterjesztése. Hatáskör - Egyeztetési, információszolgáltatási és ellenőrzési hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban - A feladatok elvégzésével kapcsolatos egyeztetés, javaslattétel. ÜGYINTÉZŐ (TÁRSADALOMBIZTOSÍTÁSI- ÉS BÉRSZÁMFEJTÉSI) Az ügyintéző munkáját az osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Egyeztetési, információszolgáltatási és ellenőrzési hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
4. Leltárellenőrzési Önálló Osztály Az osztály általános feladatai: -
A Leltározási és Leltárkészítési Szabályzat módosításának kezdeményezése. Az éves leltározási ütemterv összeállítása. Leltározási feladatok végrehajtása. Ellenőrzési és selejtezési feladatok ellátása. A leltározási utasítások kiadmányozásra előkészítése. A közgazdasági igazgató által elrendelt, megismételt leltárfelvétel végrehajtásának ellenőrzése, illetve raktár esetén végrehajtása. A szervezeti egységek által kezdeményezett kompenzálások előkészítése jóváhagyásra. Kártérítési eljárás lefolytatásának, a leltáreltérések számviteli rendezésének kezdeményezése. Leltárellenőri jelentés, szükség esetén realizáló irat, összefoglaló jelentés készítése és kiadmányozásra való előterjesztése. A leltározási tevékenységéről éves beszámoló készítése.
Az osztály élén az osztályvezető áll.
76
LELTÁRELLENŐRZÉSI OSZTÁLYVEZETŐ Az osztályvezető munkaköri feladatait a közgazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az éves ellenőrzési és selejtezési munkaterv összeállítása és feletteséhez jóváhagyásra előterjesztése, melyet végső fokon az egyetem rektora hagy jóvá. - Az év végi vagyonmegállapító leltározás szabályszerű előkészíttetése, a vonatkozó köriratok előkészítése, a leltározók folyamatos oktatása. - A leltározás, az eredmény-feldolgozás és értékelés folyamatos ellenőrzése. - Az év végi leltározás anyagainak, bizonylatainak megőrzése és irattározása. - A rektor által jóváhagyott vagyonvédelmi ellenőrzések, raktárakban és szervezeti egységeknél tárolt és kezelt készletek vonatkozásában lefolytatásra kerülő ellenőrzések lebonyolítása, beosztottak részére megbízólevél kiadása az éves vizsgálati program alapján, valamint a leltárkiértesítők kiadása. - Esetenkénti megbízás alapján a vagyonvédelemmel kapcsolatos közérdekű bejelentések, panaszok kivizsgálása a felettesétől kapott megbízólevél alapján. - A készlet- és leltárkezelők személyében bekövetkezett változások esetén megbízólevél és leltárkiértesítő kiadásával a raktárak és leltári körzeti egységek készleteinek, kapcsolódó bizonylatainak és nyilvántartásainak átadás-átvételének a biztosítása a csoport képviselőjének előírásos közreműködésével. - A Selejtezési Szabályzatban foglaltak szerint a selejtezési ütemtervnek megfelelően a selejtezési eljárás szúrópróbaszerű ellenőrzése. Rendkívüli selejtezés előkészítése és végrehajtásának ellenőrzése. - Munkatársai által végzett ellenőrzések alkalmával feltárt tényekről és eredményekről készített összefoglaló jelentés ellenőrzése azért, hogy a programnak megfelelően jártak el és a becsatolt okmányok alátámasztják-e a jelentésben foglaltakat. - Az ellenőrzések, önleltározások eredményeként megállapított, valamint az egyéb szükséges esetekben felmerült készletváltozásokról eltérési kimutatás és könyvelési utasítás ellenőrzése, a munkatársai által készített tervezetek ellenőrzése, felülvizsgálata, véleményezése és láttamozása. - Saját maga által végzett ellenőrzések esetében a hibák, hiányosságok okainak feltárása és a mulasztásért felelős személyek megnevezése. - Munkatársai által végzett ellenőrzések esetében a megállapítások, felelős személyek megjelölése, helyességének elbírálása. - A mulasztásokért felelős személyektől írásbeli magyarázat - igazoló jelentés- bekérése és annak véleményezése elfogadás vagy visszautasítás. - Saját ellenőrzései alkalmával az írásba foglalt megállapítások megismertetése az ellenőrzött egység vezetőjével és érintett dolgozójával, s amennyiben a munkatársai ellenőrzései során is szükségesnek mutatkozik, az ismertetés személyes elvégezése. - Javaslattétel a feltárt, bizonyított és elismert hibák, eltérések megszüntetése, feltárása érdekében, a vezetői állásfoglalás után szükséges realizáló intézkedés- tervezet elbírálása és véleményezése, illetve láttamozással történő továbbadása feletteséhez jóváhagyás céljából. - Súlyos mulasztás, hanyag kezelés vagy károkozás esetében kellően indokolt javaslattétel a felelősségre vonás vagy kártérítési eljárás lefolytatása. - Az osztály ellenőrzési módszereinek állandó fejlesztése, a munka szakszerűségéhez jogszabályok, belső rendelkezések és ügyviteli szabályzatok megismerése, beosztott munkatársaival való megismertetése, ezek vonatkozásában információ a
77
leltárkezelésben foglalkoztatott dolgozók, szervezeti egység vezetők részére, s ezek betartatásának biztosítása, valamint a vizsgálatok ellenőrzése során érvényre juttatása. - Egyéb feladatok, melyet a feletteseitől kap. Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed az osztály alkalmazottaira. - A tevékenységi körébe tartozó feladatok folyamatos ellátásáért való felelősség. - Az osztály feladatkörébe tartozó feladatok ütemezése, az irányítása alatt dolgozók munkafolyamatainak, illetve a belső munkamegosztás szervezése. - A saját, vagy munkatársai által történt ellenőrzések alkalmával tudomására jutott tények, adatok, hibák, hiányosságok illetéktelen részére történő ki nem szolgáltatásáért, az állami és szolgálati titoknak minősülő titkok védelmére vonatkozó szabályok betartatásáért és betartatásáért fennálló felelősség. - Az ellenőrzések program szerinti végrehajtásáért, a megadott határidők betartásáért, a megállapítások helytállóságáért, a vizsgálat szakszerűségéért, a szigorú lebonyolításáért és munkatársaitól mindezek megköveteléséért való felelősség. - A végrehajtás eszközeinek megválasztása. - Ellenőrzési és utasítási jogkör az osztályon belül. - Ellenőrzési jogköre kiterjed az osztály alkalmazottainak a teljes munkavégzésére, a minőségi követelmények és a határidők betartására. - Jogosultság a munkatársai részére az évi rendes szabadság és a munkaidő igazoló lap engedélyezésére és aláírására, valamint a selejtezési keret felhasználásának ellenőrzése leigazolására. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra ÜGYINTÉZŐ Az ügyintéző munkáját az osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
78
VIII. VIR KÖZPONT IGAZGATÓ IRÁNYÍTÁSA ALÁ TARTOZÓK 1. Titkárság A titkárság munkaköri feladatait a VIR Központ igazgatójának közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A VIR Központ igazgató feladatkörével összefüggő írásos anyagok, jelentések, véleményezések, jegyzőkönyvek, emlékeztetők kimutatások stb. elkészítése. - A munkahelyére érkező ügyiratok átvétele, iktatása, szignálás utáni irányítása, kimenő anyagok postázása. - A határidős feladatok nyilvántartása. - Szabadságok nyilvántartása. - A munkaidő igazoló lapok kitöltésének ellenőrzése és továbbítása a Humán Gazdálkodási Főosztály felé. - Munkahelye irattárának kezelése. - Telefonüzenetek fogadása és továbbítása. - A tevékenység végzéséhez szükséges anyagok és eszközök raktári kivételezése és kezelése, az ehhez kapcsolódó adminisztráció elvégzése. Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - A VIR Központ igazgató hatáskörébe tartozó dolgozók megkeresése a munkaköréhez tartozó területeken információ és adatkérés céljából.
2. VIR Központ A VIR (Vezetői Információs Rendszer) Központ az egyetem vezetésének döntésmegalapozó információ igényének kielégítését szolgáló szervezeti egység, mely a Gazdasági Főigazgatóság részeként a VIR Központ igazgatójának közvetlen irányításával működik. A VIR Központ feladatai: -
A Vezetői Információs Rendszerhez kapcsolódó intézményi stratégia megvalósítása. A VIR stratégiához igazodó szakmai tartalmának meghatározása, a szolgáltatandó adatkörök kialakítása. A VIR-ben szolgáltatandó adattartalom folyamatos felügyelete. Az alrendszerek működésének figyelemmel kísérése, az alrendszerek adattartalmáért felelősökkel való szakmai kapcsolattartás. A rendszer továbbfejlesztési útjainak kijelölése. Vezetői tájékoztatók, felhasználói oktatások szervezése.
79
-
-
Az Intézményi Fejlesztési Tervben vállalt mutatók mérésének technikai kialakítása, valamint szükség szerint riportok generálása az intézményi stratégia teljesülésének figyelemmel kíséréséhez. Döntés előkészítése a vezetők által kért, kiemelt jelentőségű ad-hoc riportok nyilvánossá tételéről, a folyamatos adatszolgáltatás körébe történő becsatolásáról.
A VIR Központvezető koordinátora felelős a rendszer adattartalmának teljes szakmai felügyeletéért. A Vezetői Információs Rendszer működtetését a Debreceni Egyetem önálló működtetési szabályzat alapján végzi, melynek aktualizálása a VIR Központ igazgatójának feladata. A Központ élén a Központvezető áll. A Központ vezetője osztályvezetőként munkaköri feladatait a VIR Központ igazgatójának közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A VIR Központ munkájának szakmai irányítása. - A VIR Központ feladatai elvégzésének koordinálása. - A munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás a központ dolgozói részére. - A Központ tevékenységét érintő belső szabályzatok előkészítése, a meglévők korszerűsítése. - A Központ feladatainak ellátása során az alkalmazott jogszabályok betartása, számonkérése. - A Központ nyilvántartási, adatközlési munkáinak megszervezése. - Mindazon feladatok ellátása, melyeket jogszabály és az egyetemi szabályzatok számára meghatároznak, illetve amire a munkáltatója megbízza. - Az osztályon belüli dolgozók helyettesítésének megszervezése. - Munkaidő igazoló lapok ellenőrzése, igazolása. - Szabadságok kiadásának megszervezése. - A felettesek által megbízott napi, illetve eseti feladatok ellátása. Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed a Központ dolgozóira. - A közvetlen irányítása alatt dolgozók munkafolyamatainak szervezése, módosítása. - A végrehajtás eszközeinek megválasztása. - A feladatok Központon belüli átütemezése. - Ellenőrzési jogkör a központ dolgozóinak a teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - A feladatok végrehajtásához szükséges eszközök, módszerek megválasztása, az osztályon belüli dolgozók közötti ideiglenes átcsoportosítás. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra
80
ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ Az ügyvivő-szakértő munkáját központ vezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A VIR Központ tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
81
IX.
SZOLGÁLTATÁSI IGAZGATÓ IRÁNYÍTÁSA ALÁ TARTOZÓK
1. Titkárság Feladatkör - A szolgáltatási igazgató feladatkörével összefüggő írásos anyagok, jelentések, véleményezések, jegyzőkönyvek, emlékeztetők kimutatások stb. elkészítése. - A munkahelyére érkező ügyiratok átvétele, iktatása, szignálás utáni irányítása, elintézés utáni postázása, a minőségirányítási rendszer előírásainak megfelelően. - Határidős feladatok nyilvántartása. - Szabadságok nyilvántartása. - Munkaidő igazoló lapok kitöltésének ellenőrzése és továbbítása - Munkahelye irattárának kezelése. - Telefonüzenetek fogadása és továbbítása. - A tevékenység végzéséhez szükséges anyagok és eszközök raktári kivételezése és kezelése, az ehhez kapcsolódó adminisztráció elvégzése. Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - A szolgáltatási igazgatósághoz tartozó osztályok vezetőinek, dolgozóinak a megkeresése adatkérés céljából a munkaköréhez tartozó területeken.
2. Műszaki és Üzemeltetési Főosztály A főosztály általános feladatai: - Épületek, műszaki eszközök és berendezések műszaki hibaelhárítása, karbantartása, felújítása, ellenőrzése. - Energetikai rendszerek felügyelete, energiagazdálkodási feladatok ellátása, külső szolgáltatókkal való kapcsolattartás, elszámolás, ellenőrzés. - Az Egyetem ingatlanjai, épületei, építményei és azok berendezéseinek folyamatos működtetése, állagának megóvása a gazdaságosság, a hatékonyság, a takarékosság elveinek betartásával, a biztonságos működés elsődlegességével. - Az épületek, eszközök, berendezések működtetésére vonatkozó jogszabályokban foglalt feladatok (különösen az érintésvédelmi, villámvédelmi, épületenergetikai tanúsítvány készítési, liftek és berendezések jogszabály szerint elő írt időszakos felülvizsgálatának) elvégzése, ellenőrzése. - Az épületek üzemeltetési feladatainak biztosítása. - Az Egyetem telekfenntartási feladatainak ellátása.
82
- Üzemeltetési szolgáltatási tevékenységet végző külső partnerek munkájának ellenőrzése, koordinálása. - Rendezvények technikai hátterének biztosítása. - Hivatali gépjárművek vezénylése, ügyeinek intézése. - A szállítási, rakodási feladatok illetve a feladatot végző külső partnerek tevékenységének irányítása, ellenőrzése. - Vagyonvédelem szabályozása, vagyonbiztosítással kapcsolatos feladatok ellátása. - Őrzés-védelmi feladatok ellátása, illetve a feladatot végző külső partnerektevékenységének irányítása, ellenőrzése. - Ingatlanhasznosítással kapcsolatos feladatok ellátása. - A főosztály munkája szorosan kapcsolódik a Beruházási Osztály munkájához, ezért a két szervezet szoros együttműködésben folytatja tevékenységét. - A főosztály részt vesz a szervezeti egységek éves fejlesztési igényeinek szakmai értékelésében, megvalósítási javaslat készítésében. - A főosztály részt vesz a Beruházási Osztállyal a hosszú távú fejlesztési programok kidolgozásában, az épület beruházási pályázati lehetőségek esetén a pályázat előkészítésében, a beruházási és felújítási munkák tervegyeztetésében az érintett szervezeti egységgel együtt. A főosztály élén a főosztályvezető áll.
MŰSZAKI ÉS ÜZEMELTETÉSI FŐOSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ
A főosztályvezető munkaköri feladatait a szolgáltatási igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A főosztály belső munkamegosztásának meghatározása, a munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás a főosztály dolgozói részére az osztályvezetők bevonásával. - A főosztály munkafolyamatba épített vezetői ellenőrzési rendszerének szervezése. - Irányító szerv, hatóságok, társszervezet felé kérésnek megfelelően adatszolgáltatás. - Az Egyetem belső szabályzatainak aktualizálásában részvétel. - Műszaki, üzemeltetési feladatok koordinálása, ellenőrzése. - Energiagazdálkodási feladatok szervezése. - Energetikai rekonstrukciós projektek koordinálása, pályázati lehetőségek figyelemmel kísérése, pályázatok elkészítésében való részvétel. - Kapcsolattartás külső szolgáltatókkal. - Üzemeltetési szolgáltatások ellenőrzésének megszervezése. Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed a főosztály közalkalmazotti és megbízásos jogviszonyban álló alkalmazottaira. - Saját hatáskörben a főosztály feladatkörébe tartozó munkafolyamatok szervezéséről és a belső munkamegosztásról való döntés. - A főosztály szervezetének közvetlen irányítása és ellenőrzése.
83
-
-
-
A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra. Javaslattételi jogosultság épületek, berendezések felújítására, beruházására. A főosztályról kimenő belső adatszolgáltatások, illetve a főosztály működésével kapcsolatos ügyekben, a főosztály nevében aláírási jog gyakorlása. Ellenőrzési jogkör a főosztály alkalmazottainak teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartatása. Véleményezési jogkör gyakorlása a főosztály közalkalmazottai esetében azok alkalmazása, közalkalmazotti jogviszonyának megszűntetése, jutalmazási, kitüntetési javaslat összeállítása esetében.
A. Műszaki Osztály Az osztály általános feladata: - Műszaki eszközök és berendezések, épületekkel kapcsolatos műszaki hibaelhárítás, ellenőrzés. - Az épületek, műszaki eszközök, berendezések működtetésére vonatkozó jogszabályokban foglalt feladatok (különösen az érintésvédelmi, villámvédelmi, épületenergetikai tanúsítvány készítési, liftek és berendezések jogszabály szerint elő írt időszakos felülvizsgálatának) elvégzése. - Épületek, eszközök és berendezések karbantartásának, valamint az ezeket ellátó energetikai rendszerek üzemeltetése, karbantartása, állag megóvása. - Az energiahordozókkal való ellátás zavartalanságának biztosítása. - A Klinikai Központ orvostechnikai berendezései vonatkozásában: A klinikák által használt orvostechnikai berendezések, eszközök felülvizsgálatának ütemezése, nyilvántartása és ezek jegyzőkönyveinek tárolása, feldolgozása a vonatkozó előírások, szabványok, rendeletek alapján. A klinikák által használt orvostechnikai eszközökre megkötött átalánydíjas karbantartási vagy szerviz szerződések nyilvántartása, aktualizálása és az ezzel kapcsolatos feladatok elvégzése. A telepítendő orvostechnikai berendezések, eszközök telepítésének előkészítése, a telepítésekkel kapcsolatos munkák ellenőrzése, illetve a szükséges egyeztetések lebonyolítása. Az orvostechnikai eszközök által okozott balesetek kivizsgálása és az ezzel kapcsolatos jelentési kötelezettség végrehajtása. - Épületek, eszközök és berendezések javítási, felújítási munkáinak ellátása. - Energetikai rendszerek felügyelete, energiagazdálkodási feladatok, külső szolgáltatókkal kapcsolattartás, elszámolás, ellenőrzés. - A felügyeleti szerv felé történő energiagazdálkodással kapcsolatos beszámolók készítése. - Szakmai iránymutatás a gazdálkodó egységeknek az energiahordozók gazdaságos és jogszabályi előírásoknak megfelelő felhasználásáról. - Az energiahordozók felhasználásával kapcsolatos szerződés előkészítésében való részvétel.
84
- A műszaki osztályhoz tartozó tevékenységekhez kapcsolódó egyes pénzügyi feladatok ellátása. - Beruházási Osztállyal együttműködés a főosztályvezető által meghatározott feladatok tekintetében. Az osztály élén az osztályvezető áll.
MŰSZAKI OSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYIVŐ-SZAKÉRTŐ Az osztályvezető munkaköri feladatait a Műszaki és Üzemeltetési Főosztály vezetőjének közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A műszaki osztály munkájának szakmai irányítása, az ott megjelölt feladatok elvégzése, elvégeztetése, illetve beosztottai munkájának ellenőrzése. - Az osztály belső munkamegosztásának meghatározása. - A munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás az osztály dolgozói részére. - Az osztály tevékenységét érintő belső szabályzatok előkészítése, a meglévők korszerűsítése, valamint az alkalmazott jogszabályok betartása, számonkérése. - Az osztály nyilvántartási, adatközlési munkáinak megszervezése. - Az osztály működéséhez szükséges tárgyi, technikai, személyi feltételek biztosítása, az alkalmazottak szakmai továbbképzéséről való gondoskodás. - Beszámoló jelentések készíttetése az osztály ügykörébe tartozó műszaki, költségvetési feladatok teljesítéséről. - A műszaki és ügyviteli feladatok teljesítésének és a bizonylati fegyelem betartásának ellenőrzése. Hatáskör Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed a műszaki osztály dolgozóira. A közvetlen irányítása alatt dolgozók munkafolyamatainak szervezése, módosítása. A végrehajtás eszközeinek megválasztása. A feladatok osztályon belüli átütemezése. Ellenőrzési jogkör a műszaki osztály dolgozóinak a teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - A feladatok végrehajtásához szükséges eszközök, módszerek megválasztása, az osztályon belüli dolgozók közötti ideiglenes átcsoportosítása. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra -
85
MŰSZAKI ELLENŐR A műszaki ellenőr munkáját a műszaki osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Kivitelezési megrendelések és szerződések előkészítése a megrendelések alapján, a szükséges egyeztetések lebonyolítása, a minőségirányítási rendszer előírásainak megfelelően. - Adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése. - A feladatkörébe utalt témáknál a keletkezett törmelék, bontott anyag folyamatos elszállításáról való gondoskodás. - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos ügyviteli, adminisztrációs feladatok ellátása. - A szervezeti egységek által használt berendezések, eszközök felülvizsgálatának ütemezése, nyilvántartása és ezek jegyzőkönyveinek tárolása, feldolgozása a vonatkozó előírások, szabványok, rendeletek alapján. - Az új berendezések, eszközök telepítésének előkészítése, a telepítésekkel kapcsolatos munkák ellenőrzése, illetve a szükséges egyeztetések lebonyolítása. - Az épületek, eszközök és berendezések karbantartásának, valamint az ezeket ellátó energetikai rendszerek üzemeltetésének, karbantartásának szakágankénti műszaki ellenőrzése, az energiahordozók általi ellátás zavartalanságának biztosítása. - A felújítási (nem építési engedély köteles) munkák kivitelezésének műszaki ellenőrzése, dokumentálása. Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatáskör a munkaköri leírásban rögzített területeken. - Hatásköre kiterjed az egyetem területén használható gép-műszer feladatkörbe tartozó berendezések állapotának, illetve karbantartásának figyelemmel kísérésére, illetve felújítási és korszerűsítési szükségletek feltárására. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - Feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel. ÜGYINTÉZŐ, ÜGYVIVŐ - SZAKÉRTŐ Az ügyintéző, ügyvivő-szakértő munkáját a műszaki osztályvezető közvetlen irányításával és ellenőrzésével végzi. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
86
B. Üzemeltetési Osztály Az osztály általános feladata: - Az Egyetem ingatlanjai, épületei, építményei és azok berendezései folyamatos működtetése a gazdaságosság, hatékonyság, takarékosság elveinek betartásával, a biztonságos működés elsődlegességével. - Az épületek üzemeltetési feladatainak (takarítás, mosatás, őrzés-védelem, rendezvénybiztosítás, ruhatári szolgáltatás, liftkezelés) biztosítása. - Az Egyetem telekfenntartási feladatainak ellátása. - Üzemeltetési szolgáltatási tevékenységet végző külső partnerek munkájának ellenőrzése, koordinálása. - Leltárkezelői, gondnoki feladatok ellátása. - Az üzemeltetési osztályhoz tartozó tevékenységekhez kapcsolódó pénzügyi feladatok ellátása. - A bérbe adott ingatlanok, eszközök állapotának folyamatos nyomon követése. - Rendezvények technikai hátterének biztosítása. - Hivatali gépjárművek vezénylése, ügyeinek intézése, egyéb szállítási rakodási feladatok ellátása - Munkabiztonsági feladatok ellátása a Munkabiztonsági Önálló Osztállyal együttműködve. - Őrzés-védelmi feladatok megszervezése - Vagyonvédelem szabályozása, felügyelete. Vagyonbiztosítás adminisztrációs feladatai - Közlekedés-, és forgalomtechnikai rendszer kidolgozása. A közlekedés szabályozására javaslat az intézmény területén. - Az Egyetem belső gazdálkodási költségvetésében az üzemeltetési területre vonatkozó kiadások tervezésében való részvétel. - Feladatkörébe tartozó belső szabályzatok elkészítése, folyamatos aktualizálása - Feladatkörébe tartozó közbeszerzési eljárások előkészítésében, lebonyolításában való részvétel a Közbeszerzési Osztállyal együttműködve. - Ingatlanhasznosítással kapcsolatos feladatok ellátása a és Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztállyal együttműködve: o A bérleti szerződésekkel kapcsolatos pénzügyi műveletek előkészítése. - Beruházási Osztállyal együttműködés a főosztályvezető által meghatározott feladatok tekintetében. Az osztály élén az osztályvezető áll. ÜZEMELTETÉSI OSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ Az osztályvezető munkaköri feladatait a Műszaki és Üzemeltetési Főosztály vezetője közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az üzemeltetési osztály munkájának szakmai irányítása, az ott megjelölt feladatok elvégzése, elvégeztetése, illetve beosztottai munkájának ellenőrzése. - Az osztálybelső munkamegosztásának meghatározása. 87
- Az osztály feladatai elvégzésének megszervezése és irányítása, valamint a szerződések, ütemtervek végrehajtásának ellenőrzése. - Beszámoló jelentések készíttetése az osztály ügykörébe tartozó üzemeltetési, költségvetési feladatok teljesítéséről. - Az osztály területén a munkavédelmi és tűzrendészeti, munkabiztonsági tevékenységek megszervezése a Munkabiztonsági Önálló Osztállyal együttműködve. - Az osztály tevékenységi körébe tartozó gazdálkodás eredményeinek, az egyes mutatók alakulásának folyamatos elemzése és értékelése a hatékonyság, gazdaságosság és takarékosság növelése érdekében. - Az osztály dolgozói munkaköri leírásainak elkészítése. - Az osztály tevékenységét érintő belső szabályzatok előkészítése, a meglévők korszerűsítése, valamint az alkalmazott jogszabályok betartása, betartásának ellenőrzése. - Az osztály nyilvántartási, adatközlési munkáinak megszervezése. - Beszámoló jelentések készítése az osztály ügykörébe tartozó üzemeltetési, költségvetési feladatok teljesítéséről. Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed az üzemeltetési osztály dolgozóira,. - Hatásköre kiterjed a hatáskörébe utalt keretek felhasználására üzemeltetési kérdésekben a hatékonyság, gazdaságosság és takarékosság növelésére; az osztálya feladatkörébe tartozó létesítmények üzemeltetési, szakmai kérdéseire, az osztálya feladatkörébe tartozó tevékenység során felmerülő szakmai kérdésekben a főosztályvezetővel történő egyeztetésre. - A jogszabályoknak való megfelelés, az egyetem belső szabályzatainak, valamint a szolgáltatási igazgató által kiadott utasítások betartásáért, az üzemeltetési osztály területén a munka- és balesetvédelmi valamint tűzrendészeti előírások betartatásáért fennálló felelősség. - A saját hatáskörében kiadott intézkedései végrehajtása, az osztály dolgozói munkaköri leírásaiban foglalt feladatok és ellenőrzési kötelezettségek teljesítése, a munkafegyelem betartása az osztály területén. - Az osztálya gazdálkodási körébe tartozó keret-előirányzatokkal való gondos gazdálkodásért való felelősség. - A közvetlen irányítása alatt dolgozók munkafolyamatainak szervezése, módosítása. - A végrehajtás eszközeinek megválasztása. - A feladatok osztályon belüli átütemezése. - Ellenőrzési jogkör az üzemeltetési osztály dolgozóinak a teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - A feladatok végrehajtásához szükséges eszközök, módszerek megválasztása, az osztályon belüli dolgozók közötti ideiglenes átcsoportosítása. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra.
88
ÜGYINTÉZŐ, ÜGYVIVŐ - SZAKÉRTŐ Az ügyintéző, ügyvivő-szakértő a munkáját az osztályvezető közvetlen irányításával és ellenőrzésével végzi. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
MŰSZAKI SZOLGÁLTATÓ (GÉPKOCSIVEZETŐ) A gépkocsivezető munkáját az osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - Feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
3. Beszerzési Főosztály A főosztály általános feladata: - Beszerzési és raktár-gazdálkodási feladatok, a hatályos jogszabályok és egyetemi szabályzatok figyelembevételével. - A közbeszerzési értékhatár alatti belföldi megrendelések. - Devizás megrendelések (vámmentes beszerzések), vámügyintézés. - A központi és az elfekvő raktár működtetése. - A megrendelésekkel kapcsolatos reklamációk kezelése, a tárgyi eszközök garanciális javításainak intézése. - A beszerezni, pályázni kívánó szervezeti egységek gazdasági információval történő ellátása, segítése. - A jogszabályokban előírt jelentési kötelezettségek teljesítése. - A szervezeti egységek beszerzéseinek kezelése, adminisztrációja. - Selejtezések, vásárok, leltározások bonyolítása. - Termék értékesítések szervezése és lebonyolítása (saját termelés, elfekvő, selejt értékesítések).
89
- Közbeszerzések lebonyolításában részvétel (központosított közbeszerzés, értékhatártól függő közbeszerzés). - A központosított közbeszerzés alá tartozó termékek beszerzése. - Értékhatár alapján a közbeszerzés alá eső termékek beszerzésének kezdeményezése a Közbeszerzési Osztálynál, közreműködés a közbeszerzési eljárásban. - A közbeszerzési eljárások alapján megkötött beszerzési szerződések teljesítése. - Raktározási, raktár-gazdálkodási feladatok ellátása. - Elfekvő készletek kezelése, értékesítése. - Selejtezési szabályok kialakítása, belső szabályzatok készítésében való részvétel. - Az egyetem kötelezettségvállalás nyilvántartásában való részvétel, a főosztály által bonyolított beszerzések megrendelésének a gazdasági informatikai rendszerben történő rögzítése által. A főosztály élén a főosztályvezető áll. BESZERZÉSI FŐOSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ
A főosztályvezető munkaköri feladatait a szolgáltatási igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A főosztály belső munkamegosztásának meghatározása, a munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás a főosztály dolgozói részére az osztályvezetők bevonásával. - A főosztály munkafolyamatba épített vezetői ellenőrzési rendszerének szervezése. - Irányító szerv, hatóságok felé kérésnek megfelelően adatszolgáltatás. - Az Egyetem belső szabályzatainak aktualizálásában részvétel. - Beszerzési, raktározási feladatok koordinálása, ellenőrzése. - Kapcsolattartás szállítókkal. Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed a főosztály közalkalmazotti és megbízásos jogviszonyban álló alkalmazottaira. - Saját hatáskörben a főosztály feladatkörébe tartozó munkafolyamatok szervezéséről és a belső munkamegosztásról való döntés. - A főosztály szervezetének közvetlen irányítása és ellenőrzése. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra. - Javaslattételi jogosultság a főosztály hatáskörébe tartozó feladatok magasabb színvonalú, hatékonyabb ellátására. - A főosztályról kimenő belső adatszolgáltatások, illetve a főosztály működésével kapcsolatos ügyekben, a főosztály nevében aláírási jog gyakorlása. - Ellenőrzési jogkör a főosztály alkalmazottainak teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartatása.
90
- Véleményezési jogkör gyakorlása a főosztály közalkalmazottai esetében azok alkalmazása, közalkalmazotti jogviszonyának megszűntetése, jutalmazási, kitüntetési javaslat összeállítása esetében. - A GSZ 19.§ (15) a) bekezdés szerint megrendelések esetében kötelezettségvállalási jogkör gyakorlása.
A. Beszerzési Osztály Az osztály általános feladatai: - Az egyetem minden szervezetére és tevékenységére kiterjedő beszerzési feladatok ellátása. - A közbeszerzési értékhatár alatti belföldi megrendelések. - Devizás megrendelések (vámmentes beszerzések), vámügyintézés. - A megrendelésekkel kapcsolatos reklamációk kezelése, a tárgyi eszközök garanciális javításainak intézése. - A beszerezni, pályázni kívánó szervezeti egységek gazdasági információval történő ellátása, segítése. - A jogszabályokban előírt jelentési kötelezettségek teljesítése. - A szervezeti egységek beszerzéseinek kezelése, adminisztrációja. - Közbeszerzések lebonyolításában részvétel (központosított közbeszerzés, értékhatártól függő közbeszerzés). - A központosított közbeszerzés alá tartozó termékek beszerzése. - Értékhatár alapján a közbeszerzés alá eső termékek beszerzésének kezdeményezése a Közbeszerzési Osztálynál, közreműködés a közbeszerzési eljárásban. - Beszerzéssel, megrendeléssel kapcsolatos belső szabályok kialakítása, aktualizálása. - Adatszolgáltatások elemzések készítése. - Termék értékesítések szervezése és lebonyolítása (saját termelés, elfekvő, selejt értékesítések). - Az egyetem kötelezettségvállalás nyilvántartásában való részvétel, a főosztály által lebonyolított beszerzések megrendelésének a gazdasági informatikai rendszerben történő rögzítése által. Az osztály élén az osztályvezető áll.
BESZERZÉSI OSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ
Az osztályvezető munkaköri feladatait a beszerzési főosztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A Beszerzési Osztály munkájának szakmai irányítása, az ott megjelölt feladatok elvégzése, elvégeztetése, illetve beosztottai munkájának ellenőrzése. - Az osztály működési rendjének kialakítása és az egyes feladatok elosztása az alkalmazottak között. - Az osztály dolgozói munkaköri leírásainak elkészítése. - Az osztály belső munkamegosztásának meghatározza. - Az osztály tevékenységét érintő belső szabályzatok előkészítése, a meglévők korszerűsítése, valamint az alkalmazott jogszabályok betartása, számonkérése.
91
- Az osztály nyilvántartási, adatközlési munkáinak megszervezése. - Az osztály működéséhez szükséges tárgyi, technikai, személyi feltételek biztosításáról és az alkalmazottak szakmai továbbképzéséről való gondoskodás. Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed az osztály dolgozóira. - A saját hatáskörében kiadott intézkedései végrehajtása, az osztály dolgozói munkaköri leírásaiban foglalt feladatok és ellenőrzési kötelezettségek teljesítése, a munkafegyelem betartása az osztály területén. - A közvetlen irányítása alatt dolgozók munkafolyamatainak szervezése, módosítása. - A végrehajtás eszközeinek megválasztása. - A feladatok osztályon belüli átütemezése. - Ellenőrzési jogkör az osztály dolgozóinak a teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - A feladatok végrehajtásához szükséges eszközök, módszerek megválasztása, az osztályon belüli dolgozók közötti ideiglenes átcsoportosítása. - A GSZ 19.§ (15) a) bekezdés szerint megrendelések esetében kötelezettségvállalási jogkör gyakorlása. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ, ÜGYINTÉZŐ Az ügyvivő-szakértő, ügyintéző munkáját az osztályvezető irányításával és ellenőrzésével végzi. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
B. Logisztika-raktár A készletmozgások lebonyolítására raktár működik. A tárgyi eszközök beszerzése általában nem raktáron keresztül történik, az állományba vétel azonnal a szervezeti egységeknél jelenik meg. A szolgáltatási igazgató az anyag és készletgazdálkodás jellemzői alapján határozza meg a raktárak számát, elhelyezését. Általános feladatai:
92
Raktár-gazdálkodási feladatok. A központi és az elfekvő raktár működtetése. Selejtezések, vásárok, leltározások bonyolítása. Raktározási, raktár-gazdálkodási feladatok ellátása. Elfekvő készletek kezelése, értékesítése. Selejtezési szabályok kialakítása, belső szabályzatok készítésében való részvétel. A raktár tevékenységi körével kapcsolatos ügyviteli, adminisztrációs feladatok ellátása. - Havonta önleltározás végzése. - Az átvett anyagok gondos, körültekintő, előírásoknak megfelelő elhelyezése, megőrzése, gondozása, az egyetemi tulajdon védelme. -
Központi Raktár A raktár általános feladatai: - A számlák, áruk átvétele, mennyiségi és minőségi ellenőrzése. - A készletek bevételezése a gazdasági informatikai rendszer alrendszerében. - Készlet kivételezés. Elfekvő Raktár Az elfekvő raktár általános feladatai: - A szervezeti egységeknél összegyűlt feleslegessé vált eszközök átvétele, tárolása, selejtezése, leltározása. - Vásárok bonyolítása. - Rendelkezési jegyek alapján történő használt eszközök átvétele. - Rendelkezési jegy készítése tanszékre történő kiadás esetén. - Rendelkezési jegyek könyvelése. - Értékesítési bizonylat kiállítása. - Értékesítések könyvelése. - Selejtezések bonyolítása. VEZETŐRAKTÁROS A vezetőraktáros munkáját a főosztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A raktár munkájának szakmai irányítása, az ott megjelölt feladatok elvégzése. - A raktár kezelése a gazdasági informatikai rendszer segítségével, bevételi, illetve kiadási bizonylatok alapján. - A leltári bizonylatok kiállítása a szabályzatnak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - Bizonylati Szabályzat és a Leltározási Szabályzat betartatása. - Készletnyilvántartás, a megfelelő bizonylatok kiállítása. - A leltárral szemben támasztott követelmények betartatása.
93
- A leltározási ütemterv átvétele és az abban foglalt tevékenységek határidőre történő elvégzése.
4. Munkabiztonsági Önálló Osztály Az osztály általános feladatai: - Az egyetem munkavédelmi, tűzvédelmi, környezetvédelmi és polgári védelmi tevékenységének koordinálása, irányítása és ellenőrzése. Az osztály élén az osztályvezető áll. MUNKABIZTONSÁGI OSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ Az osztályvezető a munkaköri feladatait a szolgáltatási igazgató szakmai felügyelete, irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A munkabiztonsági osztály szakmai irányítása. - A rendelkezésre álló pénzügyi kereteknek a terveknek megfelelő felhasználása, a számlakifizetésekről naprakész nyilvántartás vezettetése. - A munkabalesetek jegyzőkönyvezésének és nyilvántartásának ellenőrzése; a munkavédelmi oktatás, az orvosi alkalmassági vizsgálat és a védőoltások ellenőrzése; valamint a szervezeti egységek munkavédelmi tevékenységeinek ellenőrzése. - Jogi eljárásokban az egyetem szakmai képviseletének ellátása. - Az üzembe helyezés és a műszaki átadás-átvételi eljárásokon való részvétel. Az ott megállapított hiányosságok határidőre történő megszüntetésének figyelemmel kísérése és a szükséges műszaki dokumentációk meglétének ellenőrzése. - A beosztott dolgozók munkájának megszervezése, irányítása, koordinálása, értékelése és hiányosságok esetén a szükséges intézkedések megtétele. - Javaslattétel az osztály dolgozóinak kitüntetésére, jutalmazására, az esetleges fegyelmi felelősségre vonásra. - Az osztály hatáskörébe tartozó körlevelek elkészítése. - Javaslattétel az osztály tevékenységi körébe tartozó feladatok vonatkozásában az egyetemi szabályzatok, szabályzatrészek elkészítésére, az előkészítésben való részvétel. - Az osztály tevékenységét érintő belső szabályzatok előkészítése, a meglévők korszerűsítése. - A munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás az osztály dolgozói részére. - A szakmai jogszabályok megjelenésének figyelemmel kísérése és azoknak a hatályba lépéstől való alkalmazása. - A határidők betartásáról való gondoskodás. - Az osztály nyilvántartási, adatközlési munkáinak megszervezése. - Az osztály feladatainak ellátása során az alkalmazott jogszabályok betartása, számonkérése. - A Gazdasági Főigazgatósághoz tartozó főosztályokkal, osztályokkal kapcsolattartás.
94
- Mindazon feladatok ellátása, melyeket jogszabály és az egyetemi szabályzatok számára meghatároznak, illetve amire a szolgáltatási igazgató megbízza. Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed a munkabiztonsági önálló osztály beosztott alkalmazottaira. - A tevékenységi körébe tartozó feladatok folyamatos ellátásáért való felelősség. - Az osztály feladatkörébe tartozó feladatok ütemezése. - Az irányítása alatt álló dolgozók munkafolyamatainak szervezése, a belső munkamegosztás, szükség esetén túlóra elrendelése. - A végrehajtás eszközeinek megválasztása. - Ellenőrzési és utasítási jogkör az osztályon belül. - Ellenőrzési jogköre kiterjed az osztály alkalmazottainak a teljes munkavégzésére, a minőségi követelmények és a határidők betartására. - Munkatársai részére az évi rendes szabadság és a munkaidő igazoló lap engedélyezése és aláírása. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra. ÜGYINTÉZŐ, ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ Az ügyintéző, ügyvivő-szakértő munkáját az osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
95
X. A FEJLESZTÉSI IGAZGATÓ IRÁNYÍTÁSA ALÁ TARTOZÓK
1. Titkárság A titkárság munkaköri feladatait a fejlesztési igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A fejlesztési igazgató feladatkörével összefüggő írásos anyagok, jelentések, véleményezések, jegyzőkönyvek, emlékeztetők kimutatások stb. elkészítése. - A munkahelyére érkező ügyiratok átvétele, iktatása, szignálás utáni irányítása, kimenő anyagok postázása. - A határidős feladatok nyilvántartása. - Szabadságok nyilvántartása. - A munkaidő igazoló lapok kitöltésének ellenőrzése és továbbítása a Humán Gazdálkodási Főosztály felé. - Munkahelye irattárának kezelése. - Telefonüzenetek fogadása és továbbítása. - A tevékenység végzéséhez szükséges anyagok és eszközök raktári kivételezése és kezelése, az ehhez kapcsolódó adminisztráció elvégzése. Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - A fejlesztési igazgató hatáskörébe tartozó osztályok vezetőinek, dolgozóinak megkeresése a munkaköréhez tartozó területeken információ és adatkérés céljából.
2. Beruházási Osztály Az osztály általános feladatai: - Épület beruházási és felújítási feladatok bonyolítása és műszaki ellenőrzése. - Az osztály munkája szorosan kapcsolódik a karbantartási és üzemeltetési feladatokat ellátó Műszaki és Üzemeltetési Főosztály munkájához, ezért a két szervezet szoros együttműködésben folytatja tevékenységét. - A szervezeti egységek éves fejlesztési igényeinek felmérése, költségbecslése és összesítése. Megvalósítási javaslat készítése a Műszaki és Üzemeltetési Főosztállyal együttműködve. - Hosszú távú fejlesztési program kidolgozása a Műszaki és Üzemeltetési Főosztállyal együttműködve. - Épület beruházási pályázati lehetőségek esetén a pályázat előkészítésében való részvétel a Műszaki és Üzemeltetési Főosztállyal. - A fejlesztési igényeket az egyetem vezetése értékeli, és dönt az elvégzendő feladatokról. 96
- Külső lebonyolító bevonása esetén az egyetem Közbeszerzési eljárási szabályzata szerinti eljárás. - Közbeszerzési eljárások esetén a szakmai területére vonatkozó részfeladatok kimunkálása. - A beruházási és felújítási munkák megterveztetése, tervegyeztetések szervezése a szervezeti egység képviselőjének, valamint a Műszaki és Üzemeltetési Főosztály bevonásával. - Az építési engedély beszerzéséről, beszereztetéséről való gondoskodás, amennyiben építési engedély köteles munkáról van szó. - A munka versenyeztetésében való részvétel a kivitelezési terv és/illetve árazatlan költségvetési kiírás alapján. Együttműködés a Közbeszerzési Osztállyal. - A kivitelezési munka teljes körű szakágankénti műszaki ellenőrzése: munkaterület átadás-átvétel, építési napló megnyittatása, munkálatok teljes időtartama alatt naprakészen tarttatása, ellenőrzése; munkafolyamat műszaki és pénzügyi ellenőrzése; kivitelező készre jelentésének fogadása, ellenőrzés, minősítés; műszaki átadás-átvétel előkészítése, műszaki átadás-átvételi eljárás lebonyolítása; végszámla műszaki-pénzügyi ellenőrzése, műszaki igazolása; számla pénzügyi terhelése, továbbítása a gazdálkodási főosztály felé; létesítmény használatba adása; garanciális munkák megszervezése, elvégzésének igazolása. - A számlák műszaki igazolása után keretigazolás és terhelés, valamint kiegyenlítés céljából a számlák megküldése a Pénzügyi és Számviteli Főosztályra. - A feladatok elvégzésekor a szakmai törvények, rendeletek és utasítások előírásainak figyelembe vétele. - Beruházások, fejlesztések szakmai ellenőrzése, kapcsolattartás a bonyolítóval, kivitelezővel, a munkálatok során az egyetem érdekeinek érvényesítése. - Az osztály tevékenységét érintő belső szabályzatok előkészítésében, a meglévők korszerűsítésében való részvétel Az osztály vezetését az osztályvezető látja el. BERUHÁZÁSI OSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ
Az osztályvezető munkaköri feladatait a fejlesztési igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Kialakítja a Beruházási Osztály működési rendjét és az egyes feladatokat. - Az egyetemi fejlesztések előkészítése, illetve a felújítási feladatok irányítása, az előkészítése, megvalósítása, ellenőrzése. - A jóváhagyott rekonstrukciók, beruházások tervezésére és kivitelezésére a fejlesztési igazgató utasítása szerint a szerződés-kötések előkészítése. - Beszámoló jelentések készíttetése az osztály ügykörébe tartozó műszaki, költségvetési feladatok teljesítéséről. - Az osztály területén a munkavédelmi és tűzrendészeti tevékenység megszervezése és ellenőrzése.
97
- A tervtár, irattár nyilvántartásainak vezetése és a dokumentumok rendezett tárolása. - A külső és belső ellenőrzések által a Beruházási Osztály feladatköréhez kapcsolódó hiányosságok megállapítása esetében a szükséges intézkedések megtétele, hatáskörét meghaladó esetekben intézkedés kezdeményezése, illetve az arra vonatkozó javaslat előterjesztése. - Beszámolás és tájékoztatás adás az osztály munkájáról, a feladatok végrehajtásának esetleges nehézségeiről, a mindenkori döntéstől függően szóban, vagy írásban. - Részvétel az új munkatársak kiválasztásában. - A függelmileg közvetlenül alá tartozó munkatársak teljesítményének értékelése, fejlesztésének elősegítése, valamint a javadalmazásukra javaslat megfogalmazása. - A fejlesztési igazgató távolléte esetén a helyettesi feladatok ellátása. Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed az osztályon dolgozók munkájának irányítására, szervezésére. - Véleményezés a feladatkörét érintő belső szabályzatokra és utasításokra vonatkozóan az előkészítés időszakában és az osztálya feladatkörébe tartozó létesítmények felújítás, beruházások műszaki szakmai kérdéseiben. - Az osztály feladatkörébe tartozó tevékenység során felmerülő műszaki szakmai kérdésekben való döntés a fejlesztési igazgató egyetértésével. - Döntés az osztály dolgozóinak munkaidőben történő eltávozási, szabadságolási ügyeiben. - Az osztály feladatkörébe tartozó munkafolyamatok szervezéséről, belső munkamegosztásról való döntés. - Felelős: a feladatleírásban hatáskörébe utalt, jogkörébe tartozó feladatok ellátásáért, határidők betartásáért, ellenőrzési feladatáért, jelentéstételi kötelezettségének ellátásáért, a hatáskörébe tartozó feladatok tekintetében a felsőbb szervek utasításának végrehajtásáért, valamennyi érvényben lévő, vagy időközben megjelenő utasítást, szabályozást és belső rendelkezést köteles megismerni és azokat betartani, a fejlesztési igazgató által átruházott jogkörben tett intézkedésekért, az általa az osztály dolgozóira átruházott jogkörök gyakorlása tekintetében a beszámoltatás, a fokozott ellenőrzés, a hatáskörébe tartozó feladatok tekintetében a jogszabályokban előírtak, valamint a felsőbb szervek és felettesei utasításainak, továbbá a DE szabályzataiban foglaltaknak végrehajtása, a munkakörével összefüggő ellenőrzési feladatok teljesítése, az észlelt hiányosságok feltárása, szükség esetén írásban történő rögzítése, azok kiküszöbölése érdekében saját hatáskörébe tartozó intézkedések azonnali megtétele, hatáskörét meghaladó esetekben az intézkedés kezdeményezése, a személyi leltárban lévő eszközök nyilvántartásának ellenőrzéséért. - Utasítási és ellenőrzési jogkör az osztályon belül. - Javaslattétel a feladatkörébe tartozó létesítmények felújítására, beruházására vonatkozóan; a kivitelező vállalkozók kiválasztására vonatkozóan. - Ellenőrzési jogkör a beruházási, felújítási és ügyviteli feladatok teljesítése és betartása; a bizonylati fegyelem betartása, különös tekintettel a felmérésekre és a számlaegyeztetésekre; a műszaki átadás-átvétel és üzembe helyezési eljárások, az ügyintézés, az átfutási idő; az osztály vezetése által kiadott szabályzatok, belső 98
utasítások betartása, a területén a munka- és balesetvédelmi, valamint tűzrendészeti vonatkozások; a saját hatáskörében kiadott intézkedései végrehajtás, az osztály dolgozói munkaköri leírásaiban foglalt feladatok és ellenőrzési kötelezettségek teljesítése, a munkafegyelem betartása tekintetében. - Az osztályról kimenő belső adatszolgáltatások, illetve az osztály működésével kapcsolatos ügyekben a szervezet nevében aláírási jog gyakorlása. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra. ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ, ÜGYINTÉZŐ Az ügyvivő-szakértő, ügyintéző munkáját az osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
3. Vagyongazdálkodási Osztály Az osztály általános feladatai: -
Vagyongazdálkodási terv készítése a költségvetési évre vonatkozóan. Vagyongazdálkodási terv értékelése a költségvetési beszámoló alapján. A beruházások, értéknövelő felújítások értékváltozásának folyamatos vezetése. A vagyonelemek vásárlása, értékesítése a jogszabályoknak, a felügyeleti szervnek és a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt szabályzatainak megfelelően. Az egyeteméves vagyonváltozásának jelentése a mérleggel egyezően a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt. által meghatározottak szerint. Ingatlannyilvántartás. Tulajdonosi ellenőrzésekhez kapcsolódó ügyintézés. Létesítménygazdálkodás kialakítása-működtetése. Ingatlanokkal kapcsolatos leltárkezelői feladatok ellátása.
Az osztály élén az osztályvezető áll.
99
VAGYONGAZDÁLKODÁSI OSZTÁLYVEZETŐ/ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ Az osztályvezető munkaköri feladatait a fejlesztési igazgató irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály munkájának szakmai irányítása. - A vagyongazdálkodási terv elkészítése. - A DE vagyonelemeivel való gazdálkodás koordinálása. - A vagyonelemek nyilvántartása. - A vagyonnal kapcsolatos adatszolgáltatási kötelezettség ellátása. - Az osztály belső munkamegosztásának meghatározása. - A munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás az osztály dolgozói részére. - Az osztály tevékenységét érintő belső szabályzatok előkészítése, a meglévők korszerűsítése. - Az osztály feladatainak ellátása során az alkalmazott jogszabályok betartása, számonkérése. - Az osztály nyilvántartási, adatközlési munkáinak megszervezése. - Mindazon feladatok ellátása, melyeket jogszabály és az egyetemi szabályzatok számára meghatároznak, illetve amire a munkáltatója megbízza. Hatáskör - Hatásköre, utasítási és ellenőrzési jogköre kiterjed a vagyongazdálkodási osztály dolgozóira. - A közvetlen irányítása alatt dolgozók munkafolyamatainak szervezése, módosítása. - A végrehajtás eszközeinek megválasztása. - A feladatok osztályon belüli átütemezése. - Ellenőrzési jogkör a vagyongazdálkodási osztály dolgozóinak a teljes munkavégzése, a minőségi követelmények és a határidők betartása felett. - A feladatok végrehajtásához szükséges eszközök, módszerek megválasztása, az osztályon belüli dolgozók közötti ideiglenes átcsoportosítás. - A hozzá közvetlen beosztott dolgozók részére munkaköri leírások elkészítéséről és kiadásáról való gondoskodás, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatainak megismerése tekintetében fennálló felelősség. - A tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlásáért való felelősség. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie minden lényeges munkafolyamatra. ÜGYINTÉZŐ, ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ Az ügyintéző munkáját a vagyongazdálkodási osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az osztály tevékenységi körével kapcsolatos feladatok ellátása a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően.
100
Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesekkel való egyeztetés, javaslattétel.
101
XI.
KLINIKAI KÖZPONT (KK) GAZDASÁGI IGAZGATÓ IRÁNYÍTÁSA ALÁ TARTOZÓK
1. Titkárság, közvetlenek A titkárság munkaköri feladatait a KK gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A gazdasági igazgató feladatkörével összefüggő írásos anyagok, jelentések, véleményezések, jegyzőkönyvek, emlékeztetők kimutatások stb. elkészítése. - A KK gazdasági igazgató részére érkezett iratok nyomon követése, a határidők betartatása, a titkárságon maradó iratanyagok kezelése. - Minden, a gazdasági igazgató aláírását igénylő iratanyag aláírásra történő előkészítése. - Adatszerű információtovábbítás a KK gazdasági igazgató megbízásából. - A KK gazdasági igazgató napi időbeosztásának kialakításához segítségnyújtás. - Az egyetemi értekezletekre előterjesztett anyagok, emlékeztetők, valamint minden olyan anyagnak a nyilvántartása, folyamatos karbantartása, amely a gazdasági igazgató munkájához közvetlenül kapcsolódik. - Vendéglátással, ünnepi alkalmak lebonyolításával kapcsolatos szervezési feladatok ellátása. - A határidős feladatok, szabadságok nyilvántartása. - A munkaidő igazoló lapok összegyűjtése és továbbítása a Humán Gazdálkodási Főosztály felé. - A tevékenység végzéséhez szükséges anyagok és eszközök megrendelése és kezelése, az ehhez kapcsolódó adminisztráció elvégzése. - A beérkező levelek továbbítása az illetékes ügyintéző felé. Hatáskör - Az ügyiratok egyetemen belüli mozgásának iktatása, átadási-átvételi jegyzék készítése. - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - A KK gazdasági igazgató irányítása alatt dolgozók megkeresése adatkérés céljából a munkaköréhez tartozó területeken. ÜGYINTÉZŐ, ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ (KÖZVETLENEK) Az ügyintéző munkáját a KK gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A feladatok ellátása a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. 102
- A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesével való egyeztetés, javaslattétel.
2.
Klinikai Központ Gazdasági Iroda
Munkatársai a KK gazdasági igazgató irányításával végzik munkájukat. - A Klinikai Központ üzletág előirányzatát terhelő szállítói számlák, egyéb fizetési kötelezettséget keletkeztető bizonylatok o erre a célra rendszeresített bélyegzővel ellátott érkeztetése, o számlaellenőrzési feladat ellátása, szükség esetén rendezése a szállítóval o gazdasági informatikai rendszerben való iktatása, o előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő beszerzések esetében a gazdasági informatikai rendszerben könyvelés-technikai szempontból megrendelési esemény rögzítése, o a GSZ 21. § szerinti teljesítésigazolással való felszerelése, kötelezettségvállalási előzmények csatolása, o a kifizetés jogszabályi előírásoknak való megfelelés esetén a GSZ 23.§ (7) bekezdése szerint - a gazdasági informatikai rendszerből nyomtatott iktatólapon történő- utalvány ellenjegyzést követően o a Pénzügyi és Számviteli Főosztályra való – lehetőség szerint érkeztetéstől számított 3 munkanapon belüli- továbbítása. - A KK üzletágra vonatkozó kötelezettségvállalások előzetes fedezet- és szabad előirányzat rendelkezésre állásának ellenőrzése, jogszabályok és belső szabályzatoknak való megfelelés vizsgálata, előkészítés pénzügyi ellenjegyzésre. - Megrendelés kezdeményezések befogadása a KK szervezeti egységeitől, a szükséges ellenőrzéseket követő pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott kezdeményezők továbbítása a Beszerzési Osztály felé. - A KK főigazgató kötelezettségvállalási hatáskörébe tartozó szerződéskezdeményezők, illetve személyi előirányzatot terhelő kötelezettségvállalások előzetes fedezetvizsgálata, előzetes kötelezettségvállas rögzítése az SAP KVM moduljában - A szerződések nyilvántartása, archiválása a Szerződéskötés Eljárásrendje 11.§ (3) bekezdés szerinti szoftver alkalmazásával. A szerződések aláírását követően haladéktalanul biztosítani kell a szerződések rendszerben történő megjelenítését a kincstári kötelezettségvállalás - amennyiben szükséges - bejelentése érdekében. - A KK üzletágra vonatkozóan az előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő események vonatkozásában a kötelezettségvállalások nyilvántartása a gazdasági informatikai rendszerben. - A bevételek kezelésével kapcsolatos iratok (pl.: kimenő számla kiállítás kezdeményezés, bevételek beazonosításához-könyveléséhez szükséges megállapodások, szerződések), bevételkezelő helyeken kiállított bizonylatok érkeztetése, ellenőrzése, a Pénzügyi és Számviteli Főosztálya felé történő továbbítása. - Saját hatáskörű kincstári előirányzat módosítás kezdeményezése a Tervezési és Elemzési Főosztály felé. - Pénzügyi központok nyitásának kezdeményezése a Tervezési és Elemzési Főosztály felé.
103
- Az SAP keretgazdálkodási modulban a KK üzletágban a pénzügyi központok –kivéve pályázatok- felelős (bizonylaton alapuló) előirányzat kezelése (keretek betöltése, engedélyezése, évközi átcsoportosítás, évközi módosítás, keret átadás-átvétel, stb). - A gazdálkodási keretek és a belső költségvetés összhangjának biztosítása, figyelembe véve az évközi módosításokat is. - A keretek felhasználásának figyelése és elemzése. Ad hoc kimutatások és döntéselőkészítő anyagok készítése. - A Klinikai Központ üzletágra vonatkozó GSZ 12.§ szerinti elemi, valamint a 15. § szerinti belső gazdálkodási költségvetés készítése a hatályos jogszabályok, a GSZ, a Szenátus által meghatározott irányelvek, valamint a gazdasági főigazgató költségvetési munkálatok ütemezésére vonatkozó- utasításainak betartásával. - A Klinikai Központ üzletágra vonatkozó adatszolgáltatási, illetve beszámoló készítési kötelezettség teljesítésében való közreműködés a GSZ 29.§ (5) szerint. - A Klinikai Központhoz tartozó egységek gazdasági teljesítményt értékelő rendszerének működtetése, kontrolling feladatok ellátása a Kontrolling Osztállyal együttműködve. - A gazdasági főigazgató által meghatározott zárási munkálatokban részvétel, a költségfelosztáshoz megbízható adatszolgáltatás készítése. - A gyakorlati képzés ellátására külön megállapodás elkészítésében való részvétel, a megállapodásban rögzített feltételek betartása, elszámolás. - Külső és belső ellenőrzésekhez dokumentumok biztosítása - Adatszolgáltatás a KK főigazgatója, illetve a gazdasági főigazgató részére - A betegdokumentációs csoport adatszolgáltatása alapján a bevételeknek a felosztásnak és a megállapodásoknak megfelelően a kereteken történő jóváírása, a megfelelő módon történő kezelése; - Abetegellátó szervezeti egységek havi teljesítményarányos gazdálkodási kereteinek meghatározása az endofinanszírozási szabályok alapján; - A KK szervezeti egységeitől érkező, minden gazdasági eseményre vonatkozó kezdeményezés befogadása (megrendelés, szolgáltatás, bér, kimenő számla készítésének kezdeményezője, egyéb szerződéskezdeményező, műszaki, karbantartási, egyéb). - a társrendszerekből kapott betöltő állomány (gyógyszer) feldolgozása, ellenőrzése. - A gazdasági teljesítmény értékeléséhez a klinikai gazdasági referensektől, valamint a Betegdokumentációs Irodától az adatok határidőre való begyűjtése, rendszeres adatszolgáltatás a Klinikai Központ főigazgatójának és a gazdasági főigazgatónak. - A gazdálkodás során a belső megállapodásból eredő engedmények, zárolások, stb. vonatkozásainak nyomon követése; - A betegellátáshoz kapcsolódó saját bevételek kalkulációjának elkészítése, teljesülésének nyomon követése, rezsilevonás érvényesítése; - KK -n belüli szolgáltatások analitikus nyilvántartása, - SAP hozzáférés kezdeményezése. - Egészségügyi szolgáltatások önköltségének számítása, egyéb egészségügyi elemzések végzése. - Külső és belső ellenőrzésekhez kapcsolódó dokumentumok biztosítása A gyógyszerkészlet egyeztetése, eltérések feladása könyvelésre. - Irattárazás.
104
XII. AGRÁRTUDOMÁNYI KÖZPONT (ATK) GAZDASÁGI IGAZGATÓ IRÁNYÍTÁSA ALÁ TARTOZÓK
1. Titkárság A titkárság munkaköri feladatait az Agrártudományi Központ gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - Az ATK gazdasági igazgató feladatkörével összefüggő írásos anyagok, jelentések, véleményezések, jegyzőkönyvek, emlékeztetők kimutatások stb. elkészítése. - A munkahelyére érkező ügyiratok átvétele, iktatása, szignálás utáni irányítása, kimenő anyagok postázása. - A határidős feladatok nyilvántartása. - Szabadságok nyilvántartása. - A munkaidő igazoló lapok kitöltésének ellenőrzése és továbbítása a Humán Gazdálkodási Főosztály felé. - Munkahelye irattárának kezelése. - Telefonüzenetek fogadása és továbbítása. - A tevékenység végzéséhez szükséges anyagok és eszközök raktári kivételezése és kezelése, az ehhez kapcsolódó adminisztráció elvégzése. Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre.
2. Agrártudományi Központ Gazdasági Iroda Az ATK Gazdasági Iroda általános feladatai: Munkatársai az ATK gazdasági igazgató irányításával végzik munkájukat - Az Agrártudományi Központ üzletág előirányzatát terhelő szállítói számlák, egyéb fizetési kötelezettséget keletkeztető bizonylatok o erre a célra rendszeresített bélyegzővel ellátott érkeztetése, o számlaellenőrzési feladat ellátása, szükség esetén rendezése a szállítóval o gazdasági informatikai rendszerben való iktatása, o előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő beszerzések esetében a gazdasági informatikai rendszerben könyvelés-technikai szempontból megrendelési esemény rögzítése, o a GSZ 21. § szerinti teljesítésigazolással való felszerelése, kötelezettségvállalási előzmények csatolása,
105
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
o a kifizetés jogszabályi előírásoknak való megfelelés esetén a GSZ 23.§ (7) bekezdése szerint - a gazdasági informatikai rendszerből nyomtatott iktatólapon történő- utalvány ellenjegyzést követően o a Pénzügyi és Számviteli Főosztályra való – lehetőség szerint érkeztetéstől számított 3 munkanapon belüli- továbbítása. Az ATK üzletágra vonatkozó kötelezettségvállalások előzetes fedezet- és szabad előirányzat rendelkezésre állásának ellenőrzése, jogszabályok és belső szabályzatoknak való megfelelés vizsgálata, előkészítés pénzügyi ellenjegyzésre. Megrendelés kezdeményezések befogadása az ATK szervezeti egységeitől, a szükséges ellenőrzéseket követő pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott kezdeményezők továbbítása a Beszerzési Osztály felé. Az ATK főigazgató kötelezettségvállalási hatáskörébe tartozó szerződéskezdeményezők, illetve személyi előirányzatot terhelő kötelezettségvállalások előzetes fedezetvizsgálata, előzetes kötelezettségvállas rögzítése a SAP KVM moduljában. A szerződések nyilvántartása, archiválása a Szerződéskötés Eljárásrendje 11.§ (3) bekezdés szerinti szoftver alkalmazásával. A szerződések aláírását követően haladéktalanul biztosítani kell a szerződések rendszerben történő megjelenítését a kincstári kötelezettségvállalás- amennyiben szükséges- bejelentése érdekében. Az ATK üzletágra vonatkozóan az előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő események vonatkozásában a kötelezettségvállalások nyilvántartása a gazdasági informatikai rendszerben. A bevételek kezelésével kapcsolatos iratok (pl.: kimenő számla kiállítás kezdeményezés, bevételek beazonosításához-könyveléséhez szükséges megállapodások, szerződések), bevételkezelő helyeken kiállított bizonylatok érkeztetése, ellenőrzése, a Pénzügyi és Számviteli Főosztálya felé történő továbbítása. Saját hatáskörű kincstári előirányzat módosítás kezdeményezése a Tervezési és Elemzési Főosztály felé. Pénzügyi központok nyitásának kezdeményezése a Tervezési és Elemzési Főosztály felé. A SAP keretgazdálkodási modulban Az ATK üzletágban a pénzügyi központok – kivéve pályázatok- felelős (bizonylaton alapuló) előirányzat kezelése (keretek betöltése, engedélyezése, évközi átcsoportosítás, évközi módosítás, keret átadásátvétel, stb). A gazdálkodási keretek és a belső költségvetés összhangjának biztosítása, figyelembe véve az évközi módosításokat is. A keretek felhasználásának figyelése és elemzése. Ad hoc kimutatások és döntéselőkészítő anyagok készítése Az Agrártudományi Központ üzletágra vonatkozó GSZ 12.§ szerinti elemi, valamint a 15. § szerinti belső gazdálkodási költségvetés készítése a hatályos jogszabályok, a GSZ, a Szenátus által meghatározott irányelvek, valamint a gazdasági főigazgató költségvetési munkálatok ütemezésére vonatkozó- utasításainak betartásával. Az Agrártudományi Központ üzletágra vonatkozó adatszolgáltatási, illetve beszámoló készítési kötelezettség teljesítésében való közreműködés a GSZ 29.§ (5) szerint. Az Agrártudományi Központhoz tartozó egységek gazdasági teljesítményt értékelő rendszerének működtetése, kontrolling feladatok ellátása a Kontrolling Osztállyal együttműködve. A gazdasági főigazgató által meghatározott zárási munkálatokban részvétel, a költségfelosztáshoz megbízható adatszolgáltatás készítése.
106
- A gyakorlati képzés ellátására külön megállapodás elkészítésében való részvétel, a megállapodásban rögzített feltételek betartása, elszámolás. - Külső és belső ellenőrzésekhez dokumentumok biztosítása - Az ATK raktáraival kapcsolatos gazdasági adminisztráció. - Az ATK állatállományával kapcsolatos (bankszámlát nem érintő) gazdasági adminisztráció. - Az Agrártudományi Központ tevékenységéhez igénybe vett termőföldekkel kapcsolatos (bankszámlát nem érintő) gazdasági adminisztráció - Az Agrártudományi Központhoz kapcsolódó statisztikai adatszolgáltatások elkészítése - Adatszolgáltatás az ATK főigazgatója, illetve a gazdasági főigazgató részére ÜGYINTÉZŐ, ÜGYVIVŐ-SZAKÉRTŐ (KÖZVETLENEK) Az ügyintéző munkáját az ATK gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. Feladatkör - A feladatok ellátása a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően. Hatáskör - Javaslattételi, egyeztetési, információszolgáltatási hatásköre kiterjed a munkaköri leírásban rögzített területekre. - Információ kérés a munkájával kapcsolatban. - A feladatának elvégzésével kapcsolatban a felettesével való egyeztetés, javaslattétel.
107
XIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
Jelen Ügyrendet a Szenátus 2014. február 6. napján tartott ülésén a ………..számú határozatával fogadta el. Az Ügyrend 2014. február 17. napjával lép hatályba. Az Ügyrend hatálybalépésével egyidejűleg a korábban érvényben volt Ügyrend hatályát veszti. Az ügyrendnek megfelelő átszervezés végrehajtását azonnal meg kell kezdeni, azzal, hogy az előző költségvetési év lezárásához szükséges munkaerőt a megszűnő egységek zárási feladatainak elvégzéséhez biztosítani kell. A Magyarország 2014. évi központi költségvetését megalapozó egyes törvények módosításáról szóló 2013. évi CCIII. törvény 25-26.§ végrehajtása, azaz az Egyetem szervezeti integrációjának megvalósítása idején, a gazdasági főigazgató – amennyiben a gördülékeny ügyintézés és biztonságos működés ezt megkívánja - a Gazdasági Főigazgatóság jelen szabályzatban meghatározott feladatait saját hatáskörben – gazdasági főigazgatói utasítás formájában - átszervezheti, a vezetők, szervezetek között feladatátcsoportosítást hajthat végre, új feladatot írhat elő. A gazdasági főigazgató az integrációs időszak végét (2014. december 31.) követő 30 napon belül biztosítja a Gazdasági Főigazgatóság Ügyrendjében a végrehajtott intézkedések átvezetését. Jelen Ügyrend elválaszthatatlan részét képezi a szervezeti felépítésről készült Organogramot tartalmazó 1. számú melléklet. A jelen Ügyrendben foglaltakat jogszabályok és felettes szervek utasításai módosíthatják.
Debrecen, 2014.február 6.
Prof. Dr. Szilvássy Zoltán
Dr. Bács Zoltán
rektor
gazdasági főigazgató
108
