Debreceni Egyetem
A DEBRECENI EGYETEM INTÉZMÉNYEINEK EGYSÉGES IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA
2006
Tartalomjegyzék 1.§ A szabályzat célja és hatálya, kapcsolódó rendelkezések............................................... 3 2.§ Értelmező rendelkezések................................................................................................... 3 3.§ Az iratkezelés szervezete ................................................................................................... 4 4.§ Iratok átvétele, elosztása, postabontás............................................................................. 6 5.§ Az iratok nyilvántartásba vétele....................................................................................... 7 6.§ Elektronikus dokumentumok kezelése .......................................................................... 11 7. § Az ügyiratok intézése ...................................................................................................... 11 8.§ Az iratok továbbítása....................................................................................................... 13 9.§ Irattárba helyezés, irattári kezelés ................................................................................. 13 10.§ Az ügyiratok visszatartása, illetőleg kiadása az irattárból ........................................ 14 11.§ Telefaxok kezelése.......................................................................................................... 15 12. § A pecsétek használata és kezelése................................................................................ 15 13.§ Selejtezés ......................................................................................................................... 16 14.§ Az iratok levéltárba adása ............................................................................................ 17 15.§ Az Irattári Terv.............................................................................................................. 17 16.§ Vegyes rendelkezések .................................................................................................... 18 17.§ Záró rendelkezések ........................................................................................................ 19
2/33
2007. 01. 02.
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben foglaltaknak megfelelően a Debreceni Egyetemen az iratkezelést az alábbiakban szabályozom:
1.§ A szabályzat célja és hatálya, kapcsolódó rendelkezések A szabályzatalkotás célja, hogy a Debreceni Egyetem (továbbiakban: Egyetem) iratanyaga szakszerű kezelését, rendszerezettségét és hatékony felhasználhatóságát biztosítsa. Az iratkezelés feladatait a korszerű ügyvitel igényeinek megfelelően és a technika által nyújtott lehetőségek figyelembevételével úgy szabályozza, hogy ezzel az egyetem rendeltetésszerű működését, feladatainak gyors és eredményes teljesítését, tevékenységének átfogó ellenőrzését, az iratok biztonságos megőrzését garantálja, s az ügyvitelben már nem szükséges, a tudományok számára, illetőleg történetileg nem értékes iratok selejtezését megkönnyítse. (1) A jelen egységes Iratkezelési Szabályzat rendelkezései az egyetem valamennyi szervezeti egységére érvényesek. (Kivéve az 1.§ (3) bekezdésében említettek). Betartásukért az illetékes egységek vezetői a felelősek. (2) Az egységes iratkezelésre az egyetem főtitkára felügyel. Az egyetem főtitkára irányítja a Rektori Hivatal igazgatási és ügyviteli tevékenységét, felügyeletet gyakorol a kari hivatalok ilyen irányú munkája felett és ellátja az egyetemi ügyiratkezelés általános felügyeletét. (3) A szabályzat hatálya nem terjed ki a gyakorló iskolákra, óvodára, bölcsödére (11/1994 (VI.8.) MKM rend.), valamint a társult intézményekre. (4) A szabályzat rendelkezéseit alkalmazni kell az egyetem szervezeti egységei által iktatott, vagy más módon nyilvántartott, továbbá nyilvántartásba nem vett oktatási, tudományos, valamint az intézményi – történelmi jellegű iratanyag kezelésére. (5) A gazdálkodás során keletkező bizonylatok, dokumentumok, nyilvántartások tekintetében a számviteli bizonylatokról szóló rendelkezéseket kell figyelembe venni (a számvitelről szóló 1993. évi CVIII. törvénnyel módosított 1991. évi XVIII. tv. 87. §). (6) További kapcsolódó szabályzatok: Leltározási szabályzat, Selejtezési Szabályzat, Bizonylati Szabályzat, Pénz és értékkezelési szabályzat, Kötelezettségvállalási szabályzat, Számviteli politika, Ügyrend, Gazdálkodási szabályzat.
2.§ Értelmező rendelkezések (1) Irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adat együttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja. Nem kell iratnak tekinteni a rendszeresen kapott hivatalos lapokat (közlönyöket), napilapokat, folyóiratokat, könyveket, reklám és propagandaanyagokat.
3/33
2007. 01. 02.
(2) Közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely közfeladatot ellátó szerv működése során keletkezett vagy keletkezik, illetve a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott. (3) Irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége. (4) Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely. (5) Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését, továbbítását és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. (6) Irattári terv: az iratok rendszerezésének és a selejtezhetőségének szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva a közfeladatot ellátó szerv feladat és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. (7) Maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat. (8) Levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény. (9) Levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat. (10) A személyes adat, valamint a személyes adatok kezelésével összefüggő fogalmak értelmezésére a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény rendelkezései az irányadóak. (11) Minősített adat a közokiratokról, közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvényben (1995. évi LXVI. tv.) meghatározott köziratban szereplő államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó adat.
3.§ Az iratkezelés szervezete (1) Az egyetemen történő iratkezelést az egyes szervezeti egységek iktatói és a központi irattárosok látják el. A beosztott dolgozók közül az iratkezelést végző szervezeti egység vezetője jelöli ki az iratkezelésért felelős személyt, s annak helyettesét. Feladatukat, hatáskörüket és felelősségüket a munkaköri leírásukban rögzíti.
4/33
2007. 01. 02.
(2) Az iktatás és az irattározás osztottan, szervezeti egységek szerint tagozódva történik. Az irattári anyaggal rendelkező szervek kötelesek a szervesen összetartozó irataik egységének, illetve eredeti rendjének megőrzéséről, valamint a tulajdonukban lévő levéltári anyag megóvásáról gondoskodni. Köziratot elidegeníteni, megrongálni vagy egyéb módon használhatatlanná tenni, továbbá – a szabályosan lefolytatott selejtezési eljárást kivéve – megsemmisíteni tilos! (3) Iktatás és irattározás az egyes szervezeti egységeknél: a) A Rektori Hivatal iktatója látja el a rektorhoz, a rektorhelyettesekhez, a főtitkárhoz, az igazgatóságokhoz, valamint a Rektori Hivatalhoz érkező és ott keletkezett iratok iktatását, irattározását. b) A centrum/dékáni/önálló intézeti hivatalok iktatói látják el a centrumelnök, centrumelnök-helyettesek, dékán, dékánhelyettesek, valamint a Centrum és a Dékáni Hivatalhoz érkező és ott keletkezett ügyiratok iktatását, irattározását. c) A Gazdasági Főigazgatóság és a gazdasági egységek iktatója látja el a Gazdasági Főigazgatósághoz és a gazdasági egységhez érkező és ott keletkezett iratok iktatását, irattározását. d) A tanszékekhez és intézetekhez, valamint a kollégiumokhoz érkező és ott keletkezett ügyiratok iktatását és irattározását a tanszéken/intézetben adminisztrációs munkakörben foglalkoztatott előadók látják el. (4) Államtitkot és szolgálati titkot tartalmazó iratok kezelése a 3.§ (3) bekezdés a)-d) pontokban megjelölt szervezeti egységeknél az 1995. évi LXV. törvény és a minősített adat kezelésének rendjét szabályozó 79/1995/VI.30./ Korm. rendelet alapján történik. (5) Az iratkezelés felügyelete: a) A főtitkár jogköre kiterjed: - az Iratkezelési Szabályzat és annak részét képező Irattári Terv elkészítésére, szükség szerinti módosítás esetén a Szenátus elé terjesztésre, a szabályzat rendelkezéseinek betartatására, - az iratkezelésben az egységes elvek és gyakorlat érvényesítésére, az iratkezelés rendszeres ellenőrzésére, - az iratkezeléssel foglalkozó dolgozók szakmai továbbképzésének megszervezésére, az iratkezelés korszerűsítésére. - az adatvédelmi felelőssel ellenőrzi, hogy a személyes és különleges adatok kezelése megfelel-e a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvényben (a továbbiakban: Avtv.), illetve az Ltv.-ben foglaltaknak; b) A Hajdú-Bihar Megyei Levéltár jogköre kiterjed: - az Iratkezelési Szabályzat szakmai véleményezésére, - az iratselejtezés felügyeletére, - az iratkezelés ellenőrzésére.
5/33
2007. 01. 02.
4.§ Iratok átvétele, elosztása, postabontás (1) Az érkező iratok és küldemények átvétele hivatalos munkaidő alatt történik. Az iratirányítással megbízott dolgozó (továbbiakban: iratirányító) végzi a bérelt postafiók kiürítését, valamint az ajánlott és tértivevényes küldemények átvételét, illetve azok elosztását. (2) Az olyan küldeményekre, amelyeknek burkolata sérült, vagy amelyeken a felbontás jelei megállapíthatók, rá kell vezetni, hogy sérülten érkezett vagy felbontva érkezett és e megjegyzést alá kell íratni a postahivatal dolgozójával. (3) Az iratirányító a küldeményeket a címzetthez, illetve a címzett szervezeti egységhez továbbítja. Azokat a küldeményeket, amelyek címzéséből nem lehet megállapítani, hogy melyik szervezeti egységnek küldték, az alábbi táblázatban szereplő azonosítás alapján kell leadni a campus székhelyén található központi adminisztrációs egységnél, ahonnan felbontás után továbbítják az illetékeshez. A táblázat alapján nem beazonosítható küldeményeket a Rektori Hivatalnak kell továbbítani. Debrecen, Egyetem tér 1. Debrecen, Kassai út 26. Debrecen, Böszörményi út 138. Debrecen, Nagyerdei krt. 98. Debrecen, Ótemető út 2-4 Hajdúböszörmény, Désány István u. 1-9. Nyíregyháza, Sóstói u. 2-4. Debrecen, Egyetem tér 2.
Rektori Hivatal Gazdasági Főigazgatóság ATC Centrumelnöki Hivatal OEC Elnöki Hivatal MFK Igazgatási Titkárság HPFK Dékáni Hivatal EFK Dékáni Hivatal ZK Dékáni Hivatal
(4) A küldeményeket a szervezeti egység vezetője, vagy megbízottja bontja fel. A vezetők az általuk bontott, illetőleg nekik bemutatott küldeményeket szükség szerint valamely szervezeti egységre /csoport/, vagy az ügy elintézésével megbízott személyre /ügyintéző/ szignálják. A vezető a szignálás jogával – állandó vagy ideiglenes jelleggel – más vezetőt is megbízhat. A szignálás során fel kell jegyezni a kijelölt egység, vagy ügyintéző nevének rövidítését, a kijelölés dátumát, valamint az elintézésre vonatkozó esetleges utasítást /pl.: ma, sürgős, megbeszélni..............vel /. Idegennyelvű szöveg esetén az iktató számára meg kell jelölni az irat tárgyát. (5) A vezető tartósabb távolléte idejére köteles a hivatalos küldemények felbontására esetenként vagy állandó jelleggel helyettest megbízni. (6) Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani a névre szóló küldeményeket. A névre szóló küldeményt a címzett távollétében a vezető, illetve a helyettes felbonthatja, ha az megállapíthatóan hivatalos iratot tartalmaz. (7) A vezető, illetve megbízottja és a névre szóló küldemények címzettje az általuk felbontott hivatalos küldeményeket iktatás céljából soron kívül kötelesek átadni az iktatónak.
6/33
2007. 01. 02.
(8) A küldemény felbontása alkalmával ellenőrizni kell, hogy a borítékon jelzett iratok, illetőleg az iratokban jelzett mellékletek megérkeztek–e. Ha hiányt állapítanak meg, azt az iratra rá kell vezetni. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést. (9) Ha a felbontás alkalmával kitűnik, hogy a küldemény pénzt, vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az értékküldemény összegét köteles az iratokon – keltezve és aláírva – feltüntetni. Az érték felhasználásáról (további sorsáról) az érdemi ügyintézés során kell rendelkezni. (10) A küldemények téves felbontásakor, valamint ha később derül ki, hogy a küldeményben titkos irat van, a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét és munkahelyének címét, majd a küldeményt a címzetthez kell eljuttatni, ahol a küldeményt a titkos iratok számára rendszeresített iktatókönyvben kell nyilvántartásba venni. (11) Ha a küldemény kézbesítéséhez jogkövetkezmény fűződik (pályázat, fizetési, jogorvoslati határidő, felmentés stb.) vagy a küldő címét csak a borítékról lehet megállapítani, illetve a küldemény hiányosan érkezett, a borítékot az irathoz kell csatolni. (12) A telefax készülékeken, valamint az e-mailben érkező hivatalos iratok átvételére és továbbítására az előző bekezdésekben foglaltakat értelemszerűen alkalmazni kell.
5.§ Az iratok nyilvántartásba vétele (1) Az iratok nyilvántartásba vétele iktatással, illetve a számviteli rend előírásai, valamint más jogi vagy intézményi belső rendelkezések szerint megkövetelt módon történik. (2) A küldeményeket felbontás és szignálás után az iktatónak kell átadni a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő napon, amelyet az iktató ezen határidőn belül köteles iktatni. Ha csak a felbontás után állapították meg, hogy az ügyben intézkedésre más szervezeti egység hivatott, a küldeményt még ugyanazon a napon - ha ez nem lehetséges, legkésőbb az azt követő napon - az illetékes szervezeti egységhez kell továbbítani. (3) Az egyetemre érkező iratokat az 5.§ (4) bekezdésében foglaltak kivételével iktatni kell. Iktatni kell a saját kezdeményezésű, kimenő iratokat, a szervezeti egységeknél keletkező, belső használatú dokumentumokat (munkatervek, testületi jegyzőkönyvek stb.), valamint a szervezeti egységek közötti intézkedést igénylő iratokat. (4) Nem kell iktatni az olyan ügyek iratait, amelyről a vonatkozó rendelkezések értelmében külön nyilvántartást kell vezetni, a meghívókat, szaklapokat, jogkövetkezménnyel nem járó tömeges értesítéseket, s érdemi intézkedést nem igénylő hasonló jellegű iratokat. (5) Nem szabad újabb iktatószámot adni a véleményezés, tájékoztatás, javaslattétel stb. céljából valamely más szervezeti egység által megküldött ún. átfutó iratoknak. (6) Az iratokat a beérkezés sorrendjében kell iktatni, de soron kívülinek kell tekinteni a táviratokat, az express küldeményeket, faxokat, hivatalos e-mail-eket, továbbá a határidős iratokat.
7/33
2007. 01. 02.
(7) Az iratok iktatása sorszámos rendszer szerint történik. Az iktatás az iktatóbélyegzőnek az iratra nyomásából, az annak lenyomatán felsorolt adatok feltüntetéséből és az ügy lényeges adatainak az iktatókönyvbe való bejegyzéséből áll. (8) Az iktatóbélyegző használata a Rektori Hivatalban, a Centrum hivatalokban, a dékáni hivatalokban, a Gazdasági Főigazgatói hivatalban és a tervezési egységek gazdasági igazgatóságán, valamint az Egyetemi Könyvtárban kötelező. Lenyomatának tartalmaznia kell: a/ b/ c/ d/ e/ f/
az intézmény nevét, az iktatás évének, hónapjának és napjának, az iktatókönyv sorszámának, irattári tételszámának, a mellékletek számának 10 darabig szám szerint, azon felül csomag megjelöléssel, az ügyintéző nevének, az előirat számának feltüntetésére szolgáló rovatokat. Az iktatóbélyegző lenyomatát lehetőleg az irat első oldalának jobb felső részére kell elhelyezni úgy, hogy az azon lévő szöveget, címzést stb. ne takarja.
Ha nincs elegendő hely, vagy az irat több darabból áll, borítólapot kell felhasználni és az iktatóbélyegzőt a borítólapra kell nyomni. (9) Az ügyiratok nyilvántartására az iratkezelők: - számítógépes iratkezelési rendszert - Iktatókönyvet/C.Sz. ny. 5230-152/a.r.sz., - bármilyen célból más szervezeti egységhez való átadását igazoló Kézbesítőkönyvet/C. Sz. ny. 5230-29 r.sz./ használnak. (10) Az iktatás az irat jellemző adatainak az iktatókönyvbe történő bejegyzéséből és az iktatószámnak az iraton és mellékletein való feltüntetéséből áll. (11) Az iratok iktatására minden év kezdetén újonnan nyitott, bekötött, oldalszámozott és hitelesített, az iratok évi mennyiségének megfelelő terjedelmű iktatókönyvet kell használni. A hitelesítés tartalma: Ezen iktatókönyv 1-100-ig oldalszámozott. Használatba véve a ....................................................................... szervezeti egység részére, 200 .............január 01-én. Körbélyegző
............................................ szervezeti egységvezető
(12) Az iktatókönyv közhitelű okmány. Használatba vett iktatókönyvből lapokat kitépni, olvashatatlanná tenni szigorúan tilos!
8/33
2007. 01. 02.
(13) Az iktatókönyvbe feljegyzett adatokat kivakarni, leragasztani, tussal, tintával, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha a bejegyzés helyesbítésére van szükség, a helyesbítendő adatokat vékony vonallal úgy kell áthúzni, hogy azok olvashatók maradjanak és a helyes bejegyzést az áthúzott adat fölé kell írni. Téves iktatás esetén az iktatókönyvi bejegyzést tintával történő áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye kétségtelen legyen, de a bejegyzés továbbra is olvasható maradjon. Ugyanakkor a kezelési feljegyzések (megjegyzés) rovatban meg kell jelölni, hogy a tévesen beiktatott iratot mely számra iktatták át, illetőleg mely szervezeti egységnek adták át. A javítást kézjeggyel és keltezéssel kell igazolni. (14) Az iktatókönyvet minden évben eggyel kezdve az év végéig folytatólagosan emelkedő sorszámok szerint - az előnyomott rovatoknak megfelelően - golyóstollal, jól olvasható írással az iratkezelőnek kell vezetni. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet az iktatásra felhasznált utolsó sorszámot követően aláhúzással az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel, az iratkezelést végző szervezeti egység vezetője aláírásával és a hivatalos bélyegző lenyomatával le kell zárni. (15) Az iraton az iktatóbélyegző adatainak feltüntetésével egy időben, azzal megegyezően kell bejegyezni az iktatókönyvbe a sorszámot, az iktatás idejét, a beküldő nevét, címét, iratának számát, az ügy tárgyát, a mellékletek számát. Ezen túlmenően az iktatókönyvnek megfelelő rovatokat kell tartalmaznia az ügyintéző nevének, az elintézés módjának , a határidőnek, az irattárba helyezés időpontjának és az irattári terv tételszámának feljegyzésére. A beküldő neve rovatba, ha az iratot magánszemély nyújtotta be, az F /fél/ betűt, minden más esetben a beküldő szerv nevét vagy közismert rövidítést, ha pedig az intézkedést hivatalból kezdeményezik, a H rövidítést kell beírni. A Tárgy rovatba azokat az iratokat, amelyek már tárgymegjelöléssel érkeznek, változatlan szöveggel kell beírni. A többi iratnál a bejegyzés csak az ügy tárgyát legjobban jellemző szavakat tartalmazza. A tárgyrovatba írt szöveget magánszemélynél a névvel, illetőleg a tárgy lényegét legjobban kifejező szóval vezérszó, címszó- val kell kezdeni. (16) Az iratok iktatása minden szervezeti egységnél sorszámos rendszerben történik, de gyakran előforduló, azonos jellegű ügycsoportokat gyűjtőszámon kell nyilvántartani /pl. rektori tanács jegyzőkönyvei, doktori tanács anyagai, TDK levelezés, tandíj ügyek, TEMPUS ügyek stb./. A gyűjtőszámra iktatható ügyköröket - kivételesen indokolt esetben- a vezető jelöli ki. A gyűjtőszám alkalmazása esetén a 2. sz. melléklet szerinti formanyomtatványt kell használni. A gyűjtőszám szükségletnek megfelelő nyomtatványlapot az iktatókönyv elejére kell beköttetni vagy az iktatókönyv mellett dossziéban kezelni. A gyűjtőszámos iktatási rendszerben minden egyes ügyben érkező további iratok nem új iktatószámon kerülnek nyilvántartásba, hanem abban a tárgyban elsőnek nyilvántartásba vett ügydarabok sorszámának eggyel kezdődő alszámait kapják /pl. 45/1/. A gyűjtőszámos iratok nyilvántartása az iktató feladata. (17) Az iratok szerelése: Sorszámos iktatás esetén az iktatókönyv egy-egy sorszámára csak egy ügyet szabad beiktatni. Az ügyben keletkezett első irat iktatókönyvi sorszáma az egész ügy nyilvántartási száma, alapszáma, függetlenül attól, hogy az ügy iratainak iktatására hány sorszám felhasználása vált szükségessé. Ha az ügyben több éven át keletkeznek iratok, az új esztendőben mindig új sorszámon kell kezdeni az iratok nyilvántartását. Az ügy
9/33
2007. 01. 02.
alapszáma - tehát ahol az ügyre vonatkozó valamennyi iratot el kell helyezni - mindig a tárgyévben keletkezett első irat sorszáma. A csatolás tényét az iktatókönyvben rögzíteni kell. Az előirat sorszámánál a kezelési feljegyzések rovatba be kell írni, hogy azt milyen számú ügyirathoz csatolták. Pl. Lásd: 125/1996. sz.a./ Az utóirat sorszámának kezelési feljegyzések rovatába pedig a csatolt irat iktatószámát kell bejegyezni /pl. csat.: 1203/1995. sz./. Ezután az iratokat össze kell szerelni és ennek igazolására az utóbbi példányhoz hasonló szöveget kell az utóiratra feljegyezni. Ha az ügyirat még nincs az irattárban, vagy a határidős nyilvántartásban, vagy pedig azt bármely okból nem lehet az újabban beérkezett irattal összeszerelni, az újabb ügyiratra fel kell jegyezni, hogy az irat hol található, és mióta van a jelzett helyen / pl. 1203/1995. HpF.III.8./. Az iratszerelést úgy kell elvégezni, hogy egy–egy üggyel kapcsolatos valamennyi irat időrendben következzék egymás után, az egyes iratok pedig könyvszerűen lapozhatók, könnyen olvashatók legyenek. Célszerű az iratokat borítólapban elhelyezni és kezelni. (18)Az intézkedésre és felhívásra több szervtől, személytől érkezett válaszokat, vagy jelentéseket nem szabad külön-külön iktatni, hanem beérkezésüket gyűjtőíven kell feljegyezni. Az iktatókönyvbe be kell jegyezni, hogy az iratok nyilvántartása gyűjtőíven történik. Az így kezelt jelentéseken az iktatószámot törni kell a gyűjtőív folyószámával. A beérkezett jelentéseket a gyűjtőívvel együtt az ügyintézőkhöz kell eljuttatni. A gyűjtőívre előre fel kell jegyezni az intézkedés számát és tárgyát, valamint azoknak a szerveknek a nevét, amelyektől jelentésnek kell érkezni, majd a beérkezés tényét megfelelő rovatban a napi dátummal kell feltüntetni. A gyűjtőív az iratok mellett marad és így kerül irattárba. (19)Az iktatott ügyiratokat az év kezdetén újonnan nyitott, bekötött betűsoros név- és tárgymutató könyvben (regiszteres füzetben) vagy számítógépen vezetett adatbázisban kell mutatózni. Ha az irat több személlyel vagy tárggyal kapcsolatos, a névmutató megfelelő betűjelénél valamennyi személyt, illetve tárgyat mutatózni kell. A szöveg mellett szerepelni kell az iktatószámnak és az irattári tételszámnak. / Pl. 125-VII.98./. Mutatózni az iktatás napján, de legkésőbb az iktatást követő munkanapon kell. (20) Az egyetem valamennyi szervezeti egységénél a papír alapú iktatókönyv, név és tárgymutató könyv (regiszteres füzet) kiváltható ezen szabályzat alapján készült a Debreceni Egyetem tulajdonát képző Papirusz – Ügyiratkezelési Rendszerrel. (21) Számítógépes iktatási sajátosságok: A számítógépes iktatásnál ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni mint a hagyományos iktatásnál. Számítógépes érkeztetés és iktatás esetén is fel kell tüntetni az iraton mindazon kezelési feljegyzéseket, amelyek a hagyományos iratkezelésben szükségesek. A számítógépes nyilvántartás nem helyettesítheti azokat az átadókönyveket, amelyekben az átadás-átvétel tényét a sajátkezű aláírás bizonyítja. A számítógépes nyilvántartásról minden munkanap végén biztonsági másolatot kell készíteni. A számítógépes iktatásnál az iktatási nyilvántartás, az iktatókönyv és az előadói ív azonos adattartalmú. A programnak biztosítania kell az ügyenkénti nyomtathatóságot. A számítógépes rendszerbe vitt érkeztetési és iktatási adatok utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzíteni kell a módosítás előtti szövegrészt is. Az adatvédelmi szabályok megtartásával, az iktatási adatbázist hozzáférhetővé kell tenni mindaddig, amíg az ügyintézéshez szükséges.
10/33
2007. 01. 02.
Az iktatási adatbázist az illetékes levéltárral egyeztetett módon, év végén tartós (savmentes) papírra ki kell nyomtatni. Az adatbázis alapján kötelezően kinyomtatandó az iktatókönyv, a név- és tárgymutató, ezeket hitelesítve a tárgyév irataihoz kell csatolni. Az iktatóprogram nyújtotta lehetőség szerint egyéb segédlet (pl. idegen számmutató, felszerelőkönyv, selejtezési jegyzőkönyv) is készíthető. A számítógépes nyilvántartások készítésénél és felhasználásánál az Avtv. adatkezelésre vonatkozó előírásait figyelembe kell venni. Az elektronikus adatbázist év végén hitelesítve le kell zárni.
6.§ Elektronikus dokumentumok kezelése (1) A papír alapú dokumentumok mellett az elektronikus dokumentumvagyon szerepe egyre jelentősebbé válik, ezért az elektronikus dokumentumok célszerű kezelésére a szervezeti egységeknek fokozott figyelmet kell fordítaniuk. (2) Minden egység kötelessége, hogy abban az esetben, ha a dokumentum jellege ezt megkívánja, az általa készített elektronikus dokumentumoknak ne csak a papír alapú, hanem az eredeti, elektronikus változatát is megőrizze. Általános szabályként ilyennek tekinthetők azon dokumentumok, melyek esetén a jövőben várhatóan szükség lehet nem csak a papír alapú, hanem az elektronikus változatra is. (Például: a dokumentum átdolgozása válik szükségessé; a dokumentum egyes részei várhatóan további, elektronikus felhasználásra kerülhetnek; stb.) (3) Az elektronikus dokumentumokat olyan formátumban kell megőrizni, melyek az eredetivel azonos szerkeszthetőséget biztosítanak. (Példa: a pdf formátum olvasásra alkalmas, azonban megfelelő szerkesztéshez az eredeti Word, Power Point stb. fájl megléte szükséges.) (4) Az elektronikus dokumentum kezelés célszerű gyakorlatának kialakítása az adott szervezeti egység vezetőjének felelőssége. Ebben az Informatikai Igazgatóság informatikai jellegű segítséget nyújt. (5) A kulcsfontosságú dokumentumok (beleértve az Intranetes és Internetes tartalom) biztonsági mentésének, és archiválásának feladata az érintett, informatikáért felelős szervezeti egység feladata. E fájlok körét az adott szervezeti egység vezetőjének kell meghatároznia. (A kulcsfontosságú dokumentumokat eleve célszerű az Intraneten, és nem az egyes asztali gépeken tárolni. Intranet alatt a belső, egyetemi hálózatot értjük.) (6) Igény esetén kulcsfontosságú e-mailt is lehet iktatni, amennyiben arról papír alapú dokumentum nem érkezik. A nyomtatás során a feladót, a címzettet és az érkezési időpontot is szerepeltetni kell. Az iktatás során biztosítani kell, hogy az email eredeti formában, módosítás nélkül kerüljön iktatásra.
7.§ Az ügyiratok intézése (1) A nyilvántartásba vett, előiratokkal felszerelt iratokat elintézés céljából a kijelölt előadónak kell átadni.
11/33
2007. 01. 02.
(2) Elintézés előtt az ügyintézők kötelesek a szükséges közbenső intézkedéseket (véleménykérés, tényállás tisztázása stb.) megtenni. Amennyiben erre lehetőség van, a közbenső intézkedés telefonon, faxon, számítógépes hálózaton, vagy szóbeli tárgyalás útján is történhet. Az intézkedés lényegét, az érintett ügyintézők nevét, munkahelyét és a beszélgetés időpontját az iratra fel kell jegyezni. (3) Az ügy elintézése történhet az eredeti irat továbbításával /illetékes intézkedés végett/, tisztázatra kerülő elintézés tervezet, vagy tisztázat útján, valamint intézkedés nélkül irattárba helyezéssel. (4) A tisztázatot számítógéppel, indokolt esetben írógéppel az ügyet aláíró egység cégjelzett papírján kell elkészíteni. A hivatalokkal folytatott levelezésnél használatos nyomtatványon a tisztázat jobb felső részén fel kell tüntetni az iktatószámot / Pl.120IV.59/1996. etsz./ A tisztázat jobb felső részére kerül a rövid tárgy, a hivatkozási szám, a mellékletek száma, az ügyintéző neve. A szöveg után bal oldalon a kiadmányozás keltét, jobb oldalon a kiadmányozó nevét és beosztását kell szerepeltetni (5) Az ügyintéző az írásbeli intézkedés tervezetén, illetve a tisztázat irattári példányán a kezelő részére köteles kiadói utasítást adni: - példányszámra, - az ügyirat irattárba helyezésére, vagy határidős nyilvántartásba helyezésére és a határidő napjára, - a kiadmány postai továbbításának módjára, - a hivatalos közzétételre és annak módjára. Elintézési tervezet készíthető : - az iktatott iraton, - előadó íven, - sokszorosított nyomtatványon /előnyomott formában/. (6) Olyan esetekben, amikor az ügyirat elintézése több előadóra tartozik, az előadók kötelesek egymással konzultálni és egymás intézkedését összehangolni. Ez különösen fontos a gazdasági, pénzügyi kihatással járó ügyekben. (7) Közbenső intézkedések esetén a válasz, vagy jelentés megérkezéséig az ügyiratok, mint elintézetlen ügyek az előadónál maradnak. (8) Az elkészített elintézés–tervezetet vagy tisztázatot kiadmányozás céljából az egységvezetőnek kell átadni, aki naponként meghatározott időben tartozik azokat aláírni, illetve ha valamely ügyirat aláírása jogkörét meghaladja, azt az illetékes vezetőnek (rektor, dékán, stb.) kell továbbítania. (9) A kiadmányozási jog az érdemi döntés, az intézkedés kiadásának (aláírásának), az irat irattárba helyezésének jogát foglalja magában. (10) Kiadmányozási joga a rektornak van, aki e jogkörét az egyetemi szervezeti egységek vezetőire és az egyes szakterületekre (gazdaság, igazgatás, oktatás, tudományos kutatás stb.) a Szervezeti és Működési Szabályzat rendelkezése szerint átruházhatja.
12/33
2007. 01. 02.
(11) A karok működési rendje a szervezeti egységek vezetőinek (dékánok) a kiadmányozási jog további átruházását lehetővé tehetik. (12) A kiadmányozás szabályai: • A kiadmányozási joggal rendelkező szervezeti egységvezető az iktatott iraton, az előadóíven vagy az intézkedés tervezetén jelzi, hogy a kiadmányt saját kezűleg írja-e alá. • A kiadmányozási joggal rendelkező szervezeti egység vezetője a kiadmányokon az állami címerrel ellátott körbélyegzőt használhatja. • A már kiadmányozott iraton - a kiadmányozó hozzájárulása nélkül - változtatni nem lehet. (13) A kiadmányozó eredeti aláírásával kell ellátni azokat a tisztázatokat, amelyek tekintetében ezt valamely rendelkezés előírja /pl. utalványozások, kinevezések, megbízás, jegyzőkönyvek stb./, vagy ha ezt a kiadmányozó szükségesnek tartja. (14) A tisztázat leírása az ügyintéző feladata. A boríték címzése az iktatókban is történhet. A tisztázat általában másfeles sortávolsággal, kétujjnyi margóval és három leütéses bekezdésekkel készül. A rektor és a dékánok, főigazgatók reprezentatív célú iratai, külföldre küldendő idegennyelvű levelei az erre a célra rendszeresített levélpapíron, az illetékes vezető kívánságának megfelelő formában történik.
8.§ Az iratok továbbítása (1) Az ügyiratkezelőnek ellenőrizni kell, hogy az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott kiadmányokhoz a kiadói utasításban előírt mellékleteket és az eredeti iktatmányt csatolták–e, továbbá végre kell hajtani minden kiadói utasítást. E feladatok elvégzése után az iraton exp jelzéssel fel kell jegyezni a továbbítás keltét. (2) A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, kézbesítés). (3) Az ügyiratkezelő a küldeményeket a megcímzett borítékokkal együtt még aznap, de szükség esetén naponta többször is köteles átadókönyvvel továbbítani az iratirányítóhoz aki azokat továbbítja. Postai továbbítás esetén a postai továbbításának megfelelő könyveket kell használni (sima, ajánlott, külföldi stb).
9.§ Irattárba helyezés, irattári kezelés (1) Azokat az iratokat, amelyeknek tisztázatait elküldték az ügyiratkezelő köteles átvizsgálni, hogy a kiadói utasítások végrehajtása megtörtént–e, az esetleges hiányok pótlása után az ügyiratot a postázás napján, de légkésőbb a postázást követő napon a kiadó utasításnak megfelelően irattárba vagy határidős nyilvántartásba kell helyezni. (2) Az irattárba helyezést az iktatókönyv megfelelő rovatában a hónap, nap bejegyzésével fel kell tüntetni. Határidős nyilvántartásba helyezésnél az iktatókönyv Határidő rovatába ceruzával kell bejegyezni a határnapot.
13/33
2007. 01. 02.
(3) A határidős ügyiratokat az irattárban a kitűzött határnapok szerint elkülönítve kell kezelni. A kitűzött határidőre, vagy ha a válasz a határidő lejárta előtt beérkezik, az ügyiratot a határidős iratok közül ki kell emelni, a határidőre vonatkozó feljegyzést az iktatókönyv határidő rovatában ceruza áthúzással törölni, az ügyiratot pedig az ügyintézőhöz továbbítani kell. (4) Az ügyiratokat irattárban, irattári terv tételszámai szerinti csoportosításban, ezen belül a sorszámok növekvő rendjében kell helyezni. Minden egyes tételt külön dossziéba kell tenni és felírni a benne lévő iratok kezdő és végső iktatószámát. A dossziékat dobozokba vagy fedőlemezek közé kell tenni, úgy, hogy az iratköteg vastagsága ne haladja meg a 12 centimétert. A dobozon, illetve a fedőlemezen fel kell tüntetni a szerv nevét, az iratok keletkezésének évszámát és a kötegben lévő dossziék tételszámait. (Pl. VIII. 101–103, 016). (5) Az 5 éven belüli iratokat az ügykezelést ellátó szervezeti egység kezeli és őrzi. E kézi irattár kezelése az ügyiratkezelő feladata. (6) Öt évnél régebbi iratokat a megfelelő iktató és segédkönyvekkel együtt a kézi irattár kezelője tartozik átadni a központi irattárnak. Az iratok átadása jegyzékek alapján történik. Az átadási jegyzéknek tartalmaznia kell a szervezeti egység nevét, az iratok évét, tételszámát és egy–egy tételszámba tartozó iratok számkörét. A központi irattárban az iratokat évenként elkülönítetten, az irattári terv szerinti tételek rendjében kell kezelni. Az iktató- és mutatókönyv elhelyezhető a megfelelő évi iratanyag után, de kezelhető külön sorozatban is. (7) Az irattár számára olyan külön helyiségről kell gondoskodni, amelyben az irattár rendeltetésszerű használata beazonosítható. Az irattár legyen száraz, jól szellőztethető, tisztán tartható, tűztől, erőszakos behatástól védett. Az irattári kezelésnél kerülni kell az iratok összehajtását, zsineggel átkötését, vagy iratkapcsok használatát. Az iratokat eredeti alakjukban, hajtogatás nélkül, illetőleg borítólapok között kell kezelni. (8) Számítógépes iktatási rendszer esetén az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, adatállományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni és hivatalosan nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített adatokkal.
10.§ Az ügyiratok visszatartása, illetőleg kiadása az irattárból (1) Az irattár a szerv ügyvitelének elősegítése érdekében iratszerelési feladatokat lát el, ha korábban már elintézett ügyben újabb beadvány folytán ismét intézkedni kell. Ilyenkor az újabb iktatmányhoz az előzetes iratokat csatolja (szereli) az irattár kezelője.
14/33
2007. 01. 02.
(2) Az ügyintézők általában sem a határidős, sem a már véglegesen elintézett, tudomásul vett, irattárba helyezhető iratokat nem tarthatják maguknál. Ha egyes iratok (pl. felsőbb rendelkezések, elvi állásfoglalások) visszatartása a napi munka érdekében indokolt, az iratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amely a következő adatokat tartalmazza: - ügyirat száma és irattári jele, - az ügyirat tárgya, - az ügyintéző neve, - az átvétel időpontja, - a visszaadásra megjelölt határidő, - az átvétel elismerése (aláírás). (3) Az irattárból ügyiratot csak hivatalos használatra és általában csak 15 napra szabad az irattár kezelőjének kiadni. A kiadáshoz - kivéve, ha azt az ügyintézője kéri - a vezető engedélye szükséges. Az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, melyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot az irattárban az ügyirat helyére kell tenni. A kiadott ügyiratról kölcsönzési naplót kell nyitni, melybe az ügyirat számát, az átvevő nevét és a visszaadásra megjelölt határidőt, valamint a visszaadás időpontját kell bejegyezni. (4) Egész irattári tételt vagy másolatot csak az illetékes vezető engedélyével lehet kiadni. Az ügyben nem érdekelt személy részére felvilágosítás, vagy másolat nem adható.
11.§ Telefaxok kezelése (1) A telefax is iratnak minősül, ha tartalma alapján az intézmény működéséhez kapcsolódik. Így azokat ugyanúgy kell másolatkészítés után iktatni, mint az egyébként postai úton érkező küldeményeket. A névre és a szervezeti egységek részére érkező telefaxok átadó könyvvel történő továbbításáról a telefax kezelője gondoskodik. (2) Minden telefaxról másolati példány készítendő és időrendi sorrendben nyilvántartási számmal ellátva megőrzendő a feladó egység irattárában.
12. § A pecsétek használata és kezelése (1) Az egyetem szárazbélyegzőjét, melyet a főtitkár őriz, az egyetem által kiállított doktori diplomákon és olyan reprezentatív üdvözlő iratokon szabad használni, amelyeket a rektor ír alá. (2) Az egyetem rektora, gazdasági főigazgatója, a főtitkár, valamint az illető kar dékánja feliratú bélyegzőket csak azokon az okmányokon és egyéb iratokon szabad használni, amelyeket a rektor, a gazdasági főigazgató, a főtitkár, valamint az illető kar dékánja írt alá. A bélyegzők őrzése az illetékes titkárság feladata. A bélyegzőt zárható fiókban/szekrényben vagy zárható lemezkazettában kell tárolni.
15/33
2007. 01. 02.
(3) A tanszékek, az egyetemi intézmények, valamint az igazgatási egységek cégjelző bélyegzőit és körbélyegzőit a kiadmányozásra jogosultak által aláírt iratokon szabad használni. Ezek őrzése a bélyegző használatára jogosult személy, vagy megbízottja feladata, aki felelős annak jogszerű használatáért. (4) Ha a szervezeti egység megszűnik, vagy beolvad más szervezeti egységbe, a bélyegzőt vissza kell vonni és a mindenkor hatályos selejtezésre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. (5) A bélyegző megrongálódása vagy eltűnése esetén a tényállást – a személyi felelősség vizsgálatával egyidejűleg - jegyzőkönyvben kell rögzíteni.
13.§ Selejtezés (1) A DE saját irattári anyagának azt a részét, amely nem történeti értékű, és amelyre az ügyvitel érdekében már nincs szüksége, köteles kiselejtezni. Az irattárban elhelyezett bármelyik iratot csak selejtezés útján szabad az irattárból - megsemmisítés vagy nyersanyagként való felhasználás céljából - kiemelni. (2) Az irattár anyagát 5 évenként legalább egyszer a selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni. Ennek során ki kell választani azokat az iratokat, /köteteket/, amelyeknek őrzési ideje az irattári terv szerint lejárt, ennél fogva kiselejtezhetők. A megőrzési időt az érdemi ügyintézés lezárásának keltétől kell számítani. A szerv vezetője /a szervezeti egységek vezetői/ indokolt esetben elrendelheti egyes iratoknak az irattári tervben megállapított őrzési időtartamánál hosszabb ideig történő megőrzését. Ezt a körülményt a vezető aláírásával az irattári tételszámnál kell feltűnően jelezni. (3) Maradandó értékű (nem selejtezhető) iratok: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudomány, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem, vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó iratok, valamint az irattári tervben nem selejtezhetőnek minősített egyéb iratok. (4) A selejtezés során egyes iratok tartalmának és őrzési idejének elbírálásánál felmerülő kétely esetén ügyviteli szempontból a szerv vezetőjének, tudományos, történeti szempontból pedig az illetékes Hajdú–Bihar megyei Levéltár szakértőjének a véleménye a döntő. (5) A szerv vezetője a selejtezéssel járó szervezési és ellenőrzési feladatok ellátására selejtezési felelőst köteles megbízni. A selejtezési munkák végrehajtásával olyan dolgozókat kell megbízni, akik az iratok ügyviteli, tudományos és történeti jelentőségével tisztában vannak.
16/33
2007. 01. 02.
(6) Az iratselejtezés alkalmával selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni. A selejtezési jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: – a selejtezési jegyzőkönyv felvételének idejét, – azon szervnek a nevét, amely iratanyag selejtezéséről jegyzőkönyv készült, – a selejtezés alá vont iratanyag évkörének megjelölését, – a kiselejtezett tételnek felsorolását a kiselejtezett tételekből esetleg visszatartott iratok egyedi megnevezését, – a kiselejtezett anyag mennyiségét (kg), – a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály és irattári terv számát, – a selejtezést végző és ellenőrző személyek nevét. (7) A selejtezés megkezdéséről a Hajdú–Bihar Megyei Levéltárat – a selejtezés megkezdését megelőző 30 nappal korábban – értesíteni kell. A levéltárnak a selejtezési jegyzőkönyv két példányát kell megküldeni. A selejtezés végrehajtására (iratok megsemmisítésére, papírhulladékként való értékesítésére) csak a jegyzőkönyvre vezetett levéltári hozzájárulás megérkezése után kerülhet sor. A selejtezés tényét az irattári jegyzéken fel kell tüntetni.
14.§ Az iratok levéltárba adása (1) A nem selejtezhető iratok teljes és lezárt évfolyamait a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig kell az illetékes Hajdú–Bihar Megyei Levéltárnak átadni. (2) A nem selejtezhető iratok átadásának - átvételének időpontjáról az átadó szerv és a levéltár közösen állapodik meg. (3) Az (1) bekezdésben meghatározott átadás–átvételi határidő abban az esetben, ha az egyetemnek (szervezeti egységnek) a nem selejtezhető iratokra ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, illetőleg akkor, ha a levéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, további öt évre külön engedély nélkül meghosszabbítható. Az átadás–átvételi határidő öt éven túli meghosszabbítását egy alkalommal, legfeljebb tíz év időtartamra a művelődési és közoktatási miniszter engedélyezheti. Ennél hosszabb őrzési időt csak jogszabály állapíthat meg. (4) A levéltár tizenöt éven belül keletkezett irat átvételére csak jogszabály alapján kötelezhető. (5) Az államtitkot és szolgálati titkot tartalmazó nem selejtezhető iratok levéltárba adásának körülményeit az 1995. évi LXVI. tv. 12. § (5)-(6) bekezdése szabályozza. Az iratokat nyilvántartásaikkal együtt, raktári jegyzék kíséretében, tárolási eszközökkel ellátottan, saját költségen kell a levéltárnak átadni.
15.§ Az Irattári Terv (1) Az iratanyag rendezése az egyetem központi és kari szervezeti egységeinél, valamint az intézeteknél, tanszékeknél és a kollégiumoknál keletkezett iratok esetében az 1. számú mellékletben szereplő Irattári Terv alapján történik.
17/33
2007. 01. 02.
A Debreceni Egyetem Kossuth Lajos Gyakorló Gimnáziuma és a gyakorló iskolák, valamint az óvoda és a bölcsőde a nevelési oktatási intézményekre vonatkozó 11/1994/VI.8./ MKM rendelet előírásai szerint rendszerezik az irattári anyagukat. (2) Az Irattári Terv az iratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, mely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, iratfajtákra) tagolva a DE feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét . Egy-egy irattári tételben kezelt iratoknak a selejtezés szempontjából is azonos kategóriába kell tartozniuk. (3) Az Irattári Tervben új tételszámok felvétele csak főtitkár, engedélyével történhet. Az Irattári Terv módosításáról a levéltárat is tájékoztatni kell. (4) A Debreceni Egyetemen használható iktatószám felépítése a következő: Pl.: 1-I.1./2006 etsz. A szervezeti egységet jelölő rövidítéseket a 3. számú melléklet tartalmazza. Egyedi iktatószám használatához a főtitkár jóváhagyása szükséges. (5) Az Irattári Terv egy példányát minden évben be kell kötni az iktatókönyvbe is.
16.§ Vegyes rendelkezések (1) Iratok kezelése a szervezet megszűnése esetén: • A szervezeti egység megszűnése esetén annak vezetője köteles gondoskodni az iratok további elhelyezéséről. Erről a levéltárat az iratátadás előtt 8 nappal írásban köteles értesíteni. • Ha a megszűnő szervezet más szervezetbe olvad be, vagy helyette új szervezetet létesítenek, iratait a feladatot átvevő szerv irattárába kell elhelyezni. • A megszüntetés vagy feladatkör megváltozása esetén a rendelkező szerv köteles intézkedni az irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről és használhatóságáról. Jogutód nélküli megszűnés esetén nem selejtezhető iratokat az egyetem levéltárában kell elhelyezni. (2) Az iratok átadása munkakör átadása esetén: A munkakör megváltozása, vagy a közalkalmazotti jogviszonya megszűnése esetén kiadott iratokat a rektor, ill. a dékán által megbízott személynek kell jegyzőkönyvileg átadni. A jegyzőkönyvet 3 példányban kell elkészíteni, melyből az első példányt az átadó, a második példányt az átvevő, a harmadik példányt az iratkezelő kapja. (3) A hiányzó, illetve elveszett iratok ügyének rendezése: Az ügyirat elvesztésének, jogtalan megsemmisítésének, eltűnésének okát és körülményeit az irat eltűnésének észlelésétől számított 3 napon belül a főtitkár kivizsgálja. Az ügyirat elvesztése, jogtalan megsemmisítése, eltűnése esetén a tényállást jegyzőkönyvben kell rögzíteni, amelyet haladéktalanul, az észlelés napján meg kell küldeni az egyetem főtitkárának, aki annak okát kivizsgálja. 18/33
2007. 01. 02.
(4) Az egyetem gazdálkodási és számviteli bizonylati rendjére a mindenkor érvényes számviteli jogszabályok irányadók. (5) A nem selejtezhető iratok használatát, az azokban való kutatást, illetve kutatási korlátozást az 1995. évi LXVI. tv. 12 § (7). és 22-28.§-ik rögzítik.
17.§ Záró rendelkezések (1) Jelen szabályzatot a Szenátus 2006. november 30. napján tartott ülésén a 39/2006 (XI.30.) számú határozatával elfogadta. (2) A szabályzat rendelkezései 2007. január 01. napjától alkalmazandóak. (3) A hatálybalépés előtt keletkezett iratok selejtezésének tekintetében a jogelőd intézmények által kiadott szabályzat mellékletét képező Irattári Terv alapján kell eljárni. (4) Jelen szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg a 2005. december 01-én hatályba lépett Iratkezelési Szabályzat hatályát veszti. (5) Jelen szabályzatot a Hajdú–Bihar Megyei Levéltár 2652/2006 iktatószámon jóváhagyta.
Debrecen, 2006. december 06.
Prof. Dr. Nagy János rektor
Mellékletek: 1. Irattári Terv 2. Gyűjtőszámok nyilvántartási jegyzéke 3. Szervezeti egységet jelölő rövidítés 4. Papirusz – Ügyiratkezelési Rendszer rövid leírása
19/33
2007. 01. 02.
1. számú melléklet
IRATTÁRI TERV Tétel
Tárgy
Megőrzési Levéltárba idő adás ideje
I. Vezetési ügyek 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24.
Szervezeti egységek létesítése, bővítése, átszervezés, alapító okiratok Az intézmény, a tanszékek és más szervezeti egységek vezetőinek megbízása és felmentése, feladatkörök meghatározása, létszámigény Bizottságok szervezése, működésük, kabinet Vezetői névsor, aláírási címpéldány Szabályzatok, oktatási törvények, kollektív szerződés Minisztériummal és más jogi személyekkel való együttműködés, szerződések Statisztika /személyzeti, kutatói, hallgatói létszám bér, stb./ Szervezeti egységek beszámolói, jelentések Az Egyetem fejlesztésének általános kérdései, intézményfejlesztési tervek, foglalkoztatási terv Rektori tanács, Szenátus, kari tanács és egyéb testületek üléseinek jegyzőkönyvei, határozatai, heti program Szakszervezet, Közalkalmazotti tanács, Baráti Körök ügyei Kitüntetések és címek adományozása Alapítványok Kitüntetéses diplomák nyújtása /arany, gyémánt, stb./, jubileumi diplomák Az egyetem vezetőinek közéleti tevékenysége /önkormányzati tevékenység, védnökségre felkérés, MRK, stb./ Érettségi elnökök kijelölése, érettségi vizsgák Az egyetem történetére vonatkozó iratok, sajtófigyelés Hivatal átadás-átvétel jegyzőkönyvek Felügyeleti szerv ellenőrzési anyagai Belső ellenőrzés Hagyatéki, ajándékozási és letéti ügyek Temetési ügyek, az egyetem saját halottjai, díszsírhelyek Informatikával kapcsolatos ügyek Felsőoktatási Regisztrációs Központ ügyei
NS
15
NS NS 50 NS
15 15
NS NS NS
15 15 15
NS
15
NS NS NS NS
15 15 15 15
NS
-
NS 5 NS NS NS 10 NS NS 10 NS
15 15
NS 10
-
20 10
-
10
-
II. Személyi ügyek 25. 26. 27. 28. 29.
Munkaviszony-közalkalmazotti jogviszony létesítése, megszüntetése, létszámleépítés, munkaköri leírások, önéletrajzok Nyugdíjazás, szolgálathosszabbítás, áthelyezések Bérek, besorolások, pótlékok megállapítása, jutalom, kinevezés módosítás Megbízási szerződések, meghatalmazások Rendes és fizetés nélküli szabadságok engedélyezése, táppénz, OEC hivatalos távollét bejelentések
20/33
2007. 01. 02.
IRATTÁRI TERV Tétel 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45.
Tárgy
Megőrzési Levéltárba idő adás ideje Kutatónapok, alkotói szabadság, kutatóév engedélyezése 10 Fegyelmi ügyek, kártérítési ügyek, letiltás 20 Lakásügyek, munkáltatói kölcsön, lakásbérleti jogviszony 10 Katonai meghagyás, polgár- és katasztrófavédelem, polgárvédelem, árvízvédelem 20 Külföldi oktatók, kutatók alkalmazása, lektorok ügyei NS Oktatók minősítése NS Bírósági ügyek, jogi ügyek, rendőrségi ügyek 10 Munkaidő szabályozás, munkarend 10 Továbbtanulás, nyelvtanulás, tanfolyamok, tanulmányi szerződések 10 Nyugdíjpénztári ügyek 10 Óraadói megbízások, külső előadók óradíjai 10 Saját oktatók külföldi munkavégzése NS Külföldi utak, belföldi utak, tudományos ösztöndíjak belföldre és külföldre NS Munkaügyi központtal kapcsolatos levelezés 10 Központosított illetményszámfejtés 10 -
III. Tudományos munkával kapcsolatos iratok 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59.
Pályázatok, jelentések megküldése, kutatási szerződések, GVOP, OTKA, HEFOP Tudományos ülésszakok, belföldi konferenciák Kutatócsoportok, társulások kutatási együttműködési megállapodásai Nemzetközi pályázatok, költségvetésen kívüli kutatások Találmányok, szabadalmak, újítások Minőségbiztosítás, minőség-ellenőrzés Normatív kutatási támogatások Szaktanácsadás (Regionális Szaktanácsadási Központ)
NS NS NS 20 NS
15
NS NS NS
-
NS NS NS 50
15 15 -
NS NS 50
15 15 -
IV. Tudományos fokozatok 61. 62. 63. 64. 65. 66. 67. 68.
Tudományos fokozatokkal kapcsolatos ügyek /habilitáció, doktori képzés, PhD/ Kitüntetéses, tiszteletbeli és díszdoktorok avatása, diploma átadások PhD, diplomák kiállítása, másolatok kiadása, igazolások Diplomahonosítások, honosítási díjak Tudományos ösztöndíjak Doktori Iskolák, doktori díszoktatók, doktori anyakönyvek Avatási lapok
21/33
2007. 01. 02.
IRATTÁRI TERV Tétel
Tárgy
Megőrzési Levéltárba idő adás ideje
V. Oktatási ügyek, oktató-nevelő munka 71. 72. 73. 74. 75. 76. 77. 78. 79. 80. 81. 82.
Tantervek, tantárgyi programok, szakalapítás, szakindítás, szakirányú továbbképzés, akkreditáció Oktatási ügyekkel foglalkozó értekezletek, szakkollégiumok, átoktatás Tanulmányok elvégzése utáni továbbképzés, nyelvvizsga, pályakezdők segítése Tankönyvek, jegyzetek, oktatási segédletek Tanszéki óraterhelés, órarend, óraelmaradás, oktatási szünet Költségtérítéses képzés Gyakorló iskolák ügyei Vezetőtanári, külső szakfelügyelői, szaktanácsadói megbízások Jelentések oktatási és tanulmányi ügyekben Mentálhigiénés Programiroda ügyei MELLearN Egyesület Felnőttképzés
NS NS
15 15
20 NS 10 NS NS 10 NS NS NS NS
-
NS NS 5 NS 20 5 NS 10 5 NS 10
15 15 -
NS
15
NS
15
NS
15
NS NS 10 10 NS
15 15 -
VI. Könyvtár- és kiadványügyek 86. 87. 88. 89. 90. 91. 92. 93. 94. 95. 96.
DE Egyetemi és Nemzeti Könyvtár Az intézmény könyvtárának ügyei, jelentései, köteles példányok Könyv és folyóirat rendelések Könyvtári állomány rendezése és megóvása Hazai, nemzetközi könyv- és kiadványcsere Külföldi könyvrendelés Egyetemi és intézeti kiadványok engedélyezése, kiadása, Egyetemi Élet Kiadványok támogatása, emlékeztetők Más intézményektől érkező kiadványok, tudományos kiadványok Medicina Könyvkiadó Sajtó ügyek, média
VII. Nemzetközi kapcsolatok 97. 98. 99. 100. 101. 102. 103. 104.
Egyezmények és kapcsolatok külföldi egyetemekkel Oktatók és kutatók cseréje, oktatók és kutatók külföldi egyetemeken folytatott tevékenysége Külföldi egyetemek oktatóinak és kutatóinak működése az egyetemen, külföldi állampolgárságú lektorok Az egyetem oktatóinak és kutatóinak külföldi tanulmányútjai, kiküldetései, beszámolók Nemzetközi konferenciák rendezése Magyarországon Nemzetközi konferenciákon való részvétel. Részvételi díj Külföldi látogatók, vendégek fogadása, szállásrendezés Külföldi egyesületek tagsága, tagdíjfizetés 22/33
2007. 01. 02.
IRATTÁRI TERV Tétel 105. 106. 107. 108. 109.
Tárgy Utazási bizottság ügyei, utasbiztosítás, üdülések Külföldi ösztöndíjak Ady Akadémia, Nyári Akadémia Nyári Egyetem TEMPUS, ERASMUS
Megőrzési Levéltárba idő adás ideje 10 NS 15 NS 15 NS 15 NS 15
VIII. Hallgatói ügyek 112. 113. 114. 115. 116. 117. 118. 119. 120. 121. 122. 123. 124. 125. 126. 127. 128. 129. 130. 131. 132. 133. 134. 135. 136. 137. 138. 139. 140. 141. 142. 143. 144.
Hallgatói felvételi ügyek, előkészítősök Hallgatói nyilvántartás Hallgatói jogviszony igazolása, index kivonat GYES-GYED Tantárgyfelvétel, elismerés, törlés, felmentés Diákigazolvány ügyintézés Szakfelvétel, szakváltoztatás, tagozatváltoztatás, jogorvoslati kérelmek Hallgatói pályázatok, tudományos diákkörök, TDK, OTDK, CEEPUS Hallgatók évkihagyása, szüneteltetés, halasztás, visszavétel, évismétlésre utasítás Egyéni tanrend Párhuzamos képzés, áthallgatás Hallgatók kizárása, eltiltása, állományból való törlése /halálozás/ Más felsőoktatási intézményekből való átvétel, átadás, visszavétel Vizsgaügyek, halasztások, ismétlések, vizsgalapok, méltányossági kérelmek Demonstrátori pályázatok Szigorlatok, jegyzőkönyvek Szakmai gyakorlatok, szakmai gyakorlatok alóli felmentés, terepgyakorlatok, tanulmányi kirándulások, munkavállalás Külföldi szakmai gyakorlatok, részképzés Tehetséggondozó Program, DETEP, tehetségbónusz Szakdolgozatok, diplomamunkák, hitelesítés Záróvizsga szervezésére vonatkozó iratok, jegyzőkönyvek Jegyzőkönyv diplomavédésről Diákhitellel kapcsolatos ügyek Oklevélügyek HÖK Hallgatói fegyelmi ügyek Hallgatók baleseti ügyei Tandíjak, tandíjmentesség, részletfizetés, költségcsökkentés, költség visszatérítés Nyilatkozat, igazolás adó-visszatérítéshez Ösztöndíj ügyek, Bursa támogatás, MÖB Köztársasági ösztöndíjak
23/33
10 NS 10 10 NS 5 10 NS
15 15
10 10 10 NS 5
15 -
10 5
-
50
-
10
-
10 NS NS NS 10 NS NS NS 10 10
15 15 15 -
10 5 10 NS
15
2007. 01. 02.
IRATTÁRI TERV Tétel 145. 146. 147. 148. 149. 150. 151. 152. 153. 154. 155. 156. 157. 158.
Tárgy
Megőrzési Levéltárba idő adás ideje Sportösztöndíjak NS 15 Hallgatók szociális támogatása, jutalmazása, pénzbeli juttatások 10 Külföldi hallgatók ösztöndíj és egyéb ügyei NS 15 Külföldi teljes képzésű hallgatók ügyei NS 15 Hallgatókat terhelő költségek (különeljárási díjak, vizsgadíjak) 10 Öntevékeny Csoportok, Hallgatói szolgálat 10 Hallgatói kifizetésekről igazolások kiadása 5 Tanévbeosztás, tanévnyitás, tanévzárás NS 15 Fogyatékkal élő hallgatók ügyei NS 15 Tanulmányi nyilvántartási rendszer NS 15 Kreditügyek NS Beiratkozás NS 15 Nyelvvizsgák NS -
IX. Kollégiumi és szállás ügyek 165. 166. 167. 168. 169. 170. 171. 172. 173.
Kollégiumi vezetési ügyek, jegyzőkönyvek Kollégiumi felvételi anyagok /felvételi kérelmek, fellebbezések stb./ Kollégiumi fegyelmi ügyek Szállás igénybevétele, értékesítése Lakhatási támogatás, térítési díjak Diákhotel szerződések, egyéb levelezések Oktatók, kutatók, hallgatók belföldi szállásmegrendelése és annak elszámolása DEOEC Auguszta apartman szálló szállásmegrendelések, egyéb ügyek DEOEC Nővérotthon
NS 10 10 10 10 10
15 -
10 10 10
-
10 10 NS
15
NS
15
NS
15
NS
15
X. Kulturális- és sportügyek 174. 175. 176.
Sportrendezvények szervezése, finanszírozása Kulturális rendezvények /előadások, bálok, koncertek, kiállítások/ Ünnepségek, megemlékezések, szobor ill. emléktábla elhelyezése
XI. Pénzügyi vonatkozású iratok 184. 185. 186.
OKM által engedélyezett előirányzatok, átcsoportosítások, pótelőirányzatok Államháztartási költségvetés, beszámoló jelentés, negyedévi mérlegjelentések Az egyetem, gazdálkodási egységek /OEC, TEK, ATC, Központ/ költségvetése, beszámolója 24/33
2007. 01. 02.
IRATTÁRI TERV Tétel 187. 188. 189. 190. 191. 192. 193. 194. 195. 196. 197. 198. 199. 200. 201. 202. 203. 204.
Tárgy
Megőrzési Levéltárba idő adás ideje Rektori tartalékalapok NS Támogatási szerződések /OKM, EÜM, FVM, stb./ NS 15 Közbeszerzések és azokkal kapcsolatos levelezések NS Ingatlanok, épületek ügyei NS Beruházások, intézményi felújítások, műszaki gazdasági ügyek NS Pályázatok /EU, felsőoktatási, kutatás fejlesztési/ pénzügyi lebonyolítása, meghatalmazások NS Szakképzési hozzájárulás, támogatás, pénzügyek NS Magyar Államkincstárral kapcsolatos levelezések, ügyiratok NS Leltározási, selejtezési ügyek, átadás-átvétel 10 Adóbevallások, ÁFA visszaigénylés, hatósági igazolások 10 Vámügyek 10 Számlákkal kapcsolatos ügyek, banki levelezések, OEC számlák 10 Kár- és felelősségbiztosítás NS Reprezentációs keret, vendéglátás, ajándékozás, rendezvények pénzügyi támogatása 10 Kölcsönzési ügyek iratai /hangszer, projektor, hangtechnika/ 10 Pénzügyi jelentések NS 15 Keretgazdálkodás NS 15 Költségvetés tervezéséhez bevételek, kiadások alakulása 10 -
XII. Gazdasági ügyek 205. 206. 207. 208. 209. 210. 211. 212. 213. 214. 215. 216. 217. 218.
Irodaszerek, nyomtatványok, fogyóeszközök beszerzése Gépek, műszerek, bútorok és irodagépek beszerzése Gépkocsi igénylés, parkolás, MÁV, kiutazási engedély Teremhasználati szerződések, tantermek igénylése Vagyongazdálkodás /vagyonkezelés, vagyon nyilvántartás, elidegenítés, hasznosítás, stb./ Gazdasági társaságok működésével kapcsolatos ügyek /Universitas Kht, Campus Kht, Egészségért '98 Kht., stb./ Létesítményüzemeltetés /biztonsági szolgálat, karbantartás, takarítás/ Botanikus Kert ügyei Energiagazdálkodás /víz, gáz, áramszolgáltatás/ Egyetemi vendégházak , üdülők nyilvántartásai Telefonszolgáltatás Postai szolgáltatás /költségek elszámolása, fiókbérlet, hírlap folyóirat megrendelések/ SAP Megrendelések
25/33
5 10 5 5
-
NS
-
10 10 10 10 NS 10
-
10 NS 5
-
2007. 01. 02.
IRATTÁRI TERV Tétel
Tárgy
Megőrzési Levéltárba idő adás ideje
XIII. Társadalombiztosítással kapcsolatos ügyek 220. 221. 222.
Megyei Egészségbiztosítási Pénztár Családi pótlék folyósításával kapcsolatos ügyek, GYES, GYED Létszámgazdálkodással kapcsolatos ügyek
10 10 10
-
10 10 5 NS NS 5
15 15 -
NS 5
15 -
XIV. Adminisztratív és egyéb ügyek 225. 226. 227. 228. 229. 230. 231. 232. 233.
Tűzrendészet Munkavédelem, környezetvédelem Hirdetések, meghívók, köszönőlevelek, tájékoztatók, gratulációk Irattározás, iktatókönyvek, elektronikus iratnyilvántartás Iratselejtezési, iratátadási jegyzőkönyvek Látogatások engedélyezése, benntartózkodási engedélyek Körlevelek Étkezési hozzájárulás ügyei
XV. Orvos- és Egészségtudományi Centrum ügyei 250. 251. 252. 253. 254. 255. 256. 257. 258. 259. 260. 261. 262. 263. 264. 265. 266. 267. 268. 269. 270. 271. 272. 273.
Állami Népegészségügyi és Tisztiorvosi Szolgálat Országos Tisztifőorvosi Hivatal Országos Mentőszolgálat Országos Egészségbiztosítási Pénztár Megyei Egészségbiztosítási Pénztár Oktatási Minisztérium Egészségügyi Minisztérium Miniszterelnöki Hivatal Kulturális Örökségvédelmi Hivatal Kormányzati Ellenőrzési Hivatal Magyar Államkincstár Kincstári Vagyoni Igazgatóság Állami Számvevőszék Bevándorlási és Állampolgársági Hivatal Egészségügyi Tudományos Tanács (ETT) Országos Szakfelügyeleti Módszertani Központ Országos Onkológiai Intézet Országos Transzplantációs Nyilvántartás Magyar Gyógyszerész Kamara Országos Gyógyszerészeti Intézet Debrecen Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala MOTESZ Magyar Orvosi Kamara Magyar Kórházszövetség 26/33
NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS
15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 2007. 01. 02.
IRATTÁRI TERV Tétel 274. 275. 276. 277. 278. 279. 280. 281. 282. 283. 284. 285. 286. 287. 288. 289. 290. 291. 292. 293. 294. 295. 296. 297. 298. 299. 300. 301. 302. 303. 304. 305. 306. 307. 308. 309. 310. 311. 312. 313. 314. 315. 316. 317. 318.
Tárgy
Megőrzési Levéltárba idő adás ideje NS 15 NS 15 NS 15 NS 15 NS 15 NS 15 NS 15 NS 15
Igazságügyi Szakértői Intézet Országos Gyógyintézeti Központ Kutatás-Fejlesztési Pályázati és Kutatáshasznosítási Iroda Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal Véradás Oktató Kórházak Annual Report Auguszta Projekt OEC területén működő vagy az OEC-cel kapcsolatban lévő egyéb gazdasági szervek Medsolution Fekvő- és járó beteg ellátási ügyek DE levelezése Gazdasági Igazgató levelei Gazdasági Igazgató-helyettes levelei Kereskedelmi Osztály levelei Pénzügyi Osztály levelei Műszaki Osztály levelei Szolgáltatási Osztály levelei Bér- és Munkaügyi Főosztály levelei Dokumentációs Osztály levelei Leltárellenőrzési Osztály Munkavédelmi Osztály OEC Munkaügyi Oszály Stratégiai Igazgatóság levelei Klinikai elnökhelyettesi iroda levelezése Elnökhelyettesi és Kutatás szervezési Iroda ügyei (Dr. Gergely Pál) Szakképzési elnökhelyettesi iroda ügyei Humánpolitikai Osztály ügyei Klinikai Főnővéri Iroda ügyei Kongresszusok, konferenciák (OEC főnővéri iroda) Intenzív betegellátó szakápoló Műtős szakasszisztens Ápolási Albizottság Szakdolgozói Pályázati Bizottság Külső Kapcsolatok Központ levelezései, számlái, utazási határozatok, egyéb levelezés Regionális Egyetemi Tudásközpont (RET) Klinikák, intézetek, karok levelezése Kórházhigiénés Osztály Közművelődési Titkárság Angol Program Titkárság Minőségügyi Központ ÁOK Dékáni Hivatal ÁOK Tanulmányi Osztály Oktatásszervezési Központ DE Idegennyelvi Központ 27/33
NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS
15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 10 10 10 50 10 20 10 10 10 10
NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS
10 15 15 15 15 15 15 15 15 10 10 2007. 01. 02.
IRATTÁRI TERV Tétel 319. 320. 321. 322. 323. 324. 325. 326. 327. 328. 329. 330. 331. 332. 333. 334. 335. 336. 337.
Tárgy
Megőrzési Levéltárba idő adás ideje Testnevelési Tanszék NS 15 Informatikai Csoport NS 10 Szak- és Továbbképzési Központ NS 15 Elméleti Tömb Gondnokság levelezése NS 10 Foglalkozás-egészségügyi Szolgálat NS 15 Bölcsőde és Óvoda ügyei NS 10 Kenézy Kórház NS 15 DE Egészségügyi Főiskola Kar NS 15 DÖK NS 15 MOE NS 15 Anyagi támogatás kérése NS 10 Közreműködői és egyéb szerződések és módosítások NS 25 Nemzeti Fejlesztési Terv (NFT2) NS 25 Szabadalommal kapcsolatos ügyek, Magyar Innovációs Szövetség NS 15 Észak-Alföldi Regionális Fejlesztési ügynökség Kht. NS 10 Egyéb külső szervezetek NS 25 Orvos- és Egyetemtörténeti Múzeum NS 10 Egyetemi Klinikák Szövetsége NS 20 Országos Vérellátó Szolgálat NS 10
XVI. Gyógyszerügyek 350. 351. 352. 353. 354. 355. 356. 357. 358. 359. 360. 361.
Gyógyszerfelelősi értekezletek jegyzőkönyvei Gyógyszer-inkurrencia selejtezésével kapcsolatos ügyek Gyógyszerkartonok Gyógyszer-vegyszer, kötőszer igénylő lap Kábítószer ügyek Kimutatás a gyógyszer, kötszer- és vérfelhasználási adatokról Klinikák és elméleti intézetek gyógyszerfogyasztásának havi elszámolási másolata Laboratóriumi munkakönyv Leltárkönyv Munkalap Vér igénylőlap Gyógyszerkipróbálás, gyógyszervizsgálatok
NS NS NS 3 5 NS
15 -
5 NS NS NS 5 NS
15
NS NS NS NS
-
30
-
XVII. Fekvőbeteg-ellátás ügyek 370. 371. 372. 373. 374.
Abortus napló Audiogrammok Ápolási díj Belgyógyászati Betegek műszeres vizsgálatának írásban rögzített leletei /EEG, EKG regisztrátumok, rtg, felvételek stb./
28/33
2007. 01. 02.
IRATTÁRI TERV Tétel 375. 376. 377. 378. 379. 380. 381. 382. 383. 384. 385. 386. 387. 388. 389. 390. 391. 392. 393. 394. 395. 396. 397. 398. 399. 400. 401. 402. 403. 404. 405. 406. 407.
Tárgy Betegfelvételi jegyzőkönyvek Betegfelvételi törzskönyvek Betegforgalmi kimutatás Betegekről lakó nyilvántartókönyv Betegekről regiszteres névmutató Brochnológiai vizsgálatok nyilvántartása Első vizsgálati karton /radiológia/ Filmkölcsönzési napló Információs és statisztikai adatok összesítői Kórszövettani napló Kórtörténeti lapok Különleges vizsgálatokat /radiológiai/ regisztráló karton Leletkiadási napló Leletmásolat Légzésfunkciós és EKG vizsgálati eredmények tömbjei Műtéti naplók Napi jelentés betegekről Nőgyógyászati napló Nőgyógyászati sugárterápiás napló Onkológiai ellenőrzési karton Rádium kezelési lap Rádium műtéses napló Regiszteres névmutató /radiológiai/ Sebészeti daganatkutatás Sugárkezelési karton /rajta a leadott dózisokkal/ Sugárkezelési lap /ábrás/ Sugárterápiás boríték Szívműtétekhez felhasznált anyagok kimutatása, összesítője Szövettani eredmények Szülészeti napló Terhes forgalmi napló Tudományos szakdolgozatok Vérkép karton
29/33
Megőrzési Levéltárba idő adás ideje 10 NS 15 30 NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS 10 10 NS 3 NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS -
2007. 01. 02.
2. számú melléklet
Gyűjtőszámok nyilvántartási jegyzéke 20............év (Fő)osztály, Ügyintéző igazgatóság, stb.: ........................................................... neve: 1 2 3 4 5 6 Al. Érk. Küldő neve Rövid tárgy (vagy név) Ügyintéző Elintézési és Szá kelte neve kezelési m feljegyzések
30/33
7 Irattári
2007. 01. 02.
3. számú melléklet
Szervezeti egységet jelölő rövidítés Szervezeti Egység Központi Egységek Gazdasági Főigazgatóság Agrártudományi Centrum Orvos és Egészségtudományi Centrum Tudományegyetemi Karok Állam- és Jogtudományi Kar Általános Orvostudományi Kar Agrárgazdasági és Vidékfejlesztési Kar Bölcsészettudományi Kar Egészségügyi Főiskolai Kar Fogorvostudományi Kar Gyógyszerésztudományi Kar Hajdúböszörményi Pedagógiai Főiskolai Kar Informatikai Kar Közgazdaságtudományi Kar Műszaki Főiskolai Kar Mezőgazdaságtudományi Kar Természettudományi Kar Népegészségügyi Kar Zeneművészeti Kar Debreceni Tangazdaság és Tájkutató Intézet Karcagi Kutató Intézet
31/33
Rövidítése Etsz Gf Atc Oec Tek Ájk Aok Avk Btk Efk Fok Gytk Hpfk Ik Ktk Mfk Mtk Ttk Nk Zemű Dtti Kki
2007. 01. 02.
4. számú melléklet
Papirusz – Ügyiratkezelési Rendszer rövid leírása A Papirusz – Ügyiratkezelő Rendszer az iktatókönyv, regiszteres mutató papír alapú kiváltása és az ügyiratkezelés központosított gyors, egyszerű elvégzése céljából lett létrehozva a Debreceni Egyetem intézményeinek egységes Iratkezelési Szabályzata alapján. A program a Debreceni Egyetem tulajdonát képezi, használható az egyetem valamennyi szervezeti egységében. A program egy központi terminálszerveren fut. Az adatok egy adatbázisszerveren vannak letárolva és rendszeresen, automatikusan mentve. Az elérése sajátgépről távoli asztal kapcsolattal, megfelelő hozzáférési jogosultsággal minden szervezeti egység számára biztosított.
1. ábra Bejelentkezés a Papirusz – Ügyiratkezelő Rendszerbe
32/33
2007. 01. 02.
Menüsor
Kereső, szűrő dobozok Iktatott dokumentumok
2. ábra Adatrögzítő gomb
Adatbeviteli mezők
Program bezárása
Főszámos iktatás Státusz sor
33/33
Iktatás főszámra ablak bezárása
2007. 01. 02.
