De voordelen van labels afdrukken in een gedistribueerde omgeving

DYMO Witboek

De voordelen van labels afdrukken in een gedistribueerde omgeving Voor professionele zorgverleners

© 2012 Sanford, L.P. www.dymo.com

De voordelen van labels afdrukken in een gedistribueerde omgeving


d ute t b i r ist men D n ted viro a n n sig ing E e D int Pr

Samenvatting

d ze t i l tra en en onm C l r na Envi o i dit ng Tra rinti P

Elke zorginstelling streeft ernaar een aantal richtlijnen in verband met veiligheid en nauwkeurigheid na te leven aangezien die betrekking hebben op de patiënt en de bijhorende informatie. Daarenboven is het even belangrijk om onophoudelijk de workflows in het oog te houden en te vereenvoudigen zodat de processen efficiënt kunnen verlopen. Dit niet enkel om die richtlijnen na te leven, maar ook om de algemene efficiëntie en het eindresultaat te optimaliseren. Het proces van labels afdrukken, vinden we terug in deze workflows en dit heeft niet enkel een invloed op de patiëntenzorg, maar ook op extra kosten die ontstaan als het proces niet efficiënt is ontworpen. De keuze tussen een gecentraliseerde afdrukomgeving en een gedistribueerde afdrukomgeving houdt veel meer in dan enkel het aantal printers dat beschikbaar is voor het personeel. Het volgende witboek zal de voor- en nadelen van beide omgevingen in een zorginstelling toelichten, alsook de voordelen op het vlak van veiligheid, nauwkeurigheid en workflow, die kunnen ontstaan door het selecteren van een gedistribueerde omgeving.

DYMO Witboek © 2012 Sanford, L.P. www.dymo.com

2


Inleiding In de huidige zorgsector zijn nauwkeurigheid, veiligheid en efficiëntie de drie pijlers van een succesvolle organisatie. Om de beste zorg, die zich baseert op concrete gegevens te kunnen garanderen, zijn er workflows nodig die de patiënt centraal stellen om zo voor een optimaal resultaat te zorgen met de nadruk op het verzamelen en controleren van de meest nauwkeurige informatie in het zorgpunt. Connectiviteit is cruciaal. Tegelijkertijd zien we dat de marges steeds kleiner worden en dat processen met een kleiner budget gerealiseerd moeten worden. Het is bewezen dat streepjescodelabels -zoals op polsbanden voor patiënten, medicijndozen, infuuszakken, stalen of afnames van patiëntenervoor zorgen dat informatie nauwkeurig opgeslaan wordt en verbonden wordt met de juiste patiënt. 1 De Amerikaanse commissie voor nationale veiligheidsdoelstellingen bij patiënten (Joint Commission’s National Patient Safety Goals) stelt in 2011 dat het labelen van bloed en de afname van stalen in aanwezigheid van de patiënt het meest aangewezen is. 2 Samengevat: Labels overbruggen de afstand die er is tussen patiënten en efficiënte, geautomatiseerde workflows. Daarom is nauwkeurigheid bij labels zo essentieel. Fouten bij de identificatie van patiënten kunnen vergaande gevolgen hebben, bijvoorbeeld straffen voor het niet-naleven van de regelgeving, rechtszaken en reputatieschade. In het beste geval kunnen fouten ontevredenheid, frustratie en betalingsvertragingen bij de patiënt en de zorgverlener veroorzaken. In het slechtste geval kunnen fouten levens kosten. Om die reden is de selectie van de juiste label-afdrukomgeving een strategische keuze voor zorginstellingen. Er bestaan meerdere mogelijkheden om labels af te drukken en die kunnen het verschil maken tussen succesvolle of problematische, klinische en administratieve workflows. Als ze juist ontworpen is, dan kan de afdrukomgeving de workflows sterk verbeteren door ze efficiënter te maken en ervoor te zorgen dat zorgverleners meer tijd bij de patiënten kunnen doorbrengen. Het is belangrijk te begrijpen dat sommige afdrukomgevingen meer patiëntgericht zijn dan andere. De verkeerde keuze zal de productiviteit doen afnemen en de zorg minder patiëntgericht maken. Hierbij speelt de budgetflexibiliteit ook een belangrijke rol, zeker wanneer er meer dan ooit druk wordt uitgeoefend om overheadkosten in ziekenhuis en praktijk te verminderen. Dit witboek zal de twee belangrijkste soorten van label-afdrukomgevingen voor zorginstellingen onderzoeken, alsook de invloed van afdrukomgevingen op: • de patiëntenzorg • de organisatorische workflow, en • financiële prestaties. DYMO Witboek © 2012 Sanford, L.P. www.dymo.com 1. Poon E, Keohane CA, Yoon CS, et al. Effect of Bar-Code Technology on the Safety of Medication Administration, N Engl J Med 2010;362:1698-707. 2. The Joint Commission. National Patient Safety Goals, Effective July 1, 2011, Hospital Accreditation Program. Accessed September 2011. http://www.jointcommission.org/assets/1/6/NPSG_EPs_Scoring_HAP_20110706.pdf

3


Optie 1: Gecentraliseerde afdrukomgeving De eerste mogelijkheid die instellingen en praktijken kunnen overwegen is een gecentraliseerde afdrukomgeving waarbij personeelsleden en zorgverleners toegang hebben tot één grote machine die grote hoeveelheden kan behandelen op één centrale plaats. Een printer wordt gebruikt voor alle afdruktaken zoals labels, polsbanden, rapporten of andere documenten. Deze printers zijn in staat om honderden pagina's per minuut of duizenden labels per dag te produceren, maar natuurlijk vraagt al het personeel niet hetzelfde soort gedrukt materiaal. Een verpleegkundige kan bijvoorbeeld een staaletiket nodig hebben, terwijl een administratief bediende op dat ogenblik een rapport wil afdrukken. Hoewel gecentraliseerde printers grote volumes kunnen verwerken, bestaat de kans op workflow backups nog steeds, net zoals een toegenomen mogelijkheid tot menselijke fouten. Twee zorgverleners drukken bijvoorbeeld gelijkaardige labels af op hetzelfde moment en kunnen onopzettelijk het verkeerde label van de machine ophalen. Hoewel ze krachtig zijn, zijn deze printers in het algemeen ook duur. De prijs verhindert praktijken dikwijls om meer dan één toestel te kopen en herstellingen vragen de kennis van vaklui die ook duur kunnen zijn. Voorbeelden van workflows

In een praktijk of ziekenhuis wordt de gecentraliseerde printer dikwijls op de verpleegeenheid geplaatst. Deze kan snel labels aanmaken voor alle patiënten in de praktijk of op de afdeling, maar verpleegkundigen moeten wel van de patiëntenkamer naar de printer gaan telkens wanneer ze een label nodig hebben. Aangezien verpleegkundigen vooral op vraag afdrukken gedurende de dag, zorgt de gecentraliseerde afdrukomgeving voor een productiviteitsafname voor hen. Hetzelfde geldt voor andere ziekenhuisafdelingen zoals laboratoria. Krachtige, multifunctionele printers kunnen snel labels genereren, maar de afstand tot de printer afleggen - die zich in een andere ruimte kan bevinden - neemt tijd in beslag en leidt de aandacht van de labtechnici op hun werkplek af van de patiëntenstalen. Bovendien moeten technici het juiste label op de printer vinden en dat verhoogt de kans op vergissingen.


4


Voor- en nadelen

Een gecentraliseerde printomgeving biedt één belangrijk voordeel: gecentraliseerd onderhoud. Praktijk- en vestigingsmanagers besteden minder tijd aan inventarisbeheer aangezien er minder printers onderhouden moeten worden. Toch moet dit voordeel voorzichtig afgewogen worden tegen de nadelen die ermee gepaard gaan:

• Inefficiëntie. Hoewel één printer in alle behoeften van een praktijk, departement of afdeling kan voorzien, introduceert hij een inefficiënte workflow waardoor zorgverleners kostbare tijd kunnen verliezen. De tijd om naar de printer te gaan en documenten te doorzoeken om het juiste label te vinden, kan beter bij de patiënten gespendeerd worden.

• O nmogelijkheid om op maat te maken. Door het grote aantal verschillende gebruikers van een gecentraliseerde omgeving beschikken printers zelden over functionaliteiten op maat. Met zoveel zorgverleners die dezelfde printer voor verschillende soorten materiaal gebruiken, worden ze verplicht tijd te investeren in technische aanpassingen aan de printer (bv. terug aanpassen van de afgedrukte labelgrootte).

• S toring. Eén enkele machine betekent ook één enkel punt van disfunctie. Aangezien een groot deel van het personeel afhangt van één machine, kan de workflow ernstig vertraagd worden als die printer het laat afweten. Zorgverleners zijn genoodzaakt om een manueel alternatief te bedenken, die een hoger risico op fouten met zich meebrengt, in afwachting van de herstelling of proberen om hun werk af te drukken op een andere printer die zich nog verder bevindt.

• M ogelijke fouten. Een gecentraliseerde printer houdt de printer buiten bereik van de patiënt en/of de workflow van de gebruiker. Hierdoor moeten zorgverleners en personeel hun aandacht afleiden van de patiënten in een zorgpunt en dat introduceert het risico op fouten. In plaats van een label meteen in een onderzoeksruimte af te drukken, waar het snel nagekeken kan worden binnen de workflow, moeten zorgverleners naar een printer wandelen en het juiste label selecteren in een drukke zorgomgeving.

• Kosten. De kost is een belangrijk criterium. De prijs van een instapmodel is ongeveer 600 euro en de prijs van andere modellen kan oplopen tot in de tienduizenden euro's, voor een machine die ontworpen is om een gecentraliseerde afdrukomgeving te ondersteunen. Dat vereist ook onderhoud, service en toebehoren (toner).


5


Optie 2: Gedistribueerde afdrukomgeving De tweede oplossing voor afdrukomgevingen voor praktijken en vestigingen om in overweging te nemen, is de gedistribueerde omgeving waarbij verschillende kleinere en goedkopere printers overal in de praktijk, afdeling of departement geplaatst worden. In deze omgeving zijn printers doorgaans ontworpen om enkel specifieke functies uit te voeren. Over het algemeen produceren deze printers een kleiner volume omdat er per machine minder vraag is, wat daarenboven betekent dat het de noodzaak tot onderhoud of herstelling vaak doet afnemen. Met een gedistribueerde instelling worden printers strategisch neergezet zodat zorgverleners in real time kunnen afdrukken en toch bij hun patiënten of op hun werkplek kunnen blijven. Ze moeten het zorgpunt niet verlaten om een label op te halen. Met meer printers die minder zorgverleners en personeel moeten bedienen, neemt de kans tot workflow backups af. En belangrijker, het risico op fouten wordt kleiner. De prijs is ook veel lager dan die van een machine in een gecentraliseerde omgeving. Prijzen voor compacte, gedistribueerde labelprinters beginnen bij 60 euro voor toestellen die meer dan de vraag beantwoorden voor drukke praktijken en vestigingen. Voorbeelden van workflows

Printers in een gedistribueerde omgeving kunnen toegekend worden aan een bepaalde functie, zorgverlener of departement. Misschien zal één printer dienen voor het afdrukken van labels voor bloedstalen, en een andere voor afdrukken aan het onthaal. Aangezien de printers in een gedistribueerde omgeving compacter zijn, kunnen ze op verschillende strategische plaatsen gezet worden voor optimale efficiëntie en patiëntenzorg. Voorbeelden van distributiepunten kunnen zijn: • P atiëntenkamers. Printers kunnen in patiëntenkamers geplaatst worden om labels te genereren voor documenten, bloedafnames, patiëntenstalen of patiëntengegevens door middel van de polsband: bij voorkeur kijkt de patiënt mee en controleert hij de informatie meteen. • L aboratorium. In plaats van de werkplek te verlaten en een labelfout te maken, kunnen labtechnici de labels afdrukken op printers die op hun bureau staan. • V erzorgingskarren. Compacte printers zorgen ervoor dat de mobiele verzorgingskarren van de verpleegkundige verdeelpunten worden waar verpleegkundigen labels op vraag kunnen afdrukken wanneer ze van patiënt naar patiënt gaan. De sleutel tot succes van een gedistribueerde omgeving is een netwerkprinter of een pc dichtbij de printer. Hierdoor kunnen printers geïntegreerd worden in het computernetwerk van de organisatie. DYMO Witboek © 2012 Sanford, L.P. www.dymo.com

6


Voor- en nadelen

Misschien is het onderhoud wel het grootste nadeel van de gedistribueerde afdrukomgeving. Veel printers vereisen natuurlijk ook veel onderhoud. Toch is het belangrijk te beseffen dat onderhoud op een gedistribueerde machine waarschijnlijk minder workflow-onderbrekingen in de hand zal werken dan onderhoud op een gecentraliseerde printer. Daarenboven moeten de onderhoudsvereisten afgewogen worden tegen de voordelen:

• N auwkeurigheid. Juiste patiëntenidentificatie kan veel gemakkelijker uitgevoerd worden in een zorgpunt. In een gedistribueerde omgeving gaat er minder tijd verloren tussen het moment waarop de zorgverlener de patiëntengegevens in de software ingeeft en het moment waarop de printer het label produceert. Gebruikers kunnen meekijken en de gegevensinvoer en labeloutput nakijken, daarbij ook de patiënt correct identificeren en het juiste label produceren en dat allemaal op dezelfde locatie. De kans is zeer klein dat de zorgverlener afgeleid wordt of belangrijke informatie vergeet.

• E fficiëntie. Compacte printers kunnen gemakkelijk in een zorgpunt geïntegreerd worden, wat een kortere afstand tot het afgedrukte materiaal tot gevolg heeft. Hierdoor wordt niet alleen minder tijd verloren, maar kan er meer tijd met de patiënt doorgebracht worden.

• F lexibiliteit. Meerdere printers gebruiken, biedt bescherming tegen een lange storingsduur. Wanneer printers het op één plaats begeven, biedt de gedistribueerde omgeving meer flexibiliteit aan de zorgverleners om een workaround te gebruiken zonder risico op efficiëntieverlies en manuele processen die fouten kunnen introduceren.

• W aarde. De aankoop van een groot aantal minder dure printers kan neerkomen op dezelfde kapitaaluitgave als de aankoop van één krachtige printer voor grote volumes. Toch wordt de meerwaarde op lange termijn gecreëerd door een productievere workflow die dan weer bijdraagt tot een positieve cashflow en daarenboven de patiëntenveiligheid en -tevredenheid doet toenemen.


7


Functionele vereisten Hoewel een gedistribueerde omgeving om meer printers vraagt, zijn de functionele vereisten om labels af te drukken in een gedistribueerde omgeving te ondersteunen niet complexer dan in een gecentraliseerde afdrukomgeving. Zorgverleners hebben enkel hun laptops of pc's nodig en een printers die geïntegreerd is in de besturingssoftware van de praktijk. Printers die ontworpen zijn voor een gedistribueerde omgeving zouden krachtige software moeten aanbieden die geïntegreerd kan worden met bestaande toepassingen, ongeacht de fabrikant. Een hoge afdrukresolutie is natuurlijk een andere cruciale factor onafhankelijk van de afdrukomgeving die gekozen is. In zorginstellingen over het hele land vereisen zorginitiatieven waarbij de patiënt centraal staat, zoals een streepjescode voor medicatie, een hoge resolutiegraad. Scanners die de lage resolutie labels niet nauwkeurig kunnen lezen, verhogen het risico op fouten en verminderen de efficiëntie van een geautomatiseerde workflow. Als scanners een streepjescode niet kunnen lezen of de code lijkt niet met de juiste patiënt overeen te komen, dan wordt de zorg onderbroken en moet de zorgverlener het label opnieuw bevestigen en afdrukken, wat een verlies van belangrijke momenten met zich meebrengt en de patiënt mogelijk in gevaar brengt. Het is niet omdat de printers kleiner en goedkoper zijn dat de afgedrukte labels van mindere kwaliteit zijn. Sommige betaalbare, kleinere machines produceren een 300 dots per inch (dpi) printresolutie van hoge kwaliteit, die gemakkelijk en nauwkeurig leesbaar is door infrarood streepjescodescanners. Printers uit een gedistribueerde omgeving vereisen weinig werk, waardoor ze gemakkelijk geïntegreerd kunnen worden, zelfs in kleine werkplekken. Maar ze zijn ook budgetvriendelijk waardoor zorginstellingen er meerdere kunnen aankopen en inzetten - dikwijls tegen een lagere kostprijs dan een gecentraliseerde printer voor grote volumes. Aangezien zorgverleners de printers actiever in hun workflow integreren, leren ze ook hoe de printers best te gebruiken als ondersteuning voor optimale patiëntenzorg.


8


Slotsom Zorginstellingen moeten tegenwoordig een strategische keuze maken wat betreft hun mogelijkheden voor het afdrukken van labels. Decennia lang was het de gebruikelijke keuze om één krachtige printer voor grote volumes aan te kopen en die centraal te plaatsen zodat verschillende zorgverleners en personeelsleden die kunnen gebruiken. Maar nu bestaan er oplossingen die kunnen leiden tot een betere patiëntenzorg - zelfs voor praktijken en ziekenhuizen die moeten bezuinigen. Een gedistribueerde afdrukomgeving met verschillende kleine, strategisch geplaatste printers en minder gebruikers per machine biedt duidelijke voordelen:

• M eer nauwkeurigheid. De kans op fouten neemt af wanneer nauwkeurige informatie bij de patiënt wordt verzameld en dan meteen wordt afgedrukt in het zorgpunt.

• Meer patiëntgericht. Patiënten krijgen een betere dienstverlening wanneer zorgverleners labels afdrukken en gebruiken binnen de workflow in het zorgpunt. Het proces brengt de patiënt gemoedsrust en laat de zorgverleners toe om meer tijd bij hun patiënten door te brengen.

• B etere veiligheid en tevredenheid. Streepjescodelabels verminderen het risico op fouten en redden levens. Labels afdrukken in het zorgpunt terwijl de patiënt meekijkt en de informatie controleert, is niet alleen een betere zorg, maar ook een voorbeeld van ondersteuning door concrete gegevens dat aangeraden wordt door de Amerikaanse commissie voor nationale veiligheidsdoelstellingen bij patiënten (The Joint Commission’s National Patient Safety Goals).

• O ptimaal inzetten van de beschikbare middelen. Een gedistribueerde afdrukomgeving kan geld besparen door minder dure printers en verbeterde workflows te gebruiken. Minder stappen naar de printer betekent meer tijd spenderen aan bezoeken, procedures en laboratoriumtesten die verloond worden. Minder fouten vertalen zich in een betere facturatie, minder verzekeringsproblemen en een betere reputatie.

Afdrukmogelijkheden evalueren behoort misschien niet tot één van de punten die bovenaan de prioriteitenlijst van een zorgbeheerder staan. Toch is dit een punt dat een belangrijke impact op de patiëntenzorg, workflowefficiëntie en terugbetaling heeft.


9

De voordelen van labels afdrukken in een gedistribueerde omgeving

Recommend Documents