Das 4. Small Business Edition. Dé totaaloplosing voor de kleinere automaterialengrossier

Das 4

Small Business Edition

Dé totaaloplosing voor de kleinere automaterialengrossier

DAS 4 SBE v. 1.67 © 2007

DAS 4 SBE DAS 4 SBE v 1.67 2007

Deze uitgave is gedrukt op chloorvrij papier. Alle rechten zijn voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande toestemming van Deltec BV worden verveelvoudigd of openbaar worden gemaakt. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s) en Deltec BV geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Op alle uitgaven en software van Deltec BV zijn de algemene voorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.deltec.nl of opvragen via het telefoonnummer +31 (0) 35 694 03 04.

© 2007 Deltec BV, Alle rechten zijn voorbehouden

Inhoud: 1.

Deltec, uw vertrouwde automatiseringspartner

pagina 3

2.

DAS 4 SBE de sleutel tot succes

pagina 5

3.

DAS 4 SBE kan meer

pagina 7

4.

Implementatie zonder zorgen

pagina 9

5.

Automaterialengrossiers kiezen voor Deltec

pagina 11

6.

Soorten oplossingen

pagina 12

7.

De hardware configuratie

pagina 13

8.

De programma’s

pagina 15

9.

Aanvullende software DFA

pagina 21

10.

Aanvullende software Delcom

pagina 22

11.

Aanvullende software DRAI

pagina 23

12.

Aanvullende software DGK

pagina 24

13.

Aantekeningen

pagina 25

Deltec BV Nikkelstraat 43-45, 1411 AH Naarden, Telefoonnummer: + 31 (0) 35 694 03 04, internet: www.deltec.nl, E-mail: [email protected]

2


Deltec, uw vertrouwde automatiseringspartner

Jarenlange ervaring

Deltec 2007

Deltec is al bijna 30 jaar een vooraanstaande softwareontwikkelaar. Wij ontwikkelen zowel standaard softwarepakketten als maatwerk oplossingen. Wij zijn gespecialiseerd in het ontwikkelen van totaaloplossingen voor MKB bedrijven met uitgebreide orderverwerking of die zelf goederen produceren. Ook beheersen wij de nieuwste webtechnologieën om zo de meest uiteenlopende internet koppelingen te kunnen ontwikkelen. Verder helpt onze software bedrijven hun bedrijfsvoering transparanter te maken en bij te dragen tot efficiency verbetering.

De kwaliteit, betrouwbaarheid en gebruiksvriendelijkheid van onze producten, samen met onze snelle support vormen vandaag de kern van onze activiteiten. De afgelopen jaren is er stevig aan de weg getimmerd zowel binnen de organisatie als aan de producten, hierdoor zijn de pilaren van het succes van Deltec verder verstevigd. Deltec bestaat nu uit een jong professioneel, zeer gemotiveerd en enthousiast team. Niet alleen onze eigen organisatie is gegroeid, ook ons marktaandeel is flink gestegen. Onafhankelijk

Automotive Een markt waar Deltec al vele jaren toonaangevende software voor ontwikkelt is de automotive-branche. Van kleine grossiers met één baliestation tot grote bedrijven met meer dan tien filialen, van zelfstandige ondernemer tot franchisenemer, Deltec heeft een passende automatiseringsoplossing. Ook hebben wij voor diverse grote importeurs bijzondere internet oplossingen ontwikkeld, om zo hun gehele voorraad gegevens met behulp van het internet te ontsluiten.


3

Onafhankelijkheid staat bij Deltec hoog in het vaandel. Deze onafhankelijkheid heeft op verschillende vlakken bijgedragen aan het succes van de organisatie. Zo geeft onafhankelijkheid ons de vrijheid om meerdere marktpartijen te kunnen bedienen. Deze diversiteit heeft geresulteerd in een veilige brede basis voor onze organisatie. Ook bij het ontwikkelen van software is Deltec onafhankelijk gebleven, hierdoor kunnen wij altijd de beste en nieuwste ontwikkelingen volgen. Een andere manier waarop onze onafhankelijkheid bijdraagt aan ons succes is de volgende ontwikkeling: Steeds vaker schrijven over koepelende inkooporganisaties of franchisegevers software voor die zij zelf centraal beheren. Dit resulteert toch vaak in een verlies van zelfstandigheid van aangesloten organisaties. Onze onafhankelijkheid waarborgt de onafhankelijkheid van onze klanten.

Support Wij begrijpen als geen ander dat een goede samenwerking met onze klanten heel belangrijk is. Onze jarenlange ervaring heeft ons geleerd om snel met u mee te kunnen denken. Hierdoor zijn wij in staat om snel tot een probleemloze oplossing te komen. Onze supportafdeling is tegenwoordig 12 uur per dag actief. Hiermee proberen wij onze klanten maximaal te ondersteunen. In het geval van een calamiteit zijn wij dus in staat om buiten kantooruren voor u te werken zodat u de volgende ochtend gewoon weer aan de slag kunt. Toekomst Deltec begrijpt dat technologie, de markt, onze en uw klanten constant veranderen. De behoeften, wensen en ideeën van mensen, organisaties en markten vormen de basis voor de ontwikkelingen van onze producten. Wij zijn constant bezig met het doorontwikkelen van onze software waardoor ook u, altijd over de nieuwste technologie en software beschikt. Onze software moet u helpen meer, sneller en beter te laten werken dan ooit tevoren. Onze passie is het succes van onze klanten.

Deltec in het kort: • • • • •

Al bijna 30 jaar ervaring. Een jong professioneel, zeer gemotiveerd en enthousiast team . Onafhankelijkheid. Een belangrijke en goede samenwerking met onze klanten. Onze passie is het succes van onze klanten.


4


DAS 4 SBE de sleutel tot succes

DAS 4

Soorten oplossingen

DAS 4 is de nieuwste versie van onze automatiseringsoplossing die speciaal voor autogrossiers is ontwikkeld. Deze software is samengesteld op basis van ons beproefde originele DAS softwarepakket. Deze moderne versie draait echter volledig onder Windows Vista & XP en beschikt over vele nieuwe functies zodat de DAS 4 SBE software volledig voldoet aan de wensen van een moderne groothandel.

Deltec biedt, zowel met betrekking tot haar software als met betrekking tot de totale automatisering veel verschillende oplossingen. Wij zijn in staat om onze software op alle mogelijke manieren voor u te configureren. Onze deskundigen zullen samen met u de meest geschikte oplossing kiezen. Ook begrijpen wij heel goed dat geen enkel bedrijf hetzelfde is, dus soms is het nodig om onze software aan te passen. Wij hebben de expertise in huis om de software speciaal voor u op maat te maken.

DAS 4 Small Business Edition Kosten besparen DAS 4 SBE Is het slimme kleine broertje van het DAS 4 systeem. Deze versie is speciaal ontwikkeld om de kleinere automaterialen specialisten een sterke totaal oplossing te kunnen aanbieden. De prijs van deze software is zeer aantrekkelijk. Het grote verschil ligt het in de SBE versie dat deze geschikt is tot en met 4 gebruikers. Mocht het zo zijn dat door bijvoorbeeld snelle groei of een overname toch behoefte ontstaat voor de krachtigere DAS 4 variant dan kan deze moeiteloos worden overgezet zonder dat men hiervoor een compleet nieuw pakket hoeft aan te schaffen. Ervaring Zoals u inmiddels duidelijk zal zijn is Deltec geen nieuwkomer. Deltec heeft al vele jaren ervaring met het automatiseren van automaterialengrossiers. Op dit moment werken er in Nederland meer dan 120 automaterialengrossiers met onze software.


5

Alle software-oplossingen hebben één ding gemeen, ze moeten de efficiency binnen uw organisatie aanzienlijk verbeteren om zo tot grote en blijvende verbeteringen en besparingen te leiden. Onze jarenlange ervaring en technische kennis zal u hierbij zeker helpen. De investering in DAS 4 zal er een zijn die u snel en gemakkelijk terugverdient en een die voor zeer lange periode substantieel zal bijdragen aan uw succes. Updates DAS 4 SBE zal niet snel verouderen en niet alleen omdat dit op het moment een uiterst modern Windows softwarepakket is. Ook omdat er continu aan deze sofware wordt doorontwikkeld en omdat u deze verbeteringen en extra toevoegingen altijd gratis van ons ontvangt. Kortom onze software staat niet stil en wordt alleen maar mooier.

Prijzen Wij zijn ervan overtuigd dat onze software het beste en het meest veelzijdige softwarepakket van dit moment is. Gelukkig vinden wij dit niet alleen! Steeds meer bedrijven kiezen voor onze software: deze groei levert ons de mogelijkheid op nog meer aan research en development te doen, alsmede nog meer te gaan concurreren op onze prijs. Een andere reden waarom onze sofware minder duur is, is het feit dat wij onze software zelf ontwikkeld hebben en wij niet afhankelijk zijn van dure licenties. Het is onze bedoeling om met betrekking tot de eenmalige investeringskosten op ongeveer 50% van onze concurrentie te komen, en de maandelijkse kosten tussen de 50-75% (zie hiervoor onze prijslijst).

DAS 4 SBE in het kort • • • • • •

Software ontwikkeld speciaal voor de kleinere grossiers. Groeit met u mee. Standaard en maatoplossingen. Er zijn al veel tevreden autogrossiers klant bij Deltec. Zeer lage investeringskosten. Lagere maandelijkse bijdragen voor support en updates.


6


DAS 4 SBE kan meer Het onderscheidende van DAS 4

Modulaire garagekoppeling

Hier volgen enkele bijzondere features en extra mogelijkheden van DAS 4 alsmede enkele gerelateerde modules. Hoewel sommige van deze opties niet onder de SBE versie vallen, willen wij u toch graag een beeld geven wat (eventueel later) de mogelijkheden van ons DAS 4 pakket zijn.

Met de DGK (Deltec Garage Koppeling) kan de DAS 4 gebruiker op eenvoudige wijze garages koppelen aan hun “Onlinegrossier”. De belangrijkste voordelen hiervan zijn: Garages kunnen 24 uur, 7 dagen in de week online bestellen. Het Online bestellen levert enorme tijdwinst op voor zowel de grossier als de garagist.

Intelligent voorraadbeheer Elektronisch bestellen en inlezen van pakbonnen en facturen DAS 4 beschikt over een bijzonder hoogwaardig systeem om besteladviezen te maken. Onze programmeurs hebben er ongelofelijk veel aandacht aan besteed om dit programma dat u elke dag meerder malen gebruikt, zo snel en gebruiksvriendelijk te maken als maar mogelijk is.

Steeds vaker bestellen grossiers hun producten digitaal waarna de leverancier de pakbon en facturen digitaal terug stuurt. Met de Delcom module die volledig geïntegreerd wordt in DAS 4 kan er digitaal besteld worden en kunnen de pakbonnen en facturen automatisch worden ingelezen.

Geïntegreerde filiaal oplossing Bij de ontwikkeling van DAS 4, is vanaf de eerste ontwikkelingsfase rekening gehouden met meerdere filialen. Dat is een groot succes geworden. Wij zijn in staat om moeiteloos filialen aan elkaar te koppelen. Op dit moment bestaat onze grootste filiaaloplossing uit 10 aangesloten filialen. Verder zijn wij ook in staat om onze financiële software te splitsen over meerdere administraties. Modulaire webshop De hype omtrent het internet ligt nu een aantal jaar achter ons. Internet wordt niet meer gezien als de kip met de gouden eieren. Toch beginnen juist nu de verkopen over het internet langzaam maar zeker toe te nemen. Deltec heeft een webmodule waarmee u een webshop kunt koppelen aan uw DAS software.


7

De voordelen van rechtstreeks digitaal bestellen vanuit het besteladviezen programma zijn enorm. De gebruiker kijkt aan het einde van de dag snel even de adviezen door, wijzigt deze op eenvoudige wijze met zijn muis en met twee toetsaanslagen is de bestelling verzonden. Het handmatig inboeken en opboeken van pakbonnen en facturen was tot nog toe een tijdrovende kostenpost voor de grossier, met de Delcom module behoort dit definitief tot het verleden. Met slechts enkele toetsaanslagen kunnen complete pakbonnen en facturen worden ingeboekt in het systeem. Dit resulteert in grote tijdwinst voor de grossier.

RAIBASE De RAIBASE is een centrale database waarin alle RAI-bestanden van de voornaamste auto-onderdelenleveranciers in Nederland worden ingelezen. Deze database wordt continu bijgewerkt zodat deze altijd volledig accuraat en up-to-date is. De Sync-module is speciaal voor de DAS software ontwikkeld. Sync is hier de afkorting van synchronisatie. Deze module synchroniseert de database van de gebruiker met de RAIBASE. Met één druk op de knop vergelijkt het systeem automatisch uw artikelgegevens met die van uw eigen leveranciers, mocht het systeem verschillen vinden, dan worden deze meteen verwerkt, zodat u altijd over 100% actuele prijzen beschikt. Het continue bijwerken van RAI-bestanden wordt vaak als vervelend en tijdrovend ervaren. Dit laatste wordt nog verder versterkt door de recente ontwikkeling dat leveranciers steeds vaker hun prijzen aanpassen. Bovendien kan het niet helemaal up-to-date zijn van uw eigen database in het geval van een prijsstijging behoorlijk wat geld kosten. Deze problemen behoren met RAIBASE tot het verleden. Tevens kunt u met deze module op eenvoudige wijze artikelgegevens van andere (vreemde) leveranciers toevoegen, of een extra lijn met incourante artikelen, het kost immers geen extra tijd meer om de RAI-bestanden van deze artikelen bij te houden.

DAS 4 SBE kan meer • • • • • •

Intelligent voorraad beheer. IJzersterke filiaalkoppeling. Modulaire webshops en garage koppelingen. Digitaal bestellen. Digitaal inlezen van pakbonnen en facturen. Altijd actuele prijsgegevens met RAIBASE.


8


Implementatie zonder zorgen Implementatie zonder zorgen

Instructie

Het overstappen naar een nieuw softwarepakket kan een heel vervelend en moeizaam proces zijn, maar niet bij Deltec. Onze jarenlange ervaring en onze ervaren medewerkers helpen u, in uw eigen tempo zo door de gehele implementatie van DAS 4 SBE heen.

Na de proefconversie komen wij bij u aan de zaak instructie geven. Dit gebeurt wanneer u wilt en op de tijden dat u dit wilt. Verder traint u op uw eigen proefdatabase met uw eigen gegevens. U kunt dan veel beter zien of het gehele systeem naar wens werkt of dat er misschien nog enkele aanpassingen moeten worden gemaakt. Vervolgens kunnen ook uw medewerkers oefenen met het nieuwe systeem in de tijd dat het hen uitkomt. Onze helpdesk staat continu tot uw beschikking.

Het Deltec implementatie systeem Deltec heeft voor het overzetten van nieuwe klanten een uniek implementatie systeem ontwikkeld. Dit systeem bestaat uit de volgende stappen.

Definitieve conversie Inventariseren Het inventariseren van uw huidige systeem en speciale wensen. Deze worden vervolgens nauwkeurig in kaart gebracht en voorbereidt. Proefconversie Hierna wordt uw gehele bestaande database uitgelezen. De artikel stamgegevens inclusief voorraad, debiteuren crediteur NAW gegevens worden geconverteerd naar DAS 4 SBE. Afhankelijk van de configuratie wordt de nieuwe DAS 4 SBE database bij u op het systeem of op een van de centrale Deltec servers geplaatst. Een en ander wordt zo ingericht dat in principe alle werkstations toegang hebben tot de nieuwe database.


9

Bent u eenmaal vertrouwd geraakt met uw nieuwe systeem (DAS 4 SBE went heel gemakkelijk) dan voeren wij nogmaals een conversie uit. Echter dit doen wij pas als u tevreden bent en een goed gevoel heeft over het werken met het nieuwe systeem. Vervolgens zullen wij ‘s nachts de actuele gegevens opnieuw over zetten. De volgende ochtend bent u volledig operationeel. Ondersteuning Ook nadat u definitief over bent op het nieuwe systeem staat onze supportdesk volledig tot uw beschikking.

Implementatiekosten Dit zijn de kosten die nodig zijn om de nieuwe software te installeren en configureren, dan wel de kosten die nodig zijn om oude gegevens over te nemen. Deze kosten worden bij Deltec altijd van te voren vastgesteld en hier kan nooit van worden afgeweken! Dit houdt in dat eventueel meerwerk altijd voor rekening van Deltec komt. Bij ons betaalt u achteraf nooit meer dan afgesproken! Bij Deltec is een afspraak, een afspraak.

In het kort: Implementatie zonder zorgen • • • • • •

Alle voorraadgegevens converteren wij mee. Duidelijke instructie en begeleiding. Eerst een veilige proefconversie. U bepaald wanneer u definitief over gaat. Wij werken ‘s nachts u werkt overdag. Lage kosten en duidelijk afspraken.


10


Automaterialengrossiers kiezen voor Deltec Automaterialengrossiers kiezen voor Deltec Steeds meer automaterialengrossiers kiezen voor Deltec als automatiseringspartner. De belangrijkste redenen hiervoor zijn onze uitzonderlijk gunstige prijzen alsmede onze software die technisch aankop staat. Deltec is gevestigd in Naarden en heeft door heel Nederland automaterialengrossiers die van onze software gebruik maken. Via stabiele en snelle ADSL lijnen kunnen wij vanuit ons kantoor probleemloos inloggen bij onze klanten waardoor het niet meer uitmaakt of ze naast ons zitten of in Groningen. Een standaard onderdeel van ons verkooptraject is het bezoeken van een collega bedrijf. Wij maken hiervoor graag samen met u een afspraak zodat u een perfecte indruk krijgt van wat onze software voor u in de praktijk kan betekenen.


11

Soorten oplossingen De Deltec software kan op verschillende platformconfiguraties worden gebruikt. DAS 4 SBE is speciaal ontwikkeld voor Microsoft Windows. De software werkt ook onder Linux, echter het kostenvoordeel weegt nog niet op tegen de extra supportkosten die hiervoor nodig zijn.

kleine en eenvoudige terminals. Hierdoor zullen uw investeringskosten sterk afnemen.

Grote gebruikers

Deltec levert niet alleen software-oplossingen maar ook totale automatiseringsoplossingen. Deltec beschikt al ruim 20 jaar over een eigen hardware afdeling die niet alleen hardware bouwt maar ook onderhoudt. Verder zijn wij CSP partner van Routit BV. Dit houdt in dat wij ook alles op het gebied van connectivity kunnen leveren en ondersteunen, hierbij valt ondermeer aan de volgende zaken te denken:

Onze voorkeur gaat uit naar een terminalserver met losse terminals in plaats van PC’s. De voordelen hiervan zijn voor zowel de gebruiker als Deltec groot. Veel lagere investeringskosten en veel minder onderhoud. De server kan in het hoofdfiliaal geplaatst worden, echter deze kan ook met behulp van DSL op onze beveiligde colocatie geplaatst worden, zodat deze machine altijd beveiligd is tegen diefstal en brand en bovendien altijd in een ideaal klimaat werkt. Deltec heeft op dit moment ervaring met software oplossingen tot 10 filialen. Kleinere gebruikers De Deltec software kan ook lokaal gedraaid worden met slechts een flinke PC omgebouwd als dataserver. Voor deze oplossing kan bijvoorbeeld gekozen worden als de gebruiker over goede hardware beschikt die niet geschikt is voor onze terminalserver oplossing.

Totaaloplossingen

• • • • • •

ADSL en SDSL Webhosting Domeinregistratie Web e-mail Speciale back-up voorzieningen Colocatie

Remote gebruikers Door nieuwe ontwikkelingen en breedband internet (zoals DSL) is het mogelijk om in plaats van op uw eigen server, op een server van Deltec te werken. Ook heeft u hiervoor geen PC’s meer nodig, u kunt dit doen met

Foto van de beveiligde colocatie De kasten zijn gevuld met servers


12


Hardware configuratie Algemeen Deltec kan in alle hardware oplossingen voorzien. Wij werken uitsluitend met de beste en betrouwbaarste hardwarecomponenten. Vooral onze servers en terminals zijn speciaal ingericht, zodat onze en eventueel andere applicaties moeiteloos draaien. De DAS 4 software gaat uit van een centrale serveroplossing waarop de database engine draait en tevens een deel van de applicaties. Als database engine wordt gebruik gemaakt van MSDE (Microsoft Data Engine) voor bedrijven tot ca. 12 gebruikers, of van Microsoft SQL server voor bedrijven met 12 tot 150 gebruikers. Voor de werkplekken geeft Deltec de voorkeur aan het toepassen van Samsung terminals met een geïntegreerd 17” TFT-scherm, welke nauwelijks plaats innemen en uitermate betrouwbaar zijn. Samsung Terminal met een geïntegreerd 17“ TFT-scherm

re gebruikers tegelijk op deze machine te laten werken. De Terminals op de balie zijn eigenlijk niets meer dan een videokaart met een netwerkkaart, het feitelijke werk gebeurt op de server. Het grote voordeel van deze configuratie is dat er slechts één machine onderhouden dient te worden en dit is in deze tijden met computervirussen, spyware en internet misbruik geen overbodige luxe. Voor een grafische weergave zie de figuur hiernaast. Het alternatief voor Terminals Als alternatief voor terminals kunnen ook PC’s gebruikt worden. In dit geval functioneert de PC op gelijke wijze als een terminal. Dit houdt in, dat de DAS 4 software op de server draait waardoor de functie van de PC beperkt wordt tot het doorgeven van toetsenbord commando’s en het tonen van de schermbeelden. Omdat het feitelijke ‘werk’ door de server gedaan wordt, kan in dit geval volstaan worden met een lichtere (oudere) PC. Er zijn verder ook geen verschillen tussen een op deze manier ingericht PC-terminal en een echte terminal. Storing

Het netwerk Er zijn diverse manieren om computernetwerken te configureren. Deltec kiest standaard voor een Microsoft Windows netwerk met één Terminal Server, Terminals aan de balies en PC’s voor de administratie. Een terminal server is een zwaar uitgeruste server met meerdere processoren, harden schijven en extra geheugen, dit maakt het mogelijk om meerde-


13

Een netwerk dat op deze manier is ingericht is niet gevoelig voor storing. Alle belangrijke onderdelen van de server, zijn minimaal dubbel uitgevoerd, hierdoor kunnen deze machines bijna altijd nog op halve kracht doorwerken. Mocht een server toch helemaal uitvallen, beschikt Deltec over een aantal nood-server’s die wij onmiddellijk kunnen komen aansluiten. Bij het uitvallen van een terminal, sturen wij meestal dezelfde dag een nieuw exemplaar naar de klant toe.

Vestiging Printers De DAS 4 SBE software is in staat om een hele reeks printers aan te sturen. Voor de balies kan er gekozen worden voor laserprinters of thermische kassaprinters. In het geval van laserprinters of thermische kassaprinters is het mogelijk om de (pak)bonnen dubbel te laten afdrukken. Voor de financiële software DFA 4 is het nodig om minimaal één laserprinter te hebben. Dit heeft te maken met de fijne grafische instelling van deze sofware.

Microsoft 2003 Server

Administratie PC 1

Balie 1 Terminal 1

Back-up

Administratie Laser printer 1

Balieprinter Laser printer 2

Balie 2 Terminal 2

Expeditie Terminal 4

Expeditie Laser printer 3


14


Voorbeelden Kracht door eenvoud Automatisering is een hulpmiddel voor het vereenvoudigen van handelingen en het vergroten van het bedrijfsresultaat. Dit hulpmiddel moet, als men het maximale rendement eruit wil halen, eenvoudig in het gebruik zijn. Om deze reden heeft bij de ontwikkeling van DAS 4 de gebruiker voorop gestaan. Dit is terug te vinden in de eenvoudige bediening van de software. Duidelijke menu's, een overzichtelijke commandobalk en handige zoekroutines stellen de verschillende gebruikers in staat om snel en doelmatig met de programma's te werken. Vormgeving De DAS 4 software is ontwikkeld met de nieuwste programmeertalen en hierdoor bijzonder geschikt voor de nieuwste besturingsystemen Microsoft Windows Vista, XP en Server 2003. De DAS 4 programma’s beschikken over een Windows-look die zorgt voor een fris en modern uiterlijk. Het startmenu van DAS 4


15

Juiste informatie, het halve werk DAS 4 geeft daar waar het nodig is alle benodigde informatie op het scherm weer en niet meer dan dat. Direct haalt u uit het systeem informatie over artikelen, leveranciers, debiteuren, afspraken met debiteuren en de verkoop- en inkoophistorie. Bewust zijn overbodige zaken weggelaten uit de gebruikersschermen om de kans op het aanspreken van verkeerde opties uit te sluiten. Het dagelijkse gebruik is daardoor goed te overzien en doelgericht.

Het verkoopmenu van DAS 4


16


Management informatie Een solide bedrijfsvoering is alleen mogelijk met de juiste informatie. Welke inzichten en gegevens u hiervoor nodig heeft en wenst te verkrijgen met behulp van automatisering, weet u zelf het beste. Het is dan ook niet aan ons om te bepalen welke overzichten DAS 4 produceert, u kunt ze zelf samenstellen! Vrijwel elk mogelijk historisch overzicht is opvraagbaar. Omzet informatie Aan het eind van de dag (of per week) krijgt u een uitgebreid kasverslag, met het totaal van alle financiële transacties, zoals kas, rekening, retouren etc. Ook ziet u in een oogopslag het bedrag dat in kas moet zitten en de omzet, bruto winst en marges van die dag. Verder kunt u op eenvoudige wijze alle gemaakte bonregels controleren.

Verkoopverslag


17

Balie-afhandeling Werken met het balieprogramma is toegespitst op maar één ding: de klant goed en snel bedienen. Hiervoor is het in iedere fase tijdens het samenstellen van de baliebon, mogelijk te switchen naar een opzoek systeem (Aldoc, TecDoc). Gevonden artikelen in Aldoc kunnen direct naar de baliebon worden overgezet. Daarnaast kan men binnen DAS 4 ook op verschillende manieren zoeken naar de juiste artikelen. Verder biedt het baliescherm relevante informatie die verband houdt met de verkoop: "Is het product op voorraad?" "Is er een alternatief product?" "Wat zijn de korting- of prijsafspraken?" "Is er een actieprijs van toepassing?" "Mag aan deze klant geleverd worden?" Het spreekt voor zich dat het baliesysteem met een minimaal aantal handelingen zowel verkopen contant als "op rekening" verwerkt en daarbij direct de voorraad bijwerkt. Een "voorlopige bon" behoort ook tot de mogelijkheden. Het balieprogramma is dan ook de spil van het systeem. Het balieprogramma


18


Automatische besteladviezen In de vormlijsten voor besteladviezen kan men aangeven van welke producten de voorraad moet worden nagelopen. Vormlijsten kunnen per leverancier worden vastgelegd of een combinatie zijn van verschillende productlijnen, hoofdgroepen of leveranciers. De indeling hiervan is aan de gebruiker zelf. Er komt een besteladvies tot stand doordat het systeem de minimum voorraad vergelijkt met de technische voorraad. Van het besteladvies wordt automatisch een inkooporder in het systeem weggeschreven. Deze order kan (na controle) vervolgens automatisch worden verstuurd. Op deze manier wordt bestellen een dagelijkse routine die vrijwel geen tijd meer vraagt.

Het besteladviezenprogramma


19

Oneindig veel mogelijkheden De totale DAS 4 software bestaat uit meer dan 140 programma’s. Hierdoor is het mogelijk om voor iedere gebruiker een perfecte oplossing te creëren. Waar nodig kunnen wij dit nog aanpassen aan individuele wensen zodat er een perfecte maatwerk oplossing ontstaat. Veel programma’s kunnen op meerdere manieren gebuikt worden, zoals de statistiekprogramma’s: deze kunnen eindeloos verschillende lijsten genereren. De gebruiker zelf kiest welke gegevens hij wilt gebruiken en over welke periode.

Statistiekprogramma


20


Aanvullende software: DFa 4 (Deltec Financiële Administratie) Complete financiële administratie

Overige belangrijke pluspunten van DFA4

DFA 4 omvat een complete financiële administratie die te integreren is met de DAS software systemen van Deltec, DFA 4 is echter ook zelfstandig te gebruiken. In het pakket kunnen meerdere administraties tegelijk gevoerd worden: bij de grootboekrekeningen en bij de boekingsgangen wordt de gewenste administratiecode ingegeven.

Alle invoerprogramma's zijn multi-user zodat op de ene werkplek de bankboekingen gedaan worden terwijl op de andere werkplek de crediteurfacturen worden ingevoerd of de Postbank afschriften verwerkt worden. Aangezien diverse administratieprogramma's tegelijk gebruikt kunnen worden, kan tijdens het invoeren van boekingen snel een nieuw grootboek-, debiteur- of crediteur- nummer worden ingevoerd. Waar mogelijk vinden boekingen automatisch plaats, zoals bij BTWberekeningen, doorboekingen, het afboeken van betalingsverschillen en het verwerken van vooruitbetalingen. Kosten of opbrengsten die over het jaar of een kwartaal verdeeld moeten worden hoeven niet meer per periode te worden opgevoerd: men maakt een totaalboeking en laat de bedragen door het programma uitsplitsen over het gewenste aantal periodes. De boekjaren ouder dan het voorgaande boekjaar kunnen worden verwijderd; uiteraard controleert het programma of dit wel mogelijk is. Het nieuwe boekjaar wordt automatisch aangemaakt, periodes hoeven niet meer geopend te worden.

Volledig Windows Evenals DAS 4 is DFA 4 volledig geschreven voor Windows en ook hier profiteert u van de voordelen van een Windows omgeving zoals: Lijsten zoals ouderdomsoverzichten of saldilijsten, worden eerst op het scherm getoond, met een druk op de knop ziet u de details; met aanvinken kiest u wat u wel en niet wilt afdrukken. Overzichten kunnen afgedrukt worden op de printer of opgeslagen als Word of Excel bestand (makkelijk om even naar uw accountant te mailen). Overzichten kunnen gesorteerd worden op iedere kolom, zoals bijvoorbeeld: naam, openstaand saldo, aantal aanmaningen etc.


21

Aanvullende software: DELCOM

Delcom

Hoe werkt het systeem?

Het handmatig inboeken en opboeken van pakbonnen en facturen was tot nog toe een tijdrovende kostenpost voor de grossier. Met de nieuwe Delcom software behoort dit definitief tot het verleden. Met slechts enkele toets aanslagen kunnen complete pakbonnen en facturen worden ingeboekt in het systeem. Dit resulteert in grote tijdwinst voor de grossier. Niet alleen zijn de kostenbesparingen een belangrijk voordeel, ook de voorraad is altijd actueel. Nachtleveringen kunnen worden opgeboekt zodra de zaak opengaat en uitgeleverd worden op de eerste bezorg routes.

De interne werking van de software is vrij complex, echter de bediening uiterst eenvoudig. Eén druk op de knop en uw bestellingen worden automatisch naar de juiste leverancier verstuurd. Het Delcom systeem haalt automatisch orderbevestigingen, pakbonnen en facturen op bij de diverse EDI systemen. Door de betreffende pakbonnen van een leverancier aan te klikken worden deze direct bij de voorraad opgeboekt. Eventuele pickfouten kunt u later corrigeren. Ook de factuur wordt automatisch ingeboekt, waarbij een verschil in regelbedragen direct wordt gesignaleerd. In 95% van de gevallen wordt dit veroorzaakt door een inkoopprijs die niet actueel onderhouden is. Met één klik past u niet alleen de inkoopprijs maar ook de brutoprijs aan. Deze doorbraak, waar Deltec overigens patent op heeft aangevraagd, stelt u niet alleen in staat kosten te besparen maar ook uw voorraadinformatie volledig actueel te krijgen.

Voor wie? De nieuwe Delcom module is speciaal ontwikkeld voor DAS, het automaterialen software pakket van Deltec. Met deze zeer vooruitstrevende communicatieoplossing vergroot Deltec de voorsprong op haar concurrentie. Delcom kan gekoppeld worden aan diverse EDI (Electronic Data Interchange) systemen zoals Auto-XS, Havam, van Heck (Partsbase), Teccom en Doyen. Dit betekent in de meeste gevallen dat 80-90 % van uw inkopen digitaal verwerkt kunnen worden. De verwachting is dat dit er in de toekomst alleen maar meer zullen worden.


22


Aanvullende software: DRAI

Het RAI Bestanden conversie programma Sinds 1980 werkt Deltec samen met automaterialengrossiers, leveranciers en de overkoepelde organen zoals de RAI-vereniging op het gebied van automatisering. In de loop der jaren heeft Deltec veel kennis opgedaan wat betreft de standaarden binnen deze markt. De “RAI-standaard voor elektronische uitwisseling van artikelen prijsgegevens in de auto-onderdelenbranche” is in de eerste helft van de jaren 1990 vastgesteld door de commissie AAC in samenwerking met consultancy bureau Bakkenist en het IMK. Vervolgens is in 1994 door de Belgische branche organisatie F.A.M. deze RAI standaard overgenomen. Echter hiervoor is deze wel opnieuw gewijzigd zodat er nu twee standaarden zijn: de RAI standaard en de RAIFAM standaard. DRAI DRAI is een conversie programma dat Deltec speciaal voor grossiers geschreven heeft, zodat zij zelf instaat zijn om hun eigen bestanden te converteren naar RAI- of RAIFAM-bestanden. Het programma kan aangepast worden om verschillende soorten bestanden te converteren in RAI of RAIFAM formaat. Echter de meest voorkomende bestandsvorm is Excel.


23

Hierdoor is het basisprogramma in staat om de volgende conversies uit te voeren: • • • • •

Conversie programma Excel bestanden naar RAI bestanden. Conversie programma Excel bestanden naar RAIFAM bestanden. Conversie programma RAIFAM bestanden naar RAI bestanden. Controle programma om RAI bestanden te controleren. Controle programma om RAIFAM bestanden te controleren.

Auto Update De nieuwste versie van het DRAI programma (versie 1.5) beschikt over een auto update functie. Deze kan automatisch via het internet detecteren of er nieuwe updates of toevoegingen voor het programma beschikbaar zijn, om deze vervolgens zelf te downloaden en te installeren.

Aanvullende software: DGK (Deltec Garage Koppeling)

Deltec Garage Koppeling DGK is een programma dat op eenvoudige wijze garages koppelt aan hun “Onlinegrossier”. De belangrijkste voordelen hiervan zijn: Garages kunnen 24 uur, 7 dagen in de week online bestellen. Het Online bestellen levert enorme tijdwinsten op voor zowel de grossier als de garagist. Het programma:

Naast deze basisfuncties zijn er nog enkele, aanvullende functies die bepalen hoe de verdere communicatie tussen u en uw garages zal verlopen: Module 6. Module 7. Module 8.

Het laten zien van de (individuele netto) prijzen Het laten zien van de werkelijke voorraad Het geven van leveringsinformatie (tijdstip)

Wij ontwikkelen voor u een eigen website met natuurlijk uw eigen logo en in uw eigen huisstijl. Verder is de opzet van de website modulair opgebouwd, dit betekent dat u zelf kunt bepalen over wat uw eigen website allemaal moet kunnen. U kunt hier bij kiezen uit de volgende mogelijkheden: Module 1. Bandenpagina Module 2. Kenteken aanvraagpagina Module 3. Aanbiedingenpagina Module 4. Auto-onderdelen bestelpagina Module 5. De bestel en bevestigingspagina


24


Aantekeningen

__________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________


25

__________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________


26



Das 4. Small Business Edition. Dé totaaloplosing voor de kleinere automaterialengrossier

Recommend Documents