Danio Rerio Izegem Reglement beurs 2016 Algemene bepalingen Door hun inschrijvingsformulier in te sturen verbinden de exposanten zich ertoe de bepalingen van dit reglement na te leven, evenals elke nieuwe andere bepaling die in het belang van de beurs door de organisatoren zou worden aangenomen. Als de beurs niet kan plaatsvinden om redenen buiten de wil van de organisatoren om, zullen de exposanten, mede- en hoofdsponsor hiervan onmiddellijk op de hoogte worden gebracht. De bedragen, die nog beschikbaar zijn na betaling van alle onkosten, zullen onder de exposanten en sponsors verdeeld worden naar rato van de bedragen die gestort werden door deze exposanten en sponsors die hiermede afzien van het recht op schadevergoeding ten laste van de organisator. 1. Deelnamevoorwaarden De producten en diensten die tentoongesteld worden moeten een rechtstreekse relatie hebben met het onderwerp van de beurs. Dit zijn voor ons evenement aquarium-, terrarium- of vijvergerelateerde producten, diensten en/of diersoorten. De exposant dient zijn commerciële binding met de firma waarvan hij de producten tentoonstelt, in zijn functie als algemeen of exclusief agent, of aangestelde verdeler op aanvraag van de organisator te bewijzen. Deze commerciële of niet commerciële activiteit, en deze activiteit alleen, zal op de gehuurde stand voorgesteld mogen worden. De inzending van het inschrijvingsformulier door de exposant geeft niet automatisch het recht op deelname aan de beurs waarvoor ingeschreven wordt. De organisator behoudt zich het recht voor elke inschrijving te weigeren, zonder dat deze beslissing moet gemotiveerd te zijn. Deelname is bindend zodra de deelnemer de deelnamebijdrage betaald en bevestiging van ontvangst gekregen heeft. Het is de exposant verboden een deel of het geheel van zijn concessie binnen de beurs onder te verhuren, te delen of gratis af te staan. Een exposant kan alleen tafels huren per volle meter. De bijdrage voor een stand is 5 € per lopende meter lengte vermeerderd met een waarborg van 50 € per standhouder. De waarborg wordt op einde van het evenement terug betaald, volgens keuze in de inschrijving, door de hoofdverantwoordelijk indien standhouder heeft gehandeld als goede huisvader tijdens het evenement. 2. Standkeuze De standruimte wordt door de organisator in volgorde van inschrijving en inhoudelijk onderwerp toegewezen. Deze zal rekening houden met de door de inschrijver aangevraagde voorkeur van standruimte, zonder dat deze voorkeur echter enig recht op een bepaalde standruimte verleent. Alle standen worden geëxposeerd op de voorziene tafels, tenzij organisatie voorafgaande toelating verstrekt heeft om andere opstelling te gebruiken (in te vullen op het
inschrijvingsformulier onder het veld Aanpassing aan de stand nodig). Standhouders hebben geen recht de opstelling van de standen enigszins te wijzigen zonder toelating, dit om nooduitgangen en wandelgangen vrij te houden. Wie niet dadelijk kan inschrijven, heeft de mogelijkheid een optie te nemen (max. 1 standruimte). Deze optie vervalt, zelfs zonder aanmaning, na 5 werkdagen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. 3. Betalingen De exposant zal een facturatiemail ontvangen met het totaalbedrag van de inschrijving. Deze factuur dient betaald te worden binnen 30 dagen na ontvangstdatum. Bij het in gebreke blijven hiervan, zal de organisator het recht hebben de exposant de toegang tot de beurs te weigeren. Dergelijke weigering doet geen afbreuk aan het recht in hoofde van de organisator de volledige som, die krachtens het inschrijvingsformulier verschuldigd is, op te eisen. Indien de factuur niet betaald werd op de 30e dag na haar dagtekening, zal de inschrijving nietig verklaard worden. Alle prijzen zijn incl. BTW, tenzij anders vermeld. Alle kosten en taksen, zowel huidige als toekomstige, vanwege de Staat, Provincie of Stad, vallen ten laste van de deelnemer. 4. Annulatie Annulatie wordt uitsluitend schriftelijk aanvaard bij middel van een aangetekende brief ter attentie van de organisator. •Annulatie na bevestiging: 50% van het totale bedrag blijft verschuldigd. •Annulatie 1 maand of minder voorafgaand aan de beurs: de totale inschrijvingssom blijft verschuldigd. Deze vergoedingen zijn onherroepelijk en volledig onafhankelijk van de reden voor annulatie vanwege de exposant. De inschrijver gaat uitdrukkelijk akkoord dat, zo hij de standruimte niet effectief inneemt, de organisator gerechtigd is de aan de inschrijver toegewezen standruimte alsnog te verhuren aan een derde of aan te wenden voor een ander doel zonder mededeling noch compensatie aan de originele exposant. 5. Opbouw en aankleding van de standen De exposanten dienen zich voor aanvang van de beursopbouw te vergewissen van de situatie van hun standplaats en de afmetingen ervan controleren. De exposanten verbinden zich ertoe de aanwijzingen van de organisatie te respecteren in verband met de verdeling van de standen, hun opbouw, hun aankleding en hun ontruiming. Tijdens de openingsuren van de beurs is de permanente aanwezigheid van een bevoegde persoon op elke stand verplicht. Het is verboden de muren, constructies of gangen in de hal te gebruiken om wanden, publiciteitsborden, displays of ander materiaal aan te bevestigen, of deze te schilderen. Het aanbrengen van signalisatie, vlaggen, publiciteitsborden, lichtbruggen en dergelijke aan de zoldering van de hal dient schriftelijk en vergezeld van een plan bij de organisator te worden aangevraagd. Tentoongestelde goederen dienen op zodanige wijze te worden opgesteld dat het algemene beeld van de expositieruimte en het zicht op de omliggende stands niet wordt belemmerd. Beursdeelnemers die een eigen stand wensen te plaatsen dienen zich te houden aan vooropgestelde afmetingen.
Wijzigingen van de afmetingen van de stand moeten door de beursdeelnemer schriftelijk aangevraagd worden bij de beursorganisator. Deze laatste oordeelt over de te nemen maatregelen. Tentoongestelde goederen dienen binnen de rooilijnen van de standruimte te worden geplaatst en beweegbare onderdelen mogen evenmin buiten de rooilijnen van de stand worden gebracht. Zonder schriftelijke toestemming van de organisator is het verboden de aandacht van de bezoekers te trekken, reclame te maken buiten de ruimte van de toegewezen stand, of reclame te maken op een manier die de exposanten en/of bezoekers van de nabijgelegen standen benadeelt. Teneinde de aanwezige dieren en bezoekers de nodige rust te verschaffen worden alle vormen van geluidsversterking geweerd, enkel de omroepinstallatie van de organisatie mag deze rust doorbreken in geval van dringende oproep in dienst van de veiligheid van het evenement. Bij overtreding wordt de installatie voor de volledige duur afgesloten. Van de inbreuk wordt een proces verbaal opgesteld door de politie en worden de kosten doorgerekend aan de beursdeelnemer. Exposanten worden geacht de nodige rechten en vergunningen te bezitten om de in hun stand tentoongestelde producten en diensten te presenteren. De organisator neemt in dit kader geen enkele verantwoordelijkheid op zich, ook niet in het geval van oneerlijke concurrentie tussen exposanten of ten opzichte van derden. Op de stands tentoongestelde onderdelen van goederen die een gevaar kunnen opleveren voor andere standhouders of voor bezoekers (bijvoorbeeld scherpe randen), dienen door de standhouder voldoende te worden afgeschermd. De tafels mogen niet geschonden worden op gelijk welke manier, De exposant draagt zelf zorg voor het vervoer, de aankomst en in ontvangstneming van zijn goederen. Danio Rerio Izegem neemt geen goederen van de exposanten in ontvangst. Het is de exposant verboden tentoongestelde waren weg te nemen vóór het einde van de beurs. 6. Aansprakelijkheid Danio Rerio Izegem is enkel verzekerd voor Burgerlijke aansprakelijkheid en objectieve aansprakelijkheid betreffende preventiebrand of ontploffing volgens goedgekeurd noodsituatieplanning door de betreffende diensten: stadsbestuur Izegem, RIHO en FLUVIA. Enige andere vorm van verzekering is niet inbegrepen in de huurprijs. Door hun deelneming verzaken de exposanten aan elke vorm van verhaal tegen de inrichters, de eigenaars of de huurders van de gebouwen, voor alle schade berokkend aan het geëxposeerde materiaal, de standconstructie, enz..., welke ook de oorzaak is. De exposanten verbinden zich ertoe hun risico’s te laten dekken door een verzekering “alle risico’s van spijker tot spijker” alsook zichzelf te verzekeren tegen het risico van Burgerlijke Aansprakelijkheid. De organisator kan op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden voor diefstal, schade, brand, ontvreemding van goederen aan de stand en/of het tentoonstellingsmateriaal dat zich in het gebouw bevindt. Geen verhaal zal tegen de beursorganisator uitgeoefend worden ingeval van plots uitvallen van verwarming, water-, gas-, telefoon-, of elektriciteitsdistributie. De organisator is niet verantwoordelijk voor hinder of schade veroorzaakt door bovengenoemde distributie of installaties, welke de oorzaak ook moge zijn. Om diefstal te vermijden, vraagt de organisator om alle waardevolle objecten direct na sluiting van de beurs te verwijderen de stand.
7. Brandveiligheid In het gehele gebouw is het rookverbod geldig. Voor opening van de beurs zal er een korte briefing worden gegeven betreffende veiligheid en noodsituatieplanning naar de aanwezige standhouders. De aanwezigheid van ontplofbare en ontvlambare stoffen zowel in vloeibare, gasvormige of vaste vorm is ten strengste verboden, tenzij voorafgaandelijk de geschreven en een ondertekende toelating van de organisator en brandpreventiedienst in dit verband wordt bekomen. De toegang tot de uitlaten van de airconditioning, verwarming en tot de brandblusapparaten van de hal dienen steeds vrij gehouden te worden. 8. Publiciteit Decoratie, geluid en/of publiciteit die de belangen van derden zouden kunnen schaden is verboden en kan door de organisator te allen tijde bij eenzijdige beslissing verwijderd worden op kosten en risico van de exposant zonder dat deze enig verhaal kan laten gelden tegen de beslissing van de organisator. Tegenover de organisator kan nimmer verhaal noch verzoek tot schadeloosstelling of terugbetaling ingediend worden indien zich bij de opstelling van publicitaire en redactionele teksten of bij om het even welk drukwerk of opdruk, vergissingen of weglatingen hebben voorgedaan. 9. Elektriciteit De aansluiting van alle elektrische installaties van de standen op de stroomborden van de hal zal uitsluitend geschieden door de diensten of de aangenomen leverancier van de hal. De organisator kan enkel gehouden zijn de stroomvoorziening te leveren die voorradig is in de hal en de onmogelijkheid in zijnen hoofde andere stroomvoorzieningen te leveren zal nooit aanleiding kunnen geven tot enige vergoeding en/of terugbetaling van de huurprijs in hoofde van de exposant. De deelnemers zorgen voor eigen rekening van de nodige verdeeldozen in gezonde staat en eventueel korte ongeschonden verlengsnoeren. In kader van milieu en brandpreventie vragen wij met aandrang het stroomverbruik te minimaliseren voor uw stand. 10. Interne Orde De deelnemers zullen er zorg voor dragen, vooral tijdens de opbouw, de ingangen en de andere standen zoveel mogelijk vrij te houden. Afval dient gesorteerd te worden volgens instructies van de organisatoren. Groot vuil dient door de deelnemers terug meegenomen te worden. De afvalcontainers die door de organisatoren worden geplaatst dienen enkel voor klein afval. De deelnemers zijn gehouden de hun toegewezen standruimte na het beëindigen van de activiteit in dezelfde staat te brengen zoals deze aan hen ter beschikking gesteld werd voor aanvang van de opbouwperiode. Indien na het verlaten van de standplaats nog afval e.d. door de organisatoren dient geruimd te worden, zullen de hieraan verbonden kosten aan de deelnemer gefactureerd worden volgens tarief van IVIO. Hetzelfde geldt uitdrukkelijk voor wat betreft kleefbanden en andere markeringen op de vloer van de hall. Alle toestellen en leidingen eigen aan het gebouw mogen uitsluitend bediend worden door de technische verantwoordelijke hiertoe aangesteld door de organisator. De aansluiting van eigen toestellen gebeurt enkel en alleen door de deelnemer zelf en dit op eigen verantwoordelijkheid. Toestellen of contactdozen die problemen kunnen geven of veroorzaken worden onverbiddelijk verwijderd door technische dienst van de beurs.
11. Betwistingen Bij betwisting betreffende de geldigheid, inhoud of interpretatie van huidig reglement of aan de bedingen van het inschrijvingsformulier, zal uitsluitend het Belgisch Recht van toepassing zijn en zal het geschil aan de rechtbank van Kortrijk voorgelegd worden. 12. Preventie In kader van wettelijk verplichte documenten zoals CITES, VLAREM en/of overdrachtsverklaringen bij bepaalde diersoorten is de verantwoordelijkheid voor rekening van standhouders, als ook het voldoende aanwezig zijn van documenten nodig voor veranderen eigenaar. Danio Rerio Izegem of organisatoren dragen hiervoor dan ook geen enkele verantwoordelijkheid bij eventuele controles van overheidsdiensten. De daaruit volgende boetes of beslagnames vallen ten laste van de overtreder. Standhouders die niet in orde zijn zullen zonder uitstel en recht op vergoeding het evenement moeten verlaten en in toekomst geweigerd worden in deelname. De organisatie wil de Standhouders er eveneens op wijzen dat zij zelf ook zullen toezien op de gezondheid en het welzijn van de aangeboden dieren. Bij enig twijfel van gezondheid zal de aanbieder deze zonder betwisting moeten verwijderen uit zijn aanbod en in bewaring geven bij de organisator tot sluitingstijd evenement.
Namens de beheerraad: De voorzitter
De secretaris
Dominiek Leenknegt
Brecht Vanhoute
