DAGCENTRUM SINT-NIKLAAS vzw

DAGCENTRUM SINT-NIKLAAS vzw

DAGCENTRUM SINT-NIKLAAS vzw Onze-Lieve-Vrouwplein 31 9100 Sint-Niklaas Tel. 03/776 03 86 [email protected] www.dagcentrum.be

Erkend en gesubsidieerd door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap

2

VERKLARENDE NOTA WOORD VOORAF 1. HET DAGCENTRUM IN RELATIE MET DE ZORGSECTOR 1.1. Invloeden en tendensen vanuit het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) 1.1.1. De persoonsvolgende financiering 1.1.2. Charter en Protocol 1.1.3. Centrale aanmeldingspunt 1.1.4. Flexibel Aanbod Meerderjarigen (FAM) 1.1.5. Bezoek zorginspectie 1.1.6. Zelfevaluatie 1.1.7. Samenwerking met andere voorzieningen van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap 1.2. Special Art Festival 2. HET DAGCENTRUM IN RELATIE MET ZIJN GEBRUIKERS 2.1. Overzicht van de gebruikers 2.1.1. Bezetting 2.1.2. In- en uitstroomgegevens 2.1.3 Statistische gegevens betreffende de gebruikers 2.1.4. Samenstelling groepen 2.1.5. Deelnemers begeleid werken, groene zorg en RTH 2.2. Inspraak voor de gebruikers: meldingen van ontevredenheid 2.3. Inhoudelijke evaluatie procedure Individuele Dienstverleningsovereenkomst (IDO) 3. HET DAGCENTRUM IN RELATIE MET ZIJN MEDEWERKERS 3.1. Personeelsgegevens: 3.1.1. onze middelen en medewerkers 3.1.2. afwezigheden 3.2. Vrijwilligers 3.3. Actieplan Psychosociale risico’s 3.3.1. Algemeen 3.3.2. In het Dagcentrum 3.4. Evaluatie inzet personele middelen 4. TENDENSEN EN DOELSTELLINGEN 4.1. Inleiding 4.2. Uitdagingen die we op korte termijn binnen het Dagcentrum zien ontstaan 4.2.1. Leefgroep Onze-Lieve-Vrouwplein 4.2.2. Logistieke dienst

5 7

10 12 12 13 14 16 18 20

22 23 24 26 27 32 34

38 41 42 43 43 43 45

48 48 50

3

4.3. Uitdagingen die we op lange termijn zien ontstaan 4.3.1. Samenwerking VAPH –GGZ (Geestelijke Gezondheidszorg) 51 4.3.2. Competentiebeleid: klassiek loopbaan- en diversiteitsplan 53 4.3.3. Afronding lange termijnplan 2010-2015 en opstart lange termijnplan 20152020 4.3.3.1. Inleiding 55 4.3.3.2. Afronding lange termijnplan 2010-2015 55 4.3.3.3 Opstart Lange termijnplan 2015-2020 56 5. FEEST 5.1. Feestelijke opening locatie Onze-Lieve-Vrouwplein 59 5.2. Open Dagcentrum 60 5.3. Feest 62 COLFON

64

6. BIJLAGEN 6.1. Kwaliteitsplanning 2014-2015 6.2. Bijsturing planning Vorming, Training en Opleiding 2015

66 81

4

VERKLARENDE NOTA Beleidsgroep

Hieronder verstaan we de directie, beleidsmedewerker, zorgbemiddelaars en coördinatoren van de orthoagogische dienst.

CRZ

Centrale Registratie van Zorgvragen

DIO

Diensten Inclusieve Ondersteuning zijn diensten gesubsidieerd door het VAPH die personen met een handicap op een zo inclusief mogelijke manier ondersteunen bij hun zelfstandig wonen en leven.

Gebruiker

Een gebruiker is een persoon die beroep doet op de hulp- en dienstverlening van het Dagcentrum. In de tekst worden ook de benamingen gast en cliënt gebruikt.

GGZ

Geestelijke gezondheidszorg

Ouders

Hieronder verstaan we : ouder(s) of pleegouder(s) of vertegenwoordiger(s) of vertrouwenspersoon. Op heel wat plaatsen wordt ook de benaming ouders/(wettelijke) vertegenwoordigers gebruikt.

PAB

Persoonlijke-Assistentie Budget: budget dat het VAPH een zorgvrager geeft om zijn assistentie thuis, op school of op het werk te organiseren en te financieren. Met het PAB kan iemand assistenten aanwerven en wordt dus werkgever.

PGB

Persoonsgebonden Budget: budget dat het VAPH aan iemand persoonlijk toekent om gedeeltelijk of volledig zijn/haar ondersteuning te organiseren en te financieren. Men heeft daarbij een grote keuzevrijheid en kan zelf beslissen welke ondersteuning men waar en wanneer inkoopt. Zo kan men een beroep doen op zowel persoonlijke assistenten als op al dan niet door het VAPH erkende diensten en voorzieningen.

5

PVC

Persoonsvolgende convenant: hierbij krijgt de zorgvrager een budget toegekend waarmee op een flexibele manier een oplossing gezocht kan worden voor zijn of haar zorgvraag. Het budget is 'persoonsvolgend'. Dit betekent dat wanneer een individuele dienstverleningsovereenkomst tussen de cliënt en een bepaalde voorziening wordt beëindigd, het budget ter beschikking blijft van de cliënt en deze hiermee een nieuwe individuele dienstverleningsovereenkomst kan afsluiten met een andere voorziening.

RTH

Rechtstreeks Toegankelijke Hulp: beperkte, handicap-specifieke ondersteuning waarvoor men geen goedkeuring van het VAPH nodig hebt. RTH bestaat in drie vormen: begeleiding, dagopvang en verblijf. Men kan kiezen voor één van deze vormen of voor een combinatie.

TNW

Tehuis niet werkenden

VAPH

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap

6

WOORD VOORAF Beste lezer, 2014 werd - zoals aangekondigd - een feestelijk jaar voor ons Dagcentrum. Het Dagcentrum vierde zijn 40ste verjaardag en de locatie Onze-Lieve-Vrouwplein werd feestelijk ingehuldigd. Vol fierheid toonden we tijdens onze open Dagcentrum-dag onze werking aan familie en vrienden, aan gekende of minder gekende buren, aan veel sympathisanten. Maar 2014 was natuurlijk meer dan een feestjaar. In dit jaarverslag kan u lezen hoe we in 2014 verder werkten aan de doelstellingen die ieder team of dienst voor zichzelf vooropstelde. Als organisatie evalueerden we de lange termijn doelstellingen 2010 – 2015 om ons vervolgens voor te bereiden op de doelstellingen voor een nieuwe termijn 20152020. En daarmee is het vaak weerklinkende jaartal gevallen: 2020! In mei 2014 werd het decreet ter invoering van de persoonsvolgende financiering gestemd door de Vlaamse Regering. De goedkeuring van dit decreet is een belangrijke stap in het realiseren van het Perspectiefplan 2020 van minister Vandeurzen. Niemand twijfelt aan de positieve doelen die de aanleiding vormen voor dit decreet. De gebruiker krijgt binnen de persoonsvolgende financiering een budget toegewezen waar hij zijn zorg mee kan inkopen. Zonder twijfel komt dit tegemoet aan de tweede hoofddoelstelling van het perspectiefplan: In 2020 genieten geïnformeerde gebruikers van vraaggestuurde zorg en assistentie. De bezorgdheid van velen onder ons situeert zich eerder in de eerste doelstelling van het perspectiefplan: In 2020 is er garantie op zorg voor de personen met een handicap met de grootste ondersteuningsnood. De bijkomende middelen om deze doelstelling te realiseren worden nu nog ervaren als druppels op een hete plaat. Binnen de beschikbare budgetten dienen er soms keuzes gemaakt te worden tussen dringende en heel dringende, tussen schrijnende en heel schrijnende situaties. Iedereen die betrokken is op deze keuzes vraagt zich terecht af in welke mate een samenleving dit kan verantwoorden. Sommigen zijn op het punt beland dat zij deze vraag aan de rechtbank stellen.

7

Het Dagcentrum heeft begrip voor de bezorgdheden van veel gebruikers. Meer nog, we delen deze. Maar we delen dit vanuit het vertrouwen dat er stappen in de juiste richting worden gezet. Enkele voorbeelden hiervan zijn het uitbreidingsbeleid van de Vlaamse Regering gespreid over meerdere jaren, nieuwe evoluties zoals Rechtstreeks Toegankelijke Hulpverlening en het groeien naar een goed werkend Flexibel Aanbod Meerderjarigen. In dit jaarverslag leest u hoe we in 2014 in het Dagcentrum onze bijdrage hebben proberen te leveren aan deze hoopgevende evoluties. Maar ook onze eigen werking brengen we voor u graag in beeld. Deze eigen werking is het resultaat van een ploeg van intussen ruim 50 medewerkers. Graag maak ik van deze gelegenheid gebruik om hen te danken voor hun dagelijkse inzet. Aan u als lezer wens ik veel leesplezier. Philip Claes Directeur

8

9

1. HET DAGCENTRUM IN RELATIE MET DE ZORGSECTOR 1.1 Invloeden en tendensen vanuit het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) 1.1.1. Persoonsvolgende financiering1 Iedereen wil zijn leven zelf kunnen bepalen. Ook als je hiervoor ondersteuning nodig hebt. Daarom werkt de Vlaamse Regering aan een nieuwe manier om deze ondersteuning voor personen met een handicap te betalen. Het kreeg de naam ‘Persoonsvolgende financiering’. Het moet ertoe leiden dat meer personen met een handicap meer steun op maat kunnen krijgen. De ondersteuning die iemand met een handicap nodig heeft, verschilt van persoon tot persoon. Sommigen hebben alleen hulpmiddelen nodig. Hulpmiddelen zijn bijvoorbeeld aanpassingen aan je wagen om met je handicap toch te kunnen rijden of aangepaste computersoftware voor blinden en slechtzienden. Anderen rekenen op familie, vrienden of buren en de hulp van ‘gewone’ diensten, zoals thuishulp. En voor nog anderen is handicapspecifieke ondersteuning erg belangrijk. Heel vaak brengt dat extra kosten met zich mee. Om ervoor te zorgen dat elke persoon met een erkende handicap en een ondersteuningsnood die extra kosten kan blijven betalen, werkt de Vlaamse Regering aan een nieuw systeem van financiële ondersteuning. Het zal bestaan uit twee delen: het basisondersteuningsbudget en het persoonsvolgend budget. Het basisondersteuningsbudget is bedoeld voor personen met een erkende handicap en een beperkte ondersteuningsnood. Zij kunnen zich met dit budget zelf organiseren. Vaak wordt deze hulp gegeven door vrienden, familie of buren, of door professionele diensten zoals thuiszorg, poetshulp,… Het is een vast, forfaitair bedrag dat men maandelijks ontvangt. Dienstencheques kosten geld, in de thuiszorg betaal men een bijdrage, de benzine van de wagen van een vriend die iemand vaak meeneemt wil men kunnen terugbetalen, men betaalt een bijdrage voor beperkte dagopvang,… Het basisondersteuningsbudget is er om dergelijke kosten te betalen. Men kan het bedrag vrij besteden en hoeft geen bewijzen voor te leggen. Men mag het ook combineren met het verkrijgen van hulpmiddelen. Het is mogelijk dat men op een bepaald moment toch meer ondersteuning nodig heeft en het basisondersteuningsbudget niet meer voldoende is om alle kosten te betalen. In dit geval of als men hulp en ondersteuning nodig heeft van diensten of voorzieningen waarvoor toelating van het VAPH nodig is, kan men kiezen voor het persoonsvolgend budget. Men 1

Bron: www.vaph.be

10

moet dan inschatten hoeveel, wanneer en welke ondersteuning men nodig zal hebben. Dit is niet gemakkelijk. Daarom zal het VAPH methoden uitwerken om hierbij te helpen. Het persoonsvolgend budget bestaat in drie vormen: 1. een budget dat iemand kan gebruiken om zijn/haar ondersteuning zelf te organiseren. 2. een vouchersysteem om ondersteuning door erkende VAPH-voorzieningen te betalen. Bij dit systeem krijgt men een aantal vouchers toegewezen in functie van de ondersteuning die men nodig heeft. Men kiest zelf de erkende VAPH-voorziening, waar men daarvoor terecht wilt. Het VAPH betaalt die voorziening dan rechtstreeks. Men moet het voucherdeel van het persoonsvolgend budget dus niet zelf beheren. 3. een combinatie van een budget met het vouchersysteem. Men krijgt dan een bepaald bedrag én vouchers. Op dit ogenblik heeft de omschakeling naar persoonsvolgende financiering nog geen invloed op de werking van het Dagcentrum.

Politieagenten

Sidney Vereecken

11

1.1.2. Charter en protocol In de loop van 2012-2013 werden enkele aanpassingen gedaan aan het ‘charter collectieve rechten en plichten’. Hieronder kan u enkele belangrijke wijzigingen terugvinden. De meest recente en volledige versie van het charter is permanent ter inzage beschikbaar voor de gebruiker. 









 

Sinds 1 januari 2014 tekende Dagcentrum Sint-Niklaas vzw een overeenkomst met het VAPH om FAM (Flexibel Aanbod Meerderjarigen) te worden. Zo kan het Dagcentrum op een flexibelere manier dagbesteding aanbieden.. Op 1 juli 2013 is een samenwerkingsverband opgericht tussen verschillende VAPHvoorzieningen in Sint-Niklaas. Dagcentrum Sint-Niklaas vzw is samen met Vesta vzw, De Klokke vzw en Het Bint vzw lid van dit samenwerkingsverband. Het Dagcentrum heeft zich binnen RTH Waasland geëngageerd om rechtstreeks toegankelijke hulp aan te bieden. Deze nieuwe hulpverleningsvorm is in het Waasland gestart op 1 september 2013. Bij ‘beëindiging van de dienstverlening’, ‘ontslag betwisting van ontslag’ werd het volgende toegevoegd: de ontslagperiode wordt geschorst, zolang de bemiddelingspoging loopt. Toevoeging rond klachten: de gebruiker kan zich in elke fase van de klachtenprocedure laten bijstaan door een onafhankelijke derde. De onafhankelijke derde wordt aangewezen in onderling overleg door de voorziening en de gebruikersraad. De onafhankelijke derde heeft een mandaat van vier jaar en is hernieuwbaar. Wijzigingen en verduidelijkingen rond het collectief overlegorgaan, nl. de gebruikersraad. Wijzigingen rond inzagerecht in persoonlijk dossier. 1.1.3. Centraal aanmeldingspunt

Het idee van een centraal aanmeldingspunt of CAP is ontstaan naar aanleiding van het samenwerkingsverband. Op deze manier willen we personen met een beperking die een vraag stellen in de regio Waasland ondersteunen in hun zoektocht naar woonondersteuning, dagondersteuning of individuele ondersteuning. Het centraal aanmeldingspunt zal in eerste instantie tot doel hebben de persoon met een beperking te informeren over de bestaande ondersteuningsmogelijkheden in de sector voor personen met een beperking. Als tweede doelstelling wil het voor de persoon met een beperking een doorverwijzing organiseren die het best aansluit bij de ondersteuningsvraag van de persoon met een beperking. Deze doorverwijzing kan binnen de ondersteuning van het samenwerkingsverband liggen of daarbuiten. Om vlotte doorverwijzingen buiten het 12

samenwerkingsverband te kunnen realiseren beschouwt het CAP het ook als haar taak om de contacten en de samenwerking met de verschillende aanbieders van ondersteuning aan de persoon met een beperking verder uit te breiden. Het CAP engageert zich tevens om de persoon met een beperking tijdens het proces van doorverwijzing individueel te ondersteunen. Op deze manier hoeft de zorgvrager maar aan één voorziening zijn vraag te stellen.

1.1.4 Flexibel Aanbod Meerderjarigen (FAM) In 2013 ontvingen alle voorzieningen in Vlaanderen een oproep van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap, om een project “Flexibel Aanbod Meerderjarigen” (FAM) in te dienen. Met de opstart van “FAM” streeft het VAPH volgende doelstellingen na:  Het aandeel aan inclusief wonen verhogen: mensen met een beperking zo veel als mogelijk in de samenleving laten wonen  Soepele en vraaggestuurde zorgtrajecten aanbieden: personen met een beperking moeten vlot kunnen overschakelen naar een andere zorgvorm wanneer hun zorgvraag verandert.  De kwaliteit van de ondersteuning verhogen: personen met een beperking hun kwaliteit van leven verhogen.  Een groter aantal personen ondersteunen: gezien de schaarste van middelen is het wenselijk om te bekijken hoe we deze middelen zo efficiënt mogelijk kunnen aanwenden.  Een soepel en vraaggestuurd personeelsbeleid kunnen voeren. Het opstarten van FAM’s is een eerste stap naar een nieuwe financiering zoals opgenomen in het Perspectiefplan 2020. In het Perspectiefplan is voorzien dat we evolueren naar een persoonsvolgende financiering waarin niet de voorziening wordt gesubsidieerd, maar de persoon met een beperking een budget ter beschikking krijgt, waarmee hij zijn zorg kan “inkopen”. Vanaf 1 januari 2014 is het Dagcentrum een “FAM”-voorziening. Het duurde evenwel tot begin juli vooraleer dit statuut voor iedere voorziening werd vastgelegd in een individuele beheersovereenkomst tussen het VAPH en de voorziening. Deze beheersovereenkomst maakt duidelijk over welke middelen iedere voorziening beschikt. Dit zowel wat betreft personele middelen als wat betreft de werkingsmiddelen. De besteding van deze middelen is minder aan regels gebonden dan voorheen. Dit wil niet zeggen dat alles zo maar kan. Het VAPH wenst – terecht – blijvend zicht te hebben op de aanwending van de subsidies.

13

In 2015 hopen we in samenwerking met het VAPH, een duidelijke regeling te kunnen treffen om als FAM-organisatie samen te kunnen werken met andere FAM-voorzieningen.

1.1.5. Bezoek Zorginspectie Op 31 oktober 2014 kreeg het Dagcentrum een aangekondigd bezoek van de Zorginspectie. De Zorginspectie ziet er op toe dat de reglementen worden nageleefd en dat de overheidssubsidies rechtmatig en transparant besteed worden. De inspecteur kwam langs op het Onze-Lieve-Vrouwplein en koos er willekeurig een groep uit (themagroep hout) waar hij controleerde hoe men omging met de privacy van gegevens. Hij interviewde de medisch-sociale dienst en zorgbemiddelaar om na te gaan hoe een kennismakings- en intake gesprek verloopt. Ook enkele IDO’s en dossiers werden bekeken. Hij ging na hoe we omgaan met opmerkingen van ontevredenheid en klachten en bekeek onze facturatie. Na deze inspectie zette hij zijn bevindingen op papier. - In de groep was de kast waarin de persoonlijke mappen van gasten bewaard worden, niet afgesloten. Dit wijkt af van de afspraak hieromtrent. - Er werd aangetoond dat tijdens een kennismakings- en opnamegesprek de kandidaat-cliënt zo veel als mogelijk wordt betrokken. Zo wordt bij een kennismakingsgesprek een informatiebundel meegegeven die met picto’s verduidelijkt wordt. Er wordt ook een bezoek gebracht aan de verschillende groepen, zodat een kandidaat zich een beeld kan vormen van de mogelijkheden. Wanneer de cliënt uiteindelijk wordt opgenomen, wordt door de zorgbemiddelaar gepeild naar de interesses van de cliënt en wordt indien mogelijk bepaald in welke groep een proefperiode zal gelopen worden. De begeleiding van de betreffende groepen wordt tijdig geïnformeerd over de opstart van een nieuwe cliënt. De opname wordt voorzien op een dag waarop tijd is om een nieuwkomer in te werken. Ook de cliënten van de groep worden geïnformeerd over de komst van een nieuw groepslid. - Een cliënt kan steeds inzage in zijn dossier vragen. Momenteel bedraagt de tijd die gevraagd wordt om inzage voor te bereiden 45 dagen. De inspectie raadde aan om dit te verkorten. - Bij nazicht van de dossiers bleek één dienstverleningsovereenkomst vier maanden na het gesprek nog niet afgerond te zijn. De verslaggeving dient binnen een redelijke termijn afgewerkt te worden. - De inspecteur kon vaststellen dat het Dagcentrum geen officiële klachten heeft ontvangen en er maandelijks een moment wordt voorzien waarop meldingen van ontevredenheid worden besproken binnen de beleidsgroep. De registratie en afhandeling hiervan werd goed bevonden. - De facturen werden duidelijk en gedetailleerd bevonden. - Tijdens het inkijken van het kwaliteitshandboek bleek de nieuwe versie van de klachtenprocedure nog niet toegevoegd te zijn, terwijl dit digitaal al aangepast was.

14

We willen zijn algemeen besluit graag delen (citaat) : Besluit: Positieve punten: De voorziening past de wijze waarop cliënten betrokken worden bij de hulp- en dienstverlening aan in functie van de mogelijkheden van de cliënten. Samenvatting van de vaststellingen: Er werden geen tekorten geformuleerd. Er werden aandachtspunten geformuleerd ter overweging voor het realiseren van een nog betere werking.

Rood paard

Twagiramungu

15

1.1.6. Zelfevaluatie Een nieuw uitvoeringsbesluit over zelfevaluatie ging van kracht op 1 januari 2014. Dit besluit houdt in dat we onze kwaliteitssystemen in samenspraak met onze gebruikers en medewerkers evalueren. Mede daardoor willen we de betrokkenheid van gebruikers en medewerkers op de kwaliteitssystemen verhogen. Kwaliteitssystemen kunnen onderverdeeld worden in organisatiegerichte processen en gebruikersgerichte processen. Enkele voorbeelden van kwaliteitssystemen zijn: Gebruikersgerichte processen: - Individueel dienstverlengingsovereenkomst - De intake procedure - … Organisatiegerichte processen: - Vorming, training en opleiding van medewerkers - Werving en selectie - … Zelfevaluatie willen we bereiken door rekening te houden met wat we reeds doen en gebruiken. Door deze sterktes uit te breiden of toe te passen op andere dingen willen onze processen verbeteren. We denken bijvoorbeeld aan: 

Eigenaarschap en werkgroepen

Iemand is eigenaar van een bepaalde doelstelling of procedure, die persoon kijkt erop toe dat de doelstelling gerealiseerd wordt. Indien nodig zet de eigenaar de nodige stappen om de realisatie opnieuw op gang te brengen. Dit kan bijvoorbeeld door: - Collega’s aan te spreken - Nieuwe afspraken te maken - Bespreken op een vergadering - … Zo heeft elke procedure uit het kwaliteitshandboek zijn ‘eigenaar’, we noemen dit de proceseigenaar. Door een werkgroep op te richten kunnen meerdere mensen betrokken worden bij de evaluatie van een kwaliteitssysteem. Evaluatie van kwaliteitssystemen was in het verleden vooral een opdracht van beleidsmedewerkers. Door middel van werkgroepen kunnen we ook andere medewerkers betrekken. Dit zien we als een eerste stap die we daarna gaan evalueren. In een later stadium kunnen ook anderen betrokken worden, bijvoorbeeld: gebruikers, ouders, … .

16

Eind 2014 beslisten we dat een werkgroep samengesteld uit begeleiders en de ‘eigenaar’ van de procedure “meldingen van ontevredenheid en klachten” deze procedure zal evalueren in 2015. 

Gebruikersraad

De gebruikersraad vertegenwoordigt alle gebruiker en ouders. Hoe kunnen we vanuit representativiteit de gebruikersraad betrekken bij de evaluatie van onze kwaliteitssystemen? In 2014 werd de gebruikersraad gevraagd om de procedure individuele dienstverleningsovereenkomst te evalueren. Bij deze procedure is de betrokkenheid van gebruikers en ouders groot en is hun mening belangrijk. De ouders en gebruikers vonden dit geen gemakkelijke, maar wel een boeiende opdracht. Voor de inhoud, zie item 2.3 “inhoudelijke evaluatie procedure IDO” in het jaarverslag. 

Duidelijkheid in participatie

Eind 2013 werden vanuit emancipatorisch personeelsbeleid participatiegraden opgesteld. Daardoor wordt het duidelijk op welke manier een beslissing genomen wordt en op welk niveau er participatie kan zijn. Deze tekst werd dit jaar verspreid in alle teams en diensten. 

Positieve sfeer

Vanuit het belang van participerende medewerkers en vanuit de gedachte dat werken in een positieve sfeer constructief is, willen we deze benadering ook gebruiken in ons dagcentrum. We denken bijvoorbeeld aan oplossingsgericht werken in de plaats van probleemgericht denken. Deze methodiek is gericht naar het vinden van oplossingen door na te denken over goed werkende voorbeelden. We laten ons hiervoor inspireren door een boek over waarderend onderzoek: Appreciative Inquiry, Het basiswerk van de auteurs Frank Barrett, Ron Fry en Herman Wittockx. Wederzijdse emotionele beschikbaarheid is een boek van de auteurs E. De Belie en G. Van Hove. Dit thema, met het boek als insteek, werd in alle teams van de orthoagogische dienst besproken op een teamvergadering. 

Persoonlijk begeleider

Elke gebruiker in het Dagcentrum heeft een persoonlijk begeleider, met uitzondering van de gebruikers die uitsluitend binnen begeleid werk of RTH naar het Dagcentrum komen. De persoonlijk begeleider bereidt onder andere het IDO voor en bespreekt dit met de gebruiker

17

en zijn ouders. We bereiken echter nog niet alle aspecten die we voor ogen hadden bij het invoeren van persoonlijk begeleiderschap. Aan de hand van enkele vragen werd in elk team van de orthoagogische dienst het persoonlijk begeleiderschap besproken. In 2015 werden enkele voorstellen tot verbetering toegepast. 

Stakeholders en het samenwerkingsverband

Onze partners binnen de nieuwe samenwerking in Sint-Niklaas zullen in de toekomst betrokken worden bij de evaluatie van onze kwaliteitssystemen. Door de samenwerking zullen onze kwaliteitssystemen elkaar raken of zelf gelijk lopen. Het vlak waarop we samenwerken zal bepalen bij welke items ze betrokken worden. 

Tevredenheidsonderzoek

Bij elke bespreking van een IDO geven we de gebruikers een vragenlijst mee in het kader van een algemeen tevredenheidsonderzoek. In het verleden deden we een eenmalig tevredenheidsonderzoek rond een specifiek thema, nl. de ophaaldienst. We beslissen om in het najaar van 2015 een tevredenheidsonderzoek te houden rond het thema communicatie. We willen hiermee onderzoeken hoe ouders, gasten, medewerkers en externe betrokkenen onze communicatie ervaren. De verbeterpunten die uit dit onderzoek naar voor komen, nemen we mee als actiepunten voor de kwaliteitsplanning van 2016.

1.1.7. Samenwerking met andere voorzieningen van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH). In Sint-Niklaas zijn er vier organisaties die opvang of begeleiding organiseren voor volwassen personen met een beperking. Deze vier organisaties zijn:  De Klokke Wase Werkplaats vzw  Het Bint vzw  Vesta vzw  Dagcentrum Sint-Niklaas vzw Op 30 juni 2013 ondertekenden deze vier organisaties een samenwerkingsovereenkomst. Deze overeenkomst heeft als doel de visie die het jaar voordien samen was uitgewerkt, ten uitvoer te brengen (zie ook jaarverslag 2013):

18

1) Een transparant aanmeldingspunt 2) Een erkennings- en organisatieoverschrijdende cliëntgerichte werking 3) Een efficiëntie en effectieve organisatie van deze werking In overeenstemming met de doelstellingen zoals opgenomen in de visietekst, beslisten we tot het oprichten van volgende werkgroepen:  Werkgroep centraal aanmeldingspunt  Werkgroep dagbesteding  Werkgroep wonen  Werkgroep bekendmaking (van het samenwerkingsverband). Deze werkgroepen zijn opgestart in 2014 en bestonden uit medewerkers van de verschillende partners. Iedere werkgroep werd aangestuurd door één van de directies. Op het directieoverleg werd gerapporteerd over de vooruitgang van de werkgroepen. Middels de opstart van de werkgroep wilden we twee doelstellingen realiseren:  De vooruitgang bewaken in het realiseren van de doelen door hier verschillende medewerkers een opdracht in te geven.  Het draagvlak te vergroten in de verschillende organisaties, door meerdere medewerkers in de realisatie van de doelen te betrekken.

Eind 2014 werden de werkgroepen “wonen” en “dagbesteding” ontbonden. Hun opdracht was het concretiseren van hoe dagbesteding en wonen konden geplaatst worden binnen het samenwerkingsmodel. De aanbeveling van deze werkgroep was dat dagbesteding vanuit een centraal aangestuurd orgaan wordt georganiseerd en niet per voorziening. Dit is enkel mogelijk indien middelen van verschillende voorzieningen worden samengevoegd en dat er goede afspraken worden gemaakt over de aansturing van deze middelen. De aanbeveling van de werkgroep wonen legde een nuance hierin: je kan het zoeken naar het juiste antwoord wel organisatieoverschrijdend opzetten, maar de opvolging van dit antwoord vertrekt vaak vanuit één organisatie. Dit omwille van het woon-gegeven (bv indien de vraag van de cliënt is om ambulant te wonen maar met een permanentiesysteem ’s nachts, dan kan dit niet door iedere organisatie geboden worden). De werkgroep Centraal Aanmeldingspunt heeft in 2014 de procedure aanmelding uitgewerkt. In 2015 start deze procedure op. Het doel is om dan het permanentiesysteem in werking te hebben waardoor vragen van cliënten gecentraliseerd worden behandeld en opgevolgd.

19

1.2. Special Art Festival In 2014 nam het Dagcentrum deel aan de eerste editie van het Special Art Festival (SAF). Het SAF is het allereerste stadsfestival waar de kunstenaar met een verstandelijke handicap centraal staat. Deze kunstenaars pakken uit met topcreaties van betoverend theater over ongewoon verrassende poëzie tot eerlijk beeldende kunst en rebelse muziek. Ze pakten uit met zestien projecten, waaronder vier eigen producties en kruisbestuivingen met de reguliere kunstwereld. Het Special Art Festival wordt georganiseerd door de vzw Special Art Foundation. Zij hebben als doelstelling: “Het stimuleren en promoveren van de creativiteit van mensen met een handicap teneinde hun maatschappelijke integratie te bevorderen en te ondersteunen.” Deze vzw wil met dit initiatief kunst ‘zonder voorbedachte rade’ uit de liefdadigheidssfeer halen en op een professionele manier aan het publiek presenteren. Deze kunst mag in de galerijen en musea prijken naast andere kunst de we soms aangrijpend vinden en soms lelijk, innovatief en choquerend. Hoe het ook zij, deze SAF-kunst is uniek. De vzw Special Art Foundation streeft naar een structurele samenwerking met het stadsbestuur van Sint-Niklaas en de voorzieningen die werkzaam zijn in de begeleiding van volwassenen met een verstandelijke handicap binnen Sint-Niklaas. Deze vzw wil zijn effectieve werkingsgebied niet enkel beperken tot de stad Sint-Niklaas, maar aan de stad kan wel een centrumfunctie voor dit soort kunst toebedeeld worden. Zo werd in 2014 de expositie ‘100 Belgische meesterwerken’ tentoongesteld tijdens de Special Olympics Europe in Antwerpen. Daarnaast zal er ook onderzocht worden of er ook voorzieningen uit de geestelijke gezondheidszorg bij het project kunnen worden betrokken. In 2014 vond het festival plaats van 16 mei tot 10 juni en vonden er tal van activiteiten plaats, waar ook onze gasten van het Dagcentrum actief aan meewerkten. Zo kon je genieten van beeldende kunst, theater, poëzie, muziek, fotografie en dans. Gasten stelden kunstwerken tentoon, speelden toneel, schreven gedichten en er was een optreden van het Bloemetjeskoor. Deze activiteiten spreidden zich over de stad Sint-Niklaas, met als deelnemende plaatsen: De Casino, de Stadsschouwburg, Huis Buytaert, Sint-Nikolaaskerk, Stadhuis, Bibliotheek, Vrije Ateliers, Janitor en het SteM. Bronnen: www.specialartfoundation.be www.specialartfestival.be www.vesta-tnw.com

20

21

2. HET DAGCENTRUM IN RELATIE MET ZIJN GEBRUIKERS 2.1.

Overzicht van de gebruikers

2.1.1 Bezetting Het Dagcentrum is door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap erkend voor het opnemen van 93 volwassenen met een handicap. Bij het toekennen van deze erkenning werd geen onderscheid meer gemaakt tussen plaatsen dagbesteding en plaatsen begeleid werken. In totaal maakten 113 personen gebruik van de diensten van het Dagcentrum. Hiervan bezoeken 70 gebruikers voltijds (5 dagen/week) het Dagcentrum voor dagcentrumactiviteiten. 40 gebruikers bezoeken deeltijds het Dagcentrum waarvan 29 gebruikers enkel gebruik maken van dagcentrumactiviteiten. 19 gebruikers kiezen voor een combinatie van dagcentrumactiviteiten en begeleid werken. 3 gebruikers nemen enkel deel aan begeleid werken.

Verhouding voltijdse-deeltijdse gebruikers 3%

Voltijds

35%

Deeltijds 62%

Begeleid Werk

De deeltijdse gebruikers zijn qua aanwezige dagen per week als volgt onder te delen: - 2 gebruikers zijn 0,5 dag per week aanwezig - 1 gebruiker is 1 dag per week aanwezig - 3 gebruikers zijn 2 dagen per week aanwezig - 3 gebruikers zijn 2,5 dagen per week aanwezig - 9 gebruikers zijn 3 dagen per week aanwezig - 1 gebruikers zijn 3,5 dagen per week aanwezig - 16 gebruikers zijn 4 dagen per week aanwezig - 5 gebruikers zijn 4,5 dagen per week aanwezig

22

Twee gebruikers kopen hun dagbesteding in via een samenwerkingsovereenkomst Dienst Inclusieve Ondersteuning Vesta vzw en Dagcentrum Sint-Niklaas; één gebruiker via een overeenkomst met Dienst Inclusieve Ondersteuning ( Alderande ); één gebruiker koopt zijn dagbesteding met de middelen van een Persoonsgebonden Budget. 2.1.2 In- en uitstroomgegevens In de loop van 2014 hebben twee gebruikers het Dagcentrum verlaten. - een gebruiker werd opgenomen in Heikom. - een gebruiker werd opgenomen in een woning in Nederland. In de loop van 2014 werden vier gebruikers opgenomen. Deze gebruikers nemen sindsdien deel aan de dagcentrumactiviteiten. Al deze gebruikers werden opgenomen conform de eisen en voorwaarden gesteld door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (zorgregie) en de afspraken tot opname met de Centrale Registratie Zorgvragen (CRZ)

Zonder titel

Sonja Uytdenhouwe

23

2.1.3 Statistische gegevens betreffende de gebruikers Alle gebruikers van het Dagcentrum zijn in deze gegevens vervat. a. Aantal vrouwelijke en mannelijke gebruikers - aantal mannen: 57 - aantal vrouwen: 56 Leeftijd van de gebruikers

b.

18-20 jaar: 21-30 jaar:

0 31

31-40 jaar: 41-50 jaar:

27 38

51-60 jaar: 61-70 jaar:

10 3

71- 80 jaar: 81- 90 jaar:

3 1

Leeftijd gebruikers 40

Aantal gebruikers

35 30 25 20

2012

15

2013 2014

10 5 0 11/20 21/30 31/40 41/50 51/60 61/70 71/80 81/90 leeftijdscategorie

Verblijfplaats van onze gebruikers

c.

-

bij ouder(s): bij familie: alleenwonend met ondersteuning van familie alleenwonend met WOP (Wonen met Ondersteuning van een Particulier) alleenwonend met DIO (Dienst Inclusieve Ondersteuning) begeleid wonen: beschermd wonen rust- en verzorgingsthuis: in een pleeggezin

88 gebruikers 9 gebruikers 4 gebruikers 1 gebruikers 1 gebruiker 2 gebruikers 2 gebruiker 5 gebruikers 1 gebruiker

24

Woonplaats van onze gebruikers

d.

-

Sint-Niklaas: 51 gebruikers (Sint-Niklaas 39, Belsele 8, Nieuwkerken 2 en Sinaai 2) Temse: 19 gebruikers (Temse 12, Tielrode 3, Steendorp 3 en Elversele 1) Stekene: 12 gebruikers (Stekene 11 en Kemzeke 1) Sint-Gillis-Waas: 12 gebruikers (Sint-Gillis 9, De Klinge 2 en Sint-Pauwels 1) Kruibeke: 6 gebruikers (Kruibeke 2, Bazel 3 en Rupelmonde 1) Hamme: 5 gebruikers (Hamme 3 en Moerzeke 2) Waasmunster: 6 gebruikers Vrasene: 1 gebruiker Lokeren: 1gebruiker (buiten onze regio, komt met eigen vervoer)

Woonplaats gebruikers 1% 5%

1% Sint-Niklaas

4%

Temse

5%

Sint-Gillis 45%

11%

Stekene Kruibeke Waasmunster

11%

Hamme 17%

e.

-

-

Lokeren Vrasene

Leeftijd van de ouders en gezinstype gezinstype: 68 gebruikers hebben nog hun beide ouders 26 gebruikers hebben nog één ouder 19 gebruikers hebben beide ouders verloren leeftijd ouders:

tussen 81 en 90 jaar: 6 gebruikers tussen 71 en 80 jaar: 19 gebruikers tussen 61 en 70 jaar: 31 gebruikers tussen 51 en 60 jaar: 33 gebruikers tussen 41 en 50 jaar: 5 gebruikers

25

2.1.4. Samenstelling groepen Gebruikers kunnen ervoor kiezen om voltijds of deeltijds naar het Dagcentrum te komen. Onderstaand overzicht toont hoeveel gasten deel uitmaken van de verschillende groepen en hoe de verhouding voltijdse /deeltijdse gasten eruit zag per groep op 31 december 2014.

Themagroep of leefgroep Leefgroep Onze-LieveVrouwplein Leefgroep Knaptandstraat Themagroep bak & crea Themagroeps creatieve handwerken

Totaal aantal gebruikers 11

Voltijds aanwezig 8

Deeltijds aanwezig 3

12 13 15

9 8 9

3 5 4

RTH

1 sinds 13/01/2014 1 dagdeel per week

Themagroep hout Themagroep kook

15 14

8 8

7 6

Themagroep plastische activiteiten Themagroep tuin

14

9

5

16

8

8

1 sinds 25/02/2014 sluit sporadisch een hele dag aan

De leef- of themagroep is een basisgroep voor de gebruikers en fungeert als uitvalsbasis. Aan de hand van hun vraagstelling kunnen gasten aansluiten bij het variabel aanbod waaronder sport, beweging, expressie en vorming horen. Soms sluiten gasten één of meerdere dagdelen aan bij een andere leef- of themagroep, omdat deze aansluit bij hun vraagstelling. (bv. een gestructureerde werking, sfeerbeleving …) Gasten kunnen ook gebruik maken van het extra variabel aanbod. Dit aanbod is er voor hen met een specifieke vraagstelling die men vanuit de groepen niet of moeilijk kan beantwoorden. (bv. een vraag naar individueel begeleid tuinwerk) Verder kunnen cliënten van buiten het Dagcentrum ook via RTH een halve of hele dag per week in een themagroep aansluiten. Dit voor 24 hele - of 48 halve dagen per jaar.

26

2.1.5. Deelnemers Begeleid werken, groene zorg en RTH Begeleid werken wil personen met een beperking de kans geven om binnen het reguliere arbeidscircuit werk op maat uit te voeren. Dit gebeurt door ondersteuning van de jobcoach. Hij ondersteunt en begeleidt waar nodig tot de begeleid werker zoveel mogelijk zelfstandig aan de slag kan. In het Dagcentrum worden verschillende vormen van begeleid werk ondersteund:  Cliënten met wie het dagcentrum een overeenkomst heeft voor dagbesteding.  Cliënten die enkel voor begeleid werken een ondersteuningsvraag hebben.  Begeleid werk vanuit o Groene Zorg o Rechtstreeks Toegankelijke Hulpverlening (RTH) o Samenwerkingsovereenkomsten met andere voorzieningen binnen persoonsvolgende convenanten Uitbreiding In maart 2013 werd er een uitbreiding toegekend aan de uren van de jobcoach van 0.5 naar 0.7 fulltime equivalenten. De evaluatie van deze uitbreiding, 6 maanden later, werd als positief ervaren. De uitbreiding van begeleid werken wordt mogelijk gemaakt via middelen van het Dagcentrum. Het gaat dus niet over bijkomende middelen, maar om een verschuiving van besteding van middelen. Sinds de toekenning van deze extra uren startten er 13 nieuwe gasten binnen begeleid werk, bijna een verdubbeling van de cijfers. Bij een eindevaluatie in december 2013 kwamen meteen enkele vragen terug aan bod. Kunnen we dit bereik aanhouden, zelfs met de extra uren die reeds geïnvesteerd zijn? We hebben ons als Dagcentrum geëngageerd om RTH-vragen te begeleiden. Kunnen we deze vragen blijven opvolgen en zou dit dan niet ten koste gaan van onze eigen interne wachtlijst? Na het afwegen van de pro’s en contra’s werd beslist dat we, vanaf januari 2014, de jobcoach voltijds te werk zouden stellen. Op deze manier konden we ons engagement naar onze gasten, maar ook naar de mensen van Groene zorg, RTH en de samenwerkingsovereenkomsten blijven waarmaken. Deze uitbreiding naar 1 FTE werd mogelijk dankzij het samenvoegen van de middelen die met deze engagementen verbonden waren. Een jaar later, bij het opmaken van de balans voor 2014, merken we dat de vraag naar begeleid werk nóg blijft groeien. Het is een goede keuze geweest om te investeren in een voltijdse medewerker binnen begeleid werk.

27

2013 Cliënten Dagcentrum 26

Cliënten Groene zorg 7

waarvan 5 gestopt

(waarvan 3 gestopt)

Cliënten RTH

Cliënten samenwerkingsverband

intake bij 1 cliënt

1

2014 Cliënten Dagcentrum

Cliënten Groene zorg

Cliënten RTH

Cliënten samenwerkingsverband

22 waarvan 6 m/e extra werkpost

7 (waarvan 1 gestopt)

9 (waarvan 2 gestopt)

2

Op volgende pagina geven we een overzicht van het aantal deelnemers voor begeleid werk:

28

1. Cliënten begeleid werken via het Dagcentrum Gast 1

Organisatie Dierenzaak Hobbyboer

2 3 4

Supermarkt Taverne Middelbare school

5

Supermarkt Lagere school Kinderrevalidatiecen trum Marktkramer Vakantieopvang

Aard van de job Verzorgen van dieren Verzorgen van dieren, stallen kuisen… Aanvullen in bakkerij afdeling Afwas, schoonmaak Administratief werk

Dagdelen 1 1

Opstart 23/05/2005 02/10/2013

2 2 1

17/03/2000 19/12/2007 29/09/2004

Rekken aanvullen, magazijnwerk Papier ophalen, leeggoed ophalen Papier ophalen, hulp in leefgroepen… Hulp bij voorbereidend werk Hulp bij praktische zaken en met de kinderen Afwas, afruimen, stofzuigen,…

1 1 1

04/03/2013 17/05/2005 16/01/2012

1

30/03/2001

31/07/2014 07/2014

6

Ziekenhuis

7

Administratief werk Secretariaatswerk Secretariaatswerk Creatieve ondersteuning

1 1 1 1

16/08/2007 23/04/2001 5/01/2004 20/05/2007

9

Schouwburg Thuiszorgwinkel Middelbare school Vrijetijdsatelier voor kinderen Ziekenhuis

Hulp in cafetaria

1

16/11/2009

10

Supermarkt

Aanvullen van winkelrekken

1

6/05/2008

Supermarkt Reisbureau Mutualiteit Natuurvereniging NGO Winkel

Aanvullen winkelrekken Administratie Secretariaatswerk, brieven vouwen Archivering Administratie In – en uitpakken

1 1 1 1 2 1

09/12/2014 14/09/2001 24/4/2012 28/07/2010 11/12/2012 31/05/2013

Winkel Restaurant Marktkramer Kleuterschool Brouwerij Hobby boerderij Concertzaal Tuincentrum Supermarkt

4 1 1 1 1 1 1 1

13/10/2014 9/02/2012 16/05/2012 05/11/13 21/06/12 14/12/12 24/06/13 05/03/13 24/11/11

1

17/09/2013

8

11 12 13

19

Bibliotheek

In- en uitpakken Hulp in keuken Hulp bij voorbereidend werk Hulp in de klas/speelplaats Aanvullen, sorteren… Verzorgen van dieren Aanvullen, sorteren drank… Aanvullen rekken, opruimen... Aanvullen van winkelrekken, vershouddata controleren… Kinderboeken afwassen, ordenen…

20

kinderopvang

Fruit snijden, eten geven…

1

27/11/2013

21

Winkel

In – en uitpakken, sorteren

1

09/01/2014

22

Manege

Opkuisen stallen, verzorgen van dieren Opkuisen stallen, verzorgen van dieren

6

01/03/2013

4

09/09/2014

14 15 16 17 18

Kinderboerderij

Einde

09/2014

29

2. Cliënten begeleid werken via Groene zorg Wat is Groene Zorg? Groene zorg zorgt ervoor dat kwetsbare personen voor lange of korte tijd opgevangen worden op een zorgboerderij. Die opvang bestaat erin dat men meedoet met de dagdagelijkse activiteiten op de boerderij/ in het bedrijf. Door de kleinschaligheid van de zorgboerderijen en de regelmaat van de uit te voeren taken, probeert men een klimaat van positieve ontwikkeling te creëren voor de cliënt . De zorgboer en de cliënt worden steeds begeleid vanuit een welzijnsvoorziening, voornamelijk door een jobcoach. Dit alles wordt gecoördineerd door de Provincie. Er zijn dus steeds drie betrokken partijen: - De zorgboer(in) en zijn/haar gezin: dit kan een land- of tuinbouwbedrijf zijn. - De cliënt: een persoon met een handicap, een jongere, een psychisch kwetsbare persoon, een ex-verslaafde, een ex-gedetineerde, een dementerende oudere… - Een welzijnsvoorziening: hier wordt de cliënt begeleid. Cliënten begeleid werken via Groene Zorg: Cliënt 1 2 3 4 5 6 7

dagdelen 3 1 1 5 1 3 1

Opstart 10/01/2013 11/07/2013 13/03/2014 12/07/2013 23/05/2013 02/04/2014 02/01/2014 08/08/2014

Einde

19/03/2014

3. Cliënten begeleid werk via RTH De ondersteuning die iemand met een handicap nodig heeft verschilt van persoon tot persoon. Sommigen hebben geen ondersteuning nodig, anderen net heel veel. Er is ook nog een groep tussenin, zij krijgen hulp van vrienden of familie, maar hebben af en toe nood aan extra ondersteuning, vaak handicap specifieke ondersteuning. Dit is hulp die geboden wordt door een voorziening erkend door het VAPH. Met beperkte hulp kunnen mensen vaak veel zelfstandiger leven. Bovendien worden mantelzorgers als familie en vrienden hierdoor even minder belast. Daarom bestaat er RTH, rechtstreeks toegankelijke hulp.

30

Wat is RTH? Dit is beperkte, handicap specifieke ondersteuning waarvoor je geen goedkeuring nodig hebt van het VAPH. Je hoeft hiervoor dus geen aanvraag bij het VAPH in te dienen. RTH bestaat in 3 vormen: 1. Begeleiding 2. Dagopvang 3. Verblijf Je kan kiezen voor 1 van deze vormen of voor een combinatie. Cliënten begeleid werken via RTH Cliënt 1 2 3 4 5 6 7 8 9

dagdelen 1 2 1 1 1 1 4 1 3

Opstart 04/02/2014 12/12/2013 23/01/2014 15/10/2014 17/01/2014 18/02/2014 10/09/2014 22/01/2014 20/01/2014

Einde 26/06/2014

26/03/2014

4. Cliënten begeleid werken via samenwerking tussen verschillende organisaties Gast

dagdelen 1

Vanuit welke Voorziening De Klokke

1

2

Organisatie tuincentrum

1

Emiliani

begraafplaats

Aard van de Opstart job rekken 31/05/2013 aanvullen, aquaria schoonmaken.. tuinwerk 01/03/08

Einde

31

2.2.

Inspraak voor de gebruikers: meldingen van ontevredenheid

Vanuit onze emancipatorische visie vinden we het belangrijk om iedere vraag, opmerking of klacht, (hoe klein ook) ernstig te nemen. Dit verschaft ons belangrijke informatie om de kwaliteit van onze werking te verhogen en beter af te stemmen op de (individuele) noden en behoeften van onze gebruikers. Om de duidelijkheid en werkbaarheid van de procedure rond klachten te bevorderen, maken we een kunstmatig onderscheid tussen : Vragen en opmerkingen (geregistreerd in dagboeken, tevredenheidsvragenlijsten, teamverslagen,…) Meldingen van ontevredenheid (geregistreerd in de map ‘meldingen van ontevredenheid’) Klachten (geregistreerd in een klachtenregister, bijgehouden door directie). Wat is het verschil tussen deze categorieën ?  Een vraag en een opmerking is elk ongenoegen door gelijk welke gebruiker dat door het begeleidend team kan uitgeklaard en opgelost worden. 

Een melding van ontevredenheid is elk ongenoegen, elke kritische bedenking die gesteld wordt door gelijk welke gebruiker en op organisatieniveau dient uitgeklaard te worden. Het is de betrokken zorgbemiddelaar of coördinator die bepaalt of een vraag of opmerking zal behandeld worden als een melding van ontevredenheid .



Wanneer echter de ontevredenheid een zekere ernst heeft, wanneer de gebruiker zelf, zijn ouder(s), wettelijke vertegenwoordiger(s) of een vertrouwenspersoon van de gebruiker niet tevreden is met de aangereikte oplossing, dan kan hij/zij ervoor kiezen om een klacht te formuleren. Een klacht is een officieel neergeschreven ontevredenheid, gericht aan directie. Een klacht wordt behandeld volgende de klachtenprocedure, beschreven volgens het Besluit van de Vlaamse Executieve.

4-wekelijks tijdens een beleidsvergadering worden alle meldingen van ontevredenheid en alle klachten besproken die geuit zijn. Er wordt gekeken welke stappen reeds ondernomen zijn en welke stappen nog moeten uitgevoerd worden en wie deze op zich neemt. Elke melding van ontevredenheid wordt ook teruggekoppeld naar de melder én naar de betrokken teams of diensten. Daarnaast gebeurt er van elke melding ook een registratie, dit door de betrokken coördinator. Deze meldingen worden bijgehouden in een map. Jaarlijks wordt een evaluatie gehouden waarbij alle meldingen overlopen worden, alsook hoe ze aangepakt zijn. Tijdens de beleidsvergadering wordt ook nagegaan welke

32

preventieve en corrigerende maatregelen bijkomend nog kunnen genomen worden om meldingen van ontevredenheid te vermijden. In 2014 zijn er zeventien meldingen van ontevredenheid geregistreerd. Er waren geen schriftelijk ingediende klachten. De meldingen van ontevredenheid kwamen van ouders, wettelijke vertegenwoordigers en een gebruiker. De meldingen handelden over heel verschillende thema’s zoals afspraken en veiligheid met betrekking tot de ophaaldienst, (opvolging van) afspraken omtrent de begeleiding van gebruikers en het al dan niet kunnen aansluiten bij gevraagde activiteiten. Bovenstaande meldingen zijn besproken tijdens de beleidsvergadering en de nodige bijsturingen zijn uitgevoerd en teruggekoppeld naar gebruikers, ouders en wettelijke vertegenwoordigers. De bijsturingen die gebeurd zijn, zijn enerzijds oplossingen van praktische aard (bvb. vernieuwen of herstellen van materiaal, wijzigende afspraken bij wegenwerken,…). Anderzijds gaan bijsturingen ook over nieuwe afspraken omtrent begeleiding van een gebruiker die gemaakt worden, of afspraken die bij alle betrokken (alsook bij externe diensten) opnieuw onder de aandacht gebracht worden. Bij twee meldingen is de visie en de keuze van het Dagcentrum anders dan degene die de melding aanbracht. Aan een melding kan geen afdoend antwoord gegeven worden, omwille van regelgeving waar het Dagcentrum aan moet voldoen.

33

2.3.

Inhoudelijke evaluatie van Dienstverleningsovereenkomst (IDO)’

de

procedure

‘Individuele

Vanuit de lange termijndoelen opgesteld in 2010 werken we sindsdien aan het integreren van de kennis rond emotioneel functioneren in het dagelijks handelen. In 2011 richtten we de werkgroep ‘Emotionele Ontwikkeling’ op. De werkgroep is samengesteld uit de twee zorgbemiddelaars en twee begeleiders. De taak van de werkgroep is het uitwerken van hulpmiddelen om het benaderen van elke gebruiker in overstemming met zijn emotionele ontwikkelingsniveau te integreren. Eind 2011 kreeg de werkgroep ook het mandaat om de Individuele Dienstverleningsovereenkomst te herwerken. Sindsdien zijn verschillende wijzigingen aangebracht. We geven een beknopte weergave : - Het emotioneel functioneren wordt vooraan in de individuele dienstverleningsovereenkomst beschreven. Dit omdat het emotioneel ontwikkelingsniveau of het aankunnen in grote mate de vaardigheden of het kunnen van een gebruiker bepaalt. Hierbij wordt een link gelegd naar de optimale omgevingssituatie van een gebruiker en naar de concrete acties, de ondersteuningsnoden. - In het beschrijvende deel werden de vaardigheden en mogelijkheden, leefsituatie, medische factoren en ondersteuningsnoden onder de loep genomen. De volgorde van sommige vragen werd aangepast en bepaalde begrippen werden anders omschreven. - Ook de checklist die omschrijft welke stappen alle betrokkenen (coördinator, zorgbemiddelaar en begeleider) opvolgen in de voorbereiding en bespreking van de individuele dienstverleningsovereenkomst werd aangepast aan alle veranderingen. - Er werd gestart met het tussentijds opvolgen van de ondersteuningsnoden en dit 9 tot 12 maanden na de bespreking van de individuele dienstverleningsovereenkomst. Op deze manier willen we gasten blijven betrekken, informeren en inspraak geven. In dit document wordt aan de persoonlijk begeleider gevraagd om aan te duiden of de afgesproken ondersteuningsnoden al dan niet gerealiseerd zijn. Dit document wordt daarna teruggekoppeld en besproken op een teamvergadering. - Ouders/voogd/wettelijke vertegenwoordigers/… worden beter geïnformeerd over het al dan niet bereiken van de ondersteuningsnoden. Ondersteuningsnoden die niet gerealiseerd zijn maar wel nog van toepassing zijn, worden meegenomen naar de volgende individuele dienstverleningsovereenkomst, waarbij we ook aan ouders uitleggen waarom deze ondersteuningsnood niet gerealiseerd is. Maar belangrijk bij al deze wijzigingen is ook nagaan of ze bijdragen tot een betere manier van werken, zowel op praktisch vlak, als op inhoudelijk vlak. De inhoudelijke evaluatie, die normaal gepland was in juni 2014 , is uitgesteld naar 2015. Dit omdat nog te weinig individuele dienstverleningsovereenkomsten besproken en aangepast zijn aan de gewijzigde manier van werken. Om deze reden kan nog onvoldoende

34

geëvalueerd worden of de wijzigingen zorgen voor een betere kijk op, en benadering van de gebruiker. Tot hier toe werden echter alle wijzigingen aangestuurd vanuit de visie en ervaringen van medewerkers van het Dagcentrum. De ouders en gebruikers waren nog niet betrokken. Bij het bespreken van het jaarverslag 2013 kwam vanuit de Raad van Bestuur de feedback en vraag om ouders meer te betrekken bij het proces van de individuele dienstverleningsovereenkomst . Mede door deze feedback en vanuit de verplichting van het VAPH om procedures zelf te evalueren (zie item 1.1.7. zelfevaluatie), leek het ons zinvol om zowel gebruikers als ouders en wettelijk vertegenwoordigers te betrekken bij deze procedure. De individuele dienstverleningsovereenkomst is immers een item waar zij van dichtbij bij betrokken zijn. Op de gebruikersraad van 8 oktober 2014 werd de vraag aan ouders en gebruikers gesteld wat zij van de individuele dienstverleningsovereenkomst vinden. Bij ouders gebeurde dit aan de hand van enkele vragen, bij gebruikers gebeurde dit aan de hand van een spel. Een korte samenvatting van hun bevindingen geven we hieronder weer: - Tijdens de besprekingen van de individuele dienstverleningsovereenkomst ervaren ouders dat de zorgbemiddelaar en de begeleider de gasten goed kennen. - De individuele dienstverleningsovereenkomst volledig overlopen, vinden de ouders onnodig. Wel vragen ze voldoende tijd uit te trekken voor de bespreking rond (nieuwe) ondersteuningsnoden, veranderingen, (nieuwe )afspraken,… - Ouders kunnen tijdens deze bespreking voldoende hun mening zeggen. - Een tussentijdse evaluatie is wenselijk. Pas bij de volgende individuele dienstverleningsovereenkomst 2 jaar later horen wat er aangepast of afgesproken is, wordt als te lang ervaren. - Ouders vragen zich af of de gegeven informatie tijdens deze bespreking goed doorgegeven wordt aan het volledige begeleidende team? - De gebruikers vinden de individuele dienstverleningsovereenkomst (op vlak van voorbereiding, bespreking en tussentijdse bespreking) wel moeilijk, maar ook boeiend. - De gebruikers hebben de individuele dienstverleningsovereenkomst meestal niet voor de bespreking gelezen, maar zitten er - als ze willen - wel bij als het met de ouders/vertegenwoordigers wordt besproken. - Niet alle gebruikers kennen steeds hun eigen ondersteuningsnoden. Gebruikers geven aan dat het gebruik van pictogrammen ondersteunend werkt . - Gebruikers weten niet altijd of hun ondersteuningsnoden tussentijds besproken worden. Het blijft moeilijk voor de gebruikers om dit zelf op te volgen en in te schatten . Zij vinden dat de begeleiding soms zaken vergeet. - Sommige gebruikers zouden de vragenlijsten voor de individuele dienstverleningsovereenkomst en de vragenlijsten rond de tussentijdse bespreking thuis

35

nog wel eens willen doornemen om dan achteraf gerichtere vragen te kunnen stellen in het Dagcentrum zelf. De feedback van gebruikers en ouders zal begin 2015 eerst teruggekoppeld worden naar een beleidsvergadering en later ook naar de ortho-agogische dienst. Tijdens de beleidsvergadering zal gekeken worden naar hoe en op welke manier we ouders en gebruikers meer kunnen betrekken. Deze bespreking staat in januari 2015 gepland op een ortho-agogische beleidsvergadering.

Moeder en kind

Agnes Van Brussel

36

37

3. HET DAGCENTRUM IN RELATIE MET ZIJN MEDEWERKERS 3.1. Personeelsgegevens 3.1.1. Onze middelen en medewerkers (toestand op 31.12.2014) PERSONELE MIDDELEN : Middelen VAPH 1. FAM: Flexibel Aanbod Meerderjarigen Middelen overeenkomstig erkenning 93 plaatsen Middelen vanuit samenwerkingsovereenkomsten met andere organisaties 2. Niet- FAM-middelen Vlaams Intersectoraal akkoord: - Middelen managementondersteuning: - Conventioneel verlof CAO: leeftijd 35j- 44j Chauffeur ophaaldienst – forfait vervoer: PGB Persoonsgebonden budget RTH Rechtstreeks Toegankelijke Hulp PVC Persoonsvolgende convenanten Middelen Sociale Maribel Fonds SM1 + SM2: SM4: omkadering + arbeidsdrukvermindering +45j: SM5: arbeidsdrukvermindering: SM5: uitbreiding 01.07.01-31.12.03: SM6: structureel ingezet vanaf 14.06.2011 1-malige middelen : 0,.29fte ingezet van 15.09.14 tem 31.12.2014 Middelen VIVO Vlaams Instituut voor Vorming en Opleiding Project deeltijds leren - deeltijds werken: 0,50fte schooljaar 2014-2015: Middelen toegekend vanaf 15.10.2014 TEM 30.06.2015 TOTAAL AANTAL INGEZETTE MIDDELEN OP 31.12.2014

Aantal eenheden 38,05

34,03 0,315

0,30 0,35 1,78 0,40 0,175 0,70 1,89 1,06 0,22 0,15 0,02 0,15 0.29

0,50 40.44

De reële personeelsbezetting 33,94 fte2 (kader erkenning) is lager dan de theoretisch berekende personeelsbezetting door het VAPH(= 39,10fte). Deze afwijking is een gevolg van onder meer: -

De personeelstop van 1983

-

De 80%-regel bij uitbreiding van erkenning

Het totaal aantal personele middelen is op jaarbasis met 1,29 eenheden gestegen tov 2013 en werden ingezet in de zorggebonden functiegroepen. De FAM- middelen zijn vanaf 01.01.14 ingezet op basis van een budget overeenkomstig de toekenning van “zorgpunten”

2

fte = fulltime-equivalent. Dit is een rekeneenheid waarmee de omvang van de personeelssterkte wordt uitgedrukt. Eén fte staat voor een voltijdse medewerker.

38

directie

beleidsmedewerker/ kwaliteitscoördinator

Organogram op 31.12.2014

1,00

medisch-sociale dienst 1,00

0,65

administratieve dienst

orthoagogische dienst

logistieke dienst

algemene administratie zorgbemiddelaar

coördinator

1,90

2,50

1,67

begeleiding

boekhouding

21,60

0,50

chauffeur 2,05

onderhoud tuin en gebouwen 2,00

personeelsdienst

schoonmaak

0,50

4,50

39

 Verhouding VOLTIJDSE – DEELTIJDSE tewerkstellingen op 31.12.14 40 35 30 25 voltijd

20

deeltijds

15 10 5 0 2010

2011

2012

2013

2014

Verklaring evolutie 2013->2014: Deeltijdse tewerkstellingen werden uitgebreid naar voltijdse tewerkstellingen via FAM-middelen 

LEEFTIJDSOPBOUW TITULARISSEN

25

20 2010 15

2011 2012

10

2013 2014

5

0 leeftijd

15-19

20-29

30-39

40-49

50-59

60-65

 ARBEIDSONGEVALLEN 2010:2wns/2011:3wns/2012:1wn/ 2013:5wns,waarvan 2 tijdens woonwerkverplaatsing; 2014: 3 werknemers waarvan 1 met werkverlet.  VRIJWILLIGERS EN VRIJWILLIGERS IN OPLEIDING 2010: 18 vrijw. / 2011: 18 vrijw./2012:17 vrijw./2013:22 vrijw./2014:35 vrijwilligers

40

 VRIJWILLIGERS IN HET KADER VAN ALTERNATIEVE STRAFFEN : geen  STAGE ORTHOPEDAGOGIEK - BIJZONDERE JEUGDZORG Aantal stagiairs: 2010:14 /2011:9 / 2012:15 / 2013:13/2014:16 3.1.2. Afwezigheden  VLAAMSE INTERSECTORALE AKKOORDEN 29.03.00: Collectieve arbeidsovereenkomsten CAO 246: conventioneel verlof en CAO 245: vrijstelling van arbeidsprestaties met behoud van loon 3500 3000 2500 2000 CAO 245

1500

CAO 246

1000 500 0 2010

2011

2012

CAO 246: van 35j – 44j

2013

CAO245: Het aantal dagen vrijstelling van arbeidsprestaties stijgt per leeftijdscategorie: 45-49jaar: 8u x 12 dagen 50-54jaar: 8u x 24dagen Vanaf 55jaar: 8u x 36dagen

2014

CAO 245: vanaf 45 j

De toegekende middelen ter compensatie van deze afwezigheidsuren zijn als volgt ingezet: - CAO 245 vrijstelling arbeidsprestaties: 0,27fte in de logistieke dienst + 0,15fte in de agogische dienst - CAO 246 conventioneel verlof: 0,35fte in de logistieke dienst Deze vervangende tewerkstelling bedraagt 0,77fte tegenover 1,64fte afwezigheidseenheden. Dit is een daling van 0,05fte afwezigheid tov 2013. 96 cao-verlofuren in de functiegroep directie, werden niet verrekend en zijn niet in deze grafiek weergegeven  TIJDSKREDIET: vermindering/onderbreking van de loopbaan Zorgkrediet ouderschapsverlof Landingsbaan ½ 50+ Loopbaanonderbreking 100% TOTAAL:

4 2 1 7

werknemer werknemers werknemer werknemers

Aantal eenheden 1,40 0,40 1,00 1,80

41

 Stelsel van WERKLOOSHEID MET BEDRIJFSTOESLAG op 31.12.2014 (vroegere brugpensioen) Voltijds

Aantal eenh. 2,00

 ZIEKTEVERZUIM Het gemiddelde ziekteverzuim in het Dagcentrum bedraagt op jaarbasis: 6%. Ter vergelijking: het ziektepercentage 2014 in de non-profit, obv onderzoek SD Worx: 6,10%, Naar aanleiding van een langdurige afwezigheid werd voor 2 werknemers een ontslagregeling getroffen in het kader van ontslag ten gevolge van medische overmacht. De afwezigheden door ziekte worden opgevolgd door de coördinatoren en daar waar nodig zal, in het kader van het ziekteverzuimbeleid, een gesprek met de betrokken werknemer gehouden worden.

3.2. Vrijwilligers Ons Dagcentrum prijst zich erg gelukkig met een goede ploeg vrijwilligers. Schilderen, poetsen, harken, computers installeren, atleten begeleiden, met een gast naar de markt, een babbel, een wandeling, een duwtje om op het paard te raken. Stuk voor stuk bouwen zij mee aan de missie van ons Dagcentrum. Binnen de orthoagogische dienst waren afgelopen jaar acht vrijwilligers in opleiding actief (een persoon per leef- of themagroep) en zes vrijwilligers niet in opleiding. In de loop van het jaar kwamen er nog vijf nieuwe gezichten bij. Zij vormen een kwalitatieve ondersteuning van onze individuele begeleidingen en de algemene werking. Sommigen komen wekelijks een halve of volledige dag, anderen om de twee weken. Ze helpen onze begeleiders mee in het op maat maken van onze ondersteuning aan gasten. Ook in de ondersteunende diensten zijn vijf vrijwilligers actief. Zij komen wekelijks schilderen, de tuinen onderhouden of administratieve taken verrichten. Allen samen maken zij van onze werk- en leefomgeving een aangename plek om te vertoeven. Naast de vrijwilligers die op regelmatige basis onze werking ondersteunen, kunnen wij rekenen op een aantal mensen die zich willen engageren voor kortlopende activiteiten. Dit kan gaan over daguitstappen en begeleiden van atleten tijdens de Special Olympics tot meehelpen op festiviteiten of het seizoensgebonden onder handen nemen van de tuinen. Dit jaar ontvingen we ook een ploeg medewerkers van een bank die hun gebruikelijke dagtaak een dagje ruilden voor klussen in ons Dagcentrum. Ze verfden een van onze gangen en ruimden onze tuin op.

42

We nemen in de loop van het jaar enkele gelegenheden te baat om onze vrijwilligers te bedanken voor hun warme betrokkenheid op ons Dagcentrum. Een kaartje, een attentie, een ontmoetingsmoment, … en nu een woord van dank in het jaarverslag. Danken kan je vrijwilligers immers niet genoeg. Aan iedereen die tijd vrijmaakt om op welke manier dan ook iets bij te dragen aan ons Dagcentrum: van harte bedankt!

3.3 Actieplan psychosociale risico’s 3.3.1 Algemeen Als organisatie is het belangrijk, maar ook wettelijk verplicht om na te denken over het welzijn van zijn medewerkers. Als hulpmiddel wordt een globaal preventieplan opgemaakt dat beschrijft welke preventieve acties de organisatie zal nemen over een termijn van vijf jaar op vlak van veiligheid, gezondheid, ergonomie, arbeidshygiëne en psychosociale risico’s. Voor dit laatste luik liepen de geplande acties af in 2013 en werd dit jaar bijgevolg nagedacht over nieuwe acties die in een plan voor de periode 2014-2018 werden gegoten. De werkomgeving heeft een positieve invloed op het welzijn van de werknemer in een organisatie. De werknemer krijgt er onder meer de mogelijkheid zich te ontplooien, competenties te ontwikkelen en sociale contacten te leggen. Langs de andere kant verwacht de werkomgeving ook veel van de werknemer. Men kan er geconfronteerd worden met een te hoge werkdruk, te veel en/of te moeilijke opdrachten, slechte sfeer, ... . Psychosociale risico’s worden omschreven als die arbeidssituaties waardoor een werknemer psychische klachten, eventueel gepaard met lichamelijke klachten, ervaart. De arbeidssituaties kunnen betrekking hebben op de arbeidsorganisatie, de voorwaarden, de omstandigheden, de inhoud van het werk of de interpersoonlijke relaties op het werk. Het betreft hier enkel die situaties waarop een werkgever invloed kan hebben. 3.3.2 In het Dagcentrum Om in kaart te brengen hoe onze medewerkers hun arbeidssituatie momenteel ervaren, werden zij hierover geraadpleegd. Hiervoor werd samengewerkt met de syndicale delegatie. Voor de risicoanalyse werd een anonieme scoringslijst opgesteld waarbij medewerkers zich konden uitspreken over de factoren die hen stress bezorgen, maar ook over die krachtfactoren die net energie geven, waardoor men met plezier werkt. De lijsten verschilden per functiegroep, omdat ook de taken vrij verschillend zijn. Als stressfactoren werden het halen van een deadline benoemd, de hoeveelheid werk en het afhankelijk zijn van derden bij een opdracht. Ook het begeleiden van de ophaaldienst zorgt voor stress: afspraken die niet meer duidelijk zijn, niet evenredige verdeling van de standbymomenten en (te) late planning. Als krachtfactoren werden de variatie in opdrachten

43

aangehaald, een flexibele verlofregeling, mogelijkheid tot zelfsturing en de erkenning door collega’s en gasten. Aan de hand van de resultaten werd een tweede bevraging georganiseerd, waarin gevraagd werd naar voorstellen waarmee we de stressfactoren konden aanpakken en manieren om de krachtfactoren als hefboom te gebruiken. De verkregen suggesties werden meegenomen in een actieplan, dat werd voorgelegd aan alle medewerkers en in mei bekrachtigd werd. stressfactor Omgaan met visie Afhankelijk zijn voor derden voor opdrachten

busritten

Communicaties

Deadline halen / werkdruk

Werkdruk

doelstelling Meer en sneller overleg tussen diensten Verduidelijking van de weg die een voorstel moet afleggen

actie Verduidelijken participatiegraden en beslissingsbomen Formulier verbeteringsvoorstellen systematisch onder de aandacht brengen

Afspraken opnieuw helder krijgen Evenredige verdeling momenten stand-by Correcte en goed hanteerbare regeling busbegeleiding

Afspraken op punt zetten en communiceren

Meer toelichting van communicaties met aandacht voor beslissingsproces Vermindering telefonische storing Vermindering telefonische storing (parlofoon Knaptandstraat)

Efficiënt vergaderen

Deadline halen krachtfactor Verstandhouding tussen collega’s Variatie in werk

doelstelling Mandaten toekennen om taken over te nemen van leidinggevende Eigenaarschap

Zelfsturing

Zelf invullen digitale verlofkaarten

Flexibele verlofregeling

Behouden van systeem

Actualiseren stand-by schema Vrijwilligers vast moment geven Alertheid voor aanpassing namen bij contract wissel Lijsten minimaal 2 maanden op voorhand op server plaatsen Thematiseren op overleg coördinatoren Thematiseren op overleg teams Overleg met medisch-sociale en personeelsdienst om telefonisch onthaal tijdelijk over te nemen Navragen of het nodig is om via de voordeur te gaan Registreren wie aanbelt en waarom  Bewustwording medewerkers gebruik achterdeur Aansluiten bij beleids- en teamvergaderingen kritisch volgen Open communiceren over haalbaarheid vooropgestelde deadline actie Domeinen waarbinnen dit kan inventariseren Bevoegdheden verdelen Mandaat afbakenen Zelf voorstellen doen om taken prioriteit te geven Coördinatoren geven teams uitleg

44

3.4. Evaluatie inzet personele middelen Jaarlijks evalueren we de inzet van de personele middelen. Vanuit deze bespreking kwamen in 2014 de volgende items aan bod: 

Uitbreiding personele middelen begeleid werk

Gezien de stijgende vraag naar begeleid werk, zowel op de centrale wachtlijst als interne vragen, hebben we beslist om de personele middelen die we inzetten voor begeleid werk op te trekken van 0,7 FTE (3.5/5e) naar een voltijdse medewerker. Deze beslissing werd genomen in 2013 en ging in vanaf 1 januari 2014. We hebben hiervoor een verschuiving gedaan van onze eigen personele middelen. Deze middelen waren afkomstig van de vorming. De vorming is na een interne evaluatie van een voltijdse naar een halftijdse medewerker gegaan. 

Inzet extra personele middelen Leefgroep Onze-Lieve-Vrouwplein

Door de uitbreiding van deze leefgroep, de verhuis naar de nieuwe ruimtes en de opstart van de nieuwe gebruikers, werd beslist om in de Leefgroep Onze-Lieve-Vrouwplein het begeleidend team uit te breiden met een halftijdse medewerker. Deze uitbreiding van personele middelen werd in september 2014 geëvalueerd, dit komt verder aan bod in 4.2.1 Leefgroep Onze-Lieve-Vrouwplein. 

Frequentie en momenten van de beleidsvergaderingen

De beleidsvergaderingen werden naar aanleiding van de bijsturingen in het organogram in 2012 teruggedrongen naar ongeveer 3 vergaderingen van anderhalf of twee uur om de vijf weken. Door het vijfwekensysteem en de verandering van voor- of namiddagen was er geen voorspelbaar en duidelijk systeem of ritme. Anderhalf uur vergaderen werd als kort ervaren. De totale tijd die we hebben om te vergaderen werd voldoende ervaren. Daarom passen we vanaf december 2014 de volgende vergaderfrequentie toe: - Elk week op donderdagnamiddag is er beleidsvergadering. Dit is een duidelijk systeem, ook voor derden. - Elke week vergadert van de beleidsgroep van 13u30 tot 16u. Dit betekent een vergadertijd van 2,5 uur per vergadering. - Alternerend is de beleidsvergadering een algemene beleidsvergadering en een orthoagogische beleidsvergadering.

45



Beschikbaarheid en bereikbaarheid van de coördinatoren en zorgbemiddelaars.

Voor de ingebruikname van de locatie Onze-Lieve-Vrouwplein werkten alle zorgbemiddelaars en coördinatoren in één bureelruimte in de Knaptandstraat. Sinds de verbouwingen en de ingebruikname van het Onze-Lieve-Vrouwplein hebben we ervoor gekozen om alle thema- en leefgroepen per locatie aan één coördinator en één zorgbemiddelaar toe te wijzen. Dit zorgt voor een soort van tandemfunctie, namelijk per locatie werken een zorgbemiddelaar en coördinator samen. Per locatie hebben de zorgbemiddelaar en de coördinator elk een eigen bureel. Deze keuze is gemaakt vanuit efficiëntie, beschikbaarheid en bereidbaarheid. De ontkoppeling van het bureel van zorgbemiddelaars en coördinatoren naar individuele burelen heeft als nadeel dat begeleiders telefonisch niet altijd iemand te pakken krijgen. Daarom werden de volgende maatregelen genomen: - Ieder staflid heeft een agenda in outlook, waarop alle afspraken en vergaderingen worden genoteerd. Deze agenda is te raadplegen vanop alle pc’s. Daardoor kunnen medewerkers zien wanneer ze iemand kunnen bereiken. - De zorgbemiddelaars en coördinatoren hebben een gsm waardoor ze hun vast toestel kunnen doorschakelen en bereikbaar kunnen zijn als ze niet op hun bureel aanwezig zijn. Er werden hierover interne afspraken gemaakt. Bijvoorbeeld: Het toestel wordt niet doorgeschakeld tijdens vergaderingen, de vergadermomenten zijn raadpleegbaar op de outlookagenda.

Danseressen

Evi Van Buynder

46

47

4. TENDENSEN EN DOELSTELLINGEN

4.1.

Inleiding

Een organisatie doet er goed aan af en toe vooruit te blikken, doelen te bepalen en lijnen uit te zetten voor de komende jaren. Binnen deze lijnen kunnen kleinere stappen gepland worden die helpen om dichter bij de grotere doelen te komen. Hierbij is de lange termijnvisie als het ware het inhoudelijke kompas dat de richting aangeeft op deze weg. In dit hoofdstuk staan we stil bij uitdagingen die we zien ontstaan. Deze uitdagingen hebben invloed op een aantal van onze jaardoelstellingen3 en doelstellingen op langere termijn4. 4.2.

Uitdagingen die we op korte termijn binnen het Dagcentrum zien ontstaan 4.2.1 Leefgroep Onze-Lieve-Vrouwplein

De leefgroep bestaat uit een heel specifieke groep gebruikers. De werking van de leefgroep Onze-Lieve-Vrouwplein is gericht op personen met een verstandelijke beperking met autismespectrumstoornissen. In verschillende themagroepen ondervond men dat sommige groepsleden nood hadden aan meer structuur en een omgeving met minder prikkels. Omdat de infrastuur waarover de leefgroep Hemelaerstraat beschikte te klein was om meer gebruikers op te nemen, leefde de vraag naar meer ruimte voor deze groep. Zo zou een beter antwoord gegeven kunnen worden op de ondersteuningsvraag van verschillende gebruikers. Op deze manier evolueerde leefgroep Hemelaerstraat in 2014 naar leefgroep Onze-LieveVrouwplein: een basisgroep van elf gebruikers begeleid door een team dat gelijk is aan twee fulltime medewerker. Dit lijkt gewoon, maar toch zijn er verschillende stappen gezet om daartoe te komen. Een overzicht van de verschillende fases:

3 4

-

Bij de ingebruikname van de locatie Onze-Lieve-Vrouwplein is de leefgroep verhuisd naar een andere vleugel van het gebouw. Hierdoor is de beschikbare ruimte voor deze groep bijna verdubbeld in oppervlakte. Na de verbouwingen kreeg de leefgroep onder meer een groepsruimte met keuken, een achttal individuele of kleinere ruimtes, toilet en sanitair.

-

Eind 2013 en begin 2014 werd in enkele stappen de groep van zes uitgebreid naar een groep van elf gebruikers. De nieuwe gebruikers werden samen met hun ouders

Zie bijlage 2 : Kwaliteitsplanning 2014-2015 Zie Jaarverslag 2010 bijlage 1: Langetermijndoelen 2010-2015

48

of netwerk via overleg met het huidige en het toekomstige team betrokken bij de overgang van hun vorige themagroep naar leefgroep Onze-Lieve-Vrouwplein. Al deze elementen samen met onze nieuwe adres zorgden voor een nieuwe naam: leefgroep Onze-Lieve-Vrouwplein. Om de verhuis, de uitbreiding en de opstart van de nieuwe gebruikers zo goed mogelijk te realiseren, werd het team uitgebreid met een extra halftijdse medewerker. Deze extra middelen werden in september 2014 geëvalueerd. Deze evaluatie gebeurde met het begeleidende team leefgroep Onze-Lieve-Vrouwplein en in de beleidsgroep. De belangrijkste elementen van deze evaluatie: - Op bepaalde momenten zijn we met te veel begeleiding en op andere momenten zijn we met te weinig begeleiding. Tijdens activiteitentijd zijn we soms met te veel begeleiding. Tijdens de ochtendpermanentie en het opstarten van gebruikers zijn we soms met te weinig. De ochtendpermanentie en opstart van gebruikers houdt in dat alle individuele dagprogramma’s opgemaakt worden, het nodige materiaal klaar gezet wordt (koffie, thermossen, tassen, werkbakken, …) en het ontvangen en opstarten van gebruikers. - Deze opdracht uitvoeren werkt vooral efficiënt als er routine is opgebouwd. - Het team dat vergadert en beslissingen neemt, maar ook het team persoonlijke begeleiders die individuele dienstverleningsovereenkomsten opmaakt en bespreekt, hoeft niet uitgebreid te worden, integendeel. Het team tijdens vergaderingen uitbreiden werkt minder efficiënt, omdat we met meer personen zijn en daardoor ook met meer personen betrokken zijn op de werking van de leefgroep Onze-LieveVrouwplein. Dat vraagt bijvoorbeeld meer afstemming. Conclusie van deze bespreking is dat het team Leefgroep OLVP terug kan vallen naar een team dat gelijk is aan twee voltijdse begeleiders. Dit op voorwaarde dat er ondersteuning kan komen op de momenten waar het nodig is, bijvoorbeeld de ochtendpermanentie. Deze ondersteuning kan bij voorkeur gehaald worden uit het team extra variabel aanbod en kan ad hoc aangevraagd worden. Vanaf oktober 2014 is het team Leefgroep Onze-Lieve-Vrouwplein een team dat gelijk is aan twee voltijdse begeleiders. In de praktijk ziet dat er als volgt uit: - één begeleidster werkt 0.8 FTE of 4/5e - één begeleidster werkt 0.7 FTE of 3,5/5e - één begeleidster werkt 0.5 FTE of 2,5/5e We zijn ondertussen een half jaar verder en we zijn blij te kunnen schrijven dat de verhuis, de uitbreiding en de opstart van de nieuwe gebruikers goed verlopen is.

49

4.2.2. Logistieke dienst 2014 was een jaar met nieuwe uitdagingen voor de logistieke dienst. Door de ingebruikname van de volledige locatie op het Onze-Lieve-Vrouwplein, drong een herverdeling van de opdrachten binnen de logistieke dienst zich op. De werkplanningen met betrekking tot schoonmaak, onderhoud gebouwen, onderhoud tuin, onderhoud bussen en de ophaaldienst werden grondig gewijzigd. Er moest een evenwicht gezocht worden tussen de opdrachten binnen de locatie Knaptandstraat en deze op het Onze-Lieve-Vrouwplein. Om de werktijd zo efficiënt mogelijk te benutten, moest ook rekening gehouden worden met het aantal verplaatsingen van personeel tussen de beide locaties. Per locatie werden vaste medewerkers ingezet in de ochtendploeg. Op momenten dat de aanwezigheidsgraad binnen de logistieke ploeg lager ligt, door verlof of ziekte, blijft het een hele oefening om de planning rond te krijgen. Vanuit dit perspectief werd er onderzoek verricht naar het hele schoonmaakgebeuren. Zowel voor de periodieke opdrachten (bv. onderhoudsbeurt van de lino) als voor de meer permanente opdrachten ( bv. onderhoud sanitair, leefruimtes, burelen, …). Welke taken kunnen er eventueel uitbesteed worden om efficiënter te werken en welke blijven we zelf doen, in functie van haalbaarheid en budget? Dit werd een jaardoelstelling voor 2014 binnen logistieke dienst. Uit het onderzoek werd duidelijk dat we, als eerste stap, een aantal ruimtes met een lagere frequentie nood aan schoonmaak, zouden uitbesteden. Zo hebben we ervoor gekozen om de schoonmaak van alle burelen op de locatie Onze-Lieve-Vrouwplein uit te besteden. Het gaat hier om een permanente opdracht. Op deze manier worden alle burelen 2-wekelijks onderhouden. Qua vierkante meters een belangrijke ontlasting van de werkplanning van de ochtendploeg. Onderzoek naar de periodieke opdrachten blijft relevant omwille van de arbeidsintensiviteit van de opdrachten en zal verder gezet worden in 2015. Het gaat hier onder meer over het boenen van de linovloeren, een totale onderhoudsbeurt voor de grootkeuken,…. Voor het onderhoud van de gebouwen en tuinen werd er, naast de vaste medewerkers, bijkomend heel wat beroep gedaan op vrijwilligers (zie ook 3.2 vrijwilligers). Een aantal tuinopdrachten werden uitbesteed aan een sociaal tewerkstellingsproject.

50

4.3.

Uitdagingen die we op lange termijn binnen het Dagcentrum zien ontstaan 4.3.1. Samenwerking VAPH -GGZ (geestelijke gezondheidszorg)

De zorgaanbieders uit de sector voor personen met een handicap hebben in het Waasland reeds een lange traditie van regionaal overleg. Dit overleg heet het ‘Subregionaal overleg gehandicaptenzorg Waasland’. Zij trachten het regionale zorgaanbod maximaal af te stemmen op de noden van de gebruikers en in te spelen op maatschappelijke evoluties. Ze doen dit in samenspraak met verwijzers en gebruikers. Eén van de maatschappelijke evoluties is de vaststelling dat er een groeiende en onvoldoende beantwoorde vraag is naar hulpverlening voor personen met een handicap en bijkomende psychiatrische, gedrags- of psychosociale problemen. Binnen de regio Waasland is er momenteel geen zorgaanbod dat hieraan tegemoetkomt Noodgedwongen wordt een beroep gedaan op gespecialiseerde diensten in de ruimere regio. Deze maatschappelijke evolutie daagt dan ook iedereen die betrokken is, binnen regio Waasland, uit tot samenwerking (dus zowel zorgaanbieders voor personen met een verstandelijke handicap, als zorgaanbieders uit de gezondheidszorg). Het is dan ook in bovenstaand kader dat in januari 2013 het ‘Subregionaal overleg gehandicaptenzorg Waasland’ de partners uit de sector ‘geestelijke gezondheidszorg ’ en de partners uit de sector ‘personen met een handicap’ uitgenodigd hebben. Dit overleg had als doel om zowel de positieve praktijkervaringen als de knelpunten in de huidige samenwerking te inventariseren. 20 zorgaanbieders uit de verschillende sectoren (onder andere het Dagcentrum) waren aanwezig en gaven hun visie en ervaringen mee. Vanuit de vraag naar samenwerking werd in het voorjaar van 2013 een nieuwe werkgroep binnen het regionaal overleg opgericht, namelijk de werkgroep VAPH-GGZ. Dit initiatief heeft als doel de communicatie tussen beide sectoren op te starten, de interesse voor de doelgroep te wekken en elkaar te inspireren tot mogelijke samenwerking. Een ontmoetingsavond die doorging eind 2013 was hierin een eerste stap. De ontmoetingsavond beoogde het leren kennen van de verschillende partners. Ook werd tijdens deze ontmoetingsavond uitgelegd hoe in Vlaams Brabant een dergelijk initiatief een tiental jaren geleden opgestart werd en uitgegroeid is tot een degelijk zorgcircuit. De ontmoetingsavond wordt positief geëvalueerd: er waren een 40-tal aanwezigen, evenwichtig verdeeld tussen beide sectoren. Intussen groeide de werkgroep in 2014 verder uit. Niet enkel vertegenwoordigers uit de VAPH- sector sloten aan (o.a. het Dagcentrum), maar ook vertegenwoordigers uit de GGZsector vonden hun weg naar de werkgroep. Begin 2014 werd door de werkgroep verder uitgeschreven wat hun bestaansreden is, waar zij de komende jaren naartoe willen werken.

51

De werkgroep is het erover eens dat elk individu met een verstandelijke beperking en een bijkomende psychische problematiek en elk individu met een psychische problematiek en een verstandelijke beperking :  de ondersteuning moet krijgen die hij/zij nodig heeft  en dit zo dicht mogelijk bij zijn/haar woonplaats. Een regionaal zorgcircuit over de verschillende sectoren heen, zou hiervoor garant moeten staan. Gezien het grote belang voor beide sectoren om elkaars werking te kennen, werd in mei 2014 een tweede info-uitwisseling georganiseerd, dit voor zowel betrokken stafmedewerkers, als diverse beleidsverantwoordelijken. Hierbij gaf het : - VAPH info over de zorgvernieuwing binnen hun sector (Perspectief 2020). - GGZ info over de ontwikkelingen in het kader van art. 107.5 Daarnaast werden de aanwezigen onderverdeeld in groepen volgens sector en functie en werd aan de hand van de methodiek focusgroepen het begrip ‘gedeelde zorg’ geconcretiseerd. Enkele vragen (benaderd vanuit verschillende zorgaspecten zoals nabijheid, continuïteit,…) die aan bod kwamen, waren : wat betekent gedeelde zorg voor u? Hoe kan je gedeelde zorg realiseren? Zijn er knelpunten? Welke knelpunten ervaar je nu? Waar kunnen jullie nu terecht om deze aspecten waar te maken? Zijn er momenteel samenwerkingen? Is er nood aan structurele samenwerking? Ook deze avond was een geslaagde avond met een 20-tal aanwezigen. Naast het feit dat er heel wat knelpunten in kaart gebracht werden, heerste er een positieve dynamiek gebaseerd op de (h)erkenning van de gemeenschappelijkheid en de wil om er iets aan te doen. In het najaar van 2014 zette de werkgroep de antwoorden die gegeven werden tijden de focusgroepen om in een SWOT analyse (sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen) en koppelde deze terug naar alle aanwezige en betrokken partners. Op basis van deze analyse en het getoonde engagement tijdens de bijeenkomst in mei 2014 , werd eind 2014 aan elke betrokken zorgpartner uit de GGZ en VAPH sector via e-mail gevraagd om concreet gestalte te geven aan uitgesproken of rijpende intenties. Alle antwoorden werden intussen gebundeld. In 2015 zal gekeken worden hoe deze intenties kunnen uitmonden in concrete acties (bvb. via een folderbeurs, een aantal infolunches, een forum,...).

5

Artikel 107 streeft naar de integratie van de middelen van de ziekenhuizen en de middelen van de (ambulante) diensten die in de gemeenschap bestaan. Dit zorgt ervoor dat op een geïntegreerde manier een oplossing gezocht wordt voor de geestelijke gezondheidsnoden van de bevolking in een bepaald, afgebakend gebied. Het doel is ervoor te zorgen dat mensen in hun thuisomgeving kunnen blijven en zo hun eigen weefsel/contacten kunnen behouden.

52

4.3.2 Competentiebeleid: klassiek loopbaan- en diversiteitsplan Midden 2013 diende het Dagcentrum een klassiek loopbaan- en diversiteitsplan in bij het regionaal sociaal- economisch overlegcomité (RESOC). Dit plan werd eind 2013 goedgekeurd, wat concreet inhoudt dat twee derden van de kosten van het project gesubsidieerd worden door het RESOC. De acties binnen dit plan worden gespreid over een periode van twee jaar: van september 2013 tot augustus 2015. In 2014 werden volgende acties ondernomen: a) Vorming communicatieve vaardigheden Er werd een vorming opgezet voor de medewerkers van de logistieke dienst rond communicatieve vaardigheden. Voor deze vorming deden we een beroep op een organisatie die zich specialiseerde in het geven van vormingen aan medewerkers uit de sociale sector die geen agogische basisopleiding gevolgd hebben. Tijdens de sessies werd stilgestaan bij het gepast geven van feedback. b) Logo We engageerden ons om het logo van het Dagcentrum te vernieuwen. Het nieuwe logo moest beter weergeven waar we als Dagcentrum voor staan. Bijgevolg moest het aan best wat eisen voldoen: - Fris en uitdagend zijn - Gevoel van verbondenheid, maar met ruimte om een eigen weg te gaan - aandacht voor de mens en warmte uitstralen - Respect en aanvaarding van verschil (iedere mens is uniek) - Maatwerk - Openstaan voor uitdaging en vernieuwing Vanuit zowel ecologische als economische motieven wilden we ook een logo dat zowel in kleur als zwart/wit tot zijn recht komt. Er werd contact opgenomen met een ontwerpbureau. We legden een aantal ontwerpen voor aan onze medewerkers en vroegen hun een voorkeur uit te spreken en deze te motiveren. Dit leerde ons dat smaken heel erg kunnen verschillen: voor ieder ontwerp waren er zowel positieve als minder positieve reacties. Met de feedback die we ontvingen uit de eerste bevragingsronde werden de ontwerpen die de meeste voorkeurstemmen kregen herwerkt en opnieuw ter feedback aan de medewerkers getoond. Het werd duidelijk dat twee logo’s de voorkeur genoten. Uiteindelijk werden deze twee logo’s met elkaar verenigd, met dit resultaat:

Het logo werd voorgesteld op de feestelijke opening van de locatie Onze-Lieve-Vrouwplein.

53

c) Digitalisering werkplanning De werkplanning van de logistieke medewerkers wijzigt in de praktijk vrij regelmatig. Vaak moet er voorrang gegeven worden aan onvoorziene omstandigheden, waardoor de planning ad hoc moet bijgestuurd worden. Om te zorgen dat iedere medewerker ten allen tijden zijn of haar meest recente planning kan inkijken, wordt een ontwikkelaar gevraagd een applicatie op maat van onze werking te maken. Er is contact geweest met twee bureaus die beiden een voorstel formuleerden. We besloten om samen te werken met een bureau, dat tegen de zomer van 2015 de applicatie af zal werken. Op deze manier zullen medewerkers snel een digitaal overzicht kunnen krijgen van hun opdrachten. d) Supervisie voor leidinggevenden Om onze leidinggevenden en zorgbemiddelaars te ondersteunen en ervaringen te laten uitwisselen op vlak van coachen van medewerkers, werd supervisie opgestart. Ondanks een ruim open vormingsaanbod, is het moeilijk om een aanbod te vinden dat volledig op maat is van een organisatie. Tijdens het eerdere traject (instap loopbaan- en diversiteitsplan 2012-2013) werden we begeleid door een externe procesbegeleider. We zagen een meerwaarde in het continueren van deze samenwerking, omdat de externe coach onze organisatie al wat kende en onze samenwerking positief geëvalueerd was. Deze gedachte resulteerde in een verdere samenwerking binnen dit nieuwe traject. In 2014 gingen vier supervisiemomenten door. Er volgen nog twee momenten in 2015. e) Ervaringsuitwisseling binnen samenwerkingsverband We willen ervaringen uitwisselen met andere organisaties. Deze actie zit verweven in het samenwerkingsproject met organisaties voor volwassenen met een beperking in SintNiklaas. Afgelopen jaar zijn op verschillende momenten medewerkers organisatieoverschrijdend gaan samenzitten om ervaringen uit te wisselen. Zo hebben de kwaliteitscoördinatoren van Het Bint, Vesta, De Klokke en het Dagcentrum enkele keren samengezeten om te brainstormen over methodieken tot zelfevaluatie, procedures te vergelijken en waar nodig op elkaar af te stemmen, … Een medewerker van ons Dagcentrum heeft een SMOG-initiatie gegeven in Vesta, een medewerker van Vesta is in het Dagcentrum interventietechnieken komen demonstreren.

54

4.3.3 afronding lange termijnplan 2010-2015 en opstart 2015-2020 4.3.3.1. Inleiding 2014… het jaar waarin we stilletjes onze lange termijnvisie 2010-2015 afrondden. Afronden wil enerzijds zeggen ‘ervoor zorgen dat het klaar is’, maar wil anderzijds ook zeggen ‘iets tot een geheel maken’. In het werken met cliënten, met ouders, met medewerkers, met andere organisaties,… betekent het afronden van het ene, dikwijls het opstarten van het andere. Elkeen wil op zijn manier en zijn tempo groeien, groeien naar een mooi geheel. Om tot een mooi geheel te komen, is het belangrijk dat we niet enkel kijken naar wat in het Dagcentrum gebeurt, maar ook naar wat rondom ons gebeurt. Voor we hier dieper op ingaan, nemen we jullie graag nog even mee naar de afronding van de lange termijnvisie 2010-2015. 4.3.3.2. Afronding lange termijnplan2010-2015 In 2014 werd de laatste hand gelegd aan het langetermijnplan 2010-2015. Een van de doelstellingen hierin was “ gasten worden benaderd volgens hun kunnen en aankunnen”. Voor alle medewerkers van de ortho-agogische dienst vond in het najaar van 2014 een herhaalmoment rond emotioneel functioneren plaats. Hierbij werd enerzijds het theoretische kader opnieuw aangereikt, anderzijds was er tijd voor praktische voorbeelden en uitwerking. Daarnaast werd beslist om ook in 2015 een vorming rond emotioneel functioneren aan te bieden voor deze medewerkers. Ook voor de medewerkers van de niet-begeleidende diensten werd in 2014 een vorming rond dit thema georganiseerd. Deze was gepland op 15 december, maar is door de nationale staking verschoven naar februari 2015. Ook aan de doelstelling “als medewerker werk ik bewust en gedreven aan de competenties die belangrijk zijn voor mijn functie” werd verder gewerkt. Hierbij was de keuze gemaakt om per functiegroep gedragsindicatoren uit te schrijven. Hiermee bedoelden we : “wat is mijn functiebeschrijving en welke competenties heb ik, of dien ik te verwerven om deze functie goed te kunnen uitvoeren. Aan de hand van welke gedragsindicatoren zal ik en mijn omgeving kunnen zien in welke mate ik een bepaalde competentie geïntegreerd heb”. Het uitschrijven van deze gedragsindicatoren is intussen voor de meeste functies gerealiseerd, maar nog niet voor de medewerkers van de logistieke dienst. Omwille van de eigenheid van de taak van een medewerker van de logistieke dienst werd gezocht naar een gepaste methodiek. Deze methodiek zou voorgesteld worden op een beleidsvergadering in het najaar 2014. Deze bespreking en de verdere uitwerking ervan is uitgesteld naar 2015.

55

Binnen bovenstaande doelstelling was het ook de bedoeling om voor elk team een teamprofiel uit te werken. Aan de hand daarvan kan bekeken worden welke competenties aanwezig zijn in een team en welke best nog ontwikkeld of aangevuld worden. Belangrijk hierbij is een zicht te krijgen op een gewenst team- competentieprofiel. Dit zou uitgeschreven worden tegen eind 2014. Ook deze bespreking en de verdere uitwerking ervan is uitgesteld naar 2015.

4.3.3.3. Opstart lange termijnplan 2015-2020 Midden 2014… Wanneer buiten de blaadjes beginnen te botten, de bloemen beginnen te groeien, ontspruiten ook in de werking van het Dagcentrum de eerste ideeën voor een nieuwe lange termijnvisie. Belangrijk hiervoor is even terug blikken op 2013. 2013 leerde ons dat vele externe invloeden op ons af komen. Vele externe invloeden die we de komende jaren mee in rekening zullen brengen. Hierbij denken we aan Perspectief 2020 van minister Vandeurzen, Rechtstreeks Toegankelijke Hulp (RTH), het Samenwerkingsverband, maar ook aan het feit dat we als voorziening een FAM-voorziening geworden zijn (zie ook 1.1). De wens tot samenwerking, de nood aan flexibel omgaan met vragen van gasten, flexibel inzetten van personeelsmiddelen beïnvloedt het nadenken over de lange termijndoelen 2015-2020. Binnen de beleidsgroep werd in 2014 tijd gemaakt om - rekening houdende met bovenstaande tendensen - een lange termijnvisie te ontwikkelen. Deze brainstorm werd in het najaar van 2014 aan alle medewerkers voorgelegd, zodat ook zij van in het begin betrokken zijn in dit proces, mee feedback kunnen geven en dit proces mee vorm kunnen geven. De voorgelegde tekst was niet concreet, maar daagde uit om na te denken over de toekomst van het Dagcentrum voorbij de grenzen van de bestaande organisatiestructuur heen. Begin 2015 zal de feedback van alle medewerkers tijdens een beleidsvergadering gebundeld worden. Op basis van deze feedback zal een actieplan met concrete doelstellingen uitgewerkt worden. Graag geven we al enkele doelstellingen mee die ter bespreking voorgelegd zijn : - Verhelderen en onderzoeken waar we als Dagcentrum voor staan, waar we voor willen gaan : wat is onze visie en wat is ons aanbod en dit op vele vlakken (bvb. dagbesteding, vrije tijd, ophaaldienst,…) ? Dit onderzoek willen we aangaan door in 2015 een personeelslid 0,2 Fte vrij te stellen voor onderzoekswerk, voor het uitbouwen van de eigen werkingsstructuur (zie verder) en voor afstemming binnen het samenwerkingsverband, Keus.

56

-

-

We vinden het belangrijk dat niet alleen elke medewerker van het Dagcentrum, maar ook alle gebruikers, ouders, externe diensten dit weten. Aansluitend bij de persoonsvolgende financiering werken we ook uit hoeveel deze diensten zullen kosten voor een gebruiker. Uitbouwen van een flexibele werkingsstructuur, zodat we een beter antwoord kunnen geven op de steeds meer gedifferentieerde en gefragmenteerde vragen van gebruikers. We willen nagaan hoe we meer vraag gestuurd kunnen werken : wat zijn hiaten in het hulpverleningsaanbod, wat zijn noden van gebruikers in onze regio? Daarnaast willen we onze werkingsstructuur flexibel maken : flexibel aanpasbaar aan de variabele vragen van gasten, flexibel aanpasbaar om beter te kunnen samenwerken met andere organisaties, maar ook flexibel op vlak van inzetbaarheid van personeel. Flexibiliteit van medewerkers tijdens de werking wordt belangrijker : o Flexibiliteit om vanuit verschillende invalshoeken (vanuit de eigen organisatie, vanuit het Samenwerkingsverband, vanuit samenwerking met andere organisaties,…) na te denken en te handelen. o Belangrijk is dat medewerkers meer zelf organiserend denken en werken en dit zowel op individueel, als op teamniveau. Het belang van naar wie, wat en hoe gecommuniceerd wordt, wordt hierbij belangrijker.

Man met pet

Karel Smet

57

58

5. FEEST!

5.1 Feestelijke opening locatie Onze-Lieve-Vrouwplein In 2014 is het Dagcentrum 40 jaar geworden. Ook in 2014 zijn de verbouwingswerken op de locatie Knaptandstraat en Onze-Lieve-Vrouwplein afgerond. Twee goede redenen voor feestelijkheden… In de locatie Onze-Lieve-Vrouwplein waren de verbouwingswerken groot. Een deel van het klooster van de Arme Klaren werd omgebouwd tot: - Nieuwe ruimte voor twee basisgroepen: themagroep hout en leefgroep Onze-LieveVrouwplein. - Burelen voor verschillende diensten: administratieve dienst, medisch-sociale dienst, loon- en personeelsadministratie - Burelen voor directie, beleidsmedewerker, jobcoach (begeleid werk), zorgbemiddelaar, coördinator - Verschillende vergaderlokalen - Polyvalente ruimte: deze ruimte wordt onder meer gebruikt voor activiteiten van sport, beweging en expressie. - Ontmoetingsruimte: in deze ruimte bevindt zich een bar, tafels en stoelen en een tafelvoetbalspel. Drie dagen per week wordt deze ruimte in de middagpauze Café Olé. Het geeft gebruikers gelegenheid om iets drinken en een praatje maken met andere gebruikers. - Vestiaires, sanitair, … Op vrijdag 28 maart werd de locatie Onze-Lieve-Vrouwplein van Dagcentrum Sint-Niklaas feestelijk geopend en veertig jaar Dagcentrum gevierd. De feestelijke opening bestond uit een formeel gedeelte met toespraken door onder meer Philip Claes (directeur), Leo Dobbelaere (voorzitter Raad van Bestuur), de burgemeester van Sint-Niklaas en een afgevaardigde van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH). Na de toespraken volgde een receptie met een hapje en een drankje voor alle genodigden. Deze receptie werd verzorgd door catering Variant, een initiatief van vzw Den Azalee. Den Azalee beidt werk en/of opleiding aan mensen die weinig tot geen kansen krijgen op de gewone arbeidsmarkt. De genodigden waren ouders, gebruikers, medewerkers, vrijwilligers, collega organisaties, afgevaardigde van het VAPH, sponsors, leden van de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering, diensten en leveranciers.

59

Een gelegenheidsband met medewerkers en gebruikers van het Dagcentrum zorgden voor een muzikale noot. Tijdens de opening werd ook ons nieuwe logo voorgesteld. Deze feestelijke opening werd mede mogelijk gemaakt door drie laatstejaarsstudenten van de opleiding Onthaal & Public Relations van de school Onze-Lieve-Vrouw Presentatie in SintNiklaas in het kader van hun eindwerk.

5.2 Open Dagcentrum

De deuren van het Dagcentrum open zetten en bezoekers een blik achter de schermen geven. “Het leven zoals het is: het Dagcentrum”. Dit was de doelstelling van onze Open Dagcentrum-dag. Op zondag 30 maart 2014 hebben we iedereen die wou de kans gegeven om het Dagcentrum te bezoeken. De reden waarom mensen ons kwamen bezoeken, waren verschillend van aard: - Buren die hier nog nooit waren geweest, kwamen langs om kennis te maken. - Ouders van gebruikers willen het resultaat van de verbouwingen zien. - Mensen die het klooster van de Arme Klaren kenden, waren nieuwsgierig naar wat er van het klooster geworden was. - … Op beide locaties en in alle themagroepen waren er gebruikers en medewerkers aan het werk. Ze lieten bezoekers kennismaken met dagcentrumactiviteiten en gaven daarbij graag een woordje uitleg. We geven een klein stukje van de programmatie van de Open Dagcentrum-dag:

60

In de locatie Knaptandstraat: - Laat je karikatuur tekenen in themagroep plastische activiteiten - Stoelaerobic in de sporthal - Compost zeven in themagroep tuin - Demonstratie handwerken in themagroep creatieve handwerken - … In de locatie Onze-Lieve-Vrouwplein - Bakdemonstratie in themagroep bak & crea - Infomoment over snoezelen in de snoezelruimte - Kookdemonstratie in themagroep kook - Video en uitleg over begeleid werken - Toko marktkraam in de polyvalente ruimte - Demonstratie houtbewerking in themagroep hout - … Er waren op verschillende tijdstippen pendelbussen voorzien om de bezoekers die minder mobiel waren van de ene naar de andere locatie te brengen. Deze pendelbus was meteen ook een ervaring hoe een rit met een chauffeur van het Dagcentrum eruit kan zien. Een plattegrond van beide locaties, wegwijzers en hostessen aan de ingang hielpen de bezoekers wegwijs.

Zonder titel

Glenn Van Mele

61

5.3 Feest 9 oktober 2014 was geen doorsnee donderdag binnen ons Dagcentrum… Na de feestelijke opening en de opendagcentrumdag, wilden we 40 jaar Dagcentrum uiteraard ook met gasten vieren. In de loop van het jaar vroegen we aan de gasten hoe zij de verjaardag wilden vieren. Deze bevraging gaf ons verschillende ideeën. Hierdoor konden onze gasten kiezen uit    

een ontspannende namiddag met muzikale optredens een filmvoorstelling in de polyvalente ruimte op het Onze-Lieve-Vrouwplein volksspelen in onze sporthal een rustige namiddag in de eigen groep

De meerderheid van de gasten (63) koos voor de muzikale activiteit. Hun namiddag werd opgeluisterd met live muziek Wie zin had, kon de dansvloer onveilig maken. Voor wie hieromtrent twijfels zou hebben: aan de polonaise werd massaal deelgenomen. Een reuzetaart met bijhorend vuurwerk sloot deze namiddag af.

16 gasten kozen voor de filmnamiddag. Kuifje en het Geheim van de Eenhoorn werd in de polyvalente ruimte (Café Olé) op het Onze-Lieve-Vrouwplein geprojecteerd. Tijdens de film was het muisstil in de zaal. Na afloop werd ook met deze groep genoten van feestelijk gebak.

62

In de sporthal werden volksspelen georganiseerd voor 9 deelnemers. Na het sjoelen, tollen, blikken gooien en zoveel meer, verhuisden zij naar de Babbelhoeve om hier hun taart te eten.

Wie de voorkeur gaf aan een rustige namiddag, weg van de drukte, kon voor een activiteit op maat terecht in zijn of haar eigen groep. Ook hier mocht een zoete zaligheid niet ontbreken. Sfeerbeelden van deze namiddag zijn terug te vinden op de facebookpagina van het Dagcentrum.

63

COLOFON Teksten Christiaens Lies Claes Philip Conickx Liesbeth De Bock Sandra Kuppens Chris Smesman Joy Storme Bert Van Laere Anne Luyckx Tom

Illustraties Smet Karel Twagiramungu Uytdenhouwe Sonja Van Brussel Agnes Van Buynder Evi Van Mele Glenn Vereecken Sidney Lore Riské

64

Jaarverslag 2014

Dagcentrum Sint-Niklaas vzw

65

Jaardoelstelling 2014

Evaluatie van deze jaardoelstelling einde 2014

Jaardoelstelling 2015

1..1. Groeikansen geven aan zelfsturing van de teams

Digitale verlofkaarten: naast de digitale registratie wordt dit jaar ook nog schriftelijk geregistreerd. Evaluatie huidig ontwerp en eventuele verfijning van het document.

Nav de evaluatie van het ontwerp zijn nog enkele bijkomende toepassingen aangebracht aan het document

Verdere implementatie van het document Beheer van het document waar mogelijk door medewerker zelf

1.2. Doelstellingen in kader van groeiplan naar individueel en vraaggestuurde werking

Vormingstraject emotionele ontwikkeling : In 2012-2013 volgden begeleiders en een medewerkster van de medisch-sociale dienst een grondige vorming over emotionele ontwikkeling (vormingspakket SEN). Zie VTO-plan In het najaar van 2014 wordt een herhaalmoment voorzien rond EO voor alle begeleiding..

Gerealiseerd. Het herhaalmoment was zinvol en wordt ingeschat als blijvend noodzakelijk.

In 2015 wordt opnieuw een herhaalmoment rond EO voorzien voor begeleiders.

66

Jaardoelstelling 2014

Evaluatie van deze jaardoelstelling einde 2014

Jaardoelstelling 2015

1.3 Milieuzorg 1.4 Afwerken van de visualisaties en richtlijnen verdelen naar de groepen Optimalisering van de afvalsortering: onderzoek naar de mogelijkheid om een milieuhut te installeren Voorstel uitwerken tegen september

Gerealiseerd

Zwart/wit visualisaties vervangen door exemplaren in kleur

Gerealiseerd

Installatie milieuhut: aankoop nodige bakken en rekken Beheer door groep Tuin Knaptandstraat: regenwater opvangen (Babbelhoeve en chalet) in vaten die voorzien zijn van een kraantje (drinkwater dieren en sproeiwater serre)

1.5 SMOG SMOG op maat organiseren en evalueren. SMOG cultuur stimuleren: gebruik van SMOG-DVD, Inventaris materiaal om SMOG aan te brengen, SMOG-bord installeren.

Kennis van de SMOG-groep verscherpen.

Intensieve SMOG-cursus aanbieden aan medewerkers die deze nog niet gehad hebben.

Gerealiseerd. Wordt opnieuw meegenomen naar 2015. Deels gerealiseerd. Er is een SMOG-DVD verdeeld, er is een inventaris. Het uitwerken van een SMOG-bord wordt meegenomen naar 2015. Niet gerealiseerd, we nemen deze vraag mee naar 2015.

Gerealiseerd. Wordt opnieuw meegenomen naar 2015.

SMOG op maat organiseren en evalueren. Dit door middel van herhaalmomenten. SMOG levendig houden binnen het Dagcentrum, zowel voor medewerkers als voor gasten. We willen iedereen erbij betrekken. We doen dit door middel van SMOGborden op beide locaties. Het Dagcentrum staat ingeschreven op de wachtlijst voor een intensieve SMOG-cursus. Een lid van de SMOG-werkgroep zou deze volgen en de opgedane kennis doorgeven aan de andere leden van de werkgroep. Intensieve SMOG-cursus aanbieden aan medewerkers die deze nog niet gehad hebben.

1.6 Archivering

Opstart digitale archivering. Deze doelstelling loopt tot 2015.

Verderzetting digitale archivering

67

Jaardoelstelling 2014

Evaluatie van deze jaardoelstelling einde 2014

Jaardoelstelling 2015

1.6 Visualisaties Visualisaties aanwezigheden Knaptandstraat

Verjaardagskalender vernieuwen Vernieuwen van moeilijk herkenbare foto’s van medewerkers en gasten

Gerealiseerd. We vragen ons echter af of dit voldoende werkt. We nemen dit mee naar 2015. Gerealiseerd. Deels gerealiseerd.

Evaluatie van de visualisaties van de aanwezigheden. We gaan op zoek naar een beter systeem.

Vernieuwen van moeilijk herkenbare foto’s van gasten en medewerkers Aanbrengen van visualisaties in de Knaptandstraat Updaten van de visualisaties omtrent brandveiligheid Inplannen van een 3 maandelijks overlegmoment.

1.7. Medisch-sociale dienst Visiebespreking: toekomst van de sociale dienst Gevolgen voor de sociale dienst van de veranderingen in de sector (perspectief 2020): sector-overschrijdend werken, persoonsvolgende financiering, … Mee uitwerken van het centraal aanmeldingspunt binnen het samenwerkingsverband Sint-Niklaas

Deze jaardoelstelling is niet opgenomen, maar is besproken tijdens andere jaardoelstellingen en wordt verder opgenomen in jaardoelstellingen rond CAP, RTH, opname,… Aan deze jaardoelstelling is met betrokken binnen het Samenwerkingsverband gewerkt, maar nog niet gerealiseerd.

De sociale dienst werkt ook in 2015 mee aan het uitwerken van het centraal aanmeldingspunt binnen het samenwerkingsverband Sint-Niklaas (Keus). Als na aanmelding bij het CAP, gasten worden opgenomen in het Dagcentrum, volgt de opnameprocedure. Die is herwerkt eind 2014, maar wordt ook in 2015 verder aangepast aan de ontwikkelingen in het werkveld (RTH, FAM, PVF,…) 68

6.1. Kwaliteitsplanning 2014- 2015 Jaardoelstelling 2014

Dagcentrum Sint-Niklaas vzw Evaluatie van deze jaardoelstelling einde 2014

Jaardoelstelling 2015

1.7. Vervolg medisch-sociale dienst Aanpassingen ten gevolge van opstart RTH: - Het Protocol van Begeleiding RTH en Charter RTH

Gerealiseerd Het Protocol van begeleiding RTH en Charter collectieve rechten en plichten RTH is uitgewerkt. De procedure van aanmelding tot beëindiging van de RTH begeleiding is uitgeschreven (wie doet wat, doorstroommodel, …).

In 2015 zal deze procedure met alle betrokkenen overlopen, geëvalueerd en bijgestuurd worden waar nodig.

Een standaard document voor het opmaken van protocol van begeleiding voor dagbesteding en een voor begeleid werken, wordt aangemaakt. De bestaande protocollen worden geleidelijk aan vernieuwd. 1.8 Kwaliteit onderhoud Het in 2013 uitgewerkte draaiboek logistieke dienst aanpassen en uitwerken aan de nieuwe situatie na de verhuis

Onderzoek doen naar de verschillende schoonmaakopdrachten. Zowel voor de periodieke (boenen lino) als de permanente opdrachten (sanitair, burelen,…). Dit in functie van budget en haalbaarheid. Wat kan er eventueel uitbesteed worden op termijn omdat dit efficiënter werkt en wat blijven we zelf doen

gerealiseerd

gerealiseerd voor de permanente opdrachten binnen schoonmaakplanning

laten uitwerken van een applicatie voor opmaak en opvolging werkplanning logistieke dienst. Deze applicatie voorstellen en implementeren in de logistieke dienst

verder onderzoek blijven doen naar uitbesteding van een aantal periodiek opdrachten binnen de schoonmaakplanning

69

Jaardoelstelling 2014

Het aangepaste begrotingsdocument werd ter beschikking gesteld aan alle begeleidende teams. De coördinator spreekt met ieder team af of ze dit document al in 2014 gaan gebruiken. Afsluiten van nieuw energiecontract, aangepast aan de vernieuwde infrastructuur (in gebruikname van nieuwe locatie). Ontwerpen van procedure om facturen te kunnen traceren gedurende hun traject van ontvangst tot overdracht naar boekhouding.

Evaluatie van deze jaardoelstelling einde 2014 1.9 Boekhouding

Jaardoelstelling 2015

Gerealiseerd. Iedere groep heeft met dit document gewerkt.

Gerealiseerd.

Niet gerealiseerd

1.10 Preventie – adviseur Het opstellen en uitwerken (in de praktijk) van een noodprocedure voor de ophaaldienst

De procedure is uitgewerkt op papier – niet in de praktijk

Aanpassen van de werkpostfiches aan het nieuw KB psycho-sociale belasting

De opmaak van een nieuw globaal preventieplan voor de periode van 2015-2019

Gerealiseerd behoudens aanvullingen voor het psycho-sociaal luik

Uitwerken van een intern noodplan

1.11 vrijwilligerswerking Organiseren van logistieke werkdag

Gerealiseerd We willen dit jaarlijks herhalen

Blijvend erkenning tonen aan vrijwilligers. Bestaande acties hieromtrent uitbreiden met verjaardagswensen

1.12 Ophaaldienst In kaart brengen van impact opstart OLVP en hoe we dit kunnen verwerken in de ophaaldienst. Uitwerken van nieuwe regeling.

Nieuwe regeling is uitgewerkt.

Stapsgewijze invoering van nieuwe regeling ophaaldienst 70

6.1. Kwaliteitsplanning 2014- 2015

Dagcentrum Sint-Niklaas vzw Evaluatie van deze jaardoelstelling einde 2014

Jaardoelstelling 2014

Jaardoelstelling 2015

1.13 Samenwerking met andere organisaties Uittekenen van een werkmodel voor zowel woon- als dagbestedingsondersteuning Uitbouwen van een centraal aanmeldingspunt

OK

Uittekenen van de (juridische) structuur van het samenwerkingsverband

Voorbereiding afgerond

Opstart centraal aanmeldingspunt

1.14 Zelfevaluatie

In 2014 willen we nagaan hoe we medewerkers meer kunnen betrekken bij zelfevaluatie van ons kwaliteitssysteem.

Gerealiseerd. In 2014 is beslist om medewerkers meer te betrekken door als pilootproject 1 procedure onder de loep te nemen. Dit zal gebeuren met behulp van een werkgroep, waarin personeelsleden en een staflid zetelen. Voor deze werkgroep is hun rol en mandaat uitgeschreven.

In het voorjaar van 2015 zal deze werkgroep de procedure klachten onder de loep nemen. Zij koppelen hun voorstellen in juni 2015 terug naar de stafgroep.

1.15 Personeelsbeleid De resultaten van de bevraging omzetten in een psychosociaal actieplan voor 2014-2017 Back-up voor personeelsdienst organiseren

gerealiseerd Piste om samen te werken met collegavoorziening werd onderzocht.

Voorbereiden van juridische structuur om nietzorggebonden samenwerking mogelijk te maken. Methodiek bepalen en competentieprofiel met gedragsindicatoren uitwerken voor functies binnen logistieke dienst Visie en afsprakenkader opmaken voor thuiswerk Teamcompetentieprofielen uitwerken 71

Jaardoelstelling 2014

Evaluatie van deze jaardoelstelling einde 2014

Jaardoelstelling 2015

1.16 Fundraising

Stappenplan opmaken mbt fondsenwerving komende jaren

Er is een eerste start gemaakt met de werkgroep fondsenwerving

Stappenplan opmaken mbt fondsenwerving komende jaren

1.17 Andere Update folders Dagcentrum

Gerealiseerd voor een deel van de folders, Enkele nog finaliseren

Finaliseren van de folders

oprichten van een werkgroep voedselveiligheid

72

6.1. Kwaliteitsplanning 2014- 2015

Jaardoelstelling 2014

Dagcentrum Sint-Niklaas vzw

Evaluatie van deze jaardoelstelling einde 2014

Jaardoelstelling 2015

2.1. Jaardoelstellingen themagroep bak & crea laatste afwerking inrichting van de crearuimte, maar ook de inrichting van onze nieuwe ruimte, die we erbij krijgen door de locatie OLV plein in gebruik te nemen: kasten visualiseren en scheidingswand maken We bespreken de emotionele ontwikkeling van één van de gasten in een extra teamvergadering.

Gerealiseerd

De rustruimte een bestemming geven die afgestemd is op de noden van gasten.

Gerealiseerd en herhalen in 2015

we bespreken de emotionele ontwikkeling van één van de gasten in een extra teamvergadering.

Pas opgestart eind 2014, verder zetten in 2015 maar als organisatiedoelstelling

Jaardoelstelling 2014

Evaluatie van deze jaardoelstelling einde 2014

Evaluatie van de kwaliteit van onze bakproducten oa door te experimenteren met kant en klare producten. Gebruiksvriendelijk maken voor gasten en begeleiding van de dagprogramma’s van gasten. Jaardoelstelling 2015

2.2. Jaardoelstellingen themagroep hout Bespreking inrichting van de semiruimte door de verhuis naar de andere locatie moeten een aantal zaken bijgestuurd worden We geven K-Lumet een vast plaats in de werking van themagroep hout. Inschaling van de emotionele ontwikkeling van één gast en bespreken in een extra teamvergadering.

Gerealiseerd Besproken en enkele acties gerealiseerd, maar onvoldoende om te laten wegvallen in 2015 Gerealiseerd en herhalen in 2015

De productie van K-Lumet verhogen Inschaling van de emotionele ontwikkeling van één gast en bespreken in een extra teamvergadering. 73

Jaardoelstelling 2014 Door het vertrek van een medewerker gaan we na hoe we houtbewerking kunnen realiseren in de werking. we willen meer rust creëren tijdens het middagmaal. Er is nu veel storing en weg en weer geloop.

Evaluatie van deze jaardoelstelling einde 2014

Jaardoelstelling 2015

Gerealiseerd

Gerealiseerd

Bespreken wie we kunnen aanspreken met onze themaproducten om deze te verkopen. En op welke manier we dit kunnen doen. Richtlijnen maken voor de prijsbepaling van semi industrieel werk. 2.3. Jaardoelstellingen themagroep tuin Bespreking voeren over verantwoordelijkheid door inschaling van een gast met de SEO (deelgebieden). Verder expertise opbouwen mbt psychiatrische stoornissen. Optimaal gebruik maken van de nieuwe ruimten

Gerealiseerd en herhalen in 2015.

Inschaling van de emotionele ontwikkeling van een gast.

Gerealiseerd. Gerealiseerd. Koffiepauze in de namiddag herbekijken. Dit qua tijdsplanning, maar ook individueel per gast. 2.4. Jaardoelstellingen begeleid werken

We maken een nieuwe folder voor BW, afgestemd op de nieuwe folder van het DC. We maken een gestructureerd document voor de verslagen van BW. Opvolgen van de RTH vragen en de vragen van gasten binnen het dagcentrum: we zoeken een evenwicht

Gerealiseerd. Gerealiseerd. Gerealiseerd adhv het opmaken van een nieuw begeleidingsoverzicht. 74

6.1. Kwaliteitsplanning 2014- 2015

Jaardoelstelling 2014 Evalueren Groene zorg: aantal begeleidingen bewaken

Dagcentrum Sint-Niklaas vzw Evaluatie van deze jaardoelstelling einde 2014

Jaardoelstelling 2015

Gerealiseerd. We doen een inhaalmanoever in de evaluatiegesprekken. We willen nieuwe RTH vragen eerst bekijken adhv een checklist. Heeft de persoon wel voldoende arbeidsvaardigheden? Evaluatie groene zorg. Voorlopig wachten we verdere vragen af adhv interne en RTH vragen We onderzoeken hoe we eventuele vragen van partners voor BW binnen het samenwerkingsverband kunnen opnemen.

2.5 Jaardoelstellingen vorming We plannen een 3 maandelijkse fichebespreking

We plannen maandelijks een overlegmoment op team voor de projectverslagen. Opstellen van een meerjarenplan met sociaal – emotionele vorming als rode draad.

Niet gerealiseerd. We laten dit los. We hebben de vergaderfrequentie verminderd (maar 0.5 FT meer in vorming)We vinden het te arbeids – en tijdsintensief om dit te nog in te plannen. Deels gerealiseerd. Dit werd niet elke maand ingepland, maar wel op regelmatige basis. We nemen dit ook voor 2015 terug mee. Gerealiseerd. Ook voor 2015 doen we dit.

Organiseren van de nieuwe vormingsruimte

Gerealiseerd.

We maken een vormingsaanbod/kalender op met vaste/terugkerende items.

Gerealiseerd.

We plannen maandelijks een overlegmoment op team voor de projectverslagen. Opstellen van een meerjarenplan met sociaal – emotionele vorming als rode draad.

75

Evaluatie van deze jaardoelstelling einde 2014

Jaardoelstelling 2014 Integratie van het aanwezigheids – en programmaoverzicht.

Jaardoelstelling 2015

Niet gerealiseerd. We merken dat het aanwezigheidsoverzicht moeilijk up to date te houden is. We laten dit los. vormingsbevraging: We willen op zoek gaan naar een andere manier, een beter systeem van bevragen. 2.6. Jaardoelstellingen leefgroep Onze-Lieve-Vrouwplein

We plannen één boekbespreking over autisme in het najaar van 2014. Bert agendeert.

Niet gerealiseerd

Werkingsstructuur: we maken een taakverdeling voor begeleiding. Programma’s gasten: we maken een systeem zodat de visualisaties van de programma’s van gasten op dagelijks op voorhand gemaakt kunnen worden

Gerealiseerd, maar door wijzigingen van personeelsleden en de komst van nieuwe stagiair en vrijwilliger in 2015 nog aan te passen.

Inschaling van de emotionele ontwikkeling van een gast.

Gerealiseerd, maar herhalen in 2015

Inhoudelijke verdieping: - Isabelle volgt vorming over eetproblemen - Terugkoppeling van deze vorming aan het hele team. Taakverdeling voor begeleiding aanpassen.

Inschaling van de emotionele ontwikkeling van één gast en bespreken in een extra teamvergadering. Richtlijnen opstellen voor het maken van werkbakken om deze voor gasten eenduidig en gebruiksvriendelijk te maken.

2.7 Jaardoelstellingen Leefgroep Knaptandstraat Vormingsvragen over autisme verhelderen en van een gepast antwoord voorzien.

Niet gerealiseerd. Dit is een vraag van één medewerker, welke we meenemen in de individuele VTO-planning. 76

6.1. Kwaliteitsplanning 2014- 2015

Jaardoelstelling 2014 Visualisaties in de groep op punt stellen. Themawerking opnieuw opstarten: werken rond sfeer en beleving in een bepaald thema.

Dagcentrum Sint-Niklaas vzw Evaluatie van deze jaardoelstelling einde 2014 Gerealiseerd. Gerealiseerd.

Aan de slag gaan met groepsprogramma Deels gerealiseerd. We nemen dit mee naar 2015.

Middagmoment onder de loep nemen. Kan dit efficiënter? Niet gerealiseerd. We nemen dit mee naar 2015.

Verdiepen in sensopathische activiteiten. Inschaling van de emotionele ontwikkeling van een gast.

Jaardoelstelling 2015

Het groepsprogramma aanpassen en opmaken door alle begeleiding van het team. Alle medewerkers van het team krijgen een zicht op en worden betrokken bij het invullen van het programma. We bekijken op welke manier de maaltijd efficiënter kan verlopen. Is er op sommige momenten meer ondersteuning wenselijk en zoja, wanneer en wat zijn de criteria? We bekijken ook de tafelverdeling.

Gerealiseerd. Gerealiseerd, maar herhalen in 2015.

Inschaling van de emotionele ontwikkeling van een gast. Herstructurering van de ruimte en herstructureren van de werking. We willen de werking meer aanpassen aan de vragen van gasten (beleving / structuur), gezellige zithoek, afspraken rond telefoon, binnen-en buitenwandelen in de groep, … Gemeenschappelijke doelen stellen, op één lijn werken. We doen dit via een samenwerkingsgesprek. We stemmen afspraken op elkaar af, bekijken de tijdsplanning, bekijken wat nodig is om tot een evenwaardig team te komen. 77

Jaardoelstelling 2014

Evaluatie van deze jaardoelstelling einde 2014

Jaardoelstelling 2015

2.8. Jaardoelstellingen themagroep kook Hoe kunnen we vragen naar kookactiviteiten beantwoorden. onderzoeken of we een grotere afzetmarkt vinden voor de spaghettisaus. Inschaling van de emotionele ontwikkeling van een gast.

Gerealiseerd Er is een folder gemaakt en deze moet in 2015 nog verspreid worden. Gerealiseerd en te herhalen in 2015

Inschaling van de emotionele ontwikkeling van één gast en bespreken in een extra teamvergadering. We onderzoeken de mogelijkheid van een software programma om dagprogramma’s voor gasten te maken. We bespreken de inrichting van onze ruimte. Vooral de ruimte met de zetels daar hebben we bedenkingen bij.

2.9 Jaardoelstellingen themagroep creatieve handwerken Visualisaties opnieuw aanbrengen in de groep. Bespreking voeren over gebruik van de individuele ruimte.

Gerealiseerd. Gerealiseerd.

Verantwoordelijkheden verduidelijken onder begeleiding.

Deels gerealiseerd, we nemen dit mee naar 2015.

Inschaling van de emotionele ontwikkeling van een gast.

Niet gerealiseerd, we nemen dit meer naar 2015.

Alle collega’s betrekken bij de crea-activiteiten. Zicht krijgen op datgene waar collega’s mee bezig zijn, zodat het kan overgenomen worden van elkaar bij verlof of ziekte. Individueel per gast bekijken: wie kan wat aan om iets anders te maken? Inschaling van de emotionele ontwikkeling van een gast. 78

6.1. Kwaliteitsplanning 2014- 2015

Jaardoelstelling 2014

Dagcentrum Sint-Niklaas vzw Evaluatie van deze jaardoelstelling einde 2014

Jaardoelstelling 2015 Verfraaien van de ruimte (opfrissen, herschikken, …) Koffiemoment bekijken: individueel per gast bekijken

2.10 Jaardoelstelling team plastische activiteiten Plastische technieken verder integreren bij begeleiding. De individuele ruimte optimaal benutten. Overdracht van vorming realiseren over emotioneel beschikbaar zijn. Werken aan zelfstandigheid bij gasten: oplijsten wat gasten zelfstandig kunnen. Wat hebben ze hiertoe nodig? Emotionele ontwikkeling van een gast inschalen.

Gerealiseerd. Gerealiseerd.

Gerealiseerd.

Gerealiseerd. Gerealiseerd en herhalen in 2015.

Emotionele ontwikkeling van een gast inschalen Optimaal gebruik van de compartimentering: we bekijken welke ruimte we voor welke activiteit wensen te gebruiken. Dagopening/onthaal gasten onder loep. Welke stappen kunnen we zetten om gasten een rustig en warm onthaal te beiden, wat kunnen stagiairs of vrijwilligers hier in opnemen, … Draaiboek maken voor stagiairs: wat moeten ze weten, wat zijn onze uitgangspunten. 79

Jaardoelstelling 2014

Evaluatie van deze jaardoelstelling einde 2014

Jaardoelstelling 2015

2.11. Jaardoelstellingen sport- en bewegingsaanbod Het samenbrengen van vragen van het totale variabel aanbod. We bundelen de vragen en plannen een moment in juni en november om deze te bespreken. We visualiseren het aanbod van SBE aan de hand van picto’s We maken een geïntegreerd instrument (fotoboek en picto’s/uitleg) om te gebruiken in de groepen bij de bevraging van gasten. Bespreking sportfiches: We plannen deze 3 maal in onze teamagenda en integreren het gebruik ervan in onze werking Verder uitbouwen van de 2 sportlocaties: we richten beide sportruimten verder in zodat elke locatie een volwaardig sportaanbod kan aanbieden Opvolgen : we vragen aan groepen de programma’s van hun gasten goed op te volgen en te verwittigen indien ze niet aanwezig kunnen zijn

Gerealiseerd en geïntegreerd.

Niet gerealiseerd. We nemen deze doelstelling terug mee naar 2015. Deels gerealiseerd.

We visualiseren het aanbod van SBE aan de hand van picto’s We maken een geïntegreerd instrument (fotoboek en picto’s/uitleg) om te gebruiken in de groepen bij de bevraging van gasten. Bespreking sportfiches: we plannen 2 besprekingen per jaar voor gasten van beide locaties.

Deels gerealiseerd. De sportzaal van OLVP is beperkter qua aanbod omwille van de vloer. Gerealiseerd en geïntegreerd.

Orde en netheid: we ruimen op, labellen, inventariseren en visualiseren de sporthal. We willen meer continuïteit in ons sportaanbod door begeleiding meer met 2 in te schakelen en de activiteiten in de even/oneven weken meer op elkaar af te stemmen Aanpassing van de benamingen, zodat het voor gasten duidelijk is wat een sportactiviteit inhoudt. 80

6.2. Bijsturing planning vorming, training en opleiding 2015 Maand

Datum

Onderwerp

Januari

15&19 22

Geestelijke gezondheidszorg bij pmvh Leiderschap nader bekeken Google overheidsaankopen Vakbekwaamheid EHBO Inzichten in vraagstellingen Geestelijke gezondheidszorg bij pmvh Leiderschap nader bekeken Eetproblemen Vakbekwaamheid klantgerichtheid Coachen nader bekeken Interventietechnieken Werken met visualisaties Intervisie begeleiden Supervisie Coaching Geestelijke gezondheidszorg bij pmvh Eetproblemen Leiderschap nader bekeken SMOG voor vrijwilligers Geestelijke gezondheidszorg bij pmvh Coachen nader bekeken Start2Network Competentiegericht selecteren Geestelijke gezondheidszorg bij pmvh Coachen nader bekeken SMOG SMOG Geestelijke gezondheidszorg bij pmvh Supervisie Coaching

Februari

Maart

April Mei

Juni Juli Augustus September

Intern/ Extern E E I E E I E E E E E I I E I E E E I E E E E E E I I E I

Indiv/ groep I I G I G G I I I G I G G I G I I I G I I I I I I G G I G

Ortho Ortho Ortho/admin Log Rijbewijs D Log/admin/medsoc Ortho Ortho Ortho Rijbewijs D Ortho Ortho Ortho Ortho LG +ZB Ortho Ortho Ortho vrijwilligers Ortho Ortho Ortho Ortho Ortho Ortho Ortho Log/admin/medsoc Ortho LG +ZB

Terugkommoment Start2Network Emotionele ontwikkeling

E I

I G

Ortho Ortho

Intervisie Inzichten in vraagstellingen

I I

G G

Ortho Log/admin/medsoc

20

Supervisie 1

E

I

Ortho

8

SMOG SMOG (**) Refresh day IPA

I I E

G G I

Ortho Log/admin/medsoc CO Logistiek

22 &29 7 12 12&26 6 & 27 24 7 3 en 12 2 23 2,16 en 30 19 12&26 17 30 30 23 30 5 en 12 5 7&21 25

5 25

8

Oktober

November December

Dienst

81