Polgármesteri Hivatal Szervezeti M ködési Szabályzata 2. függeléke
Csanytelek Község Önkormányzata Polgármesteri Hivatala
PÉNZÜGYI ÜGYRENDJE
Készült: az államháztartás m ködési rendjér l szóló 217/1998 (XII. 30.) Kormányrendelet 13/A. §-a és 17. §-ában foglaltak szerint,
Készítette: Kató Pálné jegyz Jóváhagyta: Csanytelek Község Önkormányzata Képvisel - testülete Jóváhagyás kelte, száma: 26/2009. (V. 29.) Ökt. határozat Hatályba lépése ideje: 2009. július 1.
Tartalomjegyzék
1.1.
Alapító okirat kelte, száma,
1.2.
A Polgármesteri Hivatal által ellátott alaptevékenységi feladatkörök, kiegészít feladatok, közszolgáltatások, azok forrásai, az ellátott feladatkörök feladatmutatóinak köre, megnevezése,
1.3.
A költségvetés végrehajtására szolgáló számlaszámok,
1.4.
A költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos el írások, feltételek, feladat és hatáskörök,
2.1.
A hivatalhoz rendelt önkormányzati közszolgáltatási közfeladatok felsorolása, azok pénzügyi, gazdasági tevékenységét ellátó személyek feladatkörének, munkakörének meghatározása,
2.2.
A szervezeti egységek vezet jének azon jogosítványai, melyek szerint a költségvetési szerv képvisel jeként járhatnak el,
3.1.
Bels kontrollok (FEUVÉ),
3.2.
Ellen rzési nyomvonal, amely a költségvetési szerv m ködési folyamatait hivatott rögzíteni,
3.3.
Kockázatkezelés keretében intézkedések meghatározása a pénzügyminiszter által kiadott módszertani útmutató alapján,
3.4.
Kontrollkörnyezet kialakítása, szervezeti struktúra, etikai elvárások, átlátható humán-er forrás kezelés,
3.5.
Kontrolltevékenységek: engedélyezési és jóváhagyási eljárások, információhoz való hozzáférés, beszámolási eljárások,
3.6.
Információ és kommunikáció: beszámolási szintek, határid k és módok meghatározása,
3.7.
Monitoring rendszer kialakítása és folyamatos m ködtetése.
2
1.1.
Csanytelek Község Önkormányzata Polgármesteri Hivatala alapító okirata kelte, száma: 25/2009. (V. 29.) Ökt határozat
1.2.
A Polgármesteri Hivatal által ellátott alaptevékenységi, kiegészít feladatkörei, az önkormányzat közszolgáltatási közfeladatai, azok forrásai, az ellátott feladatkörök feladatmutatóinak köre, megnevezése 2009. december 31. napjáig terjed hatállyal
Az önkormányzat képvisel -testülete alapfeladatai, alapfeladatába tartozó közszolgáltatásai és kiegészít feladatai meghatározása (2009. 12. 31-ig)
SorSzakfeladat Tevékenység A tevékenységi kör megnevezése szám száma jellege 1 Önkormányzati igazgatási tevékenység (benne a 751153 Alapfeladat fizikai, technikai, pénzügyi, gazdasági feladatok) 2 Települési vízellátás 751856 Alapfeladat
Feladat Finanszírozás jellege mutató --Saját bevétel
3
Köztemet fenntartása
751867
Alapfeladat
---
4
Közvilágítási feladatok
751878
Alapfeladat
---
5
Községgazdálkodási szolgáltatás, f nyírás, 751845 kaszálás, Alap egészségügyi ellátás (háziorvos, fogorvos) Eü. egyéb ellátás* Kistérség (ügyelet) 851967
Alapfeladat
---
Alapfeladat Alapfeladat
---
Állategészségügyi tevékenység
852018
Alapfeladat
---
Saját bevétel küls vállalkozás útján Normatív tám. + saját bevétel Normatív tám. + saját bevétel Normatív tám. + saját bevétel TB. közvetlen finanszírozás TB finanszírozás, kistérségi bel. Saját bevétel
Település köztisztasági tevékenység, komm. hulladékkezelés, kéményseprés** Közutak, hidak, alagutak üzemeltetése, fenntartása
902113
Alapfeladat
---
Normatív támogatás
631211
Alapfeladat
---
Saját bevétel támogatás
751175
Alapfeladat
---
Ktv-i támogatás
751186
Alapfeladat
---
Ktv-i támogatás
751328 751834
Alapfeladat Alapfeladat
-----
853322 853355 853311 853244 853333 452025
Alapfeladat Alapfeladat Alapfeladat Alapfeladat Alapfeladat Alapfeladat
-------------
21
OGY-i képvisel választással kapcsolatos feladatok végrehajtása Önkormányzati képvisel választással kapcsolatos feladatok végrehajtása Menekültügy Vízkárelhárítás, ár- és belvízvédelem katasztrófaelhárítás Rendszeres gyermekvédelmi pénzellátás Eseti pénzbeli gyermekvédelmi ellátás Rendszeres szociális pénzben ellátások Eseti pénzben szociális ellátások Munkanélküli ellátások Helyi közutak, hidak, alagutak létesítése és felújítása Sportintézmények m ködtetése
924014
Alapfeladat
---
22
T zvédelem, katasztrófa-elhárítás
751669
Alapfeladat
---
23 24
Saját vagy bérelt ingatlan hasznosítása Területi véd i feladatok
701015 851297
-----
25
Könyvtári tevékenység,
923127
26
Közösségi színtér m ködtetése a Faluházban
751958
Alapfeladat Közszolgáltatói alapfeladat Közszolgáltatói alapfeladat, Közszolgáltatói
Ktv-i támogatás Saját bev. +tám.érték bev. +vis-maior Ktv. támogatás Saját bevétel Átvett pe., SZJA Normatív támogatás Ktv. támogatás Saját bevétel + pályázati forrás Normatív támogatás, saját bevétel Saját bev. Vis-maior támogatás Saját bevétel TB finanszírozás
6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
3
---
+
ktv-i
Könyvtár Normatív támogatás, saját ak száma bevétel
27 28 29 30 31
Iskolai véd i feladatok Iskolai könyvtár E-magyarország pont, Teleház Mez gazdasági szolgáltatás: parlagf mentesítés, f nyírás, f kaszálás Fax, fénymásolás, reklámfelület biztosítása, reklámtevékenység végzése
851297 923127 751958 751958
alapfeladat Kiegészít tev. Kiegészít tev. Kiegészít tev. Kiegészít tev.
751958
Kiegészít tev.
---
Saját bevétel
*A körzeti házi- és gyermekorvosi, fogszakorvosi, mint kötelez en megoldandó feladatkör ellátása ködési engedély szerinti vállalkozói szerz désben foglaltak szerint valósul meg. ** A kötelez hulladékkezelési közszolgáltatás és a kéménysepr -ipari közszolgáltatás igénybevételér l szóló helyi rendeletek szerinti közszolgáltatási szerz dés keretében küls vállalkozással hajtatja végre. Az önkormányzati gazdálkodás alapját az önkormányzati bevételek képezik. A m ködési, felújítási és fejlesztési kiadások forrásai a saját bevételeken túlmen en: 1)
2) 3)
A központi költségvetésb l nyújtott támogatás: a) normatív állami hozzájárulás, b) kötött felhasználási állami támogatások, c) átengedett központi adókból származó bevételek, d) központosított el irányzatokból származó bevételek, e) önkormányzatok egyéb központi költségvetési támogatásai. Támogatás érték bevételek államháztartáson belül m ködési és fejlesztési célra. Pénzeszköz átvételek (államháztartáson kívüli forrásokból) m ködési ill. fejlesztési célra.
Az önkormányzat feladatai ellátását szolgáló saját bevételek különösen a következ k: 1) Közszolgáltatási bevételek: a) intézményi m ködési bevételek, b) intézményi egyéb sajátos bevételek, c) továbbszámlázott szolgáltatási díjak bevételei, d) kamatból származó bevételek, e) ÁFA bevételek, visszatérülések. 2) Közhatalmi bevételek: a) igazgatási szolgáltatási díjak bevételei, b) felügyeleti jelleg tevékenység díjbevétele, c) bírság bevételek. 3) Önkormányzat sajátos m ködési bevételek: a) helyi adókból származó bevételek, b) különféle (egyéb) bírságok, c) egyéb sajátos folyó bevételek. 4) Felhalmozási bevételek (helyi) 5) Kölcsönök (mük-i, fejl. célú) visszatérülése 6) El évi pénzmaradvány 7) Egyéb bevételek a) m ködési célú hitel felvételb l származó bevételek, b) fejlesztési célú hitel felvételb l származó bevételek.
4
Az önkormányzat képvisel -testülete alapfeladatai, alapfeladatába tartozó közszolgáltatásai és kiegészít feladatai meghatározása (2010. 01. 01-t l)
SorSzakfeladat Tevékenység A tevékenységi kör megnevezése szám száma jellege 1 Önkormányzati igazgatási tevékenység (benne a 841126-1 Alapfeladat fizikai, technikai, pénzügyi, gazdasági feladatok) 2 360000-1 Alapfeladat Települési vízellátás 1.
Feladat Finanszírozás jellege mutató --Saját bevétel ---
Küls szerz déssel Küls szerz déssel
vállalkozás
Köztemet fenntartása
562912-1 562913-1 562919-1 960302-1
Alapfeladat
---
5
Közvilágítási feladatok
841402-1
Alapfeladat
---
6
Alapfeladat
---
7
Zöldterület kezelés, f nyírás, f kaszálás, 813000-1 községgazdálkodási szolgáltatások Alap egészségügyi ellátás (háziorvos, fogorvos) 862101-1
Alapfeladat
8
Eü. egyéb ellátás Kistérség (ügyelet)
Alapfeladat
---
9 10
Állategészségügyi tevékenység Település köztisztasági tevékenység, komm. hulladékkezelés, kéményseprés4. Közutak, hidak, alagutak üzemeltetése, fenntartása
750000-1 841403-1
Alapfeladat Alapfeladat
-----
552110-1
Alapfeladat
---
Saját bevétel támogatás
OGY-i képvisel választással kapcsolatos feladatok végrehajtása Önkormányzati képvisel választással kapcsolatos feladatok végrehajtása Országos, települési és területi kisebbségi önkormányzati választással kapcsolatos feladatok végrehajtása Európai Parlamenti képvisel választáshoz kapcsolódó feladatok végrehajtása Országos és helyi népszavazáshoz kapcsolódó feladatok végrehajtása Vízkárelhárítás, ár- és belvízvédelem katasztrófaelhárítás A polgári védelem, t zvédelem, kataszrófavédelem ágazati feladatai Szociális ösztöndíjakkal kapcsolatos feladatok ellátása
841114-1
Alapfeladat
---
Ktv-i támogatás
841115-1
Alapfeladat
---
Ktv-i támogatás
841116-1
Alapfeladat
---
Ktv-i támogatás
841117-1
Alapfeladat
---
Ktv-i támogatás
841118-1
Alapfeladat
---
Ktv-i támogatás
842541-1
Alapfeladat
---
842531-1
Alapfeladat
---
854234-1
Alapfeladat
---
Saját bev. +tám.érték bev. +vis-maior Vis. major, Ktv-i támogatás, saját bevétel Saját bevétel + ktv-i támogatás
3
Oktatási-, nevelési-, szociális intézményben étkeztetés biztosítása 2
4
11 12 13 14 15 16 17 18 19
3.
Alapfeladat
vállalkozás
Normatív tám. + saját bevétel Normatív tám. + saját bevétel Normatív tám. + saját bevétel TB. közvetlen finanszírozás TB finanszírozás, kistérségi bel. Saját bevétel Normatív támogatás +
ktv-i
20
Rendszeres szociális segélyezéssel kapcsolatos feladatok ellátása
882111-1
Alapfeladat
---
Saját bevétel támogatás
+
ktv-i
21
Id skorúak járadékával kapcsolatos feladatok ellátása
882112-1
Alapfeladat
---
Saját bevétel támogatás
+
ktv-i
22
Lakásfenntartási támogatással kapcsolatos feladatok ellátása (normatív) Lakásfenntartási támogatással kapcsolatos
882113-1
Alapfeladat
---
Saját bevétel támogatás Saját bevétel
+
ktv-i
+
ktv-i
882114-1
5
23
24
25 26 27 28 29 30 31 32 33 34
feladatok ellátása (helyi rendszeres) Lakásfenntartási támogatással kapcsolatos feladatok ellátása (helyi eseti) Ápolás díjjal kapcsolatos feladatok ellátása (alanyi jogú) Ápolás díjjal kapcsolatos feladatok ellátása (méltányossági jogú) Rendszeres gyermekvédelmi pénzbeli ellátásokkal kapcsolatos feladatok ellátása Rendkívüli gyermekvédelmi támogatással kapcsolatos feladatok ellátása Kiegészít gyermekvédelmi támogatásokkal kapcsolatos feladatok ellátása Óvodáztatási támogatással kapcsolatos feladatok ellátása Átmeneti segélyezéssel kapcsolatos feladatok ellátása Temetési segélyezéssel kapcsolatos feladatok ellátása Mozgáskorlátozottak közlekedési támogatásával kapcsolatos feladatok ellátása Egyéb önkormányzati pénzbeli ellátásokkal kapcsolatos feladatok ellátása Adósságkezelési szolgáltatásokkal kapcsolatos feladatok ellátása Közgyógyellátásokkal kapcsolatos feladatok ellátása Köztemetésekkel kapcsolatos feladatok ellátása
882121-1 882115-1
Alapfeladat
882116-1 882117-1
Alapfeladat
882118-1
Alapfeladat
---
882119-1
Alapfeladat
---
882122-1
Alapfeladat
---
882123-1
Alapfeladat
---
882125-1
Alapfeladat
---
882129-1
Alapfeladat
---
882201-1
Alapfeladat
---
882202-1
Alapfeladat
---
882203-1
Alapfeladat
---
889942-1
Alapfeladat
---
889943-1
Alapfeladat
---
890111-1
Alapfeladat
---
890222-1
Alapfeladat
---
890301-1 890302-1 890441-1
Alapfeladat
---
Alapfeladat
---
890442-1
Alapfeladat
---
890443-1
Alapfeladat
-----
41 42
Sportintézmények m ködtetése
931102-1
Alapfeladat
43 44 45
Versenysport támogatása Saját vagy bérelt ingatlan hasznosítása Területi véd i feladatok
931201-1 701015 869041-1
46
Könyvtári tevékenység,
47
Községi szintér m ködtetése a Faluházban
910121-1 910123-1 910502-1
Alapfeladat Alapfeladat Közszolgáltatói alapfeladat Közszolgáltatói alapfeladat, Közszolgáltatói alapfeladat
36 37 38 39 40
---
882124-1
Önkormányzatok által nyújtott lakástámogatással kapcsolatos feladatok ellátása Munkáltatók által nyújtott lakástámogatással kapcsolatos feladatok ellátása Esélyegyenl ség el segítését célzó tevékenységekkel és programokkal kapcsolatos feladatok ellátása Id sügyi önkormányzati kedvezmények, programok támogatások feladatai Civil szervezetek támogatásával kapcsolatos feladatok ellátása Közcélú foglakoztatással kapcsolatos feladatok ellátása Közhasznú foglakoztatással kapcsolatos feladatok ellátása Közmunkával kapcsolatos feladatok ellátása
35
---
6
-----
támogatás Saját bevétel támogatás Saját bevétel támogatás Saját bevétel támogatás Saját bevétel támogatás Saját bevétel támogatás Saját bevétel támogatás Saját bevétel támogatás Saját bevétel támogatás Saját bevétel támogatás ktv-i támogatás Saját bevétel támogatás Saját bevétel támogatás Saját bevétel támogatás Saját bevétel támogatás Saját bevétel támogatás Saját bevétel támogatás Saját bevétel támogatás
+
ktv-i
+
ktv-i
+
ktv-i
+
ktv-i
+
ktv-i
+
ktv-i
+
ktv-i
+
ktv-i
+
ktv-i
+
ktv-i
+
ktv-i
+
ktv-i
+
ktv-i
+
ktv-i
+
ktv-i
+
ktv-i
Saját bevétel + támogatás Saját bevétel + támogatás Saját bevétel + támogatás Saját bevétel + támogatás Saját bevétel + támogatás Normatív támogatás, bevétel
ktv-i ktv-i ktv-i ktv-i ktv-i saját
Saját bevétel TB finanszírozás
Könyvtár Normatív támogatás, saját ak száma bevétel --Saját bevétel + ktv-i támogatás
48 49 50 51 52
Iskolai véd i feladatok Iskolai könyvtár E-magyarország pont, Teleház Mez gazdasági szolgáltatás: parlagf mentesítés, f nyírás, f kaszálás Fax, fénymásolás, reklámfelület biztosítása, reklámtevékenység végzése
869042-2 910123-2 813000-2
Kiegészít Kiegészít Kiegészít Kiegészít
tev. tev. tev. tev.
---------
Saját bevétel Saját bevétel Saját bevétel Saját bevétel
841126-2
Kiegészít tev.
---
Saját bevétel
Az Alapító települési önkormányzat az Ötv. 8. § (1) és (4) bekezdése alapján egyebek mellett a helyi közszolgáltatások körében köteles gondoskodni: 1.
az egészséges ivóvízellátásról, a helyi képvisel - testület által rendeletben meghatározott díjtétel szerint, 2. az Szt. 122/A. §-a, és a szociális intézmény alapító okiratában meghatározott alapszolgáltatás és szakosított szociális ellátáson belüli étkeztetés ellátásáról (az Szt. 121. §-a szerinti szerz dés kötésével) a helyi képvisel -testület által rendeletben meghatározott díjtétel alapján, 2. a Gyvt. 97. §-a személyes gondoskodást nyújtó intézményekben, (oktatási – nevelési) alapító okiratában meghatározott étkeztetés biztosításáról (az Szt. 121. §-a és a Gyvt. szerinti ellátási szerz dés kötésével) a képvisel - testület által rendeletben meghatározott díjtételnek megfelel en, mely közfeladatát az Ötv. 9. §-a (4) bekezdésében kapott felhatalmazása jogkörében eljárva, ezen társasággal láttatja el a fenti közszolgáltatásokat. 3.
körzeti házi- és gyermekorvosi, fogszakorvosi, mint kötelez en megoldandó feladatkör ellátása m ködési engedély szerinti vállalkozói szerz désben foglaltak szerint valósul meg. 4
A kötelez hulladékkezelési közszolgáltatás és a kéménysepr -ipari közszolgáltatás igénybevételér l szóló helyi rendeletek szerinti közszolgáltatási szerz dés keretében küls vállalkozással hajtatja végre. Az önkormányzati gazdálkodás alapját az önkormányzati bevételek képezik. A m ködési, felújítási és fejlesztési kiadások forrásai a saját bevételeken túlmen en: 1)
A központi költségvetésb l nyújtott támogatás: a) normatív állami hozzájárulás, b) kötött felhasználási állami támogatások, c) átengedett központi adókból származó bevételek, d) központosított el irányzatokból származó bevételek, e) önkormányzatok egyéb központi költségvetési támogatásai.
2)
Támogatás érték bevételek államháztartáson belül m ködési és fejlesztési célra.
3)
Pénzeszköz átvételek (államháztartáson kívüli forrásokból) m ködési ill. fejlesztési célra.
Az önkormányzat feladatai ellátását szolgáló saját bevételek különösen a következ k: 1) Közszolgáltatási bevételek: a) intézményi m ködési bevételek, b) intézményi egyéb sajátos bevételek, c) továbbszámlázott szolgáltatási díjak bevételei, d) kamatból származó bevételek, e) ÁFA bevételek, visszatérülések. 2)
Közhatalmi bevételek: a) igazgatási szolgáltatási díjak bevételei, b) felügyeleti jelleg tevékenység díjbevétele, c) bírság bevételek.
7
3)
Önkormányzat sajátos m ködési bevételek: a) helyi adókból származó bevételek, b) különféle (egyéb) bírságok, c) egyéb sajátos folyó bevételek.
4)
Felhalmozási bevételek (helyi)
5)
Kölcsönök (mük-i, fejl. célú) visszatérülése
6)
El
7)
Egyéb bevételek a) m ködési célú hitel felvételb l származó bevételek, b) fejlesztési célú hitel felvételb l származó bevételek.
1.3.
A költségvetés végrehajtására szolgáló számlaszámok
évi pénzmaradvány
57200024 - 10015191 - 10005800 - 10015201 - 10015218 - 10015232 - 10015249 - 10015256 - 10015263 - 10015287 - 10015294 - 10015304 - 10015311 - 10015342 - 10015225 - 10015270 - 10015328 - 10015335 - 10015359
Önkormányzat állami hozzájárulás elszámolási számla, Önkormányzat költségvetési elszámolási számla, Magánszemélyek kommunális adó beszedési számla, Önkormányzat Ipar zési adó beszedési számla, Föld bérbeadásból származó jövedelemadó beszedési számla, Önkormányzat gépjárm adó beszedési számla, Önkormányzat egyéb beszedési számla, Önkormányzat késedelmi pótlék beszedési számla, Önkormányzat vállalkozók kommunális adó beszedési számla, Egyéb meghatározott célú pénzeszközök elszámolási számla, Önkormányzat építményadó beszedési számla, Önkormányzat fedezetbiztosítási számla, Csanytelek Önkormányzat illetékbeszedési számla, Önkormányzat közm fejlesztés lebonyolítási számla, Önkormányzat bírság, önellen rzés elszámolási számla, Önkormányzat idegen bevételek elszámolási számla, Önkormányzat idegenforgalmi adó beszedési számla, Önkormányzat lakásépítés és vásárlástámogatás elszámolási számla.
1.4. A költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos el írások, feltételek feladat- és hatáskörök
A gazdálkodási feladatok ellátásával összefügg feladat-, hatás- és jogkörök Az itt meghatározott feladat-, hatás- és jogkörök további részletezéseként kell kidolgozni a gazdasági vezet nek a saját, valamint a gazdasági szervezet további dolgozóinak a munkaköri leírását. Az így elkészült munkaköri leírások a gazdasági szervezet ügyrendjének mellékletét képezik. Ezek csatolásáról a gazdasági szervezet vezet jének, a pénzügyi ügyrend kiadásától számított 30 napon belül gondoskodnia kell.
Feladat, hatáskör, jogkör
Hivatkozás
1. Tervezés A tervezéssel kapcsolatos feladatok irányítása, ellen rzése
Feladatellátó (címzett) 1. gazdasági vezet , 2. gazdasági vezet utasítása alapján a pénzügyi ügyintéz (k)
-
217/1998. (XII. 30.)
8
Tóth Józsefné Pü. ir. vez.
Költségvetési koncepció elkészítése Tervezéssel kapcsolatos dokumentumok gy jtése Tervezéssel kapcsolatos értekezleten, megbeszélésen, továbbképzésen való részvétel Költségvetési terv javaslat kidolgozásában való részvétel Rendelet-tervezet összeállítása, szükséges el terjesztés elkészítése, az elkészítésben való részvétel Ha szükséges a tárgyalt költségvetési rendelet-tervezet módosítása, e feladatban való közrem ködés A költségvetési rendelet meg rzése 2. El irányzat felhasználás Az el irányzat-felhasználás jogszabályok és bels szabályoknak megfelel irányítása, ellen rzése Eredeti el irányzatok meghatározása – el irányzat lebontás El irányzat felhasználási ütemterv készítése, szükség szerinti módosítása A kötelezettségvállalással kapcsolatos nyilvántartások vezetése – a vonatkozó bels szabályzat szerint A pénzgazdálkodási jogkörök gyakorlása – a vonatkozó külön bels szabályzat szerint 3. Saját hatáskör el irányzat módosítás A saját hatáskör el irányzat módosítás jogszabálynak megfelel végrehajtása Az el irányzat módosítás irányítása, ellen rzése El irányzat módosítási javaslat kidolgozása Az el irányzat módosításnak megfelel en a költségvetési rendelet módosítás és el terjesztés kimunkálása Az el irányzat-módosítással kapcsolatos dokumentumok gy jtése
Kormányrendelet -
SZMSZ mellékletét képez , a költségvetési tervezésre és végrehajtásra vonatkozó különleges el írások
Csányi László Pü. ir. vez. h. Csányi László Pü. ir. vez. h. Tóth Józsefné Pü. ir. vez., Csányi László Pü. ir. vez. h. Csányi László Pü. ir. vez. H Tóth Józsefné Pü. ir. vez., Csányi László Pü. ir. vez. h. Tóth Józsefné Pü. ir. vez., Csányi László Pü. ir. vez. h. Tóth Józsefné Pü. ir. vez., Csányi László Pü. ir. vez. h. 1. gazdasági vezet , 2. gazdasági vezet utasítása alapján a pénzügyi ügyintéz (k)
-
217/1998. (XII. 30.) Kormány rendelet
-
bels szabályzat a pénzgazdálkodási jogkörök gyakorlásáról
Kató Pálné jegyz , Tóth Józsefné Pü. ir. vez. Tóth Józsefné Pü. ir. vez., Csányi László Pü. ir. vez. h. Csányi László Pü. ir. vez. h. Forgó Henrik polgármester, Kató Pálné jegyz
-
217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet
-
Költségvetési rendelet el irányzat módosításra vonatkozó el írásai
1. gazdasági vezet , 2. gazdasági vezet utasítása alapján a pénzügyi ügyintéz (k) Mucsi István alpolgármester, Tóth Józsefné Pü. ir. vez. Tóth Józsefné Pü. ir. vez. Csányi László Pü. ir. vez. h. Tóth Józsefné Pü. ir. vez., Csányi László Pü. ir. vez. h. Csányi László Pü. ir. vez. h.
9
4. Üzemeltetés, fenntartás, ködtetés Az üzemeltetési, fenntartási, ködtetési tevékenység irányítása, ellen rzése Az üzemeltetési, fenntartási, ködtetési kiadások tervezése
-
217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet
-
Költségvetési rendelet el irányzat módosításra vonatkozó el írásai
5. Beruházás
Fejlesztési elképzelések kidolgozásában való részvétel Beruházás megkezdése el tti eljárás lefolytatásában való közrem ködés – pályáztatás, ajánlatkérés, stb. Beruházási kiadások tervezése, ütemezése
-
217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet
-
Költségvetési rendelet beruházásokra vonatkozó szabályai
-
Az önkormányzati vagyonrendelet beruházásokra vonatkozó szabályai
A beruházások teljesítésének ellen rzése, a teljesítés igazolása A beruházások befejezése után a beruházások aktiválásával, állományba vételével kapcsolatos feladatok
Az ingatlankataszter vezetése
-
217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet
-
az önkormányzat adott évi költségvetési rendelete
-
Az önkormányzat vagyonrendelete
A vagyon forgalomképesség szerinti nyilvántartása A helyi vagyonrendelet betartása a vagyonhasználat, hasznosítás során 7. Munkaer gazdálkodás
Tóth Józsefné Pü. ir. vez., Csányi László Pü. ir. vez. h.
1. gazdasági vezet , 2. gazdasági vezet utasítása alapján a pénzügyi ügyintéz (k) Forgó Henrik polgármeser, szaki ellen rzési feladattal mebízott személy Forgó Henrik polgármeser, Mucsi István alpolgármester, Csányi László Pü. ir. vez. h. Kató Pálné jegyz , Tóth Józsefné Pü. ir. vez. Tóth Józsefné Pü. ir. vez., Csányi László Pü. ir. vez. h. Forgó Henrik polgármester, felel s tervez , megbízott m szaki ellen r Tóth Józsefné Pü. ir. vez.
6. Vagyonhasználat, hasznosítás A vagyonnyilvántartás irányítása, ellen rzése A vagyonnyilvántartás rendszerének a jogszabályokban, valamint a bels szabályzatokban el írtak szerinti m ködtetése A vagyon napra kész könyvviteli nyilvántartása (f könyvi számlákon és analitikus nyilvántartásokban)
Tóth Józsefné Pü. ir. vez.
Csányi László Pü. ir. vez. h.
Szakmai teljesítés igazolása
A beruházások jogszabályok, illetve bels szabályozások szerinti lebonyolítása
1. gazdasági vezet , 2. gazdasági vezet utasítása alapján a pénzügyi ügyintéz (k)
1. gazdasági vezet , 2. gazdasági vezet utasítása alapján a pénzügyi ügyintéz (k) Tóth Józsefné Pü. ir. vez., Csányi László Pü. ir. vez. h. Tóth Józsefné Pü. ir. vez., Csányi László Pü. ir. vez. h. Tóth Józsefné Pü. ir. vez.,
Kátainé Laczkó Rita pü.el adó Tóth Józsefné Pü. ir. vez., Csányi László Pü. ir. vez. h. Tóth Józsefné Pü. ir. vez., Csányi László Pü. ir. vez. h.
-
217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet
10
1. gazdasági vezet , 2. gazdasági vezet utasítása alapján a pénzügyi ügyintéz (k)
A munkaer -gazdálkodási tevékenység irányítása, ellen rzése A munkaer -gazdálkodás jogszabály szerinti lebonyolítása Gondoskodik a munkaer gazdálkodással kapcsolatos általános adminisztrációs, nyilvántartási és egyéb feladatok ellátásáról Közrem ködik a megfelel létszámigény kimunkálásában Közrem ködik a létszám és személyi juttatás el irányzat tervezésénél Közrem ködik a pénzmaradvány személyi juttatások maradványa részének meghatározásánál, valamint e maradvány felhasználási javaslata kidolgozásánál
-
az 1992. évi XXIII. törvény a köztisztvisel k jogállásáról
-
helyi rendelet a köztisztvisel k juttatásairól
Bori Sándorné Jegyz i ir. vez.
Bori Sándorné Jegyz i ir. vez.
Bori Sándorné Jegyz i ir.vez. Bori Sándorné Jegyz i ir. vez. Csányi László Pü. ir. vez. h.
Csányi László Pü. ir. vez. h.
8. Készpénzkezelés Irányítja és ellen rzi a kézpénzkezelést Felel s a házipénztár és a készpénz kezelés bels szabályzat szerinti gyakorlatáért Ellátja a házipénztár és a pénzkezeléssel kapcsolatos feladatokat – a külön bels szabályzat szerint 9. Könyvvezetés és beszámolási kötelezettség, adatszolgáltatás E feladatok irányítása, ellen rzése A területre vonatkozó számviteli és gazdálkodási szabályzatok elkészítése, karbantartása A feladatok jogszabályoknak és helyi bels el írásoknak megfelel elláttatása
Bori Sándorné Jegyz i ir. vez.
-
217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet házipénztár és készpénz kezelési szabályzat
1. gazdasági vezet , 2. gazdasági vezet utasítása alapján a pénzügyi ügyintéz (k) Tóth Józsefné Pü. ir. vez., Tóth Józsefné Pü. ir. vez.,
Gálné Gyöngyi Éva pénztáros
-
217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet
-
Pénzügyi-gazdálkodási szabályzatok (számv. politika)
-
Számlarend
1. gazdasági vezet , 2. gazdasági vezet utasítása alapján a pénzügyi ügyintéz (k) Tóth Józsefné Pü. ir. vez., Gazdasági vezet Tóth Józsefné Pü. ir. vez., Csányi László Pü. ir. vez. h. Tóth Józsefné Pü. ir. vez., Tóth Józsefné Pü. ir. vez., Csányi László Pü. ir. vez. h. Gálné Gyöngyi Éva pénztáros Mucsi Attila adóügyi el adó
Az egyes pénzügyi-gazdálkodási feladatok ellátása a részletes munkaköri leírások szerint
1.4.1. Tervezés A polgármesteri hivatal Adó- és Pénzügyi Iroda (mint gazdasági szervezet) köztisztvisel i ellátják az önkormányzat költségvetési tervezésével kapcsolatos feladatokat. A költségvetési tervezés keretén belül gondoskodnak:
11
- az önkormányzat rövid- közép- hosszú-távú fejlesztési tervei aktualizálásáról, - a rövid-távú fejlesztési terv szerint költségvetési koncepció elkészítésér l, - közbeszerzési intézkedési terv elkészítésér l a fenti rövid-távú fejlesztési tervek szerint, ismert pályázati lehet ségek (helyi, régiós, ill. kistérségi) figyelembe vételével, gondoskodik a közérdek adatok közzétételér l, - a tervezéssel kapcsolatos dokumentációk elkülönített gy jtésér l, - a tervezéssel kapcsolatos értekezleteken, képzéseken, továbbképzésen való részvételr l, - a jóváhagyott költségvetési koncepció alapján a költségvetési terv javaslat, illetve javaslatok kidolgozásáról, - az önkormányzat költségvetési rendelettervezetének összeállításáról, a szükséges el terjesztések elkészítésér l, - ha szükséges, a tárgyalt költségvetési rendelettervezet módosításáról, - a jóváhagyott költségvetési rendeletben foglaltak érvényesítésér l, maradéktalan végrehajtásáról, a kistérségi munkaszervezettel való egyeztetésr l, - helyi civil szervezetek pályázatait kezeli, elvégzi a pályázati célnak megfelel felhasználás pénzügyi ellen rzését, el készíti a következ költségvetési évre benyújtott pályázatokat és gondoskodik bizottság, majd testület elé terjesztésér l, a döntést követ en annak közérdek adatként való közzétételér l, - átvett, ill. átadott önkormányzati közszolgáltatások költségkihatásai alapján tervezi kistérségi kiegészít támogatások kihatásait az önkormányzat költségvetésére, beépíti azt a költségvetési koncepcióba, - a szakmai, pénzügyi monitoring rendszer m ködtetésér l. 1.4.2 El irányzat-felhasználás Az el irányzat felhasználás körében a szerv feladatai közé tartozik: - (a garnitúrának és költségvetési rendeletnek megfelel ) számlaszám mélység eredeti el irányzatok meghatározása, - az eredeti el irányzatok alapján az el irányzat- felhasználási ütemterv és likviditási terv elkészítése, - az el irányzat- felhasználás során a kötelezettség vállalásokkal kapcsolatos nyilvántartások vezetése, - az 50 ezer forint alatti, el zetes írásbeli kötelezettségvállaláshoz nem kötött kifizetésekr l, valamint, - az írásbeli kötelezettségvállalásokról, - az el irányzat- felhasználás során a kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés jogkörének külön bels szabályzat szerinti bonyolítása, - szükség szerint az el irányzat- felhasználási ütemterv, valamint a likviditási terv módosítása. 1.4.3. Saját hatáskör el irányzat-módosítás A gazdálkodó szerv a saját hatáskör el irányzat- módosítási feladatok körében köteles ellátni az alábbi részfeladatokat: - a saját hatáskör el irányzat módosítás érdekében (ha szükséges) el irányzat- módosítási javaslat kidolgozása, - költségvetési rendelet módosítás megfogalmazása, ehhez szükséges el terjesztés készítése, - az el irányzat-módosítással kapcsolatos dokumentumok elkülönített gy jtése. 1.4.4. Üzemeltetés, fenntartás, m ködtetés A gazdálkodó szerv az üzemeltetési, fenntartási, m ködtetési feladatai között az alábbi kiemelt feladatokat látja el, a költségvetési szerv hatékony, eredményes, gazdaságos m ködése érdekében - tervezi az üzemeltetési, fenntartási, m ködtetési kiadásokat, - javaslatot tesz ezen kiadások ésszer sítésére, energia és költségtakarékos m ködtetésre törekszik, - az üzemeltetés, fenntartás, m ködtetés területén kötelezettséget vállal, - az épületek gépek járm vek karbantartása érdekében évente felülvizsgálja azok szükségességét,
12
-
-
-
-
éves felújítási javaslatot készít, megjelölve a saját er l, illetve a más egyéb módon megoldható felújításokat, gondoskodik az éves költségvetési rendelet- tervezetbe történ beépítésr l. Érvényesíti a szakmai, mennyiségi, min ségi, valamint a hivatali szervezet m ködése és gazdálkodása gazdaságosságát, hatékonyságát és a méretgazdaságossági követelményeknek való megfeleltetést, a célszer séget, a m ködési- gazdálkodási forma összhangját a tevékenység jellegével és annak forrásszerkezetével. Hatásvizsgálat keretében vizsgálja és döntéshozatalra alkalmas módon bemutatja a közfeladatellátás iránti igény meglétét (Ötv. 8. § (1) bek. feladatok, valamint a Kt. szabályai szerint) önköltségszámítással, továbbá más megoldási módokkal, más szervezetben való m ködtetés el nyeit, a meglév garanciákat A közfeladat-ellátás során meg kell felelni a hivatal alapító okiratában, a megvalósítási tervben, a teljesítési tervben foglaltaknak, melynek összhangban kell lenni a kötelezettségvállalással, amely a gazdálkodási lehet ségek függvénye kell hogy legyen. A költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott vagyonelemekkel való rendeltetésszer jog gyakorlását kiemelten kell kezelni, figyelme a haszonelv ségre, a takarékosságra. A jogszer m ködtetés elengedhetetlen el feltétele a monitoring rendszer m ködtetése, az ellen rzési nyomvonal, az információ és kommunikáció áramlása biztosítása, kontrollrendszer bels szabályzatban meghatározott alkalmazása, mellyel biztosítható a kockázatok kezelése, a szabályszer , megbízható gazdálkodás, az elszámolási kötelezettségek teljesítése, a károk elhárítása (veszteség minimalizálása, nem rendeltetésszer használat elkerülése). A költségvetési szerv feladatait a folyamatba épített, el zetes, utólagos és vezet i ellen rzés mellett (FEUVE) végzi, mellette a bels -ellen r és a könyvvizsgáló közrem ködése jelent kontrollt a gazdálkodási, számviteli feladatok szabályszer ségének ellen rzésében. 1.4.5. Beruházás
A közhatalmat gyakorló, önállóan m köd és gazdálkodó költségvetési szerv (mint az önkormányzat képvisel - testülete közfeladatait, közszolgáltatásait megvalósító) polgármesteri hivatal a beruházásokkal kapcsolatos feladatai során ellátja a következ teend ket: - kidolgozza a rövid, közép, és hosszú távú fejlesztési elképzeléseit, közbeszerzési intézkedési tervet készít, (tervezési folyamatban) - adott beruházásokkal kapcsolatban beruházási számításokat végez, ellen rizve a beruházás hatékonyságát, gazdaságosságát, eredményességét a beruházással elérhet eredményeket, (kockázat elemzéssel, hatásvizsgálattal, versenyszemlélettel), - adott beruházással kapcsolatban alternatívákat dolgoz ki, - beszerzi a beruházásokkal kapcsolatos el zetes ajánlatokat, költségvetéseket, (vonatkozó hatályos bels szabályzatban foglaltak szerint, attól függ en, hogy közbeszerzési értéket elér , vagy alatti beruházásról van szó), - lebonyolítja az önkormányzat hatályos vagyon-rendelete szerinti, a beruházás megkezdése el tti eljárást, illetve a közbeszerzési törvény szerint jár el, - a beruházást tervezi az adott évi költségvetésében – gondoskodik arról, hogy a beruházás az önkormányzat költségvetési rendeletében megjelenjen, a közbeszerzési szabályzatban foglaltak alapján, - a beruházással kapcsolatos kötelezettségvállalást nyilvántartásba veszi, - gondoskodik a beruházás lebonyolításáról, - a pénzügyi teljesítés el tt gondoskodik arról, hogy a beruházás teljesítését megfelel szakember a a költségvetési szerv részér l igazolja (teljesítés igazolás), - az elkészült beruházást üzembe helyezi (állományba vételi okmányt állítson ki), - az elkészült beruházást a kett s könyvviteli rendszerben nyilvántartja (f könyvi számlán, és analitikus nyilvántartásban is). 1.4.6. Vagyonhasználat, hasznosítás A gazdálkodó szerv vonatkozásában a vagyonhasználat, hasznosítás részletes szabályait a vonatkozó önkormányzati rendelet határozza meg. A gazdálkodó szerv feladata e tárgykörben, hogy:
13
-
-
az önkormányzat vagyonát nyilvántartsa: a f könyvi könyvelésben, illetve annak részletezéseképpen az analitikus nyilvántartásban teljeskör en szerepeltesse mennyiségben és értékben, - a meglév vagyonról naprakészen vezesse az Ingatlankatasztert, - közrem ködjön a beszámolóhoz kapcsolódva az éves vagyonmérleg elkészítésében, melyben feltüntetésre kerül a forgalomképtelen törzsvagyon, a korlátozottan forgalomképtelen törzsvagyon, valamint a forgalomképes egyéb vagyon. a vagyonhasználat során az önkormányzat vagyon-rendelete által el írt eljárási rendet betartsa, a vagyonhasznosítás során az önkormányzat vagyon-rendelete által rögzített eljárás feladatait kell végrehajtani a vonatkozó bels szabályzatokban foglaltak szerint. 1.4.7. Munkaer -gazdálkodás
A költségvetési szervnél a munkaer -gazdálkodással kapcsolatos feladatok ellátása során az alábbi részfeladatok végrehajtásáról kell gondoskodni: a) általános nyilvántartási, adminisztrációs és egyéb munkajogi feladatok:: - a munkavégzésre, illetve a foglalkoztatásra vonatkozó bels szabályzatok elkészítése, a rendeleti szabályozást igényl témakörökben a hatályban lév rendelet figyelemmel kísérése, s szükséges módosítási javaslatok megfogalmazása, - a munkaviszony, közszolgálati jogviszony létesítésével kapcsolatos feladatok: - pályáztatás lebonyolítása, - egyéni munkaszerz dés, kinevezés elkészítése, - a különböz nyilvántartásokba való felvétel, - a munkaviszony alapján járó juttatások biztosításával kapcsolatos adminisztrációs adatszolgáltatási és egyéb feladatok, - az egyes munkaviszonnyal kapcsolatos jogosultságok biztosítása és nyilvántartása - (pl: szabadság nyilvántartása, kiadása; étkezési hozzájárulás nyilvántartása, kiadása; munkaruha hozzájárulás nyilvántartása, kiadása). - munkavédelmi feladatok ellátása, - továbbképzéssel, képzéssel kapcsolatos nyilvántartási feladatok, - munkaviszony szüneteltetésével kapcsolatos nyilvántartási feladatok, - a munkaviszony módosításával kapcsolatos feladatok, - a munkaviszony megszüntetésével kapcsolatos feladatok, - a fegyelmi felel sség témakörébe tartozó tevékenységek. b) A munkaer - gazdálkodási feladatok, létszám- és illetménygazdálkodás területén: - a feladatellátáshoz igazodó létszámszükséglet folyamatos figyelemmel kísérése, a tapasztalatok alapján a létszámigénynek megfelel tervezés a költségvetési tervjavaslat összeállításakor, - a személyi juttatások és a létszám el irányzattal való gazdálkodás a jogszabályi korlátozások, és a bels rendelkezések figyelembevételével, - a pénzmaradvány személyi juttatások maradványa kidolgozása, és felhasználási javaslat adása. 1.4.8. Készpénzkezelés Az önállóan m köd és gazdálkodó költségvetési szervnél a készpénzkezeléssel kapcsolatos feladatokat, a hivatal a házipénztár és pénzkezelési szabályzatában meghatározottak szerint köteles ellátni, informatikai háttér alkalmazásával. 1.4.9. Könyvvezetés és beszámolási kötelezettség, adatszolgáltatás A költségvetési szervre vonatkozó a könyvvezetési feladatok között el kell látni: 1.) pénzforgalmi szemlélet kett s könyvelést, 2.) az el irányzat számlák folyamatos vezetését, 3.) a f könyvi könyveléshez kapcsolódó analitikus nyilvántartások vezetését.
14
A könyvvezetési és beszámolási kötelezettséget a költségvetési szerv a Számvitelei szabályzataiban rögzített részletes szabályok szerint köteles teljesíteni. Az adatszolgáltatással kapcsolatos részletes szabályokat a költségvetési szerv vonatkozásában is a hivatali SZMSZ, illetve annak függelékei határozzák meg. 2.1. A Polgármesteri Hivatalhoz rendelt önkormányzati közszolgáltatási közfeladatok felsorolása, azok pénzügyi gazdálkodási tevékenységét ellátó személyek feladatkörének, munkakörének meghatározása 2.1.1. A Polgármesteri Hivatalhoz rendelt közszolgáltatási feladatok a) Községi Könyvtár, amely kötelez önkormányzati közszolgáltatási feladata ellátásához a Csanytelek, Szent László u. 4/a. alatti, Szent László Általános Iskola épületén belül biztosít a szakma szabályainak megfelel helyiséget, berendezést, felszerelést, eszközöket, vagyonleltár szerinti anyagokat és a könyvállományt. A könyvtáros szakmai feladatait a polgármesteri hivatal alapító okiratában, a szaktörvényben foglaltaknak megfelel en és a szakmai felügyelete ellen rzése mellett végzi, napi 8 órai id keretben. A csanyteleki Községi Könyvtár több évtizedes múlttal rendelkezik, mely folyamatosan megújul és a lakossági igényeket - követve a társadalom, helyi környezet változásait igyekszik a legmesszebbmen kig teljesíteni. Küldetésnyilatkozata 1. A könyvek használatra vannak. 2. Minden olvasó meglelheti könyvét 3. Minden könyv meglelheti olvasóját. 4. Takarékoskodj az olvasó idejével. 5. A könyvtár növekv szervezet. 1. A könyvtárnak a könyvtári rendszerben elfoglalt helye Mint nyilvános könyvtár a település közm vel dési könyvtáraként a lakosság általános tájékozódásához, m vel déséhez, a tanuláshoz, a szakmai munkához, az igényes szórakozáshoz szükséges dokumentumok és szolgáltatások biztosítása. Funkciója: kett s funkciójú, ellátja a lakossági és az iskolai könyvtári feladatokat. 2. Alaptevékenysége -
az Önkormányzat által kiadott Alapító Okiratban és a Szervezeti és M ködési Szabályzatban meghatározott f céljait nyilatkozatban közzé teszi, általános gy jt kör nyilvános könyvtári szolgáltatás biztosítása a település lakosainak, könyvtári dokumentumokat gy jt, riz, feltár és szolgáltat, biztosítja más könyvtárak állományának és szolgáltatásainak elérését, részt vesz a könyvtárak közötti dokumentum és információ cserében.
Kiegészít tevékenysége: - az általános iskolai könyvtári feladatokat ellátja. 3. A könyvtár gy jt köre, állománygyarapítása, az állomány nyilvántartása „ A közm vel dési könyvtár alapfunkciója szempontjából olyan általános gy jt kör nyilvános könyvtár, amely a m velt ember tudományos, irodalmi és m vészeti tájékozódását szolgálja, irodalommal való ellátására vállalkozik, beleértve általában a gyakorlati munkájához szükséges szakirodalmat, illetve annak egy részét is.” (Sallai István)
15
4. Gy jt köri Szabályzata - 1. sz melléklet Az állományfeltárás Az állományfeltárás legfontosabb eszközei a katalógusok. A könyvtár katalógusai: cédulakatalógusok, a könyvtári állomány teljes feldolgozottságával. -
Raktári katalógus: Minden egyes m l külön raktári lap készül. A raktári lapok rendje megegyezik a szapadpolconkon raktározott könyvek rendjével. A raktári katalógus naprakész, pontos vezetése alkalmas az állományegyeztetésre. A raktári katalógus bels használatra készül. A katalóguscédulák irányítása is a raktári lapokon történik.
-
Szerz i bet rendes katalógus, Címszókatalógus, Szakkatalógus, Helytörténeti katalógus: a Csongrád megyei Hírlapban megjelent csanyteleki vonatkozású cikkekr l. 5. Iratkezelési Szabályzat - 2.sz. melléklet -
Együttm ködés más szakmai szervezetekkel, intézményekkel: - Somogyi Károly Városi és Megyei Könyvtár szakmai együttm ködés, közös programok, rendezvények szervezése, továbbképzések. - Együttm ködési megállapodást kötöttünk Csongrád kistérség települései – Csongrád, Bokros, Felgy , Csanytelek könyvtáraival közös pályázatokon való részvételre. - Helyi viszonylatban a községben m köd intézményekkel: Szent László Általános Iskola, Napköziotthonos Óvoda, Remény Szociális Alapszolgáltató Gondozási Központ, Faluház és a községben m köd civil szervezetekkel. 6. A könyvtár használatának szabályai A könyvtár kett sfunkciójú, nyilvános és iskolai könyvtár, így rendelkezésére áll minden érdekl nek a könyvtárak m ködésér l szóló jogszabályokban, a „Szervezeti és M ködési Szabályzatban” leírt szolgáltatásokkal a Könyvtárhasználati szabályzatban rögzített módon. A könyvtár rendezvényei: - a különböz évfordulókra a könyvtár megemlékezéseket, kiállításokat rendez, - évenkénti visszatér rendezvények a Költészet Napja, Ünnepi könyvhét, évszakokhoz kapcsolódó pályázatok, vetélked k, - gyermekek részére könyvtárlátogatások, könyvtárhasználati foglalkozások. 7. Könyvtárhasználati szabályzat A könyvtár használatának feltételei -
A könyvtár nyilvános, szolgáltatásit minden magyar állampolgár korlátozás nélkül igénybe veheti, aki beiratkozásakor aláírásával a könyvtár szabályait magára nézve kötelez en elfogadja, a könyvtár használata díjtalan. A könyvtárhasználó jogosult a könyvtár szolgáltatásainak igénybevételére:
-
könyvtárlátogatás, kézikönyvek, helytörténeti gy jtemény, folyóiratok helyben használata, katalógusok használata,
16
-
információ a könyvtár és a könyvtári rendszer szolgáltatásairól., alkalmi könyvvásárok. A felsoroltakon kívüli szolgáltatások a könyvtárba való beíratkozással vehet k igénybe:
-
nyomtatott könyvtári dokumentumok kölcsönzése, könyvtárközi kölcsönzés igénybevétele, könyvtári dokumentumok el jegyzése, számítógép használata, internet igénybevétele.
A beiratkozás mindig naptári évre szól. A könyvtárhasználónak a beíratkozáskor a következ személyes adatait kell közölnie és igazolnia: Születési neve: Anyja neve Születési helye és ideje Lakcíme Foglalkozása Munkahelye Személyi igazolványának vagy útlevelének száma A könyvtár a személyes adatok védelmér l az erre vonatkozó hatályos jogszabályok szerint köteles gondoskodni. A személyes adataiban bekövetkezett változásokat a könyvtárhasználó köteles bejelenteni a könyvtárnak. A könyvtáros minden olvasót nyilvántartásba vesz a beíratkozási naplóba. Beíratkozásnál tölti ki a személyi lapot, /törzslapot/ a regisztert és az olvasó jegyet. Kölcsönözni csak olvasói jeggyel lehet, a kölcsönzési id három hét (21 nap). A kölcsönözhet dokumentumok száma egy alkalommal feln tteknek 6db, gyermekeknek 4 db. A folyóiratok kölcsönzési ideje egy hét (7 nap). A kölcsönzési id leteltével dokumentumokat legfeljebb kétszer lehet meghosszabbítani, amennyiben nincs rá el jegyzés. A kölcsönzés tényét a könyvtár színcsíkos egykártyás tasakos kölcsönzési rendszerben tartja nyilván. Eljárás késedelem esete Az a könyvtárhasználó, aki a kikölcsönzött dokumentumo(ka)t a határid lejártakor nem hozza vissza, tartozása rendezéséig a további dokumentumkölcsönzésb l kizárja magát. A kölcsönzési határid lejártáról minden késedelmes olvasót harminc napos eltéréssel (1 hét, 2 hét, 3 hét) a könyvtár postai lapon figyelmezteti kötelezettségére, és a posta és nyomtatvány költségek megtérítésére. Ha a dokumentum továbbra sem kerül vissza a gy jteménybe a könyvtár tértivevényes levélben figyelmezteti az olvasót. E levélnek figyelmeztetni kell az olvasót arra is, hogy a könyvtár a postára adástól számított 30. nap eltelte után – ha a tartozás továbbra is fennáll – köteles a bírósághoz fordulni abból a célból, hogy a kölcsönvev t az 1994. évi LIII. törvény rendelkezései alapján a könyvtári követelés megfizetésére kötelezze. A 30. nap után a könyvtár a bírósági végrehajtásról szóló törvény rendelkezései szerint jár el. A gyermekolvasók esetében, akik hátralékosok nem alkalmazza a bírósági eljárást, helyette a szül t vagy az iskolát értesíti és keresi a könyvet. Ha az olvasó a könyvet elvesztette vagy megrongálta, a könyvtárnak jogában áll a könyvnek egy másik példányát a könyv eszmei értékét, az antikvár forgalmi becsértékének pénzbeni megtérítését, vagy másolati el állítási költségét kérni. Könyvtárközi kölcsönzés A könyvtár azokat a dokumentumokat, amelyek gy jteményében nem találhatók meg könyvtárközi kölcsönzés útján szerzi be a felhasználónak.Az ily módon átadott dokumentumok használatának feltételeit
17
a kölcsönadó könyvtár szabja meg. A könyvtárközi kölcsönzés esetén a kölcsönadó könyvtár áltál kért térítési díjat a felhasználónak kell megfizetnie. Könyvtári dokumentumok el jegyzése A könyvtárhasználó, ha az általa keresett dokumentum megtalálható a könyvtár állományában, de az kölcsönzés vagy köttetés miatt – nem elérhet , kérheti annak el jegyzését. A dokumentum beérkezésér l a felhasználót a könyvtár postai úton vagy telefonon értesíti. Az el jegyzés díja megegyezik a postai költségek összegével. Az el jegyzett dokumentumot azz intézmény az el jegyzést kér nek 10 nyitvatartási napon át fenntartja, csak helyben használatra adja át más felhasználónak. Számítógép és Internet használat A könyvtárban a számítógép használatát és Internet szolgáltatását csak regisztrált olvasók vehetik igénybe. Az Internet használatára napi 1 órában jogosult az igénybevev , további használat akkor lehetséges, ha a gép használatára más igényl nem vár. Könyvtárhasználói kötelességei -
A könyvtári dokumentumok állagát meg rizni. Az elveszett könyvtári dokumentumok értékét megfizetni, melynek mértékét a beszerzési ár és a dokumentum állagának figyelembevételével a könyvtárvezet határoz meg. A könyvtárhasználat során az erkölcsi, etikai, udvariassági, jogi szabályokat betartani. Rend és biztonság
Az olvasói terekbe táskát és kabátot bevinni nem szabad. Az olvasótérbe könyvet, jegyzetet csak a könyvtárosnak történt bemutatás után lehet bevinni. A könyvtárhasználók tájékozódását és a használat rendjét a könyvállványok fölött elhelyezett tájékoztató táblák segítik. A könyvtár területén közlemények, hirdetési anyagok, újságok csak engedéllyel terjeszthet k. A könyvtárban dohányozni tilos. A könyvtárhasználati szabályzat tartalmáról a könyvtár köteles használóit tájékoztatni, és a könyvtárban nyilvánosan közzé tenni. A szabályzatot megszeg használótól, a könyvtár a könyvtárhasználat jogát határozott id re vagy véglegesen megvonhatja. A könyvtáros kötelezettsége A könyvtáros alapvet kötelessége az olvasók igényeit figyelni, a lehet ségekhez mérten a legszélesebb kör szolgáltatást kell létrehoznia. Lehet legjobb szakmai tudása szerint kell tájékoztatni és segíteni az olvasót. A könyvtáros szolgálatként teljesítse feladatát, hisz aki betér a könyvtárba, bizalommal fordul hozzánk, segítséget vár t lünk.
18
1. sz. melléklet
KÖZSÉGI KÖNYVTÁR GY JT KÖRI SZABÁLYZATA I. RÉSZLETES GY JTÉSI UTASÍTÁS 1/a. Szakirodalom 0 Tudomány és kultúra általában. Könyvtárügy Könyvtárunk válogat a tudomány és szellemi élettel általában foglalkozó, és a tudományos munka szervezésével, továbbá az írás, a könyv és a könyvtárak történetével és a kultúra fejl désével foglalkozó könyvanyagból. Vásárolunk az új könyvek „ajánlott” kategóriába sorolt m vekb l. Gy jtünk a gyermekek részére készült antológiákat, évkönyveket. 1 Filozófia, bölcselet Válogatottan szerezzük be a filozófiai irányzatokat képvisel legfontosabb filozófusok m veit. Válogatunk a lélektan, a logika, az etika és az esztétika magyar nyelv , alapszint irodalmából. Gyermekek számára a világnézetet alakító m vek gy jtésére is törekszünk. 2 Vallás, teológia, ateizmus Válogatunk a vallástörténet és tudomány fontosabb szemlélet tudománynépszer sít m vekb l, valamint a mítoszokkal, mitológiákkal foglalkozó irodalomból. Gyerekek számára gy jtjük a regéket, mondákat, mítoszokat, legendákat, valamint a népszer vallástörténeti m veket. 3 Társadalomtudományok Válogatással gy jtjük a szociológiai irodalmát és a szociográfiákat, továbbá az alapvet statisztikai kiadványokat. Beszerezzük a legfontosabb kül- és belpolitikai kiadványokat, az alapvet köz- és politikai-gazdaságtani veket és a népszer jogi kiadványokat. Válogatottan gy jtjük a nevelés és az oktatás elméleti és gyakorlati kérdéseit tárgyaló m veket, a közm vel dés és a szabadid -felhasználás irodalmát, valamint a néprajztudomány alapszint irodalmát. Gy jtjük a gyermekek számára a néphagyományokat és népi játékokat ismertet m veket. 5 Természettudományok Beszerezzük a természettudományok alapvet történeti és elméleti jelleg m veit, az egyes tudományágak fontosabb alapszint munkáit, illetve a tudománynépszer sít m veket. Gyermekek számára a természet- és környezetvédelemmel foglalkozó alapismereti m veket. 6 Alkalmazott tudomány Gy jtjük az alkalmazott tudományok alapvet történeti és elméleti m veit. Az orvostudomány köréb l gy jtjük a népszer , felvilágosító jelleg egészségügyi kiadványokat, az egészséges életmódra nevelésnek és a testápolásnak a könyveit. Mez gazdasági m vek közül érdemi teljességgel gy jtjük a háztáji gazdaságok munkáját segít irodalmat, zöldség- és virágtermesztésr l szóló irodalmat. Megvásároljuk az élelmiszerekkel, táplálkozással és a konyhával, a lakással és a lakberendezéssel, továbbá a gyermekgondozással kapcsolatos alapszint m veket. Gyermekek számára gy jtjük az olyan népszer m veket, amelyek bemutatják a nagy felfedez ket, tudósokat és találmányaikat. Gy jtjük a gyermekek saját kez leg is elkészíthet tárgyak leírását ismertet veket, és a népszer egészségügyi felvilágosító kiadványokat. Az informatika és számítástechnika irodalmának alapvet kiadványait.
19
Beszerezzük továbbá a házikert gondozási, háztartási és f zési, kézimunkázási alapismereteket nyújtó veket. 7 M vészetek Gy jtjük a m vészet általános elméletével és a m vészeti irányzatokkal, stílusokkal, m fajokkal foglalkozó m veket. Válogatunk a képz vészet, a zene, a film és a színházm vészek irodalmainak beszerzésénél. Alapszinten gy jtjük a sportkönyveket, a társasjátékok és a fejtör k könyveit. A sportkönyvek közül a nagy sporteseményeket megörökít m vek, a verseny és játékszabályok és játékos könyvek szükségesek. 8 Nyelv és irodalom Gy jtjük a világnyelvek kis és közép szótárait. Érdemi teljességgel beszerezzük a középszint anyanyelvi és irodalmi tanulmányokat segít irodalmat. Gy jtjük a helyesírási szabályzatokat és a magyar nyelvtanokat, továbbá a magyar irodalomtudomány és történet összefoglaló könyveit, a verstanokat, a monográfiákat, m elemzéseket, a tanulmánygy jteményeket. Érdemi teljességgel beszerezzük a világirodalom jelent s alkotóinak életm vét bemutató monográfiákat és összefoglaló irodalomtörténeteket. Gyermekeink számára a fentieken kívül gy jtjük még az idegen nyelv képeskönyveket. Különös figyelemmel vásároljuk az Így élt sorozat ide ill köteteit, a gyermekírókról szóló kiadványokat, az írók és költ k gyermek és ifjú koráról szóló m veket. 9 Földrajz, történelem Válogatva gy jtjük a földrajztudomány, a honismeret témakörébe tartozó m veket. Érdemi teljességgel gy jtjük a helytörténetre és helyismeret témakörébe tartozó m veket. Válogatunk az útleírásokból, az útikönyvekb l, turistakalauzokból. Gy jtjük válogatással a 920-as szakcsoportba tartozó életrajzokat. Vásároljuk a magyar és világtörténelmi tárgyú m veket, különös tekintettel a legújabb kori történelmünkre. Válogatással gy jtjük a régészet és az általános m vel déstörténet körébe tartozó kiadványokat. Érdemi teljességgel gy jtjük a gyermekek számára az Új képes történelem köteteit. A szakirodalom tárgykörében jelenleg érdemi teljességgel gy jtjük a - Mi micsoda - Szemtanú - Új képes történelem sorozatok köteteit. 1/b. Szépirodalom Magyar irodalom Gy jtjük a régi magyar irodalom értékes alkotásait. A mai magyar irodalomból válogatva gy jtjük a megjelent m veket. Gyermekek számár gy jtjük a népmeséket, a magyar irodalom meseíróinak klasszikus és mai alkotásait, valamint a gyermekregényeket, a történelmi – a kalandos – és a fantasztikus m veket. Az óvodáskorúak és az olvasást tanuló els osztályosok számára gy jtjük a képeskönyveket, leporellókat. Érdemi teljességgel gy jtjük a klasszikus magyar költ k versesköteteit feln ttek és gyermekek részére. A mai magyar költ k m veib l válogatással gy jtünk. Világirodalom
20
Válogatással gy jtjük a külföldi klasszikus írók magyar nyelven megjelent m veit. A mai külföldi írók magyar nyelven megjelen m veib l ugyancsak válogatással vásárolunk Gyermekek számára gy jtjük a népmeséket, a világirodalom meseíróinak klasszikus és mai alkotásait, képeskönyveket, leporellókat, gyermekregényeket 2. Kézikönyvtár A kézikönyvtári anyag gy jt köri leírásakor nem követjük mechanikusan az ETO rendjét, hanem a hasonló témák és tárgykörök irodalmát összevonva tárgyaljuk. A feln ttek kézikönyv gy jtésével párhuzamosan gy jteni kell a gyermek olvasók számára szükséges referens könyveket is. Általános jelleg kézikönyvek Itt gy jtjük össze a legfontosabb általános enciklopédiákat és lexikonokat, címtárakat, rövidítésgy jteményeket és almanachokat. Politikai, történelmi és földrajzi kézikönyvek Valamennyi idetartozó téma szak-lexikonait gy jtjük. Itt kapnak helyet a jelent sebb filozófiai történeti munkák és összefoglaló, értékel gy jtemények, a vallástudomány kézikönyvei, gy jteményei. Beszerezzük a szociológia és a statisztika tárgyköréb l a legfontosabb összefoglalókat és évkönyveket. Válogatva gy jtjük a legfrissebb kül - és belpolitikai összefoglalókat, alapvet gazdaságtörténeti szintéziseket, a legfontosabb oktatás és neveléselméleti és történeti kiadványokat. Megvásároljuk a közm vel dés alapvet dokumentumait. Gy jtjük a magyar és a világtörténeti összefoglaló munkákat, az egyes nemzetek, népek és országok történeteit. A földrajztudomány tárgyköréb l megvásároljuk Magyarország helységnévtárát, és a tudományos igény földrajzi leírását, s ezen kívül az atlaszokat és a legfontosabb útikönyveket. Természettudományi és m szaki kézikönyvek A természettudományok köréb l gy jtjük a magyar nyelv szaklexikonokat, kézikönyveket, növény- és állathatározókat és atlaszokat, valamint az egészségügyi ABC jelleg kiadványokat. szaki tudományok köréb l beszerezzük a szaklexikonokat, adattárakat. Vásároljuk a számítástechnika és a mez gazdaág alapvet kézikönyveit. vészeti, nyelv és irodalmai kézikönyvek Könyvtárunk gy jti a képz - és zenem vészeti, a színházi- és filmlexikonokat és a legfontosabb összefoglaló történeti m veket továbbá a m vészeti albumokat, kalauzokat, a sport évkönyveket és a fontos sporttörténeti összefoglalókat. Beszerezzük az idegen nyelvek nagy és közép szótárait, továbbá a magyar nyelvtörténeteket és nyelvtanokat, a történeti etimológiai és értelmez szótárakat, az idegen szavak, nevek szótárát, a helyesírási szabályzatokat és verstanokat, a magyar irodalmi lexikonokat, az irodalomtörténeteket, és a legfontosabb monográfiákat. Itt helyezzük el a világirodalmi lexikont, a legfontosabb világirodalom történeketek és az egye s irodalmi irányzatok összefoglaló kiadványait, valamint antológiákat a legfontosabb versesköteteket, antológiákat és szöveggy jteményeket. 3 Segédkönyvtár Ez az állományrész a könyvtáros olyan mindennapi segédeszközeib l áll, amelyeket felhasznál állományfejleszt , feldolgozó és tájékoztató munkájához. Tartalmazni kell a könyvtári munka kézikönyveit az ETO rövidített kiadását és kiegészít füzeteit.
21
4. Helyismeret Gy jtjük a Csanytelek község helytörténetére vonatkozó irodalmat, leírásokat. Gy jtjük Csanytelek községr l megjelent újságcikkeket. 5. Periodikák – folyóiratok – hetilapok – napilapok Beszerezzük a Magyar és az Oktatási Közlönyöket egy országos és egy megyei napilapot. A többi lapot a könyvtárlátogatók igényeinek megfelel en alakítjuk. 6. Hanglemezek Könyvtárunk válogatva gy jtötte a klasszikus zeneirodalmat, a jelent s el adóm vészek, szerz k, népzenei feldolgozások könny zenei együttesek és el adók hanglemezeit, valamint az irodalmi hanglemezeket. A gy jteményt 1992 óta nem fejlesztettük és a kés bbiek során sem kívánjuk fejleszteni. II AZ ÁLLOMÁNYGYARAPÍTÁS MÓDJA Az állomány beszerzésének forrásai A könyvtár éves költségvetésében a könyvbeszerzésre fordítható összeg 90%-ra szerz dés köt a Könyvtárellátó Közhasznú Társasággal. Tájékoztató jelleggel kiválasztási segédletként, kéthetenként megküldik az Új Könyvek: Könyvtárak Állománygyarapítási Tanácsadója cím Kurrens kiadványt, ennek alapján adhatjuk le rendelésünket, és a bibliográfiai leírásokra vonatkozó igényünket. Tájékozódunk a különböz könyvkereskedések és kiadók rendszeresen megjelen színes katalógusaiból, könyvbizományosok kínálatából és a könyvesboltok kínálatából. A beszerzés anyagi fedezetét a fenntartó Önkormányzat által biztosított költségvetés összege, az érdekeltségnövel támogatás és az esetleges eredményes pályázati összegek képezik. Vétel A legáltalánosabb beszerzési forma a könyvtárak többsége számára. Forrásai és lebonyolítási formája alapján megkülönböztetünk kurrens, újonnan megjelen és retrospektív, azaz régebben publikált dokumentumok vételét.. Ajándék Az ajándék útján történ gyarapítás nem jelent s gyarapodást jelent könyvtárunk számára, de minden évben el fordul. Alapelvként mindenkor szem el tt kell tartani, hogy ajándékként is csak olyan dokumentum fogadható el, amely a gy jt körbe – mind téma, mind példányszám szempontjából – beleillik. II/a. Az állománygyarapítás munkafolyamatai A kiválasztás, a rendelés, az érkeztetés A gyarapítás munkamenetének befejez , egyben a rendezést és feltárást megel mozzanata a nyilvántartásba vétel. Az állomány-nyilvántartás a könyvtári vagyon okmány érték bizonylata, ezért valamennyi tartós meg rzésre a gy jteménybe bekerül dokumentumot tartalmaznia kell. A könyvtár az általa beszerzett valamennyi dokumentumról egyedi és összesített állománynyilvántartást vezet.
22
Az egyedi nyilvántartás adatait: nyilvántartási- leltári szám; dátum; a dokumentum azonosító adatai: cím; szerz ; kötetjelzés; megjelenési év; egység száma; raktári jelzet; beszerzés módja; beszerzési ár (becsérték); összesített gyarapodás nyilvántartás (sor) számai; megrendel -jegyzékenként számlánként; egyéb kísér jegyzékenként naprakészen kell vezetni. Az összesített állomány-nyilvántartás tételeit ugyanígy, az adatok negyedévenkénti összesítésével. A leltárba vétel nyolc napon belül, bélyegzés a könyvekben: verzó 17. oldal és az utolsó számozott oldalon történik. II/b. Állományapasztás A tervszer állományapasztás a könyvtár rendeltetésszer dokumentumok kivonását jelent - tartalmi elavulás - fölös példány (használati igény teljes hiánya)
feladatainak ellátásra alkalmatlanná vált
Egyéb okok (kényszer kiiktatás) - használat közben elrongálódott - olvasónál maradt - elháríthatatlan esemény miatt megsemmisült - állományellen rzéskor hiányzott Törlési jegyzéket két példányban kell készíteni, ezt követ en a törölt dokumentumok tételes kivezetéssel történnek az egyedi (címleltárkönyv) nyilvántartásból. Az egyedi törlés után az összesített adatokat be kell vezetni a csoportos leltárkönyv törlési részébe. Az állomány-nyilvántartások rendezése után a törölt dokumentumok katalógus céduláit rendezni kell. b) A faluházban (az önkormányzat tulajdonát képez , Csanytelek, Kossuth u. 15/g. sz. alatti több funkciós ingatlan) m köd közösségi színtér mint az önkormányzat kötelez közm vel dési feladatát ellátó közszolgáltatás az önkormányzat képvisel - testülete hatályos helyi közm vel dési feladatok ellátásáról szóló rendelete, a vonatkozó szaktörvény alapján történik, a polgármesteri hivatal alapító okiratában rögzített módon, alaptevékenységén túl, napi 4 óra id keretben. Az épület közös hasznosítású az önkormányzat tulajdonában lév KÉBSZ Kft-vel, amely külön megállapodás szerint veszi igénybe azt, és viseli annak id arányos használata alapján költségeit és szedi annak hasznait. Csanytelek Község Önkormányzata kötelez közszolgáltatási közfeladataként faluház fenntartásával, szakfeladatként való m ködtetéssel az alábbi közm vel dési tevékenységek ellátását szakfeladatként biztosítja közalkalmazott részmunkaid ben való foglalkoztatásával, aki az alábbi feladatok ellátására kötelezett, illetve jogosult: a) az iskolarendszeren kívüli, öntevékeny, önképz , szakképz tanfolyamok, életmin séget és életesélyt javító tanulási, feln ttoktatási lehet ségek megteremtése, mely feladat ellátását az oktatási- nevelési intézményekkel, az álláskeres k foglalkoztatására szakosodott szervekkel, a gyermekjóléti és a családsegít szolgáltatókkal, helyi civil szervezetek vezet ivel való együttm ködés kialakításával és folyamatos munkakapcsolat fenntartásával kell megvalósítani, b) a helyi társadalomban hátrányos helyzet ek (mozgáskorlátozottak, munkaképességüket elveszt k, egészségkárosodottak, szenvedélybetegek) elesettségükb l ered kulturális hátrányaik mérséklését, c) az óvodás és iskolás korú gyermekek, fiatal feln ttek (középiskolások) fels fokú oktatásban résztvev fiatalok helyi közm vel dés keretein belüli m vészeti (film, képz vészeti, iparm vészeti,) közösségi élet, amat r alkotó, kiemelked értéket el állító m helyek (ifjúsági klubok, ének- zene, rajz, festészet, szakkörök) kialakítása, m ködési feltételeinek biztosítását, d) a település vészeti, szellemi értékeinek, hagyományainak feltárását (hagyomány rz klubok létrejöttének támogatása), e) honismereti, helytörténeti ritkaságok, korh -dokumentumok felkutatását, a faluházban e célból elkülönített sarok kialakításával, annak tárlat- szer bemutatásával, ezzel felélesztve a lokálpatriotizmust,
23
f)
a település környezeti és esztétikai kultúrájának fejlesztését a civil szervezetek, oktatási- nevelési intézmények gyermek és tanulóinak bevonásával (virágosítás, parlagf - és gyom- mentesítés, hulladékgy jtési akciók szervezése), g) a nemzeti, a nemzetiségi, kisebbségi kultúrák megismertetését, az egyetemes kulturális értékek ápolását a helyi kisebbségi közösség hagyományainak gondozását, ebben való együttm ködést az oktatásinevelési intézményekkel, a helyi civil szervezetekkel, h) a helyi társadalmi kapcsolatrendszer, a közösségi érdekérvényesítés terén az országos, régiós, megyei, kistérségi kulturális intézményeivel, szerveivel való együttm ködést, i) szabadid hasznos eltöltése keretében a diák- és feln tt sporttal összefügg iskolai- és klub szint összefogása er sítését, j) a helyi nyilvános könyvtárral közös kulturális rendezvények (versenyek, ötletbörzék, zenés, táncos sorok, találkozók, fesztiválok, vetélked k, ) megrendezését, k) a település idegenforgalmi vonzerejének megteremtését (madárvilág, védett természeti értékek képi bemutatását), l) a település polgárai számára információk eljuttatását, helyi lap szerkesztésével, m) népm vészeti hagyományok tevékenységének gyakorlása körében az ének- zene, táncegyüttesek m ködését, n) nyári kulturális táborok szervezését, az ott készült alkotásokból bemutatók, kiállítások rendezését. A polgármesteri hivatal köteles kiemelten kezelni és a feladat ellátásához támogatást nyújtani a faluház keretein belül: a) a település oktatási- nevelési, nyilvános könyvtári és a helyi civil szervezetek, kistérségi szervezetek által kínált, közm vel déshez köt információnak gy jtéséhez és közismertté tételéhez, b) a településen m köd , ill. alakuló amat r m vészeti csoportok menedzseléséhez, c) a helyi civil szervezetek közismertségéhez bemutatkozó fórumok, találkozók szervezésével, pályázati lehet ségek bemutatásával, önigazgatásukat el segít képzések megszervezésével, d) országosan rangos, kiemelked eredményt elért amat r m vészeti csoport, ill. egyén fellépésének biztosításához. Az önkormányzat mindenkori éves költségvetésében a közm vel dési tevékenység végzésének támogatása címén, erre elkülönített el irányzat, ill. pénzügyi forrás szolgál, melyet önkormányzati saját bevételéb l, pályázati támogatásból, központosított el irányzatból, központi költségvetésb l származó normatív állami támogatásból biztosít e rendeletben szabályozott kötelez közm vel dési feladatai megvalósítása érdekében. A támogatás, a felmerült és elismerhet költségek részbeni, vagy teljes mértékét lefed is lehet, az értékarányosság szem el tt tartásával, az esélyegyenl ség biztosítása mellett. A helyi társadalom életében gazdasági tevékenységet végz egyéni és társas vállalkozások anyagi támogatása jelenthet kiegészít anyagi forrást az önkormányzat közm vel dési tevékenysége megvalósításában. Az önkormányzat által alapított közalapítvány alapító okiratában rögzített tevékenységi körön belül, a kuratórium döntésének megfelel mértékben jelent kiegészít pénzügyi forrást az oda befolyt adományok összegéb l az önkormányzat kötelez közm vel dési rendeletében rögzített feladatai ellátásához. c) A véd i szolgálat mint az önkormányzat kötelez közszolgáltatási közfeladata ellátásához az önkormányzat tulajdonában álló, Csanytelek, Radnóti M. u. 2. sz. alatti egészségügyi kombinát épületén belül, elkülönített, hatósági m ködési engedéllyel rendelkez helyiség áll rendelkezésre. A véd k az önkormányzat képvisel - testülete által határozatban rögzített körzetekben látják el közfeladatukat, szakmai önállóságuk biztosított, szakmai felügyeletüket jogszabály szerint a vezet véd látja el. A két véd i körzetben a gyermek-létszámhoz igazodóan 1 f 8 órában, 1 f 6 órában végzi napi teend it. A közszolgáltatás finanszírozását a központi költségvetésben elkülönített alapból az OEP által átadott – támogatásérték pénzeszköz, valamint a célszer ség, okszer ség, hasznosság, hatékonyság szem el tt tartásával, a közszolgáltatást igénybe vev k igényeihez igazítottan, a szükség szerint az önkormányzat költségvetéséb l, saját bevételeib l, ill. pályázat esetén öner nyújtásával biztosítja.
24
VÉD
I SZOLGÁLTATÁS
A településen a véd i szolgáltatás körzeti bontásban történik. A vegyes körzetek kialakítása a 49/2004.(V.21.) ESZCSM rendelet 5.§-a alapján történt meg. Körzet megosztás – ellátási feladatok I. sz. Véd
i körzet feladat köre: - területi ellátás - kett óvodai csoport ellátása - általános iskola fels tagozata
II. sz. Véd
i körzet feladat köre: - területi ellátás - kett óvodai csoport ellátása - általános iskola alsó tagozata
A véd i körzetek földrajzi határait a 268/2006.(X. 31. ) ÖKT határozata tartalmazza. A véd k feladatukat az ellátási területükön lakcímmel rendelkez személyekkel kapcsolatosan kötelesek ellátni. Ezen túl köteles ellátni a körzetében jogszer en tartózkodó azon személyt is, aki az ellátás iránti igényét bejelenti.(49/2004.(V.21.) ESZCSM rendelet 2.§ 4.-5. pontja alapján) VÉD A véd
I SZOLGÁLTATÁS FELADATAI
i szolgáltatás tevékenységét az alábbi jogszabályok határozzák meg: 49/2004.(V.21.) ESZCSM rendelete a területi véd i ellátásról 26/1997.(IX.3) NM rendelet az iskola-egészségügyi ellátásról.
A területi véd
feladata:
1./ N védelem, ezen belül: a) a családtervezéssel kapcsolatos tanácsadás, b) az anyaságra való felkészülés segítése, c) a lakossági célzott sz vizsgálatok szervezésében részvétel. 2./ Várandós anyák gondozása a külön jogszabályban foglaltak szerint. 3./ Gyermekágyas id szakban segítségnyújtás és tanácsadás az egészségi állapottal, az életmóddal, szoptatással, valamint a családtervezéssel kapcsolatban. 4./ 0-6 éves korú gyermekek gondozása: a) a családlátogatás, véd i tanácsadás keretében folyamatos, célzott és szükséglet szerint gondozás végzése, továbbá a harmonikus szül -gyermek kapcsolat kialakulásának, a gyermeknevelésének és a szocializációjának segítése, valamint a gyermek fejl déséhez igazodóan az egészséges életmódhoz szükséges ismeretek nyújtása, b) az újszülöttek, a koraszülöttek, a kissúllyal születettek, valamint az egészségi és környezeti ok miatt veszélyeztetett csecsem k és gyermekek pszichoszomatikus fejl désének fokozott figyelemmel kísérése és segítése, c) a szoptatás és az anyatejes táplálás fokozott figyelemmel kísérése, az anyatejjel való táplálás szorgalmazása különösen az els 6 hónapban, az anya tanítása a szoptatás helyes technikájára, a tejelválasztás fokozásának és fenntartásának módjaira d) a sz vizsgálatok elvégzése a módszertani ajánlások alapján és az észlelt eltérésr l a házi gyermekorvos, illetve a háziorvos (továbbiakban:háziorvos) írásban történ értesítése,
25
e) a gyermek fejl dését veszélyeztet tényez észlelésekor a háziorvos, illetve a gyermekjóléti szolgálat haladéktalan értesítése mellett a veszélyeztetett gyermek és családjának fokozott gondozásba vétele, f) a család felkészítése a beteg csecsem és gyermek otthoni ápolására, g) az egészségi ok miatt fokozott gondozást igényl , a krónikus beteg, a fogyatékos személyek jogairól és esélyegyenl ségük biztosításáról szóló 1998. évi XXVI. törvény 4. §-ának a) pontja szerinti fogyatékossággal él , valamint a magatartási zavarokkal küzd gyermek és családja életviteléhez segítésnyújtás és tanácsadás együttm ködve a háziorvossal és szükség esetén más illetékes szakemberekkel, h) a családok tájékoztatása az életkorhoz kötött véd oltások fontosságáról, a véd oltások szervezése, nyilvántartása, jelentése a külön jogszabályban, módszertani levélben foglaltak szerint. 5./ Az óvodában a véd i feladatok végzése, az oktatási intézményben a tanulók ellátása a külön jogszabályban foglaltak szerint. 6./ Oktatási intézménybe nem járó otthon gondozott tanköteles korú gyermek gondozása. 7./ Családgondozás keretében: a) a gondozott családban el forduló egészségi, mentális és környezeti veszélyeztetettség megel zése, felismerése érdekében segítségnyújtás a helyes életvitelhez, a harmonikus, szeret családi környezet kialakításához, b) soron kívüli családlátogatás végzése az iskolavéd írásbeli jelzése alapján, c) a gyermekjóléti szolgálat és a háziorvos értesítése, illetve hatósági eljárás kezdeményezése a gyermek bántalmazása, súlyos elhanyagolása, a gyermek önmaga által el idézett súlyos veszélyeztet magatartása vagy egyéb súlyos veszélyeztet ok fennállása esetén, d) figyelemfelhívás a népegészségügyi sz vizsgálaton történ megjelenés fontosságára, továbbá tájékoztatás az önkéntesen igénybe vehet ajánlott sz vizsgálatokról, e) tájékoztatás az állami, civil karitatív családtámogatási formákról és lehet ségekr l. 8./ Az egyéni és közösségi egészségfejlesztési, egészségvédelmi programok tervezésében, szervezésében és megvalósításában részvétel. A véd
a fenti tevékenységeket a következ helyeken végzi: A. A tanácsadó helyiségben (Csanytelek, Radnóti u. 2.) B. A családok otthonában C. Nevelési-oktatási Intézményekben
A:/ A tanácsadó helyiségben Az önálló véd i tanácsadás a tanácsadó helyiségben történik. A véd i tanácsadások rendje a 49/2004.(V.21.) ESZCSM rendelet 2. sz. melléklete alapján került meghatározásra. k, várandós anyák részére tartott tanácsadás: I. sz. Véd II. sz. Véd
i körzet: szerda: 13-tól 15 óráig i körzet: hétf : 10-t l 12 óráig
A tanácsadás keretében a véd által elvégzend sz vizsgálatok a 33/1992. (XII. 23.) NM rendelet a terhes gondozásról 1.sz. melléklete alapján: -testsúly, testmagasság mérés, -has-körfogat mérése, -vérnyomás mérése, -pulzus számlálás, -magzati szívm ködés vizsgálata (frekvencia – számlálás), -a terhesség küls tapintásos vizsgálata, -az eml k szemrevételezése és tapintásos vizsgálata,
26
-a terhes n vizeletének vegyi és tesztcsíkos vizsgálata. Csecsem -, gyermek-, ifjúsági tanácsadás: I. sz. Véd II. sz. Véd
i körzet: szerda: 11-t l 13 óráig i körzet: csütörtök: 13-tól 15 óráig
A tanácsadás keretében a véd az életkorhoz kötött sz vizsgálatokból a következ eket végzi a 49/2004.(V.21.) ESZCSM rendelet 1. sz. melléklete alapján: -testi fejl dés (súly, hossz, fej- és mell-körfogat), -pszicho-motoros, mentális, szociális fejl dés, -érzékszervek m ködése (látásélesség, színlátás, hallásvizsgálat), -BCG-heg ellen rzése, -mozgásszervek elváltozásának sz rése (lúdtalp, gerincelváltozások), -pajzsmirigy tapintásos vizsgálata, -vérnyomásmérés. A véd szervezi a településen folyó Mozgó Szakorvosi Szolgálat által biztosított csecsem tanácsadásokat, valamint aktívan részt vesz azok lebonyolításában. Csoportos egészségfejleszt foglalkozások: Szülésre, szoptatásra felkészítés, baba-mama klub, csecsem masszázs, életmód klub, szül k iskolája. A programok igény szerint el re tervezetten történnek.
B./ A családok otthonában A családok otthonában a véd rendszeresen, a rendeletben meghatározottaknak megfelel en tesz látogatást {49/2004.(V.21.) ESZCSM rendelet 3. sz. melléklete}.
C./ Nevelési-oktatási Intézményekben A nevelési-oktatási intézményekben a 26/1997.(IX.3) NM rendelet 3. sz. melléklete alapján a véd a következ önállóan ellátandó feladatokat végzi: 1) Alapsz rések végzése a vonatkozó módszertani irányelv szerint: - testi fejl dés (súly, hossz, mell-körfogat), - pszicho-motoros, mentális, szociális fejl dés, - érzékszervek m ködése (látásélesség, színlátás, hallásvizsgálat), - BCG-heg ellen rzése, - mozgásszervek elváltozásának sz rése (lúdtalp, gerincelváltozások), - golyvasz rés, - vérnyomásmérés. 2) A gyermekek, tanulók személyi higiénéjének ellen rzése, testi, szellemi fejl désük ellen rzése, regisztrálása. 3) Els segélynyújtás. 4) Az orvosi vizsgálatok el készítése. 5) A véd oltásokkal kapcsolatos szervezési, el készítési feladatok elvégzése. 6) Krónikus betegek, magatartási zavarokkal küzd k életvitelének segítése. 7) Részvétel az egészségtan oktatásban, els sorban az alábbi témákban: - az egészséggel kapcsolatos alapismeretek (személyi higiéne, egészséges életmód, betegápolás, els segélynyújtás), - családtervezés, fogamzásgátlás, - szül i szerep, csecsem gondozás, - szenvedélybetegségek megel zése. 8) Testnevelés, gyógytestnevelés, technikai órák, iskolai helyiségek, és környezet, az étkeztetés, higiénés ellen rzésében való részvétel. 9) Kapcsolattartás a szül kkel (szül i értekezlet, családlátogatás). 10) Pályaválasztás segítése.
27
11) Az elvégzett feladatok dokumentációjának segítése (egészségügyi törzslapok, ambulánslapok, véd oltások, szakorvosi beutalások, veszélyeztetettek nyilvántartása stb.).
Jelentési kötelezettségek: A véd munkájáról különböz nyilvántartásokat, statisztikákat, jelentéseket készít az ÁNTSZ illetve az OSZMK részére. Havonta elkészítend jelentések: oltási jelentés, pediculosis jelentés, OSZMK jelentés (interneten továbbítandó). Negyedévente elkészítend jelentések: jelentés a demográfiai adatokról, BCG jelentés. Éves jelentések: demográfiai adatok éves összesítése, pediculosis jelentések összesítése, OSZMK jelentés éves összesítése (interneten továbbítandó), jelentés az iskola egészségügyi munkáról (interneten továbbítandó). A véd az általa gondozott személyekr l a tanácsadásokról, családlátogatásokról, oltásokról, egészségügyi dokumentációt vezet. A véd által használandó nyomtatványok jegyzékét a 49/2004.(V.21.) ESZCSM rendelet 7. sz. melléklete tartalmazza. A nyomtatványok egy részének vezetése – a rendelet által biztosítottan – számítógépen történik.
Munkaértekezlet: A véd köteles részt venni a szakmai felügyeletet ellátó ÁNTSZ Szentesi, Csongrádi, Kisteleki Kistérségi Intézetének vezet je által havi rendszerességgel összehívott, Csongrádon megtartott munkaértekezleteken.
A munkavégzés teljesítése, munkaköri kötelezettségek, hivatali titkok meg rzése: A munkavégzés teljesítése a 49/2004.(V.21.) ESZCSM rendelet 4.§-a által meghatározott helyeken történik. A véd köteles a munkakörébe tartozó munkát képességei kifejtésével, az elvárható szakértelemmel és pontossággal végezni, a hivatali titkot megtartani. Ezen túlmen en nem közölhet illetéktelen személlyel olyan adatot, amely a munkaköre betöltésével összefüggésben jutott tudomására és amelynek közlése a munkáltatóra, vagy más személyre hátrányos következményekkel járhat. A dolgozó munkáját az arra vonatkozó szabályoknak és el írásoknak, a munkahelyi vezet je utasításainak, valamint a szakmai elvárásoknak megfelel en köteles végezni. Amennyiben adott esetben jogszabályban el írt adatszolgáltatási kötelezettség nem áll fenn, nem adható felvilágosítás azokban a kérdésekben, amelyek hivatali titoknak min sülnek és amelyek nyilvánosságra kerülése az intézmény érdekeit sértené. Hivatali titoknak min sülnek a következ k: a dolgozók személyes adatvédelmével, bérezésével kapcsolatos adatok, ellátottak személyiségi jogaihoz f adatok, a dolgozók, ellátottak egészségi állapotára vonatkozó adatok, A véd k kötelesek a tudomásukra jutott hivatali titkot mindaddig meg rizni, amíg annak közlésére az illetékes felettesét l engedélyt nem kap.
28
A közszolgáltatási tevékenység végzése során alkalmazandó közös szabályok:
a)
ködésük személyi, tárgyi, pénzügyi feltételeit a hivatal az önkormányzat éves költségvetésében szükséges mértékben biztosítja a hatékonyság, gazdaságosság, eredményesség szem el tt tartásával, b) a tevékenység szabályszer ségét a hivatal vezet je egyrészt vezet i ellen rzés, másrészt bels ellen r bevonásával, továbbá a folyamatba épített, el zetes és utólagos ellen rzés (erre irányuló bels szabályzatban foglaltak szerinti) a pénzügyi irodavezet helyettese feladatellátással való megbízására és annak végrehajtása ellen rzésére kötelezett, c) a közszolgáltatások pénzügyi gazdálkodására ezen szabályzatban foglaltak alkalmazása az irányadó, a takarékosság, a méretarányosság, feladathoz igazodó, az önkormányzat költségvetési rendeletében foglaltak végrehajtásával, szakfeladatként való kezelésével, d) a tevékenység m ködtetéséhez szükséges (önálló szakmai alapfeladatokon túli) szellemi és fizikai tevékenységek végzése, pénzügyi, könyvviteli és számviteli feladat-ellátás, vagyongazdálkodás a hivatal alapfeladatába tartozik, benne az el zetesen költség-kalkuláció alapján felmért szükséges anyag- eszköz és egyebek beszerzése, szállítása, karbantartási feladatok, szükséges mérték javítási munkálatok, esetleges felújítási, közbeszerzési munkálatok, pályázatok el készülete, leltározás, selejtezés bonyolításában való részvétel. A pénzügyi, gazdálkodási feladatok Az önállóan m köd és gazdálkodó költségvetési szerv pénzügyi, gazdálkodási feladatait a jegyz , mint költségvetési szerv vezet iránymutatása alapján az Adó- és Pénzügyi Iroda köztisztvisel i látják el az irodavezet közvetlen irányításával az alábbiak szerint: a) A gazdálkodási eseményekkel összefügg utalványozási, érvényesítési és ellenjegyzési jogkörük külön szabályzatban kerülnek rögzítésre, nevesítésre. b) A közszolgáltatási közfeladatok m ködési jelleg , gazdálkodási feladatok szakmai teljesítésének igazolását az a könyvtári közalkalmazott, a közm vel dési közalkalmazott, a véd k mellett (a három szakfeladatot ellátó továbbiakban együtt: közalkalmazottak) az adó- és pénzügyi irodavezet - helyettes végzi. Fejlesztési, felhalmozási célú feladat végrehajtások szakmai teljesítés igazolását a közalkalmazottak és az irodavezet - helyettes végzi, amennyiben nincs megbízott szaki ellen r. c) A tervezési, költségvetési el készítési feladatokat a közalkalmazottak az Adó, - és Pénzügyi Iroda vezet helyettesével közösen végzik, alapvet en a képvisel - testület által elfogadott költségvetési koncepció alapján, figyelembe véve a várható központi intézkedések, makrogazdasági mutatók, költségvetési törvénytervezet és egyéb helyi sajátosságok várható pénzügyi kihatásait és a bázis id szak tapasztalatait. Az éves fejlesztési, beruházási és felújítási elképzelések a m ködési jelleg el irányzatoktól elkülönítetten kerülnek javaslatként megjelölésre. A tervezéshez, költségvetés el készítéséhez szükséges alapadatok gy jtését, az analitikus és részletez nyilvántartásokat az Adó- és Pénzügyi Iroda pénzügyi ügyintéz i, ügykezel i végzik. az Adó- és Pénzügyi Iroda vezet je által ellen rzött, a vezet helyettes által a közalkalmazottakkal koordinált költségvetési keretszámok tervezete kerül a jegyz által rendelet- tervezetként elkészítésre és a polgármester által el terjesztésre a Képvisel - testület részére. Az évközi saját hatáskör kiemelt el irányzatokon belüli és azok közötti esetleges el irányzat átcsoportosítási javaslatok esetében a fenti eljárás rend követend . d) A költségvetés végrehajtásának, a gazdálkodás évközi eseményeinek folyamatos rögzítését a konkrét gazdasági események könyvelését az Adó- és Pénzügyi Iroda köztisztvisel je végzi. Ezen belül a f könyvi könyvelést az irodavezet , míg az analitikus nyilvántartások vezetését a pénzügyi ügyintéz és ügykezel végzi. A közalkalmazottak és a Polgármesteri Hivatal vezet je részére biztosítani kell a folyamatos információ áramlást mind a napi pénzforgalom (pénzforgalmi információs lista) mind a f könyvi könyvelésen keresztül (F könyvi kivonat). e) A Polgármesteri Hivatal bels ellen rzési feladatait a Csongrádi Kistérség Többcélú Társulása keretében független bels ellen r látja el, külön megállapodás alapján. A munkafolyamatba épített illetve vezet i ellen rzéseket a polgármesteri hivatalt vezet t jegyz és az Adó- és pénzügyi Iroda vezet je, helyettese látják el.
29
f) A folyamatos könyvvezetési feladatok ellátása mellett a polgármesteri hivatal az éves költségvetési beszámolókat a polgármesteri hivatal Adó-és Pénzügyi Irodájának köztisztvisel i készítik el az irodavezet irányításával. A jegyz által véglegesített és ellen rzött beszámoló tervezeteket a polgármester terjeszti a Képvisel -testület elé. 2.2. A szervezeti egységek vezet jének azon jogosítványai, melyek szerint a költségvetési szerv képvisel jeként járhatnak el A polgármesteri hivatal, mint önállóan m köd és gazdálkodó, önálló jogi személyiség , közhatalmi költségvetési szerv vezet je, a hivatal alapító okiratában rögzített alapfeladatok, adatfeladatokon túli közszolgáltatások, kiegészít tevékenységek végzése felett teljes-kör szakmai és gazdálkodási jogkört gyakorol. Mindemellett a Képvisel -testületi (önkormányzati) hatáskör kötelezettségvállalások ellenjegyzési jogkörét is gyakorolja. 3.1. Bels kontrollok (FEUVÉ), A folyamatba épített, el zetes, utólagos és vezet i ellen rzés szabályait ezen szabályzat 1. melléklet tartalmazza, melyben foglaltak betartása a költségvetési szerv állományába tartozó minden munkavállalóra nézve kötelez er vel bír. 3.2. Ellen rzési nyomvonal A hivatal m ködési folyamatait az alábbi folyamatábra testesíti meg, benne - a felel sségi viszonyok, - információs szintek és kapcsolatok, valamint - az irányítási és ellen rzési folyamatokat, amely megteremti az utólagos vezet i ellen rzés lehet ségét.
30
Folyamatábra ellen rzési nyomvonalról
Adó- és Pénzügyi Irodavezet
Jegyz
Adó- és Pénzügyi Irodavezet helyettes
Jegyz i Irodavezet
Szociális Irodavezet
31
3.3. Kockázatkezelés A kockázatkezelés keretében azokat az intézkedéseket határoztam meg, a pénzügyminiszter által kiadott módszertani útmutató alapján, amelyek a költségvetési szerv m ködése során a tevékenységben, gazdálkodásban kockázatot jelentenek. Ezen kockázatok elkerülésének, elhárításának módja: a) el zetes információ szerzés egy- egy közfeladat tervezésekor, a várható központi elképzelések figyelembevétele b) a vállalt feladat költség kalkulációjában az a) pontban foglaltak beépítése, különös figyelemmel az árak, bérek, egyéb költségek, áfa alakulására, a közbeszerzési értékek határaira, c) a szerz dés kötések el tt alapos információ begy jtésére kell koncentrálni, és gondos számításnak kell megel zni azt, tekintetve venni, hogy nem minden esetben a legolcsóbb megoldás a legkifizetend bb, d) a feladat-ellátás során mind a vezet i, mind a folyamatba épített, el zetes, ill. utólagos ellenérzés precízsége jelenthet biztonságot a feladat célnak megfelel teljesítésére, e) a kiválasztás akár anyag, akár eszköz, vagy bár mi más beszerzése esetén, a takarékosságon túl a célszer ségnek, a többszöri felhasználás lehet ségét kutatva, mással való kombinálás, vagy könny , egyszer használati módozat választása lehet hogy a drágább lesz olcsóbb, f) a pályázati lehet ségek során ügyelni kell az egymásra építhet ségnek, hogy ne keletkezzen torzó, befejezetlen beruházás, értelmetlenné váló szolgáltatás, g) környezetkímél megoldásoknak mindig els bbséget kell kapniuk minden beszerzés, beruházás esetén, h) a feladat végrehajtására vállalkozó megbízhatósága ellen rzésére komoly gondot kell fordítani, a köztartozás kerülésével, garanciák beépítésével, i) szabálytalanságok el fordulása esetén az e tárgykörben általam kiadott szabályzatban foglaltak szerint kell eljárni. 3.4. Kontrollkörnyezet kialakítása A polgármesteri hivatal szervezeti struktúrája, a foglalkoztatottakkal szemben támasztott etikai elvárások, és az átlátható humán-er forrás kezelése biztosítja pénzügyi, gazdasági ellen rzés lehet ségét, akár a vezet i, akár küls ellen rzés végrehajtása számára. A költségvetési szervet a jegyz vezeti, felel annak gazdálkodása szabályszer ségéért, melyet vezet i ellen rzése mellett, kiterjeszt a hivatal minden szervezeti egységére, (irodák és al-irodára,) a közszolgáltatást végz közalkalmazottak által végzett tevékenységbe való rálátást. A pénzügyi iroda vezet je felel a költségvetési szerv Ámr. szerinti m ködéséért, ebben osztozik a jegyz felel sségében. Kölcsönös tájékoztatási kötelezettség terheli az irodavezet t, annak helyettesét és a jegyz t, a többi hivatali irodavezet re kiterjesztetten. Etikai elvárásként a hivatalon belüli elvárás: a takarékos, ésszer , el re költségszámításokkal alátámasztott, hatástanulmányok alapján végzett tevékenység, gondos feladat el készítés és jogszer végrehajtás, a szabálytalanságok kerülése, azok észlelése esetén külön szabályzatban foglaltak szerinti cselekvés fogalmazódik meg. Ebben nem érvényesülhet a kollegalitás, tolerancia, akár munkajogi, akár büntet jogi következményekkel jár. A szabálytalanságok kezelésére vonatkozó szabályzat ezen ügyrend 2. melléklete. A jegyz i irodavezet gondoskodik a hivatali apparátus, mint humán-er forrás személyi anyagainak kezelésér l, a hivatal szervezeti és m ködési szabályzata 4. függelékeként csatolt adatvédelmi és adatkezelési szabályzatában foglaltak szerint. 3.5. Kontrolltevékenységek: A költségvetési szerv m ködéséhez köt , közbeszerzési eljárás értékhatárát el nem ér beszerzések engedélyezési és jóváhagyási eljárásait, információhoz való hozzáférést, és beszámolási eljárásokat tartalmazó szabályzat, amely ezen ügyrend 3. melléklete. 3.6. Információ és kommunikáció: Az Adó- és Pénzügyi Iroda, mint a hivatal gazdasági szervezeti egységét irodavezet irányítja a költségvetési szerv vezet je által, ezen ügyrendben meghatározott jogkörök gyakorlásával és a jegyz által
32
kiadott kiadmányozási joggal. Távollétében helyettesítését az irodavezet - helyettes látja el, szintén ezen ügyrendbeli feladatok végzésével és saját jogon. Az irodavezet helyettes köteles napi szinten minden olyan tudomására jutott információt eljuttatni az irodavezet höz, vagy közvetlenül a szervet vezet jegyz höz, amely azonnali, vagy halaszthatatlan intézkedést igényel. Az irodavezet szintén ugyanezen feladatra kötelezett. A hivatal irodavezet i napi szinten kötelesek a hivatal m ködése egészét érint , tudomásukra jutott akár közvetlen szakmai, akár jogszabály változásról, amely kihatással lehet más irodák által végzett munkafolyamatokra. A jegyz által heti rendszerességgel tartott vezet i értekezletek szolgálnak az aktuális feladatok megbeszélésére, és az irodavezet k kötelesek ezen értekezleten megbeszélteket munkatársaiknak való átadására, annak betartására és betartatására, majd a következ vezet i értekezleten err l a jegyz tájékoztatására. Az irodavezet k rendszeresen, legalább havonta értékelik az elvégzett feladatokat saját szakterületükön és felvázolják az el re látható feladatokat, más szakterület irodák köztisztvisel ivel ésszer munkakapcsolat kialakításával. Önképzés, képzés, valamint szakmai továbbképzések keretében szerzett információkat kötelesek az irodavezet k az érintettekkel tényszer en megosztani, munkatársaiktól annak végrehajtását számon kérni. Az aktuális feladatok végrehajtását minden célhoz, a cél elérését pedig konkrét id ponthoz kell kötni, mely id pontban a végrehajtást számon kell kérni, a mulasztás okát feltárni és a mulasztóval szemben felel sségre vonás alkalmazását a jegyz nél kezdeményezni. Az irodákban rendszeresített számítógépek, minden átvett eszköz rendeltetésszer használatáért, alkalmazásért, az azokban tárolt adatok esetleges titkosságának meg rzéséért személy szerint felel aki ezt a szabályt megszegi és azt illetéktelen személyek számára átadja. Minden köztisztvisel köteles a reá bízott eszközöket a jó gazda gondosságával kezelni, ügyelni a takarékosság, gazdaságosság, célszer ség szempontjaira. 3.8.
Monitoring rendszer kialakítása és folyamatos m ködtetése
A hivatal alapító okiratában, megvalósítási és teljesítési tervében foglaltaknak megfelel en, a képvisel testület, a polgármester, a jegyz által adott utasítások szerint köteles folyamatosan m ködése során a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség követelményeinek megfelelni, ügyelve a gazdálkodási lehet ségek és a kötelezettségvállalás közötti összhang meglétére, a kezelésébe, használatába adott vagyonnal való rendeltetésszer joggyakorlásra egyaránt. Ahhoz hogy minden érdekelt, ill. a közérdek adatok, információk vonatkozó jogszabályban foglaltaknak megfelel en kerüljön nyilvánosságra, a hivatal jegyz i al-irodája titkársági el adója a honlap kezeléssel, adatok erre a célra kialakított számítógépes rendszerében, vonatkozó szabályzat szerint jár el, mely szabályzat a polgármesteri hivatal szervezeti és m ködési szabályzata 14. függeléke. A civil szervezetek támogatása (pályázati elbírálással, helyi rendeletben szabályozott módon) nyilvánosságra hozataláról a pénzügyi iroda pénztárosa felel a vonatkozó hatályos jogszabályoknak való megfeleltetéssel. A közbeszerzési eljárások, az intézkedési terv önkormányzat honlapján, majd a Közbeszerzési Tanács honlapján való közzétételéért a pénzügyi irodavezet – helyettese felel. A napi munkavégzés során alkalmazott számítógépes programok használata adatainak szabályszer tárolásáért, annak jogszer m ködtetéséért, adatvédelem szempontjainak érvényesítéséért, az adatokhoz illetéktelenek való hozzáférésének kizárásáért, az adatok kimentéséért, szakszer informatikai eljárása lebonyolításáért e feladatottal megbízott adóügyi el adó felel, aki bels informatikusként végzi e feladatát. Munkaügyi okiratok el állítását szolgáló IMI programban adatai a hivatali szmsz 4. függeléke szerint kezelhet . A pénzügyi technikai, számítógépes feladatok végzésével megbízott köztisztvisel a szakmai szabályai szerint köteles a programot kezelni. A testületi, bizottsági el terjesztések, határozatokból készült kivonatok, rendeletek számítógépes nyilvántartása, adatai továbbítása az e célra használni engedett TERKA rendszerben történik, melynek ködtetéséért a jegyz i iroda vezet je felel. Az anyakönyvi és népesség-nyilvántartási, választási (ogy. polgármester, képvisel , EP) népszavazási feladatok az ASZA rendszerben napi feladatot rónak a jegyz i iroda igazgatási el adójára, mely adatok személyi érintettség kapcsán védettek, ezért kezelésük során betekintési jogot más számára csak a jegyz engedélyezhet. Minden alkalmazott rendszer, program leírását elkülönítetten kell a feladattal megbízottnak lemez szekrényben, mások elöl elzártan kezelni.
33
Ezen ügyrendben foglaltak megismertetése a hivatal köztisztvisel i, közalkalmazottai és munkavállalóival a pénzügyi iroda vezet je kötelezettsége. Betartása minden érintett számára kötelez , az alól felmentés nem adható. Csanytelek, 2009. május 21. Kató Pálné jegyz
34
Csanytelek Község Önkormányzata Jegyz jét l 6647. Csanytelek, Volentér János tér 2.sz. 63/578-510; 63/578-512; 63/578-513; fax: 63/578-517;
[email protected] A Polgármesteri Hivatal Szervezeti M ködési Szabályzata 2. függelék 1. melléklete Csanytelek Község Önkormányzata Polgármesteri Hivatala bels ellen rzési szabályzata A Csanytelek Község Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának bels ellen rzésével összefügg feladatait az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. Törvény (Áht.) 97. §-a, valamint a törvény végrehajtására kiadott 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet alapján a következ k szerint határozom meg: A bels ellen rzést a jegyz közvetlenül irányítja és vezeti. 1) A bels ellen rzés általános célja és feladatai a) b) c)
d)
e)
A bels ellen rzésnek el kell segítenie a szakmai és gazdálkodási feladatok ésszer és mind kevesebb ráfordítással való ellátását, valamint a feladatok ellátásában a bels rendet, fegyelmet és a vagyonvédelmet. A bels ellen rzés célja a Polgármesteri Hivatal (továbbiakban: "hivatal") által ellátott feladatok végrehajtásának, megszervezésének, az er forrásokkal való gazdálkodásnak a vizsgálata a jogszabályi, szakmai és gazdaságossági követelmények érvényesítése érdekében. A tevékenység ellátása segítse el a szakmai, a gazdálkodási és egyéb feladatok eredményes, hatékony ellátását, a vonatkozó jogszabályok betartását, a bevételek beszedését, a pénzeszközök gazdaságos, takarékos és szabályszer felhasználását, a vagyonkezelés hatékonyságát és szabályszer ségét, a számviteli és bizonylati rend betartását, a költségvetési beszámoló valódiságát és megalapozottságát. A bels ellen rzéssel szemben támasztott követelmény, hogy a bels ellen rzés legyen szerves része a hivatal bels irányítási rendszerének. Biztosítsa a folyamatokról az irányítás (vezetés) számára a szükséges jelzéseket, a visszacsatolást. Támogassa a helyes kezdeményezéseket, ugyanakkor mutasson rá kell id ben a megalapozatlan, vagy helytelennek min sül intézkedésekre. Érvényesüljön a bels ellen rzés rendfenntartó, a szabályszer m ködést el segít szerepe. A követelmények megsértését kövesse számonkérés, a cselekvés súlyával arányos felel sségre vonás. 2) A bels ellen rzés részterületei
a) b) c)
A folyamatosan elvégzend vezet i ellen rzés, a munkafolyamatba épített el zetes és utólagos ellen rzés, valamint a függetlenített bels ellen rzés. a) A vezet i ellen rzés - A jegyz , - az adó és pénzügyi iroda vezet je, helyettese - valamennyi iroda vezet jének ellen rzését jelenti.
A jegyz i ellen rzés a hivatal egészére kiterjed és a m ködés, gazdálkodás átfogó kérdéseire irányul, úgy mint: - a kötelezettségvállalási, utalványozási jog gyakorlása, - a beosztott vezet k és köztisztvisel k rendszeres és eseti beszámoltatása a feladatok meghatározásáról és teljesítésér l, az intézkedések végrehajtásáról,
35
-
indokolt esetben munkaterven felüli bels ellen rzések, vizsgálatok elrendelése, a bels ellen rzési rendszer folyamatos vizsgálata és fejlesztése, a függetlenített bels ellen rzés megállapításaira tett intézkedések végrehajtásának számonkérése, a bels ellen rzési rendszer folyamatos vizsgálata és fejlesztése, feladatkörében az éves költségvetés kialakítása során a szakmai feladatok és a pénzügyi lehet ségek összhangjának elemzése, ennek keretében vizsgálja: a) mely szakmai területekre indokolt az er forrásokat összpontosítani, b) mely szakmai területeknél lehetséges a visszafogottabb finanszírozás. A jegyz i iroda vezet jének ellen rzési feladatai
A jegyz távollétében és felhatalmazásából a jegyz i ellenjegyzési jog gyakorlása.. Az adó és pénzügyi iroda vezet jének, helyettesének ellen rzési feladatai -
-
Folyamatosan figyelemmel kísérik a költségvetés pénzügyi egyensúlyának és a likviditás alakulását, értékeli a bevételek realizálását, a kintlév ségek behajtását és a szabad pénzeszközök hasznosítására javaslatot tesznek a jegyz nek, vizsgálják a költségtényez k alakulását, a munkaer vel és az eszközökkel való gazdálkodás f bb összetev it, vizsgálják a változó szükségletekhez igazodó el irányzat átcsoportosítás lehet ségét, és javaslatot tesznek a módosításra. A hivatal minden irodavezet je: A maga területén felel s a bels ellen rzés rendszerének megszervezéséért, m ködtetéséért.
A vezet i ellen rzés eszközei, módszerei: a pénzügyi- gazdasági információk elemzése, értékelése, amely mind a szakmai, mind a gazdasági folyamatok, illetve az azokat tükröz adatok áttekintését értékelését jelenti. Az adatokat a feladatellátás és a gazdálkodás egészét átfogó költségvetési, számviteli és statisztikai rendszer szolgálja. Munkafolyamatba épített el zetes és utólagos ellen rzés: A jegyz gondoskodik a szakmai és gazdasági folyamatok olyan megszervezésér l, amelyben az egyes munkam veletek folyamatosan ellen rzésre kerülhetnek. A munkafolyamatba épített ellen rzésnek biztosítania kell a hibák, nem kívánatos jelenségek id beli felmérhet ségét, megakadályozhatóságát, a folyamatokban jelentkez rendellenességek megszüntetésére gyors intézkedések lehet ségét, a köztisztvisel k felel sségének növelését. A munkafolyamatba épített ellen rzési feladatokat az SZMSZ, bels szabályzatai (számviteli politika, számlarend stb.) tartalmazzák, melynek alapján a munkaköri leírásokban kell rögzíteni, hogy: - milyen munkam veleteket és milyen gyakorisággal kell ellen rizni, - mi az ellen rzés viszonyítási alapja (jogszabály, bels szabályzat stb.), - a visszacsatolás formáját (kinek kell jelezni, milyen formában és mit kell tenni a hiba megszüntetése érdekében.) A munkafolyamatba épített ellen rzési feladatokat részleteiben a hivatal pénzügyi ügyrendje tartalmazza. A függetlenített bels ellen rzés feladatai A hivatal bels ellen ri feladatait vállalkozói szerz dés alapján az Alür Bt. látja el a Csongrádi Kistérség Többcélú Társulásával kötött háromoldalú megállapodás keretében A bels ellen rrel szemben támasztott követelménye a vonatkozó hatályos jogszabályokban foglaltak szerint: - Bels ellen rzési munkakört az láthat el, aki szakirányú fels fokú iskolai végzettséggel (közgazdasági, jogi), vagy fels fokú iskolai végzettséggel és emellett mérlegképes könyvel i, pénzügyi és számviteli szakellen ri, vagy okleveles pénzügyi revizori képesítéssel, okleveles könyvvizsgáló képesítéssel rendelkezik, és az alkalmazást megel en legalább hét éves költségvetési területen eltöltött pénzügyi
36
-
-
vagy számviteli gyakorlattal rendelkezik. Ett l eltérni csak különösen indokolt esetben (pl.: szakmai gyakorlat) lehet. A bels ellen r ellen rzési feladatait (a jegyz által a tárgyévet megel év ig képvisel testület elé beterjesztett és a testület által jóváhagyott) munkatervben kell megállapítani, szabad munkaid kapacitást is biztosítva, hogy az év közben aktuálissá váló ellen rzési feladatok soron kívüli ütemezésére lehet ség legyen. A bels ellen rt meg kell hívni minden olyan megbeszélésre, melyben feladatkörét érint kérdéseket tárgyalnak, tájékoztatni kell minden fontosabb bels intézkedésr l.
A bels ellen r feladatai: - kiterjednek a hivatal tevékenységének és gazdálkodásának célszer ségi, eredményességi és szabályszer ségi szempontból való értékelésére. - A bels ellen r segítséget nyújt a jegyz részére, hogy a rendelkezésére álló eszközökkel minél optimálisabban gazdálkodjon. - A bels ellen rzés feladata, hogy a szabályszer gazdálkodás el mozdítása és a bels tartalékok feltárása céljából ellen rizze, és ennek során vizsgálja: a) az ellátott feladatok, és a hivatal gazdálkodási formájának kapacitásainak összhangját, b) az alaptevékenység ellátását és annak módját, eredményességét, c) az el irányzatok, rendelkezésre álló pénzeszközök felhasználását, d) a létszám- és illetménygazdálkodást, e) a tárgyi eszközök kihasználását, fenntartását és fejlesztését, az egyéb er források felhasználását, f) a saját bevételek alakulását, azok feltárására, növelésükre tett intézkedések hatását, a követelések nyilvántartásának szabályszer ségét és beszedését, g) a kötelezettségvállalások megalapozottságát, azok el irányzattal való összhangját, nyilvántartását, h) a hivatali m ködés szabályozottságát, a bizonylati rend- és okmányfegyelem helyzetét, valamint a vagyon védelmét, ésszer hasznosítását, i) a költségvetési beszámoló, valamint az el irányzat-maradványok és az eredmény kimunkálásának valódiságát, szabályszer ségét, a befizetési kötelezettségek teljesítését, j) a kincstárnak megküldött bizonylatok, pénzügyi jelentések adatait, valamint a kapcsolódó intézményi bels bizonylatok nyilvántartások szabályszer ségét, összhangját, k) a közbeszerzési eljárás el írásainak betartását, szabályszer ségét, l) a számviteli el írások betartását. A bels ellen r jogai és kötelességei: - Jogosult a hivatalnál vizsgálatot végezni, a vizsgált szervezeti egység minden olyan iratába betekinteni, melynek ismerete az ellen rzéshez szükséges, részt venni a vizsgált szervezeti egység kiértékel munkaértekezletén, megbeszélésén. - Köteles ellen rzési feladatát a vizsgálati programokban foglaltak szerint elvégezni. Felel s megállapításai helytállóságáért, megalapozottságáért. - Az ellen rzött szervezeti egység (személy) köteles az ellen r részére minden feltételt biztosítani, minden tájékoztatást megadni, az iratokba való betekintést biztosítani, kérésére szóban vagy írásban a valóságnak megfelel en nyilatkozni. Joga van az ellen rzés megállapításaival szemben észrevételt tenni. 3) Az ellen rzés végrehajtásának szabályai:
Az ellen rzési terv és tartalma: A bels ellen rzés feladatait az éves munkaterv tartalmazza, amelynek tervezetét a bels ellen r készíti el, és a képvisel - testület hagyja jóvá. Az éves ellen rzési terv tartalmazza a téma-, cél- és utóellen rzéseket, ezen belül: a) az ellen rzés témáját, célját, b) az ellen rzés típusának megjelölését, c) az egyes ellen rzések id beli megjelölését. Ellen rzési program A bels ellen r az ellen rzéseket az általa összeállított és a képvisel - testület által jóváhagyott ellen rzési program szerint végzi, azt bels használatra készült utasításként kell kezelnie.
37
Az ellen rzési program tartalmazza: - az ellen rzési szervezet megnevezését, - az ellen rizend szerv megnevezését, - az ellen rizés témáját, célját, - az ellen rizés típusának megjelölését, - az ellen rzésre vonatkozó jogszabályi felhatalmazást, - az ellen rzés részletes feladatait, - az ellen rizend id szakot.
Az ellen rzés végrehajtása, a megállapítások írásba foglalása Az ellen rzést a helyszínen, a tények alátámasztását szolgáló eszközöket felhasználva kell lefolytatni. Az ellen rzés indokolt esetben, egy ízben legfeljebb 30 napi id szakra megszakítható. Az ellen rzés megállapításait jelentésbe kell foglalni. A jelentésben a) a gazdálkodást fejl désében kell értékelni, b) az észlelt hibák, hiányosságok rögzítése mellett rá kell mutatni azok okaira és következményeire is, c) a követelmények megsértése esetén a vonatkozó jogszabályokra, szabályzatokra, egyéb rendelkezésekre, utasításokra, okmányokra hivatkozni kell, d) meg kell fogalmazni a megállapítások hasznosításához szükséges javaslatokat is. A személyes felel sséget a hivatal azon köztisztvisel jével szemben kell megállapítani, akinek magatartása (cselekménye, mulasztása) a) a munkaköri kötelezettség - kárral, gazdasági vagy egyéb hátránnyal járó - vétkes megsértését okozta, b) jogszabályi rendelkezést vagy bels szabályzatot - és ezzel vagyonvédelmi érdeket sértett, c) a már feltárt hibák, hiányosságok fennmaradását, ismétl dését tette lehet vé. A bels ellen r által felel sként megjelölt személyekkel a rájuk vonatkozó megállapításokat a jegyz írásban ismerteti. A felel ssé tett személlyel ismertetni kell a megállapításokat, aki írásbeli magyarázatot, nyilatkozatot köteles adni arról, hogy: - elismeri-e a terhére rótt tényt, felel sséget, - mi volt a mulasztás, hiányosság oka, - mit kíván tenni a hiányosság kijavítása érdekében. Ha a felel sként megjelölt személy a felel sségét tagadja, ellenbizonyításra köteles. Az írásbeli jelentést a bels ellen ri jelentéshez csatolni kell. Az ellen rzés megállapításait írásba kell foglalni. Az írásba foglalás formái: a) ellen rzési jegyz könyv, b) ellen rzési részjelentés, c) ellen rzési jelentés, d) összefoglaló ellen rzési jelentés. A megállapítások hasznosítása érdekében a jelentést záradékkal kell ellátni, a következ formák alkalmazásával: a) az ellen rzött szervezeti egység vezet je a megállapításokat megismerte, azokkal kapcsolatban észrevételt nem tesz, és ezt aláírásával igazolja; b) az ellen rzött szervezeti egység vezet je a megállapításokat megismerte és azokkal kapcsolatban észrevételt kíván tenni.
38
Az ellen rzés magállapításaival kapcsolatban, az ellen rzött szervezeti egység vezet jén kívül - a vezet tudomásával - észrevételt tehet minden olyan személy, akivel az ellen rzés megállapításait ismertették. Ezzel a jogosultságukkal a megállapítások megismerését l számított 8 napon belül élhetnek.
Az ellen rzés megállapításainak hasznosítása Az ellen rzés tapasztalatai alapján a szükséges intézkedéseket a jegyz teszi meg, írásban - realizáló levélben -, amelyben elrendeli a hibák, hiányosságok kijavítását, a káros következmények megszüntetését. Indokolt esetben intézkedik a felel sségre vonás - fegyelmi-, kártérítési-, szabálysértési-, büntet eljárás kezdeményezésér l. A Hivatal ezen szabályzata 2009. év június hó 1. napján lép hatályba, és a Polgármesteri Hivatal SZMSZ 2. függelékének 1. mellékleteként kezelend .
Csanytelek, 2009. május 20. Kató Pálné jegyz
39
A Polgármesteri Hivatal Szervezeti M ködési Szabályzata 2. függelék 2. melléklete Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjér l szóló szabályzata 1.) Szabályzat célja Az államháztartás m ködési rendjér l szóló 217/1997. (XII. 30.) Korm. rendelet (Ámr.) 145/A. § (5) bekezdésében foglaltaknak való megfelelés. 2.) A szabálytalanság fogalma A szabálytalanság olyan valamely létez szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, el írás stb.) való eltérés, amely az államháztartás m ködési rendjében, az önkormányzati, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, továbbá az önkormányzati, igazgatási feladatellátás bármely tevékenységében egyes m veletekben stb. fordul el . 3.) Szabálytalanságok esetei ill. alapesetei lehetnek a) a szándékosan okozott (pl. szándékosan okozott szabálytalan kifizetés stb.), b) a nem szándékosan okozott szabálytalanságok – figyelmetlenségb l, – hanyag magatartásból, – helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb származó szabálytalanság Annak érdekében, hogy a szabálytalanságok megel zhet ek legyenek, a Hivatal vezet je, illetve a hivatal valamennyi szervezeti egységének vezet je (továbbiakban: irodavezet ) felel azért, hogy: a) a hatályos vonatkozó jogszabályoknak megfelel szabályozások alapján m ködjön a hivatal, illetve minden iroda, b) a szabályozottságnak, illetve a szabályok betartásának folyamatos figyelemmel kísérése megtörténjen, c) szabálytalanság el fordulása esetén, hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálására kerüljön sor, annak megfelel en, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság. 4.) A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja a)
Az intézkedés hozzájáruljon a különböz hatályos jogszabályokban szabályzatokban meghatározott el írások sérülésének, megszegésének, kialakulásának megakadályozásához (megel zés), b) keretet biztosítson ahhoz, hogy ba) a szabályok sérülése, megsértése esetén a megfelel állapot helyreállításra kerüljön, bb) a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, bc) a felel sség megállapítása, bd) az intézkedések foganatosítása megtörténjen.
és vonatkozó szabálytalanság
A szabályozottság biztosítása a szervezeti struktúrában a hivatal vezet je, illetve az irodavezet k hatásköre, felel ssége és beszámoltathatóságuk szabályozottsága által valósul meg. 5.) A szabálytalanságok kezelése A szabálytalanságok kezelése a munkaköri, hatásköri, felel sségi és elszámoltatási rendnek megfelel en alakul. A hivatal vezet jének, illetve az irodavezet knek a kötelezettsége. A hivatal dolgozóinak konkrét feladatait, felel sségét, beszámoltathatóságát a munkaköri leírások szabályozzák, a közszolgálati jogviszonyból, illetve munkaviszonyból származó kötelezettségeiket a
40
vonatkozó hatályos jogszabályok, valamint az önkormányzati és hivatali SzMSz-ben foglaltak maradéktalan betartásával kell teljesíteniük. 6.) Szabálytalanságok észlelése esetei a) A hivatal dolgozója észleli a szabálytalanságot: Amennyiben a szabálytalanságot a hivatal szervezeti egysége (iroda) valamely dolgozója észleli, akkor haladéktalanul köteles írásban értesíteni az iroda vezet jét. Amennyiben az iroda vezet je az adott ügyben érintett, a szabálytalanságot észlel munkavállalónak a vezet felettesét kell értesítenie. – Ha a hivatal vezet je, illetve az iroda vezet je megalapozottnak találja a szabálytalanságot, úgy kötelessége gondoskodni a megfelel intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról. b) A hivatal vezet je vagy az iroda vezet je észleli a szabálytalanságot: A hivatal vezet jének, illetve iroda vezet jének észlelése alapján a feladat, hatáskör és felel sségi rendnek megfelel en kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére. c) A hivatal bels ellen re észleli a szabálytalanságot: Amennyiben a bels ellen r ellen rzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, úgy a költségvetési szervek bels ellen rzésér l szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet rendelkezéseinek megfelel en köteles eljárni. Az SzMSz szerint illetékes iroda vezet jének intézkedési tervet kell kidolgoznia, az abban foglaltakat végre kell hajtania a bels ellen rzés megállapításai alapján, a hivatal vezet je egyetértésével. d) Küls ellen rzési szerv (pl. ÁSZ, könyvvizsgáló, MÁK, az EU ellen rzést gyakorló szervei, stb.) észleli a szabálytalanságot: – A küls ellen rzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellen rzési jelentés tartalmazza. A büntet -, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellen rz szervezet m ködését szabályozó törvény, rendelet alapján az ellen rzési szerv jár el. A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján – azok megszüntetésére – a hivatal vezet jének intézkedési tervet kell kidolgoznia. 7.) A szabálytalanság észlelését követ szükséges intézkedések, eljárások megindítása, nyomonkövetése A hivatal vezet je, illetve az iroda vezet je felel s a szükséges, jogszer intézkedések végrehajtásáért. a) Büntet - vagy szabálysértési ügyekben a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését is jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelel eljárásokat megindítsa. b) Fegyelmi ügyekben a hivatal vezet je vizsgálatot rendelhet el a tényállás tisztázására. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat, indokolt esetben küls szakért t is felkérhet a hatályos vonatkozó munkajogi szabályok tiszteletben tartásával. A vizsgálat eredménye lehet további vizsgálat elrendelése is. Erre többnyire akkor kerül sor, ha a szabálytalanság megállapítását követ en a felel sség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megel zése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ. c) A hivatal vezet jének további feladata, hogy intézkedjenek a szabálytalansággal kapcsolatos eljárások nyomon követésér l. Ennek során: ca) nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások helyzetét, cb) figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását, cc) a feltárt szabálytalanság típusa alapján a további „szabálytalanságlehet ségeket” (a hasonló projektek, témák, kockázatok meghatározása) beazonosítja, információt szolgáltat a bels ellen r számára, el segítve ezzel úgy a saját mint a bels ellen r
41
folyamatban lév ellen rzéseit, az ellen rzési környezetre és a vezetési folyamatokat érint eseményekre való nagyobb rálátást, cd) a hivatal vezet jének feladata, hogy intézkedjen a szabálytalansággal kapcsolatos eljárások nyilvántartásáról, melynek során gondoskodnia kell: – a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok (a vonatkozó hatályos jogszabály szerint) nyilvántartásának naprakész és pontos vezetésér l, illetve – a megtett intézkedések és az azokhoz kapcsolódó határid k nyilvántartásáról. Jelen szabályzat a Pénzügyi Ügyrend melléklete, hatálya annak hatályához igazodik. Szabályzatot készítette, kiadásért felel s: Kató Pálné hivatalvezet
42
A Polgármesteri Hivatal Szervezeti M ködési Szabályzata 2. függelék 3. melléklete
Csanytelek Község Önkormányzata Képvisel -testülete közbeszerzési értékhatárokat el nem ér beszerzési eljárások rendjér l szóló
SZABÁLYZATA
Záradék: jóváhagyta Csanytelek Község Önkormányzata Képvisel -testülete 12/2009. (III. 31.) Ökt határozatával, amely a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és M ködési Szabályzata 2. függeléke (Pénzügyi ügyrend) 3. melléklete
43
Csanytelek Község Önkormányzata Képvisel -testülete közbeszerzési értékhatár alatti beszerzési eljárások rendjér l szóló SZABÁLYZATA Ezen szabályzat célja, hogy szabályozza Csanytelek Község Önkormányzata Képvisel -testülete (továbbiakban: önkormányzat) közbeszerzési értékhatár alatti beszerzéseinek rendjét. I.
BEVEZET
RENDELKEZÉSEK
1. A szabályzat hatálya: A szabályzat hatálya kiterjed az önkormányzat, valamint önállóan m köd és gazdálkodó illetve önállóan m köd költségvetési szerveinek feladat-és hatáskörével összefügg , jelen szabályzat hatályba lépését követ , a közbeszerzési értékhatárokat el nem ér beszerzési eljárásokkal kapcsolatos szerz dések megkötésének rendjére és azok nyilvántartására. A szabályzat rendelkezéseit alkalmazni kell minden az önkormányzatot, valamint önállóan m köd és gazdálkodó, illetve önállóan m köd költségvetési szerveit érint , a közbeszerzési értékhatárokat el nem ér beszerzési eljárások és azokkal összefügg szerz dések megkötése esetén. E rendelet hatálya nem terjed ki azon beszerzésekre: – amelyek során a közbeszerzésekr l szóló módosított 2003. évi CXXIX. törvény (továbbiakban Kbt.) rendelkezéseit, illetve Csanytelek Község Önkormányzata Közbeszerzési Szabályzata szerinti eljárást kell alkalmazni, továbbá – a víz- és a vezetékes energiahordozók beszerzésére, – a katasztrófa okozta károk elhárítására, állatok járványos megbetegedése elleni védekezésre, – a jelent s közlekedési baleset okozta kár, illet leg védekezési készültség esetén a vízkár, illetve vízmin ségi kár közvetlen megel zése, elhárítása vagy az azt közvetlenül követ helyreállítás érdekében történ beszerzésre, – ha a Képvisel -testület különleges indokra tekintettel mentességet ad az alól, – azon beszerzésekre, melyek közbeszerzési értékhatárt el nem ér , de pályázati rendszerhez kapcsolódnak és a kiíró a pályázati felhívásban, illetve a kapcsolódó támogatási szerz désben meghatározza az egyes beszerzésekre vonatkozó konkrét eljárási rendet, – melyek során a beszerzés tárgya (adás-vétel) közvetlen magántulajdon megvásárlására irányul, melyben az árverseny lehet sége kizárt, – ha a beruházást a beruházó saját szervezetével végezteti el. E szabályzat vonatkozásában a Önkormányzata esetén a polgármester.
beszerz
képvisel je,
ajánlatkér je:
Csanytelek
Község
2. Értelmez rendelkezések: Ezen szabályzat alkalmazásában Beszerzés: a mindenkori hatályos költségvetési törvényben rögzített közbeszerzési értékhatárokat el nem ér áru- és készletbeszerzés, szolgáltatás, felújítás, beruházás, korszer sítés, rekonstrukció, tervkészítés megrendelése szerz dés vagy megrendelés útján. Kezdeményez : a Képvisel -testület nevében eljáró a polgármester. Megrendelés: jelen szabályzat hatálya alá tartozó beszerzésre irányuló egyoldalú kötelezettségvállalás. Szolgáltató: a gazdasági társaságokról szóló módosított 2006. évi IV. törvény (továbbiakban Gt.) hatálya alá tartozó gazdálkodószervezetek, továbbá a Polgári Törvénykönyvr l szóló 1959. évi IV. törvény (továbbiakban: Ptk.) hatálya alá tartozó, valamint egyéb jogszabályok alapján m köd azon jogi személyek, továbbá az olyan természetes személyek, akik az általuk teljesített szolgáltatásaikkal kapcsolatban számla adására kötelezettek. A szerz déskötés szempontjából az egyéni vállalkozóval azonosnak kell tekinteni azt
44
a személyt is, aki mint magánszemély az APEH-nél a költségelszámolásra bejelentkezett és ezért adószámmal rendelkezik. Természetes személy: a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. évi törvény (SZJA) hatálya alá tartozó magánszemély. Közeli hozzátartozó: jelen szabályzat vonatkozásában házastárs, élettárs, gyermek, testvér, szül , nagyszül . II. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 3. A jelen szabályzat hatálya alá tartozó beszerzések körében eljárást kezdeményezni és annak következményeként kötelezettséget vállalni csak a megfelel önkormányzati költségvetési rendeletben keret, illetve pénzügyi fedezet biztosítása mellett lehet. 4. Beszerzési értékhatárok és az ahhoz kapcsolódó eljárási szabályok A Szabályzat hatálya alá tartozó beszerzések értékhatárai: -
Nettó 500.000,- Ft-ot meg nem haladó áru- és készletbeszerzés, szolgáltatás, beruházás, felújítás, korszer sítés, rekonstrukció, tervkészítés,
-
Nettó 500.001,- Ft és nettó 1.500.000,- Ft közötti áru- és készletbeszerzés, szolgáltatás, beruházás, felújítás, korszer sítés, rekonstrukció, tervkészítés,
-
Nettó 1.500.001,- Ft és a mindenkori nemzeti értékhatár szintjéig terjed árués készletbeszerzés, szolgáltatás, beruházás, felújítás, korszer sítés, rekonstrukció, tervkészítés.
Az egyes értékhatárokhoz tartozó beszerzések szabályai A beszerzésekkel összefüggésben az önkormányzat hivatalához beérkezett számlákhoz az SZMSZ szerinti kötelezettségvállalási rend szabályai szerint minden szükséges bizonylatból lehet ség szerint legalább egyet csatolni kell. 4.2.1. Nettó 500.000,- Ft-ot meg nem haladó beszerzések rendje: Ezen beszerzések esetén nincs szükség a beszállítókkal történ írásbeli kötelezettségvállalásra. A beszerzések az önkormányzat vagyonrendeletével összhangban történhetnek közvetlen vásárlással a költségvetési szerv vezet jének (jegyz ) kezdeményezésére a polgármester (utalványozó) egyetértésével. Törekedni kell arra, hogy a lehet legkedvez bb költséggel, a szakmailag indokolt tartalommal, a megfelel mennyiség és min ség beszerzésre kerüljön sor. A beszerzés tényét minden esetben számlával kell igazolni. Amennyiben szállítólevél is készül, a szállítólevelet a számlához csatolni kell. 4.2.2. Nettó 500.001,- Ft és nettó 1.500.000,- Ft közötti beszerzések rendje: Ezen értékhatárok közé es beszerzések esetében lehet ség van az arra alkalmas beszállítóval, szolgáltatóval, kivitelez vel való közvetlen megrendelésre, szerz déskötésre több ajánlat bekérése nélkül. Amennyiben a beszerzend árú, készlet ill. tárgyi eszközök jellege miatt nem indokolt a kétoldalú írásos szerz dés kötése, a beszerzés történhet közvetlen írásos megrendeléssel is. Ebben az esetben a megrendelést kell a számlához csatolni. A megrendelés kezdeményez je a polgármester, ellenjegyz je a költségvetési szerv vezet je (jegyz ). 4.2.3. Nettó 1.500.001,- Ft és a mindenkori közbeszerzési nemzeti értékhatár szintjéig terjed beszerzések rendje:
45
Ezen értékhatárok közé es beszerzések igénybevétele esetén a beszerzési eljárás legalább 3 árajánlat bekérésével történhet. Az összességében legkedvez bb ajánlatot tev vel szerz déskötésre kerül sor. Kivételt képeznek a 3 árajánlat bekérési kötelezettsége alól: a) Amennyiben a beszerzés igénybevétel jellegéb l illetve sürg sségéb l (vagy vis maior helyzetb l) adódóan nincs mód legalább három ajánlatot tev felkérésére, az igénybevételt kezdeményez Adó-és Pénzügyi Iroda vezet je írásban köteles indokolni az ezen fejezetben el írt eljárástól való eltérés okát. Ennek formája a szakiroda témafelel se és irodavezet je vagy helyettese által aláírt szakmai indokokkal alátámasztott feljegyzés, amelyet a szerz déshez kell csatolni. b) Azok a beszerzések, amelyeket a kezdeményez 100 %-os tulajdonában lév gazdasági társaság is tud teljesíteni, a versenyszabályok tiszteletben tartása mellett. 4.2.3.1. Az árajánlatok bekérési eljárásának általános el írásai: a) Az árajánlat-tételi (tárgyalás nélküli) felhívásnak tartalmaznia kell a beszerzend áru megnevezését, mennyiségét, pontos m szaki leírását vagy a megrendelt szolgáltatás pontos meghatározását, az ellenszolgáltatás és a teljesítés egyéb feltételeit, a teljesítés határidejét, az árajánlat tétel benyújtásának módját, helyét és határidejét. b) Az árajánlat tételi feltételeket a jegyz felügyelete mellett az Adó- és Pénzügyi Iroda a beszerzend áru, tárgy, szolgáltatás, építési beruházás, felújítás, rekonstrukció és tervkészítés jellegének figyelembe vételével határozza meg. Az árajánlat tev k alkalmasságának igazolása el írható cégkivonat ill. vállalkozói igazolvány másolat becsatolásával, referencia, illetve egyéb dokumentumok bemutatásával. Az árajánlat-tétel alapvet feltétele az ajánlatot tev (vagy megbízottja) nyilatkozata, hogy az ajánlattev nem áll cs d, vagy felszámolási eljárás alatt. c) Az árajánlat-tételi felhívás részét képezheti a szerz dés tervezet. Szakmailag összetett beszerzés esetén az árajánlatot tev kt l is kérhet a szerz déstervezet, a f bb szerz déses feltételek megadása mellett. d) Az árajánlatokat írásban kell benyújtani. Az árajánlat tárgyát, és a benyújtó nevét, címét a küls csomagoláson szerepeltetni kell. Megengedett az elektronikus úton, az önkormányzathoz emailen való benyújtás. 4.2.3.2. Az árajánlatok elbírálása, döntéshozatali rend: a) Érvénytelen az árajánlat ha: aa) olyan ajánlattev nyújtotta be aki, nem felel meg a árajánlati felhívás feltételeinek vagy nem jogosult részt venni az árajánlati felhívásban, ab) az ajánlat benyújtására meghatározott határid eltelte után nyújtották be, ac) az ajánlattételi felhívásban rögzített tartalmi elemekt l eltér ajánlat kerül benyújtásra. b)
Az árajánlatok bírálatát az Adó- és Pénzügyi Iroda vezet je és a költségvetési szerv vezet je (jegyz ) közösen végzi. A bírálatról írásos feljegyzést kell készíteni, mely tartalmazza: ba) az érvényes és érvénytelen árajánlatot benyújtók nevét, címét, az érvénytelenség indokát, bb) a vállalási árakat, összességében legel nyösebb ajánlat bírálati szempont esetén a részszempontoknak megfelel vállalásokat, bc) javaslatot a nyertes, és a nyertes ajánlatot követ második legkedvez bb árajánlatot benyújtó megjelölésével.
46
c) A költségvetési szerv vezet je (jegyz ) és az Adó- és Pénzügyi Iroda vezet je által közösen benyújtott javaslatáról: ca)
5.000.000.- Ft becsült nettó értékhatárig a polgármester dönt.
cb)
Amennyiben a jegyz és az Adó-és Pénzügyi Iroda vezet je javaslata valamint a döntéshozó (polgármester) álláspontja között vélemény eltérés van, úgy a nyertes ajánlattev végleges megjelölésér l a Pénzügyi Ellen rz , Foglalkoztatáspolitikai és Településfejlesztési Bizottság dönt. A döntéshozatali el terjesztéshez csatolni kell a beszerzés kezdeményezési eljárás valamennyi dokumentumát és a javaslattev k, valamint a polgármester részletes indokolását.
cc)
5.000.000.- Ft becsült nettó értékhatár felett és a mindenkori költségvetési törvényben meghatározott nemzeti értékhatár szintjéig terjed beszerzésekr l a Képvisel -testület dönt. A döntéshozatali el terjesztéshez csatolni kell a beszerzési eljárás valamennyi el készítési, árajánlati és bírálati dokumentumát.
cd)
Döntés-el készít ként valamint döntéshozóként (bizottsági vagy Képvisel -testületi tagként) nem vehet részt jelen szabályzat szerinti eljárásban az a személy, aki önmaga, megbízottja vagy közeli hozzátartozója által az ajánlattételben érintett.
d) A jelen szabályzat hatálya alá tartozó beszerzések körében kötelezettségvállalást tenni (szerz dést kötni) a közbeszerzési értékhatárokat elér beszerzésekkel együtt csak a Képvisel testület által jóváhagyott éves költségvetési rendeletben rögzített egyes kiemelt el irányzat csoportokra meghatározott költségvetési (eredeti ill. módosított) keretek mértékéig lehet. A szerz dések el készítését a jegyz i iroda vezet je végzi. e) Az árajánlati felhívás eredményér l írásban értesíteni kell az ajánlattev ket, de történhet nyilvános eredményhirdetés útján is. Az írásban történ értesítés dokumentumát az Adó-és Pénzügyi Iroda vezet -helyettese készíti el és a költségvetési szerv vezet jének aláírásával kerül postázásra az értesítés ajánlott küldeményként. f) A szerz dést a nyertes ajánlattev vel a felhívásnak megfelel en kell megkötni, amelyet a költségvetési szerv vezet je (jegyz ) ellenjegyzése mellett a kötelezettségvállalásra jogosult személy (polgármester) ír alá. 5. A szerz dési igény, illetve a szerz dés el készítésével kapcsolatos általános feladatok: A kezdeményez a szerz déskötés kezdeményezése el tt köteles meggy dni arról, hogy a szerz déskötési igény vagy folyamatban lév beszerzési eljárás alapján a beszerzés értéke a jogszabályban meghatározott valamely beszerzési értékhatárt eléri-e. A szerz déskötés el készítése során a kezdeményez nek - a cégkivonat, egyéni vállalkozói igazolvány, képesítési vagy más okirat, nyilatkozat, stb. alapján – meg kell vizsgálnia, hogy az igénybe venni kívánt szolgáltató vagy természetes személy jogosult-e a szerz dés tárgyát képez feladat ellátására, illetve szolgáltatás nyújtására. 6. A szerz dés kezdeményezése: Szerz déskötést az SZMSZ szerinti irányítási jogkört gyakorló szerv vezet jénél (polgármester) kell kezdeményezni. A kezdeményezést a szerz dés tervezett id pontja el tt olyan id pontban kell el terjeszteni, hogy a szerz dést a felek képvisel i legkés bb a teljesítés megkezdése el tti napon alá tudják írni. A szerz dés létrehozását kezdeményez – a nemzeti értékhatárt el nem ér eljárás szükségességét l függ en – a jelen szabályzat 1. sz. melléklete szerinti, teljeskör en kitöltött és aláírt formanyomtatványon kezdeményezi.
47
7. A szerz déskötés el készítése: Szabályszer kezdeményezés esetén az el készítésért felel s jegyz i iroda vezet je az adatokat szerz dési igényként nyilvántartásba veszi, és a formanyomtatványt továbbítja az Adó-és Pénzügyi Iroda vezet -helyettese részére a fedezet rendelkezésre állásának és a kötelezettségvállalási jogosultság fennállásának vizsgálata céljából. Az Adó-és Pénzügyi Iroda vezet je (a fedezet igazolására jogosult vezet aláírását követ en) a formanyomtatványt az el készítésért felel s jegyz i iroda vezet jének küldi vissza. Amennyiben a pénzügyi fedezet igazolása akadályba ütközik akkor, az Adó-és Pénzügyi Iroda vezet je – az okok megjelölésével – tájékoztatja a kezdeményez t, illetve a formanyomtatvány visszaküldésével az el készítésért felel s jegyz i irodát. Ha a szerz dés teljesítéséhez szükséges pénzügyi fedezet nem áll rendelkezésre, err l az el készítésért felel s jegyz i iroda vezet je tájékoztatja a kezdeményez t. 8. A szerz dés elkészítése és ellenjegyzése: A szerz déskötéseket, valamint azok módosításával és megszüntetésével kapcsolatos dokumentumokat az el készítésért felel s jegyz i iroda vezet je készíti el, majd a Hivatal vezet je látja el ellenjegyzésével. Az ellenjegyzést követ en az el készítésért felel s jegyz i iroda vezet a szerz dés példányait az Adóés Pénzügyi Iroda vezet je részére továbbítja. A szerz dés 4 eredeti példányát a kötelezettségvállaló részére – aláírás céljából – a Hivatal vezet je adja át. 9. A szerz dés aláírása: 10.1 .A kezdeményez részére csak - a 8. pontban részletezett módon – ellenjegyzést követ en lehet a szerz dést aláírásra átadni. 10.2 .A szerz déseket legalább 4 példányban kell elkészíteni, melynek egy-egy példánya a szerz feleket és az ellenjegyz által irányított irodákat (Adó-és Pénzügyi Iroda, Jegyz i Iroda) illeti meg, illetve irattárba helyezend . 10.3 .A szerz dést az önkormányzat nevében a hatályos Szervezeti és M ködési Szabályzat szerinti kötelezettségvállalásra jogosult vezet (polgármester) írja alá. 10.4 .A kezdeményez köteles az aláírásra nem került szerz dés valamennyi példányát a kézhezvételét követ 3 munkanapon belül közvetlenül visszaküldeni az el készítésért felel s jegyz i iroda vezet részére az el zetes kötelezettségvállalás törlésére vonatkozó közléssel együtt, melynek egy másolati példányát az el készítésért felel s jegyz i iroda vezet átad az Adó-és Pénzügyi Iroda vezet részére. 10. A szerz dés módosítása: 11.1 Ha a megkötött szerz dést bármely okból módosítani kell, a kötelezettségvállaló jelen szabályzat 2. sz. melléklete szerinti feljegyzésben kezdeményezi a szerz désmódosítás elkészítését. 11.2 .Amennyiben a szerz dés módosításából adódóan az igényl (önkormányzat) részér l többlet kötelezettségvállalás keletkezik, úgy a jelen szabályzat szerinti eljárásrend megismétlend . 11. A szerz dés megszüntetése:
48
A szerz dés megszüntetésére vonatkozó megfelel jogi megoldás kiválasztása és a szükséges dokumentáció elkészítése az el készítésért felel s jegyz i iroda vezet jének feladata. Ha a megkötött szerz dést bármely okból a másik szerz fél felmondja, eláll a szerz dést l, vagy annak megszüntetését, felbontását kezdeményezi, az erre vonatkozó iratot legkés bb a kézhezvételt követ napon meg kell küldeni az el készítésért felel s jegyz i iroda vezet részére, aki el készíti a szükséges iratokat. 12. A szerz dés teljesítéséhez biztosítható eszközök: Az önkormányzattal szerz fél vagy annak közrem köd je a szerz désben meghatározott feladatai ellátásához szükséges eszközöket maga köteles biztosítani. Különösen indokolt esetekben a szerz dés teljesítéséhez az önkormányzat (hivatala által) a szükséges eszközöket biztosíthatja. A szükséges eszközök biztosítására irányuló szándékát a kezdeményez kezdeményezheti.
a Hivatal vezet nél
13. A szerz dések teljesítésének figyelemmel kísérése, igazolása és kifizetése: A kezdeményez illetve a költségvetési szerv bels szabályzatában szakmai teljesítés igazolással megbízott személy köteles folyamatosan figyelemmel kísérni a szerz dés teljesítését és minden t le elvárhatót megtenni a megfelel mennyiségben és min ségben történ teljesítés biztosítása érdekében. Ha felmerül a veszélye annak, hogy a határid ben, és/vagy megfelel mennyiségben, min ségben történ teljesítés a szerz félnek felróható okból nem teljesül, annak képvisel jével történ soron kívüli egyeztetést kell kezdeményezni. A szerz dések teljesítését a Hivatal vezet je illetve az általa szakmai teljesítés igazolására megbízott személy ellen rzi és annak eredményér l tájékoztatja teljesítés igazolására jogosult vezet t. Kizárólag a szerz désnek megfelel teljesítés igazolható. A teljesítés ellen rzését a szolgáltatást nyújtó erre vonatkozó bejelentése, írásbeli megkeresése alapján legkés bb 3 munkanapon belül el kell kezdeni és a lehet legrövidebb id n belül, illet leg a szerz désben meghatározott határid n belül be kell fejezni. Ha azt a szerz dés tartalmazza, a teljesítés elfogadására vagy el nem fogadására vonatkozó nyilatkozatot – ez utóbbiban meg kell jelölni a kijavítandókat, pótolandókat stb. és annak teljesítésére meghatározott póthatárid t – a szolgáltatást nyújtó képvisel jének dokumentáltan át kell adni. Ha a teljesítés nem megfelel és a kijavításra nincs mód, a póthatárid eredménytelenül telt el vagy a szolgáltatás jellege miatt kizárt, a teljesítés ellen rzésével megbízott vezet nek a szerz felek képvisel i által aláírt teljesítési jegyz könyv eljuttatásával kell kezdeményeznie az Adó-és Pénzügyi Iroda vezet jénél a szerz désben kikötött díj csökkentését, illet leg az ellenérték meg nem fizetését, megjelölve az okát és konkrét mértékét, vagy a szerz dés teljes meghiúsulását. A hibás teljesítésr l felvett jegyz könyv egy eredeti példányát egyidej leg a szerz dés el készítéséért felel s iroda vezet részére is el kell juttatni. A kifizetés az Adó-és Pénzügyi Iroda részér l akkor teljesíthet , ha a szerz dést a teljesítésigazolásra jogosult vezet a) a természetes személlyel kötött megbízási szerz dés esetében a szerz désben foglaltak hiánytalan és hibátlan teljesítését vagy részteljesítést igazolta, és a kifizetéshez – adóügyi, társadalombiztosítási szempontból – szükséges iratokat a jogosult az Adó-és Pénzügyi Irodához benyújtotta, b) az a) pont hatálya alá nem tartozó szerz dések esetében a szabályszer en kiállított és a szolgáltató által aláírt számlát és a teljesítésigazolást az Adó-és Pénzügyi Irodának megküldte, c) felhasználási szerz dés esetén a tanulmányt egyszer írható CD-n, más m vet a szerz dés tárgyának megfelel adathordozón az Adó-és Pénzügyi Irodának megküldte. 14. Adatvédelem:
49
A szerz dések el készítése során kezelt adatok megismerésére jogosult: - a Hivatal vezet je, - a kezdeményez , - a kapcsolattartó és annak felettese, - az el készítésért felel s jegyz i iroda vezet je és munkatársai - az Adó-és Pénzügyi Iroda vezet je, helyettese. A szerz déssel összefügg adat – a jogszabályi rendelkezésen alapuló adatszolgáltatás esetét kivéve – csak a Hivatal vezet jének engedélyével hozható nyilvánosságra. III. EGYES SZERZ DÉSEK EL KÉSZÍTÉSÉRE VONATKOZÓ SPECIÁLIS SZABÁLYOK 15. A természetes személyekkel kötend szerz dések el készítésének szabályai: Ha a kezdeményez természetes személlyel kíván szerz dést kötni, az el készítésért felel s jegyz i iroda részére a szerz természetes személy által kitöltött és aláírt, jelen szabályzat 3. sz. mellékletét képez adatlapot és azon feltüntetett igazolásokat is meg kell küldeni. 16. A szolgáltatóval megkötend szerz dés el készítésének szabályai: Az el készítésért felel s jegyz i iroda a cégjegyzékbe bejegyzett szolgáltató esetén azonosítói alapján (cégnév, székhely, képvisel , cégjegyzékszám, adószám, számlavezet pénzintézet neve, számlaszáma) az online céginformációs rendszeren keresztül, egyéni vállalkozó esetén az egyéni vállalkozói igazolvány, illet leg más hatósági, bírósági, egyéb szervezet (pl.: ügyvédi kamara) által kiadott, nyilvántartásba vételt igazoló irat hitelesített fénymásolatából ellen rzi az igénybe venni kívánt szolgáltatóra vonatkozó adatokat. Ha a szerz dés teljesítésénél személyes közrem köd ként olyan harmadik személy szerepel aki nem tagja a szerz szolgáltatónak, a kezdeményezéshez csatolni kell ezen szabályzat 4. sz. melléklete szerint elkészített és a szolgáltató képvisel je által adott – közokiratba vagy magánokiratba foglalt – nyilatkozatot arról, hogy a személyes közrem köd ként megjelölt milyen jogviszonyban áll a szolgáltatóval, továbbá arról, hogy a szolgáltató az önkormányzattal kötend szerz dés teljes id tartamára a megjelölt személy rendelkezésre állásáért helyt áll. IV. A MEGRENDELÉS ÚTJÁN TÖRTÉN KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS SZABÁLYAI 17. Megrendelések kezdeményezése: Megrendelés útján történ beszerzés esetén a megrendelésen fel kell tüntetni: a) a megrendelt szolgáltatás/árubeszerzés mennyiségét, min ségét, árát, b) a teljesítés határidejét, c) a teljesítés igazolásának és a kifizetésnek a részleteit. Az el készítésért felel s jegyz i iroda köteles a megrendelés három példányát az Adó-és Pénzügyi Iroda részére átadni a fedezet rendelkezésre állásának igazolása céljából. A pénzügyi fedezet rendelkezésre állását az Adó-és Pénzügyi Iroda vezet je a megrendelés minden példányán igazolja majd a kezdeményez részére aláírásra megküldi. A megrendelés másik fél részére történ gondoskodik.
továbbküldésér l az el készítésért felel s jegyz i iroda
A megrendelés tudomásulvételér l a kezdeményez visszaigazolást kérni.
50
köteles meggy
dni és arról írásos
A megrendelésekr l nyilvántartást az Adó-és Pénzügyi Iroda vezet. V. NYILVÁNTARTÁSOK 18. Szerz dések és megrendelések nyilvántartása: A kezdeményezett szerz déskötési igényekr l, a megkötött szerz désekr l és a módosításokról az el készítésért felel s jegyz i iroda nyilvántartást vezet (eredeti példányban). A nyilvántartás tartalmazza az el zetesen jelzett szerz déskötési igényeket, a megkötött szerz dések adatait és azok módosítását. A megkötött szerz dések és azok esetleges módosításának másolati példányait a Jegyz i Iroda átadja az Adó-és Pénzügyi Iroda részére. Az Adó-és Pénzügyi Iroda a fentiekben részletezett szerz déseket, azok módosításait a kötelezettségvállalások nyilvántartásában kezeli. VI. FELEL SSÉG 19. A kezdeményez felel s: a szerz déskötés szükségességéért, indokoltságáért, a szerz déskötés határid ben történ kezdeményezéséért, a kezdeményezés, illetve a szerz dés szakmai tartalmáért, a szerz déskötést megel
eljárásban a Hivatal szakmai érdekeinek érvényesítéséért,
a támogatásra irányuló döntés megalapozottságáért és a közpénzekb l nyújtott támogatások átláthatóságáról szóló módosított 2007. évi CLXXXI. törvényben foglalt rendelkezések érvényesüléséért, a rá irányadó határid k megtartásáért. 20. Az ellenjegyz felel s: a szerz dés és a kezdeményez által rendelkezésre bocsátott iratok összhangjáért, a szerz désnek az alapjául szolgáló jogviszonyra vonatkozó jogi el írásoknak történ megfelelésért, az egyes beszerzési eljárásokban meghatározott felel sségi rend betartásáért, a rá irányadó határid k betartásáért. 21. A pénzügyi ellenjegyz felel s: a szerz dés teljesítéséhez szükséges pénzügyi forrás rendelkezésre állásáért, a szerz désnek a gazdálkodásra vonatkozó szabályokkal való összhangjáért, a rá irányadó határid k betartásáért. 22. A teljesítésigazoló felel s: a teljesítésigazolás határid ben történ kiállításáért,
51
a teljesítés megfelel ellen rzéséért, a hiányosságok feltárásáért, a teljesítésigazolásban foglalt megállapításokért. VIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 23. A szabályzat 2009. április 1. napján lép hatályba, melyet a Képvisel -testület 12/2009. (III. 31.) Ökt határozatával hagyott jóvá. 24. A szabályzat a www.csanytelek.hu honlapon kerül közzétételre. Csanytelek, 2009. március 31.
Forgó Henrik polgármester
Kató Pálné jegyz
52
Csanytelek Község Önkormányzata Képvisel -testülete közbeszerzési értékhatárokat el nem ér érték beszerzési eljárások rendjér l szóló szabályzata 1. sz. melléklete Kezdeményezés el zetes kötelezettségvállalásra, illetve szerz dés létrehozására Igényl A szerz
üi. neve: üi. telefonszáma fél
Neve: Székhelye/lakcíme: Azonosító adatai1:
Szolgáltató szerz adatai
fél egyéb Aláírásra jogosult képvisel jének neve, képvisel i megnevezése:
Számláját vezet pénzintézet neve és számlaszáma: Kapcsolattartójának neve A szerz dés tárgya, az igényelt szolgáltatás, az ellátandó feladat leírása:
A szerz dés szerinti szj-szám:
A szerz dés id tartama2: A kikötött ellenérték, díj (szolgáltató esetében Ft-ban nettó + %-os áfa bontásban, természetes személy esetén bruttó összegben): Az igényelt szolgáltatás pénzügyi fedezete:
53
A szerz déskötésre irányuló kezdeményezéssel egyetértek/nem értek egyet4.
A kötelezettségvállalásra jogosult neve: ……………………………………….. polgármester
Csanytelek, 200. ……………………. A kötelezettségvállalásra jogosult aláírása: …………………………………………… polgármester
A szerz dés el készítése a jelen szabályzatban rögzített el írásoknak megfelel en történt, a Csanytelek, 200………………………. kötelezettségvállalás megtételének jogszabályi akadálya nincs. Aláírás:………………………………… A szerz déskötésre irányuló kezdeményezést ellenjegyzést végz jegyz ellenjegyzem/ellenjegyzést megtagadom.
Az Adó-és Pénzügyi Iroda vezet je tölti ki! A kötelezettségvállalás pénzügyi fedezete:
Az éves költségvetési rendelet el irányzat f csoport, illetve tartalék keret terhére biztosított/nem biztosított.
Csanytelek, 200………………………..
Aláírás:
Jegyz tölti ki! Nyilvántartásban esetén).
el jegyezve
(ellenjegyzés Ügyiratszám:
Csanytelek, 200………………………….. 1 2 3 4
Aláírás:
Cégjegyzékszám, egyéni vállalkozói igazolvány száma, stb. Pontos dátumok feltüntetésével, a teljesítés kezd és várható befejezés határidejének megjelölésével. Az ellenjegyzés megtagadása esetén külön (jegyz i) nyilatkozat szükséges az ellenjegyzés elutasításnak indokolására. Amennyiben a kötelezettségvállalásra jogosult a szerz déskötésre irányuló kezdeményezéssel nem ért egyet, úgy nyilatkozat csatolása szükséges a kezdeményezés elutasításnak indokáról
54
Csanytelek Község Önkormányzata Képvisel -testülete közbeszerzési értékhatárokat el nem ér érték beszerzési eljárások rendjér l szóló szabályzata 2. sz. melléklete Kezdeményezés szerz dés módosítására A módosítandó szerz dés azonosító A szerz dés iktatószáma és típusa: adatai: A szerz fél neve: A szerz dés tárgya: A szerz dés aláírásának napja: A szerz dés az alábbiak szerint Tárgya: módosul: Id tartama, ütemezése: Ellenértéke: A szerz fél részére biztosított juttatás, eszköz: A szerz dést kiegészít új rendelkezések: A szerz désmódosítás hatálya: A szerz désmódosításhoz pénzügyi forrás többletre nincs szükség/szükséges pénzügyi többletforrásigényt biztosítani. irányuló kezdeményezéssel A kötelezettségvállalásra jogosult neve: A szerz dés módosításra egyetértek/nem értek egyet1. ……………………………………….. Csanytelek, 200. ……………………. polgármester A kötelezettségvállalásra jogosult aláírása: …………………………………………… polgármester A szerz dés módosítása a jelen Csanytelek, 200………………………. szabályzatban rögzített el írásoknak megfelel en történt, a szerz dés Aláírás:………………………………… módosításának jogszabályi akadálya ellenjegyzést végz jegyz nincs. A szerz désmódosításra irányuló kezdeményezést engedélyezem/nem engedélyezem2. Az Adó-és Pénzügyi Iroda vezet je tölti ki! A pénzügyi fedezete:
A megbízói díjkeret terhére biztosított/nem biztosított.
Csanytelek, 200……………………….. Aláírás: Jegyz tölti ki! Nyilvántartásban el jegyezve (ellenjegyzés Ügyiratszám: esetén). Csanytelek, 200………………………….. Aláírás: 1 Amennyiben a kötelezettségvállalásra jogosult a szerz déskötésre irányuló kezdeményezéssel nem ért egyet, úgy nyilatkozat csatolása szükséges a kezdeményezés elutasításnak indokáról 2 Az ellenjegyzés megtagadása esetén külön (jegyz i) nyilatkozat szükséges az ellenjegyzés elutasításnak indokolására.
55
Csanytelek Község Önkormányzata Képvisel -testülete közbeszerzési értékhatárokat el nem ér érték beszerzési eljárások rendjér l szóló szabályzata 3. sz. melléklete NYILVÁNTARTÁSI ADATLAP Természetes személyekkel létesítend szerz déses jogviszonyhoz Születési név:……………………………………………………………………………………………. Leánykori név:…………………………………………………………………………………………… Születési hely:……………………………………………………………………………………………. Születési id :…………………………………………………………………………………................... Anyja neve:………………………………………………………………………………………………. Lakcím:………………………………………………………………………………………………….. Tartózkodási hely és címe:……………………………………………………………………………… Telefonszám:…………………………………………………………………………………………….. állású munkahely megnevezése:……………………………………………………………………… állású munkahely címe:………………………………………………………………………………. Tanulói jogviszony esetén oktatási intézmény neve és címe:………………........................................... …………………………………………………………………………………………………………… Nyugdíjas jogviszony esetén a nyugdíj, illetve a nyugdíjjelleg ellátás formája:……………………….. Nyugdíj-törzsszáma:……………………………………………………………………………………... Egyéb közlend :…………………………………………………………………………………………. Adóazonosító jele: Bankszámlaszáma:
Taj-száma: -
-
Bankszámlát vezet pénzintézet neve: ………………………………………………………………….. Nyilatkozat biztosítotti jogviszony esetén a kötelez magánnyugdíj-pénztári tagságról 1. Magánnyugdíjpénztárnak
a) tagja vagyok, b) nem vagyok tagja, c) pénztári tagság kötelez , de pénztárat nem választok (választottam), illetve a pénztár a belépési nyilatkozat elfogadását elutasította.
2. Magánnyugdíjpénztár neve: …………………………………………………………………………… Pénztárazonosítója: 3. Magánnyugdíjpénztár címe:…………………………………………………………………………… 4. Magánnyugdíjpénztár bankszámláját vezet pénzintézet neve (címe):………………………………… 5. Magánnyugdíjpénztár bankszámlaszáma:
-
-
Tudomásul veszem, hogy az adatszolgáltatás és az adatok kezelése az 1992. évi LXIII. törvény 3. § (1) bekezdés a) pontja alapján írásban adott hozzájárulásom alapján történik. A fenti adatok kezeléséhez hozzájárulok. Csanytelek, 200……………………………….
……………………………… aláírás
56
Csanytelek Község Önkormányzata Képvisel -közbeszerzési értékhatárokat el nem ér érték beszerzési eljárások rendjér l szóló szabályzata 4. sz. melléklete NYILATKOZAT jogviszony igazolásáról
Alulírott ……………………………………. mint a ……………………………………………….. cégnév (székhely: ……………………………………………, cégjegyzékszám:………………………, adószám:………………………) képvisel je büntet jogi felel sségem tudatában kijelentem, hogy ………………………………………… (lakcím:…………………………………………., személyi ig. szám:……………………….)
az
általam
képviselt
céggel
…………………………………..
jogviszonyban (pl.: munkaviszony, megbízási, vállalkozási jogviszony, stb.) áll, továbbá az általam képviselt cég és Csanytelek Község Önkormányzata között megkötend szerz dés teljes id tartamára megjelölt személy – mint személyes közrem köd – tevékenységéért és rendelkezésre állásáért helyt állok. …………………………………, 200……………………… P.H.
………….……………………… képvisel sajátkez aláírása
El ttünk, mint tanúk el tt: …………………………………. (szül. név) ………………………………… (cím) …………………………………. (szül. név) ………………………………… (cím)
57
A Polgármesteri Hivatal Szervezeti M ködési Szabályzata 2. függelék 4. melléklete
Csanytelek Község Önkormányzata Képvisel - testülete 11/2009. (III. 31.) Ökt határozatával
jóváhagyott
Közbeszerzési Szabályzata
Készítette:
Készült:
Kató Pálné Csanytelek Község Önkormányzata Jegyz je 2009. március 31.
58
Csanytelek Község Önkormányzata Képvisel - testülete Szabályzata a közbeszerzési eljárásról Csanytelek Község Önkormányzata Képvisel -testülete a közbeszerzésekr l szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 22. § (1) bek. d) pontja szerinti ajánlatkér ként a 6. § (1) bekezdése szerinti jogkörében eljárva, az önkormányzat által kezdeményezett közbeszerzések során alkalmazandó eljárásokra az alábbi szabályzatot (a továbbiakban: szabályzat) alkotja. ELS RÉSZ I. Fejezet ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1) A szabályzat alapelvei és célja 1.1 A Képvisel - testület jelen szabályzatát a) a verseny tisztasága, b) a verseny nyilvánossága, c) a közbeszerzési eljárás ca) átláthatósága, cb) ellen rizhet sége és d) az esélyegyenl ség és egyenl bánásmód biztosítása érdekében –a Kbt. el írásaival összhangban- állította össze, s eljárása során alapelv és célként alkalmazza. 1.2 A szabályzat célja: a) a közbeszerzési eljárás aa) el készítése, ab) lefolytatása, ac) bels ellen rzése, felel sségi rendje meghatározása, b) a helyi önkormányzat nevében eljáró, ill. az eljárásba bevont személyek (szervezetek) felel sségi köre rögzítése és c) a közbeszerzési eljárás dokumentálási rendjének meghatározása. 2) A szabályzat hatálya A szabályzat hatálya kiterjed: a) Csanytelek Község Önkormányzatára b) Csanytelek Község Önkormányzata Képvisel -testülete által alapított önállóan m köd és gazdálkodó költségvetési szervére és intézményeire, c) az önkormányzat költségvetéséb l megvalósuló: ca) árubeszerzésekre, cb) építési beruházásokra és cc) szolgáltatásokra, ill. azok megrendelésére (továbbiakban együtt: közbeszerzés) abban az esetben, ha a vonatkozó jogszabály versenyeztetést ír el , továbbá a közbeszerzési értékhatárok azt kötelez vé teszik. E szabályzat hatálya alá tartozó közbeszerzések vonatkozásában a beszerzési értékhatárokat a hatályos Közbeszerzési törvény, valamint az éves költségvetési törvény határozza meg. A közösségi értékhatárt
59
elér vagy meghaladó érték közbeszerzés esetén az ajánlatkér – kivéve a központosított közbeszerzés során ajánlatkérésre feljogosított szervezetet – hivatalos közbeszerzési tanácsadót köteles bevonni (Kbt. 9 §. - 11 §.) Közbeszerzési tanácsadó, illetve szakért a közösségi értékhatár alatti eljárásokba is bevonható az ajánlatkér döntése alapján. II. Fejezet ÉRTELMEZ
RENDELKEZÉSEK
3) E szabályzat alkalmazásában:
a) ajánlatkér k: aa) Csanytelek Község Önkormányzata – Képvisel -testülete, ab) átruházott hatáskörben: - Csanytelek Község Önkormányzata Képvisel -testülete mellett m köd Pénzügyi Ellen rz , Foglalkoztatáspolitikai és Településfejlesztési Bizottsága, - Csanytelek Község Önkormányzata Polgármestere, ac) önkormányzat által alapított önállóan m köd és gazdálkodó, ill. részben önálló költségvetési szervére, ad) önkormányzat által fenntartott intézmények, mint költségvetési szervek. b) ajánlattev : ba) természetes személy, bb) jogi személy, bc) jogi személyiség nélküli gazdasági társaság, bd) személyes joga szerint jogképes szervezet, aki/ amely a közbeszerzési eljárásban ajánlatot tesz, be) külföldi székhely vállalkozás magyarországi fióktelepe; c) alvállalkozó: az a szervezet vagy személy, amely a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerz dés teljesítésében, az ajánlattev által bevontan közvetlenül vesz részt. d) azonos tárgyú közbeszerzés: akkor kerülhet szóba, ha a beszerzend áru, termék rendeltetése azonos, ill. hasonló tulajdonságuk, felhasználási céljuk miatt összefüggnek, a szolgáltatások azonos, vagy hasonló tevékenységre irányulnak, az építési beruházás egy hatósági eljárásban megoldható és a közbeszerzések megrendelésére egy szerz dést lehet kötni; e) árubeszerzés: olyan visszterhes szerz dés, amelynek tárgya forgalomképes és birtokba vehet ingó dogok tulajdonjogának vagy használatára, illet leg hasznosítására vonatkozó jognak –vételi joggal, vagy anélkül történ - megszerzése az ajánlatkér részér l. Az árubeszerzés magában foglalja az árú beállítását és üzembe helyezését is; f) építési beruházás: olyan visszterhes szerz dés, amelynek tárgya (az ajánlatkér részér l a munka megrendelése) az építmény, építményrész, épületegyüttes; fa) megépítése, fb) átalakítása, fc) b vítése, fd) helyreállítása, fe) lebontása, ff) rendeltetésének megváltoztatása, fg) felújítása és korszer sítése, valamint fh) az építési munkákhoz kapcsolódó szakipari, technológiai szerelési munkák (továbbiakban: kivitelezés), fi) az illetékes hatóság által jóváhagyott építési engedélyezési terv alapján készített –a kivitelezést szolgáló- építési- m szaki (gyártási, szerelési, szervezési) terv készítése; g) építmény: az épített környezet alakításáról és védelmér l szóló (OTÉK) törvényben így meghatározott fogalom; h) közbeszerzés értéke: a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért, ill. kínált (ÁFA nélkül számított) legmagasabb összeg , teljes ellenszolgáltatást kell érteni, mint becsült értéket; i) határozat kihirdetése: az ajánlati felhívásnak megfelel en ia) Csanytelek Község Önkormányzata honlapján, ib) az ajánlattev (k) írásban levélben, (elektronikus úton: faxon, e-mail-ben) történhet.
60
j) önkormányzati önálló költségvetési szerv: Polgármesteri Hivatal k) szolgáltatás: árubeszerzésnek és építési munkának nem min sül olyan visszterhes szerz dés, amelynek tárgya az ajánlatkér részér l valamilyen tevékenység megrendelésére irányul. MÁSODIK RÉSZ III. Fejezet A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS ÁTALÁNOS SZABÁLYAI
4) A közbeszerzések és a közbeszerzési eljárás tervezése, összeférhetetlenség és szakmai munkavégzés szabályai 4.1. A közbeszerzési eljárás megindításának elemi feltétele, hogy a megvalósításhoz szükséges anyagi fedezet rendelkezésre álljon, ill. annak garanciája, hogy a megrendelés teljesítésekor a szükséges pénzügyi forrás adott legyen. Erre vonatkozóan az önkormányzat és szerveire vonatkozó hatályos SZMSZ szerinti kötelezettségvállalás rendjér l szóló szabályzatában foglaltakat kell alkalmazni. 4.2. Az önkormányzat képvisel - testülete által jóváhagyott éves költségvetése el irányzatai figyelembevételével az Adó- és Pénzügyi iroda vezet -helyettese listát készít ezen szabályzat hatálya alá tartozó közbeszerzésekr l, amely tervszer en tartalmazza az adott évre rövid távú tervben meghatározott vonatkozó beruházásokat, fejlesztéseket, beszerzéseket. 4.3 A közbeszerzési terv elkészítési határideje: a költségvetési év eleje minden év április 15. napjáig. 4.4 A közbeszerzési terv nyilvános, melyet az ajánlatkér nek legalább 5 évig meg kell riznie. 4.5 Az ajánlatkér nek joga van a közbeszerzési terv elkészítése el tt megindítani a közbeszerzési eljárást, de azt a közbeszerzési tervben szerepeltetnie kell. 4.6 Az adott közbeszerzési terv megléte nem kötelezi az önkormányzatot közbeszerzési eljárás megindítására, ill. annak lefolytatására. 4.7. A közbeszerzési tervben nem szerepl , vagy a tervhez képest módosított közbeszerzési eljárás is lefolytatható akkor, ha el re nem látható okból közbeszerzési igény, vagy más változás merül fel. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet a változást kiváltó ok indokolásával természetesen módosítani kell. 4.8. A közbeszerzési tervet és annak esetleges módosítását az önkormányzat honlapján kell közzétenni. A közbeszerzési tervet az önkormányzat a Közbeszerzések Tanácsa, vagy az illetékes ellen rz szervek kérésére köteles megküldeni számukra. 4.9. A közbeszerzési tervben rögzíteni kell: a) az önkormányzat által tervezett közbeszerzéseket, b) a központosított közbeszerzési eljárás keretében megvalósuló közbeszerzéseket, c) a megvalósításhoz szükséges pénzügyi forrás rendelkezésre állásának várható id pontját, megkülönböztetve ca) a költségvetési támogatást, cb) saját bevételt, ce) saját bevételt kiváltó pályázati alapot, cd) egyéb forrást, d) az adott közbeszerzések várható megvalósulási határidejét, e) az egyes közbeszerzési eljárásokat lebonyolító szervezet (saját, vagy küls ) megnevezését. 4.10. A közbeszerzési terv elkészítéséért a jegyz által az Adó- és Pénzügyi iroda vezet -helyettes felel s. A közbeszerzési tervet a jegyz ellen rzi és hagyja jóvá legkés bb minden év április 15. napjáig. 4.11. Az egész közbeszerzési eljárás során, így annak el készítése, a felhívás és dokumentáció elkészítése, az ajánlatok értékelése, elbírálása során, ill. az eljárás egész szakaszában szakértelemmel rendelkez k (Pénzügyi Ellen rz , Foglalkoztatáspolitikai és Településfejlesztési Bizottság) vesznek részt, ill. végzik e feladatot. E tényre tekintettel nincs szükség külön bizottság létrehozására, ill. munkaszervezet kialakítására. 4.12. Az egész közbeszerzési eljárás során (annak el készítése, ajánlati felhívás és dokumentáció elkészítése, ill. az eljárás egyéb szakasza alatt) nem járhat el, ill. nem vonható be, aki /amely a) az érdekelt gazdálkodó szervezettel munkaviszonyban, vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban van, b) az érdekelt gazdálkodó szervezet vezet je, tisztségvisel je, vagy felügyel -bizottságának tagja,
61
c) az érdekelt gazdálkodó szervezetben tulajdoni részesedéssel bír, valamint d) az a)-b)-c) pontban felsoroltak hozzátartozója, kivéve, ha az eljárásba bevonni kívánt személy / szervezettel a)-b)-c)-d) pont szerinti viszonyban álló érdekelt gazdálkodó szervezet arra jogosítottja írásban nyilatkozik, hogy az eljárásban nem vesz részt ajánlattev ként, vagy alvállalkozóként (Kbt. ide vonatkozó tilalmában feltüntetettek). 4.13. A fentiekb l következik, hogy a közbeszerzési eljárás el készítésébe, annak bármely más szakaszába bevont személy / szervezet a közbeszerzési eljárásban nem lehet ajánlattev , vagy alvállalkozó.
5) Feladat- és hatáskörök megoszlása a közbeszerzési eljárás során A jegyz feladat- és hatásköre A közbeszerzéssel összefügg feladatok ellátására külön önálló szervezeti egység nem jön létre, a közbeszerzési tevékenység irányításával, a feladatok megszervezésével kapcsolatos hatáskörök az önkormányzat jegyz t illetik, ill. kötelezik a feladatok végrehajtására. Az önkormányzat jegyz je közbeszerzéssel összefügg legf bb feladat- és hatásköre: 5.1. folyamatosan felügyeli a közbeszerzések teljes folyamatát, az eljárást megindító hirdetmény jogszer ségét ellenjegyzi (Kbt. 6 §. (12) bek.), 5.2.rendszeresen ellen rzi a közbeszerzési eljárásba bevont köztisztvisel k, ill. más személyek munkavégzését, 5.3.azonnal köteles kivizsgálni minden közbeszerzést zavaró körülményt és minden olyan esetet, amely annak eredményét befolyásolhatja, 5.4. jogkörében minden olyan intézkedést köteles megtenni, amely a közbeszerzések lefolytatásának jogszer ségét és erkölcsi tisztaságát biztosítja, 5.5. rendelkezik munkáltatói jogköréb l ered en a közbeszerzéssel megbízott dolgozók feladatai munkaköri leírásban való rögzítésér l, 5.6. biztosítja a közbeszerzési eljárásban el készít , javaslatot tev Pénzügyi Ellen rz , Foglalkoztatáspolitikai és Településfejlesztési Bizottság munkavégzéséhez szükséges személyi és tárgyi feltételeket és a jegyz könyvvezetés SZMSZ szerinti vezetését, az iratmeg rzésr l pedig a hivatal iratkezelési szabályzatában foglaltaknak megfelel en gondoskodik, 5.7. a zárt borítékban beérkezett ajánlatokat a jegyz i iroda közrem ködésével nyilvántartásba veszi, gondoskodik annak biztonságos rzésér l, majd az illetékes hatáskörrel rendelkez számára, id ben való, hiánytalan és zárt állapotban lév átadásáról, 5.8. amennyiben konzultációt tart az illetékes bizottság, úgy gondoskodik a konzultáción elhangzott kérdések és válaszok jegyz könyvben történ rögzítésér l, mely jegyz könyvet minden ismert érintett ajánlattev részére 5 munkanapon belül a jegyz i iroda munkatársai által eljuttat, ill. minden érintett számára biztosítja –kérésre- a hozzáférés lehet ségét, 5.9. a közbeszerzési eljárás során a feladat- és hatáskörökhöz igazítottan gondoskodik a szükséges el terjesztések elkészítésér l, a jogkört gyakorló szükség szerinti tájékoztatásáról, a szükséges intézkedések kezdeményezésér l, 5.10. el segíti a képvisel - testület és a nevében eljáró polgármester közbeszerzéssel összefügg feladat- és hatáskörébe tartozó tevékenysége végrehajtását szakmai-, jogszabályi háttér biztosításával, 5.11. gondoskodik a folyamatba épített ellen rzésr l, továbbá a bels ellen rzés folyamatos, zavartalan m ködtetésér l.
6) A Polgármesteri Hivatal Adó- Pénzügyi Iroda köztisztvisel i feladat- és hatásköre Az önkormányzat és szervei, intézményei közbeszerzési feladatainak el készítése, szervezése és megvalósítása a Polgármesteri Hivatal Adó-és Pénzügyi irodája köztisztvisel inek feladata, melynek keretében gondoskodnak: 6.1. a közbeszerzési eljárás megkezdése el tt a piaci helyzetr l, igény szint , a közbeszerzés becsült értékéhez igazodó felmérés készítésér l, annak naprakészsége biztosításáról, 6.2. az ajánlattételi felhívás, a hirdetmény, a dokumentáció el készítésér l, annak közzétételér l,
62
6.3.
intézkednek az állandó, ill. az adott közbeszerzéseknél érvényesíteni kívánt pénzügyi követelmények meghatározásáról, 6.4. a közbeszerzési dokumentumok elkészítésében közrem köd k, szakért k, vagy gazdálkodó szervezetek kiválasztására irányuló javaslattételr l, 6.5. folyamatosan vizsgálni kötelesek, hogy a közbeszerzések pénzügyi fedezete biztosított-e, 6.6. rendszeresen ellen rzik a teljesítések szerz désszer ségét, a szolgáltatás és ellenszolgáltatás párban-állását, annak arányát és összhangját, 6.7. biztosítják a közbeszerzésekkel kapcsolatos adminisztrációs feladatok ellátását, az ezzel összefügg könyv- és számviteli teend k végrehajtását, 6.8. gondoskodnak a polgármesteri hivatalt vezet jegyz azonnali tájékoztatásáról, ha a feladatkörükbe tartozó munkájuk végzése során bármilyen jelleg szabálytalanságot, célszer tlenséget tapasztalnak és kezdeményezik a jogkör gyakorlójánál a szükséges intézkedés megtételét, 6.9. segítik szakmai tanácsadással a Pénzügyi Ellen rz , Foglalkoztatáspolitikai és Településfejlesztési Bizottságot a közbeszerzési eljárás során végzett el készít , javaslattev tevékenységében, 6.10. a jelen szabályzatból adódó, valamint a Kbt-b l ered egyéb a jogkört gyakorló utasítását végrehajtják.
7) A Polgármester (mint az ajánlatkér nevében eljáró) feladat- és hatásköre A Polgármester gyakorolja az ajánlatkér (Képvisel - testület) Kbt-b l és az azon alapuló e szabályzatban foglaltakból ered jogait és kötelezettségeit, feltéve, hogy e szabályzat másként nem rendelkezik. Elrendeli: 7.1. az e szabályzat hatálya alá tartozó szervre, intézményre vonatkoztatva a közbeszerzési eljárás el készítését, ennek keretében (6.2) gondoskodik a) az ajánlati felhívás, b) a hirdetmény és c) a dokumentáció közzétételér l. Dönt: 7.2. az ajánlati felhívás megküldésével közbeszerzési eljárás megindításáról, melyet a vonatkozó hatályos jogszabály melléklete tartalmazza. 7.3. a bizottsági javaslatok figyelembevételével a) az ajánlatok érvénytelenségér l, b) az ajánlattev (k) kizárásáról, c) az ajánlattev (k) alkalmatlanságáról, melyr l döntését követ en a képvisel -testület soros ülésén tájékoztatja. 7.4. A dokumentáció tartalmát áttekintve aláírásával látja el azt, ha az mindenben megfelel a vonatkozó el írásoknak. Intézkedik: 7.5. hivatalos közbeszerzési tanácsadó bevonásáról (közösségi értékhatárt elér , ill. meghaladó érték közbeszerzés esetén), a) az ajánlati felhívás visszavonásáról, b) az ajánlattételi határid módosításáról, c) az eredményhirdetés határidejének elhalasztásáról. Kihirdeti: 7.6. a) az el min sítési eljárás eredményét, b) az ajánlatok elbírálásáról szóló képvisel - testületi döntést, c) a szerz dés módosítását (képvisel - testületi döntésnek megfelel en), 7.7. Szerz dést köt, ill. módosít azzal az ajánlattev vel, akit / amelyet a képvisel -testület arra kijelöl. Ellátja: 7.8. mind azt a feladatot, amellyel a képvisel - testület e tárgykörben megbízza és mind azt a tevékenységet ami e szabályzatból adódik.
63
8) Pénzügyi Ellen rz , Foglalkoztatáspolitikai és Településfejlesztési Bizottság feladat- és hatásköre Az Önkormányzat Képvisel -testülete mellett m köd Pénzügyi Ellen rz , Foglalkoztatáspolitikai és Településfejlesztési Bizottság a közbeszerzési eljárás során el készít , véleményez és javaslattev szervként összhangban az SZMSZ-ben rögzített m ködési, döntéshozatali szabályokkal és feladatival- a bizottság elnöke által összehívott ülés keretében –esetleg szakért k bevonásával- az ajánlattev (k) beleegyezése esetén nyílt ülésen, ennek hiányában zárt ülésen az alábbi feladat- és hatásköröket látja el: 8.1. a jegyz által el terjesztett zárt borítékok bontása. 8.2. Megállapítja és alakszer határozatában rögzíti: a) az ajánlat(ok) érvénytelenségét, b) az ajánlattev (k) alkalmatlanságát (pénzügyi, gazdasági, m szaki, szakmai, stb), c) az ajánlattev kizárását, összeférhetetlenségét. 8.3. Javaslatot tesz, ill. tehet a) az ajánlat(ok) érvénytelensége, az ajánlattev (k) kizárása, alkalmatlansága megállapítása esetén az általa szükségesnek ítélt –indokolt- intézkedésre, b) hiánypótlásra (ha az ajánlati felhívás ezt engedi) hív fel, c) az ajánlattéti határid , az ajánlattételi felhívás, a hirdetmény, a dokumentáció módosítására. 8.4. Meghallgatja, ill. meghallgathatja a) az ajánlattev t(ket) az ajánlattételre vonatkozóan, különösen ha aa) kedvez az ajánlat, de vannak tisztázatlan kérdések, ab) nem egyértelm , ill. hiányos az ajánlat, ezért annak pontosítása érdekében az ajánlattev (k)t l joga van személyes találkozó keretében felvilágosítást kérni, valamint ac) a kirívóan alacsony ellenszolgáltatás esetén körültekint utánjárás érdekében az ajánlattev t(ket). 8.5. Véleményezi: a) az ajánlati felhívásban meghatározott értékelési szempont alapján a benyújtott ajánlatot(okat), ill. amennyiben az ajánlatkér (nevében eljáró) a legkedvez bb ajánlatot kívánja kiválasztani, úgy a részszempontok alapján mond véleményt és azt beterjeszti (az SZMSZ-nek megfelel tartalommal és formában) el terjesztésként a testület soros ülésére, ahol a képvisel - testület határozat formájában dönt az ajánlat(ok) elbírálásáról, b) ellátja mind azt a feladatot, amellyel az ajánlatkér , ill. annak nevében eljáró polgármester felkéri, valamint az itt nem említett, de a szabályzatban foglaltakból ered.
9) A Képvisel - testület (ajánlatkér ) feladat- és hatásköre A Képvisel -testület mellett m köd Pénzügyi Ellen rz , Foglalkoztatáspolitikai és Településfejlesztési Bizottság ill. a település Polgármestere el terjesztése felett a képvisel - testület ülésén feladat- és hatásköre (az SZMSZ-ben rögzítetteknek megfelel en) és a helyi önkormányzatokról szóló többször módosított 1990. évi LXV. törvényben (továbbiakban: Ötv) meghatározottak szerint történik: 9.1. A vita lefolytatása. 9.2. Az el terjesztés és a hozzácsatolt ajánlat(ok) megvitatása ill. napirendr l való levétele. 9.3. Utasítás adása a polgármester és a feladatkörében érintett bizottságnak az el terjesztés kiegészítésére, módosítására, ismételt tárgyalás lefolytatására. 9.4. Az ajánlattev (k) személyes meghallgatása. 9.5. Az ajánlat(ok) érvénytelenségének kimondása. 9.6. Az ajánlattev (k) kizárása, ill. összeférhetetlenségének kimondása. 9.7. Az ajánlattev (k) alkalmatlansága megállapítása. 9.8. Elveti, vagy elfogadja az el terjeszt k javaslatait.
64
9.9. Elbírálja és alakszer határozatban döntést hoz, mely döntésével lezárja a közbeszerzési eljárást és egyben felhatalmazást ad a nevében eljáró polgármester részére a testület általa kijelölt ajánlattev vel szerz dés kötésére, ill. annak módosítására, valamint a fentiek kihirdetésére. 9.10. Ellátja mind azt a feladatot, amelyet a vonatkozó Kbt és az azon alapuló jelen szabályzat számára feladatként meghatároz. IV. Fejezet ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 10.1. 10.2. 10.3. 10.4.
Jelen szabályzat 2009. április 1. napján lép hatályba melyet a Képvisel -testület 11/2009.(III.31.) Ökt. határozatával hagyott jóvá. Jelen szabályzat hatályba lépésével egyidej leg hatályát veszti Csanytelek Község Önkormányzata Képvisel -testülete 77/2004(VIII.27.) Ökt. határozatával jóváhagyott Közbeszerzési szabályzata. E Közbeszerzési Szabályzatban nem rendezett kérdésekre a mindenkori hatályos Közbeszerzési törvény és Költségvetési törvény közbeszerzésekre vonatkozó el írásai érvényesek. A szabályzat a www.csanytelek.hu honlapon kerül közzétételre.
Forgó Henrik polgármester
Kató Pálné jegyz
65
