Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see

Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net

A4 Afstemmen


Andere uitgaven bij Van Haren Publishing Van Haren Publishing (VHP) is gespecialiseerd in uitgaven over Best Practices, methodes en standaarden op het gebied van de volgende domeinen: - IT-management, - Architecture (Enterprise en IT), - Business management en - Projectmanagement. Deze uitgaven worden uitgegeven in verschillende talen in series, zoals ITSM Library, Best Practice, IT Management Topics en I-Tracks. VHP is tevens de uitgever voor toonaangevende instellingen en bedrijven, onder andere The Open Group, PMI-NL, IPMA-NL, CA, Getronics, Pink Elephant. Onderwerpen per domein zijn:

IT (Service) Management / IT Governance

Architecture (Enterprise en IT)

Project-, Programmaen Riskmanagement

ASL BiSL CATS CMMI COBIT ISO 17799 ISO 27001 ISO/IEC 20000 ISPL IT Service CMM ITIL® V2 ITIL® V3 ITSM MOF MSF

Archimate® TOGAFTM GEA®

A4 Projectmanagement ICB / NCB MINCE® M_o_R® MSP PMBOK® PRINCE2®

Business Management EFQM ISA-95 ISO 9000 SixSigma SOX SqEME®

Voor een compleet overzicht van alle uitgaven, ga naar onze website: www.vanharen.net.


A4 Afstemmen Afstemmen met de omgeving

A4PROJECTMANAGEMENT


IV

Colofon Titel:

A4 Afstemmen - Afstemmen met de omgeving

Over de methode A4-Projectmanagement zijn de volgende uitgaven beschikbaar: A4 – Een overzicht van de methode A4 - Aanleveren van het Projectresultaat A4 - Activeren van de Projectwerkzaamheden A4 - Afwegen van de Projectvoortgang A4 - Afronden van het Project A4 – Afstemmen met de Omgeving

Auteur:

René Hombergen

Redactie:

Manon Müller-Jansen

Uitgever:

Van Haren Publishing, Zaltbommel, www.vanharen.net

ISBN:

978 90 8753 491 2

Illustraties:

Idee en ontwerp, René Hombergen Realisatie, Jacob Lagerweij

Vormgeving & Opmaak:

CO2 Premedia bv, Amersfoort

Omslagontwerp:

CO2 Premedia bv, Amersfoort

Druk:

Eerste druk, eerste oplage, juni 2009

Copyright:

Van Haren Publishing en René Hombergen, 2009

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, of op welke wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever en de auteur. No part of this publication may be reproduced in any print, photo print, microfilm or any other means without written permission by the publisher and the author.


V

Voorwoord Een hotel op de maan, spinnenwebben, een eenvoudig abc’tje, glazen muiltjes, moes- en kloostertuinen, vrienden en vijanden, klassieke concerten en leren acteren in een film. Dit is overduidelijk een boek over communicatie! Gelardeerd met de nodige kwadranten, diagrammen en lijstjes met bullet points, is het ook nog eens goed leesbaar voor de huidige generatie projectmanagers. Voor u ligt het boek ‘Afstemmen’ uit de A4 reeks: een boek over communiceren in en rondom projecten. En dat werd tijd! Sinds het officiële ontstaan van projecten, en het onvermijdelijk daaraan gekoppelde projectmanagement, hebben we alle methodes, technieken en tools uitontwikkeld tot op het laagste niveau. We gingen daar zo fanatiek mee aan de slag dat we, voortbouwend op de Angelsaksische visie over projectmanagement (meten = weten), de essentie van ons vak over het hoofd hebben gezien: aandacht voor mensen. Het valt niet mee om in een wereld die gedomineerd wordt door formats, planningen en een naar ongezond doorslaan neigende beheersdrift, de aandacht bij die aandacht te houden. René kiest daarom, mijns inziens geheel terecht, voor een andere insteek. Hij zet het Afstemmen (‘verwachtingen in overeenstemming brengen met’, dat is net even anders dan communiceren) centraal in zijn A4-model voor projectmanagement. Daarmee verheft hij Afstemmen tot de verbindende cirkel tussen Aanleveren (van het resultaat), Activeren (van de werkzaamheden), Afwegen (van de voortgang) en Afronden (van het project). Op een voor projectwerkers goed volgbare wijze, geeft René stapsgewijs weer hoe je zorgvuldig en effectief kunt leren communiceren in en rondom jouw project. Hij kijkt daarvoor buiten de gebaande paden van de communicatiemiddelen en –stijlen. Hij deinst er niet voor terug een gezonde dosis reflectie van je te vragen: Hoe communiceer je zelf? Wat vind je daar prettig aan? Wat zou je anders willen? En hoe dan? René’s ervaring in de wereld van film en toneel geven het boek een creatieve kleuring mee waar menig projectmanager zich wat mij betreft door mag laten inspireren. Mijn ervaring is dat veel projectmanagers het graag ‘anders’ zouden willen doen dan de geijkte manier van afbakenen, plannen, faseren en beheersen, maar niet weten hóe. Dit boek biedt een mooie brug tussen de heersende projectmanagementgedachten en de meer vernieuwende visies op projectmanagement die zich langzaamaan aan het ontwikkelen zijn. Ooit kunnen we ons dan oprecht verbaasd afvragen waarom we nooit eerder zijn begonnen aan het centraal stellen van de mensen in onze projecten. Ir.drs. Nicoline Mulder Ambassadeur voor ‘mooi projectmanagement’.


VI


VII

Samenvatting In de methode A4-Projectmanagement wordt Afstemmen opgevat als de essentie van een project: Afstemmen is de kern van een project. In deze projectmanagementmethode staat Afstemmen als een verbindende cirkel van vier kwadranten in het midden.

A4-Projectmanagement A4-Projectmanagement onderkent vier kwadranten en een kern. Ze worden alle benoemd met dezelfde beginletter A: • Aanleveren van het resultaat; • Activeren van de werkzaamheden; • Afwegen van de voortgang; en • Afronden van het project. • Afstemmen. Afstemmen vormt de kern van A4-Projectmanagement. Het staat als een cirkel in het midden van de vier kwadranten. Het belang van Afstemmen Het woord ‘Afstemmen’ is bewust gekozen, omdat het actiever is dan ‘communiceren’. Afstemmen betekent “verwachtingen in overeenstemming brengen met”. Om daadwerkelijk tot afstemming te komen, moet je zeggen wat je denkt en voelt en wat je van de ander verwacht. Het geeft aan dat je communiceert om de eigen ideeën en die van anderen mede vorm te geven en aansluiting te blijven vinden bij de steeds veranderende omgeving. Kortom: Afstemmen impliceert communiceren, waarbij een wederkerige inbreng essentieel is en waarbij de initiële zender zijn communicatie bijstelt.

Figuur 0.1 De vier kwadranten en Afstemmen als kern


VIII

A4-Projectmanagement – Afstemmen

Zeven vragen Dit boek bevestigt het belang van projectafstemming om snel tot goede, gedragen resultaten te komen. Je doet dat door de volgende zeven vragen te beantwoorden: 1. Waarom stem je af en met wie? 2. Welke middelen kun je gebruiken? 3. Welke eigenschappen hebben je actoren; wat is hun belang, hun betrokkenheid, hun bereidheid? 4. In wat voor situatie ontmoet je de actoren en in wat voor situatie ontwikkel je met hen? 5. Welke mate van interactie wil je gedurende de afstemming voeren, en met welke actoren? 6. Benader je je actoren als gehele groep, richt je je op onderscheiden delen daarvan of op een enkel individu? 7. Hoe bereid je je voor op je eigen communicatieve act? Afstemming als kern Communicatie is in projecten essentieel. Zonder afstemming weet een opdrachtgever niet wat hij kan verwachten, evenmin als een toekomstige gebruiker, beheerder of projectmedewerker, die een aantal taken uitvoert. Toch is communicatie niet in elk project even zwaarwegend. In elk project vindt afstemming plaats met de opdrachtgever en acceptanten van het resultaat, zoals gebruikers en beheerders, en met projectmedewerkers. Maar niet alle projecten hoeven uitgebreide inspraakprocedures te doorlopen of strak geregisseerde voorlichtingscampagnes uit te voeren. Afstemming in projecten is nodig om het resultaat vast te stellen, om dit geaccepteerd te krijgen en om onderweg bijstellingen te kunnen plegen. Je hebt de wijsheid immers niet alleen in pacht en kunt door te luisteren naar omgevingsgeluiden je project bijsturen. De wereld wijzigt aldoor. Daar heb je vanuit je project geen volledig zicht op en door gebruik te maken van de oren en ogen van de actoren waarmee je communiceert, neem je meer waar, zodat je de voor je projectresultaat benodigde bijstellingen kunt plegen. De focus van projectcommunicatie is en blijft het te behalen en te implementeren resultaat. Afstemming is belangrijk in alle projecten, maar heeft niet voor alle projecten dezelfde impact. Type projecten naar vernieuwingsgraad In herhalingsprojecten heeft afstemming minder gewicht dan in vernieuwbouwen innovatieve projecten. Herhalingsprojecten kennen een grote mate van voorspelbaarheid; daar kun je eerder opgedane ervaringen ruim benutten. Innovatieve projecten kennen weinig voorspelbaarheid. Vernieuwbouw- ofwel ‘gewone’ projecten houden het midden daartussen; ze kennen een redelijke mate van voorspelbaarheid en een redelijke mate van vernieuwing. Herhalingsprojecten In herhalingsprojecten is het te behalen resultaat bepaalbaar binnen de grenzen van het bedrijf. Opdrachtgever, projectleider, -medewerkers en de acceptanten van het projectresultaat zijn in staat zelf het gewenste en noodzakelijke resultaat vast te stellen. Dit hoeft nog slechts ‘verkocht’ te worden aan de omgeving. Afstemming vanuit het projectteam richt zich vooral op het verkrijgen van goedkeuring van de opdrachtgever en het informeren van de acceptanten. Voor het gebruik en beheer van het projectresultaat worden geen spannende zaken verwacht, omdat de vernieuwing beperkt is. In dat geval is communicatie vooral volgend: Je stelt eerst het resultaat vast en dan volgt de afstemming. De afstemming is vrij eenvoudig vorm te geven en uit te voeren,


Samenvatting

IX

tenzij de aanname niet geldt dat er voor gebruikers en beheerders weinig veranderd is. Toets je veronderstellingen tijdens het Afstemmen.

Figuur 0.2 Drie soorten projecten tussen beleidsvorming en diensten

Afstemmen is vooral volgend Je brengt de actoren in kaart waarmee je in de omgeving moet gaan Afstemmen, en stemt vervolgens met hen af. Je classificeert de actoren eventueel naar hun belang, je bepaalt welke communicatiemiddelen je inzet en pleegt uiteraard de communicatie zelf. Op deze wijze snijd je het Afstemmen technisch, als een ingenieur, aan. Voor projecten waarbij je ervan overtuigd mag zijn dat het projectresultaat nuttig is voor de omgeving, voldoet deze aanpak, mits je je overtuigingen tijdig kenbaar maakt in het afstemproces, zodat anderen erop kunnen reageren. Maar denk aan belanghebbenden Een beperkte, technische aanpak van Afstemmen is toereikend voor vele herhalingsprojecten, maar niet voor alle. Denk aan het neerzetten van een flatgebouw op een braakliggend terrein in een stad. Het voormalige flatgebouw voldeed niet meer aan de eisen van deze tijd en is gesloopt. Toekomstige bewoners willen resultaat zien en voor de omgeving is er weinig last te verwachten. Het nieuwe gebouw komt op de plek van het oude, kent dezelfde afmetingen en heeft een mooiere vormgeving. Dat ligt anders als het flatgebouw op een plek komt waar eerst slechts laagbouw was. Omwonenden kunnen bezwaar maken tegen een veranderend uitzicht, andere lichtinval, parkeeroverlast, toenemende verkeersdruk en dergelijke. In die situatie loont het voor je project van meet af aan niet alleen een goede verkoopcampagne op te zetten, zodat je de toekomstige bewoners lokt, maar ook om met de belanghebbende omwonenden te communiceren.


X


Figuur 0.3 Productkwaliteit in vier stappen meetbaar maken – gebeurtenissen ten aanzien van het openbaarvervoersysteem

Vernieuwbouwprojecten In vernieuwbouwprojecten betreft het resultaat voor de ontwerpers en bouwers vaak een her haling, maar voor gebruikers en beheerders betekent het een vernieuwing. Denk aan het flat gebouw, waar nu een nieuwe vleugel wordt aangebouwd en waar tegelijkertijd alle installaties in het bestaande gedeelte vernieuwd worden. Afstemmen krijgt meer belang Je communiceert in dit vernieuwbouwproject niet alleen proactief met eventuele belanghebbende omwonenden en toekomstige kopers of huurders, maar ook met de huidige bewoners. Zij krijgen te maken met overlast tijdens de verbouwing, met – afhankelijk van de vernieuwing – andere eigenschappen van hun verwarming, watervoorziening of air conditioning. Gebruikers en beheerders Je licht de bestaande bewoners zo tijdig mogelijk in en probeert hun instemming te verkrijgen. Datzelfde geldt voor de beheerder van het gebouw. De conciërge zal tijdig bekend moeten zijn met de nieuwe eigenschappen van de installaties, voor de dagelijkse werking. Ook de partij die de installaties en het nieuwe flatgedeelte onderhoudt, moet tijdig op de hoogte zijn van de nieuwe eisen en mogelijkheden. Misschien ook de exploitant, die hogere inningen gaat vorderen vanwege bijvoorbeeld de nieuwe voorziening van airconditioning. In vernieuwbouwprojecten is communicatie niet alleen volgend, zoals in vele herhalingsprojecten, maar deels ook leidend. Gebruikers en beheerders bijvoorbeeld moeten tijdig bekend raken met het nieuwe resultaat en ermee kunnen instemmen. Als zij er niet mee instemmen wordt er een resultaat neergezet dat niet gebruikt en beheerd kan worden. Om dit te voorkomen stem je tijdig af met acceptanten. Je informeert hen niet alleen maar luistert al vroeg naar hun eisen, omdat deze waarschijnlijk veranderen ten opzichte van de huidige situatie. Voor deze acceptanten maak je in een vernieuwbouwproject de afstemming leidend, voor de nieuwe gedeelten van je projectresultaat.


Samenvatting

XI

Figuur 0.4 Evolutionaire fasering; focus op afstemming met acceptanten

Innovatieve projecten In innovatieve projecten is Afstemmen leidend. In veel herhalingsprojecten is Afstemmen volgend en in vernieuwbouwprojecten is het doorgaans slechts leidend voor de vernieuwing in gebruik en beheer. In innovatieve projecten staat Afstemmen van het begin af aan op de voorgrond. In een innovatief project staat de vraag centraal of het innovatieve idee in technische en communicatieve zin haalbaar is. Kan het idee worden uitgewerkt tot een realistisch projectresultaat? Zullen mensen het accepteren? Afstemmen is leidend Denk aan een flatgebouw op de maan. Qua ontwerp is dit waarschijnlijk realiseerbaar; de extreme hitte en koude zijn op te vangen met dikke muren en daken, zonne-energie voor koeling en opslag daarvan voor verwarming in de nacht, die op de maan veertien dagen duurt. Kunnen de bouwkundige specialisten de opdrachtgever overtuigen van de mogelijkheden het ontwerp te realiseren? Hoe zit het met het transport van materialen en medewerkers? Zijn er wel voldoende mensen te vinden die een tijd op de maan willen wonen? Hoe staat het met de eigendoms rechten? Welke communicatie moet een opdrachtgever daarover starten? Landen hebben afgesproken dat zij geen bezit nemen van de ruimte. De Verenigde Staten hebben als eerste land een vlag op de maan geplant. Amerikaanse bedrijven verkopen rechten op ruimtelichamen die je een naam kunt geven. Ten opzichte van een herhalingsproject, waar een bestaand flatgebouw wordt vervangen door een nieuw dat doorsnee is in vergelijking met de flatgebouwen die overal in het land worden uitgerold, is een flatgebouw op de maan innovatief. Je onderzoekt of het project realistisch is in technische zin en stemt af met partijen, om te achterhalen of het een haalbaar project is voor de mogelijke nieuwe bewoners, voor belanghebbenden bij de eigendoms- of beheerrechten op de maangrond en bijvoorbeeld voor milieugroepen. In een innovatief project zoals het bouwen van een flat op de maan, is Afstemmen leidend. Communicatie als middelpunt van een project In innovatieve projecten staat Afstemmen centraal in het gehele project. In vernieuwbouw projecten geldt dat zeker voor de delen van het projectresultaat die vernieuwend zijn voor bij-


XII


voorbeeld gebruik en beheer en voor alle partijen die een belang hebben waarin hun betrokkenheid verandert, bijvoorbeeld een onderhoudsdienst of exploitatiebureau, omwonenden die door de vernieuwing geraakt worden of maatschappelijke groeperingen die hun bijdrage vorm willen geven en hun wensen ingewilligd willen zien. Voor herhalingsprojecten staat Afstemmen in het middelpunt voor die partijen waarvan je vermoedt dat je projectresultaat bij hen vooraf niet op voldoende acceptatie kan rekenen. Met die partijen stem je vanaf het begin af. Bij herhalings projecten zijn er dat doorgaans slechts enkele, bij vernieuwbouwprojecten zijn het er meer, meestal in elk geval gebruikers en beheerders en bij innovatieve projecten zijn het er vele. Dit boek beschrijft het Afstemmen met partijen vanaf het begin van je project. Je start met Afstemmen om in samenspraak met partijen de eisen, de haalbaarheid en de te verwachten acceptatie van het projectresultaat vast te stellen. Starten met Afstemmen Afstemmen staat centraal in alle soorten projecten, het bevindt zich in de kern van A4-Project management, maar heeft niet in elk type project hetzelfde gewicht. Het is zwaarwegend in innovatieve projecten en minder zwaarwegend in vernieuwbouwen herhalingsprojecten. In elk project start je met Afstemmen; het maakt al onderdeel uit van het eerste kwadrant. In her halingsprojecten stem je in elk geval veel af met opdrachtgevers en met mogelijke partijen die maar moeizaam tot acceptatie van het projectresultaat kunnen komen. In vernieuwbouwprojecten stem je zeker ook intensief af met de acceptanten van het projectresultaat, zoals gebruikers en beheerders. In innovatieve projecten stem je vanaf het begin, naast opdrachtgever en acceptanten, ook veelvuldig af met partijen uit de wijdere omgeving. Onafhankelijk van het aantal bij een project betrokken partijen staat Afstemmen centraal. Elk project start je met de vraag met welke partijen je afstemt en hoe je dat doet. Stappen bij Afstemmen Je kunt daarbij de volgende stappen volgen: 1. actoren in kaart brengen: hoofdstuk 1 van dit boek; 2. benadermiddelen inventariseren: hoofdstuk 2; 3. eigenschappen van actoren analyseren: hoofdstuk 3; 4. samen het projectresultaat bepalen: hoofdstuk 4; 5. gewenste interactie bepalen: hoofdstuk 5; 6. je toehoorders nader indelen: hoofdstuk 6; en 7. je wijze van acteren vaststellen: hoofdstuk 7. 1. Actorenanalyse Als eerste stel je vast welke actoren je van belang acht. Dat doe je aan de hand van een actorenanalyse. Je gaat na wie de ontvangers van je informatie zijn en wie de deelnemers aan je communicatie zijn. Dat kan met het uitgebreide instrumentarium van marktonderzoek. Voor een project voldoet doorgaans een van de volgende drie instrumenten: kringen-, spinnenweb- of aspectenbenadering. De eerste twee focussen direct op het wie. Je tekent cirkels met groepen actoren, zoals bijvoorbeeld medewerkers, leveranciers, algemeen publiek. Of je tekent lijnen vanuit jezelf als individu naar een actor waarmee je wilt communiceren, van daaruit naar volgende actoren en zo verder. De aspectenbenadering focust eerst op het wat. Je stelt vast wat je over een bepaald aspect van bedrijfsvoering wilt weten en zoekt daar vervolgens de actor bij waarmee je gaat Afstemmen.


Samenvatting

XIII

Figuur 0.5 Projectcommunicatie… de afstand tot ontvangers overbruggen!

2. Benadermiddelen Je inventariseert over welke communicatiemiddelen je beschikt en koppelt deze aan de actoren. Deze koppeling kan spontaan en intuïtief gebeuren. Ook kun je gebruikmaken van een analyse van de actor en daar de benadering op aanpassen. Schriftelijk communiceren bijvoorbeeld functioneert meestal slecht bij personen die weerstand hebben tegen je project. 3. Het belang van actoren Wanneer je een actor met je analyse in beeld hebt, kun je meer doen dan het inventariseren van zijn naam en adresgegevens. Je gaat na welke relatie deze persoon of groep van personen heeft ten opzichte van je project. Hebben zij een grote invloed op het project? Heeft het project dat op hen? Staan zij positief of negatief ten opzichte van de inhoud en ten opzichte van het communicatieproces dat ze met je willen voeren? Deze vragen helpen te bepalen met wat voor soort actor je te maken hebt. Verschillende actoren vragen om verschillende benaderingen; afhankelijk van het type actor en de inbreng die je hen gunt, gebruik je andere communicatiemiddelen. 4. Resultaatbepaling Als je de actoren en hun belang in kaart gebracht hebt, is een belangrijke vraag welke actor je invloed gunt bij het vaststellen van je projectresultaat. Bij een herhalingsproject zijn er doorgaans maar weinig actoren die invloed krijgen op de resultaatvaststelling. Denk aan het neerzetten van een doorsnee flatgebouw ter vervanging van een verouderde flat. Een herhalingsproject wordt vooral aanbodgericht opgezet; je weet wat goed is en hoeft de actoren slechts goed en tijdig te informeren. Bij vernieuwbouw zijn er meestal meer actoren betrokken. Je communiceert van het begin af aan bijvoorbeeld met gebruikers en beheerders die met de vernieuwing te maken krijgen en als acceptant hun eisen aan de vernieuwing stellen. Een vernieuwbouwproject heeft een sterk vraaggericht aspect. Innovatieve projecten worden vooral opgezet vanuit de competenties van de specialisten die de innovatie vormgeven. Om te weten of de vernieuwing aanslaat, gebruikt en beheerd kan worden en is toegestaan, communiceer je al vroeg met veel actoren. Bij innovatieve projecten is bijvoorbeeld sprake van diepgaand panelonderzoek om te weten of de tot stand te brengen vernieuwing kans van slagen heeft. De panelleden bepalen mede het resultaat. Innovatieve projecten zijn competentie- en vraaggericht: wat kunnen de specialisten tot stand brengen en hoe wenselijk vinden afnemers dit?


XIV


Tot wasdom laten komen Bij het bepalen van het projectresultaat - in samenspraak met actoren - zijn twee vragen behulpzaam om ordening in de samenwerking aan te brengen: Wil je binnen een bepaalde tijd een resultaat bepalen? Met een vaste of een open groep mensen? Met deze twee vragen stel je vast hoe je tot een resultaatbepaling komt. Ze leiden tot vier tuinen, waarin je werkt om het gewas, je resultaatbepaling, tot bloei te laten komen.

Figuur 0.6 Projectvoortgang; harde en zachte criteria: hoe hoog is het gebouw?; hoe gemotiveerd de bouwvakker op het dak?

Vier tuinen Het betreft een moestuin, een kloostertuin, een kantoortuin of een wildtuin. In een moestuin werk je met een vaste groep en een vaste tijd. Je bent afhankelijk van de seizoenen en de arbeid van jezelf en een aantal naasten. Je hebt vaste verwachtingen en hanteert bekende werkwijzen. In een kloostertuin werk je ook met een gesloten groep, maar weet je de tijd meer aan je zijde. Die kan voor je werken, zonder vaste horizon. Je kunt afwachten welk zaad de uitwerpselen van een overvliegende vogel meebrengen en planten tot wasdom laten komen die je eigen leven overleven. In een gemeenschap van broeders of zusters kan de tijd voor je werken. In een kantoortuin maakt het niet uit wie er meewerkt, als het maar snel af is. In een wildtuin is alles open: Wie er wat doet of laat en of de begroeiing snel of traag tot rijping komt. Duizend bloemen mogen bloeien wanneer zij willen. 5. Het brengen van een boodschap Als het resultaat is vastgesteld, bepaal je de communicatieve boodschap die je over wilt brengen. Voor een project is dit het resultaat dat ‘verkocht’ moet worden. Je bepaalt je boodschap om het resultaat geaccepteerd te krijgen. Je nuanceert de boodschap naar verschillende actoren. Om het projectresultaat ingevoerd te krijgen bij een gebruiker, gebruik je andere communicatie dan om het acceptabel en gewenst te houden voor de eigenaar. Als je de communicatieve boodschap per actor hebt vastgesteld en daarbij rekening hebt gehouden met het belang van de actor, breng je de boodschap vervolgens naar de actor. Bij het brengen van je vastgestelde boodschap is een belangrijke overweging waar je publiek in beeld komt. Waar gun je je publiek een inkijk in de act van het zenden?


Samenvatting

XV

Vier podiumsituaties Je kunt bij het bovenstaande vier situaties onderscheiden: omroepen, uitvoeren, voordragen en acteren. Deze vier situaties bieden het publiek een toenemende inkijk in het zenden van de boodschap. Bij omroepen gebeurt dat nauwelijks; denk aan radio-uitzendingen waarvan niet eens zeker is of er ontvangers zijn. Bij uitvoeren, als in een muziekstuk, is het publiek een fysieke realiteit. De musici horen geluiden uit de zaal, kuchen bijvoorbeeld, en reageren er soms onbewust op in de uitvoering van hun stuk. Bij voordragen gaat deze invloed verder; iemand die voordraagt reageert bewust op een ingehouden maar hoorbaar gejuich, of een afkeurende zucht uit de zaal. Deze invloed van de ontvanger op het zenden gaat bij acteren nog verder. Daarbij reageren acteurs actief op hun publiek. 6. Je toehoorders nader indelen Bij acteren kun je nog een nadere indeling maken van je publiek. Dit is geen indeling vooraf, maar een indeling die je maakt tijdens de communicatie-act. Bij omroepen, uitvoeren en voordragen krijgt het publiek weliswaar een steeds grotere invloed op de act van het zenden, maar het publiek blijft één geheel. Musici spreken van het omarmen van de zaal. Het publiek wordt meestal niet nader ingedeeld, of het moet het beroemde speciale lied van de zanger zijn voor die speciale dame in het publiek. Voor acteurs is het gebruikelijk een zaal nader in te delen. Bij klassiek toneel gebeurt dat weinig, bij modern toneel meer. De zaallichten gaan aan en sommige mensen worden direct aangesproken; van hen wordt een reactie verwacht. Cabaretiers doen het bijna standaard. Een vierde muur Een acteur kan de vierde muur tussen hemzelf en het publiek doorbreken en personen rechtstreeks aanspreken. Bij acteren kun je in de interactie tijdens het communiceren zelf het publiek nader indelen en je communicatie bijstellen naar de verschillende actoren. 7. Wijze van acteren Na het samen vastleggen van het projectresultaat, het bepalen van de setting van zender en ontvanger waarin je de boodschap brengt en het eventuele nadere indelen van het publiek tijdens het communiceren zelf, is een volgende vraag hoe je dit doet, een boodschap overbrengen. Hoe communiceer je? Bij het overbrengen van een communicatieve boodschap naar een publiek helpt het te kijken naar de manier waarop acteurs leren spelen. Zij zijn bij uitstek praktijkbeoefenaars van het presenteren. Ze zijn meester in de act van het brengen van een boodschap. Van dit meester schap valt te leren: hoe breng je een boodschap over? Vier acteerwijzen Acteurs maken gebruik van vier instrumenten die zij nader trainen om een boodschap beter over te brengen: persoonlijke vaardigheid, persoonlijke inleving, onpersoonlijk innerlijk en onpersoonlijke herhaling. Acteurs communiceren met een publiek door hun vermogens van stem en lichaamstaal te versterken, door zich de rol zo goed mogelijk in te beelden en eigen te maken, door aansluiting te zoeken bij hun ontspanning, los van persoonlijke wensen en voorkeuren, en door bepaalde scènes te oefenen in een eindeloze repetitie van dezelfde handelingen.


XVI


Nogmaals: doel en stappen van Afstemmen Specificatie van het projectresultaat en bevorderen van de acceptatie van het resultaat aan het einde van het project, door alle relevante partijen, zijn de voornaamste doelstellingen van Afstemmen. Deze bereik je door: 1. te analyseren wie je actoren zijn; 2. je benadermiddelen te inventariseren; 3. te bepalen wat het belang van de actoren is en daar de passende benadermiddelen bij te kiezen; 4. het inspraakniveau te bepalen en gebruik te maken van verschillende typen tuinen, om het resultaat te doen en laten ontstaan; 5. de mate van interactie vast te stellen bij het overbrengen van de boodschap, waarbij je vier podiumsituaties kunt onderscheiden; 6. als je gekozen hebt voor acteren de interactie nog nader in te delen naar delen van je publiek; en 7. na te gaan van welke acteerinstrumenten je wilt gebruiken om de boodschap te brengen. Afstemmen in typen projecten In een onderzoekend, innovatief project heeft Afstemmen meer belang dan in een vraaggericht vernieuwbouwproject of in een aanbodgedreven herhalingsproject. In een herhalingsproject communiceer je actief met je opdrachtgever en met enkele partijen waarvan je weerstand verwacht en informeer je gebruikers en beheerders. In een vernieuwbouwproject communiceer je ook actief met alle acceptanten, zoals gebruikers, beheerders, onderhouders, exploitanten. In een innovatief project communiceer je van meet af aan met veel partijen: opdrachtgever, acceptanten zoals bijvoorbeeld de eigenaar van het projectresultaat en overige actoren van buiten de directe projectomgeving; je toetst proactief of het tot stand te brengen innovatieve projectresultaat wel op voldoende ontvangst in de markt kan rekenen.

Figuur 0.7 Acceptantenrollen bij een flatgebouw


Samenvatting

XVII

Het flatgebouw als voorbeeld Als je een bestaand flatgebouw vervangt door een nieuw, is niet veel afstemming nodig. Het project is een herhalingsproject. Je stemt af met bewoners voor tijdelijke huisvesting elders. Veel meer afstemming is waarschijnlijk niet nodig. Als je bij een bestaand flatgebouw een nieuwe vleugel aanbouwt, krijg je wellicht te maken met bezwaren van omwonenden. Je afstemming wordt in een vernieuwbouwproject intensiever. Als je een flatgebouw op de maan wilt neerzetten, moet je zeer intensief Afstemmen; hoe krijg je vergunningen voor elkaar? Alleen door zeer veel diplomatiek overleg lukt een dergelijk innovatief project. In je afstemming kun je gebruikmaken van vele middelen. Denk aan prachtige projecties van het nieuwe gebouw, aan filmpjes waarin toekomstige bewoners al virtueel in hun appartementen vertoeven, aan voorlichtingsbijeenkomsten voor omwonenden, telefonische verkoopgesprekken, persoonlijke gesprekken met financiers, enzovoort. Bezwaarhebbenden in de omgeving benader je anders dan mogelijke kopers. Je gaat dan ook per actor na wat zijn belang is en stemt daar je communicatie op af. Toekomstige kopers verleen je bijvoorbeeld inspraak over de indeling van hun koopappartement, maar niet over de te voeren maten voor de galerijen. Is een presentatie een goed voorbereide filmvertoning waarna vragen gesteld kunnen worden, of is dit een rondetafelbijeenkomst waarbij er vanaf het beginmeer tweerichtingsverkeer bestaat? Richt je je tijdens je presentatie steeds op het gehele publiek of ruim je tussendoor even tijd in om specifiek op de vragen van een bepaalde groep ouderen of op de noties van een milieugroep in te gaan? Hoe zorg je dat je communicatie kwalitatief goed is, hoe ontspan je je, hoe is je stemgebruik, hoe leef je je in?


XVIII



XIX

Inhoudsopgave Voorwoord�� V Samenvatting��VII 1 Actoren analyseren�� 1 1.1 Redenen om af te stemmen�� 2 1.2 Met wie Afstemmen?�� 3 1.3 Drie analysetechnieken��5 1.4 Kringenbenadering��7 1.5 Spinnenwebbenadering�� 9 1.6 Aspectenbenadering �� 10 1.7 Het aspect communicatie zelf�� 13 1.8 Samenvatting actoren analyseren�� 14 2 Benadermiddelen�� 17 2.1 Een eenvoudig abc’tje ��18 2.2 Welke middelen?��19 2.3 Een uitgebreid model ��20 2.4 Samenvatting benadermiddelen��24 3 Relatie met je actoren�� 27 3.1 Het communicatiemodel verfijnen ��28 3.2 Belang��31 3.3 Wederzijdse invloed�� 33 3.4 Betrokkenheid��35 3.5 Inhoud en proces�� 38 3.6 Twee vragen naar onderlinge verstandhouding �� 41 3.7 Vier typen relaties��42 3.8 Bereidheid��44 3.9 Samenvatting relatie met actoren��47 4 Samen ontwikkelen �� 51 4.1 Typen project naar vernieuwingsgraad�� 51 4.2 Actoren betrekken��55 4.3 Niveaus van inspraak�� 58 4.4 Vier tuinen��60 4.5 Moestuin��61 4.6 Kloostertuin ��61 4.7 Kantoortuin ��63 4.8 Wildtuin��64 4.9 Samenvatting samen ontwikkelen��66


XX

5 Mate van interactie�� 69 5.1 Waar komt het publiek in beeld?��71 5.2 Omroepen��72 5.3 Uitvoeren ��76 5.4 Voordragen��79 5.5 Acteren��81 5.6 Samenvatting mate van interactie ��84 6 Een vierde muur doorbreken�� 87 6.1 Een open muur��89 6.2 De zaal als geheel��92 6.3 Delen van het publiek ��93 6.4 Eén persoon aanspreken ��94 6.5 Samenvatting vierde muur��96 7 Vier acteerwijzen �� 99 7.1 Persoonlijke training�� 102 7.2 Persoonlijke inleving �� 105 7.3 Onpersoonlijk innerlijk�� 109 7.4 Onpersoonlijke noodzaak�� 113 7.5 Samenhang acteerwijzen�� 118 7.6 Tot slot: spreken in kleuren�� 121 7.7 Samenvatting acteerwijzen�� 122

Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125


1 Actoren analyseren Afstemmen vormt de kern van A4-Projectmanagement. Het verbindt de vier kwadranten: Aanleveren, Activeren, Afwegen en Afronden. Door af te stemmen leer je de eisen en de wensen aan je projectresultaat kennen en bevorder je de acceptatie. Door te communiceren bind je het projectresultaat aan de opdrachtgever, aan de acceptanten en aan actoren in de wijdere omgeving van het project. Binnen en buiten het project Afstemmen vindt zowel binnen als buiten het project plaats. Het activeren van je projectmede werkers voor de ingedeelde werkzaamheden en het afwegen van de voortgang verlopen in een voortdurende afstemming. Maar omdat communicatie daarbij vanzelfsprekend is, of op zijn minst zou moeten zijn, legt het expliciete gebruik van de woorden Afstemmen ofwel communiceren doorgaans vooral een associatie naar de omgeving van het project. De vijfde ‘A’: Afstemmen In de meeste projectmethoden wordt naar deze activiteiten verwezen als ‘communicatie’activiteiten. Het woord ‘Afstemmen’ heeft een voordeel. Het is namelijk actiever dan ‘communiceren’, dat vaak wordt geïnterpreteerd als (wederzijds) informeren. Afstemmen geeft aan dat je ook communiceert om de eigen ideeën mede vorm te geven. Het impliceert dat je tot overeenstemming komt. Het woord communiceren wordt soms beperkt geïnterpreteerd als ‘zo goed mogelijk zenden’. Denk aan de ketting zender-boodschap-medium-ontvanger. Het is dan een vorm van informeren. Deze wordt meestal uitgebreid met luisteren of de informatie overkomt en met feedbackinformatie ontvangen, maar communiceren impliceert niet altijd een wederkerige inbreng, waarbij de initiële zender zijn communicatie bijstelt. Die wederkerigheid wordt wel onder Afstemmen begrepen en is noodzakelijk, zeker aan het begin van projecten waarbij je met mensen uit de omgeving zoekt naar je resultaatbepaling. Je stelt dan gezamenlijk vast wat je gaat maken. Het woord Afstemmen heeft als voordeel dat een open en ontvankelijke houding er makkelijk in begrepen wordt. Afstemmen en communiceren worden hier overigens overwegend als synoniemen gebruikt.

Figuur 1.1 Actoren onderkennen: “jou moeten we hebben!


2


Doel van Afstemmen Het voorkomen van weerstand is op zijn minst een defensief doel van Afstemmen. Een offensief doel is het bereiken van positieve betrokkenheid van alle partijen in het spel.

1.1 Redenen om af te stemmen Er zijn verschillende redenen waarom je afstemt, of waarom je moet Afstemmen. Je stemt af om de eisen aan het projectresultaat vast te stellen en te toetsen, om onderweg gebruik te maken van de bevindingen van mensen in de omgeving van het project en het project daarop bij te stellen, en je stemt af om acceptatie te krijgen voor de ontvangst van het projectresultaat. Niemand heeft de wijsheid in pacht Naast het bevorderen van de acceptatie bij de afnemers en het oog houden voor wijzigingen in de werkelijkheid, is afstemming ten behoeve van een optimaal projectresultaat nodig om de eigen ideeën te toetsen. Genieën lijken er immers weinig te bestaan. Als ze al er al zijn, worden ze vaak pas na hun dood geëerd. Of bestaan er juist vele? Vanuit de cognitieve psychologie zijn er aanwijzingen dat creatieve processen bij individuen wellicht productiever verlopen dan in groepen. Brainstorming bijvoorbeeld, levert meer op als je alleen bent dan wanneer dit op klassieke wijze met een tien- tot twintigtal personen gebeurt. De sociale remmingen zijn daar groter dan in een vrije, individuele gedachtestroom. Toch dienen vanuit een project bezien, de eigen ideeën van projectleden steeds getoetst te worden met bevindingen van mensen buiten het project. Om de ideeën te checken: zijn het de goede? Om ze aan te vullen: zijn er nog meer bruikbare? En vooral om te toetsen of de goede ideeën passen: sluiten ze aan op de werkelijkheid van de projectomgeving zoals de betrokkenen die ervaren? Het is zo goed als onmogelijk om vanuit het project het gehele speelveld diepgaand te kennen. De wereld wijzigt continu Vrijwel iedere projectmanager en vrijwel alle projectmedewerkers koesteren een sterke behoefte vast te houden aan het vastgelegde projectresultaat. Dan ben je immers waarlijk resultaatgericht en houd je een eenduidige focus op het resultaat.

Figuur 1.2 De wereld wijzigt… staat er nu ook al een hotel op de maan?


Actoren analyseren

3

De werkelijkheid echter heeft de eigenschap te veranderen. Ten minste: de werkelijkheid op het niveau van de omgeving van projecten. Het gaat niet om de filosofische basisvraag of alles stroomt en verandert, of dat het zijnde is en onveranderlijk is. De omgeving van projecten wijzigt zo danig, dat die veranderingen vaak een bijstelling van het projectresultaat vereisen. De bijstelling zorgt ervoor dat het op te leveren projectresultaat voldoet in de gewijzigde omstandigheden. Om een optimaal projectresultaat te leveren, blijf je Afstemmen. Omdat de wereld voortdurend wijzigt, verken je met je projectteam de omgeving en maak je gebruik van de waarnemingen die actoren daar doen. Die waarnemingen leiden tot gewenste en noodzakelijke aanpassingen van het project. Je kunt nu eenmaal onmogelijk alles in je eentje of als beperkt team weten. Door af te stemmen kom je te weten of je ideeën passend zijn. Naast inzicht verwerf je met je afstemming acceptatie. Het verkrijgen van acceptatie ‘Onbekend maakt onbemind’ geldt helaas niet alleen vaak voor mensen, maar ook voor veel projecten. Als je project zich in stilte in een ivoren toren afspeelt, heb je weinig zicht op de veranderende werkelijkheid. Je mist het klankbord van anderen, die van buitenaf met een frisse blik je gedachtekronkels aanhoren en becommentariëren. Wanneer mensen bij het eindresultaat van een project betrokken zijn of er een belang bij hebben, willen zij graag wat horen over het te verwachten projectresultaat en willen ze hun reacties geven. Zij maken zich het projectresultaat vooraf eigen door erover na te denken en te communiceren met het projectteam. Als ze daartoe geen mogelijkheid hebben, ontstaat vaak een ‘not invented here’syndroom: het komt van buiten. ‘Het heeft niets met mij te maken’, ‘het zal wel’, ‘het zal mijn tijd wel duren’ zijn gedachten die opkomen, maar nog niet uitgesproken worden. Als de geluiden later naar buiten komen, gebeurt dat vaak in de vorm van gemopper. Als je omgevingsgeluiden uitsluit om je focus op het projectresultaat niet onder druk te zetten, is de kans groot dat je de rekening gepresenteerd krijgt in de vorm van ongearticuleerde weerstand. De trechter van de toenemende focus op het eindresultaat, die kenmerkend is voor een lineaire projectfasering, verwordt dan door alle tegengeluiden tot een toeter die het lawaai versterkt. De gewenste convergentie richting eindresultaat slaat ongewild om in een toenemende divergentie. Je stemt af in een project om inspraak vorm te geven bij de eisen die je stelt aan het projectresultaat, om deze tussendoor bij te stellen en om vroegtijdige acceptatie te verkrijgen. Een belangrijke vraag is met wie je communiceert: Wie zijn de actoren om mee af te stemmen?

1.2 Met wie Afstemmen? In innovatieve projecten is communicatie leidend. Bij herhalingsprojecten is communicatie meer volgend en in vernieuwbouw- ofwel ‘gewone’ projecten, waar de mate van vernieuwing en her haling in evenwicht zijn, neemt afstemming qua zwaarte een tussenpositie in. In innovatieve projecten is communicatie meer leidend, omdat de inbreng van de omgeving in sterke mate het resultaat mee bepaalt. Denk aan panelonderzoeken bij nieuwe consumenten producten of collegiale afstemming met andere onderzoekers en wetenschappers bij het implementeren van nieuwe industriële processen. In vernieuwbouwprojecten stem je minder af met mensen buiten de muren van de organisatie, maar betrek je vooral de directe omgeving van het project erbij. Denk aan gebruikers en beheerders. Hun inbreng is bepalend voor een deel van de


4


eisen. In herhalingsprojecten stel je het resultaat grotendeels vast binnen het projectteam en is communicatie meer volgend, om het vastgestelde resultaat geaccepteerd te krijgen. In alle projecten speelt de vraag met wie je moet Afstemmen. Opdrachtgever en acceptanten bekend In projecten is ten minste de opdrachtgever bekend. Daarnaast breng je in kaart wie de acceptanten van het projectresultaat zijn. Zij hebben geen direct opdrachtgevende, maar een accepterende rol in het project. Wie vertegenwoordigt de gebruikers, wie de beheerders? Wie is eigenaar? Wie onderhoudt het projectresultaat? Wie exploiteert het? Acceptanten kunnen het projectresultaat aanvaarden of weigeren.

Figuur 1.3 Partijen waarmee je afstemt

Overige stakeholders Je brengt ook overige belanghebbenden waarmee je communiceert in beeld. Wie spelen er naast opdrachtgever en acceptanten een rol in de omgeving van het project? Met deze actoren stem je af om de acceptatie van het projectresultaat te bevorderen en om de eisen daaraan te specificeren. Als je samen met actoren het resultaat vaststelt, verleen je hen inspraak. Het inspraakniveau van actoren uit de omgeving Als je betrokkenen uit de omgeving actief betrekt bij de resultaatbepaling, is het van belang vast te stellen welk niveau van inspraak je hen biedt. De inspraak gebruik je om de eisen aan het resultaat te specificeren. Op te leveren resultaat als boodschap Het resultaat op zijn beurt vormt een boodschap die verkocht moet worden. Hoe breng je die boodschap over? Hoe actief is de rol die je je publiek geeft in de act van het overbrengen? Richt je je op het publiek als geheel of op delen daarvan? Hoe kun je jezelf enigszins trainen om de act van het brengen van je boodschap te vervolmaken?


Actoren analyseren

5

Wie zijn de insprekers of ontvangers? Aan wie verleen je inspraak en aan wie breng je de boodschap over? Wat is de ‘omgeving’, wat is het ‘publiek’? Welke mensen onderken je daarbinnen als relevant voor je project? Analyse en specificatie Stel vast wie je actoren worden die inspraak leveren en achterhaal wie de ontvangers van je informatie zullen zijn. Verbijzonder je publiek, om gerichte communicatie te plegen met de mensen waarmee je wilt communiceren en verspilling zo veel mogelijk te voorkomen. Je wilt niet communiceren met mensen waarvan je vermoedt dat ze geen interesse hebben in het project. Zij dragen niet bij aan je inzichten in het projectresultaat en aan de acceptatie ervan. Om vast te stellen aan wie je naast je opdrachtgever en acceptanten inspraak verleent en aan wie je je communicatieve boodschap overbrengt, is het handig actoren te analyseren. Specificeer wie zij zijn. Je doet dat door gebruik te maken van een kringen-, spinnenweb- of aspectenbenadering.

1.3 Drie analysetechnieken Als je het resultaat samen met een aantal anderen, van buiten de projectorganisatie bepaalt, geef je hen een deel van de regie over het resultaat. Als je zelf het projectresultaat samenstelt, is het doen aanvaarden daarvan je communicatieve boodschap en zet je anderen vooral in de rol van ontvanger. Je kunt een uitgebreid marketinginstrumentarium gebruiken om deze anderen op te sporen en je kunt je beperken tot drie analysetechnieken. Voor de meeste projecten is dit genoeg. Opdrachtgever en acceptanten bekend In alle projecten is je opdrachtgever bekend en bepaal je wie de acceptanten zijn. De opdracht gever is van meet af aan helder in beeld; zonder hem bestaat het project niet en hij is per definitie bij de resultaatspecificatie betrokken. Acceptanten zijn de direct bij het projectresultaat betrokkenen van buiten het project, maar binnen het bedrijf (of binnen het geheel van gecontracteerde bedrijven, denk aan uitbestede diensten zoals gegevensverwerking). Acceptanten zijn bijvoorbeeld een gebruikersafdeling, beheerafdeling of een controlerende instantie. Als je projectleden als intern betrokkenen ziet, dan vormen acceptanten de eerste schil externe betrokkenen. Naast gebruikers, beheerders en controleurs zijn ook de eigenaar, de onderhouders en de uitvoerders ofwel exploitanten van het projectresultaat acceptanten. Non-acceptatie binnen het bedrijf voorkomen Afstemming met de acceptanten van het projectresultaat vergemakkelijkt het vaststellen van de eisen aan het resultaat en de acceptatie van het project. Als zij niet tijdig betrokken worden, verloopt de implementatie doorgaans moeizaam. Afstemmen met de acceptanten verschaft je een visie op het projectresultaat die niet eindigt bij de oplevering, maar de gehele levenscyclus van het resultaat betreft.


6


Actoren van buiten de organisatie Om non-acceptatie in de omgeving buiten het bedrijf te voorkomen, breng je daar de actoren in beeld die een rol spelen in het al dan niet accepteren van het projectresultaat. Wie zijn zij? Je analyseert welke afzonderlijke actoren en actorengroepen van belang zijn om mee te communiceren. Actoren inventariseren Buiten de interne betrokkenen uit het project zelf en de directe acceptanten, zijn er meerdere actoren ofwel stakeholders bij een project. Stakeholders zijn belanghebbenden. Dit belang kan variëren van grote geldsommen of omzetafhankelijkheid tot een algemene interesse. Denk bijvoorbeeld aan financiers, leveranciers van mensen en middelen, de media, de politiek, het algemeen publiek. Een uitgebreid marketinginstrumentarium In de marketing bestaan zeer verfijnde instrumenten om belanghebbenden en geïnteresseerden te specificeren. Als een bedrijf bijvoorbeeld als stakeholder naar voren komt, brengen marketeers gericht in beeld wie binnen dit bedrijf poortwachter is, wie de boodschapper en wie de uiteindelijke beslisser. Belanghebbenden worden ook verbijzonderd naar leeftijd, sociale klasse, inkomensgroep, culturele belangstelling en dergelijke, op basis van gegevens die men beschikbaar heeft of koopt, bijvoorbeeld postcodetabellen of naar doelgroepen gesorteerde adressenlijsten. Algemeen geïnteresseerden worden warm gehouden met free publicity, advertenties, folders, informatiebalies en dergelijke. Ook deze groep algemeen geïnteresseerden wordt meestal verbijzonderd, om te voorkomen dat er met hagel wordt geschoten. In plaats van een algemene folder voor iedereen maakt men bijvoorbeeld varianten voor jongeren, mensen van middelbare leeftijd en bejaarden. Of men segmenteert naar regio’s. Een beperkt projectinstrumentarium De marketingdiscipline kent een uitgebreid en redelijk verfijnd instrumentarium om afnemers en hun informatie- en communicatiebehoeften in kaart te brengen. Het uitgebreide instrumentarium van de marketing om afnemergroepen gericht in kaart te brengen, heb je doorgaans bij een project niet nodig. Dit instrumentarium is daarbij al snel een overkill; je kunt de inzichten uit de marketing terugvoeren tot een paar simpele methoden om je actoren te analyseren. Drie benaderingen Bij het analyseren van actoren ten aanzien van een project heb je voldoende aan een keuze uit drie manieren. Je kunt uitgaan van groepen actoren, van de individuen die je wilt benaderen of van aspecten van de inhoud, om bij specifieke actoren uit te komen. Je tekent cirkels en vult daar personen in, trekt lijnen van actor naar actor of koppelt mensen aan een inhoudelijk perspectief.


Actoren analyseren

7

Figuur 1.4 “Actoren onderkennen….”

Voor een actorenanalyse hoef je bij een project niet vaak - een uitzondering zijn zeer grootschalige projecten met brede maatschappelijke gevolgen -gebruik te maken van het uitgebreide, verfijnde instrumentarium van de marketing, om doelgroepen te segmenteren. In een project volstaat doorgaans een kringen-, web- of aspectenbenadering.

1.4 Kringenbenadering In de kringenbenadering breng je de ‘schillen’ in en om het project tot uiting. Elke kring stelt een groep actoren voor. Je kunt elke kring als een te benaderen groep beschouwen en de analyse op dit groepsniveau stoppen. Dat is voldoende wanneer je slechts met de groepen als geheel wenst of hoeft te communiceren. Wanneer je met afzonderlijke actoren binnen de groepen wenst af te stemmen, verbijzonder je de kringenanalyse. Deze bestaat dan uit twee stappen. Na de kringendefinitie bepaal je vervolgens in een tweede stap wie binnen de kringen de voornaamste stake holders zijn waar afstemming mee moet plaatsvinden. Eerste stap - de kringen In de eerste stap van de kringenbenadering stel je de groepen vast. Dit doe je doorgaans van binnen naar buiten. In de kern staan de projectmedewerkers. Daaromheen staat de projectmanager en daarnaast de acceptanten als eerste direct betrokkenen buiten het project. Daaromheen bevinden zich de overige intern betrokkenen, zoals de interne afdeling die een aantal van zijn gekwalificeerde mede werkers uitleent aan het project. Dit alles betreft nog kringen in het project zelf en in de omgeving van het bedrijf. In de volgende schillen bevindt zich de omgeving van buiten het bedrijf, waar het project als aparte activiteit deel van uitmaakt.


8


Figuur 1.5 Kringendiagram om actoren te achterhalen

Buiten het bedrijf De buitenwereld begint met de direct extern betrokken. Dit zijn bijvoorbeeld de financiers:banken, aandeelhouders, eventuele participatiemaatschappijen en de externe leveranciers van mensen en middelen. Denk aan het onderzoeksbureau dat advies levert of het bij voorkeur andere onderzoeksbureau dat een audit verricht. Het detacherings- of uitzendbureau dat het gekwalificeerde personeel levert dat intern niet in voldoende hoeveelheid aanwezig is, of het interieurbureau dat de tijdelijk benodigde kantooruitrusting verzorgt. Een volgende kring vormen de media. De nieuws- en opinieleveranciers die zich een beeld willen vormen van het project, of die gewoon bereid gevonden kunnen worden informatie door te geven. Daaromheen bevindt zich de politiek als kring. Geheel aan de buitenkant bevindt zich het algemeen publiek. Bijvoorbeeld belangstellende bewoners die willen weten wat er in hun stad gebeurt of personen met een inhoudelijke interesse in het projectresultaat. Tweede stap - de actoren binnen de kringen De kringen kunnen doorgaans snel in beeld worden gebracht. Het hieronder gegeven voorbeeld kan als een algemeen sjabloon dienst doen. Nadat de relevante kringen voor het project zijn vastgesteld, komt het erop aan de specifieke stakeholders per kring vast te stellen. Een light rail project Voor het verbijzonderen van kringen rond een specifiek project doen de politiek en het algemene publiek dienst; het voorbeeld is ontleend aan een light rail project dat een grote stad met enkele forenzengemeenten verbindt. Bij ‘de politieke kring’ gaat het dan om de politiek in meer algemene zin en niet als opdrachtgever. Dat wil zeggen dat het overheidsorgaan dat hier optreedt als opdrachtgever, bijvoorbeeld de provinciale of rijksoverheid al als direct betrokkene is onderkend.


Actoren analyseren

9

Zo kan bijvoorbeeld ook een ministerie van financiën al als direct extern betrokkene zijn ge kenmerkt, vanwege zijn rol als medefinancier van het project, of het vergunningen verstrekkend departement. De hier bedoelde politieke kring betreft ‘de algemene politieke stakeholders’ waarmee je belangen deelt. Denk aan diverse betrokken partijen zoals de burgermeesters en de voor verkeer en vervoer verantwoordelijke wethouders van de centrumstad en de omliggende gemeenten. Denk ook aan overige bewindslieden van deze plaatsen, die raakvlakken hebben met het project vanwege een verantwoordelijkheid voor economische ontwikkeling of milieu. Of verschillende commissies uit de politiek of de partijen zelf op gemeentelijk, provinciaal of landelijk niveau. Dit light rail project kan gevolgen krijgen voor andere regio’s. In dit project wordt onder algemeen publiek verstaan: omwonenden, huidige en toekomstige reizigers, wijkgroeperingen, belangengroeperingen van buiten het bewonersgebied, geïnteresseerden in verkeers- en vervoerstechnologie. Als je de actorengroepen of de specifieke actoren binnen de kringen bepaald hebt, kun je per actor vaststellen welke afstemming je daarmee wilt plegen. Dat doe je door deze actor eventueel nog nader te analyseren naar de verhouding die hij met je heeft, te bepalen met welk communicatiemiddel je hem wilt benaderen en hoe en wanneer je met hem wenst te communiceren. Vaststellen wie de actoren zijn waarmee je afstemming moet plegen kan echter op meer manieren dan de kringenbenadering alleen.

1.5 Spinnenwebbenadering Je kunt actoren ook analyseren met een webbenadering, ook wel ‘spinnenwebbenadering’ genoemd. Je tekent een soort spinnenweb vanuit de projectmanager. (Deze benaming is wellicht passender, omdat hij niet relevante associaties met ‘Het Web’ voorkomt. Soms wordt ook met het woord ‘netwerk’ naar de spinnenwebbenadering verwezen; deze benaming is echter wat ongelukkig, vanwege de mogelijke associatie met technische communicatienetwerken of met netwerkplanningen.) Van actor naar actor In de spinnenwebbenadering worden de beide stappen uit de kringenbenadering gecombineerd. Je gaat direct na wat de relevante actor is om mee te communiceren. Je onderscheidt dus niet eerst een kring. Vanuit de onderkende actor ga je naar de volgende van belang zijnde actor. Net zo lang tot je geen - voor het project relevante actoren - meer onderkent. Start van de communicatiemix Evenals bij de kringenbenadering stel je, nadat je de actoren in beeld hebt gebracht, vast welk type afstemming het meest passend is voor die actor. De actoren en de verschillende communicatietypen voor deze actoren vormen dan de communicatiemix van het project.


10


Figuur 1.6 Spinnenwebdiagram om actoren te achterhalen

In plaats van het trekken van cirkels met actorengroepen of lijnen waarlangs je van specifieke actor naar specifieke actor stapt, kun je de actoren ook vanuit de inhoud opzoeken. Je kijkt dan niet direct naar wie degene is die je moet benaderen, maar stelt eerst vast op welk inhoudelijk aspect je afstemming wilt plegen en zoekt daar vervolgens een actor bij.

1.6 Aspectenbenadering Om de communicatie rondom een project in kaart te brengen, worden de kringen- en actorenbenadering veel gebruikt. Wie daarbij de actoren zijn waarmee afstemming plaats moet vinden, vormt daarbij de centrale vraag. Het lijkt logisch als eerste vast te stellen met wie je gaat communiceren. Nadeel van de actorenbenadering Een nadeel van de actorenbenadering is dat deze van meet af aan politiek geladen is: Met wie moet je spreken, in plaats van: Wat wil je weten? Met de actorenbenadering krijg je weliswaar snel de voornaamste spelers in beeld, maar dat is nog geen garantie dat zij ook de beste vertolkers van de aspecten zijn waarop je voor het project moet Afstemmen; je hebt snel de ‘opinionleaders’ in beeld, maar pas in tweede instantie de inhoudelijk deskundigen. Tussen de gangbare mening en gedegen kennis van de werkelijkheid zit vaak een verschil. Het kan voor een project nodig zijn de communicatie meer op de inhoud af te stemmen dan op de behoeften van snel in het oog springende personen. Wanneer je in je project de communicatie vooral een bedding voor goodwill wilt laten verzorgen, is de actorenbenadering passend, met kringen of web. Wil je echter met name toetsen op een


Actoren analyseren

11

inhoudelijke kennis van de omgeving die aanwezig is bij de ontvangers, dan voldoet de aspecten benadering beter. Kennismaken of kennis halen? Bij de actorenbenadering bezoek je als het ware een bijeenkomst met de vraag in het achterhoofd ‘wie wil ik spreken?’. Bij de aspectenbenadering vertrek je met de doelstelling in het achterhoofd ‘wat wil ik weten?’. Eerst het ‘wat’ dan het ‘wie’ in plaats van andersom. Door middel van de ‘wat’ vraag kom je snel bij de inhoudelijk relevante actoren uit, daar waar je bij de actorenbenadering via het wie en hun instemming bij het wat uitkomt. Productiefactoren Aspecten waarop je voor je project actoren in kaart brengt, kun je beschouwen als productiefactoren die van belang zijn om waarde te genereren. Het zijn aspecten van bedrijfsvoering. Als een organisatie haar verschillende productiefactoren goed inricht, kan zij zich daarmee van haar concurrenten onderscheiden. Bij het analyseren van organisaties kun je beoordelen wat de meerwaarde van de afzonderlijke factoren is. Hoeveel? Aan het eind van de negentiende eeuw werden nog slechts drie productiefactoren onderkend, namelijk arbeid, grondstoffen en kapitaal. Met de opkomst van de bedrijfskunde in de twintigste eeuw kwam er ook aandacht voor de factor organisatie. De wijze waarop je kapitaal, grondstoffen en arbeid organiseerde, kon immers doorslaggevend zijn voor het succes of de mislukking van een bedrijf. De taak van het management had daarmee zijn legitimatie. Intussen behoort bijvoorbeeld ook kwaliteit tot de standaardaspecten om de productiviteit van een organisatie door te lichten. De aspecten van bedrijfsvoering worden nu soms uitgebreid tot meer dan tien. Scopjafitchek In een project kun je uitgaan van een dertiental aspecten om te beoordelen wat je af moet stemmen en vervolgens met wie. Om het ‘wat’, dat wilt je weten, direct vorm te geven, breng je eerst alle voor het project relevante aspecten in kaart. Een uitgebreide standaardlijst voor de aspecten van een project is bijvoorbeeld: • strategisch; • commercieel; • organisatorisch; • personeel; • juridisch; • administratief; • financieel; • communicatief; • huisvesting; • externe leveranciers; en • klanten.


12


Deze aspecten zijn in dit rijtje niet alfabetisch weergegeven, maar opgesomd om hun beginletters nog te kunnen uitspreken in een acroniem: ‘scopjafitchek’. Voorbeelden van aspecten In de aspectenbenadering ga je na wat je van een bepaald aspect wilt weten en vervolgens bepaal je welke actor je de benodigde informatie kan verschaffen. Strategie en personeel dienen hier als voorbeelden. Strategie Bij het starten van een project, als je vaststelt wat het resultaat wordt en hoe dit bijdraagt aan de doelen, is het raadzaam te toetsen hoe het project past binnen de strategie van het bedrijf. Draagt het project daaraan bij of niet? Zo niet, moet dan het resultaat worden bijgesteld? Stelt de opdrachtgever voldoende vast of het project past in de strategie of is voor deze afstemming nog een andere actor nodig? Personeel Uiteraard is het voor vrijwel elk project belangrijk dat er met het personele aspect rekening wordt gehouden. Met de oplevering van het projectresultaat veranderen sommige functies, andere verdwijnen wellicht. Welke informatie over veranderingen op het personele vlak wil je achterhalen en uitdragen? Wil je de informatie zelf verzamelen en vervolgens verstrekken, of vind je het gewenst dat medewerkers meekijken in de keuken van je project? Geeft het meewerken in het project de medewerkers een voorsprong in hun toekomstig functioneren, of juist een achterstand, omdat de lijnafdeling ‘vergeet’ dat zij na afloop van het project terugkomen? Communicatie tussen leidinggevenden en medewerkers, over het project, vindt meestal plaats in afdelingsoverleg. Wil je daar vanuit het project gebruik van maken en vaststellen hoe je bij deze informatie aan kunt sluiten?

Figuur 1.7 Communicatie in projecten; laten zien wie welk steentje bijdraagt…

Externe leveranciers Stem ook tijdig af met externe leveranciers. Juist nu in organisaties het orderverwerkingsproces, de administratie en de informatiestromen steeds meer verweven raken, is het voor een project


Actoren analyseren

13

zinvol tijdig met leveranciers af te stemmen. Houden zij zich aan bepaalde extranet- of internetnormeringen, of volgen zij eigen protocollen? De toekomstige uitwisseling met leveranciers kan het gebruik, het beheer en de administratieve verwerking van je projectresultaat sterk bepalen. Klanten Klanten dien je je in elk project voor ogen te houden. Dat wil zeggen: de eindklanten van het bedrijf waarvoor je project wordt gerund. Je eigen interne klanten - en dan vooral je opdrachtgever - staan uiteraard scherp in het vizier. Blijf denken aan de uiteindelijke afnemers van je projectresultaat. In sommige projecten loont een expliciete blik op het aspect klanten-communicatie. Bijvoorbeeld bij onderhoudsprojecten in een backofficesfeer kan het zicht op de klanten waar het bedrijf zijn geld verdient snel verloren raken. Bij innovatieve projecten op commercieel gebied, zoals de realisatie van een kantorennet in een buurland of de opzet van een joint-venture, blijft de focus op de klanten meestal vanzelf aanwezig. In plaats van direct te bepalen met wie je gaat Afstemmen, zoals in de kringen- en spinnenwebbenadering, kun je ook eerst bepalen wat je wilt communiceren. Ga per aspect van bedrijfs voering na welke informatie nodig is om af te stemmen. Een van die aspecten is het aspect communicatie zelf.

1.7 Het aspect communicatie zelf De aspectbenadering heeft zowel het voordeel als het nadeel dat deze inhoudelijk gericht is. Het is een voordeel overbodige communicatie te voorkomen. Je richt je communicatieve inzet immers op datgene wat je wilt weten en wat je wilt laten weten. Non-verbale communicatie Het kan voorgaande kan echter ook een nadeel zijn, doordat je met deze benadering de meerwaarde van communicatie op zichzelf onderschat. Communicatie is ook lonend buiten haar informatieoverdracht. Door te communiceren raak je bekend. Niemand kan namelijk je gedachten lezen. Wat je denkt dien je ook te zeggen om tot communicatie te komen en wanneer je iets zegt, dien je je ervan te overtuigen dat een ander dit ook gehoord en begrepen heeft. Bekend maakt bemind en onbekend maakt onbemind. Communicatie heeft slechts voor een gering deel betrekking op overdracht van een geobjectiveerde, herhaalbare informatie. Het zijn de befaamde verhoudingen van de verbale en non-verbale overdracht in mondelinge communicatie, die dit beeld bevestigen. Een ontvanger wordt voor het grootste deel beïnvloed door non-verbale signalen. Slechts een klein deel van de beïnvloeding heeft betrekking op het verbale deel. Van dit uitgesproken deel wordt nog veel bepaald door toon, ritme, klank en woordkeus. De feitelijke boodschap, voor zover deze sec uit de communicatie te distilleren is, vormt slechts een zeer klein deel. Een blijvende behoefte Ontvangers houden behoefte aan een persoonlijke communicatie. Wellicht omdat zij zelf on bewust weten dat zij uit het non-verbale deel de meeste informatie halen.


14


Communicatie is een productiefactor Het communiceren met de omgeving is een productiefactor. Daarom is dit een aspect dat in het rijtje ‘scopjafitchek’ onderkend wordt. De aspectbenadering dient evenals de kringen- en actorenbenadering om de communicatie vorm te geven. Communicatie als aspect opnemen veroorzaakt dan een vermenigvuldigingseffect. Een Droste-blikje in een Droste-blik. Een Matroesjkapoppetje in een Matroesjka-pop. Communicatie is een productiefactor voor een project. Door ook het aspect communicatie te onderkennen, ga je na hoe je dit aspect in wilt vullen en wie je daarvoor nodig hebt. Je kunt de aspectbenadering zien als een alternatief voor de actorenbenadering zoals die plaatsvindt in de kringenbenadering of het spinnenweb. In plaats van onmiddellijk het wie in kaart te brengen, concentreer je je eerst op het wat van de communicatie. Je kunt de aspectbenadering echter ook als aanvullend beschouwen. Het wat vormt dan het voorspel voor het wie. Met de ‘wat’-vraag ga je na wat je wenst te communiceren. Nadat je dit bepaald hebt, stel je vast wat naar wie gecommuniceerd wordt. Of je doet het in omgekeerde volgorde; wie wil je spreken en wat wil je van hem weten?

1.8 Samenvatting actoren analyseren Communicatie moet geen doel op zich worden. Communicatie in projecten is een hulpmiddel om de projectresultaten te verwezenlijken. Klankbord Mensen van buiten het project kunnen worden gebruikt als klankbord en spiegel voor je project. Vaak krijg je betere feedback van een ander, een relatieve onbekende maar betrokken persoon, dan van jezelf of gelijkgestemden. Behalve voor het waarnemen van veranderingen en het ver gemakkelijken van de acceptatie, kun je afstemming ook als een hulpmiddel zien om de eisen aan je projectresultaat op te stellen. Opdrachtgever en acceptanten Om goed te communiceren, is het handig vast te stellen met wie je communiceert. Je communiceert in elk project actief met je opdrachtgever en met de acceptanten van het projectresultaat, bijvoorbeeld gebruikers en beheerders. Actoren Behalve met je opdrachtgever en acceptanten communiceer je met actoren uit de wijdere om geving van het project. Denk aan belanghebbenden of betrokkenen, bijvoorbeeld omwonenden, algemeen geïnteresseerden of persvertegenwoordigers. Drie manieren om actoren te analyseren Je analyseert de actoren. Je kunt daarbij gebruikmaken van vele hulpmiddelen uit de marketing. Voor een project zijn doorgaans drie eenvoudige instrumenten voldoende: kringen-, spinnenweben aspectenbenadering. Deze instrumenten helpen je de actoren te analyseren in de omgeving van je project buiten de bedrijfsmuren. Je medewerkers, opdrachtgever en overige acceptanten binnen de organisatie heb je al eerder onderkend.


Actoren analyseren

15

Kringenbenadering In de kringenbenadering teken je cirkels van stakeholders. Wie vertegenwoordigen de klanten, de pers, wie het algemene publiek? Per kring kun je de belanghebbenden binnen de kring bepalen. Spinnenwebbenadering In de spinnenwebbenadering spring je van actor naar actor. Je tekent lijnen. Via de ene actor kom je bij de volgende van belang zijnde actor. Aspectenbenadering De aspectenbenadering focust niet direct op het wie, maar doet dit in een tweede stap. In de eerste stap wordt verkend welke inhoudelijke informatie over een bepaald bedrijfsaspect van belang is. Daarna kijk je met wie je hierover afstemming moet plegen. Communicatie is meer dan belang en boodschap Doordat de aspectbenadering inhoudelijk gericht is, veronachtzaamt deze wellicht de behoefte aan persoonlijk contact. Want ook als er niets te melden of te vragen is, loont communicatie de moeite. Meestal is zelfs zeggen dat er niets te zeggen is, beter dan niets zeggen. Ook mensen zonder aanwijsbare belangen hebben behoefte aan toon en lichaam van de zenders.

Het flatgebouw als voorbeeld Als je een flat bouwt stem je af met je projectmedewerkers, met je opdrachtgever en met acceptanten. Denk bij acceptanten aan de beheerder ofwel conciërge, aan een exploitatie maatschappij die de inningen verzorgt en aan gebruikers: de toekomstige bewoners. Naast deze direct bij het project betrokken partijen, medewerkers, opdrachtgever en acceptanten, spelen diverse partijen in de omgeving van het project een rol. Bijvoorbeeld om wonenden, algemeen of specifiek bouwkundig belangstellenden, lokale bestuurders, politieke partijen, mediavertegenwoordigers. Hoe krijg je deze actoren in beeld? Je achterhaalt hen met een kringentekening, een spinnenwebdiagram of een aspectenschema. Bij de kringenbenadering ga je uit van algemene kringen en vul je daar de voor je project relevante namen bij in. Bijvoorbeeld je projectmedewerkers, divers acceptanten, een vertegenwoordiger van een plaatselijke politieke partij, een journalist. Je vult de cirkels in. Bij de spinnenwebbenadering ga je vanuit jezelf na wie van belang is en van daaruit ga je verder. Bijvoorbeeld de opdrachtgever, hij kent de burgermeester, twee wethouders en een professor installatietechniek. Deze laatste is aan het provinciale bestuur verantwoording verschuldigd voor een specifiek subsidieproject en staat op goede voet met enkele journalisten van bouwmagazines. Je tekent vanuit jezelf lijnen van actor naar actor.


16


In de aspectenbenadering ga je na op welke inhoudelijke gebieden je wat wilt weten en zoek je daar vervolgens de deskundigen bij. Als je bijvoorbeeld wat meer wilt weten over de mogelijkheden voor de benedenverdieping of voor de parkeerfaciliteiten, als bewoners deze overdag niet nodig hebben omdat zij hoofdzakelijk forenzen en er een winkelcentrum in de buurt is dat dan wellicht handig van deze plekken gebruik kan maken, ga je na wie je meer kan vertellen omtrent de juridische en commerciële mogelijkheden. Wat zijn de kaders van het bestemmingsplan voor de benedenverdieping? Welke tegemoetkomingen willen de winkeliers de bewoners doen in ruil voor ruimere parkeervoorzieningen overdag? Je vult een tabel in, waarbij je per aspect van bedrijfsvoering waarop je wat wilt weten de naam koppelt van degene die je er meer over kan vertellen.


2 Benadermiddelen Met een actorenanalyse breng je de mensen en partijen in de omgeving van je project in kaart waarmee je communiceert. Met de medewerkers van je project stem je voortdurend af. Dat is je interne projectcommunicatie. Daarbinnen stem je ook steeds af met je opdrachtgever en met de acceptanten van het projectresultaat. Zij staan buiten het team van projectmanager en projectmedewerkers, maar binnen de moederorganisatie waar het project plaats heeft. Actoren bevinden zich buiten de organisatie. Actoren Je gaat bij je actorenanalyse na wie naast je opdrachtgever en de acceptanten van het eindresultaat een rol speelt als betrokkene bij het project. Actoren betreffen de overige stakeholders in de omgeving van het bedrijf: omwonenden, inspraak hebbenden, algemeen belangstellenden, vakgenoten, perslieden, vertegenwoordigers van politieke partijen, enzovoort. Je voert je analyse van actoren uit de omgeving van het project als volgt uit: door te kijken welke kringen van actoren zich rondom je project bevinden, door van actor naar actor te springen of door je af te vragen op welk inhoudelijk aspect je wat wilt weten en daar de relevante actor bij te zoeken. Vervolgens probeer je de communicatie op deze actoren af te stemmen. Benadermiddelen Verschillende actoren vragen om verschillende benaderingen. Afhankelijk van het type actor en de wijze waarop je je boodschap wilt brengen, gebruik je verschillende communicatiemiddelen. Je inventariseert over welke communicatiemiddelen je beschikt en koppelt deze aan de actoren. Brede mix Je kunt de koppeling eenvoudig houden. Dat gebeurt met een abc’tje van projectcommunicatie: actoren analyseren, benadermiddelen koppelen, en communiceren. Je kunt de koppeling ook ondersteunen met verschillende, meer diepgaande, modellen van afstemming zoals vier manieren van het brengen van een boodschap, vier acteerwijzen, een analyse van het belang van actoren, enzovoort. Afstemmen is uiteraard meer dan gebruikmaken van middelen. Timing, toon, stijl, kanalen, de imago’s van de personen die je laat communiceren en je eigen uitstraling niet te vergeten, vormen onderdeel van een goede mix om af te stemmen. Gesprekken kunnen worden onderverdeeld in typen: verkennend, bevestigend en evaluerend; of in een ander onderscheid: coachend voor een algemene begeleiding of coachend naar een gewenst specifiek resultaat. De meer diepgaande modellen vormen een onderdeel van de brede mix om je communicatie optimaal af te stemmen. Beperkte koppeling Soms volstaat het niet diepgaand naar je eigen wijze van communiceren te kijken. Dan voldoet het actoren en benadermiddelen te koppelen. Je ontwerpt je communicatie door actoren in een schema te verbinden aan de benadermiddelen die je inzet. Met het abc’tje beschik je over een beperkt instrumentarium om snel en efficiënt tot een minimaal vereiste afstemming te komen.


18


2.1 Een eenvoudig abc’tje Afstemming vindt continu plaats, je kunt niet niet Afstemmen. Een groot deel van communiceren is nauwelijks planbaar. Om dit niet-planbare deel op te vangen zet je een capaciteits organisatie neer van communicatieprofessionals en houd je rekening met de tijd en aandacht die het vraagt medewerkers, ondernemingsraadleden, vakbondsbestuurders, collega-managers van je opdrachtgever, persvertegenwoordigers en anderen te woord te staan. Planbare communicatie Een deel van de communicatie is wel planbaar in de tijd. Je gaat in samenspraak met de communicatieprofessionals na welke actoren wanneer met welke communicatiemiddelen gevoed worden. Ontwerpen De koppeling van actoren en communicatiemiddelen kan spontaan en intuïtief gebeuren. Verschillende actoren vragen verschillende benaderingen. Je inventariseert over welke communicatie middelen je beschikt en koppelt deze aan de actoren. De koppeling is mogelijk in een simpele kruistabel. Je zet bijvoorbeeld de onderkende actoren links en de benadermiddelen bovenaan. Per onderkende actor of groep van actoren kruis je aan welke communicatiemiddelen je inzet. Communicatie zelf Ken je je actoren en weet je met welke middelen je hen wilt benaderen, dan pleeg je tot slot de communicatie zelf. Dit is het simpele abc’tje van projectcommunicatie. Het tijdstip van communicatie kun je ook plannen door dit in de gemaakte kruistabel per cel in te vullen. ABC In een eenvoudig abc’tje van communicatie ga je na: a) met welke actoren je wilt communiceren; b) welke benadermiddelen je inzet; en c) pleeg je de communicatie zelf.

Figuur 2.1 Eenvoudige benadermiddelen… wij kiezen voor postduiven


Benadermiddelen

19

Nadere analyse Bij de koppeling van actoren en communicatiemiddelen kun je ook gebruik maken van nadere analyses, die je uitvoert op je actoren. Bijvoorbeeld hun belang en betrokkenheid, de meest wenselijke stijl van benaderen en dergelijke. Je planbare communicatie richt je dan niet in met een eenvoudig abc, maar met een meer diepgaand model. Het eenvoudige abc waarin je actoren analyseert en er benadermiddelen aan koppelt, staat in het eerste hoofdstuk en de eerste twee paragrafen van dit hoofdstuk beschreven. Het uitgebreide model wordt in de vervolghoofdstukken weergegeven,voorafgegaan door een vooruitblik in de laatste paragraaf van dit hoofdstuk.

2.2 Welke middelen? Er zijn vele communicatiemiddelen. Vrijwel iedereen heeft bij het horen van het woord communicatie onmiddellijk associaties met een bepaalde wijze van communiceren. Bijvoorbeeld een tête-à-têtegesprek, een telefonisch onderhoud, een verzending van een brochure of brief, enzovoort. Om zicht te hebben op de vele middelen kan het een handig hulpmiddel zijn een lijst te raadplegen. Hierna volgt een dergelijke lijst. De communicatiemiddelen zijn niet nader gerubriceerd. Een rubricering kun je vormgeven bij de koppeling aan actoren; door intuïtief de communicatie middelen in typen (schriftelijk, mondeling, massaal, specifiek) aan de actoren toe te wijzen of door gebruik te maken van uit te voeren nadere analyses (belang van een actor, wijze van informatie uitdragen en dergelijke). Hoewel de lijst lang is, is hij niet volledig. Communicatiemiddelen kunnen bijvoorbeeld zijn (in alfabetische volgorde): • bijeenkomst; • diapresentatie; • factsheets; • elektronische nieuwsbrief; • excursies; • fotomateriaal; • gesprek vis-à-vis; • hand-out; • informatiemap; • informatiekoolkit; • internetsite; • knipselkrant; • naamkaartjes; • nieuwsbrief (gedrukt); • persberichten en -briefings; • projecthuisstijl; • projectplan; • publieksfolder;


20


• roadshow; • smoelenboek; • telefoongesprek; • voortgangsrapportage; • en andere. Combinaties In deze opsomming staan wijzen van communiceren, stijlen, kanalen en ondersteuningsmiddelen door elkaar genoemd. Zij kunnen apart en in combinatie gebruikt worden. Voortgangsrapportages bijvoorbeeld, die in de projecthuisstijl staan, kun je verzenden, maar ook uitdelen op een bijeenkomst waar je bovendien de naamkaartjes rondstrooit en een diapresentatie geeft. Sommige combinaties liggen voor de hand. De lijst van communicatiemiddelen staat hier vermeld, om een beeld te geven van de vele mogelijkheden. Communicatie vindt voortdurend plaats. Het gebeurt niet alleen als er een communicatiemiddel wordt ingezet. Om de inzet van communicatiemiddelen te plannen, kun je gebruikmaken van dit overzicht aan communicatiemiddelen. Voor elke specifieke situatie kan deze lijst worden uitgebreid en vervolgens ingekrompen. Je zult vrijwel nooit van alle genoemde middelen gebruikmaken. Je maakt een keuze uit de keur aan mogelijkheden die tot je beschikking staan.

2.3 Een uitgebreid model Naast de eenvoudig en recht-toe-recht-aan-koppeling van actoren en communicatieve benadermiddelen kun je ook gebruikmaken van een nadere analyse van de soort actor en de soort benaderwijze die je wilt kiezen. Er zijn dan in je communicatieontwerp meer dimensies dan het vaststellen van de actoren en het inventariseren van de benadermiddelen. Minder geslaagde combi’s Schriftelijk communiceren bijvoorbeeld, verdraagt zich meestal slecht tegenover personen die je project vijandig gezind zijn. Een werkelijk creëren van ontmoetingen is moeilijk te rijmen met het geregisseerde karakter van omroepen. Omroepen doe je vooral als je eenzijdig wilt informeren en minder als je tweezijdige communicatie met een hoge mate van wederzijdse invloed tot stand wilt brengen. Met partijen waarmee je in strijd bent, probeer je vooral weer goede voorwaarden voor gezamenlijk overleg te creëren en richt je je minder op schriftelijke notities, tenzij de relatie dermate verslechtert is dat je geen verbetering meer verwacht en je alleen nog de standpunten vast wilt leggen. Afhankelijk van het type actor en de wijze waarop je je boodschap wilt brengen, gebruik je verschillende communicatiemiddelen. Je koppelt de benadermiddelen niet alleen meer intuïtief, maar maakt dit mede afhankelijk van een nadere analyse. Een gerichtere keuze van benadermiddelen Het uitvoeren van nadere analyses op actoren stelt je in staat de communicatie beter te stroomlijnen naar de aard van de actor. Benader je de actoren bijvoorbeeld als een algemeen publiek of als personen die direct toegesproken kunnen worden? Bij het onderzoeken van verschillende manieren om samen een boodschap vorm te geven, is sprake van gesloten of open groepen. Van omroepen naar acteren wordt een algemeen afwezig publiek verbijzonderd naar zijn aanwezig-


Benadermiddelen

21

heid in een zaal. Bij het doorbreken van de vierde muur wordt deze zaal opgedeeld in groepen of afzonderlijke mensen.

Figuur 2.2 Communicatieschema, uitgewerkt voor actoren en middelen

Meerdere analyse-instrumenten In de uitgebreidere variant van projectcommunicatie maak je gebruik van meer modellen dan in het eenvoudige abc, waar je benadermiddelen aan actoren koppelt. Denk bij meerdere modellen aan belang, betrokkenheid en bereidheid van actoren, verschillende tuinen om een resultaat gezamenlijk vast te stellen, meerdere te onderscheiden podiumsituaties om je verhaal te doen en verschillende manieren om te leren een boodschap werkelijk goed over te brengen. Je analyseert de relatie die je actor heeft ten opzichte van je project en stelt je gewenste stijl van communiceren vast. Je brengt hem niet alleen in beeld, maar achterhaalt ook een aantal van zijn eigenschappen. Bijvoorbeeld de wederzijdse invloed van project op actor en omgekeerd, en de onderlinge verstandhouding van beide partijen. Bij de stijl van communiceren ga je bijvoorbeeld na hoe je op een podium wilt staan; alleen om te zenden of om voor te dragen en het publiek ook mogelijkheden tot reactie te geven? Wie, waarmee, wat Met de koppeling van actorenanalyse en benadermiddelen en de communicatie zelf, geef je vorm aan het wie, het waarmee en het wat van de afstemming. Wie betreft de actoren, waarmee de benadermiddelen en het wat vertegenwoordigt je communicatieve boodschap zelf.


22


Het wat kun je generiek bepalen: een communicatieve boodschap die voor het gehele project geldt. Je kunt de boodschap ook per actor aanpassen. Met deze instrumenten kom je uit op een combinatie van het wie, waarmee en wat. Dat omvat het eenvoudige abc van communicatie. Wanneer Bij communicatie kun je meer ‘W’-vragen stellen dan deze drie. Het abc wordt soms aangevuld met ‘wanneer’. Je kunt het schema van actoren en benadermiddelen eenvoudig voorzien van kruisjes in de cellen: welke benadermiddelen voor welke actor. Als je werkt met specifieke communicatieve boodschappen per actor, in plaats van een generieke voor alle actoren, kun je je boodschap per actor opnemen. Je kunt het schema ook uitbreiden met de timing van je communicatie: per cel geef je aan welk benadermiddel voor welke actor wanneer wordt ingezet. Meerdere ‘W’-vragen Naast het wie, waarmee, wat en wanneer zijn er echter meer vragen van belang voor een optimale afstemming. Deze vragen betreffen andere aspecten van de communicatie. Denk bijvoorbeeld, inclusief de vier bekende ‘W’-vragen, aan een uitgebreid rijtje zoals: • Wie - met wie wens je te communiceren, wie is de te onderkennen actor voor de afstemming? • Waarom - waarom stem je af, wat vormt de doelstelling? • Wat - wat communiceer je, wat is de boodschap? • Waarmee - wat is het communicatiemiddel? • Wanneer - op welk tijdstip? • Waar - bij de actor zelf, in de projectruimte, op een ‘neutrale’ plek? • Wie - door wie laat je de afstemming plegen? • Welke inbreng - welke inbreng verwacht je van degene waarmee je afstemt (ofwel wat is het participatieniveau)? • Welk vervolg - welk vervolg wil je aan de gepleegde afstemming geven? Uitbreiding van het abc Met deze vragen in het achterhoofd kun je diverse analyse-instrumenten hanteren om de afstemming meer genuanceerd in te delen dan in een eenvoudig abc’tje. De mogelijkheden tot uitbreiding zijn in principe onbeperkt. Elk analyse-instrument van menselijk gedrag en elke interventiemogelijkheid op het gedrag van mensen is te combineren met een communicatieve aanpak die je in een project kunt kiezen. Beperking en focus Beperk de analysemogelijkheden door keuzen te maken. Elke keuze impliceert een verlies aan opties en een winst aan focus. Naast de algemene tip om het aantal analyse-instrumenten in te dammen, is het helder voor ogen blijven houden van het doel van communicatie een tweede houvast bij projectafstemming. Een praktische beperking van het aantal analysemogelijkheden vormen bijvoorbeeld de in dit boek weergegeven analyse-instrumenten. Het doel van projectafstemming is en blijft het eventueel gezamenlijk vaststellen van een resultaat en het vervolgens geaccepteerd houden of krijgen van dit resultaat.


Benadermiddelen

23

A4- analyses A4-Projectmanagement hanteert twee perspectieven bij de te gebruiken analyses: waarneembare eigenschappen van actoren en intrinsieke eigenschappen van communiceren. De analyses richten zich dan ook op de karakteristieken van actoren en de stijl waarmee je wilt Afstemmen. Eigenschappen actoren Een onderzoek naar belang, betrokkenheid en bereidheid gebruik je om te bepalen welke inbreng je van actoren kunt verwachten. Als je bijvoorbeeld weet wat de wederzijdse invloed is, kun je makkelijker bepalen wat de hoeveelheid communicatie moet worden. Het middel waarmee je communiceert (schriftelijk, mondeling) hangt sterk af van het feit of je meent met een vijand of een partner van doen te hebben. Als je eigenschappen van actoren nader kent, kun je je benadermiddelen gerichter kiezen. Eigenschappen van communicatie Om je gewenste stijl van communiceren vast te stellen, kijk je naar de eigenschappen van communicatie. Hoe wil je overkomen? Schrijf en spreek je open en verkennend, of juist gesloten en feitelijk? Of beide? Wat wordt de toon van je benadermiddelen? Wat lezen en horen ontvangers tussen de regels en woorden door? Welke attitude wil je overbrengen? Je onderzoekt de relevante eigenschappen van communicatie, die je gewenste stijl ondersteunen. Je gewenste communicatieproces is meer dan een aantal in te zetten benadermiddelen. Open, verkennend en samen Om voor een resultaatontwerp met actoren een open proces in te gaan, of dit juist in een gesloten omgeving te laten plaatsvinden, maak je gebruik van verschillende ontwikkelsituaties. De gewenste ontwikkelsituatie benoem je als een tuin. Op grond van een tuinenanalyse laat je het eenvoudige schema van kolommen (of rijen) actoren en rijen (of kolommen) benadermiddelen wellicht grotendeels oningevuld. Misschien wil je zelfs open houden wie de actoren zijn omdat ‘iedereen’, dat wil zeggen individuen uit grote groepen mensen uit de omgeving die je onderkent, zich uitgenodigd moeten kunnen voelen. Daarom leg je evenmin op voorhand benadermiddelen vast. Bij de stijl waarop je samen een resultaat of boodschap vaststelt, past niet elk benadermiddel even goed. Gesloten, gericht en toetsend Soms nodig je mensen heel open uit frank en vrij deel te nemen aan een resultaatontwerp. Denk aan advertenties in plaatselijke kranten, waarin bewoners worden opgeroepen deel te nemen aan inspraakavonden voor het nieuwe ontwerp van een plein tussen een aantal flatgebouwen. Soms schrijf je alleen gericht enkele specialisten aan om je ontwerp op een enkel facet van een second opinion te voorzien, bijvoorbeeld de drainage van het plein. Hoe draag je je boodschap uit? Bovenstaande geldt ook voor de wijze waarop je je boodschap uitdraagt. Omroepen en het voeren van vele gesprekken verdragen zich slecht met elkaar. Bij omroepen passen folders en persberichten. Bij mondeling presenteren hoort acteren als een manier om een boodschap over te brengen. Wil je je gesprekspartners daarbij als één gehele groep aanspreken of creëer je ook ruimte voor communicatie met afzonderlijke personen in een zaal? Voor het avond aan avond optreden voor een publiek vormen ervaring en vaardigheid aanknopingspunten om je overdracht te creëren.


24


Voor gesprekken met een kleine groep ontvangers vormen inleving en steunpunt vertrekstations om tot een juiste, constructieve aandacht te komen. Analyses gebruiken voor inzet van middelen Bepaalde communicatiemiddelen lenen zich minder voor bepaalde actoren en manieren van communiceren die je voor ogen staan. Met het uitgebreide model kun je per communicatiemiddel nagaan of het past op de analyse die je hebt gemaakt van je actor en van de manier waarop je hem tegemoet wilt treden. Nuanceren naar gekozen projectindeling Je kunt het eenvoudige abc-model nog op een tweede manier nuanceren. Je kijkt niet naar je uitgebreidere communicatieanalyse, maar maakt een abc’tje per onderdeel van je project. Denk bijvoorbeeld aan de gekozen fasering, deelresultaten-, mijlpalen- of deelprojectenstructuur. Bij het faseverloop van je project is het evident dat een relatie met een actor zich ontwikkelt volgens bepaalde wetmatigheden die relaties kennen, met het verlopen van de tijd. Het verlopen van de tijd Over het algemeen zal communicatie in het begin van een project er vooral op gericht zijn een relatie te leggen. In dit proces heb je aandacht voor elkaars verschillen. Vervolgens zul je je meer op de inhoud focussen en vooral overeenstemming zoeken. Om aan het eind de relatie goed af te ronden. Het project is immers eindig. Een specifieke relatie per fase Naast deze algemene verschillen in interactie gedurende het tijdsverloop van het gehele project kan per fase ook het belang van een actor of zelfs de aard van zijn relatie veranderen. Bijvoorbeeld een gemeente die bij een vooronderzoek tegen de aanleg van een lightrailsysteem is, omdat zij andere prioriteiten stelt om haar uitgaven te doen. Zij wil niet ingaan op de gevraagde gedeeltelijke financiering. Gedurende de globale ontwerpfase van het project blijkt dat de gemeente de financiering van het systeem niet meer mee hoeft te dragen, omdat de provincie en het rijk deze overnemen. De relatie verandert naar een partner-relatie. De communicatie is niet alleen per actor specifiek, maar ook per actor per fase. In een uitgebreid communicatieschema maak je de koppeling van actoren en communicatie middelen afhankelijk van de uitgevoerde deelanalyses. Deze reiken verder dan het in beeld brengen van de actoren. Zij onthullen bepaalde eigenschappen en wenselijke benaderwijzen. Op basis van de uitgevoerde analyses deel je dan de keur aan communicatiemiddelen nader in.

2.4 Samenvatting benadermiddelen In een project kun je van vele communicatiemiddelen gebruikmaken. Abc-schema Je kunt communicatiemiddelen ‘op gevoel’ koppelen aan actoren, om een schema te maken van de planbare communicatie. Je hanteert dan een eenvoudig abc-model. Het betreft: actoren


Benadermiddelen

25

analyse (wie), benaderplan (waarmee) en communicatie (wat). Het benaderplan bestaat uit de koppeling van actoren aan benader- ofwel communicatiemiddelen. In dit abc’tje zijn de elementaire ‘W’-vragen wie, waarmee en wat beantwoord. Ook het wanneer is in dit schema gemakkelijk op te nemen. Je vult de timing van de communicatie in op het kruispunt van actor en te gebruiken benadermiddel. Per cel geef je aan wanneer je communiceert. Uitgebreid schema Als je meerdere ‘W’-vragen wilt beantwoorden, voldoet dit schema niet meer. Bijvoorbeeld waar, waarom, welke inbreng verwacht je, welk vervolg wil je aan de afstemming geven? Je kunt dan een uitgebreid schema opstellen om deze vragen ruimte te geven; je brengt de gewenste detail informatie aan per cel. Daarmee verlies je overzicht. Gerubriceerd model Je kunt er ook voor kiezen de actoren en de communicatiemiddelen te rubriceren aan de hand van andere analyses. Deel bijvoorbeeld de actoren in naar hun type: vijand, vriend, partijgenoot of partner. Of naar de invloed die zij op het project hebben of ervan ondergaan. Je kunt communicatiemiddelen ook indelen naar de wijze waarop je je boodschap wilt overdragen. Of naar de wijze waarop je inbreng van je publiek verwacht, door de vierde muur te doorbreken. Of deel ze in naar de wijze waarop je met hen gezamenlijk je resultaat wilt vaststellen. Bepaalde communicatiemiddelen zijn dan nadrukkelijk minder geschikt en andere komen juist naar voren.

Het flatgebouw als voorbeeld Bij het communiceren over het nieuwe flatgebouw kun je gebruikmaken van veel middelen. Denk aan prachtige projecties van het nieuwe gebouw, aan filmpjes waarin toekomstige bewoners al virtueel in hun appartementen vertoeven, aan voorlichtingsbijeenkomsten voor omwonenden, telefonische verkoopgesprekken, persoonlijke gesprekken met financiers. Je koppelt per actor het meest gewenste communicatiemiddel en de wijze van communiceren. Omwonenden bijvoorbeeld, benader je met voorlichtingsfolders. Vertegenwoordigers van milieugroeperingen nodig je uit voor een gesprek. Voor de toekomstige kopers vervaardig je een film die zij kunnen bekijken op internet. Met de lokale bestuurders organiseer je halverwege het project een rondetafelbijeenkomst, om te zien welke aanpassingen nog gewenst en mogelijk zijn. Je bepaalt per actor met welk middel je hem benadert.


26



3 Relatie met je actoren In een eenvoudig model van projectcommunicatie bepaal je eerst met wie je communiceert, kies je vervolgens je middelen en voer je dan de communicatie uit. Ofwel in een abc’tje: actoren analyseren, benadermiddelen kiezen en communiceren! Het abc’tje Communiceren omvat in dit abc’tje dan het vaststellen van het projectresultaat en het uitdragen van de boodschap. In sommige projecten, vooral innovatieve projecten, bepaal je het resultaat in samenspraak met actoren uit de omgeving. In andere projecten, denk met name aan herhalingsprojecten, volstaan opdrachtgever en acceptanten met het vaststellen van het resultaat. In alle projecten, ook die waar je met weinig actoren het resultaat vaststelt, communiceer je met veel actoren om het te realiseren projectresultaat bekend te maken en geaccepteerd te krijgen. Je communiceert altijd uitvoerig met je opdrachtgever en veelvuldig met acceptanten. Met actoren communiceer je afhankelijk van de aard van het project, hun belang en de betrokkenheid. Je verleent sommige actoren inspraak, andere informeer je vooral om hun instemming te verkrijgen. In dit abc achterhaal je de actoren waarvan je vermoedt dat zij belang hebben en betrokken zijn bij het project, stel je de benadermiddelen vast en communiceer je. Ontwerp en uitvoering Het ontwerp van je communicatie betreft de vragen: • Wie zijn naast de projectmedewerkers, opdrachtgever en de acceptanten de actoren om het projectresultaat mee samen te stellen en de communicatieve boodschap van je project naar toe te brengen?; • en met welke middelen benader je hen? Om vervolgens over te gaan tot het communiceren zelf door: • samen met projectmedewerkers, opdrachtgever, acceptanten en enkele actoren het resultaat te bepalen en vervolgens de communicatieve boodschap daadwerkelijk over te brengen naar meer actoren. Uitvoering nader vormgeven Dit eenvoudige model is een handig en praktisch hulpmiddel om communicatie te ordenen. Maar het schiet tekort, om een aantal redenen: Communicatie is slechts gedeeltelijk te scheiden in fasen, ontwerp en uitvoering en blijft voor een deel niet ontwerpbaar, omdat een belangrijk deel van communicatie niet rationeel is. Op die ongekende, niet afscheidbare delen kun je je Afstemmen met een meer verfijnd model. Het eenvoudige abc-model is uit te breiden met meer elementen. In een meer verfijnd model geef je communicatie nader vorm door te analyseren hoe je met je actoren samenwerkt, hoe je je boodschap uitdraagt en hoe je de act van het communiceren zelf zo goed mogelijk uitvoert.


28


Figuur 3.1 Eigenschappen van actoren…“past deze schoen u?”

3.1 Het communicatiemodel verfijnen Het abc’tje van communicatie: actoren analyseren, benadermiddelen koppelen en communicatie uitvoeren, schiet tekort omdat communicatie een continu, deels irrationeel en gezamenlijk proces is. Een meer verfijnd afstemmingsmodel komt aan deze bezwaren tegemoet. Communicatie: continu en overal Communicatie vindt niet alleen aan het einde van een proces plaats, maar continu. Alles wat in je project gebeurt en door medewerkers wordt opgemerkt of zichtbaar is voor buitenstaanders, al is het maar het gebouw waar je zit, vormt al communicatie. Daarom voer je communicatie niet slechts uit na een ontwerp, maar communiceer je van meet af aan. Irrationeel Volgtijdelijk is afstemming niet af te zonderen in een ontwerpfase waarin je nog niet communiceert en een uitvoeringsfase waarin je wel communiceert. Ook intrinsiek laat Afstemmen zich voor een deel niet ontwerpen. Het blijft irrationele aspecten houden. Actorenanalyse, het kiezen van benadermiddelen en het bepalen van de boodschap zijn nuttige instrumenten, maar vormen geen specificaties die de uitkomst van communicatie vastleggen. Tweezijdig Daarnaast schiet de ontwerpgedachte die sterk in het abc’tje zit tekort, omdat deze een puur zender-ontvangermodel suggereert. Je stelt in het abc’tje ontvangers en middelen vast en gebruikt die om een boodschap te zenden. Dat voldoet wellicht voor informeren, maar niet voor twee zijdig communiceren. Communiceren veronderstelt dat de ontvanger terugzendt, dat je daarnaar luistert en eventueel je boodschap bijstelt. Dubbelzijdig In een meer genuanceerde variant van een werkelijk tweezijdig communicatiemodel, overtuig je je er als zender ook van dat de boodschap werkelijk aangekomen en gehoord is en overtuigt de ontvanger zich er na zijn terugzenden op zijn beurt van dat zijn boodschap overgekomen is.


Relatie met je actoren

29

Communicatie is niet alleen tweezijdig doordat zender en ontvanger op elkaar reageren en elkaar beïnvloeden, maar ook dubbelzijdig. Een zender heeft niet alleen de taak te zenden. Hij moet zich er ook van overtuigen dat zijn boodschap aankomt en overkomt - omgekeerd geldt voor een ontvanger dat deze checkt of hetgeen hij beluistert ook hetgeen is wat de zender bedoeld heeft. Gezamenlijk Daarnaast geldt dat in deze modellen zender en ontvanger als aparte entiteiten gezien worden terwijl in een sociale werkelijkheid communicatie een gemeenschappelijk proces is waarbij zenders en ontvangers niet altijd helder te onderscheiden zijn. De rollen lopen in elkaar over. Communiceren doe je samen. Het abc’tje verfijnen Omdat Afstemmen tweezijdig is en op overeenstemming gericht, van meet af aan gebeurt en niet geheel is af te zonderen in een ontwerpproces, geef je je afstemming meer genuanceerd vorm dan met een abc’tje. Je vult het abc’tje aan met het analyseren van de relatie met je actoren, de wijze waarop je met hen wilt samenwerken en hoe je hen benadert in plaats van alleen een benader middel te kiezen. Eigenschappen van actoren Allereerst kijk je wat beter naar je actoren. Wie zijn zij? Zij hebben niet alleen een naam. Je bent hen met een kringen-, spinnenweb- of aspectenbenadering op het spoor gekomen. Je wilt niet alleen hun naam kennen, maar ook hun eigenschappen. Wanneer je hun eigenschappen kent, kun je je communicatie daar gericht op Afstemmen. Bij een actorenanalyse voor projectcommunicatie hoef je meestal niet het gehele marketinginstrumentarium uit de kast te halen; het volstaat de actoren met een kringen-, spinnenweb- of aspectenbenadering te achterhalen. Om de relatie met je actoren te analyseren is doorgaans geen uitgebreide psychologie nodig; het is voor een goede projectcommunicatie voldoende vast te stellen wat hun belang, betrokkenheid en bereidheid is.

Figuur 3.2 “Eigenschappen van omwonenden in kaart brengen…”


30


Belang, betrokkenheid, bereidheid De eerste verfijning van het abc’tje betreft de nadere analyse van de actoren. Je hebt de actoren onderkend omdat zij een belang hebben bij het project. Maar hoe groot is dit belang? Is het een zwaarwegend belang of slechts een gering? Hoe verhouden zij zich tot het project? Staan zij er positief of negatief tegenover? Een groot belang impliceert niet vanzelf een grote mate van betrokkenheid, een sympathieke opstelling of de bereidheid tijd te investeren. Om de communicatie met de actoren nader vorm te geven dan met het koppelen van benadermiddelen aan een naam, onderzoek je de aard van de relatie met de actor. Wat zijn zijn eigenschappen? Je wilt weten hoe je tegenover elkaar staat, om de communicatie zo zorgvuldig en effectief mogelijk vorm te geven. De voornaamste eigenschappen van je actoren, die je voor je projectcommunicatie wilt kennen , zijn belang, betrokkenheid en bereidheid. Samen resultaat bepalen Je wilt niet alleen weten wat de eigenschappen van je actoren zijn omdat je dan gerichter informatie zendt, maar eveneens omdat je tweezijdig communiceert. Je communiceert in tweespraak met je actoren en werkt met hen samen. Ook om samen te werken is het handig elkaar enigszins te kennen. Als je meer eigenschappen kent van de mensen waarmee je samenwerkt dan alleen hun naam, maar ook weet wat hun belang is, hun betrokkenheid en hun bereidheid tijd te investeren, verloopt de samenwerking vlotter. Je stemt je gedrag dan beter op hen af.. Vier typen tuinen In projectcommunicatie ben je op meer gericht dan het brengen van een boodschap: je luistert naar reacties en op grond daarvan stel je je communicatie bij. Je communiceert en informeert niet alleen. Bovendien stem je in veel projecten niet alleen af om je communicatieve boodschap over te brengen, maar ontwerp je in gezamenlijkheid met actoren het projectresultaat. Projectcommunicatie betekent vaak samen met actoren het projectresultaat bepalen en samen een boodschap vaststellen. Je actorenanalyse gebruik je dan om de personen op het spoor te komen waarmee je het projectresultaat afstemt. Er zijn verschillende manieren om samen tot een resultaat te komen. Ze kunnen geduid worden als vier verschillende tuinen waarin je zaden onder je handen tot bloei laat komen (zie ook hoofdstuk 4). Nadat je de relatie met je actor nader hebt geanalyseerd, geef je de wijze vorm waarop je samen het resultaat ontwerpt. Hoe draag je je boodschap uit? Als je gezamenlijk met opdrachtgever, relevante acceptanten en een aantal actoren het resultaat hebt vastgesteld, communiceer je vervolgens met alle onderkende actoren, om het projectresultaat zo goed mogelijk geaccepteerd te krijgen. Dat is de voornaamste doelstelling van de communicatieve boodschap van je project. Nevendoelstellingen zitten in de terugkoppeling van de ontvangers: het kunnen bijstellen van je project, omdat ontvangers over detailinzichten beschikken en specifieke waarnemingen kunnen doen die een wijziging van je projectresultaat vereisen. Aandachtspunten Er zijn meerdere manieren om een boodschap te brengen; omroepen, uitvoeren, voordragen en acteren. Het publiek kan steeds concreter in beeld komen, naarmate de vierde muur tussen artiest en zaal verder wordt afgebroken. De zender, de presentator ofwel acteur, kan van verschillende vertrekpunten gebruikmaken om zijn boodschap over te brengen. Je zoekt steun in je vaardig-



31

heden, je inlevingsvermogen, je steunpunt of in herhaling en ervaring. Met deze drie aandachtspunten verfijn je de communicatie: welk podium kies je, hoe deel je de zaal nader in tijdens je presentatie en hoe bereid je je voor? Kies je voor omroepen, uitvoeren, voordragen of acteren, hoe maak je gebruik van de vierde muur en welke acteertalenten spreek je aan? De verfijning van het abc-model van communicatie betreft de vier tuinen, om een resultaat te maken, de podiumsituatie, de vierde muur en de acteerwijzen en begint met een verfijnde actorenanalyse. Actoren analyseren Projectafstemming heeft als doel het projectresultaat te borgen; zorgen dat het er komt en kan blijven. Het resultaat moet voor partijen op zijn minst aanvaardbaar zijn en liefst gewenst. Met een aantal partijen bepaal je samen het resultaat en naar andere draag je vooral de communicatieve boodschap van je project uit. Als eerste stel je vast om welke partijen en welke mensen het gaat. Je stemt af met de opdrachtgever, de acceptanten en met overige actoren. De opdrachtgever heb je doorgaans onmiddellijk en de acceptanten meestal snel in beeld. Het achterhalen van de overige actoren duurt wat langer. De actoren naar wie je een boodschap brengt of met wie je een projectresultaat samenstelt, kun je met een uitgebreid marketinginstrumentarium in kaart brengen of met een eenvoudige analyse. Je weet dan met wie je afstemt. Relevante eigenschappen vaststellen Behalve van een naam kun je een actor van meer eigenschappen voorzien. Bijvoorbeeld in welke relatie hij ten opzichte van het project staat. Drie modellen zijn handig om te bepalen met wat voor soort actor je te maken krijgt. In het eerste model ga je na wat de wederzijdse invloed is van actor en project en analyseer je vooral het belang van een actor. In het tweede model bepaal je wat voor type verhouding er bestaat tussen actor en project en analyseer je vooral zijn betrokkenheid. In een derde model ga je zowel belang, betrokkenheid als bereidheid na. Het abc-model van projectcommunicatie is praktisch en snel bruikbaar. Het schiet tekort als je de communicatie wilt verfijnen. In een verfijnd model van projectcommunicatie analyseer je eerst de relevante eigenschappen van actoren. Denk aan belang, betrokkenheid en bereidheid. Als je de eigenschappen in kaart gebracht hebt, ben je in staat gerichter te kiezen voor ontwikkel tuinen, podiumsituaties, zaalindelingen en acteerwijzen.

3.2 Belang Om de relatie met de actor te achterhalen, breng je een aantal van zijn eigenschappen in kaart. Als eerste eigenschap verken je wat zijn belang is bij het project. Belang kun je zonder meer inschatten of inschalen door de wederzijdse invloed na te gaan. Naast belang zijn betrokkenheid en bereidheid eigenschappen die tellen om de relatie van de actor met het project weer te geven. Betrokkenheid analyseer je door de relatie te typeren naar inhoud en proces. Wederzijdse invloed en type relatie Om de aard van de relatie te kennen stel je vast wat het belang is van de actor, je gaat na wat zijn betrokkenheid is en je inventariseert zijn bereidheid tot communiceren. Er bestaan in projectcommunicatie drie bruikbare hulpmiddelen om de relatie met een actor te bepalen. Het belang bepaal je door na te gaan welke invloed de actor op het project heeft en omgekeerd welke invloed


32


het project op hem uitoefent. De betrokkenheid breng je in kaart door vast te stellen wat de aard is van je verhouding tot de actor: vijandig, liefdevol, bevriend of, solidair? Naast belang en betrokkenheid kun je ook de bereidheid van de actor inventariseren. Wil hij werkelijk tijd besteden aan de afstemming met het project? Gericht communiceren Om verschillende typen communicatie te kunnen Afstemmen op de onderkende actoren is het relevant om de relatie van de betreffende actor met je project te bepalen. Anders schiet je overal met hagel. Je vuurt dan een veelheid aan communicatiemiddelen af op je ontvangers. Als je je ontvangers nader analyseert kun je met scherp schieten. Zo voorkom je verspilling. Ook geef je de ontvanger het gevoel dat de ingezette communicatie inderdaad voor hem bestemd is.

Figuur 3.3 Eendimensionale classificatie van de grootte van het belang van actoren

Belang inschatten of inschalen Het belang van een actor stel je direct vast of je gebruikt er het model van wederzijdse invloed voor. Je analyseert zijn belang op basis van één of twee inschalingen. Eén inschatting Bij een directe vaststelling geef je simpelweg aan of je het belang van de actor groot acht, klein of eventueel gemiddeld, als maat daar tussenin. Je gebruikt een enkele inschatting. Bij het model van wederzijdse invloed hanteer je twee inschalingen om de mate van belang vast te stellen. Belang, betrokkenheid en bereidheid bepalen de relatie van een actor met je project. Het belang van een actor breng je in kaart door hem direct op één dimensie in te schalen: groot, gemiddeld of klein. Of je achterhaalt het belang door de mate van wederzijdse invloed in te schalen, waarna je deze twee inschalingen laat uitmonden in een maat voor het belang van de actor.



33

3.3 Wederzijdse invloed Het belang van een actor orden je direct op een ordinale schaal of breng je in kaart door eerst de wederzijdse invloed van actor en project na te gaan. Je schat het belang direct in op zijn grootte of je schaalt het belang in nadat je onderzoekt hoe project en actor zich qua invloed tot elkaar verhouden.

Figuur 3.4 “Belang en wederzijdse invloed…”

Twee inschattingen Het model van wederzijdse invloed is ontstaan naar analogie van het strategisch vierkant voor informatiesystemen. Met de assen ‘belang van het systeem’ en ‘urgentie voor aanpassing’, gaat men daar na welke systemen het meeste in aanmerking komen om veranderd te worden. En dat strategisch vierkant is weer een simpele vertaling van het model voor timemanagement dat urgentie en belangrijkheid beschouwt als criteria om te bezien waar we prioriteit aan schenken. Het vierkant voor timemanagement leert ons bewust onze prioriteiten te stellen. Want zonder bewust oog te houden voor de belangrijke dingen verzanden we in alleen de urgente dingen; de belangrijke urgente dingen, maar helaas ook vele onbelangrijke en komen we nauwelijks meer toe aan de belangrijke dingen die niet urgent zijn. Wederzijdse invloed In het wederzijdse invloedmodel hanteer je in plaats van belang en urgentie de invloed die op elkaar wordt uitgeoefend. Je gaat na of het project een grote invloed heeft op de actor of slechts een geringe, en of de actor zelf veel invloed heeft op het project of niet. Dit leidt tot een bedrijfskundig vierkant met de beide invloedsrichtingen van actor en project. Daarin plaats je dan de onderkende actoren. Voorbeeld light rail project In een bepaalde regio zijn de openbare landelijke verbindingen vanuit de grootste stad van de streek en de plaatselijke verbindingen binnen de steden goed verzorgd. Het openbaar vervoer tussen de steden onderling en tussen de dorpen en deze steden is nauwelijks vormgegeven. Een light rail project gaat het gat tussen de mobiliteitsmogelijkheden van het nationale en het gemeente-


34


lijke net voor een groot deel dichten. De regionale steden worden verbonden met een light rail verbinding die het midden houdt tussen een trein- en een tramnet. Grote wederkerige wederzijdse invloed Als opdrachtgever treedt een specifiek benoemd taakorgaan van de twee betrokken provincies op. In dit project kun je de betrokken gemeentebesturen als actoren beschouwen,die een grote invloed op het project uitoefenen en die omgekeerd veel invloed van het project ondervinden. Hoewel die gemeentebesturen niet direct als opdrachtgever acteren, hebben zij veel macht door de medewerking van de ambtelijke diensten snel te verlenen of juist te vertragen. Eenzijdige wederzijdse invloed Het project opent ook mogelijkheden voor vestiging van bedrijven en particulieren, wat de armslag van deze gemeenten vergroot. Het bedrijfsleven in de regio kan veel baat hebben bij dit project, maar kan er slechts indirect invloed op uitoefenen. Dat kan alleen via de overheid, aangezien dit project geheel publiek gefinancierd wordt en niet in een publiek-private samenwerking. Voor aanwonenden geldt hetzelfde maar dan in negatieve zin. Zij kunnen ten behoeve van de aanleg immers onteigend worden. Ook zij hebben weinig invloed op het project, maar de gevolgen van het project kunnen enorm zijn. Van project op actor, en van actor op project Bedrijven en aanwonenden hebben slechts een geringe invloed op het project, maar het project heeft een grote invloed op hen. Het omgekeerde geldt voor actiegroepen en ‘opinionleaders’ in de regio. Plaatselijk en regionaal bekende smaakmakers kunnen dit light rail project voor pers en publiek maken of breken. Denk aan oud-commissarissen van de koningin in het lobbycircuit naar de nationale regering, denk aan een invloedrijke plaatselijke journalist. Zij hebben een grote invloed op het project, maar het project heeft nauwelijks invloed op hen. Geringe wederzijdse invloed Overige burgers in de regio hebben weinig invloed op het project. Voor hen heeft het project slechts indirecte gevolgen. Zij zijn waarschijnlijk algemeen geïnteresseerd in de toenemende vervoersmogelijkheden, maar hebben verder geen belang en betrokkenheid bij het project. Zij beschikken niet over de positie invloed uit te oefenen op het project, anders dan via het algemene politiek-bestuurlijke proces waarin zij vertegenwoordigd worden door de regionale overheden. Het onderkennen van de wederzijdse invloed maakt het mogelijk de communicatie naar actoren gerichter te plegen. Afhankelijk van de onderkende invloed zet je bepaalde communicatie middelen wel of niet in en pas je de hoeveelheid communicatie aan. Bij een grote wederzijdse invloed communiceer je intensiever dan bij een geringe wederzijdse invloed. De wederzijdse invloed geeft je een maat voor het belang van de stakeholders. Je kunt de mate van belang ook direct intuïtief vaststellen.



35

Figuur 3.5 Het wederzijdse invloedmodel van actor en project

3.4 Betrokkenheid De betrokkenheid van de actor bij het project kun je net als zijn belang direct inschatten of met behulp van een model in kaart brengen. De schatting kan spontaan gebeuren. In het model voor betrokkenheid onderscheid je de aspecten inhoud en proces, schaal je in hoe de actor ten opzichte van deze aspecten van het project staat en bepaal je daarmee het type betrokkenheid.

Figuur 3.6 Eendimensionale classificatie van de betrokkenheid van actoren

Schatten De mate van betrokkenheid en het type betrokkenheid kun je vaststellen door dit simpel te waarderen per actor. Is de betrokkenheid hoog of laag? Positief of negatief? Als je deze twee vragen


36


combineert, werk je in plaats van twee vormen, hoge of lage betrokkenheid, met vier vormen van betrokkenheid: 1. hoog en positief, denk aan teamgenoten; 2. hoog en negatief, denk aan tegenstanders; 3. laag en positief, denk aan supporters; 4. laag en negatief, denk aan klagers. Je kunt de betrokkenheid ook eerst onderscheiden op de aspecten inhoud en proces en vervolgens op basis daarvan de vorm van betrokkenheid uitdrukken. Relatie Behalve de mate van wederzijdse invloed die een actor heeft bij het project, heeft hij uiteraard ook een bepaalde relatie met het project. Wat is zijn houding? In plaats van de vraag naar de grootte van zijn belang, stel je nu de vraag naar zijn betrokkenheid. Staat hij er sympathiek tegenover of afwijzend? Als het belang groot is kan de relatie zowel warm als koud zijn. Hetzelfde geldt voor een klein belang. Attitude Mensen met zowel een fors als een gering wederzijds belang kunnen ondersteunend naar het project zijn of antipathiek. Wat is hun attitude? Huwelijkspartners, mensen met een belangrijke wederzijdse relatie, kunnen nog altijd verliefd zijn en elkaar onvoorwaardelijk steunen. Maar zij kunnen elkaar ook naar het leven staan; in de periode vlak voor een echtscheiding, of zelfs duurzaam. In relaties met een geringe wederzijdse invloed, kan deze eveneens of warm of koud zijn. Denk aan een voorbijganger op straat die je voluit glimlachend groet of die je chagrijnig aankijkt. Het kan je gemoed voor een paar uur vrolijk of humeurig kleuren. Transparant of terughoudend opstellen? Het onderkennen van de aard van de relatie krijgt vooral betekenis als je de wijze van communiceren tot de betreffende actor bepaalt. Als je vooraf vermoedt dat de relatie koud is, benader je de actor anders dan wanneer de relatie warm is. In een warme relatie ben je open en transparant, in een koude relatie ben je voorzichtig en misschien zelfs angstig. In een intense relatie met een hoge betrokkenheid communiceer je veelvuldig en vaak ad hoc, in een relatie met een lage betrokkenheid communiceer je weinig en veelal gestructureerd. Het is de toon… Het schema van wederzijdse invloed bepaalt vooral de hoeveelheid en de inhoud: krijgt de actor veel of weinig informatie? Het schema van het relatietype van betrokkenheid bepaalt de toon. Het is de toon die de muziek maakt. Op wat voor toon, ofwel hoe spreek je de actor aan? Mensen met een hoge betrokkenheid benader je persoonlijker dan mensen met een lage betrokkenheid; die verstrek je vooral feitelijke informatie. De hoeveelheid en de inhoud van de communicatie ontleen je vooral aan het belang van de actor en de toon met name aan de betrokkenheid. Voor het ‘wat’ van de communicatie gebruik je het schema van wederzijdse invloed en voor het ‘hoe’ het relatietype.



37

Figuur 3.7 Tweedimensionale classificatie van betrokkenheid: onderlinge verstandhouding

De in te zetten communicatie Beide schema’s, wederzijdse invloed en onderlinge verstandhouding, hebben gevolgen voor de in te zetten communicatie. Het schema van wederzijdse invloed bepaalt vooral je communicatiemiddelen. Het schema van onderlinge verstandhouding is meer geschikt om de wijze van communiceren vast te stellen. Communicatiemiddelen Bij een geringe wederzijdse invloed verschaf je de ontvangers bijvoorbeeld folders. Bij een grote wederzijdse invloed voer je waarschijnlijk veelvuldig gesprekken. Wijze van communiceren Gesprekken kunnen koel en afstandelijk verlopen of innig en betrokken, afhankelijk van het type relatie dat je met elkaar hebt. Bij personen waarmee je een warme relatie onderhoudt, ben je openhartig. De toon is meer persoonlijk dan bij een koele relatie waar de onderwerpen vooral feitelijk en objectiverend aan bod zullen komen. De betrokkenheid van een actor analyseer je door deze in te schalen op één dimensie: hoog of laag; of op twee dimensies: hoog of laag en negatief of positief. Dat leidt tot vier typen betrokkenheid. Je kunt de typen betrokkenheid ook achterhalen door eerst te kijken naar de aspecten inhoud en proces van de relatie. Als je de actoren typeert naar hun verhouding met het project op inhoud en proces, geeft je dat ook een aangrijpingspunt voor de communicatie: richt je je vooral op inhoud of proces?


38


3.5 Inhoud en proces Inhoud en proces zijn twee aspecten van de verhouding van een actor tot een project. Een actor kan betrokken zijn op de inhoud of op het proces. Dat leidt tot vier relatietypen. Inhoud en proces van een relatie Je stelt de betrokkenheid tussen project en actor vast door te kijken naar de onderlinge verstandhouding op de aspecten inhoud en proces van de relatie. Inhoud heeft sterk te maken met belangen. Het proces betreft de aard van de relatie en heeft meer betrekking op betrokkenheid en bereidheid. Afhankelijk van de antwoorden op de vragen of de inhoud gedeeld wordt of niet en of de relatie warm of koel is, kun je vier typen onderlinge verstandhouding onderscheiden: partner, partijgenoot, vriend of vijand. Inhoud uiteenrafelen De inhoud van een relatie kun je uiteenrafelen in elementen. Je kunt bijna een breakdown van de inhoud maken, zoals je bij Aanleveren om je projectresultaat te specificeren een product-breakdown samenstelt of zoals je bij Activeren een work-break-down vervaardigt van de werkzaam heden die je uitvoert om tot het resultaat te komen. Je kunt bijvoorbeeld van een huwelijksrelatie vastleggen welke activiteiten de partijen delen. Je kunt ook het proces van een relatie verder uiteenrafelen. Proces uiteenrafelen Een relatie kun je onderzoeken door de houding van de actoren op inhoud en proces te bekijken. Inhoud en proces zijn facetten van elke gebeurtenis. Zij zijn nooit geheel van elkaar te scheiden. Inhoud en proces blijven concepten en abstracties. Toch is het onderscheid van belang om te kunnen wisselen in de aspecten waarop je elkaar aanspreekt. Spreek je elkaar aan op inhoud of op de wijze waarop je met elkaar omgaat? Elkaar aanspreken op de wijze waarop je met elkaar omgaat, kan diepgaander zijn dan met het concept proces alleen. Het concept proces kun je nader uiteenleggen in onderdelen.

Figuur 3.8 Inhoud en proces van een relatie



39

Een driedeling van proces (in ruime zin) Om de aard van een communicatieve relatie vast te stellen, kun je kijken naar de aspecten inhoud en proces, die daarbij een rol spelen. In plaats van proces als een algemeen begrip te hanteren, kun je er bij communicatie ook de volgende deelbegrippen in onderkennen: • proces (in enge zin); • procedure; en • interactie. Proces in ruime zin kent in dit geval een driedeling. De drie delen zijn niet scherp van elkaar af te bakenen, evenmin als proces in ruime zin en inhoud geheel te scheiden zijn. De onderverdeling in drie aspecten van het proces van communiceren, kan je helpen meer verfijnde aangrijpingspunten te vinden om de communicatie vorm te geven. Proces in enge zin Als je proces (in ruime zin) onderverdeelt, betreft proces in enge zin de wijze waarop je elkaar ontmoet: de doorlooptijd, de ruimten, een mondelinge of schriftelijke uitwisseling en dergelijke. Komen de diplomaten, die het geschil over een waterbouwkundig project in de grensstreek tussen drie landen moeten deëscaleren, door dezelfde deur binnen of via zij-ingangen? Nemen zij ieder één of twee tolken mee? En één of twee adviseurs? Gaat de afstemming een maand duren of zo lang tot er een bevredigend voorstel ligt? Procedure Procedure betreft dan de regels waaraan dit proces gehouden wordt. Er is bijvoorbeeld een onafhankelijke voorzitter van buiten deze drie landen. De ontmoetingen vinden plaats in tweewekelijkse vergaderingen, waarvan vooraf een agenda wordt opgesteld, schriftelijk verslag wordt gedaan en die niet langer dan twee uur duren. Dat verslag wordt dan opgesteld in het Engels. Interactie Interactie betreft de wijze waarop de deelnemers op elkaar reageren. Bijvoorbeeld: iedere deel nemer in de vergadering spreekt voor zich en voor de eigen achterban, niemand laat zich ter plekke vertegenwoordigen, de deelnemers richten zich rechtstreeks tot elkaar en niet slechts via een voorzitter, men kijkt elkaar aan en zoekt oogcontact, men laat elkaar uitspreken en reageert dan pas, de voorzitter verzoekt alle deelnemers standpunten in te brengen en checkt of hij alle standpunten naar voren heeft laten komen, alvorens besluitvorming voor te leggen. Al deze aspecten kun je nog als een verfijning van de procedure beschouwen. Anders is dat met het tonen van kwetsbaarheid of boosheid; doen mensen dat in hun onderlinge interactie of verbergen zij dat?

Voorbeeld jaarvergadering Denk aan de jaarvergadering van een vereniging. De vereniging kent statuten waarin het proces van vergaderen is beschreven, de voorzitter hanteert spelregels voor de procedure om elkaar te spreken en de leden zelf bepalen de wijze van interactie; is men formeel of informeel, gericht op harmonie of polarisatie? De jaarvergadering is een (jaarlijks) wettelijk verplicht fenomeen waarvoor alle leden worden uitgenodigd en meestal hetzelfde handjevol mensen opdraaft.


40


Wijze waarop leden bijeenkomen De statuten schrijven voor dat deze minstens eenmaal per jaar wordt gehouden met een schriftelijke uitnodiging aan alle leden vooraf en dat het vastgestelde quorum gehaald wordt. Men ontmoet elkaar in het verenigingsgebouw op een vrijdagavond van acht tot tien uur. Gehanteerde regels bij de vergadering Ieder lid heeft één stem bij besluitvorming; ieder lid is gemachtigd zaken direct in stemming te brengen indien het bestuur daarmee instemt of zaken voor een volgende vergadering ter besluitvorming te agenderen, indien het bestuur niet akkoord gaat met het nog dezelfde avond in stemming brengen van de voorstellen. Manier van reageren op elkaar De leden discussiëren vrijelijk. Eenieder kan de eigen inbreng spontaan naar voren brengen. Er worden bijvoorbeeld geen rondjes gehouden. Evenmin worden eerst alle meningen geïnventariseerd voordat ieders standpunten becommentarieerd worden. Dit loopt door elkaar heen. De leden laten elkaar netjes uitspreken, vullen elkaar aan om elkaar te helpen het standpunt onder woorden te brengen en inventariseren spontaan aan het einde van een agendapunt of ieder die wat zeggen wil zijn zegje gedaan heeft. Aangrijpingspunten bij communicatie Als je mensen wilt aanspreken op de wijze waarop zij met elkaar communiceren, kun je het communicatieproces in ruime zin uiteenleggen in proces in enge zin, procedure en interactie. Dit zijn drie aangrijpingspunten om communicatie bespreekbaar te maken. Proces jaarvergadering Een vraag bij het proces in het enge zin is bijvoorbeeld het aanspreken van de vereniging op het nut van het jaarlijkse ritueel zondermeer: waarom op deze wijze, met een jaarvergadering waar bijna niemand op komt dagen, voldoen aan een wettelijke plicht en daar geen alternatieven voor bedenken? Denk aan eventuele mogelijkheden via mail of internet of stemmen met mobieltjes op voorstellen. Procedure jaarvergadering Wil je de gehanteerde procedure ter discussie stellen: nodig mensen niet meer schriftelijk uit zoals voorgeschreven, maar doe dit met een persoonlijk gesprek. Dan is misschien niet voldaan aan de wettelijke eis, maar krijg je waarschijnlijk meer betrokkenheid en heb je kans op een levende vergadering in plaats van een loos ritueel. Interactie jaarvergadering Of vind je dat mensen elkaar onvoldoende aan het woord laten en wil je de paar actieve leden die de vergadering domineren, verzoeken toch ook vooral de andere minder actieve, maar wel aanwezige leden hun inbreng naar voren te laten brengen? Proces als algemeen begrip Proces en procedure worden soms samen genomen in het woord proces in ruime betekenis. Proces valt dan uiteen in proces en interactie. In de meeste indelingen van communicatieve aspecten worden proces, procedure en interactie samen genomen onder proces.



41

A4-Projectmanagement volgt deze indeling. Proces staat naast inhoud, waarbij proces de wijze van communiceren vertegenwoordigt en inhoud de zaak zelf. Door te onderzoeken hoe actor en project zich verhouden op de aspecten inhoud en proces, breng je de onderlinge verstandhouding nauwgezet in kaart.

3.6 Twee vragen naar onderlinge verstandhouding Om de betrokkenheid van een actor bij een project na te gaan, kun je vragen of deze betrokkenheid hoog of laag is en positief of negatief. Het leidt tot vier typen betrokkenheid: teamgenoten, tegenstanders, supporters en klagers. Door te vragen naar inhoud en proces van de relatie – en de onderlinge verstandhouding – ontstaat een variant van het model van betrokkenheid. Het leidt tot de vier relatietypen: partner, partijgenoot, vriend of vijand. Betrokkenheid analyseren Inhoud en proces zijn kenmerken van elke relatie. Het zijn abstracte concepten die niet discreet van elkaar te onderscheiden zijn en ieder op zich in delen uiteengerafeld kunnen worden, maar volstaan als begrippen om een relatie nader te analyseren . Om de betrokkenheid in een communicatieve relatie te analyseren kijk je hoe de partijen zich op de aspecten inhoud en proces tegenover elkaar bevinden. Met deze analyse breng je de onderlinge verstandhouding nader in beeld. Twee vragen De onderlinge verstandhouding van actor en project onderzoek je door te bezien hoe partijen zich op de aspecten inhoud en proces tot elkaar verhouden. Inhoud en proces onderzoek je met twee eenvoudige vragen: • zijn de partijen het met elkaar eens; en • houden de partijen van elkaar? Met een analyse van de antwoorden op deze twee vragen als vertaling van inhoud en proces van communicatie, ben je in staat je benaderwijze van actoren te differentiëren. Mee eens? Ten aanzien van de inhoud vraag je je af of het project en de actor deze delen of juist niet. Zijn we het met elkaar eens of verschillen we van mening over het onderwerp? Houden we van elkaar? Ten aanzien van het proces van de communicatie vraag je je af of de relatie goed verzorgd is of dat deze zwak verzorgd is. Is de relatie warm of is deze koud? De verstandhouding tussen het project en een actor in de omgeving kun je onderzoeken door te kijken naar de communicatieve aspecten inhoud en proces.


42


3.7 Vier typen relaties De antwoorden op de vraagstelling naar inhoud en proces van communicatie leidt tot de relatietypen: vijand, vriend, partijgenoot en partner. Met partners ben je het eens en is de relatie liefdevol. Bij partijgenoten deel je de inhoud,maar onderhoud je verder weinig persoonlijke contacten. Die heb je met vrienden wel en daar kun je sterk mee van mening verschillen. Bij vijanden heb je per definitie een andere mening en sta je vijandig tegenover elkaar. Vijanden, vrienden, partijgenoten en partners Vijanden zijn het niet met de inhoud eens en hebben geen (warme) relatie met het project. Vrienden daarentegen hebben dat wel, maar hebben evenmin een inhoudelijke betrokkenheid. Met partijgenoten deel je de inhoud en heb je verder geen (warme) relatie. Denk bijvoorbeeld aan medestanders in een politieke partij waar je verder geen band mee hebt behalve waardering en respect. Solidariteit in plaats van vriendschap. Partners zijn zowel betrokken bij de inhoud als bij het proces.

Figuur 3.9 Relatietypen

Benadering per type De communicatiemiddelen die je inzet verschillen per relatietype. Vijanden, vrienden, partij genoten en partners vragen ieder een ander type benadering. Vijanden Bij de te plegen interactie naar vijanden is het belangrijk de eigen opvattingen helder te verwoorden. Over de inhoudelijke verschillen kan dan geen onduidelijkheid ontstaan of verwijten achteraf dat je het eigen standpunt niet helder verwoord hebt en informatie hebt achtergehouden. Anderzijds moeten de verschillen niet te veel benadrukt worden. Ze moeten vooral zakelijk gecommuniceerd worden.



43

Daartoe kan het handig zijn in de benadering een onderscheid tussen de inhoudelijke kant en de procesmatige te blijven benadrukken. Je bent het met elkaar oneens en verwacht dit te blijven, maar je wilt ondertussen de emotionele relatie met elkaar versterken. Je wenst zaak en persoon niet met elkaar te verwarren. Vrienden De interactie met vrienden kan zich sterk richten op het toetsen van de inhoud. Omdat de relatie warm is en je het vertrouwen hebt dat deze dat blijft, kun je je eigen onduidelijkheden en vragen voorleggen. ‘Van een echte vriend hoor je de waarheid.’ Partijgenoten Bij partijgenoten dien je vooral specifiek te zijn over de procedure waarin je met elkaar communiceert. Juist omdat een (warme) relatie ontbreekt, zijn afspraken over het proces belangrijk. Op welke momenten kunnen zij welke informatie verwachten en wat verwacht je van hun reacties? Wat zijn de samenwerkingsafspraken met de partijgenoten? Partners Met partners heb je zowel de inhoud als een wederzijds goed verzorgde relatie gemeen. Hier kan de interactie zich focussen op het gezamenlijk bereiken van het gestelde doel. Je kunt bijvoorbeeld samen de twee overige groepen benaderen. Je spreekt met je partners af hoe je de gezamenlijke inzet verdeelt die je naar vrienden en partijgenoten wilt plegen: Naar vrienden om hen inhoudelijk te betrekken en hen zo wellicht meer in de positie van medestander dan van klankbord te verkrijgen. Naar partijgenoten om de relatie te versterken. Ook met partners voorzichtig Bij partners dien je echter voorzichtig te zijn dat zij niet te veel ‘gebruikt’ worden. Als de relatie met een partner verslechtert, is het risico aanwezig dat deze zodanig verslechtert dat partners vijanden worden. Als partnerrelaties veranderen slaan zij vrijwel altijd om in hun tegendeel. Het is zelden zo dat partners bij een verminderde relatie voortleven als vrienden of als partijgenoten. Als je het als partners niet meer met elkaar eens bent, is ook het proces al snel niet meer warm. Als de verslechtering start met verkilling, zijn partners het vaak ook al snel met elkaar oneens. Wanneer de relatie verzwakt en omslaat, slaat zij meestal om in vijandschap. Omslag in vijandschap Zeker wanneer een partnerrelatie pas verbroken is, is vijandschap vaak aanwezig. Denk aan echtscheidingen waar mensen elkaar opeens de zwakke punten kwalijk nemen die zij elkaar alle jaren daarvoor zonder noemenswaardige moeite vergeven hebben. Wat vroeger door de vingers gezien werd, roept nu ergernis op. Voorkomen Een relatie dient wederkerig te blijven om voort te kunnen bestaan. Bij partners dien je niet alleen te halen maar ook te brengen. Je kunt met hen de nieuwtjes delen. Je kunt hen uiteraard ook betrekken bij alle festiviteiten rondom het project, zoals het behalen van mijlpalen. Je voorkomt dat een partnerrelatie omslaat in zijn tegendeel door partners niet alleen te gebruiken, maar ook te investeren in de relatie. In een partnerrelatie is de verleiding groot de partner in te zetten voor


44


de eigen belangen en te verwachten dat dit geen repercussies heeft. Je meent dat de relatie goed blijft omdat je nu eenmaal partners bent. Investeren Je kunt partners niet ongestraft blijven inzetten zonder ook te investeren in de relatie… halen en brengen moeten over een langere tijd per saldo in evenwicht zijn. Een partnerrelatie heeft als groot voordeel dat niet onmiddellijk alles op een weegschaal wordt gelegd. In een vijandelijke relatie kan elke communicatieve uiting met een vergrootglas bekeken worden en verkeerd worden uitgelegd. Dat risico is in een partnerrelatie veel kleiner. In een partnerrelatie heb je krediet. Maar blijf beseffen dat elk krediet ook een limiet kent. Dus stort regelmatig bij in de financieel nauwelijks te waarderen schat die de partnerrelatie voor je is. Vergelijking Het model van onderlinge verstandhouding analyseert de relatie op inhoud en proces. Het andere model van vier typen betrokkenheid vertrekt vanuit de vragen naar mate en aard van betrokkenheid. Het leidt tot een variant met enkele verschillen in typen actoren. Teamgenoten komen overeen met partners en vrienden, supporters met partijgenoten en tegenstanders en klagers staan voor vijanden. Elk type actor benader je anders. Het voordeel van het model van onderlinge verstandhouding ligt in het aangrijpingspunt naar de inhoud of het proces van communicatie. Op basis van de vragen of de personen waarmee je communiceert met je instemmen en met je meevoelen, kun je vier typen actoren onderscheiden. Het betreft vijanden, vrienden, partijgenoten en partners. Alle vier hebben zij behoefte aan een ander type communicatie.

3.8 Bereidheid Met het model van wederzijdse invloed kun je de grootte nagaan van het belang dat een actor heeft bij je project. Met het model van onderlinge verstandhouding stel je de aard van de betrokkenheid vast. Met die modellen kun je je communicatiemiddelen en wijze van communiceren gericht Afstemmen op het type actor dat je onderkend hebt. In te zetten communicatiemiddelen Op basis van het belang bepaal je vooral je communicatiemiddelen: werken met folders, met mailings, met persoonlijke gesprekken. Op basis van het model van onderlinge verstandhouding, ofwel betrokkenheid, bepaal je naast je communicatiemiddelen vooral ook de wijze van communiceren. Bij mensen met een grote betrokkenheid voer je meestel meer persoonlijke gesprekken dan bij mensen met een geringe betrokkenheid. De wijze van communiceren De wijze waarop je zo’n gesprek ingaat is bij vijanden, mensen die het project negatief gezind zijn omdat het hun grote belangen nadelig raakt, meestal anders dan bij partners die een groot positief belang hebben bij het project. Bij vijanden ben je op je hoede, verstrek je vooral feitelijke informatie waarop je een reactie verzoekt. Het gesprek verloopt procedureel volgens de regels van hoor en wederhoor. Bij partners wissel je transparant in een open dialoog je ideeën uit in de vorm van mogelijke meningen in plaats van vaststaande feiten.



45

Figuur 3.10 Eendimensionale classificatie van de mate van bereidheid van actoren om te investeren in de relatie met het project

Bereidheid telt ook Het belang van een actor en zijn betrokkenheid zijn belangrijk om je afstemming in te richten. Behalve de twee b’s belang en betrokkenheid, kun je nog een derde ‘b’ onderkennen die telt in de relatie met je actor: bereidheid. Heeft de actor de bereidheid te investeren in de relatie met het project? Willen Bij de eisen die aan een opdrachtgever worden gesteld, noemt A4‑Projectmanagement eveneens drie b’s: budget, beïnvloeding en bereidheid. Beschikt de opdrachtgever over voldoende financiële middelen, heeft hij het vermogen zijn omgeving te beïnvloeden en wil hij het project daadwerkelijk aansturen? De eerste twee vragen hebben betrekking op ‘kunnen’ en de derde op ‘willen’. Waar geen wil is… Waar een wil is, is een weg. Waar de wil ontbreekt, verzandt een project in een overload aan risico management, in onvoldoende specificatie van de technische details of in een gebrek aan geld. Honderden risico’s Als een opdrachtgever of een projectteam een project niet echt willen, worden er meer risico’s in beeld gebracht dan nodig zijn om de eindstreep zonder verstoringen te halen. De risico’s krijgen een te zwaar gewicht en gelden bij voorbaat als reden om een eventueel falen te kunnen verklaren. De problemen niet bij naam noemen Als de projectmedewerkers niet vertrouwen op een goede afloop, uit dat zich vaak in het niet voldoende in kaart brengen van de technische details… omdat zij weten dat de duiveltjes in het project in deze technische details zitten. Zij lopen daar dan met een boog omheen, brengen ze niet in kaart, vragen niet om aandacht voor mogelijke oplossingen, maar verbergen de problemen. Zij doen dan weinig moeite om echt tot de lastige kern door te dringen.


46


Niet vechten voor het benodigde budget Als een opdrachtgever niet oprecht gelooft in het te behalen succes, maakt hij zich doorgaans ook niet sterk voor het voor het project benodigde budget. Het verkrijgen van budget is immers een strijd die gevoerd wordt met allerlei andere belanghebbenden die vragen om geld. Eenieder stelt zijn eigen prioriteit voorop. Als een opdrachtgever deze strijd niet met volle inzet speelt, krijgt hij zo goed als zeker niet de toereikende middelen en mislukt het project bij voorbaat. Een project staat of valt met de inzet van opdrachtgever en projectteam. Investeren in communiceren Wanneer een opdrachtgever een project niet werkelijk wil aansturen door er tijd voor vrij te maken en er zijn persoonlijke succes aan te verbinden, is de kans van slagen gering. Ook bij de acceptanten van het projectresultaat en de relevante actoren die je in kaart brengt, is het van belang de vraag te stellen of zij ook werkelijk bereid zijn tijd en energie in de afstemming met het project te steken. Voor actoren analyseer je niet alleen hun belang en hun betrokkenheid, maar ook hun bereidheid werkelijk prioriteit te geven aan de benodigde afstemming. Prioriteit in tijdsbesteding Mensen kunnen een groot belang hebben en zeer betrokken zijn, maar verschillen in hun bereidheid te investeren in de gewenste afstemming. Denk aan de omwonenden van een nieuwe flat gebouw, die bij hun eigen woning met een verminderd aantal zonuren te maken krijgen. Zij allen hebben een groot belang bij een eventuele verandering van de bouwplannen: iets minder hoog of op een iets andere plek bijvoorbeeld. Waarschijnlijk voelen al deze belanghebbende omwonenden zich betrokken, maar de bereidheid werkelijk tijd te investeren in overleg met vertegenwoordigers van de gemeente en de projectontwikkelaar, is niet bij iedereen even groot. Intensieve afstemming Sommige mensen zullen een persoonlijke weerstand tegen verplichte inspraakavonden niet opzij kunnen zetten en geen prioriteit geven aan afstemming, ondanks hun intenties met de projectontwikkelaar en gemeente in overleg te treden. Andere mensen daarentegen beschikken wel over de mogelijkheid prioriteit aan de afstemming te geven en zijn daadwerkelijk bereid overleg te voeren. Deze personen benader je anders dan de belanghebbende betrokkenen die geen tijd hebben. De laatste groep informeer je waarschijnlijk vooral kort en krachtig schriftelijk, waarbij je inhoud en toon bepaalt in overleg met de mensen waarmee je wel veelvuldig afstemt. Deze vertegenwoordigers ontmoet je vaak in mondelinge overleggen en met hen wissel je ook schriftelijke achtergrondinformatie uit. De wil om te vertegenwoordigen Denk aan vertegenwoordigers van een politieke partij. Als de partij je project welgezind is en belang heeft bij succes, dan zullen sommige kaderleden persoonlijk prioriteit geven aan intensieve communicatie met je project en anderen dit slechts op de achtergrond volgen. Van alle kaderleden van de partij is de betrokkenheid goed en allen onderkennen het belang, maar met de mensen die andere keuzen maken voor hun tijdsbesteding dan afstemming met je project, communiceer je weinig. Je laat die communicatie waarschijnlijk voor een groot deel over aan de partijvertegenwoordigers die wel bereid zijn tijd te investeren en met wie je intensief afstemt.



47

Figuur 3.11 Inventarisatie van actoren met bovengemiddelde score op belang, betrokkenheid en/of bereidheid

Bereidheid bepaalt naast belang en betrokkenheid de inrichting van je communicatiemix. Je benadert mensen waarvan je verwacht dat ze tijd en energie in de afstemming steken anders dan mensen die er geen prioriteit aan geven. De afstemming met bereidwillige actoren verloopt intensiever dan met actoren die niet de wil hebben werkelijk tijd en energie vrij te maken voor de afstemming.

3.9 Samenvatting relatie met actoren De relatie van de actoren met het project analyseer je door belang, betrokkenheid en bereidheid na te gaan. Het belang van actoren geef je direct een rangorde of onderzoek je met het model van wederzijdse invloed. De betrokkenheid schat je in als hoog of laag en eventueel positief of negatief, of achterhaal je door de aspecten inhoud en proces van de relatie te onderzoeken. Naast belang en betrokkenheid geldt bereidheid als een derde element dat van belang is in de relatie van de actor met het project; wil de actor wel prioriteit geven aan zijn relatie met het project, of vindt hij er eenvoudigweg de tijd niet voor?

Figuur 3.12 “We hebben de eigenschappen van onze actoren exact in kaart gebracht.”


48


Belang Het belang van een actor kun je direct scoren of in kaart brengen met het model van wederzijdse invloed. Bij een directe score schat je het belang in als hoog of laag. Wederzijdse invloed Bij het model van wederzijdse invloed spelen twee vragen: Hebben de actoren in de omgeving een grote invloed op het project? Heeft het project dat op hen? De antwoorden leiden tot vier typen actoren. Een groep met een belangrijke wederzijdse invloed, twee groepen waarbij de wederzijdse invloed beperkt is, namelijk van één kant groot en van de andere kant klein, en een groep met een beperkte wederzijdse invloed. De hoeveelheid communicatie plan je dienovereenkomstig. De in te zetten communicatiemiddelen verschillen zo goed als zeker per groep. De actoren met een beperkte wederzijdse invloed informeer je waarschijnlijk schriftelijk of in algemene voorlichtingssessies. Wellicht vormt een enkele algemeen geïnteresseerde juist een uitzondering en ga je daar een gesprek mee aan om zaken nader toe te lichten, maar erg waarschijnlijk is dit niet. Actoren waarbij de invloed vooral één kant op gaat, informeer je uitgebreid. Is de wederzijdse invloed groot, dan stem je vaker mondeling af en is er waarschijnlijk meer sprake van communiceren, tweerichtingsverkeer, in plaats van informeren, éénrichtingsverkeer. Maar als de wederzijdse belangen groot zijn en de relatie helaas vijandig is geworden, dan communiceer je met name schriftelijk of slechts via anderen, denk aan advocaten die dan tot taak hebben de belangen te behartigen. Betrokkenheid Naast de vraag naar wederzijdse invloed is dan ook de vraag naar de aard van de relatie van belang. Is de relatie warm of koud? Wat is naast het belang dat de actor heeft zijn betrokkenheid? Die kun je intuïtief scoren op één dimensie, hoog of laag, of op twee dimensies als je daarbij onderzoekt of de actor een positieve of negatieve attitude heeft tegenover het project. Dat leidt tot een nadere indeling van actoren in teamgenoten, tegenstanders, supporters en klagers. Inhoud en proces Betrokkenheid kun je ook onderzoeken door te kijken of je het met elkaar eens bent en of je sympathiek staat tegenover elkaar. Communicatie is onder te verdelen in inhoud en proces. Proces kan eventueel nader verbijzonderd worden naar proces, procedure en interactie. Ten aanzien van inhoud en proces als hoofdcategorieën kun je de volgende vragen stellen: Staan de actoren positief of negatief ten opzichte van de inhoud? En ten opzichte van het communicatieproces dat je met hen deelt? Zijn zij het met je eens of oneens? Is je relatie met hen warm of koud? De antwoorden op deze vragen leiden tot vier typen relaties. Actoren kunnen als vijand, als vriend, als partijgenoot of als partner beschouwd worden. Per type pas je je communicatie aan. Vooral de toon van je communicatie zal verschillen. De wijze van communiceren met partners die een positieve band met je hebben op inhoud en proces, is veelal mondeling en open. Die met vijanden verloopt vaak schriftelijk op basis van vooral vaststaande, bewezen geachte feiten. Belang, betrokkenheid en bereidheid Na het uitvoeren van je actorenanalyse - wie zijn de actoren met wie je afstemt? - ga je na wat hun eigenschappen zijn om te weten hoe je optimaal met ze afstemt. Als voornaamste eigenschappen gelden belang, betrokkenheid en bereidheid. Het belang stel je simpel vast in termen van groot



49

of klein of onderzoek je door na te gaan wat de wederzijdse invloed is van project en actor op elkaar. In plaats van alleen naar belang te kijken, kun je de communicatie nog verder verfijnen naar het type communicatie dat je per actor wilt plegen, door te kijken naar de betrokkenheid van de actor. Betrokkenheid onderzoek je sec, hoog of laag, of mede naar attitude, positief of negatief, of door te onderzoeken hoe de actor zich verhoudt tot de aspecten inhoud en proces van communicatie. Naast het belang dat een actor bij een project heeft, heeft hij ook een houding naar het project. Is deze sympathiek of antipathiek? Behalve belang en betrokkenheid, breng je de bereidheid van actoren in kaart om met het project te communiceren. Beschikken actoren werkelijk over de bereidheid tijd en energie in afstemming te steken? Een actor die prioriteit aan de communicatie met het project geeft, benader je vaker en meer open dan actoren die hun tijd daar niet aan besteden. Die informeer je waarschijnlijk vooral met algemene berichten. Drie vraagstukken De vragen ten aanzien van belang, betrokkenheid en bereidheid helpen je te bepalen met wat voor type actoren je bij je project te maken hebt. Met deze drie thema’s breng je de eigenschappen van de relatie in beeld. Je operationaliseert het vraagstuk: • naar belang, door de wederzijdse invloed van actor en project na te gaan; • naar betrokkenheid, door te analyseren hoe de actor staat ten opzichte van inhoud en proces (is hij het met je eens en staat hij sympathiek tegenover je project?); en • naar bereidheid, door vast te stellen of de actor prioriteit geeft aan het besteden van tijd voor de afstemming. relatie-eigenschappen vaststellen Je gaat met deze modellen na welke relatie-eigenschappen de persoon of een groep personen ten opzichte van je project heeft. Afhankelijk van de aard van de relatie zet je verschillende benadermiddelen en wijzen van communiceren in.

Het flatgebouw als voorbeeld Het koppelen van actoren en middelen kan spontaan en intuïtief gebeuren. Je kunt er ook voor kiezen je actoren eerst te analyseren en daarna de benadermiddelen te koppelen. Bezwaarhebbenden in de omgeving benader je anders dan mogelijke kopers. Met een gemeente bestuur overleg je vaak en diepgaand. Naar burgers verzorg je algemene persberichten en voorlichtingsstands. In een analyse van actoren ga je na wat hun belang, betrokkenheid en bereidheid is bij het project. Is het belang groot of klein? Moet er bij een naburige bewoner een deel van zijn grond ont eigend worden? Is er sprake van een wegomlegging, waardoor bewoners uit een wijk verderop wat langere reistijd krijgen? Hoeveel invloed heeft deze actor op het project en hoeveel het project op hem? Wat is de betrokkenheid van de actor?


50


Iemand kan een groot belang hebben, maar zich daar niet druk om maken. Zijn betrokkenheid bij het project kan groot zijn of gering en positief of negatief. Gedraagt iemand zich als voorstander van het project of als klager? Mensen kunnen klagen over de inhoud of over het proces: ze vinden het gebouw lelijk of de projectvoorlichter glad. Voorstanders kunnen bijvoorbeeld bevriende relaties zijn die toch niet echt tevreden zijn over de gekozen architectuur. Naast belang en betrokkenheid analyseer je hoe bereid iemand is tijd in de afstemming met het project te steken. Je gebruikt je analyse van belang, betrokkenheid en bereidheid om de benadermiddelen meer verfijnd en onderbouwd aan actoren te koppelen. Schriftelijk communiceren met vijanden is bijvoorbeeld niet verstandig; andere middelen liggen dan meer voor de hand.


4 Samen ontwikkelen Voldoende acceptatie van het projectresultaat is het doel van de A4-projectmanagementkern Afstemmen. Er zijn verschillende redenen waarom je afstemt. Je communiceert om het eindresultaat te ontwerpen, de acceptatie ervan te bevorderen en het bij te stellen in een wereld die continu verandert en waarin je de wijsheid niet alleen in pacht hebt. Actoren, benadermiddelen en relatie Om af te stemmen achterhaal je eerst met wie je moet Afstemmen, vervolgens kies je benader middelen. Je brengt de actoren in kaart met hun naam en analyseert ze op een aantal eigenschappen. Door welke belangen, welke betrokkenheid en bereidheid voor het project wordt de relatie met de actor gekenmerkt? Inspraak en ontwikkeltuinen Het projectresultaat stel je vast je in samenspraak met je opdrachtgever, met enkele acceptanten en soms met actoren. Hoever gaat de samenspraak in het ontwikkelen van het resultaat? Deze vraag kun je in twee deelvragen uiteenleggen: • Welke mate van inspraak verleen je de actoren en acceptanten om gezamenlijk het resultaat vast te stellen? • In welke ontwikkeltuin werk je? De wijze waarop je samen het resultaat bepaalt, kun je ordenen in vier tuinen: • een moestuin; • een kantoortuin; • een kloostertuin; • en een wildtuin; al naar gelang de tijdsperiode van ontwikkelen en de groep waarmee je dit doet. Houd je de groep open of gesloten en is het tijdframe vast of variabel? Typen projecten In herhalingsprojecten is de communicatie met actoren minder dan in vernieuwbouwen innovatieve projecten. De vernieuwingsgraad van het project is een maat voor de hoeveelheid en stijl van communicatie. In innovatieve projecten communiceer je meer dan in herhalingsprojecten: je blijft bij panelleden toetsen of het projectresultaat zal aanslaan.

4.1 Typen project naar vernieuwingsgraad A4-Projectmanagement beschouwt het type project als een belangrijk aandachtspunt voor de hoeveelheid en stijl van communicatie. De typering is gebaseerd op de vernieuwingsgraad van het project. Als typen worden herhalings-, vernieuwbouwen innovatieve projecten onderkend. Herhalingsprojecten kennen een geringe mate van vernieuwing en lijken op diensten en routines. Innovatieve projecten lijken meer op beleidsvorming, onderzoek en op creativiteit en kennen


52


veel vernieuwing. Vernieuwbouw- ofwel gewone projecten kennen een gemiddelde mate van vernieuwing.

Figuur 4.1 Hoeveelheid communicatie in diverse projecttypen

Mate van vernieuwing In herhalingsprojecten is communicatie meer volgend en beperkt. In innovatieve projecten is communicatie vaak leidend en uitgebreid. Vernieuwbouwprojecten staan daar tussenin, daar communiceer je doorgaans intensief met acceptanten en minder intensief met actoren in de omgeving van het project. Herhalingsprojecten zijn sterk aanbodgericht. Je kunt het resultaat grotendeels zelf ontwerpen en de te verwachten acceptatie is vooraf redelijkerwijs in te schatten. Denk aan een nieuw flat gebouw dat op de plek van het voormalige gesloopte bouwwerk verschijnt en dezelfde afmetingen kent. Vernieuwbouwprojecten zijn sterker vraaggericht, waarbij enkele acceptanten vrijwel altijd, en gebruikers, beheerders en enkele actoren soms betrokken worden bij de vernieuwing. Denk aan omwonenden als bij een bestaand flatgebouw een nieuwe vleugel wordt aangebouwd. In innovatieve projecten onderzoek je competentiegericht de gewenste vernieuwing en stem je veelvuldig af of deze goed ontvangen zal worden. Je communiceert met bedrijfsvertegenwoordigers en legt prototypen voor aan consumentenpanels, terwijl de specialisten in het project de innovatie verder vormgeven. Een flatgebouw op de maan vormt een goed voorbeeld. Je stemt onder meer af of het mag en of er voldoende kapitaalkrachtige bewoners te vinden zijn. Herhalingsprojecten In herhalingsprojecten vindt de resultaatbepaling vaak plaats zonder communicatie met de buitenwacht. Afstemming van het projectteam met de opdrachtgever volstaat meestal. De eisen van acceptanten worden bekend verondersteld omdat het herhalingsproject weinig verandering brengt en afstemming met actoren uit de omgeving lijkt niet nodig om het resultaat te specificeren. Het resultaat is technisch als een blauwdruk te concretiseren; bepaalbaar zonder twee zijdige communicatie met actoren in de omgeving. Het resultaat vormt voor hen een boodschap die overgebracht wordt; het projectresultaat moet hen ‘verkocht’ worden. Het resultaat wordt communicatief gebonden aan de omgeving, om de acceptatie te borgen. Door af te stemmen voorkom je verrassingen in de aanvaarding aan het eind, bij de oplevering. Daartoe analyseer je de actoren, benader je ze en toets je je aannames over de eisen en wensen van acceptanten en actoren.


Samen ontwikkelen

53

actorenanalyse, benaderplan en communicatie Je analyseert op welke actoren moet worden afgestemd, maakt vervolgens een benaderplan en verricht de communicatie. Analyse, benaderplan en communicatie zelf vormen dan het simpele abc’tje van Afstemmen. Gevolgen voor actoren Toch kan ook een simpel herhalingsproject om intensieve afstemming vragen, namelijk als er grote gevolgen voor actoren te verwachten zijn. De vernieuwing is vanuit het project bezien dan beperkt, de veranderingen voor mensen in de omgeving zijn fors. Denk aan het neerzetten van een flatgebouw op een braakliggend terrein in een stad. Het voormalige flatgebouw voldeed niet meer aan de eisen van deze tijd en is onlangs gesloopt. Alle oude bewoners zijn al geherhuisvest in andere gebouwen, in verschillende delen van de stad. Toekomstige bewoners van het nieuwe gebouw willen het resultaat en voor de omgeving is er weinig last te verwachten. Het bouwwerk komt op de plek van het oude, kent dezelfde afmetingen en heeft een mooiere vormgeving. Het project kent weinig veranderingen voor actoren in de omgeving. Dat ligt anders als het flatgebouw op een plek komt waar eerst slechts laagbouw was. Omwonenden kunnen bezwaar maken tegen een veranderend uitzicht, andere lichtinval, parkeeroverlast, toenemende verkeersdruk en dergelijke. In die situatie loont het voor je project om van meet af aan niet alleen een goede verkoopcampagne op te zetten om de toekomstige bewoners te lokken, maar ook om met de belanghebbende omwonenden te communiceren. Vernieuwbouwprojecten Als je communicatie vooropstelt, voldoet het simpele abc’tje niet meer. Er is dan een meer diepgaande benadering van communicatie nodig. Dat geldt bijvoorbeeld bij vernieuwbouwprojecten waar de mate van vernieuwing groter is en gebruikers en beheerders met een paar innovaties geconfronteerd worden. Je stemt met hen af om het resultaat aanvaard te krijgen en verkent hun eisen en wensen betreffende de vernieuwing voor je resultaatspecificatie. Verandering voor actoren Vernieuwbouwprojecten impliceren doorgans meer veranderingen voor actoren in de omgeving dan herhalingsprojecten, denk bijvoorbeeld aan klanten. Bezie een herhalingsproject als het aanbrengen van isolatieglas in oude flatgebouwen. De gevolgen voor de bewoners zijn vooraf redelijk in te schatten. Je kunt ze aanbodgericht in kaart brengen. Anders is dat wanneer je alle woningen in het flatgebouw opnieuw laat indelen naar de eisen van deze tijd. De vraaggerichte dimensie in het specificeren van het resultaat, de inrichting die de afzonderlijke bewoners wensen binnen de mogelijkheden, vraagt om tweezijdige communicatie aan het begin van het project. Acceptanten In vernieuwbouwprojecten heeft Afstemmen ook meer belang voor de acceptanten dan in her halingsprojecten. Je communiceert in dit vernieuwbouwproject, dat de algehele indeling van de flat vernieuwt, niet alleen actief met eventuele belanghebbende omwonenden die tijdens de verbouw overlast kunnen hebben en met toekomstige kopers of huurders, de klanten ofwel gebruikers, maar ook met de beheerder, de conciërge en de onderhoudsbedrijven omdat je in dit project mede de installaties vernieuwt. Je past de verwarming, watervoorziening, luchtbehandeling en air conditioning aan aan de eisen van de tijd.


54


De conciërge moet tijdig bekend zijn met de nieuwe eigenschappen van de installaties voor de dagelijkse werking. Ook de partij die de installaties onderhoudt, moet op tijd op de hoogte zijn van de nieuwe eisen en mogelijkheden. En wellicht de exploitant die hogere inningen gaat vorderen vanwege bijvoorbeeld de nieuwe airconditioning. Afstemmen In vernieuwbouwprojecten is communicatie niet alleen volgend, zoals in vele herhalingsprojecten, maar deels ook leidend. Gebruikers en beheerders bijvoorbeeld moeten tijdig bekend raken met het nieuwe resultaat en ermee instemmen. Als zij er niet mee instemmen wordt er een resultaat neergezet dat niet gebruikt en beheerd kan worden. Om dit te voorkomen stem je tijdig af met acceptanten. Je informeert hen niet alleen, maar luistert al vroeg naar hun eisen omdat deze waarschijnlijk veranderen ten opzichte van de huidige situatie. Voor deze acceptanten maak je in een vernieuwbouwproject de afstemming leidend voor de nieuwe gedeelten van je projectresultaat. Je stemt af om de nieuwe eisen mede op te nemen in je resultaatspecificatie en om de acceptatie te stroomlijnen. Innovatieve projecten In innovatieve projecten is Afstemmen leidend. In vele herhalingsprojecten kan Afstemmen volgend zijn en in vernieuwbouwprojecten is het doorgaans slechts leidend voor de vernieuwing in gebruik en beheer. In innovatieve projecten staat Afstemmen van het begin af aan op de voorgrond. In een innovatief project staat de vraag centraal of het innovatieve idee in technische en communicatieve zin haalbaar is. Kan het idee worden uitgewerkt tot een realistisch projectresultaat? En zullen mensen het accepteren? Haalt de uitvinding de markt? Niet alleen omdat het idee geniaal is, maar omdat het mensen in de markt ook uitgelegd kan worden en zij ervoor willen betalen?

Figuur 4.2 Voornaamste communicatie-items in diverse projecttypen

Afstemmen is leidend Denk aan een flatgebouw op de maan. Qua ontwerp is dit waarschijnlijk realiseerbaar; de extreme hitte en koude zijn op te vangen met gevels en daken van meerdere lagen beton, met zonne-energie voor koeling en opslag daarvan voor verwarming in de nacht die op de maan veertien dagen duurt.


Samen ontwikkelen

55

Kunnen de bouwkundige specialisten de opdrachtgever overtuigen van de mogelijkheden het ontwerp te realiseren? Hoe zit het met het transport van materialen en medewerkers? Zijn er wel voldoende mensen te vinden die een tijd op de maan willen wonen? Hoe staat het met de eigendomsrechten? Welke communicatie moet een opdrachtgever daarover starten? Landen hebben bijvoorbeeld afgesproken dat zij geen bezit nemen van de ruimte. Maar sommige Amerikaanse bedrijven verkopen rechten op ruimtelichamen die je een naam kunt geven. Vernieuwing voor actoren Ten opzichte van een herhalingsproject, waar een bestaand flatgebouw wordt vervangen door een nieuw dat doorsnee is in vergelijking met de flatgebouwen die overal in het land worden uitgerold, is een flatgebouw op de maan innovatief. Je onderzoekt of het project realistisch is in technische zin en stemt af met partijen om te achterhalen of het een haalbaar project is voor de mogelijke nieuwe bewoners, voor belanghebbenden bij de mogelijke eigendoms- of beheerrechten op de maangrond en bijvoorbeeld voor milieugroepen. In een innovatief project zoals het bouwen van een flat op de maan, is Afstemmen leidend. Je stemt met een aantal actoren diepgaand af over je plannen en stemt de plannen op hun beurt weer zo goed mogelijk af op de wetenswaardigheden die je van je actoren verneemt. Communicatie als middelpunt van een project In innovatieve projecten staat Afstemmen centraal in het gehele project. In vernieuwbouwprojecten geldt dat zeker voor de delen van het projectresultaat die veranderingen inhouden voor bijvoorbeeld gebruik en beheer en voor alle partijen die een belang hebben waarin hun betrokkenheid wijzigt. Denk bijvoorbeeld aan een onderhoudsdienst of exploitatiebureau, omwonenden die door de vernieuwing geraakt worden of maatschappelijke groeperingen die hun bijdrage vorm willen geven en hun wensen ingewilligd willen zien. Voor herhalingsprojecten staat Afstemmen in het middelpunt voor die partijen waarvan je vermoedt dat je projectresultaat bij hen vooraf niet op voldoende acceptatie kan rekenen. Met die partijen stem je van het begin aan af. Bij herhalingsprojecten zijn er dat doorgaans slechts enkele, bij vernieuwbouwprojecten zijn het er meer, meestal in elk geval gebruikers en beheerders en bij innovatieve projecten zijn het er vele. Bij een herhalingsproject zijn er meestal slechts enkele beperkte gevolgen voor actoren, bij een vernieuwbouwproject krijgen actoren met meer veranderingen te maken en bij een innovatief project is per definitie sprake van een vernieuwing. Stem de gevolgen, veranderingen en vernieuwingen van meet af aan af. Start met Afstemmen om in samenspraak met enkele of vele partijen de eisen, de haalbaarheid en de te verwachten acceptatie van het projectresultaat vast te stellen.

4.2 Actoren betrekken Je betrekt actoren uit de omgeving bij je project als je grote gevolgen voor hen verwacht, zij met een verandering te maken krijgen of hen een vernieuwing te wachten staat. Om werkelijke tweezijdige afstemming met betrokkenen in de projectomgeving te krijgen is het van belang hen inspraak te bieden. Dit kan conflicteren met een gewenste eenduidige resultaatvaststelling aan het begin. Indien er betrokkenen uit de omgeving het resultaat mede vaststellen, zijn ze medebepalers van het resultaat.


56


De vormgeving van een plein Een voorbeeld van een project waarbij het resultaat in samenspraak met een brede omgeving bepaald wordt, is de inrichting van een plein tussen verschillende flatgebouwen. Een college van wethouders heeft met goedkeuring van de gekozen gemeenteraadsleden het wijkplan herijkt: de woongebieden en bestratingen zijn opnieuw vastgesteld. Voor de herinrichting van een plein in deze wijk wil het college pas werkelijk een opdracht verstrekken aan een architect, nadat de wensen van bewoners geïnventariseerd zijn. Het college en de beoogde architect luisteren eerst naar de inbreng van middenstanders die rondom het plein hun winkels hebben, naar pleinbewoners die op de verdiepingen daarboven wonen, buurtbewoners uit de straten erachter, een milieu groepering die een bepaald soort beplanting prefereert vanwege de vogels in het verderop gelegen natuurgebied, een bewonersvertegenwoordiging van een gehandicaptenhuis in een nabijgelegen buurt. Alle wensen worden meegenomen. De architect heeft de opdracht hier in zijn ontwerp rekening mee te houden. Er wordt geluisterd naar burgers. Wat zij zeggen, heeft werkelijk invloed op het projectresultaat. Specificatie en acceptatie Communicatie in projecten is een hulpmiddel om de projectresultaten te verwezenlijken. Je stemt af met actoren in de omgeving omdat je het resultaat niet alleen kunt bepalen of omdat je twijfelt aan een vlotte acceptatie ervan. Dat impliceert de bereidheid tweezijdig te communiceren. Zonder die intentie levert je overleg vooral achterdocht en frustratie op. Met de inbreng van de actoren specificeer je het resultaat en stel je het bij als dit de acceptatie borgt. Hoeveel inbreng? Een belangrijke vraag is in hoeverre je inspraakhebbenden wilt laten meebeslissen over het resultaat. Mogen zij het mee ontwerpen? Betrek je hen in mogelijke bijstellingen? Waar verwacht je inbreng van de omgeving bij het bepalen van je projectresultaat? Tot hoever wil je in samenspraak treden met de actoren? Mogen actoren al meedenken en meedoen als er voor het project nog geen resultaat is gespecificeerd? Verlang je bij het specificeren inbreng van de actoren? Participatie bij het samenstellen Naast de mogelijkheid je resultaat zelf te bepalen in overleg met je opdrachtgever en de overige acceptanten van het resultaat, wat soms in herhalingsprojecten voldoet, kun je dit resultaat ook in samenspraak met ontvangers buiten de projecten bedrijfsmuren laten ontstaan, wat in vele vernieuwbouwprojecten gewenst is en in vrijwel alle innovatieve projecten noodzakelijk. In de meeste projecten is een actieve inbreng van actoren nuttig om het resultaat vast te stellen en geaccepteerd te krijgen. Divergerende fase Elk project start met een divergerende voorfase en bij elk project is het de kunst snel tot convergentie te komen richting eindresultaat. De resultaatspecificatie vormt de overgang tussen de verkenningen aan het begin en de focus in het vervolg van het gehele project. Zonder deze focus komt geen projectresultaat tot stand. Voor de verkenning aan het begin is het vaak handig de omgeving erbij te betrekken.


Samen ontwikkelen

57

Vliegermodel Denk aan het vliegermodel. Aan de korte zijde van de liggende vlieger staat de divergerende fase. In deze fase betrek je de omgeving, om gezamenlijk het resultaat te bepalen. In de convergerende fase, de lange zijde, stem je dan met de omgeving af om de vorderingen in het bepaalde resultaat kenbaar te maken en te zorgen dat het resultaat op voldoende acceptatie van de omgeving mag rekenen.

Figuur 4.3 Hoeveelheid afstemming; toenemend en afnemend

Procesfase In sommige projectmethodieken wordt de divergerende fase aan het begin de procesfase genoemd. Deze wordt dan onderscheiden van het eigenlijke project, dat pas met het vastgestelde resultaat start. Afnemergericht ontwikkelen In de divergerende voorfase communiceer je meer met de actoren dan in de convergerende fase, waarin je vooral informeert. Je stemt met de omgeving af om je resultaat te specificeren. Lineaire fasering In een lineaire fasering die past bij een herhalingsproject, stem je vooral af voor de gevolgen die je bij een aantal actoren verwacht: krijgen zij een groot gemak of juist last van het project? In vernieuwbouwen innovatieve projecten heeft afstemming in het hele project een zwaarder belang. Evolutionaire fasering Bij vernieuwbouwprojecten passen evolutionaire faseringsmodellen. Het evolutionair te ontwikkelen prototype of increment wordt eerst binnen het projectteam gemaakt en vervolgens afgestemd met betrokkenen uit de omgeving. Hun reacties worden verwerkt ten behoeve van het volgende prototype of increment. Op deze wijze blijft de resultaatverbijzondering een met de omgeving afgestemd proces. Competentiegerichte fasering Innovatieve projecten kennen een competentiegerichte fasering. Je faseert op de inzet van de functionarissen die de sleuteltechnologie beheersen, de researchers ofwel innovators die de voor


58


dit project benodigde specialistische kennis in huis hebben. Je zorgt dat de productiviteit van hun competenties zo veel mogelijk is afgestemd op de mogelijkheden van de toekomstige afnemers. Toekomstige ontvangst Competentiegericht ontwikkelen vraagt in het bijzonder om een vroegtijdig bij het ontwerpproces betrekken van afnemers, om tot een vruchtbaar resultaat te komen. Een probleem vormt het grote verschil in kennis tussen de specialistische ontwikkelaars en potentiële afnemers. De mogelijkheid een prototype te laten zien en het op zijn werkelijke merites te laten beoordelen, is kleiner dan bij een evolutionaire fasering, maar zeker zo hard nodig. In een vernieuwbouwproject heb je meer houvast aan het bestaande. In een innovatief project moet je meer moeite doen de mogelijkheden die de innovators zien, toonbaar te maken aan mogelijke afnemers. Om beide werelden, die van de specialistische innovator uit het project, die denkt vanuit alle nieuwe mogelijkheden die hij ziet en de wereld van de potentiële afnemer, die denkt vanuit de huidige bestaande wereld, te overbruggen is veel afstemming nodig. Zonder deze afstemming blijft het ongewis of het innovatieve projectresultaat op een gezonde ontvangst kan rekenen. Hoeveel inspraak, hoe lang? De voor een project benodigde afstemming met actoren uit de omgeving is beperkt voor her halingsprojecten, gemiddeld voor vernieuwbouwprojecten en groot voor innovatieve projecten. Bij een herhalingsproject communiceer je vooral aan het begin met actoren om bij de specificatie eventuele negatieve gevolgen te voorkomen, daarna informeer je de actoren vooral over de voortgang. Bij een vernieuwbouwproject stem je ook later in het traject af om de eisen eventueel bij te stellen. En in een innovatief project duurt de afstemming om de specificatie kort te sluiten, vrijwel het hele traject. Een belangrijke vraag bij het specificeren van je projectresultaat en het bijstellen ervan, is de mate van inspraak die je de actoren biedt. In welke samenspraak geef je de afstemming vorm om het resultaat te specificeren? Dit kan op vier manieren, die als vier tuinen zijn weer te geven. De gebruikelijke manier om over samenspraak na te denken luidt echter niet in tuinen, maar in niveaus van inspraak.

4.3 Niveaus van inspraak Het niveau waarop je participatie verleent, kan in vier stadia worden onderverdeeld. Het betreft alleen zenden, het toepassen van wederhoor, het verlenen van inspraak en het laten meebeslissen. Zenden Bij het louter zenden van een boodschap is feitelijk geen sprake van participatie. Of je moet het pure kennis nemen van de boodschap door de ontvangers op zich al als een vorm van participatie zien. Zenden en luisteren Bij wederhoor krijgen de ontvangers in elk geval de mogelijkheid ook te zenden. Zij hebben spreekrecht. Hun opvattingen worden beluisterd door de brengers van de boodschap.


Samen ontwikkelen

59

Figuur 4.4 Toenemende niveaus van inspraak

Zenden, luisteren, zelf beslissen en dit gemotiveerd meedelen Bij feitelijke inspraak verplicht de zender zich niet alleen de geluiden van de ontvanger te beluisteren, maar ook aan te geven hoe hij deze geluiden in zijn beslissing heeft verwerkt. Op het wederhoor volgt dus nog een ‘extra zending’. Het beslissingstraject zelf echter, blijft voorbehouden aan de zenders. Wordt het gehoorde werkelijk overwogen? In overheidsprojecten is het verwerken van de inspraak een inspanningsverplichting voor de bestuurders. Het is geen prestatieverplichting. Daarmee zijn de insprekers overgeleverd aan de kwaliteit van het bestuur. Vaak is de inbreng van insprekers werkelijk meegewogen, soms is deze slechts cosmetisch bekeken. Een probleem bij deze vorm van inspraak is dan ook de controle op het werkelijk meewegen van het gehoorde, door de beslissers. Deze controle bestaat niet formeel. Een rechter acht het doorgaans voldoende voor een overheid wanneer deze stelt afwegingen gemaakt te hebben op basis van de geleverde inspraak. Samen beslissen Naast zenden, zenden en luisteren en inspraak verlenen, is laten meebeslissen een vierde vorm van participatie. Bij laten meebeslissen wordt ook een deel van de beslissingsruimte uit handen gegeven. Ontvanger en zender nemen een gezamenlijk besluit. Afhankelijk van de mate van beslissingsmacht die de ontvanger verleend wordt, kun je de vorm van meebeslissen verfijnen. Bijvoorbeeld krijgt de ontvanger stemrecht als een minderheid, als een evenredigheid, of krijgt hij eventueel zelfs een vetorecht? Om gezamenlijk een resultaat te bepalen, kun je denken in termen van inspraak. Hoeveel zeggingsmacht verleen je je toehoorders? Spreekrecht, de plicht om je besluit te onderbouwen met het oog op hun geluiden of laat je hen meebeslissen? Denken in inspraakniveaus is zeker binnen de overheid een gangbare manier om over participatie van belanghebbenden te denken. Een andere manier vormt een verdeling in vier tuinen.


60


4.4 Vier tuinen Tuinarchitectuur is een vak apart. Dat wordt hier niet bedreven. Het vormt hooguit een achtergrond bij de gepresenteerde indeling in soorten tuinen, om tot een resultaat te komen. Hoe groeit een resultaat op? Met een notie van tuinarchitectuur kun je onderkennen dat er meerdere tuinconcepten bestaan. Er zijn vele manieren om iets tot stand te laten komen. Tuinen doen hier dienst als metaforen voor verschillende groeiwijzen. Type samenspraak Indien je de boodschap in samenspraak wilt laten ontstaan, is het een handig hulpmiddel een type samenspraak te onderkennen. Je gaat na of het proces in een open of een gesloten groep verloopt en of dit met een vaste of een open doorlooptijd geschiedt. Dit leidt tot een bedrijfskundig vierkant van tuinen ofwel ‘teel’-wijzen. Dit vormt naast het inspraakniveau een tweede analyseinstrument om vast te stellen hoe je participatie aan ontvangers wil verlenen.

Figuur 4.5 Vier typen ontwikkeltuinen

Vier soorten tuinen De tuinen waarin je resultaat tot stand komt, laten zich als volgt karakteriseren: moestuin, kloostertuin, kantoortuin en wildtuin. In een moestuin werk je met een vaste bezetting en een vaste doorlooptijd om een resultaat tot stand te laten komen. In een kloostertuin is de tijd open. In een kantoortuin vormt de tijd een gegeven, maar kan de groep medewerkers sterk wisselen. In een wildtuin gelden geen beperkingen: de tijd is open en iedereen kan invloed uitoefenen. Door te onderscheiden of de groep waarmee je werkt open of gesloten is en idem ten aanzien van de doorlooptijd die tot je beschikking staat, kun je nagaan op welke wijze je een resultaat tot stand wilt laten komen. Namelijk alsof het in een moestuin geteeld wordt, een kloostertuin, een kantoortuin of een wildtuin.


Samen ontwikkelen

61

4.5 Moestuin In een vaste groep met een beperkte, vaste doorlooptijd een resultaat tot stand laten komen, is een veelgebruikte ontwikkelmethode. In tuinenterminologie betreft dit een moestuin. Je weet wat de markt over enige tijd verwacht en je weet welke opbrengst je behaalt bij normale, te verwachten weersomstandigheden. Je werkt zelf veelvuldig mee in de moestuin en maakt gebruik van de helpende handen van gezinsleden en medewerkers. Degenen die je moestuin verzorgen zijn bij voorbaat bekend. Gesloten groep - gesloten tijd Het geplande gewas moet op een bepaalde datum vrucht dragen. De tuinder, zijn gezin en personeel werken hier hard aan. De tijd dat zij hun oogst voor de markt moeten aanleveren, ligt zo goed als vast. Hooguit slecht weer kan de planning verstoren. Wellicht heeft de tuinder zelfs een deel in kassen om ook deze invloed te minderen - al dan niet voorzien van professionele meet- en regelapparatuur. In welke situaties? Een moestuin pas je toe indien het eindresultaat makkelijk te specificeren is. Het is al grotendeels bekend en je hoeft slechts enkele details aan te vullen. Je kent de toekomstige marktbehoefte en weet wat voor oogst er verwacht wordt. Met een vaste groep medewerkers werk je er aan, in een vaststaande tijdsspanne.

Voorbeeld schrijven projectplan Het doet denken aan ‘gewone’ projectgroepen, die met een vast team een wel omschreven resultaat opleveren. Bijvoorbeeld het maken van een projectplan zelf. Projectmanager en enkele ondersteuners stellen dit in enkele weken samen. De einddatum waarop het plan opgeleverd wordt staat vast en de medewerkers zijn bekend. Het op te leveren resultaat en de oplevertermijn zijn een gegeven. Een vaste groep medewerkers heeft zich tot elkaar en tot een opdrachtgever verplicht hier zorg voor te dragen.

Van een moestuinsituatie is sprake als je het toekomstige resultaat kunt kennen en daar met een vaste groep aan werkt. Je weet wanneer je op moet leveren en hebt voldoende aan een groep min of meer vaste medewerkers.

4.6 Kloostertuin Bij een kloostertuin is het eindresultaat niet vooraf bekend. Een vaste groep medewerkers wacht op wat er gaat ontstaan. Hoewel zij hier hard aan werken, blijft het precieze resultaat onvoorspelbaar. Dit resultaat laat zich vooraf grotendeels niet kennen en de doorlooptijd is geen vaste, gegeven grootheid.


62


Monnikenwerk Denk in de ‘telerbeeldspraak’ aan monniken die hun kloostertuin verzorgen. Naast de moestuin voor hun eigen voedselbehoefte, is er een afgeperkte bloementuin. Hier wordt de aarde verzorgd en worden de bestaande planten onderhouden. De monniken wachten ook op wat gaat ontstaan. Welke zaden hebben vogels laten vallen en welke nieuwe bloemen en planten brengt dat? In een klooster hebben de monniken de tijd. Gesloten groep - open tijd Je werkt in een vaste groep aan het toekomstige resultaat. Het resultaat en de datum van oplevering zijn grotendeels open. Tijd is niet alleen een beperkende factor die een planning verstoort maar, ook een creatieve, scheppende factor die een oplossing brengt.

Voorbeeld schrijven poëzie Denk in de analogie met het schrijven van teksten nu niet aan een projectplan, maar aan bijvoorbeeld poëzie. Bij veel gedichten is meer sprake van ontstaan, ofwel van het neer- of opschrijven van wat ‘doorgegeven’ wordt, dan van ontwerpen en van actief uitschrijven.

Tijd is geen schaarste In een kloostertuin wordt het resultaat begrensd door de tuinmuren en door klimatologische omstandigheden. De inhoud van het resultaat is afhankelijk van wat de natuur brengt en wat mensenhanden verzorgen. Het wordt mede bepaald door de tijd. In een klooster heb je de tijd of zelfs de eeuwigheid aan je zijde. Maar een productiefactor In kloostertuinen worden de planten gekoesterd en verzorgd, om als natuurlijke altaartjes voorwerp van verwondering en bezinning te zijn. Kloosterlingen schoffelen en besproeien hun moestuin met het oog op de opbrengst, om ook in voedselzaken zo veel mogelijk onafhankelijk te zijn, maar voor hun siertuin gaat het om een ander soort opbrengst: de plek waar zij lopen te mediteren en studeren of wandelen ter ontspanning moet een zo veel mogelijk natuurlijke en geestelijke waarde vertegenwoordigen. In welke situaties? Een kloostertuin pas je toe als er geen tijdsdruk op het resultaat staat en je verwacht dat de tijd zelfs helpt, voor een optimaal resultaat. In een vaste groep neem je de tijd om tot een resultaat te komen.

Voorbeeld schrijven onderzoeksbijlagen Denk aan het schrijven van een onderzoeksrapport dat met behulp van diverse ondersteunende inhuurkrachten vervaardigd wordt. Deze groeperen en presenteren bijvoorbeeld het vele feitenmateriaal in bijlagen, terwijl de schrijvers van het hoofdgedeelte zich concentreren op de uitkomsten en hun interpretaties daarvan.


Samen ontwikkelen

63

Voorbeelden inspraak- en innovatief project Denk in projecttermen aan de herinrichting van een bestaande wijk, die een gemeente vorm geeft in samenspraak met een aantal vertegenwoordigers van bewoners. Men neemt eerst de tijd voor afstemming. Of denk bij een kloostertuin aan sommige innovatieve projecten, waar een beperkt aantal sleutelfunctionarissen de tijd gegund wordt hun creativiteit te benutten voor een toekomstig resultaat waarvan op voorhand moeilijk planbaar is wanneer het wordt opgeleverd.

Bij een kloostertuin is vooraf niet bekend wat het resultaat wordt en wanneer dit af is of af moet zijn. Je werkt er in een vaste groep aan. De mate van zekerheid over het resultaat is beperkt, maar de verplichting aan het resultaat te werken is bekend.

Figuur 4.6 Voorbeelden ontwikkeltuinen met schrijfproducten

4.7 Kantoortuin Bij een kantoortuin zijn de planten bekend. De uitgekozen soorten in hun plastic, verrijdbare bakken, tot in de wortels beluchtbaar en van watermeters voorzien. Hun groei is mede afhankelijk van de kennis van de wisselende inhuurkrachten bij de hovenier over snoeien, bemesting, plaats in de kamer en dergelijke. Open groep - gesloten tijd Het staat vast in welke periode het resultaat opgeleverd moet worden. Het resultaat is in grote lijnen bekend. Maar het wisselt wie er aan mee werken. In feite is dit onbelangrijk. De kantoortuin dient er groen en fris uit te zien. Het maakt niet uit wie er een bijdrage levert aan het resultaat. Vergelijking met moes- en kloostertuin Anders dan bij een kloostertuin is de doorlooptijd hier bepalend. En anders dan bij een klooster- of moestuin is de groep die het resultaat maakt onbelangrijk. Bij een kloostertuin hebben de monniken hun overdenkingen bij een honderd jaar oude struik over de broeder die hem destijds liet ontstaan en zijn inmiddels eveneens overleden opvolger, die hem snoeide in zijn Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net

64


huidige vorm. De planten in de tuin zijn verbonden met de eigen groep. Alles gaat door de eigen handen. Bij een moestuin is het van belang of het gezin de tuin zelf verzorgt of dat hier buren bij betrokken worden of ingehuurde landarbeiders. Het heeft onmiddellijk effect op het eigen resultaat. Het gezin staat een deel van de opbrengst af aan de buren of is minstens een wederdienst verschuldigd en betaalt de ingehuurde krachten voor hun arbeid. Een verandering in de groepssamenstelling leidt tot een verandering in de opbrengst. Makkelijk vervangbare medewerkers Bij een kantoortuin is het effect van vreemde handen op het resultaat veel minder. Want het resultaat is al bekend en met de inbreng van externe arbeid wordt van meet af aan rekening gehouden. De medewerkers kunnen veranderen en neutraal, zonder noemenswaardige overdrachtsverliezen, als professionals elkaars werk overnemen. Het eindresultaat blijft hetzelfde. In welke situaties? Van een kantoortuin, als manier om in samenspraak een tot een resultaat te komen, maak je gebruik als het resultaat vooraf bepaald kan worden en als de medewerking van anderen geen invloed uitoefent op dit resultaat. Door hun inspanningen verandert het karakter van het resultaat niet of nauwelijks, maar bevorder je slechts de versnelling in doorlooptijd.

Voorbeeld testrapport ICT-snelkookpanproject In termen van projectgroepen doet dit denken aan sommige ‘snelkookpanprojecten’. Grote wereldomvattende ICT-dienstverleners en grote wereldomvattende bedrijven met uitgebreide eigen ICT-afdelingen zijn momenteel in staat ICT-projecten gedurende vierentwintig uur per dag vorm te geven. Een nieuwe release van een systeem wordt bijvoorbeeld eens per kwartaal gepland. Om de snelheid te vergroten, wordt het project in drie cycli van acht uur per dag uitgevoerd in zowel de tijdzones van Azië en Australië, van Europa en Amerika. Indien een release wat meer inspanning vergt of medewerkers uitvallen, heeft het lokale management de opdracht meer eigen regionale mensen in te zetten of meer medewerkers in te huren van vooraf geselecteerde lokale leveranciers. Denk aan het schrijven van een testrapport; de einddatum staat keihard vast en het aantal medewerkers dat extra kan komen testen en schrijven lijkt onbeperkt.

Bij een kantoortuin zijn het projectresultaat en de datum waarop je moet opleveren vooraf bekend. De groep medewerkers waarmee je aan het resultaat werkt, is niet direct van invloed op het resultaat. Als de bekwame handen en hersens maar geleverd worden.

4.8 Wildtuin Bij een wildtuin, tot slot, zijn tijd en deelnemers open. ‘Laat duizend bloemen bloeien’ vormt hier het credo. Zie wat er ontstaat en probeer je hier zo min mogelijk in te mengen. Vergelijking met open-spacebijeenkomsten Dit lijkt op zogeheten open-spacebijeenkomsten, waar mensen elkaar zonder een vooropgesteld plan ontmoeten. Met de wens samen rondom een bepaald thema iets moois te doen en wellicht Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net

Samen ontwikkelen

65

wat moois te laten ontstaan. Bij een open-spacebijeenkomst is geen sprake van een beoogd resultaat. Het is een ontmoeting. De waarde ligt in de uitwisseling. Als er iets ontstaat is dat mooi meegenomen, ontstaat er niets, dan is dat evenzo goed. Intentie van resultaatbepaling Een wildtuin als afstemmingsmethode voor het samen laten ontstaan van resultaatbepaling, heeft tot doel in elk geval uiteindelijk een tuin te laten ontstaan. Een tuin van een herkenbaar resultaat, dat vervolgens in een project uitgewerkt en opgeleverd gaat worden. Deze resultaatbepaling komt tot stand zonder kaders vooraf. De groep deelnemers is open en de tijd is onbepaald. Het gevaar dat deze bijeenkomst een oeverloze ontmoeting wordt, ga je slechts tegen met je intentie gezamenlijk overeenstemming te bereiken over een resultaat. Je stelt vooraf geen regels vast voor wat er bepaald moet worden of wie er deelnemen. Open groep - open tijd Het bloemenveld is niet afgeperkt zoals de bloementuin op de binnenplaats van het klooster. Afhankelijk van wie er mee wil werken, wordt een kleiner of groter stuk grond bijgewerkt. Je kunt vooraf het beeld hebben van een bloemenweide met blauw als hoofdkleur, roze, geel, of juist alle kleuren door elkaar. Een combinatie van heesters en bloemen, of zelfs helemaal geen beeld hebben, maar een pure wildtuin laten ontstaan. Je pleegt geen interventies die het groeiproces verstoren. Je zorgt slechts dat er wat kan groeien. In welke situaties? Van een wildtuin maak je gebruik indien je bereid bent alle ‘macht’ met de omgeving te delen. Je hoeft vooraf niet te bepalen wie er aan deze bijeenkomsten deelnemen en evenmin hoe lang hun doorlooptijd zal worden. Je hebt alleen de wil tot een resultaatbepaling te komen. Je wilt ontmoeten en de ontmoeting ook laten uitmonden in een gezamenlijke vaststelling. In een wildtuin bestaat er weinig communicatief onderscheid meer tussen ‘ontvangers’ en ‘zenders’. Ontvangers bepalen het toekomstige resultaat evenzeer als zenders. Hooguit is er sprake van zenders als degenen die het resultaat uit gaan werken en van ontvangers als betrokkenen in de omgeving, die het dan uitgewerkte en opgeleverde resultaat afnemen.

Voorbeeld schrijven missiestatement In de analogie van het schrijven kun je hier denken aan een speciaal traject voor het opstellen van een missiestatement in een organisatie. Namelijk wanneer een directie of bestuur er niet voor kiest dit top-down alleen te doen en ook niet slechts met de direct ondergeschikte managers. De directie nodigt iedereen in de organisatie uit deel te nemen de te formuleren missie werkelijk van onderaf en gedragen te laten ontstaan. De organisatietop heeft beslist een bepaalde verwachting ten aanzien van het moment van witte rook; het moment dat men verheugd vaststelt dat de missie door allen geformuleerd is. Maar evenzeer beseft de top dat dit proces weinig kan worden verhaast. Half af bestaat niet, in een dergelijk proces. Evenmin als halve bloemen. Je moet de tijd nemen de bloemen te laten ontstaan. Een half geformuleerde missie is nog geen voldragen missie.


66


Bij een wildtuin is het resultaat vooraf onbekend, evenals de datum waarop het af moet zijn. Het verloop van de tijd is van invloed op het resultaat. Zo ook de personen die deelnemen. Iedereen kan deelnemen en invloed uitoefenen.

4.9 Samenvatting samen ontwikkelen In welke mate ontwikkel je samen met actoren en acceptanten de specificaties van het project resultaat? Dat verschilt per type project. In onderzoeksgerichte innovatieve projecten stem je meer af dan in aanbodgerichte herhalingsprojecten. In typen projecten In innovatieve projecten heeft de afstemming met actoren veel invloed op de resultaatspecificatie van het project. Terwijl de innovators bouwen, verken je de te verwachten acceptatie bij mogelijke toekomstige klanten. Vervolgens breng je deze twee werelden samen in bijgestelde specificaties. In vernieuwbouwprojecten is de inbreng van acceptanten vaak onontbeerlijk om de eisen en wensen te concretiseren. In overleg met gebruikers en beheerders laat je de te verwachten mogelijke veranderingen uitmonden in vastgelegde criteria voor hun acceptatie. In herhalingsprojecten kun je het resultaat veelal bepalen in samenspraak met je projectteam en de opdrachtgever. Omdat het resultaat voor een groot gedeelte voorspelbaar is, is een actieve inbreng van acceptanten of actoren niet nodig – tenzij je grote gevolgen voor hen verwacht. Meestal heb je voldoende aan de standaardacceptatie-eisen die de acceptant stelt en volstaat het de actoren te informeren, omdat er geen vernieuwing plaatsvindt en de veranderingen die het project brengt vooraf goed te overzien zijn. Inspraak en tuinen Afhankelijk van de te verwachten wijzigingen van je project voor acceptanten of actoren, verleen je hen een meer of mindere actieve inbreng bij het vaststellen van het resultaat. De mate van inbreng die je hen verleent, breng je in kaart door het te verlenen niveau van inspraak te bepalen of een ontwikkeltuin te kiezen. Vier niveaus Bij inspraak (in brede zin) kun je vier niveaus onderscheiden. Je kunt de betrokkenen uit de omgeving: • simpel op de hoogte stellen van je boodschap (zenden); • het recht van wederhoor verstrekken door naar hen te luisteren (wederhoor); • inspraak verschaffen door het gehoorde mee te wegen in je beslissingen en gemotiveerd terug te koppelen hoe je het gehoorde hebt meegewogen (inspraak); • mee laten beslissen (meebeslissen). Vier tuinen Naast dit inspraakniveau vormt het denken in tuinen een andere manier om na te gaan op welke wijze je de omgeving wilt betrekken. Betrek je de omstanders op basis van een vaststaand resultaat en benader je hen als een open of een gesloten groep? Dat vormen de twee vragen voor de


Samen ontwikkelen

67

vorm waarin je in samenspraak met je omgeving tot je resultaatverbijzondering wilt komen. Het leidt tot vier typen tuinen om in gezamenlijkheid een resultaat te ontwikkelen: • moestuin; • kloostertuin; • kantoortuin; en • wildtuin. Moestuin Bij een moestuin zijn resultaat, doorlooptijd en groep medewerkers bepaald. Denk aan het schrijven van een projectplan met een paar medewerkers uit je projectteam. Kloostertuin Bij een kloostertuin staat de groep eveneens vast, maar is de doorlooptijd open en kan deze mede van invloed zijn op het resultaat. Denk aan het schrijven van een literair werk. Kantoortuin Bij een kantoortuin liggen daarentegen het resultaat en de doorlooptijd waarin dit opgeleverd moet worden vast. maar kunnen velen deelnemen aan de totstandkoming ervan. Denk aan het schrijven van een krant. Wildtuin Bij een wildtuin ten slotte, zijn zowel de deelnemers vooraf onbepaald als de tijd en het resultaat. Je hebt slechts de wens tot een tuin ofwel resultaat te komen. Denk aan het schrijven van een liber amicorum; de genodigden voor bijvoorbeeld een vijftigste verjaardag van een geliefde vriend brengen ieder een stuk in, zonder dat de vorm van hun bijdrage of de vorm van het geheel bij voorbaat vastligt.

Het flatgebouw als voorbeeld Om te kijken naar de inspraak die verleend kan worden bij een flatgebouw en naar de typen ontwikkeltuinen, vormt een kunstobject op het plein voor het flatgebouw een goed voorbeeld. Ondanks alle noodzakelijke artistieke vrijheid die de schepper van het object zich toedicht, is het verstandig buurtbewoners er in een vroeg stadium bij te betrekken om non-acceptatie of eventuele molestatie van het kunstobject te voorkomen. Je informeert de buurtbewoners in samenspraak met de beeldhouwer over de artistieke mogelijkheden en legt schetsen voor, om zo de plaatsing van al te oppervlakkige kunst, waar de bewoners na een paar maanden op zijn uitgekeken, te voorkomen. Verleen de bewoners inspraak. Houd daarbij de verwachtingen helder. Als de kunstenaar op basis van een goedgekeurde schets een schepping creëert die toch niet is wat de bewoners gedacht hadden, welke vervolgstappen zijn dan mogelijk om uit de impasse te komen? Is het voor de bewoners een kwestie van slikken en wennen? Komt er een hernieuwd overleg tussen bewoners en kunstenaar, of maakt hij al een tweede creatie, waarna de bewoners kiezen? Of laat je een andere schets uitwerken?


68


Als je de kunstenaar schetsen laat maken, laat je hem dat dan alleen of in samenspraak met bewoners doen? Als je gezamenlijk optrekt, moet er dan na één of twee sessies een helder schetsontwerp liggen, samengesteld door een paar vertegenwoordigers van de bewoners? Dat kun je een moestuin noemen. Of mag het net zo lang duren tot er een schets ligt waar alle betrokkenen ja tegen zeggen? Dat lijkt een wildtuin. Als de kunstenaar zijn schetsen uitwerkt tot het kunstobject, mag hij dan zelf alle tijd nemen? Dat is de ontwikkelsituatie van een kloostertuin. Of moet hij met een groep collega-kunstenaars zo intensief beitelen, gieten, smeden, lijmen en schaven aan het object dat het zeker af is bij de ingebruikname van het flatgebouw? Dan is er sprake van een kantoortuin, waar je in een gesloten tijdsperiode met een open aantal mensen tot een resultaat komt.


5 Mate van interactie Afstemmen staat centraal in alle soorten projecten. Het bevindt zich in de kern van A4-Projectmanagement. Maar Afstemmen heeft niet in elk type project hetzelfde gewicht. Specificeren en doen accepteren Afstemming is zwaarwegend in innovatieve projecten en minder zwaarwegend in vernieuwbouwen herhalingsprojecten. In elk project start je met Afstemmen; dit maakt onderdeel uit van het eerste kwadrant: Aanleveren. In dit eerste kwadrant specificeer je met je projectteam het op te leveren resultaat. Om de specificatie optimaal vorm te geven, stem je de eisen en wensen af met opdrachtgever, acceptanten en enkele actoren. In de vervolgkwadranten van A4-Projectmanagement, Activeren, Afwegen en Afronden, communiceer je vooral om het resultaat geaccepteerd te krijgen en het tijdig bij te stellen. In herhalingsprojecten is de afstemming meestal minder intens dan bij vernieuwbouwen innovatieve projecten, en zijn er minder partijen bij betrokken. Maar uitzonderingen bevestigen de regel. Toets of afstemming in een herhalingsproject inderdaad minder tijd hoeft te vergen; in alle projecten vormt afstemming de kern! In herhalingsprojecten gering gewicht In herhalingsprojecten stem je in elk geval af met de opdrachtgever en met die partijen die maar moeizaam tot acceptatie van het projectresultaat kunnen komen. Voor welke acceptanten en actoren heeft het project ondanks al zijn voorspelbaarheid grote te verwachten gevolgen? Zijn de wensen en eisen van gebruikers en beheerders misschien gewijzigd als gevolg van hun ervaringen met een vorig, vergelijkbaar projectresultaat? In vernieuwbouwprojecten gemiddeld In vernieuwbouwprojecten stem je ook veel af met de acceptanten van het projectresultaat, zoals gebruikers en beheerders; voor hen treden immers veranderingen op. In vernieuwbouwprojecten betreft het resultaat voor de ontwerpers en bouwers vaak een herhaling, maar betekent het voor gebruikers en beheerders een vernieuwing. Denk aan een flatgebouw waar een nieuwe vleugel wordt aangebouwd en waar tegelijkertijd alle installaties in het bestaande gedeelte vernieuwd worden. In innovatieve projecten groot gewicht In innovatieve projecten stem je het van begin af aan niet alleen met opdrachtgever en acceptanten af, maar ook met partijen uit de wijdere omgeving van het project, omdat er voor hen een vernieuwing ontstaat. Denk aan een flatgebouw op de maan. Om dit te realiseren stem je met veel meer actoren af dan bij een vervanging van een bestaand flatgebouw door een zelfde type, omdat er betonrot is geconstateerd. Afstemmen als kern Onafhankelijk van het aantal bij een project betrokken partijen staat Afstemmen centraal. Elk project start je met de vraag met welke partijen je afstemt en hoe je dat doet.


70


Abc’tje De partijen achterhaal je met een actorenanalyse. Vervolgens kijk je met welke middelen je welke actoren benadert en pleeg je de gewenste communicatie. Verfijnen Om de koppeling van benadermiddelen en actoren beter te onderbouwen, breng je van de actoren een aantal eigenschappen in kaart. Denk aan hun belang bij het project, hun betrokkenheid, hun bereidheid tijd in de afstemming met het project te steken. Het belang van een actor bij het project onderzoek je door de wederzijdse invloed na te gaan. De betrokkenheid analyseer je door de onderlinge verstandhouding op de aspecten inhoud en proces in kaart te brengen. Samen specificeren Als je actoren en acceptanten betrekt bij de specificatie van het projectresultaat, stel je vooraf vast welke mate van inspraak je hen daarbij verleent. Laat je ze je ideeën slechts aanhoren, mogen zij hun reacties naar voren brengen, weeg je die mee in je besluiten of laat je ze meebeslissen? In plaats van te denken in niveaus van inspraak, kun je ook denken in ontwikkeltuinen. In wat voor groeisituatie stel je het resultaat met je actoren vast? Ga je uit van een vastgestelde doorlooptijd of hoeft deze niet vooraf bepaald te zijn? Werk je met een vaste groep actoren of is het aantal deelnemers open? Dat leidt tot de ontwikkelsituaties moestuin, kloostertuin, kantoortuin en wildtuin. Actoren benaderen Hoe benader je actoren? Je kunt een keuze maken uit een lijst met benadermiddelen en wijzen van benaderen. In plaats van te kiezen uit een lijst kun je bepalen in welke inspraak- of ontwikkelsituatie je met de actoren samen werkt. In de wijze van benaderen kun je ook diverse podiumsituaties onderscheiden, al naar gelang de mate van interactie die je je publiek gunt. Wederkerigheid bij het communiceren Bij inspraak en ontwikkeltuinen bepaal je de mate van wederkerigheid die je actoren en acceptanten gunt in het ontwikkelen van het projectresultaat. Bij de mate van interactie bepaal je de mate van wederkerigheid in het communiceren zelf. Hoeveel samenspraak sta je de ontvangers toe tijdens het zenden van je boodschap? Welke podiumsituatie? Beschouw je je publiek als geheel passief of geef je hen een zekere inbreng? De wijze waarop een acteur zijn publiek bij zijn voorstelling betrekt, geeft relevante aanknopingspunten voor deze interactie. Dit varieert van een klassieke omroeper die acteert alsof zijn publiek er niet is tot een cabaretier die specifieke toehoorders apart aanspreekt op hun gedrag. Hoeveel inbreng? De podiumsituaties betreffen vier te onderscheiden theatervormen, gezien vanuit de speler. Het verschil betreft de mate van inbreng die de speler zijn publiek toestaat: bij omroepen is dat weinig en bij acteren veel. Uitvoeren en voordragen bevinden zich daartussen. Naast inspraakniveau en ontwikkeltuinen is de te kiezen theatervorm een derde manier om vast te stellen welke mate van inbreng je de actoren en acceptanten biedt. Inspraakniveaus en ontwikkeltuinen betreffen relatief vaak het bestuurlijke aspect: welke juridische zeggingskracht geef je je ontvangers?


Mate van interactie

71

5.1 Waar komt het publiek in beeld? Een impliciete aanname bij projectcommunicatie vormt het communiceren van een boodschap. Er is een boodschap die overgebracht wordt. De boodschap betreft de uitnodiging het project resultaat mede vast te stellen of een projectresultaat dat ‘verkocht’ wordt aan de omgeving. Bij de communicatie van de boodschap kan het publiek passief blijven of meer actief in beeld komen. Publiek is hier synoniem met de ontvangers.

Figuur 5.1 Vier vormen van overdracht

Mate van interactie met ontvangers Bij een keuze voor communicatiemiddelen kun je onderscheid aanbrengen in middelen die geschikt zijn voor een tweezijdige communicatie en middelen die passen bij een eenzijdige communicatie, ofwel informatieverstrekking. Daarmee leg je nadruk op het instrument dat je gebruikt. In plaats van naar het instrument ofwel benadermiddel te kijken, kun je je aandacht ook direct richten op de mate van inbreng die je je publiek gunt. Welke passiviteit of welke actieve rol ken je je toehoorders toe? Welke mate van interactie biedt je hen? Op welke wijze betrek je je publiek in het brengen van je boodschap? De wereld van film, theater, cabaret, muziek en voordrachtskunst biedt daarvoor ankerpunten. Welke musische vaardigheden spreekt een speler aan in de omgang met zijn publiek? Dat levert aanknopingspunten voor de mate van interactie die je de actoren geeft. Welke inbreng gun je hen als je communiceert om het projectresultaat vast te stellen en uit te dragen? Vier theatervormen Er zijn vier vormen te onderscheiden in de mate van communicatieve interactie bij het brengen van een boodschap. De vormen zijn ontleend aan verschillende theatrale situaties. De verschillen tussen de podiumsituaties zijn gebaseerd op twee vragen: of je de boodschap alleen uitdraagt of in een groep en of dat alleen binnen je eigen omgeving gebeurt of ook erbuiten. Dit leidt tot vier vormen om een boodschap over te brengen: • omroepen; • uitvoeren;


72


• voordragen; en • acteren. Reacties van en op het publiek In de vier podiumsituaties verschilt de mate waarin het publiek reageert op de spelers en de mate waarin de spelers reageren op het publiek. Bij het acteren van bijvoorbeeld een cabaretier wordt het publiek soms uitgenodigd direct te interveniëren in de act van het spelen. Bij het uitvoeren van een klassiek concert is dit ondenkbaar. Omroepen Bij omroepen draag je een boodschap uit zonder acht te slaan op je publiek. Je zendt en wacht maar af of je toehoorders je boodschap tot zich nemen of niet. Eigenlijk bekommer je je er zelfs niet eens om of het publiek aanwezig is of niet. Bij omroepen kan het publiek afwezig zijn. Uitvoeren Bij uitvoeren is publiek aanwezig, maar oefent dit geen invloed uit op de voorstelling, althans niet meer dan in zijn fysieke kenmerken. Het publiek reageert niet actief. Als speler houd je rekening met de kenmerken van de fysieke aanwezigheid van het publiek. Je stemt je instrumenten anders, omdat de zaal vochtiger en warmer is of maar half gevuld. Als je met meer spelers samen een uitvoering verzorgt, geef je je publiek geen inzage in de onderlinge afstemming. Voordragen Bij voordragen gebeurt dat wel, zij het in beperkte mate. Soms geef je bewust het stokje over aan een medespeler. Het publiek mag dat zien. Elke speler reageert op gedragingen van het publiek en past timing en toon aan. Acteren Bij acteren houd je in hoge mate rekening met de reacties van het publiek; je gaat soms zelfs in dialoog met het publiek. Een cabaretier kan met de zaal als geheel een gesprek aangaan of met één enkele persoon, als hij de spot daarop laat richten. De mate van interactie die je het publiek gunt tijdens het communiceren, bepaal je door te bezien welke rol je vervult met het brengen van je boodschap. Je acteert als een omroeper, een uitvoerder, een voordrager of als acteur. Deze vier vormen van uitwisseling geven een toenemende mate van inbreng van het publiek te zien.

5.2 Omroepen Indien je de focus op je eigen activiteit binnen je eigen omgeving legt, is er sprake van omroepen. Het is een vorm van communicatiecreatie die eenzijdig op zenden gericht is. Omroepen is de meest zendergerichte vorm van het communiceren van een boodschap; een feitelijk eenrichtingsverkeer dat zelfs zonder ontvangers plaats kan vinden.


Mate van interactie

73

Spreken kan desnoods zonder publiek Denk aan de klassieke omroeper die van overheidswege kwam om nieuwe verordeningen kenbaar te maken. Hij ging in zijn werkgebied alle plaatselijke pleinen langs en riep daar om. Hij kondigde zijn bericht aan met tromgeroffel en sloeg er vervolgens geen acht op of zijn boodschap gehoord werd. Soms riep de omroeper zelfs zijn bericht om zonder dat hij publiek had. Denk aan oorlogssituaties, als de bevolking was weggevlucht of zich binnen verscholen hield. Of de bewoners boycotten de omroeper door niet op te komen dagen, bijvoorbeeld als zij al van kennissen uit een naburig dorp vernomen hadden dat de omroeper onwelkom nieuws kwam brengen. Een belastingverhoging… onbetaalde rekeningen van politici en ambtenaren werden weer bij de bevolking neergelegd… voor wie de overschrijdingen immers ook besteed waren… Slechts het zenden telt De omroeper deed zijn werk door de dorpen langs te gaan en was alleen verantwoordelijk voor het zenden van zijn boodschap. De mogelijke toehoorders werden daarna verondersteld op de hoogte te zijn. Of er veel of weinig mensen aanwezig waren, was voor hem niet van belang. Evenmin of ze zijn boodschap werkelijk hoorden. Hij werd gestuurd om het te zeggen, niet om mensen te laten luisteren. Hij voerde zijn opgedragen taak uit en trok verder. Varianten Deze vorm van omroepen komt in deze gedaante niet meer voor. De klassieke omroeper is vervangen door moderne media. Een overheid licht zijn burgers voor via televisie en internet. Op tv en internet bestaat vrijwel altijd enige vorm van tweerichtingsverkeer; de kijker kan reageren en dat heeft soms zelfs invloed op het gezondene. Bij omroepen Toch blijft omroepen een zendergerichte activiteit, die plaatsvindt zonder de fysieke aanwezigheid van een publiek. Daarmee onderscheidt omroepen zich van uitvoeren, voordragen, en acteren. Maar het onderscheid kent nuanceringen; de overgang naar de andere podiumsituaties verloopt met tussenvarianten.

Figuur 5.2 Omroeper zonder ontvangers


74


Reacties achteraf Moderne omroepen hebben vrijwel altijd een beperkte vorm van tweerichtingsverkeer ontworpen. Men kan na tv-uitzendingen, of zelfs al tijdens het programma, telefonische hulpdiensten raadplegen. De reacties van kijkers worden gehoord. Het zenden zelf blijft een vorm van communicatie in één richting. Op het gezondene zelf is door de ontvanger geen (gelijktijdige) invloed mogelijk. Tijdens de uitzending Moderne praatprogramma’s verwerken soms ook reacties tijdens de uitzending zelf. Een kijker belt en wordt gehoord tijdens de uitzending. De in de studio aanwezige medewerkers van het programma reageren op de opmerkingen van de kijker. Dit is een beperkte vorm van tweerichtingsverkeer. Toch doet het aan het eenzijdige karakter van het omroepen maar in beperkte mate wat af. Zelden echt live Allereerst geldt in werkelijkheid dat real-lifeprogramma’s zelden werkelijk real-life zijn. Praat- en showbizzprogramma’s zijn een dag tevoren of op de middag van de avonduitzending opgenomen en suggereren slechts gelijktijdigheid van zenden en ontvangen. Grote culturele uitverkiezingen worden met twee seconden vertraging uitgezonden om te voorkomen dat een prijswinnaar die het woord krijgt onwelgevallige dingen zegt, obscene gebaren maakt of een borst ontbloot. De eindregisseur kan in die gevallen ingrijpen en onmiddellijk de uitzending even onderbreken en overschakelen op commercials, om daarna de draad van het programma weer op te pakken als de lastpost die niet in de uitzending paste van het toneel verdwenen is. Sportwedstrijden vormen een uitzondering op de regel dat tv-uitzendingen zelden werkelijk live zijn. Geen gelijktijdige invloed Ook de reacties van kijkers in praat- en showprogramma’s waar het publiek massaal op kandidaten stemt, zijn zelden real-life. Het verloop van het vervolg van het programma wordt weliswaar beïnvloed door de reacties van de kijkers, maar de act van het zenden zelf vindt uitsluitend plaats door de zender. Zonder een samenspraak met de ontvangers. Bij uitvoeren, voordragen en acteren is wel sprake van samenspraak van ontvangers en zenders, zij het niet in de vorm van een dialoog maar in de vorm van de invloed van fysieke aanwezigheid, die het zenden niet alleen volgordelijk in een keten van actie en reactie beïnvloedt. maar ook tijdens het zenden zelf. Die invloed ontbreekt bij omroepen, hoewel ook daar nog een nuancering op mogelijk is. Bij omroepen wordt soms sterk gesuggereerd dat publiek werkelijk aanwezig is. Fysiek aanwezig publiek De suggestie van inbreng in het zenden wordt niet alleen gewekt door kijkers de mogelijkheid te bieden invloed uit te oefenen op het verloop van het programma, maar ook door hen overdrachtelijk als publiek live in de zaal aanwezig te laten zijn. Er zit bij de showprogramma’s een publiek op de tribune. Dat publiek vervult een rol voor de kijker thuis; de kijker identificeert zich met dat publiek. Hij heeft het idee dat hij invloed uitoefent zoals dat publiek invloed uitoefent. Het publiek beïnvloedt het zenden van de presentator door hem te bemoedigen met lachen, door te applaudisseren, licht boe te roepen of te hummen. De kijker is hier als het ware getuige van een uitvoering door de presentator; de presentator zendt niet alleen, maar verwerkt de reacties van het fysiek aanwezige publiek direct in zijn presentatie. In deze varianten schuift het omroepen wel-


Mate van interactie

75

iswaar op in de richting van de andere podiumsituaties, maar toch blijft de presentator primair gericht op het zenden voor de kijkers thuis. Of suggestie van aanwezigheid Een ander voorbeeld van een variant van omroepen is te vinden in komedies. Daar heeft een publiek niet alleen invloed in een keten van actie en reactie maar ook tijdens het spelen van de comedy zelf. Het kan een toneelstuk zijn dat wordt opgenomen in de live aanwezigheid van een publiek en later wordt uitgezonden, of zelfs gelijktijdig. Feitelijk is het dan een uitvoering die uitgezonden wordt naar kijkers. De kijkers zelf hebben geen directe invloed, maar de toeschouwers in de zaal wel. De kijkers identificeren zich met de toeschouwers en koesteren daarmee de suggestie van invloed. Bij de meeste komedies vervult de toeschouwer in de zaal geen andere rol dan de kijker thuis de suggestie van aanwezigheid bieden. Lachen op commando De toeschouwer bestaat vaak niet eens als toeschouwer die zelfstandig reageert, maar als opvolger van opdrachten van een regisseur. De regisseur timet in een leuke scène wanneer de kijker thuis het beste kan lachen en houdt in de zaal waar de comedy op proef wordt uitgezonden het bordje met ‘lachen’omhoog. Een standaardgeluidsband Nog eenvoudiger: de geluidsband wordt gemonteerd met lachsalvo’s die niet uit een proefuitzending van deze voorstelling komen, maar uit een standaardband met honderden lachsalvo’s die verschillen in volume, duur, toon. Per scène wordt de juiste gekozen. Illusie van gezamenlijkheid In komedies wordt gesuggereerd dat de kijker aanwezig is door hem mee te laten lachen met een publiek. De voorstelling wordt opgenomen voor een live publiek en vervolgens gemonteerd en uitgezonden of het live publiek wordt er als het ware aan toegevoegd vanaf een geluidsband. Een kijker heeft de illusie dat hij aanwezig is en meelacht met het aanwezige toneelpubliek. Samen met anderen lachen is plezieriger dan in je eentje lachen. Televisie is en blijft een medium dat sterk in een sociale behoefte voorziet. Het biedt de illusie van aanwezigheid en tweezijdige communicatie in live-uitzendingen en komedies. Omroepen in projecten De klassieke omroeper lijkt ver verwijderd van de moderne wereld. Het voorbeeld van tv-uitzendingen lijkt weinig connecties te hebben met de wereld van projectontwikkeling. Alleen bij zeer grote projecten maak je gebruik van tv-commercials en krijg je free publicity. Voor kleine projecten kun je dit meestal niet organiseren of is de prijs te hoog voor het creëren van de gratis media-aandacht. Toch maak je in bijna alle commerciële projecten gebruik van omroepen, evenals in overheidsprojecten. Denk aan advertentiecommercials om de wooneenheden van het nieuwe flatgebouw te verkopen of voorlichtingscampagnes in de pers om mensen van de nieuwe plannen op de hoogte te stellen. Adverteren Zie het nieuwe flatgebouw: Om de wooneenheden te verkopen adverteer je. Bij adverteren kies je zo gericht mogelijk het advertentiemedium dat het bereik weerspiegelt dat je wilt benaderen.


76


Je zendt je advertentie uit zonder dat je werkelijk weet of je je publiek bereikt. Je kunt dit hoogstens achteraf toetsen, niet op het moment van zenden zelf. Voor adverteren geldt het bekende adagium dat minstens de helft weggegooid geld is, maar dat je nooit vooraf weet welke helft. Omdat je je ontvangers niet precies genoeg kunt vaststellen, adverteer je altijd ruimer dan strikt noodzakelijk is. Maar als je je advertentiebereik beperkt, bereik je een deel van de ontvangers ook zeker niet. Kortom, je schiet met hagel waarvan een deel verspilling is. Maar de kans dat je raak schiet is groter dan wanneer je enkel gericht met een kogel schiet. Voorlichten In overheidsprojecten is voorlichting vaak vereist. Denk bij het flatgebouw aan mensen die mogelijke bezwaren hebben en die je op tijd in kennis wilt stellen van de plannen, zodat zij in staat gesteld worden hun bevindingen tijdig naar voren te brengen. Daartoe adverteer je. Ook deze advertenties schieten voor een groot gedeelte mis. Je benadert potentieel ook alle mensen die geen belang hebben bij het project, maar met de advertentie bereik je dat degenen die wel belang hebben, verondersteld worden op de hoogte te zijn. Een overheid vergewist zich er niet van of ontvangers de boodschap werkelijk ontvangen. Je maakt gebruik van de bestuurlijk gekozen media: internet, regionale kranten, een huis-aan-huisblad. Als je daar de plannen voor het flatgebouw in annonceert, wordt iedereen geacht binnen een bepaalde periode te reageren. Alle belanghebbenden zijn op de hoogte… Dat is de fictie die overheden hanteren om hun communicatie efficiënt te houden. Ontvangen telt niet Op zich vreemd. maar het is ondoenlijk iedereen de juiste informatie te geven. Denk in dit verband aan de stelling van een overheid dat iedere burger geacht wordt de wet te kennen. Een feitelijke onmogelijkheid, zelfs al ben je juridisch specialist en voor de meeste mensen onnodig, omdat zij met veel wetgeving nooit in aanraking komen. Een overheid vraagt nauwelijks aan burgers wat zij wel en niet van wetten begrepen hebben en doet weinig moeite individuen uit te leggen wat in hun begrip ontbreekt. De overheid publiceert zijn nieuwe wetten in de Staats courant en daarmee zijn zij werkelijkheid voor burgers. Of mensen de Staatscourant lezen en of zij begrijpen wat er staat, is niet relevant. De advertentie is voldoende. De klassieke omroeper roept niet meer om maar schrijft en of hij gelezen wordt of niet maakt hem niet uit. Omroepen is een vorm van communicatie waarbij de zender zich er tijdens het zenden niet van vergewist of het publiek wel luistert. De aanwezigheid van een publiek heeft geen invloed op het zenden, in tegenstelling tot bij uitvoeren. Omroepen kent varianten die kenmerken van uitvoeren, voordragen en acteren hebben, maar het blijft vooral een vorm van uitzenden waarbij de ontvanger geen directe, gelijktijdige invloed uitoefent. Denk aan advertentie- of voorlichtingscampagnes.

5.3 Uitvoeren Bij uitvoeren hebben ontvangers direct invloed op de zenders. De zenders ervaren de aanwezigheid van een publiek en houden daar in hun uitvoering rekening mee.


Mate van interactie

77

Klassieke concerten Denk aan de uitvoering van een concert; het publiek wordt een inzage in de act van het zenden gegund. Veel verder dan deze inzage gaat de invloed echter niet. De muzikanten zijn zich na de vele voorbereidende repetities tijdens het spelen van de uitvoeringen met publiek bewust van de aanwezigheid van dit publiek. Dit bewustzijn wordt verwerkt in de voorstelling. De feitelijke boodschap, het muziekstuk, wordt echter niet of nauwelijks aangepast. Wellicht duurt het gehele stuk wat langer of korter, of wordt er wat harder of zachter gespeeld, het stuk zelf verandert niet of nauwelijks. De uitvoering is gericht op het zo zuiver mogelijk overbrengen van het stuk en tegelijk wordt rekening gehouden met de kenmerken van het aanwezige publiek. Rekening houden met het publiek De muzikanten verwerken tijdens het stemmen van hun instrumenten voorafgaand aan de voorstelling, de invloeden van de temperatuur en de vochtigheid van de zaal. Tijdens het spelen houden ze rekening met de veranderde akoestiek van het gebouw. Als gevolg van het geluidsabsorberende vermogen van de massa lichamen en de eventueel veranderde temperatuur en vochtigheid, klinken hun instrumenten anders dan vooraf en houden ze daar in het spelen rekening mee. Het publiek wordt niet geacht te reageren. Tijdens een muziekuitvoering van een klassiek stuk past een doodse stilte en een fysieke onbeweeglijkheid. Deze maken een maximale aandacht voor het aanbod mogelijk. De toehoorders proberen de eigen invloed op het gezondene tot een minimum te beperken. Slechts in de massa van de lichamen in de zaal en in nauwelijks verifieerbare, maar uiterst voelbare fenomenen, zoals de stemming in de zaal, komt deze invloed tot uiting.

Figuur 5.3 Uitvoeren

Waarnemen van het zenden Het publiek kan, anders dan bij omroepen, waarnemen hoe het zenden verloopt. Bij een klassiek concert ziet het publiek hoe de inzetten elkaar opvolgen, of de musicus gehaast en zenuwachtig is, of de blikken van zijn medemusici of de dirigent uitnodigen en rust brengen… De muzikanten van hun kant, ervaren tijdens het spelen de aanwezigheid van dit publiek. Daar doen zij het voor, naast hun eerbetoon aan de componist, waarvoor zij wellicht zelfs zouden spelen als er geen publiek was. Hoewel de klassieke musici voor publiek spelen, spelen zij alsof dit publiek geen invloed heeft op hun musiceren. Zij spelen het muziekstuk alsof zij in hun eigen omgeving zijn,


78


nu min of meer toevallig gadegeslagen door een publiek dat invloed heeft. De vulling van de zaal, de stemming, de temperatuur beïnvloedt de instrumenten en de musici. Die invloed verwerken zij zo neutraal mogelijk, om het stuk zo onafhankelijk mogelijk over te brengen. Enige tweezijdige communicatie Het uitvoeren van een klassiek concert lijkt nog sterk op omroepen, zij het dat de fysieke aan wezigheid van het publiek anders dan bij omroepen al direct invloed op het zenden heeft. Zenders en ontvangers hebben in deze situatie van uitvoeren meer communicatie met elkaar dan bij omroepen. Popconcerten Bij popconcerten is de invloed groter dan bij klassieke concerten. Waar de luisteraars naar klassiek zo stil en onbeweeglijk mogelijk zijn, daar zijn de bezoekers van popconcerten aanwezig in vele gedragingen. Zij uiten direct hun wil deel uit te maken van een happening. De popmuzikanten spelen daarop in. Zij spelen meer of minder enthousiast, afhankelijk van het enthousiasme van het publiek. Popmuzikanten spreken over het ‘omarmen van een zaal’. De zaal is één geheel. Iedereen wordt opgenomen in het feest van de uitvoering. De muzikanten willen alle bezoekers bereiken. Het publiek wordt omarmd als een geliefde. Wederkerige passie en plezier De passie en het plezier van spelen en luisteren is voelbaar tussen popgroep en publiek. Er is als het ware sprake van enige erotiek in plaats van bewondering alleen, zoals bij klassieke muziek. In deze erotiek heeft het publiek van een popconcert direct invloed op de muzikanten. De bezoekers bepalen de passie en het plezier van de uitvoering voor een deel. Invloed door aanwezigheid Ook bij uitvoeren kunnen de reacties van het publiek het verloop van het programma beïnvloeden, net zoals bij omroepen de reacties van kijkers invloed uit oefenen op het vervolg. Denk aan de instemming die popluisteraars laten horen bij een evergreen van de groep; volgen er dan meer klassiekers uit het repertoire? Of geeft het publiek een lauwe reactie en zijn ze juist extra enthousiast als ze een nieuw nummer horen? Waarschijnlijk volgt er dan nog een enkel nieuwe nummer dat de groep op dit moment in de studio’s repeteert, maar dat nog niet helemaal af is. Hoeveel toegiften volgen afhankelijk van de intensiteit van het verzoek daartoe? Het verloop van een popconcert wordt beïnvloed door de reacties van de bezoekers. Vergeleken bij omroepen is voor uitvoeren kenmerkend dat de bezoekers ook tijdens het zenden zelf de act van het zenden beïnvloeden; zij bepalen mede het enthousiasme, de betrokkenheid, de warmte, het contact waarmee gespeeld wordt. Varianten Zoals omroepen varianten kent die kenmerken bevatten van de andere podiumsituaties, kent uitvoeren varianten die bijvoorbeeld op omroepen lijken. Denk aan de opname bij een concert voor een cd. De live-uitvoering is de opmaat voor een live-cd. De luisteraar thuis kan zich aanwezig wanen, ondanks het verschil in tijd en locatie. Of denk aan een live-uitzending. Het verschil tussen de luisteraar thuis en de bezoeker ter plekke bij het concert betreft slechts de plaats en daarmee de mogelijkheid rechtstreeks invloed uit te oefenen.


Mate van interactie

79

Voorbeeld in projecten Denk bij de podiumsituatie uitvoeren in projecten aan roadshows. Voor het nieuwe flatgebouw wil je zo veel mogelijk wooneenheden aan de man brengen. Je gaat in de regio op vele plekken een show verzorgen, met behulp van een diapresentatie. De diapresentatie begeleid je niet ter plekke met commentaar, maar deze is voorzien van een geluidsband. Afhankelijk van de grootte van de zaal, het aantal deelnemers, enkele van hun kenmerken, jonge ouders of mensen tegen hun pensioengerechtigde leeftijd, hun kleding, netjes of vrijetijds, spreek je het publiek vooraf langer of korter toe, op een meer formele of informele toon. Daarna zet je wellicht het volume wat hoger of laat je meer lage tonen doorkomen. Echt invloed op de roadshow zelf heeft dit niet. Waarschijnlijk verzamel je de vragen na afloop en laat je later contact opnemen in plaats van direct antwoord te geven op de vragen naar aanleiding van de diapresentatie. Je houdt rekening met enkele kenmerken van je publiek, maar komt niet tot directe interactie.

Uitvoeren is een vorm van communiceren waarbij een zender zijn boodschap uitzendt naar een publiek terwijl hij, in tegenstelling tot bij omroepen, met de aanwezigheid van dat publiek rekening houdt, zonder dat hij hen echter veel aan de uitvoering zelf laat veranderen. De zenders acteren alsof zij in hun eigen omgeving zenden, evenals omroepers, maar zijn zich bewust van de lijfelijke aanwezigheid van het publiek en spelen daarop in. Varianten van omroepen betreffen onder andere live uitzendingen en varianten van uitvoeringen generale repetities met publiek. Bij deze uitvoeringen hebben toeschouwers soms direct invloed op de spelers als zij bijvoorbeeld laten blijken dat zij een overgang niet begrijpen en de spelers even in hun spel pauzeren om het publiek er weer bij te laten komen. Dit lijkt al meer op voordragen. Bij voordragen hebben de ontvangers meer inbreng.

5.4 Voordragen Bij uitvoeren staat de uitvoering centraal, bij voordragen staat de overdracht voorop. De speler voert niet alleen het stuk uit, als het ware omwille van het stuk zelf waarbij de luisteraar volgend is, maar draagt dit voor; hij heeft primair oog voor de overdracht naar de toehoorder. Meer focus op het publiek De voordrachtskunstenaar bouwt pauzes in of brengt juist versnellingen aan. Hij wacht bewust na een kuchje of een lachsalvo, stopt soms middenin een zin, om weer verder te gaan als de aandacht van het publiek weer als optimaal voelt. Bewust reageren Bij uitvoeren is het ondenkbaar, zeker bij klassieke werken, bij popmuziek kun je je het nog voorstellen, dat de musici opeens middenin het stuk pauzeren omdat iemand in de zaal moet hoesten. Bij voordragen is dit luisteren naar het publiek essentieel in de voordracht. Op activiteit ontvangers Omroepen is sterk zendergericht. Bij uitvoeren wordt een boodschap uitgezonden in de aan wezigheid van publiek. Bij voordragen heeft dit publiek meer invloed dan bij omroepen en


80


uitvoeren. De reacties van de ontvangers beïnvloeden de voordracht. De ontvangers worden een actief element in de voordracht. Verschil met omroepen en uitvoeren De focus bij voordragen ligt vooral in het overbrengen. De voordracht wordt gebracht naar levende mensen, van wie verwacht wordt dat zij enigszins reageren. De zender heeft hier aandacht voor. Niet meer alleen voor de boodschap op zichzelf, zoals bij omroepen waar een boodschap de ether in gezonden wordt in afwachting of hij gehoord wordt door een publiek of bij uitvoeren, waar weliswaar een publiek aanwezig is waar enigszins rekening mee gehouden wordt, maar de uitvoering zelf voorop blijft staan. Bij voordragen staat niet meer de uitvoering voorop, maar de overdracht.

Figuur 5.4 Voordragen

Meer invloed Dit vormt een verschil met uitvoeren, waar de aandacht van de zender zich geheel concentreerde op de boodschap en die van de ontvangers op het waarnemen en toehoren. Bij voordragen als communicatievorm bevinden de ontvangers zich een positie dat zij zich in beperkte mate eigen reacties mogen toestaan. Aangepaste timing, eventuele herhalingen Een voordrachtskunstenaar is zich - anders dan een uitvoerend musicus - niet alleen bewust van de aanwezigheid van zijn publiek, maar probeert tevens de reacties in zijn voorstelling te verwerken. De reacties hebben een invloed op de voordracht van zijn stuk. Hij past zijn stemvolume aan op de zaal, zoals bij uitvoeren. Hij stemt ook zijn timing af op het publiek. Hij last, als dit nodig is, eventuele korte herhalingen in, zonder dat dit afbreuk doet aan de voordracht. Bij een muziekvoorstelling is dit haast ondenkbaar. De omgeving beïnvloedt het zenden In tegenstelling tot bij omroepen en uitvoeren, hebben de ontvangers een muziekvoorstelling direct invloed op de wijze waarop de boodschap gebracht wordt. De ‘oh’s en ‘ah’s, de zuchten, de stiltes, het geroezemoes, enzovoort, hebben invloed op de voordracht zelf. Vergelijk dit met het hiervoor genoemde klassieke concert. De uitvoering staat ook daar uiteraard geheel ten dienste van het publiek. Maar dit publiek wordt geacht geen enkele directe invloed uit te oefenen op de Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net

Mate van interactie

81

uitvoering. Slechts de aanwezigheid van het publiek wordt verwerkt. Men wordt geacht niet te kuchen en niet te vaak te gaan verzitten. Geluiden van buiten worden uitgesloten door de passende geluidsvoorzieningen van het auditorium. Een demonstratie Denk bij het flatgebouw weer aan een diapresentatie. Er is nu geen geluidsband, maar je voorziet de beelden zelf van commentaar. Je kunt de timing van de opeenvolging van dia’s aanpassen aan de reacties van je publiek. Bij vragen na afloop van de voorstelling ga je waarschijnlijk direct op de materie in. Je gunt je publiek meer inbreng dan bij een roadshow of een advertentie. Bij voordragen vormt de omgeving een vernieuwend element in het zenden. De act van het zenden wordt, anders dan bij omroepen, afgestemd op een aanwezig publiek, zoals bij uitvoeren. Bovendien wordt het zenden aangepast aan de reacties van het publiek: tijdens de uitvoering wordt even gestopt omdat iemand kucht of een regel wordt herhaald. Denk bij voordragen aan het geven van een demonstratie. Bij acteren komt het publiek nog sterker in beeld, het publiek kan dan in de podiumsituatie acteren, bijvoorbeeld direct reageren met een opmerking of uitgenodigd worden voor een deelname aan de voordracht.

5.5 Acteren Bij acteren wordt, net als bij voordragen, de invloed van het publiek in de voorstelling verwerkt. Bij voordragen zie je dat terug in de timing en intonatie van de spelers, hun houdingen, posities wat dichterbij of juist verder weg van het publiek, hun minder snel of juist sneller bewegen. Invloed van publiek en onderling samenspel Dat zie je bij acteren ook. Daarnaast heeft bij acteren het publiek een zekere invloed op de act van het spelen zelf. Bij theater in groepsverband beïnvloedt het onderlinge samenspel van de acteurs de voorstelling meer dan bij uitvoeringen en voordrachten waar spelers gezamenlijk optreden. Er is bij acteren meer spanning tussen de karakters onderling. Die spanningen vormen een essentieel element van het samenspel. Het publiek reageert met instemmende aandacht of met een lichte verveling op een karakter en dat heeft invloed op het spel van een ander karakter. Die andere speler spreekt of beweegt daardoor bijvoorbeeld net wat feller. Vele theatervormen Theater heeft vele vormen. Denk onder andere aan cabaret, opera, toneel, musicals, performances, film. In de vierdeling naar de mate van interactie met het publiek is voordragen bijvoorbeeld een toneelvorm, evenals uitvoeren. Ook omroepen, denk met name aan de klassieke stads- of dorpsomroeper, kan als een vorm van theater gezien worden, zelfs al is daarbij niet altijd voldaan aan een voorwaarde van de aanwezigheid van een publiek. Acteren in aanwezigheid ontvangers Hoewel alle vier onderscheiden musische vormen in algemene zin als theater en als acteren gezien kunnen worden, duidt de term acteren nu op een specifieker gebied. Namelijk het spelen voor een publiek dat reageert en de act van het spelen diepgaand beïnvloedt. Het publiek zet de toneelspelers aan een communicatie tot stand te brengen die verdergaat dan bij omroepen, uitvoeren of voordragen. Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net

82


Met invloed Acteren is hier een vorm van spel, of zo je wilt van zenden, waarbij - anders dan bij omroepen - maar net als bij uitvoeren ontvangers aanwezig zijn en waarbij die ontvangers in zekere mate reageren zoals bij voordragen en zo het spelverloop beïnvloeden. Deze reacties oefenen nog meer dan bij voordragen invloed uit op het spel. Zoals bij uitvoeren en voordragen Een toneelstuk kan worden uitgevoerd als een muziekstuk. De acteurs treden op als zuivere instrumenten, die in hun vertolking zo min mogelijk eigen inbreng leggen. Zij streven naar de precisie van hun stemgeluid, van hun bewegingen om de eigen interpretatie, en die van hun regisseur, van de karakters in een toneelstuk zo zuiver mogelijk over te dragen. De acteurs verwerken het lachen, de stiltes, het geroezemoes, de spanning in de zaal. De acteurs treden op als uitvoerders door met de aanwezigheid van het publiek terdege rekening te houden in hun vertolking. Zij treden op als voordragers, door de beperkte reacties van de aanwezige ontvangers te verwerken. Meer invloed Het net iets eerder of later inzetten van instrument of stem, heeft gevolgen voor het ‘antwoord’ van de volgende musicus of speler. Bij acteren gaat dit verder dan bij uitvoeren of voordragen. Er bestaat meer spel tussen de acteurs onderling. Het publiek wordt bijvoorbeeld nadrukkelijker gestuurd in zijn sympathie voor de een of ander. Het bijsturen van de aandachtsverdeling. De acteurs reageren actiever op de reacties van het publiek dan bij uitvoeren en voordragen. Vergeleken daarbij is de onderlinge taakverdeling de aandacht van het publiek te sturen, minder vooraf in kaart te brengen. Soms reageert bijvoorbeeld een ouder publiek in een dorp anders dan een jong publiek in een stad. De identificatie loopt bijvoorbeeld vooral naar een goed karakter en de afkeuring naar de slechterik, terwijl de voorstelling juist iets over de complexe beoordeelbaarheid van dergelijke begrippen wil onthullen.

Figuur 5.5 Acteren


Mate van interactie

83

Op elkaar reagerenI De acteurs sturen de voorstelling met hun spelregister bij door het slechte karakter wat meer op de voorgrond te plaatsen en bijvoorbeeld de glimlachjes van het goede karakter te laten veranderen in grijnzen. Of het slechte karakter spreekt een extra sympathiserende tussenzin uit en probeert vooral instemming van zijn gezicht af te laten stralen. Of het goede karakter speelt wat meer snerpend dan met een mooi en helder stemgeluid. Om de bedoeling over te brengen veranderen de acteurs de voorstelling enigszins; niet alleen qua uitvoering ofwel vorm, zoals bij uitvoeren en voordragen, maar ook qua inhoud. De acteurs veranderen hun gezichtsuitdrukking, intonatie, inbeelding en uitstraling, kortom hun spel. Op het publiek reageren Van de acteurs wordt verwacht dat zij in zekere mate reageren op het publiek en aan het publiek wordt enige mate van reactie toegestaan. Hoewel dit vooral geacht wordt passief te zijn - een toneelstuk of cabaretvoorstelling is geen dialoog - is deze onbeweeglijkheid minder dan bij bezoekers van klassieke concerten. Tijdens het spel De reacties zijn niet zo expressief als bij bezoekers van popconcerten, waar verwacht wordt dat het publiek uit zijn dak gaat of afkeurend geroep laat horen. Bij popconcerten wordt het verloop van een voorstelling nog actiever beïnvloed dan bij toneelvoorstellingen of uitvoeringen van klassieke concerten. Afhankelijk van de reacties, worden toegiften gegeven, gouwe ouwen van de popgroep zelf ingevoegd of evergreens van anderen. Daarbij siert het de professionaliteit van de popgroep en zijn producers, als daar vooraf al rekening mee wordt gehouden. Een uitvoering bestaat uit diverse scenario’s. Aanpassen Binnen elk afzonderlijk nummer blijft echter de invloed op het spelen beperkter dan bij acteren. De muzikanten concentreren zich op het spelen van hun nummer zonder de uitvoering daarvan veel aan te passen aan de reacties tijdens het spel. Ook bij acteren worden de bezoekers geacht tijdens het spel vooral ontvankelijk te zijn. Sterker dan bij uitvoeren en voordragen hebben zij in beperkte mate de mogelijkheid met eigen emoties te reageren ten tijde van het spel. Deze reacties hebben hun invloed op het verloop van het spel zelf; niet alleen op een verandering van nummer, een aanpassing van de timing, maar op de inhoud van het spel. Meer vrijheidsgraden Een act in een toneelstuk wisselt sterker per uitvoering dan een popsong. De acteurs hebben meer vrijheidsgraden. Die benutten ze om tijdens hun spel zo effectief mogelijk op het publiek in te spelen. Presenteren Denk bij een flatgebouw aan een presentatie rondom een maquette. Je beschikt over een prototype in driedimensionale vorm met de juiste kleurstellingen, ingebed in de nieuw aan te leggen infrastructuur en voorzien van de nieuwe groenvoorzieningen. De maquette is prachtig ingelegd in een grote ovalen tafel met onderblad en bovenblad van glas. De geïnteresseerde kapitaal verschaffers verzamelen zich rondom en je houdt je mondelinge presentatie over de te verwachten opbrengsten van deze investering en de te verwachten risico’s. Je laat je betoog naar eigen inzicht


84


aanvullen door de vragen van je toehoorders. Je maakt tussenstapjes en bewandelt zijwegen naar aanleiding van hun vragen en keert steeds weer terug naar de hoofdroute van je voorbereide betoog. Afhankelijk van het instemmend knikken of het wenkbrauwen fronsen van je toehoorders, pas je je intonatie en houding aan, maak je gebruik van meer of minder verbindende tussenzinnen en verdeel je je blikken anders over de mensen, om hun aandacht te sturen. Als reacties van ontvangers direct invloed hebben op het verloop van het spel, is sprake van acteren - zoals hier in het onderscheid met omroepen, uitvoeren en voordragen bedoeld. In het zenden van je boodschap, probeer je dit niet alleen zo zuiver en goed mogelijk te doen, maar bouw je tevens - binnen de begrenzingen van het spel dat je speelt, namelijk de gegeven tekst en mise-en-scène - al ruimte in voor reacties van je ontvangers. In de vier vormen voor het brengen van een boodschap biedt acteren de meeste ruimte voor inbreng van het publiek.

5.6 Samenvatting mate van interactie Als je actoren benadert, vraag je je vooraf af in welke mate je zelf de communicatie al invult en welke mate van inbreng je de actoren biedt. Welk niveau van inspraak verleen je hen? In welke ontwikkelsituatie wil je gezamenlijk het resultaat specificeren? Een derde manier om naar de inbreng van actoren te kijken, is vast te stellen welke mate van interactie je de actoren tijdens je communicatie biedt. Daartoe onderzoek je de podiumsituatie; hoeveel invloed bied je je publiek op je voorstelling? Bij acteren heeft het publiek meer invloed op het verloop van een voorstelling dan bij omroepen, uitvoeren of voordragen. Omroepen Omroepen kan plaatsvinden door een zender in zijn eentje. Het publiek hoeft niet eens aanwezig te zijn. Uitvoeren Bij uitvoeren is het publiek wel aanwezig, maar wordt het geacht niet meer dan dat te doen: aanwezig zijn en de uitvoering zo min mogelijk beïnvloeden. Bij uitvoeren wordt de aanwezigheid van het publiek passief verwerkt in de voorstelling. Denk aan een klassiek concert. De luchtvochtigheid en het geluidsabsorberende vermogen van de in de zaal aanwezige mensen, vragen een andere stemming van instrumenten, een harder of zachter inzetten. Voordragen Bij voordragen gaat deze invloed nog verder, bijvoorbeeld bij een voorleesavond. Bij voordragen mag er gelachen worden en bewonderend gezucht of onrustig worden geschoven op de stoel. Soms wacht een speler daardoor wat langer of wordt een deel van de voorstelling nog even herhaald. De timing van de voordrachtskunstenaar reageert rechtstreeks op stiltes, op kuchjes, op het gaan verzitten, of gelach in de zaal. Het spelen van de voorstelling zelf blijft echter zo goed als onaangetast. Het voor te lezen verhaal op zich verandert niet. Acteren Bij acteren tot slot, is de invloed het grootst. Daarbij stemmen de acteurs hun spel nog actiever af op de reacties van een publiek. Denk aan verhalenvertellers, cabaret of toneel. Een toeschouwer


Mate van interactie

85

heeft de mogelijkheid het verloop van het spel te beïnvloeden. De verhalenverteller laat bijvoorbeeld een bepaald type detail weg waarvan hij eerder opmerkte dat de zaal er lauw op reageerde, de cabaretier verzint er ter plekke een grap bij of de acteur improviseert enkele zinnen in zijn scène, al naar gelang het gevoel dat hij op dat moment bij zijn publiek heeft. De acteur kan het spel veranderen tijdens de voorstelling. Voorbeelden Voorbeelden van de verschillende podiumsituaties in projecten vind je als volgt: bij omroepen past adverteren, bij uitvoeren passen roadshows, bij voordragen demonstraties en bij acteren mondelinge presentaties. Verschillende invloedsniveaus Bij acteren laat een acteur, meer dan bij omroepen, uitvoeren en voordragen, zijn spel beïnvloeden door reacties uit het publiek. Hij spreekt individuen uit het publiek soms gericht aan in zijn spel, door de vierde muur tussen hemzelf en de zaal te doorbreken.

Het flatgebouw als voorbeeld Je wilt het nieuwe flatgebouw onder de aandacht brengen van potentiële kopers. Je kunt dat doen door foldermateriaal te maken en een radiospotje te verzorgen. Je kunt ook een roadshow houden, een powerpointpresentatie verzorgen voor een grote groep belangstellende bewoners of een mondelinge presentatie voor een groep beleggers. De vorm die je kiest betreft wisselende podiumsituaties. Per podiumsituatie verschilt de inbreng die je je publiek toestaat. Een radiospotje verzorgen en foldermateriaal verspreiden betreft de situatie van omroepen. Het is een vorm van zenden zonder een directe terugkoppeling van een publiek. Bij een roadshow is een publiek wel lijfelijk aanwezig. Je staat hen echter niet veel invloed toe, want de show moet doorgaan en goed uitgevoerd worden. Bij een presentatie waarbij je van veel beeldmateriaal op een scherm gebruikmaakt, is de invloed van de ontvangers al groter. Zij hebben meer ruimte te reageren op je voordracht en die onderbreek je daartoe regelmatig even. Bij een mondelinge presentatie, bijvoorbeeld rondom de maquette van het toekomstige gebouw, heb je veel interactie met je publiek tijdens je communicatieve act. Je publiek reageert voortdurend. Niet alleen hun vragen beïnvloeden het verloop van je presentatie, maar ook de wijze waarop ze kijken, luisteren en hun aandacht verdelen over je voordracht, de maquette voor zich en de medestanders, heeft voortdurend invloed op je acteren.


86



6 Een vierde muur doorbreken Projectcommunicatie is in te delen in interne en externe projectcommunicatie. Interne projectcommunicatie vindt plaats met je projectteamleden en externe projectcommunicatie met mensen die niet aan je rapporteren in een directe of indirecte hiërarchische projectrelatie. Interne projectcommunicatie Interne projectcommunicatie betreft de vele ad-hoc-ontmoetingen met je medewerkers en de geregelde overleggen. Denk aan alle keren dat je je medewerkers ontmoet op de gang, bij de koffieautomaat, op de parkeerplaats en alle keren dat ze bij je binnenstappen of jij zelf bij hen inloopt. Denk ook aan de geagendeerde vergaderingen. Ongestructureerd en gestructureerd Bij kleine projecten betreft het vooraf gestructureerde overleg bijvoorbeeld een wekelijkse teambijeenkomst. Bij wat grotere projecten gaat het om een wekelijks overleg met je deelprojectleiders en een maandelijkse meeting met je hele team. Bij hele grote projecten neem je daarnaast ook regelmatig deel aan de vergaderingen van deelprojectleiders met hun teamleiders. Je stemt op de verschillende niveaus binnen het project af om je projectmedewerkers te informeren en van hen voldoende signalen te ontvangen over voortgang en mogelijkheden tot bijsturing. Medewerkers zijn bekend Voor interne projectcommunicatie is het niet nodig een actorenanalyse uit te voeren. Je kent de personen waarmee je communiceert: het zijn je projectmedewerkers. Externe projectcommunicatie Bij externe projectcommunicatie is dat anders. Daar zijn niet alle partijen bekend met wie je afstemt. Externe projectcommunicatie richt zich op je opdrachtgever, op de acceptanten van het projectresultaat en op actoren uit de omgeving van het project. Opdrachtgever Je opdrachtgever is van meet af aan scherp in beeld. Hij bestuurt je project. Je rol als opdrachtnemend projectmanager bestaat niet zonder zijn rol. Acceptanten Acceptanten hebben een acceptatierol ten aanzien van je projectresultaat. Zij nemen het resultaat in ontvangst of weigeren het. Als zij het projectresultaat niet aanvaarden komt het niet tot leven. Daarmee vervullen de acceptanten een mogelijke vetorol. Als zij hun veto uitspreken door het resultaat niet te accepteren, kun je het niet overdragen. Achterhalen Je acceptanten krijg je doorgaans redelijk snel in het vizier. Door bijvoorbeeld een standaardrijtje te concretiseren naar de voor jouw project actuele personen, heb je vlot de belangrijkste acceptanten te pakken. Denk bij een standaardrijtje aan eigenaar, gebruiker, beheerder, bouwer, ontwerper, onderhouder en controlerende instantie. Wie zijn zij?


88


Actoren uit de omgeving Om de relevante actoren uit de omgeving van het project te achterhalen, moet je je meestal wat meer moeite getroosten. Met welke interne medewerkers, de medewerkers in de organisatie die niet in je project participeren, wil je communiceren? Welke belanghebbenden van buiten de organisatie wil je betrekken? Welke representanten van consumenten, welke vertegenwoordigers van de pers nodig je uit? Welke lobbyisten van politieke partijen gun je een inkijkje? Welke klantenpanels organiseer je, welke persvoorlichting geef je? In beeld krijgen Om actoren te achterhalen hoef je doorgaans geen uitgebreide marketinganalyse uit te voeren. De voor je project relevante actoren krijg je in beeld door een kringenanalyse uit te voeren, een spinnenwebdiagram op te stellen of door ze met een aspectenbenadering te spotten. Je gaat na wie welke kring van belanghebbenden vertegenwoordigt, wie wie kent die voor het project een belangrijke rol vervult of wie op een inhoudelijk aspect inbreng heeft. Welke benadermiddelen? Je ontwerpt je communicatie door benadermiddelen te kiezen. Communiceer je met alle interne medewerkers die geen deel uitmaken van het project door middel van nieuwsbrieven? En met enkele medewerkers apart via gerichte correspondentie? Maak je een intranetsite met integrale toegang of differentieer je naar groepen medewerkers? Stel je de acceptanten op de hoogte door hen voortgangsrapportages toe te zenden? Of alleen een samenvatting daarvan? Stuur je de managers van de gebruikers- en beheerafdelingen dezelfde informatie als de medewerkers? Welke instemmende of bijsturende reacties verwacht je terug van de medewerkers en managers? Een schriftelijke reactie of hun inbreng via een stuurgroepvergadering? Houd je voorlichtingssessies voor de afdelingen waar de acceptanten toe behoren? Welke benadermiddelen kies je voor de actoren in de wijdere omgeving van het project? Verspreid je folders? Bereid je free publicity voor in de bladen die de doelgroep leest? Houd je een roadshow? Treed je op in een praatprogramma op de radio? Organiseer je discussieforums op de internetsite van je project? Eigenschappen Om je communicatie beter te ontwerpen, breng je eigenschappen van actoren in kaart. Het is voor je communicatie handig als je van je actoren niet alleen hun naam kent, maar ook enkele kenmerken van ze opspoort. Als je meer van je actoren weet, is je communicatie genuanceerder. Een doorwrocht psychologisch onderzoek hoeft meestal niet; met de vragen naar belang, betrokkenheid en bereidheid ken je de voornaamste eigenschappen om je projectcommunicatie effectief vorm te geven. Welk belang hebben de actoren bij het project? Is hun betrokkenheid positief of negatief, groot of klein? En hoe bereidwillig zijn ze tijd in de relatie te steken? Mate van inbreng Je analyseert je actoren en hun kenmerken, je overweegt benadermiddelen en je stelt vast welke mate van inbreng je de actoren gunt. De mate van inbreng heeft invloed op de te kiezen benadermiddelen. Sommige middelen passen minder bij een bepaalde mate van inbreng. Het verstrekken van leaflets is niet voldoende als je diepgaand met actoren wilt communiceren. Je moet dan ook andere benadermiddelen kiezen; vis-à-visgesprekken, meetings en dergelijke.


Een vierde muur doorbreken

89

Inspraak, ontwikkelsituatie en interactie De mate van inbreng bepaal je door inspraakniveau, ontwikkelsituatie en wederzijdse interactie vast te stellen. Het betreft een juridisch aspect, een ontwerpaspect en een aspect dat betrekking heeft op de communicatieve act zelf. Welk niveau van inspraak gun je de actoren? Mogen zij de plannen voortijdig aanhoren? Laat je hen vergaand meebeslissen? Hoe stel je samen met actoren een resultaat vast? In een situatie zonder grenzen van tijd en aantal deelnemers? Of in een situatie met veel beperkingen, waarin een gesloten groep op een vaste einddatum zijn eindproduct levert? Welke mate van inbreng geef je de actoren tijdens de interactie van de communicatie zelf? Is deze groot, bijvoorbeeld een dialoog? Of klein, als je alleen maar informatie zendt?

Figuur 6.1 De vierde muur doorbreken

Je publiek indelen Nadat je de actoren en hun kenmerken geanalyseerd hebt, benadermiddelen kiest en de mate van inbreng bepaalt door inspraakniveau, ontwikkeltuin en podiumsituatie vast te stellen, vraag je je bij de podiumsituatie acteren nog af hoe je je publiek indeelt tijdens de communicatie. Bij zenden heb je deze mogelijkheid niet, bij uitvoeren nauwelijks en bij voordragen beperkt. Bij acteren kun je delen van het publiek gericht bespelen. Als je communiceert terwijl meerdere ontvangers fysiek aanwezig zijn en actief mogen reageren, kun je hen als één geheel benaderen of delen uit het publiek apart aanspreken. Je doet dat door de zogenoemde vierde muur te doorbreken.

6.1 Een open muur Bij acteren kan het publiek een actief onderdeel uitmaken van de voorstelling. Omgekeerd hoeven de acteurs niet één groep te blijven die zich tegenover het publiek bevindt. De groep kan in subgroepen uiteenvallen. Een klassiek voorbeeld is een soort wedstrijdje dat de acteurs in twee groepen spelen: elke groep staat aan één zijde van het podium en probeert de sympathie van zijn deel van de zaal te krijgen. Vervolgens treedt de groep dan de andere groep tegemoet. De zaal wordt als het ware doormidden gedeeld als bij een sportwedstrijd op neutraal terrein, met de supporters van beide teams ieder aan één helft van het veld. Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net

90


Rolverwisseling Acteurs spelen niet alleen voor een publiek, maar ook mét een publiek. Het spel van de acteurs met het publiek kan tot rolverwisseling leiden. Soms vormen de acteurs een deel van het publiek. Als zij zich bijvoorbeeld als medetoeschouwer in de zaal begeven. Uitnodiging tot meespelen Een acteur kan een toeschouwer in zijn spel betrekken door hem gericht aan te spreken. Hij maakt dan de andere toeschouwers tot toeschouwers van dit spel tussen hemzelf en die ene toeschouwer die aangesproken wordt. De acteur creëert dan tegelijkertijd spanning bij de overige toeschouwers: ‘ik kan zelf ook medespeler worden’, zoals degene die is uitgenodigd mee te spelen. Vanuit een rug- en flankdekking Acteurs doorbreken soms de vierde muur die zich denkbeeldig tussen henzelf en de zaal bevindt. Zij hebben drie vaste wanden om zich heen: twee zijwanden waardoor zij doorgaans opkomen en afgaan en een achterwand, die meestal tot decor verheven wordt. Deze achterwand geeft een doorkijk naar de denkbeeldige omgeving waarin het stuk zich afspeelt. In modern toneel wordt soms bewust met deze achtermuur gespeeld. Er wordt dan bijvoorbeeld geen enkel decor aangebracht en je kijkt in de open theaterruimte tot aan de achterwand van de schouwburg, waar een enkele keer zelfs een deur openstaat om een idee of gevoel van verbinding met een buitenwereld tot stand te brengen. Door een onzichtbare muur heen lopen Naast de drie muren rondom zijn rug en schouders staat er een onzichtbare vierde muur voor een acteur. Daarachter bevindt zich het publiek. Door deze muur is een transparante doorkijk mogelijk. Zeker van publiek naar acteur en in beperkte mate andersom, aangezien de lichten in de zaal gedoofd zijn. Tegelijkertijd is de doorzichtige wand een manifeste scheiding tussen podium en zaal. Zender en ontvanger zijn gescheiden. Speler en publiek zijn ieder opgesloten in hun eigen domein. Een heilig en een gewoon domein De spelers bewegen zich in een kooi met een open tralie. Zij zijn zich geheel bewust van de blikken waarmee zij worden gadegeslagen van achter het denkbeeldige hek. Het publiek blijft daarachter, omdat het de ruimte van het spel niet mag en kan verstoren. Het podium vormt als het ware een geheiligde plek van waaruit de speler zijn boodschap overdraagt naar een zaal waarvan hij gescheiden is. Aanwezigen stellen vragen Op het eerste oog lijkt dit thema vergezocht voor projectcommunicatie. Een projectvoorlichter of projectmanager zal immers niet snel met de vierde muur spelen. Toch gebeurt die vrijwel continu, zij het niet op initiatief van de speler maar op initiatief van het publiek. De meeste presentaties, demonstraties en voorlichtingsbijeenkomsten vinden plaats in een setting waarin inbreng vanuit het publiek mogelijk is. Mensen mogen vragen stellen. Als zij dat doen doorbreken zij de vierde muur van de voordracht.



91

Figuur 6.2 Een gaatje in een open muur

Projectvoorlichters stellen vragen Ook projectvoorlichters gebruiken de techniek soms bewust. Niet een aanwezige in de zaal, maar de presentator, doorbreekt de vierde muur. Denk hier aan een informatieve voorlichtingsbijeenkomst om de financiering voor een grootschalig nieuw flatgebouw rond te krijgen. Het publiek bestaat uit vertegenwoordigers van verzekeringsmaatschappijen, banken en participatie maatschappijen. De presentator wendt zich soms gericht tot deze partijen: ‘In ons scenario met volledige verkoop waarvan de helft bij voorinschrijving is het rendement erg hoog, maar het risico dat wij dat scenario niet waar kunnen maken is reëel. Wat vindt u (richt zich tot de vertegenwoordigers van de participatiemaatschappij) van dit scenario?’ Of: ‘Als wij kiezen voor de helft in de vrije verkoop en de helft verhuur, is ons risico lager, zijn de rendementen ook hoger en betalen wij meer gespreid terug. Dit lijkt ons een geschikt scenario voor de verzekeraars onder u. Wat vindt u (richt zich tot deze aanwezigen in de zaal) daarvan?’ Het podium verleggen De voorlichters schakelen tijdens hun voordracht over naar een zakelijk intieme sfeer. Zij wisselen in hun presentatie af met een rondetafelgesprek. De deelnemers aan de presentatie bevinden zich ook vaak niet in een theaterzaalopstelling, maar zitten in halve rondes achter en aan de zijkanten van ovalen tafels. De presentator kan makkelijk de zaal inlopen en ter plekke het publiek aanspreken. De presentatoren zijn zo goed in staat een spel met het publiek te spelen in de mate van interactiviteit die zij hen toestaan. Als de presentator met een groepje aanwezigen of een enkeling in de zaal in gesprek is, zijn de anderen toeschouwer van dit spel. De uitvoering heeft zich als het ware verplaatst van het podium aan de voorkant naar een podium ergens in de zaal.

Een ander projectvoorbeeld Denk aan een voorlichtingsbijeenkomst door de projectontwikkelaar voor omwonenden, over de gevolgen van het flatgebouw voor de omliggende terreinen en de omliggende bebouwing. De voorlichter weet dat er onder de bevolking belangrijke vragen leven ten aanzien van mogelijke milieurisico’s en de waterhuishouding. Tijdens de sessie speelt de voorlichter daar op in door tegen het einde van zijn voordracht het woord te richten tot de verantwoordelijke wet-


92


houder die zich in het publiek bevindt en hem de vraag te stellen: ‘Op dit punt aangekomen, wil ik graag de voor milieu verantwoordelijke wethouder een vraag stellen: ‘Welke risico’s heeft de gemeente onderkend in zijn milieueffectrapportage bij de wijziging van het bestemmingsplan voor dit gebied, dat bebouwing mogelijk maakte?’

Voorbeelden uit de theaterwereld Projectvoorlichters spelen in hun presentaties al dan niet bewust een spel met de vierde muur. Acteurs leren er tijdens hun opleiding bewust gebruik van te maken. De meest duidelijke voorbeelden van dit spel met de vierde muur, liggen in de wereld van het cabaret. Drie cabaretiers Drie grote Nederlandse cabaretiers doen dit ieder op een eigen wijze: de een spreekt het publiek vooral direct als geheel aan, de ander richt zich vaak tot delen uit het publiek en een derde wendt zich soms tot een enkeling. Zij breken ieder op hun manier door de vierde muur heen. Invloed uit de zaal Anders dan bij omroepen, uitvoeren en voordragen hebben spelers bij acteren de mogelijkheid door de vierde muur heen te breken. Er ontstaat een directe tweezijdige communicatie. Vooral vanuit het cabaret zijn voorbeelden te ontlenen aan het doorbreken van de vierde muur. Sommige cabaretiers spreken een hele zaal rechtstreeks aan, andere focussen zich op delen van het publiek en sommige cabaretiers spotten een enkele persoon in de zaal, om daarmee vervolg aan de uitvoering te geven.

6.2 De zaal als geheel Het eerste voorbeeld van het doorbreken van de vierde muur is ontleend aan Freek de Jonge. Hij spreekt in een voorstelling zijn verontwaardiging uit over de achterlijkheid van delen van een gelovige gemeenschap. Het publiek deelt dit. De bezoekers lachen om de kolderieke situaties die de cabaretier weergeeft. Ondertussen roept hij wel eens ‘ja, lacht u maar…’ om het publiek ook over zichzelf na te laten denken en oreert verder. Hij flaneert al pratende over het podium en noemt het door vrijwel iedereen verafschuwde opblazen van de Boeddhabeelden in Afghanistan door de Taliban. Vervolgens richt hij zich direct tot het publiek en haalt de beeldenstorm hier te lande van enkele eeuwen geleden aan. En hij vervolgt met woorden in de strekking van ‘Ja, zij hebben van ons wat kunnen leren, vindt u ook niet…?’ Daarna zwijgt de cabaretier even en geeft hij het publiek de tijd deze gerichte vraag te verwerken. Denkt u wel na? Het publiek wordt rechtstreeks aangespoord over zichzelf na te denken. De afwijzing van de daad van de Taliban is vrijwel unaniem, evenals de afkeer van hun interpretatie en toepassing van vele religieuze voorschriften. Maar met de opmerking en de vraag van Freek de Jonge ligt ineens de kwestie bij iedere aanwezige of hij niet zelf toch ook een beetje een Taliban is of op zijn minst een nazaat van een persoon die handelde als een Taliban. Want waren de beeldenstormers van enkele eeuwen geleden niet een soort Taliban? In hun zoeken naar de juiste, strikte interpretaties van



93

Figuur 6.3 De zaal als geheel aanspreken

voorschriften? De beeldenstormers wezen net als de Taliban beeltenissen van god af . Waren het niet de beeldenstormers die aan de wieg hebben gestaan van het protestantisme, de Nederlandse natie, de Westerse welvaart? Kortom wijkt onze identiteit of die van onze voorvaderen wel zo veel af dan datgene wat we nu zo verfoeien? Freek de Jonge breekt met zijn vraag door de vierde muur en houdt het publiek een spiegel voor. Hij vraagt iedereen even over zichzelf en de eigen oordelen na te denken.

6.3 Delen van het publiek Een andere confrater, Youp van ’t Hek, spreekt in zijn shows soms delen van het publiek aan. Hij doorbreekt de vierde muur die voor hem staat en legt als het ware nieuwe muurtjes, dwars door de zaal heen. Mensen in het publiek worden impliciet in- of uitgesloten. De cabaretier spreekt ze aan met de heimelijke vraag of ze deel uitmaken van de groep van de podiumkunstenaar zelf, of dat zij daarbuiten vallen als een algemeen deel van het publiek. Ontvangers in- en uitsluiten van het podium Een aantal conferences van Youp van ’t Hek laat zich samenvattend als volgt weergeven: Youp bezingt zijn positieve herinneringen aan zijn favoriete voetbalclub Ajax. En vooral de sfeer in het voormalige stadion de Meer. Hij neemt het publiek daar vakkundig in mee. Als vervolgens iemand uit dat publiek net iets te luidruchtig lacht of te enthousiast als enkeling klapt om een afzonderlijke grap, vraagt Youp of deze persoon wel weet waar hij het over heeft. Er volgt een reprimande in de trant van ‘jie komp zeker uut Omm’n’ of ‘jao, ge het de ligkes nog nie an zien gaon be oe PSV-ke’ of ‘ach ja, leer een Feyenoorder eerst maar eens het verschil tussen een boksbal en een voetbal’ of ‘tja, de bedrijfsheren in de Arena zitten lekker achter glas, net als hun vrouwen, die zitten ook achter glas, nee die hoeven de straat niet meer op’. Hoort u er wel bij? Youp laat het publiek zich afvragen of zij inderdaad deel uitmaken van de echte Amsterdammers met de juiste en goede smaak of dat ze daarbuiten vallen. Behoor je tot het gelukkige meerder-


94


waardige deel van de mensheid dat het goede oude Amsterdam nog kent, of ken je alleen maar het kille nieuwe stadion? Val je er bij voorbaat buiten omdat je uit Rotterdam, het zuiden of het noorden of oosten van het land komt? Of val je erbuiten omdat je tot de rijken van deze aarde behoort en het echte leven niet kent, maar alleen een plastic bestaan volbrengt? Na de uitsluitende opmerkingen aan een deel van het publiek volgt een relativerende opmerking dat dit ook maar een grap was. Iedereen kan zich vervolgens toch weer één geheel voelen in de volgende sketch of een volgend liedje.

Figuur 6.4 Delen van het publiek aanspreken

Meer dan alle thuisblijvers Youp houdt ondertussen vakkundig een stilzwijgende afspraak met zijn publiek in stand: die van de fictie van het theater. Hij ondersteunt het superioriteitsgevoel dat de bezoekers toch maar mooi gekomen zijn. Zij zijn per definitie cultuurliefhebbers en beter dan de thuisblijvers. Hoe een deel van de zaal of de zaal als geheel ook aangesproken wordt, het publiek blijft een meerwaardigheid koesteren ten opzichte van degenen die niet aanwezig zijn. Alles wat gezegd wordt betreft eigenlijk anderen. Youp spreekt delen van het publiek aan met de vraag of zij aan de goede kant van zijn voorstelling staan of slechts toeschouwers zijn en blijven. Hij breekt door de vierde muur heen en verplaatst die door groepen in de zaal als het ware deel uit te laten maken van hetgeen op het podium gebeurt en anderen daarbuiten te laten in hun rol als toeschouwer. Hij speelt een spel met zijn bezoekers door ze in- en uit te sluiten van hen die om anderen kunnen lachen. De cabaretier en zijn medestanders lachen om de anderen. De vraag of je niet zelf eigenlijk die anderen bent, komt bij Theo Maassen aan bod.

6.4 Eén persoon aanspreken Het spel met de vierde muur wordt nog nadrukkelijker gespeeld door een cabaretier die na de tijdperken van Freek en Youp de meest populaire lijkt te zijn: Theo Maassen. Waar Freek het publiek als geheel direct aanspreekt en aanzet na te denken en Youp het publiek zich laat op



95

delen in een inner en outer circle door hen voor zichzelf vast te laten stellen of zij behoren tot de geslaagden of de niet-geslaagden in het leven van deze wereld, spreekt Maassen zeer gericht één enkel individu uit de zaal aan. Een individu gericht mee (of tegen) laten spelen Theo Maassen maakt de spanning en de schrik waarmee deze ene persoon aangesproken wordt, voor iedereen voelbaar. Hij laat zien dat hij iedereen uit de zaal er op deze wijze uit kan pikken. Durft u eigenlijk wel? Denk bijvoorbeeld aan een scène waarin hij zich als mannelijke cabaretier op een vrouwelijke toeschouwer concentreert. Hij praat wat met haar en komt de zaal in, terwijl de podiumlichten doven. Hij wordt met haar in een spotlicht verenigd. Hij zegt haar bescheiden dat hij haar wat wil vragen. Hij stelt haar de vraag ‘Wil jij met me zoenen?’ Het publiek voelt de spanning. Waarschijnlijk zegt ze nee, waarop hij uitroept ‘Wil jij dan nu de zaal verlaten!’. Het publiek ontlaadt zich in lachen. Of in het geval zij ja zegt, roept hij ‘Wilt u dan nu allemaal vertrekken!’. Bij het vermoedelijke reële nee- antwoord vult het publiek deze verwachte reactie van de cabaretier in voor het geval de dame toch ja mocht zeggen.

Figuur 6.5 Een persoon aanspreken… spot aan, alle ogen gericht…

Samen het juiste oordeel hebben Freek de Jonge speelt het spel met de vierde muur door het publiek als één geheel aan te spreken en hen zich af te laten vragen of hun oordeel over anderen eigenlijk niet ook op henzelf van toepassing is. Hij geeft het publiek een ongemakkelijk gevoel door het de spiegel van de eigen oordeelsvorming voor te houden en houdt ondertussen de illusie overeind dat het publiek met de hulp van de cabaretier kan oordelen, mits het maar voldoende blijft nuanceren. Het publiek blijft de voorganger volgen door wie zij aangesproken worden; wij kunnen en mogen oordelen, als we dat maar voldoende zuiver blijven doen. Freek biedt het publiek als geheel een thuis, als het maar voldoende nadenkt zoals de cabaretier doet.


96


Tot de juiste groep behoren Youp van ’t Hek richt zich tot delen van het publiek en laat hen toetsen of zij wel tot de groep mensen behoren die het echte leuke leven kennen. Hij laat het publiek steeds nagaan of hun identificatie wel de juiste is. Als de bezoekers zich koesteren in de heerlijkheid van Ajax, doordat zij de cabaretier in zijn lofzang volgen, laat hij hen zich afvragen of dit terecht is. Want bezoekers worden na hun aanvankelijke identificatie opeens van de echte heerlijkheid uitgesloten omdat ze uit een ander landsdeel komen, het verleden niet kennen of in dat verleden slechts een hogeheren-perspectief op de werkelijkheid hebben gehad. Youp maakt pijnlijk zichtbaar dat in- en uitsluiting langs de lijnen van groepsvorming plaatsvindt. Maar de belangrijkste identificatie blijft, zelfs al lijk je uitgesloten, in elk geval nog de waarneming van het leuke leven dat de cabaretier ook leidt… De bezoeker telt meer dan hen die hier geen kennis van nemen en geen bezoeker zijn. Elk antwoord is onjuist Theo Maassen wendt zich tot één enkel individu en laat alle andere individuen nagaan of zij net zo zouden reageren als de cabaretier zelf. Hij verlaat de illusie dat wij allen ingesloten kunnen zijn in de identificatie van het juiste oordeel, als we maar weloverwogen oordelen of ons kunnen koesteren in de gedachte dat we weet hebben van het goede, meerderwaardige leven, ook al lijken we uitgesloten. Maassen laat zien dat in- en uitsluiting voortdurend optredende sociale fenomenen zijn. Het is niet voldoende het juiste oordeel te hebben of tot de juiste groep te behoren… in onze identificatie met onszelf en onze wensen, creëren we voortdurend een uitsluiting van anderen. De cabaretier maakt ons daarvan bewust. Als de dame ja zegt, mogen alle andere bezoekers weg en zegt zij nee dan mag zij vertrekken. Maassen laat de bezoekers lachen om henzelf. Hij ontneemt hen de veilige haven van de identificatie met de cabaretier. Ons lachen ontstaat niet alleen omdat we anderen veroordelen of omdat anderen niet tot onze groep behoren, maar simpelweg ook omdat anderen niet aan onze wensen voldoen. Elk antwoord dat de dame geeft, ja of nee, leidt in de gedachten van de bezoekers aan deze voostelling onmiskenbaar tot een uitsluiting: van haar of van de rest. Maassen brengt de vierde muur bijna tastbaar de zaal in. Deze is aanwijsbaar langs de lijnen van het licht. Hijzelf en de vrouw aan wie hij de vraag stelt zijn verenigd in een spot, alsof dit het podium is geworden. De rest is zaal, met daaronder de spanning dat elk deel ervan met een volgende vraag en een gerichte spot ook podium kan worden.

6.5 Samenvatting vierde muur Acteurs kunnen een spel met de vierde muur spelen. De vierde muur is de onzichtbare wand die zich tussen publiek en spelers bevindt. De acteurs zijn omgeven door vaste zijpanelen, een dichte achterwand en een transparante vierde muur voor hen. Het publiek kijkt als het ware door een glazen wand. De acteurs kunnen deze scheiding tussen henzelf en het publiek doorbreken. Het publiek kijkt dan niet alleen meer toe, maar maakt deel uit van de voorstelling.



97

Het publiek aanspreken Acteurs kunnen het publiek actief bij hun spel betrekken. Een acteur kan, anders dan bij omroepen, uitvoeren of voordragen, rechtstreeks een vraag aan het publiek stellen, waarop hij een antwoord krijgt dat zijn spel enigermate mag beïnvloeden. Hij kan de vraag aan het publiek als geheel stellen, aan delen daarvan of aan een enkel individu. Drie voorbeelden Drie Nederlandse cabaretiers bieden hier voorbeelden van. Freek de Jonge spreekt de zaal als geheel aan goed bij zichzelf te rade te gaan of de eigen oordelen wel kloppen, zoals hij als voorganger ook doet. Youp van ’t Hek laat groepen in de zaal zich afvragen of zij wel werkelijk tot de goede groep behoren die de lachers van de cabaretier op zijn hand heeft. Theo Maassen speelt het spel van in- en uitsluiting langs de lijnen van de vierde muur tot op een enkel individu. De zaal als geheel Freek de Jonge legt de zaal regelmatig voor toch maar eens na te denken over wat hij op het podium allemaal uitkraamt. Deze vraag is niet vrijblijvend zoals bij omroepen, waar een ontvanger in passiviteit zijn antwoord overweegt. maar hij activeert het publiek in de zaal werkelijk even als zaal te reageren. Het publiek wordt uit zijn veilige toeschouwerrol getrokken en wordt als het ware even het podium opgetrokken. Delen van het publiek Het publiek hoeft zich niet voortdurend één geheel te voelen in zijn toeschouwerrol of rol als medespeler, maar kan opgedeeld worden in aparte groepen. De acteur richt zich tot een deel van het publiek in het bijzonder. De andere toeschouwers kijken dan niet langer sec naar het podium, maar naar de uitwisseling tussen acteur en een deel van het publiek; het podium en de vierde muur zijn als het ware tijdelijk verlegd. Niet alle ontvangers vormen het geheel van de zaal dat toekijkt of even uitgenodigd wordt in te stappen, maar sommigen behoren nu tot het deel dat op het verplaatste podium staat en anderen blijven toeschouwer. Youp van ’t Hek laat de bezoekers zich afvragen aan welke kant van de goede smaak en welke kant van de vierde muur zij staan. Een enkel individu Bij acteren kan ook één enkel individu uit de zaal eruit worden gepikt en verzocht worden te reageren. Alle anderen kijken dan toe. Met het antwoord van de enkeling uit het publiek wijzigt het verloop van het spel. Niet zozeer het antwoord van de medespeler uit het publiek zorgt voor de spanning. Want de cabaretier heeft op basis van mogelijke antwoorden zijn scenario voor het vervolg van zijn stuk toch wel klaarliggen. Maar vooral met de mogelijkheid dat elke bezoeker betrokken kan worden in de intimiteit van de dialoog die gepeeld wordt, creëert Theo Maassen spanning, namelijk als het podium verlegd wordt naar die bezoeker en de acteur, en alle andere bezoekers daarvan dan veilig toeschouwer zijn vanachter de verplaatste vierde muur.


98


Het flatgebouw als voorbeeld Als je een presentatie van het nieuwe flatgebouw rondom de maquette verzorgt om de financiering rond te krijgen, is een belangrijke vraag of je je apart tot verschillende doelgroepen wilt richten tijdens je presentatie. Ga je spelen met de vierde muur die tussen jezelf en het publiek instaat? Spreek je je toehoorders steeds als één geheel aan of richt je soms apart tot de bankiers en verzekeraars en apart tot de durfkapitalisten? Reserveer je aandacht om je speciaal tot een groep particulieren te richten die een eigen beleggingsclub vormen? Al deze partijen stellen andere eisen aan de verwachte opbrengsten en risico’s. Als je tijdens je presentatie ruimte inricht om je apart op deelgroepen te richten, verander je de vierde muur die tussen jezelf en je publiek staat. Als je je op het gehele publiek richt, staat deze onzichtbare muur tussen jezelf en het publiek. De vierde muur vormt de scheidslijn tussen het podium en de voorste rij bezoekers. Denk aan een sportveld, waar alleen de spelers het heilige gras mogen betreden en dit voor de toeschouwers verboden is. Als je je tot delen uit je publiek apart wendt, verschuif je de vierde muur en het podium. Het schouwtoneel bestaat voor de overige toeschouwers uit je communicatie met dit deel van het publiek. Die communicatie is dan het podium waarop het spel zich afspeelt. Je trekt als het ware een vierde muur door de zaal. Als je je op delen van het publiek apart richt, dient je communicatie vanzelfsprekend voor deze ontvangers van belang te zijn en moet je je daarbij afvragen of je communicatieve spel met hen ook voor de andere delen van het publiek interessant genoeg is om bij te wonen. Je speelt dan parallel een spel met twee publieksgroepen; één groep speelt de rol van medespelers en de andere groep blijft betrokken als toeschouwers.


7 Vier acteerwijzen Je communiceert met je teamleden, opdrachtgever, acceptanten en actoren om je projectresultaat te ontwerpen en het goed te laten landen. De communicatie met je projectteamleden betreft de interne projectteamcommunicatie. Externe projectcommunicatie De externe projectcommunicatie start bij je opdrachtgever. Vervolgens achterhaal je wie de voornaamste acceptanten van het eindresultaat zijn en welke overige actoren in de omgeving van het project een rol spelen. Je stemt met deze partijen af om de specificatie rond te krijgen en te accepteren. Je hebt de wijsheid immers niet alleen in pacht en onbekend maakt onbemind. Door af te stemmen aan het begin stel je niet alleen de eisen in overleg vast, zodat je op meer acceptatie aan het einde mag rekenen, door af te stemmen onderweg bevorder je de acceptatie ook en ben je tevens beter in staat tijdig bij te sturen. De wereld verandert immers aldoor en niet alle wijzigingen neem je zelf voldoende waar. Voor resultaatspecificatie Sommige projecten beginnen met uitgebreide open-space-bijeenkomsten en in andere communiceer je nauwelijks met de buitenwacht om de eisen aan je resultaat vast te stellen. Het aantal acceptanten en actoren waarmee je communiceert en de diepgang waarmee je afstemt, verschilt per project. Herhalingsprojecten Soms volstaat een aanbodgerichte aanpak met je opdrachtgever en projectteam. Je hebt geen actoren en acceptanten nodig om het projectresultaat vast te stellen. Dat geldt voor vele her halingsprojecten. Denk nog eens aan een flatgebouw dat een bestaand flatgebouw vervangt. Vernieuwbouwprojecten In vernieuwbouwprojecten is inbreng van acceptanten zeker gewenst en vaak ook nodig. Inbreng van actoren is in vernieuwbouwprojecten soms nodig en vaak op zijn minst gewenst. Denk aan een nieuwe vleugel bij het bestaande gebouw. Je stemt af met de beheerder, eigenaar en gebruikers en met eventuele omwonenden, die door de nieuwe vleugel een andere lichtinval in hun huizen krijgen. Innovatieve projecten In innovatieve projecten is de inbreng van acceptanten en actoren onontbeerlijk. Denk aan de opdracht een flatgebouw op de maan neer te zetten. Terwijl technici zich buigen over de bouwkundige uitdagingen, verken je de mogelijke markt voor dit projectresultaat. Je onderzoekt met panels of mensen daar wel echt willen wonen of dat het slechts een hype wordt erheen te gaan. Verwacht je dat bewoners na een paar maanden naar aarde terug willen keren? Past een hotel dan niet beter?


100


Communicatie voor resultaatacceptatie Als de acceptanten en actoren inbreng in de samenstelling van het resultaat gehad hebben, communiceer je vervolgens de vorderingen in dit resultaat. Je laat de omgeving weten hoe het project gewas ervoor staat. Ook als je het resultaat zonder actieve inbreng van de omgeving hebt vastgesteld, communiceer je tijdens de projectvoortgang. Namelijk wat het resultaat is, wanneer het verwacht kan worden en welke impact je op betrokkenen verwacht. Je verkoopt het resultaat aan belanghebbenden en betrokkenen. Je zorgt ervoor dat zij het project resultaat bij oplevering aanvaarden. Analyse van communicatie Om goed te communiceren bepaal je met wie je communiceert, waarmee en hoe. Wie zijn je actoren? Welke middelen ga je gebruiken? Bij het ‘hoe’ ga je na met welke mate van inspraak je communiceert, volgens welke ontwikkelsituatie en in welke podiumsituatie. Als je op een podium staat met een actief publiek voor je, stel je vast of je de toehoorders als geheel aanspreekt of delen daarvan of, dat je alleen met enkelingen in discussie treedt. Vaardigheid in communicatie Met de elementen inspraak, groeituin, podiumsituatie en vierde muur analyseer je vooraf hoe je je communicatie uitvoert. Welke instrumenten gebruik je? Een andere vraag betreft de vaardigheid in het gebruik van de instrumenten zelf. Hoe communiceer je? Ofwel hoe vakkundig voer je je communicatiespel uit? Hoe te communiceren? Over het hoe van communiceren valt enerzijds weinig en anderzijds veel te zeggen. Communicatie is zo essentieel in het leven dat er eigenlijk niets over te melden is dat we niet al lang weten. Immers: dankzij communicatie leven we. Een voldoende communicatie met de ons omringende wereld, met soortgenoten is een voorwaarde voor ons bestaan. Omdat we bestaan communiceren we dus en is daarmee onze vaardigheid bewezen. Tegelijkertijd is er over het hoe van communiceren oneindig veel te zeggen. Het kan immers altijd beter, verfijnder, respectvoller, authentieker en optimaler. Veel van de feedback die we elkaar als mensen geven, bestaat uit het geven van bevindingen of tips over onze communicatie. Je had iets misschien net wat anders kunnen zeggen waardoor het net wat beter was overgekomen… Of: dat was de waarheid wel maar had je het ook moeten zeggen. En op die toon? Was een andere toon niet beter geweest? Had je niet eerst met diegene moeten spreken voordat je over hem sprak? Was een telefoontje niet handiger geweest dan een mailtje? Of een persoonlijk gesprek? De act van het communiceren zelf Een belangrijke vraag voor een projectmanager of -voorlichter is hoe hij zijn communicatie kan verbeteren. Een eerste antwoord verwijst vaak naar de vele hulpmiddelen die je kunt gebruiken, bijvoorbeeld een flip-over of een ondersteuning met een presentatie van bewegende beelden. Een tweede antwoord verwijst vaak naar de vele cursussen die je op dit gebied kunt volgen. In deze cursussen wordt vaak het stramien gevolgd van het uitvoeren van communicatie terwijl deze opgenomen wordt, kijken naar de uitvoering, constateren wat niet goed ging en vaststellen wat beter moet. Plus enkele tips om het daadwerkelijk beter te doen. Het oefenen van de betere communicatie komt in deze cursussen, mede gezien hun korte duur van een dag of enkele dagen,


Vier acteerwijzen

101

meestal maar beperkt aan bod. Bij de tips wordt meestal geen kader geboden om het beter communiceren te blijven trainen. Waar leer je dat? Op de academies voor musische vorming komt het oefenen van een betere overdracht en communicatie jarenlang aan bod. Het jezelf trainen in het aanvoelen van de reacties van een tegenspeler komt in oosterse gevechtssporten aan bod. Theater en budo Aan de wereld van toneel, film en oosterse gevechtssporten valt een kader te ontlenen om het hoe van communicatie te vervolmaken. Wetenschap, communicatiewetenschap of psychologie, biedt hier weinig handvaten voor. Daar is maar in beperkte mate een antwoord te vinden op de vraag hoe een zender de act van het zenden zelf beter kan uitvoeren. Om overdracht te leren In de wereld van theater en budo liggen aanknopingspunten voor het oefenen van een betere overdracht en een zuiverder luisteren naar de reacties van een publiek, om daar met een perfecte timing op in te spelen. In het spel van filmacteurs, toneelspelers en budovechtsporters zijn vier manieren te herkennen om communicatie te trainen.

Figuur 7.1 Verschillende aangrijpingspunten om te communiceren

Vier manieren De vier manieren om communicatie beter te trainen, zijn: • persoonlijke training; • persoonlijke inleving; • aansluiting vinden bij je onpersoonlijk innerlijk; en • aansluiting vinden bij onpersoonlijke noodzaak.


102


De trainingswijzen worden niet alle vier gelijkmatig in theaterscholen beoefend. Persoonlijke training is vooral bekend van toneel, persoonlijke inleving van film. En onpersoonlijke noodzaak wordt vooral getraind in het spelen van komedies. Een onpersoonlijk innerlijk wordt in toneel nauwelijks beoefend, wel wordt het in beperkte mate bij filmacteren gebruikt. Het wordt vooral in oosterse gevechtsporten aangeleerd. Daar komen de overige drie manieren om communicatie te trainen niet aan bod. Indeling langs twee assen De vier manieren kunnen ingedeeld worden langs twee assen. Het eerste hoofdonderscheid daarbij is of je primair aansluiting zoekt bij je eigen ik of bij je omgeving. Je ontwikkelt je persoon of zoekt je heil in aansluiting bij onpersoonlijke zaken. Je start aan de binnenkant of aan de buitenkant. Dat is het tweede hoofdonderscheid. Het communicatieproces De vier methoden om te leren hoe je beter communiceert, hebben betrekking op het proces en niet op de inhoud van communicatie. De inhoud van projectcommunicatie betreft het projectresultaat dat je met anderen samenstelt en aan anderen overdraagt. Er bestaat geen inhoud zonder dat er ook een proces bestaat en omgekeerd geen proces zonder een inhoud. Een boodschap bestaat niet zonder dat deze gehoord, gezien of op een andere wijze ervaren wordt. Inhoud en proces zijn slechts tot op bepaalde hoogte te scheiden en die scheiding blijft kunstmatig. De scheiding wordt aangebracht om het proces van de communicatieve overdracht zo veel mogelijk sec te bezien. Op welke wijze kun je leren beter te communiceren? Wat doe je als acteur om een boodschap goed voor het voetlicht te brengen? Hoe train je het verbeteren van je overdracht? Je traint je stem en lichaam, je inleving, je energiebron en je mechaniek.

7.1 Persoonlijke training Persoonlijke training betreft vooral de klassieke theatertraining. Toneelspelers oefenen stem en lichaam, gedragsvaardigheden om emoties te uiten, maken zich kennis eigen van vele klassieke toneelteksten en verwerven een eigen zienswijze daarop. Stemtraining Met name de stem van een acteur dient zuiver te zijn. De stem is een instrument dat geoefend wordt in toonhoogte, bereik en volume. De stem wordt gebruikt zoals een muzikant zijn instrument bespeelt. Het spreken en eventueel het zingen moeten glashelder zijn. De acteur moet met de juiste techniek en intonatie ook de achterste rijen van een zaal moeiteloos bereiken. Lichaamstraining Het lichaam wordt getraind goed te bewegen en te dansen en als het nodig is enkele lichte acrobatische oefeningen te verrichten. Een buiging moet op toneel een diepe buiging kunnen zijn en niet een enkel knikje. De beweging wordt soms bewust groot gemaakt om overal in de zaal gezien te worden. Bij een sprong moet een acteur ook werkelijk omhoog komen om te laten zien dat hij een sprong maakt en niet slechts een huppelpasje. Lenigheid en spiervermogen worden getraind om het register van het lichaam te vergroten.


Vier acteerwijzen

103

Gedragsvaardigheden Het gehele menselijke repertoire aan het uiten van emoties wordt getraind. De honderden manieren om een ander mens te begroeten. Verschillende manieren om te lachen. Het op afroep kunnen huilen en tranen tevoorschijn kunnen toveren. Een acteur onderzoekt bijvoorbeeld de manier waarop hij doorgaans zelf eet en leert dit op verschillende manieren te kunnen doen. Hij moet zowel als een hongerige boer kunnen eten als op de manier waarop een stads heertje dit doet. Is hij in staat overtuigend met grote gulzige happen zijn kost naar binnen te werken? Komt hij even echt over als hij het eten op zijn bord eerst uit elkaar peuzelt met mes en vork om te zien wat hij eet en het dan voorzichtig in kleine beetjes naar binnen brengt? Kan hij de rol van een grootvader spelen die nauwelijks nog aandacht voor zijn eigen maaltijd heeft, maar stil zit te genieten van het eten van zijn kleinkinderen? Een acteur moet veel vormen van gedrag onder de knie te krijgen die passen bij verschillende karakters. Met zijn repertoire van stem, lichaam en gedrag moet hij een karakter overtuigend over kunnen laten komen. Er staan in de meeste toneelopleidingen aanvullende trainingen paardrijden en pianospelen op het lesprogramma, omdat in een aantal klassieke stukken in de openlucht of in de schouwburg deze vaardigheden nodig zijn. De scholing wordt afgestemd op het vergroten van de vaardigheid van de speler emoties over te kunnen dragen in de situaties waar de toneelstukken om vragen.

Figuur 7.2 Persoonlijke training

Kennis van klassieken De vaardigheid emoties op het toneel te uiten bouwt een acteur op door zowel zijn algemene speltechniek en improvisatietalent te trainen als door kennis van een aantal klassieke stukken en rollen op te doen. Sommige stukken vragen om bepaalde uitingen. Kennis daarvan helpt snel de nuances in de verschillende interpretatiemogelijkheden van een stuk of een bepaalde rol te vinden en professioneel het juiste gedrag uit te beelden om de gewenste interpretatie over te brengen. De afstand kunnen overbruggen Dit overbrengen van een interpretatie van een toneelkarakter of een geheel toneelstuk is vooral in het klassieke theater van belang. In de afstand tussen zaal en podium beschikt de speler over


104


het repertoire het gewenste effect over te brengen. Dit effect is vaak theatraal of toneelmatig, zo je wilt. Maar daarmee zeker niet minder ‘echt’. De echtheid wordt niet gezocht in kleine authentieke gebaren. Die zouden toch niet waargenomen worden op de afstand waarop toeschouwers zich bevinden. Het gaat om de uitvergroting. De acteur maakt een expressie. Hij produceert een masker dat de gewenste emotie toont. Tegelijkertijd verbergt hij wellicht iets van zijn eigen, diepere zelf. Hij onthult en verhult. In het theater telt de act van het onthullen. Diderots voorbeeld Diderot geeft een treffend voorbeeld van het vermogen van een getraind acteur een emotie te onthullen, terwijl zijn collega’s iets totaal anders beleven. Het tekent de professionaliteit van de acteur. Hij kan zichzelf opzij zetten en spelen wat voor een publiek nodig is. Hij beschikt over het vermogen te dissociëren, zoals een chirurg dat vermogen heeft. Een professionele acteur gaat niet meehuilen met het verdriet van een toeschouwer en een arts niet meeschreeuwen met de pijn van een patiënt. Zij voelen op de momenten dat zij hun functie uitoefenen niet mee en blijven onafhankelijk in hun rol. Die voeren ze vakkundig uit, zonder last van eigen of andermans emoties. Met gemak het publiek kunnen laten huilen Diderot beschrijft de situatie van een acteur die aangeleerd heeft op commando tranen tevoorschijn te toveren, passend bij het stuk dat hij speelt. Hij trekt zijn gezicht in grote verdrietige grimassen, laat wat tranen zien en krijgt het publiek massaal aan het huilen. Tegelijkertijd zijn medespelers laten lachen Ondertussen laat hij zijn medespelers in de coulissen het bijna in hun broek doen van het lachen. Het lachen dat zij in moeten houden omdat het publiek in deze gevoelige scène niet verstoord mag worden. Het is niet eens zo dat de acteur zijn spel naar de zijkanten afschermt van het publiek. Ook het publiek kan dit waarnemen. Zij het dat zij op iets meer afstand zitten. Het is zelfs niet zo dat de acteur onder de grote gebaren waarmee hij de tranen in de zaal op laat wellen, enkele kleine voor het publiek onzichtbare gezichtstrekjes toont waarmee hij zijn medespelers vermaakt aan de zijkanten van het toneel. Hij is in staat met één en hetzelfde spel zowel tranen te trekken als de lachlust van de andere acteurs op te wekken. Het publiek gaat mee in de vergrotingen die de speler maakt in het uitbeelden van het geleden leed. De acteurs krijgt hij aan het lachen door daarbij te laten zien op welke wijze hij deze verdrietige overdrijvingen maakt. Het publiek huilt om het effect van het spel, de acteurs lachen om de manier van spelen zelf. Essentiële vermogens Het is wellicht verleidelijk te denken dat de waarde van persoonlijke training van stem, lichaam en gedragsuitingen, vooral of zelfs uitsluitend in het theater ligt en dat dit minder past bij acteren voor een camera of het optreden voor kleine groepen, in kleine zalen. Ook voor moderne vormen van overdracht, het spreken voor groepen in plaats van hele zalen of het spelen voor een camera, blijven een zuiver stemgeluid en een goede lichaamshouding van belang, evenals het vermogen emotionele uitingen te laten zien. Training van stem, lichaam en expressie blijft essentieel. Het zijn basale vermogens om te communiceren. Ze gelden ook in het alledaagse sociale verkeer als belangrijk.


Vier acteerwijzen

105

Belang van de stem Denk bijvoorbeeld aan de waarde van een dragende en duidelijke stem voor leidinggevenden. Al in hun studentenverenigingen leren zij een octaaf lager in te zetten om boven het feestgewoel uit te klinken en de hele ruimte te vullen als zij hun leden- of bestuursbesprekingen houden. Ze oefenen impliciet op het ver kunnen dragen van hun stem en gericht op het helder maar niet overdreven articuleren bij cursussen spreken in het openbaar. Al bij de oude Grieken hadden de mensen die over een duidelijk, laag en ver dragend stemgeluid beschikten een ‘natuurlijke’ voorsprong op hun medemensen. Hen werden leidinggevende capaciteiten toegedicht. Deze helden trainden hun stem door tegen de golven in te oreren. Belang van het lichaam Ook het belang van een goede lichaamshouding geldt al duizenden jaren. Lichaamshouding bepaalt sociale positie en communicatie. Wie zijn lichaam dominant en ‘natuurlijk’ in een ruimte weet neer te zetten, heeft overwicht. Mensen richten zich bij een eerste indruk vooral naar de non-verbale signalen die een lichaamshouding uitstraalt. Wie over een helder doordringend stemgeluid beschikt en een duidelijke fysieke positie durft in te nemen beschikt over een natuurlijke voorsprong in communicatie. Vaardigheid tot uiten Niet alleen stem en lichaam, maar ook het vermogen tot gedragsuitingen is essentieel in het theater en in alledaagse menselijke communicatie. Mensen die lachen en huilen, worden voor volle, echte mensen aangezien. In openbare functies loont het te laten zien dat je blij bent of bedroefd terwijl je je functie blijft uitoefenen zoals een arts dat doet; mensen willen dat een arts zonder verstoring van eigen emoties zijn werk uitvoert en toch ook laat zien dat hij werkelijk meeleeft. Emotionele uitingen moeten noch overdreven worden, dan verliezen ze al snel aan geloofwaardigheid, noch teveel ingehouden, dan worden ze niet gezien. Ze moeten authentiek overkomen en niet als een aangeleerde plastic emotie. Persoonlijke training van lichaam en stem en van het eigen gedragsrepertoire en het met een zelfstandig perspectief leren interpreteren van klassieke stukken, helpen een toneelspeler als instrument zuiver over te komen. De acteur wordt ‘persoon’ in de zin van ‘per-sonare’: hij klinkt door. De acteur verwordt tot een instrument dat de gewenste interpretatie van een rol zuiver verklankt. Naast de training van vaardigheden van stem, lichaam en expressie, kennisverwerving van gangbare interpretaties van klassieken en de eigen visie daarop, zijn er andere manieren om te leren hoe je emoties en boodschappen overdraagt. In plaats van emoties expressief te uiten, kun je ze ook klein houden en toch overbrengen, zoals dat in filmacteren gebeurt.

7.2 Persoonlijke inleving Bij inleving ligt het vertrekpunt bij de eigen persoon, evenals bij persoonlijke training. Bij onpersoonlijke innerlijke en onpersoonlijke noodzaak zoek je je anker om te communiceren meer in wetmatigheden, in zaken die buiten jezelf liggen. Een belangrijk verschil tussen persoonlijke training en persoonlijke inleving ligt in de buiten- en binnenkant van je persoon. Bij persoonlijke training oefen je vooral op direct waarneembare eigenschappen zoals stem, lichaamshouding en gedrag. Bij persoonlijke inleving richt je op niet direct voor een ander waarneembare zaken, de


106


gedachten- en gevoelswereld staat centraal. Je start niet bij de buitenkant van het instrumentarium dat je als persoon bent, maar bij de binnenkant ervan. Toneelspelen Waar persoonlijke training vooral in de wereld van het theater wordt beoefend, daar past persoonlijke inleving meer in de wereld van de film. Acteren voor een camera gaat uit van andere principes dan acteren voor een publiek in een zaal. Voor dit laatste wordt soms de term toneelspelen gereserveerd. Het spel in de cinema betreft dan acteren. Acteren voor een camera Bij acteren werkt het principe te onthullen door uit te vergroten niet meer als enige. Het masker dat een acteur op kan zetten is niet meer toereikend. Een camera zit zo dicht op de huid van de acteur dat deze niet alleen registreert wat hij onthult door het te spelen. De camera neemt tegelijkertijd waar wat er wordt verhuld. Het voorbeeld van Diderot werkt niet bij filmacteren. De camera neemt dan niet alleen de verdrietige uitvergrotingen waar, die het publiek in de zaal aan het huilen brengen, maar de camera registreert ook de kleine aanzetten van de acteur naar zijn medespelers in de coulissen, die hen doen lachen. De kleine innerlijke knipogen die de acteur in Diderots voorbeeld geeft worden niet waargenomen door het publiek in de zaal maar wel door zijn medespelers, op een paar meter afstand en door een camera dichtbij. Kleine onthullingen Bij filmacteren is het voor een acteur niet voldoende kundig een uitvergroting te spelen om over te komen naar een toeschouwer. Een bioscoop- of tv-kijker ervaart dit al snel als te groot en onecht. Maar er bestaat een afdoende oplossing voor goede acteurs op een filmdoek of een beeldscherm aansprekend en toch niet verhullend over te komen. Namelijk door de theatraal getrainde persoonlijke uiting aan te laten sluiten bij een persoonlijke emotie. De acteur verkleint en ver innerlijkt het spel door zich in te leven. Een gelijkenis uit het eigen leven wordt als referentiepunt genomen. Welke vergelijkbare emotie heeft de acteur eerder zelf ervaren? De acteur stelt zich dit opnieuw voor en probeert zijn spel vanuit deze inleving te laten komen en tijdens zijn spel dicht bij deze inleving te blijven staan. Op deze wijze wordt het risico verkleind dat de toeschouwer waarneemt dat de acteur tijdens zijn spel iets verhult; dat hij onecht lijkt. Door zich in te leven en van daaruit de emotie te spelen onthult een filmacteur op een meer geloofwaardige wijze een betekenis aan toeschouwers. Stanislavski en Method Acting Aan deze wijze van acteren is de naam van Stanislavski sterk verbonden. Lee Strassberg bouwde in zijn Method Acting het door Stanislavski ontdekte principe verder uit, dat inleving een acteur kan helpen. Stanislavski verzocht bijvoorbeeld ook figuranten, die niet anders optraden dan in een erehaag voor een hoofdfiguur, zich een eigen persoonlijke levensgeschiedenis voor te stellen in hun rol. Daarmee was naar zijn mening de echtheid van het spel het beste gewaarborgd. Persoonlijke inleving helpt om in de huid van een personage te kruipen. Van daaruit kun je tot een dusdanig subtiel spel komen dat het niet op een getrainde vaardigheidstruc lijkt. Huilen in een film Bijvoorbeeld het spelen van verdriet in een film werkt anders dan op toneel. Op het podium kan een acteur zijn vermogen aanspreken tot een huilbui over te gaan. Een zaal accepteert dat


Vier acteerwijzen

107

dit gebeurt en heeft waardering voor de kundigheid van de acteur deze uiting op te roepen op het moment dat die in het stuk nodig is. In een film is dit sneller verdacht. Het gaat daar om meer dan het vermogen van een acteur over te kunnen gaan in huilen. Als een acteur deze kunst met wat meer of minder moeite onder de knie gekregen heeft, blijft de vaardigheid alleen helaas onvoldoende. Het gebruikmaken van de kundigheid tranen tevoorschijn te toveren, komt in film al snel als te groot over. Alsof het niet van binnenuit het personage komt. Filmische oplossingen Het is in een film voor een acteur niet altijd nodig van binnenuit te spelen om een echte emotie over te brengen. Er bestaan ook filmische oplossingen. Elk medium vindt eigen manieren voor de uitdaging aansprekend over te komen. Een regisseur maakt ook van puur filmische middelen gebruik om emoties te tonen. Hij heeft daar niet per se het spel van een acteur voor nodig. De regisseur registreert een expressieve huilbui bijvoorbeeld van een afstandje documentair, waardoor een toeschouwer niet het gevoel krijgt dat hij met iets te groots of onechts wordt geconfronteerd. Of hij verkleint de huilbui tot een enkele traan, zonder dat een acteur ook maar enig verdriet voelt. Denk aan een gezicht dat en face over de volle breedte van het doek wordt getoond. Het oogvocht welt op, staat in een holle boog tussen de oogbol en het onderste ooglid, vervolgens haakt een druppel daar overheen en laat het traanvocht nog een spoor op de wang na. De acteur hoeft niets meer te doen dan deze fysische reactie te laten ontstaan. Dat kan doordat een collega-acteur buiten het gezichtsveld van de camera een doorgesneden ui onder zijn gezicht houdt… Sleutels voor een acteur Meestal zijn deze filmische middelen alleen niet voldoende. Soms is het nodig dat een acteur zelf de toeschouwers laat zien dat hij verdriet heeft. Omdat de camera dichtbij is, is een theatrale vaardigheid een verdrietig gezicht te trekken en tranen tevoorschijn te brengen, niet meer toereikend. De vaardigheid alleen komt in film snel onvoldoende subtiel of echt over. Verkleinen Voor een acteur staan in het medium film twee middelen tot zijn dienst om toch authentiek over te komen. Als de camera dichtbij is, werkt het overbrengen van emoties door het spel te verkleinen en het te verinnerlijken. Door de theatrale vaardigheid waar een geoefende toneelspeler over beschikt niet te gebruiken in stevige gezichtsuitdrukkingen en grote gebaren, omdat de toeschouwers achterin de zaal de emotie ook waar moeten kunnen nemen, maar deze vaardigheid te benutten in niet meer dan klein spel, wordt de te uiten emotie ook effectief gecommuniceerd. Omdat de camera de kleine veranderingen in het uiterlijk van de acteur ook goed registreert, zoals de toeschouwers op de eerste rij en de medespelers in de coulissen, komt de te communiceren uiting over bij de kijker. Verinnerlijken In plaats van een emotie te spelen door de uiting te verkleinen en de spelvaardigheid ingehouden te benutten, kan een acteur er ook voor kiezen de emotie te verinnerlijken. Hij ‘speelt’ de emotie dan minder en ‘is’ die meer. De acteur laat bijvoorbeeld het huilen niet uit zijn vaardigheid maar uit zijn innerlijk komen, door zich voor te stellen dat hij zelf zijn karakter is in plaats van dat hij dit speelt. Hij treedt niet zozeer naar buiten in zijn rol, maar haalt de eigenschappen daarvan naar binnen. Hij stelt zich


108


Figuur 7.3 Persoonlijke inleving

zijn eigen emoties voor die hij als dit karakter in zijn eigen persoonlijke leven had of kan hebben. Denk aan een filmscène waarin een vijftienjarige jongen moet huilen. Het lukt hem niet. Hij heeft nog niet de toneeltraining gehad om verschillende gedragsuitingen te spelen en is niet een natuurtalent dat gemakkelijk over deze gave beschikt. De regisseur richt zich er niet op hem deze vaardigheid aan te leren, maar vraagt hem zich voor te stellen dat zijn moeder overlijdt. De tranen komen tevoorschijn. Vanuit inleving ontstaat het spel. Emoties die vanuit een persoonlijke inleving worden getoond, komen in film als echter over dan emoties die alleen worden gespeeld vanuit de kundigheid te acteren. In toneel past toneelspelen Method Acting is bekend geworden door het inlevende acteren. Acteren voor een camera is gegrondvest op de principes van Method Acting en Method Acting bouwt voort op principes die Stanislavski benoemde. Maar het is onjuist Stanislavski’s visie op (toneel)spelen te beperken tot de inzichten van Method Acting ofwel de methode van het inlevende acteren. Hij heeft ontegenzeggelijk aan de wieg gestaan van deze speelwijze, die als eerste systematisch verkend en in beeld gebracht. Maar Stanislavski had ook duidelijk oog voor de theatrale effecten waar een theater om vraagt. Hij was een toneelman in hart en nieren. Hij zag hoe uitvergrotingen en verdraaiingen tot aan karikaturen van karakters toe, op het podium hun plek hadden. Hij erkende dat de maskers van een grotesk spel het publiek de betekenis onthullen van een toneelstuk of een bepaalde rol. Om te voorkomen dat maskers teveel verbergen, hield Stanislavski zijn acteurs voor zich in te leven. Met het ‘inlevingsacteren’ komt het publiek als het ware uit de zaal en nadert de acteur tot op zijn huid. Het publiek heeft de ogen van de camera op een meter afstand. De acteur speelt niet meer voor fysiek aanwezige ontvangers ver weg, aan de andere zijde van een vierde muur, maar acteert alleen nog in een spel met zijn medespelers naast zich. Het publiek is onzichtbaar in zijn nabijheid om de acteur heen. De camera registreert. Het is alsof de spelers onderling uitvoeren, voordragen of acteren voor elkaar en niet meer voor een publiek. De ontvangers zijn niet expliciet aanwezig, maar impliciet. De acteurs spelen op deze nabijheid in door hun toneelvaardigheid


Vier acteerwijzen

109

ingehouden te gebruiken en zich in te leven in wat zij uitdragen; zij stellen zich hun rollen in hun innerlijk voor. Wat is hun eigen persoonlijke beleving bij een bepaalde emotie?

7.3 Onpersoonlijk innerlijk Naast een persoonlijk innerlijk beschikken mensen ook over zoiets als een onpersoonlijk innerlijk. Het gaat bij dat innerlijk bijvoorbeeld niet zozeer over de eigen unieke emotie bij de eerste kus. Iedereen kan zich die herinneren: de tint van het haar en de oogopslag van de geliefde, de warmte van de stem, de aanraking, de naam, de plek, het einde of het vervolg van de romance. Wetmatigheden Toch valt er ook in zoiets persoonlijks als een eerste kus wat wetmatigs te herkennen. De spanning is universeel; een ander beantwoordt aan de eigen, nieuw ontdekte wensen. Voor het beleven van een eerste kus kunnen we nog menen dat we ervoor kiezen, we kunnen als het ware besluiten het niet te doen of menen dat we onze eigen persoonlijke emotie creëren. Voor ademen en lopen is dat al anders. Het feit dat we ademen roept belevingen op. Onze bewegingen creëren gevoelens. Een lichaam in beweging voelt anders aan dan een lichaam dat zit - of je moet van het zitten een activiteit op zichzelf maken. Een actief lijf roept andere gevoelens op dan een passief lijf. Veel van onze gevoelens worden veroorzaakt door simpele wetmatigheden zoals ademen, slapen, eten en dergelijke. Overeenkomsten Die gevoelens zijn onpersoonlijk in de zin van wetmatig. Iedereen ervaart ze weliswaar op een eigen unieke en persoonlijke wijze maar in dit persoonlijke zitten meer overeenkomsten dan verschillen. Ieder mens ervaart de gevoelens van het kind zijn, aandacht van ouders, een eerste eigen liefde, afscheid van grootouders, ziekte en zoiets als het in leven zijn zelf. Het betreft een niet-persoonlijk innerlijk. Het leven zelf Gevoelens overkomen ons. Ze hebben alles met onszelf van doen en minder met onze eigen persoonlijke invullingen. In onze persoonlijke invullingen van deze zaken van het leven zelf, hebben we niet veel meer keuzen dan ze te aanvaarden en er constructief mee om te gaan. Een derde manier om te acteren Aansluiting zoeken bij dit onpersoonlijke innerlijk is een derde manier om overtuigend een boodschap over te brengen. Accepteer de situatie zoals deze is en wees onvoorwaardelijk opbouwend. Lessons to learn De training van een onpersoonlijk innerlijk wordt in theater en film vooral impliciet gebruikt. In de voorbereiding van een acteur, kort voorafgaand aan zijn spel, wordt met deze methode de juiste innerlijke instelling gezocht. Er zijn enkele acteurs die er expliciet gebruik van maken. Maar het zijn vooral vechtsporters die dat doen. De methode komt dan ook vooral voort uit een aantal zachte, oosterse gevechtssporten en in mindere mate uit enkele meditatietechnieken die daarmee verbonden zijn. De lessen uit deze wereld worden gebruikt in de theaterwereld en helpen te trainen hoe je een boodschap zo goed mogelijk overbrengt.


110


Eigen krachtcentrum In de methode van het onpersoonlijk innerlijk zoekt een vechter of een speler het eigen energiecentrum op, om van daaruit zo zuiver mogelijk te handelen. De methode vraagt je te vertrekken vanuit een eigen leegte en je van daaruit zo harmonieus mogelijk te verbinden met de omgeving. Het woord ‘leegte’ klinkt soms wat negatief en wordt vaak ook geduid als ‘ bron’; vanuit die leegte ofwel bron ontstaan je impulsen om dingen te doen. Vanuit je eigen energiebron probeer je zo constructief mogelijk te reageren naar de wereld om je heen. Bronnen De basis voor het acteren vanuit een onpersoonlijk innerlijk ligt in een oosters gedachtegoed. Tussen allerlei andere geestesstromingen is het daar het meest herkenbaar te vinden in het taoïsme en zenboeddhisme. Boeddhisme en taoïsme leggen een nadruk op een onpersoonlijk zelf, met begrippen als egoloosheid en vanzelf. In deze ziens- en zijnswijzen leg je een verbinding tussen het eigen ik en de omgeving, niet primair door te handelen maar door te volgen. Je legt de verbinding eerst en vooral door constructieve aandacht.

Figuur 7.4 Onpersoonlijk innerlijk

Je onpersoonlijke ik Je eigen ik, dat in deze benadering naar voren treedt om aandacht te schenken of uiteindelijk vanuit je aandacht een zinvolle daad te verrichten, is niet zozeer je persoonlijke ik. Het is meer je onpersoonlijke ik dat verbonden is aan de van je vrije wil vrijwel onafhankelijke processen zoals ademen, het ervaren van je zintuigen en het voortgaan van je gedachtestroom. En van de processen die je minder ‘eigen’ zijn zoals de zwaartekracht waarin je ligt, zit of staat. Misschien zijn de onpersoonlijke processen waarmee je leeft, de van je wil onafhankelijke zoals de zwaartekracht en je basale levensfuncties, je nog vertrouwder dan de persoonlijke processen, zoals je als een individu beleefde gedachten en je als persoon uniek gevoelde gevoelens. De onpersoonlijke processen zijn universeel en relatief onafhankelijk van je persoonlijke wil, je gevoelens, je gedachten. Het zijn wetten waarop je maar in beperkte mate invloed lijkt uit te kunnen oefenen. Ze zijn feitelijk en basaal. Denk aan het doorgaan van je ademhaling, het doorgaan van je leven. Deze bronnen lijken buiten jezelf te staan, maar paradoxaal genoeg heb je er in je leven verbinding mee. Je leeft immers ook vanuit de wil door te leven. In de methode van onpersoonlijk innerlijk zoek je


Vier acteerwijzen

111

aansluiting bij deze levenskracht, die je niet primair van jezelf gekregen hebt. Je kunt wel degelijk invloed uitoefenen op deze primaire, onpersoonlijke bestaansbronnen. In de methode van het onpersoonlijk innerlijk leg je verbinding met de van je persoonlijkheid relatief onafhankelijke bestaansbronnen en bouw je van daaruit de verbinding naar je publiek op. Constructieve aandacht verbindt In deze methode liggen je mogelijkheden niet zozeer in het hebben en uiten van een persoonlijkheid als wel in het hebben van aandacht en die aandacht voelbaar maken. Aandacht is het kernwoord waarmee je verbindingen legt tussen je eigen onpersoonlijke ik, je levenskracht en de omgeving, de anderen aan wie je wat overdraagt. Je publiek is in stilte en aandacht met je eigen onpersoonlijke kern verbonden. Wortelen in een fysiek steunpunt Aansluiting bij je ‘eigen’ onpersoonlijke innerlijk vind je langs twee wegen. Er is een meer fysieke weg en een meer mentale. De fysieke weg wortelt in bijvoorbeeld Tai Chi en Aikido, bewegingsvormen om de ‘chi’ ofwel ‘ki’ te trainen. Dit ki kan worden geduid als energiestroom of levenskracht. Wij voldoen niet alleen aan wetten zoals de zwaartekracht, maar beschikken ook over een vitaliteit ofwel vermogen tot leven door voor een deel daarvan af te wijken. Volgens de hoofdwetten van de entropie zouden we ineenzakken tot de meest rustige toestand, maar we kunnen overeind staan en leven. Met onze ki ofwel levensenergie, die overigens nergens waarneembaar is. Nog nooit heeft een bioloog of arts daar iets van gezien en dit zal naar verwachting ook niet gebeuren. Toch is die energie zeker aanwezig. Want zonder dat waren we dood zoals de biologen, natuurkundigen en medici de mooie wetten van de dood in ons aan het werk zien. Je ki ofwel levenskracht ervaar je fysiek in je steunpunt. Dat is, in de meeste scholen, vooral te lokaliseren in je bekkenbodem. Daar ervaar je een onpersoonlijke leegte… of je verbinding met de aarde... of je krachtbron om vanuit te handelen. Vanuit deze eigen ki leg je verbinding met de wereld om je heen. Door je te verbinden met je onpersoonlijke kern kom je vanzelf tot de juiste woorden en handelingen. In een lege kern Naast de fysieke manier om je energiecentrum te vinden, bestaat er een mentale manier. De mentale variant om je levensenergie te ervaren, tref je aan in verschillende meditatietechnieken. Deze technieken leren je je gewaar te worden van een onpersoonlijke kern in je denken en voelen. Je gedachten en gevoelens komen voort uit een leeg midden. Als je naar je gedachtestroom kijkt, blijkt dat deze onophoudelijk verder stroomt, vanuit een niet te traceren bron. Door middel van meditatie nader je deze bron. Je gevoelens, voor zover deze al onderscheidbaar zijn van gedachten, komen veelal voort vanuit zintuiglijke prikkels die een associatie oproepen. De primaire prikkels kun je benoemen. Je kunt je bewust zijn van de zintuiglijke gewaarwordingen en ze als het ware bezien. Met dit centrum van waaruit je je prikkels waarneemt, kun je verbinding zoeken. In de mentale variant van je onpersoonlijke innerlijk, zoek je aansluiting bij de bron van je gedachten en prikkels. Ki-verbinding als basis voor spel Ki-training wordt als basis voor spel niet veel beoefend in toneelkringen. Wel in sommige oosterse gevechtssporten. Bij Tai Chi, Aikido en klassieke judo vormt het steunpunt de basis. Van daaruit verdedigt een vechter zich en valt hij aan. Zijn ki en de ki van zijn tegenstander vormen de basis


112


van zijn spel. Hij handelt vanuit zijn kern en vanuit de aandacht die hij heeft voor de kern van zijn tegenstander. Door te luisteren naar diens ki voorspelt hij de aanvallen die hij te verduren krijgt. Elke actie van zijn tegenstander begint immers met een gedachte of een gevoel. Als de vechtsporter luistert naar de ki van zijn tegenstander weet hij welke daden hij kan verwachten.

Een voorbeeld in filmacteren Een voorbeeld in filmacteren bestaat in het spel van Jeanne Moreau. Zij beroept zich uitdrukkelijk op het ki-gedachtegoed. Als haar gevraagd wordt hoe ze speelt, haalt ze het voorbeeld van de stromende arm aan. Je arm is krachtig wanneer je die ontspannen gestrekt naar voren houdt en je spieren niet aanspant; je zet er niet meer spierkracht op dan nodig om je arm omhoog te houden. Mensen die zich bekwamen in de zachte oosterse gevechtsporten gebruiken deze techniek om met geringe kracht goed te kunnen verdedigen. Je arm is zo goed als onbuigbaar als je gewoon je aandacht erop richt dat je uitgestrekt blijft en wijst tot aan de horizon. Als je je daarbij voorstelt dat er water doorheen stroomt als door een tuinslang en dat dit water de verte bereikt die je bereiken wilt, is de kracht alleen maar groter en loopt alle energie naar dat punt. Jeanne Moreau noemt, gevraagd naar de inspiratiebronnen voor haar spel, het voorbeeld van de stromende arm. Zo bereikt zij haar publiek: door zich voor te stellen dat ze er naartoe stroomt met het gevoel dat ze over wil brengen. Op deze wijze brengt ze als vanzelf de emotie in de aandacht van haar toeschouwers. Ontspanning en aandacht geven haar de kracht van een waterstroom. Zij bespeelt haar publiek met de juiste ontspanning en aandacht. Naturel en authentiek Jeanne Moreau wordt in de cinematografie niet als een zeer kundige actrice gezien. Filmcritici achten haar register van acteermogelijkheden beperkt. Noch voor het theater noch voor film beschikt ze over een ruim repertoire van overtuigende gedragsuitingen. Toch acteert zij zeer aansprekend in haar rolprenten. Daar zijn ook de critici het over eens. Ze is als actrice overwegend zichzelf. Ze leeft zich niet zozeer in, zoals bij het spelen vanuit een persoonlijk innerlijk, maar verbindt zich als het ware meer met haar onpersoonlijke innerlijk. Ze stelt zich niet een emotie voor in een bepaalde situatie, maar zoekt aansluiting bij haar gevoel van dat moment. Geen innerlijke verbeelding Als ze verdriet of verliefdheid moet spelen beeldt Jeanne Moreau zich geen verhaal in in haar hoofd, maar voelt ze het altijd aanwezige verdriet dat ook op dit moment voelbaar is of de vreugde om het leven zelf en draagt ze deze elementaire essenties over. Het ki-gedachtegoed helpt haar zo naturel mogelijk te zijn. Ze verbeeldt zich niets en is echt en authentiek en legt van daaruit een verbinding met haar publiek. In haar spel proef je de intenties, de emoties, de overwegingen die passen in haar rol. Bij een onpersoonlijk innerlijk zoek je als speler die een boodschap overbrengt aansluiting bij je steunpunt. Dat is fysiek te ervaren als een gebied in je bekkenbodem en mentaal als een lege kern in je denken en voelen. Vanuit dit gebied maak je een verbinding met de wereld om je heen. Met constructieve aandacht breng je je innerlijk naar buiten en draag je dit over


Vier acteerwijzen

113

naar je publiek. Deze wijze van overdracht wordt in de cinema gebruikt door Jeanne Moreau. Zij brengt zeer naturel haar te spelen emoties over. De meeste acteurs gebruiken deze manier van spelen niet zozeer in hun spel zelf maar wel in de voorbereiding op hun spel. Vanuit het ki-gedachtegoed zoeken ze hun steunpunt en leegte en komen zo tot de juiste ontspanning en de juiste aandacht om hun rol uit te voeren. Aansluiting bij het onpersoonlijke innerlijk brengt een goede attitude om te spelen. In oosterse gevechtssporten is het wortelen in het onpersoonlijk innerlijk een uitgangspunt het gevecht aan te gaan en te ontwijken. Je voert vanuit dat centrum een aantal voorgeschreven vrije handelingen uit. Je wijze van reageren staat bij voorbaat vast. Ook het theater kent een aantal wetten die een acteur vragen op een vooraf vastliggende manier te reageren. Het spel beantwoordt aan een mechaniek en is niet meer afhankelijk van de persoonlijke uitingsvaardigheid, het persoonlijk inlevingsvermogen of de aansluiting bij het onpersoonlijke innerlijk van de acteur. De acteur speelt dan vanuit een onpersoonlijke noodzaak.

7.4 Onpersoonlijke noodzaak De vierde en laatste wijze van leren acteren, betreft onpersoonlijke noodzaak. Dit is een manier van spelen waarbij de in een scène gevraagde handelingen zo vaak herhaald worden tot ze natuurlijk en vanzelfsprekend worden. Het ankerpunt ligt buiten de eigen persoonlijkheid; het bevindt zich niet in de verworven vaardigheden, niet in de eigen ervaringen en evenmin in een onpersoonlijk innerlijk. Een onpersoonlijke buitenkant vormt het vertrekpunt. Acteurs komen met deze wijze van spelen in aanraking als hen gevraagd wordt een aantal toneelmatige regiewetten uit te voeren. Dat komt vooral in het spelen van komedies tot uiting. Daar helpt een jarenlange ervaring om met precies de juiste timing het voorbedachte gebaar te maken of de voorgeschreven zinsnede uit te spreken. Regiewetten Een regisseur vraagt een acteur soms dingen te doen, zonder dat hij de acteur een sleutel biedt om ze uit te voeren. Hij geeft de acteur geen spelaanwijzing zijn acteervaardigheid te benutten, zich in te leven of vanuit zijn steunpunt aanwezig te zijn. Hij draagt de acteur simpelweg op een bepaalde positie op het podium in te nemen of zijn arm wat meer omhoog te doen als hij in de verte wijst… niet omdat bij een hogere arm het gebaar meer uitdrukkingskracht krijgt, maar simpelweg omdat dit het toneelbeeld beter vult. Mise-en-scène Regie is meer dan het geven van aanwijzingen aan acteurs hoe ze moeten spelen. Een regisseur zorgt ook voor de vormgeving van de juiste decors, een mooie belichting, een goede geluids versterking. Deze zaken raken de acteurs niet zozeer direct. Een regisseur brengt verder een goede vlakverdeling tussen de spelers onderling aan: de mise-en-scène. Dit grijpt wel direct in op het spel van de acteurs. Conflictsituaties regisseur en acteur Hier ontstaan soms conflictsituaties tussen een regisseur en een acteur. De regisseur ziet vanuit zijn gehele regie dat een bepaalde actie door een acteur noodzakelijk is, maar geeft de acteur geen motief mee deze actie te spelen. Hij zegt wat er gespeeld moet worden, maar laat een spelaanwijzing achterwege.


114


In toneel De acteur dient zich bijvoorbeeld half weg te draaien om de zichtlijn van het publiek te veranderen en de aandacht op een ander deel van het podium te richten. Of hij dient een meter meer naar de zijkant te gaan staan om het midden van het toneel meer ruimte te bieden of een loopje langs het decor te maken om de blik van het publiek daar mee naar toe te trekken. In film In de cinema vind je voorbeelden te spelen vanuit een onpersoonlijke noodzaak in de vlakverdeling en mise-en-scène, vanuit het oogpunt van de camera. Een acteur gaat na het begin van zijn tekst net wat meer onderuitgezakt zitten om een voorwerp op de achtergrond in beeld te krijgen. Hij maakt een paar passen naar links om een medespeler op de achtergrond te verbergen. Die komt na een tel of tien achter diens rug tevoorschijn. Acteur als element Bij deze spelmomenten denkt een regisseur primair vanuit een totaalbeeld. Hij ziet de acteur vooral als een beeldelement. De acteur echter wil graag een impuls voelen om zijn handeling uit te voeren. Hij wordt niet aangesproken op zijn vaardigheden en ook niet op zijn vermogen zich in te leven of te verinnerlijken in de gewenste handeling. Het is simpelweg nodig dat de acteur de handeling uitvoert. De acteur staat in de kou en verkrijgt geen aanwijzingen waar hij als acteur iets mee kan. Verzin een list Een oplossing die een acteur soms creëert, is het verzinnen van een list. Hij stelt zich wat voor om het gevraagde gebaar vanuit de juiste innerlijke overtuiging te maken. Bijvoorbeeld de hoog geheven arm mag niet theatraal omhoog komen, want dan verkrijgt het gebaar te veel afzonderlijke aandacht. Maar als de acteur dit niet theatraal kan doen en de arm toch wat hoger geheven moet worden dan bij een ingehouden spel voor de hand ligt, hoe komt hij dan tot een goede impuls het gebaar met de juiste intensiteit te maken? Soms stelt de acteur zich iets voor om als ezelsbruggetje dienst te doen. Hij beeldt zich bijvoorbeeld in dat hij geen aanhanger van het nazi-regime was, maar toch een Hitlergroet moest brengen om sociaal gewenst gedrag te tonen. Zijn arm komt niet helemaal schuin omhoog maar wat hoger dan het minstens verplichte recht vooruit: hij heft zijn arm tot ooghoogte. Of de acteur stelt zich voor dat hij een vermoeide Mozes is die nog eenmaal zijn arm kan heffen maar niet meer recht omhoog kan strekken en daardoor tot ongeveer de hoogte van het hoofd van een speler tegenover hem komt en daarna zijn hand langs diens schouder en arm laat afzakken. De list die de acteur verzint, deelt hij meestal niet met zijn regisseur. Voor de regisseur is de list niet relevant. Hij is niet geïnteresseerd in een motief voor de acteur om te spelen; dat kan alleen maar verstorend werken. De aandacht moet immers niet bij de acteur liggen, maar bij het geheel. Als de associatie van de acteur, de groet met gestrekte arm of het heffen van de arm in uiterste vermoeidheid, naar buiten komt, leidt dit de aandacht af van de bedoeling die de regisseur met het gebaar heeft… en dat is even geen andere dan het verleggen van de kijkrichting van het publiek.


Vier acteerwijzen

115

Of denk als regisseur Een andere oplossing is het meedenken met de bedoeling van de regisseur. In deze conflict situaties tussen speler en regisseur – de regisseur vraagt de acteur iets te doen maar geeft hem geen motief mee om dit te spelen – zie je dan ook vaak dat de regisseur de hele scène nog maar eens uitlegt, in de hoop dat de speler het snapt en de handeling daarom maar uitvoert. Maar uitleg alleen geeft de acteur nog geen sleutel om te spelen. Als de acteur begrijpt waarom hij zijn arm in het belang van de mise-en-scène moet verleggen, is dat nog geen motief voor zijn eigen spelhandeling. De acteur kan dan wel als een mederegisseur op het podium de aandacht van het publiek sturen, maar hij is voor het publiek vooral geloofwaardig als hij als personage dit gebaar maakt. De acteur moet niet de indruk achterlaten dat hij een regiehulp op het speelvlak is, hij moet een volwaardige rol als karakter uitvoeren. Het gebaar moet niet uit de regisseur komen, het moet uit de acteur komen. Maar hoe kan de acteur dit gebaar uiten en geloofwaardig overbrengen als het niet uit hemzelf komt?

Figuur 7.5 Onpersoonlijke noodzaak

Een andere oplossing De oplossing ligt niet in het meedenken met de regisseur of met het verzinnen van een list. Het meedenken creëert wellicht wat meer begrip, het creëert geen spelmotief. De truc die de speler zelf verzint, werkt misschien als aanzet, maar mag nooit op de voorgrond treden zoals de inleving in de stijl van Stanislavski wel bedoeld is tot uiting te komen. De acteur heeft geen sleutel in zijn eigen vaardigheid emoties te uiten, in inleving of in een andere innerlijke impuls, zoals bijvoorbeeld de verbinding die hij voelt met zijn eigen steunpunt of leegte. Zonder een verbinding naar binnen moet de acteur spelen en juist met zijn spel een verbinding leggen met de rest van het stuk. Hoe speel je je spel als acteur geloofwaardig zonder een innerlijke drijfveer of je spelvaardigheid voorop te stellen? Hoe stel je je puur in dienst van het stuk en breng je je gebaren en teksten toch overtuigend vanuit je personage? Herhaling als sleutel Om de bedoeling van een regisseur en het spel van een acteur in deze situaties op elkaar aan te laten sluiten, ligt een andere wijze van spelen voor de hand dan aansluiting bij de eigen persoon-


116


lijke vaardigheden, de eigen persoonlijke inleving of het eigen onpersoonlijke innerlijk. Namelijk herhaling vanuit een onpersoonlijke uiterlijke noodzaak. Ga tien of twintig keer dieper zitten. Stap tien of twintig keer die meter naar de zijkant toe. Breng tien of twintig keer je arm omhoog. Voelt dat na tien of twintig keer nog steeds aan alsof het een handeling is die niet natuurlijk is omdat je er zelf geen impuls toe ervaart…? Doe hem dan nog eens tien of twintig keer, desnoods honderd of honderden keren. Tot hij aanvoelt als vanzelf sprekend. Als iets onpersoonlijks dat buiten je om gebeurt. Deze handeling hoeft niet vanuit iets uit jezelf te komen. Door te herhalen leer je je vinden in het onpersoonlijke mechaniek van het omhoog brengen van je arm, het verplaatsen van je voeten, het verder weg zakken naar de grond. Je onderwerpt je vanuit een eigen vrijwilligheid aan iets dat groter is dan jezelf. Door te herhalen ervaar je een onpersoonlijke noodzaak van je handelingen en kom je vanzelfsprekend tot een juiste beweegreden deze handeling uit te voeren. De beweegreden is niet persoonlijk; het motief voor je spel ligt in de aanvaarding van onpersoonlijke wetten. Door duizend keer je arm te heffen vind je de wetmatigheid van het juiste heffen van je arm. Sportvoorbeeld Denk aan vechtsporters die tienduizenden keren een bepaalde afweerbeweging of specifieke stoot maken. De eerste keren stellen ze zich voor welke aanval ze afweren of welk lichaamsdeel van hun tegenstander ze raken. De vele volgende keren dat ze de handeling uitvoeren, voeren ze hem simpelweg aandachtig uit. Bij een echte wedstrijd helpt de opgebouwde routine de op dat moment vereiste actie juist uit te voeren. Theaterervaring Spelen door te herhalen leer je door het volgen van aanwijzingen voor het voldoen aan regie wetten en in het gewoonweg opdoen van pure theaterervaring. De kunst van het spelen op basis van herhaling vind je vooral in de wereld van ervaren theaterdieren, bij de komedianten die een zaal plat kunnen krijgen. Komediespelers Het voldoen aan vlakverdelingen, mise-en-scène’s en zichtlijnen vraagt om dit type spel. Daarnaast komt het ook sterk naar voren in de timing van een acteur; in het aanvoelen van een zaal wanneer het te maken gebaar of de uit te spreken zinsnede het beste past. Timing is een aspect dat vooral bij humor nauw luistert. Met name cabaretiers en comedyspelers leren avond aan avond op welk moment zij een volgende beweging moeten maken als het publiek een eerste lachsalvo heeft ingezet. Dit tijdsverloop heeft bepaalde wetten die onafhankelijk van de impulsen van de acteur bestaan. Door veelvuldig te spelen leer je deze kennen en leer je vanuit deze wetten te handelen en minder vanuit je eigen impulsen. Acteeraanwijzingen van een filmregisseur In de filmwereld is deze wijze van spelen voor het eerst nadrukkelijk genoemd door Renoir. Jean Renoir, die in de eerste helft van de vorige eeuw filmde en de zoon was van schilder Auguste die aan het einde van de negentiende eeuw internationaal bekend werd. Renoir gaf zijn acteurs bewuste aanwijzingen mee handelingen vanuit een onpersoonlijke noodzaak uit te voeren. Hij verzocht ze een handeling vele malen te herhalen, tot deze onpersoonlijk werd en als het ware vanzelf ging. Renoir wilde niet zozeer vaardigheid of authenticiteit waarnemen bij zijn acteurs, maar vooral vanzelfsprekendheid. Hun teksten en gebaren moesten met een vanzelfsprekendheid


Vier acteerwijzen

117

naar buiten komen die los stond van de persoon. Renoir begeleidde zijn acteurs actief in deze manier van spelen. Hij vroeg ze liefdevol veel te herhalen en volstond niet met een enkele aanwijzing dat iets zus of zo moest omdat dat het filmbeeld beter vulde. Hij liet de acteur niet alleen staan in zijn zoektocht naar de juiste impuls om te spelen. Renoir gaf weliswaar geen sleutels door de acteur zijn kundigheid te laten tonen, hem een inleving voor te houden of zich zo natuurlijk mogelijk te gedragen, maar vroeg hem aandachtig zijn scènes te herhalen. Het spel moest niet zozeer voortkomen uit de eigen vaardigheid, beleving of natuur… het moest voortkomen uit een universele wetmatigheid. Die wetmatigheid vind je door te oefenen en herhalen, oefenen en herhalen tot een beweging zo vaak gemaakt is dat hij nog maar op één manier kan worden uitgevoerd: de zuivere en vanzelfsprekende manier. Het belang van ervaring Vanzelfsprekendheid in het spelen ontstaat vooral door ervaring. Ervaring is bij een professioneel toneelacteur allereerst nodig om te leren spelen: door te oefenen leer je stem en lichaam als instrumenten te gebruiken, leer je te huilen als het moet, uitbundig te doen, eenzaam, gierig, verlangend, enzovoort. Vervolgens telt de ervaring te kunnen dissociëren: de acteur hoeft het verdriet of de blijdschap die hij speelt niet steeds zelf te voelen, evenmin als een chirurg de pijn of de vreugde in dezelfde mate moet voelen als de patiënt waarbij hij een abces verwijdert. Een acteur heeft ervaring nodig zijn vaardigheid niet als een trucje over te laten komen. Zeker voor filmacteren geldt dat het spel echt en authentiek moet zijn. Inleving helpt daarbij. De acteur speelt niet alleen emotie, maar stelt zich die op dat moment ook voor. Ook inbeelding kan onecht overkomen. Om de emotie meer dan een inbeelding te laten zijn, helpt het een acteur zich de emotie niet alleen in zijn hoofd voor te stellen maar die ook te voelen in zijn eigen fysieke steunpunt. Uiteindelijk is ervaring vooral nuttig om als het ware te kunnen spelen op een automatische piloot. Je weet waar een spelsituatie om vraagt en kunt daar direct op reageren. Je hoeft niet eerst naar binnen te kijken om je juiste vaardigheid, inbeelding of instelling op te duiken. Je weet direct juist te reageren op een medespeler, een lach of een zucht van het publiek door je ervaring – zoals een vechtsporter zijn reactie paraat heeft op een benadering.

Een Nederlandse regisseur als voorbeeld In Nederland heeft Bert Haanstra op het belang van spelen vanuit onpersoonlijke ervaring geduid. Hij werkte in de vijftiger, zestiger en zeventiger jaren van de vorige eeuw. Evenals de Franse filmkomiek Jacques Tati en later bijvoorbeeld Mr. Bean, werkte hij in het begin van zijn carrière veel met beeldgrappen. Een eerste keer dat een acteur zijn handeling in een beeldgrap verricht, lach je er zelf als regisseur om. En je kunt je acteur een aanwijzing geven dit of dat even net iets anders te doen. Een tweede keer kun je nog glimlachen en een acteur vaag duiden wat eventueel kan veranderen. Een derde en alle volgende keren lach je niet meer. Je weet dan niet meer wat precies op de lachspieren werkt bij iemand die de scène voor het eerst ziet. Je hebt hem zelf al te vaak gezien. Je ziet niet meer spontaan wat de lachsalvo’s veroorzaakt. Je kunt je acteur geen spelaanwijzing meer geven,maar slechts vertrouwen op zijn ervaring en op je eigen ervaring. Door je ervaring met komische scènes weet je wat werkt en wat niet en vraag je je acteur van daaruit te handelen. De acteur voelt vanuit zijn ervaring aan wat is nodig voor de scène.


118


Spelen op routine Omdat de acteur honderden malen een sketch heeft gedaan of tientallen keren een mop heeft verteld, weet hij wat werkt bij een publiek en wat niet. Hij houdt zich aan de wetten van dit mechaniek zonder zijn eigen ik of eigen beleving op de voorgrond te stellen. Niet het opentrekken van vele registers van stemgeluid en lichaamsbeweging telt hier noch de inleving die de acteur heeft bij de sketch of de mop. Na honderden keren is deze inleving waarschijnlijk weinig fris meer – en evenmin is het zinvol dat de acteur zich bij de sketch of mop afvraagt of hij die kan verbinden met zijn innerlijke energie. Wat hier vooral telt, is het professionele vermogen van de acteur de handeling voor de honderdste keer uit te voeren als een vanzelfsprekende handeling. Het behoort tot zijn vakkundigheid af te zien van eigen expressiedrang, emotie of wens tot verbinding. Zonder een eigen uitings-, belevings- of overbruggingswil speelt de acteur vakmatig op zijn routine. Juist met zijn routine in plaats van met zijn spontaniteit bespeelt hij een zaal. Denk aan de momenten in een komedie dat de acteur zijn hoofd draait om de aandacht op een vreemd tafereeltje te richten of dat hij zijn hoofd juist afwendt of grote ogen opzet. Om dit met de juiste timing te doen, luistert de speler vooral naar de wetmatigheden in het reageren van de zaal en minder naar zijn eigen impulsen. Hij reageert op deze wetmatigheid zonder eigen impuls met een zuiver en vanzelfsprekend gebaar. Bij onpersoonlijke noodzaak speelt een acteur vanuit herhaling. Hij acteert vanuit een mechaniek die los van hemzelf bestaat. Hij zoekt aansluiting bij de wetmatigheid van het spel. Hij speelt vooral vanuit de routine van zijn ervaring en minder vanuit zijn innerlijke impulsen.

7.5 Samenhang acteerwijzen De vier acteerwijzen zijn vier manieren om beter te leren hoe je communiceert. Zij vullen elkaar aan en overlappen elkaar. Ze worden nooit geheel apart gebruikt, maar vallen voortdurend samen. Meestal staat één methode op de voorgrond en werken de andere drie ondersteunend. Verschillen benadrukt Om de vier acteerwijzen te duiden is een bedrijfskundig vierkant gebruikt. Een bedrijfskundig vierkant is krachtig als werken denkconcept, maar suggereert een niet-bestaande duidelijke onderscheidbaarheid van de cellen langs de indeling van de beide assen en van de assen zelf. Noch de cellen op een as zijn in een sociale werkelijkheid exact van elkaar te onderscheiden, noch de assen zelf. Tussen persoonlijk en onpersoonlijk bestaat geen scherpe grens evenmin als tussen innerlijk en uiterlijk. Zelfs een onderscheid tussen de dimensies persoonlijk-onpersoonlijk en innerlijk-uiterlijk is niet scherp; uiterlijk valt vaker samen met onpersoonlijk dan met persoonlijk, bijvoorbeeld. De werkelijkheid is minder discreet dan een model suggereert. Het model is een hulpmiddel de werkelijkheid te interpreteren, te leren en gericht tot actie over te gaan. Het bedrijfskundig vierkant van acteerwijzen benadrukt vooral de verschillen, maar de overeenkomsten zijn er zeker ook. Met de verschillen komen de afzonderlijke leerpunten bloot te liggen. Bij elke toepassing van de acteerwijzen in communicatie komen zij gezamenlijk aan bod. Overeenkomsten en onscheidbaarheid De vier acteerwijzen hangen samen en worden in werkelijkheid samen beoefend. Zij bieden je vooral aangrijpingspunten tot een ander spel of een verandering in je presentatie te


Vier acteerwijzen

119

komen. Als je presentatie niet voldoende loopt, kun je je wijze van communiceren niet opdelen in slechts een van de vier acteerwijzen. Wel kun je bij een van deze vier afzonderlijk proberen een vertrekpunt te vinden om tot een verbetering van je presentatie te komen. Als je presentatie niet loopt zoals je wilt dat hij loopt, loont het te kijken naar de verschillende acteerwijzen zoals acteurs dit geleerd hebben. Vier afzonderlijk bekeken acteerwijzen Acteurs hebben met verschillende benaderingswijzen van overdracht leren omgaan en passen deze expliciet toe in hun spel. Zij kunnen bewust schakelen tussen de vier benaderingen. Acteurs verstaan de kunst van een effectief gebruik van de theatrale vaardigheden zelf: het gebruik van stem en lichaam en het vermogen emoties overtuigend te uiten. Ook beheersen zij de kunst zich in te leven in een karakter vanuit de eigen persoonlijkheid. Het tot een verbindende actie komen vanuit een eigen onpersoonlijk innerlijk is acteurs bekend vanuit hun stemgebruik en lichaamshouding: een goed stemgebruik wortelt in een steunpunt, een lichaam staat stevig als het een verbinding maakt met de grond waarop het staat en de ruimte eromheen. Acteurs doen vanzelf, door het avond aan avond spelen, veel ervaring op en leren daardoor acteren op noodzaak, in plaats van uit eigen inbreng. Een effectief proces van presenteren In projectcommunicatie maak je minder expliciet gebruik van de acteerwijzen dan acteurs dit doen. Je gebruikt ze impliciet in een combinatie. Als je communiceert, baseer je je op alle vier de acteerwijzen, zowel op je vaardigheden, je belevingsvermogen, je ontspanning en aandacht als op de noodzaak die de ruimte je biedt. Je gebruikt de vier acteermethoden in samenhang. Je steunt op je presentatievaardigheid, je leeft je in in je onderwerp en in je publiek, je zoekt steeds weer de balans tussen spanning en ontspanning op en je sluit aan bij de reacties van je publiek. Vier ankerpunten om te leren De vier benaderingen om communicatie nader te trainen, pas je in de praktijk integraal toe. Als je je communicatie wilt verbeteren, bezie je per acteerwijze wat je verbetermogelijkheden zijn. Training van stem en lichaamshouding Bij een presentatie zijn je stem en je lichaam je voornaamste instrumenten. Naast de inhoud van je presentatie en alle hulpmiddelen waar je gebruik van maakt, steun je in je presentatie vooral op je eigen presentatiekwaliteiten. In de communicatieve act zelf, moeten je woorden helder zijn en duidelijk uitgesproken worden om voldoende ver te dragen in de zaal waar je staat. Je lichaam neemt een positie in voor de zaal en straalt onbewust zelfvertrouwen uit, of angst. Meestal is je stem voldoende getraind, maar aparte stemtraining helpt je verder. Dat geldt ook voor het trainen van je houding: oefening draagt eraan bij natuurlijk en stevig te staan en daardoor overtuigend over te komen. Inleving gebruiken en oefenen Je hebt je voor je presentatie verdiept in je onderwerp en ingeleefd in je publiek. Als je weet welke emoties bepaalde elementen van je presentatie bij je oproepen, vervolmaakt dat je presentatie. Je leert in een Method Acting-achtige benadering van speloverdracht dat je die emoties kunt gebruiken als het nodig is dat je een persoonlijke, emotionele tint aan je presentatie geeft. Je blijft sensitief voor vragen uit het publiek. Deze tracht je vanuit eigen gevoelens en gedachten te


120


beantwoorden om je antwoorden persoonlijk over te laten komen. Ook sensitiviteit voor vragen en daar gevoelig en persoonlijk mee omgaan, kun je nader trainen. Ontspannen aandacht Van je steunpunt maak je zo goed als zeker gebruik in je voorbereiding. Vlak voor je presentatie ga je even naar het toilet. Misschien om nog wat ballast kwijt te raken, maar waarschijnlijk vooral om je nog even te ontspannen en een halve minuut voor jezelf te hebben. In je ontspanning aard je jezelf. En tijdens je presentatie maak je gebruik van de techniek van onpersoonlijk innerlijk door je aandacht te focussen: je richt bewust je energie. Je probeert je aandacht niet alleen naar je scherm naast je of de papieren voor je met de inhoud te laten gaan, maar houdt deze ook bij je toeschouwers in de zaal. Ervaring en vanzelfsprekendheid Je beweegt volgens de wetten van de ruimte en de daar gekozen opstelling. Je gaat niet tussen je toeschouwers en je scherm staan, je kijkt vooral naar de zaal en toont je gezicht soms even en profiel, ter afwisseling. Bij een u-opstelling sta je veelal in het midden en soms op het hoekpunt van de ene diagonaal en soms weer op de andere. Door van positie te veranderen bespeel je de ruimte en verhoud je je anders tot je toehoorders: bij een diagonale positie ben je meer confronterend naar de mensen in de rij tegenover je en meer verenigd met de mensen in de rij voor je. Als je de u-vorm inloopt ben je meer onderdeel van je toehoorders en verleg je de vierde muur. Met je positie bespeel je de ruimte. Door ervaring leer je de kijklijnen van je publiek te beïnvloeden. Afkijken bij grote komedieacteurs helpt daarbij zeker, veel vlieguren maken met presenteren ondersteunt deze vaardigheid ook. Door ervaring leer je bijvoorbeeld met het draaien van je hoofd en het licht meedraaien van je borstkast de vanzelfsprekendheid te vinden de aandacht van je publiek naar een ander deel van het podium te richten. Onderscheiden van inhoud De vier acteerwijzen zijn vertrekpunten om het procesmatige aspect van communicatie te verbeteren. Dat veronderstelt de mogelijkheid inhoud en proces te scheiden, de communicatieve boodschap is los te weken van de communicatie zelf. Deze mogelijkheid tot scheiding is niet geheel houdbaar, maar vormt een zinvolle indeling om gerichte aandachtspunten aan te brengen in verbeteringen van het communicatieproces. Door het communicatieproces op zichzelf te bezien en het nader in te delen, ontstaan verschillende ankerpunten met eigen focus en leerwijze om communicatie te verbeteren: de vier acteerwijzen; zij dienen als leerpunten om de inhoud, het te specificeren en te ontvangen projectresultaat, nog beter over te dragen. De vier acteerwijzen zijn ons allen van nature bekend. Het zijn manieren om communicatie te ondersteunen en communicatie is ons allen vertrouwd. Het is een van de essenties van ons leven. We gebruiken de acteerwijzen continu onbewust in onze communicatie en we kunnen ze gebruiken als expliciete lessen om onze communicatie verder te verbeteren. In onze communicatie hangen de acteerwijzen samen, ze zijn slechts beperkt onderscheidbaar. Als je kijkt hoe acteurs effectief een boodschap overbrengen, herken je vier te onderscheiden manieren om je presentatiekwaliteiten te versterken: training in theatervaardigheid, oefening in inleving, in aandacht en het opdoen van ervaring. Lessen in de acteerwijzen vergroten je vermogen een publiek te bereiken.


Vier acteerwijzen

121

7.6 Tot slot: spreken in kleuren De vier acteerwijzen zijn bezien als ankerpunten voor het verbeteren van projectcommunicatie. De kwaliteit van projectcommunicatie is voor een groot deel afhankelijk van de kwaliteit van degene die communiceert. Om de kwaliteit van projectcommunicatie te verhogen, loont het trainen van vaardigheid, inleving, innerlijk en ervaring. Deze leermethoden zijn in alle communicatie met elkaar verweven en zijn ook als leermethoden maar tot op zekere hoogte apart te trainen. Als op topniveau verbeteringen aangebracht worden, betreft dat vaak niet meer één van de vier specifieke methoden zelf, maar is er sprake van een kruisbestuiving met andere methoden. De kwaliteit van projectcommunicatie Projectcommunicatie betreft bij omroepen, uitvoeren, voordragen en acteren vooral de kwaliteit van de act van het communiceren zelf. Heeft een omroeper een luide, heldere en verdragende stem? Beheerst een uitvoerend musicus zijn instrument en brengt hij onder de spanning van een publiek de juiste tonen naar voren? Treft een voordrachtskunstenaar de juiste intonatie en past hij de juiste timing toe? Komt een acteur overtuigend en waarachtig over in de scène die hij speelt? De kwaliteit van het overbrengen Al deze vaardigheden zijn belangrijk om goed te communiceren. Ze vormen de basis van communicatie. Om communicatie te verbeteren is het nuttig naar acteren te kijken. Een acteur moet over veel vaardigheden beschikken om tot een goede overdracht te komen. Acteren betreft vooral een optimaal gebruik van stem en lichaam. Om de overdracht te optimaliseren zijn nog enkele andere kwaliteiten nuttig. De acteur moet niet alleen onder de spanning van een weliswaar passief maar manifest aanwezig publiek zijn vaardigheden kunnen tonen zoals een uitvoerend musicus, of gepast op het gevoel in de zaal reageren zoals een voordrachtskunstenaar, maar ook een verbinding tot stand kunnen brengen vanuit een eigen persoonlijke inleving of zijn onpersoonlijke innerlijk. Hij moet net als de voordrachtskunstenaar van zijn ervaring gebruik kunnen maken een zaal leidend te laten zijn voor zijn timing. Bij een voordrachtskunstenaar betreft de timing vooral het hernemen van het woord, een acteur daarentegen moet zijn gevoel voor timing ook benutten voor het maken van het juiste gebaar op het juiste moment. Hoe stuur je deze kwaliteit? Het terughalen van eigen emoties, het oproepen van je steunpunt, het verrichten van herhalingen, zijn naast het trainen van basisvaardigheden nuttige hulp- en leermiddelen om tot het juiste spel of de juiste presentatie te komen. Je kunt deze hulpmiddelen voor jezelf gebruiken. Een presentatie- of speltrainer kan je aanwijzingen in die richting geven. Maar de aanwijzingen en leermiddelen werken maar tot een beperkte hoogte. Spreken in paradoxen Uiteindelijk sta je op het toneel of voor een groep in niet meer dan je naakte aanwezigheid van dat moment. Naast het weinige houvast dat je hebt aan de inhoud, heb je enig houvast aan je vaardigheden, je inleving, je vermogen in jezelf aansluiting te zoeken en in je ervaring. Maar voor een effectieve communicatie lijkt altijd nog net iets meer nodig. Dit meer laat zich nauwelijks benoemen. Wanneer de leermiddelen uitgeput zijn, wordt er soms nog in paradoxen gesproken om aan te geven hoe communicatie nog effectiever kan worden.


122


De kleur van een toon Een dirigent zegt soms tegen een uitvoerend musicus zoiets als ‘kun je die toon wat zachter blauw laten klinken?’ in plaats van een voor de hand liggend ‘kan die ‘c’ asjeblieft ietsjes hoger en een tikkeltje meer pianissimo?’ Hij weet dat de musicus specialist is op zijn instrument. De musicus weet er meer van dan de dirigent. Hij gaat er al tientallen jaren dag in dag uit innig mee om,terwijl de dirigent dit instrument waarschijnlijk zelf slechts uitvoerend heeft leren kennen in zijn opleiding en het vervolgens vooral heeft leren beluisteren. Vanuit dit luisteren is hij wellicht beter in staat aan te geven wat werkt in de overdracht en wat daar minder werkt. De dirigent beseft dat het melden daarvan nog geen veranderingsimpuls voor de muzikant oplevert; dat blijft dan een aanwijzing die van buiten komt voor de musicus en vormt daarmee nog geen aanwijzing naar binnen, waar de musicus direct wat mee kan. De dirigent is slecht in staat een aanwijzing te vinden die goed aansluit bij het spel van de muzikant. Hij kan niet aangeven hoe de musicus de door hem als dirigent gewenste verandering tot stand moet brengen. Juist met de paradox van de kleur van een toon kan hij wellicht een snaar raken bij de musicus ,die hem een gevoel geeft van wat er in zijn overdracht verwacht wordt en een handvat om zijn spel wat bij te stellen. Onder een regenboog door Ook bij acteurs spreken regisseurs soms in dit soort paradoxen om de overdracht te bevorderen. Bijvoorbeeld eveneens het spreken in kleuren: ‘Kun je het misschien met wat meer blauw brengen?’ Of: ‘Ik wil dat het overkomt alsof je onder een regenboog doorkomt’. Of: ‘Breng je aandacht niet alleen door de lucht naar de zaal – stel je voor dat de toeschouwers nu vissen in donker water zijn die de trillingen van je voetstappen op de kant horen’. Daar waar vaardigheid, inleving, innerlijk en ervaring nog instrumenteerbaar en oefenbaar zijn, zijn dit soort aanwijzingen dat nauwelijks. Toch vinden acteurs er vaak een zinvolle sleutel in om tot het juiste spel te komen. De laatste verbeteringen bevinden zich meestal niet in techniek, maar juist in dit soort paradoxen. Naast de vier genoemde acteerwijzen is ‘spreken in kleuren’ een aanvulling om de meest optimale presenteerwijze te vinden. De uiteindelijke oplossing voor een communicatievraagstuk ligt niet alleen in efficiënte middelen en methoden, maar ook in een effectieve paradox.

7.7 Samenvatting acteerwijzen Een belangrijke vraag bij projectcommunicatie is hoe je communiceert. Het ‘wat’ van je projectcommunicatie betreft het resultaat dat je in samenspraak ontwerpt en waarvoor je met je communicatie verzorgt dat het aanvaard wordt. Je hebt anderen nodig om je resultaat te specificeren en laat het bij anderen achter, die het daartoe moeten willen accepteren. Naast het ‘wat’ is ook het ‘waarmee’ meestal makkelijk vast te stellen; van welke hulpmiddelen en manieren om te communiceren maak je gebruik? Betreft het bijvoorbeeld de keuze voor een persoonlijke ontmoeting: een vergadering, een presentatie of een tweegesprek?; voor een folder: per doelgroep of een generieke?; en voor een intranetsite; met aparte toegangsrechten voor projectmedewerkers, voor acceptanten en voor belangstellenden binnen het bedrijf, die geen directe relatie met het project hebben?


Vier acteerwijzen

123

De boodschap, het ‘wat’, en de middelen van je projectcommunicatie, het ‘waarmee’, zijn redelijk analytisch vast te stellen. Anders is dat met het ‘hoe’ van je communicatie. Daartoe voldoet een analytische bepaling van de gewenste kwaliteiten alleen niet. Daar telt in hoge mate ook de vaardigheid goed te communiceren. Deze vaardigheid ontwikkel je van nature, communiceren doen we immers van jongs af aan en van jongs af aan krijgen we feedback om onze communicatie te verfijnen. Je ontwikkelt je projectcommunicatie natuurlijk verder door specifiek ervaring met projectcommunicatie op te doen. Als je je projectcommunicatie verder wilt ontwikkelen, loont het te kijken naar de manier waarop toneelspelers een boodschap overdragen en hoe vecht sporters reageren op elkaar. Het ‘hoe’ van je communicatie ontwikkel je verder door de vier acteerwijzen nader te beoefenen. Hoe presenteer je, hoe spreek je, hoe stel je je op, hoe reageer je op de zaal? Hoe verbeter je dat? Hoe leert een acteur acteren? Het imiteren van de wijzen waarop acteurs leren spelen, helpt je je communicatievaardigheid te oefenen en verbeteren. Acteurs zijn de praktijkbeoefenaren van het presenteren. Zij doen niet anders. Het is hun beroep een boodschap te communiceren. Acteurs leren communiceren met een publiek door hun gedragsmogelijkheden van stem en lichaam te versterken, door zich in te leven, door aansluiting te zoeken bij een onpersoonlijk innerlijk en door te spelen op ervaring.

Figuur 7.6 “Hoe leert een acteur acteren?”

Vier methoden In alle communicatie worden de vier methoden gecombineerd toegepast. Als leermethoden zijn zij te onderscheiden: elke methode biedt een ander vertrekpunt om je projectcommunicatie te verbeteren. Je zoekt steun in je vaardigheden, je empathisch vermogen, je steunpunt of in her haling. Deze acteerwijzen worden vrijwel altijd in combinatie toegepast. Een aanwijzing op een iets andere manier te spelen om een boodschap nog net iets beter over te brengen, is niet altijd op een van de vier spelwijzen terug te voeren. Die klinkt soms in paradoxen zoals ‘kun je je stem wat zachter blauw kleuren’.


124


Het flatgebouw als voorbeeld Als je je presentatie houdt, hoe doe je dat dan? Communiceren kan iedereen; we zijn immers allen sociale wezens. Maar hoe kun je je communicatie verbeteren? Wat wil je versterken aan je eigen communicatieve act als de presentatiemiddelen al professioneel verzorgd zijn, de ruimte goed geoutilleerd is en het publiek de juiste verwachtingen koestert? Er zijn vier handvaten om je communicatie te trainen. De eerste betreft de klassieke training van toneelvaardigheden: je stemgebruik, je lichaamshouding en je vermogen emoties zowel expressief als goed gedoseerd te uiten. Denk aan de kwaliteiten van toneelspelers. Daarnaast is het van belang dat je leert je goed in te leven in je eigen rol. Stel je jezelf voor dat je bewoner bent van het toekomstige flatgebouw: Welke inrichting kies je? Welke planten voor de ramen, of geen, welke kunst aan de muur? Inbeelding hiervan helpt, op de momenten dat je in je voordracht zelf als een mogelijke toekomstige bewoner spreekt, authentiek over te komen. Naast vaardigheid en inleving is ontspanning van belang. Je communiceert sterker wanneer je dat doet vanuit rust en intrinsieke aandacht, dan wanneer het gehaast gebeurt en je het doet omdat het nu eenmaal moet in de opdracht die je gegeven is, maar je er geen innerlijke verbinding mee maakt. Zoek in je communicatie aansluiting bij je eigen steunpunt. Tot slot moet je het vermogen en de ervaring hebben gebaren te maken en woorden uit te spreken omdat de situatie daarom vraagt. Zonder persoonlijke inbreng onderwerp je je vanzelfsprekend aan de noodzaak een handeling te verrichten. Denk bij het spelen op onpersoonlijke noodzaak aan een vooraf bedacht grapje. Je zegt dat je het publiek het nieuwe futuristische flatgebouw laat zien en gebaart de floormanager het beeld hiervan op het projectiescherm te toveren. In plaats daarvan komt een foto van een vervallen boerderij van anderhalve eeuw geleden tevoorschijn. Je speelt je verbazing, wendt je hoofd af en vraagt als de reacties verstommen om het goede plaatje. Bij deze act telt vooral je timing. Later kun je een inhoudelijke brug maken naar het ‘verkeerde’ beeld, door te laten zien hoe je de plattegrond van het flatgebouw hebt ingebed in de archeologische structuur van oude landpaden en hoe je de architectuur van het voormalige landschap laat terugkomen in de gekozen groenvoorzieningen rondom het gebouw en op de daken en terrassen. Hoe kun je de lessen uit deze vier acteerwijzen praktisch gebruiken als je je presentatie verzorgt? Zorg dat je stem soepel is. Zoals zangers elke ochtend hun stem inzingen, zo geef je vooraf je stembanden wat gymnastiek. Zorg op zijn minst voor het bekende glaasje water bij je spreekgestoelte. Zorg er ook voor dat je goed in je vel zit, zodat je lichaamshouding zelfvertrouwen uitstraalt. Dat bereik je ook door je kort voor de presentatie even te ontspannen en terug te trekken in jezelf. Dat biedt tevens een moment om je je rol weer in te beelden. Roep die inbeelding tevoorschijn op de momenten dat je voordracht daar om vraagt. Weet tot slot dat op sommige momenten in je presentatie timing het allerbelangrijkste is: wat is het moment om na een applaus het woord weer te hernemen of na een aangehouden lachen? Die momenten worden meer bepaald door de mechaniek van het spel met je publiek dan door je eigen inbreng. Luister naar dat mechaniek en onderwerp je er aan. Dat bevordert een soepel verloop van je presentatie. Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net

Index A A4-Projectmanagement ��1, 23, 45, 51 aanbodgericht��52 Aanleveren��69 abc’tje��17, 18, 24, 27, 53 acceptanten ��7, 14, 56, 87 acceptatie��2 acteren��72, 81, 84 Activeren ��69 actor��6, 14, 17, 27, 41, 46 actorenanalyse ��7, 28 actorenbenadering ��11 afnemers��2 Afronden��69 Afstemmen��1, 3, 55, 69 Afwegen��69 algemeen publiek��9 analyse��19 technieken ��5 aspectenbenadering ��11, 15 attitude��36

B bedrijfskundig vierkant��118 beïnvloeding��45 belanghebbenden��4 benadermiddelen��88 bereidheid ��45, 46 beslissingsmacht��59 besluitvorming��40 betrokkenheid ��35, 41, 48 blauwdruk��52 boodschap ��71 budget��45

C cognitieve psychologie ��2 communicatie ��13, 15, 18, 28, 53 middelen��20 schema��24 communicatieve boodschap��21

communiceren��1 competentiegerichte fasering ��57

D divergerende voorfase��57

E entiteiten��29 evolutionaire faseringsmodellen��57 externe projectcommunicatie��87, 99

F focus op het publiek��79

G gerubriceerd model��25

H herhalingsprojecten ��3, 52, 99

I inhoud��38 innovatieve projecten��3, 55, 69, 99 inspraak��66 niveau��4, 66 instrumentarium ��6 intensieve afstemming ��46 interactie ��39 interne betrokkenen��6 interne projectcommunicatie��87 invloed van het publiek ��81

K kantoortuin ��60, 63, 67 ketting zender-boodschapmedium-ontvanger��1 kijkers ��75 ki-training ��111 klankbord��14 kloostertuin��60, 61, 67 kringenbenadering��7, 15


126

L leermethoden��123

M marketingdiscipline ��6 marketinginstrumentarium��5, 29 media��8 Method Acting��106 model van wederzijdse invloed��48 moestuin ��60, 61, 67

N non-acceptatie ��6

O omgeving��5 omroepen��72, 84 onderlinge verstandhouding��37, 44 onpersoonlijke noodzaak ��113 onpersoonlijk innerlijk��109 ontvangers��76 ontwerpgedachte ��28 ontwikkelsituatie ��23 ontwikkeltuinen��70 opdrachtgever��4, 14, 87 ordinale schaal��33 overdracht ��79 overheidsprojecten��59

P partijgenoot��42, 43, 48 partner��42, 43, 48 personeel ��12 persoonlijke inleving ��105 persoonlijke training��102 podiumsituatie��70, 81, 85 politieke kring ��8 prestatieverplichting��59 prioriteit��46 procedure��40 proces��38 fase��57 in enge zin ��40 projectafstemming��22, 31 projectcommunicatie��17, 87, 121


projectmanager��7 projectmedewerkers��7 projectmethodieken��57 projectresultaat��4 publiek��5 aanspreken ��97

R relatietype��36 resultaatacceptatie��100 resultaatspecificatie��5, 53, 56, 99

S scopjafitchek��12 sjabloon��8 solidariteit ��42 spinnenwebbenadering��9, 15 stakeholders��6, 34 Stanislavski��106 stijl��21 strategie��12 strategisch vierkant��33

T timemanagement��33 tuinenanalyse��23 tweerichtingsverkeer��74 tweezijdig communicatiemodel ��28 typen��19

U uitgebreid schema��25 uitvoeren ��72, 76, 79, 84

V vernieuwbouwprojecten��53, 99 vernieuwingsgraad��51 vierde muur��90 vijand��42, 48 voordragen��72, 79, 84 vriend��42, 43, 48

W wederhoor ��58 wederkerigheid��70


127

Index

wederzijdse invloed��33 model��33 wildtuin��60, 64, 67 ‘W’-vragen��22, 25

zendergericht��79 zendergerichte vorm��72 zenders��76

Z zenden��58



Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see

Recommend Documents