Contents Data Profil Perusahaan ........................................................................................................................... 2 2T
2T
Isi Generasi Data ..................................................................................................................................... 5 2T
2T
Buat Kode Password ............................................................................................................................... 6 2T
2T
Rubah Generasi Sementara .................................................................................................................... 8 2T
2T
Protek Data Perusahaan ....................................................................................................................... 10 2T
2T
SYSTEM UTILITY..................................................................................................................................... 11 2T
2T
Buat Kode Konter .............................................................................................................................. 11 2T
2T
Buat Kode Currency .......................................................................................................................... 12 2T
2T
Posting Transaksi Jurnal ke GL .......................................................................................................... 13 2T
2T
Buat Data Baru .................................................................................................................................. 14 2T
2T
Perbaikan Data .................................................................................................................................. 15 2T
2T
Konversi Data .................................................................................................................................... 16 2T
2T
PADA AKHIR BULAN .............................................................................................................................. 17 2T
2T
Proses Tutup Buku ............................................................................................................................ 17 2T
2T
Tutup Buku Akhir Bulan................................................................................................................ 19 2T
2T
Tutup Buku Koreksi Akhir Bulan ................................................................................................... 19 2T
2T
Generate Jurnal Selisih Kurs.............................................................................................................. 20 2T
2T
Gabung Data Tahunan ...................................................................................................................... 21 2T
2T
Data Profil Perusahaan Isi profil perusahaan pada program MAS merupakan satu prosedur penting yang harus di isi secara lengkap agar laporan dapat di tampilkan dengan baik. Isi secara lengkap data profil perusahaan Anda untuk Alamat Perusahaan, Motto, NPWP Perusahaan, PKP, SK. Pengukuhan, Tgl. Pengukuhan Pajak, Generasi Data, Lokasi Program, Data, Data Backup di Flashdisk dll. Caranya: Pada menu utama program MAS, klik Utility Isi Profil Perusahaan
1. Nama Perusahaan Isi Data Profil merupakan pemeliharaan system dari perusahaan dimana nama perusahaan tidak dapat dirubah karena sudah di set oleh program. 2. Isi Alamat Untuk alamat di isi sesuai alamat perusahaan agar laporan dapat di tampilkan dengan baik. 3. Kota, Negara, Telepon, Fax dan email Keterangan tersebut penting untuk mengetahui identitas perusahaan, sehingga mempermudah customer apabila ingin menghubungi perusahaan. 4. 5. 6. 7.
Motto NPWP Klik PKP dan isi Tgl Pengukuhan PKP SK. Pengukuhan PKP
: (Isi Motto Perusahaan) : 01.182.183.3-504.000 : 20/03/2002 : 504.02431.10.93
8. Fiskal Bulan Ini 9. Tanggal Fiskal Bulan Ini, Dari
:1 :01/01/2011
Tanggal fiskal ini merupakan tanggal pertama kali menggunakan program, otomatis generasi data akan mengikuti tanggal fiskal. 10. Generasi Data, klik dan pilih
: 001 untuk generasi awal
Generasi data yaitu program yang digunakan untuk mengelompokkan data-data dari generasi awal mulai memakai program sampai sekarang yang sedang di gunakan, misalnya generasi 001 sampai 012 berarti generasi yang di gunakan adalah bulan 1 sampai 12 atau awal bulan dan tahun pertama kali menggunakan program.Generasi disini dibatasi dengan bulan setiap ganti bulan maka secara otomatis generasi akan berubah mengikuti bulan sekarang atau bulan waktu input transaksi. 11. Lokasi Program MAS windows
: C:\MASWIN\
Lokasi program ini tidak bisa di pindah atau di rubah karena kodingan global namanya sudah di set oleh MAS di C:\MASWIN\ sehingga tidak dapat di rubah sesuai keinginan. 12. Lokasi WFDAT.MDB (workfile)
: C:\MASWIN\DATA\
Lokasi WFDAT sesuaikan dengan lokasi program, tapi WFDAT juga bisa di tempat kan di semua lokal computer yang penting termasuk dalam folder data. 13. Lokasi UMDAT dll (lokasi data lokal)
: C:\MASWIN\DATA\ single user
(lokasi data di server) Z:\MASWIN\DATA\ multi user Untuk lokasi UMDAT atau untuk lokasi data umum disesuaikan dengan lokasi program jika memakai single user, tapi jika pakai multi user lokasi UMDAT di Z:\MASWIN\DATA yaitu di server. 14. Lokasi Data Backup FlashRam (USB)
: E:\ (atau yang lain)
Lokasi ini untuk menyimpan program yang di perbaiki, jadi jika ada masalah dengan program, backup terlebih dahulu sehingga program bisa di pakai lagi jika di butuhkan suatu saat. 15. System Tutup Buku
: Bulanan-(1 Bulan Dibuat 1 Generasi Data)
Jadi system tutup buku disini yaitu bulanan setiap satu bulan sekali di buat tutup buku akhir bulan, di tujukan supaya data yang telah di buat tersimpan rapi menurut bulan pembuatannya. 16. Bentuk Tanggal (set di control panel)
:dd/mm/yyyy(transaksi)
17. Warna Background
:Grey,Blue,Green.
18. Posting langsung ke GL
: (jika di ceklis)
Posting langsung ke GL maka semua modul akan terintegrate ke GL, tapi jika tidak di ceklis dan kita ingin posting langsung ke GL maka harus pilih system utilitypost transaksi jurnal ke GLpilih modulpilih bulan yang mau di posting dari kapan s/d kapanproses. 19. System Jurnal Selisih Kurs
: (untuk pakai mata uang asing)
Contoh Tgl: 05/01/2010 Terjadi transaksi penjualan 1000USD (kurs saat itu Rp. 9300) U
U
Accrual:
Real:
- saat pelunasan pakai kurs penjualan - akhir bulan jalankan generate jurnal selisih kurs
- saat pelunasan menggunakan kurs Bank - akhir bulan tidak perlu jalankan generate jurnal selisih kurs
Kurs akhir bulan 9.400 U
untuk Accrual setelah melakukan generate di akhir bulan, maka semua pelunasan menggunakan kurs akhir sebesar 9.400, sehingga terjadi selisih kurs dan di jurnal Untuk Real tidak akan di adjust ke kurs 9400 tetapi tetap dengan kurs 9300 20. Format Menu Sub Modul
:Menu Classic (Bentuk Kotak)
21. Boleh isi Jurnal Manual Jika fasilitas ini di ceklis maka ketika input transaksi, jurnal cara mengisinya dengan manual, tapi jika tidak maka secara otomatis. 22. Tanggal Mulai Pakai Program MAS Di isi dengan tanggal kapan mulai memakai program MAS. 23. System Parameter(Untuk Semua Modul),
Jadi dalam system ini akan membuat laporan menjadi lebih baik karena di sertai dengan nama penanggung jawab transaksi, yaitu dari bagian kepala gudang untuk inventory,
manager akunting untuk account receivable & account payable, manager & direktur penjualan untuk sales, manager pembelian untuk purchases, dan manager akunting untuk cash ladger,general ladger & cash flow. Disini juga terdapat fasilitas untuk pake nomor bukti otomatis atau tidak, kalau pake nomor bukti otomatis maka di tandai dengan di ceklis, sehingga ketika input transaksi kursor akan selalu berada di samping kiri kolom nomor bukti, 24. Setelah pengisian data profil selesai klik simpan.
Isi Generasi Data
Isi generasi data untuk identitas data tiap bulan, setelah tutup buku akhir bulan akan dibuat 1 generasi data untuk bulan berikutnya. Langkah-langkah: 1. Pada menu utama klik Utility Isi Generasi Data 2. Klik kotak Lookup Kode dan pilih generasi 001 (Data sample dari MAS). 3. Klik Edit Data di kiri atas program jika Tgl Awal Tahun Fiskal bukan tahun anda pakai program. Ganti ke tahun anda menggunakan program MAS.
4. Klik Simpan dan program akan otomatis generate sampai dengan 20 Tahun.
5. Setelah selesai, klik Keluar
Buat Kode Password Dalam program MAS,sebelum masuk kedalam program kita harus memasukan password terlebih dahulu, menurut level user yang mau di gunakan, sehingga program selalu terproteksi, tujuanannya agar program tidak sembarangan di buka oleh orang yang tidak ber kepentingan. Dalam program ini kode password memiliki 6 level user dimana level 6 merupakan level tertinggi, berikut keterangan level user nya dari level 1 s/d 6. 1. Level user untuk Marketing, memiliki hak untuk melihat/cetak laporan, tapi tidak boleh masukan data. 2. Level user untuk Operator, memiliki hak untuk tambah kode,transaksi dan cetak laporan + hak level 1. 3. Asisten akunting, boleh mengoreksi data yang belum di posting ke G/L, Toggle nomor urut, Edit data kode + Hak level 2. 4. Controllel, boleh edit data yang sudah di posting ke G/L , hapus data, over stok, over order, lihat HP + hak level 3. 5. Direksi, over kredit + Hak level 4. 6. Level tertinggi yaitu Administrator Accounting, boleh akses semua modul program. Contoh: Buat kode password, dengan nama user IWAN, Level User Administrator, berhak atas semua cabang/departemen di GL serta berhak Akses atas semua modul. Langkah-langkah: 1. Pada menu utama klik Utility Isi Kode Password
2. Ketik Kode Login
: IWAN
3. Ketik Kode Password/Verifikasi
: 123456/123456
4. Ketik Nama Pemakai
: IWAN
5. Ketik Batas Tgl Akses, dari
: 01/01/2011 S/d 31/12/2015
Batas tanggal, jika ingin tidak di batasi aksesnya maka tidak usah di isi sehingga program dapat di buka menggunakan password tersebut kapan pun tanpa di batasi. 6. Ketik Kode Cabang Yg Diizinkan
: ALL
7. Ketik Hak Pakai Pada Modul
: ALL
Hak pakai sesuaikan untuk modul apa aja jika ingin di batasi missalnya AP (Account Payable)/AR,SI dll, tapi jika tidak ingin di batasi ketik ALL maka bisa akses semua modul. 8. Pilih Type Akses Sub-Program
: Boleh akses semua sub-program
9. Isi Level User
: Administrator Accounting, boleh akses semua hak
Klik icon Simpan, sebelum mengisi kriteria bagian bawah U
10. Klik Lookup Kode Login dan pilih kode password IWAN 11. Klik Edit Data untuk pengisian kriteria bagian bawah
12. Type Hak Buat Kode & Transaksi
:
Untuk pemberian hak secara otomatis pilih nomor 2. Semua pilihan yang ada pada bagian bawah akan tercentang otomatis atau pilih nomor 1 untuk check hak secara manual. 13. Setelah selesai klik Simpan
Rubah Generasi Sementara Dalam program ini anda hanya dapat merubah fiskal, tanggal fiskal dan generasi sementara untuk user ini dan sesi ini saja. Kemudian juga dapat melihat data-data dari bulan-bulan sebelumnya, tanpa merubah generasi di isi data profil perusahaan. Misalnya anda ingin masuk transaksi dengan melihat generasi sebelumnya hanya sementara maka bisa menggunakan program ini.
Langkah-langkah: 1. 2. 3. 4.
Pada menu utama klik Utility Rubah Generasi Sementara Klik pada drop down Generasi Data Sementara (menu untuk lookup generasi ) Pilih generasi yang mau dirubah misalnya 001 Setelah selesai merubah generasi Simpan keluar
Protek Data Perusahaan
Sebelum masuk ke sub menu program MAS Anda harus menjalankan Protek Data, karena jika tidak di jalankan ”protek data” akan muncul warning ”Not A Valid Password” Langkah-langkah: 1. Klik Utility Protek Data Perusahaan 2. Kemudian klik Proses 3. Maka akan muncul warning: ”Protek data selesai dengan Baik”. Fasilitas Protek Data semua modul, berguna untuk melindungi data agar tidak dapat dibuka oleh orang-orang yang tidak berkepentingan
SYSTEM UTILITY System utility digunakan untuk membuat data pemasukan dan proses pembuatan kode seperti kode konter, kode currency,buat data baru,perbaikan data,konversi data,proses tutup buku, generate jurnal selisih kurs serta gabung data tahunan kemudian juga dapat untuk membuat laporan dan lainlain. Sehingga system utility ini dapat memudahkan program untuk pemasukan transaksi dan juga dapat memperbaiki program jika muncul warning error program atau ada yang kurang data dalam program, tinggal di perbaiki saja di konversi data dan buat data baru.
Buat Kode Konter Dalam program ini Anda dapat membuat kode konter yang akan anda pakai saat anda meng-aktifkan nomor bukti otomatis setiap pemasukan transaksi. Tombol ini terletak di atas form pemasukan transaksi, biasanya di samping tombol kalkulator atau keluar.
Nomor bukti otomatis default sudah ada dari program MAS, tapi apabila anda mau mulai dari nomor berbeda dari default, anda dapat merubahnya dari program ini.
Cara membuat kode konter dapat Anda buat dengan cara sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.
Klik UtilitySystem Utility pada menu utama program MAS Pilih Data Entry Buat Kode Konter Klik Lookup Kode Konterpilih kode modul yang mau di buat kode konter misalnya AP001 kemudian klik Edit Data, untuk edit data sample
5. Ganti format data sesuai data perusahaan Anda: -Kode konter max. 5 character, contoh: AP001 -Isi keterangan max.30 character, contoh: Nomor Otomatis Account Payable -Pilih kode modul dan klik pada dropdown (menu untuk lookup modul), misalnya: AP -Isi panjang kode modul yang akan digunakan, max 15 character.
Khusus Nomor bukti otomatis SIFP, dibuat untuk pengisian nomor faktur pajak yang dapat di isi secara otomatis pada modul Sales Invoicing. Digit nomor otomatis faktur pajak sudah di tentukan yaitu sebanyak 11 digit sesuai faktur pajak yang sudah di tentukan pemerintah. − Isi Kode Awal, bisa untuk mengidentifikasikan sumber modul, misalnya: AP-, dari Account Payable atau isi dengan kode lain − Isi Nomor Awal sebanyak sisa dari pengisian di kode awal sebelumnya Misalnya: kode awal AP- maka anda dapat mengisi nomor awal max. 12 charakter, karena di kode awal sudah terpakai sebanyak 3 karakter − Isi Nomor Sekarang sama dengan banyaknya karakter yang diisi dengan nomor awal Misal: nomor sekarang 100000 maka nomor bukti awal menjadi 100001 − Isi Nomor Paling Akhir diisi juga sebanyak karakter di nomor awal Misalnya: 999999, jika nomor bukti mencapai 999999 maka Anda harus membuat kode yang baru, karena kode lama sudah tidak dapat dipakai lagi 6. Setelah selesai, klik simpan (icon gbr disket) bagian atas menu.
Buat Kode Currency Dalam program ini Anda dapat melakukan pembuatan kode Currency dan pengisian kurs standard/pajak yang berlaku untuk pemasukan transaksi dengan Supplier/Customer.
Cara membuat kode currency dapat Anda lakukan dengan cara sebagai berikut: Klik Utility System Utility pada menu utama program MAS Klik Data Entry Buat Kode Currency pada modul System Utility,Data Entry Ketik Buat Kode Currency yang akan Anda buat, misal USD Ketik Nama Currency, misalnya DOLLAR Isi symbol dari kode currency yang Anda buat misalnya $ Klik kotak Non Aktif, jika kode currency tersebut sudah tidak di pakai lagi tetapi jika kode currency tersebut masih di pake abaikan atau jangan di ceklis kotak Non Aktif itu. 7. Jika muncul warning seperti gamar di bawah ini klik simpan
1. 2. 3. 4. 5. 6.
8. Klik drop down pada kolom Loookup Datapilih kode currency yang baru di buat USD 9. Kemudian klik Edit Data, untuk edit data yang baru di buat.
10. Ketik Bulan 01 untuk Januari, 02 Februari dst, maka otomatis Kode Crc akan muncul 11. Isi Tanggal Awal dan Tanggal Akhir dalam bulan yang bersangkutan, misalnya tanggal 01/01/2011 s/d 10/01/2011 untuk kurs standard dan pajak 9.500 12. Ketik tanggal berikutnya dalam bulan yang sama untuk kurs yang berbeda, tanggal 11/01/2011 s/d 20/01/2011 Kurs Std dan Pajak 9.430,00 dan 9.400,00 13. Lakukan langkah diatas untuk membuat tanggal berikutnya, seperti contoh 14. Setelah selesai klik Simpan dan klik Keluar.
Posting Transaksi Jurnal ke GL Dalam program ini Anda Dapat melakukan Posting Transaksi jurnal ke G/L ,ini dilakukan jika di Pemeliharaan System anda tidak memilih posting langsung ke G/L. Cara untuk melakukan posting transaksi jurnal ke GL dapat anda buat dengan cara sebagai berikut: 1. Klik utilitySystem Utility pada menu utama program MAS 2. Pilih Data Entry Post Transaksi Jurnal Ke GLpilih modul yang mau di posting 3. Pilih bulan yang mau di posting dari kapan s/d kapan di kolom Tgl Posting Dari & Tgl Posting s/d proses. 4. Setelah selesai keluar
Buat Data Baru Dalam program ini Anda dapat melakukan pengosongan data atau mulai mengisi data yang baru, setelah melakukan praktek atau data coba-coba. Pilih data modul yang mau dibuat, misalnya General Ledger. Untuk pengosongan salah satu table, contoh table Gltrn yang berisi transaksi langsung, klik baris Gltrn, setelah itu klik (Buat Data Baru Online).
Untuk membuat Data Modul yang baru sebagai berikut : 1. 2. 3. 4.
Klik UtilitySistem Utility pada menu utama program MAS Klik Data Entry Buat Data Baru klik ALL (Semua Data), Pilih modul program yang data nya mau di kosongkan misalnya General Ledger Klik Buat Data Baru Entry Langsung maka Program ini akan membuat data baru dilokasi direktori C:\MASWIN\DATA, untuk generasi 001 data yang dibuat adalah GLDAT001.MDB.
Database GLDAT001.MDB berisi table-table yang tertera dilayar. Jika muncul keterangan seperti di bawah ini klik Yes.
5. Setelah selesai dan ingin keluar, klik (Keluar)
Perbaikan Data Dalam program ini Anda dapat melakukan penyesuaian saldo master untuk mengadjust saldo dari masing-masing modul sesuai dengan transaksi yang ada, biasanya program ini dijalankan jika Anda merubah bulan fiskal berjalan dalam Pemeliharaan System. Setelah Anda melakukan penyesuaian saldo master Anda dapat mencetak laporan dari masing-masing modul.
Program ini khusus dipakai untuk menyesuaikan kembali saldo berjalan atau saldo awal dengan jumlah transaksi yang sebenarnya dan juga untuk memperbaiki file-file yang rusak akibat mati listrik atau disebabkan karena data rusak. Langkah-langkah Untuk membuat perbaikan data sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5.
Klik UtilitySystem Utility pada menu utama program MAS Pilih Data Entry Perbaikan Data pada menu System Utility Pilih Modul program yang datanya mau diperbaiki, misalnya GL (General Ledger) Pilih 0 untuk Adjust Semuanya klik proses Pilih 1 Untuk Penyesuaian Saldo Master, klik (Proses). Setelah selesai klik Keluar atau lakukan perbaikan data yang lain
6. Untuk 2 Pengosongan Saldo Master, pilih pengosongan dan klik Proses. Maka data akan terhapus misalnya untuk data coba-coba/praktek
7. Untuk mengecek nomor bukti yang tidak balance, pilih baris tersebut dan klik (Proses). 8. Setelah muncul warning perbaikan data selesai klik Keluar, Anda akan kembali ke menu utama System Utility.
Konversi Data Program ini memperbaiki container database yang rusak karena gangguan hardware. Program ini akan memindahkan semua table dari container lama ke container baru. Program ini juga perlu dijalankan jika ada penambahan feature di program baru, misalnya ada penambahan file pada tabel.
Setelah selesai perbaikan container, database lama masih disimpan dengan nama XXDTO001.MDB sebagai cadangan. Jika setelah diperiksa, Anda yakin database baru sudah benar dan harddisk hampir penuh, Anda boleh menghapus database lama tersebut untuk menghemat tempat harddisk. Pilihan: 1. Jika pada waktu pemasukan data keluar Jet Database Corrupted berarti database lagi rusak, pilih Konversi Data Bulan Ini di menu konversi data, klik (Proses). 2. Untuk Konversi Data Tahun Ini ke Data Baru di menu konversi data, klik (Proses). 3. Untuk memperkecil database dan mempercepat proses, pilih baris compact dan Perbaikan data yang rusak ringan, klik (Proses) Jika sudah selesai, klik (Keluar).
Cara konversi data ke struktur baru: 1. Backup semua data ke harddisk atau flashdisk sebelum menjalankan konversi data. Misal, program MAS di install di drive C: (single user) atau Z: (multi user). Cara Backup Data: - Klik Backup_Restore pada menu utama - Klik Backup data ke lokasi Harddisk - Klik Yes, pada warning yang tampil - Setelah selesai akan muncul pesan “Backup ke Harddisk Selesai” Catatan: 01 = Bulan 01 001 = Generasi 1
2. Start Windows, jalankan program MAS, setelah keluar menu utama, 3. pilih Utility System Utility Data Entry Konversi Data 4. Misalnya akan mengkonversi data General Ledger Pilih: Modul General Ledger Pilih 1. Konversi data bulan ini ke data baru. Jika terjadi kerusakan Pilih 2.Konversi data tahun ini ke data baru jika terjadi kerusakan atau perubahan struktur. Klik
Semua data lama akan dicopy ke data baru Data yang dikonversi berbentuk GLDTO001.MDB 4. Ulangi Step nomor 3, jika ingin mengkonversi data lain, setelah selesai klik
PADA AKHIR BULAN Proses Tutup Buku Anda harus menutup buku untuk memulai lagi pembukuan yang akan datang. Semua master akun bulan ini akan dipindahkan ke bulan depan dan saldo berjalan bulan ini akan dipindahkan menjadi saldo awal bulan depan. Sebelum menjalankan program ini, Anda di anjurkan menjalankan backup data ke harddisk atau flashdisk. Harddisk atau flashdisk itu berguna apabila sewaktu-waktu Anda perlu melihat data bulan itu seperti mencetak Neraca, Aktivitas transaksi dll. Proses tutup buku dalam program ini dapat Anda lakukan tiap akhir bulan, dalam proses tutup buku ini, akan dibuat file baru untuk periode berikutnya. Sebelum menjalankan tutup buku, sebaiknya Anda menjalankan program penyesuaian saldo master pada penyesuaian data. Program ini akan membuat data yang baru setelah data lama ditutup buku (mis, General Ledger) yaitu dengan generasi bertambah satu. Misalnya generasi bulan ini adalah GLDAT001, maka generasi Bulan depan menjadi GLDAT002. Untuk Proses Tutup Buku Akhir Bulan dapat Anda lakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Klik Utility System Utility, pada menu utama program MAS 2. Klik Data Entry Proses Tutup Buku pada modul Sytem Utility − Klik OK pada petunjuk Tutup Buku − Pilih Modul program yang mau di tutup buku 3. Pilih <Semua Modul> untuk tutup buku pertama kali − Klik Tutup Buku Akhir Bulan − Klik Yes untuk warning yang tampil jika sudah melakukan Backup Data 4. Pilih prosses keluar
Langkah 2: Install Program Mas Window
Setelah klik OK, maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini:
Tutup Buku Akhir Bulan Pada waktu Tutup Buku Akhir Bulan, program MAS WINDOWS akan merubah flag Tutup dari False menjadi True. Data yang sudah ditutup tidak boleh dikoreksi lagi oleh Password Akuntan (Level 4). Jika perlu koreksi data-data bulan lalu, harus memasukan jurnal adjustment atau dengan persetujuan Password Direksi (Level 5). Program ini akan merubah bulan fiskal plus 1 dan merubah tanggal fiskal bulan ini, misalnya untuk Tutup Buku Akhir Bulan, fiskal baru akan menjadi 2, tanggal fiskal menjadi 01/01/2010 s/d 31/01/2010.
Cara merubah fiskal ke Generasi Baru adalah klik pada Rubah Fiskal Generasi Baru (tekan Alt + R) atau pada isi data profil kolom generasi data. Tutup Buku Koreksi Akhir Bulan Setelah selesai Tutup Buku Akhir Bulan, Anda memulai mengisi transaksi yang baru pada awal bulan yang baru, misalnya bulan februari dan mungkin menambah nomor perkiraan baru. Tetapi ternyata Anda perlu koreksi transaksi jurnal bulan januari atau bulan sebelumnya. Alternatif pertama adalah membuat jurnal adjusment. Alternatif lainnya adalah kembali ke generasi 001 dengan memilih: Isi Data Profil Pemeliharaan System Rubah generasi data menjadi 001 Klik <Simpan> Setelah selesai, klik Isi atau koreksi transaksi jurnal di generasi 001, cetak laporan transaksi, neraca percobaan, neraca dan laba/rugi yang dibutuhkan. Setelah selesai, pilih Proses Tutup Buku Pilih Tutup Buku Koreksi Akhir Bulan Program ini akan melakukan Tutup Buku Akhir Bulan, pada proses ini program tidak akan membuat data generasi baru (karena sudah ada transaksi baru). Program ini akan merubah saldo awal Februari nomor perkiraan neraca sesuai dengan saldo akhir nomor perkiraan neraca di bulan Januari. Semua transaksi jurnal atau nomor perkiraan baru tetap dipertahankan. Fasilitas yang sangat flexible dan canggih hanya dari MAS.
SEBELUM DAN SESUDAH TUTUP BUKU KOREKSI JALANKAN PERBAIKAN DATA Peringatan: Walaupun data yang disimpan adalah satu bulan, Anda harus membackup data setiap akhir bulan, supaya jika terjadi kerusakan data atau hardware, Anda masih mempunyai data s/d bulan lalu. Daripada harus mengisi ulang data dari awal tahun, itu bukan pekerjaan yang ringan.
Generate Jurnal Selisih Kurs Sebelum melakukan Generate Jurnal Selisih Kurs, Anda harus menentukan terlebih dulu systemgenerate jurnal yang dipakai pada menu utama Isi Data Profil. Apakah system Accrual untuk membuat generate jurnal selisih kurs setiap akhir bulan atau Real, maka tidak perlu dilakukan generate jurnal selisih kurs akhir bulan. Untuk generate jurnal selisih kurs dapat Anda lakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Klik Utility System Utility pada menu utama program MAS 2. Pilih Data Entry Generate jurnal selisih kurs, maka Anda akan melihat menu seperti pada tampilan di bawah ini.
3. Pilih jurnal selisih kurs, klik Generate Jurnal Selisih Kurs Menurut Tgl Akhir (Accrual) pada option yang tersedia dan klik Proses 4. Klik pilihan A. Generate Jurnal Selisih Kurs Untuk Supplier 5. Lengkapi kode akun pada bagian bawah menu generate 6. Klik Proses, jika selesai akan muncul pesan Generate Jurnal Selisih Kurs Selesai 7. Setelah selesai klik keluar.
Perbedaan System Real dan Accrual U
Contoh Soal: Tgl 03/01/2010 terjadi transaksi penjualan barang sebanyak 1000 pcs x @ $1, dengan kurs dollar pada hari itu Rp. 9.000 dan jatuh tempo selama 2 bulan. System Accrual (Generate Jurnal Akhir Bulan 31 Jan, kurs Rp. 9.100) U
U
Ada dan tidak ada transaksi pelunasan, setiap akhir bulan lakukan generate jurnal selisih kurs, seperti contoh gambar di atas: Tgl 31 Jan = Laba selisih Kurs (Rp. 100 x 1.000pcs) = 100.000 System Real (Generate Jurnal hanya pada tgl pelunasan, kurs Rp. 9.200) U
U
Tgl 20 Feb = Laba selisih Kurs (Rp. 200 x 1.000pcs) = 200.000
Gabung Data Tahunan Program ini digunakan untuk menggabungkan beberapa generasi data dalam satu tahun ke file database yang baru, program ini di gunakan apabila menggunakan system tutup buku bulanan. Penggabungan data ini dapat menghasilkan laporan tahunan baik dari melihat transaksinya maupun dari segi laporan dengan saldo akhir dari bulan per bulan baik nilai maupun quantity. Jadi walaupun tutup bukunya bulanan tetap bisa menghasilkan laporan bulanan dan tahunan. Anda dapat melihat data gabungan dari awal tahun sampai dengan bulan ini dengan klik pilihan data di tiap-tiap sub modul sebelum cetak, misal: Laporan Transaksi ganti Data Bulan Ini dengan data awal tahun sampai dengan bulan ini, sebelumnya anda harus melakukan penggabungan data dari generasi awal sampai dengan generasi berjalan atau bulan ini dalam generasi satu tahun fiskal. Misalnya Anda berada di fiskal bulan 6 yaitu bulan Juni pada generasi 006
Cara penggabungan data dapat Anda lakukan sesuai langkah-langkah dibawah ini: 1. Klik Utility System Utility pada menu utama program MAS 2. Pilih Data Entry Gabung Data Tahunan, maka Anda akan melihat menu seperti gambar di bawah ini
3. 4. 5. 6. 7.
Pilih Data yang mau digabung/dihapus, missalnya General Ledger Klik pilihan A. Gabung Data Beberapa Generasi Isi Generasi Data dari: ketik 001 s/d 006 (generasi data yang mau digabung) Nama Data Gabung, otomatis akan membuat 1 file, misalnya GLGB2010.MDB Klik Proses, maka akan muncul warning Apakah mau gabung data? klik Yes, maka akan tampil warning,
8. Klik OK, maka gabung data beberapa generasi selesai 9. Setelah selesai klik keluar 10.Lihat di lokasi Data misalnya C:\MASWIN\DATA, maka Anda akan melihat file GLGB2010 hasil penggabungan data yang Anda lakukan.
