Communicatieplan Milieu Inclusief CO2-footprint en reductie
Koninklijke Bammens
Maarssen, 25 maart 2014 Auteur(s): Niels Helmond
Geaccordeerd door: Simon Kragtwijk Directievertegenwoordiger Milieu / Manager Productontwikkeling
COLOFON Het format voor dit communicatieplan is opgesteld door Stichting Stimular. Stichting Stimular verspreidt kennis over Duurzaam Ondernemen en ontwikkelt praktische instrumenten voor het midden- en kleinbedrijf en organisaties die daarmee vergelijkbaar zijn. Stichting Stimular is de werkplaats voor Duurzaam Ondernemen! Stichting Stimular Scheepmakershaven 27c 3011 VA Rotterdam t 010 - 238 28 28 f 010 - 437 93 03 e
[email protected] i www.stimular.nl Dit format mag uitsluitend worden ingezet voor eigen gebruik en niet voor commerciële doeleinden.
Communicatieplan Milieu
Koninklijke Bammens
INHOUDSOPGAVE 1
INLEIDING 1.1 Over dit communicatieplan 1.2 Betrokkenen
1 1 1
2
DOELGROEPEN, BOODSCHAP EN COMMUNICATIEMIDDELEN 2.1 Belanghebbenden 2.2 Interne belanghebbenden 2.3 Externe belanghebbenden
1 1 2 4
3
PLANNING EN VERANTWOORDELIJKEN 3.1 Interne communicatie 3.2 Externe communicatie
5 5 6
Communicatieplan Milieu
1
INLEIDING
1.1
OVER DIT COMMUNICATIEPLAN
Koninklijke Bammens
Dit communicatieplan is gericht op alle medewerkers en de externe belanghebbenden van Koninklijke Bammens. Het betreft communicatie over alle facetten van milieu, inclusief CO2-footprint en reductie. Door transparantie stimuleren wij de betrokkenheid van onze medewerkers. Externe belanghebbenden weten wat onze inzet is en kunnen ons aanspreken op onze ambities en vorderingen. 1.2
BETROKKENEN
Bij de totstandkoming van dit communicatieplan zijn betrokken: Niels Helmond, Kwaliteit-/milieucoördinator Simon Kragtwijk, Manager Productontwikkeling & Directievertegenwoordiger Milieu
2
DOELGROEPEN, BOODSCHAP COMMUNICATIEMIDDELEN
2.1
BELANGHEBBENDEN
EN
De belanghebbenden zijn in te delen in twee groepen; interne en externe belanghebbenden. Koninklijke Bammens heeft de volgende belanghebbenden geïdentificeerd. Interne belanghebbenden: Medewerkers Commissaris / aandeelhouder
Externe belanghebbenden*: Klanten Leveranciers, onderaannemers Partners (waaronder wederverkopers), Combinanten Branchegenoten die met CO2-reductie bezig zijn Samenwerkingsverbanden in de branche of keten Bevoegd Gezag, Gemeente, Omgevingsdienst Regio Utrecht, Waternet Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (voorheen: Agentschap NL) Maatschappij (omwonenden, media, belangenverenigingen op gebied van natuur, klimaat, energie) Adviseurs op milieugebied, waaronder BMD Advies. Certificerende Instellingen op milieugebied, waaronder TUV NL.
*Externe belanghebbenden worden in de CO2-Prestatieladder omschreven als: Partijen die belang hebben bij reductie van CO2-uitstoot Potentiële partners om mee samen te werken aan CO2-reductie In het kader van Energiemanagement / CO2-Prestatieladder zijn twee documenten opgesteld, die beide zowel intern als extern worden gecommuniceerd: Plan van Aanpak CO2-footprint en reductie, minimaal jaarlijks Energiemanagement actieplan, bij wijziging / nieuwe versie
Pagina 1 van 6
Communicatieplan Milieu
2.2
Koninklijke Bammens
INTERNE BELANGHEBBENDEN
Iedere medewerker van het bedrijf heeft invloed op energiebesparing en CO2-reductie. Communicatie is een hulpmiddel voor overdracht van kennis en informatie. 2.2.1
Boodschap
De informatie die intern verstrekt wordt gaat met name over de Beleid Milieudoelstellingen en –programma’s (doelen, ambitie en maatregelen) ten aanzien van milieu en CO2-reductie Milieuprestaties, o.a. energieverbruik en CO2-footprint en trends in de CO2-emissie van zowel de gehele bedrijfsvoering, als de projecten Doorwerking naar de projecten (communicatie voor, tijdens en na projecten) Milieuaspecten en effecten, geldende afspraken en regels ten aanzien van milieu vastgelegd in (milieu instructies) Op welke manier medewerkers zelf kunnen bijdragen aan milieu en CO2-reductie Deelname aan initiatieven Voortgang en resultaten 2.2.2
Communicatiemiddelen
Door het inzetten van onderstaande communicatiemiddelen wordt het gehele bedrijf minimaal 2 keer per jaar geïnformeerd en betrokken. Als wij een project aannemen met CO2-gerelateerd gunningvoordeel, dan wordt voor dat project ook gecommuniceerd: (indien van toepassing) op de betreffende projectlocatie(s), over de maatregelen die benoemd zijn voor dat project, als een substantieel deel van het project met onderaannemers wordt uitgevoerd: zodanig dat ook alle medewerkers van de onderaannemers van dat project hiervan kennis kunnen nemen.
Website Via onze website informeren wij de medewerkers, externe belanghebbenden en andere geïnteresseerden over onze inspanningen op het gebied van CO2-footprint & reductie en milieu/duurzaamheid in brede zin. De website bevat in ieder geval de informatie zoals voorgeschreven binnen de CO2-Prestatieladder. Management team vergadering Elke periode worden de KPI cockpit en de verbeterprojecten besproken. Minimaal 2x per jaar worden in de MT vergadering de milieuprestaties besproken. Management review / Directiebeoordeling Tenminste eenmaal per jaar voert het management een management review / directiebeoordeling uit over het integrale managementsysteem (incl. milieu en CO2footprint en reductie). Stuurgroep Arbo en Milieu Dit overleg vindt 4x per jaar plaats en heeft als doel om richting te bepalen, sturing te geven en voortgang te bewaken van het Arbo en milieu beleid. Kaderbijeenkomst Minimaal 2x per jaar wordt het (midden)kader geïnformeerd door het MT over het ondernemingsplan, de KPI’s en verbeterprojecten. Hierbij kunnen ook relevante milieu onderwerpen aan de orde komen.
Pagina 2 van 6
Communicatieplan Milieu
Koninklijke Bammens
Informatiebijeenkomst 2x per jaar is er een informatiebijeenkomst waarbij de Directeur het voltallig personeel toespreekt over de gang van zaken, hierbij kunnen ook relevante milieu onderwerpen aan de orde komen. Comm’ant Comm’ant is een webbased softwarepakket waarbinnen wij onze procesmodellering en documentenbeheer hebben vastgelegd. Medewerkers van Bammens kunnen hierin alle procesbeschrijvingen en documenten raadplegen, ook op gebied van milieu en CO2footprint en reductie). Werkoverleg Binnen Koninklijke Bammens hebben alle medewerkers een periodiek afdelingsoverleg. Deze zijn vastgelegd in het “Overzicht werkoverlegvormen Bammens”. Binnen de overleggen kunnen leidinggevenden de relevante milieuonderwerpen bespreken en kunnen medewerkers ideeën opperen of vragen stellen (eigen bijdrage). Mailings Door middel van e-mails worden medewerkers op de hoogte gebracht van relevante milieuonderwerpen. Leidinggevenden binnen productie / logistiek brengen medewerkers zonder PC/e-mail mondeling op de hoogte van de relevante informatie. Bammensberichten Bammensberichten is het personeelsblad van Koninklijke Bammens, verschijnt 4x per jaar en wordt verspreid onder alle personeelsleden en gepensioneerden. Minimaal 1x per jaar wordt hierin een milieuonderwerp opgenomen. Verbeter-idee Verbeter-ideeën m.b.t. milieu en/of energieverbruik vanuit het personeel welke niet direct binnen de eigen beïnvloedingsfeer kunnen worden beoordeeld en behandeld, kunnen via een standaard formulier ingediend worden bij een commissie. Milieu-incident Elke medewerker is verplicht om ongewenste situaties m.b.t. milieu te melden, dit geldt ook voor klachten die binnenkomen van externen. Hiervoor is een standaard formulier beschikbaar. Introductie nieuwe medewerker Bij de introductie van nieuwe medewerkers wordt informatie verschaft over o.a. (milieu)beleid, voor de functie van toepassing zijnde milieuaspecten en effecten, milieu instructies.
Pagina 3 van 6
Communicatieplan Milieu
2.3
EXTERNE BELANGHEBBENDEN
2.3.1
Boodschap
Koninklijke Bammens
De informatie die extern verstrekt wordt gaat met name over de De CO2-footprint en trends in de CO2-emissie van zowel de gehele bedrijfsvoering, als de projecten Doelen, ambitie en maatregelen ten aanzien van CO2-reductie Doorwerking naar de projecten Op welke manier externe belanghebbenden kunnen bijdragen aan de CO2-reductie van ons bedrijf Deelname aan initiatieven Voortgang en resultaten 2.3.2
Communicatiemiddelen
Door het inzetten van onderstaande communicatiemiddelen worden externe stakeholders minimaal 2 keer per jaar geïnformeerd en betrokken. Website Via onze website informeren wij de medewerkers, externe belanghebbenden en andere geïnteresseerden over onze inspanningen op het gebied van CO2-footprint & reductie en milieu/duurzaamheid in brede zin. De website bevat in ieder geval de informatie zoals voorgeschreven binnen de CO2-Prestatieladder. Directe communicatie Met externe partijen wordt vaak d.m.v. directe communicatie middels (e-mail, brief, telefoon of overleg / bedrijfsbezoek) gecommuniceerd over milieugerelateerde onderwerpen. Hier valt ook de communicatie met bevoegd gezag onder. In geval van een aangenomen project met CO2-gerelateerd gunningvoordeel, wordt ook met onderaannemers gecommuniceerd over de CO2-footprint en reductiemaatregelen, indien een substantieel deel van het project met onderaannemers wordt uitgevoerd. Open dagen Incidenteel worden open dagen georganiseerd om te communiceren met klanten, partners, omwonenden en/of familie. Hierbij kunnen ook milieugerelateerde onderwerpen aan bod komen.
Pagina 4 van 6
Communicatieplan Milieu
Koninklijke Bammens
3
PLANNING
EN
3.1
INTERNE COMMUNICATIE
Middel Website
Doelgroep Alle interne en externe belanghebbenden
MT vergadering
MT leden
Management review Stuurgroep Arbo en Milieu Kaderbijeenkomst
MT leden Arbo – Milieu kernpersonen (Midden)kader
Informatiebijeenkomst Comm’ant, mailing vanuit Comm’ant
Personeel
Werkoverleg
Personeel
Mailing
Personeel
Bammensberichten
Personeel en gepensioneerden Commissie verbeter-ideeën MT / Kwaliteit / milieucoördinator
Verbeter-idee Milieu-incident
Introductie nieuwe medewerker
Personeel
Nieuwe medewerker
VERANTWOORDELIJKEN
Inhoud 1. Nieuwsberichten mbt milieu / CO2-prestatieladder 2. Plan van Aanpak CO2-footprint en reductie 3. Energiemanagement actieplan 4. Communicatieplan milieu 1. Behandeling milieuprestatie
Frequentie 1. Bij aanleiding 2. 2x per jaar 3. Laatste versie 4. Laatste versie 1. Min 2x per jaar
2. Behandeling KPI cockpit / verbeterprojecten Beoordeling doeltreffendheid managementsysteem Beleid en voortgang Arbo en milieu
2. Per periode Min 1x per jaar 1x per kwartaal
Directievertegenwoordiger milieu Directeur Directeur Arbocoördinator
Toelichting beleid en voortgang ondernemingsplan (KPI’s en verbeterprojecten) Algemene gang van zaken
Min 2x per jaar
Directeur
Min 2x per jaar
Directeur
Procesbeschrijvingen en documenten mbt milieu O.a. Beleid, Milieuaspecten en effecten, Milieudoelstellingen, Milieu instructies, Plan van aanpak CO2-footprint en reductie, Energiemanagement actieplan, Communicatieplan milieu Relevante milieuonderwerpen, ideeën / vragen (eigen bijdrage) Relevante milieuonderwerpen O.a. Milieudoelstellingen, Milieuprestaties, Audits Artikel over een milieuonderwerp
Continu laatste versie
Kwaliteit / milieucoördinator
Zie overzicht
Leidinggevende
Bij aanleiding
Kwaliteit / milieucoördinator Redactie
Verbeter-ideeën m.b.t. milieu en/of energieverbruik vanuit het personeel Meldingen van ongewenste situaties m.b.t. milieu, dit geldt ook voor klachten die binnenkomen van externen. (Milieu)beleid, voor de functie van toepassing zijnde milieuaspecten en effecten, milieu instructies
Pagina 5 van 6
Min 1x per jaar Bij aanleiding Bij aanleiding
Bij indiensttreding
Verantwoordelijk 1. Divers 2 ev: Kwaliteit/ milieucoördinator
Medewerker Bammens Medewerker Bammens Leidinggevende
Communicatieplan Milieu
3.2
Koninklijke Bammens
EXTERNE COMMUNICATIE
Middel Website
Doelgroep Alle interne en externe belanghebbenden
Directe communicatie Open dagen
Diverse externe belanghebbenden Klanten, partners, omwonenden en/of familie
Inhoud 1. Nieuwsberichten mbt milieu / CO2-prestatieladder 2. Plan van Aanpak CO2-footprint en reductie 3. Energiemanagement actieplan 4. Communicatieplan milieu Milieugerelateerde onderwerpen
Frequentie 1. Bij aanleiding 2. 2x per jaar 3. Laatste versie 4. Laatste versie Bij aanleiding
Verantwoordelijk 1. Divers 2 ev: Kwaliteit/ milieucoördinator
Hierbij kunnen milieugerelateerde onderwerpen aan bod komen
Divers
Directeur
Pagina 6 van 6
Divers
