Commissie van deskundigen (notariaat)

Commissie van deskundigen (notariaat)

Utrecht, 1 augustus 2011

Procedure en voorschriften indienen ondernemingsplan. De Commissie van deskundigen, hierna: de Commissie, als bedoeld in artikel 7 lid 2 van de Wet op het notarisambt, hierna: Wna, maakt op grond van artikel 5 lid 5 van het Besluit ondernemingsplan notaris 1999, hierna: Besluit, de volgende procedure en voorschriften bekend met betrekking tot het indienen van en adviseren over ondernemingsplannen:

Let op: een plan dient minimaal te voldoen aan artikel 6 en 7 van de Wna en aan het Besluit. De “checklist volledigheid ondernemingsplan” (bijlage 1) dient als inhoudsopgave te worden gebruikt.

Procedureel 1.

Het secretariaat van de Commissie wordt gevoerd door het Bureau Financieel Toezicht, hierna BFT, gevestigd te Utrecht. Ondernemingsplannen, en mogelijke aanvullingen, moeten worden ingediend: a. schriftelijk in drievoud bij het BFT ter attentie van de Commissie. Dit kan per post en door afgifte. Per post: Postbus 14052, 3508 SC Utrecht. Afgifte; uitsluitend tijdens kantooruren (09.00 – 16.30 uur), ten kantore van het BFT, Euclideslaan 201, 3584 BS Utrecht. Zie voor meer informatie de website van het BFT (www.bureauft.nl). én b. elektronisch in PDF-formaat op emailadres [email protected]. De bestandsgrootte is maximaal 10MB.

2.

De kosten van de advisering bedragen € 1.600. Dit bedrag dient, met vermelding van de naam van de indiener, te worden overgeboekt op bankrekeningnummer 394768809 t.n.v. Bureau Financieel Toezicht te Utrecht.

3.

Na ontvangst van een ondernemingsplan (fysiek en elektronisch) en het verschuldigde bedrag voor de advieskosten ontvangt indiener een ontvangstbevestiging met vermelding van de ontvangstdatum (dit is de laatste van datum ontvangst plan of datum ontvangst advieskosten). Verder ontvangt de indiener bericht dat binnen 3 weken na de ontvangstdatum informatie of de verstrekte gegevens en bescheiden voldoende of onvoldoende zijn.(zie punt 4 en 5)

Procedure en voorschriften indienen ondernemingsplan Cvdn 1 augustus 2011

1


4.

Indien de gegevens en bescheiden voldoende zijn ontvangt de indiener na 3 weken een bevestiging van de datum van ontvangst die dan gelijk is aan de onder punt 3 genoemde ontvangstdatum.

5.

Indien de door de indiener van het ondernemingsplan verstrekte gegevens en bescheiden onvoldoende zijn voor de beoordeling van het ondernemingsplan of de voorbereiding van het advies stelt de Commissie de indiener in de gelegenheid om het ondernemingsplan binnen een termijn van 3 weken schriftelijk en elektronisch aan te vullen (artikel 6 van het Besluit). De datum waarop de aanvulling zowel schriftelijk als elektronisch is ontvangen geldt als de datum van ontvangst

6.

Indien wordt vastgesteld dat na de datum van ontvangst de door de indiener van het ondernemingsplan verstrekte gegevens niet voldoende zijn voor de inhoudelijke beoordeling van het ondernemingsplan stelt de Commissie de indiener in de gelegenheid om het ondernemingsplan binnen een termijn van 3 weken schriftelijk en elektronisch aan te vullen .

7.

Indien de indiener – vanwege redenen van overmacht – niet tijdig en volledig de gevraagde aanvulling vanwege onvolledigheid (punt 5) kan verstrekken, dan kan hij gemotiveerd, schriftelijk om uitstel van inzending van de gevraagde aanvulling verzoeken. Indien de voor de aanvulling gestelde termijn ongebruikt is verstreken verstrekt de Commissie overeenkomstig artikel 6 van het Besluit via de normale procedure een (negatief) advies.

8.

De Commissie adviseert binnen 3 maanden na de datum van ontvangst (artikel 8 lid 1 Besluit) Het advies van de Commissie wordt per aangetekende post aan de indiener van het ondernemingsplan verzonden.

9.

Indien twee of meer ondernemingsplannen die op dezelfde plaats van vestiging betrekking hebben en die onderling concurrerend zijn, en dezelfde datum van ontvangst hebben, zal de Commissie over deze ondernemingsplannen op dezelfde datum advies uitbrengen waarbij de volgende procedure wordt gevolgd:  aan de indieners van de plannen wordt schriftelijk medegedeeld dat zij na 10.00 uur op de in de brief aangegeven werkdag persoonlijk het advies in ontvangst kunnen nemen;  indien het advies niet vóór 15.00 uur is opgehaald zal het advies aangetekend op de hier bedoelde werkdag per post worden verzonden.

10. Indien twee of meer ondernemingsplannen voor één en dezelfde vestigingsplaats een verschillende datum van ontvangst hebben gekregen waarbij het eerst ingediende plan de vestiging van een notariële praktijk uit hoofde van de later ingediende plannen uitsluit dan worden de adviezen van de Commissie aangetekend verzonden met een zelfde verschil in dagen als bij de datum van ontvangst .


2


Inhoudelijk

1. Bij deze procedure is bijlage 2 “Toelichting ondernemingsplan notarissen” gevoegd om richting te geven aan de inhoud van het door de indiener op te stellen ondernemingsplan. Deze bijlage geeft een verdiepingsslag aan de op te nemen informatie volgens de checklist volledigheid (bijlage 1).

2. Afhankelijk van het soort ondernemingsplan is het noodzakelijk om specifieke informatie mee te zenden. Dit is nader uitgewerkt in - bijlage 3 “Toelichting mee te zenden bescheiden A t/m G” en de - modellen H t/m M De mee te zenden bescheiden betreffen gegevens omtrent: A. de maatschap, vennootschap en/of andere samenwerkingsvormen. B. de opvolging. C. de financiering. D. de notariële stageverplichting. E. de beroepsopleiding. F. de recente praktijkervaring. G. het inkomen en het vermogen. De te gebruiken modellen betreffen: H. de privé vermogensopstelling (verplicht). I. de verklaring volledigheid / juistheid ondernemingsplan (verplicht). J. de instemmingsverklaring voor gebruik van het plan door het BFT (verplicht). K. de kadasterinformatie. L. de kengetallenstaat (verplicht) M. het verrekenbeding.

3. Bij ondernemingsplannen die uitbreiding van het aantal notarissen in de plaats van vestiging (= gemeente) tot gevolg hebben, is een grondige analyse van de marktsituatie noodzakelijk.

4. In geval de indiener goodwill verschuldigd is vereist de Commissie dat in de goodwillovereenkomst een verrekenbeding wordt opgenomen zodra de kapitalisatiefactor van de genormaliseerde overwinst hoger is dan 3. Vanaf factor 1 wordt het aanbevolen een dergelijk verrekenbeding op te nemen. Bij een kapitalisatiefactor van 5 of hoger wordt een negatief advies verstrekt. De beoordeling van de hoogte van de kapitalisatiefactor geldt ook ingeval er sprake is van een ingroeiregeling (indirecte goodwill). De Commissie hanteert voor de genormaliseerde overwinst de winst boven € 100.000 per vennoot per jaar. De uitgangspunten van de normalisering en de berekening van de goodwll dienen bij het plan gevoegd te zijn (zie Model M). In dit Model is een voorbeeld van een formulering van een verrekenbeding opgenomen.


3


5. Wanneer de indiener van het ondernemingsplan wenst toe te treden tot een samenwerkingsverband met andere vrije beroepsbeoefenaren dient in het ondernemingsplan (historische en toekomstige) informatie te zijn opgenomen omtrent de balans en resultatenrekening van: - het totale samenwerkingsverband; - de vestiging; - de notariële sectie. Indien het een nieuwe interdisciplinaire samenwerking betreft dient goedkeuring bij de KNB te worden gevraagd en bij het plan te worden gevoegd.

6. In de situatie dat de indiener van het ondernemingsplan wenst toe te treden tot een samenwerkingsverband met meerdere vestigingen dient in het ondernemingsplan (historische en toekomstige) informatie te zijn opgenomen omtrent de balans en resultatenrekening van: - het totale samenwerkingsverband; - de betreffende vestiging.

7. Bij het plan dient te worden gevoegd de laatste definitieve jaarrekening, inclusief de verklaring van de accountant en de Administratiemededeling (niet bij categorie B en E). Verder dienen de voorlopige kwartaal/jaarcijfers sindsdien te worden verstrekt. Commissie van deskundigen de voorzitter,

D. de Boer MBA Aan deze procedure en voorschriften zijn toegevoegd:  Bijlage 1: Checklist volledigheid ondernemingsplan Commissie van deskundigen Notariaat  Bijlage 2: Toelichting ondernemingsplan notarissen.  Bijlage 3: Toelichting mee te zenden bescheiden A tot en met G.  Modellen H tot en met M.


4


Bijlage 1 Checklist volledigheid ondernemingsplan Commissie van deskundigen Notariaat Categorieën: A. opvolging in reeds gevestigd solitair kantoor

A B

B. vestiging van een solitair kantoor

C

C. opvolging in associatie

D

D. nieuw in associatief verband met bestaand kantoor

E

E. vestiging van een kantoor in associatief verband

F

F. wijziging van vestigingsplaats Inhoud ondernemersplan: Het ondernemingsplan dient tenminste te bevatten: 1. Algemeen: a. ondertekend ondernemersplan in drievoud ingediend + elektronisch b. kosten van advisering overgemaakt. c. curriculum vitae toevoegen d. een kopie van het certificaat dat de beroepsopleiding is gevolgd e. stageverklaring f. gegevens omtrent werkervaring met verklaring van de werkgever g. model I (verklaring volledigheid/juistheid ondernemingsplan) h. model J (instemmingsverklaring indiener ondernemingsplan) i. model L (kengetallenstaat) j. bereikbaarheid tijdens kantooruren (telefoon/email)

A A A A A A A A A A

B B B B B B B B B B

C C C C C C C C C C

D D D D D D D D D D

E E E E E E E E E E

F F F

B B B B B B A B

C C C C C

D D D D D D C D

E E E E E E E

F F F F F F F

A A A A A A A A

C C C C C C C C

E E E E E E E E

F F F F F F F F

F F F F

2. Markt en producten: a. geografische analyse van de plaats van vestiging b. demografische analyse c. concurrentie analyse d. externe kansen en bedreigingen analyse e. marketingmix, marketingstrategie en marktonderzoek f. model K kadasterinformatie g. beschrijving van producten en diensten

A A A A A

3. Opzet kantoororganisatie: a. huisvesting met overlegging van huur- of koopcontract b. vermelding omtrent de rechtsvorm waarbinnen de praktijk wordt/zal worden uitgevoerd. c. opgave van samenwerking met derden, onder bijvoeging van contracten (waaronder IDS verklaring) d. personeelsbezetting en organigram e. wijze van automatisering en beveiliging van digitale gegevens f. inrichting financiële administratie g. werkorganisatie / administratieve organisatie h. sterkte en zwakte-analyse

B B B B B B B B

D D D D D D D D

4. Financiën a. de laatste definitieve jaarrekening met verklaring accountant en Administratiemededeling. voorlopige kwartaal/jaarcijfers

A

C D

F

b. resultatenprognose over het lopende jaar en de daaropvolgende drie jaren van de praktijk en van indiener zelf. Voor het eerste jaar dient deze per maand te worden weergegeven.

A B C D E F

c. balansprognose over het lopende jaar en de daaropvolgende drie jaren van de praktijk en van indiener zelf. De prognose dient voor het eerste jaar per maand te luiden.

A B C D E F

d. liquiditeitsprognose over het lopende jaar en de daaropvolgende drie jaren van de praktijk en van indiener zelf. de prognose dient voor het eerste jaar per maand te luiden.


A B C D E F

5


Bijlage 1 Checklist volledigheid ondernemingsplan Commissie van Deskundigen Notariaat (vervolg) Categorieën: A. opvolging in reeds gevestigd solitair kantoor

A B

B. vestiging van een solitair kantoor

C

C. opvolging in associatie

D

D. nieuw in associatief verband met bestaand kantoor

E

E. vestiging van een kantoor in associatief verband

F

F. wijziging van vestigingsplaats 4. Financiën (vervolg) e. investeringsplan: expliciet aan te geven ook indien er geen sprake is van investeringen f. financieringsplan over alle zakelijke- en privé-investeringen met bijvoeging van offertes/contracten

A B C D E F A B C D E F

g. afdekking financiële risico’s (verzekeringen) onder bijvoeging van verzekeringspolissen over tenminste opstal-, inboedel-, brand-, reconstructie-, arbeidsongeschiktheids-, beroepsaansprakelijkheidsverzekeringen En 1e en 2e jaar ziekengeldverzekering voor het personeel h. in geval van goodwill de afspraken, berekening, waardering en verrekenbeding bijvoegen

A B C D E F A C D F

5. Inkomen en vermogen a. ingevulde vermogensopstelling conform formulier Model H met bescheiden zoals vermeld in de toelichting bij dit Model . b. meest recente aangifte inkomstenbelasting en laatste aanslag c. mededeling en toelichting indien sprake is van substantiële wijziging na datum vermogensopstelling

A B C D E F A B C D E F A B C D E F

6. Gegevens omtrent maatschap en/of andere samenwerkingsvormen a. verklaring van de notaris dat deze instem(t)men om met de indiener van het plan een maatschap of deelneming in de rechtspersoon aan te gaan, dan wel een verklaring van de maatschapsleden of het dagelijks bestuur van de maatschap of rechtspersoon dat de indiener van het plan na zijn

C D E F

benoeming tot notaris in de maatschap of rechtspersoon zal worden opgenomen . b. wijziging vestigingsplaats binnen maatschap en/of vennootschap: ondertekende akkoordverklaring leden maatschap

F

c. een opgave van de notaris dan wel van de maatschap dan wel van de rechtspersoon

C D E F

hoe de resultaatverdeling na benoeming tussen de maten of aandeelhouders zal zijn. d. een opgave van de notaris van de maatschap of rechtspersoon welke kapitaalstorting bij toetreding aan de nieuwe maat of aandeelhouder gevraagd wordt en eventueel nadere regelingen omtrent de hoogte van het

C D E F C D E F

maatschaps- of vennootschapskapitaal. e. de regeling van de zeggenschapsverhoudingen binnen de maatschap of vennootschap f. de regeling ingeval van het uittreden van één of meer maten of vennoten of aansluitingsovereenkomst (geen concurrentiebeding dan wel hiermee vergelijkbare belemmeringen). g. verstrekken van de maatschapsovereenkomst en in geval van een NV of BV de statuten, recent uittreksel Kamer v Koophandel en uittreksel aandeelhoudersregister en aandeelhoudersovereenkomst

C D E F C D E F C D E F

h. verstrekken van managementovereenkomst en samenwerkingsovereenkomst 7. Gegevens omtrent opvolging a. een afschrift van de ontslagaanvraag van de op te volgen notaris of een ondertekende intentieverklaring van de betreffende notaris dat ontslag als notaris zal worden aangevraagd en de ingangsdatum van dat ontslag. b. de financiële afspraken over de overname / getekende overname-overeenkomst / intentieverklaring

A A

C C

8. Gegevens omtrent financiering a. in geval van financiering een verklaring van de verstrekker met vermelding tot welk bedrag aan indiener zal worden verstrekt en onder welke voorwaarden met aanlevering van de ondertekende leningsovereenkomst of bankgarantie.


A B C D E F

6


Bijlage 2: Toelichting ondernemingsplan notarissen 1. Algemeen Deze toelichting heeft als doel richting te geven aan het door de indiener op te stellen ondernemingsplan. De mate van diepgang van de behandeling van de diverse onderdelen voor het ondernemingsplan is afhankelijk van ondermeer het type ondernemingsplan en van de specifieke omstandigheden. Deze toelichting is niet limitatief. Van belang is dat de indiener expliciet zijn motieven in het plan opneemt, waarom hij notaris wil worden in de beoogde plaats van vestiging en hoe hij als ondernemer verwacht succesvol te zullen zijn. Voor de leesbaarheid is gekozen dat de indiener van het mannelijke geslacht is. 2.

Markt en producten a. Geografische analyse van de plaats van vestiging De indiener van een ondernemingsplan dient blijk te geven dat hij is nagegaan, wat de praktische voor- en nadelen zijn van de gekozen kantoorlocatie binnen de plaats van vestiging. Bij voorkeur geeft de indiener door middel van een plattegrond en een toelichting inzicht in zijn keuze. b. Demografische analyse De indiener dient inzicht te verschaffen welke cliëntengroepen hij wenst te bereiken. Hij wordt geacht informatie te verschaffen omtrent de aantallen en het type bedrijven, particulieren en instellingen welke hij tot zijn klantenbasis wil laten behoren. c. Concurrentie analyse Inzicht dient te worden gegeven op welke wijze de indiener verwacht een andere, een betere of een aanvullende dienstverlening te zullen gaan bieden in vergelijking met zijn (toekomstige) concurrenten. De indiener dient gegevens te verstrekken over welke concurrenten thans welk type klanten met welke diensten bedienen. d. Externe kansen & bedreigingen analyse Aangegeven dient te worden wat de sterke en zwakke punten ten aanzien van de producten en markten waarin de indiener met zijn onderneming de activiteiten wil gaan verrichten. Op basis hiervan wordt van de indiener verwacht dat hij concreet aangeeft welke externe kansen dat biedt en hoe hij deze denkt te gaan benutten. Tevens dient hij aan te geven welke externe bedreigingen hij ziet voor de beoogde praktijk en op welke wijze hij deze denkt te gaan ondervangen. e. Marketingmix, marketingstrategie en marktonderzoek Van de indiener wordt verwacht dat hij onderzoek heeft gedaan naar de aard en omvang van de markt waarop hij zich wil gaan richten. Voor een nieuwe vestiging dan wel een uitbreiding van het aantal notarissen is dit onderzoek essentieel. Op basis van dit onderzoek dient de indiener inzicht te geven op welke wijze hij zich zal profileren op de markt. Informatie dient te worden verschaft over communicatie met zijn markt, evenals afwegingen van strategische aard. f.

Kadasterinformatie Bij ondernemingsplannen die uitbreiding van het aantal notarissen in de plaats van vestiging (= gemeente) tot gevolg hebben, is een grondige analyse van de marktsituatie noodzakelijk. Een analyse van de marktsituatie met betrekking tot


7


onroerende zaken (transporten en hypotheken) aan de hand van kadastrale informatie over de plaats van vestiging is verplicht indien de beoogde plaats van vestiging minder dan 50.000 inwoners telt. De indiener van het ondernemingsplan kan de informatie ten behoeve van deze analyse door tussenkomst van het BFT opvragen bij het Kadaster (zie Model K). g. Beschrijving producten en diensten De indiener dient aan te geven welke producten en diensten in welke aantallen voor welke prijzen hij zal gaan verstrekken. Ondermeer dient te worden aangegeven de verhouding en omvang van de werkzaamheden met betrekking tot de onroerende zaak praktijk, de nalatenschappen, het overige familierecht, de rechtspraktijk etc.

3. Kantoororganisatie a. Huisvesting De indiener dient aan te geven waar de praktijk zal worden gevestigd, waarbij gegevens dienen te worden verstrekt over de kantoorruimte (indien van toepassing kopie leveringsakte/kopie huurovereenkomst), de bereikbaarheid voor klanten, het aantal vierkante meters, huurvoorwaarden, eigenaarslasten, etc. Voorts dient informatie te worden verstrekt over de bibliotheek, de kluis e.d. b. De rechtsvorm Er dient informatie te worden verschaft omtrent de rechtsvorm waarbinnen de praktijk zal worden gevoerd. c. Samenwerking met derden Van de indiener wordt verwacht dat hij aangeeft op welke wijzen en met welke organisaties zal worden samengewerkt, waarbij met name gedacht wordt aan het uitbesteden van bepaalde werkzaamheden, het via derden verkrijgen van opdrachten en het overnemen van werkzaamheden ingeval van arbeidsongeschiktheid en vakantie. Indien het een nieuwe interdisciplinaire samenwerking betreft dient goedkeuring van de KNB te worden verkregen en bij het plan te worden gevoegd. Zie artikel 10 van de Verordening Interdisciplinaire samenwerking (IDS) 2003. Bij een bestaand dergelijk samenwerkingsverband dient te worden voldaan aan de voorwaarden genoemd in de Verordening IDS 2003. d. Personeel Er dient te worden aangegeven hoe de (bestaande) kantoororganisatie er qua personele invulling uitziet/gaat uitzien. In dit verband is mede van belang te beschrijven welk HRM-beleid wordt gevoerd en hoe flexibel de kantoorbezetting kan worden aangepast aan de economische realiteit. De indiener dient tevens inzicht te geven in de kwalificaties van het personeel en de omvang van het dienstverband (fte). Zie tevens h “Interne sterkte en zwakte -analyse”. Ten aanzien van de personeelsinvulling dient te worden voldaan aan artikel 11 Verordening beroeps- en gedragsregels. e. Automatisering Er dient inzicht te worden gegeven omtrent de mate en wijze van automatisering. Aangegeven dient te worden op welke wijze toereikende maatregelen van interne beheersing gericht op een betrouwbare en continu beschikbare automatisering Procedure en voorschriften indienen ondernemingsplan Cvdn 1 augustus 2011

8


(zullen gaan) plaatsvinden om het risico op het verloren gaan van gegevens te minimaliseren. De indiener dient te voldoen aan de voorwaarden genoemd in artikel 7 van de Administratieverordening. f.

Financiële administratie Van de indiener wordt verwacht dat hij aangeeft op welke wijze de financiële administratie zal worden gevoerd, management informatie beschikbaar zal zijn en controles en belastingaangiften zullen worden gedaan. Inzicht dient te worden gegeven welke accountant en/of administrateur hiervoor zal worden ingezet. Ten aanzien van de financiële administratie zal de indiener dienen te voldoen aan het gestelde hieromtrent in de Administratieverordening.

g. Werkorganisatie De indiener moet blijk geven dat hij heeft nagedacht over de inrichting van de operationele werkzaamheden, vanaf intake tot en met de afronding van de opdrachten. Ook werkzaamheden van facilitaire aard dienen belicht te worden. h. Sterkte- & zwakte–analyse Aangegeven dient te worden wat de sterke en zwakke punten zijn van de kantoororganisatie. Hierbij kan de Verordening op de Kwaliteit mede als richtsnoer dienen. Op basis hiervan wordt van de indiener verwacht dat hij concreet aangeeft welke sterktes de kantoororganisatie biedt en hoe deze ingezet zullen worden. Tevens dient de indiener aan te geven welke zwakten de kantoororganisatie heeft en op welke wijze deze zullen worden geëlimineerd / verminderd.

4. Financiën a. Jaarrekening en voorlopige kwartaal/jaarcijfers Indien sprake is van categorie A, C, D en F dient de laatste definitieve jaarrekening, inclusief de verklaring van de accountant en de Administratiemededeling te worden toegevoegd. Verder dienen de voorlopige kwartaal/jaarcijfers te worden verstrekt die sindsdien via DiginBFT bij het BFT zijn ingediend. b. Resultatenprognose Uit de prognose van de resultatenrekening dient te blijken dat de praktijk in ieder geval in het vierde jaar kostendekkend zal zijn, inclusief een inkomen van minimaal € 100.000 (na aftrek pensioenpremie) voor de betreffende indiener (ook bij deeltijd). Inzicht moet worden gegeven in het verloop van de opbrengsten en kosten en de rentabiliteit van het eigen vermogen gedurende de eerste vier jaren. De indeling van de verslagstaten dient te voldoen aan het Reglement Verslagstaten 2010. c. Balansprognose De indiener dient een openingsbalans/overnamebalans te verstrekken van het kantoor alsmede een prognose te maken voor de balans aan het einde van het eerste, tweede, derde en vierde ondernemingsjaar. De indeling van de balans dient te voldoen aan het Reglement verslagstaten 2010. Indien sprake is van een (holding) B.V. dient hiervoor eveneens een openingsbalans te worden verstrekt.


9


d. Liquiditeitsprognose De liquiditeitsprognose van de indiener dient inzicht te geven hoe de uitgaven en de ontvangsten zich in de eerste vier jaren zullen gaan verhouden. De prognose voor die vier jaren dient het vertrouwen te geven dat er geen betalingsproblemen te verwachten zijn. De financiering dient afgestemd zijn op de benodigde liquiditeitsbehoefte. Zowel de liquiditeitsontwikkeling buitenmaatschappelijk, als in privé dient in de liquiditeitsprognose te worden meegenomen. e. Investeringsplan De investeringsprognose voor de eerste vier jaren geeft inzicht in hetgeen de indiener van het ondernemingsplan verwacht te investeren. Het gaat hier om zaken zoals onroerend goed, kantoorinventaris, auto's, goodwill, onderhanden werk e.d. Voor zover sprake is van investeringen door het totale samenwerkingsverband waaraan de indiener zich zal verbinden of investeringen die worden verricht binnen de buitenmaatschappelijke sfeer dan wel binnen de privé-sfeer dient hierover eveneens inzicht te worden verstrekt. f. Financiering eigen & vreemd vermogen In de toelichting op de balans over de eerste vier jaren, dient specifiek te worden aangegeven hoe de onderneming vanuit externe bronnen en/of vanuit privé zal worden gefinancierd. Wat hier vermeld dient te worden kan eveneens van toepassing zijn op de investeringen van het totale samenwerkingsverband, de buitenmaatschappelijke investeringen en de investeringen in privé. Onderbouwingen, waaronder een kopie van offertes/contracten e.d. dienen bij het ondernemingsplan te worden bijgevoegd. g.

Afdekking financiële risico's (verzekeringen) Het ondernemingsplan moet voorzien in een toelichting omtrent de dekking van bedrijfsrisico’s die niet kunnen worden opgevangen uit de binnen de onderneming beschikbare middelen. Hierbij moet worden gedacht aan: beroepsaansprakelijkheidsverzekering, uitgebreide brandverzekering voor het kantoor en de inrichting, geldswaardenverzekering, reconstructieverzekering, arbeidsongeschiktheidsverzekering voor de notaris en 1e en 2 e jaars ziekengeld personeel e.d. In dit kader is tevens het gestelde in artikel 14 van de Verordening beroeps- en gedragsregels van belang.


10


Bijlage 3: Toelichting mee te zenden bescheiden (A tot en met G) A. Gegevens omtrent de maatschap, vennootschap en/of andere samenwerkingsvormen. Het betreft hier ondernemingsplannen volgens artikel 2 van het Besluit categorie C, D, E en F. In de checklist volledigheid (zie bijlage 1) zijn onder punt 6 de noodzakelijke bijlagen opgenomen. Aandacht wordt gevraagd voor afspraken over een concurrentiebeding respectievelijk een relatiebeding. Concurrentiebeding: niet is toegestaan beperkingen van ambtshandelingen en andere activiteiten af te spreken (termijn, geografisch en/of functioneel). Niet mag worden afgesproken dat:  binnen xx jaar geen ambtelijke werkzaamheden en overige activiteiten mogen worden uitgevoerd (termijn en functionele beperking) en/of  binnen een straal van xx km geen ambtelijke werkzaamheden en overige activiteiten mogen worden uitgevoerd (geografische en functionele beperking) Relatiebeding: toegestaan is om af te spreken dat het aan een indiener van een ondernemingsplan wordt verboden – na beëindiging van de samenwerking – om binnen een bepaalde periode en/of binnen een bepaalde afstand van de plaats van vestiging cliënten te benaderen van het voormalige samenwerkingsverband. B.

Gegevens omtrent de opvolging.

Het betreft hier ondernemingsplannen volgens artikel 2 van het Besluit categorie A en C. Alvorens de Commissie een advies omtrent een ondernemingsplan van deze categorie uitbrengt wil zij de zekerheid hebben dat de notaris wiens opvolging in dit plan aan de orde is, ook daadwerkelijk binnen afzienbare tijd zal defungeren. Dit voor zover zulks niet uit een reeds verstrekt ontslagbesluit blijkt. Bij het ondernemingsplan dient daarom bijgevoegd te zijn: 1. Een afschrift van de ontslagaanvraag van de op te volgen notaris, of, indien het ontslag nog niet is aangevraagd maar aangevraagd zal gaan worden: 2. Een ondertekende intentieverklaring van de betreffende notaris dat ontslag als notaris zal worden gevraagd en de ingangsdatum van dat ontslag. In dit laatste geval zal, indien het advies van de Commissie bij het ondernemingsplan positief luidt, als uitgangspunt gelden dat dit ontslag binnen twaalf maanden na dagtekening van het advies zal plaatsvinden. De intentieverklaring is niet vereist wanneer de ingangsdatum van de beoogde opvolging de datum is waarop de notaris met leeftijdsontslag zal gaan. Indien de indiener van het plan financiële afspraken heeft gemaakt met de op te volgen notaris over bijvoorbeeld overname resp. huur van het kantoorpand, overname kantoorinventaris, afrekening onderhanden werk etc. dient bij het ondernemingsplan een Procedure en voorschriften indienen ondernemingsplan Cvdn 1 augustus 2011

11


getekende verklaring van de op te volgen notaris gevoegd te worden met deze financiële afspraken. Ook de indiener dient door ondertekening aan te geven het eens te zijn met deze afspraken. Indien deze afspraken (nog) niet zijn gemaakt dient de indiener dit in zijn plan, met opgave van redenen, te vermelden. C.

Gegevens omtrent de financiering.

Bij de beoordeling van het financieringsplan (artikel 3, lid, 1, onder d van het Besluit) dient de Commissie de zekerheid te hebben dat de benodigde financiering zoals deze in het plan is aangegeven, ook daadwerkelijk verkregen kan worden. Voor zover dit uit eigen middelen geschiedt, dient dit te blijken uit de via G "Gegevens omtrent het inkomen en het vermogen" en Model H “privé vermogensopstelling” verstrekte informatie en bescheiden. Indien de financiering niet met eigen middelen geschiedt dient bij het ondernemingsplan gevoegd te worden: 1. Een verklaring van een bank dat en tot welk bedrag zij de voor de financiering van het plan benodigde middelen aan de indiener van het plan zal verstrekken, alsmede onder welke voorwaarden (rente, aflossing, zekerheden). Hierbij mag de geldigheidsduur van de offerte niet zijn verstreken, of, 2. een bankgarantie ter hoogte van het voor de financiering van het plan benodigde bedrag in het geval financiering door een ander dan een bank zal geschieden (bijvoorbeeld lening van familie). Bij de financiering dient er op te worden gelet dat voor het verstrekken van zekerheid de debiteurenvorderingen niet kunnen worden opgenomen vanwege de vereisten van geheimhouding. D.

Gegevens omtrent de notariële stageverplichting (art. 6 lid 2b sub 1 Wna).

In artikel 31 van de Wna is onder andere als vereiste voor benoeming tot notaris opgenomen het gedurende zes jaren onder verantwoordelijkheid van een notaris hebben verricht van notariële werkzaamheden, de duur van de stage daaronder begrepen. De Commissie accepteert niet een eigen verklaring dienaangaande door de indiener van het plan. Bij het ondernemingsplan dient daarom gevoegd te worden: Een kopie van de verklaring van de KNB dat de indiener van het ondernemingsplan voldoet aan de stagebepaling zoals vermeld in artikel 31, lid, 1 van de Wna. Voor degenen die onder de overgangsregeling ex artikel 123, lid 3 Wna vallen mag een dergelijke verklaring worden ingesloten. Een opgave afkomstig van (voormalige) werkgevers is ook voldoende. E.

Gegevens omtrent de beroepsopleiding (art. 6 lid 2b sub 2 Wna).

Een kopie van het certificaat dat de beroepsopleiding ex artikel 33 Wna met goed gevolg is afgelegd, dient te worden bijgesloten. Deze eis wordt niet gesteld aan degenen die onder de overgangsregeling ex artikel 123, lid 3 Wna vallen.


12


F.

Gegevens omtrent de recente praktijkervaring (artikel 6 lid 2b sub 3 Wna)

Voor benoeming tot notaris moet voldaan zijn aan het vereiste van artikel 6, tweede lid, onderdeel b, onder 3 van de Wna. Een eigen opgave van de indiener is hiervoor niet toereikend. Bij het ondernemingsplan dient daarom bijgevoegd te worden: 1. Een verklaring van de werkgever(s) waaruit blijkt dat betrokkene voldoet aan de hiervoor vermelde benoemingseis (op briefpapier van het kantoor); er dient tevens rekening te worden gehouden met het werken in deeltijd, of, 2. Andere bewijsstukken waarmee aangetoond kan worden dat de indiener voldoet aan de hiervoor vermelde benoemingseis. G.

Gegevens omtrent het inkomen en het vermogen

De Commissie acht het van groot belang dat substantiële vermogenscomponenten toereikend worden toegelicht en onderbouwd met behulp van bewijsstukken. Hieronder volgen enige aandachtspunten omtrent dit onderdeel. Vermelding burgerlijke staat Het huwelijksgoederenregime kan hierbij van belang zijn. Indien van toepassing wordt verzocht om een kopie van de akte van huwelijkse voorwaarden aan het plan toe te voegen. Ingeval van ongehuwd samenwonen, wordt verzocht een kopie van een (notarieel) samenlevingscontract, voor zover opgemaakt, aan het plan toe te voegen dan wel ingeval van een geregistreerd partnerschap, indien van toepassing, een kopie van de partnerschapsvoorwaarden. Aangifte inkomstenbelasting Teneinde de financiële positie van de indiener van een ondernemingsplan te kunnen beoordelen als startpunt van de praktijkvoering is onder meer inzicht vereist in een recente inkomens- en vermogensopstelling. Hiervoor vormt een kopie van de aangifte inkomstenbelasting van het voorgaande jaar met bijbehorende specificaties/ toelichtingen het uitgangspunt. Indien inmiddels een definitieve aanslag inkomstenbelasting is opgelegd dan verzoekt de Commissie om hiervan eveneens een kopie te verstrekken. Opstelling privé-vermogen Voor de opstelling van het privé-vermogen dient de indiener het in deze procedure en voorschriften opgenomen Model H te gebruiken. In de toelichting van dit model is aangegeven welke onderbouwing van de vermogenscomponenten is vereist en welke waardering dient te worden toegepast. Voor zover sprake is van een B.V. of andere rechtsvorm waarin activa en passiva zijn opgenomen dient het eigen vermogen onder de financiële vaste activa van de privé vermogensopstelling te worden opgenomen en dient voorts een (voorlopige) balans van de betreffende B.V./andere rechtsvorm te worden verstrekt. Het vermogen per 31 december van het voorgaande jaar dient, indien van toepassing, gesplitst te worden in het vermogen van de indiener van het ondernemingsplan en dat van zijn/haar partner. Immers het notarieel aansprakelijk vermogen, zijnde het privévermogen van de indiener en het aandeel in het gemeenschappelijk vermogen van de Procedure en voorschriften indienen ondernemingsplan Cvdn 1 augustus 2011

13


indiener en zijn partner, moet in dit kader kunnen worden beoordeeld. Het laatst bedoelde vermogen wordt verstrekt in het ondernemingsplan.


14


MODEL H Privé vermogensopstelling op 31 december 20xx (met vergelijkende cijfers). Zie toelichting Model H voor het opnemen van afschriften ter nadere onderbouwing

Kalenderjaar € €

Voorgaand kalenderjaar € €

P.M. P.M.

P.M. P.M.

ACTIVA VASTE ACTIVA Materiële vaste activa woonhuis kantoorpand tweede woning overige onroerende zaken overige materiële vaste activa

Financiële vaste activa praktijkvermogen 1) effecten leningen u/g levensverzekeringen aandeel onverdeelde boedel overige financiële vaste activa

VLOTTENDE ACTIVA Vorderingen rekening-courant Notarispraktijk B.V. verrekening met partner belastingen overige vorderingen en vooruitbetaalde kosten Liquide middelen geldmiddelen 1

) Dit betreft het (aandeel in het) kantoorvermogen c.q. het (aandeel in het) eigen vermogen volgens de balans van de praktijk B.V. dan wel van een holding. 2 ) De limiet bedraagt op 31 december 20.. €…….. (desgewenst op te nemen in de toelichting).


15


MODEL H Privé vermogensopstelling op 31 december 20xx (met vergelijkende cijfers). Zie toelichting Model H voor het opnemen van afschriften ter nadere onderbouwing

Kalenderjaar € €

Voorgaand kalenderjaar € €

PASSIVA EIGEN VERMOGEN VOORZIENINGEN belastinglatentie (s) LANGLOPENDE SCHULDEN hypotheek o/g krediethypotheek o/g 2) lening o/g leaseverplichtingen schuldigerkenningen kinderen overige schulden

KORTLOPENDE SCHULDEN bankkrediet in rekening-courant 2) Overige schulden aflossingsverplichtingen langlopende schulden belastingen rekening-courant Notarispraktijk B.V. verrekening met partner overige schulden en te betalen kosten


16


Toelichting bij Model H posten privé-vermogensopstelling Van de van toepassing zijnde bezittingen en schulden (zie omschrijving) dienen kopieën (zie onderbouwing/waardering) te worden verstrekt in het ondernemingsplan. Omschrijving Materiële vaste activa - Woonhuis - Vakantiewoning/ tweede woning - Overige onroerende zaken - Auto, boot, caravan

Onderbouwing/Waardering

1

)

100 % WOZ-waarde; opgave gemeente 100 % WOZ-waarde; opgave gemeente 100 % WOZ-waarde; opgave gemeente Geschatte waarde, toegelicht

1

) Mocht de WOZ-waarde substantieel afwijken van de reële waarde dan kan - mits onderbouwd met een recent taxatierapport - een andere waarde worden gehanteerd. Financiële vaste activa - Ondernemingsvermogen

- Effecten - Opties

- Leningen u/g

- Levensverzekeringen - Aandeel in onverdeelde boedel Vlottende activa - Vorderingen (waaronder belastingen) - Geldmiddelen

Buitenmaatschappelijke jaarrekening bij maatschap. Jaarrekening praktijk BV en/of Holding Saldo-opgave van ter beurze genoteerde effecten Toelichten: o.a. call of put-opties met daarbij de afdekking van het risico. Aangeven meest recente positie Overeenkomst, schuldbekentenis, doel van de lening, waarderen op nominaal bedrag dan wel lagere waarde indien noodzakelijk. Afkoopwaarde, opgave spaartegoed bij spaarhypotheek Berekening, verdeling, zonodig toelichten

Toelichting/berekening Specificatie totaalbedrag en dagafschriften op 31 december

Overige bezittingen

Onderbouwing bestaan/waarde

Langlopende schulden - (Hypothecaire) leningen - Bankkredieten - Overige leningen

Saldobiljetten; overeenkomst Saldobiljetten; overeenkomst Overeenkomst

Kortlopende schulden - Belastingen - Bank - Overige

Specificatie per jaar Saldobiljetten Onderbouwing bestaan/omvang


17


Model I Verklaring volledigheid/juistheid ondernemingsplan

Aan : Bureau Financieel Toezicht t.a.v. secr. Commissie van deskundigen Notariaat Postbus 14052 3508 SC Utrecht

Betreft

: ondernemingsplan

Vestiging

:

VERKLARING VOLLEDIGHEID / JUISTHEID ONDERNEMINGSPLAN

Ondergetekende ______________________________ verklaart dat de ingediende informatie waaronder begrepen maatschaps- en/of associatieafspraken als bedoeld in de "Procedure en voorschriften indienen ondernemingsplan" met betrekking tot bovengenoemd ondernemingsplan voor zover het historische informatie betreft juist en volledig is weergegeven en toereikend is toegelicht zodat alle voor de Commissie relevante feiten door de indiener van het plan zijn verstrekt. Indien zich omstandigheden voordoen na de peildatum waarop deze historische informatie is samengesteld dan zal ik de informatie omtrent deze omstandigheden onverwijld aan de Commissie doen toekomen. Overigens verklaar ik dat voor de toekomstgerichte informatie uitgegaan is van een reële verwachting.

Getekend te

_______________________

d.d.

_______________________

Handtekening:

_______________________


18


Model J Instemmingsverklaring

Aan :

Betreft

: ondernemingsplan

Vestiging

:

Bureau Financieel Toezicht t.a.v. secr. Commissie van deskundigen Notariaat Postbus 14052 3508 SC Utrecht

INSTEMMINGSVERKLARING INDIENER ONDERNEMINGSPLAN

Ondergetekende: ___________________________________________ verklaart er mee in te stemmen dat, na benoeming tot notaris, één exemplaar van zijn/haar ondernemingsplan ter beschikking wordt gesteld aan het Bureau Financieel Toezicht.

Getekend te _________________________________

d.d. ________________________________________

Handtekening: ____________


19


Model K Aanvraag kadasterinformatie Voor een uitbreiding van het aantal notarissen in de plaats van vestiging (categorie B, D of E) alsmede bij de wijziging van de vestigingsplaats (categorie F) dient deze informatie bij het Kadaster te worden aangevraagd en te worden bijgevoegd bij het ondernemingsplan. Ten behoeve van het opvragen van de benodigde gegevens dient de opsteller van een ondernemingsplan een ingevuld aanvraagformulier te zenden naar het BFT (secretariaat van de Commissie). Het secretariaat van de Commissie zal in het hiervoor bestemde vak aangeven akkoord te gaan met de aanvraag en het formulier vervolgens doorzenden naar het Kadaster. Op de volgende twee bladzijden is het te gebruiken document vermeld. Het document kan tevens rechtstreeks worden opgevraagd bij het kadaster via het emailadres [email protected]


20


Aanvraagformulier Marktinformatie Hypotheek en Transportakten ten behoeve van Ondernemingsplan toekomstige vestigingsplaats Notaris

Naam instantie

/

Adres

/

Postcode/plaats

/

Contactpersoon

/

E-mailadres

/

verzoekt marktinformatie hyp 3 en 4 ten behoeve van een ondernemingsplan vestigingsplaats notariaat met betrekking tot de volgende gemeente(n) en periode(n): Gemeente(n) Burgerlijke gemeente(n)

/ / / / / of

Kadastrale gemeente(n)

/ / / / /

Periode(n) Periode(n)

/

Kadaster 1.0.05.2011

/ / / /


21


Tarief Het tarief is mede afhankelijk van het aantal gemeenten en perioden en wordt bepaald op basis van een offerte van het Kadaster. Leveringscondities  Levering door het Kadaster vindt plaats binnen 5 werkdagen na ontvangst van de offertebevestiging;  Product wordt geleverd op basis van de Algemene Voorwaarden voor de levering van producten en diensten door het Kadaster van juli 2004;  Ondergetekende geeft bij deze opdracht tot uitvoering van bovenstaande bestelling. Ondertekening aanvrager Datum

/

Handtekening aanvrager

/

Verzending Het ondertekende formulier kan door de aanvrager via de fax gezonden worden aan: Bureau Financieel Toezicht T.a.v. Commissie van deskundigen Faxnummer: 030-2543785 Akkoord secretariaat Commissie van deskundigen Naam

/

Datum

/

Handtekening

/


22


Model L Kengetallenstaat Deze bijlage dient aan het ondernemingsplan te worden toegevoegd. Bijzonderheden in deze staat dienen zo nodig te worden toegelicht. Kengetallen Naam 1. Algemeen

Start dwz de laatst bekende historische gegevens

aantal notarissen in de praktijk (excl. indiener) aantal andere vrije beroepsbeoefenaren aantal akten in de praktijk 2. Marktverkenning

Excl. Indiener

Incl. Indiener

Start aantal inwoners vestigingsplaats aantal notarissen in vestigingsplaats aantal inwoners per notaris 1e jaar

Prognose

2e jaar

3e jaar

4e jaar

aantal akten totale praktijk aantal notarissen in praktijk (incl. indiener) aantal akten per notaris 3. Kantoororganisatie

(effectief in fte’s)

Start Zie 1

1e jaar

2e jaar

3e jaar

4e jaar

Start Zie 1

1e jaar

2e jaar

3e jaar

4e jaar

Personele bezetting: aantal notarissen aantal andere vrije beroepsbeoefenaren aantal kandidaat-notarissen aantal notariële medewerkers aantal overige personeelsleden Totaal 4. Resultatenprognose netto honorarium netto honorarium per akte verwacht kantoorresultaat (1) aandeel in maatschapswinst kantoorwinst per akte


23


5. Financieringsplan investeringen indiener . . . Totaal financiering extern eigen middelen eigen vermogen indiener liquiditeitspositie indiener investeringen maatschap . . . Totaal

1e jaar

2e jaar

3e jaar

4e jaar

_______

_______

_______

______

_______

_______

_______

______

financiering maatschap extern maatschap eigen middelen liquiditeitspositie maatschap toelichting ingroeiregeling (indien van toepassing)

(1) Toelichting: in het verwachte kantoorresultaat zijn tevens de kosten notarieel pensioenfonds begrepen (dus niet te elimineren uit de kosten)


24


Model M Voorbeeld van een verrekenbeding (positief en negatief) De ondergetekenden A B Verklaren dat indien het genormaliseerde  praktijkinkomen  voor belasting van de notarispraktijk “B” gedurende de periode jaar t+1 t/m jaar t+4 gemiddeld met meer dan xx% nadelig of voordelig afwijkt van het geprognosticeerde praktijkinkomen voor belasting van jaar t+1 t/m t+4 genoemd in het ondernemingsplan van B, er een (gedeeltelijke) terugbetaling van de betaalde goodwill zal plaatsvinden dan wel er een extra gedeelte goodwill zal worden betaald. Deze verrekening zal plaatsvinden na een periode van drie jaar en gebaseerd zijn op de gemiddelde afwijking over drie jaar. Voor ieder procentpunt nadelige afwijking boven xx% zal door “A” een terugbetaling van € xxxx plaatsvinden aan “B”. Voor iedere procentpunt voordelige afwijking boven xx% zal door “B” een extra betaling van € xxxx plaatsvinden aan “A”.

Getekend

Plaats d.d. A

B  genormaliseerd = met eliminatie van eenmalige (incidentele) bijzondere baten en lasten  praktijkinkomen is de winst voor belasting als uitvoering van een eenmansbedrijf (dus met eliminatie van eventuele managementfees maar zonder bijtelling van de in de kosten begrepen premie notarieel pensioenfonds).


25

Commissie van deskundigen (notariaat)

Recommend Documents