Collection Eye Online Handleiding NB: print deze handleiding in kleur!
Inhoudsopgave Collection Eye opstarten ..................................................................................................................................... 2 Scherm: Zoeken ................................................................................................................................................... 3 Zoekcriteria opstellen .......................................................................................................................................... 4 Scherm: Item bekijken ......................................................................................................................................... 5 Scherm: Zoeken Uitgebreid ................................................................................................................................. 6 Films zoeken op onderwerp ................................................................................................................................ 7 Wat zit er in Collection Eye? ................................................................................................................................ 8 Zoekresultaten exporteren en / of printen ...................................................................................................... 10 Zoekresultaten in Collection Eye bewaren ........................................................................................................ 11
Saskia Waterman Datum: 7 augustus 2015 Laatste wijziging: 07-08-2015
1
Collection Eye opstarten Open Mozilla Firefox en ga naar catalogus.eyefilm.nl.
Gebruikersnaam: bezoeker Wachtwoord: ceguestwelcome
gebruikersnaam wachtwoord in en druk op Login.
Je komt op het Dashboard. Rechtsboven kun je Zoeken in alle gegevens. Linksboven kun je Zoeken per type gegevens. Met Zoeken Uitgebreid kun je in specifieke velden zoeken. Rechtsboven staan je rapporten om te exporteren / printen.
2
Scherm: Zoeken Linksboven op het Dashboard vind je Zoeken. Klik (indien gewenst) de lijst met Gegevenstypes open. Meer over gegevenstypes: pagina 9 t/m 11.
Kies in welk type gegevens je wilt zoeken. Voer rechts (in het gele veld) je zoekterm(en) in en klik op het vergrootglas of druk op Enter.
De Zoekresultaten verschijnen in een nieuw tabblad. Links naast zoeken blijft het tabblad van je Dashboard staan. Daaronder krijgt je zoekopdracht een eigen tabblad. Na een nieuwe zoekopdracht blijft de vorige in dit tabblad bewaard. (Tip: klik met je rechtermuisknop op het tabblad van een zoekopdracht om meerdere oude zoekopdrachten in 1 keer te sluiten.) Selecteer een zoekresultaat en de regel wordt blauw. Met
klap je zoekresultaten uit om te previewen.
Met Bekijken open je het zoekresultaat in een nieuw tabblad.
3
Zoekcriteria opstellen De volgorde van de zoekresultaten staat niet vast (op soort item, op alfabet) maar wordt bepaald door middel van ranking: een rekenformule die onder andere kijkt naar waar je zoekterm in een gevonden record voorkomt, hoe vaak deze voorkomt, enzovoorts. Zoekmachines als Google werken volgens hetzelfde principe. Hoe meer zoekwoorden je gebruikt, des te specifieker wordt je zoekvraag. Zo kan de ranking van de zoekresultaten ook preciezer worden berekend. Als je meerdere zoekwoorden gebruikt, kun je die op deze manieren combineren: Je typt:
Je krijgt resultaten met:
Maar GEEN resultaten met:
bits pieces
bits pieces bits EN pieces
bits OR pieces
bits pieces bits EN pieces
bits AND pieces
bits EN pieces
alleen bits of alleen pieces
bits –pieces (minteken zonder spatie voor het woord)
bits, maar zonder pieces
pieces
kurosawa AND akira –mifune
Kurosawa EN Akira maar zonder Mifune
Mifune
"bits pieces" (dubbele aanhalingstekens)
bits pieces (achter elkaar)
alleen bits of alleen pieces bits EN pieces (los)
Als je wilt zoeken op een deel van een woord, kun je deze tekens gebruiken: Je typt:
Je krijgt resultaten met:
verhoe*
(asterisk vervangt een willekeurig aantal letters)
Verhoef, Verhoeff, Verhoeven… (etc.)
*god
(asterisk vervangt een willekeurig aantal letters)
halfgod, demigod… (etc.)
ele?triciteit
(vraagteken vervangt één letter)
electriciteit, elektriciteit
NB: deze tekens kun je NIET gebruiken tussen aanhalingstekens. Gebruik de zoekopdracht Chris* AND Jansen in plaats van "Chris* Jansen". Zoeken in Collection Eye is hoofdletter-onafhankelijk. Met zoeken op Verhoeven vind je ook verhoeven. Zoeken in Collection Eye is diakriet-onafhankelijk. Met Zoeken op freres vind je ook frères. Een liggend streepje wordt ook gezien als een spatie, tenzij je een asterisk hebt gebruikt: Je typt:
Je krijgt resultaten met:
Maar GEEN resultaten met:
noord-holland
Noord-Holland Noord Holland (achter elkaar)
Noord EN Holland als losse woorden
noord-hollan*
Noord-Holland
Noord Holland (achter elkaar) Noord EN Holland als losse woorden
4
Scherm: Item bekijken
Met Bekijken heb je een (geselecteerd) zoekresultaat geopend. Het geselecteerde item opent in een eigen tabblad. Links in het scherm staan alle gegevens in het item geordend in een navigatieboom: Een groep velden die je kunt in- en uitklappen. Een veld met ingevoerde gegevens. Een linkveld. Verwijst door naar een ander item (bijvoorbeeld vanuit een filmwerk naar de gegevens van een meespelende actrice). Rechts staat de inhoud van alle velden: Velden zijn geordend in groepen, in en uit te klappen met
en
In een linkveld staat een koppeling. Klik erop en het gelinkte item opent in een nieuw tabblad. Als een groep heel veel velden bevat (bijvoorbeeld alle acteurs in een film), maak je die zichtbaar door 1 of meerdere keren op Toon meer te klikken.
Het item sluiten en terugkeren naar Zoeken.
5
Scherm: Zoeken Uitgebreid
Je opent Uitgebreid Zoeken met deze knop bovenin je scherm. Het scherm verschijnt in een nieuw tabblad. 1) Open de lijst met Itemtypes en kies het soort gegevens waarin je wilt zoeken. Druk op de knop Toevoegen. 2) Een mapje verschijnt met daarin alle (mogelijke) velden binnen dat type gegevens. Klik op het mapje om het juiste veld te zoeken. Je kunt zoeken in een veld of een groep velden (het mapje). 3) Klik het veld / de map aan waarin je wilt zoeken. De titel daarvan verschijnt linksonder, boven het invoergedeelte waar je je Zoekwoord(en) invult. Kies de voorwaarde waaraan de opgegeven zoekterm moet voldoen. (Groter en Kleiner gebruik je bij velden met getallen)
Als je in meerdere velden wilt zoeken, kies bij samenvoeging hoe die zoekopdrachten gecombineerd moeten worden.
Klik op Zoeken op. De invoer verschijnt in het middengedeelte, onder Zoekopdracht (bij Zoeken in en Zoeken op). Herhaal indien nodig bovenstaande stappen voor een tweede veld / zoekterm (en let dan op de samenvoeging). 4) Voer de zoekopdracht uit. Leeg de invoer en bouw een nieuwe zoekopdracht op.
6
Films zoeken op onderwerp Als je filmmateriaal zoekt op onderwerp, kun je je zoektocht het beste zo breed mogelijk beginnen en stapsgewijs verder verfijnen. 1 Breed beginnen Klik op het Dashboard links onder Zoeken de lijst met itemtypes open (staat standaard op [Alle]). Kies voor het itemtype Filmwerken (zie pagina 3 en 4). Als je nu een onderwerp invult de zoekopdracht start, zoekt Collection Eye door alle velden van alle Filmwerken. Open een item uit de lijst met zoekresultaten (zie pagina 3 en 5). Waar gaat dit Filmwerk over? Een filmwerk kan vrije omschrijvingen bevatten, maar ook trefwoorden die uit een vaste lijst aan deze film zijn toegekend. Kijk naar de velden Categorie, Genre en Korte beschrijving onder het kopje Typering. Scroll daarna verder naar het kopje Inhoudelijke ontsluiting. Daaronder staan namelijk de onderwerpstermen die aan deze film zijn toegekend. Kijk of jouw zoekterm (of een verwante term) daar tussen zit. 2 Termenlijsten doorzoeken Je kunt ook een geschikte inhoudelijke zoekterm bepalen door te zoeken in de vaste termenlijsten zelf. Lijsten die je daarvoor kunt raadplegen zijn: Trefwoorden, Geografische termen, Genres, Personen en Corporaties. Kies één van deze lijsten uit het menu met itemtypes en vul een mogelijk zoekwoord in. Wellicht krijg je geen resultaat en moet je verschillende woorden (of namen, plaatsen etc.) uitproberen. Gebruik ook de mogelijkheid om te zoeken met wildcards, zoals * en ? . Als je zoekt binnen Personen of Corporaties en je krijgt een geschikt resultaat, dan kun je een item openen en doorklikken naar gerelateerde filmwerken, affiches, foto’s, publiciteitsmaterialen en archiefmaterialen. Je kunt ook verwijzingen vinden naar andere, verwante personen of corporaties. Trefwoorden, Geografische termen en Genres die je op deze manier vindt zijn niet direct gelinkt aan Filmwerken. Ze kunnen wel onderling verwijzen naar gerelateerde termen, die wellicht ook geschikte zoekwoorden kunnen zijn. Om te kijken aan welke films een term is toegekend, gebruik je Zoeken Uitgebreid. 3 Termen gericht in Filmwerken opsporen via Zoeken Uitgebreid In tegenstelling tot in stap 1 hierboven zoek je nu gericht naar je trefwoord in specifieke Filmwerken-velden. Open Zoeken Uitgebreid en volg de stappen zoals geïllustreerd op pagina 8. 1) Kies daarbij Filmwerken uit de lijst met itemtypes. 2) Open de mapjes onder Filmwerk en selecteer de map Inhoudelijke ontsluiting. 3) Vul je term(en) in bij Zoekwoord(en). Herhaal eventueel stap 2 en 3 (en kies de gewenste samenvoeging) en klik op Zoeken op. 4) Voer de opgestelde zoekopdracht uit in het midden van het scherm d.m.v. de knop Zoeken. Collection Eye voert de zoekopdracht dan gericht uit binnen de Filmwerk-velden die onderwerpstermen bevatten (trefwoorden, personen en organisaties in beeld, geografische locaties en inhoudelijke datering – je kunt dus ook een datum of periode invullen). NB: als je wilt zoeken op categorie (fictie, non-fictie) en / of genre, kies dan voor de map Typering in plaats van Inhoudelijke ontsluiting. 7
Wat zit er in Collection Eye? Itemtype
Kan verwijzen naar: FLM PER COR CUR GEN GEO TRE KOP VID AFF Informatie FILMWERK ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ Persoon ■ ■ ■ ■ ■ Corporatie ■ ■ ■ ■ ■ ■ Curatorial Comment ■ ■ ■ ■ ■
Termenlijsten Genre Geografie Trefwoord Objecten Kopie Video Affiche Foto(dossier) Publiciteitsmateriaal Archiefmateriaal Apparaat
8
■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■
■ ■ ■ ■ ■ ■
■ ■ ■ ■ ■
■ ■ ■ ■ ■
■ ■ ■
FOT ■ ■ ■
PUB ■ ■ ■
ARC APP ■ ■ ■ ■
9
Zoekresultaten exporteren en / of printen
Bovenin het scherm met Zoekresultaten klik je op de knop Exporteren. Kies Item (de meest overzichtelijke printvorm)
Maak een keuze tussen ‘Geselecteerd record’ (is blauw in de lijst met zoekresultaten) of ‘Alle records’. Geef het (export)rapport een naam en druk op OK. Als je slechts één item exporteert, verschijnt meteen een venster waarin je het programma kiest om de export mee te openen: zie hieronder. Ga terug naar het Dashboard (startscherm) en klik op ‘Vernieuwen’ in het vak Rapporten (rechtsboven). Het rapport verschijnt in het overzicht. (Bij een groot rapport kan dat even duren.) = download naar Word,
= download naar Excel
Deze knoppen moet je éénmalig zelf instellen door via Ander… naar de betreffende Office-programma’s op je eigen harde schijf te navigeren en een vinkje te zetten bij Dit vanaf nu automatisch doen voor dit type bestanden. Je kunt de export-bestanden ook altijd openen in een internetbrowser (het zijn namelijk html-bestanden) en de tabellen vervolgens kopiëren en plakken in een bestand / programma naar keuze. Let op: andere gebruikers kunnen je exports ook op het dashboard zien als je ze niet verwijdert met [
10
]!
Zoekresultaten in Collection Eye bewaren Zoekresultaten kun je in Collection Eye opslaan in een Selectie. Als deze afbeeldingen bevat, kun je daarvan een thumbnail-overzicht uitdraaien. Bovenin het scherm met Zoekresultaten klik je op de knop Selecties. Kies Maak selectie om een nieuw selectiebestand aan te maken. Kies Voeg toe aan selectie als je de zoekresultaten aan een bestaand selectiebestand wilt toevoegen. In het geval van een nieuwe selectie: geef het selectiebestand een naam, vink aan of het bestand openbaar mag zijn, vink de toe te voegen zoekresultaten aan (dmv het hokje naast Authority heading selecteer je alles) en druk op Opslaan. In het geval van koppelen aan een bestaande selectie: typ de eerste letters van de naam van de selectie in het gele vak, gevolgd door *. Kies het juiste bestand uit de lijst die verschijnt. Volg daarna dezelfde stappen als hierboven (m.u.v. de keuze voor openbaar maken). De (bijgewerkte) selectie verschijnt in een nieuw tabblad:
Hier kun je de naam van je selectie bewerken en opslaan (rechts). Ook kun je losse items uit je selectie bekijken, in andere selecties zetten, exporteren of verwijderen (met de knoppen boven de lijst). De knop Bekijken.
bovenin opent het het selectie-overzicht in een nieuw tabblad. Klik er één aan en kies
Houd er rekening mee dat andere gebruikers van Collection Eye Online je selecties ook kunnen zien! Zij maken namelijk gebruik van dezelfde bezoekers-account. Verwijder [
11
] je selecties dan ook als je ze niet meer nodig hebt.
