CHYBOVOST PŘI ZPRACOVÁNÍ ŽÁDOSTI O DOTACI 19. červen 2014
DRUHY CHYB Chyby při administrativní kontrole: - přijatelnost projektu - formální náležitosti Chyby při zpracování projektu (nekvalitně připravený projekt)
CHYBY PŘI KONTROLE PŘIJATELNOSTI Nejčastější chyby v kontrole přijatelnosti projektu: 1. Nedodržení podmínek stanovených výzvou – profinancování stanovených 15 % CZV, délka etapy, finanční plán 2. Projekt není v souladu s cíli a aktivitami prioritní osy a oblasti podpory 3. Nesplněna podmínka finančního zdraví 4. Indikátory nejsou v souladu s cíli programu 5. Nesoulad elektronické žádosti s doloženými podklady 6. Nesplnění definice pro příjemce v dané oblasti podpory
CHYBY PŘI KONTROLE FN Nejčastější chyby v kontrole formálních náležitostí projektu: 1. Žádost nebyla podepsána statutárním zástupcem žadatele 2. Do tištěné verze žádosti bylo ručně vpisováno 3. Nebyly doloženy originály příloh, pouze jejich prosté kopie 4. Nepravomocná rozhodnutí 5. Nedoloženy vlastnické vztahy 6. Přílohy nesplňovaly náležitosti dle př. č. 1 PPŽ 7. Nekompletní počet příloh
HODNOCENÍ PROJEKTU 1. Kvalita zpracování studie proveditelnosti 2. Rozpory mezi dokumentací (především projektové a SP) 3. Neseznámení se s hodnotícími kritérii 4. Chybný harmonogram
ÚSPĚŠNOST PROJEKTŮ Výzva
Podané projekty
Vyřazené – přijatelnost
Vyřazené – FN
Vyřazené hodnocení
Schválené projekty
44.
55
12
3
0
40
47.
5
1
0
0
4
48.
12
1
1
0
8
49.
8
0
0
0
8
50.
13
3
0
1
8
51.
41
16
0
2
23
52.
30
11
0
4
15
53.
8
3
0
1
4
PŘEHLED DOKUMENTACE Dokumentace pro přípravu projektu : Ø Výzva Ø Programový dokument Ø Prováděcí dokument Ø Příručka pro žadatele Ø Příručka pro příjemce Ke každé výzvě je dokumentace aktualizována – nutno používat vždy dokumentaci platnou pro danou výzvu !!
PROVÁDĚCÍ DOKUMENT
Ø Cíle a aktivity v jednotlivých oblastech podpory Ø Indikátory Ø Definice příjemců a cílových skupin Ø Forma podpory a její minimální výše Ø Struktura financování – tab. 11A
PŘÍRUČKA PRO ŽADATELE Ø Pojmy Ø Základní pravidla pro ROP (pořízení majetku z dotace a nakládání s ním) Ø Indikátory (definice, datum naplnění) Ø Náležitosti žádosti a její zpracování Ø Přílohy Ø Hodnocení žádosti Ø Pokyny pro zadávádní veřejných zakázek – vždy aktuální Ø Publicita
PŘEHLED PŘÍLOH – I. Příloha č. 1 Povinné přílohy k žádosti o dotaci Příloha č. 2
Závazné osnovy dokumentu pro finanční a ekonomické hodnocení projektu (SP)
Příloha č. 3
Příručka BENEFIT7
Příloha č. 4
Přehled hodnotících kritérií
Příloha č. 5
Pokyny pro zadávání zakázek
Příloha č. 6
Výběrová kritéria pro prioritní osu 5 – TA
Příloha č. 7
Smlouva o poskytnutí dotace z rozpočtových prostředků RR SZ
PŘEHLED PŘÍLOH – II. Příloha č. 8
Metodický pokyn Veřejná podpora v rámci ROP
Příloha č. 9
Postupy pro vypracování IPRM
Příloha č. 10a Metodika pro výpočet finanční mezery u projektů vytvářejících příjem ROP SZ Příloha č. 10b Tabulka pro výpočet finanční mezery Příloha č. 11 Definice rekonstrukce a modernizace pozemní komunikace Příloha č. 12 Průvodce horizontálními tématy
PŘEHLED PŘÍLOH – III. Příloha č. 13 Podklady pro hodnocení finančního zdraví žadatele Příloha č. 14 Pravidla pro projekty předfinancované ze SFDI Příloha č. 15 Titulní list přílohy k žádosti Příloha č. 16 – Čestné prohlášení o způsobilosti podniku (MSP) Příloha č. 17 – Čestné prohlášení k podpoře malého rozsahu
ŽÁDOST O DOTACI Administrativní požadavky na žádost a přílohy: Tištěný výstup všech povinných (nepovinných) příloh vč. jejich seznamu - 1x originál/ověřená kopie. Výjimku tvoří: SP a územní rozhodnutí - 1x originál/ověřená kopie a 2 kopie projektová dokumentace - 3 prosté kopie, položkový rozpočet včetně výkazu výměr 3x na CD, 1x v tištěné podobě Nepředložení žádosti nebo přílohy v požadovaných paré Chyběl podpis statutárního zástupce v žádosti nebo na přílohách Přílohy neobsahovaly titulní list Vpisováno do tištěné verze žádosti BENEFIT7
DOKLÁDÁNÍ PŘÍLOH K ŽÁDOSTI Každá příloha musí obsahovat titulní stranu: •
číslo, název přílohy a název projektu
•
počet listů přílohy
Listy přílohy musí být pevně spojené. Pokud je příloha nerelevantní, je nutné vložit list s textem „Nerelevantní“ – př. č. 15 PPŽ Počet listů přílohy musí odpovídat počtu uvedeném v žádosti BENEFIT7. Všechny přílohy musí být pravomocné (popř. datum zpracování) ke dni podání žádosti o dotaci.
STUDIE PROVEDITELNOSTI
Ø Žadatel předkládá studii proveditelnosti v povinném rozsahu uvedeném v příloze č. 2 PPŽ. Ø Žadatel předkládá studii v případě, že celková výše projektu je 5 mil. Kč a více. Ø V případě, že celková výše projektu je 90 mil. Kč a více, je požadována i analýza CBA.
DOKLADY O PRÁVNÍ SUBJEKTIVITĚ Doklady osvědčující založení, zřízení či vytvoření subjektu, doklady o registraci – specifikováno dle typu žadatele Obce, kraje – doklad o přidělení IČ (výpis z registru osob) U organizací zřízených či založených městem, - výpis z OR ne starší 90 dnů, zakladatelská smlouva, zřizovací listina, stanovy Podnikatelské subjekty - výpis z OR, živnostenského rejstříku ne starší 90 dnů
FINANČNÍ ZDRAVÍ Aplikace přístupná na stránkách www.nuts2severozapad.cz (sekce pro žadatele – webová žádost), https://online.ecba.cz/severozapad Podnikatelské subjekty, zájmová sdružení právnických osob, organizace založené obcí nebo krajem, NNO – daňová přiznání předchozích dvou let včetně příloh. Nezapomínat doložit všechny povinné přílohy k daňovému přiznání včetně rozvahy, zisku a ztrát. Organizace zřízené obcí/krajem, obce a dobrovolné svazky obcí, kraj – finanční výkazy nedokládají – údaje jsou načítané do aplikace přímo z ARIS.
DOKLAD O PROKÁZÁNÍ VLASTNICKÝCH VZTAHŮ Pokud realizace projektu souvisí s konkrétními pozemky nebo budovami musí být jednoznačně vyjasněny majetkoprávní vztahy související s projektem. Pozor na zástavní právo – vyjádření banky. • Nedoloženy výpisy z katastru nemovitostí a snímky z katastrální mapy • Výpisy z KN jsou starší 30 dní • Na snímku z katastrální mapy nejsou pozemky barevně vyznačené • Nedoložení vlastnických práv nebo nebyla na celou dobu udržitelnosti • Chybí přehled dotčených pozemků – nutno použít předepsanou tabulku
PROHLÁŠENÍ OBJEKTU ZA KULTURNÍ PAMÁTKU Předkládá se pouze v případě, pokud se projekt týká objektu zapsaného v Ústředním seznamu kulturních památek ČR (ÚSKP). Doklad musí mít charakter potvrzení o začlenění objektu v ÚSKP. Potvrzují referáty kultury krajského úřadu, úřadu obce s rozšířenou působností nebo Národní památkový ústav (odborná pracoviště) nebo NPÚ v Praze.
ÚZEMNÍ ROZHODNUTNÍ NEBO JINÉ OPATŘENÍ Jednotlivé varianty jsou podrobně popsány v příloze č. 1 PPŽ • Rozhodnutí stavebního úřadu nebyla pravomocná • Doložen pouze postup v územním řízení – chyběl postup ve stavebním řízení • Doložená rozhodnutí nezahrnovala všechny aktivity projektu
PROJEKTOVÁ DOKUMENTACE Projektová dokumentace zpracovaná na úroveň pro stavební povolení – dle příloh k vyhlášce č. 499/2006 Sb., zároveň předložit výkaz výměr a rozpočet (výkaz výměr může být součástí položkového rozpočtu). Doporučujeme aktualizaci starší projektové dokumentace. Podrobný položkový rozpočet rovněž v tabulkovém formátu excel/xls v členění dle zvyklostí cenové soustavy ÚRS/RTS. • Chybná projektová dokumentace • Projektová dokumentace nebyla vypracována na úrovni pro stavební povolení
POSOUZENÍ VLIVU NA ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ Vyjádření, zda projekt podléhá/nepodléha posouzení vlivů na ŽP dle zákona č. 100/2001 Sb., o posuzování vlivů na ŽP a na území soustavy Natura 2000 dle zákona č. 114/1992 Sb. Chybějící doklad o vlivu na životní prostředí nebo Natura 2000
DOKLAD O PARTNERSTVÍ Partnerem jsou instituce a organizace zapojené do přípravné a/nebo realizační a/nebo provozní fáze projektu. • Chybějící datum podpisu • Partnerské smlouvy neobsahovaly předepsané minimální náležitosti • Nekonkrétní popis aktivit
ZAJIŠTĚNÍ FINANČNÍHO KRYTÍ PROJEKTU – I. Ø Obce, kraje, dobrovolné svazky obcí – usnesení zastupitelstva, popř. rady. Nesmí být starší 4 měsíců od podání žádosti Usnesení zastupitelstva musí obsahovat: 1. souhlas zastupitelstva s podáním žádosti o dotaci do ROP SZ. 2. schválení zajištění financování projektu (uvést výši spolufinancování, zajištění předfinancování v % i v celkové částce v Kč) 3. číslo usnesení, datum schůze zastupitelstva, razítko a podpis. • Chybná formulace usnesení • Schválená částka předfinancování a spolufinancování se lišila od částky uvedené v žádosti
ZAJIŠTĚNÍ FINANČNÍHO KRYTÍ PROJEKTU – II. Zastupitelstvo města X: - schvaluje podání žádosti o dotaci v rámci ROP SZ pro projekt „název projektu“ v oblasti podpory XX, výše celkových nákladů projektu je 30 000 000 Kč, - schvaluje zajištění financování projektu „název projektu“ dle podmínek ROP SZ, a to: a) předfinancování projektu z prostředků města X ve výši 100% celkových nákladů projektu, tj. 30 000 000 Kč, b) finanční zajištění tohoto předfinancování bude kryté z vlastních prostředků města X, z úvěru atd., c) výše spolufinancování projektu bude minimálně 15 % celkových způsobilých výdajů, tj. 4 500 000 Kč a nezpůsobilých výdajů ve výši X
ZAJIŠTĚNÍ FINANČNÍHO KRYTÍ PROJEKTU – III. Ø Podnikatelské subjekty - výpis z běžného účtu v Kč nebo úvěrovou smlouvu znějící na žadatele od instituce, která má licenci od ČNB, popř. čestné prohlášení. Ø NNO – v případě realizace projektu ve spolupráci s obcemi na základě partnerství, dokládá NNO usnesení rady/zastupitelstva příslušné partnerské obce, které bude obsahovat zajištění financování projektu usnesení nesmí být starší 4 měsíců před registrací projektu a bude doloženo za všechny zúčastněné obce zároveň s partnerskými smlouvami. partnerské smlouvy budou obsahovat informace o způsobu financování projektu a vyjádření obcí, že počítají s předfin.projektu a způsob vypořádání po obdržení dotace.
ZAJIŠTĚNÍ FINANČNÍHO KRYTÍ PROJEKTU – IV. Ø Organizace zřízené nebo založené obcí/krajem - výpis z běžného účtu v Kč nebo úvěrovou smlouvu znějící na žadatele od instituce, která má licenci od ČNB, popř. čestné prohlášení nebo usnesení zastupitelstva obce/kraje (zřizovatele, zakladatele), popř. usnesení rady Ø Podnikatelské subjekty, zájmová sdružení PO, Hospodářská komora ČR - výpis z běžného účtu v Kč nebo úvěrovou smlouvu znějící na žadatele od instituce, která má licenci od ČNB, popř. čestné prohlášení
DOKUMENTACE K ZADÁVACÍMU ŘÍZENÍ Pro výběrové řízení na dodavatele realizované dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách a Pokynů pro zadávání veřejných zakázek ROP SZ, jež proběhlo před podáním žádosti o poskytnutí dotace, je vyžadováno předložení sdělení o proběhlém zadávacím řízení a případně i smlouvy s dodavatelem. U projektů, které zakládají VP, smí být dodavatel vybrán až po obdržení Osvědčení o způsobilosti projektu (výběr dodavatele = doručení oznámení vybranému uchazeči) – nutno s tímto počítat i při stanovení lhůt v zadávacím řízení . • Nedoloženy originály smluv/objednávek • Nedoložena příloha
DOKLAD O PŘÍJMECH PROJEKTU Projekt nezakládá VP a generuje příjmy – dokládá žadatel přílohu č. 10b. Příjmy mimo čl. 55 nařízení EK se nesledují. • Projekt generuje příjmy, ale nestačí k plnému pokrytí provozních nákladů, které jsou vyšší jak 1 mil. EUR –příloha č. 10b • V případě, že projekt nezakládá VP a negeneruje příjmy – dokládá žadatel čestné prohlášení, že projekt nebude generovat příjmy. • V případě, že projekt zakládá VP nebo jde o podporu de minimis nebo o projekt,jehož celkové výdaje nejsou vyšší jak 1 mil. EUR, označí žadatel v žádosti, že je tato příloha nerelevantní. • Příloha nebyla doložena vůbec • Údaje v tab. 10b neodpovídaly údajům ve SP
DOKLAD O REGISTRACI SOCIÁLNÍ SLUŽBY Pouze u zařízení poskytujících služby sociální péče, sociální prevence a odborného sociálního poradenství, dle zákona č. 108/2006 Sb. Bude-li v rámci realizace projektu poskytována nová sociální služba, popř. stávající poskytovaná sociální služba ještě není registrována, musí být jedním z výstupů projektu registrace poskytovaných sociálních služeb. K této registraci se žadatel zaváže čestným prohlášením.
STANOVISKO ZDRAVOTNÍ POJIŠŤOVNY Dokládá se jím stanovisko k úhradám z veřejného zdravotního pojištění. Dotčená zdravotní pojišťovna se musí kladně vyjádřit k úhradám výkonů hrazených z veřejného zdravotního pojištění.
ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ O MSP Pro žadatele, kteří splňují definici malého nebo středního podniku. Dokládá se: • Čestné prohlášení • Příloha čestného prohlášení (tabulka) Pozn.: Podrobněji k definicím typu podniku viz příručka Nová definice malých a střeních podniků vydaná EK na: http://ec.europa.eu/enterprise/enterprise_policy/sme_definition/s me_user_guide_cs.pdf Nezapomenout vyplnit i tabulku (příloha k čestnému prohlášení)
ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ K PODPOŘE DE MINIMIS Dokládají žadatelé, kteří žádají o dotaci v režimu de minimis. Podpory poskytnuté podle nařízení Komise (ES) č. 1998/2006 ze dne 15. prosince 2006 o použití článků 87 a 88 Smlouvy na podporu de minimis. Celková výše podpory nesmí překročit 200 000 EUR za poslední tři po sobě jdoucí roky.
PŘÍLOHY PŘED PODPISEM SMLOUVY Stavební povolení s vyznačením nabytí právní moci Smlouva o vedení účtu Úvěrová smlouva Dokumentace k zadávacímu řízení Usnesení zastupitelstva obce/kraje Doklad o prokázání vlastnických vztahů – v případě liniových staveb v rámci oblasti podpory 3.1 a 3.2
