Carnet d’entretien Inleiding
Editie 2015
Op grond van een décret van 30 mei 2001 is een carnet verplicht voor onze vereniging. In het carnet geeft de syndicus informatie over de vereniging, de gebouwen, de onderhoudsplannen, de verzekeringen, de contracten enz. Het carnet is informatie voor de mede-eigenaren, met name voor nieuwe kopers van percelen van de copropriété. Het carnet kan simpel worden gehouden, wel kan de Algemene Vergadering zo nodig beslissen om aanvullende informatie op te nemen. Zie artikel 5 van het décret.
Onroerend goed Het terrein “Le Mattas” te Méjannes-le-Clap is groot 11 ha en 39 aren. Het terrein is vastgelegd in het kadaster onder de nummers 213 en 626 van sectie C op de plaats genaamd “Pernille et les Carts”. Op het terrein staan 121 individuele bungalows. Het park is een ongedeeld collectief eigendom conform de wet ( Loi de la copropriété ) van 10 juli 1965. Het betreft een specifieke Franse eigendomsvorm. Het park bestaat sinds 1975 en is sindsdien beperkt aangepast. De infrastructuur is in de jaren 1975,1976 en 1977 gerealiseerd. Op het terrein staan gebouwen in gebruik als privé-woning, een beheerderswoning met receptie, loodsen, garages, vuildepot, zwembad (groot en klein) een studio, een publicatiezuil, sportgebouwtje en andere recreatievoorzieningen (zoals kinderspeelplaats, jeu de boulesbaan, voetbalveld, tennisbanen). Tevens zijn bouwwerken aangelegd voor riool, water en brandvoorziening. De vereniging Le Mattas heeft een reglement van mede-eigendom. Dit reglement is vastgesteld door de Algemene Vergadering en wordt periodiek bijgesteld in overeenstemming met de wet van 10 juli 1965. Volgens het reglement is de vereniging een coöperatieve rechtspersoon. De vereniging wordt bestuurd door de mede-eigenaren. De besluiten worden genomen door de Algemene Vergadering en uitgevoerd door de syndicus. De Verenigingsraad, waarvan de syndicus voorzitter is, heeft als taak de syndicus bij te staan, hem van advies te dienen en zijn bestuur te controleren. De vereniging heeft een eigen website: www.lemattas.org. De vereniging is aangesloten bij de ANCC, de Franse overkoepelende organisatie voor copropriété’s. De syndicus De heer G.C. Rijke is (conform artikel 11.2 lid f ) door de Verenigingsraad benoemd tot syndicus. Hij woont in Nederland, van Santenlaan 35, 1701 BV Heerhugowaard. Hij is bereikbaar via het secretariaat van “Le Mattas”, adres Suykers acker 171,1965 RG HEEMSKERK. Het secretariaat wordt uitgevoerd door Margo Overes-van Son en is bereikbaar per e-mail:
[email protected] Administratie Een lid van de Verenigingsraad is door de syndicus belast met de financiën. Deze persoon voert de administratie en wordt binnen de vereniging aangeduid als penningmeester. Tevens is deze persoon belast met de betaling van onderhoudswerken, verzekeringspremies, het in concept opstellen van de meerjarenbegroting en het versturen van de jaarlijkse nota’s aan de mede-eigenaren betreffende de te betalen bijdragen. Informatie over financiële zaken, de jaarlijkse bijdragen, de facturen en de verzekeringen is te verkrijgen via het secretariaat.
Assuranties De vereniging heeft doorlopende verzekeringen voor de risico’s van brand/diefstal/waterschade e.d. van de bedrijfsgebouwen (Multi-risque), voor de wettelijke aansprakelijkheid (responsabilité civile) en voor rechtsbijstand (protection juridique). Naast deze 3 verzekeringen (bij AXA) zijn er specifieke verzekeringen afgesloten voor de bedrijfsauto en de generatoren/rioolpompen. De Multi-risque verzekert de gebouwen en andere bouwwerken tegen brand, inbraak, blikseminslag, natuurgeweld, diefstal machinebreuk en andere onzekere voorvallen. De mede-eigenaren verzekeren zelfstandig de gebouwen op de individuele kavel. De vereniging heeft wat dat betreft geen bemoeienis met deze afzonderlijke lots. Afzonderlijke gebouwen Beheerderswoning Sinds 1976 staat er een beheerderswoning op de gemeenschappelijke kavel 133. Het betreft volgens de akte van aankoop een perceel van circa 700 m2. Deze woning wordt bewoond door het beheerdersechtpaar. Deze woning, met een receptiegedeelte, heeft een functie voor het park. De aanwezigheid van een beheerder ter plaatse is van belang voor de veiligheid en de bedrijfszekerheid. De beheerder krijgt instructies van de syndicus en is in dienst van de vereniging. De woning wordt mede onderhouden door de beheerder. De woning is verzekerd op de Multi-risque polis voor circa € 64.000,- samen met de andere bouwwerken. De receptie is beperkt geopend. De openingstijden van de receptie zijn seizoensgebonden en te raadplegen in het informatieboekje op de website. Zwembaden en zwembad terrein Op het ommuurde/omheinde zwembadterrein is een groot bad (20 bij 10 m bij een diepte van 1.70 m) en een peuterbad (8 bij 4 m) aanwezig. De toegang tot het zwembad en het zwembadterrein gaat via een afsluitbaar hek en een verplicht voetenbad. Het zwembad moet voldoen aan hygiënische eisen, periodiek controleert de overheid hierop. De beheerder is verantwoordelijk voor het zwembad, er zijn geen lopende onderhoudscontracten. Het zwembad is niet toegankelijk voor onbevoegden. Studio Voor de opvang van recreatiemedewerkers in het hoogseizoen is er een studio met keuken, woon- en badruimte en twee slaapkamers. Tevens wordt deze ruimte incidenteel verhuurd aan mede-eigenaren. De ruimte is verzekerd op de Multi-risque polis. De ruimte is gemoderniseerd en heeft voorlopig geen investeringen nodig. Garages Onder de zwembadruimte is een technische ruimte met pompen, zuivering en andere installaties ten behoeve van het zwembad. Deze ruimte is uit veiligheidsoogpunt afgesloten. Tevens zijn er vier garages die dienen voor opslag van inventaris, auto stalling en magazijn voor de beheerder. Ook is er een ruimte voor opslag van recreatiemateriaal en een depot voor hulpmiddelen voor mede-eigenaren. Deze ruimten zijn verzekerd op de Multi-risque polis. Vuildepot Bij de ingang is een ruimte voor opslag van huisvuil. Dit gebouwtje staat op kavel 626 sectie C. Er staan containers die wekelijks worden geleegd door de gemeente. Tevens staan er glas/papier en plastic containers voor het scheiden van afval. Ook deze worden geleegd door de gemeente.
Er is een aparte ruimte voor grof afval (oude tafels, stoelen, televisies, wasmachines, centrifuges, stofzuigers, tuinmeubelen etc.). Van tijd tot tijd wordt dit grove vuil door de ophaaldienst afgevoerd. Loods Op een afzonderlijk terrein staan twee bouwloodsen en is plaats voor het stallen van grof materiaal zoals dakpannen, cement, zand, tegels, hout enz. Dit terrein is afsluitbaar en wordt beheerd door de beheerder. Riooloverloop Er zijn twee rioolpompen geïnstalleerd, deze bevinden zich bij de ingang van het park en bij de uitgang richting Cèze. De rioolinstallatie is voorzien van dieselgeneratoren. In geval van nood nemen zij de elektravoorziening over. Voor deze dieselgeneratoren is een onderhoudscontract gesloten. Deze rioolinstallaties zijn afzonderlijk (bij Generali) verzekerd tegen brand, diefstal, braak e.d. Electra en telefoon Het park heeft een vaste telefoon verbinding op de receptie en is bereikbaar onder nummer 0033466244274. Telefoon- of internetaansluiting in de privé-bungalows moet iedere medeeigenaar, indien gewenst, zelf regelen. Voor electra zijn 4 meters aanwezig. Het EDF levert de electra. Twee voor de rioolvoorzieningen en twee voor de verlichting. Op het park staan 121 electrakastjes voor de individuele mede-eigenaren. De beheerder heeft een eigen meter. Tevens is er een internetverbinding op de receptie aanwezig met een wifi-verbinding. Water en brandvoorzieningen Het park heeft een uitgebreid waternetwerk voor de individuele woningen en algemene voorzieningen. Ook staan er 9 brandkranen, die zijn aangesloten op het waternetwerk. Tevens is er een brandwagen aanwezig. Veolia levert het water. Er is één algemene watermeter, maar iedere individuele eigenaar heeft een eigen meter. Jaarlijks wordt het watergebruik van de individuele bungalow afgerekend met de mede-eigenaar. Wegen De wegen worden onderhouden door de vereniging. Jaarlijks wordt geïnventariseerd welk onderhoud er nodig is. Het gemeenschappelijk gedeelte van wegen en parkeerplaatsen is circa 30.000 m2. Brandgangen en uitwegen Periodiek wordt er gedebrouissailleerd. De vereniging moet zich houden aan de brandvoorschriften en zorgen dat de vluchtwegen voldoende breed zijn. Tevens zijn er voorzieningen getroffen om bewoners te alarmeren voor brandgevaar. Informatiezuil Bij de ingang is een publicatiezuil aanwezig. Hier worden mededelingen gedaan over evacuatie, reglement en andere verenigingszaken. Sportterrein Het terrain de sport is volgens de aankoopakte 20.100 m2. Is gekocht op 7 juli 1981 en betreft lot 134. Op het sportterrein staat een tafeltennis/jeugdhonk. Deze ruimte is overdekt en verlicht. Ook is er een barbecue aangelegd voor gemeenschappelijk gebruik, twee tennisbanen, een speeltuin, een volleybalveld, een basketbalveld, een voetbalveld en een jeu de boulesveld.
Hier is een tribune aangelegd voor het volgen van het tennisgebeuren en verlichting voor de sportvelden. Er is geen toezicht op de sportterreinen. De sportactiviteiten geschieden op eigen risico. In het hoogseizoen is er een recrea-team voor sportanimaties. Het onderhoud van het sportterrein gebeurt door de beheerder. Groenvoorziening en inventaris De beheerder onderhoudt heggen, struiken en bomen. Hij beschikt hiervoor over gereedschap voor het maaien en snoeien. De inventaris wordt in de garages of in de loodsen opgeslagen. Jaarlijks maakt de beheerder een inventarislijst op. De inventaris bestaat uit: een bedrijfsauto, aanhangers, grasmaaimachines, boren, bouwmaterialen, gereedschappen e.d. Realisatie belangrijke werken Jaarlijks wordt een meerjarenbegroting opgesteld voor de komende 2 jaar. In de meerjarenbegroting voor 2015 en 2016 zijn investeringen opgenomen voor € 30.000,- Infrastructuur ondergronds (waterleiding, riool e.d.), reservering € 10.000,- p.j. - Infrastructuur bovengronds ( wegen, verlichting, parkeer), reservering € 3.000,- p.j. - Opstallen (beheerderswoning, recreaverblijf, jeugdhonk e.d), reservering € 4.000,- p.j. - Sport en Spel (zwembad en sportterreinen), reservering € 10.000,- p.j. - Transportmiddelen € 3.000,- p.j. Voor deze investeringen worden bijdragen gevraagd in de begroting. De reservering middels het Reservefonds is op basis van een inventarisatie van de CommissieMeerJarenPlanning en is voor te verwachten uitgaven voor specifiek onderhoud. Op de Algemene Vergadering van 14 maart 2015 is besloten de volgende geraamde investeringen ten laste van het Reservefonds te brengen: Wegreparaties/asfalteren wegen € 33.500,00 Vervanging riool € 10.000,00 2de takkenwagen € 5.200,00 Brandblusapparatuur € 1.300,00. Het Reservefonds bedroeg op 1-1-2015 € 96.060,65. Jaarlijkse bijdragen De bijdragen geschieden op basis van millièmes en bebouwd oppervlakte volgens het reglement van mede-eigendom. De mede-eigenaren beschikken over circa 63.100 m2 individuele grond. Dit betreft 73.978 millièmes van de 100.000. De overige 26.022 millièmes betreffen de 20.800 m2 grond van de kavels 133 en 134. De oppervlakte bebouwd wordt jaarlijks vastgesteld. Voor 2015 is dit 6578,60 m2 exclusief 85 schuurtjes van circa 4m2. Onderhoudscontracten In het algemeen verzorgt de beheerder het onderhoud van het park. Er zijn contracten voor electra, water, internet, bancaire zaken in Frankrijk, telefoon. De specifieke technische contracten worden genoemd bij de gebouwen/voorzieningen. De vereniging heeft hiernaast geen langlopende verplichtingen. Constructies en technische rapporten Er is een commissie meerjarenplanning. Tevens zijn infrastructuren beschreven. De technische constructie heeft tot op heden geen reden gegeven tot extra reserveringen naast de genoemde reservering van € 30.000,- Uitgaven voor grootonderhoud worden gedaan uit het Reservefonds dat voor dit doel is gevormd. De gebouwen voldoen aan de wettelijke voorschriften en zijn al jarenlang in gebruik.
De infrastructuur, zoals wegen, riool, zwembad en waterleiding vergen regelmatig groot onderhoud. Slot Dit carnet wordt jaarlijks aangepast. De meerjarenbegroting geeft de benodigde investeringen aan. Naam, adres syndicus en andere zaken worden bijgehouden en zijn ook op de website te raadplegen.
