C1 Základní principy a souvislosti

Projektový manažer 250+ „Kariéra projektového manažera začíná u nás!“

C | Řízení změn

C1

Základní principy a souvislosti Předmětem následujícího tématu je celkový úvod do problematiky řízení změn. Autor předkládá filosofickou koncepci změn a zdůrazňuje nutnost řízení procesu a zároveň vedení lidí změnou. Dále rozebírá kritické předpoklady úspěchu řízené změny. Studium tohoto tématu, včetně zpracování cvičného úkolu, je v rozsahu 2 vyučovacích hodin. Klíčová slova: změna, řízení změny, přístupy k řízení změny, kritické faktory úspěchu, připravenost a ochota ke změně, vize a cíl, zapojení lidí, leadership, „tvrdé“ know-how

Autor: Ondřej Cingl Literatura a odkazy k tomuto tématu: SCOTT, G. Effective Change Management in Higher Education. In: Educause Review, pp 64-80. 2003. BOYNLON, A.C., ZMUD, R.W. An Assessment of Critical Success Factors. In: Sloan Management Review (25:4), pp. 17-27. 1984 http://en.wikipedia.org/wiki/Critical_success_factor DOLEŽAL, J. a kolektiv: Projektový management podle IPMA. 1. vydání, 2009, Praha, Grada Publishing, 507 str. ISBN 97880-247-2848-3. Národní standard kompetencí projektového řízení (National competence baseline of project management). Brno, Společnost pro projektové řízení o.p.s., 2008. http://www.ipma.cz/dokumenty_spr/narodni_standard_kompentenci_projektoveho_rizeni.pdf

C1 | Základní principy a souvislosti

„Kariéra projektového manažera začíná u nás!“

–2–


Filosofie změny Jste-li ve špatné situaci, nebojte se. Změní se. Jste-li v dobré situaci, nebojte se. Změní se. ~ John A. Simon, Sr.

Výrok Johna A. Simona (britský státník, 1873-1954, zastával mj. úřad Lorda Kancléře) je prvním východiskem pro vzdělávací modul Řízení změny. Nelze spoléhat na to, že věci zůstanou takové, jaké byly na začátku projektu, ani takové, jaké jsou dnes, právě v této chvíli. Z toho důvodu je více než vhodné osvojit si systematický postup řízení změn a uvědomovat si všechny důležité proměnné, jež do změnového procesu promlouvají. Systematický postup však neznamená ohrožení intuice! Právě naopak, nikdy totiž nebudeme znát všechny skutečnosti, záměry druhých osob atd., a intuice se tehdy stává neocenitelnou pomocnicí v našem snažení. Proto v následujícím textu naleznete řadu doporučení a nástrojů, které Vám mohou řízení změny usnadnit, ovšem nic nenahradí Vaše rozhodnutí.

Nezměníš-li směr, skončíš tam, kam míříš. ~Lao Tse

Bylo by bláhové se domnívat, že prostým opakováním činností, které nás dovedly do naší dnešní situace, dosáhneme jiných výsledků (pokud po nich toužíme). Přesto právě s tím se setkáváme: „Děláme to dobře, stačí zvýšit úsilí!“ Je třeba si uvědomovat, kdy je dobré setrvávat u zavedených způsobů, a kdy naopak napnout všechny síly ke změně. Schopnost učinit změnu, schopnost učinit ji s vědomím dopadů a ušlých příležitostí, schopnost vést o ní dialog a schopnost ji koordinovat tak, že nezastaví běžně prováděné operace, je znakem zralosti organizace i jednotlivců. Jestliže se ztotožníme s výše uvedeným výrokem Johna A. Simona, jsme připraveni na to, že nutnost změny jednoduše nastane. Pak je otázkou, zda přijmeme zodpovědnost i za změnu směru, o níž hovoří Lao Tse, a změna se nepřihodí, ale bude řízena.

Řízení změn představuje manažerskou disciplínu, jejíž zvládnutí podmiňuje úspěch při vedení projektů. Projektový manažer je nucen řídit svůj projekt v kontextu proměnlivého prostředí a i sám projekt představuje dynamický systém. Jako sám projekt je změnou pro své okolí, tak změna v rámci projektu představuje kvalitativní posun projektu. Ovlivníme-li tedy změnou projekt, ovlivňujeme jeho dopady na okolí a naopak: Nebudeme-li schopni kvalitně řídit změnu, nemůžeme příliš doufat v úspěšné řízení projektu a de facto rezignujeme na schopnost uskutečnit své cíle.

Co tedy úspěšné řízení změny obnáší?


–3–


Přístupy k řízení změny Z pohledu projektového řízení lze nahlížet na změnu dvojím způsobem: a) Změna = projekt Projekt jakožto koordinovaná změna počátečního stavu ve stav cílový je podrobněji rozebrán v modulu D; budeme se však na něj i dále odkazovat. b) Změna parametrů existujícího projektu Změnu v rámci projektu chápeme jako odchylku implementovanou do plánu projektu. Její řízení pak je souborem procedur a nástrojů, jež jsou aplikovány v rámci projektu za účelem změny plánu. c) Změna transformační (změna filosofie, kultury… dané organizace) Transformační změna, spočívající v adaptaci celého systému na nové podmínky, popř. tuto novost přímo vytvářející, je základním filosofickým východiskem pro manažerské řízení změny, jak je pojímáno v tomto modulu. Z něj pak pramení a) i b), neboť právě k transformaci organizační kultury se nabízí projekt jako vhodný nástroj a v jeho rámci pak bude docházet k řízeným změnám.

Řízení procesu změny vs. Vedení lidí změnou Jak již uvedeno výše, potřeba řízené (koordinované) změny vyrůstá ze současného rapidně se měnícího prostředí, které ovlivňuje činnost, produkci, „byznys“ jakékoli organizace. Pro ilustraci viz následující příklady změny, transformace organizace nebo její části: • Lidé jsou zahlceni frontální reklamou a zavedené firmy proto hledají nástroje, jak zvýšit loajalitu svých zákazníků (IKEA Family, TESCO ClubCard a mnohé další). • Nemocnice jsou svými pacienty tlačeny k tomu, aby začaly uplatňovat prozákaznický přístup: Rostoucí podíl pacientů vyžaduje komfort, informace a servis odpovídající jejich očekávání, a jsou ochotni za něj platit. Na druhou stranu v případě (domnělého či reálného) pochybení se projevuje trend domáhat se svých práv i soudní cestou. • Nejinak jsou na tom školy všech stupňů; žáci a studenti jsou „nedostatkovou komoditou“ a školy aplikují k jejich získání některé marketingové nástroje. Zároveň způsob a míra jejich financování ze strany zřizovatele, pro některé nedostačující, je nutí k tomu, aby samy získávaly sponzory pro svou činnost.

Z čeho však vyrůstají tyto změny? Nejde o nic menšího než o naprostou změnu paradigmatu v mysli lidí samotných. Jestliže před několika málo stoletími byl život a živobytí člověka závislé na vůli a rozhodnutí nadřízeného lenního pána, před pár desítkami let práce a výdělek na rozhodnutí nadřízeného v zaměstnání, tak dnes již společnost (a ponechávám Vaší úvaze, zda ke svému užitku či škodě) dospěla do situace, kdy – přinejmenším za některých okolností nebo v některém kontextu – je třeba jakékoli rozhodnutí lidem doslova „prodávat“.


–4–

C1 | Základní principy a souvislosti Proto je veliký rozdíl mezi tím, zda pouze řídíme proces změny sledem přesně definovaných kroků – což je základ, bez něhož se neobejdeme – nebo zvládneme pro změnu lidi přesvědčit, nadchnout a ukázat jim, že má smysl dělat věci jinak. Tam, kde dříve podřízení srazili podpatky a zvolali: „Ano, kapitáne!“, se dnes ptají: „A proč?“. V tomto zdánlivě lenivém, a snad dokonce podvratném dotazu se však skrývá hlubší tón: „Chceme znát účel svého jednání. Chceme, aby naše práce měla smysl. Pak ji dokážeme vykonat dobře.“ Doplňkový dokument Geoff Scott: Effective Change management in higher education - samostatná příloha

CSF úspěšného řízení změny CSF je zkratkou pro kritické faktory úspěchu (z anglického critical success factors). Jedná se o faktory, které jsou podmínkou nutnou pro to, abychom dosáhli svého cíle – v tomto případě zvládli zavést změnu. Jedná se o těch několik věcí, které se musí podařit, aby organizace nebo manažer dosáhl úspěchu, z toho důvodu je jim třeba stále věnovat vysokou pozornost (Boynlon, Zmud, 1984). Podrobněji o kritických faktorech úspěchu viz http://en.wikipedia.org/wiki/Critical_success_factor

Mezi takové faktory můžeme zařadit: Připravenost a ochota ke změně Základem je schopnost si vůbec připustit, že věci jako projektový plán nejsou „vytesány do kamene“. Vize a cíl Jakékoli úsilí, má-li býti smysluplné, potřebuje být vedeno záměrem. Je zarážející, jak málo úsilí věnuje běžný manažer tomu, aby tuto vizi komunikoval a dal svému týmu možnost ji spoluvytvářet. Zapojení lidí Změny se často oznamují lidem, místo aby se s lidmi o změně vedl dialog. Nejsou řízena očekávání zainteresovaných stran. Leadership Klíčovou roli hraje manažer, který je schopen docílit u svého týmu chuť a nadšení (v tom lepším případě), či alespoň nepřekážet v práci (to by mělo být minimálním standardem:-) „Tvrdé“ know-how Naději na úspěch významně zvětšuje metodický přístup a použití osvědčených nástrojů. Může být samozřejmě dobrým rozhodnutím je nevyužít, ale nemělo by se tak dít z důvodu, že o nich nevíme.


–5–


K zamyšlení Zamyslete se nad projektem, který v současnosti řešíte/řešili jste v nedávné minulosti/chystáte se řešit v blízké budoucnosti. • Jak máte podchyceny kritické faktory úspěšného řízení změny ve svém projektu? • Zaměřujete se na některé z nich konkrétně? Pokud ano, jaká opatření používáte? • Jaké další aspekty jsou podle Vás podstatné pro řízení změny nad rámec tohoto výčtu? Proč? S výstupy cvičného úkolu bude dále pracováno v rámci prezenčního studia.


–6–

C1 Základní principy a souvislosti

Recommend Documents