c. bahwa
berdasarkan
pertimbangan
sebagaimana
dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan Kepala Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Keuangan dan Kepegawaian Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika; Mengingat
: 1. Undang-Undang Kearsipan
Nomor
(Lembaran
43
Tahun
Negara
2009
Republik
tentang
Indonesia
Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan
Lembaran
Negara
Republik
Indonesia
Nomor 5286); 3. Undang-Undang
Nomor
31
Tahun
2009
tentang
Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 139, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5058); 4. Peraturan Presiden Nomor 61 Tahun 2008 tentang Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika; 5. Keputusan Kepala Badan Meteorologi dan Geofisika Nomor KEP.005 Tahun 2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Besar Meteorologi dan Geofisika, Stasiun Meteorologi, Stasiun Klimatologi, dan Stasiun Geofisika sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Meteorologi dan Geofisika Nomor 3 Tahun 2013; 6. Peraturan Kepala Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika Organisasi
Nomor dan
KEP.03 Tata
Kerja
Klimatologi, dan Geofisika;
-2-
Tahun
2009
Badan
tentang
Meteorologi,
7. Peraturan Bersama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 15 Tahun 2012 tentang Pedoman Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara; 8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Keuangan; MEMUTUSKAN: Menetapkan
: PERATURAN
KEPALA
BADAN
METEOROLOGI,
KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA
TENTANG JADWAL
RETENSI
KEUANGAN
ARSIP
FASILITATIF
DAN
KEPEGAWAIAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA. Pasal 1 Dalam Peraturan Kepala Badan ini, yang dimaksud dengan: 1.
Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis keterangan
yang
berisi
arsip,
rekomendasi
dan
tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 2.
Jadwal
Retensi
Arsip
Fasilitatif
Keuangan
dan
Kepegawaian adalah daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif keuangan dan kepegawaian beserta jangka waktu
penyimpanannya
kegunaannya
dan
sesuai
dipakai
dengan
sebagai
nilai
pedoman
penyusutan arsip fasilitatif perencanaan, hukum, organisasi
dan
ketatausahaan
dan
masyarakat,
ketatalaksanaan,
kearsipan,
kerumahtanggaan,
hubungan
penelitian,
pengembangan,
pendidikan
pengkajian dan
dan
pelatihan,
perpustakaan, teknologi informasi dan komunikasi, dan pengawasan. -3-
3.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk
dan
media
sesuai
dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah,
perusahaan,
lembaga
organisasi
kemasyarakatan,
dan
pendidikan,
politik,
organisasi
perseorangan
dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 4.
Arsip Keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan/fiskal yang meliputi kegiatan perencanaan,
pelaksanaan,
pengawaasan,
dan
pertanggungjawaban keuangan. 5.
Arsip Dokumentasi Kepegawaian adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier Pegawai Negeri Sipil yang tercipta dalam proses pembinaan kepegawaian oleh pejabat yang berwenang.
6.
Penyusutan
Arsip
adalah
kegiatan
pengurangan
jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, dan penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia/Lembaga Kearsipan. 7.
Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.
8.
Jenis Arsip adalah arsip atau dokumen yang ditata sesuai dengan sistem pemberkasan atau dikelola oleh suatu unit, sebagai hasil dari suatu akumulasi yang sama atau proses pemberkasan, atau aktivitas yang sama, memiliki suatu bentuk khusus, atau karena beberapa kaitan lain, yang timbul karena penciptaan, penerimaan, atau penggunaannya.
9.
Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
10. Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada unit pengolah. 11. Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip di Lingkungan Badan.
-4-
12. Keterangan
Musnah
adalah
keterangan
yang
menyatakan bahwa jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi. 13. Keterangan
Permanen
adalah
keterangan
yang
menyatakan bahwa suatu jenis arsip memiliki nilai guna
sekunder
diserahkan
atau
nilaiguna
kepada
Arsip
permanen,
Nasional
Indonesia/Lembaga
Kearsipan
pertanggungjawaban
sesuai
wajib
Republik
sebagai dengan
bukti lingkup
kewenangan masing-masing. 14. Keterangan
Dinilai
Kembali
adalah
keterangan
yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip belum dapat
ditentukan
rekomendasi akhirnya apakah
dimusnahkan atau dipermanenkan, sehingga perlu dilakukan penilaian dan pengkajian kembali.
Pasal 2 (1)
Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif
Keuangan dan
Kepegawaian Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika
digunakan
penyusutan
arsip
sebagai
yang
pedoman
berkaitan
dalam
dengan
Arsip
Fasilitatif Keuangan dan Kepegawaian di Lingkungan Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika. (2)
Jadwal
Retensi
Arsip
Fasilitatif
Keuangan
dan
Kepegawaian Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika memuat jenis arsip, jangka waktu simpan (retensi), dan keterangan. (3)
Jadwal
Retensi
Arsip
Fasilitatif
Keuangan
dan
Kepegawaian Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan Kepala Badan ini.
-5-
Pasal 3 (1)
Retensi Arsip untuk Arsip Fasilitatif Keuangan dan Kepegawaian Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) ditentukan untuk retensi aktif dan retensi inaktif.
(2)
Dalam menentukan Retensi Aktif dan Retensi Inaktif berdasarkan kriteria sebagai berikut: a. Retensi Aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk
kepentingan
pertanggungjawaban
di
lingkungan Badan;dan b. Retensi Inaktif ditetapkan dengan untuk
kepentingan
unit
pertimbangan
kerja
terkait
dan
kepentingan Badan. (3)
Retensi Aktif dihitung sejak arsip diciptakan dan diregistrasi hingga pokok masalah pada naskah selesai diproses.
(4)
Retensi Inaktif dihitung sejak arsip selesai masa simpan aktifnya.
Pasal 4 (1)
Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) memuat rekomendasi yang menetapkan arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan.
(2)
Rekomendasi yang dituangkan dalam keterangan tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai
kembali,
dan
dipermanenkan
ditetapkan
berdasarkan pertimbangan: a. Keterangan Musnah ditentukan apabila pada masa akhir retensi arsip tersebut tidak memiliki Nilai Guna Arsip; b. Keterangan Permanen ditentukan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan; dan c. Keterangan Dinilai kembali ditentukan pada arsip yang dianggap berpotensi menimbulkan sengketa atau perselisihan.
-6-
LAMPIRAN PERATURAN KEPALA BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA NOMOR 18 TAHUN 2014 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) FASILITATIF KEUANGAN DAN KEPEGAWAIAN APARATUR SIPIL NEGARA DI LINGKUNGAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA A. JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEUANGAN BADAN METEOROLOGI KLIMATOLOGI DAN GEOFISIKA
NO 1 A
JENIS
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF IN AKTIF 3 4
ARSIP
2 RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA NEGARA (RAPBN) DAN RUU APBN-P 1 Penyusunan RAPBN a. Kebijakan Umum, Renstra, Strategi dan Prioritas - Dokumen Rencana Strategis atas Rencana Kerja Jangka Panjang atau Rencana Kerja Lima Tahun - Dokumen Rencana Kerja Tahunan b. Dokumen Rencana Anggaran Kerja Instansi Pemerintah (RAKIP) dan Dokumen Rencana Kerja Anggaran Kementerian/Lembaga (RKA-K/L) c. Dokumen Rancangan Anggaran Satuan Kerja Instansi Pemerintah (RASKIP) / Standar Biaya Khusus (SBK) 2 Penyampaian RAPBN Pemerintah Kepada DPR-RI a. Pengantar Nota Keuangan Pemerintah dan Rancangan Undang-Undang APBN: - Pidato Presiden pengantar nota keuangan - Nota Keuangan - RUU APBN Risalah rapat pembahasan anggaran BMKG dengan Kementerian b. Keuangan, Bappenas, Komisi DPR-RI c Notulen Pembahasan RUU APBN oleh Pemerintah dan DPR-RI d Notulen Rapat Paripurna Persetujuan RUU APBN - tanggapan masing - masing fraksi - jawaban pemerintah atas tanggapan fraksi - fraksi Nota Jawaban DPR-RI terkait dengan Pembahasan RUU AAPBN dengan Komisi III DPR-RI 3 Undang-Undang Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan Rencana Kerja Pemerintah (RKP)
KETERANGAN 5
2 Tahun setelah dinyatakan tidak berlaku
3 tahun
Permanen
2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir 2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir
5 tahun
Musnah
5 tahun
Musnah
2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir
3 tahun
Musnah
3 tahun
Permanen
3 tahun
Permanen
3 tahun
Musnah
3 tahun
Musnah
3 tahun
Musnah
2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir 2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir 2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir
2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir 2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir
1
NO 1
JENIS
ARSIP
2 4 Keputusan Presiden tentang Rincian APBN 5 Daftar Isian Pelaksana Anggaran (DIPA), Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) dan Revisinya
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF IN AKTIF 3 4 2 Tahun setelah tahun 3 tahun anggaran berakhir 2 Tahun setelah tindak lanjut 3 tahun hasil pemeriksaan selesai
KETERANGAN 5 Musnah Dinilai Kembali
6 Usulan Pemerintah Mengenai Rancangan Undang-Undang Anggaran Pendapatan dan Belanja Perubahan (RUU APBN-P)
2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir
3 tahun
Musnah
7 Notulen Pembahasan RUU APBN-P oleh Pemerintah dan DPR
2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir
3 tahun
Musnah
8
2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir
3 tahun
Musnah
2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir
3 tahun
Musnah
2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir
3 tahun
Musnah
1 Tahun Setelah diperbaharui
4 Tahun
Musnah
2 Tahun setelah UU tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai
5 Tahun
Dinilai Kembali
2 Tahun setelah UU tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai 2 Tahun setelah UU tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai
5 Tahun
Dinilai Kembali
5 Tahun
Dinilai Kembali
Notulen Rapat Paripurna Persetujuan RUU APBN-P - Tanggapan masing-masing fraksi - Jawaban pemerintah atas tanggapan fraksi - fraksi 9 Undang-Undang Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara Perubahan (UU APBN-P) 10 Keputusan Presiden tentang Rincian APBN-P
B
PELAKSANAAN ANGGARAN 1. Ketentuan/Peraturan Menteri Keuangan Menyangkut Pelaksanaan, Penatausahaan dan Pertanggungjawaban Anggaran 2. Dokumen Realisasi Pendapatan a. Surat Setoran Pajak (SSP)
b. Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP) atau Bukti Setor Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP)
c.
Bukti Setor Sisa Anggaran Lebih atau Bukti Setor Pengambilan Belanja
2
NO 1
JENIS
ARSIP
2 d. Bukti Setor Bunga dan atau Jasa Giro Bank
e. Laporan Realisasi Pendapatan Negara dari masing-masing Satuan Kerja f. Laporan Pengelolaan Barang Milik Negara
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF IN AKTIF 3 4 5 Tahun 2 Tahun setelah UU tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai 5 Tahun 2 Tahun setelah UU tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut 1 Tahun Selama barang masih dikuasai
KETERANGAN 5 Dinilai Kembali
Musnah
Permanen
3. Belanja a. Dokumen Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa termasuk DokumenDokumen Pembayarannya: 1) Barang pakai habis
2 Tahun setelah UU tentang Pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindaklanjut hasil pemeriksaan selesai
3 Tahun
Musnah
2 Tahun setelah UU tentang Pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindaklanjut hasil pemeriksaan selesai Selama barang masih dikuasai
5 Tahun
Dinilai Kembali
1 Tahun
Dinilai Kembali
3) Jasa
2 Tahun setelah UU tentang Pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindaklanjut hasil pemeriksaan selesai
5 Tahun
Dinilai Kembali
4) Software Komputer
Selama Software masih digunakan
1 Tahun
Permanen
2) Barang Inventaris: - Barang Bergerak/Barang Inventaris
- Tanah dan Bangunan
Catatan: yang termasuk dokumen pengadaan barang dan jasa antara - Pengumuman Lelang - Dokumen Prakualifikasi - Dokumen Peninjauan Lapangan - Berita Acara Penjelasan Pekerjaan - Berita Acara Pelelangan - Usulan Calon Pemenang - Penetapan Pemenang
3
NO
JENIS
1
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF IN AKTIF 3 4
ARSIP 2
KETERANGAN 5
- Surat Perintah Kerja (SPK) - Kontrak/Addendum Kontrak b. Dokumen Pembayaran Keuangan:
2 Tahun setelah UU tentang Pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai
5 Tahun
Dinilai Kembali
2 Tahun setelah UU tentang Pertanggungjawaban APBN disahkan
5 Tahun
Dinilai Kembali
Selama informasinya masih diperlukan
3 Tahun
Permanen
2. Dokumen Kesanggupan Negara Donor untuk Membiayai (Green Book)
Selama informasinya masih diperlukan
3 Tahun
Permanen
3. Dokumen Memorandum of Understanding (MoU), dan Dokumen Sejenisnya
2 Tahun setelah perjanjian pinjaman berakhir
5 Tahun
Permanen
4. Dokumen Loan Agreement Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN), Legal Opinion , Perjanjian Penerusan Pinjaman dan Surat Menyurat dengan Lender
2 Tahun setelah perjanjian pinjaman berakhir
5 Tahun
Permanen
5. Alokasi dan Relokasi Penggunaan Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri
2 Tahun setelah perjanjian pinjaman berakhir
5 Tahun
Permanen
6. Aplikasi Penarikan Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN) berikut - Reimbursement - Direct Payment/Transfer Procedure - Special Commitment L/C Opening - Special Account/Imprest Fund
2 Tahun setelah perjanjian pinjaman berakhir
5 Tahun
Permanen
-
Pengajuan Kebutuhan Penarikan Kas Bukti-Bukti Tagihan dari Pihak Ketiga dan yang terkait Surat Permintaan Pembayaran (SPP) Surat Perintah Membayar (SPM) Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
c. Dokumen Tata Usaha Anggaran yaitu: C
Buku Kas Umum (BKU) Buku Kas Pembantu (BKP) Buku Kas Pengawasan Anggaran Rekening Koran Bank
BANTUAN/PINJAMAN LUAR NEGERI 1. Daftar Proyek-proyek yang akan dibiayai dari Pinjaman Luar Negeri (Blue Book)
4
NO
JENIS
1
2 - Dokumen Pengesahan atas Penerimaan Hibah Luar Negeri - Notice Of Disbursement
KETERANGAN 5
7. Otorisasi Penarikan Dana (Payment Advice)
2 Tahun setelah perjanjian pinjaman berakhir
5 Tahun
Permanen
8. Realisasi Pencairan Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri, yaitu: Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D), SPM beserta l;ampirannya, antara lain: SPP, Kontrak, BA, dan Data Pendukung Lainnya.
2 Tahun setelah perjanjian pinjaman berakhir
5 Tahun
Permanen
9. Replenisment (Permintaan Penarikan Dana dari Negara Donor) meliputi antara lain: No Objection Letter (NOL), Project Implementation, Notification of Contract, Withdrawal Authorization (WA), Statement og Expenditure (SE)
2 Tahun setelah perjanjian pinjaman berakhir
5 Tahun
Permanen
2 Tahun setelah perjanjian pinjaman berakhir
5 Tahun
Permanen
5 Tahun
Permanen
2 Tahun setelah UU tentang Pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai
5 Tahun
Permanen
Selama peraturan tersebut masih berlaku
1 Tahun
Permanen
2 Tahun setelah UU tentang Pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai
5 tahun
Dinilai Kembali
10. Staff Appraisal Report 11. Report/Laporan yang terdiri dari: -
Progress Report Monthly Report Quarterly Report Final Report/Completion Report
12. Laporan Hutang Negara: - Laporan Pembayaran Hutang Negara - Laporan Posisi Hutang Negara
13. Ketentuan/Peraturan yang menyangkut Pinjaman/Hibah Luar Negeri
D
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF IN AKTIF 3 4
ARSIP
PENGELOLAAN APBN/DANA PINJAMAN/HIBAH LUAR NEGERI (PHLN) 1. Keputusan Pengguna Anggaran tentang Penetapan - Kuasa Pengguna Anggaran - Kuasa Pengguna Barang/Jasa - Pejabat Pembuat Komitmen - Pejabat Pembuat Daftar Gaji - Pejabat Penandatanganan SPM - Bendahara Penerimaan/Pengeluaran - Pengelola Barang termasuk berita acara serah terima jabatan
2 Tahun setelah perjanjian pinjaman berakhir
5
NO 1 E
JENIS
2 SISTEM AKUNTASI INSTANSI (SAI) 1. Manual Implementasi Sistem Akuntasi Instansi (SAI)
KETERANGAN 5
Selama belum ada perubahan
2 tahun
Musnah
Selama belum ada perubahan
2 tahun
Musnah
3. Arsip Data Komputer dan Berita Acara Rekonsiliasi
2 tahun setelah UU Pertanggungjawaban APBN disahkan
5 Tahun
Musnah
4. Laporan realisasi Sementara APBN
2 tahun setelah UU Pertanggungjawaban APBN disahkan
3 Tahun
Musnah
2 tahun setelah tindak lanjut selesai
5 tahun
Permanen
2 tahun setelah tindak lanjut selesai
5 tahun
Musnah
5 tahun
Dinilai kembali
3 tahun
Permanen
3 tahun
Musnah
3 tahun
Dinilai kembali
3 tahun 3 tahun
Permanen Musnah
2. Kebijakan Akuntansi
F
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF IN AKTIF 3 4
ARSIP
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN NEGARA 1. Laporan Hasil Pemeriksaan Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia atas Laporan Keuangan 2.
Hasil Pengawasan dan Pemeriksaan Internal
3
Pelaksanaan Pengawasan a Laporan Hasil Audit (LHA), Laporan Hasil Evaluasi (LHE), Setelah tindak lanjut selesai Laporan Akuntan (LA), Laporan Auditor Independen (LAI) yang memerlukan tindak lanjut (TL) Laporan Hasil Audit Investigasi (LHAI) yang mengandung Setelah keputusan mempunyai unsur Tindak Pidana Korupsi (TPK) dan memerlukan kekuatan hukum tetap tindak lanjut b Laporan Hasil Audit (LHA), Laporan Hasil Evaluasi (LHE), 2 tahun Laporan Akuntan (LA), Laporan Auditor Independen (LAI) yang tidak memerlukan tindak lanjut (TL) Laporan Hasil Audit Investigasi (LHAI) yang mengandung Setelah keputusan mempunyai unsur Tindak Pidana Korupsi (TPK) dan tidak kekuatan hukum tetap memerlukan tindak lanjut c Laporan Pemutakhiran Data Tindak Lanjut Temuan 1 tahun e Laporan Kegiatan Pendampingan Penyusunan Laporan Keuangan dan 2 tahun Review
6
NO
JENIS
1 4
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF IN AKTIF 3 4
ARSIP
2 Pelaksanaan Pemeriksaan a Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP), Laporan Hasil Pemeriksaan Operasional (LHPO) yang memerlukan tindak lanjut b Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) Laporan Hasil Pemeriksaan Operasional (LHPO) yang tidak memerlukan tindak lanjut 5 Dokumen Penyelesaian Kerugian Negara: a. Tuntutan Perbendaharaan b. Tuntutan Ganti rugi
KETERANGAN 5
setelah tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai setelah tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai
3 tahun
Musnah
3 tahun
Musnah
2 tahun setelah tagihan tuntutan perbendaharaan /tuntutan ganti rugi dilunasi
2 tahun setelah hak dan kewajiban habis
Musnah
7
B. JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAIAN APARATUR SIPIL NEGARA DAN PEJABAT NEGARA BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA
NO
JENIS ARSIP
1 1 Formasi Pegawai a Usulan dari Unit Kerja 1) Analisis Jabatan
2
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI)
KETERANGAN
AKTIF 3
INAKTIF 4
5
2 tahun setelah tahun anggaran berakhir
2 tahun
Musnah
3 tahun
Musnah
3 tahun
Musnah
3 tahun
Musnah
3 tahun
Permanen
2 tahun
Musnah
2) Beban Kerja
b Usul Permintaan Formasi kepada Menpan dan RB dan Kepala BKN c Persetujuan Formasi dari Menpan dan RB d Penetapan Formasi e Penetapan Formasi Khusus 2 Pengadaan Pegawai a Proses Penerimaan Pegawai, meliputi : - Pengumuman - Seleksi administrasi - Pemanggilan peserta tes - Pelaksanaan ujian tertulis - Keputusan hasil ujian tertulis - Pelaksanaan ujian Kesehatan - Pelaksanaan tes kemampuan bidang - Wawancara - Keputusan Kelulusan b Penetapan Pengumuman Kelulusan c Berkas Lamaran yang Tidak Diterima
2 tahun setelah tahun anggaran berakhir 2 tahun setelah tahun anggaran berakhir 2 tahun setelah tahun anggaran berakhir 2 tahun setelah realisasi
2 tahun setelah semua diangkat PNS
Masuk berkas perseorangan 2 tahun setelah semua diangkat PNS 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir
1
2 tahun
Musnah
1 Tahun
Musnah
NO 1
JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI)
KETERANGAN
AKTIF 3 -
INAKTIF 4 -
1 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun setelah petikan SK ditetapkan
2 tahun 3 tahun
Masuk berkas perseorangan SK Permanen, petikan masuk berkas perseorangan
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
Musnah
1 tahun
1 Tahun
Masuk berkas perseorangan
c Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) bagi PNS
1 tahun setelah SK ditetapkan
3 tahun
Musnah
d Pakta Integritas Pegawai
1 tahun setelah diperbaharui
3 tahun
Musnah
1 tahun
2 tahun
Masuk berkas perseorangan
1 tahun anggaran berjalan
2 tahun
Musnah kecuali SK PAK masuk berkas perseorangan
g Disiplin Pegawai - Daftar hadir - Rekapitulasi daftar hadir
1 tahun anggaran berjalan
2 tahun
Musnah
h Berkas Hukuman Disiplin
1 tahun anggaran berjalan
2 tahun
Musnah, kecuali BAP & SK masuk berkas perseorangan
2 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
Musnah kecuali SK masuk berkas perseorangan
2 d Nota Usul dan Kelengkapan Penetapan NIP
5 Masuk berkas perseorangan
1) Surat lamaran 2) Ijazah 3) SKCK 4) Kartu Kuning 5) Surat Keterangan Kesehatan e Nota Usul Pengangkatan CPNS Menjadi PNS lebih 2 Tahun f Surat Keputusan CPNS/ PNS Kolektif
3 Pembinaan Karier Pegawai a Diklat/ Kursus/ Magang/ Ujian Dinas/ Izin Belajar Pegawai - Surat Perintah/ Surat Tugas/ SK/ Surat Izin - Laporan Kegiatan Pengembangan Diri b Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Latihan (STTPL)/ Sertifikat
e Laporan Hasil Kekayaan Penyelenggaraan Negara (LHKPN) f
i
Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK)
Penghargaan dan Tanda Jasa
2
NO
JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI)
KETERANGAN
AKTIF 3 1 tahun setelah memperoleh keputusan tetap
INAKTIF 4 5 tahun
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
Musnah, kecuali nota persetujun/pertimbangan Kepala BKN dan SK masuk berkas perseorangan
b Nota Persetujuan/ Pertimbangan Kepala BKN
1 tahun
1 tahun
Masuk berkas perseorangan
c Berita Acara Pelantikan dan Serah Terima Jabatan
1 tahun
1 tahun
Masuk berkas perseorangan
d Mutasi Keluarga - Surat izin pernikahan/ perceraian - Surat penolakan izin pernikahan/ perceraian - Akta nikah/cerai - Akta kelahiran anak - Surat keterangan meninggal dunia
1 tahun
1 tahun
Masuk berkas perseorangan
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan
1 2 4 Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai
5 Mutasi Pegawai a Alih Status, Pindah Instansi, Pindah Wilayah Kerja, Diperbantukan, Dipekerjakan, Penugasan Sementara, Mutasi antar Unit Kerja, Mutasi antar Perwakilan, Pemindahan Sementara
e Usul Kenaikan Pangkat/ Golongan/ Jabatan
5 Dinilai kembali, kecuali SK Penetapan masuk berkas perseorangan
f
Usul Pengangkatan, Pembebasan Sementara dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/ Fungsional
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan
g
Usul Penetapan Perubahan Data Dasar/ Status/ Kedudukan Hukum Pegawai
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
Musnah, kecuali Surat Persetujuan dan SK masuk berkas perseorangan
h Peninjauan Masa Kerja
i
Berkas Baperjakat
Musnah, kecuali nota persetujun/pertimbangan Kepala BKN dan SK masuk berkas perseorangan
2 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
1 tahun setelah SK ditetapkan
5 tahun
Musnah
2 tahun setelah pelaksanaan
2 tahun
Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan
1 tahun setelah SK ditetapkan
1 tahun
Masuk berkas perseorangan
6 Administrasi Pegawai a Surat Perintah Dinas/ Surat Tugas b Cuti Besar
3
NO
JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI)
KETERANGAN
AKTIF 3
INAKTIF 4
5
c Cuti Sakit, Cuti Bersalin, Cuti Tahunan
1 tahun setelah pelaksanaan
2 tahun
Musnah
d Cuti Alasan Penting
1 tahun setelah pelaksanaan
2 tahun
Musnah
e Cuti Diluar Tanggungan Negara (CLTN)
3 tahun setelah pelaksanaan
1 tahun
Masuk berkas perseorangan
1 tahun setelah identitas ditetapkan
2 tahun
Musnah
g Berkas Kepegawaian dan Daftar Urut Kepangkatan (DUK)
2 tahun
1 Tahun
Musnah
h Berkas pengurusan kenaikan gaji berkala
2 tahun
1 tahun
Musnah
2 tahun
1 Tahun
2 tahun
1 Tahun
2 tahun
1 Tahun
2 tahun
1 Tahun
2 tahun
1 Tahun
2 tahun
1 Tahun
2 tahun
1 Tahun
2 tahun
1 Tahun
2 tahun
1 Tahun
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
1
2
f
Dokumentasi Identitas Pegawai - Usul penetapan Kartu Pegawai/ KPE/ Karis/ Karsu - Keanggotaan Organisasi Profesi / Kedinasan - Laporan Pajak Penghasilan Pribadi (LP2P)/ SPT Tahunan/ NPWP - Keterangan Penerimaan Pembayaran Penghasilan Pegawai (KP4)
7 Kesejahteraan Pegawai a Berkas tentang Layanan Pemeliharaan Kesehatan Pegawai b Berkas tentang Layanan Asuransi Pegawai c Berkas tentang Layanan Tabungan Perumahan d Berkas tentang Layanan Bantuan Sosial e Berkas tentang Layanan Pakaian Dinas f
Berkas tentang Layanan Pegawai yang meninggal karena dinas
g Berkas tentang Bimbingan Rohani Pegawai h Berkas tentang Layanan Antar Jemput i
Berkas tentang Layanan Kesenian dan Olahraga
8 Pemberhentian Pegawai Tanpa Hak Pensiun
4
Musnah Musnah Musnah Musnah Musnah Musnah Musnah Musnah Musnah Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan
NO
JENIS ARSIP
1 2 9 Perselisihan/ Sengketa Kepegawaian
10 Usul Pemberhentian Pegawai dan Penetapan Pensiun Pegawai/ Janda/ Duda dan PNS yang tewas 11 Berkas Perseorangan Pegawai a Lamaran yang diterima b Nota Penetapan NIPdan kelengkapannya c Nota Persetujuan/ Pertimbangan Kepala BKN d SK Pengangkatan CPNS e Hasil Pengujian Kesehatan f SK Pengangkatan PNS g SK Peninjauan Masa Kerja h SK Kenaikan Pangkat Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas/ Menduduki Jabatan/ i Surat Pernyataan Pelantikan SK Pengangkatan Dalam Jabatan atau Pemberhentian dari j Jabatan Struktural/ Fungsional
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) AKTIF 3 1 tahun setelah memperoleh keputusan bersifat tetap
INAKTIF 4 2 tahun setelah hak dan kewajiban habis
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
w x y z aa ab ac
5 Dinilai kembali Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan
1 tahun setelah berhenti/ pensiun 2 tahun setelah hak dan Musnah, kecuali pejabat eselon I dan kewajiban habis pejabat lain yang secara individual ditentukan oleh Kepala Badan Meteorologi Klimatologi dan Geofisika yang berjasa/ terlibat peristiwa berskala nasional Permanen
k Berita acara pelantikan dan serah terima jabatan l m n o p q r s t u v
KETERANGAN
SK Perpindahan Wilayah Kerja SK Perpindahan Antar Instansi SK Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN) Berita Acara Pemeriksaan SK Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin PNS SK Perbantuan/ Dipekerjakan/Penugasan di Luar Instansi SK Penarikan Kembali dari Perbantuan/ SK Pemberian Uang Tunggu SK Pemberhentian Sebagai PNS SK Pemberhentian/ Pembebasan Sementara SK Pengangkatan/ Pemberhentian sebagai Pejabat Negara SK Pembebasan dari Jabatan Organik karena Diangkat sebagai Pejabat Negara SK Pengalihan PNS Surat Keterangan Pernyataan Hilang Surat Keterangan Kembalinya PNS yang Dinyatakan Hilang SK Penggantian Nama Surat Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran Akta Nikah/ Cerai
5
