C. 1. Analýza požadavků a rozsahu IS pro potřeby modelování, sledování naplňování a vyhodnocování relevantních samosprávných procesů

Název příjemce podpory:

MĚSTO VESELÍ NAD MORAVOU tř. Masarykova 119 698 13 Veselí nad Moravou

IMPLEMENTACE PROCESNÍHO ŘÍZENÍ V OBLASTI SAMOSTATNÉ PŮSOBNOSTI MĚSTA VESELÍ NAD MORAVOU C. 1. Analýza požadavků a rozsahu IS pro potřeby modelování, sledování naplňování a vyhodnocování relevantních samosprávných procesů

Zpracovatel:

Mgr. Emil Vařeka, MBA, Mgr. Petr Hladík - Icontio Ltd. Ing. Petr Kaděrka, Ing. Vladislava Nováková - Město Veselí nad Moravou

Název projektu:

Implementace procesního řízení v oblasti samosprávy a aktualizace a příprava rozvojových strategií města Veselí nad Moravou

Registrační číslo projektu:

CZ.1.04/4.1.01/53.00008 prosinec 2011

Projekt Implementace procesního řízení v oblasti samosprávy a aktualizace a příprava rozvojových strategií města Veselí nad Moravou“ CZ.1.04/4.1.01/53.00008

Obsah 1

ÚVOD .............................................................................................................................................. 3

2

POPIS ŘEŠENÍ............................................................................................................................... 4 Požadavky:......................................................................................................................................... 4 Funkcionalita: .................................................................................................................................... 4 Role

............................................................................................................................................... 4

Obrazovky systému: ......................................................................................................................... 5 3

ZÁVĚREM .................................................................................................................................... 10

4

PŘÍLOHY ...................................................................................................................................... 11

2


1

ÚVOD

Projekt „Implementace procesního řízení v oblasti samostatné působnosti města Veselí nad Moravou“ je realizován v rámci projektu „Implementace procesního řízení v oblasti samosprávy a aktualizace a příprava rozvojových strategií města Veselí nad Moravou“ podpořeného v rámci Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. Část C1 je analýzou informačního systému pro potřeby modelování, sledování naplňování a vyhodnocování relevantních samosprávných procesů. Zahrnuje popis systému a jednotlivé součásti. Tato analýza slouží jako podklad pro vyhotovení systému. Na základě dohody s projektovým týmem byly navrženy varianty řešení v různých programovacích jazycích. Z hlediska jednoduchosti, uživatelské přívětivosti a provázání se současnými systémy na MěÚ Veselí nad Moravou byl zvolen programovací jazyk VBA (Visual Basic for Applications) a celý systém je tedy navržen a postaven na MS Excel 2010. Analýza postihuje všechny potřeby budoucích uživatelů. Byla tvořena formou diskusí s jednotlivými pracovníky úřadu tak, aby budoucí systém co nejlépe sloužil potřebám jednotlivých pracovníků. Analýza obsahuje textovou a grafickou část – tzv. návrhy obrazovek. Analýza uvádí obrazovky tvořené v nástroji MS Excel 2010.

3


2

POPIS ŘEŠENÍ

Požadavky: Na systém byly kladeny následující požadavky: o Potřeba modelování nových procesů o Potřeba sledování, naplňování a vyhodnocování procesů: • Slovní popis procesu • Grafický model procesu • Přílohy • KPI (Key performance indicator) • Odpovědnost za proces • Kompetence

Funkcionalita: Modelování jednotlivých procesů bude prováděno samostatně v systému bizagi, který plně podporuje notaci BPMN a bude součástí dodávky systému. Zbytek funkcionality bude dodán jako software na zakázku programování speciálně pro účely MěÚ Veselí nad Moravou.: o Sledování, naplňování procesů: • stanovení odpovědnosti za proces – vlastník procesu • slovní popis procesu • grafický model procesu • přílohy • přehled všech procesů o Vyhodnocování procesů • možnost formulovat KPI • plnění dat pro jednotlivé KPI • možnost zadávat jednotlivé kompetence pracovníků • přehled o procesech a výkonnosti pomocí měřením KPI

Role Role v systému odděluje jednotlivá oprávnění a určuje, co vše je možné v systému zadávat, upravovat či mazat. Role uživatel

Uživatel si může moci vybrat z přehledu všech procesů. Po kliku na daný proces je zobrazen detail procesu, který není možno editovat. Součástí detailu procesu je i

4


vyhodnocení KPI. Pokud uživatel klikne na konkrétního pracovníka, zobrazí se mu kompetence, které jsou pro výkon funkce nezbytné. Role vlastník procesu

Vlastník procesu může částečně editovat svůj proces. V samostatném souboru vkládá měsíční data jako podklad pro měření KPI. Role vedoucí pracovník

Vedoucí pracovník edituje kartu procesu pro svoje podřízené pracovníky. Edituje tedy grafický popis, stručný a plný slovní popis, vlastníka procesu, přílohy. Role administrátor

Administrátor edituje veškeré údaje o pracovnících. Zakládá účty a nastavuje hesla. Je zodpovědný za vždy aktuální verzi systemizace. Nastavuje jednotlivý KPI včetně výpočtu a cílové hodnoty a KPI. Hlavní role administrátora: • Edituje pro každou osobu přístupová práva, stav, heslo a roli v systému • Administrátor zakládá proces pro jakoukoli funkci a pracovníka v organizaci, po založení procesu se vyváří automaticky procesní karta • Přiřazení jednotlivých procesů vlastníkům • Pro každou funkci jsou definovány ideální kompetence. Administrátor může vkládat dané kompetence pro dané pozice • vytváření jednotlivých KPI včetně natavení vzorce a cílových hodnot Jednotlivé role jsou si navzájem podřízeny a míra oprávnění se zvyšuje od Uživatele po Administrátora, tedy například vedoucí pracovník má oprávnění zároveň uživatele a vlastníka procesu.

Obrazovky systému: Jednotlivé obrazovky systému jsou složeny z jednoho nebo více souborů. Jednotlivé soubory tvoří přílohy této analýzy. Administrátorské prostředí

Administrátor v souboru admin.xls, do kterého má přístup pouze on na základě jména a hesla, edituje údaje pro jednotlivé pracovníky: • Funkce • Název funkce • Nadřízená funkce • Personální obsazení funkce • Statut • Oddělení, je-li • Stav • Heslo 5


• Role • Kompetence Administrátor může veškeré údaje o pracovníkovi editovat. Dále může založit nového uživatele. Pokud již uživatel nemá právo přístupu – je mu účet zneaktivněn. Jednotlivé účty nemohou být smazány. Detailní popis včetně validátorů je uvedený v souboru admin.xls

Přehled procesů

Hlavní stranu systému tvoří seznam všech procesů. Administrátor založí proces, kde musí vyplnit Název procesu, Jméno a číslo vlastník a procesu a krátký popis. Jakmile je proces založen, vytvoří se a přidá do seznamu. Uživatelé v ostatních rolích mohou pouze číst jednotlivé informace: Uživatel bude moci číst veškeré údaje v souboru Akce systému: • po kliku na Vlastníka procesu bude zobrazen náhled kompetencí. Jednotlivé kompetence jsou navázány na funkce, funkci vykonávají jednotliví pracovníci, je možné zobrazit kompetenci na pracovníka, nicméně se jedná o kompetenci dané funkce, kterou konkrétní pracovník vykonává • po kliku na Název procesu bude zobrazen detail procesu • po kliku na Vytvořit proces bude možné založit nový proces Detailní popis je uvedený v souboru user.xlsx

6


IS - pro potřeby modelování, sledování naplňování a vyhodnocování relevantních samosprávných procesů přehled procesů Vytvoř proces

Petr senior: při otevření natáhne všechny definované procesy ze souboru procesy.xls

Petr Hladik: Vidí pouze admin

Přehled procesů Výběrové řízení Ing. Věra Korvasová

zajišťování výběrových řízení pro všechny odbory úřadu

3030

Dotační tituly na opravu památek Kamila Nováková

Realizace dotačních titulů na opravy památek

Realizace investičních akcí Ondřej Mrázek

Zajištění investic od projektového plánu až po předání

Petr Hladik: číslo pracovníka

Petr senior: při kliku skočí do souboru procesy.xls na příslušnou stránku s odpovídajícími oprávněními

Petr senior: při kliku se na obrazovce objeví kompetence daného pracovníka

Detail procesu

Po založení procesu administrátorem vedoucí pracovník vlastníka procesu edituje stručný a plný popis procesu, vkládá grafické zobrazení procesu. Administrátor nastavuje jednotlivá KPI včetně parametrů, vzorce a cílových hodnot. Administrátor je plně zodpovědný za správné nastavení vzorce a veškerých hodnot pro KPI. Vlastník procesu může vkládat jednotlivá data pro vyhodnocování KPI pomocí kliku na tlačítko Vložit data KPI. Toto tlačítko jej přesměruje na jinou stranu – detail KPI, kde vloží data ke konkrétnímu KPI. Detail procesu včetně konkretizací některých akcí je zachycen v souboru Procesy.xlsx. Dále se pro danou obrazovku připojují data ze souboru KPI.xlsx 7

Projekt Implementace procesního řízení v oblasti samosprávy a aktualizace a příprava rozvojových strategií města Veselí nad Moravou“ CZ.1.04/4.1.01/53.00008 Proces:

Výběrové řízení

Vlastník procesu:

0303 - Ing. Věra Korvasová

Nadřízený vlastníka:

0301 - Ing. Josef Větříček

Stručný popis procesu:

zajišťování výběrových řízení pro všechny odbory úřadu

Petr senior: administrátor vyplní číslo, jméno se dotáhne Petr senior: při otevírání listu se pro funkci 0303 natáhne funkce a jméno nadřízeného pracovníka

Petr Hladik: vloží administrátor

Duplikovat proces

Pet r Hladik: zadá vedoucí pracovník

Plný popis procesu

Petr Hladik: po stusku doupikace procesu, admin zadá jiný název a číslo pracovníka

lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum Petr Hladik: zadá vedoucí pracovník lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum lorem ipsum

Grafické zobrazení

Petr Hladik: zadá vedoucí pracovník import obrázku uloženého na lokále či serveru

Petr Hladik: link do souboru KPI_user pro zadávání dat

Uložit proces

KPI Max. 5% odvolání

Počet realizovaných řízení - alespoň 30

Generovat graf

4,63 Petr Hladik: přehled pro jakéhololi člověka, import dat ze souboru KPI_User a

24

Vložit data

Generovat graf

Petr Hladik: Možné spojit Výsledky KPI do jednoho řádku k definicí KPI

Petr Hladik: porovnání naměřné hodnoty s hodnotou ideální

Tisk/export Petr Hladik: KPI vidí všichni, edituje pouze admin

Dimenze balanced scored

Cíl

Název hodnotícího kritéria

Petr Hladik: Poslední KPI je sumární a zohledňuje koeficient váhy

Přínosy (účinnost služeb)

Hodnotící kritérium Počet realizovan ých výběrových řízení proti, kterým nebylo podáno opodstatn ěné odvolání

Zajištění výběrového řízení na projektanta projektu včetně jeho návrhů úprav efektivita výběrových řízení zadání

8

Definice klíčového ukazatele (výpočet/vzo rec)

Počet správně realizovanýc h vyběrových řízení za rok kus

Jednotka

Vztažné časové období

rok


Detail KPI

Data pro KPI vkládá ručně vlastník procesu jednou za měsíc. Detailní popis je uvedený v souboru KPI_user.xlsx

editovat

editovat

Název paramatru Počet všech projektů Počet nezveřejněných porjektů

Rok

leden

únor

2012

2012 2013 2013 …

Petr Hladik: všechny parametry k danému KPI

9

Petr Hladik: přepínání mezi KPI daného procesu formou záložek


3

ZÁVĚREM

Tato analýza tvoří závazný popis pro vytvoření celého systému. Tato analýza byla odsouhlasena projektovým týmem a je tedy závazná. Jednotlivé drobné rozdíly, které se mohou během vývoje vyskytnout, neovlivní celkovou funkcionalitu systému. Systém pro modelování, naplňování a vyhodnocování samosprávných procesů bude sloužit všem pracovníkům městského úřadu zainteresovaným do řízení procesů a vyhodnocování výkonnosti.

10


4

PŘÍLOHY

Přílohy obsahují jednotlivé vzory excelových dokumentů, které byly odsouhlaseny projektovým týmem pro implementaci celého systému. Součástí jednotlivých dokumentů jsou také komentáře, které přispívají k přehlednosti a jednoznačnosti celé analýzy. Příloha 1. Administrátorské rozhraní Admin.xls Příloha 2: Detail všech procesů Procesy.xslx Příloha 3: Seznam všech procesů User.xlsx Definování KP KPI.xlsx Zadání hodnoty KPI KPI_user.xls

11

C. 1. Analýza požadavků a rozsahu IS pro potřeby modelování, sledování naplňování a vyhodnocování relevantních samosprávných procesů

Recommend Documents