Business Process Analysis: Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) based on the research conducted by Ita Ernala Kaban

U LT I M A I N F O S Y S

ISSN 2085-4579

Business Process Analysis: Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) Ita Ernala Kaban ' based on the research conducted by Ita Ernala Kaban ! " ! ! of management and developing of technology so that government can keep the advantage ! #$ ! % ! " & ' " ! (

) ' !' #* )% $ # ! # ) +, - " + ) " ,!! " . !! ' #/ %% !' %" 0 ' ! # " 1 & %%%

' '! & 1 ! #, ! % 2! ! ! !' ' with common solutions about treasury and budgeting. Keywords: "4")%"+, Abstrak: Artikel ini berjudul “Business Process Analysis: Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara” berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Ita Ernala Kaban. Di era perkembangan Information Communication Technology (ICT) yang cepat, Institusi Pemerintah harus membuka mata pada paktek pengelolaan dan pengembangan teknologi agar mampu bertahan pada keuntungan kompetisi. Pengembangan Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) akan

anggaran, optimalisasi pengelolaan kas, dan perbaikan layanan publik. Metodologi yang digunakan adalah Analisis Ishikawa Diagram meliputi analisis sebab-akibat dan kebutuhan fungsional sistem. Analisis bisnis meliputi " + ) " ,!! (SWOT), diterapkan pada Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN). Penelitian ini akan menampilkan tinjauan masalah dan kebutuhan dari 0 dan proses bisnis atau pelayanan dari teknologi yang digunakan. Trend Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara

Perbendahaaran dan Anggaran Negara (SPAN) yang menuju cara baru dengan inovasi yang semakin dibutuhkan oleh setiap sub bagian keuangan di departemen pemerintah. Hasil yang diharapkan dari penelitian ini adalah menyediakan suatu analisis masalah dan bisnis dari Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) dengan solusi yang umum terhadap perbendahaaran dan anggaran. Kata Kunci: "4")%"+,

Computer Science Faculty, Bina Nusantara University Jl. KH Syahdan No.9, Palmerah Jakarta Barat 11840 Email : [email protected]

58

Ultima InfoSys Vol I No.1 | Des 2009


ISSN 2085-4579

PENDAHULUAN Teknologi Informasi saat ini memiliki peranan yang sangat penting di segala bidang dan aspek kehidupan, baik dalam dunia bisnis, politik hingga perekonomian. Hal ini disebabkan karena pemenuhan kebutuhan masyarakat akan informasi dapat terpenuhi dengan adanya peran serta teknologi informasi. Dengan perkembangan teknologi informasi yang ada saat ini kita dapat melakukan pengolahan data dengan mudah, dapat menghasilkan suatu informasi yang kita butuhkan dengan akurat dan mengefektifkan waktu, serta dengan biaya

Keunggulan inilah yang menjadikan teknologi informasi saat ini banyak berperan serta dalam segala bidang dan aspek kehidupan yang ada, dan berkembang sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Demikian halnya dalam pengelolaan data keuangan, teknologi informasi menjadi hal penting perusahaan dalam pengelolaan data keuangan karena telah dipercaya dapat membantu bagian keuangan atau akuntansi dalam menghasilkan laporan keuangan yang lebih akurat, dan mengefektifkan waktu dalam penyusunannya. Tentunya teknologi informasi yang digunakan untuk pengelolaan data keuangan tersebut bukan hanya dapat mempermudah pihak yang terkait dalam perusahaan dalam menghasilkan laporan keuangan akan tetapi juga harus sesuai dengan kebijakan pemerintah yang berlaku. Dalam pengelolaan keuangan suatu instansi Pemerintahan, pemerintah telah melakukan reformasi pengelolaan anggaran negara baik pada pemerintah pusat maupun pada pemerintah daerah.

Perbendaharaan dan nggaran memiliki ketergantungan pada Information Technology (IT) untuk berkembang dalam memberikan layanan pada masyarakat dan instansi pemerintah secara khusus. Ketersediaan layanan IT yang baik memiliki pengaruh yang besar pada kepuasan masyarakat dan reputasi pemerintah. Modernisasi pengelolaan keuangan pemerintah memerlukan dukungan sistem informasi yang handal dan terintegrasi, mulai dari perencanaan anggaran, perbendaharaan dan pelaksanaan anggaran, pengelolaan utang, maupun pelaporan dan pengawasan. Sebagai bagian dari reformasi di bidang keuangan, sejak tahun 2004 Departemen Keuangan telah merencanakan untuk melakukan reformasi sistem informasi, khususnya di bidang perbendaharan dan penganggaran. Reformasi ini sudah mengembangkan suatu sistem yang disebut Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN). SPAN adalah proyek jangka panjang yang menempatkan DJPB dan DJA sebagai leading institutions, meliputi pembangunan sistem perbendaharaan dan anggaran negara yang sesuai dengan best practices yang diharapkan, dengan didukung oleh sistem informasi yang modern, baik yang terkait dengan software maupun hardware, melibatkan dan menghubungkan sistem informasi perbendaharaan dan anggaran di beberapa Eselon I di Dep. Keuangan, lima kementrian/lembaga negara di pusat, DPR, seluruh KPPN dan institusi pemerintah lainnya yang ditetapkan. SISTEM PERBENDAHARAN dan ANGGARAN NEGARA (SPAN) Konsep SPAN SPAN merupakan sistem keuangan yang terintegrasi secara on line melalui dial up satelits, dan link antara kantor pusat DJPBN, Kanwil DJPBN, KPPN, DJA dan kementerian/lembaga.

Ultima InfoSys Vol I no. 1 | Des 2009

59


ISSN 2085-4579

SPAN mempunyai fungsi antara lain untuk penyusunan anggaran, manajemen otoritas belanja, manajemen komitmen, manajemen pembayaran, modul akuntansi, proses penerimaan negara, manajemen kas, dan pemeliharaan. SPAN merupakan langkah awal untuk mewujudkan suatu sistem informasi keuangan yang terpadu (Integrated 5 * 65*), dengan karakteristik termasuk:

Terintegrasi /terotomasi secara penuh, yang sangat mendukung optimalisasi manajemen kas, termasuk optimalisasi perencanaan dan pengendalian kas, data base yang terpusat, meliputi data dari perencanaan anggaran, pelaksanaan anggaran, dan data keuangan lainnya, serta perekaman data hanya sekali, memungkinkan 'what if' "beroperasi dengan menggunakan bisnis proses sesuai best practices yang ada dalam koridor peraturan perundangan, dan menghubungkan secara on-line me-

Gambar 1 . Konsep SPAN

lalui teresterial, satelit, dial-up, dan sistem jaringan lainnya antara : DJA, DJPB, 30 kanwil DJPB, 178 KPPN, dan kementerian/lembaga (pada awal implementasi kementerian/lembaga yang terhubung adalah: Keuangan, Pekerjaan Umum, Kesehatan, Pertanian, dan Pendidikan Nasional di tingkat pusat). Terkait dengan konsepsi SPAN tersebut, secara konsep SPAN melibatkan semua

60


stakeholder di bidang perbendaharaan dan anggaran negara, termasuk DPR, Bappenas, dan kementrian/lembaga lainnya. Dengan demikian, perbaikan terus menerus pada sistem perbendaharaan dan anggaran di DJPB dan DJA harus pula diikuti dengan dengan perbaikan atas pengelolaan keuangan negara di DPR, Bappenas, dan kementrian/lembaga


ISSN 2085-4579

Gambar G b 22. IInfrastruktur f k SPAN lainnya dan melibatkan seluruh stakeholder Menciptakan kontrol yang efektif terkait. atas alokasi anggaran dan belanja

Tujuan Pengembangan SPAN SPAN akan berupa sistem yang tersentralisasi dimana pada awal peluncurannya (initially) akan menghubungkan kurang lebih 30 Kanwil DJPBN, 178 KPPN, 5 Kementerian (Keuangan, Pekerjaan Umum, Kesehatan, Pertanian, dan Pendidikan Nasional), dan DJA secara on line melalui dial-up, satelit, dan links lainnya dengan Kantor Pusat DJPBN. Satker-satker lain di luar kantor kementerian, pada awal peluncuran belum tersambung secara on-line tetapi di masa mendatang satker-satker tersebut dapat tersambung secara on-line. Tujuan pengembangan SPAN adalah : Meningkatkan fungsi perbendaharaan (treasury) dengan sistem pengelolaan keuangan yang terintegrasi Mendukung terciptanya sistem manajemen kas yang handal Mendukung terciptanya pelayanan

sektor melalui sistem perbankan

Menciptakan comprehensive and centralized database untuk semua transaksi keuangan pemerintah pusat, Capture data at source (setiap data cukup di-entry satu kali) serta on line transfer data ke central data base Menciptakan sistem pelaporan yang comprehensive dengan memanfaatkan Teknologi Informasi yang tersedia untuk semua stakeholder Menyediakan kemampuan on line sistem pada setiap kementerian dan instansi pengguna lainnya, Mengakomodasi accrual based

"Mendukung operasional perbendaharaan, pelaporan, dan akuntansi yang automated. METODE Analisis riset dilakukan dengan mengkaji seluruh bisnis proses SPAN dalam penggunaan ICT untuk fasilitas perbendaharaan dan anggaran negara. Metode yang digunakan adalah Diagram Ishikawa, dengan alasan metode ini mampu


61


ISSN 2085-4579

menganalisis akar permasalahan dengan beberapa komponen dalam mencapai tujuan yang diharapkan. Selain itu kajian dilakukan menggunakan metode SWOT (S "% ) ",!! " Threat) yang dianggap mampu melihat peta bisnis organisasi berdasarkan empat kuadran, kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman. HASIL DAN PEMBAHASAN Secara garis besar mekanisme Penyempurnaan Bisnis Proses SPAN, sangat vital karena hal tersebut menjadi landasan pengembangan IT yg modern dan terintegrasi, Penyempurnaan bisnis proses dilakukan secara menyeluruh, mulai dari ' ! ! " $ " " " "

" ! " dengan tetap memperhatikan peraturan perundangan yg berlaku termasuk:Konsep “let the manager " Pemisahan kewenangan COO dan CFO dan pengutamaan “check and balance”,

Alasan pemilihan manajemen keuangan internasional (internationally

! & ) COTS (commercial-off-the-shelf) untuk SPAN: Luas pengimplementasiannya yang membutuhkan sebuah solution untuk Kantor Perbendaharaan Pusat, lebih dari 200 wilayah dan kantor regional dan kementerian. Kompleksitas dan mission-critical nature dari suatu transaksi yang memerlukan sebuah solution yang sudah terbukti mampu dan well-tested. 4 ) turnkey solution which transfers the burden of management and integration of the 4! # Terkait dengan program aplikasi berbasis COTS, COTS sudah sangat umum dipakai pada perusahaan-perusahaan besar diseluruh dunia termasuk perusahan-perusahaan di Indonesia.

Keharusan penganggaran berbasis ! "

'

dan reporting (! & ! ., Pengembangan jabatan perbendaharaan termasuk bendahara. Secara khusus terkait dengan penyempurnaan proses bisnis keuangan negara, kerjasama dengan K/L sangat menentukan, a.l., disebabkan:

Proses pembangunan program aplikasi berbasis COTS tentunya sangat berbeda dengan pendekatan penyediaan program aplikasi yang lazim dilakukan dibanyak kementrian/lembaga termasuk DJPB yaitu melalui pembangunan program aplikasi secara internal atau oleh pegawai-pegawai DJPB sendiri.

Kedudukan Satker K/L yang unik: Satker sebagai stakeholder/customer/ user/client/owner/implementor/counterpart; Kinerja Satker dan kinerja Dep. Keuangan dalam pengelolaan keuangan negara saling mempengaruhi keberhasilan pelaksanaan tugas masing masing.

Konsekuensinya adalah banyak bisnis proses yang ada harus disesuaikan dengan bisnis proses dalam COTS tersebut.

Pelaksanaan kewenangan Satker K/L di bidang keuangan Negara memerlukan dukungan dan kerjasama dengan Dep.

62

Keuangan, termasuk dalam bidang IT, maupun pengembangan kelembagaan, peraturan dan SDM.


Saat ini kesalahan pembukuan seringkali dilakukan dengan langsung memperbaiki data base terkait, hal tersebut tidak akan bisa lagi dilakukan dengan COTS. Perbaikan harus dilaksanakan dengan melakukan ‘jurnal balik’ atas penjurnalan yang telah dilakukan sebelumnya.

ISSN 2085-4579

Analisis Masalah SPAN (Diagram Ishikawa) Dalam menjalankan misinya, terdapat beberapa hambatan yang menyebabkan

!"

ini secara tidak langsung mempengaruhi efektivitas dari program perbendaharan dan anggaran yang diselenggarakan oleh pemerintah, dan untuk lebih lanjutnya akan lebih mengkhawatirkan dan program ini dapat gagal jika tidak diperbaiki. Hambatan-hambatan tersebut antara lain adalah:


Perubahan proses operasional yang mengakibatkan pelaporan data yang lambat. Selama ini yang kita ketahui Perbendaharaan dan Anggaran Negara melakukan proses anggaran tidak secara terintegrasi antar lintas departemen. Dengan adanya SPAN mampu mengubah proses terutama dalam proses oprasional, yaitu digantinya pengiriman

"

laporan yang lebih cepat.

Gambar 3. Ishikawa diagram untuk permasalahan 1 Namun ternyata didalam perubahan informasi oleh pihak-pihak di luar instansi itu tidak semudah seperti apa yang pemerintah. dibayangkan, baik dari pihak Sumber Daya Manusia nya maupun sistem tidak Selain itu keamanan basis data di klien "

maupun server juga tetap diperhatikan, biaya yang dikeluarkan atas perubahan karena penyimpangan/kecurangan dapat sangat besar (Gambar 3). terjadi di dalam lingkungan instansi pemerintah sendiri. Terjadinya penyadapan informasi yang akan dikirimkan pada tujuan Pengamanan atas data yang dikirimkan tertentu belum juga dapat terjamin, karena belum SPAN akan memunculkan potensi dibuatnya peraturan di dalam penggunaan kerawanan terjadinya penyadapan sistem tersebut (Gambar 4).


63


ISSN 2085-4579

Analisis Masalah SPAN (SWOT) Salah satu metoda analisis masalah bisnis yang sering digunakan adalah Analisis SWOT (Strength /Kekuatan, + ) /Kelemahan, ,!! / Peluang, Threats/Ancaman). Kekuatan adalah variabel atau faktor-faktor internal seperti teknologi yang dimiliki perusahaan, sumberdaya manusia (karyawan dan manajemen), sistem, maupun modal, yang mampu menjadikan perusahaan memiliki keunggulan tertentu. Paling tidak, faktor tersebut menjadi penentu utama untuk mempertahankan atau kalau bisa mengembangkan kinerja perusahaan. Sedangkan kelemahan adalah faktor yang menyebabkan perusahaan tidak mampu mengerjakan sesuatu yang ternyata dapat dikerjakan dengan baik dan atau lebih murah oleh pesaingnya. Faktor ini dianalisis dapat menyebabkan penurunan kinerja perusahaan. Sementara itu, yang disebut dengan peluang dan ancaman adalah faktor-faktor yang berasal dari luar perusahaan, misalnya: Ancaman dominan dalam industri, Kekuatan dan dorongan persaingan dalam industri, Faktor penyebab perubahan, Aktivitas pesaing,

Faktor yang menentukan keberhasilan untuk bersaing dalam industri dan Daya tarik industri Strength : Tersedianya team yang cukup dan sumber daya untuk transfer pengetahuan yang efektif. Mampu menangani masalah-masalah proyek dan menyelesaikan isu-isu yang

Membantu kontraktor SPAN untuk " " #$% &

kebutuhan bisnis yang diinginkan Mengambil keputusan-keputusan terhadap pilihan-pilihan yang ada dengan solusi COTS Mampu memberikan arah bagi “future state business processes' "

secara tepat dan arah bagi penerapan solusi COTS Mampu memahami dan menyelesaikan isu-isu perubahan organisasi yang mungkin diperlukan untuk menjalankan “business processes“ baru dan sistem-sistem baru agar dapat bekerja secara efektif. #$%

fungsi, Namun COTS yang sama mampu mendukung beragam proses untuk beragam pemakai.Merupakan solusi yang populer di banyak negara serta perusahaan

Gambar 4. Ishikawa diagram untuk permasalahan

64



ISSN 2085-4579

banyak negara serta perusahaan karena mampu menghemat biaya pengadaan

* Solusi untuk berbagai kebutuhan pelaksanaan tugas inti karena dibuat dengan metode-metode, ragam keahlian dan kecakapan yang berasal dari organisasi yang fokus pada pengembangan software organisasi lainnya sebaiknya fokus pada tugas inti masing-masing. Misalnya banyak institusi pemerintahan di berbagai negara yang strukturnya tidak disesuaikan untuk pengembangan solusi dan kemudian menggunakan solusi COTS. Opportunities : SPAN memiliki peluang-peluang untuk lebih disempurnakan sehingga menunjukkan kinerja perbendahaan dan anggaran yang maksimal, serta pengelolaan business oriented. Fasilitas tersedia dan akses internet semakin mudah dan murah. Weaknesses : Beberapa kelemahan yang terdapat + %

COTS tersebut akan digunakan oleh semua pemakai. Sistem yang tidak user friendly, Sistem terpusat belum berjalan secara efektif, Biaya untuk maintenance besar, Penyimpanan data lambat dan belum terotomatisasi dengan baik, Banyaknya biaya yang dikeluarkan untuk melakukan perubahan, Karyawan yang tidak mengerti dalam penggunaan sistem yang baru, Belum dibuatnya peraturan di dalam menggunakan sistem, DJPB belum menjelaskan kepada Kontraktor SPAN bagaimana “business process” DJPB perlu "

kurang maksimal, Kurangnya pengendalian sistem dan pengamanan data, Tidak menggunakan software khusus dalam menjaga keamanan komunikasi, Belum terjaminnya keamanan sistem yang dari para hacker, Pengendalian system yang "

solusi dengan persyaratan DJPB masih belum maksimal. Threats : SPAN membutuhkan sumber daya dan kompetensi tinggi. Tuntutan stakeholder yang cukup tinggi dan perubahan kebijakan pemerintah dan biaya maintenance yang cukup besar. SIMPULAN Dari hasil analisis Diagram Ishikawa dan SWOT di atas dapat disimpulkan bahwa sistem penggunaan SPAN memiliki beberapa kendala dan masalah yang memerlukan penanganan khusus, misalnya keamanan pada saat proses secara online. Namun keuntungan yang dapat diperoleh dari SPAN adalah: Terintegrasi /terotomasi secara penuh, yang sangat mendukung optimalisasi manajemen kas, termasuk optimalisasi perencanaan dan pengendalian kas, termasuk optimalisasi perencanaan dan pengendalian kas. Database yang terpusat, meliputi data dari perencanaan anggaran, pelaksanaan anggaran, dan data keuangan lainnya, serta perekaman data hanya sekali, Beroperasi dengan menggunakan bisnis proses sesuai best practices yang ada dalam koridor peraturan perundangan, dan Menghubungkan secara online melalui teresterial, satelit, dial-up, dan sistem jaringan lainnya. Kegiatan SPAN menjadi kepentingan perbendaharaan dan anggaran negara secara global, oleh karena itu pemerintah harus mampu menganalisa keadaan intern dan ekstern instansi pemerintah. Kondisi ini haruslah menjadi landasan ketika memanfaatkan ICT dalam SPAN. Analisis internal dan eksternal ini dapat dikembangkan lebih lanjut meliputi keadaan politik, ekonomi,sosial, budaya.


65


ISSN 2085-4579

DAFTAR PUSTAKA

Cheng, W.L., Love, E.D., Standing, C. and Gharavi, H. (2005). Intention = ' !! !! " * >$ . Vol. 106 No. 1, pp. 139-52 Zeng, J. (2007). ! $ ? #@ : Sept 2007; 12, 1; ABI/INFORM Global. Pg. 24 Agarwal, R., & Venkatesh, V. (2002). &1% '! A B * Usability. Information Systems Research, 13(2) 168-186 Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN), www.depkeu.go.id (Diakses 05 Juli 2009) =* " ** " "

www. gfmrap.org/milagros_core_func_span.ppt (Diakses 10 Juli 2009) SPAN Konsepsi Proses dan Implementasi, www.balimaknews.net/ftp/ download/Program...Artikel/span_2.pdf (Diakses 15 Juli 2009) Konsep Ishikawa Diagram, http://en.wikipedia.org/wiki/Ishikawa_ Diagram (Diakses 20 Juli 2009) Journal Diagram Fishbone dari Ishikawa, www.pakkatnews.com (Diakses 25 Juli 2009)

66


Business Process Analysis: Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) based on the research conducted by Ita Ernala Kaban

Recommend Documents