BUPATI BARITO KUALA PERATURAN BUPATI BARITO KUALA NOMOR 10 TAHUN 2012 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BARITO KUALA DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI BARITO KUALA, Menimbang
:a.
bahwa dalam rangka tertib pelaksanaan penyusutan arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Barito Kuala, perlu menyusun Jadwal Retensi Arsip;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a di atas, perlu menetapkan Peraturan Bupati Barito Kuala tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian dan Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Barito Kuala; Mengingat
:1. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 1959 tentang Penetapan Undang-Undang Darurat Nomor 3 Tahun 1953 tentang Pembentukan Daerah Tingkat II Di Kalimantan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1953 Nomor 9) sebagai Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1959 Nomor 72, Tambahan Lembaran Negara Negara Republik Indonesia Nomor 1820); 2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok–pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3041) sebagaimana diubah dengan UndangUndang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1979 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3890); 3. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan kedua atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844); 4. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 5. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234); 6. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151);
7. Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 15, Tambahan Lembaran Negara Republik Nomor 4263); 8. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 140, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4578); 9. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 165, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4593); 10. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 38 Tahun 2005 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Departemen Dalam Negeri. 11. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah. 12. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah diubah dengan Permendagri Nomor 53 Tahun 2007 tentang perubahan atas Permendagri Nomor 3 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah; 13. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 100 Tahun 1991 tentang Jadwal Retensi Arsip Departemen Dalam Negeri; 14. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 14 Tahun 2001 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Otonomi Daerah; 15. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 53 Tahun 2011 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah; 16. Keputusan Bersama Kepala Arsip Nasional dengan Kepala Badan Kepegawaian Negara dan Badan Pemeriksa Keuangan Nomor 02 Tahun 2010 dan Nomor 22 Tahun 2000 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Kepegawaian Pegawai Negara Sipil dan Pejabat Negara; 17. Daerah Kabupaten Barito Kuala Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pembentukan susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah dan Satuan Polisi Pamong Praja Kabupaten Barito Kuala (Lembaran Daerah Kabupaten Barito Kuala Tahun 2010 Nomor 17);
MEMUTUSKAN : Menetapkan :
PERATURAN BUPATI TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN DAN JADWAL RETENSI ARSIP KEUANGAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BARITO KUALA.
Pasal 1 Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan : 1. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh unit-unit kerja di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Barito Kuala dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. 2. Arsip Kepegawaian adalah arsip yang berkaitan dengan kepegawaian yang meliputi Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara. 3. Arsip Keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan Keuangan yang meliputi Pertanggungjawaban Keuangan. 4. Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian adalah daftar yang berisi jenis / seri arsip kepegawaian beserta jangka waktu penyimpananya, sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip kepegawaian. 5. Jadwal Retensi Arsip Keuangan adalah daftar yang berisi jenis / seri arsip keuangan beserta jangka waktu penggunaannya, sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip keuangan. 6. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. 7. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. 8. Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kegiatan pemerintah dan kehidupan kebangsaan pada umunya. 9. Jenis / Seri Arsip adalah unit-unit berkas yang dicipta, diatur, dan dikelola sebagai suatu unit karena berhubungan secara fungsi atau subyek, merupakan hasil dari kegiatan yang sama. 10. Unit Kearsipan adalah lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan pusat dan daerah. BAB II JADWAL RETENSI ARSIP Pasal 2 (1) Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaan dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip. (2) Lembaga–lembaga Negara atau Badan–badan Pemerintahan masing–masing wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip yang berupa daftar berisi sekurang–kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.
Pasal 3 (1) Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) di atas, ditetapkan oleh pimpinan lembaga–lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing–masing setelah mendapatkan persetujuan dari Kepala Arsip Nasional. (2) Dalam menentukan retensi arsip keuangan dan / atau arsip kepegawaian, terlebih dahulu perlu didengar pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan dan / atau Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara. (3) Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian dan Jadwal Retensi Arsif Keuangan di Lingkungan Pemerintah kabupaten Barito Kuala sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan Bupati ini, dan merupakan bagian yang tak terpisahkan dari Peraturan ini. Pasal 4 Jadwal Retensi Arsip Substantif di Lingkungan Pemerintah kabupaten Barito Kuala sebagaimana dimaksud Pasal 2 di atas, dipergunakan sebagai pedoman untuk : a. Mengantar arsip dan/atau penentuan jangka waktu penyimpanan arsip; b. Melaksanakan Penyusutan Arsif Substantif. Pasal 5 Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b merupakan kegiatan pengurangan arsip dengan cara : a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga– lembaga negara atau Badan-badan Pemerintahan masing–masing; b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan–ketentuan yang berlaku; c. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. Pasal 6 Pengelolaan arsip inaktif pada Lembaga Negara atau Badan Pemerintah merupakan bagian tugas dari Unit Kearsipan pada Lembaga Negara dan Badan Pemerintah yang bersangkutan. Pasal 7 Terhadap arsip yang telah habis retensinya tetapi masih digunakan untuk kepentingan tertentu maka dapat diperpanjang retensinya sesuai dengan keperluan. Pasal 8 (1) Unsur–unsur Jadwal Retensi Arsip Substantif meliputi : a. Arsip Aktif; b. Arsip Inaktif; c. Jangka Waktu Simpan; d. Jangka Waktu Simpan Aktif; e. Jangka Waktu Simpan Inaktif; f. Keterangan Musnah; g. Keterangan Permanen. (2) Arsip Aktif sebagaimana dimaksud ayat (1) huruf a, adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus–menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.
(3) Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud ayat (1) huruf b, adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. (4) Jangka Waktu Simpan sebagaimana dimaksud ayat (1) huruf c, adalah masa simpan minimal suatu jenis / seri arsip. (5) Jangka Waktu Simpan Aktif sebagaimana dimaksud ayat (1) huruf d, adalah penentuan jangka waktu simpan suatu jenis/seri arsip yang masih digunakan secara terus–menerus dalam penyelenggaraan administrasi. (6) Jangka Waktu Simpan Inaktif sebagaimana dimaksud ayat (1) huruf e, adalah penentuan jangka waktu simpan suatu jenis/seri arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi masih diperlukan. (7) Keterangan Musnah sebagaimana dimaksud ayat (1) huruf f, adalah keterangan yang mengatakan bahwa arsip-arsip yang perlu dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna. (8) Keterangan Permanen sebagaimana dimaksud ayat (1) huruf g, adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu arsip memiliki nilai guna abadi dan pertanggungjawaban nasional dan diserahkan di Lembaga Kearsipan Daerah. Pasal 9 Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang dapat mengetahuinya, memerintahkan Pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah kabupaten Barito Kuala.
Ditetapkan di Marabahan, pada tanggal 20 Januari 2012 BUPATI BARITO KUALA,
ttd H. HASANUDDIN MURAD
Diundangkan di Marabahan, pada tanggal 20 Januari 2012 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BARITO KUALA
ttd SUPRIYONO BERITA DAERAH KABUPATEN BARITO KUALA TAHUN 2012 NOMOR 10
PENJELASAN ATAS PERATURAN BUPATI BARITO KUALA NOMOR 22 TAHUN 2007 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN DAN KEUANGAN PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN PEJABAT NEGARA DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BARITO KUALA I. UMUM Arsip mempunyai nilai dan arti penting karena merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, sehingga dalam rangka menyelamatkan bahan bukti pertanggung – jawaban nasional serta untuk meningkatkan dayaguna dan tepat guna administrasi aparatur negara, telah ditetapkan Undang – Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan – ketentuan Pokok Kearsipan. Seirama dengan dinamika kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, ruang lingkup kegiatan administrasi pemerintahan dan pembangunan meningkat terus. Sebagai akibat daripada itu,volume arsip berkembang dengan cepat sehingga dapat menimbulkan berbagai masalah berkenaan dengan penyediaan anggaran,tenaga,ruangan,dan perlengkapan serta pengelolaannya. Pada dasarnya kegiatan penyelamatan arsip meliputi penyimpanan, perawatan,pemeliharaan,pengamanan,dan penyusutan termasuk pemindahan, pemusnahan serta penyerahan ke Arsip Nasional Pusat dan/atau Arsip Nasional Daerah. Dari segala kegiatan tersebut penyusutan merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya/bertimbunnya arsip yang tidak berguna lagi. Arsip – arsip yang tidak berguna lagi itu perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip – arsip yang mempunyai nilai guna. Dalam praktek pelaksanaannya, selama ini untuk penyusutan arsip termasuk pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai guna masih dipergunakan pedoman yang termuat dalam Tambaha Lembaran Negara(Bijblad op het Staatsblad)Nomor 7108,7109,7131,dan 14117(tentang “Opruiming van overtollige bescheiden” dan “Vernietiging van archivalia van historische waarde”) yang masih dianggap berlaku . berdasarkan ketentuan Pasal II Aturan Peralihan Undang – undang Dasar 1945. Ketentuan– ketentuan tersebut perlu disempurnakan untuk disesuaikan dengan perkembangan kehidupan kebangsaan dan penyelenggaraan administrasi yang semakin meningkat dan maju. Oleh karena kegiatan penyusutan arsip menyangkut “penilaian” yang sifatnya subyektif dan berbeda pada setiap Lembaga Negara/Badan Pemerintahan yang disebabkan tugas pokok dan fungsinya yang berlainan, maka Peraturan Pemerintah ini bermaksud untuk memberikan ketentuan – ketentuan yang dapat menjadi dasar atau pegangan untuk melaksanakan penyusutan arsip melalui tahap – tahap yang telah ditentukan. Dengan demikian akan terjamin usaha untuk mendapatkan keobyektifan dalam penilaian dan dapat menghindarkan kemungkinan musnahnya arsip yang bernilai guna ataupun yang mengandung nilai informasi tinggi.
II. PASAL DEMI PASAL Pasal 1 Angka 1 Kata istilah arsip meliputi tiga pengertian yaitu : a. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan ; b. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen ; c. Organisasi atau Lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen. Bilamana tidak ditunjuk secara tegas,pengertian arsip dalam Peraturan Pemerintah ini adalah naskah atau kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan sebagaimana dimaksudkan dalam Pasal 1 Undang–undang Nomor 7 Tahun 1971. Adapun dalam perwujudannya dapat berupa tulisan, cetakan, gambar, peta piringan suara, pita kaset, film dan sebagainya. Jadi pengertian arsip disini mencakup arsip yang tertulis,yang dapat dilihat ataupun yang dapat didengar. Angka 2 Cukup jelas Angka 3 Cukup jelas Angka 4 Cukup jelas Angka 5 Cukup jelas Angka 6 Cukup jelas
Angka 7 Cukup jelas Angka 8 Cukup jelas Angka 9 Cukup jelas Angka 10 Cukup jelas Pasal 2 Ayat (1) Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap – tiap berkas. Untuk menjaga obyektifitas dalam menentukan nilai kegunaan tersebut, Jadwal Retensi Arsip disusun oleh suatu Panitia yang terdiri dari para pejabat yang benar – benar memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan instansinya masing – masing. Dalam melaksanakan tugasnya Panitia tersebut perlu mendengar pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut masalah keuangan dan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara sepanjang mengenai masalah kepegawaian. Rancangan Jadwal Retensi Arsip yang merupakan hasil kerja Panitia tersebut perlu mendapatkan persetujuan Kepala Arsip Nasional terlebih dahulu sebelum ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga Negara/Badan Pemerintahan yang bersangkutan sebagai Jadwal Retensi Arsip yang berlaku untuk lingkungan organisasinya. Untuk Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Daerah perlu terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari Menteri Dalam Negeri. Dengan prosedur tersebut kemungkinan penyalahgunaan dalam pemusnahan arsip dapat dihindarkan. Tiap – tiap perubahan Jadwal Retensi Arsip harus menempuh prosedur yang sama seperti tersebut.
Pasal 3 Cukup jelas pasal 4 Cukup jelas Pasal 5 Unit Pengolah adalah unit yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi. Untuk keperluan pelaksanaan kegiatan kerjanya unit tersebut juga menyelenggarakan arsip aktif berkas kerja. Pasal 6 Pada dasarnya setiap Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan mempunyai satu Unit Kearsipan yang ditugaskan mengelola arsip dinamis. Ruang lingkup tugas Unit Kearsipan disamping mengarahkan dan mengendalikan arsip aktif juga menyimpan dan mengelola arsip – arsip inaktif yang berasal dari unit – unit pengolah (satuan kerja) dalam lingkungan Lembaga Negara atau Badan Pemerintah masing – masing. Sehubungan dengan penyimpanan dan pengelolaan arsip inaktif tersebut bagi Instansi yang lingkup tugasnya meliputi kawasan seluruh tanah air dimungkinkan membentuk unit fungsional yang menyimpan dan mengelola arsip inaktif paling banyak 3 ( tiga ) tingkat dalam hal ini adalah jenjang terminal penyimpanan arsip inaktif berdasarkan kesatuan organisasi masing – masing dan bukanlah tingkat dalam arti organik. Pasal 7 Cukup jelas Pasal 8 Cukup jelas Pasal 9 Cukup jelas Pasal 10 Cukup jelas TAMBAHAN BERITA DAERAH KABUPATEN BARITO KUALA NOMOR 1.
