BUPATI BANTUL PERATURAN BUPATI BANTUL NOMOR 11 TAHUN 2009 TENTANG PETUNJUK TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP KEUANGAN BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP
BUPATI BANTUL, Menimbang
: a. bahwa penyusutan arsip merupakan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh setiap instansi; b. bahwa Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul belum mengatur secara teknis pelaksanaan penyusutan arsip keuangan; c. bahwa atas dasar pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a. dan huruf b. perlu menetapkan Peraturan Bupati Bantul tentang Petunjuk Teknis Penyusutan Arsip Keuangan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.
Mengingat
: 1. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan; 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip;
3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota; 4. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badanbadan Pemerintahan; 5. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 1A Tahun 2003 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan; 6. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip; 7. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/02/1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip; 8. Peraturan Daerah Kabupaten Bantul Nomor 13 Tahun 2007 tentang Penetapan Urusan Pemerintahan Wajib dan Pilihan Kabupaten Bantul; 9. Keputusan Bupati Bantul Nomor 342 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul; 10. Peraturan Bupati Bantul Nomor 02 Tahun 2006 tentang Penanganan Arsip Inaktif Tidak Teratur di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul; 11. Peraturan Bupati Bantul Nomor 68 Tahun 2007 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemrintah Kabupaten Bantul; 12. Peraturan Bupati Bantul Nomor 25 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul ;
MEMUTUSKAN: Menetapkan
: PERATURAN BUPATI BANTUL TENTANG PETUNJUK TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP KEUANGAN BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1
Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan: 1. Gubernur adalah Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta. 2. Pemerintah Kabupaten adalah Pemerintah Kabupaten Bantul. 3. Bupati adalah Bupati Bantul. 4. Kantor Arsip adalah Kantor Arsip Kabupaten Bantul. 5. Instansi adalah Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Dinas Daerah, Pemerintah Kecamatan, dan Pemerintah Desa di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul.
9. Unit Pengolah Instansi adalah unit yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi Instansi, yaitu: Sekretariat, Bagian, Sub Bagian, Bidang, Sub Bidang, Seksi, Inspektur Pembantu Bidang. 10. Arsip adalah arsip keuangan. 11. Arsip Keuangan adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh unit-unit kerja di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan yang berkaitan dengan pengelolaan administrasi keuangan. 12. Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. 13. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. 14. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. 15. Nilai guna arsip arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan pada umumnya.
6. Unit Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul adalah Kantor Arsip Kabupaten Bantul.
16. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan volume arsip dengan cara pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip.
7. Unit Pengolah Pemerintah Kabupaten Bantul adalah Instansi di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul.
17. Pemindahan arsip adalah memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan:
8. Unit Kearsipan Instansi adalah unit kerja yang bertanggungjawab pada pembinaan arsip aktif dan pengelolaan arsip inaktif di Instansi, yaitu: Bagian Umum, Sekretariat, Sub Bagian Tata Usaha.
18. Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
19. Penyerahan arsip adalah kegiatan menyerahkan arsip statis ke lembaga kearsipan. 20. Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan arsip serta keterangan lain yang diperlukan sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip. 21. Jadwal Retensi Arsip Keuangan adalah daftar yang berisi jenis atau seri arsip keuangan beserta jangka waktu penyimpanannya serta keterangan lain yang diperlukan sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip keuangan. 22. Daftar Arsip adalah daftar sekurang-kurangnya berisi nomor urut, series atau uraian berkas, tahun arsip, jumlah arsip dan keterangan, yang digunakan sebagai sarana penemuan kembali dan penyusutan arsip. 23. Series atau uraian berkas adalah unit-unit berkas yang dicipta, diatur dan dikelola sebagai suatu unit yang berkaitan dari segi fungsinya atau subyek, merupakan hasil dari kegiatan yang sama. BAB II KEBIJAKSANAAN PENYUSUTAN ARSIP Pasal 2 (1) Penyusutan arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul meliputi pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan. (2) Penyusutan arsip dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip Keuangan untuk arsip yang tercipta setelah dikeluarkannya Jadwal Retensi Arsip Keuangan Pemerintah Kabupaten. (3) Penyusutan arsip yang tercipta sebelum dikeluarkannya Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Kabupaten disusutkan berdasarkan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 02/SE/1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip.
(4) Penyusutan arsip dilaksanakan oleh setiap Instansi di lingkungan Pemerintah Kabupaten. (5) Setiap penyusutan arsip dilakukan penilaian. (6) Penyusutan dilaksanakan oleh tim yang anggotanya sekurangkurangnya terdiri dari unsur unit pengolah, unit kearsipan, dan arsiparis. (7) Bagi instansi yang belum memiliki arsiparis dapat meminta bantuan unit kearsipan pemerintah kabupaten. (8) Arsip yang keterangannya dinyatakan dinilai kembali setelah masa retensinya habis dilakukan penilaian kembali oleh tim penyusutan. (9) Hasil dari penilaian tersebut ayat (8) sebagai dasar penyusutan. (10) Penyusutan arsip dalam bentuk apapun dibuatkan Surat Keputusan, Daftar Arsip dan Berita Acara. Pasal 3 Pemindahan Arsip (1) Arsip yang retensi keseluruhan kurang dari 5 (lima) tahun dipindahkan dari Unit Pengolah Instansi ke Unit Kearsipan Instansi. (2) Arsip yang retensi keseluruhan 5 (lima) tahun atau lebih dipindahkan dari Unit Kearsipan Instansi ke Unit Kearsipan Pemerintah Kabupaten. Pasal 4 Pemusnahan Arsip (1) Arsip yang retensinya 3 (tiga) tahun sampai 4 (empat) tahun dimusnahkan oleh Unit Kearsipan Instansi setelah mendapat persetujuan dari Gubernur melalui Bupati. (2) Arsip yang retensinya 5 (lima) tahun sampai 9 (sembilan) tahun dimusnahkan oleh Unit Kearsipan Pemerintah Kabupaten setelah mendapat persetujuan dari Gubernur. (3) Pemusnahan arsip yang retensinya 10 (sepuluh) tahun atau lebih terlebih dahulu dimintakan pertimbangan Kepala Badan Pemeriksa Keuangan dan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
(4) Pemusnahan arsip dilaksanakan secara kimiawi. (5) Apabila pemusnahan arsip bekerjasama dengan pihak lain harus dibuatkan surat perjanjian pemusnahannya.
Ditetapkan di Bantul pada tanggal 4 Februari 2009 BUPATI BANTUL,
Pasal 5 Penyerahan Arsip (1) Arsip statis yang bukan berskala kabupaten diserahkan ke Lembaga Kearsipan Provinsi. (2) Penyerahan arsip statis sebagaimana tersebut ayat (1) dilakukan oleh Unit Kearsipan Pemerintah Kabupaten. BAB III PELAKSANAAN PENYUSUTAN Pasal 6 Teknis pelaksanaan penyusutan baik di tingkat Instansi maupun tingkat Kabupaten adalah sebagaimana diuraikan dalam Lampiran Peraturan ini. BAB IV PENUTUP Pasal 7 (1) Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. (2) Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan menempatkannya dalam Berita Daerah Kabupaten Bantul.
M. IDHAM SAMAWI
Dimuat dalam Berita Daerah Kabupaten Bantul Nomor Tanggal
: :
Tahun 2009
SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BANTUL,
GENDUT SUDARTO
belum dengan cara mencocokkan tahun arsip dengan retensi LAMPIRAN PERATURAN BUPATI BANTUL NOMOR 11 TAHUN 2009 TANGGAL 4 FEBRUARI .2009
aktif yang tercantum dalam JRA. Contoh: Dokumen Pengadaan Barang Pakai Habis tahun 2009 retensi aktifnya 2 tahun arsip tersebut tahun 2011 sudah memasuki
TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP KEUANGAN BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP I.
masa inaktif dan waktunya dipindahkan ke unit kearsipan. 2) Memeriksa isi file apakah di dalamnya terdapat non arsip
PEMINDAHAN ARSIP
Penyusutan arsip keuangan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip meliputi
(duplikasi, blanko kosong, dsb). Apabila ada non
arsipnya
maka dikeluarkan dan dimusnahkan.
pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan.
b. Mendaftar Arsip
Pemindahan arsip terdiri dari :
1) Mencatat arsip hasil seleksi ke dalam formulir Daftar Arsip
A. Pemindahan arsip dalam lingkungan instansi .
yang dipindahkan sesuai dengan penataan ketika arsip tersebut
B. Pemindahan arsip dari instansi ke Unit Kearsipan Kabupaten.
masih aktif.
Adapun teknis pelaksanaannya sebagai berikut :
2) Daftar Arsip dibuat rangkap 2 (dua). Ditandatangani oleh
A. Pemindahan Arsip dalam lingkungan instansi Pemindahan arsip dalam lingkungan instansi ialah memindahkan arsip yang sudah inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam satu
penyusun (Arsiparis/Petugas Arsip) yang diketahui oleh pimpinan Unit Pengolahnya.
Instansi. Contoh Daftar Arsip yang dipindahkan dalam satu instansi:
Teknis pelaksanaannya sebagai berikut : 1. Unit Pengolah a. Memeriksa Arsip 1) Menyeleksi arsip aktif yang dimiliki oleh Unit Pengolah, untuk mengetahui arsip tersebut sudah memasuki masa inaktif atau
1
2
3. 4. 5. 6.
DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN Instansi Unit Pengolah
No.
Kode
1 1
2 020
2
3
4
050
050
: :
Volume Tahun Box, folder,dst 3 4 5 Dokumen Pengadaan 2009 1 folder Barang Pakai Habis Series / Uraian masalah
Rencana Kerja 2009 Perangkat Daerah
1 folder
Rencana Kerja Anggaran
2 folder
dan 2009
Keteranga n
Series/Uraian masalah Tahun Volume Keterangan
: Diisi series Arsip atau isi berkas : Diisi tahun yang tercantum dalam arsip : Diisi jumlah arsip : Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/ tembusan/ fotocopy) dan keterangan lain yang diperlukan (tulisan Jawa, Bahasa Inggris, dll )
c. Menata Arsip
6
Setelah dibuatkan Daftar Arsip kegiatan selanjutnya adalah menata arsip yaitu memasukkan arsip beserta foldernya kedalam boks arsip. Sebelum folder dimasukkan, terlebih dahulu dicantumkan nomor urut pada folder di sudut kiri atas sesuai daftar arsip.
Contoh :
Dst. Bantul, ………….. Kepala Unit Pengolah
( ……………… ) NIP. Cara pengisian Daftar arsip yang dipindahkan : 1. Nomor : Diisi nomor urut arsip 2. Kode : Diisi nomor kode klasifikasi arsip sama dengan sistem penataan
3
4
d. Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip Apabila arsip selesai ditata dan siap untuk dipindahkan maka dibuatkan
Berita Acara Pemindahan Arsip. Berita Acara
Pemindahan dibuat rangkap 2 (dua) dan ditandatangani oleh Pimpinan Unit Pengolah dan Pimpinan Unit Kearsipan serta diketahui oleh Pimpinan Instansi Contoh Berita Acara Pemindahan Arsip dalam satu instansi: KOP
PIHAK PERTAMA menyerahkan tanggung jawab dan wewenang pengelolaan arsip dimaksud dalam daftar arsip terlampir kepada PIHAK KEDUA. PIHAK KEDUA akan memberikan layanan arsip kepada PIHAK PERTAMA serta untuk dilaksanakan pengelolaannya sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Berita Acara ini dibuat rangkap 2 (dua) masing-masing : Lembar Kesatu, untuk PIHAK PERTAMA Lembar Kedua, untuk PIHAK KEDUA.
BERITA ACARA Nomor ................. TENTANG PEMINDAHAN ARSIP KEUANGAN Pada hari ini Sabtu tanggal dua bulan Agustus tahun dua ribu sepuluh dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari Sumber Daya Kesehatan ke Sekretariat, yang bertandatangan dibawah ini : NAMA : Suta NIP : 490000000 Jabatan : Kepala Bidang Unit Pengolah : Bidang Sumber Daya Kesehatan pada Dinas Kesehatan Kabupaten Bantul. Dalam hal ini bertindak atas nama Bidang Sumber Daya Kesehatan yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA;
NAMA NIP
Jabatan : Sekretaris Unit Pengolah : Sekretariat pada Dinas Kesehatan Kabupaten Bantul Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Unit Kearsipan yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA;
Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagai mestinya. PIHAK KEDUA
PIHAK PERTAMA
( Suta ) NIP. 490000000
( Naya ) NIP. 490000001 Mengetahui : Kepala
( dr. Fulan ) NIP.
: Naya : 490000001 5
6
Contoh : GAMBAR PENATAAN ARSIP PADA RAK ARSIP
e. Melaksanakan pemindahan arsip Yaitu menyerahkan arsip inaktif ke unit kearsipan yang disertai dengan Berita
Acara Pemindahan dan Daftar Arsip yang
dipindahkan. Berita Acara dan Daftar Arsip yang dipindahkan dibuat rangkap 2 (dua). Lembar I (Pertama) untuk Unit Kearsipan dan Lembar II (kedua) untuk Unit Pengolah.
2. Unit Kearsipan a. Menerima Arsip Yaitu menerima arsip inaktif yang diserahkan dari unit pengolah di Lingkungan Instansi tersebut.
B. Pemindahan Arsip Dari Instansi ke Unit Kearsipan Kabupaten Pemindahan arsip dari instansi ke Unit Kearsipan Kabupaten dilakukan oleh Unit Kearsipan Instansi(Unit Pengolah Kabupaten)
b. Memeriksa Arsip Unit Kearsipan sebagai penerima arsip selanjutnya mencocokan
Kearsipan Kabupaten.
arsip yang dipindahkan dengan daftar arsipnya.
Teknis pemindahannya sebagai berikut :
Apabila ditemui ketidakcocokan antara arsip dengan daftarnya
1. Unit Pengolah
maka ditanyakan ke pihak yang menyerahkan sehingga diperoleh kepastian adanya kesesuaian antara arsip dengan daftarnya.
ke Unit
a. Memeriksa arsip Yaitu menyeleksi arsip yang retensi keseluruhan 5 tahun atau lebih. Pemeriksaan arsip juga dilakukan untuk memberkaskan
c. Menata Arsip yaitu melakukan penataan arsip pada rak arsip berdasarkan series
arsip/menyatukan yang informasinya saling terkait.
arsip/jenis arsip dan nomor boks.
7
8
Contoh :
3
Dalam Daftar Arsip milik seksi A terdapat arsip tentang X dan
050
Rencana Kerja dan 2009 Anggaran, dst.
2 folder
4
dalam Daftar Arsip milik seksi B juga terdapat arsip tentang X maka arsip tersebut harus digabungkan sehingga menjadi berkas yang lengkap dan utuh serta mencerminkan Tugas dan Fungsi Mengetahui : Kepala
Instansi.
Bantul, ………….. Penyusun
b. Mendaftar Arsip Yaitu mencatat arsip hasil penyeleksian ke dalam formulir Daftar Arsip
yang
dipindahkan
sesuai
dengan
sistem
penataan (…………………..) NIP.
sebelumnya. Contoh
( ……………… ) NIP.
Daftar Arsip yang dipindahkan dari Instansi ke Unit Kearsipan
Kabupaten:
Cara pengisian Daftar Arsip yang dipindahkan : 1.Nomor : Diisi nomor urut arsip 2.Kode : Diisi nomor kode klasifikasi arsip sama dengan sistem penataan 3.Series/Uraian masalah : Diisi series Arsip atau isi berkas 4.Tahun : Diisi tahun yang tercantum dalam arsip 5.Volume : Diisi jumlah arsip 6.Keterangan : Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/ tembusan/ fotocopy ) dan keterangan lain yang diperlukan (tulisan Jawa, Bahasa Inggris, dll )
DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN Instansi Alamat Telepon
No. Kode 1 1
2 020
2
050
: : : Series / Uraian masalah
Volume Tahun Box, folder,dst 4 5 2009 1 folder
3 Dokumen Pengadaan Barang Pakai Habis Rencana Kerja 2009 Perangkat Daerah
Keterangan 6
1 folder
9
10
KOP
c. Menata Arsip Yaitu memasukkan folder kedalam boks arsip. Sebelum foder dimasukkan terlebih dahulu dicantumkan Nomor Urut disudut kiri atas sesuai dengan Daftar Arsip. Contoh :
BERITA ACARA Nomor ............................ TENTANG PEMINDAHAN ARSIP KEUANGAN DINAS KESEHATAN KABUPATEN BANTUL
Pada hari ini Selasa tanggal empat belas Bulan September tahun dua ribu empat belas, yang bertanda tangan di bawah ini : NAMA : Suta NIP : 490000000 Jabatan : Kepala Dinas Instansi : Dinas Kesehatan Kabupaten Bantul Dalam hal ini bertindak atas nama Dinas Kesehatan Kabupaten Bantul yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA; d. Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip Arsip yang telah selesai ditata dan siap untuk dipindahkan, dibuatkan Berita Acara Pemindahan Arsip. Berita Acara Pemindahan Arsip dibuat rangkap 2 (dua) dan ditandatangani oleh Pimpinan Unit Pengolah (Kepala Instansi ) dan Pimpinan Unit Kearsipan Kabupaten.
Contoh Berita Acara Pemindahan Arsip dari Instansi ke Unit Kearsipan Kabupaten:
11
NAMA : Naya NIP : 490000001 Jabatan : Kepala Kantor Instansi : Kantor Arsip Kabupaten Bantul Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Unit Kearsipan Kabupaten Bantul yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA; PIHAK PERTAMA menyatakan telah memindahkan arsip inaktif sejumlah .............. Boks seperti tercantum pada Dafatr Arsip terlampir kepada PIHAK KEDUA.
12
PIHAK KEDUA menyatakan telah menerima sejumlah arsip inaktif sesuai Daftar Arsip tersebut dari PIHAK PERTAMA untuk dilaksanakan pengelolaannya sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.
2. Unit Kearsipan Kabupaten a. Menerima Arsip Yaitu menerima arsip inaktif yang diserahkan dari unit pengolah/ Instansi
Berita Acara ini dibuat rangkap 2 (dua) masing-masing : Lembar Kesatu, untuk PIHAK PERTAMA Lembar Kedua, untuk PIHAK KEDUA.
b. Memeriksa Arsip Kegiatan
Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
dipindahkan
PIHAK PERTAMA
dilakukan
dengan
yaitu
daftar
mencocokan
arsipnya.
arsip
Apabila
kepihak
yang
menyerahkan
sampai
yang
ditemui
ketidakcocokan antara arsip dengan daftar arsipnya ditanyakan
PIHAK KEDUA
yang
maka
diperoleh
kepastian adanya kesesuaian antara jumlah arsip dengan daftar arsipnya.
(Naya) NIP.
(Suta) NIP.
c. Menata Arsip Setelah diperiksa dan ada kesesuaian antara arsip dan daftarnya maka dilakukan penataan arsip pada rak arsip berdasarkan series
e. Melaksanakan pemindahan. Yaitu menyerahkan arsip inaktif ke unit kearsipan Kabupaten yang
arsip/jenis arsip dan nomor boks.
disertai dengan Berita Acara Pemindahan dan Daftar Arsip yang dipindahkan. Berita Acara dan Daftar Arsip yang dipindahkan dibuat rangkap 2 (dua). Lembar I (Pertama) untuk Unit Kearsipan Kabupaten dan Lembar II (kedua) untuk Unit Pengolah.
13
14
Contoh : GAMBAR PENATAAN ARSIP PADA RAK ARSIP
1. Memeriksa arsip Yaitu menyeleksi arsip yang retensinya kurang dari 5 tahun kemudian
memeriksa
kebenaran
isinya
dan
kelengkapan
informasinya. Apabila sudah dapat dipastikan bahwa arsipnya telah habis retensinya dan nasib-akhirnya musnah serta tidak terkait dengan arsip lain maka dibuatkan daftar. 2. Mendaftar Arsip Yaitu mencatat arsip dalam formulir Daftar Arsip Usul Musnah. Contoh Daftar Arsip Usul Musnah : KOP
DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH II. PEMUSNAHAN
Instansi Alamat Telepon
Pemusnahan Arsip dibedakan antara arsip yang retensinya kurang dari 5
: : :
tahun , 5 tahun sampai 9 tahun, dan 10 tahun keatas. Pemusnahan dilaksanakan oleh Unit Kearsipan Instansi maupun Unit Kearsipan
No.
Kode
Kabupaten. 1
A. Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Instansi Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Instansi dilakukan terhadap arsip
1
yang retensinya kurang dari 5 tahun. Teknis pelaksanaannya sebagai berikut :
2
15
2 020
Series / Uraian masalah 3 Dokumen Pengadaan Barang Pakai Habis Rencana Kerja Perangkat Daerah
4 2009
Volume Box, folder,dst 5 1 folder
2009
1 folder
Tahun
Keterangan 6
16
3 4
Rencana Kerja dan Anggaran Dst.
2009
Contoh Surat Permintaan Persetujuan Pemusnahan Arsip:
2 folder
KOP
No. Lamp. Hal
Bantul, …….. Kepala ( ……………… ) NIP. Cara pengisian Daftar Arsip yang dipindahkan : 1. Nomor : Diisi nomor urut arsip 2. Kode : Diisi nomor kode klasifikasi arsip sama dengan sistem penataan 3. Series/Uraian masalah : Diisi series Arsip atau isi berkas 4. Tahun : Diisi tahun yang tercantum dalam arsip 5. Volume : Diisi jumlah arsip 6. Keterangan : Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/ tembusan/ fotocopy ) dan keterangan lain yang diperlukan (tulisan Jawa, Bahasa Inggris, dll )
: 045/ : 1 eks : Pengajuan usul Pemusnahan Arsip
….............. Kepada Yth. Bupati Bantul di Bantul
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 Tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antar Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota; dan Peraturan Bupati Bantul Nomor 25 Tahun 2008 Tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul, maka dengan ini kami mengajukan usul pemusnahan arsip keuangan sebagaimana yang tercantum dalam Daftar Arsip Usul Musnah terlampir. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. Kepala Instansi
3. Memintakan persetujuan Unit Pengolah ....................... NIP.
Unit Kearsipan meminta persetujuan kepada Unit Pengolah agar meneliti kembali daftar arsip yang diusulkan musnah.
Tembusan: Unit Kearsipan kabupaten
4. Mengajukan usul musnah kepada Bupati Yaitu membuat surat pengajuan usul pemusnahan arsip kepada Bupati dengan dilampiri Daftar Arsip Usul Musnah.
17
18
5. Permohonan Persetujuan Gubernur Unit Kearsipan Kabupaten selanjutnya melakukan penilaian arsip. Hasil dari penilaian apabila sudah sesuai dan tidak ada permasalahannya,
selanjutnya
membuat
surat
permintaan
Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. a.n. Bupati Sekretaris Daerah
persetujuan pemusnahan arsip kepada Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta dengan dilampiri Daftar Arsip Usul Musnah.
....................... NIP.
Contoh :
Tembusan: 1. Lembaga Kearsipan Provinsi DIY 2. Unit Kearsipan kabupaten
Surat Permintaan Persetujuan Usul Musnah. KOP
No. Lamp. Hal
: 045/ : 1 eks : Permintaan Persetujuan Pemusnahan Arsip
……………, ….……
Kepada Yth. Gubernur Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Di Yogyakarta
Berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 38 Tahun 2007 Tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antar Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/kota; dan Peraturan Bupati Bantul Nomor 25 Tahun 2008 Tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul, maka dengan ini kami mengajukan usul pemusnahan arsip keuangan sebagaimana yang tercantum dalam Daftar Arsip Usul Musnah terlampir.
19
20
Keputusan Bupati Bantul tentang Pemusnahan Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul.
6. Terbit Surat Keputusan Pemusnahan Setelah mendapatkan persetujuan Gubernur, maka diterbitkan Surat Keputusan Pemusnahan oleh Bupati. Mengingat
Contoh : SURAT KEPUTUSAN PEMUSNAHAN ARSIP
BUPATI BANTUL KEPUTUSAN BUPATI BANTUL NOMOR ….. TAHUN ........... TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEUANGAN .............. (diisi nama instansi) KABUPATEN BANTUL
Menimbang
BUPATI BANTUL : a. bahwa sebagai tindak lanjut dari Peraturan Bupati Nomor: 25 Tahun 2009 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul; b. bahwa sebagai tindak lanjut dari Persetujuan Pemusnahan dari Gubernur DIY Nomor :.......Tahun.....; arsip yang sudah habis retensinya dan nasib-akhirnya ditentukan musnah perlu segera dimusnahkan; c. bahwa atas dasar pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a. dan b. perlu menetapkan
: 1. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan; 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip; 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota; 4. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembagalembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan; 5. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 1A Tahun 2003 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan; 6. Keputusan Bupati Bantul Nomor 342 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul; 7. Peraturan Bupati Bantul Nomor 68 Tahun 2007 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemrintah Kabupaten Bantul; 8. Peraturan Bupati Bantul Nomor 25 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul;
22 21
MEMUTUSKAN: Menetapkan PERTAMA
KEDUA
KETIGA
7. Membuat Berita Acara
: : Pemusnahan Arsip Keuangan ………….. (diisi nama Instansi) Kabupaten Bantul, sesuai dengan Daftar Arsip Musnah sebagaimana tersebut dalam Lampiran Keputusan ini. : Untuk melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana tersebut Diktum PERTAMA di atas, ditugaskan kepada Tim Pemusnahan Arsip Pemerintah Kabupaten Bantul dengan cara peleburan secara kimiawi dan berpedoman pada peraturan perundang-undangan yang berlaku. : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Bantul pada tanggal ............................
Berdasarkan Surat Keputusan Pemusnahan Arsip, selanjutnya membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip rangkap 2, lembar pertama (Lembar I) untuk Unit Pengolah (Instansi), dan Lembar kedua (Lembar II) untuk Lembaga Kearsipan Kabupaten. Contoh Berita Acara Pemusnahan Arsip: KOP
BERITA ACARA Nomor .............. TENTANG PEMUSNAHAHAN ARSIP Pada hari ini Rabu tanggal dua belas bulan Mei tahun dua ribu dua belas yang bertanda tangan di bawah ini :
BUPATI BANTUL 1. Nama : NIP : Jabatan : Unit kerja : Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA;
............................... Salinan Keputusan ini disampaikan kepada Yth. : 1. Gubernur Provinsi DIY 2. Pimpinan DPRD Kabupaten Bantul 3. Kepala Inspektorat Kabupaten Bantul 4. Kepala Dinas/Instansi....... 5. Unit Kearsipan Kabupaten Bantul Untuk diketahui dan atau dipergunakan seperlunya.
2. Nama : Pekerjaan : Jabatan : Alamat : Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA;
23
24
berdasarkan Surat Persetujuan Gubernur Nomor......tanggal......dan Keputusan Bupati Bantul Nomor....... tanggal......., telah melakukan Pemusnahan Arsip Keuangan ......... (diisi nama Instansi) sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip Musnah terlampir, dengan cara dilebur secara kimiawi.
rekanan: KOP
SURAT PERJANJIAN Nomor :
Bantul, ………………… PIHAK PERTAMA
PIHAK KEDUA
Contoh Surat Perjanjian Pemusnahan Arsip yang dilaksanakan oleh
TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEUANGAN Pada hari ini ………. tanggal ……… bulan ………. Tahun ………. kami yang bertandatangan dibawah ini : ( NIP.
)
( NIP.
) 1. Nama : ……………………. NIP : ……………………. Jabatan : ……………………. Instansi : ................................. Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA;
SAKSI SAKSI
Bidang Hukum
( NIP.
Bidang Pengawasan
)
( NIP.
2. Nama : ................................ Pekerjaan : ................................ Jabatan : ................................ Alamat : ................................ Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA;
)
berdasarkan kesepakatan bersama antara PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah mengikat perjanjian sebagai berikut :
8. Memusnahkan Arsip Yaitu memusnahkan arsip secara kimiawi dan disaksikan oleh Tim Pemusnahan. Apabila dalam memusnahkan arsip melibatkan pihak lain, dibuatkan surat perjanjian.
Pasal 1 26 25
Sesuai Keputusan ……….(sesuai SK) Nomor ………….. tentang Pemusnahan Arsip …………………….(nama instansi), PIHAK PERTAMA mengijinkan kepada PIHAK KEDUA untuk melaksanakan pemusnahan arsip keuangan ……………(nama Instansi) yang telah mendapatkan ijin pemusnahan dari Gubernur DIY Nomor…….dan Keputusan Bupati Nomor……. Pasal 2 PIHAK KEDUA bersedia menanggung beban biaya pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 Pasal 3 PIHAK KEDUA tidak berwenang atas kandungan informasi dalam arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 1, dan bersedia menjaga keamanan serta kerahasiaan informasi baik sebagian maupun keseluruhan. Pasal 4 PIHAK KEDUA melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 secara total sehingga tidak dikenal lagi baik isi maupun bentuknya dengan cara dilebur secara kimiawi. Pasal 5 PIHAK KEDUA bersedia dituntut dimuka pengadilan dan bersedia menanggung kerugian yang dikeluarkan oleh PIHAK PERTAMA sebagai akibat tidak terpenuhinya ketentuan sebagaimana tertuang dalam pasal-pasal perjanjian ini oleh PIHAK KEDUA baik disengaja maupun tidak disengaja sehingga PIHAK PERTAMA merasa dirugikan, sesuai dengan pasal 11 ayat (1) dan ayat (2) Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Pokok-Pokok Kearsipan.
(1) Surat perjanjian ini telah dimengerti/dipahami maksud dan tujuan serta isinya oleh kedua pihak . (2) Surat perjanjian dibuat rangkap 3 (tiga) dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari, tanggal, bulan, dan tahun sebagaimana tersebut di atas, lembar kesatu dan kedua ditempel materai masing-masing ……(……Rupiah)yang mempunyai kekuatan hukum yang sama PIHAK KEDUA
PIHAK PERTAMA
(Rekanan Pemusnah)
(Ketua Panitia)
SAKSI-SAKSI 1. Nama : NIP : Jabatan : Inspektur Instansi : Inspektorat Kabupaten Tandatangan : 2. Nama NIP Jabatan Instansi Tandatangan
: : : Kepala : Bagian Hukum Setda Kabupaten Bantul :
3. Nama NIP Jabatan Instansi Tandatangan
: : : Kepala : Kantor Arsip Kabupaten Bantul :
Pasal 6 27
28
Contoh Daftar Arsip Usul Musnah:
B. Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Kabupaten Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Kabupaten meliputi arsip yang
DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH Instansi : Alamat : Telepon :
retensinya 5 tahun sampai 9 tahun dan arsip yang retensinya 10 tahun ke atas. Teknis pelaksanaannya sebagai berikut : Nomor 1
1. Pemusnahan Arsip Retensi 5 tahun sampai 9 tahun
Seri (Uraian Berkas ) 2
Tahun 3
Jumlah Keterangan 4 5
a. Memeriksa arsip Yaitu menyeleksi arsip yang retensinya 5 tahun sampai 9 tahun. Selain menyeleksi juga memeriksa kebenaran isinya dan kelengkapan informasinya. Apabila dalam pemeriksaan tersebut sudah dapat dipastikan bahwa arsipnya telah habis retensinya dan nasib-akhirnya musnah serta tidak terkait dengan arsip lain, Bantul,…………………… Kepala Unit Kearsipan Kabupaten
selanjutnya dibuat daftar. b. Mendaftar Arsip Yaitu mencatat arsip dalam formulir Daftar Arsip Usul Musnah.
(……………….)
Keterangan : 1. Nomor 2. Seri 3. Tahun 4. Jumlah 5. Keterangan
29
: Diisi nomor urut arsip : Diisi nama seri atau isi berkas : Diisi tahun penciptaan arsip : Diisi jumlah arsip : Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/tembusan/fotocopy)
30
Kabupaten Bantul, dengan ini kami mohon persetujuan pemusnahan
c. Permohonan Persetujuan Gubernur Membuat Surat Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip kepada
arsip sebagaimana Daftar Arsip Usul Musnah terlampir.
Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta dengan dilampiri Daftar Arsip Usul Musnah.
Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Contoh : Surat Permohonan Persetujuan Usul Musnah:
a.n. Bupati Sekretaris Daerah
KOP SETDA
Nomor
: 045/
Tanggal.....
Lamp.
: 1 Eks
Hal
: Permintaan persetujuan
.......................................
Pemusnahan Arsip
Kepada
NIP.
Yth. Gubernur
Tembusan : 1. Lembaga Kearsipan Provinsi DIY 2. Unit Kearsipan Kabupaten
Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta
d. Terbit Surat Keputusan Pemusnahan
di Yogyakarta
Setelah mendapatkan Persetujuan Gubernur, maka diterbitkan Surat Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor: 38 Tahun 2007
Keputusan Pemusnahan Arsip oleh Bupati.
tentang Kewenangan Urusan pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah
Daerah
Provinsi,
dan
Pemerintah
Daerah
Kabupaten/Kota; dan Peraturan Bupati Bantul Nomor 25 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Pemerintah
31
32
2.
Contoh Surat Keputusan Pemusnahan Arsip
BUPATI BANTUL KEPUTUSAN BUPATI BANTUL NOMOR .............. TAHUN ............... TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEUANGAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL BUPATI BANTUL Menimbang
:
a.
bahwa sebagai tindak lanjut dari Peraturan Bupati Nomor : 25 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul; b. bahwa sebagai tindak lanjut dari Persetujuan Pemusnahan dari Gubernur DIY Nomor :........; c. bahwa atas dasar pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a. dan b. perlu menetapkan Keputusan Bupati Bantul tentang Pemusnahan Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul.
Mengingat
:
1. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan;
33
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip; 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota; 4. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembagalembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan; 5. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembagalembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan; 6. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 1A Tahun 2003 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan; 7. Keputusan Bupati Bantul Nomor 342 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul; 8. Peraturan Bupati Bantul Nomor 68 Tahun 2007 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemrintah Kabupaten Bantul; 9. Peraturan Bupati Bantul Nomor 25 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul ; MEMUTUSKAN 34
Menetapkan
:
Contoh Berita Acara Pemusnahan Arsip:
PERTAMA
: Pemusnahan Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah
KOP
Kabupaten Bantul, sesuai dengan Daftar Arsip Musnah sebagaimana tersebut dalam Lampiran Keputusan ini. KEDUA
KETIGA
: Untuk melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana tersebut Diktum PERTAMA di atas, ditugaskan kepada Tim Pemusnahan Arsip Pemerintah Kabupaten Bantul dengan cara peleburan secara kimiawi dan berpedoman pada peraturan perundang-undangan yang berlaku. : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Bantul pada tanggal ............................ BUPATI BANTUL
BERITA ACARA Nomor ....................... TENTANG PEMUSNAHAHAN ARSIP KEUANGAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL Pada hari ini ………. Tanggal …… Bulan ………. Tahun ………. yang bertandatangan dibawah ini berdasar Surat Persetujuan Gubernur Nomor.............. Tanggal................... dan Keputusan Bupati Bantul Nomor........Tanggal.............telah melakukan Pemusnahan Arsip Keuangan Pemerintah Kabupaten Bantul sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip Musnah terlampir, dengan cara dilebur secara kimiawi.
............................... Salinan Keputusan ini disampaikan kepada Yth. : 1. Gubernur Provinsi DIY; 2. Pimpinan DPRD Kabupaten Bantul; 3. Kepala Inspektorat Kabupaten Bantul; 4. Kepala Dinas/Instansi....................; 5. Unit Kearsipan kabupaten Bantul.. Untuk diketahui dan atau dipergunakan seperlunya.
Kepala Unit Kearsipan Kabupaten Selaku Sekretaris Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Bantul
Bantul, ………… a.n. Bupati Sekretaris Daerah Selaku Ketua Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Bantul
e. Membuat Berita Acara Yaitu membuat Berita Acara rangkap 2, lembar pertama untuk Unit ( NIP.
Pengolah dan Lembar kedua untuk Unit Kearsipan. 35
)
( NIP.
) 36
Contoh Surat Perjanjian : SAKSI SAKSI
Bidang Hukum
(
)
KOP SETDA
Bidang Pengawasan
(
SURAT PERJANJIAN Nomor : TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEUANGAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL
)
Pada hari ini ………. Tanggal ……… bulan ………. Tahun ………. Kami yang bertandatangan dibawah ini :
f. Memusnahkan Arsip Yaitu memusnahkan arsip secara kimiawi dan disaksikan oleh Tim Penyusutan. Apabila dalam memusnahkan arsip melibatkan pihak lain, dibuatkan surat perjanjian
1. Nama : ............................ NIP : ............................. Jabatan : ............................. Unit Kerja : ............................. Alamat : ............................. Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA; 2. Nama : ............................. Pekerjaan : ............................. Jabatan : ............................. Alamat : ............................. Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA; berdasarkan kesepakatan bersama antara PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah mengikat perjanjian sebagai berikut : Pasal 1 Sesuai Keputusan ……….( sesuai SK ) Nomor ………….. tentang Pemusnahan Arsip (nama instansi), PIHAK PERTAMA mengijinkan kepada PIHAK KEDUA untuk melaksanakan pemusnahan arsip keuangan(nama instansi ) yang telah
37
38
mendapatkan ijin pemusnahan dari Gubernur Nomor……..dan Keputusan Bupati Nomor……... Pasal 2 PIHAK KEDUA bersedia menanggung beban pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1
DIY
sebagaimana tersebut di atas, lembar kesatu dan kedua ditempel materai masing-masing Rp. .....……. (…..............….rupiah) yang mempunyai kekuatan hukum yang sama.
biaya PIHAK KEDUA
Pasal 3 PIHAK KEDUA tidak berwenang atas kandungan informasi dalam arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 1, dan bersedia menjaga keamanan serta kerahasiaan informasi baik sebagian maupun keseluruhan. Pasal 4 PIHAK KEDUA melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 secara total sehingga tidak dikenal lagi baik isi maupun bentuknya dengan cara dilebur. Pasal 5 PIHAK KEDUA bersedia dituntut dimuka pengadilan dan bersedia menanggung kerugian yang dikeluarkan oleh PIHAK PERTAMA sebagai akibat tidak terpenuhinya ketentuan sebagaimana tertuang dalam pasal-pasal perjanjian ini oleh PIHAK KEDUA baik disengaja maupun tidak disengaja sehingga PIHAK PERTAMA merasa dirugikan, sesuai dengan pasal 11 ayat (1) dan ayat (2) Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Pokok-Pokok kearsipan. Pasal 6 (1) Surat Perjanjian ini telah dimengerti/dipahami maksud dan tujuan serta isinya oleh kedua belah pihak. (2) Surat perjanjian dibuat rangkap 3 (tiga) dan diotandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari, tanggal, bulan dan tahun 39
(Rekanan Pemusnah)
PIHAK PERTAMA a.n. Bupati Sekretaris Daerah Selaku Ketua Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Bantul
(Rekanan Pemusnah)
SAKSI-SAKSI 1. Nama : NIP : Jabatan : Inspektur Instansi : Inspektur Kabupaten Tanda Tangan : 2. Nama : NIP : Jabatan : Kepala Instansi : Bagian Hukum Setda Kabupaten Bantul Tanda Tangan : 3. Nama : NIP : Jabatan : Kepala Instansi : Kantor Arsip Kabupaten Bantul Tanda Tangan :
40
Bantul, …………..
2. Pemusnahan Arsip Yang Retensinya 10 tahun Atau Lebih
Kepala Unit Kearsipan Kabupaten Bantul
2.1 Memeriksa arsip Yaitu menyeleksi arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih. Selain menyeleksi juga memeriksa kebenaran isinya dan kelengkapan informasinya. Apabila dalam pemeriksaan tersebut sudah dapat
(
dipastikan bahwa arsipnya telah habis retensinya dan nasibakhirnya musnah serta tidak terkait dengan arsip lain selanjutnya didaftar.
2.2 Mendaftar Arsip Yaitu mencatat arsip dalam formulir Daftar Arsip Usul Musnah. Contoh Daftar Arsip Usul Musnah:
No. 1
Kode 2
: Series/ Uraian masalah 3
Cara pengisian Daftar Arsip yang dipindahkan : Nomor : Diisi nomor urut arsip Kode : Diisi kode nomor arsip Series/Jenis Arsip : Diisi series arsip atau isi berkas Tahun : Diisi tahun penciptaan arsip Volume : Diisi jumlah arsip Keterangan : Diisi hal-hal yang perlu dikemukakan tentang arsip tersebut.
2.3 Membentuk Tim Penilai Arsip untuk menilai kembali kemungkinan masih dimilikinya nilai guna arsip, baik untuk kepentingan
DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH Instansi
1. 2. 3. 4. 5. 6.
)
organisasi secara keseluruhan atau kepentingan nasional. Jumlah Tahun 4
Boks, foder, karung 5
2.4 Mencatat Dalam Daftar Pertelaan Arsip (DPA)
Keterangan
Hasil penilaian tersebut dicatat dalam Daftar Pertelaan Arsip (DPA) 6
sehingga menghasilkan : 2.4.1
DPA arsip bernilaiguna permanen yang masih operasional tetap dikelola oleh Unit Kearsipan Kabupaten
2.4.2
DPA arsip bernilaiguna permanen yang sudah tidak operasional untuk kepentingan Kabupaten tetapi lebih luas
41
42
untuk kepentingan Provinsi maka diserahkan ke Kantor
Contoh Surat Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip :
Arsip Propisnsi DIY sebagai arsip statis. 2.4.3
DPA arsip yang diusulkan musnah, untuk dimusnahkan
KOP
sesuai ketentuan hukum yang berlaku. 2.5 Memintakan pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) dan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Dari hasil penilaian arsip yang dituangkan dalam Daftar Pertelaan
Nomor: Sifat : Penting Lamp. : Hal : Permohonan persetujuan pemusnahan arsip
…………………….
Kepada Yth. Bupati Bantul di Bantul
Arsip Usul Musnah dimintakan pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan dan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia melalui Gubernur.
2.6 Penetapan Keputusan Pemusnahan.
Berdasarkan pertimbangan dari Ketua BPK ( Badan Pemeriksa Keuangan) Nomor : ............................ dan Surat Persetujuan Kepala ANRI Nomor : ................ , dengan ini kami mohon penetapan pemusnahan arsip sebagaimana Daftar Arsip Musnah terlampir. Atas persetujuan penetapan kami ucapkan terima kasih.
Setelah terbit surat persetujuan pemusnahan dari Kepala Arsip Nasional
Republik
Indonesia
selanjutnya
menyusun
Surat
Kepala Unit Kearsipan Kabupaten
Keputusan Bupati tentang Pemusnahan Arsip Keuangan dengan dasar surat pertimbangan dari Ketua BPK dan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia serta surat dari Gubernur.
.......................................
43
44
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip; 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota; 4. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembagalembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan; 5. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 1A Tahun 2003 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan; 6. Keputusan Bupati Bantul Nomor 342 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul; 7. Peraturan Bupati Bantul Nomor 68 Tahun 2007 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemrintah Kabupaten Bantul; 8. Peraturan Bupati Bantul Nomor 25 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul;
CONTOH SURAT KEPUTUSAN PEMUSNAHAN ARSIP:
KEPUTUSAN BUPATI BANTUL NOMOR ……… TAHUN ……… TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEUANGAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL BUPATI BANTUL Menimbang
Mengingat
:
:
a. bahwa sebagai tindak lanjut dari Peraturan Bupati nomor 25 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul; b. bahwa sebagai tindak lanjut Persetujuan Pemusnahan dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: … tanggal….., Hal…. c. bahwa atas pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a. dan b. perlu menetapkan Keputusan Bupati Bantul tentang Pemusnahan Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul.
Memperhatikan :
1. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan;
45
1. Surat Persetujuan Kepala Asrsip Nasional Nomor............. Tanggal............. Hal …………… 2. Surat Pertimbangan Kepala Badan Keuangan Nomor ……….. Tanggal …………. Hal…………………
46
Contoh Berita Acara Pemusnahan Arsip: MEMUTUSKAN: Menetapkan PERTAMA
KEDUA
KETIGA
KOP SETDA
: : Pemusnahan Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul, sesuai dengan Daftar Arsip Musnah sebagaimana tersebut dalam Lampiran Keputusan ini. : Untuk melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana tersebut Diktum PERTAMA di atas, ditugaskan kepada Tim Pemusnahan Arsip Pemerintah Kabupaten Bantul dengan cara peleburan secara kimiawi dan berpedoman pada peraturan perundang-undangan yang berlaku. : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Bantul pada tanggal ............................ BUPATI BANTUL
BERITA ACARA Nomor : ................. TENTANG PEMUSNAHAHAN ARSIP KEUANGAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL Pada hari ini ………. tanggal ……… bulan ………. tahun ……….yang bertanda tangan di bawah ini, berdasar surat Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor..... tanggal.............dan Keputusan Bupati Bantul Nomor........... tanggal........., telah melakukan Pemusnahan Arsip Keuangan Pemerintah Kabupaten Bantul sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip Musnah terlampir, dengan cara dilebur secara kimiawi. Bantul, ………………… A.n Bupati Bantul Kepala Kantor Arsip Sekretaris Daerah Kabupaten Bantul Selaku Selaku Ketua Tim Penyusutan Arsip Sekretaris Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Bantul Pemerintah Kabupaten Bantul
............................... Salinan Keputusan ini disampaikan kepada: 1. Gubernur Provinsi DIY; 2. Pimpinan DPRD Kabupaten Bantul; 3. Kepala Inspektor Kabupaten Bantul; 4. Kepala Unit Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul Untuk diketahui dan atau dipergunakan seperlunya. 2.7 Membuat Berita Acara
(Nama Jelas.................... ) NIP
47
( .................................. ) NIP
48
Bidang Hukum
2. NAMA : ……………………… Pekerjaan : ……………………… Jabatan : ………………………. Alamat : ……………………… Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA;
Bidang Pengawasan
( ...................................... ) NIP
( ................................... ) NIP
berdasarkan kesepakatan bersama antara PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah mengikat perjanjian sebagai berikut :
2.8 Memusnahkan Yaitu memusnahkan arsip secara kimiawi dan disaksikan oleh Tim Pemusnahan. Apabila
dalam memusnahkan arsip melibatkan
pihak lain, dibuatkan surat perjanjian. Contoh Surat Perjanjian Pemusnahan Arsip:
Pasal 1 Sesuai Keputusan …........................ (sesuai SK) Nomor ………. Tanggal ........, PIHAK PERTAMA mengijinkan kepada PIHAK KEDUA untuk melaksanakan pemusnahan arsip keuangan Pemerintah Kabupaten Bantul yang telah dilakukan penilaian terhadap nilai guna informasinya sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku. Pasal 2 PIHAK KEDUA bersedia menanggung beban pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1
KOP SETDA SURAT PERJANJIAN Nomor : .........
biaya
Pasal 3 PIHAK KEDUA tidak berwenang atas kandungan informasi dalam arsip sebagaimana yang dimaksud dalam pasal 1, dan bersedia menjaga kerahasiaan informasi yang terkandung dalam arsip baik sebagian maupun secara keseluruhan.
TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEUANGAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL Pada hari ini ………. tanggal ……… bulan ………. tahun ………. kami yang bertandatangan dibawah ini : 1. NAMA : ……………………….. NIP : ……………………….. Jabatan : ……………………….. Unit Kerja : ……………………….. Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA; 49
Pasal 4 PIHAK KEDUA melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 secara total sehingga tidak dikenal lagi baik isi maupun bentuknya dengan cara dilebur secara kimiawi.
50
Pasal 5 PIHAK KEDUA bersedia dituntut dimuka pengadilan oleh PIHAK PERTAMA dan bersedia menanggung kerugian yang dikeluarkan oleh PIHAK PERTAMA sebagai akibat tidak terpenuhinya ketentuan sebagaimana tertuang dalam pasal-pasal perjanjian ini oleh PIHAK KEDUA baik disengaja maupun tidak disengaja sehingga PIHAK PERTAMA merasa dirugikan, sesuai dengan pasal 11 ayat (1) dan ayat (2) Undang –Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok-pokok Kearsipan. Pasal 6 (1) Surat Perjanjian ini telah dimengerti/dipahami maksud dan tujuan serta isinya oleh kedua belah pihak. (2) Surat Perjanjian dibuat rangkap 3 (tiga) dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari, tanggal, bulan dan tahun sebagaimana tersebut di atas, lembar kesatu dan kedua ditempel materai masing-masing ........... (…..... rupiah) yang mempunyai kekuatan hukum yang sama. PIHAK KEDUA,
PIHAK PERTAMA, a.n. Bupati Sekretaris Daerah Selaku Ketua Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Bantul
SAKSI-SAKSI 1. Nama NIP Jabatan Instansi Tandatangan
: : : Inspektur : Inspektur Kabupaten :
2. Nama NIP Jabatan Instansi
: : : Kepala : Bagian Hukum Setda Kabupaten Bantul Tandatangan :
3. Nama NIP Jabatan Instansi Tandatangan
: : : Kepala : Kantor Arsip kabupaten Bantul :
MATERAI
(Rekanan Pemusnah)
(Ketua Panitia)
51
52
Contoh Daftar Arsip Statis yang akan diserahkan:
III. PENYERAHAN ARSIP Penyerahan
arsip
dilakukan
terhadap
arsip
statis
yang
berskala
Provinsi/Nasional. Arsip Statis tersebut diserahkan ke Lembaga Kearsipan Provinsi oleh Unit
DAFTAR ARSIP STATIS YANG AKAN DISERAHKAN Instansi Alamat Telepon
: : :
Kearsipan Kabupaten. Arsip yang berskala Kabupaten disimpan di Unit Kearsipan Kabupaten. Teknis penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan Provinsi sebagai berikut :
Nomor 1
Seri (Uraian Berkas ) 2
Tahun Jumlah Keterangan 3
4
5
1. Memeriksa Arsip Yaitu menyeleksi arsip yang nasib akhirnya dalam Jadwal Retensi Arsip dinyatakan sebagai arsip permanen. 2. Menilai Arsip Yaitu proses kegiatan evaluasi arsip dari aspek substansi informasi,
Bantul,……………………
fungsi dan karakteristik fisik serta menentukan menganalisa/ mengkaji
Kepala Kantor Arsip
kembali apakah arsip-arsip tersebut benar-benar dinyatakan telah tidak operasional namun masih memiliki nilai guna bagi kepentingan (……………….) NIP.
pertanggungjawaban nasional. 3. Mengelompokkan arsip Yaitu kegiatan mengelompokkan arsip yang telah diteliti berdasarkan jenis/series arsip. 4. Mendaftar Arsip Mencatat arsip hasil seleksi ke dalam formulir Daftar Arsip yang diserahkan. 53
Keterangan : 1.Nomor 2.Seri 3.Tahun 4.Jumlah 5.Keterangan
: Diisi nomor urut arsip : Diisi nama seri atau isi berkas : Diisi tahun yang tercantum dalam arsip : Diisi jumlah arsip : Diisi tingkat perkembangan arsip (Asli/ Tembusan / Foto copy dan keterangan lain yang diperlukan misal tulisan Jawa, Inggris, dll.) 54
5. Menata Arsip Setelah dibuatkan Daftar Arsip kegiatan selanjutnya adalah menata
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Pemerintah Kabupaten Bantul yang selanjutnya disebut Pihak Yang Menyerahkan;
arsip yaitu memasukkan arsip beserta foldernya kedalam boks arsip dan memberi label sesuai dengan isi boks. Sebelum folder dimasukkan, terlebih dahulu dicantumkan nomor urut pada folder di sudut kiri atas sesuai daftar arsip.
NAMA : .............................. NIP : .............................. Jabatan : Kepala Lembaga Kearsipan Provinsi DIY Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Pemerintah Provinsi DIY yang selanjutnya disebut sebagai Pihak Yang Menerima;
6. Membuat Berita Acara Penyerahan Apabila arsip selesai ditata dan siap untuk diserahkan maka dibuatkan Berita Acara Penyerahan. Berita Acara Penyerahan dibuat rangkap 2
menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip statis seperti tercantum dalam Daftar Arsip untuk disimpan di Lembaga Kearsipan Provinsi DIY.
(dua) dan ditandatangani oleh Pemerintah Kabupaten Bantul dan Pemerintah Provinsi DIY.
Pihak Yang Menerima
Yang Yang Menyerahkan
( NIP
( NIP
Contoh Berita Acara Penyerahan Arsip Statis: KOP BERITA ACARA Nomor ......... TENTANG PENYERAHAN ARSIP STATIS
)
)
Menyaksikan :
Pada hari ini ………. Tanggal ……… Bulan ………. Tahun………. , kami yang bertandatangan di bawah ini : NAMA : ........................... NIP : ........................... Jabatan : Kepala Unit Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul
55
a.n. Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Asisten Administrasi
…………………….. NIP
a.n. Bupati u.b. Sekretaris Daerah Asisten Administrasi
……………………… NIP
56
7. Melaksanakan Penyerahan Yaitu menyerahkan arsip statis ke Pemerintah Provinsi disertai dengan Berita
DIY yang
Acara Penyerahan dan Daftar Arsip yang
diserahkan setelah terlebih dahulu dikonsultasikan dengan Lembaga Kearsipan Provinsi . Berita Acara dan Daftar Arsip yang diserahkan dibuat rangkap 2 (dua). Lembar I (Pertama) untuk Pemerintah Kabupaten Bantul. Lembar II (kedua) untuk Pemerintah Provinsi DIY.
57
