Budapesti Módszertani Szociális Központ és Intézményei
Telefonhasználati szabályzat
Jóváhagyta: Pelle József igazgató
Hatályos: az aláírás napjától. Érvényes visszavonásig.
1. A szabályzat célja, hatálya A Budapesti Módszertani Szociális Központ és Intézményei (továbbiakban: Intézmény) részére a Telefonhasználat szabályozását (továbbiakban: szabályzat) az alábbiak szerint határozom meg: A szabályzat célja, hogy az Intézmény dolgozói körében szabályozza a vezetékes és mobil telefonok használatára jogosultak körét, módját, illetve meghatározza az ezen eszközöket használó személyek jogait és kötelezettségeit. A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed az Intézmény tulajdonában, használatában lévő vezetékes és mobiltelefonokra, valamint SIM-kártyákra. A szabályzat személyi hatálya kiterjed az Intézmény bármilyen jogviszonyban foglalkoztatott minden munkatársára. Az Intézmény a munkavégzés hatékonyságának növelése érdekében és a folyamatos elérhetőség biztosítása céljából a költségtakarékosság elvére figyelemmel - mobiltelefon-készülék használatát biztosítja azon munkatársak részére, akiknek munkaköri kötelezettségeinek ellátásához a folyamatos elérhetőségük szükséges, - telephelyenként a telephelyek közötti kapcsolattartásra – négyjegyű hívószámmal ellátott kedvezményes díjazású kapcsolattartásra alkalmas – vezetékes készülékek használatát biztosítja, - telephelyen belüli belső kommunikációra alkalmas vezetékes telefonhálózatot üzemeltet. A költségtakarékosság érdekében a telefonhívásoknál törekedni kell arra, hogy telefonon keresztül történő megbeszéléseket a lehető legrövidebben kell elintézni.
2. Vezetékes telefon használatának rendje Az Intézmény vezetékes telefon szolgáltatója: Magyar Telekom Nyrt. 2.1 A személyi kód A vezetékes telefonon történő belföldi (helyi-, távolsági) kommunikációhoz az Intézmény minden közalkalmazottja személyre szóló titkos kódot (továbbiakban: személyi kód) kap, amit az egyes beszélgetések kezdeményezésekor használni kell. A személyi kódot a műszaki és gazdasági ellátó csoport vezetője biztosítja az egyes szervezeti egységek vezetőinek kérése alapján. A személyi kódot a szervezeti egység vezetője adja ki a használatára jogosult dolgozó részére névre szólóan. A kód tulajdonosa a személyi kódot más személy tudomására nem hozhatja! Kilépő dolgozó esetében a szervezeti egység vezetője köteles kérni a személyi kód kivezetését.
2
A személyi kód illetéktelen személy által történő használata miatt keletkezett többletköltséget a kód tulajdonosa köteles megtéríteni, amennyiben a gondatlansága igazolódik. Abban az esetben, ha a kód tulajdonosa vétlen az illetéktelen használatában, úgy a többletköltség megtérítésére nem kötelezhető. Ebben az esetben a személyi kódot illetéktelenül használó köteles a többletköltséget megtéríteni. A gondatlanság vagy vétlenség megítélése egyedi elbírálás függvénye. Az elbírálás az Igazgató hatáskörébe tartozik. 2.2 Hívások kezdeményezése A vezetékes készülékek használata csak a személyi kódok alkalmazásával lehetséges. Telephelyek közötti kommunikáció esetén kötelező a négyjegyű hívószámok alkalmazása, melyek listáját az 1. számú melléklet tartalmazza. Vezetékes telefonkészülékekről az Intézmény munkatársai csak belföldi telefonszolgáltatást vehetnek igénybe. Külföldi telefonhívást térítésmentesen az Igazgató, az igazgatóhelyettesek, a módszertani csoport vezetője, valamint az erre eseti engedéllyel (2. számú melléklet) rendelkező munkatárs kezdeményezhet. Városi, távolsági hívás: 0 * személyi kód 9
hívni kívánt telefonszám
Telephelyek közötti hívás: 0 * személyi kód 802 hívni kívánt négyjegyű telefonszám Telephelyen belüli hívás: háromjegyű hívószám. 2.3 A kezdeményezett hívások elszámolása Az Intézménynek jelenleg nincs lehetősége a hivatalos és a magáncélú beszélgetések elkülönítésére. Ezért a hivatalos, valamint a magáncélú beszélgetések elkülönítése érdekében a személyi kódokkal kezdeményezett hívások listáját telephelyenként összegyűjtve a tárgyhónapot követő hónap 15. napjáig a Pénzügyi és számviteli csoport elkészíti, és elektronikusan megküldi a szervezeti egység vezetőinek. A híváslista kódra nevesítve dátum szerint tartalmazza a telefonhívások nettó összegét. A szervezeti egység vezetőinek feladata, hogy az elektronikus listák kinyomtatásra és a dolgozókhoz eljuttatásra kerüljenek. A híváslisták bizalmas kezeléséért a szervezeti egység vezetői felelősek. A dolgozók a híváslista átvételét követően kötelesek bejelölni a magáncéllal kezdeményezett hívásokat, azok forint értékét összesíteni és aláírva a szervezeti egység vezetőjének, majd a Pénzügyi és számviteli csoport részére eljuttatni minden hónap 25ig. A dolgozók felelősek a magáncélú hívások maradéktalan bejelöléséért, a szervezeti egység vezetői pedig a határidőben történő továbbküldésért. A magáncélú telefonhasználat költségéről a Pénzügyi és számviteli csoport számlázással megbízott dolgozója a visszaküldést követő hónap 5-ig kiállítja a számlát. 3
A magáncélú telefonhasználat költségét a kiállított számla alapján - a számlán megjelölt határidőig - kell a központi pénztárba befizetni. Amennyiben a megtérítésre kerülő telefonköltség nem éri el az 1000.- Ft-ot, úgy a számlázásra abban a hónapban kerül sor először, amikor a fizetési kötelezettség eléri, illetve meghaladja ezt az összeget. A fizetési kötelezettségről analitikus nyilvántartás készül, amely alapját képezi a Pénzügyi és számviteli csoport által kiállított számlának. A Pénzügyi és számviteli csoportvezető feladata annak ellenőrzése, hogy a dolgozók felé a számlázás megtörtént. Amennyiben a dolgozó neki felróható okból nem továbbítja a híváslistát, illetve hiányosan jelöli meg a magáncélú hívásait, az szándékos eltitkolásként értékelhető és fegyelmi vizsgálatot is megalapozhat. Munkaidőben a munkahelyen történő munkavégzés céljából telefonhívást lehetőleg a vezetékes telefonon kell kezdeményezni.
3. Mobiltelefonok használatának rendje Az Intézmény mobil szolgáltatója: Vodafone Magyarország Zrt. 3.1 A mobiltelefon használatára jogosultak köre A mobiltelefon használatára jogosultak körét, valamint a mobiltelefonon felmerült költségből az Intézményt havonta maximálisan terhelő összeg mértékét a 3. számú melléklet tartalmazza. Amennyiben az elszámolható telefonköltségnél több kerül felhasználásra, úgy a többlet a mobilkészüléket használó dolgozót terheli. A kerettúllépésből adódó befizetési kötelezettség elengedését a dolgozó részletes írásos indoklás csatolásával kérheti az Igazgatótól. Az utcai szolgálat esetében a mobil telefont mindig a gépjármű menetlevelén feltüntetett dolgozó veszi át. A mobiltelefon igénybevételére vagy annak cseréjére vonatkozó igényt az Igazgatóhoz kell benyújtani, aki arról mérlegelési jogkörében dönt. A mobiltelefon használatra jogosult személyek a telefonkészüléket és a hozzájuk tartozó egyéb eszközöket (tartozékokat) személyes használatra veszik át, azért teljes anyagi felelősséggel tartoznak. Az átadás-átvételről és a visszavételezésről „átadás-átvételi jegyzőkönyv készül” (4. szám melléklet). Az átadás-átvétel lebonyolításáért a műszaki és gazdasági ellátó csoport vezetője a felelős. Akinek a személyes használatra átvett mobiltelefon készüléke és/vagy SIM kártyája elvész, megsemmisül köteles a pótlás teljes költségét az Intézmény részére megtéríteni. A 30 napot meghaladó távollét esetén (pl.: fizetés nélküli szabadság, szülési szabadság) az Intézmény tulajdonát képező mobiltelefon készüléket le kell adni műszaki és gazdasági ellátó csoport vezetője részére. 4
A mobiltelefonokról és tartozékaikról nyilvántartást vezet a Műszaki és gazdasági ellátó csoport ezzel megbízott dolgozója. 3.2 A kezdeményezett hívások elszámolása A meghatározott költségkeret túllépése esetén a többlet kifizetéséről a Pénzügyi és számviteli csoport számlázással megbízott dolgozója a tárgyhót követően kiállítja a számlát. Az elszámolható telefonköltséget meghaladó összeget a kiállított számla alapján a számlán megjelölt határidőig kell a központi pénztárba befizetni. A mobilkészülékeken lévő mobilinternet szolgáltatás költségeit teljes egészében meg kell téríteni. A mobiltelefonok esetében nem készül részletes híváslista, ezért annak 20%-a vélelmezetten magánhasználat, mely után az adót a hatályos jogszabályok szerint meg kell fizetni az adóhatóság számára. A magán és hivatalos hívások elkülönítésének lehetősége hiányában fenti telefonszámok beszélgetéseit tartalmazó szolgáltatási számlák áfával együtt számított számlaértéke után a jogszabály alapján 20%-ot adóköteles - azaz magáncélú használat miatt felmerült - kiadásnak tekintünk. A vélelmezett 20%-os mértékű magáncélú beszélgetés ellenértékét a telefont használó dolgozóval nem téríttetjük meg. A MÁK felé a KIR3 rendszerbe a Pénzügyi és számviteli csoport által megadott számla értékét a Munkaügyi csoport ezzel megbízott dolgozója rögzíti. A MÁK központilag rendezi az adót, amelyről az Intézmény a könyvelési feladásból értesül, és ez alapján kerül lekönyvelésre. A mobiltelefonok mobilparkolás igénybevételére nem használhatóak. 4. Záró rendelkezések 1. A szabályzat aláírásával lép hatályba. 2. A szabályzat hatálybelépésével minden korábbi, telefonhasználathoz kapcsolódó szabályzat hatályát veszti. 3. Az intézményi telefonkönyv elkészítéséről, és karbantartásáról a műszaki és gazdasági ellátó csoport vezetője gondoskodik. 4. A gazdasági vezetőnek kell gondoskodni, hogy a szabályzatban foglalt előírásokat az érintett munkatársak megismerjék és annak tényét a szabályzat 5. számú mellékletében aláírásukkal igazolják. Budapest, 2014. április ….május 20. Pelle József igazgató Mellékletek: 1. számú melléklet: Négyjegyű hívószámok listája 2. számú melléklet: Eseti engedély nemzetközi telefonhívás kezdeményezésére 3. számú melléklet: Kimutatás a mobiltelefon használatra való jogosultságról 4. számú melléklet: Átadás-átvételi jegyzőkönyv 5. számú melléklet: Megismerési nyilatkozat 5
1. számú melléklet Négyjegyű hívószámok listája Dózsa Gy. út 152. Porta
4659; 4660
Dózsa Gy. út 152. Titkárság
4663
Dózsa Gy út 152. Igazgatási Csop.
2099
Dózsa Gy. út 152. Műsz. és gazd.ell. csop.
4661
Alföldi u. 6 – 8.
4665; 4667
Aszódi út 18.
3401; 3402
Bánya u. 37. 4668
Előd u. 9. Fehér köz 2.
2369
Gyáli út 33 – 35.
7072
Kálvária u. 23.
2433
Kocsis u. 26.
9481
Könyves K. krt. 84.
4670
Kőrakás park 1 – 8.
7079
Orvosi Krízis Szolgálat 7076, 7077
Kőbányai út 22. Külső M. u. 84.
2438
Rákosszeg park 4.
7075
Szabolcs utca 33 – 35.
9258
Táblás u. 31.
4671
Utcai Gondozás gépkocsi
2380
Utcai Gondozók
2396
Váci út 102.
9277
Vaspálya u. 56.
4669 6
2. számú melléklet
Eseti engedély nemzetközi telefonhívás kezdeményezésére Engedélyezem………………………………………….(név) …..…………………………………….. (szervezeti egység) …………………………...……………..(beosztás) részére, hogy a BMSZKI alaptevékenysége ellátása érdekében nemzetközi telefonhívást kezdeményezzen.
Hívni kívánt ország:…………………………. Partner: ……………………………………… Hívás célja: ………………………………….
A hívás költségviselője: a) BMSZKI b) pályázati program …………………….…………..…..(a pályázati program elnevezése)
Budapest, 201……..
……………………….. Igazgató
7
3. számú melléklet KIMUTATÁS a mobiltelefon használatra jogosultságról
Név
Beosztás
Mobiltelefon költségből szervezetünket terhelő összeg Ft/hó
Pelle József
igazgató
10.000.-
Dr. Győri Péter
szakmai igazgatóhelyettes
20.000.-
Szunyogh Valéria
gazdasági vezető
20.000.-
Tóth Zoltán Attila
szolgáltatási igazgatóhelyettes
20.000.-
Dr. Pálvölgyi Gabriella
főorvos
10.000.-
Radics László
rendszergazda
5.000.-
Fehér Boróka
módszertani munkatárs
15.000.-
Kovács József
központi gondnok
15.000.-
Hörl Zsombor
gépjármű és anyaggazdálkodási előadó
20.000.-
Varga Zsolt
gépjárművezető
20.000.-
Szabó Edit
TÁMOP 5.3.1 pályázat
10.000.-
Utcai szolgálat
korlátlan keret
8
4. számú melléklet Budapesti Módszertani Szociális Központ és Intézményei 1134 Budapest, Dózsa György út 152
Átadás-átvételi jegyzőkönyv
Készült: ……………………… hivatalos helyiségében, 201…………………… -én Tárgy: A mobiltelefon átadása-átvétele Jelen vannak: ………………………………… átadó ………………………………….. átvevő A mai napon az Intézmény tulajdonát képező ……………………………………………. típusú,…………..…………….. hívószámú mobiltelefont, valamint a hozzá tartozó tartozékokat, úgy mint …… db SIM kártyát, …… db telefontöltőt, …… db PIN kódot, …… db PUK kódot, …… pár fülhallgatót üzemkész állapotban átadtam, illetve átvettem. Az átadás-átvétel alkalmával (átadó/átvevő) által tett külön nyilatkozat, megállapítás: …………………….................................................................................................................. ……………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………..
Kmf.
………………………………… átadó aláírása
……………………………….. átvevő aláírása
9
5. sz. melléklet MEGISMERÉSI NYILATKOZAT A Budapesti Módszertani Szociális Központ és Intézményei „Telefonhasználati szabályzatában” foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani. Név
Beosztás
Dátum
10
Aláírás
