Budapesti Módszertani Szociális Központ és Intézményei Gazdasági ügyrendje a gazdasági szervezet gazdálkodással összefüggő feladataira
Jóváhagyta: Pelle József igazgató
Hatályos: az aláírás napjától Érvényes visszavonásig
2
A Gazdasági ügyrend (továbbiakban: ügyrend) célja, hogy a Budapesti Módszertani Szociális Központ és Intézményei (továbbiakban: intézmény) részére biztosítsa a folyamatos működés feltételeinek megteremtése érdekében a gazdálkodási feladatok egyértelmű meghatározását, a jogkörök és felelősség elhatárolását. Ennek érdekében az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (továbbiakban: Áht.), az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ávr.), a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban: Szt.), az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I.11.) Korm. rendelet követelményeit teljesítve, valamint az intézmény Szervezeti és Működési Szabályzatát figyelembe véve az intézmény gazdálkodására a következő szabályzatot határozom meg: 1. A szabályzat célja, tartalma A szabályzat célja, hogy a gazdasági szervezeten belül tevékenységi körönként meghatározza a vezetők és beosztottak gazdálkodással összefüggő feladatait, hatáskörét, továbbá a működés rendjét az egyes folyamatok lebonyolításának módját. A szabályzat a következő feladatok ellátásához tartalmaz kötelező előírásokat: - az éves költségvetés tervezéséhez, - az előirányzatokkal való gazdálkodáshoz, - a pénzügyi-számviteli feladatokhoz, - a pénzkezeléshez, - a számviteli nyilvántartások vezetéséhez, - a kötelező adatszolgáltatásokhoz, a beszámolók elkészítéséhez, - a gazdálkodáshoz kapcsolódó statisztikai jelentéshez, - a munkaerő-gazdálkodáshoz, - az intézmény-üzemeltetési, fenntartási, működtetési feltételeinek biztosításához, - a vagyon használatához, hasznosításához. A gazdálkodással szorosan összefüggő egyes tevékenységek részletes előírásait az ügyrend mellett külön szabályzatok rögzítik, melyek a következők: - Számviteli politika, - Számlarend, - Eszközök és források értékelési szabályzata, - Önköltség számítási szabályzat, - Pénzkezelési szabályzat, - Gazdálkodási szabályzat a kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, teljesítés igazolás, érvényesítés és utalványozás rendjéről, - Eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzata, - Felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata, - Közbeszerzési és beszerzés lebonyolításának szabályzata, - Anyag-, eszköz- és készletgazdálkodási szabályzat, - Gépjárművek üzemelési szabályzata, - Kiküldetési szabályzat, - Reprezentációs kiadások szabályzata, - Vezetékes- és mobiltelefonok használatának szabályzata, - Bizonylati rend és album.
3
A szabályzatokat a - jogszabályi változásokat, valamint az intézmény feladatában bekövetkezett változásokat követő 90 napon belül aktualizálni kell, az Igazgató által kijelölt személynek. 2. A gazdasági szervezeti egység felépítése és feladatai A szervezeti egység létszáma: 22 fő A gazdasági szervezeti egység felelős vezetője a gazdasági vezető (igazgatóhelyettes), felelős az intézményben folyó gazdálkodási tevékenységért, az intézmény költségvetési keretek között történő gazdálkodásáért, a költségvetési gazdálkodásra vonatkozó előírások betartásáért, valamint a szociális, a gyermekvédelmi és az egészségügyi szakmai tevékenység tárgyi feltételeinek biztosításáért. Szervezeti felépítése: Gazdasági vezető (igazgatóhelyettes)
Műszaki és gazdasági ellátó csoport - műszaki és gazdasági ellátó csoportvezető - műszaki előadó - központi gondnok - tárgyi eszköz és készletgazdálkodó - készletgazdálkodási ügyintéző - gépjármű- és anyaggazdálkodási előadó - gépjárművezető, műszaki technikus - gépjárművezető - raktáros
Munkaügyi csoport
Pénzügyi és számviteli csoport
- munkaügyi csoportvezető - bér- és munkaügyi ügyintéző I. - bér- és munkaügyi ügyintéző II.
- pénzügyi és számviteli csoportvezető - főkönyvi könyvelő - könyvelő, számviteli ügyintéző - könyvelő - pénzügyi előadó, pályázati elszámoló - pénzügyi előadó - központi pénztáros - általános pénztár ellenőr - általános pénztáros helyettes -
Csoportvezetői értekezlet
4
2.1 Gazdasági vezető (igazgatóhelyettes) jogállása, feladatai és hatásköre A gazdasági vezető (igazgatóhelyettes) feletti munkáltatói jogok gyakorlása a vonatkozó hatályban lévő jogszabályi rendelkezések szerint történik, különös figyelemmel a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvényre, valamint a Budapest Főváros Főpolgármesterének az intézmények Gazdasági vezetői feletti irányítási jogkör gyakorlásának rendjéről szóló mindenkor hatályban lévő intézkedésére. Gazdasági vonatkozású kérdésekben - az Igazgatóval egyeztetve – az intézmény egészére kiterjedően érvényes intézkedéseket tesz. Feladatát az intézmény Igazgatójának közvetlen irányítása alatt végzi. Az intézmény gazdasági helyzetéről, tevékenységét jellemző mutatókról rendszeres beszámolási kötelezettséggel tartozik. 2.1.1 Feladatai - az intézmény gazdasági munkájának megszervezése, és irányítása, ezen belül az ellenőrzés, illetve ezzel kapcsolatos tevékenység megszervezése; - az intézmény telephelyekre lebontott költségvetésének elkészítése, a végrehajtásról időszaki beszámolók készítése; - az intézmény beszerzéseinek, közbeszerzési eljárásainak szervezése és ellenőrzése, a döntések előkészítése; - folyamatos elemzések és értékelések készítése a gazdálkodás eredményeiről; - az érvényes számviteli, pénzügyi jogszabályok, utasítások alapján az intézmény könyvviteli, elszámolási, vagyon-nyilvántartási és bizonylati rendjének kidolgozása, az ehhez kapcsolódó intézményi szabályzatok betartásának ellenőrzésén keresztül az intézmény szabályszerű gazdálkodásának biztosítása; - a vagyonvédelem - intézményvezetők bevonásával történő - megszervezése, biztosítása és ellenőrzése; - az érték- és anyagkönyvelés ellenőrzése; - a bérgazdálkodási feladatok megszervezése és irányítása, a bérgazdálkodásra vonatkozó jogszabályok betartásának ellenőrzése; - Pénzügyi és számviteli csoport munkájának irányítása és ellenőrzése; - Munkaügyi csoport munkájának irányítása és ellenőrzése; - Műszaki és gazdasági ellátó csoport munkájának irányítása és ellenőrzése; - a tevékenységi területét érintő nyilvántartások vezetésével, adatszolgáltatással kapcsolatos teendők ellátása. 2.1.2 Ellenőrzési feladatai Vezetői ellenőrzés - havonta a gazdálkodási keretek és az erre irányuló intézkedések ellenőrzése, - havonta a likviditás ellenőrzése, - külső ellenőrző szervek által előírt feladatok végrehajtásának ellenőrzése, - az intézmény belső ellenőrzési jegyzőkönyveiben a gazdasági szervezetre javasolt vagy előírt feladatok alapján intézkedési terv készítése és végrehajtásának ellenőrzése. Munkafolyamatba épített ellenőrzés - havonta az igazgatói döntések, utasítások, értekezleti határozatok végrehajtásának ellenőrzése,
5
-
hetente a munkamenetek folyamatosságának érdekében a határidők ellenőrzése, naponta az aláírási jogkör gyakorlása során az aláírandó iratok tartalmi és formai ellenőrzése.
2.1.3 Külső kapcsolatokat tart - Budapest Főváros Önkormányzat Főpolgármesteri Hivatal illetékes főosztályaival, a Magyar Államkincstár Budapesti és Pest Megyei Regionális Igazgatóságával (továbbiakban: MÁK), a Nemzeti Adó- és Vámhivatallal (továbbiakban: NAV), a Központi Statisztikai Hivatallal (a továbbiakban KSH) a Nyugdíjbiztosítási és Egészségbiztosítási Pénztár illetékes igazgatóságaival; - szükség szerint más, az intézménnyel gazdálkodási kapcsolatban lévő szervezetekkel. 2.1.4 Felelős - az intézmény gazdasági munkájának megszervezéséért, irányításáért és ellenőrzéséért, a gazdálkodásra vonatkozó jogszabályok betartásáért, a gazdálkodást érintő adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítéséért; - az intézmény költségvetésének elkészítéséért és végrehajtásáért, a beszámolók elkészítéséért; - az intézmény beszerzései és közbeszerzései jogszabályoknak megfelelő lebonyolításáért; - az intézmény könyvviteli, elszámolási, vagyon-nyilvántartási és bizonylati rendjének kidolgozásáért, a gazdálkodás szabályszerűségének biztosításáért; - a vagyonvédelemi tevékenység - intézményvezetők bevonásával történő – megszervezéséért; - a bérgazdálkodási feladatok megszervezéséért, irányításáért és ellenőrzéséért. Tartós távolléte esetén helyettese a Pénzügyi és számviteli csoport vezetője. 2.2. Pénzügyi és számviteli csoport A Pénzügyi és számviteli csoport a gazdasági vezető (igazgatóhelyettes) közvetlen irányításával, ellenőrzésével látja el feladatát. Biztosítja a gazdálkodással, pénzforgalommal kapcsolatos feladatok ellátását, az ehhez kapcsolódó tervezési, nyilvántartási, beszámolási, jelentési kötelezettségek teljesítését. Feladatai - az éves költségvetés szervezeti egységekre lebontott tervezése; - az intézmény, illetve egyes szervezeti egységei előző évi gazdálkodási tevékenységének elemzése és értékelése; - a költségvetési előirányzatok alapjául szolgáló részlettervek (bérgazdálkodási, karbantartási, felújítási, beszerzési stb.) összesítése döntés-előkészítésre és előterjesztésre az Igazgatótanács elé; - az intézmény költségvetési javaslatának elkészítése a felügyeleti szerv által közölt keret- és a költségvetés tervezésére vonatkozó előírások figyelembevételével; - előirányzatok, kötelezettségvállalások, szerződések, nyilvántartása, módosítások átvezetése;
6
- számlázás, számlaellenőrzés; - banki és pénztári pénzforgalom lebonyolítása; - pályázatok pénzügyi kezelése: költségvetés elkészítése, szerződés nyilvántartás, pénzügyi lebonyolítás, elszámolások elkészítése; - pénzforgalomhoz kapcsolódó, illetve nem kapcsolódó tételek számviteli rendszerben rögzítése, szerződés nyilvántartás, pénzügyi lebonyolítás, elszámolások elkészítése; - adósok állományának kezelése: analitika vezetése, adósok minősítése; - adóbevallások: áfa, cégautó adó, rehabilitációs hozzájárulás elkészítése, bevallása; - jelentések, költségvetési beszámoló elkészítése, az állományváltozások könyvelése és egyeztetések lekövetése után; - az intézmény gazdálkodására, ellenőrzésére, ügyvitelére és információrendszerére vonatkozó szabályzatok tervezetének kidolgozása, előkészítése; - az elszámolási helyek nyilvántartási rendjének kialakítása, a nyilvántartások folyamatos vezetése; - az analitikus és főkönyvi könyvelés teendőinek ellátása; - időszaki ellenőrzések, egyeztetések elvégzése a különböző elszámolások között; - a könyvelési bizonylatok rendezése, irattározása, megőrzése, időszakos selejtezése az intézményi iratkezelési szabályzat alapján; - szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása és kezelése. Pénzügyi és számviteli csoport felépítése -
pénzügyi és számviteli csoportvezető főkönyvi könyvelő könyvelő, számviteli ügyintéző könyvelő pénzügyi előadó, pályázati elszámoló pénzügyi előadó központi pénztáros általános pénztár ellenőr általános pénztáros helyettes
2.2.1 Pénzügyi és számviteli csoportvezető Feladatköre - pénzügyi és számviteli csoport munkájának közvetlen irányítása, szervezése, - a CT-EcoSTAT integrált számviteli rendszer működtetésének szakmai felügyelete, - a folyamatba épített vezetői ellenőrzés keretében az irányítása alá tartozó dolgozók munkafolyamatainak rendszeres, illetve szúrópróbaszerű ellenőrzése, - a főkönyvi kivonat és a főkönyvi számlák tartalmi ellenőrzése havi rendszerességgel, - bevételi és kiadási előirányzatok figyelése, átcsoportosítások kezdeményezése, - költségvetési tervezés összeállítása, KGR-be történő rögzítése, - havi zárlatok elkészítése, beküldése a fenntartó felé, - negyedéves mérlegjelentések elkészítése, feladása a KGR-be, - az elemi költségvetési beszámoló elkészítése, egyeztetése, rögzítése a KGR-be, - a NAV felé történő bevallások (ÁFA, Rehabilitációs hozzájárulás, Cégautó adó) elkészítése, beküldése, - statisztikai adatszolgáltatások elküldése a KSH felé, - az OEP által kért gazdálkodáshoz kapcsolódó adatszolgáltatások teljesítése. -
7
Ellenőrzési feladatai Vezetői ellenőrzés - naponta a likviditás ellenőrzése, - a területére vonatkozóan jogszabályok, szabályzatok, külső és belső ellenőrzés által előírt feladatok végrehajtásának ellenőrzése, Munkafolyamatba épített ellenőrzés - napi munkamenet során a bizonylatok tartalmi, szúrópróbaszerű ellenőrzése, a változtatást igénylő megállapítások írásba foglalása a költségvetési és pénzügyi fegyelem érdekében - naponta az aláírási jogkör gyakorlása során az aláírandó iratok tartalmi és formai ellenőrzése. Hatásköre és jogköre - Ellenjegyzési, teljesítésigazoló és -érvényesítő jogkörrel rendelkezik a pénztárhoz és a költségvetési számlához kapcsolódóan, - Bankszámla feletti rendelkezési joga van az intézmény által nyitott összes számlára vonatkozóan, - Helyettesíti a gazdasági vezetőt távollétében. Felelős - A pénzügyi, számviteli tevékenység szakmai összehangolásáért, - A feladatkörébe tartozó és esetenként kapott feladatok pontos, színvonalas, megbízható és határidőre történő elvégzéséért, - A Pénzügyi és számviteli csoport által szolgáltatott, általa aláírt adatok valódiságáért, az adatszolgáltatás ellenőrzéséért, - Az elemi költségvetés kiemelt előirányzatok szerinti elkészítéséért, az előirányzatok felhasználásának nyomon követéséért, - A pénzügyi és számviteli csoport munkájának összefogásáért és folyamatos ellenőrzéséért, - A munkaköri leírásban meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért, nyilvántartások, adatszolgáltatások, jelentések tartalmi és formai helyességéért, az adatok valódiságáért és a bizonylatok megőrzéséért. 2.2.2 Főkönyvi könyvelő Feladatköre - pénztári forgalom rögzítése - a bevételi és kiadási bizonylatok kontírozása, rögzítése az CT-EcoSTAT integrált számviteli rendszer keretében, - a főkönyvi számlák egyeztetése, - a térítési díj és kaució befizetések könyvelése és egyeztetése a telephelyekkel, - banki forgalom rögzítése, banki utalást követően a kiegyenlítések rögzítése, - a rögzítés után napló nyomtatása és egyeztetés, a kód-szakfeladat egyezőség biztosítása, - vegyes tételek rögzítése: Bérfeladás a kincstári rendszerből költséghelyekre és szakfeladatokra bontva. Készletváltozás az Műszaki és gazdasági ellátó csoport feladása alapján.
8
-
Az értékcsökkenés elszámolása a Műszaki és gazdasági ellátó csoport feladása alapján. Az adósok állományváltozása, a pénztáros feladása alapján. eredeti előirányzat rögzítése az elfogadott elemi költségvetés alapján Fenntartótól kapott pótelőirányzat rögzítése, az előirányzatok és teljesítések egyeztetése, saját hatáskörű átcsoportosítások elvégzése a vonatkozó jogszabályok betartása mellett.
Hatásköre és jogköre - Érvényesítő jogkörrel rendelkezik a pénztárhoz és a költségvetési számlához kapcsolódóan. - Elkészíti az utalásokat az OTP terminálon keresztül. - Naprakészen rögzíti a banki és a pénztári forgalmat a CT-EcoSTAT integrált számviteli rendszerben. - Helyettesíti a pénzügyi ügyintézőt, pályázati elszámolót távollétében. Felelős A munkaköri leírásban meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért, nyilvántartások, adatszolgáltatások, jelentések tartalmi és formai helyességéért, az adatok valódiságáért és a bizonylatok megőrzéséért. 2.2.3 Könyvelő, számviteli ügyintéző Feladatköre - pénztári forgalom rögzítése, - a bevételi és kiadási bizonylatok kontírozása, rögzítése az CT-EcoSTAT integrált számviteli rendszer keretében, - a főkönyvi számlák egyeztetése, - a térítési díj és kaució befizetések könyvelése és egyeztetése a telephelyekkel, - banki forgalom rögzítése, banki utalást követően a kiegyenlítések rögzítése, - a rögzítés után napló nyomtatása és egyeztetés, a kód-szakfeladat egyezőség biztosítása, - vevő folyószámlák és adósok egyeztetése a telephelyekkel, - kintlévőségek figyelemmel kisérése, - a lakhatáshoz kapcsolódó támogatások egyeztetése a telephelyekkel. Hatásköre és jogköre - Érvényesítő jogkörrel rendelkezik a pénztárhoz és a költségvetési számlához kapcsolódóan. - Naprakészen rögzíti a banki és a pénztári forgalmat a CT-EcoSTAT integrált számviteli rendszerben. - Helyettesíti a könyvelőt távollétében. Felelős A munkaköri leírásban meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért, nyilvántartások, adatszolgáltatások, jelentések tartalmi és formai helyességéért, az adatok valódiságáért és a bizonylatok megőrzéséért.
9
2.2.4 Könyvelő Feladatköre - pénztári forgalom rögzítése - a bevételi és kiadási bizonylatok kontírozása, rögzítése az CT-EcoSTAT integrált számviteli rendszer keretében, - a főkönyvi számlák egyeztetése, - a térítési díj és kaució befizetések könyvelése és egyeztetése a telephelyekkel, - banki forgalom rögzítése, banki utalást követően a kiegyenlítések rögzítése, - a rögzítés után naplót nyomtatása és egyeztetés, a kód-szakfeladat egyezőség biztosítása, - vevő folyószámlák és adósok egyeztetése a telephelyekkel, - kintlévőségek figyelemmel kisérése, - a lakhatáshoz kapcsolódó támogatások egyeztetése a telephelyekkel, Hatásköre és jogköre - Naprakészen rögzíti a banki és a pénztári forgalmat a CT-EcoSTAT integrált számviteli rendszerben. - Helyettesíti a könyvelő, számviteli ügyintézőt távollétében. Felelős A munkaköri leírásban meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért, nyilvántartások, adatszolgáltatások, jelentések tartalmi és formai helyességéért, az adatok valódiságáért és a bizonylatok megőrzéséért. 2.2.5 Pénzügyi előadó, pályázati elszámoló Feladatköre - a számviteli rendszer hozzáférési jogosultságainak karbantartása, - a szállítói szerződések rögzítése a CT-EcoSTAT integrált számviteli rendszerben, - a szerződésekhez kapcsolódó kötelezettségvállalások havi keretre és költségviselőre terhelése, - a szerződések tartalmi elemeinek ellenőrzése, aktualizálása, - a telephelyekhez nem kapcsolódó vevői szerződések kezelése, számlázás, - a pályázati projekt költségvetésének kidolgozása, szükség szerinti átdolgozása, - előrehaladási jelentések, kifizetési kérelmek és zárójelentések pénzügyi elemeinek kidolgozása, - kötelező adatszolgáltatások határidőre való elkészítése. - a pályázatokhoz kapcsolódó állásfoglalások figyelemmel kísérése és a projektvezetőkkel a projekt eljárásrendjébe történő adaptálása, - fedezetvizsgálat, likviditás figyelemmel kísérése, a kötelezettségvállalások nyilvántartása, - a futó pályázatokkal kapcsolatban dokumentációk kezelése, ellenőrzése, mint pl. szerződések, teljesítésigazolások, megbízási szerződések, számlák, - annak ellenőrzése, hogy az adattartalmuk a pályázati szerződésben foglalt feltételeknek megfelelő-e,
10
-
folyamatos kapcsolattartás a pályázati felelősökkel, a Műszaki és gazdasági ellátó csoporttal és a Munkaügyi csoporttal, megvalósítási team részeként a menedzsment munkájának segítése, a pénzügyi elszámolás elkészítése a szerződésben foglaltak szerint. teljesíti az „teljesítés igazoló” feladatot a pályázatokhoz kapcsolódóan.
Hatásköre és jogköre - Teljesítés igazoló jogkörrel rendelkezik a pályázatokhoz kapcsolódóan. - Naprakészen rögzíti a banki és a pénztári forgalmat a CT-EcoSTAT integrált számviteli rendszerben. - Karban tartja a szerződéseket a CT-EcoSTAT integrált számviteli rendszerben. - Kezeli a pályázatokat. Felelős A munkaköri leírásban meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért, nyilvántartások, adatszolgáltatások, jelentések tartalmi és formai helyességéért, az adatok valódiságáért és a bizonylatok megőrzéséért. 2.2.6 Pénzügyi előadó Feladatköre - a szállítói számlák bevételezésének és teljesítésigazolásának ellenőrzése, - a szállítói számlák iktatása a CT-EcoSTAT integrált számviteli rendszerben, - a számlák költségviselőkre történő megbontása, - az előzetesen felszámított ÁFA levonhatóságának minősítése, - a számlák szerződésekhez történő kapcsolása, - a fizetési határidő figyelembe vételével az átutalások előkészítése, - a banki napokhoz kapcsolódó bizonylatok összerendezése, - a CT-EcoSTAT integrált számviteli rendszerben a banki nap lezárása, - egyenlegközlők, számlareklamációk kezelése. Hatásköre és jogköre - Elkészíti az utalásokat az OTP terminálon keresztül. - Érkezeti a számlákat és rögzíti a teljesítéseket a CT-EcoSTAT integrált számviteli rendszerben. Felelős A munkaköri leírásban meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért, nyilvántartások, adatszolgáltatások, jelentések tartalmi és formai helyességéért, az adatok valódiságáért és a bizonylatok megőrzéséért. 2.2.7 Központi pénztáros Feladatköre - készpénz szükséglet felmérése, - a készpénz igénylése, a szükséges nyomtatványok kitöltése, - a készpénz előírás szerinti felvétele, a felvett pénz bevételezése, - az alapbizonylatok alaki és tartalmi (számszaki) felülvizsgálata,
11
-
számlák kiállítása, a pénztárba befizetett összeg átvétele, a készpénz előírás szerinti kifizetése, értékcikk kezelése (étkezési utalvány), pénztárzárlatra vonatkozó előírások betartása, a pénztárjelentés elkészítése, bizonylati fegyelem betartása, a pénztárban tárolt szigorú számadású nyomtatványok kezelése, nyilvántartása, a bevételi-és kiadási pénztárbizonylatok kiállítása, nyilvántartások, elszámolások vezetése, az adósok állományának nyilvántartása, feladása a könyvelés felé, a CT-EcoSTAT integrált számviteli rendszer keretében kezeli a pénztárt (számlák, bevételi-, kiadási pénztárbizonylatok, pénztárjelentés készítése), amennyiben számítógépes rendszer nem működik, szigorú számadású számla, bevételi és kiadási pénztárbizonylat és pénztárjelentés kézi kiállítása.
Hatásköre és jogköre: - Bonyolítja az intézmény és telephelyei készpénz forgalmát. - Folyamatosan és naprakészen vezeti a készpénz kezeléséhez kapcsolódó nyilvántartásokat. - Aláírja saját dokumentációit (bevételi és kiadási pénztárbizonylat, pénztárnapló). Felelős: - Felelős a munkaköri leírásban meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért, nyilvántartások, adatszolgáltatások, jelentések tartalmi és formai helyességéért, az adatok valódiságáért és a bizonylatok megőrzéséért. - A pénztáros a központi pénztárt önállóan, teljes anyagi, büntetőjogi és fokozott fegyelmi felelősség mellett, elszámolási kötelezettséggel kezeli. 2.2.8 Általános pénztár ellenőr Feladatköre - a telephelyek pénzkezelésének rendszeres ellenőrzése, legalább havonta az előző ellenőrzéstől eltelt teljes időszakot átfogóan, - a pénz őrzésének, biztonságos kezelésének, a páncélszekrény és a pénzkazetta, valamint a kulcsok használatának ellenőrzése, - a kereskedelmi szálláshely szállásdíjának ellenőrzése, a havonta kibocsátott számlák a CT-EcoSTAT integrált számviteli rendszerből kinyert - nyilvántartásának összegszerű ellenőrzése, - a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok ellenőrzése tartalmi szempontból, - a vevő folyószámla egyeztetése, - kintlévőségek behajtása érdekében megtett intézkedések ellenőrzése, - az átmeneti szállókon történő térítési díj beszedéséhez kapcsolódó kézzel kiállított bevételi és kiadási pénztárbizonylatok, pénztárjelentés és nyilvántartó kartonok egyeztetése, - a térítési díj tartozások ellenőrzése, - a bizonylatokon a kötelező aláírások meglétének ellenőrzése, - a fellelt hiányosságokról jegyzőkönyv felvétele, - az előző ellenőrzés során feltárt hiányosságok megszüntetésére történt intézkedések végrehajtásának ellenőrzése.
12
Hatásköre - Folyamatosan ellenőrzi az intézmény és telephelyei készpénz forgalmának és a kapcsolódó nyilvántartásoknak a vezetését. - Helyettesíti a pénzügyi előadót távollétében. Felelős: Felelős a munkaköri leírásban meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért, nyilvántartások, adatszolgáltatások, jelentések tartalmi és formai helyességéért, az adatok valódiságáért és a bizonylatok megőrzéséért. 2.2.9 Általános pénztáros helyettes Feladatköre - készpénz szükséglet felmérése, - a készpénz igénylése, a szükséges nyomtatványok kitöltése, - a készpénz előírás szerinti felvétele, a felvett pénz bevételezése, - az alapbizonylatok alaki és tartalmi (számszaki) felülvizsgálata, - számlák kiállítása, - a pénztárba befizetett összeg átvétele, - a készpénz előírás szerinti kifizetése, - értékcikk kezelése (étkezési utalvány), - pénztárzárlatra vonatkozó előírások betartása, a pénztárjelentés elkészítése, - bizonylati fegyelem betartása, - a pénztárban tárolt szigorú számadású nyomtatványok kezelése, nyilvántartása, - a bevételi-és kiadási pénztárbizonylatok kiállítása, - nyilvántartások, elszámolások vezetése, - az adósok állományának nyilvántartása, feladása a könyvelés felé, - a CT-EcoSTAT integrált számviteli rendszer keretében kezeli a pénztárt (számlák, bevételi-, kiadási pénztárbizonylatok, pénztárjelentés készítése), - amennyiben számítógépes rendszer nem működik, szigorú számadású számla, bevételi és kiadási pénztárbizonylat és pénztárjelentés kézi kiállítása. Hatásköre és jogköre: - Bonyolítja az intézmény és telephelyei készpénz forgalmát. - Folyamatosan és naprakészen vezeti a készpénz kezeléséhez kapcsolódó nyilvántartásokat. - Aláírja saját dokumentációit (bevételi és kiadási pénztárbizonylat, pénztárnapló). Felelős: - Felelős a munkaköri leírásban meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért, nyilvántartások, adatszolgáltatások, jelentések tartalmi és formai helyességéért, az adatok valódiságáért és a bizonylatok megőrzéséért. - Az általános pénztáros helyettes a központi pénztárt és a telephelyi pénztárakat önállóan, teljes anyagi, büntetőjogi és fokozott fegyelmi felelősség mellett, elszámolási kötelezettséggel kezeli.
13
2.3 Munkaügyi csoport A Munkaügyi csoport a gazdasági vezető (igazgatóhelyettes) közvetlen irányításával, ellenőrzésével látja el feladatát. Biztosítja az Igazgató munkáltatói jogkörének gyakorlásával összefüggő előkészítési, nyilvántartási és adminisztratív teendők ellátását. Biztosítja a bérgazdálkodással, a munkaügyi nyilvántartási és jelentési kötelezettségek teljesítésével összefüggő teendők ellátását. Feladatai - személyügyi, munkaerő-forgalmi feladatok ellátása; - a közalkalmazotti jogviszonyok és egyéb munkavégzésre irányuló jogviszonyok megkötésével kapcsolatos adminisztratív teendők ellátásának biztosítása; - a munkaügyi és költségvetési előírásoknak megfelelő létszám- és bérgazdálkodási rend kialakítása; - a munkaidőalap-, a létszám- és béralaptervek elkészítése; - a dolgozók szabadságának megállapítása, évente a változások közlése a dolgozókkal, az igénybe vett szabadság nyilvántartása; - a munkabérek és egyéb juttatások, az egyéb bérjellegű kifizetések elszámolási feladatainak végrehajtása, a szükséges adatszolgáltatás teljesítése a MÁK, valamint a pénzügy és számvitel részére; - a személyi jövedelemadó számfejtéséhez és a társadalombiztosítási ellátáshoz szükséges adatszolgáltatás teljesítése; - a munkabérek- és pótlékok, valamint a személyi adatok kötelező nyilvántartásának vezetése; - a munkaköri leírások, besorolások, munkaügyi nyilvántartások adminisztrációs feladatainak teljes körű ellátása; - a társadalombiztosítási jogszabályok és egyéb előírások naprakész ismerete és a változásokról az intézményvezetés tájékoztatása. Munkaügyi csoport felépítése -
munkaügyi csoportvezető bér- és munkaügyi ügyintéző I. bér- és munkaügyi ügyintéző II.
2.3.1 Munkaügyi csoportvezető Feladatköre - munkaüggyel kapcsolatos feladatok elvégzése a KIR3 rendszerben (felvétel, kilépés, átsorolás), - kimutatás készítése a belépő és kilépő dolgozókról, a tartós távollévőkről és egyéb változásokról, - tanulmányi szerződések nyilvántartása, - továbbképzések teljesítésének nyilvántartása, - szociális szakvizsgák, iskolai és szakképzettségek dokumentumainak kezelése, változások jelentése, kreditpontok nyilvántartása, - éves szinten a továbbképzések teljesítésének kimutatása az NCSSZI felé, - fizetési előlegek nyilvántartása, - szabadság kimutatás ellenőrzése belépéskor, illetve kilépéskor,
14
-
a közalkalmazottak éves szabadságának megállapítása, a szabadság nyilvántartás ellenőrzése, gyermekápolásból visszatérő dolgozók kiértesítése, szabadság megállapítása, fizetés nélküli szabadsággal kapcsolatos ügyintézés, a személyi munkaügyi nyilvántartás naprakész kezelése, munkaerő igény bejelentése a Munkaügyi Központok felé, külföldi munkavállalói engedéllyel kapcsolatos ügyintézés, közalkalmazotti, illetve munkáltatói igazolások kiadása, ellenőrzése, munkaköri leírások nyilvántartása, munka alkalmassági vizsgálatokról készült igazolások nyilvántartása, havi létszám és bérkimutatások (illetmény és pótlékok) készítése, főállású közalkalmazottak illetmény számfejtésének ellenőrzése, megbízási szerződéses dolgozók nyilvántartása, illetmény számfejtésének ellenőrzése, szükség esetén számfejtése, pályázati szerződések nyilvántartása, számfejtések ellenőrzése, változó bér, távollét, teljesítés igazolás ellenőrzése, soros előrelépés számfejtésének előkészítése, jubileumi jutalmak kimutatásának elkészítése, a MÁK-tól kapott könyvelési értesítő szúrópróbaszerű ellenőrzése, állandó kapcsolattartás a MÁK bérszámfejtővel, gyermek ápolás miatt távollévők tájékoztatása, a szükséges iratok, nyomtatványok rendezése, közérdekű munkavégzés teljes körű intézése, kapcsolattartás a Pártfogó Felügyelet munkatársaival, költségvetéshez, mérleghez, beszámolóhoz a létszám és az illetményhez kapcsolódó adatok megadása a pénzügyi és számviteli csoport felé, a statisztikai adatszolgáltatások létszám és bér adatainak kitöltése, társadalombiztosítási ellátás és adójogszabályok figyelemmel kisérése, munkaügyi iratok irattározása, megőrzése, időszakos selejtezése az intézményi iratkezelési szabályzat alapján, munkaügyi csoport munkájának összefogása és folyamatos ellenőrzése.
Ellenőrzési feladatai Vezetői ellenőrzés - havonta a munkaügyi csoport által a KIR3 rendszerben számfejtett és MÁK felé feladott adatok és határidők ellenőrzése, - a területére vonatkozóan jogszabályok, szabályzatok, külső és belső ellenőrzés által előírt feladatok végrehajtásának ellenőrzése. Munkafolyamatba épített ellenőrzés - napi munkamenet során a dokumentumok tartalmi, szúrópróbaszerű ellenőrzése, a változtatást igénylő megállapítások írásba foglalása a foglalkoztatási ügymenet szabályossága érdekében, - naponta kapcsolattartás a MÁK-kal, az adatforgalom helyességének biztosítása, ellenőrzése. Hatásköre és jogköre - Helyettesíti a bér- és munkaügyi ügyintézőt távollétében.
15
-
A bér- és munkaügyi feladatokat naprakészen végzi.
Felelős Felelős a munkaköri leírásában meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért, nyilvántartások, adatszolgáltatások, jelentések tartalmi és formai helyességéért, az adatok valódiságáért és a bizonylatok megőrzéséért. 2.3.2 Bér- és munkaügyi ügyintéző I. Feladatköre - új dolgozó felvétele esetén az alkalmazáshoz szükséges adminisztrációs teendők elvégzése, a biztosítotti jogviszony bejelentés elkészítése, - a távozó (kilépő) dolgozó munkaviszonyának megszüntetésével kapcsolatos feladatok végzése, - az intézeti dolgozók, valamint a megbízási szerződés alapján foglalkoztatottak részére fizetendő illetmények számfejtésének elkészítése és átadása kifizetés céljából a pénzügyi és számviteli csoport részére, - a fővárosi MÁK részére minden hónap utolsó hetében a hóközi számfejtések feladásának elküldése, - a változó bérek (műszakpótlék, távolléti díj) számfejtéséhez kapcsolódó feladatok végzése, - a munkából távolmaradási jelentés (GYED, GYES, szabadság, táppénz) elkészítése, amelyről a feladás küldése a fővárosi MÁK részére, - nyilvántartás vezetése a betegszabadságról és a táppénzről, - a szabadságok nyilvántartása dolgozónként, - a jelenléti ívek elkészítése, kiadása és ellenőrzése, - havonta a bérjegyzékek kinyomtatása, rendezése és egy példány kiadása a dolgozóknak a munkahelyi vezetőn keresztül, - az 50 %-os utazási kedvezmény kiadása a dolgozók részére, - a dolgozók részére fizetendő utazási költségtérítés egyeztetése, feladása a KIR3 rendszerbe, - a dolgozók részére kiadott étkezési utalványok egyeztetése, feladása a KIR3 rendszerbe, - az éves adóigazolásokhoz lista készítése és átadása a dolgozók részére, illetve nem rendszeres kifizetés esetén külső munkavállaló részére, - adó igazoláshoz nyomtatványok kitöltése, átadása a dolgozók részére, - a dolgozók által kért igazolások (illetményről, munkaviszonyról) kiállítása, - a fővárosi MÁK internetes adattovábbítási rendszerének (letöltés, adatok feltöltése) naprakész kezelése, - a pályázatokhoz kapcsolódó személyi jellegű kifizetések egyeztetése, számfejtése, - évente a munkaügyi iratok rendezése, irattározása, megőrzése, időszakos selejtezése az intézményi iratkezelési szabályzat alapján - a munkaügyi csoportvezető irányításával. Hatásköre és jogköre - Helyettesíti a másik bér- és munkaügyi ügyintézőt távollétében. - A bér- és munkaügyi feladatokat naprakészen végzi.
16
Felelős Felelős a munkaköri leírásban meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért, nyilvántartások, adatszolgáltatások, jelentések tartalmi és formai helyességéért, az adatok valódiságáért és a bizonylatok megőrzéséért. 2.3.3 Bér- és munkaügyi ügyintéző II. Feladatköre - új dolgozó felvétele esetén az alkalmazáshoz szükséges adminisztrációs teendők elvégzése, a biztosítotti jogviszony bejelentés elkészítése, - a távozó (kilépő) dolgozó munkaviszonyának megszüntetésével kapcsolatos feladatok végzése, - az intézeti dolgozók, valamint a megbízási szerződés alapján foglalkoztatottak részére fizetendő illetmények számfejtésének elkészítése és átadása kifizetés céljából a pénzügyi és számviteli csoport részére, - a fővárosi MÁK részére minden hónap utolsó hetében a hóközi számfejtések feladásának elküldése, - a változó bérek (műszakpótlék, távolléti díj) számfejtéséhez kapcsolódó feladatok végzése, - a munkából távolmaradási jelentés (GYED, GYES, szabadság, táppénz) elkészítése, amelyről a feladás küldése a fővárosi MÁK részére, - nyilvántartás vezetése a betegszabadságról és a táppénzről, - a szabadságok nyilvántartása dolgozónként, - a jelenléti ívek elkészítése, kiadása és ellenőrzése, - havonta a bérjegyzékek kinyomtatása, rendezése és egy példány kiadása a dolgozóknak a munkahelyi vezetőn keresztül, - az 50 %-os utazási kedvezmény kiadása a dolgozók részére, - a dolgozók részére fizetendő utazási költségtérítés egyeztetése, feladása a KIR3 rendszerbe, - a dolgozók részére kiadott étkezési utalványok egyeztetése, feladása a KIR3 rendszerbe, - az éves adóigazolásokhoz lista készítése és átadása a dolgozók részére, illetve nem rendszeres kifizetés esetén külső munkavállaló részére, - adó igazoláshoz nyomtatványok kitöltése, átadása a dolgozók részére, - a dolgozók által kért igazolások (illetményről, munkaviszonyról) kiállítása, - a fővárosi MÁK internetes adattovábbítási rendszerének (letöltés, adatok feltöltése) naprakész kezelése, - a pályázatokhoz kapcsolódó személyi jellegű kifizetések egyeztetése, számfejtése, - évente a munkaügyi iratok rendezése, irattározása, megőrzése, időszakos selejtezése az intézményi iratkezelési szabályzat alapján - a munkaügyi csoportvezető irányításával. Hatásköre és jogköre - Helyettesíti a másik bér- és munkaügyi ügyintézőt távollétében. - A bér- és munkaügyi feladatokat naprakészen végzi. Felelős Felelős a munkaköri leírásban meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért, nyilvántartások, adatszolgáltatások, jelentések tartalmi és formai helyességéért, az adatok valódiságáért és a bizonylatok megőrzéséért.
17
2.4 Műszaki és gazdasági ellátó csoport A Műszaki és gazdasági ellátó csoport a gazdasági vezető (igazgatóhelyettes) közvetlen irányításával, ellenőrzésével látja el feladatát. Biztosítja a szállásnyújtási és gondozási-, valamint karbantartási- és szállítási tevékenység műszaki feltételeit. Biztosítja az intézmény által használt ingatlanok és berendezések intézményi lebonyolításban történő felújításával kapcsolatos felmérési, előkészítési, közbeszerzési feladatok teljesítését. Biztosítja a szállásnyújtási és gondozási, valamint a gondnoksági feladatok ellátásának anyagés eszközgazdálkodási, beszerzési, raktározási, készletgazdálkodási és nyilvántartási feltételeit. Biztosítja az egyes telephelyeken a gondnoksági feladatok ellátásának ellenőrzését az anyag- és eszközgazdálkodás területén. Feladatai - az intézmény zavartalan és gazdaságos működését biztosító műszaki feltételek megteremtése; - a rendelkezésre álló pénzügyi keret gazdaságos felhasználásának biztosítása; - az egyes intézmények vezetőivel, illetve gondnokaival együttműködve az ingatlanok, épületek, berendezések állagának megóvása; - a karbantartási szükségletek felmérése, a karbantartás folyamatos megszervezése; - építészeti, épületgépészeti és általános gépészeti ellátások biztosítása; - felújítási, rekonstrukciós és karbantartási javaslatok összeállítása; - műszaki feladatok előkészítése, ellenőrzése, a teljesítés igazolása; - a műszaki tevékenységgel kapcsolatos adatok nyilvántartása, jelentési kötelezettségek teljesítése; - a közüzemi szolgáltatásokkal, illetve az energiagazdálkodással kapcsolatos adminisztráció; - üzemfenntartási feladatokhoz kapcsolódó ügyviteli tevékenység; - a műszaki, karbantartási munkateljesítések folyamatos értékelése, ellenőrzése; - munka- és tűzvédelmi előírások betartatása, ezen tevékenységek ellenőrzése; - gépkocsi-üzemeltetés, szállítás szervezésével kapcsolatos teendők ellátása; - a gépkocsi-üzemeltetéssel kapcsolatos nyilvántartások naprakész vezetése; - a szakhatósági engedélyezési eljárás előkészítése, a kiadott engedélyek nyilvántartása; - műszaki szolgáltatások és közművek, valamint a veszélyes szerkezetek működésére vonatkozó előírások, szerződések betartása, illetve ellenőrzése; - közvetlen kapcsolattartás az intézménnyel műszaki vonatkozású szerződéses jogviszonyban álló szervezetekkel; - a környezetvédelemre vonatkozó előírások betartása, illetve a jelentési kötelezettség teljesítése; - a rendkívüli események következményeinek kezelése, a szükséges kárelhárítási intézkedések, jelentések megtétele; - az anyaggazdálkodás tervezésének előkészítése; - beszerzési, készletezési és felhasználási tervek készítése, a tervek koordinálása; - anyag- és eszközbeszerzés lebonyolítása; - anyag- és eszközellátás megszervezése. Feladatai a raktárgazdálkodás, raktározás területén - tárolási feladatok koordinálása; - az anyagátvétellel és -kiadással kapcsolatos feladatok lebonyolítása;
18
-
a raktárba kerülő anyagok, fogyóeszközök és tárgyi eszközök kezelése, leltári ellenőrzése és nyilvántartása; a használhatatlanná vált eszközök selejtezésre történő előkészítése; textíliák folyamatos mosatásának, tisztíttatásának megszervezése, bonyolítása.
Készletnyilvántartás területén - a beszerzett, létesített eszközök mennyiségi, minőségi átvételi rendjének, a tárgyi eszközök átvételéért felelősök körének, az ezzel kapcsolatos bizonylati rendnek a meghatározása; - a tárgyi eszközöknek, illetve készletnek minősülő vagyontárgyak körének meghatározása a Pénzügyi és számviteli csoporttal közösen; - a készletnyilvántartások szabályszerű, számlakeretnek megfelelő vezetése. Vagyonkezelés - a leltárak szervezése és végrehajtása, - a selejtezések előkészítése és szabályszerű lebonyolítása, - az intézményi tulajdon fokozott védelmének biztosítása és ellenőrzése, a feltárt hiányosságokról tájékoztatás készítése, és a hiányosságok megszüntetése. - a vagyonkezelési követelmények teljesítésének ellenőrzése az egyes telephelyek gondnoksági feladatainak ellátásában. Műszaki és gazdasági ellátó csoport felépítése -
műszaki és gazdasági ellátó csoportvezető műszaki előadó központi gondnok tárgyi eszköz és készletgazdálkodó készletgazdálkodási ügyintéző gépjármű- és anyaggazdálkodási előadó gépjárművezető, műszaki technikus gépjárművezető raktáros
2.4.1. Műszaki és gazdasági ellátó csoportvezető Feladatköre - a műszaki és gazdasági ellátó csoport munkájának közvetlen irányítása, szervezése, - az intézményben és a telephelyeken adódó karbantartási, javítási munkák feltérképezése, egyeztetése a gazdasági vezetővel, - a karbantartási, javítási munkák anyagszükségletének összeállítása, - a külső szolgáltatókkal végeztetett szolgáltatások leszervezése, ellenőrzése, - a CT-EcoSTAT integrált számviteli rendszer tárgyi eszköz és készlet moduljának szakmai felügyelete, - a folyamatba épített vezetői ellenőrzés keretében az irányítása alá tartozó dolgozók munkafolyamatainak rendszeres, illetve szúrópróbaszerű ellenőrzése, - a megrendelések, a beszerzések és a raktározás tartalmi ellenőrzése havi rendszerességgel, - költségvetési tervezéshez és a beszámolóhoz műszaki információk megadása,
19
-
a negyedéves mérlegjelentések elkészítéséhez a készletváltozások megadásának ellenőrzése, statisztikai adatszolgáltatásokban való részvétel, a műszaki és gazdasági ellátó csoport munkájának összefogása és folyamatos ellenőrzése, a BMSZKI kft. által végzett munkák összehangolása, ellenőrzése.
Ellenőrzési feladatai Vezetői ellenőrzés - havonta a munkaterületéhez tartozó szerződések ellenőrzés, - a területére vonatkozóan jogszabályok, szabályzatok, külső és belső ellenőrzés által előírt feladatok végrehajtásának ellenőrzése, Munkafolyamatba épített ellenőrzés - naponta a megrendelések, beszerzések és a készletgazdálkodás ellenőrzése, - naponta a szükséges javítási, karbantartási munkák ellenőrzése, - hetente a raktározás ellenőrzése, - naponta az aláírási jogkör gyakorlása során az aláírandó iratok tartalmi és formai ellenőrzése. Hatásköre és jogköre - Teljesítés igazoló jogkörrel rendelkezik a műszaki és gazdasági ellátó csoporthoz tartozó szolgáltatásokhoz és beszerzésekhez kapcsolódóan. - A műszaki és gazdasági ellátó feladatok naprakészen végzi. - Helyettesíti a tárgyi eszköz- és készletgazdálkodót távollétében. Felelős Felelős a munkaköri leírásban meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért, nyilvántartások, adatszolgáltatások, jelentések tartalmi és formai helyességéért, az adatok valódiságáért és a bizonylatok megőrzéséért. 2.4.2 Műszaki előadó Feladatköre - az intézmény és telephelyeire vonatkozóan az energia-nyilvántartások vezetése, - műszaki dokumentációk őrzése papíralapon, illetve elektronikusan, - továbbszámlázandó energia fogyasztásokról készített kimutatás átadása a pénzügyi és számviteli csoport felé, - havi igényelt gázmennyiség lejelentése a Fővárosi Gázművek felé, - éves energia jelentés elkészítése a KSH felé, - hatóság által előírt kötelező felülvizsgálatok elvégzésének ellenőrzése, - esetenként építési beruházások közbeszerzési dokumentációinak előkészítése, - beruházáshoz kapcsolódóan a terveztetés, a költségvetés ellenőrzése, - beruházások engedély okiratának elkészítése, - műszaki ellenőri tevékenység ellátása, - nem közbeszerzés köteles építési beruházások esetében a vállalkozási szerződések előkészítése, - az intézmény ingatlanainak műszaki állapotfelmérése,
20
-
pályázatokhoz építőipari költségvetés, műszaki leírás készítése,
Hatásköre és jogköre - Teljesítés igazoló jogkörrel rendelkezik a műszaki területhez kapcsolódóan. - Kezeli az intézmény műszaki és energetikai adatait. - Helyettesíti a központi gondnokot távollétében. Felelős Felelős a munkaköri leírásban meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért, nyilvántartások, adatszolgáltatások, jelentések tartalmi és formai helyességéért, az adatok valódiságáért és a bizonylatok megőrzéséért. 2.4.3 Központi gondnok Feladatköre - a beruházási és felújítási, karbantartási feladatok megtervezése, lebonyolítása és koordinálása, - a tárgyi eszköz és készlet beszerzés tervezésének előkészítése, - beszerzési, készletezési és felhasználási tervek készítése, a tervek koordinálása, - anyag, eszköz és készletbeszerzés lebonyolítása, árajánlatkérések beszerzése, - a tárgyi eszközöknek, illetve készleteknek minősülő vagyontárgyak körének meghatározása a pénzügyi és számviteli csoporttal közösen, - előre nem tervezhető munkák elvégeztetése külső vállalkozókkal, - a takarítás és átalánydíjas karbantartások elvégzésének minőségi ellenőrzése, - az intézményben felmerülő minden üzemzavar, meghibásodás esetén intézkedés megtétele hatáskörén belül, - karbantartási munkák mellett szükség esetén egyéb feladatok (szállítás, kertészeti munkák) elvégeztetése, - folyamatos kapcsolattartás a telephelyek gondnokaival. Hatásköre és jogköre - Ellátja az intézmény üzemeltetési feladatait. - Helyettesíti a műszaki előadót távollétében. Felelős Felelős a munkaköri leírásban meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért, nyilvántartások, adatszolgáltatások, jelentések tartalmi és formai helyességéért, az adatok valódiságáért és a bizonylatok megőrzéséért. 2.4.4 Tárgyi eszköz és készlet gazdálkodó Feladatköre - a tárgyi eszköz és készlet beszerzés tervezésének előkészítése, - beszerzési, készletezési és felhasználási tervek készítése, a tervek koordinálása, - anyag, eszköz és készletbeszerzés lebonyolítása, árajánlatkérések beszerzése, - a tárgyi eszközöknek, illetve készleteknek minősülő vagyontárgyak körének meghatározása a pénzügyi és számviteli csoporttal közösen, - állományba vételi bizonylatok elkészítése,
21
-
tárgyi eszköz és készlet mozgások rögzítése a CT-EcoSTAT számviteli integrált rendszerben, a tárgyi eszközök értékcsökkenésének elszámolása, a feladások elkészítése a főkönyvi könyvelés felé (készletváltozás, állományváltozás, értékcsökkenés), egyéb készlet gazdálkodással kapcsolatos feladatok lebonyolítása, a selejtezett tételek kivezetése a nyilvántartásból, a leltárkiértékelés alapján a könyvelési tételek átvezetése mennyiségben, a készletnyilvántartások megfelelő vezetése a CT-EcoSTAT számviteli integrált rendszerben, a bélyegzők nyilvántartása, kiadása és visszavételezése, a pályázatokhoz kapcsolódóan a beszerzésekhez előzetes adatszolgáltatás, a pályázatok lebonyolításában való részvétel.
Hatásköre és jogköre - Teljesítés igazoló jogkörrel rendelkezik az eszköz, készletgazdálkodásra vonatkozóan. - Kezeli az intézmény eszköz és készlet állományát. - Helyettesíti a műszaki és gazdasági ellátó csoportvezetőt és a készletgazdálkodási ügyintézőt távollétében. Felelős Felelős a munkaköri leírásban meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért, nyilvántartások, adatszolgáltatások, jelentések tartalmi és formai helyességéért, az adatok valódiságáért és a bizonylatok megőrzéséért. 2.4.5 Készletgazdálkodási ügyintéző Feladatköre - a telephelyek közötti készletmozgások dokumentálása, - a selejtezés kiírása, az ütemterv elkészítése, - a selejtezési bizottság tagjaként részt vesz a selejtezésben, - a selejtezési jegyzőkönyv elkészítése a CT-EcoSTAT integrált számviteli rendszerből, - az intézményvezetők által folyamatosan karbantartott helyiség leltárak ellenőrzése, - a feltárt hiányosságokról feljegyzés készítése, - a leltározásban való részvétel. Hatásköre és jogköre - Kezeli az intézmény eszköz és készlet állományát. - Helyettesíti a tárgyi eszköz és készlet gazdálkodót távollétében. Felelős Felelős a munkaköri leírásban meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért, nyilvántartások, adatszolgáltatások, jelentések tartalmi és formai helyességéért, az adatok valódiságáért és a bizonylatok megőrzéséért.
22
2.4.6 Gépjármű- és anyaggazdálkodási előadó Feladatköre - az anyaggazdálkodás tervezésének előkészítése, - anyag és eszközbeszerzés lebonyolítása, árajánlatkérések beszerzése. - anyagellátással kapcsolatos feladatok lebonyolítása, - a pályázatok lebonyolításában való részvétel, - üzemanyag elszámolása, - futott km és üzemanyag szükséglet dokumentálása elektronikus formátumban, - kötelező gépjármű felelősség biztosítás és CASCO biztosítás ügyintézése, - intézményi gépjárművek magáncélú használatának szabályzat szerinti elszámolása, - gépjárművek fuvarra való felkészítése: menetlevelek előkészítése, megírása; üzemanyag tankolás (bizonyos esetekben); futott km és fogyasztás ellenőrzése, - gépjárművek szervizelése: karbantartás; olajcserék; műszaki vizsgáztatás; téli, nyári gumicserék; külső, belső takarítás, takaríttatás. - szállítási feladatok ellátása, szervezése, - gépjárművezetői feladatok ellátása. Raktárgazdálkodás, raktározás helyettesítőként - az anyagátvétellel és kiadással kapcsolatos feladatok lebonyolítása, - a raktárba kerülő anyagok, készletek, tárgyi eszközök leltári ellenőrzése és nyilvántartása. Hatásköre és jogköre - Az intézmény és telephelyei anyag, eszközellátásában részt vesz. - Az intézmény és telephelyei gépjármű forgalmát koordinálja, kezeli. - Helyettesíti a gépjárművezetőt és a raktárost távollétében. Felelős Felelős a munkaköri leírásban meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért, nyilvántartások, adatszolgáltatások, jelentések tartalmi és formai helyességéért, az adatok valódiságáért és a bizonylatok megőrzéséért. 2.4.7 Gépjárművezető, műszaki technikus Feladatköre - szállítási feladatok ellátása, - a telephelyek részére szükséges anyagok, eszközök szállításában való részvétel, - a telephelyek lakóinak szükség szerinti szállítása orvoshoz, kórházba, telephelyek közötti szállítása, illetve egyéb intézményekbe való szállítása, - távolsági (vidéki) szállítások lebonyolítása, - az intézmény gépjárművei műszaki és esztétikai állapotának megőrzése, szintentartása, - kisebb javítási feladat elvégzése, - a szállítással kapcsolatos okmányok kezelése, - a menetlevelek pontos vezetése, - a gépjármű átvételekor annak műszaki állapotának ellenőrzése, - üzemanyag tankolása és a kapcsolódó számlák leadása a gépjármű előadónak, - gépjárművek külső- belső takarítása,
23
-
az intézményben bonyolított rendezvények technikai hátterének biztosítása, szállítása, karbantartása és esetleges javítása.
Hatásköre és jogköre - Lebonyolítja az intézmény és telephelyei gépjármű forgalmát. - Kezeli az audiovizuális eszközöket. - Helyettesíti a gépjárművezetőt, illetve a gazdasági, gépjármű gépjárművezetőt távollétében.
előadó
és
Felelős Felelős a munkaköri leírásban meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért, nyilvántartások, adatszolgáltatások, jelentések tartalmi és formai helyességéért, az adatok valódiságáért és a bizonylatok megőrzéséért. 2.4.8 Gépjárművezető Feladatköre - szállítási feladatok ellátása, szervezése, - a telephelyek részére szükséges anyagok, eszközök beszerzésében, szállításában való részvétel, - a telephelyek lakóinak szükség szerinti szállítása orvoshoz, kórházba, telephelyek közötti szállítása, illetve egyéb intézményekbe való szállítása, - az intézmény gépjárművei műszaki és esztétikai állapotának megőrzése, szintentartása, - kisebb javítási feladat elvégzése, - a szállítással, beszerzéssel kapcsolatos okmányok kezelése, - a menetlevelek pontos vezetése, - a gépjármű átvételekor annak műszaki állapotának ellenőrzése, - üzemanyag tankolása és a kapcsolódó számlák leadása a gépjármű előadónak, - gépjárművek külső- belső takarítása. Hatásköre és jogköre - Lebonyolítja az intézmény és telephelyei gépjármű forgalmát. - Helyettesíti a gépjárművezető, műszaki technikust, illetve a gazdasági, gépjármű előadó és gépjárművezetőt távollétében. Felelős Felelős a munkaköri leírásban meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért, nyilvántartások, adatszolgáltatások, jelentések tartalmi és formai helyességéért, az adatok valódiságáért és a bizonylatok megőrzéséért. 2.4.9 Raktáros Feladatköre - tárolási feladatok koordinálása, - anyagátvétellel és kiadással kapcsolatos feladatok lebonyolítása, - a raktárba kerülő anyagok, készletek és tárgyi eszközök kezelése, leltári ellenőrzése és nyilvántartása, - a használhatatlanná vált eszközök és anyagok selejtezésre történő előkészítése,
24
-
a beszerzett eszközök, áruk mennyiségi és minőségi átvétele, a készletnyilvántartások szabályszerű vezetése.
Hatásköre és jogköre - Teljes körűen kezeli a raktárt. Felelős Felelős a munkaköri leírásban meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért, nyilvántartások, adatszolgáltatások, jelentések tartalmi és formai helyességéért, az adatok valódiságáért és a bizonylatok megőrzéséért. 2.5 A gazdasági szervezeti egység csoportvezetőinek jogállása, feladata és hatásköre A gazdasági szervezeti egység - a Pénzügyi és számviteli csoport, a Munkaügyi csoport, a Műszaki és gazdasági ellátó csoport - csoportvezetőit a gazdasági vezető (igazgatóhelyettes) javaslata alapján az Igazgató nevezi ki. A csoportvezetők munkaköri leírását a gazdasági vezető (igazgatóhelyettes) készíti el, és terjeszti jóváhagyásra az Igazgató elé. Helyettesítésükről a gazdasági vezető (igazgatóhelyettes) gondoskodik. Feladataik - a csoport napi tevékenységének meghatározása, megszervezése; - az egyes munkatársak tevékenységének irányítása és ellenőrzése; - a munkatársak munkateljesítésének igazolása, munkából történő távolmaradásuk naprakész nyilvántartása, a bérelszámoláshoz szükséges jelentési kötelezettség teljesítése; - a csoport feladatellátásának közvetlen részvételével megvalósuló vezetése; - javaslat készítése az egyes munkatársak jutalmazására, illetve szükség esetén fegyelmi felelősség megállapítására, áthelyezésére illetve a közalkalmazotti jogviszony megszüntetésére. Felelős - a vezetése alatt álló szervezeti egység napi munkájának megszervezéséért, a rendelkezésére bocsátott tárgyi eszközök és hatékony és gazdaságos felhasználásáért; - az szervezeti egység adatszolgáltatási és nyilvántartási kötelezettségének teljesítéséért; - a jogszabályokban, belső szabályzatokban, valamint igazgatói utasításokban foglalt kötelezettségek teljesítéséért, a szervezeti egység számára meghatározott feladatok végrehajtásáért; - a munkavédelmi, tűzrendészeti és vagyonvédelmi szabályok betartatásáét és folyamatos ellenőrzéséért. 3. A gazdálkodással összefüggő munkafolyamatok 3.1 A költségvetési tervezéssel összefüggő feladatok Az intézmény rendelkezésre álló előirányzata az adott időszakban hatályos költségvetési törvény alapján a Fővárosi Önkormányzat által kerül meghatározásra. A felügyeleti szerv az intézmények részére meghatározza az általános és kötelezően érvényesítendő tervezési követelményeket, előfeltételeket, módszertant, előírásokat, valamint
25
meghatározza a bevételi és a kiadási előirányzatok értékeit. Meghatározza továbbá a tervezés eljárási teendőit. 3.1.1 Az előzetes költségvetési összeállításának szakasza)
javaslat
tervezése
(költségvetési
koncepció
Az intézmény előzetes költségvetési javaslatát a Fővárosi Önkormányzat Főpolgármesteri Hivatala illetékes Főosztálya által meghatározott időre és tartalommal el kell készíteni. Az előzetes költségvetési javaslat elkészítése során figyelembe kell venni az Áht., valamint az Ávr., továbbá az államháztartás számviteléről szóló Korm. Rendelet, továbbá a Fővárosi Önkormányzat költségvetési koncepciójának előírásait. a) Az intézmény a költségvetés tervezésének első szakaszában - a felügyeleti szerv intézkedésében foglaltaknak megfelelően, a tárgyévet megelőző év végén - elkészíti a tárgyévi állami támogatás igényléséhez szükséges adatszolgáltatást. Az állami támogatás igénybevételének alapja telephelyenként, ellátott feladatonként, azon belül állandó és időszakos ellátási napok figyelembe vételével történik. Elkészítése az Igazgatási és nyilvántartási csoport feladata. Amennyiben eltérés van az előző évhez viszonyítva, vagy év közben fejlesztés, vagy bármilyen feladatváltozás van, azt külön levélben leírja a fenntartó részére. Ellenőrzése a szolgáltatási igazgatóhelyettes feladata, továbbításáért az Igazgató felel. b) A költségvetési koncepció összeállításának szakaszában az intézmény elkészíti a céljellegű beruházási és felújítási tervjavaslatát, melyet részletes, szöveges indoklással egészít ki, és azt továbbítja a fenntartó illetékes szerve részére. A folyamatban lévő, felügyeleti szervi támogatással megvalósuló beruházások és felújítások esetén adatot szolgáltat az év végén várható előirányzat maradványokról annak érdekében, hogy a következő évi költségvetésben ezek a maradványok visszatervezésre kerüljenek. A javaslatot előkészíti a műszaki és gazdasági ellátó csoportvezető, ellenőrzi a gazdasági vezető, továbbításáért felelős az Igazgató. c) A költségvetési koncepció összeállításának következő szakaszában a felügyeleti szerv előzetes költségvetési javaslatot kér a saját bevételek tervezett összegéről, a bevételi rovatok közötti átcsoportosításról, a többletbevételek tervezett felhasználásáról, az intézményi saját bevétellel fedezett beruházások és felújítások tervezett feladatairól, azok összegeiről. A javaslatot előkészíti a pénzügyi és számviteli csoportvezető, ellenőrzi a gazdasági vezető, továbbításáért felelős az Igazgató. d) Az intézmény előzetes költségvetési javaslatát a Pénzügyi és számviteli csoport készíti el a gazdasági vezető irányításával. Az intézmény költségvetési javaslatát úgy kell összeállítani, hogy az külön tartalmazza a kötelező és az önként vállalt feladatok adatait.
26
A tervezés során valamennyi önálló szervezeti egység javaslatát, igényét figyelembe kell venni. A szervezeti egységek igényeinek tartalmaznia kell a következőket: - létszám és bérigényeket, illetve az egyéb változásokat, - a feladatok változásait, azok költségvetésre gyakorolt hatását, - a speciális beszerzési igényeket, elvégzendő karbantartási és felújítási munkákat. A szervezeti egységek igényeinek számszerűsítése után, - a pénzügyi lehetőségek függvényében - gondoskodni kell azok kiadási előirányzatok közé történő beépítéséről. A kiadási előirányzatok mellett számba kell venni mindazokat a bevételeket, amelyek az intézmény feladataival kapcsolatosak és - jogszabályon alapulnak, - szerződésen, megállapodáson alapulnak, - tapasztalatok alapján rendszeresen előfordulnak, - eseti jelleggel vagy egyébként várhatóak, - az eszközök hasznosításával függnek össze. A bevételek tervezésekor, az előző évek tapasztalati adatai alapján várhatóan befolyó bevételeket teljes körűen meg kell tervezni. A vállalkozási tevékenységből származó, valamint a pályázati bevételek tervezésekor minden rendelkezésre álló információ figyelembe vételével kell az előirányzatokat megtervezni. A javasolt előirányzatok tekintetében ki kell mutatni egyrészt mindazon áthúzódó bevételeket és kiadásokat, amelyek a következő évi költségvetést illetően követelést vagy kötelezettséget jelentenek, továbbá a javasolt előirányzatok következő két évre várható kihatását. A költségvetési javaslat felügyeleti szerv részére történő továbbításáért a gazdasági vezető a felelős. Munkaügyi csoport tervezési feladatai - a létszámhoz és a személyi juttatáshoz kapcsolódó kimutatások elkészítése, - a minimálbér és szakképzettségi minimálbér változás bérhatásának kimutatása, - kötelező előre lépők személyi juttatás és járulék emelkedésének kimutatása, - jubileumi jutalom megtervezése, - egyéb nem rendszeres juttatások megtervezése, - üres álláshelyek kimutatása. Elkészítése a Munkaügyi csoportvezető feladata, ellenőrzi a gazdasági vezető. Műszaki és gazdasági ellátó csoport tervezési feladatai - telephelyekre vonatkozó energia adatok (gáz, távfűtés, villamos energia, víz-és csatornadíj) megadása, - gépjármű üzemelés költségeinek tervezése, - rendszeres karbantartások és eseti javítások megtervezése, - készlet és anyagbeszerzési terv elkészítése a szakmai egységek bevonásával, - felhalmozási kiadásokra javaslat (beruházási és felújítási terv) készítése a szervezeti egységek vezetőinek véleményezése alapján. Elkészítése a műszaki és gazdasági ellátó csoportvezető feladata, ellenőrzi a gazdasági vezető.
27
Pénzügyi és számviteli csoport tervezési feladatai - saját bevételek tervezése, - kiemelt kiadási előirányzatok (rovat-tételek) közötti átcsoportosítás szükségességének megállapítása, - költségvetési javaslat kidolgozása. Elkészítése a pénzügyi és számviteli csoportvezető feladata, ellenőrzi a gazdasági vezető. 3.1.2 A végleges költségvetés tervezése (költségvetés tervezésének második szakasza) A felügyeleti szerv az intézmény számára megküldi a költségvetés összeállítása tárgyában készült intézkedést, amely tartalmazza az intézmény tárgyévi gazdálkodását megalapozó költségvetési keretszámokat (bevételek, kiadások, létszám), és a költségvetés összeállítása során végrehajtandó feladatokat. A végleges költségvetés összeállításakor figyelembe kell venni ezen kívül az intézményre vonatkozó előírásokat. A gazdasági szervezet a részletes költségvetési előirányzatokat és rovatokat tartalmazó alapokmányt a Nemzetgazdasági Minisztérium által adott évre kiadott tájékoztatójában meghatározott Elemi költségvetés megnevezésű nyomtatvány-garnitúra kitöltésével köteles elkészíteni. A költségvetés tervezése során biztosítani kell, hogy a bevételi és kiadási előirányzatok fő összege egymással megegyezzen. Az elemi költségvetés magába foglalja: - a költségvetési alapokmányt, - a kiadásokat és bevételeket részletesen, rovat és azon belül rovat-tétel bontásban, előirányzatonként, - személyi juttatások és a foglalkoztatottak adatait, - az engedélyezett létszám funkciócsoportonkénti megoszlását, az előirányzatok részletes, rovatonként megbontott indoklását, - a felügyeleti szerv által kért egyéb adatszolgáltatást, mellékletet. Az elkészített költségvetést a felügyeleti szerv által megadott határidőre kell továbbítani. A végleges költségvetés összeállításáért felelős: A költségvetés ellenőrzéséért felelős: A költségvetés továbbításáért felelős:
a pénzügyi és számviteli csoportvezető a gazdasági vezető az Igazgató
3.2 Az előirányzatokkal való gazdálkodás 3.2.1 Előirányzatok kezelése Az intézmény a rendelkezésére álló előirányzataival az adott időszakban hatályos költségvetési törvény, az Áht., az Ávr., az Szt., valamint a Fővárosi Közgyűlés által jóváhagyott éves költségvetési rendeletben foglaltaknak megfelelően gazdálkodik. A Fővárosi Önkormányzat költségvetési rendelete meghatározza az önállóan működő intézmény kiemelt éves költségvetési előirányzatait kötelezően ellátandó és önként vállalt feladatok bontásban, azon belül rovatonként: a személyi juttatások, a munkaadókat terhelő járulékok és szociális hozzájárulási adó,
28
a dologi kiadások, ellátottak pénzbeli juttatása, az átadott pénzeszközök, a felhalmozási kiadások (beruházások, felújítások, lakásépítési kölcsön), működési célú támogatások, felhalmozási célú támogatások, működési bevételek, felhalmozási bevételek, működési célú pénzeszköz átvételek, felhalmozási célú pénzeszköz átvételek, finanszírozási bevételek (intézmény támogatása), valamint a létszám előirányzatait. Az év közben bekövetkezett előirányzat-átcsoportosításokat, előirányzat módosításokat az Áht., az Ávr., illetve a Fővárosi Önkormányzat Közgyűlése által jóváhagyott rendeletek alapján kell végrehajtani. Az előirányzat-átcsoportosítások fajtái: irányító szerv hatáskörében végrehajtott, intézményi hatáskörben végrehajtható. Irányító szervi hatáskörben végrehajtandó előirányzat módosításokra kiemelt előirányzatonként, azon belül rovatonként a költségvetési rendeletben foglaltak az irányadóak. Kiemelt előirányzatok, rovatok közötti átcsoportosítást - az intézmény igazgatója és gazdasági vezetője együttesen - a mindenkori költségvetési rendeletben foglaltak alapján kezdeményezhet a fenntartónál, illetőleg hajthat végre a fenntartó előirányzat-módosításról szóló értesítését követően. Az intézményi (saját hatáskörű) előirányzat-átcsoportosításokat, előirányzat módosításokat az intézmény igazgatója rendeli el, a gazdasági vezető javaslata alapján. 3.2.2 Előirányzatok felhasználása Előirányzatok felhasználásán a jóváhagyott kiadási előirányzatok terhére fizetési vagy más teljesítési kötelezettség vállalását és a kiadások teljesítését, valamint a jóváhagyott bevételi előirányzatok javára a bevételek előírását és beszedését értjük. Előirányzatainak időben ütemezett, célszerű és rendeltetésszerű felhasználása érdekében az intézménynek likviditási tervet kell készítenie a költségvetési rendeletben foglalt előírások figyelembe vételével. Az intézmény finanszírozása a költségvetési rendeletben, és a külön normatív utasításban foglaltak alapján történik. A finanszírozás - az intézmény működési kiadása tekintetében - kincstári rendszerben történik. Az intézmény kincstári finanszírozásba bevont számlája: 11784009-15493950. A likviditási terv elkészítéséért felelős: a pénzügyi és számviteli csoportvezető A likviditási terv ellenőrzéséért felelős: a gazdasági vezető
29
Az intézmények költségvetési támogatási előirányzata kizárólag alaptevékenységre és ezzel összefüggő egyéb kiadásokra használható fel, a rendelkezésre álló előirányzatok mértékéig. Előirányzat nélkül kiadás nem teljesíthető. Az intézmények költségvetésének végrehajtásáért, a gazdálkodás jogszerűségéért, a takarékosság érvényesítéséért és a bevételek növeléséért – az alapfeladatok ellátásának biztosításával – az intézmény igazgatója felelős. 3.3 Pénzügyi, számviteli feladatok (Pénzügyi és számviteli csoport) 3.3.1 Szerződések Szállítói szerződések nyilvántartása a pénzügyi ügyintéző feladata, ellenőrzi a pénzügyi és számviteli csoportvezető. Vevői szerződéseket a Pénzügyi és számviteli csoport ezzel megbízott dolgozója nyilvántartásba veszi, kivéve a telephelyeket érintő vevői szerződéseket, azok egy példánya ellenőrzés céljából kerül a csoporthoz. A telephelyeket érintő vevői szerződések a helyszínen kerülnek nyilvántartásba vételre. 3.3.2 Számlák kezelésének folyamata A szállítói számlákat bevételezés és teljesítés igazolás után nyilvántartásba veszi a Pénzügyi és számviteli csoport megbízott dolgozója. A szerződésekhez kapcsolva, kódokra bontva telephelyekre terhel minden számlát. A számlákat megbontja ÁFA levonhatóság szempontjából, attól függően, hogy alap vagy vállalkozási tevékenység kapcsolódik. Vevői számlák kiállítása a központban és a telephelyeken is, a szerződések, megállapodások, energia szolgáltató számlák alapján. Leírását a Pénzkezelési szabályzat tartalmazza. 3.3.3 Adósok kezelésének folyamata Az adósok név szerinti nyilvántartását a központi pénztáros és a telephelyek pénztárosai vezetik, ellenőrzi a pénztárellenőr. Adósok minősítéséről jegyzőkönyv készül, felelőse a központi pénztáros és a telephelyek pénztárosai, ellenőrzi a pénzügyi és számviteli csoportvezető. Adósok kezelésének részletes leírását a Számviteli politika tartalmazza. 3.3.4 Pénzforgalom folyamata A banki pénzforgalom és a pénztári készpénzforgalom részletes leírását a Pénzkezelési szabályzat tartalmazza. 3.3.5 Könyvelés folyamata A banki és a pénztári folyamatok könyvelése a CT-EcoSTAT integrált rendszerben történik. Felelős a könyvelő, főkönyvi könyvelő, pénztáros a maga területén. Ellenőriz a pénzügyi és számviteli csoportvezető. A könyvelés részletes leírását a Számlarend és a Számviteli politika tartalmazza. 3.3.6 Adóbevallások kezelésének folyamata A vevő és szállító analitika lekérdése alapján a havi ÁFA bevallás elkészítése a pénzügyi és számviteli csoportvezető feladata, ellenőrzi a gazdasági vezető. A cégautó adónegyedéves bevallását a Műszaki és gazdasági ellátó csoport által nyilvántartott gépjárművek adatai alapján készíti el a pénzügyi és számviteli csoportvezető, ellenőrzi a gazdasági vezető.
30
A rehabilitációs hozzájárulás negyedéves bevallását a Munkaügyi csoport által megadott létszám adatszolgáltatás alapján készíti el a pénzügyi és számviteli csoportvezető, ellenőrzi a gazdasági vezető. 3.3.7 Pályázatok pénzügyi kezelésének folyamata A pályázatok költségvetésének előkészítése, a szerződések nyilvántartása, a folyamatban lévő pályázatok dokumentációinak kezelése és a pályázatok elszámolása az ezzel megbízott pénzügyi ügyintéző feladata. Ellenőrzi a pályázat kezelésével megbízott szakmai felelős. 3.4 Pénzkezelés Gazdálkodási jogkörök szabályozása, valamint az operatív gazdálkodási jogkört gyakorlók feladatai Alapvető rendelkező elv a törvényi szintű szabályozás. A törvények a gazdálkodással összefüggő feladatokkal és hatáskörökkel az Igazgatót (kötelezettségvállalás, utalványozás) valamint a gazdasági vezetőt (ellenjegyzés, érvényesítés) ruházzák fel. E hatáskörök - meghatározott keretek - között az Igazgató, illetve a gazdasági vezető által felhatalmazott személyre átruházhatók. Az átruházásnak írásban kell megtörténnie, és konkrétan meg kell jelölni a hatáskörökkel felruházott személyeket. A felsorolt hatásköröket Gazdálkodási szabályzat tartalmazza: - a kötelezettségvállalás, - a pénzügyi ellenjegyzés, - a teljesítések igazolásának rendje, - az érvényesítés, - az utalványozás, - az összeférhetetlenség szabályai. A pénzkezelés részletes szabályait a Pénzkezelési szabályzat tartalmazza. 3.5 Számviteli nyilvántartások vezetése A számviteli nyilvántartások vezetése során az államháztartásról és a számvitelről szóló törvényben, illetve az Áht. végrehajtásáról és az államháztartás számviteléről szóló kormányrendeletben meghatározott alapelveket a könyvvezetés során érvényesíteni kell. Minden gazdasági eseményről, amely az intézmény eszközeinek, illetve forrásainak állományát, vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani. A számviteli nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylatok alapján lehet adatokat bejegyezni. A bizonylatokon az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók legyenek. Szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni azokat a bizonylatokat, nyomtatványokat, amelyek - illetéktelen felhasználásra, visszaélésre adhat alkalmat, - a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenérték fejében szerezhetők be.
31
Szigorú számadású nyomtatványok készletéről és felhasználásáról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből a beszerzett és felhasznált mennyiség sorszám szerint, továbbá a készletváltozások időpontjai egyértelműen megállapíthatók. A felhasználó köteles a nyomtatványokkal – beleértve a rontott példányokat is – elszámolni. A szigorú számadású nyomtatványokról a Pénzkezelési szabályzat rendelkezik. A számviteli nyilvántartások vezetéséhez, a bizonylatok kezeléséhez a részletes előírásokat a Bizonylati rend és album szabályzat tartalmazza. 3.6. Adatszolgáltatáshoz, beszámoló készítéséhez kapcsolódó feladatok 3.6.1. Adatszolgáltatás a tartozásállományról Az intézmény az elismert tartozásállományról - nemleges adat esetén is - havonta, a tárgyhót követően a felügyeleti szerv által megadott határidőig a Kormányrendelet által meghatározottak szerint adatszolgáltatást köteles teljesíteni. A tartozásállomány jelentés kötelező melléklete a lejárt szállítói számlák tételes listája. Az adatszolgáltatás elkészítéséért felelős: a pénzügyi és számviteli csoportvezető Az adatszolgáltatás ellenőrzéséért és határidőre történő továbbításáért felelős: a gazdasági vezetős. 3.6.2 Havi pénzforgalmi jelentés A Fővárosi Önkormányzat Szociálpolitikai és Egészségügyi Osztálya részére havi rendszerességgel az előirányzatokról és azok teljesítéséről pénzforgalmi jelentést készít a Pénzügyi és számviteli csoport. Az adatszolgáltatás elkészítéséért felelős: a pénzügyi és számviteli csoportvezető Az adatszolgáltatás ellenőrzéséért és határidőre történő továbbításáért felelős: a gazdasági vezetős. 3.6.3 Időközi mérlegjelentés Az intézménynek az eszközei és forrásai alakulásáról negyedévenként, a főkönyvi kivonat adataiból összeállított mérlegjelentést kell készíteni az Ávr.-ben meghatározottak szerint. A mérleg előkészítéshez szükséges /főkönyvi könyvelés, analitikus nyilvántartások és a raktári készletek/ egyeztetésekért a Pénzügyi és számviteli csoport, valamint a Műszaki és gazdasági ellátó csoport a felelős. Az adatszolgáltatás elkészítéséért felelős: a pénzügyi és számviteli csoportvezető Az adatszolgáltatás ellenőrzéséért és határidőre történő továbbításáért felelős: a gazdasági vezető. 3.6.4 A költségvetési beszámoló összeállításával kapcsolatos feladatok Az intézmény az előirányzatok felhasználásáról és gazdálkodásról éves beszámolót köteles készíteni. A beszámolót a fenntartó által meghatározott határidőre és tartalommal kell elkészíteni, a Nemzetgazdasági Minisztériumnak a zárszámadásra vonatkozó tájékoztató figyelembe vételével.
32
A beszámoló összeállításában részt kell venni a pénzügyi és számviteli, a munkaügyi, valamint a műszaki és gazdasági ellátó csoport munkatársainak. Az éves költségvetési beszámoló részei: - könyvviteli mérleg, - pénzforgalmi jelentés, - pénzmaradvány-kimutatás, - előirányzatmaradvány-kimutatás, - eredmény-kimutatás, - bevételek-kiadások szakfeladatonként, - feladatmutatók alakulása, - bér-és létszámkimutatás, - tárgyi eszközök alakulása, - kiegészítő melléklet. Az éves beszámolót a főkönyvi kivonat adataiból, az év végi, december 31-i fordulónapot figyelembe véve kell elkészíteni. A főkönyvi kivonat összeállítása előtt a következőket kell biztosítani: - leltár készítése és átvezetése a könyvelés adatain, - az előirányzatok egyeztetése a felügyeleti szervvel a kiemelt előirányzatokra, az irányító szervi és saját hatáskörű átcsoportosításokra vonatkozóan, - év végi zárlati munkák elkészítése, - a mérleg összeállítása a mérlegtételek értékelésével. Az év végi zárlati munkák során a következőket kell elvégezni: - a bankszámlák egyenlegének egyeztetését a december havi utolsó bankszámla-kivonat adataival, - a pénztárjelentések december havi utolsó adatainak egyeztetését a főkönyvi pénztárszámla adatával, - a decemberben kifizetett illetmények elszámolását feladás alapján, - a bevételek és kiadások könyvelését - december 31-ig - szakfeladatonként, (kormányzati funkciónként), - a leltárral megállapított készletek, követelések (adósok, vevők, egyéb követelések) és kötelezettségek (szállítók) állományváltozásának elszámolását a tőkeváltozással szemben, - a pénzforgalmi jelentés elkészítését követően az állományi és forgalmi számlák átvezetését az állományi számlákra a tőkeváltozással egyidejűleg történő elszámolással, - az értékcsökkenések elszámolását, - összevont főkönyvi kivonat, pénzforgalmi kiadások összesítése szakfeladatonként, zárómérleg elkészítése. Az éves beszámolót a naptári évről december 31-i fordulónappal kell elkészíteni, és azt a fenntartó által megadott időpontban leadni. A beszámoló összeállításáért felelős: a pénzügyi és számviteli csoportvezető A beszámoló ellenőrzéséért felelős: a gazdasági vezető A beszámolót az Igazgatónak és a gazdasági vezetőnek kell aláírni.
33
3.6.5 Gazdálkodáshoz kapcsolódó statisztikai jelentés Negyedéves beruházás statisztikai jelentés A KSH ELEKTRA rendszeren keresztül negyedévente, a megadott határidőig kell teljesíteni. Elkészítésért és továbbításáért felelős a pénzügyi és számviteli csoportvezető, ellenőrzi a gazdasági vezető. 3.7 Munkaerő-gazdálkodás (Munkaügyi csoport) 3.7.1 Alkalmazottak kinevezésével, foglalkoztatásával kapcsolatos folyamatok Az intézmény dolgozóit az Igazgató nevezi ki és gyakorolja tekintetükben a munkáltatói jogokat, illetve a bérgazdálkodási jogkört, kivéve az intézmény gazdasági vezetőjét, aki felett az illetékes Főpolgármester-helyettes jár el a Főpolgármester megbízásából. A kinevezéssel, az átsorolással, a munkaviszony megszüntetésével kapcsolatos előkészítő munkálatokat a munkaügyi ügyintéző végzi, ellenőrzi a munkaügyi csoportvezető. A munkaviszony létesítésére, megszüntetésére vonatkozó okmányokat és bérkihatású rendelkezéseket havonta meg kell küldeni a MÁK Közép-magyarországi Igazgatóságához. A dolgozók személyi, családi és szolgálati adataiban bekövetkezett változásokat a MÁK Közép-magyarországi Igazgatóságához minden esetben be kell jelenteni. A beküldésért felelő a bér- és munkaügyi ügyintéző, ellenőrzi a munkaügyi csoportvezető. 3.7.2 Költségvetéshez és beszámolóhoz kapcsolódó folyamat A költségvetés előkészítéséhez, és az éves beszámolóhoz adatszolgáltatást ad a Munkaügyi csoport. 3.7.3 Adókhoz, járulékokhoz kapcsolódó folyamat A rehabilitációs hozzájáruláshoz adatot szolgáltat a munkaügyi csoportvezető a Pénzügyi és számviteli csoport felé. Az SZJA elszámolás ügyintézése, éves adóigazolások kiadása a munkaügyi előadó feladata, ellenőrzi a munkaügyi csoportvezető. 3.7.4 Statisztikai adatszolgáltatás A KSH felé az éves adatszolgáltatás elkészítéséért felelős a munkaügyi csoportvezető, ellenőrzi a gazdasági vezető. A szociális intézményekkel kapcsolatos éves jelentésekhez adatot szolgáltat az Igazgatási és nyilvántartási csoport számára. 3.7.5 Dolgozókhoz kapcsolódó nyilvántartások folyamata A szabadság nyilvántartás vezetése és egyeztetése munkahelyi vezetőkkel a munkaügyi előadó feladata. A közalkalmazotti utazási kedvezménnyel kapcsolatos ügyintézés a munkaügyi előadó feladata. A munkahelyi vezetők által leadott jelenléti ívek havonkénti ellenőrzése a munkaügyi előadó feladat. A dolgozó kérésére kiadott igazolások elkészítése a munkaügyi előadó feladata, ellenőrzi a munkaügyi csoportvezető.
34
Fizetés nélküli szabadság igénybevételének nyilvántartása a munkaügyi csoportvezető feladata. Orvosi alkalmassági vizsgálatokról kiadott igazolások nyilvántartása a munkaügyi csoportvezető feladata. Kapcsolattartás a gyermekápolás miatt (TGYÁS, GYED, GYES) távollevő dolgozókkal a munkaügyi csoportvezető feladata. 3.7.6 KIR3 adatszolgáltatás folyamata A távollétek, a nem rendszeres kifizetések, a megbízási díjak számfejtése, a jubileumi jutalmak számfejtése, az étkezési Erzsébet utalvány rögzítése, az utazási hozzájárulás rögzítése a KIR3 rendszerben a munkaügyi előadó feladata, ellenőrzi a munkaügyi csoportvezető. 3.7.8 Tanulmányi szerződések, továbbképzések folyamata Tanulmányi szerződések és továbbképzések nyilvántartása, nyomon követése a munkaügyi csoportvezető feladata, ellenőrzi a gazdasági vezető. 3.8 Intézmény-üzemeltetési, fenntartási, működtetési feltételeinek biztosítása (Műszaki és gazdasági ellátó csoport) 3.8.1 Tervek készítése Beruházási, felújítási terv, valamint anyagbeszerzési terv elkészítése és továbbítása a Pénzügyi és számviteli csoport felé a Műszaki és gazdasági ellátó csoportvezető feladata. 3.8.2 Beszerzés folyamata A telephelyeken felmerülő szükséges igényeket a leadott lista alapján felméri a Műszaki és gazdasági ellátó csoport. A beszerzési igényeket összeállítja és egyezteti a gazdasági vezetővel. A 100.000 Ft feletti beszerzésekhez három árajánlatot csatol és a legkedvezőbb alapján „Megrendelőt” készít. A központi raktárba bevételezésre kerül a beszerzett eszköz, anyag. A telephelyre kiadott készletekről kiadási bizonylatot készít a készlet nyilvántartó ügyintéző. A nagyértékű tárgyi eszközökről „Állománybavételi bizonylatot” készít a tárgyi eszköz nyilvántartó ügyintéző. A rendelések összegyűjtése és az ajánlatkérések a Műszaki és gazdasági ellátó csoport feladata. A CT-EcoSTAT integrált rendszer Rendelés moduljából a Műszaki és gazdasági ellátó csoport erre kijelölt dolgozója készíti el a megrendelőt, melynek egyedi azonosítója lehetővé teszi a zárt rendszerben való kezelését. 3.8.3 Raktározás folyamata A folyamatos anyagellátás érdekében a Műszaki és gazdasági ellátó csoport erre kijelölt dolgozója megtervezi a következő időszak (hónap) anyagfelhasználását a raktárkészlet figyelembe vételével, valamint folyamatosan ellenőrzi a készleten lévő anyagokban, eszközökben bekövetkező mennyiségi változásokat. A raktározás során biztosítani kell a készletek állagmegóvását, megőrzését, valamint a raktárak gazdaságos kihasználását. A telephelyre kiadott készletekről kiadási bizonylat készít a Műszaki és gazdasági ellátó csoport erre kijelölt dolgozója. A beszerzés és raktározás folyamatát az Anyag- eszköz és készletgazdálkodási szabályzat részletesen tartalmazza.
35
3.8.4 Gépek, berendezések javításának folyamata A telephelyek bejelentései alapján a Műszaki és gazdasági ellátó csoport leszervezi a javítások folyamatát. 3.8.5 Szemétszállítás, veszélyes anyagok kezelésének folyamata Külső szolgáltatóval a Műszaki és gazdasági ellátó csoport szerződés alapján egyeztet. 3.8.6 Gépjármű üzemelés folyamata A Gépjárművek igénybevételének és használatának rendje szabályozza. 3.8.7 Leltározás folyamata Az Eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzatában leírtak szerint történik. 3.8.8 Selejtezés folyamata A felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzatában leírtak szerint történik. 3.9 Vagyon használata, hasznosítása 3.9.1 A vagyongazdálkodás alapvető követelményei Az intézmény kezelésében lévő vagyonnal, valamint azok kezelésével összefüggő alapvető szabályokat a Vagyonvédelmi szabályzat és a jelen ügyrend tartalmazza. Az intézmény kezelésében lévő vagyonnal felelős módon, rendeltetésszerűen kell gazdálkodni. Az intézmény kezelésében lévő vagyont átruházni, alapító okiratban eltérő módon hasznosítani, tartósan bérbe adni, továbbá követelésről lemondani csak a Vagyonvédelmi szabályzatban meghatározott módon és esetekben lehet. Az általános követelmények betartásáért, illetve betartatásáért az Igazgató a felelős. 3.9.2 A vagyon nyilvántartása Az intézmény eszközeit és forrásait a bizonylati rend és album előírásai szerint kell nyilvántartani. A vagyon nyilvántartása számítógépes feldolgozással történik, amelyet a Műszaki és gazdasági ellátó csoport végez. A szabályszerű nyilvántartásért a műszaki és gazdasági ellátó csoportvezető felel. Az állami vagyon részét képező törzsvagyont a többi vagyontól elkülönítetten kell nyilvántartani. A törzsvagyont - forgalomképtelen és - korlátozottan forgalomképes vagyonként kell nyilvántartani. Vagyonkezelés: - a leltárak szervezése és végrehajtása, - a selejtezések előkészítése és szabályszerű lebonyolítása, - az intézményi tulajdon fokozott védelmének biztosítása és ellenőrzése, a feltárt hiányosságokról tájékoztatás készítése, és a hiányosságok megszüntetése, - a vagyonkezelési követelmények teljesítésének ellenőrzése az egyes telephelyek gondnoksági feladatainak ellátásában.
36
3.10 Belső kontrollok A belső kontrollrendszer az intézmény által a kockázatok kezelésére és tárgyilagos bizonyosság megszerzésében kialakított folyamatrendszer, amely azt a célt szolgálja, hogy az intézmény megvalósítsa a következő fő célokat: - a tevékenységet szabályszerűen, valamint a megbízható gazdálkodás elveivel (gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség) összhangban hajtja végre, - teljesítse az elszámolási kötelezettségeket, - megvédje az intézmény erőforrásait a veszteségektől (károktól) és a nem rendeltetésszerű használattól. Az intézmény belső kontrollrendszeréért az Igazgató a felelős, aki köteles a szervezet minden szintjén érvényesülő – megfelelő rendszert kialakítani.
4. Záró rendelkezések 1. A szabályzat az aláírásával lép hatályba. 2. A szabályzat hatálybelépésével a korábbi Gazdasági ügyrend hatályát veszti. 3. A gazdasági vezetőnek kell gondoskodni, hogy a szabályzatban foglalt előírásokat az érintett munkatársak megismerjék és annak tényét a szabályzat 1. sz. mellékletében aláírásukkal igazolják. Budapest, 2014. március.……. Pelle József igazgató
Melléklet: 1. számú melléklet: megismerési nyilatkozat
37 1. sz. melléklet MEGISMERÉSI NYILATKOZAT A Budapesti Módszertani Szociális Központ és Intézményei Gazdasági ügyrendjében foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani. Név
Beosztás
Dátum
Aláírás
