BUD8.P9ST Budapest Főváros Önkormányzata

BUD8.P9ST

Budapest Főváros Önkormányzata Föpolgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési

1111111~~ 11~ 1111111~ llll~lllll~l mIlli 11~1 ~lll lilllll '10000530:!9043'

Osztály

FPH006 /105 -6 /201 3

ikt. szám:

ELLENŐRZÉSIJELENTÉS

a Fővárosi Önkormányzat Idősek Otthonánál (1125 Budapest, Kútvőlgyi út 20-22.) lefolytatott szabályszerüségi, pénzügyi ellenőrzésről

jóVá h agyt~~

~'nt)~

\yfr~ Janza Péter

ör\álló osztályvezető /

2013. április

Tartalomjegyzék

I.VEZETÖIÖSSZEFOGLALÓ II.JAVASLATOK Ill.MEGÁLLAPÍTÁSOK 1. A szabályozottség megitélése 1.1. A normakörnyezet bemutatása 1.2. A müködés, a tevékenység szabályozottsága 2. A költségvetés vizsgálata 2.1. A költségvetés kidolgozottságának megalapozottsága: 2.2. Az előirányzat módosítások nagyságrendje, az eljárások és nyilvántartások szabályszerűsége

2.3. 2.4. 2.5. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5.

A módosított előirányzatok betartása, teljesítési adatok A bevételek realizálása A teljesitett kiadások kiemeit előirányzatonkénti összetétele Számviteli szabályozások gyakorlati érvényesülése A 2011. évi beszámoló vizsgálata A könyvviteli mérleg bizonylati alátámasztása A pénzforgalmi kimutalások egyezősége A pénzmaradvány-kimutatás vizsgálata A könyvvezetési kötelezettség teljesítése, a főkönyvi és analitikus nyilvántartások vezetése,egyeztetések végrehajtása Szerzödéses kapcsolatok A szállítói, vevői szerzödés nyilvántartás teljessége, információ tartalma Munkaszerződések vizsgálata, összhangja a jogszabályi előírásokkal Ellátottakkal kötött megállapodások vizsgálata A szállitól tartozásállományról készOlt adatszolgáltatások dokumentálása Pénzügyi folyamatok belső kontrolljának elemzése és értékelése Egyéb ellenőrzött terület Letétkezelés vizsgálata Térítési díjak megállapítása, beszedésa

4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 5. 6. 6.1. 6.2. 6.3. Felelősségbiztosilás 6.4. Pénzogyi ellenőrzés 6.4.1. Pénztár és bankbizonylatok ellenőrzése 6.5. Lakók részére nyujtott szolgáltatások 6.6. Munkaidő nyilvántartás 6.7. Adózás, adófolyószámla 7. A szarvezet kontrolltevékenysége 7.1. A folyamatba épitett, előzetes és utólagos 7 .2. Belső ellenőrzés MELLÉKLETEK

ellenőrzés

(FEUVE)

6 8 11 11 11 12 16 16 17 18 18 19 19 19 20 21 21 21 22 22 23 24 24 25 26 26 27 27 28 28 29 30 31 31 31 33 35

2/35

Az

ellenőrzést végző

szervezet:

Az ellenőrzött szervezet:

Budapest Főváros önkormányzata Hivatal Belsö Ellenörzési Osztály

Föpolgármesteri

Fövárosi Önkormányzat ldösek Otthona (1125 Bp. Kútvölgyi út 20-22.)

Az

ellenőrzés

célja:

annak megállapítása, hogy az Intézmény müködése, tevékenysége megfelelöen szabályozott-e, valamint a kontrollrendszer vizsgálata

Az

ellenőrzés

tárgya:

a szabályozások megléte, gyakorlati érvényesülése. A pénzügyi irányítási, ellenőrzési folyamatok müködésének vizsgálata, kontrolfok érvényesülése

Az

ellenőrzés

típusa:

szabályszerüségi, pénzügyi

Jogszabályi felhatalmazás:

Az

ellenőrzés

Az

ellenőrzött időszak:

A helyszíni Az

módszerei:

ellenőrzés időtartama:

ellenőrzött

idöszakban hivatalban

az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. tv. 70. § (1), Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. tv. 119. §, a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belsö ellenörzéséröl szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet. az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó dokumentumok értékelése, interjúk lefolytatása 2011 - 2012. a helyszini vizsgálat befejezéséig 2012.10.08.-2012.11.12. lévő vezetők

neve, beosztása:

Kissné Márté Zsuzsanna Császárné Lech Júlia

intézményvezető

gazdasági vezető

3/35

JOGSZABÁLYOK ÉS AZ ÁLLAMIIRÁNYiTÁS EGYÉB KÖZJOGI SZERVEZETSZABÁLYOZÓ ESZKÖZEINEK JEGYZÉKE Áht. (régi) Áh t.

az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény, 2011. évi CXCV. törvény

Ptk.

a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény

Sztv.

a

Ötv. Mötv.

a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. tv.

Ám r.

az államháztartás müködési rendjéről szóló 29212009. (XII. 19.) Kormányrendelet 36812011. (XII. 31.) Korm. rend. az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról

Ávr.

szé.mvitelről

szóló 2000. évi C. törvény

Áhsz.

az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 24912000. (XII. 24.) Kormányrendelet

Mt. (régi) Mt.

a munka törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény, 2012.évi l. törvény

Kjt.

a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. XXXIII. törvény

Kb!.

a közbeszerzésekről sz ó/ó 2003. évi CXXIX. törvény, 2011. évi CVIII. törvény

Bkr.

a

Áfa tv.

az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény

lnf. Önrend tv.

az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságrál

költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről ellenörzésről szóló 37012011. (XII. 31.) Kormányrendelet

és

belső

szóló 2011. évi CXII. törvény Be.

LTV.

a

büntetőeljárásról

a közokiratokról, védelméről

szóló 1998. évi XIX. törvény a közlevéltárakról

és

a magánlevéltári

anyag

szóló 1995. évi LXVI. törvény

Iratkezelési rendelet

33512005. (XII. 29.) Kormányrendelet a közfeladatot ellátó szervek

SZCSM rendelet

iratkezelésének általános követelményeiről 112000. (l. 7.) SzCsM rendelet a személyes gondoskodást nyújtó szociális intézmények szakmai feladatairól és müködésük feltételeiről

Szociális tv.

a szociális igazgatásról és a szociális ellátásról szóló 1993. évi lll. törvény

4 J 35

Vagyonrendelet (régi)

75/2007. (XII. 28.) Főv. Kgy. rendelet a Fővárosi Önkormányzat vagyonáról, a vagyontárgyak feletti tulajdonosi jogok gyakorlásáról

Vagyonrendelet

22/2012. (lll. 14.) Főv. Kgy. rendelet Budapest Főváros Önkormányzata vagyonáról, a vagyonelemek feletti tulajdonosi jogok gyakorlásáról

Használt rövidítések: intézmény, otthon: Fővárosi Önkormányzat Idősek Otthona SZMSZ: Szarvezeti és Müködési Szabályzat

MÁK: Magyar Államkincstár

Az

ellenőrzés

összesített véleményéhez alkalmazott

minősítési

kategóriák:

Megfelelő:

kiváló (5) Korlátozottan megfelelő: jó (4) Gyenge: közepes (3) Kritikus: még elfogadható (2) Elégtelen: nem elfogadható (1)

Az intézmény részéről a jelentéstervezetre érkezett észrevéteteket a jelentés 4. számú melléklete tartalmazza. Az. egyeztető megbeszélésről készült dokumentum a jelentés 5. számú mallékletét képezi. Az észrevéteteket tehetőség szerint figyelembe véve a végleges jelentés korrigálása megtörtént

5 t 35

LVEZETÓIÖSSZEFOGLALÓ Az intézmény jogszabályban meghatározott közfeladata személyes gondoskodást nyújtó, szakosított szoc iá lis szolgáltatás, alaptevékenysége ápolást nyújtó intézmény, idősek otthona. A nyújtott ellátás típusa idősek, fogyatékosok bentlakasos ellatasa. Szakfeladatai: időkorúak tartós bentlakásos szociális ellátása, demens betegek bentlakásos ellátása, munkahelyi étkeztetés. Az intézmény gazdasági besorolása önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv. A feladatok, tevékenységek ellátásának forrása az irányító szervtől kapott költségvetési támogatás, valamint az intézményi saját bevételek. Az intézmény nem végez vállalkozásiw, kiegészítő tevékenységet. Az intézmény érvényes müködési engedéllyel rendelkezik. A feladatellátás a székhelyen kívül három telephelyen történik.

A szabályozottságot érintöen rögzíthető, hogy a belső szabályzatok hiányosságokat tartalmaznak mind tartalmukban, mind az intézmény hatáskóreinek értelmezésében. A hatásköri hiányosságak jelentős kockázatot hordoznak, melynek következtében jogszabályba ütközhet a műki:idés szabályszerűsége.

Az intézmény az előirányzatokat, illetve azok módosításait betartva gazdálkodik. Az elöírányzatok módosítása, valamint a pénzforgalmi kimutatás ősszeállítása és a pénzmaradvány elszámolása a jogszabályoknak megfelelő en történt. Az intézmény elegett tett a beszámoló készítési kötelezettségének, a mérlegtételeket leltárakkal támasztották alá. Az intézményben műkiJdtetett büfé árukészletének mozgásait és a készpénz mozgásait a könyvelésben, év végi állományát pedig a beszámolóban nem szerepeltetik egymástól elkülönítetten. Mivel a felleltározott árukészletet és készpénzt egy összegben tartalmazza a beszámoló, így a számviteli alapelvek érvényesülése nem teljes körű. A szenódések vizsgálata során megállapítást nyert, hogy az intézmény nem köt ki szerzódéses biztositékat a szállítói partnerek felé nem teljesítés esetére, valamint a megbízási szerzódések esetében nem állít ki teljesítésigazolást.

A munkaköri leírásokban és felelósségi nyilatkozatokban a munkaválla/6k kótelezettségeit és felelósségét a Mt.-ben előirtakkal harmonizálni, illetve azokat aktua/izá/ni kell. A jelenlegi gyakorlat hátrányos kitételeket tartalmaz az alkalmazottakra nézve. Az ellátottakkal kötött megállapodások a szociális törvényben leírtaknak megfelenek, a térítési díjak megállapitása az előírásoknak megfelelóen történik. Az intézmény a postán átvett nyugdijak kifizetése során nem gondoskodik megfelelóen a lakók személyes adatainak védelméről, valamint a letétkezelésre vonatkozó szabályzata a lakók részére beszerzett árutéleségek elszámolási gyakorlata során hibás előírást tartalmaz. A házipénztár ellenőrzése során a revízió megállapította, hogy a pénztár védelme biztositott. a fellelt pénzkészlet a nyilvántartással egyező volt. A lakók nyugdíjával kapcsolatos gazdasági események bizonylatolása hiányos. A vendégétkeztetésról, a telefonköltség továbbszámlázásakor kiállitott számlák tartalmilag nem felelnek meg az Áfa törvény számlakibocsátásra vonatkozó szabályainak.

6/35

A lakók részére nyújtott szolgáltatások gyakorlata és szabályozása eltér egymástól. Ez vonatkozik az otthonban müködtetett fodrászatra és bOfére. A házirend szerint térítés ellenében vehetik igénybe a lakók a fodniszatot, de az intézménynek sem fodrászatból, sem fodrászat cé!jára bérbeadolt helyiség bérleti dljából származó bevétele nincs, és fodrász alkalmazottja sincs. A büfé működtetésével járó készpénz-mozgások az intézmény könyveiben nem szerepelnek, az értékesítésről nyugtát, számlát nem állítanak kl. Az intézményben a munkaidő nyilvántartása a helyszíni ellenőrzéskor nem volt naprakész, ez nem felel meg a tőlVényben foglaltaknak. A nyilvántartás nem következetes vezetése miatt nem állapltható meg a ledolgozolt munkaidő. Az intézmény adófolyószámláján 2012. szeptember 11-én előirt és ugyanekkor idegen számláról kiegyenlített gépjármű vagyonszerzési illetéket annak ellenére nem tisztázták a NAV illetékes igazgatóságán, hogy a belső nyilvántartások szerint az intézmény nem vásárolt semmilyen gépjárművet.

A folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőnés kialakítása és mOködtetése hiányosságokat és ellentmondásokat tarlalmaz, a szabályzat szöveges folyamatábrája és táblázatos része nincs összhangban egymással, nem teljeskörű a működési folyamatok tekintetében, valamint az aktualizálása sem történt meg. Az intézményben a belső ellenőr funkcionális és szarvezeti függetlensége biztosított, az ellenőrzési feladatokat elvégezte. Az intézmény a javaslatoknak megfelelöen korrigálta a belső ellenőr által megállapított hibákat. Jelen ellenőrzés a szabályozottság területén tett több belső ellenőri megállapítással nem ért egyet, nevezetesen, hogy az intézmény rendelkezik az előírt szabályzatokkal, illetve azokban minden esetben átvezették a jogszabályok változását. A revízió összesített véleménye szerint a vizsgált területeken mind a szabályozottság, mind az operativ végrehajtás gyengének minösül. A belső ellenőrzési pontok, illetve folyamatok rendszere számos hiányosságat is mutat. A gazdálkodás és a nyilvántartások több területén azonnali korrekciós intézkedésre van szükség. Jelen vizsgálat Jefolytatásával egyidejűleg az intézményben a Belső Ellenőrzési Osztály bejelentés kivizsgálása tárgyában is tartott célellenörzést, melynek megállapításairól kOiön ellenőrzési jelentés készült. A két jelentés azonos megállapltásokat, hiányosságokat is rögzít, ezért az ezekhez kapcsolódó javaslatokat a jelentés ll. Javaslatok 3. pontja csak tájékoztató jelleggel tartalmazza. Ezen hiányosságak megszüntetésére vonatkozó intézkedési terv - a duplikáció elkerülése okán - csak a célvizsgálatról szóló jelentéshez készül. ellenőrzés

megállapításait és az azokhoz kapcsolódó javaslatokat az 1. sz. me/lék/et tartalmazza. A gazdálkodáshoz kapcsolható kockázatokat, az azokat kezelő belső kontrollokat és a kontrollhiányosságokat a 2. sz. me/lék/et foglalja össze.

Az

7135

II.JAVASLATOK az Idősek Otthona

vezetője

részére

1. Az operatív feladatellátáshoz kapcsolódóan:

1.1. ,~, Tisztázza az adóhatósággal a 2012. évi vagyonszerzési illeték előírást, tegyen intézkedést a törlésére (Alapító Okirat, SZMSZ, Számviteli Politika). 1.2. ..( A bélyegző-nyilvántartásba az adatokat tollal vezessék fel, a nyilvántartásból egyértelműen derüljön ki az átvevő személye. 1.3.1. A kulcs-nyilvántartást aktualizálják a valós helyzetnek megfelelően, a változásokat haladéktalanul vezessék át a nyilvántartáson. 1.4. .A. A szállítói szerzödéseknél, a nem teljesítés esetére kössenek ki szerződéses biztosítékot, a megbízási szerződéseknél minden esetben alkalmazzanak teljesítési igazolást a számla befogadásához (Ávr. 57.§ (1)). 1.5. V... A letétkezelő által a postán felvett nyugdíjak kifizetésehez alakítson ki olyan nyilvántartást, amely biztosítja a lakók személyes adatainak védelmét 2. A belső kontrollrendszer kialakítása, működtetése tekintetében:

2.1. v\ Az SZMSZ-t érintően 2.1.1.~ Egészítse ki a szabályozást a jogszabályoknak megfelelő tartalommal az Iratkezelési rendelet 3. §(3) bekezdése és az Avr. 13. § (1) c) pontja szerint. 2.1.2 ..-\ Rögzítse a szabályzatban, hogy az orvosi és pszichológusi feladatokat az otthon vásárolt szolgáltatással látja el és a feladatleírásokból törölje a burkolt munkaviszonyra utaló megfogalmazásokat. 2.1.3.X Végezze el az SZMSZ IX. fejezetében található táblázatban a szabályzatok nyilvántartásának felülvizsgálatát és aktualizálását. 2.2. .1( A Leltározási szabályzatban a folyamat szabályozásának teljessé tétele céljából határozza meg a teltárkülönbözetek elszámolásának szabályait, a leltárjegyzőkönyvek elkészítésének határidejét, a leltározási ütemtervet. 2.3. v< Bizonylati rendben rögzítse a bizonylatok nyilvántartásba rögzítésének időpontját, a bizonylatok megőrzésére vonatkozó eljárási rendet (Sztv. 167. § (1) i) pontja, 169. § (1)(4) bek.). 2.4. .t: A Közalkalmazotti szabályzatban rögzítse a munkáltató tájékoztatási kötelezettségét (Kjt. 16. §(3) bek.). 2.5. v\ A Kötelezettségvállalási szabályzatban határozza meg az Á vr. 59. § {3) bek. előírásainak megfelelően rendelkezzen az utalványozás kellékeiröl. 2.6. ~ Az Iratkezelési szabályzatot egészítse ki a jogszabályban előírtak szerint, készítsen irattári tervet, rendelkezzen a levéltári átadás szabályairól (lratkezelési rendelet 3.§ (1) bek.). 2.7. "' A Selejtezési szabályzatban a folyamat szabályozásának teljessé létele céljából határozza meg a selejtezés dokumentumainak jegyzékét, a selejtezés végrehajtásának ellenőrzését.

2.8. V' Egészítse ki az intézményi Belső ellenőrzési kézikönyvet a Bkr. 17. §(3) bek. és az NGM által 2013. 02. 25-én kiadott Belső Ellenőrzési Kézikönyv minta alapján: 2.8.1:1 a szakmai etikai kódexszel, 2.8.2. Va belső ellenörök folyamatos továbbképzésére vonatkozó alapelvekkel, külsö szakértök bevonására vonatkozó előírásokkal, 2.8.3. 2.8.4. a funkcionális függetlenséget bemutató ábrával.

'ja

8/35

2.9. --< Intézkedjen a Vagyonvédelmi és belső biztonsági szabályzattal kapcsolatban a törvényi előírások betartásáról, a jogszabályba ütköző jogosultságok törléséről a szabályzatból, valamint a fogalmak pontos meghatározásáról (Be. 150. §(2), 151. § (1)·(2) bekezdései). 2.10. -x A Közbeszerzési szabályzatot helyesbítse a jogszabályban megfogalmazottak szerint, határozza meg a szabályzatban az összeférhetetlenségre, hivatatos közbeszerzési tanácsadó igénybevételére, valamint a bírálóbizottságra vonatkozó eljárási rendet (Kbt. 22.§ (3)-(5) bek., 24.§, 34-37.§, 121-123. §). 2.11. A Készitse el az adatszolgáltatási feladatok teljesítésével kapcsolatos belső előírásokra vonatkozó szabályzato! [Ávr. 13. §(2) h) pontja]. 2.12. «A munkaköri leírásokat vizsgálja felül, a felelösségi nyilatkozatokat a jogszabályoknak megfelelöen aktualizálja (Mt. 180. § (1)-(6) bek.). 2.13. <1A Lakói készpénz és Letétkezelési rend szabályzatát dolgozza át a kialakult gyakorlatnak megfelelöen, törölje a szabályzatból "Az otthonban jelenleg igény hiányában nem kezeljük a lakók pénzét." mondatot, valamint a szabályzat készpénzfelhasználás 3. pontjából a lakók részére megvásárolt árukról az intézmény nevére szóló számlával való elszámolást. 2.14 . .< Te~essze ki a működési folyamatok egészére az ellenőrzési nyomvonalakat, a szöveges, táblázatos, valamint a folyamatábrával meghatározott nyomvonalak kerüljenek összhangba egymással. (Áh!. 69. § (2) bek., Bkr. 6. § (3) bek., SZMSZ, Ellenőrzési nyomvonal szabályzat). 3. A célvizsgálatról szóló ellenőrzési jelentésben felsoroltakkal megegyező javaslatok: 3.1. -t 3.2.

r{

3.3. i 3.4.Y'"

3.5.

)l

3.6 . .)'( 3.7.' 3.8. ,;:3.9. ~' 3.1 O.

0

A házipénztár bevételei, kiadásai a pénztári bizonylatokon a pénzmozgással egy időben kerüljenek rögzitésre [Áhsz. 51. § (1) a) pontja]. A fodrászat vonatkozásában kialakított gyakorlatnak megfelelően a házirendet módosítani szükséges (Házirend). A készpénz a törvényi előírások szerint kerüljön a megfelelő számlaosztályban elszámolásra a büfé vonatkozásában [Áhsz. 47.§ és. 9. számú melléklete]. A jelenléti íveket szabályszerűen, naprakészen és eseményszarűen vezesse, a belső szabályzatban foglaltaknak tegyen eleget, tekintettel arra, hogy a többi közalkalmazott felé a vezető felelőssége a munkaidő betartása és betartatása, valamint minden közalkalmazottra vonatkozóan tegye kötelezővé a munkaidő nyilvántartás teljes körű vezetését naprakészen, eseményszerűen, hitelesen (Mt. 134. § (1) a) pontja és (2) bek., SZMSZ). Az intézmény szerezzen be olyan nyugta tömböt, mely megfelel az adóügyi bizonylat előírásainak, továbbá csak azonos vevő esetében állítson ki összesített számlát (Áfa tv. 164. §). A számlakibocsátásra vonatkozó előirások betartásával állítsa ki a számláit az intézmény (Áfa tv. 169. § a)-p) pontjai, Sztv. 165. §(2) bek.). A számlából egyértelműen derüljön ki a közvetítés ténye (Sztv. 3.§ (4) bek. 1. pont). A büfékezelőiének tegye kötelezövé a nyugtaadást a vásárlók részére (Áfa tv. 159. § (1)(2), 165. § (1), 166. § (1) bek.). Helyesbítse az adatokat az analitikus nyitvántartásaiban a büfé leltára miatt [Áhsz 49. § (1) bekezdés és 9. számú melléklete]. A hatályos jogszabályoknak megfelelöen vizsgálja felül a büfé kezelőjével kötött felelősség i nyilatkozatot és biztosítsa a jogi szabályozással való harmonizációját (Mt. 182. § -188. §).

9/35

3.11.1"\ Gondoskedjon arról, hogy a munkaidő betartásával, nyilvántartásával kapcsolatos eljárási rend a belső kontrolloknak megfelelően működjön [SZMSZ, ellenőrzési nyomvonal, FEUVE rendszer]. 3.12.x Gondoskedjon arról, hogy az intézményben kifüggesztésre kerüljön az intézkedésre jogosult személy és annak elérhetősége [SZMSZ, Ügyrend]. 3.13. ,A..A pénzkezelési szabályzatot egészítse ki a büfé pénzkezelésével kapcsolatos rendelkezésekkel. 3.14 . .x A büfé esetében alakítsa ki és biztesitsa a jogszabályoknak megfelelő, zárt rendszerű műkődést [Áfa tv. 159. § (1)-(2) bek.,164. § ,165. § (1) bek.,166. § (1) bek.,169. § a)-p) pont, Számviteli tv. 165. § (2) bek., Áhsz. 37. § (1)-(6) bekezdései , 51. § a) pont, 9. számú me\léklet].

Az ellenőrzött tevékenységre gyakorolt hatásuk alapján az megalapozó megállapítások a következök szerint rangsorolhatók: Kiemeit jelentőségű: 1.1.-1.4., 2.11., 2.14., 3.1.-3.14. Átlagos jelentőségű: 1.5., 2.1.-2.1 O., 2.12., 2.13. Csekély jelentőségű: -

ellenőrzési

jelentés javaslatait

(20 db) (13 db) (o db)

10/35

lll. M E G Á L L A P Í T Á S O K

1.

A szabályozottság megitélése

A munkafolyamatba épített kontrollpontokat az alábbi táblázat összegzi:

kontrollpont. kontrollfeladat

müködésének értékelése

vonatkozó jogszabályok megismerése, változások nyomon követése

részben

belsö szabályozások elkészítése a sajátosságok figyelembevételével, belső normák összhangjának biztosítása

megfelelő

érintett dolgozókkal való megismertetés, szabályzatok iktatása, nyilvántartása

megfelelő

1.1.

megfelelő

A normakörnyezet bemutatása

A költségvetési szerv létrehozását elrendelő jogszabály alapján a Budapest Főváros Közgyűlése a 1231/1992. (IX.24.) Föv. Kgy. számú határozatával kiadott, egységes szerkezetbe foglalt Alapító Okirata tartalmazza a jogszabályváltozásokkal összhangban az intézményre vonatkozó legfontosabb információkat

kz intézmény jogszabályban meghatározott közfeladata személyes gondoskodást nyújtó, szakosított szociális szolgáltatás, alaptevékenysége ápolást nyújtó intézmény, idősek otthona. A nyújtott ellátás típusa idősek, fogyatékosok bentlakásos ellátása. Szakfeladatai 873011.-1: időkorúak tartós bentlakásos szociális ellátása, 873013-1: demens betegek bentlakásos ellátása, 562917-1: munkahelyi étkeztetés.

Az intézmény gazdasági beseroliisa önilllóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv. A feladatok, tevékenységek ellatásának forrása az irányító szervtől kapott költségvetési támogatás, valamint az intézményi saját bevételek. Az intézmény nem végez vállalkozási~, kiegészítő tevékenységet. A kisegítő tevékenység mértéke az éves költségvetés tervezett összkiadáshoz viszonyítva 5 százaléka lehet. Az intézmény vezetőjét a Budapest Főváros Közgyűlése pályázat útján nevezi ki, a dolgozókat közalkalmazotti jogviszony keretében foglalkoztatja. A költségvetési szerv székhelye: 1125 Bp., Kútvölgyi út 20-22. Telephelyei: 1031 Bp., Ányos út 3. , 1124 Bp., Mártonhegyi út 53-57., 1121 Bp., Zugligeti út 58.

Az intézmény érvényes

működési

engedély alapján végzi a feladatát. A vizsgált idöszak alatt

a müködési engedélyek módositásra kerültek- 23/529-9/2012. számon a Kútvölgyi út és 23/5298/2012.számon az Ányos út vonatkozásábanw az emelt szintű férőhely átlagos férőhellyé minősítése

miatt.

11 /35

1.2.

A müködés, a tevékenység szabályozottsága

A jogi normakörnyezet megfelelő útmutatást ad az intézmény feladatainak ellátásához. Az intézmény rendelkezik a jogszabályokban előírt szabályzatokkal, melyek vizsgálata során a következőket állapította meg a revízió: Szarvezeti és működési szabályzat: a szabályzat nem tartalmazza az intézmény vezetőjére vonatkozó felelősségi szabályokat arra hivatkozva, hogy a vezető beosztású dolgozók feladatait, jogkörét és felelösségél az ügyrend, a belső szabályzatok illetve a munkaköri leírások tartalmazzák. Attakintve a felsoroltakat, ott is kizárólag a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjében található az intézményvezető felelősségére való utalás: az 1. pontban az elkészítésére vonatkozóan, az 5. pontban pedig az intézményvezető felelösségát az Áht (régi) 88. §-ára (költségvetési szervek alapításával kapcsolatos jogszabályi hely) és az SZMSZ-re hivatkozva tünteti fel. (Ávr. 13. § (1) g)) nem tartalmazza az alaptevékenységét meghatározó gazdasági jogszabályok megjelölését (Ávr. 13. § (1) c) pontja), nem határozza meg az Iratkezelési rendelet 3. § (3) bekezdése szerint az iratkezelés szarvezeti rendjét, 2012. 07. 1-jétől a szabályzat szövege nem tartalmazhatja a fegyelmi jogkör gyakorlását, az Mt. hatályba lépésével megszűnt a fegyelmi, mint jogintézmény a közalkalmazotti jogviszonyban, a szabályzat részét képező ellenönési nyomvonalak kijelölése nem teljes körű~ nem terjed ki az intézmény valamennyi tevékenységére. A részletes megállapításokat az ellenőrzési jelentés 7.1. pontja tartalmazza. Megjegyzendő, hogy az ellenőrzési nyomvonalakra vonatkozó szabályozás már nem kötelező melléklete az SZMSZ-nek. Az SZMSZ 3. fejezetének g) és h) pontja tartalmazza az otthon orvosa(i), illetve a pszichológus feladatainak a leirását. Az orvos(ok) és a pszichológus nem tartozik az alkalmazottak közé, szolgáltatási szerződést kötött az intézmény ve/Ok a feladatok ellátására. A feladatleírás burkolt munkaviszonyra enged következtetni az alábbiak miatt: o a tevékenység folyamatos jellege o az alá-fölérendeltségi viszony o az irányitási és utasításadási jog o a munkáltató eszközeinek, erőforrásainak, anyagainak használata. Az SZMSZ-ben rögzíteni szükséges, hogy az otthon az orvosi és pszichológusi tevékenységet vásárolt szaigáitatás úlján látja el, továbbá a burkolt munkaviszonyra utaló megfogalmazásokat törölni kell a szabályozásbóL

Pénzkezelési szabályzat: A szabályozás nem tarialmazza a pénzkezeléssei kapcsolatos összeférhetet/enségi szabályokat, a bankszámlák forgalmának könyvvezetési és egyeztetési rendjét, a házipénztárral kapcsolatban a teljesithe tó kiadások jogelmeit és értékhatárait, a pénztári utalványozók és ellenőnésért felelősek körét, az ellenörzések módját, az ellenörzések időszakai!, a pénztárhiánnyal kapcsolatos felelősségre vonás szabályait~ eljárását, a szabályzathoz nem csatoltak aláfrás-mintákat.

12 l 35

Az intézmény a fenti tevékenységekre vonatkozó szabályokat nem a Pénzkezelési Szabályzatában (Ávr. 13. §-a és a Sztv. 14. § (B) bek.) hanem a Feladatellátás rendjének szabályozása, Kötelezettségvállalás, utalványozás és ellenjegyzés szabályzata elnevezésú szabályzatában rögzítette. Eszközök és források leltározás\ szabályzata: A szabályzatot célszerű kiegészíteni a leltárkatönbözetek e/számo/ásávaf, az eltérések miatt a felelősségre vonás feladataival, a folyamat ellenőrzésével és a jegyzőkönyvek elkészítésének a határidejével, a leltározási ütemtervvel. Bizonylati rend: nem tartalmazza a bizonylatok könyvviteli nyilvántartásokba rögzítésének időpontját, valamint annak igazolásának módját, (Sztv. 167. § (1) i ponlja), nem tartalmazza a bizonylatok megőrzésére vonatkozó eljárási rendet (Sztv. 169. § (1)-(4) bek.) Működéshez.

gazdálkodáshoz kapcsolódó. pénzügyi kihatással bíró kérdések rendezéséhez kiadott belső szabályzatok: Az Ámr. 20. § (3) bekezdése és az Ávr. 13. § (2) a)-h) pontjai szerint előirt szabályzatok többségél elkészítették. - A kiküldetések elrendeléséröl, illetve a reprezentációs kiadásokról nem készült szabályozás, melynek oka, hogy az intézménynél kiküldetés nem fordul elő, reprezentációs kiadás elszámolása nem történik. Az adatszolgáltatás; feladatok teljesítésével kapcsolatos belső előírásokat a közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmek, intézkedések, továbbá a kötelezően közzéteendö adatok nyilvánosságra hozatalának rendjét az intézmény nem szabályozta. (Ámr. 20. § (3) i. pontja, Ávr. 13. § (2) h) pontja). Közalkalmazotti szabályzat: nem tartalmazza a közalkalmazotti tanács előzetes véleményezési jogának gyakorlását, az éves szabadságolási tervet illetően (Kjt 16. §(2) f) pontja), valamint a munkáltató legalább féléves gyakorisággal történő tájékoztatási kötelezettségét a részmunkaidős és a határozott időre szóló foglalkoztatás helyzetének alakulásáról (Kjt 16. §(3) bek.), A szabályzat mindenki által hozzáférhető helyen van kifüggesztve, az új belépőkkel a munkahelyi vezető ismerteti meg. Kötelezettségvállalás rendjének szabályzata: nem tartalmazza a többéves kiadási kötelezettséget jelentő fejlesztési programokra vonatkozó szabályokat (Ámr. 73. § (1)-(5) bek., (Ávr. 49. §), mert ez az intézménynél a gyakorlatban nem fordul elő. nem tartalmazza az utalványozás alaki és tartalmi kel/ékelt, utalványrendeletről nem tesz említést, ugyanakkor az intézmény a jogszabályban foglaltaknak megfelelő utalványrendeletet használ (Ámr. 78. §, Ávr. 59. §(3) bek.).

13/35

Iratkezelési szabályzat

nem tartalmazza az iratkezelés felilgyeletét, nem készítettek irattári tervet, nem rendelkezik a levéltári átadás szabályairól, nem az illetékes kőzlevéltá"al egyetértésben és igazolásával került kiadásra, a szabályzat nem került dokumentálható módon megismertetésre az érintett munkaterület dolgozóival, nem aktualizálták a 2012. január 1-jétől érvényes változással az iratmegőrzés idejét. A szabályzat nem tesz eleget az Iratkezelési rendelet 3. § (1) bekezdése

előírásainak.

Selejtezési szabályzat: A szabályzatot

célszerű

kiegészíteni

a selejtezés dokumentálásához használt nyomtatványokjegyzékévet, a selejtezés végrehajtásának ellenőrzésével. Belső ellenőrzési

kézikönyv: A 2012. 04. 01-töl hatályos szabályozás a vizsgált idöszakban megfelelt a Bkr. elöirásainak. A Nemzetgazdasági Minisztérium 2013. 02. 25-én frissítette a honlapján a költségvetési szervek részére ajánlott Belső ellenőrzési kézikönyv mintát. Ennek okán az intézmény részére ajánlott beéplteni az alábbi elemeket a szabályozásba: szakmai etikai kódex, funkcionális függetlenséget bemutató ábra, a belső ellenőrök folyamatos továbbképzésére vonatkozó alapelvek, külső szakértők bevonására vonatkozó előírások.

Vagyonvédelmi és belső biztonsági szabályzat: A szabályzat szerint Ha vezetőnek az intézményre bizott vagyon védelme, biztonságának fejlesztése érdekében általánosságban a következő kötelezettségei, feladatai vannak: a jogszabályok és az intézményi szabátyzatok rendelkezéseinek betartása, a dolgozókkal való betartatása, a végrehajtások folyamatos ellenőrzése, a bűncselekmények elkövetésének megelözését szolgáló intézményi feladatok meghatározása és azok végrehajtása." A dolgozók személyi ellenőnése fejezet rendelkezik a személyi motozás engedélyezésérőt az intézményi dolgozók~ más munkavállalók illetve a lakókkal szemben. Ez az eljárás a Be. 150. § (2) bekezdésébe űtkiJzik, mivel a motozás bűntető eljárásjogi fogalom, az iJgyészség, illetve a nyomozóhatóság rendelheti el.

A szabályzat továbbá előírja az elkobzás lehet6ségét, ilyen jogosu/tsága az intézménynek nincs, mivel sem bírósági-, sem űgyészi jogkiJrrel nem rendelkezik. Ez a Be. 151. § (1)-(2) bekezdéseibe ütköző cselekmény. Eljárás a személyi tulajdonban bekövetkezett kár esetén fejezetének számos pontja helyesbítésre, illetve kiegészítésre szorul. Személyi tulajdonban nem csak lopással keletkezhet kár - mint a szabályzat tartalmazza - hanem egyéb esemény bekövetkezteben is, például csőtörés, tűz miatt is. A szabályzat előírja a munkavállaló részére rendörségi feljelentést, ennek hiányában kizárja a kártérítés lehetőségét.

14/35

A revízió javasolja a Vagyonvédelmi és belső biztonsági szabályzat újbóli felülvizsgálatá~ tekintettel arra, ha az intézmény a saját szabályzata szerint jár el, bűncselekményt valósít meg. Közbeszerzési szabályzat

nem határozza, meg a közbeszerzési eljárásban közreműködök szakértelmére vonatkozó követelményeket (Kbt. 22. §(3) bek.), nem határozza, meg a döntésért felelős személyek szakértelmére vonatkozó követelményeket (Kbt. 22. §(4) bek.), nem határozza meg döntéshozóknál az összeférhetet/enségre vonatkozó szabályokat (a szabályzat 1. számú melléklet Nyilatkozat minta tartalmaz utalást az összeférhetetlenségre) (Kbt. 24.§.), nem tartalmazza a nemzeti éltékhatárokat elérő közbeszerzésekre vonatkozó eljárási rendet(Kbt.121.-123. §), nem határozza meg a dokumentálásnál az összeférhetetlenségre vonatkozó szabályokat (Kbt. 34-37. §),

nem tartatmazza az ajánlatok elbírálására létrehozott bírálóbizottság feladatait, tagjai kiválasztásának szempontjait, nem rögzítették a szabályzatban a bírálóbizottság döntéshozatali eljárásrendjét, a határozatképesség feltételeit (Kbt. 22. § (4)-(5) bek.). Egyéb nyilvántartások: Bélyegző nyilvántartás: a nyilvántartás 201 O. 08. 09~t61 került bevezetésre, hitelesített. Az intézmény 15 db kör-,10 db adó és számlaszámos-, és 9 db fejbélyegzövei rendelkezik. Tartalmazza az átvétel időpontját, átadó-átvevő aláírását, jegyzet rovatot. A nyilvántartásból nem állapítható meg az átvevő kiléte egyértelmlien, a bélyegző fellelhetöségét ceruzával vezették be a jegyzetrovatba. Kulcsnyilvántartás: az első oldalán hitelesitve az intézményvezető által, felvezetve, hogy 31 sorszámozott oldalt tartalmaz. Valójában az oldalak nincsenek besorszámozva. Kivétel ez alól a 21. oldal. Az összes kulcs, a nyilvántartás szerint 2010. 08. 12-én került kiadásra. A nyilvántartás kialakítása alkalmas az átvevő személy kilétének, a kulcs fellelhetőségének, az átvétel időpontjának megállapitására. Kifogásolható, hogy az intézmény a nyilvántartást nem vezeti rendszeresen, az összes kiadási dátum ugyanaz, a változásokat nem aktualizálják (pl. a telefonközpont esetében). A gyógyszerraktár kutcs átvevőjének kiléte nem megá/lapftható, hiányzik az aláírás. A 2013. március 26-i egyeztetésen az intézmény pontosította az erre vonatkozó észrevételét mely szerint az intézmény nem rendelkezik gyógyszerraktárral, a revízió részére a helyszini ellenőrzés során bemutatott nyilvántartás elavult, a kulcsnyilvántartásból nem került törlésre a gyógyszerraktár. Az intézményvetővel folytatott interjú alapján a müszaki vezető feladata a kulcsnyilvántartás vezetése, illetve az aktualizálása. A lefolytatott interjún az igazgatónő nyilatkozata alapján a csoportvezetők kötelezettsége a munkavállalókkal a szabályzatok megismertetése, illetve nyilatkoztatják a munkavállalókat a munkaszerzödésben, hogy megismerték a szabályzatokat A közalkalmazotti és esélyegyenlöségi szabályzat a dolgozói étkezőben van kifűggesztve.

15/35

A revizió megállapítása szer/nt az otthon szabályzatainak nyilvántartása nem megfelelő, az SZMSZ IX. fejezetében található táblázatban van olyan szabályzat (FEUVE), ami már nem hatályos, viszont nem tartalmazza a Belső Kontrollrendszer szabályzatát, me/y 2011. 01.01.-től hatályos.

2.

A költségvetés vizsgálata

A munkafolyamatba épített kontrollpontokat az alábbi táblázat összegzi·

kontrollpont, kontrollfeladat

müködésének értékelése

költségvetés kidolgozottságának megalapozottsága

megfelelő

nyilvántartások vezetésének

megfelelő

szabályszerűsége

elöirányzat-módosítások szabályszerűsége

2.1.

megfelelő

A költségvetés kidolgozottságának megalapozottsága:

A költségvetés számai megatapozottak, a kapcsolódó számítások rendelkezésre állnak.

A 2011. évi beszámoló kiegészítő melléklete több ízben tesz említést az intézményre terhek növekedéséről, melyek következtében előirányzat módosítást kellett kérni.

nehezedő

A megtakarításokat elsősorban a lakók élelmezésének, gyógyszerrel való ellátásának. az intézmény üzemeltetéséhez szükséges anyagok beszerzésének csökkentésével próbálják elérni. Jelentős tehernek tartja még az intézmény a megnövekedett adminisztrációt is. A helyszíni ellenőrzés során megvizsgáltuk az intézmény adminisztrációs rendszerét, melyet a KaiserSoft számviteli és pénzügyi programcsomaggal látnak el. A szerzödés szerint az említett program tartalmazza az áfa nyilvántartások, valamint a kötelezettség-vállalások analitikus nyilvántartásának a/rendszerét. A KaiserSeft programmal kapcsolatban megjegyezzük, hogy a forgalmazója a Helic Mérnöki és Számítástechnikai Szeigáitató és Oktató Kft-nek az ügyvezetője és tulajdonosa is az intézmény gazdasági vezetőjének hozzátartozója. Ez pedig összeférhetet/enséget takar a Kjt. 41.§ (2) bek. a) pontjában foglaltak miatt.

2013. március 26-i egyeztetésen az intézmény utólag bemutatta a Helio Mémöki Kft részére megküldött felmondó levelét, melyben a szerzödést az intézmény 2012. július 31·1 hatállyal felmondta. Rögzíteni szükséges azonban, hogy az összeférhetetlenség a gazdasági vezető vonatkozásában 2011. december 15.-től- 2012. július 31-ig fennállt. Az intézmény 2012 augusztusában árajánlatot kért a CompuTrend programcsomag ra, amit magas ára miatt elvetettek.

Kft-től

számviteli és pénzügyi

16 l 35

2.2. Az előirányzat módosítások nagyságrendje, az eljárások és nyilvántartások szabályszerüsége. •dtkEFtb • o Bevételek

eredeti

módosltott

ZOll.év

előirányzat

előirányzat

teljesítés

módosítás mértéke %ban

'"

teljesítés %-a a módosított előirányzathoz

müködési bevételek

308 474

324 936

324 936

105,3

100,0

költségvetési támogatás

389 436

409 491

409 491

105,1

100,0

54

54

54

100,0

100,0

697 964

734481

734 481

105,2

100,0

35 939

35 939

770420

770 420

110,4

100,0

11G,4

100,0

támogatás

értékű

bevételek

pénzforgalmi bevételek

-

pénzforgalom nélküli bev

bevételek függő nétkül

697964

-

aktív, átfutó, kiegyenlítő bevételek mindösszesen

697964

77o420

-

77o 'Ilo

100,0

a d ato kEFtb

- '"

Kiadások 201Lév személy! juttatások járulék ellátottak pénlbell juttatása i dologi kiadásÁfával

eredeti elélirányzat

módosított eidirányzat

392 496

399 527

385 666

101,8

96,5

105 922

106 994

103 260

101,0

96,5

366 191870

270

270

257 724

241 204

134,3

93,6

-

egyéb folyó dologi kiadásokilsszesen előz(:!

év pénzmaradvány

maködésl cétúpe. Átadás mőködésl

kiadások összesen

teljesítés %--a a módosított

191870

-

257 724

-

teljesítés

241204

-

-

módosítás mértéke 'Y..-ban

előirányzathoz

-

-

134,3

93,6

-

-

110,7

95,5

690 654

764 515

730400

felújítás

4 925

4 925

4 925

-

-

felhalmozás kiadások függő nélkül összesen

2 385

980

392

41,1

40,0

697 964

770 410

735 717

110,4

95,5

-

-

735717

Uo,4

$5,5

pass ziv, átfutó

ldadáiOk összesen

697964

770420

.

(f5)

létszámkeret 2011.év

eredeti eidirányzat

módosftott eidirányzat

teljesftés

Létszám

186

186

176

módosítás mértéke%ban

teljesftés %-a a módosftott előirányzathoz

100,0

94,6

Az intézmény kötelezettsége a jóváhagyott bevételi, kiadási és létszám előirányzaton belüli gazdálkodás, melynek eleget tett. 2011-ben mind az irányítószervi, mind az intézményi saját hatáskörben történt előirányzat módositást, illetve átcsoportosítást a jogszabályoknak megfelelöen hajtották végre, összességében 10,4 %-os mértékben.

17/35

2.3.

A módosított előirányzatok betartása, teljesítési adatok:

A teljesítés kiadási oldalon és a létszám tekintetében kevesebb volt a módosított előirányzathoz képest. A dologi kiadások előirányzata 34,3 %-kal nőtt meg, a felhalmozás előirányzatát (dolgozók lakásépítési kölcsönej pedig 60 %-kal csökkentették. A dologi kiadások jelentős változását az energiaárak és az áfa emelkedése, illetve ennek következtében a termékek, szolgáltatások árának növekedése okozta. A személyi juttatások és járulékok teljesítése 3,5%-kal, a dologi kiadások teljesítése 6,4 %-kal maradt el a módositott előirányzattóL

2.4.

A bevételek realizálása:

Az eredeti előirányzathoz képest 5,3 %-os müködési bevételi többlet keletkezett, a költségvetési támogatás előirányzata + 5,3 %-kal módosult. A teljesítések megegyeztek a módositott elöirányzattal.

2.5.

A teljesitett kiadások kiemeit előirányzatonkénti összetétele: adatok E ft " ban

2011.év teljesítés

kiadások személyi juttatás+ járulékok dologi kiadások összesen m(iködési kiadások felhalmozási kiadások összesen kiadások függő nélkül kiadások ős..esen

..

%

735 717

66,5 32,8 99,3 0,7 100,0

735717

100,0

489 196 241204 730400 5 317

A teljesített kiadások 99,3 %-a müködési kiadás, minimális a felújításra és felhalmozásra fordított összeg. A működési kiadásokból a személyi juttatások és azok járulékai 67 %-ot, a dologi kiadások pedig 33 %-ot tesznek ki. Az irányító szerv támogatásának folyamatos csökkenése, a jelentős áremelkedések miatt nincs lehetősége az intézménynek a felhalmozás ra. 3. Számviteli szabályozások gyakorlati érvényesülése A munkafolyamatba épített kontrollpontokat az alábbi táblázat összegzi: kontrollpont, kontrollfeladat

működésének

számviteli alapelvek érvényesülése

részben

mérleg leltári alátámasztása

megfelelő

mérleg bizonylati alátámasztása

megfelelő

értékelése

megfelelő

18/35

3.1.

A 2011. évi beszámoló vizsgálata:

Az intézmény eleget tett az Áhsz. 10. §-a szerinti beszámoló készítési kőtelezettségének. A mérlegsorok változásait a lenti táblázat tartalmazza. Az éves beszámoló elkészítése során érvényesült a folytonosság elve, mivel a nyitó adatok megegyeztek az előző évi záró adatokkal.

ESZKÖZÖK

Immateriális javak Ingatlanok

Gépek berendezések

Tárgyi eszközök összesen

2011/2010

65

80

123,1

1420198

1413 349

99,5

8 240

5 538

67,2

o

Beruházások

változás %-a

20 ll. év

2010.év

32 nem értelmezett

l 428 438

1418 919

99,3

Befektetett pénzügyi eszközök

98

44

44,9

Befektetett eszközök összesen

1428 601

1419043

99,3

Készletek összesen

9 760

6 990

71,6

Követelések (vevélk)

23406

25 494

108,9

Követelések összesen

23460

25548

108,9

Értékpapírok

nem rendelkezik értékpapírokkal

962

982

102,1

Költségvetési Bankszámlák

7 603

7 742

101,8

Idegen pénzeszközök

2 202

265

12,0

10 767

8 989

83,5

3

17

566,7

Aktív átfutó

27371

31348

114,5

Aktív elszámolások összesen

27374

31365

114,6

Forgóeszközök összesen

71361

72892

102,1

149996Z

·.. · 1491935

99,5

Pénztárak

Pénzeszközök összesen Aktív

függő

Eszkö-zök asszesen-

.

19/35

FORRÁSOK

2010.év

Induló tőke

ZOU.év

változás %-a Z011/Z010

1454 827

100,0

24932

123,6

1434 650

1429 895

99,7

Költségvetési tartalék

35939

34 703

96,6

Tartaiékek összesen

35939

34 703

96,6

Kötelezettségek {szállító)

24002

18452

76,9

Egyéb rövid lejáratú kötelezettségek

27171

21686

79,8

Rövid lejáratú kötelezettségek összesen

27171

21686

79,8

o o

104

nem értelmezett

5282

nem értelmezett

költségvetésen kívüli passzív pénzügyi

220 2

265

0,1

Passzív pénzügyi elszámolások összesen

2 202

5 651

256,6

29373

27 337

93,1

1499962

1491935

99,4

1454 827

Tőkeváltozások

-20 177

Saját tőke összesen

Passzív, függő Passzív átfutó

Kötelezettségek összesen

források_ Ö$$Zese-n_

3.2.

·.

-

A könyvviteli mérleg bizonylati alátámasztása:

A beszámoló alapjául szolgáló bizonylatok és nyilvántartások szúrópróbaszerű megállapitottuk, hogy a mérlegtételeket leltárakkal támasztották alá.

ellenőrzése

során

A beszámoló és az azt alátámasztó leltárak, analitikus nyilvántartások vizsgálata során megállapítottuk, hogy a mérlegtételek tartalma, besorolása, értékelése, a számviteli alapelvek érvényesülése az alábbiakban nem volt megfelelő: a) a büfé müködtetésére biztositott 200 OOO Ft nyilvántartása a 211-es Élelmezési anyagok számlán ellentétes a valódiság elvéve/, mivel ez árukészletet és készpénz-készletet is tartalmaz (Sztv. 15. §(3)) ellentétes a világosság elvéve/, mivel a főkönyvi könyvelés nem kapcsolódik áttekinthetően az analitikus nyilvántartáshoz (Sztv. 15. § (4)) ellentétes az egyedi értékelés elvéve/, mivel az eszközöket és a kötelezettségeket egyedileg kell értékelni, úgy a könyvelés során, mint az éves beszámoló készítésekor (Sztv. 16. § (1)) ellentétes a teljesség elvéve/, mivel a gazdálkodónak mindazon eseményeket könyvelnie kell, amelyeknek az eszközökre és forrásokra, illetve az eredményre gyakorolt hatását a beszámolóban ki kell mutatni. (Sztv. 15. § (2)) b) az a) pontban lefrtak miatt a beszámoló tartalma a készletek és a pénzeszközök tekintetében eltér a valóságtól, (Sztv. 160. §(2), Áhsz. 9. számú melléklet)

20 l 35

3.3.

A pénzforgalmi kimutalások egyezősége:

A pénzforgalmi jelentés tartalmazza az eredeti és módosított bevételi és kiadási elöirányzatokat, a ténylegesen befolyt (beszedett) bevételeket, a pénzforgalom nélküli bevételeket, a ténylegesen teljesített kiadásokat, a pénzforgalmat tevékenységenként és azon belül főbb jogcímenként A pénzforgalmi jelentésben, illetve a pénzforgalmi kimutatásban a bevételeket, a kiadásokat és a tájékoztató adatokat a jogszabályban előírtaknak megfelelően szerepeltették.

3.4.

A pénzmaradvány-kimutatás vizsgálata:

A intézmény pénzmaradványa a záró pénzkészletnek az egyéb aktív és passzív pénzügyi elszámolásokkal vató korrekciójának eredménye. A pénzmaradvány-kimutatás a könyvviteli márlegben kimutatott költségvetési tartalék kialakulását mutatja be a jogszabályban foglaltaknak megfelelöen. Elkészítése megfelel az Áhsz-ben foglaltaknak. A pénzmaradványt nem terhelte elvonás.

2011. évi pénzmaradvány főbb sorai: záró pénzkészlet egyéb aktiv és passziv pO-i elszámolások összesen költségvetési pénzmaradvány- ebből: kötelezettséggel terhelt szabad pénzmaradvány

3.5.

adatok E Ft-ban

8724

259 79 34703 34700 3

A könyvvezetési kötelezettség teljesítése, a főkönyvi és analitikus nyilvántartások vezetése, egyeztetések végrehajtása:

Az. intézmény a tevékenysége során előforduló, a vagyoni és pénzügyi helyzetére kiható gazdasági eseményeiről a kettős könyvvitel rendszerében módosított teljesítés szemléletű nyilvántartást vezet, amelyet a költségvetési év végével lezár. A főkönyvi és analitikus nyilvántartások vezetésével kapcsolatban tett észrevételeket a 2.1. és 3.2 pontok tartalmazzák.

21/35

4.

Szerzödéses kapcsolatok

A munkafolyamatba épített kontrollpontokat az alábbi táblázat összegzi:

kontrollpont, kontrollfeladat

működésének

szerzödések nyilvántartása, információ tartalma

megfelelő

szerzödések

szabályszerűsége

megfelelő

szerződéses

biztosítékok megléte

nem

megfelelő

nem

megfelelő

vevői szerződések

4.1.

A szállítói,

nyilvántartása

vevői szerződés

értékelése

nyilvántartás teljessége, információ tartalma

Szállítói nyilvántartás:

Az intézmény a vizsgált

időszakban a szállítói szerződésekről olyan analitikus nyilvántartást vezetett, amely adattartalmánál fogva alkalmas a szerződések nyilvántartására. 2011. évre 104 db, 2012. évre 98 db szerzödést tart nyilván az intézmény.

Az ellenőrzés alkalmával kiválasztásra kerűlt évenként 10-1 O db szerződés, valamint a hozzá tartozó kiállított számla, jellemzően a megbízási szerződéses típusok körébőL A részletes megállapításokat a 3. számú melléklet tartalmazza. A megkötött szerződésekre jellemző, hogy nem tartalmaznak szerződéses biztosítékot a nem teljesítés esetére. A számlákhoz 6 esetben lett csatolva teljesitésigazolás. A számlákan kerül feltüntetésre a "teljesítést igazolom" megjelölés. A megbízási szerződések esetében szükséges lenne az igazolás csatolása, mivel így nem állapítható meg teljesített munkaóra, az elvégzett tevékenység a pszichológiai gondozási, pszichiátriai szakrendelés, belgyógyászati szakrendelés, felhasználói szaktanácsadói szerződések esetében. Vevői

nyilvántartás:

Az intézménynek jellemzően készpénzes vevői vannak, akikről nem vezetett nyilvántartást. Az ellenőrzés során megállapítást nyert, hogy az intézmény nem kötött szerződést a vevőkkel (alkalmi árusítás) a területhasználatért, nem szabályozta így a bér/ó-, bérbeadó jogait és kötelezettségeit sem. A revízió észrevétele alapján a helyszíni vizsgálat során az intézmény a területhasználatkor megkötendő megállapodásra vonatkozó szerződésmintát elkészítette.

22/35

Kötelezettségvéllalési nyilvántartás: A vezetett nyilvántartás megfelel az Avr. 56. §-nak, tartalmazza kötelezettségvállalás keltét, tárgyát, hatályát, a szállító megnevezését, nettó összeget, áfa kulcsot, a fizetés módját. Az intézmény rendelkezik Kötelezettségvállalási szabályzattal, mely eleget tesz az Ávr. 60. §· ban fogla/laknak. A nyilvéntartásban minden kötelezettségvállalás felvezetésre kerül. A revízió egyet ért az Egészségügyi és Szociálpolitikai Főosztály 2011. május 24-én lefolytatott vizsgálatával, amelyben nem talált szabálytalanságot a nyilvántartás vezetésében.

4.2.

Kinevezések vizsgálata, összhangja a jogszabályi

előírásokkal

A 2011. évi engedélyezett Jétszám 186 fő, a ténylegesen betöltött létszám 176 fő volt. Az ellenőrzés során szúrópróbaszerüen ellenőrzésre kerültek a közalkalmazotti kinevezések. Megállapitást nyert, hogy a dolgozók minden esetben rendelkeztek aláirt kinevezéssel. A munkavállalók egyedi nyilvántartása tartalmazza: Önéletrajz, igazolvány másolatok, bizonyítvány másolatok, adatfelvételi tap, közszolgálati, közatkatmazotti, szotgálati jogviszony stb. beszámítása nyomtatvány, kinevezés, munkaköri leírás, munkaköri alkalmassági orvosi vizsgálat, vélemény, munkavállalóról kialakított adatfelvéteti lap adataiban bekövetkezett változások bejelentése nyomtatvány, nyilatkozatok. Ahol a munkakör előírja, ott további nyilatkozatok találhatók: helyettesítési, anyagi felelősségi, titoktartási nyilatkozat, leltározás/ utasítás, átadás-átvételi jegyzőkönyv. A munkaköri leírás tartalmazza a személyi adatokat, szemétyi rendelkezéseket (munkavégzés helye, munkaidö, beosztás, közvetlen felettes megjelölése, a helyettesítést), valamint a részletes munkaköri feladatokat, nyilatkozatot a jogviszony megszünése utáni 1 év tilalmat a Ptk. 685. § b) pontja szerint. A munkaköri Jeirás tartalmaz továbbá olyan kitételt, amely egyoldalú és hátrányos a munkavál/alóra nézve: "Az állandó őrizetében, illetve kizárólagos használatában lévő visszaszolgáltatási, e/számolási kötelezettséggel átvett dolgokban bekövetkezett káréft, vétkességre tekintet nélkül felelősséggel tartozik." Ez ellentétes a Mt. 180. § (1)·(6) pontjaiban foglaltakkal. A munkaköri leírásban nem veszik figyelembe a törvényben meghatározott mentességi szabályokat.

A büfé

kezelőjének

- szociális munkatárs - felelósségi nyilatkozata az a/ka/mazottra nézve hátrányos, csoportos felelösséget hárít a keze/öre, teljes anyagi felelősséget ír elő számára, a nélkül, hogy meghatározná a csoportba tartozók kórét, azok felelősségének, hatáskörének mértékét. A nyilatkozat tartalmaz olyan kitételt is, hogy a keze/6 helyett a meghatalmazott a nevében aláírhat, amelyért a kezelő vállal felelősséget. A nyilatkozathoz csatolt malléklet szerint az intézményben szinte bárki eljárhat a kezelő helyett. Ellentétes az Mt.18Z. §·188. §-aival. A revízió javasolja az intézmény vezetőjének a munkakőri leírások, felelósségi nyilatkozatok felülvizsgálatát, nevezett dokumentumokban a munka tótVénykönyve változásainak aktua/izálását

23/35

4.3. Ellátottakkal kötött megállapodások vizsgálata

A lakókról egyedi nyilvántartást vezet az intézmény, mely az alábbiakat tartalmazza: személyi nyilvántartó lap, értesítés személyi térítési díj megállapításáról, jövedelem nyilatkozat, vagyonnyilatkozat, nyugdijfolyósitó értesitö ellátási összegről, megállapodás, a beköltözés idöpontja, nyilatkozat a házirend elolvasásáról, adminisztrációról kapott tájékoztatásról, értesítés lakónyilvántartó könyvbe történő bevezetésről, értesítés ellátás biztosításáról, előgondozási lapok, egyéb adatlapok, gondnokság alatt állónál gondnokságot igazoló okirat, önkormányzattól információkérés a gondnokról, értesítés a térítési díj változásáról.

Az intézmény eleget teszaSzociális törvény 115. §·ában foglaltaknak, a megállapodásban rögzíti a személyes, és az intézményi térítési díjak összegét is. Az intézmény a 4412012. (V.B.) Föv. Kgy. számú határozatával bekőltözési díjat már nem alkalmazza.

egyezően.

az egyszeri

A revízió további megállapítása: az intézmény S. Gyné-val kötött megállapodásakor nem a legnagyobb gondossággal járt el, tekintettel arra, hogy nevezett cselekvőképességet kizárá gondnokság alatt áll, ennek ellenére az intézmény két nyilatkozatot is aláíratott a lakóval a beköltözés alkalmával (nyilatkozat a házirend elolvasásáról, illetve az adminisztrációról kapott tájékoztatásról). 4.4. A szállitói tartozásállományról készült adatszolgáltatások dokumentálása

Az intézmény 2011. január - 2012. október hónapokban fennálló tartozásállományról való adatszolgáltatási kötelezettségének eleget tett az alábbiak szerint: 2011. évre vonatkozóan maradéktalanul kiegyenlítésre került a szállítói állomány, a 2011. évi mérlegben kimutatott 18.452 E Ft tartozás az NGM által vállalt kötelezettség összege, a kötelezettségállomány 2012. október 31-én 11.232 E Ft volt, ebből 30 napon belüllejáró tartozás 9.016 E Ft. az elismert tartozásállomány vonatkozásában az otthon eleget tett az adatszolgáltatási kötelezettségének a 97/2009. (XII. 31.) Föv. Kgy. rendelete szerint, a fordulónapi tartozásállományból a 30 napon belűl lejárt fizetési határidejű számlák jellemzően az üzemeltetés költségeire vonatkoznak (víz-csatorna-, szemétszállításiw, földgáz dij). Megállapítást nyert, hogy a tartozásállományról készült adatszolgáltatást az analitikus nyilvántartás alátámasztja.

24/35

5.

Pénzügyi folyamatok

belső

kontrolljának elemzése és értékelése

A munkafolyamatba épített kontrollpontokat az alábbi táblázat összegzi: kontrollpont, kontrollfeladat

müködésének értékelése

pénzgazdálkodási jogkörök szabályozása

megfelelő

pénzgazdálkodási jogkörök gyakorlásának nyilvántartása

megfelelő

Pénzgazdálkodási

jogkörök

szabályozásának

gyakorlati

érvényesülése: A jogkörök

gyakorlásának módját, eljárási részletszabályait, dokumentációs részletszabályait, személyek

kijelölésének

rendjét,

a

kötelezettségvállalásra,

ellenjegyzésre,

teljesitésigazotásra,

érvényesítésre, utalványozásra vonatkozóan az SZMSZ, az ügyrend, vatamint a Feladatellátás

rendjének szabályzata tartalmazza. A teljesítésigazolás

Az intézmény az Ámr. 76. §, illetve az Ávr. 57. § (1) bekezdése szeríni szabályozta, hogy utalványozás előtt az okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell a kiadások, bevételek jogosultságát, összegszerüségét, utalványrendeletben aláfrással kell az igazolás megtörténtét dokumentálni. Érvényesitésre jogosult személy kijelölése

Az Ámr. 77. § (4), Ávr. 55. § (2)-(3) bekezdésében

előírtak szerint, az érvényesítésre jogosult

személyek kijelölését az intézmény a jogszabályban előirt módon szabályozta.

Az intézmény az egyes gazdálkodási jogkörök szabályozása során figyelemmel volt az összeférhetetlenség kizárására, összhangban az Ámr. BO. § (1}, illetve az Ávr. 60. § (1) bekezdésével. egyezően a jogszabályban foglaltak szerint, minden esetben szabályos utalványrendelettel ellátott számlákat fizetett ki. A számlákat az arra jogosult igazolta, ellenjegyezte, érvényesítette, utalványozta.

Az intézmény

Megjegyzendő, hogy az Áht. 2012. január 1·jétől hatályos előírásai szeríni megszűnt az utalvány ellenjegyzésének a kötelezettsége, valamint az ellenjegyzés kifejezés pénzügyi ellenjegyzésre

változott.

25/35

6. Egyéb ellenörzött terUiet A munkafolyamatba épített kontrollpontokat az alábbi táblázat összegzi: kontrollpont, kontrollfeladat

működésének

Letétkezelés szabályozása, gyakorlata

részben megfelelő

Térítési díjak szabályozása, gyakorlata

megfelelő

Pénzügyi folyamatok szabályozása, kontrollja

részben

Lakók részére nyújtott szolgáltatások gyakorlati érvényesülése

részben megfelelő

Munkaidő

nem

nyilvántartás

szabályszerűsége,

értékelése

megfelelő

megfelelő

kontrollja Adózási tevékenység, nyilvántartása, jogszabályi megfelelősége

részben megfelelő

6.1. Letétkezelés vizsgálata A letétkezelő munkatárssal interjút folytattunk le a letétkezelés gyakorlatáról. Elmondása szarint az intézménynél a letétkezelés a nyugdíj felvételére, illetve a betétkönyvek kezelésére terjed ki. Azon lakók, akik igénybe veszik a letétkezelési szolgáltatást, állandó meghatalmazást adnak a letétkezelönek. Betétkönw kezelése: állandó meghatalmazással rendelkezik a letétkezelö, a lakók arról kO/ön rendelkeznek, ha ki-, vagy befizetéseket kivánnak végrehajtani a betétkönyvre vonatkozóan, a betétkönyvek (összesen 3 db) a gazdasági részlegen található páncélszekrényben vannak elzárva, külön páncélkazettában van elhelyezve a páncélszekrény kulcsa, a kazetta kulcsa a pénzOgyi csoportvezetőnél található, a letétkezelő személyi kartont vezet, valamint összesítő kimutatást készít a tranzakciókról, negyedévente feljegyzést készit a pénzügyi csoportvezetönek, a betétkönyvállomány változásáról, a csoportvezető egyezteti az egyedi és összesítő kartonokkal, betétkönyvekkeL Postai nyugdíj kezelése: a letétkezelő veszi át a postán a nyugdíjukat olyan lakók esetében, akik rendelkeztek róla, azoktól állandó meghatalmazással rendelkezik, a lakók írásban nyilatkoztak, valamint visszavonásig érvényes meghatalmazást adtak a letétkezelő részére, hogy a lakó vagy közeli hozzátartozója részére fizesse ki a felvett összeget,

26f 35

arról külön rendelkeztek,- ha úgy kérik a nyugdíj kifizetését, hogy a posta az ellátási díjukat már levonta belőle, melyet az intézmény folyószámlájára utal-, hogy a maradékot vegye fel a letétkezelő a postán, a lakók nyugdíjáról az értesítés az intézmény postafiókjába érkezik meg, az ellátási díj után fennmaradó rész kifizetését táblázatban, névre szólóan veszik át a lakók, 2 tanú jelenlétében. A revízió javasolja az intézmény részére, a kialakított gyakorlat változtatását, tekintettel arra, hogy a táblázaton feltüntetett nevek me/lett szerepel az összeg ls, így a lakók személyes adatainak védelme nem biztositott. Javasolja továbbá a Lakói készpénz és letétkezelési rend szabályozásának módosítását, mivel a szabályzat ellentmondást tartalmaz. A szabályzat végén levő - "Az otthonban jelenleg igény hiányában nem kezeljük a lakók pénzét" megjegyzés nem fedi a valóságot, mert a lakók egy részének nyugdíját a postán az intézmény munkatársa veszi át. Azon kívül a jelenlegi szabályzat készpénzfelhasználás 3. pontja szerint a lakók részére megvásárolt árukról, az intézmény nevére szóló számlával kell elszámolnia a szociális munkatársnak. Ez a gyakorlat kockázatot hordoz, mert a szociális munkásnak a lakók felé kell e/számolni, nem az intézmény felé.

6.2.

Térítési díjak megállapítása, beszedésa

A vizsgálat lefolytatásához véletlenszerű kiválasztással, típusonként 3-3 megállapodást vizsgáltunk meg, összesen 9 darabot, valamint interjút készítettünk az igazgatónöveL Az intézmény a lakókkal kötött megállapodásban rögzített díjakat az előírásnak megfelelöen, a hatályos Szociális törvény és a Fővárosi Közgyűlés által meghatározott díjak alapján állapítja meg. A lakókkal kötött megállapodás tartalmazza a személyi térítési díj összegét, valamint a Szociális törvényben meghatározott intézményi díj kiközlését is. A megállapított téritési díj, a havi rendszeres jövedelem figyelembevételével a jövedelem 80%-a , egyezően a Szociális törvényben foglaltakkal. A térítési díjak nyilvántartása az OlOPSoft programban kerül rögzltésre. A programban lakónként egyedi kartonon (ellátási díj karton), lakói törzslapot és pénzügyi kartont vezetnek. Havonként összesítő kimutatás készül a pénzügyi elszámoláshoz. Az egységes díjváltozást a Egészségügyi és Szociálpolitikai Főosztály küldi meg az intézmény részére, a később beköltőzök részére kézzel állítja ki az intézmény a lakó részére. A havi fizetendő díj számításánál az intézmény figyelembe veszi a kórházi tartózkodás, illetve a szabadság ideje alatti távollét napjait.

A kialakított rendszer az előlrásoknak megfelelő, a téritési díjak megállapitása a távolléti id6 figyelembevételével kerül megállapításra. 6.3.

Felelősségbiztosítás

Az intézmény rendelkezik - jogszabályban előírt - egészségügyi szolgáltatókra vonatkozó felelősségbiztosítássat a járó- és fekvőbeteg ellátási tevékenységével kapcsolatos feletösségi károk kockázatára. A biztositott személyek száma: 73 fő, a kockázatviselési helyek száma: 4 telephely. Az éves kártérítési határ 10 OOO E Ftlév, illetve 2 OOO E Ftlkár.

27 l 35

6.4. A házipénztár ellenőrzése 2012. 10. 25-én pénztárellenőrzést tartottunk az intézmény házi pénztárában. Az Intézmény forintpénztárral rendelkezik. A helyszínen megállapítható volt a pénztár megfelelő külsö védelme: ablakon, ajtón rács található, a helyiség rendelkezik távfelügyeletre bekötött riasztóval, páncélszekrénnyel, vaskazettával. A helyiséghez a pénztároson kívül a portán található másolati kulcs a tűzkutcs megőrzöben, lepecsétett borítékban. A kulcsokról vezetett nyilvántartás a gondnokságon található. E/térés a házipénztárban fellelt pénztárkészlet és az időszaki pénztárjelentés között nem volt.

házipénztár

forint

nyitó pénzkésztet 2i1i2.10.19 ·. 477225 bevétet 2 310 385 kiadás 2 278 465 záró pénzkészlet 2012.10.25 50!! 145 Letétként a pénztárban kerülnek elhelyezésre a lakói végrendeletek, temetési szerzödések. Ezekről nyilvántartást vezet a pénztáros. 6.4.1. Pénztár és bankbizonylatok

Az

ellenőrzése

ellenőrzés

során véletlenszerű kiválasztással ellenőrzésre kerűltek az intézmény által kiállitott pénztár-, és bankbizonylatok a vizsgálattal érintett időszakra vonatkozóan.

Pénztár A készpénzmozgások dokumentálásával kapcsolatban

előforduló

szabálytalanságok:

A lakók részére történő ellátási díj túlfizetés visszautalásánál hiányzik az elszámolás dokumentuma, Postán felvett lakói nyugdíjakból az ellátási díj rendezése nem lakónként kerül befizetésre a házi pénztárba, a letétkezelő munkatárs összesítése a pénztárbizonylat alapdokumentuma (azon lakók esetében. akik nyilatkoztak arról. hogy a nyugdíjukat a letétkezelő munkatárs veheti fel a postán), a lakók nem kapnak a befizetésről bizonylatot, Készpénzfeladás pénztárból: pénzszállitó igénybevétele esetén előfordult, hogy a kiadási pénztárbizonylat, átvétel időpontja és a bankba történő befizetés időpontja nem azonos. Nem a pénzmozgással egy Időben történt meg a gazdasági esemény rögzítése, mely ellentétes a Sztv. 165. §(3) a) pontjával és az Áhsz. 51.§ a) ponljával. A fénymásolásról, a vendég- és dolgozói étkeztetésről az intézmény számlát állít ki, melynek az összege a kiállított átvételi e1ismervények összes!tése, a használt nyugta típusa nem adóügyi bizonylat Az Áfa tv. 164. §-a alapján a több személynek nyújtott szolgáltatások összesítésére egy számlában nincs lehetőség. Bank A pénzforgalom lebonyolítására szo!gáló bankszámla szúrópróba-szerü ellenőrzése során megállapitottuk. hogy az átutalások, a készpénz be- és kifizetések. a bankszámla fölötti rendelkezési jogosultságok a szabályzatokban foglaltaknak megfelelöen történtek, illetve annak megfelelöen dokumentáltak. A kifizetéseket szabályos utalványrendelet alapján teljesítették, a

28/35

kifizetéseket az arra jogosult írta alá. A számlák igazolása, kontirozása megtörtént, a kifizetésekhez csatolták az alapdokumentumokat 6.5. Lakók részére nyújtott szolgáltatások

Az intézmény Házirendjében került szabályozásra a lakók részére nyújtott, térítés ellenében igénybe vehető szolgáltatások felsorolása, valamint az Önköltség-számítási szabályzat rendelkezik a gépjármű igénybevételrőL A szabályzatok és a helyszlnen tapasztaltak alapján, kijetenthetó, hogy a szabályozás és a gyakorlat nincs összhangban egymással. A részletes megállapítások az alábbiak: Fodrászat: A revízió helyszini tapasztalata szerint a 2012. október 08.-án kezdődött belső ellenőrzési vizsgálat időtartama alatt a fodrászat a pszichológus első emeleti, lakói apartmanból kialakított irodájában müködött. A fodrászat céljára kialakított helyiséget a helyszíni ellenőrzés időszaka alatt kiürítették. A szeba sarkában álló polcos szekrényben voltak tárolva a fodrászkellékek (hajkefék, festék, sapka, olló stb.). A szebában tapasztanak és a helyszínen készített fényképfelvételek alapján kijelenthető, hogy a pszichológus szabájában helyezték el a fodrászathoz szükséges eszközöket, alapanyagokat, vatamint az ellenőrzés ideje alatt itt folytatták a tevékenységet. Az intézmény területén nincs kifüggesztve árjegyzék a fodrászatra vonatkozóan a Házirendben előírtak szerint. A szabályzat alapján, az intézmény a fodrászalot mint térítés ellenében igénybe vehető szolgáltatást nyújtja a bent lakók részére.

Az ellenőrzés nem talált a vizsgált nyilvántartásokban, dokumentumokban a fodrászattal kapcsolatos szerződést, számlát. Az intézmény nem adott bérbe fodrászat céljára helyiségei, könyveiben nem tart nyilván a fodrászat bérbeadásából származó bevételt, az önköltségszámítási szabályzatban nem található a fodrászafra kalkuláció~ az intézmény alkalmazásában nem áll fodrász. 2012. november 12-én az intézményvezető, a vele lefolytatott megbeszélésen, a fodrászatot hajmosónak nevezte, elmondása szerint ott csak segítséget nyújtanak azoknak a lakóknak, akik egyedül képtelenek rá. A jelentéstervezetre tett észrevételek egyeztetése során - 2013. március 26~án - az intézményvezető elmondása szerint a lakók kérésére csináltak egy hajmosó sarkot, amit a lakók fodrászatnak neveznek. A lakók maguk hívják be a fodrászt, amit a lakók ki is fizetnek. Van, aki a lakrészébe hívja fel a fodrászt és ott történik meg a haj rendbe tétele. A hajmosó fenntartásának mentálhigiénés oka is van. Az ápolónők is használják. Amennyiben az intézmény csak hajmosót üzemeltet, az ellentétes a Házirendjében foglaltakkal, mert nem biztosítja a lakóknak a térítés ellenében igénybe vehető szolgáltatásokat. A szabályzat és a gyakorlat nincs összhangban.

Az ellenőrzés részére megküldött, intézményi feljegyzések szerint 2012. szeptember 20-án a fodrászati eszközöket azért költöztették fel a pszichológus szobájába, merl azokat feldúlták, a hajszárító elektromos vezetékről a dugaszoló villát levágták

A büfé üzemeltetését nem volt mód ellenőrizni 2012.11.1 O-én, mivel zárva volt és a portára nem volt leadva kulcs, csak a tüzkazettában volt pótkulcs. Így csak a helyiséget lezáró harmonika ajtó két szárnya közötti résen keresztül készültek fényképfelvételek. A november 12-i megbeszélésen

29 J 35

került sor a büfé - az intézményvezető elmondása szerint lakói igények beszerzésére szolgáló, szociális szaigáitató- müködésének ellenőrzésére. (A továbbiakban: büfé) A beszerzett áruféleségeket az intézmény a 186.rsz nyomtatványon tartja nyilván, a készpénz vezetésére nem alkalmaz pénztárkönyvet. A büfében nem található pénztárgép, az intézmény a vásárlók részére nem állít ki nyugtát, sem számlát az Áfa tv. 159.§ (1)-(2). 165. § (1), 166. § (1) bekezdéseivel ellentétesen. A büfé működésével összefilggö pénzkezelési szabályok nem szerepeinek a Pénzkezelési szabá/yzatában.

Az árutéleségek nyilvántartásában szerepel több tétel örö/t kávé beszerzése, eladása, azonban a helyszíni ellenőrzés alkalmával nem volt kávéfőző a büfé helyiségében. A revízió tudomása szarint a kávéfőzöt a gazdasági vezető vitte el 2012. november 10-én este, az Igazgató nyilatkozata szerint a gazdasági vezető betegállományban volt azon a napon. Az Önköltség-számítási szabályzatban az intézmény nem szerepe/tet kalkulációt a főzött kávé vonatkozásában. A leltározást átíró tömbben vezeti fel a keze/ö. A növekedést beszerzéskor, a fogyást egy tételben. a negyedéves leltározás alkalmával vezeti fel a nyilvántartásába. A beszerzésekor kapott számlák nem keriiinek elszámolásra az intézmény analitikus, illetve főkönyvi rendszerében. A "Lakói igények beszerzésére, a szociális szaigáitatásra vonatkozó eljárási rend" előírása szerint kell a felhasznált mennyiséget új beszerzéskor, illetve leltározáskor egyben felvezetni. A revizió megállapítása szerint az intézmény által alkalmazott gyakorlat hibás, mert a kialakított nyilvántartási rendszer nem zárt rendszerű, a visszaélések kiszűrését nem szabályazza az Intézmény, a nyílvántartás nem alkalmas azok megakadályozására.

Az intézmény mérleg alátámasztó leltárában hibásan szerepel a büfé leltára, mert az áru és készpénzkészletból is áll. A készpénzkészletnek a 211-es "élelmezési anyagok" készlet leltárában szerepe/tetése ellentétes az Áhsz. 47. § (1) bekezdésével. Gépjármű

magáncélú használata:

Az intézményi busz magáncélú igénybevételére vonatkozóan rendelkezik az Önköltség-számítási szabályzat az ,Aiapellátáson felüli térítéses szolgáltatások önköltség kimutatása és térítési dijai" kalkulációval. A lakók részéről a gyakorlatban nem került sor a betegszállító jármű igénybevételére térítés ellenében. A gazdasági igazgató elmondása szer/nt azért nem, mert nem akarják a lakókat terhelni a kőltségekkel, valamint ebédszállításra használják a járművet. Az Intézményvezető nyilatkozata szerint a gépjárművek elsődlegesen az ebédszállítást, anyagbeszerzést látják el. "Amennyiben a lakó igényli, magán~ mentőszolgálatot, vagy taxit hívunk, de lehetőség van a szabályzatban foglaltak szerint, szabad kapacitás terhére az intézmény gépjármű igénybevételére is." A revízió megjegyzése: a hivatkozott gépjármű oldalán betegszállítás felirat látható, a Házirendben az Országos Mentőszolgálat van feltüntetve, nem magán mentöszolgálat. Az intézmény nem tudott olyan dokumentumot bemutatni, amikor a lakók térítés ellenében igényelték volna ezt a szolgáltatást. Ezért az ellenőrzés azt tudta regisztrálni, hogy erre nem volt igény.

6.6. Munkaidö nyilvántartás 2012. november 1O-i munkanapon az intézményben helyszíni ellenőrzést tartottunk. Az ellenőrzés megállapította, hogy az intézményben a fenti munkanapon nem tartózkodott vezető. A helyszínen készített jegyzőkönyv szerint 1 fö gépkocsivezető, 5 fő az

30/35

egészségűgyi

csoportból, 6 fő az élelmezésről, 1 fő portás, 1 fő takarító tartózkodott az intézményben. A november havi jelenléti ívek fénymásolásra kerültek, melyekből a revízió az alábbiakat állapitotta meg: A nevezett időszakban a jelenléti ívek vezetése nem volt szabályszerű, azokból nem állapítható meg naprakészen a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező idöpontja. A jelenléti íveteket a fenti időszakban nem minden vezető és alkalmazott írta alá. Az intézményvezető 2012. november 1-10. közötti időszakban, az ellenőrzés időtartama alatt, nem írta alá a jelenléti ívét, ennek alapján nem állapitható meg a munkában eltöltótt napok száma. A jelentéstervezeire tett észrevételezés során utólagosan bemutatott dokumentumok (2012. november 5., 6., 7.-én kelt jegyzllkllnyv, emlékeztető) alapján az intézményvezet6 ennek ellenére az intézményben tartózkodott$ 2012. november 8-10-én pedig fizetett szabadságon voll. Az alkalmazott munkaidő-nyilvántartásnak naprakésznek (minden munkavégzési napon), eseményszarűnek (kezdő, befejező időpont), munkavégzés helyén fellelhetőnek, hitelesnek (valós adatok, utólagos módositás kizárása) kell lennie. Megállapítást nyert, hogy a jelenléti ívet az Mt. 134. § (1) a) pontja és (2) bekezdésében foglalt etilírásokkal ellentétben nem vezették naprakészen, az id6szakban nem érvényesült a következetesség elve. 6. 7. Adózás, adófolyószámla -Az intézmény adófolyószámfáján 2012. szeptember 11-én Gépjármű vagyonszerzési illeték kerűlt előirásra, melynek összege 77 250,· Ft$ amelyet ugyanezen a napon egy idegen számlaszámról egyenlítettek ki. Az intézmény tudomásul vette ezt, nem tisztázta az adóhatósággal az előirás t. valamint a befizetést sem.

- Vendégétkeztetésről kiállitott számlákkal kapcsotatos híányosságok: a teljesítés időponlját a fejrészben időszakra és nem időpontra töltik ki, a számla kitöltése alakilag hibás, az összeg sornál nem kerül feltüntetésre az áfa tartalom, a készpénzes számlán eltér a teljesítés kelte és a fizetési határidő dátuma. A kialakított számlázásí gyakorlat az Áfa tv. 169. § a)-p) pontjaiba és a Sztv. 165. §(2) bekezdésébe ütközik.

- A közvetitett szolgáltatást tartalmazó számlákról minden esetben hiányzik a közvetltés tényének a feftüntetése, me/y ellentétes a Sztv. 3.§ (4) bekezdés 1. pontjával.

7.

A szervezet kontrolltevékenysége

7.1. A folyamatba épített,

előzetes

és utólagos

ellenőrzés

(FEUVE)

A munkafolyamatba épített kontrollpontokat az alábbi táblázat összegzi: mííködésének értékelése

kontrollpont, kontrollfeladat FEUVE rendszer kialakítása, Belső ellenőrzési

kontrollrendszer

működtetése

tevékenység,

belső

nem

megfelelő

részben

megfelelő

szabályszerűsége

31 /35

Az ellenőrzési nyomvonalak a jelentős kockázattal bíró tényezök vonatkozásában az alábbi területekhez kapcsolódva kerü~ek meghatározásra a 2011. 08. 01-től hatályos SZMSZ mellékletét képező szabálytalanságok kezelésének eljárási rendjének lll. fejezetében megfogalmazottak szerint:

Jervezéssel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonalak kijelölése köUségvetési koncepció, az intézmény részlegeinek munka és beszerzési terve költségvetési tervezés A költségvetési tervezés ellenőrzési nyomvonalában teljes körűen kerültek meghatározásra a különböző tevékenységek és az azokhoz kapcsolódó alkalmazott módszerek, eszközök, felelős személyek és határidők." A revízió megállapítása szer/nt azonban a szabályzat szöveges része, folyamafábrája és táblázatos része (SZMSZ 1. számú folyamatábra, táblázat) nincs összhangban egymással, a költségvetési koncepciót még nem múködó tevékenységnek határozza meg, az intézményi részlegek munka- és beszerzési tervét nem tartalmazza sem a folyamatábra, sem a táblázat A szabályzat további felsorolása azt tartalmazza, hogy a végrehajtással kapcsolatos nyomvonalak kijelölése az alábbiak szarint történt: szabályzatok készítése, aktualizálása, személyi juttatások és a létszám-előirányzat felhasználása, dologi kiadások előirányzat felhasználása, felhalmozási kiadások előirányzatának felhasználása, saját bevételek előirányzat teljesítése, egyéb bevételek, átvett pénzeszközök előirányzat teljesítése, főkönyvi és analitikus könyvelés, bizonylati rend és bizonylatkezelés, házipénztári pénzkezelési tevékenység, leltározási tevékenység, selejtezési tevékenység, élelmezési tevékenység szakmai tevékenység pénzgazdálkodással kapcsolatos tevékenység (kötelezettségvállalás, érvényesítés, ellenjegyzés), vagyongazdálkodás, féléves beszámolási tevékenység, éves beszámolási tevékenység.

ellenőrzési

utalványozás,

Ez esetben is megállapitható, hogy a szabályzat szöveges része. folyamatábrája és táblázatos része (SZMSZ. 2. számú folyamatábra, táblázat) nincs összhangban egymással, a selejtezési-, élelmezési-. és szakmai tevékenységgel kapcsolatban a folyamatábra és a táblázat nem tarlalmaz ellenörzési nyomvonalakat.

32/35

Az

ellenőrzési

folyamatokra vonatkozó ellenőrzési nyomvonalak kijelölése tartalmazza: a tervezési folyamatokhoz, illetve a végrehajtási folyamatokhoz kapcsolódó kiemeit fontosságú ellenőrzési folyamatokat.

A szabályzat szerint: ,Az ellenőrzési folyamatokkal kapcsolatos konkrét ellenőrzési nyomvonal részletesszöveges ismertetését az 1. számú me/lék/et összefoglaló folyamatábráját a 1-3. számú folyamatábra tartalmazza." A szabályzat hlvatkozása hibás, mivel az 1. számú me/lék/et a szabálytalanság/ jegyzőkönyv mlntája. Továbbá a szabályzatban nem került felsorolásra a 3. számú me/Jék/et, mely az ellenőrzési folyamatok ellenőrzési nyomvonalának részletes leírását tartalmazza. A hivatkozott folyamatábrából hiányzik a bevételekkel-, főkönyvi és analitikus könyveléssel·, bizonylati rend és fegyelemmel-, vagyongazdálkodással· és beszámolási tevékenységgel kapcsolatos nyomvonalak megjelenítése.

Az e/készitett ellenőrzési nyomvonal nem felel meg az Amr 156. § (2) bek., illetve a Bkr. 6. § (3) bekezdésében foglaltaknak, mivel nem terjed ki a működési folyamatok egészére. Megjegyzendö, hogy a fentieken túl a revízió rendelkezésére bocsátott • kO/ön szabályzatként készített .. Ellenőrzési nyomvonal nem kerOlt aktualizálásra, a jogszabályi hivatkozásai elévültek. A szabályzatok vizsgálata és az intézményvezetővel folytatott megbeszélések alapján megállapítható, hogy a szabályzatok tartalmával nem csak az alkalmazottak nincsenek tisztában, de maga a készítő, illetve az eikész/tésért felelős személy sincs. Az SZMSZ 1. számú melléklete tartalmazza a szabálytalanságok kezelésének eljárási rendjét. Az intézményben a vizsgált időszakban nem jelentettek szabálytalanságot, ezért arról nyilvántartással sem rendelkeznek, fgy a revíziónak nem volt módja ellenőrizni a gyakorlati megvalósulást.

7.2. Belsó ellenőrzés Az intézménynél a belső ellenőrzést megbízásos jogviszony keretében a Franczia és Francia Kft. látja el. A belső ellenőr közvetlenül az intézmény vezetőjének megbizásából végzi a munkáját, tanácsadáson túl más operatív tevékenységbe nem vonják be. A funkcionális és a szarvezeti függetlenség biztos/tot!. A belső ellenőrzési tevékenységhez az intézmény rendelkezett stratégiai tervvel, melynek főbb területei az alábbiak voltak: kockázatfelmérés, tervezés, tevékenységi jelentés, éves ellenőrzési terv végrehajtása, belső szakértői tevékenység, a függetlenség és objektivitás sérülése nélkül, rendkivüli ellenőrzés végrehajtása (20%). Az intézmény 2011. évi belső ellenőrzési terve kockázatelemzéssel alátámasztott.

33135

A Belső ellenőrzési kézikönyvben foglaltak szerint a belső ellenőr 2011 . évben eleget tett az évenkénti átfogó értékelési -, valamint a félévenkénti tájékoztatási kötelezettségének az intézményvezetője részére. 2011-ben 5 ellenőrzési feladatot teljesített, melyek az alábbiak: 1/2011. ellenőrzés : 201 O. évi beszámoló vizsgálata során nem tett javaslatot, mindent rendben talált. 2/2011 . ellenőrzés : pénz- és értékkezelés vizsgálata során a belső ellenőr megállapítása szerint az intézmény nem számolt el minden esetben 30 napon belül az előleggel , így az intézménynek járulékfizetési kötelezettsége keletkezett. Az intézmény a javaslatnak megfelelően korrigálta a kialakított gyakorlatot. 3/2011. ellenőrzés: a telefonhasználat rendjének vizsgálata során tett javaslatában foglaltaknak megfelelően a magáncélú telefonhasználat az intézmény részéről - a javasiatra tett intézkedés eredményeként- továbbszámlázásra kerül a dolgozó felé. 4/2011 . ellenőrzés : gazdálkodást érintő szabályzatok vizsgálata során a belső ellenőr megállapítása szerint az intézmény szabályozottsága megfelelő , mivel rendelkezik a jogszabályban előírt szabályzattal, illetve a jogszabályi változásokat minden esetben követte a megfelelő szabályzatok módosítása. A revízió nem ért teljes mértékben egyet a belső ellenőr megállapításával a jelentés 1.2. pontjában megfogalmazottak míatt. Valamint az intézmény nem rendelkezik belföldi- és külföldi kikü/detési szabályzattal, a belső ellenőr jelentésével ellentétben. 5/2011 . ellenőrzés: közbeszerzést érintő vizsgálat megállapítása szerint az intézmény rendelkezik közbeszerzési szabályzattal, mely a törvényben foglaltakkal összhangban és az intézmény sajátosságaira tekintettel készült, a közbeszerzési eljárások dokumentálásának rendje megfelelően kialakított. A revízió nem ért egyet a belső ellenőr megállapításával az 1.2. pontban részletezettek miatt.

..., Budapest, 2013. április " 'Jv . "

\ / Po

1

. k1w~

'és'a ~si toltanne vizsgálatvezető

Jancsó Marianna be lső ellenőr .... i- .

felülvizsgálatot végezte: 1 -4

1

c ~7\~

r. r1(1"""'"t;r

Lovász Gyö'figyi

~

csoportvezető

34 /35

MELLÉKLETEK

1.

sz. melléklet

Megállapítások és javaslatok

2.

sz. melléklet

Kockázatok és a

3.

sz. melléklet

Kiválasztott szállítói

4.

sz. melléklet

Intézmény észrevételei

5.

sz. melléklet

Egyeztető

belső

kontroll kapcsolata

szerződések

megbeszélés

emlékeztetője

35/35

7.

Leltározás! szabályzat: ·nem tartatmazza a leltárkülönbözetek elszámolását, -a jegyzőkönyvek elkészítésének határidejét, - leltározási ütemtervet

a Leltározás! szabályzatban a folyamat szabályozásának teljessé tétele céljából határozza meg a leltárkülönbözetek elszámolásának szabályait, a leltárjegyzőkönyvek elkészítésének határidejét, a leltározás! ütemtervet

8.

Bizonylati rend; -nem tartalmazza a bizonylatok könywiteli nyilvántartásokba rögzítésének időpontját, -a bizonylatok megőrzésére vonatkozó eljárási rendet

a Bizonylati rendben rögzítse a bizonylatok nyilvántartásba rögzítésének időpontját, a biwnylatok megőrzésére vonatkozó eljárási rendet

sztv. 167. §(l) i) pontja, Sz tv. 169. § (1)-(4) bek.

9.

Közalkalmazotti szabályzat: -nem tartalmazza a munkáltató tájékoztatási kötelezettségét

a Közalkalmazotti szabályzatban rögzítse a munkáltató tájékoztatási kötelezettségét

Kjt. 16. § (3) bek.

10.

Kötelezettségvállalás szabályzata; -a többéves kiadási kötelezettséget jelentő fejlesztési programokra vonatkozó szabályokat, -nem rendelkezik az utalványozás keUékeiről, nem írja elő az utalványrendelet használatát,

a Kötelezettségvállalás! szabályzatban határozza meg, a jogszabály előírásainak megfelelden rendelkezzen az utalványozás kellékeiről,

Ávr. 59. § (3) bek.,

11.

Iratkezelési szabályzat: -nem tartalmana az Iratkezetés felügyeletét -nem készült irattári terv, -nem rendelkezik a levéltári átadás szabályairól, -nem az illetékes közlevéltárral egyetértésben és igawlásával került kiadásra, -nem aktualizálták az iratmegőrzés Idejét

az Iratkezelési szabályzatot egészítse ki a jogszabályban előírtak szerint, készitsen irattári tervet, rendelkeuen a levéltári átadás szabályairól

Iratkezelési rendelet 3. § (l) bek.

12.

Selejtezési szabályzat: -nem tartalmazza a selejtezéshez használt dokumentumok jegyzékét, -nem rendelkezik a selejtezés végrehajtásának ellenőr~éséról

a Sele)tezésl szabályzatban a folyamat szabályozásának telje!>Sé tétele céljából határozza meg a selejtezés dokumentumainak jegyzékét, a selejtezés végrehajtásának ellenőrzését -- -----

2/5

Belső ellenőrzési

13.

kézikönyv nem tartalmazza- a 2012. 04. Ol-től hatályos szabályzat már nem tartalmazza a szakmai etikai kódexet -hiányzik a funkcionális függetlenséget bemutató ábra -nem tartalma~za a bels6 ellenőrök folyamatos továbbképzésére vonatkozó alapelveket, a külső szakértők bevonására vonatkozó előírásokat

14.

Vagyonvédelmi és belső biztonsági szabályzat egyes fejezetei olyan jogkörökkel ruházza fel az intézményt, melyekre nem jogosult, további fejezetei átdolgozásra szorulnak a fogalmak pontatlan meghatározása miatt

15.

16.

KőzbeszerzEisi szabályzat: ·nem határozza, meg a közbeszerzési eljárásban közremüködök szakértelmére vonatkozó követelményeket ·nem határozza, meg a döntésért felelős személyek szakértelmére vonatkozó követelményeket ·nem határozza meg döntéshozóknál az összeférhetetlen !;égre vonatkozó szabályokat -nem tartalmazza a nemzeti értékhatárokat elérő közbeszerzésekre vonatkozó eljárási rendet -nem határozza meg a dokumentálásnál az összeférhetetlenségre vonatkozó szabályokat -nem tartalmazza az ajánlatok elbírálására létrehozett bírálóbizottság feladatait, tagjai kiválasztásának szempontjait, nem rögzítették a szabályzatban a bírálóbizottság döntéshozatali eljárásrendjét, a határozatképesség feltételeit

Al intézmény nem rendelkezik adatszolgáltatási feladatok teljesítésével ka~solatos belsö elóirásokra vonatkozó szabályzattal

Egészítse ki az intézményi BelsiS ellenőrzési kézikönyvet a Bk r. 17. § {3) bek. és az NGM által 2013. 02. 25-én kiadott Belső Ellenőrzési Kézikönyv minta alapján; -a szakmai etikai kódexs.:el, -a belső ellenőrök folyamatos továbbképzésére vonatkozó alapelvekket, -a küls6 szakértflk bevonására vonatkozó előírásokkal, -a funkcionális függetlenséget bemutató ábrával.

intézkedjen a Vagyonvédelmi és belső biztonsági szabályzattal kapcsolatban a törvényi előíráso!< betartásáról, a jogszabályba ütköző jogosultságok törléséről a szabályzatból, valamint a fogalmak pontos meghatározásáról

Bkr.17. §(3) bek., NGM minta

Belső Ellenőrzési

Kézikönyv

Be. 150. §(Z) bek., 151. § (1HZ) bek.

a Közbeszerzési szabályzatot helyesbítse a jogszabályban megfogalmazottak szerint, határoua meg a Kbt. 22.§ (3)-(S) bek., 24.§, 34-37.§, 121·123. § szabályzatban az összeférhetetlenségre, hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevételére, valamint a bírálóbizottságra vonatkozó eljárási rendet

Készítse el az adatszolgáltatási feladatok teljesítésével kapcsolatos belsö előírásokra vonatkozó szabályzatot

3/5

Ávr. 13. § (Z) h) pontja

24.

nyugta alapján összesitett számlát állít ki az intézmény a az intézmény szerezzen be olyan nyugta tömböt, mely fénymásolás, vendég- és dolgozói étkezés befizetésekrőt megfelel az adóügyi bizonylat előfrásalnak, továbbá csak Áfa tv. 164. § a használt nyugta nem adóügyi bizonylat azonos vevő esetében állítson ki összesitett számlát

25.

az intézmény vevői számláinak kiállítása alakilag hibás (vendégétkeztetés, fénymásolás)

a számlakibocsátásra vonatkozó előirások betartásával állitsa ki a számlált az intézmény

26.

a közvetített szolgáltatást tartalmazó számlákan nem Wntetl fel az intézmény a közvetftés tényét

a számlából egyértelmGen derüljön ki a közvetítés ténye Sztv 3. §(4) bek. 1} pont

27.

a büfé nem alkalmaz nyugtát, számlát az értékesltéskor, a büféketetőjének tegye kötelezövé a nyugtaadást a nincs pénztárgép vásárlók részére

Áfa

28.

az intézmény ITiérleg-alátámasztó leltárában a büfé leltára hibásan szerepe l, a készlet és a pénzeszközök mérlegsora nem a valós adatokat tartalmazza

hetyesbítse az adatokat az analitikus nyilvántartásaiban a büfé leltára miatt

Áhsz. 49.§ (1) bekezdés és 9. számú meltéklete

29.

a büfé kezelőjével ( swciális munkatárs) kötött felelósségi nyilatkozatában foglaltak az alkalmazettra nézve egyoldalú, és hátrányos kikötéseket tartalmaz

a hatályos jogszabályoknak megfelelően vizsgálja felül a büfé kezelőjével kötött felelósségi nyilatkozatot és Mt. 182. §. 188 .§-al biztosítsa a jogi szabályozással való harmonizációját

30.

a jelenléti ívek vezetése nem szabályszen:l, nem állapitható meg naprakészen a teljesitett rendes és rendkívüli munkaidő

gondoskedjon arról, hogy a munkaidő betartásával, nyilvántartásával kapcsolatos eljárási rend a belső kontrolloknak megfelelden működjön

31.

az intézményben munkanapon nem tartózkodott vezető

gondoskedjon arról, hogy az intézményben kifűggesztésre kerüljön az intézkedésre jogosult személy SZMSZ, Ügyrend és annak elérhetősége

32.

a pénzkezelési szabályzat nem tartalmazza a büfé pénzkezelésével kapcsolatos e!őfrásokat

a pénzkezelési szabályzato t egészítse ki a büfé pénzkezelésével kapcsolatos rendelkezésekkel

33.

a büfé nyilliántartási rendszere nem zárt rendszerű, a a büfé esetében alakitsa ki és biztosítsa a visszaélések kiszűrését nem szabályazza az intézmény, a jogszabályoknak megfelelő, zárt rendszerű maködést nyilvántartás nem alkalmas azok megakadályozására

5/5

Áfa tv. 169. § a)-p) pontjai, Sztv. 165. § 12) bekezdése

tv 159. § (1)-(2), 165. § (1), 166. § (1) bekezdése

l

•

5ZM5Z, ellendrzési nyomvonal, FEUVE rendszer

Áfa tv. 159. § (1)-(2) bek.,l64. § ,165. § (1) bek.,166. § (l) bek.,169. § a)-p) pont, Számviteli tv.l65. §(2) bek., Áhsz. 37.§ (1)-(6) bekezdései, 51.§ a} pont, 9. számú melléklet

!

2.szllmű

Kockázatok és a belső kontroll kapcsolata Cél: az intézmény a jogszabály alapján elóírt szabályzatokat aktualizálása kockázat

az elkészilett szabályzatok nem mínden esetben felelnek meg a törvényi előírásoknak

meglévő belső

belső

kontrollhiányosság

kontroll

a szabályozottség nem minden esetben követi a jogszabályi változásokat, nem aktualizált a szabályzat

szabályzatok

Cél: az intézmény belső szabályzatainak nyilvántartásának optimalizálása kockáxat a kialakilott nyilvántartás nem nyújt kellő információt a az intézmény hatályos szabályzatainak meglétéről

mealévő belső

kontrollhiányosság

kontroll

az otthon szabályzatainak nyilvántartásából nem állapítható meg azok halályossága, nem teljes körű a nyilvántartás

SZMSZ IX. fejezet

Cél: számvitell alapelvek gyakorlati érvényre juttatása kockázat a bOfé nyilvántartási rendszere ellentétes a törvényi előírásokkal, a beszámoló tartalma nem a valóságot takarja a büfé leltéra miatt

meglévő belső

kontrollhiánvoss ág

kontroll

lakói igények beszerzésére szolgáló, szociális szolgáltató szabályzata

a büfé leltára készpénzt és árukészletet is tartalmaz, melyet az élelmezési anyagok számlán tart nyilván

Cél: az intézmény szerződéseiben a szerzódéses biztosrtékok megléte, nyilvántartás kialakftása kockázat nem szabályozott a sZállítói szerződésekben a nem teljesítés esetére a kötbér és egyéb szerződéses biztoslték, nem szabályozott a vevő joga és kötelezettsége bérbeadásnál

meglévő belső

kontrollhiányosság

kontroll

a szerzödéskötés rendszere nincs kialakítva, nem szabályozott az alaki és tartalmi követelményrendszer

az intézmény nem köt ki szerzödéses biztositékat nem teljesítés esetére a szállitól szerzödéseiben, a vevökkel nem köt szerződést bérbeadásnál

Cél: letétkezelés szabályozásának módositása kockázat

a szabályzat nem biztosiija a lakók személyes adatainak védelmé~ a készpénzkezelés szabályozása visszaélésre ad alkalmat

meglév5

belső

kontrollhiányosság

kontroll

lakói készpénz és letétkezelési rend szabályzat

'"

a letétkezelő által a postán átvett nyugdíj esetében a lakók személyes adatainak védelme nem biztosított, az aláíró iven több lakó szerepel néwel és összeggel, a szabályzat szerint a lakók részére megvásárolt áruval az intézmény felé kell elszámolnia a letétkezelönek, nem a lakó felé

melléklet

l

Cél: pénzügyi folyamatok szabályozása és kontrolljának érvényre juttatása meglévő belső

kockázat

kontrollhiányosság

kontroll

a házipénztárban a készpénzmozgások dokumentálása nem minden esetben felel meg a törvényi

előírásoknak,

ellátási dij befizetése nem lakónként történik a pénztárba, a lakó nem kap róla bizonylatol; a gazdasági események rögzítése nem minden esetben a pénzmozgással egy időben

nem a pénzmozgással egy gazdálkodásra vonatkozó szabályzatok

időben

történik meg a gazdasági esemény dokumentálása

történik meg;

Cél: lakók részére nyújtott szolgáltatások gyakorlati érvényesütésének javítása kockázat

kontrollhiányosság

meglév6 belsli kontroll

a szabályozás és a gyakorlat nincs összhangban intézmény belső szabályzatai, Házirend, SZCSM egymással rendelet

Cél:

munkaidő-nyilvántartás

a fodrászat, a büfé működése a gyakorlatban nem egyezik meg a szabályzatban és a rendeletben előirtakkal

megalapozottsága, eltenórizhetósége, vezetök távolléte

kockázat

meglévő

bels6 kontroll

kontrollhiányosság

belső kockázat: a bérszámfejtés alapjául szolgáló nyilvántartás nem eseményszerűen és naprakész SZMSZ és mellékleteként az ellenőrzési nyomvonal, vezetése, utólagos kitöltése miatt eltérés lehet FEUVE rendszer más nyilvántartásokkal

a szabályzatban kialakított rendszert nem működteti az intézmény vezetője, az előírt értékelés nem történik meg,

Klllső kockázat: a nem szabályszerűen vezetett munkaidö-nyilvántartás egy esetleges munkaOgyi SZMSZ és mellékleteként az ellenőrzési nyomvonal, ellenőrzés során bírság kiszabását FEUVE rendszer eredményezheti az intézmény részére

a szabályzatban kialakított rendszert nem müködteli az intézmény vezetője, az előirt értékelés nem történik meg,

az intézmény működését veszélyeztetheti, hogy az intézményben nincs kifOggesztve az intézkedésre jogosult személy és annak elérhetösége

SZMSZ , Ügyrendben szabályozott helyettesitési rend

Cél: adózási tevékenység jogszabályi hannonlzácíója

"'

az

intézményvezető

belső

nem tartja és tartatja be az intézmény szabályzatainak elölrásait

Kockázatok és a

belső

kontroll kapcsolata

az intézmény az adófolyószámláján idegen számláról kiegyenliteH tétel szerepel; az Alapító okirat, SZMSZ, Számviteli politika, Sztv., Áfa intézmény számlázási gyakorlata nem felel meg a tv., törvényi előírásoknak

2.számú malléklet

az intézmény nem tisztázta az adóhatósággal az előírt és idegen számláról kiegyenlített vagyonszerzési illetéket, az intézmény vendégétkeztetésről kiállított és a közvetitett szolgáltatást tartalmazó számlál alakilag és tartalmilag hibásak

Cél: ellenőrzési nyomvonalak kiterjesztése a működési folyamatok egészére kockázat a nem teljes körüen kialakitotl ellenőrzési nyomvonal nem biztosítja a feletösségi és információs kapcsolatok, irányítási és ellenőrzési folyamatok nyomon követését és utólagos

meglévő belső

kontroll

kontrollhiányossag

SZMSZ és mellékleteként az enenörzési nyomvonal, Ellenőrzési nyomvonal szabályzat, FEUVE rendszer

ellenőrzését

az élelmezési és ápolási terOletekre nem készOlt ellenőrzési nyomvonal, a más működési folyamatokra készitett ellenőrzési nyomvonalak dokumentálása, nyilvántartása ellentmondásos --

'"

i

l

l ,

i..•

"•. •

t

l

3. számú meltéklet

Szállftói szerzödések 2011.-2012.év

éV--·

...

-.; 'Slállít4-.

--- -szerz6dés tár_gya

·--jellege .

szerződés ·hatálya

ömeg(Ft)

ro.é8411<~~~------

nárrtfáSlám "-

szolgáltatási szerzödés {egynerüsített) határozatlan

100000/hó AM7S-BS76200

nincs csatolva teljesítés igazolás, a számlán Igazolva a kifizethetőség. szerződésben nincs kikötve szerzödéses biztosíték nem teljesltés esetére

pszichiátriai szakrendelés

Eü. Közremllködői szerződés

határozatlan

70000/hó

NQ9LA 0217630

nincs csatolva teljesítés igazolás, a számlán Igazolva a kifizethetóség, uerzödésben nincs kikötve szerz6déses biztositék nem teljesítés esetére

belgyógyászati slakrendelés

vállalkozási szerződés ( egyueríísített)

határozatlan

85000/hó

AI8SA 8019882

nincs csatolva teljesítés igazolás, a számfán igazolva a kifizethetőség, srerzódésben nincs kikötve s~erződéses biztosíték nem teljesltés esetére

kazán kibocsátás mérés

vállalkozói szerződés

határozatlan

84000/év

JY9LA0156099

teljesítés igazo!ással, nincs :ozerződéses biztosíték kikötve nem teljesítés esetére

:-·s 2011. or.Arky Em6ke

belgyógyászati szakrendelés

Eü.

határozatlan

120000/hó AM8SB7438051

nincs csatolva teljesítés Igazolás, a ~ámlán ig~zolva a kifizethetöség, szerzödésben nincs kikötve szerződéses biztosíték nem teljesítés esetére

···a 2011.

belgyógyászati szakrendelés

Eü. Közremaködői szerzódés foglalkozás eü.alapszolgáttatás

határolatlan

145000/ hó AG7S·U 793933 61000/hó AG7S-U 793934

nincs cs~tolva teljesítés igazolás, a S<:ámlán igazolva a kifizethetdség, szerződésben nincs kikötve szerződéses biztosíték nem teljesítés esetére

telefon alközpont karbantartás

karbantartási uerzódés

határozott 2013.08.31.-lg

188110/ hó 134800/342148131

nerzödéses biztosíték kikötve a szerződésben, számláról hiányzik a kifrzethető, teljesítvt! megjelölés

vállalkozói szerződés

határozott 2011.10.28.-ig

.

.4 2011. SzáS<: Bogdán Gyöngyv-é

ps~ichológiai

gondozás

•• -:::;2· 2011. Pszichiater.com Kft

/ i 2011. Dr.SA-SA Gyógyftó Bt.

i(• [:~_ 2011. Energotrade Kft k

...

Salubrit~s

Bt.

.-:-

Közremaködői

srerzödés

.••••••

<-7 2011. KFKI Zrt.

••

..... · -----3

KFK1 Zrt.

l

nővérhívó

rendszer

felújftása

2011.

• 2011. NA-BA BAU Kft

w 2011.

NA-BA BAU Kft

kémény felújítás l rési!SZámla

vállalkozói szerződés

kémény fe!új!tás

vállalkozói szerződés

határozott 2011.10.14.-ig határozott 2011.10.14.-ig

2

jegyzdkönyv átadás-átvételröl,sterzödésben biztosíték kikötve nem teljesítés 2500000 134800/342168009 esetére, teljesítés igazolás csatolva

szerződéses

360000 AM8587565705

l 080000 AM8SB7565714

szavatessági és jótál!ási feltételek kikötve, csatolva a teljesitési

igazolás szerzOdéses szavatassági és jótállási feltételek kikötve, csatolva a teljesítési igazolás

Budapest Főváros Önkormányzata Hivatal Belső Ellenőrzési Osztály Főpolgármesteri

Fővárosi Önkormányzat Idősek

Otthona Bp., 1125 Kútvölgyi út 20-22

Dr. Janza Péter önálló osztályvezető úr részére Ügyintéző: Csanálosi Zoltánné

Ikt. sz: 192/2013 Tárgy: A FPH006/105-1/2013. sz. szabályszerűségi ellenőrzési jelentéstervezetre tett észrevételek

Tisztelt Osztályvezető úr!

A 2013. március 05-én kézhez vett FPH006/105-1/2013. iktatószárnú ellenőrzési jelentéstervezetben foglalt megállapításokhoz és javaslatokhoz - a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről és belső kontrollrendszeréről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm.rendelet 42. § (5) bekezdésében foglaltak alapján- az alábbi észrevételeket tesszük: Az ellenőrzési jelentés tervezetben foglalt javaslatokhoz:

• 1.1. ,.Gondoskodjon az összeférhetetlenség megszüntetéséről a gazdasági vezető és a He/io Mérnöki Kft. ügyvezetője vonatkozásában. '' Az ellenőrzési jelentésben kérjük feltűntetni, azt a tényt, hogy a fenti szerződést 2012. április 19-én az intézmény vezetője felmondta 2012. július 31-i hatállyal (l. sz. melléklet). • 1.3. "A házipénztár bevételei, kiadásai a pénztári bizonylatokon a pénzmozgással egy időben kerüljenek rögzitésre. " A jelentésben foglalt esetek közül az egyik esetben helytálló a megállapítás, de a P742 bizonylat esetében a megállapítás nem helytálló (2. sz. melléklet). A tényszerűség érdekében a vizsgált időszak (4 év) teljes pénztári anyagát átvizsgáltuk, és 6 esetben fordult elő ilyen probléma. Kérjük a megállapítás általánosításának törlését. • 1.4. "A pénztári kifizetéseket minden esetben engedélyezzék, utalványozzák, ellenjegyezzék" A javaslatot nem tudjuk értelmezni, tekintettel arra, hogy a megállapítások közőrt szereplő bizonylat a szabályoknak megfelelő. Jelezzük, hogy a megállapításokban szereplő bizonylat nem kiadási, hanem bevételi pénztárbizonylat üzemanyag-előleg visszavételezésrőL (3. számú melléklet) • 1.5. ,.Az intézmény szerezzen be olyan nyugta tömböt, me/y megfelel az adóügyi bizonylat előírásainak, továbbá csak azonos vc..>vő esetében állitsan ki összesített számlát. " A javaslatnak részben tudunk eleget tenni, egyrészt az általunk használt nyugta a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő szigorú számadású nyugtatömb, másrészt a továbbiakban nem készít az intézmény a dolgozói étkezés befizetéseiről, az egyéni nyugta adása mellett, összesített számlát. • J. 7. "A fodrászat helyzetét rendezze az intézmény a Házirendjének meg(ele!ően, az árjegyzék kerüljön k{függesztésre az intézményben jól láthatóan a Házirendben határozzák meg a téritési díjakat."

l

.•

'

Az intézmény fodrászatot nem üzemeltet. A fodrászat, mint tevékenység ténylegesen nem az intézmény költségvetését terheli, az otthon a lakók számára kizárólag a kulturált környezetet biztosítja a hajmosó sarok kialakításával. A fodrászt minden esetben igényei szerint a lakó maga hívja. Az intézmény a lakók által hívott fodrászokkal semmilyen jogviszonyban nem áll. Ennek megfelelően, kérni fogjuk a Házirend módosítását

• 1.9. "BiztosÍ/sa az intézmény a lakók részére az intézményi busz magánhasználatú igénybevételt az Önköltség-számítási szabályzatában meghatározott díjért. " Az intézményi busz magánbasználat6 igénybevétele az ellátottak részére biztositva van, a szabályzatban részletesen rendelkeztünk az igénybevétel rendjének módjáról. A magáncélú használat kizárólag a kötelező feladatok ellátásának veszélyeztetése nélkül lehetséges. Az ellátottak szállítását a kötelező szűrövizsgálatokra ingyenesen biztosítjuk. A fentieken túlmenően igény szerint és térítés ellenében volt és van lehetőség erre, amellyel a lakók a vizsgált idöszakban nem éltek. Az intézmény szellemi és anyagi infrastruktúr
előírásoknak megfelelő

tartalommal

2

A fentiek alapján kérjük törölni az ellenőrzési jelentés azon megállapítását, mely szerint: "Megál/apitható, hogy az intézmény rnunkaidő-nyilvántartásának vezetése ellentétes a hatályos Mt. 134. §(I) a) pontja és (2) bekezdésébenfogla/takkal. Egyebekben a revízió által lefolytatott célvizsgálat is jelentős mértékben érinti a munkaidő­ nyilvántartást, igy részletesen azon jelentésre tett észrevételeinknél ismertetjük a kérdésről kialakított álláspontunkat • 1.16. "Vegye fel a kapcsolatot a Helio Mérnöki !(ft-vel és intézkedjen a Kaisersajt program vonatkozásában a szerződésben vállalt paraméterek szerinti fejlesztéséről. " Az 1.1. pontban az ellenőrzés javaslatot fogalmazott meg a nevezett szerződéssel kapcsolatban, a szerződés megszűnt, ezért kérjük a javaslat törlését. • 1.17. "Bérszámfejtés vonatkozásában intézkedjen a MAKfelé az adatszolgáltatásokhoz szükséges információk beállításárá l. '' Az észrevételt nem fogadjuk el, tekintettel arra, hogy a revizorok javaslata és a megállapításban foglaltak nem a valós eljárási rendet tartalmazzák. Megállapításként szerepel: ,,A bérszámfejtési az intézmény 176 dolgozója részére a MÁ.K végzi a beküldött bérfeladás alapján. Az intézmény tájékoztatása szerint a MÁK nem bontja különböző szempontok szerint a kötelezettségeket és béreket, ezért az a MÁK~kal párhuzamosan a helyszínen is számfejtik a béreket a különböző adatszolgáltatások miatt ... Ez az eljárás sem szolgálja a JE érvényesülését, ráadásu/l 76 ember bérszámfejlése készül duplán. Az adminisztráció optimalizálása nagyban segítené a munka hatékonyságát". Az ellenőrzést végzőkkel a helyszínen egyeztetésre került, hogy az intézmény bérszámfejtést nem végez. A MÁK által kiadott számfejtési adatokból dolgozunk, amely nem bérszámfejtés, hanem a bérszámfejtés adatainak felhasználása. A manitoring rendszer hatékony működése érdekében a saját controlling rendszerünkhöz szükséges adatok biztosítása rniatt van szükség a revízió által "párhuzarnosnak" ítélt tevékenységre. A javaslatban megfogalmazottakat, miszerint intézkedni szükséges "a MÁK felé az adatszolgáltatásokhoz szükséges információk beállításához" nem tudjuk értelmezni, tekintettel arra, hogy a megállapításokban rögzítettek nem állnak összhangban egymással, illetve a MÁK egyedi igényeket nem vesz figyelembe a számfejtésnéL Az államkincstár bérszámfejtéséről jogszabály rendelkezik, így annak módosítására az intézménynek nincs hatásköre, ezért a javaslatot kérjük törölni. • 2.2. "A Számlarendben határozza meg az analitikus és főkönyvi számlák kapcsolatát, egyeztetését, az analitikus nyilvántartások vezetési módját, az összesítő bizonylatok elkészítésének határidejét. " A javaslatot nem fogadjuk el, tekintettel arra, hogy a hozzá kapcsolódó megállapítás nem helytálló. Az intézmény Számviteli szabályzata (amely a pontosság kedvéért a Számviteli politika és a számlarend egységes szerkezetbe foglalva, tehát külön Számlarendet az intézmény nem készít) VII. fejezete rendelkezik teljes körűen a fenti kérdéskörről. A szabályzatban a gyakorlatnak megfelelően rögzítettük, hogy az egyes analitik.ák vezetése konkrét formában hogyan történik~ többségében számítógépes programban, így az összesítő bizonylatokat a programból előállított feladási bizonylatok adataiból készítjük, az adminisztráció csökkentése miatt, a programból előállított feladási bizonylatot alkalmazzuk. • 2.3. "A Pénzkezelési szabályzatban határozza meg az összeférhetet/enségi szabályokat, a pénztári kiadások jogcímeil, a pénztári utalványozók és ellenőrzésért felelősek körét, felelősségre-vonás szabályait. " A javaslatot részben fogadjuk el, tekintettel arra, hogy a pénztári teljesíthető kiadások jogcímeinek felsorolásán kívül valamennyi felsorolt elem "A feladatellátás rendjének teljesíthető

3

szabályozása, Kötelezettségvállalás, utalványozás és ellenjegyzés szabályzata" elnevezéső szabályzatban rögzítésre került: Összeférhetetlenségi szabályok: Kötelezettségvállalási szabályzat 9. oldal Utalványozók: Kötelezettségvállalási szabályzat 6. oldal Pénztárellenör: Pénzkezelési szabályzat 2.2. pon~ a, 7. oldal A pénzkezelési szabályzatban rögzítésre került, hogy a pénztáros anyagi felelősségvállalási nyilatkozatot tesz. • 2.4. "A Leltározás i szabályzatban a folyamat szabályozásának teljessé tétele céljából határozza meg a leltárkülönbözetek elszámolásának szabályait, a leltárjegyzőkönyvek elkészítésének határidejét, a leltározási ütemtervet. " A Leltározási szabályzat 4. oldalán a leltározási ütemterv tartalmi elemeit felsoroltuk. Ha a revízió nem érzi elégségesnek, úgy tennészetesen mellékletként csatoljuk. • 2.6. "Készítse el a kiküldelések elrendelésre, a reprezentációs kiadásokra, az adatszolgáltatási feladatok teljesítésével kapcsolatos belső előírásokra vonatkozó szabályzatokat. " Az intézménynél kiküldetés nem fordul elő, reprezentációs kiadás elszámolása nem történik, így nem készítettünk a tárgyra vonatkozó szabályzatot. • 2.8. "A Kötelezettségvállalási szabályzatban határozza meg ... " 2.8.1. a nyilvántartásra vonatkozó szabályokat Nem fogadjuk el, mert a Kötelezettségvállalási szabályzat 4. oldalán szerepel - 2.8.2. a többéves kötelezettséget jelentős fejlesztési programokra vonatkozó szabályokat Az intézménynél ilyen nem fordul elő, szabályozásra így nincs szükség. 2.8.4. intézkedjen az aláírás-minta sablon szabályszerű kitöltéséről. A javaslatot nem fogadjuk el, mivel az aláírás-minták az ellenőrzés idején az ellenőrök számára bemutatásra kerültek. (A szabályzat mellékleteként az aláírás-minták formátuma került csatolásra, a tényleges aláírás~ minták pénztárban, valamint a könyvelésen vannak elhelyezve, ezt a tényt a revizorokkal ismertettük, az aláírás-mintákat bemutattuk, így ajavaslatot értelmezni nem tudjuk.) • 2.10... Az Onköltség-számítási szabályzatban rögzítse a klíma, valamint a fodrászat használatáért kalkulációs egységeket, valamint a költségelszámolás és az utókalkuláció egyeztetésének módját." A javaslatot és a hozzá tartozó megállapítást kérjük törölni. Klímáért térítési díjat nem szedünk, így önköltséget számítani nem tudunk. Az intézmény fodrászatot nem működtet A fodrászat, mint tevékenység ténylegesen nem az intézmény költségvetését terheli. Az intézmény kizárólag az 112000 SZCSM rendeletnek megfelelöen a kulturált körülményeket biztosítja a hajmosó sarok kialakításával, melyet az ápolók is használnak az ellátottak gondozása során. A fodrászokat minden esetben igény szerint a lakó maga hívja. Az intézmény a fodrászokkal semmilyen jogviszonyban nem áll.

fizetendő

o 2.12. "Egészítse ki a Belső ellenőrzési kézikönyvet a Bkr. 17. §(3) bek És az NGM által kiadott Belső Ellenőrzési

Kézikönyv minta alapján: 2.12.1. a szakmai etikai kódexszel 2.12.2. a belső ellenőrökfolyamatos továbbképzésére vonatkozó alapelvekkel 2.12.3. a külső szakértők bevonására vonatkozó előírásokkal 2.12.4. afuncionálisfüggetlenséget bemutató ábrával." A javaslatokat nem fogadjuk el. A jogszabály 2012. január l-től változott, a Bkr. alapján már nem kötelező tartalmi elem. (a NOM honlapján közzétett kézikönyv-minta a Ber. alapján készült, frissítése 2012. évben nem történt meg~ így az nem a hatályos jogszabályoknak megfelelő.) 4

Bkr. 17. §(2) A belső ellenőrzési kézikönyv tartalmazza: a) a bizonyosságet adó és a tanácsadó tevékenységre vonatkozó eljárási szabályokat; b) a belső ellenőrzés hatáskörét, feladatait és céljait meghatározó belső ellenőrzési alapszabályt; c) a tervezés megalapozásához alkalmazott kockázatelemzési módszertan leírását; d) az ellenőrzési dokumentumok formai követelményeit, az alkalmazott iratmintákat; e) az ellenőrzési megállapítások hasznosításának nyomon követését; f) az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása esetén alkalmazandó eljárást.

• 2.18. "A Lakói készpénz-és letétkezelési rend szabályzatát dolgozza át a kialakult gyakorlatnak megfelelóen, törölje a szabályzatból a lakói készpénzkezelés lehetőségét." A letétkezeléssei kapcsolatos szabályokat a személyes gondoskodást nyújtó szociális intézmények szakmai feladatairól és működésük feltételeiről szóló 1/2000. (1.7.) SZCSM rendelet tartalmazza, amely szerint lehetőség van a lakói készpénz kezelésére, így a jogszabálly al ellentétes előírás lenne a lakói készpénzkezelés szabályzatból való törlése. A rendelet 60.-61 §-i tartalmazzák az érték-és vagyonmegőrzés szabályait. 61. § (1) A bentlakásos intézményben az ellátott személy készpénzének kezelése saját vagy törvényes képviselőjének írásbeli nyilatkozata szerint személyes nyilvántartású letét formájában is történhet. A letétben elhelyezett készpénz elsősorban a személyes szükségleteinek kielégítését szolgálja. • 2.19. "A munkaidö betartását, nyilvántartását az intézmény vezetője ellenőrizze minden közalkalmazottra vonatkozóan, továbbá intézkedjen a nyilvántartás naprakész vezetéséről." A munkaidő betartásának ellenőrzése minden szervezeti egység vezetőjének feladata. Tekintettel arra, hogy az intézmény szervezeti felépítése több vezetöi szintet tartalmaz, a központi intézményen kívül 3 telephelyen jelenleg !76 fő dolgozik, így az adott telephelyvezető, illetve csoportvezető felel a saját egységéhez tartozók munkaidejének betartásáról, arrnak ellenőrzésérőL A vezetők értelemszerűen beszámolási kötelezettséggel tartoznak az intézmény vezetője felé. Bármilyen szabálytalanság esetében - így akár a munkaidö szabályok megsértés esetén is - az intézmény szabálytalanság kezelésének eljárási rendje követendő, így azonnal jelezni kell azt az intézmény vezetője felé. A jelenléti íveken valóban találhatóak javítások. melyek a legtöbb esetben abból fakadnak, hogy a dolgozók rossz névnél, vagy rossz ruhrikában írnak alá, vagy eltévesztik a napot. A munkaügyi előadó minden hónapban egyeztet az illetékes vezetőkkeL A javaslathoz tartozó 6.6. fejezetben foglalt megállapításokhoz: 2012 november 1-10. közötti idöszakra vonatkozóan nem helytálló azon általánosító megállapítás mely szerint "nem állapítható meg, munkában eltöltött napok száma." Az adott idöszakban az intézmény vezetője bizonyíthatóan az intézményben tartózkodott. A vonatkozó naptári adatok és munkahelyi események: 2012. nov. 1.: munkaszüneti nap. nov. 2.: pihenönap, nov.3.: szomba4 nov .4.: vasárnap. Nov.5., hétfű: az intézményben Budapest Kormányhivatala Népegészségügyi Intézetének ellenőrzése volt, melyen az intézmény vezetője is részt vett .(Jegyzőkönyv 4. sz. melléklet) Nov.6., kedd: Fenntartói ellenőrzés (Jelentés fenntartói vizsgálat tapasztalatairól; 5.sz. melléklet) Nov. 7., szerda: Nővér értekezlet (6. sz. melléklet), valamint megbeszélés a revizorokkaL Nov.8-1 0.: fizetett szabadság. (A Humán Erőforrás Menedzsment Főosztály faxon küldött szabadság nyilvántartása, 7.sz. melléklet).

5

• 2.20. "Gondoskodjon arról, hogy az intézmény folyamatos müködése során egy fO, aki a teljes intézmény tekintetében intézkedésre jogosult személy, núndig tartózkodjon az intézményben. " Az intézményben minden ro unkanapon tartózkodik intézkedésre jogosult személy. Amennyiben ez a javaslat a célvizsgálati jelentésben leírt eset miatt került megjelenítésre, úgy megismételj ük az ott megfogalmazott észrevételeinket A célvizsgálati jelentésben is megjelenített esetben, az intézményben intézkedésre jogosult vezető a Mártonhegyi út részlegvezetője volt. Nem felel meg a tényeknek a célvizsgálati jelentés azon megállapítása, mely szerint "az intézményben a fenti munkanapon nem tartózkodott vezető", tekintettel arra, hogy az intézményben munkaidőben folyamatosan, minden munkanapon tartózkodik intézkedésre. jogosult személy Az intézményvezető gyakorlatilag az év minden napján éjjel~nappal folyamatosan elérhető, figyelemmel az intézmény működésének sajátos követelményeire. Az intézményvezető telefonszáma ismert, mind a lakók mind pedig a dolgozók számára. A helyszíni ellenőrzés során (2012. nov.. tO.) az intézmény portása felajánlotta, hogy felhívja az intézményvezetőt, vagy a Mártonhegyi úti részleg vezetőjét, de ezt a vizsgálatot végzök nem tartották szükségesnek. A jelzett napon a gazdasági vezető hirtelen megbetegedése miatt a Mártonhegyi úti részleg vezetője volt kijelölve, mint intézkedésre jogosult vezető. A leírtak alapján, kérjük a javaslat törlését. • 2.22. "Gondoskodj on arról, hogy az intézmény valamennyi dolgozója a munkaköréhez kapcsolódó szabályzat tartalmát megismerje, valamint arról, hogy a megismertetés ne csakformális legyen. A szabályzatok változása eselén az új előírások közzététele, megismertetése is történjen meg az érintettekfelé (intézmény szabályzatal}" Semmi nem igazolja azt, hogy az intézmény vezetői és dolgozói pusztán "formálisan" ismerik a szabályzatokat. Az otthonban dolgozók munkájukat az érvényben lévő szabályzatok alapján végzik, a szabályzatokat az intézmény vezetője, valamint a területek vezetöi aktualizálják. A javaslatot kérjük törölni, mivel minden érintett dolgozó minden esetben az aláírásával igazolja, hogy a munkakörére vonatkozó szabályzat tartalmát érdemben megismerte.

• Egyéb:

Az ellenőrzési jelentés több hiányosságot is megállapít az SZMSZ~szel kapcsolatban. Ezzel kapcsolatban szeretnénk megjegyezni az alábbiakat: A Szervezeti és Működési Szabályzattal kapcsolatos fontos előírás az Áht. 9.§ (l) e) bekezdés: "Ha törvény eltéröen nem rendelkezik, a költségvetési szerv irányítása a következő hatáskörök gyakorlásának j ogát j elenti: e) a költségvetési szerv szervezeti és működési szabályzatának jóváhagyása, ... " Az Intézmény hatályos SZMSZ-e a vizsgálat idején átdolgozás alatt állt. Az SZMSZ jóváhagyására Budapest Főváros Önkormányzat Közgyűlése jogosult. A fentiek alapján tehát a hatályosság feltétele, hogy a Szervezeti és a Működési Szabályzatot irányító szerv jóváhagyja. Látható, hogy a Szervezeti és Müködési Szabályzat módosítása hosszabb folyamat, így a rendkívül gyorsan változó jogszabályi környezet miatt gyakorlatilag a módosítás hatályba lépését követően máris módosítani kellene. Az ellenőrzés a hatályos SZMSZ~t vizsgálta, azonban természetesen annak felülvizsgálata a jelenleg hatályos jogszabályok szerint megtörtént, a módosítás elfogadásának és jóváhagyásának folyamatát -tekintettel a 2013. január l~i eddig ismert jogszabályi váJtozásokra, illetve azon változásokra melyek részletei egyelőre nem kidolgozottak, elindítottuk. Az SZMSZ-t a jóváhagyást megelőzően Budapest Főváros Önkormányzat Föpolgármesteri Hivatal Egészségügyi és Szociálpolitikai Főosztály Szociálpolitikai Osztálya minden alkalommal tüzetesen

6

átvizsgálja, és amennyiben az a jogszabályi előírásoknak nem felel meg, úgy átdolgozásra visszaküldi. 1.1. " a gyógyszerraktár kulcs átvevőjének kiléte nem megállapítható hiányzik az aláírás" Az intézményben nincs gyógyszerraktár, a gyógyszerelő helyiség kulcsát mindig az intézményvezető ápoló által a beosztott nővérek közül az írásban kijelölt személy, valamint a gyógyszerelés nyilvántartását vezető gyógyszertári asszisztens veszi át, az a portán található . A kulcsnyilvántartás csak a névre szóló tartós időre kiadott kulcsokat tartja nyilván.

Mellékletekjegyzéke: t.sz .. : Heli o kft. Szerződésének megszüntetése 2.sz.. : P742 számú kiadási pénztárbizonylat másolata 3.sz.: P 1130 szám ú bevételi pénztárbizonylat másolata 4.sz.: Budapest Kormányhivatalának jegyzőkönyve (20 12.nov 05) 5.sz.: Fenntartói ellenőrzés dokumentumai (2012.nov.06) 6.sz.: Nővérértekezlet emlékeztetője (2012. nov. 07) ?.sz.: Humán Erőforrás Menedzsment Főosztály 2012 évi szabadság összesítöje

A jelentéstervezetben megfogalmazot4 a fentiekben nem említett javaslatokat elfogadjuk és a végleges jelentés kézhezvételét követően intézkedési tervet készítünk a feltárt hiányosságok kiküszöbölésére.

Budapes~

2013. március ll.

7

Budapest Föváros Önkormányzata Főpolgármester! Hivatal Belső Ellenőrzési

Osztály

IIIII~~WIIIIIIIIIIIIIHEU •t 000052340038.

Jkt. szám:

FPH006/105 ~5 /2013.

EMLÉKEZTETŐ

KészOlt 2013. március 26. napján a Belső Ellenőrzési Osztály hivatali helyiségében a Fővárosi Önkormányzat Idősek Otthona Kútvölgyi út szabályszerűségi-pénzOgyi ellenőrzés megéllapításaira tett észrevételek egyeztetéséröl. Jelen voltak: •

az ellenőrzött szarvezet részéről:

Kissné Márté Zsuzsanna intézményvezető

Császárné Loch Júlia gazdasági

vezető

Francia Viktória belső ellenőr

•

a Belső Ellenőrzési Osztály részéről:

Lovász Gyöngyi csoportvezető

Csanálosi Zoltánné Jancsó Marianna

vizsgálatvezető belső ellenőr

belső ellenőr

Tárgy: a Belső Ellenőrzési Osztály által az FPHOOS/105/2013. számon készitett ellenőrzési jelentésben rögzitettekre a Fővárosi Önkormányzat Kútvölgyi úti Idősek Otthona által tett észrevételek egyeztetése. Az egyeztetés az észrevételek sorrendjében történik.

FPHOOS/105/2013 Az

észrevétel

szabályszerűségi-pénzügyi

1

oldal

vizsgálat:

Jelentéstervezet

1.1.

javaslat!

pontja

,Gondoskodjon

az

ősszeférhetellenség megsz0ntetés&r61 a gazdasági vezető és a Helio Mérnőki Kl!. agyvezetője

vonatkozásában" kapcsolódó megállapltás: 3 oldal jelentéstervezet 1.16. javasiali pontja " Vegye fel a kapcsolatot a He/io Mémöki Kll-vel és intézkedjen a Kaisersort program vonatkozásában a szerz6désben vállalt paraméterek szarinti fejlesztéséről."

Intézmény részéről: Az ellenőrzési jelentésben kérjük feltOntetni, azt a tényt, hogy a fenti szerzödést 2012. április 19-én az intézmény vezetője felmondta 2012. július 31-i hatállyal, a felmondás! az észrevételhez csatolták 1. sz. mellékletként.

1

Ellenőrzés részéről: A szerződést felmondó dokumentum az ellenőrzés számára a helyszini vizsgálatkor 2012 novemberében nem került bemutatásra, sem megemlítésre. A dokumentum bemutatása az észrevételezéskor, utólagosan történt. A szerzödéses kapcsolatból az utolsó kifizetés 2012. július 18-án vo~. Ezt a tényt a lezárt jelentésben rögziteni fogjuk, valamint, hogy az összeférhetetlenség huzamosabb ideig fennállt. A javaslat a jelentésből törlésre kerül.

Az észrevétel1 oldal jelentéstervezet 1.3. javaslati pontja" A házipénztár bevételei, kiadásai a pénztári bizonylatokon

a pénzmozgással egy id6ben kerüljenek rőgzítésre."

Intézmény részéről: A jelentésben foglalt esetek közül az egyik esetben helytálló a megállapitás, de a P742 bizonylat esetében a megállapitás nem helytálló (2. sz. melléklet). Ellenőrzés részéről:

a megállapitásunkat továbbra is fenntartjuk mindkét esetben, a Számviteli törvény előirásai miatt. Az intézmény kötelezettsége a pénzszálilló kft-vel a megállapodás oly módon történő megkötése, hogy a pénzfeladás gyakorlata feleljen meg a Számviteli törvény követelményeinek.

Az észrevétel 1 oldal jelentéstervezet 1.4. javasiali pontja "A pénztári kifizetéseket minden esetben engedélyezzék, utalványozzák, el/enjegyezzék". Intézmény részéről: A javaslatot nem tudjuk értelmezni, a bizonytat nem kiadási, hanem bevételi pénztárbizonylat (3. sz melléklet) Ellenőrzés részéről: Az észrevételt elfogadjuk, a jelentésből töröljük a megállapítást, valamint a kapcsolódó javaslat is törlésre kerül.

Az észrevételi oldal jelentéstervezet 1.5. javasiali pontja "Az intézmény szerezzen be olyan nyugtatömböt me/y megfelel az adóügyi bizonylat előírásainak, továbbá csak azonos vevő esetében állitsan ki összesített számlát."

Intézmény részéről: A javaslatnak részben tudunk eleget tenni, egyrészt az általunk használt nyugta a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő szigorú számadású nyugtatömb, másrészt a továbbiakban nem fog készíteni az intézmény a dolgozói étkezés befizetéséröl, az egyéni nyugta adása mellett, összesitett számlát. Ellenőrzés részér/JI: A megállapitásunkat továbbra is fenntartjuk. A használt nyugta tömb valóban szigorú számadású nyugtatömb, de nem adóügyi bizonylat.

Az észrevétel 1 oldal jelentéstervezet 1.7. javaslat! pontja "A fodrászat helyzetét rendezze az intézmény a Házirendjének meglelel6en, az árjegyzék kerülj/Jn kifilggesztésre az intézményben jó/láthatóan, a Házirendjében határozzák meg a térítési dljakat."

Intézmény részéről: Az intézmény fodrászalot nem üzemeltet. A:z. intézmény a lakók által hívott fodrászokkal semmilyen jogviszonyban nem áll. Ennek megfelelöen, kémi fogjuk a Házirend módosítását. Az intézményvezető elmondása szerint, a lakók kérésére csináltak egy hajmosó sarkot, amit a lakók fodrászatnak neveznek. A lakók maguk hivják be a fodrász!, amit a lakók kl is fizetnek. Van, aki a lakrészébe hívja fel a fodrászt és ott történik meg a haj rendbe tétele. A hajmosó fenntartásának mentálhigiénés oka is van. Az ápolónők is használják. Ellenőrzés részéről: A helyszínen készített felvételek, valamint a bejelentök elmondása alapján az álláspontunkat továbbra is fenntartjuk. A jelentést kiegészítjük az intézményvezető magyarázatával. Az intézményi feljegyzés szerint 2012. szeptember 20-án a fodrászati eszközöket azért költöztették fel a pszichológus szobájába, mert azokat feldúlták, a hajszáritó

217

elektromos vezetékéről a dugaszoló villát levágták. A vonatkozó javaslat az következőra

változik:

.A kialakitott gyakortatnak megfelelöen a házirendet módosltani szükséges."

Az észrevétel 2 oldal jelentéstervezet 1.9. javaslat! pontja .,Biztosítsa a lakók részére az intézményi busz magánhasználatú igénybevételét az Onköltség-szám/lási szabályzatban meghatározott dijért."

Intézmény részéről: Az intézményi busz magánhasználatú igénybevétele az ellátottak részére biztositva van. Az ellátottak szállitását a kötelező szürővizsgálatokra ingyenesen biztosítjuk. A fentieken túlmenően igény szerint és térítés ellenében volt és van lehetőség erre, amellyel a lakók a vizsgált idöszakban nem éltek. Az intézményi kötelező feladatok ellátása elsödlegességet élvez. (megjegyzés: vizsgalt idöszak: 2009~ 2012. évek) Ellenőrzés részéről: Az ellenőrzés a megállapításokat módosftja: A gyakortatban az intézmény nem tudott olyan dokumentumot bemutatni, amikor a lakók térilés ellenében igényelték volna ez a szolgáltatást. Ezért az ellenőrzés azt tudta regisztrálni, hogy erre nem volt igény. A javaslat

törlésre kerül.

Az észrevétel 2 oldal jelentéstervezet 1.1 O. javasiali pontja .,A jelenléti íveket szabályszerűen eseményszarűen vezesse, a belső szabályzatban foglaltaknak tegyen eleget, tekintettel arra, hogy a többi közalkalmazott felé a vezető felelőssége a munkaidő betartása és betartatása, valamint minden kőzalkalmazottra tegye k15telez6vé a munkaidó nyilvántartás teljes kőrú vezetését naprakészen, eseményszerűen, hitelesen." Kapcsolódó megállapltás: 5 oldal 2. 19. nA munkaidő betartását, nyilvántartását az intézmény vezetője ellenőrizze minden közafkalmazottra vonatkozóan, továbbá intézkedjen a nyilvántartás naprakész vezetéséről."

és

Intézmény részéről:

(Kapcsolódó megállapítás: 6.6. fejezet) A munkaidö beosztás nem

változik és a munkavállaló szokásosan eszerint végzi a munkáját, a munkáltató csak a beosztástól való eltérés rögzítésére köteles. Az intézményben alkalmazott jelenléti ív a

jogszabályi előírásoknak megfelelő tartalommal készOL Ellenőrzés részéról: Az ellenőrzés nem a nyomtatvány formáját, szarkezetét krrogásolta, hanem annak vezetési módját. (nem szabályszerű és nem következetes vezetését, az intézményvezető aláirásának hiányát.) Az ellenőrzés a megállapítást és a javaslatot továbbra is fenntartja. Az intézményvezetőnek vezetői megbTzása van, nem vezetöi kinevezése (forrás: a

fenntartónál található személyi anyaga). A határozatlan idejű közalkalmazotti kinevezése mellett, határozott idejű vezetöi megbizással rendelkezik. A vezetöi megbizásról szóló dokumentum nem tartalmazza a munkaidö beosztásra, illetve a pihenőidő igénybevételére vonatkozó elvárásokat.

A jelentés lll. fejezet 6.6. pontjában módosltásra kerülnek az alábbi mondatok:

"A november havi jelenléti ívek fénymásolásra ...... ............... " "A nevezett idöszakban a jelenléti lvek vezetése nem volt szabályszerű ........................ " "A jelenléti iveket a fenti idöszakban nem minden vezető és alkalmazott lrta alá." "Megállapltást nyert, hogy a jelenléti ívet az Ml (régi) 140/A §-ban foglalt előirásokkal ellentétben nem vezeték naprakészen, az idöszakban nem érvényesült a következetesség elve."

317

Az észrevétel 3 oldal jelentéstervezet 1.17. javaslati pontja "Bérszámfejtés vonatkozásában intézkedjen a MAK felé az adatszolgáltatáshoz szükséges információk beál/ításéról." Intézmény részéről: Az észrevételt nem fogadjuk el, tekintettel arra, hogy a revizorak javaslata és a megállapításban foglaltak nem a valós eljárási rendet tartalmazzák. Az intézmény bérszámfejtési nem végez. A MÁK által kiadott számfejtési adatokból dolgozunk, amely nem bérszámfejtés, hanem a bérszámfejtés adatainak felhasználása. A MÁK bérszámfejtéséröl jogszabály rendelkezik, így annak módosítására az intézménynek nincs hatásköre. Ellenőrzés részéről:

törlésre

kerűl

Az észrevételt e~ogadjuk. Ennek megfelelően a lll. fejezet 2.1. ponljából a 7. és 8. számú bekezdés és az ehhez tartozó javasiali pont.

Az észrevétel 3 oldal jelentéstervezet 2.2. javaslati pontja ,A számlarendben határozza meg az analitikus számlák kapcsolatát, egyeztetését, az analitikus nyilvántartások vezetési módját, az /lsszeslt6 bizonylatok elkészítésének határidejét."

Intézmény

részéről:

Számviteli Szabályzat VII. fejezete rendelkezik teljes

körűen

a fenti

kérdéskörről.

Ellenőrzés részéről:

Az észrevételt elfogadjuk. A megállapitás és a javaslat törlésre kerül.

Az észrevétel 3 oldal jelentéstervezet 2.3. javaslati pontja "A Pénzkezelési Szabályzatban határozza meg az összeférhetet/enségi szabályokat, a pénztári teljesíthető kiadások jogcímeit, a pénztári utalványozók és ellenőrzésért felelősek k6rét, a felelósségre-vonás szabályait."

Intézmény részéről: A feladatellátás rendjének szabályozása, Kötelezettségvállalás, utalványozás és ellenjegyzés szabályzata elnevezésü szabályzatban rögzitésre került. Ellenőrzés részéről: Az észrevétel részben elfogadásra kerül. De az Avr. 13. §-a alapján a Pénzkezelési szabályzatban kell meghatározni az összeférhetetlenségi szabályokat, a pénztári teljesíthető kiadások jogclmeit, felelősségre-vonás szabályait.

a pénztari utalványozók és

ellenőrzésért

felelösek köré!, a

Az észrevétel 4 oldal jelentéstervezet 2.4. javaslat! pontja "A Leltározási szabályzatban a folyamat szabályozásának teljessé tétele céljából határozza meg a leltárkülönbözetek elszámolásának szabályait, a Ieltárjegyz6k!Jnyvek elkészítésének határidejét, a leltározási iltemtervet." Intézmény részéről: A leltározási szabályzat 4. oldalán a leltározási ütemterv tartalmi elemeit felsoroltuk. Ellenőrzés részéről:

Megállapításunkat továbbra is fenntartjuk.

Az észrevétel 4 oldal jelentéstervezet 2.6. javasiali pontja "Készítse el a kiküldelések e/rendelésére, a reprezentációs kiadásokra, az adatszolgáltatási feladatok teljesítésével kapcsolatos bels6 előírásokra vonatkozó szabályokat." Intézmény részéről: Az intézménynél kikűldetés nem fordul elö, reprezentaciós kiadás elszámolása nem történik, igy nem készítettünk a tárgyra vonatkozó szabályzatot.

417

Ellenőrzés részéről: Az észrevételt elfogadjuk,

a kapcselő javaslat törlésre kerül. A

megállapítás indoklással kiegészül. Az észrevétel 4 oldal jelentéstervezet 2.8. javasiali pontja "A Kötelezettségvállalási szabályzatban határozza meg ...... .

Intézmény részéről: 2.8.1. a nyilvántartásra vonatkozó szabályokat" Kötelezettségvállalásí szabályzat 4. oldalán szerepel. 2. 8. 2. "a többéves kötelezettséget jelentő fejlesztési programokra vonatkozó szabályokat". Az Intézménynélilyen nem fordul elő, szabályozásra igy nincs szükség. 2.8.4. "intézkedjen az aláfrás-minta sablon szabályszerű kitöltéséről." Az Aláírás-minták az ellenőrzés

Idején az ellenörök számára bemutatásra kerültek.

Ellenőrzés részéről: Az észrevételt részben elfogadjuk, 2.8.1. és a 2.8.4.-es javaslathoz tartozó észrevételt a részletes megállapításokból és a javaslatok közOI töröljük.

Az észrevétel 4 oldal jelentéstervezet 2.10. javasiali pontja "Az Önköltség-számítási szabályzatban rögzítse a klima, valamint a fodrászat használatáért fizetendő kalkulációs egységeket, valamint a költségelszámolás és az utókalkuláció egyeztetésének módját."

Intézmény részéről: Klimáért téritési díjat nem szedünk, igy önköltsége! számítani nem tudunk. Az intézmény fodrászatot nem üzemeltet. Ellenőrzés részéről:

A megállapítás és a javaslat törlésre kerül.

Az észrevétel 4 oldal jelentéstervezet 2.12. javastali pontja "Egészltse ki a Belső Ellenőrzési Kézikönyvet a Bkr. 17. (3) bek és az NGM által kiadott Belső Ellenőrzési Kézikönyv minta alapján: 2. 12. 1. szakmai elikai kódexszel 2. 12. 2. a belső ellenörök folyamatos továbbképzésére vonatkozó alapelvekkel 2.12.3. a küls6 szakérták bevonására vonatkozó előirásokkal 2. 12.4. a funkcionális függet/enseget bemutató ábrával"

Intézmény részéről: A jogszabály 2012. január 1-töl változott, a Bkr. alapján már nem tartalmi elem.

kötelező

Ellenőrzés részéről:

Az észrevételben foglaltakat tudomásul véve a jelentés szövege az alábbira változik: "a 2012. 04.01-töl hatályos szabályozás megfelel a hatályos Bkr. elölrásainak. 2013.02.25.-én frissítette az NGM a honlapján a BEK-et, ami további tartalmi elemeket ajánlott beépíteni a szabályozásba." Ennek megfelelően a javaslat módositásra kerOI.

Az észrevétel 5 oldal jelentéstervezet 2.18. javaslat! pontja "A Lakói készpénz- és letétkezelési rend szabályzatát dolgozza át a kialakult gyakorlatnak megfelelően, törölje a szabályzatból a lakói készpénzkezelés lehetőségét."

Intézmény részéről: A letétkezeléssei kapcsolatos szabályokat az 112000. (1.7.) SZCSM rendelet tartalmazza, amely szerint lehetőség van a lakói készpénzkezelésre. Ellenőrzés részéről:

Megállapításunk a készpénzkezelésre vonatkozik, melyet a szabályzat is rbgzit, hogy nem kezelnek igény hiányában. Javaslatot az alábbiak szarint változtatjuk: "A

517

szabályzatból törölje az alábbi mondatot: .Az otthonban jelenleg igény hiányában nem kezeljük a lakók pénzét.", valamint a szabályzat készpénzfelhasználás 3. ponljából a lakók részére megvásárolt árukról az intézmény nevére szóló számlával való elszámolást.

Az észrevétel 5 oldal jelentéstervezet 2.19. javasiali pontja ,,A munkaidő betartását, nyilvántartását az intézmény vezetője ellenőrizze minden kőzalkalmazottra vonatkozóan, továbbá intézkedjen a nyilvántattás naprakész vezetéséről." Intézmény részéről: Az. intézményvezető eleget tesz az ellenőrzési kötelezettségének, az alsóbb szintü vezetök kötelesek a szabálytalanságokat azonnal jelezni az intézmény vezetője felé a szabálytalanságok kezelésének eljárási rendje szerint. Ellenőrzés részéről:

A helyszini ellenőrzés során a jelenléti ívek vezetésével kapcsolatos megállapításunkat továbbra is fenntarljuk. A 2.1. javaslat az alábbira változik: Az intézményvezető gondoskedjon arról, hogy a munkaidö betartásával, nyilvántartásával

kapcsolatos eljárási rend a

belső

kontrolloknak megfelelöen

működjön.

Az észrevétel 6 oldal jelentéstervezet 2.20. javastali pontja "Gondoskodjon arról, hogy az intézmény mOkl!dése során egy fő, aki a teljes intézmény tekintetében intézkedésre jogosult személy, mindig tarlózkodjon az intézményben." Intézmény részéról: Az intézményben minden munkanapon tartózkodik intézkedésre jogosult személy. 2012. november 10~ én a Mártonhegyi úti részleg vezetője volt kijelölve intézkedésre jogosult személynek. Az intézmény portása felajánlotta, hogy felhívja az intézményvezetöt, vagy a Mártonhegyi úti részleg vezetőjét, ám ezt a vizsgálatot végzök nem tartották szükségesnek. Ellenőrzés részéről: Megállapltásunkat továbbra is fenntartjuk. Az észrevételben leírtakat a következök miatt nem áll módunkban elfogadni: megérkezésünkkor az intézményvezetőt kerestük, vagy a helyettesét, melyre az intézmény portása azt felelte, hogy egyik sem tartózkodik az intézményben, kérdésünkre, hogy más vezető beosztásó személy tartózkodik-e az intézményben, a portás azt a választ adta, hogy nincs bent egy vezető, sőt a gazdasági, müszaki részlegről sem tartózkodnak bent, (kivétel az ápolásról, konyhai személyzet és a gépkocsivezető -jegyzőkönyvben rögzitésre kerűlt) az intézmény portása nem emlitette, hogy azon a napon a Mártonhegyi úti részleg vezetője lenne ügyeletben.

2.2. javaslat módosul a következök szerint: Az intézményvezető gondoskedjon arról, hogy az intézményben kifüggesztésre kerüljön az intézkedésre jogosult személy és annak elérhetösége. Az észrevétel 6 oldal jelentéstervezet 2.22. javastali pontja .Gondoskodjon arről, hogy az intézmény valamennyi dolgozója a munkaköréhez kapcsolódó szabályzat tartalmát megismerje, valamint arról, hogy a megismertetés ne csak formális legyen. A szabályzatok változása eselén az új előírások k6zzététele, megismerletése is t6rlénjen meg az érintettek felé. • Intézmény részéről: Minden érintett dolgozó minden esetben az aláírásával igazolja, hogy a

munkakörére vonatkozó szabályzat tartalmát megismerte. Ellenőrzés részéről:

A javaslat a célvizsgálati anyagból törlésre kerül.

617

Az észrevétel Egyéb 7 oldal 1.1. .a gyógyszerraktár kulcs megállapítható, hiányzik az aláírás."

átvevőjének

kiléte nem

Intézmény részéről: Az intézményben nincs gyógyszerraktár, a kulcsnyi/vántartás csak a névre szóló tartós időre kiadott kulcsokat tartja nyilván.

Ellenőrzés részéről:

A

helyszínen

bemutatott

nyilvántartásban

nevesftve

van

a

gyógyszerraktár, szerepel benne a kiadás dátuma, csak az aláírás hiányzik. Az egyeztetésen pontosításra került, hogy a bemutatott nyilvántartás elavult, a kulcsnyilvántartásból nem került

törlésre. Ezzel a ténnyel a jelentés kiegészül. A vezetöi összefoglaló a

belső

tartalom változásának megfelelöen módosul.

kmf.

//~: krJ.\~~c.·......... c;,J,j.,' ,tb J, :h._c" .·

······························o····~···········

'l;c..._,_.._v-.·c"_ \..,.. t..L.D.·········•·························•·•·•············· az

ellenőrzött

szarvezet

részéről

oL.o vv!L ·O)P. C: ·· ·ii''h·: .... ......•......•...

r._ JJl.

io~

...~...·:\ ............................ ..

· ···~k~ÖL~~~é9~ö" ~é~é;öi. ····

717

Fővárosi Önkormányzat Idősek Otthona

1125 Bp., Kútvölgyi út 20-22. 1031 Bp., Ányos u 3. 1124 Bp., Mártonhegyi út 53-57 1121 Bp., Zugligeti út 58.

Ikt.sz.: 431/2013

Budapest Főváros Önkormányzata Főpolgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Osztály l ; ··• Dr. Janza Péter Önálló Osztályvezető részére Tisztelt Osztályvezető Úr! Mellékelten megküldöm az intézmény intézkedési tervét az FPH006/l 06-9/2013 számú célellenőrzésről és az FPH006/105-6/2013 számú szabályszerűségi, pénzügyi ellenőrzésről szóló felülvizsgálat jelentésben foglalt javaslatokra.

Budapest, 2013. május 29.

Tisztelettel:

\ l

l 11

jt(A,,., vh;uk ~ Kissné Márté Zsuzsanna intézményvezető

.

•

1111111111111110111111 '1000037820465'

Budapest Főváros Önkormányzata Budapet Főváros Főjegyzője

Fővárosi Önkormányzat Idősek

Otthona

Bp. 1125 Kútvölgyi út 20-22 Tel: 3557-0II Dr. Sárádi Kálmánné Főjegyző részére ügyintéző: Lovász Gyöngyi Ikt sz:lv·37412013 Tárgy: Intézkedési terv az FPH006/l05·612013. számú, szabályszerüségi,pénzÜgyi ellenőrzésről szóló felülvizsgált jelentésben foglal !akra. Tisztelt Főjegyző Asszony! Hivatkozással Dr Janza Péter Belső Ellenőrzési Osztályvezető úr FPH006/105~1112013. szarnu levelére, a 370/20ll.(XII.3l) Korm. rendelet 45. § (3) bekezdésének megfelelőerr megk!ildöm a 2013. május 27.·én kézhez vett, FPH0061!05oo6/2013 számú szabályszerűségi, pénzügyi ellenőrzésről szóló felülvizsgált ellenőrzési jelentésben foglalt javaslatokra készült intézkedési tervet.

l. Intézkedések, az operatív feladatellátáshoz kapcsolódó javaslatokboz. Javaslat sol'száma

!.l

!.2 1.3

!.4

!.5

Intézkedés Belső utasítás a NA V illetékes történő kapcsolatfelvételre, az

Felelős

osztályával Gazdasági vezető intézmény számlájára tévesen átutalt vagyonszerzési illeték tisztázására. Belső utasítás, az egy esetben előforduló Müszaki vezető bélyegzö-nyilvántartásban szereplö. .,ceruzás" bejegyzés azonnali javítására. Belső ut asitás a kuJcs~nyilvántartásban Műszaki vezető szereplö, a reviziót megelőzően elhunyt intézményvezető ápoló nevére kiadott kulcsok vissza~vételezésére. Belső utasitás az intézmény !Ol db Intézményvezető szerzöd.ése és megbízási szerzödésének Gazdasági vezető felülvizsgálatára és ellenőrzési az jelentésben tételesen felsorolt 15 esetben. a szerzödésben foglaltak nem teljesítésére vonatkozó kikötések és a teljesites igazolásra vonatkozó előirások szerzödésben való pontos megjelenítésére. Belső utasítás a lakók postán történő Pénzügyi csoportvezető utáni elszámolások nyugdijfelvétele nyilvántartásának személyenkénti módosítására, a személyes adatvédelmi szabályok figyelembevételével.

Határidő

Megtörté nt.

Megtörtént

Megtörtént

Folyamatos 2013. 09.30.

Megtörtént

2. Intézkedés javaslatokra.

a

belsö

Javaslat sorszáma

2.1.1 2.6 2.1.2

2. !.3

kontrollrendszer

kialakításával,

múkiidtetésével

Felelős

Határidő

Az iratkezelés rendjéről szóló Intézményvezető szabályozás aktualizálása, kiegészítése Az intézmény vállalkozási fonnában Intézményvezető történő szakmai és orvosi feladatait ellátók jogállásának pontosítása az SZMSZ-ben. Szabályzatok nyilvántartásának Intézrnényvezetö

2013.09.30

Intézkedés

Megtörtént~

jóváhagyásra

beküldve

2.3 2.4

2.5

2.6

Leltározás i

Szabályzat

fenntartónak. 2013. 10.20.

pontosftása,. Gazdasági vezető

kiegészítése Bizonylati Szabályzat felülvizsgálata, Gazdasági vezető kiegészítése Közalkalmazotti Szabályzat kiegészitése Intézményvezető a részmunkaidös és határozott időre szóló Közalkalmazotti

2013.08.31. 2013.10.20. Tanács

foglakoztatás helyzetének alakulásáról. elnöke Belső litasitás a gyakorlatban is használt Intézményvezető minta csatolása Gazdasági vezető utalványrendeleti meliékletként a Kötelezettségvállalási Szabá1yzathoz. A 2.1 számú javaslat szerint, az Intézményvezető lratkezelésj Szabályzat felülvizsgálata,

Megtörtént

2013.09.30.

módosítása.

2.7

2.8.1

Belső utasítás a selejtezés során használt Intézményvezető dokumentumok, Gkv,végrehajtás ... ) Gazdasági vezető Selejtezési Szabályzat csatolása a

mellékleteként Ellenőrzési Be1sö A

2013.08.31.

Kézikönyv

Belső ellenőrzési vezető-

2013.07.31.

Ellenőrzési

Kézikönyv

Belső ellenőrzési vezető

2013.07.31.

Belsö ellenőrzési

vezető

2013.07.31.

Ellenőrzési

Kézikönyv Belső ellenőrzési vezető

2013.07.31.

Ellenőrzési

Kézikanyv

Intézményvezető

Megtörtént.

aktualizálása.

2.8.2

A

Be1sö

aktualizálása

2.8.3 A

Belső

aktualizálása. 2.8.4 A Belső aktualizálása.

2.9

A Vagyonvédelmi és

Belső

Szabálvzat felülvizsgálata

biztonsági

a

Fenntartónak Megtörtént, jóváhagyásra bekiildve a

aktualizálása az SZMSZ-ben.

2.2

kapcsolatos

2.10 2.11

•

Közbeszerzési Szabályzat helyesbítése, Gazdasági vezető kiegészítése Adatszolgáltatással kapcsolatos belső Intézményvezető

eljárási rend részletesebb szabályozása

Intézményvezető

Gazdasáoi

2013.10.20. 2013.09.30. ápoló

vezető

2.12

Felelősségí nyilatkozatok felülvizsgálata, Intézményvezető Gazdasági vezető aktualizálása

20!3.08.31.

2.13

Lakói

letétkezelési Gazdasági vezető

Megtörtént

2.14

Ellenőrzési nyomvonal (szöveges és Intézményvezető folyamatábra) kiterjesztése az intézmény Belső Ellenőr müködésének egészére

2013.09.30.

és készpénz Szabályzat átdolgozása

Kérem, hogy az intézkedési tervben foglaltakat elfogadni szíveskedjék.

Budapest, 2013. V. 28.