Brussel, De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;

KONINKRIJK BELGIE

Brussel, Adres : Hoogstraat, 139, B-1000 Brussel Tel.: +32(0)2/213.85.40 E- mail : [email protected] Fax.: +32(0)2/213.85.65 http://www.privacycommission.be

COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER

BERAADSLAGING RR Nr 06 / 2006 van 1 maart 2006 O. Ref. :

SA2 / RN / 2006 / 003

BETREFT : Aanvraag van de Nationale Kamer van gerechtsdeurwaarders van België om in eigen naam en namens haar leden toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op o.a. uitvoering van de artikelen 139 en 140 van de hypotheekwet, deelname aan het Phenix-project, het systeem e-gerechtsdeurwaarder.

De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, inzonderheid artikel 31bis; Gelet op de wet van 25 maart 2003 tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, inzonderheid artikel 19, § 3; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van de nationale kamer van gerechtsdeurwaarders van België, ontvangen op 8 februari 2006; Gelet op de aanvraag van het juridisch en technisch advies op 8 februari 2006; Gelet op het juridisch en technisch advies van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, ontvangen op 27 februari 2006; Gelet op het verslag van de voorzitter; Beslist op 1 maart 2006, na beraadslaging, als volgt:

Ber RR 06 / 2006 - 1 / 12

I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG ------------------------------------------------------De aanvraag heeft tot doel om de nationale kamer van gerechtsdeurwaarders van België en haar leden – de gerechtsdeurwaarders -, te machtigen om: - toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen, meer in het bijzonder tot deze vermeld in artikel 3, eerste lid, 1° tot 9°, 13°en tweede lid, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna WRR); - het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken (art. 8 WRR); met het oog op o.a. uitvoering van de artikel 139 en 140 van de hypotheekwet, tot deelname aan het Phenix-project, het systeem e-gerechtsdeurwaarder.

II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG -------------------------------------------------------A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) A.1.1. Artikel 5, eerste lid, 4°, WRR voorziet uitdrukkelijk in de mogelijkheid voor gerechtsdeurwaarders gemachtigd te worden om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister “voor de informatie die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet decreet of een ordonnantie”. Bij koninklijk besluit van 16 mei 1986 waarbij aan gerechtsdeurwaarders toegang wordt verleend tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, werd hen toegang verleend tot de informatie opgenomen in artikel 3, eerste lid, 1° tot 9° en tweede lid, WRR. In toepassing van artikel 8, § 1, WRR komen zij eveneens in aanmerking om het identificatienummer van het Rijksregister te mogen gebruiken. Deze aanvraag komt voor wat hen betreft neer op een uitbreiding van de in 1986 verleende machtiging. A.1.2. Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 2°, WRR wordt de machtiging om toegang te verkrijgen tot of om mededeling te bekomen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, WRR en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken (artikel 8 WRR) verleend door het sectoraal comité van het Rijksregister (de Commissie) aan openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het sectoraal comité. Artikel 549 van het Gerechtelijk Wetboek bepaalt: “Alle gerechtsdeurwaarders van het land vormen samen de nationale kamer, die rechtspersoonlijkheid geniet.”. Haar taken worden in artikel 550 van hetzelfde Wetboek opgesomd. Deze zijn o.a.: “1° te waken voor de eenvormigheid van de tucht en van de regels van deontologie onder haar leden en voor de uitvoering van de hen betreffende wetten en verordeningen; 2° de belangen van haar leden te verdedigen en hen in alle omstandigheden te vertegenwoordigen;”

Ber RR 06 / 2006 - 2 / 12

Er kan gesteld worden dat de nationale kamer taken van algemeen belang vervult. De gerechtsdeurwaarders zijn immers ministeriële ambtenaren die een cruciale rol vervullen als één van de medewerkers van het gerecht. Met het oog op het goed functioneren van het rechtssysteem is het dan ook belangrijk dat de stem van de gerechtsdeurwaarders gehoord wordt naar aanleiding van bijvoorbeeld bepaalde hervormingen. Erover waken dat deze ministeriële ambtenaren zich houden aan de regels is een element dat een rol speelt in het vertrouwen van de burger in het rechtssysteem. De nationale kamer komt dus op basis van artikel 5, eerste lid, 2° in aanmerking om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer te gebruiken. A.2.Wet van 8 december 1992 (WVP) Op grond van art. 4 van WVP vormen de informatiegegevens en het identificatienummer van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, terzake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.

B. FINALITEITEN B.1. Voor wat de gerechtsdeurwaarders betreft B.1.1. Voor het vervullen van hun taken moeten de gerechtsdeurwaarders in de akten die zij opstellen en betekenen een persoon correct identificeren. Ingevolge hun akten beginnen bijvoorbeeld wacht- en vervaltermijnen te lopen, kan men niet langer vrij over bepaalde goederen beschikken. Het is dan ook van belang dat deze documenten aan de juiste persoon bezorgd worden. Een toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister is daarbij een belangrijk instrument. De gerechtsdeurwaarders beschikken dan ook, zoals reeds werd aangestipt, over een toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1° tot 9°, en tweede lid WRR. Sindsdien werd het aantal gegevens dat werd opgenomen in het Rijksregister uitgebreid. Een aantal van deze nieuwe gegevens zijn ook relevant voor de gerechtsdeurwaarders. B.1.2. Artikel 48, van de wet van 3 juli 2005 houdende diverse bepalingen betreffende sociaal overleg, dat een artikel 41quater invoegt in de wet van 27 juni 1969 tot herziening van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, maakt deel uit van een waaier van juridische middelen die ter beschikking worden gesteld van de inningsinstellingen van sociale zekerheid om een betere inning van de sociale zekerheidsbijdragen te verzekeren (o.a. een voorrecht op roerende goederen), de zogenaamde “vierde weg”. De gerechtsdeurwaarders zijn verantwoordelijk voor de concrete en correcte toepassing van dit artikel waarvan § 7, eerste lid, als volgt luidt: “Openbare ambtenaren of ministeriële officieren, belast met de openbare verkoping van roerende goederen die behoren aan een rechtspersoon of een natuurlijke persoon die een zelfstandige activiteit uitoefent, waarvan de waarde ten minste 250 EUR bedraagt, zijn persoonlijk aansprakelijk voor de betaling van de bedragen verschuldigd aan de inningsinstellingen van sociale zekerheidsbijdragen door de eigenaar op het ogenblik van de verkoping, indien zij niet ten minste acht werkdagen vooraf de inningsinstellingen van de sociale zekerheidsbijdragen elektronisch of telematisch ervan verwittigen.”

Ber RR 06 / 2006 - 3 / 12

Artikel 115 van de wet van 20 juli 2005 houdende diverse bepalingen voegt in het koninklijk besluit nr.38 van 27 juli 1967 houdende inrichting van het sociaal statuut der zelfstandigen, een artikel 23ter in waarvan § 8 analoog is aan voormeld artikel 41quater, § 7. Het identificatienummer van het Rijksregister zou de voorgeschreven uitwisseling van informatie vergemakkelijken. Volgens de aanvraag zouden deze bepalingen, voor wat de gerechtsdeurwaarders betreft, op 1 april 2006 operationeel worden (er zou binnenkort een koninklijk besluit in die zin bekendgemaakt worden). B.1.3. De artikelen 139 en 140 van de hypotheekwet schrijven o.a. de gerechtsdeurwaarders voor welke persoonsgegevens zij moeten vermelden in de akte of het stuk waarvan de openbaarmaking in een hypotheekkantoor vereist is zoals bijvoorbeeld een bewarend beslag op onroerend goed. Ze voorzien in de mogelijkheid om daarbij ook het identificatienummer van het Rijksregister te vermelden. B.1.4. Artikel 1389bis/1 van het Gerechtelijk Wetboek – bepaling ingevoegd bij de wet van 29 mei 2000 houdende oprichting van een centraal bestand van berichten van beslag, delegatie, overdracht en collectieve schuldenregeling, alsook tot wijziging van sommige bepalingen van het Gerechtelijk Wetboek – richt een gegevensbank op genoemd “bestand van berichten”. Artikel 1389bis/2 van hetzelfde Wetboek bepaalt uitdrukkelijk dat de nationale kamer van gerechtsdeurwaarders m.b.t. deze gegevensbank als verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van artikel 1, § 6, WVP moet beschouwd worden. Teneinde de juistheid van de gegevens, opgenomen in het bestand van berichten, na te gaan, beschikt de nationale kamer ingevolge artikel 1389bis/5 van het Gerechtelijk Wetboek over een toegang tot de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste lid, 1°, 2°, 5° en 7°, WRR en mag zij eveneens het identificatienummer gebruiken. Het zijn echter de gerechtsdeurwaarders zelf die de berichten aanleveren die in het centraal bestand worden opgenomen. Hierbij is belangrijk dat er geen fouten of vergissingen worden gemaakt, gelet op de gevolgen die de opname in dit centraal bestand voor de betrokkene heeft. De Commissie is van oordeel dat de nagestreefde doeleinden voor wat de gerechtsdeurwaarders betreft welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van art. 4, § 1, 2°, WVP. B.2. Voor wat de nationale kamer van gerechtsdeurwaarders betreft B.2.1. De nationale kamer is bezig met de uitbouw van een informaticasysteem egerechtsdeurwaarder. De contacten van de gerechtsdeurwaarders met de overheidsdiensten zouden via dit systeem verlopen. Dit zou tot gevolg hebben dat de bevraging van het Rijksregister door de gerechtsdeurwaarders voortaan via de nationale kamer zou verlopen. De gerechtsdeurwaarders of hun medewerkers die voor het vervullen van de taken die tot hun bevoegdheid behoren - overeenkomstig de machtiging die bij koninklijk besluit van 16 mei 1986 werd verleend - de informatiegegevens van het Rijksregister wensen te raadplegen, zouden bij de nationale kamer moeten aanloggen en zich identificeren via hun EID. Zij zouden tevens moeten opgeven waarvoor ze een bepaalde raadpleging wensen te verrichten. Aldus zou, volgens de aanvraag, een efficiënte controle op het correct gebruik van het machtigingsbesluit van 16 mei 1986 mogelijk worden. Er zou een uniforme minimumbeveiliging tot stand komen daar het systeem zou gepaard gaat met een gebruikers- en veiligheidsplan. Dit zou in hoofde van de nationale kamer enerzijds de mogelijkheid bieden de vereiste informatie aan de gerechtsdeurwaarders te bezorgen en anderzijds een correct gebruikersbeheer te voeren. Ber RR 06 / 2006 - 4 / 12

B.2.2. Voor zover er tijdig een koninklijk besluit wordt genomen strekkende tot de inwerkingtreding van de bepalingen vermeld in punt B.1.2. en voorzover een dergelijke datum als datum van inwerkingtreding wordt weerhouden, zullen de gerechtsdeurwaarders normaliter vanaf 1 april 2006 de bepalingen moeten toepassen die een betere inning van de sociale zekerheidsbijdragen verzekeren. Dit betekent dat: “De overdracht van gegevens moet ook ten minste acht werkdagen voor de verkoopsdag elektronisch gebeuren. De inningsinstellingen voor de sociale zekerheidsbijdragen kunnen tot ten laatste de dag voor de verkoop het bedrag van hun vordering meedelen aan de openbare ambtenaren of aan de ministeriële ambtenaren belast met de verkoop. Deze mededeling geldt ook als beslag onder derden in hun handen zonder andere justitiekosten te moeten oplopen.” (doc Kamer 51 nr. 1767/003, blz. 27). Het is de bedoeling dat de nationale kamer dit elektronisch verkeer tussen de gerechtsdeurwaarders enerzijds en de inningsinstellingen van de sociale zekerheidsbijdragen anderzijds zal verzorgen door tussenkomst van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. B.2.3. De gerechtsdeurwaarders zullen betrokken zijn in de elektronische procesvoering die door het Phenix-project wordt mogelijk gemaakt. De nationale kamer moet ten behoeve van de FOD Justitie een “authentieke” bron opstarten en bijhouden. Eigenlijk wordt hiermee een gegevensbank bedoeld die ten allen tijde toelaat te controleren of diegene die zich aanmeldt is wie hij beweert te zijn en of hij de betrokken handeling wel kan stellen. Bepaalde verrichtingen kunnen alleen maar door gerechtsdeurwaarders gebeuren (bijvoorbeeld dagvaarding betekenen). Het is aangewezen dat men er zich in het kader van de gerechtelijke procedure kan van vergewissen dat men wel degelijk met een gerechtsdeurwaarder te maken heeft en daarenboven een gerechtsdeurwaarder die zijn ambt mag uitoefenen (bijvoorbeeld niet geschorst ten gevolge van een tuchtsanctie). De Commissie is dan ook van oordeel dat de nagestreefde doeleinden voor wat de nationale kamer van gerechtsdeurwaarders betreft welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van art. 4, § 1, 2°, WVP.

C. PROPORTIONALITEIT C.1 Ten overstaan van de gevraagde gegevens C.1.1. Voor wat de gerechtsdeurwaarders betreft Met het oog op het verrichten van hun werkzaamheden wensen de gerechtsdeurwaarders de bestaande toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister uit te breiden tot het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 13°, WVP (en de opeenvolgende wijzigingen ervan) namelijk de “wettelijke samenwoning”. De Commissie stelt vast dat de gerechtsdeurwaarders - uit hoofde van de taken waarmee zij door de wet belast zijn - o.a. instaan voor het betekenen van dagvaardingen. Wanneer deze dagvaardingen betrekking hebben op bijvoorbeeld huurgeschillen of op schulden die werden aangegaan ten behoeve van het samenwonen (artikel 1477 Burgerlijk Wetboek), dan zijn zij verplicht om beide samenwonenden te dagvaarden. Ingeval van eenzijdige beëindiging van de wettelijke samenwoning, zal de gerechtsdeurwaarder dit desgevallend ter kennis brengen van de andere betrokkene (artikel 1476 van het Burgerlijk Wetboek).

Ber RR 06 / 2006 - 5 / 12

Hierbij is het vanzelfsprekend van belang dat er een toegang is tot de opeenvolgende wijzigingen van dit gegeven. Al naargelang het tijdstip van de start of het einde van de wettelijke samenwoning, zal de wettelijk samenwonende al dan niet mee moeten gedagvaard worden. De Commissie is, in het licht hiervan, van oordeel dat de uitbreiding van de toegang van de gerechtsdeurwaarders tot dit informatiegegeven in overeenstemming is met artikel 4, § 1, 3°, WVP. C.1.2. Voor wat de nationale kamer van gerechtsdeurwaarders betreft Ingevolge de uitbouw van de toepassing e-gerechtsdeurwaarder zouden de gerechtsdeurwaarders niet langer rechtstreeks het Rijksregister raadplegen. Dit zou via de nationale kamer gebeuren. Het zou een controle inhouden op het correct gebruik van de toegang en het zou tevens de beveiliging verhogen. De Commissie stelt vast dat om deze werkwijze te realiseren, het noodzakelijk is dat de nationale kamer aan de gerechtsdeurwaarders de informatiegegevens uit het Rijksregister moet kunnen verstrekken waartoe deze laatsten gemachtigd zijn om toegang te hebben. Dit betekent dat de nationale kamer over een toegang moet kunnen beschikken tot de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1° tot 9°, 13°, en tweede lid WRR. De Commissie noteert dat de notarissen een soortgelijk systeem hanteren. Daar verloopt het verkeer met het Rijksregister via de V.Z.W Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat. Deze laatste werd met het oog daarop bij koninklijk besluit van 14 april 2002 waarbij de V.Z.W. Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat gemachtigd wordt om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen en het identificatienummer ervan te gebruiken, om toegang te hebben tot dezelfde informatiegegevens als diegenen waarover de notarissen ingevolge machtiging kunnen beschikken voor het vervullen van taken die tot hun bevoegdheid behoren. De Commissie is, in het licht hiervan, van oordeel dat – zonder afbreuk te doen aan de aanbeveling betreffende de geïntegreerde toegang aangekondigd in de punten 10.7.2 en 10.7.3. van het advies nr. 14/2005 van 28 september 2005, een toegang van de nationale kamer van gerechtsdeurwaarders tot de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1° tot 9°, 13°, en tweede lid WRR in overeenstemming is met artikel 4, § 1, 3°, WRR. C.2. Ten overstaan van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister C.2.1. Voor wat de gerechtsdeurwaarders betreft C.2.1.1. Bij het verrichten van een hele serie taken waarmee de gerechtsdeurwaarders ingevolge wettelijke en andere reglementaire bepalingen zijn belast, is de correcte identificatie van de persoon nodig gelet op de gevolgen die aan het optreden van een gerechtsdeurwaarder voor een persoon kunnen verbonden zijn (betekening van een dagvaarding, leggen van bewarend beslag, bevel voorafgaand aan uitvoerend beslag). Aan de hand van het identificatienummer van het Rijksregister, dat een uniek nummer is, kan een persoon, in combinatie met zijn naam en eventueel geboortedatum, zonder enige marge van vergissing geïdentificeerd worden. Aldus worden vergissingen waartoe homoniemen, schrijffouten in de naam, fouten in de geboortedatum aanleiding kunnen geven, vermeden. De Commissie stelt vast dat het identificatienummer een instrument is dat ertoe bijdraagt dat vergissingen door gerechtsdeurwaarders met betrekking tot de identiteit van een persoon quasi uitgesloten zijn. C.2.1.2. Ingevolge artikel 41quater van de wet van 27 juni 1969 en artikel 23ter, § 8, van het koninklijk besluit nr.38 van 27 juli 1967 zullen de gerechtsdeurwaarders verplicht zijn, onder Ber RR 06 / 2006 - 6 / 12

voorbehoud van de inwerkingtreding van deze bepalingen, om via elektronische weg informatie te bezorgen aan de inningsinstellingen van sociale zekerheidsbijdragen. De Commissie verwijst naar wat hieromtrent in punt C.2.2.2. wordt uiteengezet. De gerechtsdeurwaarders vormen het vertrekpunt en eindpunt in een keten via dewelke, in uitvoering van voormelde bepalingen, informatie wordt uitgewisseld. Om vergissingen te vermijden is het in casu aangewezen dat alle schakels in die keten gebruik maken van eenzelfde instrument om personen waaromtrent informatie wordt uitgewisseld te identificeren, namelijk het identificatienummer. C.2.1.3. Het centraal bestand van berichten van beslag, delegatie, overdracht en collectieve schuldenregeling wordt gehouden door de kamer van gerechtsdeurwaarders. Ingevolge artikel 1390 e.v. van het Gerechtelijk Wetboek zijn o.a. de gerechtsdeurwaarders verplicht, nadat zij beslaggerelateerde handelingen hebben gesteld, om een bericht hieromtrent in te brengen in het centraal bestand. In dit bericht moet zowel de identiteit van de beslaglegger als van de beslagen schuldenaar vermeld worden. Het is belangrijk dat deze correct zijn. Dit bestand kan/ moet door derden worden geraadpleegd (artikel 1391 Gerechtelijk Wetboek) en geeft o.a. een indicatie met betrekking tot de solvabiliteit van de schuldenaar. De nationale kamer, zijnde de verantwoordelijke voor de verwerking, is ingevolge artikel 1389bis/5 van het Gerechtelijk Wetboek wet gemachtigd om het identificatienummer met het oog op het beheer van dit bestand te gebruiken. In het advies dat de Commissie met betrekking tot dit artikel verstrekte (advies nr. 04/1998 van 21 januari 1998) merkte zij op: “Volgens dit artikel kan de Nationale Kamer het identificatienummer van het Rijksregister gebruiken, zonder dit echter aan een derde te mogen meedelen. In zoverre het identificatienummer van dit Register als toegangssleutel tot het bestand wordt weerhouden, lijkt het evenwel logisch de deurwaarders zelf, die gegevens in het bestand invoeren, toe te laten het nummer te gebruiken, daar anders het risico op vergissingen blijft bestaan. De deurwaarders hebben toegang tot het Rijksregister, maar zijn niet gemachtigd om het nummer te gebruiken, bij gebrek aan koninklijk besluit dat hun deze machtiging toekent. Het is dan ook nodig dat deze belangrijke principiële aangelegenheid wordt geregeld in een koninklijk besluit.” In het licht hiervan is de Commissie van oordeel dat het gebruik van het identificatienummer door de gerechtsdeurwaarders aangewezen is. Als besluit kan dan ook gesteld worden dat het gebruik van het identificatienummer door de gerechtsdeurwaarders voor de hiervoor vermelde doeleinden in overeenstemming is met artikel 4, § 1, 3°, WVP. C.2.1.4. Met betrekking tot het gebruik van het identificatienummer door de gerechtsdeurwaarders in het kader van artikel 139 van de hypotheekwet, vestigt de Commissie er de aandacht op dat zij zich in haar advies nr. 35/1995 van 22 december 1995, reeds over deze problematiek uitsprak naar aanleiding van een vraag van de Nationale Federatie van notarissen ten behoeve van haar leden om het identificatienummer met het oog op artikel 139, § 1, van de hypotheekwet te mogen gebruiken.

Ber RR 06 / 2006 - 7 / 12

Zij oordeelde toen: “De notarissen zijn krachtens de wet zelf gemachtigd het Rijksregisternummer te gebruiken voor het vervullen van de doeleinden bepaald in het nieuwe artikel 139 van de hypotheekwet, te weten de waarmerking van de naam, voornamen, plaats en datum van geboorte van de natuurlijke personen op wiens naam de openbaarmaking in de akten moet geschieden. De kwestie van een eventueel koninklijk besluit op basis van artikel 8 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van het Rijksregister van de natuurlijke personen is bijgevolg zonder voorwerp. OM DEZE REDENEN, stelt de Commissie vast dat de notarissen door de wet gemachtigd worden het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken, overeenkomstig de bepalingen van artikel 139, § 1, van de hypotheekwet en voor de doeleinden bepaald in dit artikel.” Deze redenering is transponeerbaar voor de gerechtsdeurwaarders, hieruit vloeit voort dat de aanvraag voor wat dit punt betreft zonder voorwerp is. C.2.2. Voor wat de nationale kamer van gerechtsdeurwaarders betreft C.2.2.1. Zowel in het kader van het project e-gerechtsdeurwaarder als voor de deelname aan Phenix is het belangrijk dat men diegene die zich aanmeldt kan identificeren, authentificeren en vervolgens diens toegang bepalen. De nationale kamer wenst én het identificatienummer van het Rijksregister én de EID in dit proces te gebruiken. De Commissie werd op 23 februari 2006 door de Minister van Justitie verzocht om een advies te verstrekken met betrekking tot het principe van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister en de EID in het kader van Phenix. De Commissie wenst niet vooruit te lopen op het standpunt dat zij met betrekking tot hoger vermelde principevraag zal innemen, wat het geval zou zijn mocht zij thans met betrekking tot dit punt in dit dossier een beslissing nemen. In het licht hiervan stelt de Commissie haar beslissing met betrekking tot dit punt van de aanvraag uit tot het advies met betrekking tot de door de Minister van Justitie gestelde vraag, werd verleend. De Commissie zal daarna dit punt van de aanvraag ambtshalve verder afhandelen. C.2.2.2. Zoals vermeld in punt B.2.2. zou de nationale kamer een rol spelen bij de praktische uitvoering van de “vierde weg”. Zij zou het elektronisch verkeer - voorgeschreven door artikel 41quater van de wet van 27 juni 1969 en artikel 23ter, § 8, van het koninklijk besluit nr.38 van 27 juli 1967 - tussen de gerechtsdeurwaarders enerzijds en anderzijds de inningsinstellingen van de sociale zekerheidsbijdragen verzorgen door tussenkomst van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. De nationale kamer wenst het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken om informatie met betrekking tot een bepaalde persoon via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid mee te delen aan de betrokken inningsinstellingen van de sociale zekerheidsbijdragen en omgekeerd. De Commissie stelt vast dat: - de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid het inschrijvingsnummer van de sociale zekerheid, dat overeenstemt met het identificatienummer van het Rijksregister, gebruikt als sleutel om informatie met betrekking tot een persoon uit te wisselen; - de hiervoor vermelde artikelen strekken ertoe om het voorrecht van de inningsinstellingen van sociale bijdragen te optimaliseren. Gelet op de specifieke context mogen er geen vergissingen worden gemaakt met betrekking tot de identiteit van de eventuele schuldenaar. Ber RR 06 / 2006 - 8 / 12

Het identificatienummer van het Rijksregister, dat een uniek nummer is, is daartoe het gepast instrument. De Commissie stelt vast dat het gebruik van het identificatienummer voor dit doeleinde in overeenstemming is met artikel 4, § 1, 3°, WVP. Zij vestigt er evenwel de aandacht op dat het zal afhangen van een voorafgaande beslissing van het Beheerscomité van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en van het sectoraal comité van de Sociale Zekerheid of de nationale kamer het nummer ook concreet zal kunnen gebruiken voor dit doeleinde. C.3. Ten opzichte de frequentie van de toegang en de duur van machtiging C.3.1. Er wordt een permanente toegang gevraagd. De Commissie stelt vast dat de doeleinden met het oog op dewelke een toegang tot de informatiegegevens gevraagd wordt, vereisen dat zowel de nationale kamer als de gerechtsdeurwaarders voortdurend in staat zijn om persoonsgegevens in het Rijksregister te controleren. Bijgevolg is een permanente toegang aangewezen (art. 4, § 1, 3°, WVP). C.3.2. De toegang wordt voor onbepaalde duur gevraagd. De Commissie stelt vast dat de taken waarvoor een machtiging wordt gevraagd, noch van de gerechtsdeurwaarders noch van de nationale kamer, in de tijd beperkt zijn. Bijgevolg is, in het licht van de doeleinden waarvoor de toegang tot de gegevens en het gebruik van het identificatienummer worden gevraagd, een machtiging voor onbepaalde duur noodzakelijk is (art. 4, § 1, 3° WVP). C.4. Ten overstaan van de bewaartermijn van de gegevens C.4.1. Voor wat de gerechtsdeurwaarders betreft, wordt in de aanvraag opgemerkt dat de bewaartermijn moeilijk concreet kan vastgesteld worden. Hij is immers afhankelijk van de looptijd van het dossier. Daarbij moet er ook rekening gehouden worden met artikel 2276, tweede lid, van het Burgerlijk Wetboek dat de verantwoordelijkheid van de gerechtsdeurwaarders beperkt tot 2 jaar sinds de uitvoering van hun opdracht of de betekening van de akten waarmee zij belast waren. Volgens de Commissie betekent dit concreet dat de gerechtsdeurwaarders de gegevens bewaren zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken enerzijds evenals anderzijds dat er rekening gehouden wordt met de vereiste van artikel 2276 van het Burgerlijk Wetboek. C.4.2. Gelet op de link met punt C.2.2.1 van de beraadslaging, wordt de behandeling van dit punt eveneens uitgesteld. C.5. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden Volgens de aanvraag zouden de meegedeelde gegevens intern gebruikt worden in het kader van de voorbereiding en redactie van gerechtelijke en buitengerechtelijke aktes en berichten. In de mate dat die documenten of kopieën ervan in toepassing van wettelijke of reglementaire bepalingen moeten worden meegedeeld aan derden of door derden kunnen geraadpleegd worden, is er een mededeling aan derden die aanvaardbaar is. Gelet op de link met punt C.2.2.1 van de beraadslaging, wordt de beoordeling van de mate waarin het identificatienummer rechtsgeldig kan worden meegedeeld aan de derden, eveneens uitgesteld. C.6. Netwerkverbindingen Gelet op de link met punt C.2.2.1 van de beraadslaging, wordt de behandeling van dit punt eveneens uitgesteld. Ber RR 06 / 2006 - 9 / 12

D. BEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatieveiligheid De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Het betreft de technisch verantwoordelijke voor het project e-gerechtsdeurwaarders en is o.a. voor beveiliging verantwoordelijk. Voor zover de Commissie op basis van de verstrekte informatie kan vaststellen, bestaat er kennelijk geen onverenigbaarheid met de andere taken van de betrokkene. Uit die informatie leidt de Commissie tevens af dat de voorgestelde persoon over de nodige capaciteiten beschikt om de functie van consulent inzake informatieveiligheid uit te oefenen. Zij zal zich daar trouwens halftijds mee bezig houden. Bijgevolg is de voorgestelde persoon aanvaardbaar. D.2. Informatieveiligheidsplan Er wordt geen informatieveiligheidsplan in de strikte zin van het woord, opgesteld door de consulent inzake informatieveiligheid, voorgelegd. In de aanvraag wordt wel uiteengezet welke thema’s in het veiligheidsplan zullen opgenomen en uitgewerkt worden. Dit zal resulteren in een document dat nauw aansluit op ISO 17799. De thema’s die zullen behandeld worden zijn: -

consultatievoorwaarden; gegevensbeheervoorwaarden; confidentialiteitsovereenkomst tussen de gerechtsdeurwaarder en zijn medewerkers; protocolwerking van de nationale kamer als centraal orgaan; logginsysteem op het niveau van de nationale kamer; specifieke sancties.

De Commissie stelt vast dat dit schema in zijn huidige vorm een ernstig kader vormt dat echter nog verder moet uitgewerkt worden. In het licht hiervan moet de nationale kamer binnen de 6 maanden een verfijnd veiligheidsplan voorleggen aan de Commissie. D.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens en het nummer gebruiken D.3.1. Voor wat de gerechtsdeurwaarders betreft In de aanvraag wordt gewag van het feit dat het identificatienummer zou moeten kunnen gebruikt worden door zowel de gerechtsdeurwaarder als zijn aangestelden en medewerkers die hem bijstaan bij het voorbereiden en opstellen van documenten. De Commissie verwijst met betrekking tot deze problematiek naar haar beraadslaging nr. 44/2005 van 9 november 2005. Daarin werd de aanvraag behandeld om de medewerkers van een notaris te machtigen om toegang te hebben tot het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. Er werd o.a. het volgende gesteld: Ä

“In het licht van artikel 12, § 2 WRR is de Commissie dan ook van oordeel dat een gemachtigde notaris een of meerdere van zijn medewerkers kan aanwijzen om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van dit register te gebruiken. Hierbij moeten vanzelfsprekend de voorwaarden vermeld in dit artikel nageleefd worden: Ber RR 06 / 2006 - 10 / 12

- De betrokken notaris moet een lijst opstellen van zijn medewerkers die, met het oog op het vervullen van de taken waarmee hij hen belastte, toegang hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en het identificatienummer van het Rijksregister gebruiken. Deze lijst zal hij ter beschikking moeten houden van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. - De betrokken personen moeten daarenboven een schriftelijke verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens waartoe zij toegang krijgen, te bewaren.” Ä

“De Commissie vestigt er de aandacht op dat de notaris als gemachtigde verantwoordelijk blijft voor het correct gebruik van de machtiging. Dit betekent dat hij erover moet waken dat zijn medewerkers de toegang uitsluitend benutten binnen de grenzen van de verleende machtiging. Dit geldt vanzelfsprekend ook voor het gebruik van het identificatienummer. Het is aan de gemachtigde notaris om erop toe te zien dat zijn medewerkers geen toegang krijgen tot meer gegevens dan zij nodig hebben om de werkzaamheden waarmee hij hen belastte, te verrichten. Dit sluit trouwens aan bij de vereisten van artikel 16, §§ 2 tot 4, van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens .”

Ä

“stelt de Commissie vast dat de medewerkers van een notaris in het licht van artikel 12, § 2, WRR niet over een specifieke machtiging moeten beschikken om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken wanneer zij in opdracht, onder het gezag en de verantwoordelijkheid van een gemachtigd notaris, werkzaamheden verrichten die kaderen binnen de opdrachten waarvoor de notaris gemachtigd werd.”.

De in die beraadslaging gehanteerde redenering en modaliteiten ten overstaan van de notarissen, kunnen bij analogie toegepast worden op de gerechtsdeurwaarders. De Commissie is dan ook van oordeel dat de medewerkers van een gerechtsdeurwaarder, wanneer zij in opdracht en onder het gezag en de verantwoordelijkheid van een gemachtigd gerechtsdeurwaarder werkzaamheden verrichten die kaderen binnen de opdrachten waarvoor de gerechtsdeurwaarder gemachtigd werd, toegang hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en het identificatienummer mogen gebruiken om de taken te kunnen verrichten die hen door de gerechtsdeurwaarder werden opgedragen. De gerechtsdeurwaarders moeten, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen van de personen die toegang hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en het identificatienummer van het Rijksregister gebruiken. Deze lijst zal voortdurend bijgewerkt worden en ter beschikking gehouden worden van de Commissie. De personen die op deze lijst worden opgenomen, moeten een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens waartoe zij toegang krijgen, te bewaren. D.3.2. Voor wat de nationale kamer van gerechtsdeurwaarders betreft De nationale kamer moet voor wat haar personeelsleden betreft die toegang hebben tot het Rijksregister en/ of het identificatienummer van het Rijksregister gebruiken voor het vervullen van de taken die hen werden opgedragen, de lijst opgelegd door artikel 12 WRR opstellen en de betrokken personeelsleden een verklaring laten ondertekenen (zie hiervoor punt D.3.1).

Ber RR 06 / 2006 - 11 / 12

OM DEZE REDENEN, de Commissie 1° machtigt: a. de gerechtsdeurwaarders om met het oog op de doeleinden vermeld onder punt B.1. en onder de voorwaarden uiteengezet in deze beraadslaging om voor onbepaalde duur: - permanent toegang te hebben tot het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 13°, WVP en de opeenvolgende wijzigingen ervan; - het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken; b. de nationale kamer van gerechtsdeurwaarders onder de voorwaarden uiteengezet in de beraadslaging om voor onbepaalde duur: - permanent toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1° tot 9°, en 13° en tot de opeenvolgende wijzigingen ervan voor het doeleinde vermeld onder B.2.1.; - het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken voor het doeleinde vermeld onder punt B.2.2.. De beslissing met betrekking tot het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister voor de doeleinden B.2.1 en B.2.3. en de eraan verbonden punten wordt uitgesteld tot er een advies werd verstrekt met betrekking tot de vraag van de Minister van Justitie van 23 februari 2006. Deze machtiging wordt, voor wat de nationale kamer van gerechtsdeurwaarders betreft, verleend voor een termijn van zes maanden; termijn waarbinnen zij aan de Commissie een verder uitgewerkt veiligheidsplan moet bezorgen zoals geëist in punt D.2. Indien binnen deze termijn niet voldaan wordt aan de hiervoor vermelde voorwaarden, zal de machtiging van rechtswege buiten werking treden. De betrokken machtiging zal evenwel slechts mogen gebruikt worden in de mate dat de betrokken wets- en reglementaire bepalingen in werking zijn getreden; 2° stelt vast dat de aanvraag om de gerechtsdeurwaarders toe te laten het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op de toepassing van artikel 139 van de hypotheekwet zonder voorwerp is; 3° bepaalt dat wanneer zij aan de nationale kamer van gerechtsdeurwaarders een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidstatus toestuurt, deze laatste deze lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan de Commissie. De Commissie zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren. De administrateur,

De voorzitter,

(get.) Jo BARET

(get.) Michel PARISSE

Ber RR 06 / 2006 - 12 / 12