Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal

Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal

Ügyiratszám: BO/12/240-8/2015.

39/2015. Kormánymegbízotti utasítás Melléklete Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal eszközeinek és forrásainak leltárkészítési és leltározási rendjéről

1 A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal leltár és leltárkészítési szabályzatát a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban: Szt.) 14. § (5) bekezdésére, valamint az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 22. §-ára tekintettel az alábbiak szerint állapítom meg. I. Bevezető rendelkezések 1. A Szabályzat hatálya 1. A Szabályzat hatálya kiterjed a Kormányhivatal valamennyi járási hivatalára és önálló jogállású főosztályára, osztályára (továbbiakban: szervezeti egység), a Kormányhivatallal kormányzati szolgálati jogviszonyban álló kormánytisztviselőkre és ügykezelőkre, munkaviszonyban álló munkavállalókra, továbbá a foglalkoztatásra irányuló egyéb jogviszony keretében foglalkoztatottakra. 2. A Szabályzat függelékeinek használata a Kormányhivatal valamennyi szervezeti egysége részére kötelező. 2. Értelmező rendelkezések Leltár: a leltár olyan részletes kimutatás, amely egy adott időpontban az államháztartás szervezete összes eszközét és forrását a valóságos helyzetnek megfelelően mennyiségben és értékben felsorolja. Leltározás: olyan tevékenység, amellyel az államháztartás szervezete a tulajdonában levő, kezelésébe, vagy tartós használatába adott eszközeit és azok forrásait számba veszi, és egyben megállapítja a valóságban meglevő állományt is. A leltározás a szervezet birtokában levő idegen eszközökre is vonatkozik. A leltározás mennyiségi felvételt, illetve a nyilvántartásokkal való egyeztetést jelent, valamint a nyilvántartások szerinti és a tényleges állomány közötti különbözet - hiányok, többletek - megállapítását és rendezését is. Leltárértékelés: a leltározott eszközök és források értékének megállapítása. Leltározási ütemterv: a leltározási munka, és feldolgozás folyamatának összehangolása. Leltározási utasítás: a leltározási ütemtervben meghatározott feladatokat írásban kiadott leltározási utasításban kell elrendelni. Leltárkülönbözet: a leltározás során megállapított mennyiség (érték) és a könyvviteli nyilvántartások szerinti mennyiség (érték) különbözete. Leltárhiány: a kezelésre szabályszerűen átadott és átvett eszközökben keletkezett, a természetes mennyiségi csökkenés és a kezeléssel járó veszteség mértékét meghaladó hiány. 3. A leltározás célja 1. A leltározás célja különösen:

a) a mérleg valódiságának biztosítása a helyes eszköz- és forrásállomány megállapításán keresztül, b) az állami vagyon védelme, c) az anyagilag felelős személyek elszámoltatása,

2

d) a bizonylati fegyelem megszilárdításának elősegítése a könyvelés, illetve az analitikus nyilvántartások ellenőrzésével,

e) a megfelelő takarékos készletgazdálkodás elősegítése a csökkent értékű készletek, valamint a használaton kívüli eszközök feltárásával. 4. A leltár fajtái 1. A felvétel teljessége szerint lehet: a) teljeskörű leltár; a Kormányhivatal valamennyi eszközét és forrását tartalmazza, abból semmi nem maradhat ki. b) részleltár; a Kormányhivatal eszközeinek és forrásainak egy-egy részéről, egy

leltárkörzetről

készült leltár. 2. A leltározás célja szerint lehet: a) Elszámoltató (átadó-átvevő) leltár; amely az anyagilag felelős foglalkoztatottak elszámoltatására az eszközök átadására, tevékenységük szakszerűségének és gondosságának ellenőrzésére irányul. b) Idegen leltár; amely a Kormányhivatal területén lévő idegen eszközökről (például használatra, megőrzésre, javításra átvett eszközök, tárgyi letétek, stb.) készített kimutatás. c) A mérleg valódiságát alátámasztó leltár; amely a mérleg fordulónapján a teljes eszközállományt, forrásokat mutatja be. 5. A leltározás időtartama, időpontja 1. Folyamatos leltározás esetén a Kormányhivatal minden eszközt és forrást évente legalább egyszer leltároz, de az eszköz és forráscsoportokra eltérő leltári fordulónap kerül kijelölésre (pl. főkönyvi számlacsoporthoz igazodóan). 2. Fordulónapi leltározás esetén a Kormányhivatal előre meghatározott nappal (a leltár fordulónapja) végzi a leltározást úgy, hogy ezen a napon a leltárfelvételi helyen minden eszközfajta teljes egészében leltározásra kerül. 3. A fordulónapi leltározást az ütemterv szerint meghatározott napon kell végrehajtani, minél közelebb december 31-hez, de legkésőbb a tárgyévet követő év január 10-ig. II. A leltárral szembeni alapvető elvárások 1. A leltárral szemben támasztott tartalmi követelmények 1. A leltárnak biztosítania kell, hogy az eszközök állománya fajta, méret, minőség, mennyiség és érték szerint, a források értékben a mérleg fordulónapjára vonatkoztatva megállapíthatók legyenek.

3 2. A leltárnak minden esetben meg kell felelnie a teljesség, a valódiság, és az áttekinthetőség követelményének. 3. A leltár teljessége azt jelenti, hogy a leltárnak (a részleltárnak) a Kormányhivatal valamennyi eszközét és forrását tartalmaznia kell, azokból semmi sem maradhat ki. 4. Mivel a leltár valódisága előfeltétele a mérleg valódiságának, minden leltárnak (részleltárnak) a valóságot — az eszközöknek a leltározás, vagy egyeztetés során fellelt tényleges mennyiséget és helyesen megállapított értékadatokat — kell tükröznie. 5. A leltár áttekinthetőségének követelménye azt jelenti, hogy a leltárnak (részleltárnak) áttekinthetően — leltározási helyenként (raktárak, munkahelyek, stb.) és ezen belül fajta, típus, méret és minőség szerinti részletezéssel — kell tartalmaznia az eszközöket. 6. Az áttekinthetőség érdekében be kell tartani, hogy a leltár okmányokon javítást csak szabályszerűen - a hibás bejegyzés áthúzásával végezhető. A javított bejegyzésnek a javítást követően is olvashatónak kell maradnia. A javítás mellett fel kell tüntetni a javítást végző nevét és a javítás időpontját.

2. A leltárfelvétel módjai és gyakorisága 1. A leltárkészítési és leltározási kötelezettség a Kormányhivatal valamennyi eszközére és forrására kiterjed, függetlenül attól, hogy a mérlegben értékkel szerepelnek-e vagy sem. Az éves mérleget a leltározás eredményeként előállított leltárakkal kell alátámasztani. A tulajdon védelme és az elszámoltatás lehetőségének biztosítása érdekében szükséges az érték nélküli eszközök leltározása. 2. A Kormányhivatal a költségvetési év zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához az Szt. 69. §-a szerinti leltárt készít, mely tételesen és ellenőrizhető módon tartalmazza a mérleg fordulónapján meglévő eszközöket és forrásokat mennyiségben és értékben. Ennek érdekében a Kormányhivatal évente egyeztetést végez a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások adatai között. 3. A leltár felvétel alapvető módjai: a) a mennyiség szerinti leltár felvétel, b) az egyeztetés szerinti leltár felvétel. 4. A Kormányhivatal a mérlegbe kerülő adatok valódiságáról minden évben leltározással köteles meggyőződni. a) Ha a tárgyi eszközökről folyamatos mennyiségi nyilvántartást vezet, akkor a leltározást egyeztetéssel, valamint legalább háromévente mennyiségi leltárfelvétellel kell elvégezni. b) Ha a tárgyi eszközökről nem vezet folyamatos mennyiségi nyilvántartást, akkor a leltározást minden évben mennyiségi felvétellel köteles elvégezni. c) A csak értékben kimutatott eszközöknél és kötelezettségeknél, valamint az idegen helyen tárol eszközök esetében a mérlegbe kerülő adatok valódiságát alátámasztó leltárt egyeztetéssel kell elvégezni.

4 5. A koncesszióba, vagyonkezelésbe adott eszközöket a működtető, vagyonkezelő által készített és hitelesített leltárral kell alátámasztani, melyet a működtető, vagyonkezelő évente köteles elvégezni. 3. Mennyiségi leltárfelvétel 1. Mennyiségi felvételre sor kerülhet: a) a nyilvántartásoktól függetlenül, b) a nyilvántartások alapján. 2. Nyilvántartásoktól független mennyiségi felvétel esetében az összes leltározandó eszközféleség megszámlálása, mérése, majd azonosító adataival együtt történő felvezetése történik a leltári alapbizonylatokra. Ebben az esetben a leltározó bizottság nem kapja kézhez az analitikus nyilvántartó kartonokat, illetve azok adataiból készült számítógépes kivonatot. 3. Nyilvántartásokon alapuló leltározás (rovancsolás) esetén a leltárkészítés a folyamatosan vezetett mennyiségi és értékbeni nyilvántartáson alapul. A leltárfelvételt segíti az elektronikus nyilvántartás, mely tartalmazza a fellelhető eszközök körét. Nyilvántartásokon alapuló mennyiségi felvétel esetén az analitikus nyilvántartásban rögzített mennyiségeket kell összehasonlítani és egyeztetni a fellelhető mennyiségekkel. Ez esetben a leltárkészítés az egyes analitikus nyilvántartást vezetők, valamint a főkönyvi könyvelők feladata. 4. Amennyiben a 7. pontban foglaltakra bizottság van kijelölve, a bizottság kézhez kaphatja a naprakész analitikus nyilvántartó lapokat, vagy a számítógépes program által előállított kivonatokat (leltárkörzetenként vagy leltárfelelősönként készített nyilvántartást). 5. Mennyiségi felvétellel, nyilvántartásoktól független leltározás esetén a megszámolható, természetes mértékegységben is számba vehető eszközöket leltárfelvételi körzetenként és fajtájuk szerint csoportosítva leltárfelvételi ívre kell feljegyezni, és ezt összehasonlítani az analitikus nyilvántartás és a főkönyv adataival (tárgyi eszközök, készletek, pénzeszközök, stb.). A leltárfelvétel ebben az esetben az évenként elkészítendő leltározási utasításban megjelölt személyek feladata. 6. A leltározást mennyiségi felvétel módszerével kell végezni minden évben az alábbi eszközök vonatkozásában: 1. a készletek, 2. az értékpapírok, kötvények, 3. a csekkek, 4. a készpénzállomány leltározása a napi zárókészlet megállapításakor, a negyedéves és éves zárlatkor, 5. nyomtatvány, 6. bélyegző, 7. készpénzt helyettesítő kártyák. 7. A tárgyi eszközök esetében a leltározást mennyiségi felvétel módszerével kell elvégezni e Szabályzat II. fejezet 2. pont 4. bekezdésben foglaltaknak megfelelően. A mérlegben értékben nem szereplő használt, vagy használatban levő kis értékű eszközöket a tulajdon védelme és az elszámoltatás lehetőségének biztosítása érdekében minden esetben mennyiségi felvétellel kell leltározni.

5 8. Az engedélyezett raktárak készleteinek leltározását az általános leltározási előírásoknak megfelelően kell elvégezni. 9. A beszámolási év mérlegében beszerzési értéken kell szerepeltetni az év során, illetve az előző év(ek)ben használatba nem vett új készleteket (például áruk, göngyölegek, szakmai anyagok, vegyszerek, laboratóriumok speciális eszközei, stb.) leltárív szerint. Év végén a mennyiségi leltárfelvétellel megállapított készlet értékének meghatározása az Értékelési Szabályzat szerint történik. 10. Mennyiség szerinti leltár felvételre az eszközök darabszám, súly, tömeg szerinti meghatározásával megszámlálásával, illetve mérésével kerülhet sor. 11. A bontatlan csomagolásban lévő eszközöket, készleteket a csomagoláson feltüntetett mennyiségben kell számba venni. 12. A leltárkülönbözetek megállapítása céljából a mennyiségi felvétel adatait utólag össze kell hasonlítani az analitikus nyilvántartások adataival. 4. Egyeztetés szerinti leltárfelvétel 1. Egyeztetéssel kell leltározni eszközök esetében különösen: a) az immateriális javakat, b) az üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott eszközöket, követeléseket és kötelezettségeket, c) a mennyiségi felvétellel nem leltározható eszközöket és forrásokat, d) a kölcsön adott eszközöket, állandó személyi használatra adott készleteket (szerszámok, munkaruhák, egyenruhák) előlegeket, befejezetlen termelést, e) a tárgyi eszközöket évente a II. fejezet 2. pont 4. bekezdésben foglalt kivételekkel. 2. Az egyeztetéssel történő leltárfelvétel különös formái források esetében: a) saját tőke, b) tartalékok, c) aktív és passzív pénzügyi elszámolások. 3. Az egyeztetés szerinti leltárfelvételre egyrészt a főkönyvi számlák analitikus nyilvántartásokkal, illetve a főkönyvi könyvelés okmányaival való egybevetése útján kerülhet sor. Másrészt nyilvántartások (szobaleltárak, szerszámkönyvek, stb.), szerződések a használatra kiadott eszközökkel, a bérbe adott eszközökkel való összevetése útján. 4. Egyeztetésen alapuló leltározás esetén az eszközöknél és forrásoknál negyedéves zárlatkor mérleg fordulónapi egyeztetést kell végezni. Ekkor a főkönyvi számlák egyenlegét kell összehasonlítani az analitikus nyilvántartásokkal és a főkönyvi könyvelés okmányaival (befektetett pénzügyi eszközök, követelések, kötelezettségek, stb.). A mérleg alátámasztásául az üzemeltetésre, kezelésre adott eszközök (pl. vízügyi létesítmények) üzemeltetővel való egyeztetését, az átvett vagyonlista egybevetését el kell végezni.

6 5. Az épület beruházások számbavétele a tervdokumentációval, nyilvántartásokkal való egyeztetéssel történik. 6. A Kormányhivatalnál már rendelkezésre álló, a jogviszonyban részes másik fél által korábban megküldött szerződések, megállapodások, számlák, átadást-átvételt igazoló okmányok, határozatok, banki kivonatok, értesítések, piaci értéket igazoló dokumentumok alapján történik az egyeztetés. (pl.: immateriális javak, üzemeltetésre átadott eszközök, részesedések, bankszámlák stb.). 7. Egyeztető levél: a követelések és a kötelezettségek leltározására szolgál. Az egyeztetés írásos formája a követelés állománnyal rendelkező fél kezdeményezésére. Az egyeztető (egyenlegközlő) leveleket a költségvetési évben szeptember 30-ai állapot szerint kell kiküldeni. 8. Jelentős összegű követelés és kötelezettség állomány esetén személyes egyeztetés alkalmazható. Ennek során a Kormányhivatal nevében eljáró foglalkoztatott a rendelkezésre álló nyilvántartások és adatok szerinti tételeket veti össze a szállítóval, illetve a vevővel (esetleg képviselőjével). 9. A személyes egyeztetésről jegyzőkönyvet kell készíteni, ha számviteli politika keretében szabályozottak szerint jelentős, a mérleg főösszeg 10 %-át meghaladó összeget érint a leltár. 10. Nem gazdasági kapcsolatból származó követelések, kötelezettségek egyeztetésére lista alapján negyedévenként kerül sor. Az egyeztetés során meg kell állapítani a hátralék elévülésének időpontját.

III. Leltározási és leltárkészítési kötelezettség 1. A leltározás előkészítése, szervezése

1. A leltározás előkészítésénél alapvető célkitűzésnek kell tekinteni a tulajdon védelmét és a mérlegvalódiság érvényesítését. 2. A belső és speciális egyeztetéssel leltározandó tételek nem igényelnek különös előkészítést. 3. A külső egyeztetéssel leltározandó eszközök és források esetében a vevők részére el kell készíteni az egyeztető értesítéseket. Külső egyeztetés esetén az egyeztetés befejezésének végső határideje a mérlegkészítés időpontja. 4. A leltározási kötelezettség teljesítése érdekében a kormánymegbízott, illetőleg a szervezeti egység vezetője jelöli ki a leltározás vezetőjét, aki felelős a leltározás előkészítéséért és végrehajtásáért. 5. A leltározás előkészítését és a leltározást a nyilvántartás vezetéséért felelős Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály végzi a szervezeti egységeknél megnevezett leltárfelelősök közreműködésével. 6. A leltározás vezetője a nyilvántartás vezetéséért felelős szervezeti egység vezetője, akit a Kormánymegbízott, szervezeti egység vezetője megbízólevéllel lát el.

7 2. A leltározási ütemterv

1. A leltározási szabályzat alapján a leltározás megkezdése előtt minden évben leltározási ütemtervet (1. számú függelék) kell készíteni. A leltározási ütemterv egy meghatározott évre készül, és az adott évre vonatkozó leltározási feladatokat, a leltározással kapcsolatos előírásokat tartalmazza. 2. A leltározási ütemtervben meg kell határozni: a) A leltározásba bevont eszközök körét. b) A leltár előkészítésének kezdő és befejezési időpontját. c) A leltár előkészítésért felelős szervezeti egység megnevezését. d) A leltárfelvétel kezdeti és várható befejezési időpontját. e) A leltározási körzetek, és a kijelölt leltárfelelősök nevét és beosztását. f) A leltárellenőrzés kezdeti és várható befejezési időpontját. 3. A leltározási ütemtervet a leltározás vezetője állítja össze és a kormánymegbízott hagyja jóvá. A leltározási ütemtervben foglaltakat csak a kormánymegbízott egyetértésével lehet módosítani. 4. A leltározás időpontjának meghatározásánál figyelemmel kell lenni arra, hogy lehetőleg minél közelebb legyen a mérlegkészítés fordulónapjához. 5. Raktár készlet leltározása esetén a leltározási időpontot lehetőleg arra az időpontra kell kijelölni, amikor a raktári készlet a legkisebb, illetőleg legkisebb a forgalom. 3. Leltározási körzet, leltárfelvételi egység 1. A leltározási körzet, illetve a leltározási egység fizikailag elhatárolható, valamilyen módon (lehetőleg sorszámmal) megjelölt és azonosítható terület. 2. A leltárkörzet, illetve a leltárfelvételi egység kijelölésének szempontjai: a)

biztosítani kell, hogy a leltárkörzetek egymástól fizikailag elhatárolhatók legyenek,

b)

a leltározási körzet legyen összhangban a Kormányhivatal szervezeti tagolásával,

c)

a felelősség megállapítható legyen,

d)

a leltárfelvétel tételszáma legyen összhangban a leltározást végző dolgozók létszámával, a leltározó bizottságok leterheltsége lehetőleg azonos legyen,

e)

minden leltározási körzetnek legyen körzetfelelőse.

3. A Kormányhivatal tárgyi eszközök leltározása esetében – az áttekinthetőségre és ellenőrizhetőségre tekintettel – szobánkénti leltározás tart. Az analitikai nyilvántartásban a leltárkörzetek ennek alapján kerülnek kialakításra. 4. A leltározás előkészítése 1. A leltározás megkezdése előtt elvégzendő feladatok különösen:

8 a)

biztosítani kell a nyilvántartások könyvvitellel egyező, előírásszerű, naprakész állapotát azért, hogy az eltérések, a különbözetek megállapíthatóak legyenek, mivel a mérleg adatainak valódisága nagymértékben a szabályszerűen elvégzett leltározástól függ,

b)

az épületek felvételét a helyszínrajz és épületrajz alapján kell elvégezni, amennyiben ezek nem állnak rendelkezésre azokat be kell szerezni,

c)

a szántóföldi és kerti kultúrák (befejezetlen termelés, kísérleti gyümölcsös, stb.) leltári számbavételét a táblatörzskönyvi bejegyzések figyelembe vételével kell végrehajtani,

d)

a csomagolt anyagok, áruk, ládák sértetlenségét ellenőrizni kell, a külső burkolaton fel kell tüntetni azok tartalmát és mennyiségét,

e)

a felesleges göngyölegek visszaküldéséről gondoskodni kell,

f)

a készletek leltározásának időtartama alatt a készletmozgásokat le kell állítani, azaz sem beszerzést, sem felhasználást nem lehet eszközölni, ezért a folyamatosan működő, üzemelő szervezeti egységeket a feladat zavartalan ellátásához szükséges eszközökkel kell látni,

g)

a szabadban tárolt anyagokat oly módon kell rendezni, hogy a leltározás megszámlálással, fajsúly, térfogat számítással stb. lehetséges legyen,

h)

az elhasználódott, feleslegessé vált eszközök selejtezésének szabályszerű lebonyolításáról gondoskodni kell,

i)

a leltározás előkészítése során feltárt selejtezésre, értékesítésre váró eszközöket el kell egymástól különíteni,

j)

a munkahelyekről visszavett, használt eszközöket, csökkent értékű eszközöket, idegen eszközöket el kell különíteni (ezek a leltárban értékkel nem szerepeltethetők),

k)

a kis értékű, még használatra ki nem adott, új tárgyi eszközöket el kell különíteni, ugyanis a mérlegben ezeknek az eszközöknek az értékét a beruházások között kell kimutatni, ezért külön leltáríven kell szerepeltetni,

l)

a munkahelyen lévő kis értékű - beszerzéskor a dologi kiadások között elszámolt - tárgyi eszközöket a tárgyi eszközöktől el kell különíteni,

m) biztosítani kell, hogy leltározáskor a gépek, gépi berendezések a tartozékaikkal együtt könnyen hozzáférhetők legyenek, a tartozékoknál meg kell állapítani, hogy azok az analitikus nyilvántartásokban a gépekkel, berendezésekkel együttesen, vagy egyedileg külön-külön szerepelnek, n)

a leltározás megkezdése előtt el kell végezni a szükségessé váló átminősítéseket (növendék-

o)

számba kell venni az idegen tulajdonú, illetve gondozásra kiadott kormányhivatali tulajdonú

tenyészállat, vagy tenyész - növendékállat), állatokat, amelyekre tárolási nyilatkozatot kell kiadni, illetve kérni, p)

biztosítani kell a növendék- és tenyészállatok számbavételi, mérési lehetőségét, a leltározás időpontjára lehetőleg külön-külön karámba kell terelni az állatokat,

q)

biztosítani kell az eszközökön az egyedi azonosítók (gyári szám, motorszám stb.) meglétét, olvashatók legyenek, a hiányzó adatok pótlásáról gondoskodni kell,

r)

meg kell vizsgálni a leltári számok meglétét, olvashatóságát, továbbá gondoskodni kell a hiányzó táblák (címkék) pótlásáról, és az olvashatatlan táblák (címkék) kicseréléséről

s)

számba kell venni az üzemkörön kívüli tárgyi eszközöket,

t)

a leltározás előtt naprakész állapotra kell hozni az irodák, egyéb helyiségek szobaleltárát, ennek érdekében a Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály a tárgyév június 30-ai analitikus nyilvántartást megküldi az illetékes szervezeti egység felé egyeztetés céljából,

9 u)

a leltározás megkezdésének időpontjára a tartós használatra, illetve idegen használatra kiadott tárgyi eszközökről név szerinti és cikkenkénti tételes kimutatást kell készíteni, a bérlőtől tárolási nyilatkozatot kell bekérni.

2. A készleteket úgy célszerű előkészíteni leltározásra, hogy azt lehetőleg rövid idő alatt végre lehessen hajtani. 3. Az előkészítés során fellelt csökkent értékű anyagokat a többitől el kell különíteni. A készleteket elő kell készíteni, rendszerezni kell (méret, fajta, minőség, vagy egyéb jellemzők szerint csoportosítani kell) a megfelelő raktárrendet biztosítani kell. 4. A többitől elkülönítve kell tárolni - a tulajdonos nevének megjelölésével - az idegen tulajdonú készleteket. 5. Ellenőrizni kell a csomagolt anyagok, áruk, ládák, dobozok, göngyölegek sértetlenségét, a csomagoláson a tartalom, mennyiség feltüntetését. A sérült csomagolású, valamint megbontott tételeket az eredeti csomagolásúaktól el kell különíteni, hiszen ezek leltározását csak tényleges számlálással, illetve méréssel lehet elvégezni. 5. A leltározási utasítás 1. A leltározás szervezett végrehajtása érdekében a kormánymegbízott leltározási utasítást (3. számú függelék) ad ki, amelynek a betartása a leltározásban részt vevő valamennyi személyre nézve kötelező. 2. A leltározási utasítás elkészítéséért a leltározás vezetője felelős, e Szabályzat III. fejezet 1. pont 6. bekezdésének megfelelően. 3. A leltározási utasítás tartalmazza: a) a leltárfelvétel megkezdésének és befejezésének időpontját, módszerét, b) a leltárfelvétel irányításért, felelős személy nevét, beosztását, c) a leltárbizottság(ok) kijelölését, a bizottság tagjainak nevét és beosztását, d) leltárellenőr(ök) nevét és beosztását, e) a leltározandó eszközök és források körét, f)

leltárkörzetek meghatározását,

g) a leltározás módszerét, h) a leltározás során használandó bizonylatokat. 4. A leltározási utasítást a leltározás megkezdése előtt legalább 15 nappal - átvételi elismervénnyel - kell kiadni, hogy a leltározásra való felkészüléshez elegendő idő álljon rendelkezésre. A leltározási utasításhoz mellékelni kell a leltározásnál felhasználandó bizonylatokat és a leltározásban részt vevő személyek részére kiállított megbízólevelet.

6. A leltározáshoz szükséges tárgyi feltételek 1. Technikai eszközök biztosításáért a leltározás vezetője felelős, e feladatkörében gondoskodik: a) a mennyiségi felvételhez szükséges mérőeszközök,

10 b) a leltározás megtörténtét igazoló eszközök (festék, bélyegző, címkék, stb.), c) a leltározáshoz szükséges nyomtatványok, d) segédlisták, e) a szükséges számítástechnikai eszközök biztosításáról. 7. A leltározás személyi feltételeinek biztosítása 1. A leltárfelvétel megkezdése előtt a leltározás vezetője köteles elkészíteni a leltározási ütemtervet, és azt jóváhagyásra benyújtani. 2. A leltározáshoz szükséges létszámot a leltározási egységek (körzetek) és a felveendő eszközök leltározási tételszáma alapján kell meghatározni. 3. A leltárfelvétel irányítóját – megbízólevél útján kell (4. sz. függelék) – a leltározási feladat elvégzésével megbízni. 4. Ki kell alakítani a leltározási bizottságokat, akik az egyes leltározási körzetekben végzik a leltározást. A bizottságnak legalább 3 tagból kell állnia. A bizottság tagjait megbízólevéllel kell ellátni (5. sz., illetve 6. sz. függelék). A bizottságokat úgy kell kialakítani, hogy saját munkavégzési helyszínén senki sem lehet a bizottság vezetője. 5. A leltározásban résztvevők részére a megbízólevelet a kormánymegbízott adja ki. 6. A leltározás megkezdése előtt oktatást kell tartani, amelyen a leltározásban közvetlenül, vagy közvetve részt vevő valamennyi kormányhivatali foglalkoztatottat a leltározás vezetője tájékoztatja feladatuk végrehajtásának szabályairól. A leltárértekezleten részt vevők megbeszélik a leltározásra vonatkozó kérdéseket és megvitatják a felmerült problémákat. Az oktatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. 7. A leltárellenőrzést a leltározási utasításban kijelölt, a kormánymegbízott által megbízólevéllel ellátott (7. sz. függelék) foglalkoztatottak végzik. 8. A leltározásban, leltár kiértékelésben résztvevők felelőssége és feladatai

1. A jelen szabályzat előírásait valamennyi leltározásban résztvevő személynek be kell tartani. 2. A kormánymegbízott felelőssége a leltározáson keresztül is biztosítani az állami vagyon védelmét és az intézmény mérlegének valódiságát. 3. A Kormánymegbízott feladata: a) a leltározás vezetőjének kijelölése, megbízása, b) a leltározók, a leltárfelelősök, valamint a leltárellenőrök megbízólevéllel való ellátása, c) leltározás megkezdése előtt leltározási utasítást ad ki, d) az éves leltározási ütemtervet jóváhagyja, e) leltárhiány esetén dönt a hiány megtéríttetéséről,

11 f) a leltárértékelést követően utasítást ad a hiányosságok megszüntetése érdekében szükséges intézkedésekre. 4. A szervezeti egység vezetőjének feladata: a) ellenőrzi és jóváhagyja a vezetése alá tartozó szervezeti egységnél a tárgyi eszközök átadását, valamint átvételét, b) ellenőrzi és jóváhagyja a vezetése alá tartozó szervezeti egységnél a készletek átvételét, c) ellenőrzi az átadás-átvételi dokumentáció meglétét a tárgyi eszköz, valamint készletmozgás esetében egyaránt d) az

átvevő

szervezeti

egység

vezetője

gondoskodik

arról,

hogy

az

átadás-átvételi

jegyzőkönyviktatásra kerüljön (az irat ügyintézője az adott szervezeti egységnél megjelölt leltárfelelős, a jegyzőkönyvek iktatása a folyamatos sorszámozás érdekében évente új főszámra kerül) 5. A leltározás kijelölt vezetőjének feladata, felelőssége: a) a leltárkészítési és leltározási szabályzatban foglaltak szabályszerű végrehajtása, b) a jogszabályi rendelkezések betartása, c) a bizonylati rend betartása, d) a leltározásban résztvevő személyek kijelölése, a leltározó bizottságok kialakítása, e) a leltározó bizottságok tagjai, a leltárfelelősök és a leltárellenőrök megbízóleveleinek előkészítése, valamint átadása, f) a leltárhiányok miatti felelősségre vonás kezdeményezése, g) a leltározás lebonyolításához szükséges feltételek biztosítása, h) a leltározás megkezdése előtt oktatás tartása a leltározók részére, i) a leltározási ütemterv kidolgozása és a vezetővel való egyeztetés, j) a leltárellenőrzés végrehajtása. 6. A leltározási bizottság vezetőjének feladata: a) a leltározási szabályzat és a leltározási ütemterv alapján gondoskodik a leltározás szabályszerű végrehajtásáról, b) a leltározás menetének meghatározása, c) a leltározáshoz szükséges nyomtatványok és kitöltésük biztosítása, d) részvétel az értekezleteken, e) szakmailag irányítja a leltározást, a leltárértékelést, ellenőrzi a feladatok végrehajtását. 7. A leltározási bizottság tagjainak feladata: a) a leltározandó eszközök azonosítása, (leltárszám, típus, méret, minőség), b) a leltár felvétele, c) az eszközök darabszámának, tömegének a különféle leltározási módszerekkel történő megállapítása, leltárbizonylatokon való rögzítése. 8. A leltárfelelős feladata: a) a tárgyi eszköz mozgások folyamatos, naprakész követése a felelősségi körébe tartozó szervezeti egységeknél, b) a tárgyi eszközt átadó szervezeti egység leltárfelelőse gondoskodik a tárgyi eszköz átadásátvételi bizonylat kiállításáról (9. sz. függelék),

12 c) a tárgyi eszközt átvevő szervezeti egység leltárfelelőse átvételkor ellenőrzi az átadás-átvételi bizonylaton szereplő adatok (vonalkód, gyártási szám) helyességét, d) amennyiben az eszköz átvételekor átadás-átvételi bizonylat nem áll rendelkezésre, átvevő szervezeti egység leltárfelelőse gondoskodik a bizonylat kiállításáról, e) az átadás-átvételi bizonylatot aláírást és iktatást követően másolatban 10 munkanapon belül átvevő szervezeti egység leltárfelelőse megküldi a Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály részére annak érdekében, hogy a tárolási hely változása a nyilvántartásban átvezetésre kerüljön, f) amennyiben a készlet, illetve tárgyi eszköz szállítása közvetlenül a szervezeti egységhez történik, a leltárfelelős a szállítólevelet/átvételi bizonylatot (10. sz. függelék) haladéktalanul megküldi a Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály részére, g) a leltározás megkezdésének időpontjára biztosítja a leltározandó eszközök időveszteség nélküli fellelhetőségét, h) megőrzi a tárgyi eszköz, valamint készletmozgásokat igazoló bizonylatokat, különös tekintettel azokra, amelyek a nyilvántartáshoz képest az eltérést hitelt érdemlően bizonyítják (ilyennek minősül különösen a selejtezési szabályzat eszközmozgatási bizonylata), i) az eszköz azonosítószámának azonnali bemutatását. 9. A leltárellenőr feladatai: a) a leltározási feltételek, teljeskörűség biztosítása meglétének ellenőrzése, b) a mennyiségi felvételek helyességének és szakszerűségének ellenőrzése, c) a mennyiségi felvételt nem igénylő, de leltározandó eszközök felvételének a vizsgálata, d) a leltározók tevékenységének ellenőrzése, e) a már felvett leltárak szúrópróbaszerű ellenőrzése, f) a leltározással összefüggő számítások helyességének a vizsgálata, g) annak a vizsgálata, hogy a leltárfelvételi ívek felvezetése és a leltárbizonylatok leadása hiánytalanul megtörtént-e, h) a leltárfelvétel során észlelt hiányosságok, visszaélések, szabálytalanságok esetén köteles megtenni a szükséges intézkedést, i) bármikor elérhető legyen a felmerülő problémák zökkenőmentes rendezése érdekében, j) az ellenőrzés tapasztalatainak jegyzőkönyvbe, jelentésbe foglalása. 10. Az analitikus és főkönyvi nyilvántartást végző a tárgyi eszközök és raktári készletek leltározásával kapcsolatosan felelős: a) a leltárelszámolás alapját képező nyilvántartások naprakész állapotáért, az adatok, bizonylatok valódiságáért, b) éves mérlegbe beállítandó készletértékek megállapításáért, azok leltárral való alátámasztásáért, c) az idegen helyen tárolt saját készletek elkülönített kimutatásáért, d) a leltározási körzetekben felvett jegyzőkönyvben szereplő rendezetlen vagy vitatott tételek rendezéséért, e) a

leltár

szerinti

készletértékek

és

a

könyvszerinti

készletértékek

egybevetéséért

és

megállapításáért, valamint az egyezőségek, és az eltérések megállapításáért, f) felelős a leltárkülönbözetek kimutatásáért, az éves mérlegben előírás szerinti elszámolásáért, g) összeállítja a leltári dokumentációt és azt átadja a leltározás vezetőjének, aki előkészíti a szükséges intézkedések megtételét.

13 9. A mérhető, megszámolható eszközök leltározásának végrehajtása

1. A leltározás lebonyolítása során az alábbiakat kell figyelembe venni: a) az eszközök területi elhelyezkedésének sorrendjében célszerű leltározni, b) meg kell állapítani az adott eszköz leltározáskori mennyiségét, c) a leltári bizonylatokon rögzíteni kell a leltározott eszközök azonosítási adatait, d) mennyiségi egységét, mennyiségét, e) ingatlanokat (földterület, telek, épület, építmény, ültetvény, erdő) helyszínen, helyszínrajzok alapján, épületet a tartozékok felsorolásával kell felvenni, f) termő ültetvény leltárát táblánként kell leltározni, a nem termőknél törekedni kell a beállítottság és fejlettség helyes megállapítására. A kipusztult ültetvényeket lehetőleg még a leltározás előtt ki kell selejtezni, g) tenyészállatokat fajta szerint különválasztva, darabszám szerinti számbavétellel, a növendék, hízó és kisállatokat súlyban, és darabban kell leltározni, h) gépkocsi üzemeltetéshez tartozó egyedi eszközöket tartozékként, a több gépkocsihoz használhatókat önálló eszközként kell felvenni, i) az idegen tulajdonról készült leltár egy hiteles másolatát a tulajdonosnak át kell adni, j) a bérbe adott eszközöket a bérbe vevő leltárbizonylata csatolásával kell a leltárba felvenni, k) befejezetlen termelést munkaszámonként kell felvenni (táblánként szakmai csoportosításban), l) az immateriális javakat (vagyonértékű jogok, szoftverek, stb) a nyilvántartott adatok előzetes egyeztetése, valamint a dokumentációkkal való alátámasztás meglétének ellenőrzése után kell a leltárba felvenni, m) rovancsolás típusú leltározás esetén a fellelt eszközöket is leltározni kell, kézzel kell felvezetni az előre nyomtatott munkahelyi leltárfelvételi ívre, n) ellenőrizni kell, hogy valamennyi eszköz leltározásra került-e, a leltározott eszközöket meg kell jelölni a kétszeres számbavétel elkerülése végett. 2. A leltár kidolgozása: a) a leltárbizonylatokat alá kell írni, b) ezt követően a leltárfelvételi ívek alapján el kell készíteni a leltárösszesítőt, c) a leltárösszesítőt össze kell olvasni a már ellenőrzött leltárbizonylatokkal, d) a leltárt az Értékelési Szabályzatban és a kapcsolódó jogszabályokban foglaltak szerint ki kell értékelni, e) a leltárfelvétel befejezésének időpontjától számított 20 napon belül meg kell állapítani a könyv szerinti készlettel szemben talált hiányt, vagy többletet, és a megállapított eltérések okairól jegyzőkönyvet kell felvenni, f) a leltározás befejezéseként fel kell venni a leltárt záró jegyzőkönyvet (8. számú függelék). 3. A leltárösszesítőt a leltározók, a leltárellenőr, és az anyagilag felelős személyek írják alá. 4. A leltározás befejezéseként felvett leltárjegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a) a leltározott szerv, illetve körzet megnevezését, b) a leltározás megkezdésének és befejezésének keltét, c) a leltározó(k), leltárellenőr(ök), leltárfelelős(ök) neveit, d) a bizonylatok sorszám szerinti felhasználását,

14 e) a leltárért anyagilag felelős személy nyilatkozatát arról, hogy a leltár megfelel a valóságnak, az abban szereplő adatokért felelősséget vállal, f) a leltározással szembeni esetleges kifogásokat, g) leltári eltéréseket. 5. A leltározás megtörténtét és annak időpontját az analitikus nyilvántartásokba fel kell jegyezni. 10. A leltárkülönbözetek rendezése

1. A leltárzáró jegyzőkönyvben megállapított különbözetek okát ki kell vizsgálni, és rendezni kell. A kivizsgálást követően jegyzőkönyvet kell felvenni, amiben rögzíteni kell: a) a leltárkülönbözet mennyiségét, értékét, b) a különbözetet előidéző okokat, c) a felelősség megállapítását, d) a felelős személyek nyilatkozatát. 2. A leltáreltéréseket az eltérések okairól szóló jegyzőkönyv elkészültét követő 5 munkanapon belül, de legkésőbb az éves zárlatot megelőzően rendezni kell az államháztartási szervezet számlarendjében szabályozottak alapján. 11. Leltárhiány és leltárfelelősség

1. Amennyiben a leltárkülönbözet hiány és nem adminisztrációs hibából adódik, leltárhiánynak kell tekinteni és ki kell vizsgálni. 2. Amennyiben a leltárhiányért való személyi felelősség megállapítható a leltározás vezetője a jegyzőkönyv alapján kezdeményezi a felelősségre vonást, illetve a kártérítés megállapítását a költségvetési szerv vezetője felé. 3. A leltárhiányért felelős dolgozó abban az esetben felel a megállapított hiányért, amennyiben: a) a kijelölt munkaterületen a vagyontárgyakat leltár szerinti kezelésre átvette, és az átvételt az aláírásával igazolta, b) a hiány keletkezésének okát nem lehet megállapítani, de a két leltározás közötti időszak legalább felében, és az időszak végén is a munkahelyen dolgozott. 4. Ha a leltárhiányért kinevezési okirata alapján felelős kormánytisztviselő olyan munkakörben, illetve olyan munkahelyen dolgozik, ahol az átvett leltári készletet állandóan egyedül kezeli, a leltárhiány teljes összegéért felel. 5. Ha a kárt kormányhivatali foglalkoztatottak többen együttesen okozták, vétkességük arányában, ha ez nem állapítható meg, közrehatásuk arányában viselik. A kárt a kormánytisztviselők egyenlő arányban viselik, ha a vétkesség vagy a közrehatás arányát nem lehet megállapítani.

15 6. A megőrzésre átadott dolgokban bekövetkezett hiány esetén a kormánytisztviselők illetményük arányában felelnek. 7. Amennyiben a kárt többen szándékosan okozták, egyetemleges kötelezésnek van helye. 8. A kár bekövetkeztét, mértékét, és a munkavállaló vétségét, valamint az okozati összefüggést a Kormányhivatalnak kell bizonyítania. 9. A foglalkoztatottat teljes anyagi felelősség csak akkor terheli, ha az eszközt elismervény, ill. jegyzék alapján vette át. Nem terheli felelősség a foglalkoztatottat, ha be tudja bizonyítani, hogy a munkáltató a biztonságos őrzés feltételeit nem biztosította. 10. A pénztárost, pénzkezelőt, értékkezelőt e feltétel nélkül is felelősség terheli az általa kezelt pénz, értékpapír, egyéb értéktárgy tekintetében. 12. Leltártöbblet

1. Amennyiben a leltárkülönbözet többlet és nem adminisztrációs hibából adódik, leltártöbbletnek kell tekinteni. 2. A jelentősnek minősülő többletet ki kell vizsgálni. 3. A többletként fellelt eszközöket az állományba vétel időpontja szerinti piaci értéken kell nyilvántartásba venni a számviteli rend szerint. 13. Leltáreltérések kompenzálása

1. A hiányok és többletek egymással szembeni rendezése csak az azonos használatú és közel azonos értékű eszközök között történhet. 14. A leltár és leltárfelvétel bizonylatai

1. A leltározás bizonylatai: a) a leltárfelvételi ív, b) leltárfelvételi összesítő, c) a leltárt záró jegyzőkönyv (9. számú függelék). 2. A leltárfelvételi bizonylatokat szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. 3. A leltárfelvételi bizonylatokat és egyéb dokumentációkat (jegyzőkönyvek, kimutatások) előírás szerint, egyértelműen és hiánytalanul kell kitölteni. 4. A leltározási bizonylatokhoz mellékelni kell a szükséges nyilatkozatokat, záradékokat.

16 5. A leltárnak tartalmaznia kell: a) a szervezet és szervezeti egység megnevezését, b) a leltár szó megjelölését, c) a leltározási hely (körzet) megjelölését, d) a leltárfelvételi bizonylat (ív) sorszámát, e) a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját, f) a leltár fordulónapját, g) a leltározott eszközök és források, vagy azok csoportjainak szabatos meghatározását, h) a leltározott eszközök, források ténylegesen talált mennyiségét, mennyiségi egységét, i) leltározott eszközök egységárát és összértékét, források összértékét, j) a leltárkülönbözetek (hiányok és többletek) kimunkálását, k) a leltározás végrehajtásáért és ellenőrzéséért felelős, valamint l) a számadásra kötelezett személyek aláírását. 6. A szabályszerűen végrehajtott leltározás alapján helyesbített főkönyvi számlák és az azok alapján készített főkönyvi kivonat, illetve a főkönyvi könyvelés adataival egyező analitikus nyilvántartások a mérleg alátámasztására szolgáló bizonylatok. 7. A mérleg bizonylati alátámasztásaként az éves költségvetési beszámolóhoz mellékelve meg kell őrizni: a) a leltározási szabályzatot (az ahhoz kapcsolódó leltározási ütemtervet, leltározási utasítást, valamint ezek kiegészítéseit, módosításait), b) a leltározás szabályszerű végrehajtását igazoló bizonylatokat (leltárfelvételi ívek, leltárfelvételi összesítők, leltárkülönbözetekről felvett jegyzőkönyvek), c) a leltározás ellenőrzése során készített feljegyzéseket, d) az értékelésnél használt dokumentációkat (önköltségszámítás, utókalkuláció, eszközök és források értékelésének szabályzata, az értékelés dokumentumai, stb.), e) az eszközök selejtezéséről felvett jegyzőkönyveket. 8. A leltár és a leltározás megbízhatóságát a szabályszerűen kiállított és kezelt leltárbizonylatok támasztják alá, melyet a mérleg mellékleteként kell megőrizni 10 évig. 15. A bizonylatok jellege 1. A leltározás során használt bizonylatok lehetnek papír és elektronikus alapú nyomtatványok, illetőleg egyéb iratok. 2. A mennyiségi felvétellel történő leltározás leltári bizonylatai: a) kiértékelt leltárfelvételi ívek, összesítők, b) leltárfelvételt igazoló leltár, mely a leltárfelvételi ívre fel nem vehető eszközök és források leltározását bizonyítja, c) leltározásról készültjegyzőkönyvek, d) a leltárért anyagilag felelős személy nyilatkozata. 3. Az egyeztetéssel történő leltározás leltári bizonylatai: a) számlarendben szabályozottak szerint folyamatosan, mennyiségben és értékben vezetett analitikus nyilvántartások (kézi- és egyedi nyilvántartó lapok, napló);

17 b) folyamatosan

értékben

vezetett

bizonylatok

(pl.

pénztárjelentés,

betétkönyvek,

bankszámlakivonatok, könyvelési program által szolgáltatott adatok.) 4. A bizonylatokat olyan eszközzel kell kitölteni, ami kizárja a bejegyzés nyom nélküli eltűntetésének lehetőségét (pl.: toll, nyomtatógép). A bizonylatokon az adatokat úgy kell rögzíteni, hogy a kötelező megőrzési határidő végéig (10 év) olvashatóak, továbbá az esetlegesen szükségessé váló változtatások felismerhetőek legyenek. 5. Amennyiben a leltárfelvételi íven javítást végeznek, ez minden esetben dátummal és a javítást végző aláírásával történhet, fontos, hogy a javított adat is olvasható maradjon (lásd II. Fejezet 1. cím 6. pont). 6. A leltárfelvételi bizonylatok általános alaki és tartalmi kellékei: a) a bizonylat sorszáma, megnevezése, b) a bizonylat kiállításának időpontja, c) a bizonylatot kiállító szervezeti egység megnevezése, d) a leltározók, leltárellenőr aláírása, e) a leltározott tételek megnevezése, cikkszáma, mennyisége, egységára. 7. Az előre sorszámozott és pecséttel, az államháztartási szervezet vezetője aláírásával ellátott nyomtatványokat lehet csak felhasználásra kiadni, és leltározókat a sorszám alapján el kell számoltatni. A nyomtatványokat elzárva kell tárolni. A bizonylatok átadás-átvétele is csak elismervény ellenében történhet. 8. A leltározás során fel nem használt, illetve rontott űrlapokat vissza kell szolgáltatni. 9. A leltározás meggyorsítása érdekében a leltározandó eszközök és készletek azonosító adatait már célszerű előre felvezetni a leltárfelvételi ívekre, összesítőkre. Ilyen adatok pl. a leltári szám, leltározandó tétel megnevezése, mennyiségi egység, cikkszám. 10. A leltárfelvételi bizonylatok formai követelményei: a) az összes rovatot hiánytalanul ki kell tölteni, b) a kitöltésre nem kerülő rovatot vonallal át kell húzni, c) kiadás előtt kell a bizonylatokat sorszámozni, d) a szöveget olvashatóan kell kitölteni, és amennyiben a bizonylaton javítás történik, a javítást végző ezt köteles az aláírásával igazolni, e) a bizonylatot a kiállítónak, az abban szereplő adatok felelősének és az ellenőrnek alá kell írnia. 11. A leltározási körzetek a leltározás megkezdése előtt a tárgyi eszköz nyilvántartóktól kapják meg a leltározás bizonylatait.

1. számú függelék B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatalt vezető Kormánymegbízott 39/2015. számú utasításához

LELTÁROZÁSI ÜTEMTERV a 20........ december 31. fordulónapi leltározáshoz A Leltározási Szabályzatban leírtaknak megfelelően az alábbi Leltározási ütemtervet adom ki a leltározás előkészítésére, végrehajtására, ellenőrzésére:

A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal valamennyi leltárkörzetére vonatkozóan az 1. számú mellékletnek megfelelően:

A leltározás előkészítésének kezdési időpontja: ..................................év .............. .....hó .... .....nap. A leltározás előkészítésének befejezési időpontja: ...............................év ................... hö ......... nap. A leltár előkészítéséért felelős személy(ek): A leltárfelvétel kezdeti időpontja: ............................ év ................................. hó ......... nap. A leltárfelvétel befejezési időpontja: ............................. év .................................hó .........nap. Leltározók, illetve leltározó csoportok:

A leltárellenőrzés kezdeti időpontja: .......................... ..........év ..............................hó...... nap. A leltárellenőrzés befejezésének időpontja: ........................... év .............................hó .........nap. Leltárellenőr:

Kelt.:..........év ........................hó.............nap

Kormánymegbízott

2. számú függelék B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatalt vezető Kormánymegbízott 39/2015. számú utasításához LELTÁROZÁSI KÖRZETEK MEGHATÁROZÁSA a 20....... december 31. fordulónapi leltározáshoz

Szervezeti Egység megnevezése:

Leltárkörzet száma

Leltárkörzet megnevezése

Leltárfelelős neve

Készült:

Szervezeti egység vezetője

Leltárfelelős beosztása

3. számú függelék B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatalt vezető Kormánymegbízott 39/2015. számú utasításához LELTÁROZÁSI UTASÍTÁS a 20..... december 31. fordulónapi leltározáshoz A Leltározási Szabályzatban leírtaknak megfelelően a leltározás előkészítésére, végrehajtására, ellenőrzésére a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal 1. számú melléklet szerinti leltárkörzeteire vonatkozóan az alábbi Leltározási utasítást adom ki:

A leltárfelvétel megkezdésének időpontja: .............................. év .............................. hó ......... nap. A leltárfelvétel várható befejezésének időpontja: ............................. év ......................... hó......... nap. A leltározás irányításáért felelős személy neve: beosztása: ...................................................................................................................................... A leltár készítéséért felelős személyek neve: beosztása ..................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... A leltárfelelősök felsorolását az 1 számú melléklet tartalmazza. A leltárellenőr megnevezése: beosztása: ...................................................................................................................................... A leltározandó eszközök és források köre:............................................................................. A leltározás módszere:............................................................................................................ A leltározás eseményeit, és eredményét a leltárzáró jegyzőkönyvben rögzíteni kell. Kelt.:..........év ........................hó.............nap

Kormánymegbízott

4. számú függelék B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatalt vezető Kormánymegbízott 39/2015. számú utasításához MEGBÍZÓ LEVÉL a leltározás irányítására a 20....... december 31. fordulónapi leltározáshoz

..................................................... (név), .................................................................. beosztás Helyben Megbízom, hogy a szervezet Leltározási és leltárkészítési szabályzatában foglaltak alapján, az általam kiadott Leltározási utasítás figyelembevételével lássa el a év hó napján kezdődő leltározás végrehajtásának irányítását.

Kelt.: .............. év ........................... hó ............ nap

p.h. Kormánymegbízott Záradék A Leltározási szabályzatban, illetve a Leltározási utasításban foglaltakat, valamint a megbízást megismertem, az abban foglaltakat magamra nézve kötelezőnek elismerem. A fentieket aláírásommal is igazolom:

Kelt.:..........év ........................hó.............nap Leltárt irányító

5. számú függelék B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatalt vezető Kormánymegbízott 39/2015. számú utasításához MEGBÍZÓ LEVÉL leltározási és leltárkészítési feladatokra a 20........ december 31. fordulónapi leltározáshoz

..................................................... (név), ..................................................... munkakör Helyben

Megbízom, hogy a Leltározási és leltárkészítési szabályzatban meghatározott feladatok végrehajtásában a Leltározási utasítás figyelembevételével, a leltározási ütemterv szerinti időszakban, a év, hó napján kezdődő leltározásban, mint leltározó/leltárbizottsági tag és leltárkészítő vegyen részt. Kelt.: .............. év ................................. hó .......... nap.

p.h.

Kormánymegbízott Záradék A Leltározási szabályzatban, illetve a Leltározási utasításban foglaltakat, valamint a megbízást megismertem, az abban foglaltakat magamra nézve kötelezőnek elismerem. A fentieket aláírásommal is igazolom:

Kelt.:..........év ........................hó.............nap

Leltározó

6. számú függelék B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatalt vezető Kormánymegbízott 39/2015. számú utasításához MEGBÍZÓ LEVÉL leltározásra a 20........ december 31. fordulónapi leltározáshoz

..................................................... (név), .................................................................. munkakör Helyben

Megbízom, hogy a Leltározási és leltárkészítési szabályzatban foglaltak alapján, az általam kiadott Leltározási utasítás figyelembevételével a év hó napján kezdődő leltározásban, mint leltárfelelős részt vegyen.

Kelt.: .............. év ................................. hó ........... nap.

p.h.

Kormánymegbízott Záradék A Leltározási szabályzatban, illetve a Leltározási utasításban foglaltakat, valamint a megbízást megismertem, az abban foglaltakat magamra nézve kötelezőnek elismerem. Tudomásul veszem, hogy a kezelésemben lévő készletekért, valamint tárgyi eszközökért leltárhiány esetén teljes (vagy meghatározott mértékű) anyagi felelősséggel tartozom. Jelen nyilatkozat módosítja, illetve kiegészíti munkaszerződésemet. A fentieket aláírásommal is igazolom:

Kelt.:..........év ........................hó.............nap

Leltárfelelős

7. számú függelék B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatalt vezető Kormánymegbízott 39/2015. számú utasításához MEGBÍZÓ LEVÉL leltározás ellenőrzésére a 20........ december 31. fordulónapi leltározáshoz

..................................................... (név), .................................................................. munkakör Helyben

Megbízom, hogy a Leltározási és leltárkészítési szabályzatban foglaltak alapján, az általam kiadott Leltározási utasítás figyelembevételével a év hó napján kezdődő leltározásban, mint leltárellenőr részt vegyen.

Kelt.: .............. év ................................. hó ........... nap.

p.h.

Kormánymegbízott

Záradék

A Leltározási szabályzatban, illetve a Leltározási utasításban foglaltakat, valamint a megbízást megismertem, az abban foglaltakat magamra nézve kötelezőnek elismerem. A fentieket aláírásommal is igazolom:

Kelt.:..........év ........................hó.............nap

Leltárellenőr

8. számú függelék B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatalt vezető Kormánymegbízott 39/2015. számú utasításához

JEGYZŐKÖNYV a leltározás befejezéséről

Készült 20 év hó nap a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal ...........................................................Szervezeti egységénél végrehajtott leltározás befejezéséről. A leltárfelvétel megkezdésének időpontja: A leltárfelvétel befejezésének időpontja: A tényleges leltárfelvétel időpontja:

20 20 20

év év év

hó hó hó

nap. nap. nap.

A leltározásban résztvevő személyek: - leltározók neve, munkaköre: - leltárfelelősök neve, munkaköre: - leltárellenőr neve, munkaköre: A leltározás során felmerült eltérés, észrevétel: Alulírott leltározók, leltárfelelősök és leltárellenőr aláírásunkkal igazoljuk, hogy a felvett leltár, valamint a leltárjegyzőkönyvben foglalt adatok a valódiságnak megfelelnek. Miskolc, 20

év

Név …………………………. …………………………. …………………………. ………………………….

hó

nap. aláírás ............................................... ............................................... ................................................ ................................................

szervezeti egység vezetője

Iktatószám 9. számú függelék

TÁRGYI ESZKÖZÖK átadás - átvételi bizonylata

B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatalt vezető Kormánymegbízott 39/2015. számú utasításához

Átadó Szervezeti egység megnevezése

Átvevő

Leltárkörzet megnevezése (cím, helyiség)

Leltárkörzet kódja

Szervezeti egység megnevezése

Leltárkörzet megnevezése (cím, helyiség) Leltárkörzet kódja

Tárgyi eszköz adatai Sorszám

Tárgyi eszköz megnevezése

Mennyiség (db)

Vonalkód száma

Gyártási száma

Megjegyzés

Kelt: ______________________ Átadó

_______________________ Átvevő

_______________________ A bizonylatot kiállította

_______________________ Átvevő szervezeti egység vezetője

Iktatószám: 10. számú függelék

KÉSZLETEK átadás-átvételi bizonylata

B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatalt vezető Kormánymegbízott 39/2015. számú utasításához

Átvevő neve: Szervezeti egység megnevezése: Sorszám

Készlet megnevezése

Mennyiség

Kelt: ___________________________ A bizonylatot kiállította

____________________________________ Átvevő szervezeti egység vezetője

11. számú függelék B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatalt vezető Kormánymegbízott 39/2015. számú utasításához

MEGISMERÉSI ZÁRADÉK Alulírott, mint a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal dolgozója nyilatkozom, hogy a /2015. számú Kormánymegbízotti utasítást az eszközök és források leltárkészítési és leltározási rendjéről megismertem. Sorsz. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35.

Szervezeti egység

Dolgozó neve

Megismertetés dátuma

Dolgozó aláírása