Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal
Ügyiratszám: BOM/01/2902/2015.
36/2015. számú Kormánymegbízotti utasítás Melléklete A területi NFA kötelezettségvállalási és gazdálkodási szabályzata
3525 Miskolc, Városház tér 1. Telefon: (36-46) 512 900 Fax: (36-46) 512 903
3 TARTALOMJEGYZÉK I. ÁLTALÁNOS RÉSZ
5
1. A szabályzat hatálya
5
2. A szabályozás célja
5
3. A szabályzat jogszabályi és egyéb forrásai
5
II. RENDELKEZŐ RÉSZ
6
1. A területi NFA számla feletti rendelkezés
6
2. A területi NFA finanszírozási rendje 2.1. A pénzigénylés szabályai 2.2. A számlára történő befizetések rendje 2.3. A számláról történő kifizetések rendje
7 7 8 9
3. Számlakivonat
12
4. Az Egységes Rovat Azonosító kódokkal összefüggő nyilvántartási és egyeztetési szabályok 12 5. Pénzforgalmi nyomtatványok használata
12
6. A megyei NFA keretek feletti rendelkezés módjának szabályai 13 6.1. A kötelezettségvállalás és a pénzügyi ellenjegyzés általános szabályai 13 6.2. A kötelezettségvállalás és a pénzügyi ellenjegyzés közös szabályai a Foglalkoztatási Főosztály osztályain és a foglalkoztatási osztályokon 15 6.3. Kötelezettségvállalás és a pénzügyi ellenjegyzés a Foglalkoztatási Főosztály osztályai által működtetett támogatások esetén 16 6.4. Kötelezettségvállalás és pénzügyi ellenjegyzés a foglalkoztatási osztályok foglalkoztatást elősegítő támogatások és álláskeresési ellátások működtetésével, továbbá a TÁMOP 1.1.2 projekt célcsoportoknak nyújtott támogatásaival és a GINOP 5.2.1 program keretében megvalósuló támogatásokkal összefüggő feladatai során 17 6.5. A teljesítésigazolás és az érvényesítés általános szabályai 18 6.6. A bizonylatok befogadása, teljesítés-igazolás, érvényesítés a Foglalkoztatási Főosztály osztályain és a foglalkoztatási osztályokon 20 6.7. Az utalványozás általános szabályai 22 6.8. Utalványozás a Foglalkoztatási Főosztályon 22 6.9. Kifizetés előtti pénzügyi ellenjegyzés a Foglalkoztatási Főosztályon 23 6.10. A pénzügyi teljesítés visszaigazolása 23 7. A pénzügyi gazdálkodással kapcsolatos aláírások és az összeférhetetlenség szabályai
23
8. A pénzkezeléssel összefüggően aláírásra jogosultak megbízásaira, azok nyilvántartására, hatályosságára és az aláírás-mintákra vonatkozó szabályok 23 Záró rendelkezések
25
4
MELLÉKLETEK 1/a. sz. melléklet 1/b. sz. melléklet 2/a. sz. melléklet 2/b. sz. melléklet 3/a. sz. melléklet 3/b. sz. melléklet 4/a. sz. melléklet 4/b. sz. melléklet 5/a. sz. melléklet 5/b. sz. melléklet 6/a. sz. melléklet 6/b. sz. melléklet 6/c. sz. melléklet 6/d. sz. melléklet 6/e. sz. melléklet 7/a. sz. melléklet 7/b. sz. melléklet 7/c. sz. melléklet 8. sz. melléklet 9. sz. melléklet 10. sz. melléklet 11. sz. melléklet 12. sz. melléklet
Megbízásminta kötelezettségvállalásra – elsődleges Megbízásminta kötelezettségvállalásra – távollét, illetve összeférhetetlenség esetén Megbízásminta pénzügyi ellenjegyzésre – elsődleges Megbízásminta pénzügyi ellenjegyzésre – távollét, illetve összeférhetetlenség esetén Megbízásminta érvényesítésre – elsődleges Megbízásminta érvényesítésre – távollét, illetve összeférhetetlenség esetén Megbízásminta teljesítés igazolására – elsődleges Megbízásminta teljesítés igazolására – távollét, illetve összeférhetetlenség esetén Megbízásminta utalványozási feladatok ellátására – elsődleges Megbízásminta utalványozási feladatok ellátására – távollét, illetve összeférhetetlenség esetén Az NFA terhére vállalt kötelezettségek esetén – kötelezettségvállalók Az NFA terhére vállalt kötelezettségek esetén – pénzügyi ellenjegyzők Az NFA terhére vállalt kötelezettségek kifizetése és a bevételek jóváírása esetén – érvényesítők Az NFA terhére vállalt kötelezettségek kifizetése és a bevételek jóváírása esetén aláírásra jogosultak jegyzéke – teljesítésigazolók Az NFA terhére vállalt kötelezettségek kifizetése és a bevételek jóváírása esetén – utalványozók Az NFA hazai források tekintetében aláírásra jogosultak aláírás mintája A TÁMOP 1.1.2 projekt célcsoportoknak nyújtott támogatásaival kapcsolatos ügyekben aláírásra jogosultak aláírás mintája A GINOP 5.2.1 program keretében megvalósuló támogatásokkal kapcsolatos ügyekben aláírásra jogosultak aláírás mintája A területi NFA kincstári aláírás-bejelentő lap hiteles másolata ….-….heti finanszírozási igény segédtábla 2015. ……negyedévi előirányzat-felhasználási terv A pénzigénylési bizonylat másolata A kötelező megbontási kódok, valamint az ERA és ÁHT-T kódok megfeleltetése
5
I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. A szabályzat hatálya A szabályzat hatálya kiterjed a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal Foglalkoztatási Főosztály (a továbbiakban Foglalkoztatási Főosztály), valamint a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal foglalkoztatási osztályainak (a továbbiakban: foglalkoztatási osztályok) mindazon dolgozójára, akik a területi Nemzeti Foglalkoztatási Alap –– beleértve a TÁMOP 1.1.2 projekt célcsoportoknak nyújtott támogatásait és a GINOP 5.2.1 program keretében megvalósuló támogatásokat is –– (a továbbiakban NFA) felhasználásával kapcsolatos pénzügyi folyamatok bonyolításában részt vesznek, illetve aláírási jogkörökkel rendelkeznek és a számlavezetéshez kapcsolódó feladatokat látnak el. 2. A szabályozás célja A szabályozás célja a területi NFA kereteivel való gazdálkodáshoz kapcsolódó kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, teljesítés igazolói, érvényesítési, utalványozási jogkörök konkrét meghatározása, a jogkört gyakorlók személyének nevesítése, a pénzügyi folyamatok, valamint a számlavezetés rendjének kialakítása, a számla feletti rendelkezési jogosultság szabályozása, továbbá azon szabályok rögzítése, amelyek az NFA-val összefüggő pénzügyi rendszer működését biztosítják. 3. A szabályzat jogszabályi és egyéb forrásai A területi NFA Gazdálkodási és Pénzkezelési Szabályzata az államháztartásról szóló törvény végrehajtására kiadott 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés a) pontjának rendelkezése alapján készült az alábbi jogszabályok, belső utasítások előírásainak figyelembe vételével: • Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban Áht.), • Az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet (a továbbiakban Áhsz.), • Az államháztartásról szóló törvény végrehajtására kiadott 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban Ávr.), • A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, • Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény, • A pénzforgalom lebonyolításáról szóló 18/2009. (VIII. 6.) MNB rendelet (a továbbiakban MNB rendelet), • A pénzforgalmi szolgáltatás nyújtásáról szóló 2009. évi LXXXV. törvény, • A Nemzeti Foglalkoztatási Alap kezeléséről és felhasználásáról szóló 18/2013. (VI. 11.) NGM rendelet (a továbbiakban: NGM rendelet), • A foglalkoztatás elősegítéséről és a munkanélküliek ellátásáról szóló 1991. évi IV. törvény (a továbbiakban Flt.), • A Bérgarancia Alapról szóló 1994. évi LXVI. törvény, • A munkaerőpiaci szolgáltatásokról, valamint az azokhoz kapcsolódóan nyújtható támogatásokról szóló 30/2000. (IX. 15.) GM rendelet, • A közfoglalkoztatáshoz nyújtható támogatásokról szóló 375/2010. (XII. 31.) Korm. rendelet, • A foglalkoztatást elősegítő támogatásokról, valamint a Munkaerőpiaci Alapból foglalkoztatási válsághelyzetek kezelésére nyújtható támogatásról szóló 6/1996. (VII. 16.) MüM rendelet, • A Magyar Államkincstár Szabályzata a forintszámla-vezetési szolgáltatásokról, • A Magyar Államkincstár Szabályzata a számlák feletti rendelkezési jogosultságról, fizetési módokról, fizetési megbízások teljesítési határidejéről, • A fővárosi és megyei kormányhivatalokról, valamint a járási (fővárosi kerületi) hivatalokról szóló 66/2015. (III. 30.) Korm. rendelet, • A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal hatályos ügyrendje.
6
II. RENDELKEZŐ RÉSZ
1. A területi NFA számla feletti rendelkezés A területi NFA-ból pénztári kifizetés nem teljesíthető, mivel az NGM rendelet 2.§ (4) bekezdése értelmében a megyei NFA keretek felhasználása során a kiadások utalványozására készpénzes fizetési mód nem rendelhető el. A kormányhivatal megyei NFA kerettel gazdálkodó szervezeti egysége a foglalkoztatáspolitikáért felelős miniszter által – a megyei NFA keretek feletti rendelkezés érdekében – a részére nyitott fizetési számla felett önállóan rendelkezik [NGM rendelet 2.§ (2)]. A megyei NFA keretek felhasználásával összefüggő pénzforgalom – a bevételek beszedése és a kifizetések teljesítése – a Magyar Államkincstárnál vezetett 10027006–01710049-70000007 számú Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal Foglalkoztatási Főosztály NFA előirányzatfelhasználási keretszámlán bonyolódik. Ezen lebonyolítási számla terhére pénzügyi utalás csak az Alapkezelő Osztály által kezdeményezhető. A Kincstár az állami pénzalapok kiadásait az alapok bevételei és előző évi maradványa együttes összegéig teljesíti. Az elkülönített állami pénzalap számlájának megnyitásáról, törzsadatainak módosításáról, megszüntetéséről az alappal való rendelkezésre jogosult és felhasználásért felelős miniszter az elkülönített állami pénzalap létesítésének, működési és lebonyolítási rendje változásának, megszüntetésének időpontja szerinti határnappal gondoskodik (A Magyar Államkincstár Szabályzata a forintszámla-vezetési szolgáltatásokról 2.1.3. pont). A számlán rendelkezésre álló pénz az Flt-ben rögzített támogatások és ellátások finanszírozására szolgál. A számlán rendelkezésre álló pénzeszközből történik a munkanélküliség megelőzését, illetve csökkentését szolgáló foglalkoztatást elősegítő támogatások, az álláskeresési ellátások, a Bérgarancia Alapról szóló 1994. évi LXVI. törvény, a közfoglalkoztatáshoz nyújtható támogatásokról szóló 375/2010. (XII.31.) Korm. rendelet, a munkaerőpiaci szolgáltatásokról, valamint az azokhoz kapcsolódóan nyújtható támogatásokról szóló 30/2000. (IX. 15.) GM rendelet és a foglalkoztatást elősegítő támogatásokról, valamint a Munkaerőpiaci Alapból foglalkoztatási válsághelyzetek kezelésére nyújtható támogatásról szóló 6/1996. (VII. 16.) MüM rendelet alapján nyújtható támogatások, valamint a TÁMOP 1.1.2 projekt célcsoporti támogatásai és a GINOP 5.2.1 program keretében megvalósuló támogatások finanszírozása. A Kincstár két bejelentett személy aláírását és egy bejelentett bélyegző használatát követeli meg. A számlák feletti rendelkezési jogot két jogosult együttesen gyakorolja a fizetési megbízások aláírásával és a bejelentett bélyegzőlenyomatának használatával (A Magyar Államkincstár Szabályzata a számlák feletti rendelkezési jogosultságról, fizetési módokról, fizetési megbízások teljesítési határidejéről 3. pont). A rendelkezési jog gyakorlására felhatalmazott személyek nevét, aláírását, a cégbélyegző lenyomatát a Magyar Államkincstárhoz benyújtott aláírás bejelentő karton tartalmazza (8. sz. melléklet). Rendelkezési jogosultság változása esetén a Magyar Államkincstárt értesíteni kell, új aláírás bejelentőt kell kitölteni. A számla feletti rendelkezés jogát aláírás helyett elektronikus kódolás alkalmazásával gyakorlók esetében a fizetési megbízások aláírói az elektronikus kettős aláírási joggal rendelkezők lehetnek, akik a Kincstár által előírt formában bejelentésre kerültek.
7
2. A területi NFA finanszírozási rendje 2.1. A pénzigénylés szabályai Az elkülönített állami pénzalapok kiadási előirányzatainak felhasználása előirányzat-felhasználási terv alapján történik [Áht. 82. § (2)]. Az Ávr. 133. § (1) bekezdése szerint az elkülönített állami pénzalap előirányzat-felhasználási terve havi részletezettségben a költségvetési és a tervezhető finanszírozási bevételeket és kiadásokat tartalmazza. Az NGM rendelet 5. § (2) bekezdése értelmében az NFA-t illető, a tervezettet meghaladóan befolyt egyéb bevételt a kormányhivatal megyei NFA kerettel gazdálkodó szervezeti egysége az alaprész kiadásainak forrásául nem használhatja fel. A területi NFA finanszírozási tervének összeállításához a tervezett kifizetési adatokat a Munkaerőpiaci Osztály és a Közfoglalkoztatási Osztály az adattovábbítás napját megelőző nap 10 óráig küldi meg e-mailben és papíralapon, a szervezeti egység vezetőjének aláírásával ellátva az Alapkezelő Osztályra. A várható bevételek tervezését az Alapkezelő Osztály végzi. A területi NFA havi részletezettségű negyedéves előirányzat felhasználási tervét (10. sz. melléklet) az Alapkezelő Osztály – a Munkaerőpiaci Osztály és a Közfoglalkoztatási Osztály adatszolgáltatásai, illetve az Alapkezelő Osztályon meghatározott adatok alapján – negyedévenként készíti el és az általános rend szerint tárgy negyedévet megelőző hó 17-ig, ill. az Alapkezelő által meghatározott határidőig e-mailben megküldi az irányító szerv részére. A pénzellátás az irányító szerv ütemezése szerinti finanszírozással történik a Munkaerőpiaci Osztály és a Közfoglalkoztatási Osztály adatszolgáltatásai, valamint az Alapkezelő Osztályon meghatározott adatok alapján összeállított pénzigényléssel. A pénzigény elkészítésénél figyelembe kell venni az irányító szerv előírásait és az általa megszabott határidőt. A pénzigények bekérése, a szükséges tájékoztatások és intézkedések megtétele, a pénzigénylés koordinálása, irányító szerv felé történő továbbítása az Alapkezelő Osztály feladata. Az Alapkezelő Osztály által rendelkezésre bocsátott „…–…. heti finanszírozási igény” elnevezésű segédtáblában (9. sz. melléklet) a Munkaerőpiaci Osztálynak és a Közfoglalkoztatási Osztálynak csak az osztály hatáskörébe tartozó támogatásokra és egyéb költségekre vonatkozó sorokat kell kitölteniük. A Munkaerőpiaci Osztály és a Közfoglalkoztatási Osztály a megyei összesített pénzigényt – mely tartalmazza a foglalkoztatási osztályok, valamint a Munkaerőpiaci Osztály és a Közfoglalkoztatási Osztály finanszírozási igényét – az általános szabályoknak megfelelően, a pénzigénylést megelőző nap (szokásos rend szerint kedd) 16 óráig továbbítják az Alapkezelő Osztály részére. A foglalkoztatási osztályokon működő eszközök esetében a finanszírozási igény megállapítása a foglalkoztatási osztályok adatszolgáltatása alapján – szükség esetén becsült adatok szerint – történik a Munkaerőpiaci Osztály és a Közfoglalkoztatási Osztály részéről. A foglalkoztatási alaprész decentralizált keretének pénzigénylése a megyére leosztott éves keret összegéig történik a Foglalkoztatási Főosztály érintett osztálya által, figyelembe véve a jóváhagyott előző évi maradvány és a befolyt területi bevétel összegét. A foglalkoztatási alaprész központi keretét terhelő kifizetések esetében a Közfoglalkoztatási Osztály az összesített pénzigényben az irányító szerv által meghatározott keretek figyelembevételével szerepelteti a heti tervezett kifizetések összegét. Startmunka program kiadásai központi és decentralizált keretét terhelő előlegek és támogatások pénzigényét a Közfoglalkoztatási Osztály az általa meghatározott és a foglalkoztatási osztályok által beküldött adatok alapján adja meg az Alapkezelő Osztály számára. A TÁMOP 1.1.2 projekt célcsoportoknak nyújtott támogatásai és a GINOP 5.2.1 program keretében megvalósuló támogatások tekintetében a Munkaerőpiaci Osztály a projekt/program elfogadott költségterve figyelembevételével határozza meg a heti/havi tervezett kifizetések összegét.
8 A bérgarancia támogatás tekintetében a pénzigénylést a Közfoglalkoztatási Osztály – mivel a BA alaprész ún. „felülről nyitott előirányzat” – a virtuális keret figyelembevételével határozza meg. Az Alapkezelő Osztály: • az összesített számfejtési adatok alapján a szolidaritási alaprész terhére kifizetendő álláskeresési ellátások és azok postaköltsége, • az álláskeresési ellátásokból és a keresetpótló juttatásokból levont járulék és adó, • a kincstári tranzakciós díjak, illetékek, • a postai utalványok díja, • a foglalkoztathatósági szakvélemény térítési díja (Startmunka program), • az MSZA és a decentralizált foglalkoztatási alaprész tekintetében az egyéb kiadások finanszírozási igényét határozza meg és a segédtábla megfelelő sorain szerepelteti. Mivel az MSZA alaprész ún. „felülről nyitott előirányzat”, a pénzigénylés a virtuális keret figyelembevételével történik. A pénzigénylésre vonatkozó időszakban – a területi NFA egyes alaprészeivel, illetve önálló kiadási jogcímeivel összefüggően – várható bevételek összegeit szintén az Alapkezelő Osztály állapítja meg. Az Alapkezelő Osztályon összesítésre kerülnek a Munkaerőpiaci Osztály és a Közfoglalkoztatási Osztály által megküldött, ill. az Alapkezelő Osztály által kitöltött segédtáblák adatai. Az Alapkezelő Osztály a Foglalkoztatáspolitikai eszközök működését támogató Pénzügyi Integrált Rendszerben (a továbbiakban: FPIR) az általános szabályok szerint – a tárgy időszakot megelőző hét szerda 12 óráig elkészíti a pénzigényt (11. sz. melléklet). Az osztályvezető ellenőrzését követően a feladattal megbízott ügyintéző elvégzi az FPIR-ben az adatok véglegesítését. A véglegesített adatokat az osztályvezető az FPIR-ben jóváhagyja. A pénzigény irányító szerv által történő elfogadását követően kerül sor a pénzigénylés dokumentumának kinyomtatására, aláírására, majd – az irányító szerv felé – postai úton történő továbbítására. Az igényelt pénzösszeget az irányító szerv a tárgy időszak első munkanapján átutalja a Borsod-AbaújZemplén Megyei Kormányhivatal Foglalkoztatási Főosztály NFA előirányzat-felhasználási keretszámlájára, valamint visszaigazolást küld alaprészek, központi foglalkoztatási alaprész esetében jogcímek szerinti bontásban. Az általános ütemezéstől eltérő pénzigénylés esetén az irányító szerv határozza meg a lebonyolítási számlán történő jóváírás napját. A visszaigazolt jogcímek bevételi keretnek minősülnek, és csak a megjelölt jogcímekre fordíthatók. Ugyanakkor a pénzigénylésben lehetőség van „visszautalás” (felesleg) beállítására, megteremtve ezzel az egyes jogcímek közötti külön kérelem nélküli forrásátcsoportosítás lehetőségét. 2.2. A számlára történő befizetések rendje 2.2.1. Átutalás, készpénzátutalás A visszafizetési kötelezettséggel adott kölcsönök törlesztései, a határozattal visszakövetelt összegek befizetései és az egyéb jogcímen történő befizetések átutalás, készpénzátutalás, valamint az ügyfelek által a Foglalkoztatási Főosztály címére befizetett összegek telepítése útján kerülnek a számlára. A Foglalkoztatási Főosztály címére történő befizetés esetén: a) Az Alapkezelő Osztály ügyintézője a követelésekről vezetett analitikus nyilvántartások alapján beazonosítja a befizetett összeget. b) A befizetési bizonylaton feltüntetésre kerül: - a Magyar Államkincstárnál vezetett, a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal Foglalkoztatási Főosztály NFA előirányzat-felhasználási keretszámla száma - ahová az összeg telepítendő - az alábbi módon: Telepítendő: 10027006-01710049-70000007 - az arra jogosult két személy Kincstárnál bejelentett módon történő aláírása, - dátum és bélyegző lenyomat. c) Az Alapkezelő Osztály ügyintézője a befizetési bizonylatot megküldi a Magyar Posta Zrt. részére telepítés céljából. d) A Magyar Posta Zrt. a befizetett összeget telepíti a területi NFA előirányzat-felhasználási keretszámlájára.
9
2.2.2. Átutalási és beszedési megbízás A Foglalkoztatási Főosztály bevételei behajtására átutalási és beszedési megbízást nyújthat be a Magyar Államkincstáron keresztül az adós vagy kötelezett pénzforgalmi számláját vezető pénzforgalmi szolgáltatóhoz az MNB rendelet értelmében a PFNY 71 (hatósági átutalási megbízás) és a PFNY 41 (beszedési megbízás) nyomtatványok használatával. Hatósági átutalási megbízás A Foglalkoztatási Főosztály követeléseinek behajtását hatósági átutalási megbízás útján kezdeményezheti (pl. bírósági „Fizetési meghagyás” kibocsátása, illetve jogerős visszakövetelő határozaton alapuló visszakövetelés esetén). A kedvezményezett által saját pénzforgalmi szolgáltatója útján kezdeményezett hatósági átutalási megbízás esetén a kedvezményezett fizetési számláját vezető pénzforgalmi szolgáltató a hatósági átutalási megbízás átvételét követően ellenőrzi a hatósági átutalási megbízásban megjelölt kedvezményezett és a pénzforgalmi jelzőszám összetartozását, valamint a rendelkezésre jogosultnak a pénzforgalmi szolgáltatónál bejelentett aláírását [MNB rendelet 31. § (2)]. A hatósági átutalási megbízás adattartalmát a kedvezményezett fizetési számláját vezető pénzforgalmi szolgáltató – az előző bekezdésben leírtak ellenőrzése után – továbbítja a fizető fél fizetési számláját vezető pénzforgalmi szolgáltatóhoz. A fizető fél pénzforgalmi szolgáltatója a hatósági átutalási megbízás átvételét követően soron kívül megkezdi a fizetési megbízásban megjelölt fizető fél és a pénzforgalmi jelzőszám összetartozásának ellenőrzését [MNB rendelet 31. § (3) és (3a)]. A fizető fél fizetési számláját vezető pénzforgalmi szolgáltató a hatósági átutalási megbízásról annak teljesítése, részteljesítése, vagy törvényben meghatározottak szerinti sorba állítása előtt nem értesítheti a fizető fél számlatulajdonost. A fizető felet a pénzforgalmi szolgáltatója a hatósági átutalási megbízás teljesítéséről, részteljesítéséről, valamint sorba állításáról a teljesítéssel, vagy a sorba állítással egyidejűleg a fizetési megbízás adattartalmának közlésével írásban értesíti. Ha a hatósági átutalás sorba állításának kezdete nem munkanapra esik, a pénzforgalmi szolgáltató az értesítési kötelezettségének a következő munkanapon tesz eleget [MNB rendelet 31. § (4) és (5)]. Beszedési megbízás A Foglalkoztatási Főosztály követeléseinek érvényesítésére az MNB rendeletben szereplő beszedési formák közül a felhatalmazó levélen alapuló beszedést alkalmazza. A felhatalmazásban (felhatalmazó levélben) a fizető fél számlatulajdonos a pénzforgalmi szolgáltatójánál bejelentett módon engedélyezi a kedvezményezett számára beszedési megbízás benyújtását. A felhatalmazó levélen alapuló beszedési megbízást a pénzforgalmi szolgáltató – a felhatalmazó levél eltérő rendelkezése hiányában – addig veszi át, illetve teljesíti, ameddig az erre vonatkozó felhatalmazást a fizető fél írásban vissza nem vonja [MNB rendelet 34. § (1) és (4)]. Az NFA követelések tekintetében az átutalási és beszedési megbízások benyújtásával kapcsolatos részletes eljárási szabályokat a „Nemzeti Foglalkoztatási Alapot érintő fizetési/visszafizetési kötelezettségekről és a követelések érvényesítéséről” szóló NGM/4046/2015 Eljárásrend és iratminta katalógus tartalmazza. 2.3. A számláról történő kifizetések rendje Az NFA egyes alaprészei, illetve önálló kiadási jogcímei terhére megítélt foglalkoztatást elősegítő és egyéb támogatások kifizetése az FPIR–ben az Alapkezelő Osztály által elkészített utalványok alapján történik. Az utalványok elkészítéséhez szükséges dokumentumok továbbításának rendjét a foglalkoztatási osztályokról az Alapkezelő Osztályra, ill. Európai Uniós források esetében a Munkaerőpiaci Osztályra a területi NFA teljesítésigazolás készítésének rendjéről szóló hatályos utasítás tartalmazza.
10
Az utalványrendelethez valamennyi szükséges dokumentumot elválaszthatatlan módon, tűzőgép kapoccsal rögzítve kell csatolni. Az Áht. 51. § (2) bekezdése értelmében a költségvetési támogatásban részesülő kedvezményezettet terhelő köztartozás összegét – a Kormány rendeletében meghatározott kivétellel és módon, az állami adó- és vámhatóság adatszolgáltatása alapján – a Kincstár visszatartja, és az állami adó- és vámhatóság megfelelő bevételi számláján jóváírja. Az Ávr. 90. §-a szerint a köztartozás fennállásáról és annak összegéről az állami adó- és vámhatóság a Kincstár elektronikus úton történő megkeresésére adatot szolgáltat. Az Ávr. 90. § (2) bekezdésben meghatározott kivétellel az adatszolgáltatásban szereplő köztartozás, de legfeljebb a költségvetési támogatás kifizetésére irányuló átutalási megbízás összegét a Kincstár kedvezményezettenként és adónemenként – ha valamennyi köztartozásra nem biztosít fedezetet adónemenként, a fennálló köztartozás arányaiban – utalja át az állami adó- és vámhatóságnak. A visszatartott költségvetési támogatásnak megfelelő összegű köztartozás az átutalással megfizetettnek minősül. A Kincstár által végzett köztartozás-vizsgálathoz a költségvetési támogatások kifizetésére irányuló átutalási megbízásokon a Kincstár által meghatározott jelölést kell alkalmazni. Az átutalási megbízás ilyen esetben csoportos megbízásként nem nyújtható be. A költségvetési támogatás visszatartásáról a Kincstár tájékoztatja a kedvezményezettet és a támogatót. A visszatartás a kedvezményezett – a költségvetési támogatás megszerzése érdekében vállalt – kötelezettségeit nem érinti. Ha a Kincstár által kiküldött tájékoztatás a kedvezményezett címének megváltozása vagy bármely más okból nem kézbesíthető, a Kincstár erről tájékoztatja a támogatót. Az állami adó- és vámhatóság adatszolgáltatásának alapja a kedvezményezett adóazonosító száma, melyet a Kincstár megkeresése tartalmaz. A köztartozás levonás az NFA következő előirányzataiból folyósított támogatásokat érinti: - Foglalkoztatási és képzési támogatások (foglalkoztatási alaprész) - a foglalkoztatást elősegítő képzés kivételével - TÁMOP 1.1 Munkaerő-piaci szolgáltatások és támogatások - a foglalkoztatást elősegítő képzés kivételével - Szakképzési és felnőttképzési célú kifizetések. A köztartozás vizsgálat Magyar Államkincstár által történő elvégzéséhez szükséges, hogy valamennyi, az NFA-ból folyósított kifizetés esetében az átutalandó tétel közlemény rovatában megjelölésre kerüljön, hogy az adott tételre alkalmazni kell-e a köztartozás vizsgálat szabályait vagy sem. Erről minden esetben a támogatást nyújtónak kell nyilatkoznia. A Magyar Államkincstár „A számlák feletti rendelkezési jogosultságról, fizetési módokról, fizetési megbízások teljesítési határidejéről” című szabályzat 4.1.1 pontjában foglaltak szerint: • A köztartozás levonás hatálya alá eső átutalások esetén, a közlemény rovatának első sorában az alábbi jelölést kell a megbízónak közölnie: - az első pozíciótól indulva szóközök nélkül: „AA”: jelölés három karakteren, majd a kedvezményezett adószámának első 8 karaktere, vagy az adóazonosító jel 10 karaktere, a nyilatkozatot követően a 15. pozíciótól lehet az utalás rendeltetésére vonatkozó egyéb megjegyzéseket közölni (a 13+1 karakter kincstári ellenőrzésre szolgál), ettől eltérő kitöltés esetén a megbízás visszautasításra kerül. - ha a kedvezményezett határon túli szervezet, és nem rendelkezik magyar adószámmal/adóazonosító jellel az első pozíciótól indulva szóközök nélkül: HT: jelölés három karakteren, a nyilatkozatot követően minimálisan egy szóközt hagyva lehet az utalás rendeltetésére vonatkozó egyéb megjegyzéseket közölni. • A köztartozás hatálya alá nem eső átutalás esetén a közlemény rovatának első sorában az alábbi jelölést kell a megbízónak közölnie: - az első pozíciótól indulva szóközök nélkül: SF: jelölés három karakteren, a nyilatkozatot követően minimálisan egy szóközt hagyva lehet az utalás rendeltetésére vonatkozó egyéb megjegyzéseket közölni.
11 A köztartozás vizsgálat alá eső támogatások esetében, mivel a csoportos átutalási megbízás nem alkalmazható, az átutalásra kerülő állományokat a Kincstár „II. file” szerkezet struktúrájában kell elkészíteni. Az utalás ez esetben a GIRO rendszeren keresztül, tételesen történik. A köztartozás hatálya alá nem eső támogatások kifizetése csoportos átutalással teljesíthető a GIRO rendszeren keresztül. Csoportos átutalás esetén a fizető fél a pénzforgalmi szolgáltatójával történt megállapodás alapján a keretszerződésben foglalt helyen és meghatározott módon az azonos jogcímű, különböző kedvezményezettek javára szóló átutalási megbízásokat kötegelve, csoportos formában is benyújthatja [MNB rendelet 29. § (1)]. A benyújtás minden esetben elektronikus módon, vonali úton az Electra ügyfélprogramon keresztül történik – a forgalmazás-közvetítő tevékenységet ellátó GIRO Zrt. közreműködésével (a továbbiakban: GIRO) – közvetlenül a GIRO-ba. A csoportos átutalás főbb jellemzői: egy csoportos átutalási megbízás több bank több bankszámlájára történő azonos jogcímű átutalásokra vonatkozik, • a megbízás összes tételének teljesítése egyszerre történik, részteljesítés nem lehetséges, • az értéknap megadására 10 naptári napos időtartamot biztosít a rendszer, • a megbízás benyújtásakor a jogosultak általi hozzáférés napja előre ismert, a fizetési rendszer által meghatározott, • a csoportos átutalási megbízás elektronikus adatcsere formátuma szabványosított, ami lehetővé teszi a teljes folyamat automatizálását, • a csoportos átutalási megbízás(ok)ból képzett csomagokat a számlák feletti rendelkezési jognak megfelelő számú megszemélyesítő eszközzel (GIROLock tanúsítvány) kell elektronikusan aláírni, majd beküldeni a GIRO által üzemeltetett rendszernek, • a Számlatulajdonos a csoportos átutalási megbízás befogadásáról, elektronikus aláírás vizsgálatáról és szintaktikai ellenőrzéséről visszajelzést kap a GIRO-tól Csoportos Ellenőrző Jelentés szabványos üzenet formájában, • a Számlatulajdonos – a külső köri (inter) csoportos átutalási megbízás Kincstár Központ általi fedezetvizsgálata eredményéről – a GIRO-tól fedezetvizsgálati szabványos üzenet formájában kap visszajelzést, • a Számlatulajdonos számára a csoportos átutalás teljesülésének nyomon követését megkönnyíti, hogy a megbízásról üzenetszintű napi és összesített (teljesítési határidő végén – terhelési nap+6. nap –, amikor már nem érkezhet több visszautasítás) visszaigazolást kap „Beszámoló jelentés” szabványos üzenet formájában a visszautasított és teljesített tételek felsorolásával – a GIRO-tól, • csoportos átutalásra vonatkozó reklamációk esetén a tételek visszakeresése egyszerű, mivel minden tétel az eredeti küldő üzenetre is utaló egyedi azonosítóval rendelkezik, • a terheléssel azonos napon számlakivonat készül, melyet a Kincstár a nap végén elektronikus úton az Electra ügyfélprogramon keresztül bocsát a Számlatulajdonos rendelkezésére a közleményrovatban a „CSFM…..” feltüntetésével (CSFM=Csoportos fizetési mód) [„A Magyar Államkincstár Szabályzata a számlák feletti rendelkezési jogosultságról, fizetési megbízások teljesítési határidejéről” című szabályzat 3. számú melléklete (Tájékoztató a Kincstár számlavezetési ügyfélkörébe tartozó számlatulajdonosok részére a csoportos fizetési megbízásokról, az átutalás eljárási rendjéről és alkalmazásának szabályairól).] •
A GIRO rendszerbe történő importálást követően az ügyintéző kinyomtatja az átadási jegyzéket/utalási listát. Tételes utaláskor, jelentős tételszám esetén, a nagy terjedelemre tekintettel csak a lista első oldala kerül kinyomtatásra. Az átadási jegyzéket/utalási listát az ellenőrzés elvégzéséért felelős – a kincstárnál bejelentett – két aláíró (a területi NFA vonatkozásában kialakult gyakorlat szerint általában a kifizetés előtti pénzügyi ellenjegyző és utalványozó) felülvizsgálja, majd az ellenőrzés megtörténtét aláírásával igazolja. A felülvizsgálat átadási jegyzék esetében az összegre, a terhelés napjára, a köztartozás vizsgálat szükségessége esetén alkalmazandó formátumra és jelölésre, utalási lista esetén a jogosult megnevezésére, pénzforgalmi jelzőszámára, lakcímére, az átutalandó összegre, az átutalás jogcímére, a terhelés napjára, az ERA kódra, a köztartozás vizsgálat szükségessége esetén alkalmazandó formátum és a közlemény rovat helyességére terjed ki. Hiba esetén gondoskodnak annak korrigálásáról. A számla feletti rendelkezési jogosultság a kincstárral kötött megállapodás szerint bejelentett két személy együttes aláírásával valósul meg. Az ellenőrzésért felelős GIROLock tanúsítvánnyal és kóddal rendelkező két jogosult a GIRO programban az utalandó tételeket elektronikusan aláírják.
12 A GIROLock tanúsítványhoz tartozó kódot zárt borítékban kell megőrizni. Az aláírások megtörténte után az adatállomány elektronikusan továbbításra kerül a GIRO Rt-hez. 3. Számlakivonat A kincstár a számlán történt terhelésről, illetve jóváírásról, valamint a fedezetlen tranzakciókról összevont és tételes számlakivonattal értesíti a számlatulajdonost minden olyan napról, amikor a számlán fizetési tranzakció történt. Az értesítés elektronikus úton vagy számlakivonat számlatulajdonos által megadott címre történő postai úton történő továbbításával, vagy fiókbérlet útján történhet a könyvelési napot követő munkanapon [A Magyar Államkincstár Szabályzata a forintszámla-vezetési szolgáltatásokról 4. pont]. Készpénz átutalási megbízással teljesített befizetések esetén a Postai Elszámoló Központ által a „Pénzforgalmi kiírás” és az úgynevezett „PEK-es” bevételekről készült bizonylat a Postai Elszámoló Központ által a kincstár felé továbbításra kerül. Az Alapkezelő Osztály ügyintézője a számlakivonatot nyomtatott formában és a „Pénzforgalmi kiírás”t, valamint a „PEK-es” bevételekről készült bizonylatot minden munkanapon – (a kincstári fiókból) személyesen – veszi át a kincstártól. 4. Az Egységes Rovat Azonosító kódokkal összefüggő nyilvántartási és egyeztetési szabályok A pénzforgalmi műveletek kezdeményezésekor az Áhsz. 15. sz. mellékletében szereplő Egységes Rovatrendhez rendelt Egységes Rovat Azonosító kód (a továbbiakban: ERA) használat körébe vont számlákra 2014. január 1. napjától az elkülönített állami pénzalapok kezelő szervei ERA-t kötelesek alkalmazni. A kincstári körbe tartozó ügyfelek a pénzforgalmi műveletek kezdeményezésekor – az államháztartási egyedi azonosító (a továbbiakban: ÁHT azonosító) használati körébe vont számlákra – ÁHT azonosítót kötelesek alkalmazni. (ÁHT-I azonosító: Intézmény azonosító, ÁHT-T azonosító: a törvényi előirányzati sorra való megkülönböztető utalás.) [A Magyar Államkincstár Szabályzata a számlák feletti rendelkezési jogosultágról, fizetési módokról, fizetési megbízások teljesítési határidejéről 5-6. pont.] Az irányító szerv a területi NFA egységek rendelkezésére bocsátja az NFA tekintetében használandó – az egyes bevételi és kiadási jogcímekhez rendelt – ERA és ÁHT-T azonosítókat tartalmazó jegyzéket. A támogatott szervezetekre vonatkozó kötelező megbontási kódok, valamint az ERA és ÁHT-T kódok megfeleltetését jelen szabályzat 12. sz. melléklete tartalmazza. Az ERA kód feltüntetése nélküli, vagy nem létező ERA kód feltüntetésével érkező bevétel azonosítás alatt álló bevételként jóváírásra kerül. A folyamatos egyezőség biztosítása érdekében az azonosítás alatt álló bevételek megfelelő kiemelt előirányzatokra történő rendezéséről folyamatosan gondoskodni kell a Kincstár Fiókhoz benyújtott PF1-K „Átutalási megbízás kiegészítő szelvény” használatával. A forgalmi tételekről a Kincstár által készített havi kimutatást egyeztetni kell az Alapkezelő Osztály munkatársa által folyamatosan vezetett Excel formátumú nyilvántartással, valamint a főkönyvi könyveléssel, eltérés esetén kódmódosítást kell beadni a megfelelő formanyomtatvány felhasználásával. Az egyeztetések folyamatos elvégzése az Alapkezelő Osztály feladata. A tárgyévre vonatkozóan a következő év elején a Magyar Államkincstár által meghatározott határnapig helyesbítéseket lehet elvégezni. Az ilyen helyesbítéseknél a kiegészítő szelvényen jól látható módon fel kell tüntetni, hogy előző évet érintő rendezés. 5. Pénzforgalmi nyomtatványok használata A Foglalkoztatási Főosztály az NFA-val összefüggő kiadások lebonyolítására nem használ pénzforgalmi nyomtatványt. A kiadások teljesítése minden esetben elektronikus formában történik.
13 A befizetések (jóváírások) egy részét a fizetésre kötelezettek a Foglalkoztatási Főosztály által rendelkezésükre bocsátott „Készpénz-átutalási megbízás”-sal teljesítik. Ezen nyomtatványokat nyomdában állítják elő, ahol a Kormányhivatal neve, a területi NFA előirányzat-felhasználási keretszámlájának pénzforgalmi jelzőszáma nyomtatott formában már feltüntetésre kerül. A számlával rendelkező ügyfelek fizetési kötelezettségeiket átutalással rendezik. Az átutalási és beszedési megbízás nyomtatványok kitöltését tintával, vagy írógéppel kell elvégezni. A nyomtatványok kitöltésekor az MNB rendeletben foglaltakat kell figyelembe venni. 6. A megyei NFA keretek feletti rendelkezés módjának szabályai Az NGM rendelet: • 2. § (1) bekezdése szerint a foglalkoztatáspolitikáért felelős miniszter határozza meg az NFA előirányzatainak azon részét, amely felett az állami foglalkoztatási szerv hatáskörében eljáró fővárosi és megyei kormányhivatal (a továbbiakban: kormányhivatal) az Ávr. 9. § (8)* bekezdése szerint rendelkezik (a továbbiakban: megyei NFA keret). A kormányhivatal Ávr. 9. § (8) bekezdése szerinti szervezeti egysége vagy a fővárosi és megyei kormányhivatal alkalmazásában álló személy (a továbbiakban együtt: kormányhivatal megyei NFA kerettel gazdálkodó szervezeti egysége) a megyei NFA kerettel önállóan gazdálkodik. • 3. §-a alapján a kormányhivatal megyei NFA kerettel gazdálkodó szervezeti egység vezetője határozza meg a megyei NFA keret azon részét, amely felett az állami foglalkoztatási szerv hatáskörében eljáró járási (fővárosi kerületi) hivatal NFA kerettel gazdálkodó szervezeti egysége (a továbbiakban: járási hivatal) az Ávr. 9. § (8)* bekezdése szerint rendelkezik. • 2. § (5) bekezdése értelmében a foglalkoztatáspolitikáért felelős miniszter az NFA kezeléséhez, felhasználásához kapcsolódó, megyei szintű pénzügyi és számviteli feladatokat az NFA számviteli politikájában, valamint az Ávr. 13. § (2) bekezdése szerinti szabályzatban határozza meg. • 6. § (1) bekezdése szerint a kormányhivatal megyei NFA kerettel gazdálkodó szervezeti egysége megyei NFA kerettel kapcsolatos szakmai és pénzügyi tevékenységét a foglalkoztatáspolitikáért felelős miniszter által vezetett minisztérium ellenőrzi. A megyei NFA keretekkel való gazdálkodáshoz kapcsolódó kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, teljesítésigazolói, érvényesítési, utalványozási és kifizetés előtti pénzügyi ellenjegyzési feladatoknak a Foglalkoztatási Főosztályon és a foglalkoztatási osztályokon történő egységes ellátása érdekében a következők szerint kell eljárni. 6.1. A kötelezettségvállalás és a pénzügyi ellenjegyzés általános szabályai • Az Áht. értelmező rendelkezések 15. pontja alapján kötelezettségvállalás: a kiadási előirányzatok, és – ha jogszabály azt lehetővé teszi – az Áht. 49. § szerinti lebonyolító szerv számára a Kormány rendeletében meghatározottak szerinti rendelkezésre bocsátott összeg terhére fizetési kötelezettség vállalásáról szóló – így különösen a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítésére, szerződés megkötésére, költségvetési támogatás biztosítására irányuló –, szabályszerűen megtett jognyilatkozat. • Az Ávr. 52. § (1) bekezdése szerint kötelezettségvállalásra – jogszabályban meghatározott kivétellel – a) a költségvetési szerv, b) a központi kezelésű előirányzat, a fejezeti kezelésű előirányzat, az elkülönített állami pénzalap, illetve a társadalombiztosítás pénzügyi alapja kezelő szerve, a lebonyolító szerv számára rendelkezésre bocsátott összeg tekintetében a lebonyolító szerv, és c) a helyi önkormányzat, nemzetiségi önkormányzat, társulás, illetve térségi fejlesztési tanács [az a)-c) pont e Fejezet alkalmazásában a továbbiakban együtt: kötelezettséget vállaló szerv] nevében az a) és b) pont szerinti esetben a kötelezettséget vállaló szerv vezetője vagy az általa írásban felhatalmazott, a (4) és (5) bekezdés szerinti kivétellel a kötelezettséget vállaló szerv alkalmazásában álló személy, a c) pont szerinti esetben a (6)-(8) bekezdésben meghatározott személy (a továbbiakban: kötelezettségvállaló) írásban jogosult. • Az Ávr. 52. § (2) értelmében az 52. § (1) bekezdés alkalmazásában
14
•
•
•
•
•
•
a) – ha a fővárosi és megyei kormányhivatal vagy a fővárosi és megyei kormányhivatal járási (fővárosi kerületi) hivatala törvény alapján elkülönített állami pénzalap vagy társadalombiztosítás pénzügyi alapja előirányzatai meghatározott része felett rendelkezési joggal bír – a fővárosi és megyei kormányhivatal vagy a fővárosi és megyei kormányhivatal járási (fővárosi kerületi) hivatalának szervezeti és működési szabályzata alapján e feladatért felelős szervezeti egységének vezetőjét, a kötelezettséget vállaló szerv vezetőjének kell tekinteni a számukra biztosított előirányzatok terhére vállalt kötelezettségek tekintetében. Amennyiben a kötelezettségvállalás a 10 millió Ft-ot forintot eléri, vagy azt meghaladja, illetve az NFA alaprészek közül az előzetes engedélyköteles körbe tartozik, a pénzügyi ellenjegyzés előtt az Alaphoz kirendelt költségvetési főfelügyelővel előzetesen engedélyeztetni kell. A költségvetési főfelügyelő által esetileg és előre meghatározott körben teljesítendő, 10 millió Ftot el nem érő összeg esetén szintén ez az eljárás követendő. Az Áht. 36. § (1) bekezdése szerint a 32. §-ban és a 36. § (5) bekezdésben foglalt kivételekkel a költségvetési év kiadási előirányzatai és - ha jogszabály azt lehetővé teszi - az Áht. 49. § szerinti lebonyolító szerv számára a Kormány rendeletében meghatározottak szerinti rendelkezésre bocsátott összeg terhére kötelezettségvállalásra az azokat terhelő korábbi kötelezettségvállalásokkal és más fizetési kötelezettségekkel csökkentett összegű eredeti vagy módosított kiadási előirányzatok (a továbbiakban: szabad előirányzat) mértékéig kerülhet sor. Az Áht. 37. § (1) értelmében kötelezettséget vállalni a Kormány rendeletében foglalt kivételekkel csak pénzügyi ellenjegyzés után, a pénzügyi teljesítés esedékességét megelőzően, írásban lehet. A pénzügyi ellenjegyzést a kötelezettségvállalás dokumentumán a pénzügyi ellenjegyzés dátumának és a pénzügyi ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni [Ávr. 55. § (1)]. Az 55. § (2) szerint a kötelezettséget vállaló szervnél a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére b) a központi kezelésű előirányzat, fejezeti kezelésű előirányzat, elkülönített állami pénzalap, társadalombiztosítás pénzügyi alapja kezelő szerve esetén a 9. § (1), (6), (7) vagy (8) * bekezdése szerinti szervezeti egység vezetője vagy az általa írásban kijelölt, a kötelezettséget vállaló szerv alkalmazásában álló személy írásban jogosult. Az Ávr. 54. § (6) bekezdése szerint a pénzügyi ellenjegyzőnek meg kell győződnie arról, hogy a költségvetési főfelügyelő az előzetes véleményezési jogát gyakorolhatta-e, ennek során az intézkedés végrehajtásának felfüggesztését nem javasolta. A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére mindaddig nem kerülhet sor, míg az intézkedés véleményezésére nem biztosítottak lehetőséget, vagy a költségvetési főfelügyelő az intézkedés felfüggesztésére vonatkozó javaslatát fenntartja, és az Ávr. 61. § (9) bekezdése szerinti egyeztetés nem történt meg.
Az NGM rendelet 2. § (3) bekezdése értelmében a megyei NFA keret feletti rendelkezés során az Ávr. szerinti pénzügyi ellenjegyző a kötelezettségvállalás fedezetének vizsgálatakor ellenőrzi, hogy a tervezett kötelezettségvállalással a kötelezettségvállalások összege ne lépje túl a kormányhivatal megyei NFA kerettel gazdálkodó szervezeti egysége részére meghatározott megyei NFA keretet.
* Ávr. 9. § (8) Ha a fővárosi és megyei kormányhivatal vagy a fővárosi és megyei kormányhivatal járási (fővárosi kerületi) hivatala törvény alapján elkülönített állami pénzalap vagy társadalombiztosítás pénzügyi alapja előirányzatai meghatározott része felett rendelkezési joggal bír, az azzal kapcsolatos gazdálkodási, nyilvántartás-vezetési, adatszolgáltatási feladatokat a fővárosi és megyei kormányhivatal szervezeti és működési szabályzata alapján e feladatért felelős szervezeti egysége vagy a fővárosi és megyei kormányhivatal vezetője által kijelölt, a fővárosi és megyei kormányhivatal alkalmazásában álló személy látja el.
15
Az Ávr. 54. § (3)-(4) bekezdése értelmében: • Ha a kötelezettségvállalás nem felel meg az Áht. 37. § (1) bekezdésben előírtaknak, a pénzügyi ellenjegyzőnek erről írásban tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót, a kötelezettséget vállaló szerv vezetőjét és gazdasági vezetőjét. • Ha a kötelezettséget vállaló szerv vezetője a tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad a pénzügyi ellenjegyzésre, a pénzügyi ellenjegyző köteles annak eleget tenni és e tényről az irányító szerv vezetőjét haladéktalanul írásban értesíteni. A vezető a tájékoztatás kézhezvételétől számított nyolc munkanapon belül köteles megvizsgálni a bejelentést, és kezdeményezni az esetleges felelősségre vonást. A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére feljogosított személynek a felsőoktatásban szerzett gazdasági szakképzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyiszámviteli képesítéssel kell rendelkeznie [Ávr. 55. § (3)]. Az Ávr. 56. § (1) bekezdése értelmében a kötelezettségvállalást követően haladéktalanul gondoskodni kell annak az Áhsz. szerinti nyilvántartásba vételéről, ezáltal a kötelezettségvállalás értékéből – az Ávr. 46. §-ban foglaltakkal összhangban – a költségvetési év és az azt követő évek szabad előirányzatait terhelő rész lekötéséről. 6.2. A kötelezettségvállalás és a pénzügyi ellenjegyzés közös szabályai a Foglalkoztatási Főosztály osztályain és a foglalkoztatási osztályokon A kötelezettségvállalás olyan intézkedés, amely – a kötelezettségvállalásban megjelölt feltétel teljesülése esetén – fizetési kötelezettséget von maga után. A támogatás megítélésénél figyelembe kell venni az Áht. 50. § előírásait, miszerint: (1) Költségvetési támogatás abban az esetben biztosítható, ha a támogatási igény benyújtója a) megfelel a rendezett munkaügyi kapcsolatok követelményeinek, b) a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről szóló törvényben foglalt közzétételi kötelezettségének eleget tett, és c) jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező más szervezet esetén átlátható szervezetnek minősül. (4) A támogatási igény benyújtásának feltételéül előírható, hogy a támogatási igény benyújtójának ne legyen esedékessé vált és még meg nem fizetett adótartozása - ide nem értve az önkormányzati adóhatóság hatáskörébe tartozó adókat -, valamint járulék-, illeték- vagy vámtartozása. A kötelezettségvállalás dokumentumait (pl. hatósági szerződés, határozat, megállapodás) a Foglalkoztatási Főosztály osztályain és a foglalkoztatási osztályokon a kötelezettségvállaló az IR-ben, FPIR-ben, egyéb informatikai rendszerekben, ill. informatikai támogatottság hiányában Word dokumentumként készíti el. A kötelezettségvállalás – kormányrendeletben meghatározott kivételekkel – csak az Alapkezelő Osztály vezetője vagy az általa kijelölt személy pénzügyi ellenjegyzése után, a pénzügyi teljesítés esedékességét megelőzően, írásban történhet. Pénzügyi ellenjegyzésre az Alapkezelő Osztály vezetője, vagy az általa írásban megbízott személy jogosult. A hatósági szerződés, ill. a határozat – legalább – irattári (eredeti) példányán a kötelezettségvállaló aláírása mellett a pénzügyi ellenjegyzést is fel kell tüntetni, ill. bélyegzőlenyomattal kell szerepeltetni a következő módon: A kötelezettségvállalást pénzügyileg ellenjegyezte:
……………………………. pénzügyi ellenjegyző aláírása
Kelt: ……………,……év………hó…nap (Amennyiben nem a fenti módon történik az ellenjegyzés, a gazdálkodási jogkörök gyakorlása során a kötelezettségvállalás dokumentumán második helyen aláíró minden esetben a pénzügyi ellenjegyzőt jelenti.)
16 A területi NFA tekintetében a kötelezettségvállalást és a kifizetést végző osztály – a legtöbb esetben – nem azonos. A kötelezettségvállalás – az MSZA postaköltség, postai szolgáltatási díj, egyes alaprészeket terhelő működési költség, kincstári tranzakciós díj és illeték kivételével – a Munkaerőpiaci Osztályon és a Közfoglalkoztatási Osztályon, ill. a foglalkoztatási osztályokon, a kifizetés az Alapkezelő Osztályon történik. A kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó pénzügyi ellenjegyző aláírásával az adott eszköz szabad pénzügyi keretének meglétét igazolja, viszont az Áht. 37. § (1) bekezdésében előírt feladat ellátásához – miszerint meg kell győződnie arról, hogy a tervezett kifizetési időpontokban a pénzügyi fedezet biztosított – tekintettel az előző bekezdésben foglaltakra, nem rendelkezik információval. Az előző két bekezdésre tekintettel a területi NFA-t érintően a kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó pénzügyi ellenjegyzés mellett – jelen szabályzat 6.9. pontjában foglaltaknak megfelelően – az Alapkezelő Osztályon a kifizetés előtti pénzügyi ellenjegyzés is megtörténik. A Szolidaritási alaprész ugyan felülről nyitott előirányzat és csak virtuális keret meghatározására kerül sor, az ellenjegyzőnek az álláskeresési ellátások megállapításáról rendelkező határozatot ebben az esetben is ellenjegyezni kell! A kötelezettségvállalást a hatósági szerződés, ill. határozat alapján nyilvántartásba kell venni. Minden alapbizonylatnak egyedi azonosítóval (iktatószám) kell rendelkeznie, és tartalmaznia kell a támogatás konkrét forintösszegét, a kötelezettségvállalások analitikái csak olyan tételeket tartalmazhatnak, amelyek értéke meghatározott. A kötelezettségvállalás analitikus nyilvántartását a kötelezettséget vállaló osztály vezeti. A foglalkoztatást elősegítő támogatások esetében a nyilvántartásnak a tárgyévi kötelezettségvállalásokat havi bontásban, pénzforgalmi szemléletben, a tárgyévet követő évet terhelő kötelezettségeket pedig évenkénti bontásban és egy összegben kell tartalmaznia. A kötelezettségvállalások analitikus nyilvántartásának vezetését az eszközt működtető osztály kijelölt ügyintézője végzi, mely a munkaköri leírásban feladatként meghatározásra kell, hogy kerüljön. A területi NFA tekintetében éven túli kötelezettség vállalható. Az NFA keretei vonatkozásában az áthúzódó kötelezettségvállalás mértéke jogszabály, valamint az irányító szerv által kerül megállapításra. A kötelezettségvállalások nyilvántartására vonatkozó előírásokat az Áhsz. 14. mellékletének II. pontja tartalmazza. 6.3. Kötelezettségvállalás és a pénzügyi ellenjegyzés a Foglalkoztatási Főosztály osztályai által működtetett támogatások esetén A feladatok sajátosságaihoz igazodóan a kötelezettségvállalási jogkör a meghatározottak szerint a főosztályvezető által átruházott hatáskörben valósul meg:
következőkben
a) 500.000 Ft-ig terjedő ügytípusok esetén Kötelezettségvállaló: - Az egyes alaprészek működtetésével kapcsolatos kiadások tekintetében az Alapkezelő Osztályon a főosztályvezető által írásban megbízott személy (FPIR-ben történő rögzítés és hatályosítás miatt). Pénzügyi ellenjegyző: - Az Alapkezelő Osztályon az osztályvezető, vagy az osztály hatáskörébe tartozó kötelezettségvállalások vonatkozásában általa írásban megbízott személy. b) 1.000.000 Ft-ig terjedő ügytípusok esetén Kötelezettségvállaló: - Az Alapkezelő Osztály hatáskörébe rendelt, jogi területet érintő ügyek tekintetében az az Alapkezelő Osztályon a főosztályvezető által írásban megbízott személy (FPIR-ben történő rögzítés és hatályosítás miatt). Pénzügyi ellenjegyző: - Az Alapkezelő Osztályon az osztályvezető, vagy az osztály hatáskörébe tartozó kötelezettségvállalások vonatkozásában általa írásban megbízott személy.
17 c) 2.500.000 Ft-ig terjedő ügytípusok esetén Kötelezettségvállaló: - Az NFA kifizetései tekintetében az Alapkezelő Osztályon a főosztályvezető által írásban megbízott személy (FPIR-ben történő rögzítés és hatályosítás miatt). Pénzügyi ellenjegyző: - Az Alapkezelő Osztályon az osztályvezető, vagy az osztály hatáskörébe tartozó kötelezettségvállalások vonatkozásában általa írásban megbízott személy. d) 5.000.000 Ft-ig terjedő ügytípusok esetén Kötelezettségvállaló az ügy témájától függően: - Munkaerőpiaci Osztály vezetője, távollétében, illetve összeférhetetlenség esetén az ügy témájától függően, a főosztályvezető által írásban megbízott személyek az osztály hatáskörébe rendelt ügyekben a munkaköri leírásban foglaltak szerint, Pénzügyi ellenjegyző - az Alapkezelő Osztály vezetője, vagy az ügy témájától függően a Munkaerőpiaci Osztályon, az osztály hatáskörébe rendelt ügyekben, a munkaköri leírásban foglaltak szerint, az Alapkezelő Osztály vezetője által írásban megbízott személy. e) 20.000.000 Ft-ig terjedő ügytípusok esetén Kötelezettségvállaló: a főosztályvezető-helyettes a Közfoglalkoztatási Osztály hatáskörébe rendelt ügyekben. Pénzügyi ellenjegyző: az Alapkezelő Osztály vezetője, vagy az ügy témájától függően a Közfoglalkoztatási Osztályon az osztály hatáskörébe rendelt ügyekben, az Alapkezelő Osztály vezetője által írásban megbízott személy. f) összeghatártól függetlenül Kötelezettségvállaló: kormánymegbízott, főosztályvezető a főosztályvezető távollétében, illetve összeférhetetlenség esetén:a főosztályvezető-helyettes a Foglalkoztatási Főosztály hatáskörébe rendelt ügyekben. főosztályvezető-helyettes a bérgarancia alaprész terhére történő kötelezettségvállalások esetében. Pénzügyi ellenjegyző: az Alapkezelő Osztály vezetője, vagy az ügy témájától függően: - Munkaerőpiaci Osztályon az osztály hatáskörébe rendelt ügyekben, a munkaköri leírásban foglaltak szerint, - Közfoglalkoztatási Osztályon az osztály hatáskörébe rendelt ügyekben, az Alapkezelő Osztály vezetője által írásban megbízott személy. 6.4. Kötelezettségvállalás és pénzügyi ellenjegyzés a foglalkoztatási osztályok foglalkoztatást elősegítő támogatások és álláskeresési ellátások működtetésével, továbbá a TÁMOP 1.1.2 projekt célcsoportoknak nyújtott támogatásaival és a GINOP 5.2.1 program keretében megvalósuló támogatásokkal összefüggő feladatai során A foglalkoztatási osztályokon, az I. fokon hatáskörükbe rendelt ügyekben a kötelezettségvállalás és ellenjegyzés összeghatárra tekintet nélkül, átruházott hatáskörben valósul meg. Kötelezettségvállalásra és pénzügyi ellenjegyzésre jogosultak: • Kötelezettségvállaló: a járási hivatal vezetője, • a foglalkoztatási osztály vezetője, illetve általa írásban megbízott személy Távollétében, illetve összeférhetetlenség esetén: az általa írásban megbízott személy. • Pénzügyi ellenjegyző: az Alapkezelő Osztály vezetője által írásban megbízott személy Távollétében, illetve összeférhetetlenség esetén: az Alapkezelő Osztály vezetője által írásban megbízott személy.
18 6.5. A teljesítésigazolás és az érvényesítés általános szabályai • • • • •
•
•
•
A teljesítés igazolása során ellenőrizhető okmányok alapján ellenőrizni és igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét [Ávr. 57. § (1)]. Az Ávr. 57. § (2) bekezdése alapján az Alapkezelő Osztály a bevételek tekintetében is elvégzi a teljesítés igazolását. A teljesítést az igazolás dátumának és a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni [Ávr. 57. § (3)]. A teljesítés igazolására jogosult személyeket – az adott kötelezettségvállaláshoz kapcsolódóan – a kötelezettségvállaló írásban jelöli ki [Ávr. 57. § (4)]. Kifizetések esetén a teljesítés igazolása alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét és azt, hogy a megelőző ügymenetben az Áht., az Áhsz. és az Ávr. előírásait, továbbá a belső szabályzatokban foglaltakat megtartották-e [Ávr. 58. § (1)]. Az Ávr. 58. § (2) bekezdése szerint, ha az érvényesítő az előző bekezdésben megjelölt jogszabályok, szabályzatok megsértését tapasztalja, köteles ezt jelezni az utalványozónak. Az érvényesítés nem tagadható meg, ha ezt követően az utalványozó erre írásban utasítja. A további eljárásra az Ávr. 54. § (4) bekezdésében foglalt szabályokat kell alkalmazni. Az érvényesítés a külön írásbeli rendelkezés (utalvány) utalványozása előtt történik. Az érvényesítésnek tartalmaznia kell az érvényesítésre utaló megjelölést és az érvényesítő keltezéssel ellátott aláírását [Ávr. 58. § (3)]. Az Ávr. 58. § (4) bekezdése értelmében érvényesítésre az Alapkezelő Osztály vezetője, vagy az általa írásban kijelölt, a kötelezettséget vállaló szerv alkalmazásában álló személy, írásban jogosult. Az érvényesítési feladatokat ellátó személynek a felsőoktatásban szerzett gazdasági szakképzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyszámviteli képesítéssel kell rendelkeznie.
A támogatás (kifizetés) igénybevételéhez beérkezett bizonylatok esetében az érvényesítőnek kötelezően ellenőrizni kell: 1.
a bizonylatot, elszámolást a kötelezettségvállalás dokumentumában előírt formában és tartalommal állították-e ki, 2. a bizonylatot, elszámolást, az arra jogosult nyújtotta-e be, 3. a beküldött bizonylatok megnevezését, sorszámát, 4. a bizonylat adatainak olvashatóságát, az esetleges javítások szabályszerűségét, 5. a bizonylatot benyújtó megnevezését, azonosító adatait, a pénzforgalmi szolgáltató megnevezését és a pénzforgalmi számlaszámot, 6. a bizonylat kiállításának időpontját és annak az időszaknak a megjelölését, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell, 7. a bizonylaton és a szerződés, megállapodás mellékletében szereplő személyek adatainak megegyezését, 8. az igényelt összeget és a kötelezettségvállalásban szereplő támogatási összeget, 9. összesítetten szereplő adatok esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatokat, 10. a bizonylaton a számviteli rendnek megfelelő, cégszerű aláírás szerepel-e, 11. számla esetén a számvitelről szóló 2000. évi C. tv.167. §-ában, valamint az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. tv. 169.§-ában előírt feltételek teljesülését. A számvitelről szóló törvény hivatkozott paragrafusa szerint a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők: a) b) c)
d)
a bizonylat megnevezése és sorszáma, vagy egyéb más azonosítója, a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül szervezeti egység) megjelölése, a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása, a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása, a bizonylat kiállításának időpontja, illetve – a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően – annak az időpontnak vagy időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell (a gazdasági művelet teljesítésének időpontja, időszaka),
19 e) f) g) h) i) j)
a (megtörtént) gazdasági művelet tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és - a gazdasági művelet jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően - értékbeni adatai, külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között: a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét, bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik, a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás, a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása, továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír.
A gazdálkodó a h) és az i) pontokban foglalt kötelezettségnek oly módon is eleget tehet, hogy a megjelölt adatokat, információkat és igazolásokat az eredeti (elektronikus vagy papíralapú) bizonylathoz egyértelmű, az utólagos módosítás lehetőségét kizáró módon fizikailag vagy logikailag hozzárendeli. A logikai hozzárendelés elektronikus nyilvántartással is teljesíthető. Amennyiben a benyújtott bizonylat, bizonylatok nem felelnek meg az alaki, tartalmi és számszaki követelményeknek, fel kell venni a kapcsolatot a bizonylatot benyújtóval és a hiba kijavításáról intézkedni kell a feltárt hiányosságnak megfelelően. Az általános forgalmi adóról szóló törvény (továbbiakban Áfa törvény) 169. §-ában foglaltak szerint a számla kötelező adattartalma: a) b) c)
a számla kibocsátásának kelte; a számla sorszáma, amely a számlát kétséget kizáróan azonosítja; a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának adószáma, amely alatt a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítette; d) a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének da) adószáma, amely alatt, mint adófizetésre kötelezettnek a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítették, vagy db) adószáma, amely alatt az Áfa törvény 89. §-ban meghatározott termékértékesítést részére teljesítették; vagy dc) adószámának vagy csoportos általános forgalmiadó-alanyiság esetén csoportazonosító számának első nyolc számjegye, amely alatt, mint belföldön nyilvántartásba vett adóalany részére a termékértékesítést, szolgáltatásnyújtást teljesítették, feltéve, hogy a terméket beszerző, szolgáltatást igénybevevő adóalanyra a k) pont szerinti áthárított adó 1 000 000 forintot eléri vagy meghaladja és a termék értékesítője, szolgáltatás nyújtója gazdasági céllal belföldön telepedett le, gazdasági célú letelepedés hiányában pedig lakóhelye vagy szokásos tartózkodási helye van belföldön; e) a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának, valamint a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének neve és címe; f) az értékesített termék megnevezése, annak jelölésére – a számlakibocsátásra kötelezett választása alapján – az Áfa törvényben alkalmazott vtsz., továbbá mennyisége vagy a nyújtott szolgáltatás megnevezése, annak jelölésére – a számlakibocsátásra kötelezett választása alapján – az Áfa törvényben alkalmazott SZJ, továbbá mennyisége, feltéve, hogy az természetes mértékegységben kifejezhető; g) az Áfa törvény 163. § (1) bekezdés a) és b) pontjában említett időpont, ha az eltér a számla kibocsátásának keltétől; h) a „pénzforgalmi elszámolás” kifejezés, a XIII/A. fejezetben meghatározott különös szabályok szerinti adózás alkalmazása esetében; i) az adó alapja, továbbá az értékesített termék adó nélküli egységára vagy a nyújtott szolgáltatás adó nélküli egységára, ha az természetes mértékegységben kifejezhető, valamint az alkalmazott árengedmény, feltéve, hogy azt az egységár nem tartalmazza; j) az alkalmazott adó mértéke; k) az áthárított adó, kivéve, ha annak feltüntetését az Áfa törvény kizárja; l) az „önszámlázás” kifejezés, ha a számlát a terméket beszerző vagy a szolgáltatást igénybevevő állítja ki; m) adómentesség esetében jogszabályi vagy a „Héa-irányelv” vonatkozó rendelkezéseire történő hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása mentes az adó alól;
20 n)
a „fordított adózás” kifejezés, ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett; o) új közlekedési eszköz az Áfa törvény 89. §-ban meghatározott értékesítése esetében az új közlekedési eszközre vonatkozó, az Áfa törvény 259. § 25. pontjában meghatározott adatok; p) a „különbözet szerinti szabályozás – utazási irodák” kifejezés, az Áfa törvény XV. fejezetben meghatározott különös szabályok szerinti utazásszervezési szolgáltatás nyújtása esetében; q) a „különbözet szerinti szabályozás – használt cikkek” vagy a „különbözet szerinti szabályozás – műalkotások”, vagy a „különbözet szerinti szabályozás – gyűjteménydarabok és régiségek” kifejezések közül a megfelelő kifejezés, az ÁFA törvény XVI. fejezetben meghatározott különös szabályok szerinti használt ingóság, műalkotás, gyűjteménydarab vagy régiség értékesítése esetében; r) pénzügyi képviselő alkalmazása esetében a pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma. 6.6. A bizonylatok befogadása, teljesítés-igazolás, érvényesítés a Foglalkoztatási Főosztály osztályain és a foglalkoztatási osztályokon A Foglalkoztatási Főosztály osztályaihoz és a foglalkoztatási osztályokra érkező külső és belső bizonylatok befogadásának általános szabályai: a) Azokról a külső bizonylatokról, amelyek eredeti példányát az ügyfelek számára vissza kell juttatni (pl. számla, adás-vételi szerződés) fénymásolatot kell készíteni. A fénymásolaton fel kell tüntetni, hogy „A másolat az eredetivel mindenben megegyezik”, majd dátummal és aláírással kell ellátni. b) Ugyancsak az a) pontban leírt módon hitelesített példány kerülhet felhasználásra minden egyéb esetben, amikor az eredeti bizonylat felhasználására nincs mód. Pl. a behajthatatlan követelések leírásakor a bírósági végzés, határozat stb. vonatkozásában. c) Az a) pontban említett bizonylatok kivételével valamennyi külső és belső bizonylatot érkeztetni kell, azaz dátummal és szignóval kell ellátni a befogadó osztálynál. A beruházási és fejlesztési célú támogatások, valamint a közfoglalkoztatás támogatása vonatkozásában az eredeti bizonylatokon (pl. számlán, adás-vételi szerződésen) fel kell tüntetni a befogadás tényét, a támogatás jogcímét, majd dátummal és aláírással kell ellátni, ezt követően az a) pontban leírtak szerint hitelesített másolatot kell készíteni. Az eredeti bizonylat az ügyfél részére visszaadásra kerül, az ügyiratba a bizonylatokról készített hitelesített másolat kerül. A támogatott egyén nevére számlázott képzések esetében az osztályokon az ügyintézőnek az alábbi dokumentumokat kell befogadnia: - a képző intézmény által a képzésben résztvevő nevére és pontos címére kiállított számla két példányát (az 1. és 2. példányt, amely nem fénymásolat!), - a számlákról készített számlaösszesítő-jegyzéket („Igazoló lista”), - a képzővel kötött vállalkozási szerződésben felsorolt bizonylatokat. Az osztály ügyintézője a támogatott nevére, címére kiállított számla első – eredeti – példányára felvezeti, ill. bélyegzőlenyomattal szerepelteti az alábbi feljegyzést: „Ezen számla összege a ………... számú hatósági szerződés alapján az NFA decentralizált foglalkoztatási alaprészéből/TÁMOP 1.1.2/GINOP5.2.1 projekt kerete terhére nyújtott támogatás címén közvetlenül a képző intézmény részére kifizetésre került.” valamint a keltezéssel ellátott aláírását. Az ügyintéző az előzőek szerint „érvénytelenített” számlát átadja és a 2. példányon hivatalosan átvéteti, ill. postai úton (tértivevénnyel) továbbítja a támogatott részére. A bizonylatok befogadását követően a teljesítés igazolását a Foglalkoztatási Főosztályvezető ill. a foglalkoztatási osztályvezető által írásban megbízott dolgozók végzik. A teljesítés igazolására szolgáló dokumentumok az IR-ből, az FPIR-ből és egyéb szakmai programokból kerülnek kinyomtatásra. A teljesítést egy gazdasági eseményhez kapcsolódóan valamennyi bizonylaton ugyanolyan dátummal, ugyanannak a jogosultnak kell igazolnia és az aláírását (azonos módon) szerepeltetnie.
21 A teljesítésigazolás az érvényesítés alapja. A teljesítésigazolást annak a személynek kell elvégezni, aki a teljesítésről információval rendelkezik, jelen szabályzatban nevesített és a Foglalkoztatási Főosztályvezető ill. a foglalkoztatási osztályvezető írásban történő megbízása alapján e feladat ellátására jogosult. A kijelölt ügyintéző az aktív eszközöknél a beérkezett elszámoló lapot, eredeti számlát, illetve a kifizetést igazoló egyéb bizonylat támogatott által hitelesített másolatát tartalmilag, alakilag, számszakilag ellenőrzi és igazolja a támogatási összeg jogosságát, összegszerűségét, a hatósági szerződésben vállalt kötelezettségek teljesítését. Kötelezően ellenőrizni (egyeztetni) kell: - az elszámoló laphoz beküldött bizonylatok megnevezését, hiánytalan meglétét, - a hatósági szerződés számát, amennyiben annak módosítása történt, úgy a módosított hatósági szerződés számát, - a támogatott megnevezését, azonosító adatait, a pénzforgalmi szolgáltató megnevezését, és a pénzforgalmi számlaszámot, - a bizonylat kiállításának időpontját és annak az időszaknak a megjelölését, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell, - az elszámoló lapon és a hatósági szerződésben és azok mellékleteiben szereplő foglalkoztatottak adatainak egyezőségét, - az igényelt összeget és a hatósági szerződésben szereplő támogatási összeget, - a támogatott által kifizetett összeg felvételéről szóló bizonylat meglétét, - az elszámoló lapon igényelt összeg alapjául szolgáló bizonylatokat és annak számszaki megfelelőségét, - az elszámoló lapok és az összesített listák adatainak egyezőségét, - a számviteli rendnek megfelelő, cégszerűen aláírt, hiteles dokumentumokat küldött-e a támogatott. Amennyiben az elszámoló lap, illetve a kifizetés egyéb bizonylatai nem felelnek meg az alaki, tartalmi és számszaki követelményeknek, vagy a kifizetések bizonylatának hiteles másolata hiányzik, a kijelölt ügyintéző nem rögzítheti az IR-ben és FPIR-ben az adatokat a teljesítés igazolásához és az átutalás kéréséhez. Ebben az esetben a támogatottat egyeztetés céljából levélben, vagy telefonon értesíteni kell. Az értesítésnek bizonyító erejűnek kell lennie. Az iktatott levél egy példányát az elszámoló laphoz, illetve a kifizetés egyéb bizonylatához kell csatolni, a telefonértesítés tényét pedig az ügyiratban kell rögzíteni tanuk aláírásával és iktatással. Ellenőrzést követően a helyes adatokat az ügyintézőnek rögzítenie kell az IR-ben, FPIR-ben, ill. egyéb szakmai programokban a teljesítés igazolásához és az átutalás kéréséhez. A teljesítés igazolását követően - a FEUVE gyakorlati megvalósítása érdekében - a teljesítésigazolás szakmai programokból kinyomtatott bizonylatán a teljesítésigazolást végző osztály vezetője dokumentálja az általa elvégzett vezetői ellenőrzést. teljesítésigazolással ellátott bizonylatokat az ügy jellegétől függően a foglalkoztatási osztályokon, illetve a Foglalkoztatási Főosztály osztályai az Alapkezelő Osztály vezetője által írásban megbízott – a felsőoktatásban szerzett gazdasági szakképzettségű, vagy legalább középfokú iskolai végzettségű és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel rendelkező – érvényesítő a 6.5. pontban szereplő szempontoknak megfelelően tartalmilag, alakilag, számszakilag ellenőrzi, továbbá vizsgálja a dokumentumok teljeskörűségét, a számítások helyességét. A bizonylatok a támogatási formától, ill. a kifizetés jogcímétől függően lehetnek: elszámoló lap, bérjegyzék, jelenléti ív, számla, számlaösszesítő jegyzék stb. A dokumentumok tartalmi, formai és összegszerűségi vizsgálatán túl az érvényesítő igazolja a fedezet meglétét. Ez esetben az érvényesítő arra vonatkozóan vállal felelősséget, hogy az érvényesített összegre vonatkozóan a pénzügyi keretekkel történő gazdálkodás során az adott osztályon az adott eszköz vonatkozásában a szabad keret rendelkezésre áll-e. A
A támogatott egyén nevére számlázott képzések esetében az érvényesítőnek a számlán, a 6.5. pontban leírtakon túl ellenőriznie kell a számlát kibocsátó felnőttképzést folytató intézmény akkreditációs lajstromszámát, a képzési program megnevezését és kódszámát, valamint a részletfizetés sorszámát is. A munkaviszonyos képzés esetében az érvényesítőnek a munkaadó által beküldött dokumentumok (pl. bérjegyzék, a képző intézmény számlájának másolata, a kifizetéseket igazoló bizonylatok másolata, a támogatott munkavállalók képzésben történő részvételét bizonyító igazolások) alaki
22 tartalmi, számszaki ellenőrzésén túl egyeztetni kell a „Szakmai teljesítésigazolás”-on feltüntetett adatok helyességét. Az érvényesítési feladattal megbízott ügyintéző az ellenőrzési tevékenység elvégzését követően az érvényesítés tényét aláírásával dokumentálja az egyes támogatások eljárási rendjében előírtak szerint az elszámolás alapját képező dokumentumokon, valamint az IR-es eszközök esetében a „Teljesítésigazolás és átutalást kérő bizonylat” elnevezésű dokumentumon, a következő módon: Érvényesítve: ……………………………………… Ft. dátum PH.
Aláírás
Az FPIR-es eszközök esetében az arra jogosult ügyintézőnek az érvényesítést – a fenti módon – szintén fel kell tüntetnie a teljesítésigazoláson. Az egyes támogatások elszámolásával kapcsolatos dokumentumok továbbításának rendjét az osztályokról az Alapkezelő Osztályra, a területi NFA teljesítésigazolás készítésének rendjéről szóló hatályos utasítás tartalmazza. Az Alapkezelő Osztályon az arra jogosult ügyintéző az utalványrendeleten aláírásával igazolja az általa felülvizsgált dokumentumok alapján az érvényesítési feladatok elvégzését. 6.7. Az utalványozás általános szabályai A kiadások utalványozása az érvényesített okmány alapján történik. A bevételek utalványozására a teljesítés igazolását követően kerülhet sor [Ávr. 59. § (1)]. Utalványozni külön írásbeli rendelkezéssel lehet [Ávr. 59. § (2)]. Az Ávr. 59. § (3) bekezdése szerint a külön írásbeli rendelkezésen fel kell tüntetni: a) az „utalvány” szót, b) a költségvetési évet, c) a befizető, kedvezményezett megnevezését, címét, d) a fizetés időpontját, módját, összegét, devizanemét, e) a bevétel, kiadás egységes rovatrend és kormányzati funkció szerinti számát, a terheléssel, jóváírással (kifizetéssel, bevételezéssel) érintett pénzeszköz államháztartási számviteli kormányrendelet szerinti könyvviteli számlájának számát, f) a kötelezettségvállalás nyilvántartási számát, g) az utalványozó keltezéssel ellátott aláírását, és h) az Ávr. 58. § (3) bekezdése szerinti érvényesítést. 6.8. Utalványozás a Foglalkoztatási Főosztályon A kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelésére (utalványozás) érvényesített okmány alapján a Foglalkoztatási Főosztály vezetője vagy az általa írásban felhatalmazott személy jogosult. A bevételi és kiadási utalványrendelet elkészítése az FPIR-ben az Alapkezelő Osztályon történik. Az Alapkezelő Osztályon kialakított gyakorlat szerint a bevételi és a kiadási utalványok az arra jogosultak aláírásával ellátva, tűzőgép kapoccsal összetűzve kerülnek megőrzésre a banki bizonylatok között. Utalványozó: a Foglalkoztatási Főosztály vezetője, illetve átruházott jogkörben a Foglalkoztatási Főosztályvezető-helyettes, és az Alapkezelő Osztály vezetője. Az Alapkezelő Osztály vezetőjének távolléte, illetve összeférhetetlenség esetén: a Foglalkoztatási Főosztályvezető által írásban megbízott Alapkezelő Osztály munkatársa.
23 6.9. Kifizetés előtti pénzügyi ellenjegyzés a Foglalkoztatási Főosztályon Jelen szabályzat „6.2. A kötelezettségvállalás és a pénzügyi ellenjegyzés közös szabályai a Foglalkoztatási Főosztály osztályain és a foglalkoztatási osztályokon” című részben említett sajátos működésre tekintettel a Foglalkoztatási Főosztály a kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó pénzügyi ellenjegyzés mellett a kifizetés előtti pénzügyi ellenjegyzést is alkalmazza. Az Alapkezelő Osztályon a pénzügyi ellenjegyzésre jogosult – a likviditási adatokról vezetett nyilvántartás alapján – az Áht. 37. § (1) bekezdésében előírtak szerint ellenőrzi, hogy a kifizetés időpontjában a területi NFA előirányzat-felhasználási keretszámlán a fedezet rendelkezésre áll-e. Amennyiben igen, ezt a kifizetés előtti pénzügyi ellenjegyző aláírásával igazolja az utalványrendeleten. 6.10. A pénzügyi teljesítés visszaigazolása Az IR-FPIR integráció megvalósulását követően valamennyi utalás az FPIR-ből történik, az utalások teljesítésének visszaírása a kivonat kiadási oldalának rendezésekor történik meg. Az Alapkezelő Osztály ügyintézője a pénzügyi teljesítést követően – a számlakivonat alapján – az utalványrendeleten feltünteti a kincstári terhelés dátumát és a kincstári kivonat számát. A főkönyvi könyvelés az Alapkezelő Osztályon – az irányító szerv utasítása szerint –történik az FPIR főkönyv moduljában. 7. A pénzügyi gazdálkodással kapcsolatos aláírások és az összeférhetetlenség szabályai Az Ávr. 60. § (1)-(2) bekezdése szerint: – a kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző ugyanazon gazdasági esemény tekintetében azonos személy nem lehet. Az érvényesítő ugyanazon gazdasági esemény tekintetében nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és a teljesítést igazoló személlyel. – Kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási és teljesítés igazolására irányuló feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységet a Polgári Törvénykönyv szerinti közeli hozzátartozója, vagy maga javára látná el. 8. A pénzkezeléssel összefüggően aláírásra jogosultak megbízásaira, azok nyilvántartására, hatályosságára és az aláírás-mintákra vonatkozó szabályok Az Ávr. 52. § (2) bekezdése szerinti kötelezettségvállalási jog delegálása esetén a kötelezettségvállalásra vonatkozó (1/a. sz. és 1/b. sz. melléklet), valamint az Ávr. 57. § szerinti teljesítésigazolásra vonatkozó (4/a. sz. és 4/b. sz. melléklet) megbízásokat Foglalkoztatási Főosztály szinten az Alapkezelő Osztály, járási szinten a foglalkoztatási osztályok készítik elő 3 példányban. A megbízásokat készítő osztálynak a kötelezettségvállalásra és teljesítésigazolásra jogosultakra vonatkozóan táblázatot kell készítenie, melyben szerepeltetni kell a megbízottak szokásos módon feltüntetett aláírás mintáját. A foglalkoztatási osztályokon előkészített, majd a megbízó és a megbízott által aláírt megbízások egy példányát, valamint az aláírásokkal ellátott táblázatot – a megbízást, ill. módosítást követő – 5 munkanapon belül kell megküldeni az Alapkezelő Osztályra. A pénzügyi ellenjegyzők megbízásait (2/a. sz. és 2/b. sz. mellékletek) és az érvényesítők megbízásait (3/a. sz. és 3/b. sz. mellékletek) ill. azok módosításait a foglalkoztatási osztályoknak és a Foglalkoztatási Főosztály osztályainak írásban kell kezdeményezniük az Alapkezelő Osztály felé megküldött kérelemben. A kérelem beérkezésétől számított 5 munkanapon belül az Alapkezelő Osztály előkészíti a megbízásokat, valamint a pénzügyi ellenjegyzők és érvényesítők aláírás mintájának szerepeltetésére szolgáló táblázatokat. Az Alapkezelő Osztály az előkészített, majd a megbízó (Alapkezelő Osztály vezetője) által aláírt megbízásokat, valamint a táblázatot megküldi az érintett osztály részére. Az érintett osztály a megbízottak aláírásával ellátott megbízások szignált példányát, valamint az aláírt táblázatokat postafordultával visszajuttatja az Alapkezelő Osztályra.
24 Az utalványozásra jogosultak megbízásait (5/a. sz. és 5/b. sz. mellékletek) az Alapkezelő Osztály készíti elő. Az Alapkezelő Osztály a kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, teljesítés igazolására, érvényesítésre, utalványozásra jogosult személyekről és aláírás mintájukról naprakész nyilvántartást vezet a foglalkoztatási osztályokról beküldött, ill. az Alapkezelő Osztályon készített megbízások és táblázatok alapján.
11. sz. melléklet
