BETA EVIDENCE DOCHÁZKY I. INSTALACE PROGRAMU

BETA – EVIDENCE DOCHÁZKY

I.

INSTALACE PROGRAMU

-2OBSAH 1

ÚVOD – OBECNÝ POPIS PROGRAMU................................................................................................. 3

2

TECHNICKÝ POPIS PROGRAMU......................................................................................................... 3

3

OBSAH INSTALAČNÍHO CD .................................................................................................................. 3

4

INSTALACE PROGRAMU....................................................................................................................... 4 4.1 4.2 4.3

5

DOPORUČENÝ POSTUP .................................................................................................................. 4 UMÍSTĚNÍ SOUBORŮ .............................................................................................................................. 4 UPOZORNĚNÍ ......................................................................................................................................... 4

INSTALACE DATOVÉHO SERVERU INTERBASE............................................................................ 5 5.1 INSTALACE NA LOKÁLNÍ POČÍTAČ ......................................................................................................... 5 5.2 INSTALACE DATOVÉHO SERVERU INTERBASE V POČÍTAČOVÉ SÍTI .................................................... 5 5.2.1 Server .............................................................................................................................................. 5 5.2.2 Pracovní stanice.............................................................................................................................. 5

6

NASTAVENÍ PŘÍSTUPOVÝCH HESEL A PRÁV K DATABÁZI....................................................... 5

7

SPRÁVCE UŽIVATELŮ............................................................................................................................ 6 7.1 LOKÁLNÍ POČÍTAČ ................................................................................................................................. 6 7.1.1 spuštění a přihlášení ....................................................................................................................... 6 7.1.2 otevření databáze ............................................................................................................................ 6 7.1.3 výběr aplikace ................................................................................................................................ 7 7.2 POČÍTAČOVÁ SÍŤ ................................................................................................................................... 7 7.2.1 spuštění a přihlášení ....................................................................................................................... 7 7.2.2 Otevření databáze ........................................................................................................................... 7 7.2.3 volba databáze ................................................................................................................................ 8 7.2.4 výběr aplikace ................................................................................................................................. 8 7.3 SEZNAM PŘÍSTUPOVÝCH PRÁV .............................................................................................................. 9 7.4 ÚPRAVA PŘÍSTUPOVÝCH PRÁV .............................................................................................................. 9 7.5 ZADÁNÍ NOVÉHO UŽIVATELE................................................................................................................. 9 7.6 ZRUŠENÍ UŽIVATELE ........................................................................................................................... 10 7.7 DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ!...................................................................................................................... 10

2

-3-

1

ÚVOD – OBECNÝ POPIS PROGRAMU

Program BETA – EVIDENCE DOCHÁZKY bezprostředně navazuje na předchozí aplikaci ALFA – ŘÍZENÍ PŘÍSTUPU a je tak v pořadí druhým článkem logického souboru programů s obchodním názvem ALFA SOFTWARE. Tyto programy řeší komplexním způsobem problematiku docházky zaměstnanců do zaměstnání, umí sledovat pohyb zaměstnanců v dané lokalitě, zaznamenávat jejich skutečné příchody a odchody do/ze zaměstnání a vypočítávat odpracované doby zaměstnanců. Výsledky jedné aplikace slouží jako vstupní údaje pro aplikaci logicky navazující. Významným koncovým efektem celého souboru aplikací je možnost kompletního zpracování personální a mzdové agendy zaměstnanců programem MZDY UNICOS nebo jakýmkoliv jiným programem pro zpracování mezd. Vstup podkladů pro výpočet mezd do jiného software lze zajistit formou databázových výstupů. ALFA – ŘÍZENÍ PŘÍSTUPU eviduje a řídí pohyb osob ve sledovaných objektech pomocí elektronických identifikačních karet (čipů) a získané údaje průběžně ukládá do jednotlivých záznamů. Záznamy jsou automaticky přenášeny do navazujícího programu BETA – EVIDENCE DOCHÁZKY. Aplikace BETA – EVIDENCE DOCHÁZKY přebírá záznamy o docházce jednotlivých zaměstnanců z ALFY a umožňuje s nimi dále pracovat. BETA Vám nabízí prohlížení docházky jednotlivých zaměstnanců nejen za aktuální, ale i za uplynulé měsíce, možnost kontroly a úprav načtených záznamů v aktuálním měsíci a současně i plánování směn na měsíce následující. K dispozici jsou také různé tiskové výstupy. Výsledky zpracované programem BETA slouží jako vstupní údaje pro navazující program MZDY UNICOS. 2

TECHNICKÝ POPIS PROGRAMU

Vlastní program BETA – EVIDENCE DOCHÁZKY je vytvořen jako 32 bitová aplikace pro prostředí operačních systémů WINDOWS 9x, WINDOWS 2000 a WINDOWS NT. Program pracuje s datovou strukturou CLIENT – SERVER a pro správu dat využívá INTERBASE server. Licence pro užívání INTERBASE serveru je pro koncového uživatele aplikací ALFA SOFTWARE zdarma. Konstrukce programu umožňuje jak instalaci vlastního programu spolu s celou databází a správou této databáze na jednom lokálním PC, tak i používání programu na větším počtu lokálních stanic Vaší počítačové sítě s využitím jednoho samostatného databázového serveru. 3

OBSAH INSTALAČNÍHO CD Na Vašem instalačním CD naleznete následující adresáře:

[Beta-uuu-nnn]

v podadresáři [Disk 1] naleznete soubor Setup.exe, který provede instalaci SW DOCHÁZKOVÝ SYSTÉM – BETA. Číslo uuu je číslem uživatele, číslo nnn určuje rozsah zakoupené licence.

3

-4[Client – InterBase 6.0.1]

instalace INTERBASE serveru pomocí Setup.exe

[Server – InterBase 6.0.1] instalace INTERBASE serveru pomocí Setup.exe [InterBase 6 – 0 - 2]

novější verze INTERBASE serveru, instalace je možná spuštěním samorozbalovacího archivu InterBase6-0-2.exe.

Poznámka: Všechny funkce aplikace BETA – EVIDENCE DOCHÁZKY jsou v obou distribuovaných verzích INTERBASE serveru totožné. 4 4.1

INSTALACE PROGRAMU DOPORUČENÝ POSTUP

Program BETA – EVIDENCE DOCHÁZKY nainstalujete z distribučního CD spuštěním souboru Setup.exe z adresáře [Beta-uuu-nnn]. Celou instalací Vás bude krok za krokem provázet instalační program. Při úspěšné instalaci vznikne ve Vaší programové nabídce Start – Programy nová skupina s názvem AlfaSoftware , která bude obsahovat dva zástupce. Jeden je určen pro spouštění programu BETA – EVIDENCE DOCHÁZKY, druhý pro spouštění pomocného programu SPRÁVCE UŽIVATELŮ. Popisu programu SPRÁVCE UŽIVATELŮ je věnována samostatná kapitola 7. Poznámka: Pokud jste již dříve na počítač instalovali aplikaci ALFA – ŘÍZENÍ PŘÍSTUPU, skupina s názvem AlfaSoftware v nabídce Start již existuje a pouze do ní přibude zástupce pro spouštění programu BETA – EVIDENCE DOCHÁZKY. 4.2

UMÍSTĚNÍ SOUBORŮ

BETA – EVIDENCE DOCHÁZKY je standardně instalován do dvou různých adresářů. Programová část je ve Vašem počítači umístěna do adresáře ALFASOFTWARE\ BETA, datový soubor naleznete v adresáři ALFASOFTWARE\IBDATA. Poznámka: Cílové adresáře lze v případě potřeby změnit hned při instalaci.

4.3

UPOZORNĚNÍ

Pro zajištění funkčnosti programu je nezbytné mít na Vašem PC nainstalován datový INTERBASE server. Jeho instalace neprobíhá automaticky současně s instalací programového vybavení BETA – EVIDENCE DOCHÁZKY. Pokud tento datový server dosud nepoužíváte, nainstalujete jej z distribučního CD podle návodu uvedeného v kapitole 5. 5

4

-5INSTALACE DATOVÉHO SERVERU INTERBASE 5.1

INSTALACE NA LOKÁLNÍ POČÍTAČ

Budete-li používat modul BETA – EVIDENCE DOCHÁZKY pouze na jednom samostatném počítači (nebo na více samostatných počítačích), budete potřebovat na tento počítač (počítače) nainstalovat jak uživatelský modul BETA – EVIDENCE DOCHÁZKY, tak i databázový server. Na distribučním CD najdete v adresáři [Server – InterBase 6.0.1] soubor Setup.exe. Po jeho spuštění se nechte vést instalačním programem. Potvrďte standardní nabídky, při výběru komponent vyberte první dvě řádky, tj. CLIENT a SERVER.

5.2

INSTALACE DATOVÉHO SERVERU INTERBASE V POČÍTAČOVÉ SÍTI

5.2.1

SERVER

Na Vašem databázovém serveru (případně na tom počítači, který bude databázový server představovat) budete kromě uživatelského programu instalovat obě základní části INTERBASE serveru, tedy CLIENT i SERVER (viz předchozí odstavec Instalace na lokální počítač). 5.2.2 PRACOVNÍ STANICE Na jednotlivé pracovní stanice, které budou využívat databázi uloženou jinde, budete potřebovat kromě uživatelského programu nainstalovat z INTERBASE serveru pouze část CLIENT. Instalační soubor Setup.exe pro tuto část naleznete na distribučním CD v adresáři [Client – InterBase 6.0.1]. Poznámka: Při instalaci INTERBASE serveru do počítačové sítě doporučujeme požádat o spolupráci Vašeho správce počítačové sítě. 6

NASTAVENÍ PŘÍSTUPOVÝCH HESEL A PRÁV K DATABÁZI

Jednotlivé záznamy o docházce Vašich zaměstnanců jsou uloženy v databázi PRISTUPY.GDB. Aby s databází mohli jednotliví uživatelé pracovat, je potřeba jim umožnit k této databázi přístup, to znamená nadefinovat přístupová hesla a práva všem uživatelům, kteří budou danou databázi využívat ať už ke čtení, třídění nebo k dalším úpravám záznamů. Nastavení přístupů jednotlivých uživatelů k databázi PRISTUPY.GDB je realizováno prostřednictvím pomocného programu SPRÁVCE UŽIVATELŮ. Tento program je nainstalován automaticky spolu s programem BETA – EVIDENCE DOCHÁZKY (viz kapitola 4. Instalace programu – Doporučený postup) a jeho popis je uveden v následující kapitole. 7

5

-6SPRÁVCE UŽIVATELŮ 7.1 7.1.1

LOKÁLNÍ POČÍTAČ SPUŠTĚNÍ A PŘIHLÁŠENÍ

Pro snadné spuštění využijte zástupce, který vznikl při instalaci modulu BETA a je umístěn v programové nabídce Start – Programy – AlfaSoftware. Po kliknutí na zástupce Vám bude nabídnuto okno Přihlášení. Zde zadejte do kolonky Uživatelské jméno SYSDBA, do kolonky Heslo masterkey. Po přihlášení se zobrazí následující okno: obr. 1

7.1.2

OTEVŘENÍ DATABÁZE

Pro nastavení přístupů na jedné konkrétní pracovní stanici ponechte zaškrtnuté okénko lokální server a potvrďte OK. V následujícím nabídce Správce uživatelů volbou Databáze – Otevřít nastavte pomocí tlačítka Procházet cestu k místu na pevném disku, kde je uložena Vaše databáze PRISTUPY.GDB. (Pokud jste při instalaci ponechali nabízené umístění souborů, naleznete ji v adresáři ALFASOFTWARE\IBDATA.) Ponechejte zaškrtnutou přednastavenou volbu lokální a potvrďte stiskem OK. Další postup je podrobně popsán v následující podkapitole Nastavení přístupů. Poznámka: V případě, že potřebujete nastavit přístupy k databázi, která není uložena na počítači, na němž právě pracujete, přejděte ke kapitole 7.2. POČÍTAČOVÁ SÍŤ.

6

-7obr. 2

7.1.3 VÝBĚR APLIKACE V následující nabídce Výběr aplikace je zobrazen seznam všech aplikací, které databázi PRISTUPY.GDB používají. Kliknutím myší na příslušný řádek vyberte BETA – EVIDENCE DOCHÁZKY a volbu potvrďte stiskem OK. Zobrazí se Vám seznam již existujících uživatelů a jejich přístupových práv. Další postup je popsán v kapitole SEZNAM PŘÍSTUPOVÝCH PRÁV. 7.2 7.2.1

POČÍTAČOVÁ SÍŤ SPUŠTĚNÍ A PŘIHLÁŠENÍ

Pro snadné spuštění využijte zástupce, který vznikl při instalaci Docházkového systému a je umístěn v programové nabídce Start – Programy – AlfaSoftware. Po kliknutí na zástupce Vám bude nabídnuto okno Přihlášení. Zde zadejte do kolonky Uživatelské jméno SYSDBA, do kolonky Heslo masterkey. obr. 3

7.2.2 OTEVŘENÍ DATABÁZE V případě, že databáze PRISTUPY.GDB není uložena na Vašem lokálním PC, zrušte v okně Přihlášení – Podrobnosti – Zvolit jinou databázi přednastavenou volbu Lokální. Tím se Vám zpřístupní políčko Server. Sem zadejte IP adresu Vašeho databázového serveru, 7

-8tj. toho počítače z Vaší počítačové sítě, na kterém jsou v databázi PRISTUPY.GDB uložena Vaše data. Poznámka 1: Databázový server nemusí být nutně shodný přímo se skutečným hlavním počítačem – serverem – Vaší počítačové sítě. Poznámka 2: Místo IP adresy můžete použít také logické jméno databázového serveru, pokud je toto jméno uvedeno v systémovém souboru HOSTS Vašeho počítače a je tak pro stanici známé. Po vyplnění políček Uživatelské jméno, Heslo a Server správnými údaji pokračujte tlačítkem OK. V následující nabídce Správce uživatelů volbou Databáze – Otevřít nastavte správně umístění Vaší databáze PRISTUPY.GDB. Obdobně jako v předchozím kroku vyberte v položce Umístění serveru možnost Vzdálený a do volného pole zadejte opět IP adresu nebo logické jméno databázového serveru. V pravé části Protokol serveru ponechte nastaven typ protokolu TCP/IP. Ostatní přípustné možnosti se využívají jen ve speciálních případech vždy po konzultaci se správcem sítě.

7.2.3 VOLBA DATABÁZE V horním poli Zvolená databáze uveďte úplnou cestu k umístění souboru PRISTUPY.GDB na Vašem databázovém serveru. Vzhledem k tomu, že databázový soubor PRISTUPY.GDB není umístěn na Vašem lokálním PC, ale na jiném vzdáleném počítači, který slouží jako databázový server, nelze použít na tomto počítači funkci tlačítka Procházet a cestu k Vašim datům je potřeba zadat ručně. Pokud jste při instalaci na databázovém serveru ponechali instalačním programem standardní nabízené umístění souborů, úplná cesta k Vašim datům bude C:\ALFASOFTWARE\IBDATA\PRISTUPY.GDB, kde C:\ je pevný disk databázového serveru. Po zadání úplné cesty k Vašim datům stiskněte OK. 7.2.4 VÝBĚR APLIKACE V následující nabídce Výběr aplikace je zobrazen seznam všech aplikací, které databázi PRISTUPY.GDB používají. Kliknutím myší na příslušný řádek vyberte BETA – EVIDENCE DOCHÁZKY a volbu potvrďte stiskem OK. Zobrazí se Vám seznam již existujících uživatelů a jejich přístupových práv. Další postup je popsán v kapitole SEZNAM PŘÍSTUPOVÝCH PRÁV. 7.3

8

-9SEZNAM PŘÍSTUPOVÝCH PRÁV V seznamu již existujících uživatelů a jejich přístupových práv je vždy vlevo před uživatelským jménem ikona, která Vám dává okamžitou informaci o aktuálním stavu nastavení práv jednotlivých uživatelů Mohou nastat tyto 3 varianty: 1.

Červeně přeškrtnutá ikona – uživatel není nadefinován v IB Serveru (na obr. 4 např. EKONOMICKE).

2.

Ikona s červenou pomlčkou – uživatel je nadefinován v IB Serveru, ale nemá nadefinována žádná práva pro přístup k vybrané aplikaci BETA (na obr. 4 např. NOVAK).

3.

Černá ikona – uživatel je nadefinován v IB Serveru a současně má nastavená práva pro práci s vybranou aplikací. Seznam povolených práv vidíte ve sloupci Práva vpravo od uživatelského jména (na obr. 4 např. ADMINISTRATIVA). obr. 4

7.4

ÚPRAVA PŘÍSTUPOVÝCH PRÁV

Upravovat (tj. přidávat nebo rušit dílčí přístupy) lze po dvojím kliknutí na konkrétní uživatelské jméno nebo volbou Uživatel z menu programu.

7.5

ZADÁNÍ NOVÉHO UŽIVATELE

Zadání nového uživatele provedete snadno z menu programu volbou nabídky Uživatel – Nový. Vyplňte jednotlivá políčka karty Osobní údaje uživatele. Všechny údaje vyplňujte bez použití české diakritiky, tedy bez háčků a čárek. Vyplněné údaje potvrďte stiskem OK.

9

- 10 obr. 5

Poznámka: Položky Jméno, 2. jméno a Příjmení nejsou povinné, nemusíte je vyplňovat. Slouží pro snazší orientaci při úpravách hesla nebo práv jednotlivých uživatelů. Uživatelské jméno se nemusí shodovat se skutečným jménem a příjmením uživatele. Program SPRÁVCE UŽIVATELŮ přidá Vámi zadaného nového uživatele do konkrétní vybrané aplikace (v našem případě do Docházkového systému) i do seznamu uživatelů INTERBASE serveru. 7.6

ZRUŠENÍ UŽIVATELE

Zrušení uživatele provedete snadno z menu programu volbou nabídky Uživatel – Zrušit. Program SPRÁVCE UŽIVATELŮ provede zrušení přístupů uživatele k vybrané aplikaci, na serveru bude uživatel zrušen jen v případě, že odpovíte kladně na otázku „Má se zrušit uživatel také na serveru?“

7.7

DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ!

Při instalaci INTERBASE serveru je automaticky správci databáze přiřazeno uživatelské jméno SYSDBA a heslo masterkey. Toto uživatelské jméno a heslo slouží správci databáze pouze pro první spuštění programu SPRÁVCE UŽIVATELŮ. Aby byla zajištěna důsledná ochrana Vašich datových záznamů v databázi, doporučujeme správci databáze změnit si své heslo nejlépe ihned při prvním spuštění programu SPRÁVCE UŽIVATELŮ, nejpozději však před předáním nainstalovaných a správně nastavených aplikací běžným uživatelům. Změnu hesla je možné provést v okně IB Console (volbou Start – Programy – InterBase Server – IB console).

10

-1-

BETA – EVIDENCE DOCHÁZKY II. UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA

1

-2OBSAH3 1.

SPUŠTĚNÍ PROGRAMU, PŘIHLÁŠENÍ, OBECNÝ POPIS MENU ................................................... 3 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

2.

ZMĚNA DATABÁZE......................................................................................................................... 3 ZMĚNA SEZNAMU NABÍZENÝCH DATABÁZÍ ........................................................................... 4 POHYB V NABÍDCE PROGRAMU.................................................................................................. 4 POPIS MENU PROGRAMU .............................................................................................................. 4

NEŽ ZAČNETE – PRVNÍ KROKY .......................................................................................................... 5 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9.

3.

POUŽÍVANÁ TERMINOLOGIE – ZÁKLADNÍ POJMY ................................................................................... 5 DODÁVANÉ ZÁKLADNÍ NASTAVENÍ PARAMETRŮ PROGRAMU ................................................................ 7 DOPORUČENÝ POSTUP NASTAVENÍ ZÁKLADNÍCH PARAMETRŮ .............................................................. 8 ZPŮSOB VYHODNOCENÍ ÚDAJŮ O DOCHÁZCE, ZÁPOČTY SMĚN .............................................................. 9 ÚPRAVY DOCHÁZKY V PŘÍKLADECH .................................................................................................... 10

MENU – POLOŽKA NASTAVENÍ......................................................................................................... 15 1.10. ZÁKLADNÍ SMĚNA ............................................................................................................................... 15 1.10.1. Základní směna zadaná délkou pracovní doby......................................................................... 16 1.10.2. přestávka v Základní směně...................................................................................................... 16 1.10.3. ZÁKLADNÍ SMĚNA JAKO PRACOVNÍ DOBA S PEVNÝMI HRANICEMI............................ 18 1.10.4. Přestávka .................................................................................................................................. 19 1.10.5. Příplatek ................................................................................................................................... 20 1.10.6. mzdový kód ............................................................................................................................... 22 1.11. SMĚNA ................................................................................................................................................ 24 1.11.1. definice nové směny.................................................................................................................. 24 1.11.2. úprava definice směny .............................................................................................................. 27 1.11.3. odstranění směny...................................................................................................................... 28 1.11.4. tisk ............................................................................................................................................ 28 1.12. NEPŘÍTOMNOSTI .................................................................................................................................. 29 1.12.1. nový zaměstnanec - nástup do pracovního poměru v průběhu měsíce ..................................... 31 1.13. DŮVODY UDÁLOSTÍ ............................................................................................................................. 33 1.14. PRACOVNÍ ROZVRHY ........................................................................................................................... 34 1.15. VEDOUCÍ ZAMĚSTNANCI ..................................................................................................................... 35 1.16. HESLA ................................................................................................................................................. 36 1.16.1. ZMĚNA VLASTNÍHO HESLA .................................................................................................. 36 1.16.2. ZMĚNA HESLA JiNÉHO ZAMĚSTNANCE............................................................................. 37 1.17. CESTA PRO EXPORT DAT ...................................................................................................................... 38 1.17.1. VYTVOŘENÍ EXPORTNÍHO SOUBORU ................................................................................ 38 1.17.2. Popis exportního souboru: ....................................................................................................... 39

4.

MENU – POLOŽKA ZOBRAZENÍ ........................................................................................................ 41 1.18. MENU – POLOŽKA ZOBRAZENÍ – OKNO DRŽITELÉ KARET ............................................................... 42 1.18.1. DRŽITELÉ KARET – POPIS OKNA ....................................................................................... 42 1.18.2. Držitelé karet – třídění, výběry podmnožin ze seznamu ........................................................... 44 Držitelé karet – výběr podmnožiny ze seznamu ........................................................................................... 45 1.18.3. držitelé karet – ikona pracovní doba ........................................................................................ 47 1.18.4. držitelé karet – ikona vedoucí................................................................................................... 48 1.18.5. držitelé karet – ikona Docházka ............................................................................................... 49 1.18.6. držitelé karet – ikona tisk ......................................................................................................... 49

1.19.

PŘEHLED DOCHÁZKY MM/RRRR ............................................................................................... 50 1.19.1. 1.19.2. 1.19.3. 1.19.4. 1.19.5. 1.19.6. 1.19.7. 1.19.8. 1.19.9.

PŘEHLED DOCHÁZKY – popis okna ..................................................................................... 50 Docházka – úprava události..................................................................................................... 52 DOCHÁZKA – nová událost .................................................................................................... 53 DOCHÁZKA – zrušení události................................................................................................ 54 DOCHÁZKA – začátek a konec směny v různých dnech .......................................................... 55 DOCHÁZKA – směny ............................................................................................................... 57 DOCHÁZKA – náhled .............................................................................................................. 58 DOCHÁZKA – součet............................................................................................................... 58 DOCHÁZKA – uzavření zpracovaného výkazu ........................................................................ 59

2

-3-

1. SPUŠTĚNÍ PROGRAMU, PŘIHLÁŠENÍ, OBECNÝ POPIS MENU Program spustíte pomocí tzv. zástupce programu, který vznikl při instalaci. Pro rychlé a jednoduché spouštění je vhodné zástupce umístit přímo na pracovní plochu Vašeho počítače. Před zahájením práce s aplikací BETA se budete do programu přihlašovat následujícím způsobem: v nabídnutém okně Přihlášení vyplníte své Uživatelské jméno (přednastavené zůstává jméno uživatele, který aplikaci spouštěl z Vašeho počítače naposledy) a Heslo, zkontrolujete název nabízené databáze a údaje potvrdíte OK. Poznámka: Při zadávání hesla jsou rozlišována malá a velká písmena, proto pozor na omylem zapnutý přepínač CAPS LOCK na Vaší klávesnici! Obr. 4

1.1.

ZMĚNA DATABÁZE

Pokud chcete pracovat s jinou databází než je ta, která je Vám nabídnuta v poli Databáze, zobrazte si pomocí šipky na konci pole Databáze seznam databází a vyberte Vámi požadovanou databázi. Všimněte si políčka Podrobnosti označeného modrou šipkou (obr. 5). Toto pole slouží jednak jako informativní, tzn. popisuje kompletní cestu k vybrané databázi (viz položka Umístění), dále pomocí něj můžete upravovat seznam nabízených databází - viz následující kapitola ZMĚNA SEZNAMU NABÍZENÝCH DATABÁZÍ. Obr. 5

3

-4-

1.2.

ZMĚNA SEZNAMU NABÍZENÝCH DATABÁZÍ

Z předchozího obrázku je patrné, že v okně Přihlášení po stisku tlačítka Podrobnosti můžete snadno upravovat seznam databází. Vybranou databázi můžete jednoduše odstranit ze seznamu nabízených databází stiskem tlačítka Vyřadit ze seznamu. Tlačítko Zvolit jinou databázi Vám umožní pomocí okna Výběr databáze přidávat do seznamu nové databáze. Platí zde stejná pravidla pro práci s lokálním/vzdáleným serverem, jaká jsou popsána v kapitole 7.2.3 NASTAVENÍ PŘÍSTUPŮ V POČÍTAČOVÉ SÍTI.

1.3.

POHYB V NABÍDCE PROGRAMU

V nabídce programu se můžete pohybovat klasickým způsobem pomocí klávesnice. Kurzorové šipky slouží pro pohyb směrem nahoru, dolů a do stran, klávesou Enter potvrzujete vybranou volbu. Aktuální nabídku opustíte kombinací kláves Ctrl-F4, kombinace kláves Alt-F4 ukončí práci s programem. Klávesnicí lze také zadávat tzv. zkracovací volby, což je kombinace klávesy Alt s písmeny podtrženými v jednotlivých položkách menu, například Alt-a pro volbu položky Nastavení apod. Rychlejším a pohodlnějším způsobem je zcela jistě pohyb myší a výběr položek menu stiskem levého tlačítka myši. Všechny činnosti jsou prováděny v tzv. oknech, hlavní okno programu má název Beta a jsou do něj vnořená další pracovní okna. Pro zavírání oken, jejich zmenšování nebo zvětšování, minimalizaci a opětovnou aktualizaci platí obecná pravidla společná pro všechny aplikace operačního systému Windows. Poznámka: Pracovní okno Přehled docházky má výhradní režim. Pokud zůstane okno otevřené, nelze ukončit práci s programem, otevřít nové okno nebo se přepnout do jiného okna. Při minimalizaci okna Přehled docházky na lištu je minimalizován celý program. 1.4.

POPIS MENU PROGRAMU

Po úspěšném přihlášení se otevře pracovní okno aplikace BETA, název pracovního okna programu je Beta. Hlavní menu programu je rozděleno na pět základních částí: ZOBRAZENÍ, VÝSTUPY, NÁSTROJE, NASTAVENÍ, O APLIKACI, KONEC.

4

-52. NEŽ ZAČNETE – PRVNÍ KROKY 1.5.

POUŽÍVANÁ TERMINOLOGIE – ZÁKLADNÍ POJMY

V dalších kapitolách je nadále používána jednotná terminologie, jejíž pojmy korespondují s názvy jednotlivých položek v menu programu. Zavedení a používání této terminologie se nám osvědčilo jak při psaní této uživatelské příručky, tak při komunikaci s uživateli našeho programového vybavení. Držitel karty – osoba, jejíž pohyb sledujeme. Základní směna – je základní pracovní doba, která převažuje u většiny zaměstnanců dané organizace. Není potřeba ji jednotlivým zaměstnancům (držitelům karet) přiřazovat, program ji automaticky nastaví všem držitelům karet, kterým neurčíte jinou směnu, tj. jiný typ pracovní doby nebo jiný pracovní rozvrh. Směna – jiná pracovní doba definovaná odlišně od základní směny. Pracovní rozvrh – pravidelně se opakující cyklus pracovních směn, definovaný uživatelem. Událost – záznam pořízený čtečkou karet (snímačem), skládá se ze dvou základních částí: časového údaje (čas události) a důvodu události. Eviduje pohyb držitele karty (např. příchod do zaměstnání, odchod k lékaři, odchod služebně, příchod od lékaře, odchod na přestávku, odchod ze zaměstnání apod.). Důvod události – určuje charakter a způsob vyhodnocení úseku sledované doby (odpracovaná doba, omluvená doba, neomluvená doba). Evidovaná doba, sledovaná doba – celá doba, po kterou je sledován pohyb držitele karty. Úsek – časové intervaly, části sledované doby. Záznamy jednotlivých událostí (čas události + důvod události) rozdělují evidovanou dobu na úseky. Nepřítomnost – specifický typ úseku, nevzniká skutečným záznamem pohybu sledované osoby. Je to časový interval menší nebo rovný délce příslušné pracovní směny, patří sem např. doba strávená u lékaře, doba nemoci, doba omluveného volna, doba dovolené apod. Plánovaná doba – doba předpokládané přítomnosti, pracovním rozvrhem naplánovaná směna. Smluvní doba – plánovaná doba, odpovídá předpokládané délce směny a délce příslušného fondu pracovní doby. Povinná doba – část smluvní doby, kdy držitel karty musí být přítomen nebo řádně omluven.

5

-6Omluvená doba – omluvená nepřítomnost, v závislosti na důvodu nepřítomnosti placená zaměstnavatelem (dovolená, překážky), placená formou nemocenských dávek (nemoc, ošetřování) nebo neplacená (neplacené volno). Započítaná doba – doba odpracovaná a doba evidovaná jako odpracovaná (např. služební cesta, školení) a doba omluvená. Neomluvená doba – neomluvená nepřítomnost (absence). Uvedené základní pojmy nám poslouží k vysvětlení mechanismu, jakým způsobem jsou data o docházce programem vyhodnocována a zpracovávána.

6

-71.6.

DODÁVANÉ ZÁKLADNÍ NASTAVENÍ PARAMETRŮ PROGRAMU

Aplikace BETA – EVIDENCE DOCHÁZKY je používána v mnoha různých typech společností a firem, proto je potřeba nejprve nadefinovat tzv. základní nastavení programu. Toto nastavení ovlivní chování programu tak, aby výsledek odpovídal konkrétním požadavkům jednotlivých uživatelů, tzn. aby respektoval zvláštní ustanovení interních předpisů a současně aby byly dodrženy povinné principy zpracování plynoucí ze Zákoníku práce. Novým uživatelům je program dodáván pouze v nejjednodušším nastavení. Kromě základní směny je navíc na ukázku nastavena jedna další směna (viz menu Nastavení – Směny) odlišná od základní směny, jeden pracovní rozvrh (viz menu Nastavení – Pracovní rozvrhy) a několik standardních důvodů událostí (viz menu Nastavení – Důvody událostí). Všechny části tohoto nastavení lze upravovat, přidávat libovolné množství dalších definic, případně již existující definice zcela zrušit. Výjimkou je přednastavená základní směna, jejíž definici sice lze upravit, ale nelze ji zrušit. Obecně platí, že údaje o pohybu jednotlivců (tj. jednotlivé události) jsou porovnávány s typem směny zadaným u konkrétního držitele karty. Pokud držitel karty nemá zadaný žádný specifický typ směny, potom jsou události jeho docházky porovnávány se základní směnou, jejíž definice je přístupná k editaci pomocí položky menu programu Nastavení – Základní směna (viz obr.6).

7

-81.7.

DOPORUČENÝ POSTUP NASTAVENÍ ZÁKLADNÍCH PARAMETRŮ

Z výše uvedeného vyplývá, že použitím nabídky Nastavení (viz obr. 6) lze modifikovat základní nastavení programu tak, aby výsledky zpracovaných dat o docházce vyhovovaly všem Vašim požadavkům. 1. V menu programu Nastavení – Základní směna zkontrolujte nastavení základní pracovní doby, případně toto nastavení upravte tak, aby splňovalo Vaše požadavky. Zde zadaná základní směna bude automaticky programem přidělena všem zaměstnancům, kterým neurčíte jiný typ směny. 2. V menu programu Nastavení – Směny nadefinujte všechny varianty pracovních směn, které používáte. 3. V menu programu Nastavení – Nepřítomnosti a doplňte druhy možných nepřítomností.

zkontrolujte, případně upravte

4. V menu programu Nastavení – Důvody událostí zkontrolujte, případně upravte a doplňte typy důvodů událostí. Zde zadané důvody budou dále používány při automatickém vyhodnocování jednotlivých úseků sledované doby i při ručních úpravách docházky jednotlivců. 5. V menu programu Nastavení – Pracovní rozvrhy podle Vašich potřeb zapište jednotlivé pracovní rozvrhy. Pro definici pracovních rozvrhů použijte dříve zadané směny (viz bod 2.). 6. Jednotlivým držitelům karet přiřaďte konkrétní pracovní směny, případně pracovní rozvrhy a zkontrolujte, zda program vyhodnocuje údaje o docházce zaměstnanců správně. obr. 6

Poznámka: Podrobně jsou jednotlivé možnosti položky Nastavení popsány v kapitole 10.

8

-91.8.

ZPŮSOB VYHODNOCENÍ ÚDAJŮ O DOCHÁZCE, ZÁPOČTY SMĚN

Vyhodnocování jednotlivých událostí v rámci jedné pracovní směny a pracovní doby celkem se řídí přesně definovanými pravidly. •

Jednotlivé úseky evidované doby jsou vyhodnocovány každý zvlášť, začátek a konec úseku vznikne záznamem určité události.

•

Charakter události je přímo závislý na použitém důvodu události. Důvod události tedy určuje, jak bude úsek evidované doby vyhodnocen.

•

Při definování jednotlivých důvodů událostí je potřeba věnovat pozornost hodnotám zadávaným do položek přechod z a přechod na. Podle použitého důvodu události bude vyhodnocen příslušný úsek evidované doby a v konečném důsledku i celá evidovaná doba.

•

Důvod poslední události evidované doby by měl mít ve své definici vždy přechod na konec evidované doby. Tím přestává být držitel karty veden v přehledu osob přítomných ve sledovaném objektu.

•

Události Příchod návštěva a Odchod návštěva jsou pouze evidenční, návštěvy figurují v přehledu přítomných osob, doba jejich přítomnosti není nijak započítaná a při vyhodnocování docházky se k ní nepřihlíží.

9

- 10 1.9.

ÚPRAVY DOCHÁZKY V PŘÍKLADECH

V příkladech 1–4 jsou uvedeny některé možnosti, jak upravit zaměstnanci průběh konkrétní pracovní směny. Ke konkrétnímu dni a konkrétní pracovní směně jsou vázány události zaznamenané čtečkou, automatické vyhodnocení těchto údajů však uživateli nevyhovuje a potřebuje docházku upravit. Pro úpravy v rámci jedné směny se používají dříve nadefinované důvody událostí. Úprava směny je potom možná pomocí kláves F6 nebo F7 (nový příchod, nový odchod) nebo pomocí myši tak, jak je popsáno v kapitole 10.3. DŮVODY UDÁLOSTÍ. Ručně vložené údaje jsou oproti údajům ze čtečky znázorněny modrou barvou (údaje ze čtečky černě). V příkladech 5–7 jsou ukázky, jak ošetřit nepřítomnost zaměstnance v případech, kdy na pracovišti chyběl celý den a přestože má plánovanou směnu, neexistují v tento den o pohybu zaměstnance žádné události zaznamenané čtečkou. Příklad 1: školení v rámci pracovní doby Zaměstnanec pracuje na denní 7,5 hodinové směny s pevnými hranicemi od 6.00 do 14.00 hodin, doba před 6.00 hodinou není započítávaná, po 14.00 hodině je započítávaná až po odpracovaných 30-ti minutách. Přestávka v délce 30-ti minut je generovaná automaticky po 4 odpracovaných hodinách.

Dne 5.6. se zaměstnanec zúčastnil školení. Doba strávená na školení je vedená jako neodpracovaná omluvená (důvod události 207 Odchod na školení je nadefinován jako přechod na školení pracovní doba), výpočet mzdy za tuto dobu se řídí podle platných směrnic. Po příchodu ze školení zaměstnanec pokračuje ve své plánované směně – důvod události 107 Příchod ze školení je nadefinován jako přechod na plánovanou dobu.

10

- 11 Příklad 2: školení mimo rámec pracovní doby (např. jazykový kurz ve sledovaných prostorách) Tentýž zaměstnanec jako v příkladě 1 se zúčastnil školení mimo rámec pracovní doby.

Dne 12.6. měl jazykový kurz. Ve 14.07 odešel ze svého pracoviště (jeho plánovaná směna už skončila a zaměstnanec má řádně odpracováno 7,5 hodin), v 16.05 se vrátil zpět na pracoviště a v 16.12 opustil sledovaný objekt. Dne 16.6. měl jazykový kurz již od 13.00 hodin. Doba strávená na kurzu není započtená jako odpracovaná, protože důvod události 300 Odchod na školení-jazyky je definován jako přechod z jakékoliv doby na konec evidované doby. Po skončení kurzu se zaměstnanec v 15.00 vrátil zpět na pracoviště (důvod události 301 Příchod ze školení-jazyky je definován jako přechod z jakékoliv doby na plánovanou dobu) a v 15.06 opustil sledovaný objekt. Za tento den má odpracováno pouze 6,5 hodin a vznikl mu takto rozdíl mezi plánovanou a skutečně odpracovanou dobou -1:00 hodina. Dne 17.6. proto zaměstnanec zůstal pracovat o 1 hodinu déle.

11

- 12 Příklad 3: návštěva lékaře během pracovní doby Zaměstnanec strávil u lékaře 40 minut času z pracovní směny. Tato doba je evidovaná jako omluvená neodpracovaná.

12

- 13 Příklad 4: odchod služebně 4.6.2003 zaměstnanec odešel služebně v 6.37 a vrátil se zpět do sledovaného objektu v 7.05. Doba strávená mimo objekt je zaměstnanci plně započítána jako doba odpracovaná – použitý důvod odchodu a příchodu je služebně. Poznámka: K tomuto dni již není potřeba vázat jako důvod nepřítomnosti S, nejedná se totiž o celodenní nepřítomnost a situace je ošetřena důvodem ochodu a příchodu.

Poznámka: požadavky na způsob vyhodnocování jednotlivých úseků pracovní doby se u různých subjektů liší. Výše uvedené příklady jsou pouze ilustrační. Změnou definic v položce menu Nastavení lze nastavit vyhodnocování podle takových pravidel, která budou vyhovovat právě Vašim požadavkům.

13

- 14 Příklad 5: celodenní nepřítomnost na pracovišti – služební cesta Zaměstnanec z příkladu 4 byl dne 5.6. na služební cestě, k tomuto dni nemá evidovány žádné události (čtečka nezaznamenala žádné průchody), zaměstnanci je za tento den započtena odpracovaná doba v délce plánované směny. Celodenní nepřítomnost jsme v tomto případě ošetřili přiřazením důvodu S k datu 5.6. Příklad 6: celodenní nepřítomnost na pracovišti – dovolená Zaměstnanec z příkladu 4 měl 6.6. 1 den dovolené. K tomuto dni nemá evidovány žádné události (čtečka nezaznamenala žádné průchody), zaměstnanci je za den dovolené započtena délka plánované směny jako doba neodpracovaná omluvená. Celodenní nepřítomnost jsme v tomto případě ošetřili přiřazením důvodu D k datu 6.6. Příklad 7: celodenní nepřítomnost na pracovišti – nemoc Zaměstnanec z příkladu 4 od 26.6. onemocněl. Za dny, kdy měl plánovány směny, je zaměstnanci započtena délka plánované směny jako doba neodpracovaná omluvená. Celodenní nepřítomnost jsme v tomto případě ošetřili přiřazením důvodu N ke dnům 26.-30.6. Poznámka: Pokud je zatržena u definice Důvod nepřítomnosti volba Opakovat v dalších dnech, potom stačí písmeno N doplnit pouze k prvnímu dni nemoci a na další dny s chybějícími událostmi ze čtečky program doplní tentýž důvod nepřítomnosti sám. V záložce Součet se výše uvedené nepřítomnosti z příkladů 5–7 projeví takto:

14

- 15 3. MENU – POLOŽKA NASTAVENÍ 1.10. ZÁKLADNÍ SMĚNA Základní směna je pracovní doba, která převažuje u většiny zaměstnanců. Pokud nepřidělíte zaměstnanci jiný typ pracovní doby, je mu automaticky přidělena základní směna a pracovní doba takového zaměstnance je potom vyhodnocována podle definice základní směny. V dodaném základním nastavení programu je základní směna nadefinována jako standardní osmihodinová pracovní doba s 30-ti minutovou přestávkou po více než 4 odpracovaných hodinách. Pokud dodané nastavení základní směny Vašim potřebám nevyhovuje, můžete si jej upravit volbou menu programu Nastavení – Základní směna. Provedené změny zapíšete tlačítkem Ulož, volba Zpět slouží k návratu do předchozího menu bez uložení zadaných údajů. obr. 7

15

- 16 1.10.1.

ZÁKLADNÍ SMĚNA ZADANÁ DÉLKOU PRACOVNÍ DOBY

Základní směnu můžete zadat délkou pracovní doby s tím, že není požadován příchod zaměstnance na určitou hodinu a je sledována pouze délka odpracované doby.

•

údaje v položkách započítat a nejméně po jsou zadávány v minutách;

•

položka započítat po určuje nejmenší započítávaný úsek pracovní doby (na obr. je započtených každých odpracovaných 5 minut);

•

položka po nejméně definuje délku odpracované doby, po které začne být započítáváno každých odpracovaných 5 minut pracovní doby; (na obr. je nastaveno započtení každých 5-ti minut odpracované doby, pokud zůstane zaměstnanec v zaměstnání od svého příchodu déle než 30 minut); poznámka: hodnota vyplněná v položce nejméně by měla být vždy vyšší nebo rovna hodnotě vyplněné v položce započítat ;

•

hodnota v políčku Časy započítat po ovlivňuje zaokrouhlování jednotlivých úseků pracovní doby - viz. údaje ve sloupci Doba-D v pravé části okna Přehled docházky.

1.10.2.

PŘESTÁVKA V ZÁKLADNÍ SMĚNĚ

Přestávka v délce 30-ti minut je definována v intervalu od 10 do 12 hodin vždy po odpracování 4 ½ hodin (v definici znázorněné na obr. je pro započtení přestávky vyžadován i průchod přes čtecí zařízení - např. do šatny, jídelny apod.).

16

- 17 Příklad: zaměstnanec má přiřazenu dne 13.6. ranní směnu se začátkem v 5:00 hod., dne 16.6. má jiný typ ranní směny se začátkem v 7:30 hod. Na rozdíl od předchozí definice u těchto směn není vyžadován průchod na přestávku přes čtecí zařízení. Přestávka je proto programem automaticky generována v délce 30-ti minut po 4 ½ odpracovaných hodinách. V přehledu docházky je takto generovaná přestávka zvýrazněna červenou barvou. Více se o způsobech definování přestávek dozvíte v kapitole 10.1.4 TYP PŘESTÁVKY)

17

- 18 1.10.3. ZÁKLADNÍ HRANICEMI

SMĚNA

JAKO

PRACOVNÍ

DOBA

S PEVNÝMI

Další variantou zadání základní směny je pracovní doba s pevnými hranicemi. Dodržování pracovní doby je potom sledováno na základě údajů nastavených v políčku Začátek, Konec (viz. obr.) Obdobně jako v předchozím případě i zde je nastaveno započtení určitého počtu minut odpracované doby po minimální době strávené na pracovišti (na obr. 8 je nastaveno započtení každých odpracovaných 15-ti minut, pokud zaměstnanec přišel před začátkem pracovní doby a zůstal alespoň 30 minut, obdobně je započteno každých odpracovaných 15 minut po skončení pracovní doby); obr. 8

18

- 19 1.10.4.

PŘESTÁVKA

Přestávky mohou být definovány různými způsoby tak, aby vyhovovaly požadavkům uživatele. Definice nových přestávek i úpravy již dříve definovaných přestávek se provádí v pracovním okně Směna. Přestávka nadefinovaná v jedné směně je uložena do seznamu přestávek, který je pro všechny směny stejný a je přístupný z kterékoliv definované směny.

NOVÁ DEFINICE Pro zadání nového typu přestávky zvolte v pracovním okně Směna, + Přestávka, Nová přestávka. Nabídne se Vám pracovní okno Přestávka.

1. Do políčka Označení zadejte libovolný uživatelský název, pod kterým bude přestávka figurovat v nabídce přestávek. 2. Vyplňte údaje V intervalu od do. Tyto údaje určují, v jakém časovém úseku může být přestávka realizována. 3. Vyplňte délku přestávky a údaj, kdy nejpozději má vzniknout nárok na přestávku. Oba údaje zadávejte v minutách. 4. Pokud pro uznání přestávky vyžadujete od svých zaměstnanců průchod čtečkou (např. průchod na šatnu, do jídelny apod.), zatrhněte příslušného políčko. V opačném případě bude přestávka zaměstnancům generována automaticky na základě dalších definovaných údajů (povolený interval přestávky, určený začátek směny).

19

- 20 ÚPRAVA JIŽ ULOŽENÉ DEFINICE V okně Směna nalezněte a vyznačte modře (kliknutím myši) tu přestávku, kterou chcete editovat a zvolte Upravit. Provedené úpravy potvrďte OK. PŘIDÁNÍ NOVÉ PŘESTÁVKY KE SMĚNĚ V okně Směna zvolte + Přestávka a ze seznamu vyberte tu přestávku, kterou požadujete přiřadit editované směně. ODSTRANĚNÍ PŘESTÁVKY ZE SMĚNY Pro odstranění již zadané přestávky vyznačte (opět v okně Směna) v seznamu přestávek tu, kterou chcete vymazat a zvolte Odstranit.

1.10.5.

PŘÍPLATEK

Obdobně jako přestávky lze v okně Směna definovat a upravovat různé typy příplatků ke mzdě tak, aby vyhovovaly požadavkům uživatele. V závislosti na počtu odpracovaných hodin v jednotlivých pracovních směnách nebo režimech lze generovat výstupy z docházky do mzdového systému včetně příslušných příplatků a výrazně tak zjednodušit evidenci a kontrolu podkladů pro zpracování mezd.

NOVÁ DEFINICE V pracovním okně Směna zvolte + Příplatek, Nový příplatek. Nabídne se pracovní okno Příplatek.

20

- 21 1. Do políčka Označení zadejte libovolný uživatelský název, pod kterým bude příplatek figurovat v seznamu příplatků. 2. Údaje V intervalu od do určují, v jakém časovém úseku bude přiznán nárok na příplatek, Zaokrouhlit (min) je údaj v minutách, který určuje, zda a jak bude odpracovaná doba zaokrouhlována pro výpočet nároku na příplatek. Zaokrouhlení probíhá vždy směrem např. na celé čtvrthodiny, půlhodiny, hodiny apod. Příklad: Na obr. 9 je zadán odpolední příplatek, na který vznikne zaměstnanci nárok, pokud bude v intervalu od 16.00 do 22.00 hodin pracovat déle než 2 hodiny. Zaokrouhlení je na každých celých 5 minut odpracovaných v odpoledních hodinách, tzn. pokud odpracuje na směně v rámci zadaného časového intervalu 2 hodiny a 37 minut, budou mu za tuto směnu započteny 2 hodiny 35 minut práce s nárokem na odpolední příplatek. Při exportu do mezd bude doba s nárokem na odpolední příplatek přenášena pod mzdovým kódem 222. obr. 9

Poznámka: Export do SW pro zpracování mezd probíhá za každého zaměstnance po jednotlivých dnech. Je tak zajištěna snazší kontrola exportovaných údajů. V SW MZDY UNICOS lze zajistit vstup těchto údajů již zaokrouhlených na celé hodiny (součet hodin a minut za jednotlivé dny zaokrouhlený na celé hodiny směrem dolů).

21

- 22 1.10.6.

MZDOVÝ KÓD

S možností zadání mzdového kódu se setkáte buď při definování příplatků (kapitola 10.1.5) nebo při definování jednotlivých typů směn (pracovní okno Směna, viz obr. 7). Do políčka Mzdový kód je zadáváno číslo mzdy, pod kterým budou údaje vypočtené programem BETA přenášeny do Vašeho mzdového programu. Pod číslem mzdového kódu se tisknou i počty odpracovaných hodin v přehledech docházky jednotlivců (obr. 11). Ukázka exportu vypočtených údajů: obr.10

Podrobný popis exportního souboru naleznete v kapitole 10.8. CESTA PRO EXPORT DAT.

22

- 23 Ukázka výtisku měsíčního přehledu docházky: obr. 11

23

- 24 1.11. SMĚNA 1.11.1.

DEFINICE NOVÉ SMĚNY

Pro definici nové směny zvolte z menu položky Nastavení - Směna. Zadání nové směny Vám bude umožněno po stisku ikony Přidat novou. Pro zadávání údajů platí všechna pravidla popsaná v kapitole 10.1. ZÁKLADNÍ SMĚNA a v příslušných podkapitolách. Při definici nové pracovní směny se setkáte s několika dosud neznámými položkami: Číslo směny: Název: Popis: Zápočet směny: Doba: Označení: Barva: Pořadí v nabídce: Povinná doba: Smluvní doba:

nevyplňujte, SW si generuje číslo směny automaticky. alfanumerický řetězec max. 20 znaků, pod tímto názvem bude směna nabízena v okně Přehled docházky v záložce Směna. nepovinný údaj, slouží k podrobnějšímu popisu směny, je to alfanumerický řetězec v délce max. 50 znaků. vyberte ze dvou možností – pevná nebo pružná doba. při definici pracovní směny zůstává obvykle přednastavená hodnota odpracovaná doba. označení směny v maximální délce na 3 znaky se zobrazí u těch dnů, ke kterým tuto směnu přiřadíte. slouží k rozlišení směn v nabídce. vyplněná hodnota ovlivňuje pořadí směn zobrazených v nabídce. doba, po kterou musí být zaměstnanec přítomen délka pracovní směny Různé hodnoty v položkách Povinná doba a Smluvní doba se nejčastěji využívají v definicích pružné pracovní doby. Tyto položky slouží k určení způsobu jak a v jaké délce bude zaměstnanci započítána pracovní doba v případě pozdního příchodu v případě dřívějšího odchodu v případě vícenásobného odchodu a příchodu během jedné směny v případě celodenní nepřítomnosti. Způsob vyhodnocení pracovní doby vždy záleží na použití konkrétního důvodu příchodu nebo odchodu a na příslušných definicích těchto důvodů – více se dočtete v kapitole 10.3. NEPŘÍTOMNOSTI.

24

- 25 -

Příklad: na obrázku č. 12 je ukázka definice ranní směny. Směna je definovaná jako pevná pracovní doba o délce 7,5 hodin. Zaměstnanci je započítávána jako odpracovaná taková doba, kterou stráví v zaměstnání mezi 6.00 – 14.10 hod. (vyjma 30-ti minutové přestávky na jídlo a oddech). Podmínkou je, aby zaměstnanec po příchodu do zaměstnání zůstal pracovat alespoň 60 minut (položka nejméně). Před 6.00 hodinou není zaměstnanci započítávána žádná doba, po 14.10 hod. je započítávána každá navíc odpracovaná celá hodina, pokud zaměstnanec zůstane pracovat déle než 60 minut po konci své pracovní doby (položky Před začátkem a Po skončení). Povinná i smluvní doba jsou v tomto případě totožné. obr.12

25

- 26 Na obrázku č. 13 je pro ilustraci zobrazena definice pružné pracovní doby. Hodnoty v položkách Povinná doba a Smluvní doba jsou odlišné, jejich význam si osvětlíme v kapitole 10.3. NEPŘÍTOMNOSTI. obr. 13

26

- 27 1.11.2.

ÚPRAVA DEFINICE SMĚNY

Ze seznamu směn vyberte tu, kterou chcete opravit. Stiskem ikony Editovat nebo dvojím poklepáním myší na řádku s vybranou směnou se Vám otevře okno s definicí. Po provedení úprav nezapomeňte změny potvrdit stisknutím tlačítka Ulož. obr. 14

27

- 28 1.11.3.

ODSTRANĚNÍ SMĚNY

Ze seznamu směn vyberte tu, kterou chcete odstranit a stiskněte ikonu Odstranit. Pokud si myslíte, že by se Vám již hotová definice směny mohla v budoucnu ještě někdy hodit a nechcete ji odstranit natrvalo, zvolte mírnější variantu – v okně s definicí směny zaškrtněte políčko Neuvádět v nabídce směn. Směna nebude nadále zobrazována v záložce Směny v okně Přehled docházky a při tom bude uchována pro případné použití v budoucnosti. 1.11.4.

TISK

Pro kontrolu a přehled lze vytisknout stiskem ikony Tisk seznam všech dosud nadefinovaných směn. obr. 15

28

- 29 1.12. NEPŘÍTOMNOSTI Volbou položky menu Nastavení – Nepřítomnosti lze upravovat seznam nabízených druhů celodenních nepřítomností v záložce Důvody nepřítomnosti v okně Přehled docházky. Celodenní nepřítomnost se používá k úpravě docházky v případě, že držitel karty (zaměstnanec) skutečně v zaměstnání nebyl a u jednoho nebo u více dní v měsíci chybí v přehledu docházky události přenesené automaticky nebo vložené ručně (neexistují žádné záznamy typu příchod/odchod).

Pomocí okna Nepřítomnosti a v něm obsažených ikon můžete upravovat seznam celodenních nepřítomností i konkrétní vybraný typ nepřítomnosti.

Pro ilustraci uvádíme na obr. 16 a 17 dvě různé definice celodenní nepřítomnosti – celodenní návštěvu lékaře a nemoc. Na nich si objasníme význam položek Opakovat v příštích dnech, Dopočítat do povinné doby a Dopočítat do smluvní doby.

29

- 30 obr. 16

V definici na obr. 16 je nastaven způsob ošetření celodenní nepřítomnosti zaměstnance z důvodu návštěvy lékaře. Doba jeho nepřítomnosti je vyhodnocena jako neodpracovaná omluvená. Do měsíčního fondu pracovní doby je zahrnuta z tohoto dne jenom ta doba, která je v definici příslušné směny uvedená jako doba povinná. Další celodenní návštěva u lékaře předpokládána není, proto není příslušné políčko zaškrtnuto. obr. 17

V definici na obr. 17 je nastaven způsob ošetření celodenní nepřítomnosti zaměstnance v případě onemocnění. Doba nepřítomnosti je vyhodnocena jako neodpracovaná omluvená. Do měsíčního fondu pracovní doby je zahrnuta z těchto dní celá délka směny, probíhá automatický dopočet do smluvní doby. Nemoc je obvykle vícedenní záležitostí, proto je v tomto případě zaškrtnuto políčko Opakovat v příštích dnech. Při úpravách docházky nemocného zaměstnance stačí vložit typ celodenní nepřítomnosti na první den, do ostatních

30

- 31 dnů přenáší program automaticky stejný typ nepřítomnosti tak dlouho, dokud nenalezne u některého z následujících dnů událost typu příchod/odchod.

1.12.1. NOVÝ ZAMĚSTNANEC - NÁSTUP DO PRACOVNÍHO POMĚRU V PRŮBĚHU MĚSÍCE Celodenní nepřítomnost může vzniknout také v případech, kdy zaměstnanec nastoupí do pracovního poměru v průběhu kalendářního měsíce. Události typu příchod/odchod se tedy v přehledu docházky začnou zobrazovat až ode dne nástupu do pracovního poměru. Předchozí dny je potřeba ošetřit zadáním typu celodenní nepřítomnosti tak, aby se nezobrazovala délka plánované ale neodpracované směny zápornými červenými čísly ve sloupci Rozdíl. Doporučený postup: dny před začátkem pracovního poměru je nutné zaměstnanci omluvit tak, aby délka směn byla zobrazena ve sloupci Neodpracovaná doba. Současně potřebujeme zajistit, aby v exportním souboru do mezd tyto dny vůbec nebyly vidět, proto musí zůstat mzdový kód u důvodu nepřítomnosti nulový. Nejedná se tedy o klasické náhradní volno, které je spojeno s příslušným kódem mzdy. Upravte si stávající důvod nepřítomnosti nebo zadejte nový podle následujícího obrázku: obr. 18

Zaměstnanci přiřaďte pracovní směnu nebo pracovní režim. Před uzavřením výkazu nového zaměstnance ošetřete dny s „červenými čísly“ nově zadaným typem celodenní nepřítomnosti. Pokud máte celodenní nepřítomnost (například „omluvené volno“) definovanou podle obr. 18, stačí Vám jednoduše vybrat tento nově zadaný nebo upravený důvod nepřítomnosti a jedenkrát kliknout myší na prvním dni, který potřebujete zaměstnanci omluvit. Ke všem dalším dnům, ve kterých neexistují události, se zvolený důvod nepřítomnosti doplní automaticky. Na obr. 19 vidíte přehled docházky nového zaměstnance před úpravou, na obr. 20 již po úpravě nachystaný k uzavření.

31

- 32 obr. 19

obr.20

32

- 33 1.13.

DŮVODY UDÁLOSTÍ

Možnostem používání různých důvodů událostí při úpravě docházky jsme se poměrně podrobně věnovali v kapitole 9.5. ÚPRAVY DOCHÁZKY V PŘÍKLADECH. Nové důvody událostí lze definovat nebo případně upravovat obdobně jako Směny nebo Nepřítomnosti. Z menu programu zvolte nabídku Nastavení – Důvody událostí. Pomocí okna Důvody přerušení a v něm obsažených ikon můžete upravovat seznam důvodů i důvody jednotlivě. obr. 21

Při úpravách důvodů událostí věnujte náležitou pozornost zejména hodnotám v položkách Přechod z a Přechod na. Tyto hodnoty ovlivňují způsob výpočtu a vyhodnocení pracovní doby. Při vyplňování políčka Důvod doporučujeme dodržovat rozlišení událostí typu příchod/odchod následovně: příchod – čísla důvodů 100 a dál odchod – čísla důvodů 200 a dál.

33

- 34 1.14. PRACOVNÍ ROZVRHY Nové pracovní rozvrhy lze definovat a upravovat v okně Rozvrhy (volba menu programu Nastavení – Pracovní rozvrhy. obr. 22

K definici nového pracovního rozvrhu používáme dříve zadané směny. V položce Začátek rozvrhu lze zadat libovolné datum. Od tohoto data program respektuje délku cyklu i střídání směn podle zadání. Tlačítka Přidat či Odebrat umožňují skládat požadované typy směn do jednotlivých dnů. Dvouciferné číslo ve sloupci se směnami značí pořadí směny v rámci definovaného cyklu. Volný den je potřeba také zadat do definice cyklu, tento den je potom zaznamenán pouze pořadovým číslem bez textu. Na prvním obr. je vidět nabídka směn po stisku tlačítka Přidat, na dalších dvou obrázcích jsou ukázky již nadefinovaných pracovních rozvrhů.

34

- 35 1.15. VEDOUCÍ ZAMĚSTNANCI V pracovním okně Vedoucí zaměstnanci jsou zobrazeni pouze ti uživatelé, kteří mají ve svých přístupových právech zaškrtnuto políčko Člen skupiny vedoucích. Těmto uživatelům – vedoucím určíme pomocí ikony Editovat číslo skupiny zaměstnanců, k jejichž docházce bude mít vedoucí přístup. Typ přístupu je daný definicí konkrétního uživatele a jeho přístupových práv (viz. kapitola 7 SPRÁVCE UŽIVATELŮ). Jinými slovy pomocí SW SPRÁVCE UŽIVATELŮ určíme jakým způsobem bude daný uživatel k údajům k databázi přistupovat (jaká bude mít práva), v SW BETA v okně Vedoucí zaměstnanci potom určíme, k jakým položkám databáze bude moci uživatel přistupovat. Úpravy v okně Vedoucí zaměstnanci jsou obvykle povoleny pouze správci databáze. Číslo skupiny zaměstnanců pro vedoucího je shodné s číslem vedoucího u jednotlivých zaměstnanců. Zadáte-li jako číslo skupiny zaměstnanců nulu, bude mít daný uživatel přístup ke všem položkám v databázi. Příklad: na obr. 23 je zadán uživatelskému jménu ODBYT přístup ke všem držitelům karet, kteří mají v okně Držitelé karet ve sloupci Vedoucí vyplněnu hodnotu 40. Výsledek je vidět na obr. 24. obr. 23

obr. 24

35

- 36 1.16. HESLA Volbou položky menu programu Nastavení – Hesla lze měnit vlastní (a pokud máte k této operaci oprávnění, tak i cizí) přístupová hesla k programu. obr. 25

1.16.1.

ZMĚNA VLASTNÍHO HESLA

Pro změnu vlastního hesla postupujte následovně: a)

V menu programu zvolte nabídku Nastavení – Hesla – Vlastní

b)

Vyplňte své uživatelské heslo, pod kterým jste se dosud do programu přihlašovali

36

- 37 c)

Zadejte své nové heslo a ve druhém řádku jej znovu zopakujte

d)

Úspěšná změna hesla Vám bude potvrzena a při příštím spuštění aplikace Beta budete zadávat již heslo nové.

1.16.2.

ZMĚNA HESLA JINÉHO ZAMĚSTNANCE

K této činnosti má oprávnění pouze uživatel, který je současně veden jako člen skupiny vedoucích zaměstnanců. Pro změnu hesla jiného zaměstnance postupujte následovně: a)

V menu programu zvolte nabídku Nastavení – Hesla – Zaměstnanci

b)

V zobrazeném seznamu zaměstnanců vyberte toho, kterému chcete zrušit přístupové heslo a stiskněte příslušnou ikonu

c)

Program si vyžádá potvrzení operace

d)

Po potvrzení bude vybranému uživateli heslo zrušeno a při příštím přihlašování do programu bude vyzván k zadání nového hesla ke svému uživatelskému jménu.

37

- 38 1.17. CESTA PRO EXPORT DAT Volba menu Nastavení – Cesta pro export dat Vám umožní nastavit místo, kam budou ukládány datové výstupy zpracované docházky. obr. 26

1.17.1.

VYTVOŘENÍ EXPORTNÍHO SOUBORU obr. 27

Exportovat lze pouze uzavřené výkazy. Export můžete provádět buď za celý soubor, nebo po jednotlivých skupinách vedoucích. Pro tvorbu exportu není nutné mít zpracované a uzavřené všechny výkazy, výstupy lze provádět postupně. Vyexportované výkazy jsou označeny číslem dávky ve sloupci Dávka- viz obr. 28. obr. 28

38

- 39 Může se stát, že budete potřebovat opravit již vyexportovaný výkaz. Takový výkaz znovu otevřete (tlačítko Otevřít v záložce Součet okna Přehled docházky). Otevřením výkazu k dalším úpravám dojde k vymazání údajů ve sloupci Stav výkazu a Dávka v okně Držitelé karet. Po provedení oprav výkaz znovu uzavřete a znovu provedete jeho export. Na obr. 29 vidíte, že se znovu vyplnily příslušné údaje ve sloupcích Stav výkazu a Dávka držitele karty Muzikant Jan. obr. 29

1.17.2. POPIS EXPORTNÍHO SOUBORU: Při exportu vznikají vždy 2 soubory s názvy DRRMMVVV.CCC PRRMMVVV.CCC, kde D P

výstup docházky do mezd (skutečnost) soubor obsahující odlišnosti v docházce oproti plánu ve mzdách (určeno pouze pro uživatele SW MZDY UNICOS, výstup tohoto souboru lze potlačit.) RR rok zpracování MM měsíc zpracování VVV číslo vedoucího, za kterého je výstup zpracován. Pokud jsou nuly, byly údaje zpracovány za celý soubor. CCC číslo dávky

39

- 40 Všechny údaje uvedené ve výstupu jsou numerické, uspořádané do sloupců, oddělovačem je středník. 1. sloupec: 2. sloupec:

osobní číslo zaměstnance číslo vedlejšího pracovního poměru zaměstnance Pokud zaměstnanec žádný vedlejší pracovní poměr nemá, je ve 2. sloupci nula a údaje o docházce se týkají hlavního pracovního poměru zaměstnance. poznámka: zaměstnanec s vedlejším pracovním poměrem u téhož zaměstnavatele musí mít přiřazeny dvě různé karty. Druhá karta má přiřazeno osobní číslo větší o 10 000 (velikost přičítaného čísla lze nastavit např. na 100 000 nebo více) příklad: zaměstnanec s osobním číslem 62 má v Betě pro vedlejší pracovní poměr přiřazenu druhou kartu s osobním číslem 10062. Ve výstupu do mezd je u údajů o docházce za vedlejší pracovní poměr ve druhém sloupci hodnota 1. V SW MZDY UNICOS má tentýž zaměstnanec osobní číslo v hlavním pracovním poměru 62, jeho první vedlejší pracovní poměr je evidován pod číslem 62 1.Obdobně lze postupovat v případě druhého a dalšího vedlejšího pracovního poměru.

3. sloupec: 4. sloupec: 5. sloupec: 6. sloupec:

datum kód mzdové položky počet hodin náležících k danému datu a mzdovému kódu středisko (lze potlačit, potom je sloupec nulový)

Za každý odpracovaný den vzniká zaměstnanci jeden nebo více řádků s příslušnými mzdovými kódy. Vždy k prvnímu dni v měsíci jsou navíc za každého zaměstnance některé mzdové kódy přenášeny sumárně (na obr. 30 např. příplatek za přesčas, mzdový kód 461). obr. 30

40

- 41 4. MENU – POLOŽKA ZOBRAZENÍ Volbou položky menu Zobrazení – Držitelé karet otevřete okno Držitelé karet mm/rrrr, kde mm/rrrr je aktuální měsíc a rok právě zpracovávaného období. Převážná část Vaší práce s programem se bude týkat právě okna Držitelé karet. Pomocí nástrojů zde obsažených budete v tomto okně kontrolovat, upravovat a tisknout záznamy o docházce jednotlivých pracovníků, budete zde plánovat docházku na další měsíce či nahlížet do přehledů docházky za měsíce již zpracované. Vzhledem ke značnému rozsahu i významu těchto činností je popisu okna Držitelé karet věnována samostatná kapitola. Volbou položky menu Zobrazení – Konec ukončíte Vaši práci s programem. Stejně tak můžete program zavřít z hlavního menu programu volbou Konec.

41

- 42 1.18. MENU – POLOŽKA ZOBRAZENÍ – OKNO DRŽITELÉ KARET Záznamy o jednotlivých držitelích karet jsou v okně Držitelé karet uloženy v seznamu po řádcích. Sloupce tohoto seznamu obsahují konkrétní údaje o držitelích karet, jako je například jejich příjmení a jméno, osobní číslo, vedoucí, středisko, pracovní doba držitelů karet a podobně. Podle zadaných údajů o držitelích karet lze vytvářet různé výběry, celý seznam je možné třídit s využitím jednoho nebo více třídících hledisek. Popis všech těchto činností naleznete v následujících kapitolách. Důležité upozornění! Výběr držitelů karet (tj. obsah seznamu, který máte možnost vidět po zadání svého uživatelského jména a hesla) je dán nastavením přihlašovacích oprávnění. Každému uživateli databáze je přidělena určitá množina záznamů, které může uživatel číst, případně třídit nebo upravovat. Pokud nevyhovuje rozsah nabízeného výběru karet Vašim potřebám, obraťte se na správce Vaší databáze. Správce databáze je oprávněn pomocí volby Nastavení – Vedoucích v menu programu rozsah výběru jednotlivým uživatelům upravovat.

1.18.1.

DRŽITELÉ KARET – POPIS OKNA

Dolní řádek okna Držitelé karet mm/rrrr slouží jako informativní. V levé části tohoto řádku najdete údaj, zda je Váš seznam držitelů karet úplný (všechny záznamy, obr. 31), případně zda a podle jakého kritéria je vybrána pouze některá podmnožina celkového seznamu (vedoucí: 2, obr. 32). Vpravo dole naleznete aktuální informaci o tom, v jakém místě seznamu se právě nacházíte, tj. na které místo v seznamu ukazuje kurzor (např. údaj z obrázku 31 říká, že se nacházíte na 34. položce z 584 možných). Vpravo dole je také umístěno tlačítko s barevnou ikonou a textem. Ikona tohoto tlačítka slouží jako přepínač mezi třemi možnými způsoby aktualizace Vašeho otevřeného okna. Obsah okna se tedy mění v závislosti na změnách dat v databázi a na vybraném typu aktualizace: 1. Plná zelená šipka – aktualizace probíhá okamžitě při každé změně (tzv. aktualizace on-line). Zobrazené údaje jsou aktuální v každém okamžiku. 2. Přerušovaná žlutá šipka – aktualizace probíhá automaticky vždy po uplynutí pevně daného časového intervalu, pokud neprovádíte žádné činnosti se zobrazeným seznamem. 3. Šipka červeně přeškrtnutá – aktualizace okna je zakázána. Aktualizaci lze v tomto případě provádět podle potřeby ručně kliknutím do pole vpravo od šipky. V horní části okna Držitelé karet mm/rrrr je umístěn panel nástrojů, který obsahuje tyto ikony: Pracovní doba, Vedoucí, Docházka a Tisk (viz obr. 31).

42

- 43 -

Obr. 31

obr. 32

43

- 44 -

1.18.2. DRŽITELÉ SEZNAMU

KARET

–

TŘÍDĚNÍ,

VÝBĚRY

PODMNOŽIN

ZE

Seznam držitelů karet může být ve větších firmách značně dlouhý. Proto máte k dispozici celou řadu způsobů, jak si vybrat přesně tu podmnožinu údajů, kterou právě potřebujete. Všimněte si na obr. 31, že údaje o držitelích karet jsou rozděleny do sloupců podle Příjmení, Jména, Os. čísla atd. Podle těchto údajů můžete Váš seznam třídit, můžete vybrat ke třídění pouze jedno nebo více různých hledisek a program bude ihned reagovat na Vaše požadavky zobrazením požadovaného výběru. DRŽITELÉ KARET – TŘÍDĚNÍ SEZNAMU PODLE JEDNOHO HLEDISKA Jestliže potřebujete získat seznam Vašich zaměstnanců (držitelů karet) například podle jejich příjmení, klikněte na políčko Příjmení – změnu vidíte ihned. Pole třídění fungují jako přepínače a po opakovaném kliknutí na stejné pole se provede třídění podle stejného kritéria, ale v opačném pořadí. Pokud jste si tedy prvním kliknutím na pole Příjmení setřídili Váš seznam vzestupně (od A do Z), dalším kliknutím na stejné pole se provede totéž třídění, ale sestupně (od Z do A). Malé žluté šipky v poli Příjmení indikují typ zadaného třídění. Stejně jednoduchý postup použijete, pokud budete potřebovat seznam podle osobního čísla apod. Poznámka: Podle toho, ve kterém ze sloupců seznamu je indikátor třídění vysvícen vidíte, zda a podle jakého kritéria je seznam tříděn. Pro rychlé nalezení textového údaje můžete využít hledání pomocí zadaných počátečních písmen textu. Hledáte-li v seznamu například záznam pana Nováka, kliknete myší na pole Příjmení a na klávesnici zadáte písmeno „n“. Kurzor se nastaví na první záznam, ve kterém příjmení začíná písmenem N (program při vyhledávání nerozlišuje velká a malá písmena). Obdobně pokud ještě zadáte z klávesnice i písmeno „o“, automaticky se kurzor nastaví na první záznam, ve kterém příjmení začíná NO. Písmena zadaná z klávesnice se zobrazují jako kritérium vyhledávání v poli Příjmení. DRŽITELÉ KARET – TŘÍDĚNÍ PODLE VÍCE HLEDISEK V praxi se často setkáte s tím, že Vám třídění seznamu pouze podle jednoho kritéria nebude vyhovovat (zejména u obsáhlých databází). Budete-li potřebovat seznam Vašich zaměstnanců (držitelů karet) setříděný podle střediska a současně i podle abecedy, použijete třídění podle dvou hledisek. Je to stejně jednoduché jako výběry podle jednoho hlediska. Nejprve si kliknete na pole Středisko a zadáte tak požadavek pro třídění seznamu podle tohoto sloupce. Poté stisknete klávesu Shift, přidržíte ji a současně se stisknutou klávesou Shift kliknete na pole Příjmení. Tak zadáte druhé kritérium třídění. V použitých sloupcích se Vám objeví indikátor třídění podle více hledisek, v našem případě v poli Středisko malá jednička (první kritérium třídění) a v poli Příjmení malá dvojka (druhé kritérium třídění). Obdobný postup použijete, budete-li potřebovat třídění podle tří a více hledisek. 44

- 45 DRŽITELÉ KARET – VÝBĚR PODMNOŽINY ZE SEZNAMU Výběr podmnožiny seznamu je stejně jednoduchý jako třídění. Všimněte si např. na obr. 33, že sloupce Příjmení a Vedoucí mají navíc vlevo umístěnou malou ikonku, jejíž vzhled se mění v závislosti na tom, zda je či není proveden výběr podmnožiny. Po kliknutí na tuto ikonku (pomlčku) se ve sloupci Příjmení nabídne okno s možností výběru podmnožiny držitelů karet, obdobně ve sloupci Vedoucí je nabídnuto okno s možností výběru podle čísla vedoucího (obr. 34). Obr. 33

Výběrem konkrétního řádku z nabídky nadefinujete podmnožinu údajů (zaměstnanců, držitelů karet) s vybranou společnou vlastností. I v této podmnožině můžete samozřejmě Vaše údaje dále třídit podle jednoho nebo více kritérií. Pro zrušení výběru podmnožiny postupujete obdobně: kliknutím na ikonku před písmenem a zvolením Žádný výběr se vrátíte zpět k původní velké množině údajů.

45

- 46 -

Obr. 34

Výběrem čísla vedoucího nadefinujete podmnožinu údajů (zaměstnanců, držitelů karet), jejichž společnou vlastností bude právě číslo jejich vedoucího. I v této podmnožině můžete samozřejmě Vaše údaje dále třídit podle jednoho nebo více kritérií. Na výše uvedeném obr. 32 je vidět výsledek provedeného výběru údajů do podmnožiny, zadáno bylo třídění podle vedoucího s číslo 2. Všimněte si, jak se změnila ikonka před písmenem V v poli Vedoucí. Povšimněte si také dolního řádku okna Držitelé karet mm/rrrr. Vlevo vidíte informaci o tom, zda je Váš seznam vybrán do podmnožiny a podle jakého kritéria. Pro zrušení výběru podmnožiny postupujete obdobně: kliknutím na ikonku před písmenem V a zvolením Žádný výběr se vrátíte zpět k původní velké množině údajů.

46

- 47 1.18.3.

DRŽITELÉ KARET – IKONA PRACOVNÍ DOBA

Ikona Pracovní doba umožňuje změnit právě vybranému držiteli karty jeho pracovní dobu (vybrán je ten držitel karty a ten řádek, na který ukazuje kurzor). Změnu provedete snadno kliknutím na ikonu Pracovní doba a vybráním požadovaného údaje ze seznamu. Změnu potvrdíte stiskem OK. Provedená změna je ihned vidět v seznamu držitelů karet a současně se i projeví v okně Přehled docházky příslušného zaměstnance. Poznámka: Nabídka okna pracovní doba obsahuje seznam všech typů pracovních směn a všech typů pracovních rozvrhů nadefinovaných volbami menu Nastavení – Směn, Nastavení – Pracovních rozvrhů. Obr. 35

47

- 48 1.18.4.

DRŽITELÉ KARET – IKONA VEDOUCÍ

Ikona Vedoucí umožňuje změnit právě vybranému držiteli karty jeho vedoucího (vybrán je ten držitel karty a ten řádek, na který ukazuje kurzor). Změnu provedete snadno kliknutím na ikonu Vedoucí (viz obr. 36) a zadáním osobního čísla nového vedoucího do kolonky Osobní číslo nadřízeného zaměstnance. Změnu uložíte stiskem OK. Provedená změna se ihned projeví v seznamu držitelů karet. obr. 36

48

- 49 1.18.5.

DRŽITELÉ KARET – IKONA DOCHÁZKA

Ikona Docházka otevře přehled docházky konkrétního vybraného držitele karty. Do tohoto přehledu docházky se můžete také rychleji dostat dvojím kliknutím na vybraný řádek v seznamu držitelů karet. Popis práce s údaji v okně Přehled docházky mm/rrrr naleznete níže v samostatné kapitole PŘEHLED DOCHÁZKY.

1.18.6.

DRŽITELÉ KARET – IKONA TISK

Ikona Tisk nabízí výpis celého seznamu držitelů karet, případně vybrané podmnožiny seznamu.

49

- 50 1.19.

PŘEHLED DOCHÁZKY MM/RRRR

1.19.1.

PŘEHLED DOCHÁZKY – POPIS OKNA

Jak můžete vidět na níže uvedeném obr. 37, v titulním řádku pracovního okna se kromě názvu Přehled docházky zobrazují další upřesňující údaje: mm/rrrr – příjmení jméno – osobní číslo – typ směny konkrétního pracovníka, jehož docházku jste si vybrali. Okno je svisle rozděleno na 2 základní části. Vpravo dole je seznam záznamů tak, jak byly přebrány z předchozí aplikace ŘÍZENÍ PŘÍSTUPU – ALFA. Tyto záznamy samozřejmě lze měnit, doplňovat a upravovat dle potřeby. Popis možných změn a následný průběh zpracování je uveden v následujících kapitolách. V pravé polovině okna nahoře je nabídka praktických a rychlých nástrojů k úpravě docházky. V levé části okna je znázorněn plán docházky na aktuální měsíc a současně i porovnání plánu docházky se skutečností tak, jak byla převzata z aplikace ALFA. K dispozici jsou zde aktuálně vypočtené přehledy odpracovaných hodin za jednotlivé dny u vybraného pracovníka (držitele karty) a součty za aktuální měsíc, případně jeho část. Tyto přehledy jsou v každý okamžik aktuální, protože ihned po provedené změně v záznamech docházky dochází k přepočtení všech údajů a Vy tak máte možnost okamžité kontroly. Políčko období slouží ke změně období směrem do minulosti (lze tak prohlížet minulá již uzavřená období), případně směrem do budoucnosti, pokud chcete plánovat docházku na další měsíce. Standardně je nabízen vždy aktuální měsíc. Tlačítka šipky vlevo << , resp. vpravo >> , slouží k pohybu v přehledech docházky jednotlivých zaměstnanců. Ikona Tisk zajišťuje tisknutí přehledu docházky jednotlivě vždy za konkrétního vybraného zaměstnance. Poznámka: Provedení změny v přehledu docházky pracovníků potvrdíte stiskem tlačítka Uložit. Pokud si naopak přejete, aby Vámi provedená změna nebyla uložena, jednoduše okno s přehledem docházky opustíte stisknutím křížku na horní liště okna vpravo nahoře.

50

- 51 Obr. 37

51

- 52 1.19.2.

DOCHÁZKA – ÚPRAVA UDÁLOSTI

Při zpracovávání výkazu docházky jednotlivých držitelů karet budete potřebovat záznamy o jejich příchodech a odchodech upravovat. Záznamy skutečných příchodů a odchodů zaměstnance vidíte v pravé dolní části okna Přehled docházky. Můžete si je prohlížet pomocí kurzorových šipek nebo pomocí myši. Na záznam, který chcete upravit, si najedete v pravé polovině okna kurzorem a otevřete jej klávesou Enter nebo dvojím kliknutím na levé tlačítko myši. Pro úpravu se Vám nabídne okno Úprava událostí. Jak je patrné z obrázku 38, můžete tak snadno u vybraného záznamu změnit položky Datum, Čas a Důvod. Změnu uložíte klávesou OK. Po takto provedené a uložené úpravě události jsou ihned přepočítány všechny výpočty v rámci dne i měsíce a údaje ve výkazu docházky jednotlivce jsou aktualizovány. Poznámka: nabídka seznamu možných důvodů událostí je definována v menu programu Nastavení – Důvodů. Obr. 38

52

- 53 1.19.3.

DOCHÁZKA – NOVÁ UDÁLOST

V pravé části okna Přehled docházky vyberete den, v němž požadujete vložit novou událost (na obrázku 39 je vybrán čtvrtek 10. dubna). Na řádku s vybraným dnem v pravé dolní části okna kliknete jednou pravým tlačítkem myši. V zobrazené nabídce vyberete požadovaný druh nové události (příchod/odchod). Stejně jako při úpravě události i zde zadáte datum, čas a důvod události a potvrdíte klávesou OK. obr. 39

53

- 54 1.19.4.

DOCHÁZKA – ZRUŠENÍ UDÁLOSTI

Zrušení události provedete stejně snadno jako úpravu nebo zadání nové události. Postupujete obdobně jako v předchozí kapitole NOVÁ UDÁLOST, z nabídky vyberete volbu Zrušit událost. Následuje otázka, zda si skutečně přejete zrušit uvedenou událost. Pokud odpovíte ANO, bude událost zrušena a všechny výpočty budou okamžitě přepočítány v rámci dne i měsíce.

54

- 55 1.19.5.

DOCHÁZKA – ZAČÁTEK A KONEC SMĚNY V RŮZNÝCH DNECH

V praxi je běžná situace, kdy má pracovník v rámci kalendářního dne zaznamenaný pouze příchod a následující den pouze odchod ze zaměstnání (typickým příkladem je noční směna). V programu je tato situace ošetřena a všechny odpracované hodiny jsou v takovém případě započítány do dne, kdy směna začala. V přehledu událostí v pravé dolní polovině okna Přehled docházky jsou v prvním sloupci Den skutečná data událostí (příchodů a odchodů), ve sloupci Směna je uvedené datum dne, do kterého budou odpracované hodiny započítány. Pokud dojde k situaci, kdy program nevyhodnotí správně jednotlivé události, je potřeba provést ruční úpravu. Pomocí myši si najedete na čáru oddělující dny tak, aby se kurzor myši změnil na oboustrannou šipku. Poté přidržíte stisknuté levé tlačítko myši, kurzor se změní na ikonu ruky a pohybem myši (spolu se stisknutým levým tlačítkem) lze čarou pohybovat podle potřeby směrem nahoru nebo dolů. Tímto způsobem můžete přeskupit jednotlivé události tak, aby výsledek ve sloupci Směna odpovídal Vašim požadavkům. Na obr. 40 bude tato změna nutná např. dne 10/04. obr. 40

55

- 56 DOCHÁZKA – DŮVODY NEPŘÍTOMNOSTI V okně Přehled docházky máte možnost přehledně ukládat všechny důležité údaje související s docházkou. Na obrázku 41 vpravo nahoře vidíte obsah nabídky Důvody nepřítomnosti. Nástroje této nabídky slouží k úpravě a plánování docházky v aktuálním měsíci, ale také k plánování docházky na měsíce následující. Výsledkem je přehledný měsíční rozpis docházky jednotlivce – viz levá polovina okna na obrázku 41. Obsluha je i zde velmi jednoduchá, Vámi zadané změny ihned vidíte. Důvod nepřítomnosti vyberete kliknutím na příslušné políčko nabídky (např. N v naší ukázce na obrázku 41), vybrané písmeno si takto “přichytnete“ ke kurzoru myši a opět pouhým kliknutím vybranou změnu zadáte do příslušného dne v levé části okna. Pokud jste s úpravou/plánováním docházky spokojeni a chcete celý výkaz ponechat tak, jak jste jej upravili, potvrdíte Vaše změny tlačítkem Uložit. Poznámka: obsah nabídky Důvody nepřítomnosti je definován v menu programu Nastavení – Směn. obr. 41

56

- 57 -

1.19.6.

DOCHÁZKA – SMĚNY

Obsah nabídky Směny souvisí s uživatelským nastavením programu DOCHÁZKOVÝ SYSTÉM – BETA (v hlavním menu programu volba Nastavení – Směn). Nástroje této nabídky slouží nejen k úpravě a plánování docházky v aktuálním měsíci, ale i k plánování docházky na měsíce následující. Výsledkem je přehledný měsíční rozpis docházky jednotlivce – viz levá polovina okna na obrázku 42. Obsluha je obdobná jako při zadávání důvodů nepřítomnosti, zadané změny ihned vidíte. Potřebujete-li zadat druh směny odlišný od běžného plánu docházky zaměstnance, vyberete kliknutím na příslušný řádek požadovaný druh směny, vybranou barvu/zkratku směny si “přichytnete“ ke kurzoru myši a kliknutím tuto vybranou změnu vložíte do příslušného dne v levé části okna. Pokud jste s úpravou/plánováním docházky spokojeni a chcete celý výkaz ponechat tak, jak jste jej upravili, potvrďte Vaše změny tlačítkem Uložit. obr. 42

57

- 58 -

1.19.7.

DOCHÁZKA – NÁHLED

V této záložce je rezervováno místo pro připravovaný grafický přehled průběhu docházky v aktuálním měsíci. 1.19.8.

DOCHÁZKA – SOUČET

Položka menu Součet jednotlivce v zadaném období.

nabízí přehlednou statistiku a vyhodnocení docházky

obr. 43

58

- 59 1.19.9.

DOCHÁZKA – UZAVŘENÍ ZPRACOVANÉHO VÝKAZU

Po zadání všech změn v záznamech jednotlivce a po kontrole zpracovaných výsledků tlačítkem Uzavřít připravíte výkaz k předání a dalšímu zpracování mzdové účetní. Operace uzavření výkazu není pro běžného uživatele vratná, výkaz nelze již dále upravovat a je k dispozici pouze pro čtení. Vrátit zpět výkaz ke zpracování může pouze zaměstnanec s příslušným oprávněním, proto si program před provedením operace uzavření vyžádá Váš souhlas (viz obr. 44). Obr. 44

59

- 60 ZÁVĚREM: Cílem této příručky bylo pomoci Vám při práci s programem BETA – EVIDENCE DOCHÁZKY. Vaše případné dotazy nebo připomínky ať už k obsahu této příručky nebo k jednotlivým aplikacím souboru programů ALFA SOFTWARE přivítáme na níže uvedených e-mailových adresách. [email protected] [email protected] Přejeme Vám hodně úspěchů a radosti při práci s našimi produkty a těšíme se na další spolupráci s Vámi.

60