Beszámoló a Minőségirányítási Tanács 2015 évi munkájáról
Készítette: Csáki Anita A Minőségirányítási Tanács elnöke Jászberény, 2015-12-18
A Minőségirányítási Tanács (MIT) létrejötte A Jászberényi Városi Könyvtár vezetése az intézmény külső és belső partnereinek megelégedettségére törekedve minőségirányítási rendszert vezet be, melyet a Könyvtári Minőségfejlesztés 21 program modelljének megfelelően alakít ki. A modell feladatainak kidolgozása indokolja, hogy az intézményben egy támogató csoport alakuljon. A csoport 2015. január 8.-án alakult meg A MIT tagjai: Nagy Nikolett, könyvtárvezető, Csáki Anita, Lollok Andrea és Mága Ágnes. Az alakuló ülésen a könyvtár vezetője és a MIT tagok elkötelezettséget vállaltak az iránt, hogy a munkájukat a könyvtári minőségbiztosítási rendszerrel összhangban végezzék, szolgáltatásaikat ennek alapján szervezzék. A Minőségirányítási Tanács 2015-ben 5 alkalommal ülésezett, 5 alkalommal szervezte meg a külső szakértővel folytatott konzultációt és három alkalommal szervezett szakmai látogatást: 2015. január 13. Az első ülés legfontosabb napirendi pontja, a kezdeti lépések megszervezése, az előkészületi feladatok mellé a felelősök kijelölése. A könyvtárvezető javaslata, egy külső szakértő megkeresése, felkérése a minőségirányítási rendszer bevezetésének idejére. 2015. február 23. A MIT ülés egyetlen feladata a közös dokumentációs felület kialakítása, a tárolt dokumentumok helyének, rendszerének megbeszélése. Az elkészült és készülőben lévő anyagokat a Google Drive/Minőségbiztosítás/MIT mappában és a SAMBA/public/Minosegbiztositas könyvtári szerveren tároljuk, ill. nyomtatott formában a könyvtárvezető irodájában archiváljuk. 2015. március 10. Az ülés témája a stratégiai terv kidolgozása, feladatok kiosztása a MIT tagok között. A kollektíva bevonása a részfeladatok kidolgozásába nehézkesen indult, melynek oka a minőségbiztosításban való jártasság
hiánya. A dolgozók egyöntetű véleménye, hogy állandó külső szakértőre van szükség a folyamat zavartalan beindításához. Szakmai látogatás Egerben: márc. 18. A MIT tagok (4fő) szakmai tapasztalatcsere okán látogatott Egerbe. A több órás konzultáción az egri Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtár vezetősége a szívélyes fogadtatás után bemutatta a náluk már évek óta működő minőségirányítási rendszert. Betekintést nyújtottak a teljes dokumentációba, ill. felajánlották az együttműködésüket és a segítségüket a jövőbeni nehézségek leküzdésére. 2015. április 22. 2 órás konzultáció Erdészné Turcsányi Katalinnal, Heves Város Művelődési, Közgyűjteményi Intézmény és Közérdekű Muzeális Gyűjtemény volt igazgatójával, aki a megakadt tervezési folyamat továbbvitelében nyújtott segítséget. A konzultáción a teljes kollektíva részt vett. Helyszín: Kamaraterem. 2015. április 24. A MIT tagok által elkészült a célpiramis. A könyvtári törvény áttanulmányozásával és az országos könyvtári stratégiai célok alapján sikerült összeállítani a Jövőkép tartalmi részét. Az ülésen meghatározásra kerültek az átfogó célok, melynek következő lépése a speciális pontok, alárendelése, ez az egész kollektíva feladata, mely újfent nehézségbe ütközött. A munkafolyamat megakadt, ezért a könyvtárvezető legfontosabb feladatnak tűzte ki, egy külső szakértő felkeresését. Szakmai látogatás Szentendrén: május 9. Csáki Anita MIT vezető tett látogatást a Szentendrén a Pest Megyei Könyvtárban. Cél a szakmai tapasztalatcsere volt. A könyvtár a minőségbiztosítást bevezetését tervezi, még csak előkészületek folynak ez irányba. A dolgozók szíves együttműködésre számítanak.
Szakmai látogatás Gödöllőn: június 24.
Jászberényből 9 fő, Jászfényszaruról 2 fő könyvtáros tett látogatást Gödöllőn. Az egész napos tapasztalatcserén jó gyakorlatokat próbáltunk átvenni könyvtárunk számára. A Gödöllői Városi Könyvtár és Információs központ Egerhez hasonlóan szintén évekkel ezelőtt (2011-ben) vezette be a könyvtári minőségbiztosítási rendszert. A tapasztalatok alapján könyvtárunkban és kollektívánkban minden megvan ahhoz, hogy a Jászberényi Városi Könyvtár hasonló szintre jusson a minőségbiztosítás terén. 2015. augusztus 12. Szakmai konzultáció Vidra Szabó Ferenccel. NKA-nál nyert támogatás útján sikerült külső szakértőt találni, Vidra Szabó Ferenc személyében, aki szociológus, a Jászberényi Városi Könyvtárról is írt már összehasonlító tanulmányt. A Könyvtári Intézetnél dolgozik, ő dolgozta ki a KKÉK útmutatóját, de a könyvtári elégedettségmérés magyar nyelvű irodalma is a nevéhez fűződik. A gödöllői könyvtár vele vitte végig a folyamatot és azóta több könyvtárat patronál ezen az úton. Nagy remény és lelkesedés kísérte az első találkozót, a könyvtár összes munkatársa bízik a sikeres együttműködésben. Vidra Szabó Ferenc előre megbeszélt időpontok szerint 1,5 éven keresztül, havi rendszerességgel tesz látogatást a könyvtárban. 2015. szeptember 2. A soron következő találkozón elkészült a könyvtár küldetésnyilatkozata, jövőképe, feladatként kijelölésre került egy elégedettségi kérdőív elkészítése, melyhez felelősök, kutatási terv és határidők lettek rendelve. Szükséges intézkedésként Vidra Szabó Ferenc kérésére új MIT elnök került választásra, ennek oka, hogy a könyvtárvezető nem lehet MIT elnök is egy személyben. Ezt a feladatot Csáki Anita vállalta el. Az együttműködéshez elengedhetetlen a rendszeres kapcsolattartás a szakértővel, mely a MIT elnökének feladata. 2015. október 14. A találkozó eredménye a SWOT elemzés elkészülte, következő lépésként előtérbe kerül a PGTTJ kidolgozása, melyhez a MIT tagok rendeltek felelősöket. A munkához kis létszámú csoportok alakítása szükséges. 2015. november 11. A felhalmozódott könyvtári munkák (selejtezés, 10 éves program-összeállítás, előkészület) miatt a PGTTJ elkészítése december hónapra lett átszervezve. Az aktuális tréning feladata a stratégiai célok elemzése, szövegezése.
2015. december 9. A könyvtár új vezetője, Kovács Péter első alkalommal vett részt a konzultáción, melynek témája a PGTTJ ellenőrzése, megbeszélése. A könyvtárvezető minőségbiztosítás iránti elkötelezettsége A külső szakértő szerint a fogalmazást egységesebbé, átláthatóbbá kell tenni. Az év utolsó minőségbiztosítási találkozóján kidolgozásra került a jövő évi cselekvési terv, melynek fényében a 2015-ös év erősödő leterheltséggel zárul.
Jelen dokumentum mellékletei: - A Minőségirányítási Tanács üléseinek Jegyzőkönyvei - A külső szakértővel folytatott találkozók emlékeztetői - 2016-os év cselekvési terve
1. 1./1 1./2
1./3 1./4 1./5 1./6
1./7 1./8 1./9 2. 2./1 2./2 2./3 2./4
2./5
2./6 2./7 3. 3./1 3./2 4.
4./1
Jászberényi Városi Könyvtár - Stratégiai terv - Gantt diagram Tevékenység Felelős Közreműködő 01 hó02 hó03 hó04 hó05 hó06 hó MINŐSÉGBIZTOSÍTÁS Stratégiai terv kidolgozása, Csáki Anita bevezetése. Használói Lollok Andrea, Szarvas elégedettségmérés és Tóthné Sas HenriettLászlóné, Csilla értékelés. Folyamatszabályozás a Kovács Péter, minden szinten azonos Verseginé Ujhelyi minőségű könyvtári Petra Csáki Anita szolgáltatások biztosítása Panaszkezelési szabályzat Mága Ágnes Kovács Péter kidolgozása. Munkatársi Verseginé Ujhelyi Petra elégedettségmérés. Teljesítményértékelési Kovács Péter, Csillik rendszer kidolgozása, Katalin Szarvas Lászlóné, Csilla bevezetése. Csáki Anita, Szarvas Külső és belső Lászlóné, Csilla, kommunikációs stratégia kidolgozása Verseginé Ujhelyi Boda Lászlóné (Julóka) Próba önértékelés Parti Csaba elvégzése Parti Csaba, Csáki Minőségügyi Kézikönyv elkészítése. Anita Csillik Katalin A szervezeti kultúra és a belső kommunikáció fejlesztése Rendszeres, formális szakmunkatársi Kovács Péter megbeszélés. Csáki Anita, Verseginé Belső kommunikációs stratégia fejlesztése: Palócz-Bakos Ilona Ujhelyi Petra A levelező lista újragondolása, Sinka Tamás Csáki Anita, Kovács Péter szabályozása. Kiscsoportos megbeszélések Palócz-Bakos IlonaCsáki Anita, Verseginé Ujhelyi Petra eredményének Egyéb kommunikációs csatornák bevezetése, hatékonyabb működtetése. Palócz-Bakos IlonaCsáki Anita, Verseginé Ujhelyi Petra A könyvtár dokumentációs rendszerének kialakítása. (Eljárási rendek, szabályok, utasítások Kovács Péter kidolgozása.) Kommunikációs tréningek, Kovács Péter csapatépítés. A könyvtári funkcióknak megfelelő épület kialakítása, fenntartása Egyeztetés a fenntartókkal
Kovács Péter Kovács Péter Források felkutatása Munkatársak folyamatos képzése, belső képzés Munkatársak képzettségi szintjének felmérése, a hiányzó szakterületek Tóthné Sas Henriett feltérképezése.
4./2 4./3 4./4 5.
5./1 5./2 6.
6./1
6./2 7. 7./1
7./2
7./3
7./4 8. 8./1 8./2 8./3 9.
9./1
9./2
Képzési terv készítése. (ITképzéseken és könyvtári tevékenységgel összefüggő képzések való Szarvas Lászlóné, Csilla részvétel.) Jó gyakorlatok átadásátvétele, kidolgozása, Csáki Anita bevezetése. Szakmai tanulmányutak Csáki Anita szervezése. Munkatársak leterheltségének csökkentése Munkaszervezés újragondolása, feladatkörök tisztázása, Kovács Péter lehetségesújfeladatok Törekvés munkatársak felvételére (pl. Kovács Péter informatikus, infópultos). Külső kommunikáció javítása A könyvtár arculatának, egyediségének kialakítása, kifelé kommunikálása Szarvas Lászlóné, Csilla Verseginé Ujhelyi Petra (brandépítés). A helyi médiával való folyamatos kapcsolattartás, rendszeres tájékoztatás programokról, rendezvényekről. Nagyobb események Szarvas Lászlóné, Csilla Palócz-Bakos Ilona sajtótájékoztatón való Olvasásnépszerűsítés Több megjelenés a Tóthné Sas Henriettváltozó könyvtár falain kívül. Jó gyakorlatok kialakítása, népszerűsítése iskoláknak, Boda Lászlóné (Julóka) Palócz-Bakos Ilona intézményeknek. Országos olvasásnépszerűsítő programokhoz való Lollok Andrea csatlakozás és és helyi Korcsoportnak célcsoportnak megfelelő foglalkozások könyvtár Verseginé Ujhelyi Petra változó épületén belül és kívül. Állománymenedzsment Tervszerű selejtezés Mága Ágnes végrehajtása. Lollok Andreaka Leltározás. Kintlévőség behajtása a technikai feltételek Palócz-Bakos Ilona megteremtésével. Információs szolgáltatások fejlesztése Helyismereti adatbázisok létrehozása és hozzáférhetőségének biztosítása. (fizetős Parti Csaba szolgáltatásként történő A fogyatékkal élők igényeit segítő speciális eszközös, programok biztosítása (Braille írás, Palócz-Bakos Ilona felolvasóprogram, jelnyelvi
9./3 9./4 10. 10./1
10./2 11. 11./1
11./2 12. 12./1
12./2 12./3
Online értesítés helyreállítása az olvasók Sinka Tamás számára. Csáki Anita, Szarvas Web 2-es szolgáltatások fejlesztése. Lászlóné, Csilla Sinka Tamás Digitális írástudás fejlesztése IT képzések, tanfolyamok szervezése érdeklődők Szarvas Lászlóné, Csilla Sinka Tamás számára. Igény szerint egyéni Verseginé Ujhelyi segítségnyújtás az Petra, Szarvas elektronikus Lászlóné, Csilla, Kovács ügyintézésben. ETóthné Sas HenriettPéter tanácsadók szakmai Érdekérvényesítés erősítése A könyvtárvezető feladatainak, hatás- és Kovács Péter jogkörének A könyvtári tisztázása munka élményalapú bemutatása a nyilvánosság felé Szarvas Lászlóné, Csilla részlegek (könyvtári kalandtúra). Infrastruktúra folyamatos fejlesztése IT rendszer színvonalának Sinka Tamás emelése. A könyvtári szolgáltatásoknak megfelelő infrastruktúra kialakítása. (Wifi lefedettség erősítése, Kovács Péter Sinka Tamás bankkártyás fizetés Az épület folyamatos állagmegóvása és Kovács Péter karbantartása.
antt diagram 06 hó07 hó08 hó09 hó10 hó11 hó12 hóEredmény
