Bestuurdersbeoordeling 2014

Bestuurdersbeoordeling 2014

Status: Besproken in het MT van 20 april 2015 Vastgesteld door de bestuurder op 13 mei 2015

Aanwezig: Enny Hoenselaar, bestuurder Leon Janssen, manager Welzijn & Zorg Gijs Holterman, manager Bedrijfsvoering Christina Brucks, beleidsmedewerker Lieke Fransen, adviseur P & O

Voorwoord Zoals bij veel zorginstellingen stond het jaar 2014 voor Stichting Sint Anna1 in het teken van alle zorgveranderingen, incidentenpolitiek en meer verantwoording afleggen. Dit maakt besturen en werken in de zorg steeds moeilijker. Zorginstellingen lopen vast door andere verwachtingen dan de realiteit, negatieve inspectierapporten en te weinig aandacht voor de echte problemen in de langdurige zorg. De steeds zwaardere - met name ook psychosociale - zorg, waar verzorgenden (nog) niet voldoende in zijn opgeleid is een probleem. Sint Anna is in 2014 gestart met een inhaalslag in opleiding voor verzorgenden en een project voor zorgmedewerkers in ‘kiezen voor contact’. Het is belangrijk stil te staan bij wat we doen, wie we zijn en waarom. Toekomstgericht- en mensgericht beleid ontwikkelen. Dit alles om opnieuw vooruit te komen. Sturen op zelfstandigheid, zonder sturing op onze unieke betekenis, is niet goed. Betekenisloze zorg past niet binnen Sint Anna. Gemeenschapsvorming, veiligheid en kwaliteit voor bewoners staat bij Sint Anna altijd voorop. Mijn visie als bestuurder van Sint Anna is ‘Uniek zijn en Uniek blijven’. Wonen en werken in een zelfstandige, krachtige- en mensgerichte gemeenschap. Daarom is er in 2014 gestart met het project zelfregulerende teams. Bewonergemeenschappen met daaromheen een integraal team van medewerkers, die zoveel mogelijk zelf de zaken regelen voor de toegewezen groep bewoners. Dit nieuwe denken en doen vraagt om veel reflectie en realiteitszin. Het idee dat oude machten en structuren vanzelf verdwijnen is naïef. Er zijn drie organisaties aan de Veerstraat 49: de Zusters van Julie Postel, de Erfgoedinstelling Zusters van Julie Postel2 en Sint Anna. Het tot elkaar verhouden en ieders eigenheid respecteren, is belangrijk en vraagt tijd. Ooit kwamen er drie zusters naar Boxmeer, zij begonnen met zorg verlenen toen er niets was. In de toekomst zal er ook steeds minder zorg door de overheid voor iedereen geregeld worden. Dit is een belangrijk vertrekpunt voor het toekomstig beleid van Sint Anna. De toekomst van Sint Anna, in unieke verbondenheid met de Zusters en de EJP, kan alleen met vertrouwen en reflectie. Het ‘zorgroer’ in Nederland gaat per 1 januari 2015 om. De vernieuwing is voortvarend ter hand genomen. Veerstraat 49 zal mee moeten doen om te blijven bestaan. Komend jaar zullen ook wij veel zaken moeten herijken. Bezuinigen en toch de essentie als uniek woonzorgcentrum opnieuw dynamisch vorm en inhoud geven. 2014 was voor Sint Anna het jaar van ‘verbinding’, en er zijn veel nieuwe verbindingen gelegd. Tot slot ben ik als bestuurder trots op alle medewerkers en vrijwilligers. Dat wij met elkaar - ondanks roerige tijden - op alle strategische uitgangspunten het jaar positief afsluiten. Wij zijn en blijven mensgericht, bewoners- en medewerkers tevredenheid is boven het landelijk gemiddelde, het HKZ kwaliteitskeurmerk is gehaald zonder tekortkomingen en we hebben - ondanks alle kortingen financieel gezond het jaar afgesloten. 2015 wordt voor Sint Anna het jaar van de ‘unieke betekenis’. Enny Hoenselaar - Peeters bestuurder Sint Anna

1

Stichting Sint Anna betreft de juridische benaming, Woonzorgcentrum Sint Anna betreft de werknaam. 2 Erfgoedinstelling Zusters van Julie Postel, verder te noemen EJP. Pagina 2 van 39

Verantwoording Zoals voorgaande jaren, legt woonzorgcentrum Stichting Sint Anna verantwoording af over haar jaaractiviteiten, haar kwaliteitsbeleid en financiële situatie aan derden - bij wet vastgesteld. De bestuurdersbeoordeling vormt, net als vorig jaar, samen met de jaarrekening en het financieel jaarverslag de verantwoording over het voorgaande jaar. Passend bij de strategische uitgangspunten van woonzorgcentrum Sint Anna - en aansluitend bij de landelijke kwaliteitstrend van ‘regelarme organisaties’ - wordt zo efficiënt mogelijk verantwoording afgelegd, waarbij dubbelingen nadrukkelijk worden voorkomen. In de jaarlijkse beleidscyclus zijn drie 4-maandrapportages weggezet. Over de periode januari t/m april; mei t/m september en oktober t/m december 2014. Aan de hand hiervan kan het MT gedurende het jaar sturen op financiën en kwaliteit. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van diverse kwaliteitsinstrumenten. Bij deze bestuurdersbeoordeling zijn de volgende stukken als onderlegger gebruikt.  Meerjarenbeleid woonzorgcentrum 2012-2016  4-maandelijkse managementrapportages  Jaarrekening In woonzorgcentrum Sint Anna wordt gebruik gemaakt van diverse (kwaliteits-)instrumenten. Aan deze instrumenten en processen zijn eigenaren toegekend, die ieder op hun beurt verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit - zowel inhoudelijk als procesmatig. Naast het afleggen van verantwoording, wordt met dit verslag het volgende doel bereikt: het toetsen van de werking en effectiviteit van het KwaliteitsManagementSysteem van Sint Anna, het inventariseren van de kansen voor verbeteringen en het doorvoeren van eventuele wijzigingen. Er vindt zowel product- als procesmatige toetsing plaats. Verbetermaatregelen, die naar aanleiding van de bestuurdersbeoordeling naar voren zijn gekomen, zullen meegenomen worden in de kaderbrief en de diverse sectoren teamplannen.

Pagina 3 van 39

1

Verslag vorige beoordeling

1.1 Evaluatie corrigerende & preventieve maatregelen Woonzorgcentrum Sint Anna streeft naar continue verbetering en brengt waar nodig correcties aan. In de afgelopen jaren zijn de diverse (kwaliteits-) instrumenten en processen steeds meer verfijnd en verbeterd. In Sint Anna zijn de lijnen kort, indien - naar aanleiding van een audit (intern of extern) blijkt dat maatregelen nodig zijn, worden die per direct genomen en wacht men niet een rapport af. De bestuurdersbeoordeling is zo compact mogelijk. Voor achtergrondinformatie zijn er de diverse bijlagen en onderleggers, zoals het MIB jaarverslag, het intern auditoverzicht en het bewoner- en medewerkertevredenheidsonderzoek. 1.2 Overige aandachtspunten Naast de maandrapportages wordt gebruik gemaakt van managementrapportages. Om gedurende het jaar te kunnen sturen op kwaliteit en risico’s in relatie tot de financiën, zijn hierin de diverse kwaliteitsindicatoren geïntegreerd. De managementrapportages komen viermaandelijks uit in de periode mei, september en in april het volgende jaar en worden besproken en vastgesteld in het MT en ter kennisneming voorgelegd aan de RvT. In 2014 is het MT een aantal keren ‘de hei’ opgegaan, om na te denken en afspraken te maken over de verdere implementatie en uitwerking van de kaderbrief van 2014 en het strategische beleid 2012-2016. Daarnaast is er aandacht geweest voor de ontwikkeling van het bedrijfsplan 2015 – 2020 en de vaststelling van de kaderbrief 2015. Dit alles met als doel, om als kleine en zelfstandige organisatie in te kunnen spelen op de toekomstige hervormingen in de langdurige zorg, de daarmee samenhangende cultuuromslag, wijzigingen in financieringsstromen en de gevolgen voor het kwaliteitsdenken.

Pagina 4 van 39

2

Audits

2.1 Interne audits De volgende onderwerpen zijn conform planning in 2014 door het team geaudit: beleid ten aanzien van eten en drinken, infectiepreventie: prik-, snij of bijtincidenten, risicosignalering en valpreventie. Bij de auditplanning wordt ervoor gezorgd dat alle HKZ rubrieken zo evenredig mogelijk aan de orde komen. De auditplanning wordt vastgesteld door de managers. Alle in het voorjaar 2014 gehouden audits zijn in het najaar van 2014 geverifieerd. Deze verificaties worden verwerkt in het Interne Auditoverzicht 2014. De genoemde acties zijn allemaal lopende of afgerond. In september heeft het Interne Auditteam het proces en beleid geëvalueerd en afgestemd op de wijzigingen in organisatiestructuur- en cultuur (laag leggen van verantwoordelijkheid op individueel en op teamniveau). Op basis hiervan is besloten om bij het constateren van knelpunten de auditees direct zelf verbeteracties te laten formuleren. Daarna vindt toetsing bij de leidinggevende plaats en kunnen de acties worden ingezet. Winst is dat de PDCA cyclus vlotter doorlopen kan worden en dichter bij de bewoner en het team blijft. 2.2 Externe audits/verslagen IGZ In juni 2014 is in het kader van de HKZ-iso certificering door KIWA een her-certificering uitgevoerd. Woonzorgcentrum Sint Anna scoorde op bijna alle HKZ normen goed. Er zijn geen tekortkomingen geconstateerd.

Het belang van de uitvoering van interne audits in het kader van kwaliteitsverbetering is evident. Met het laag leggen van de verantwoordelijkheid voor wat betreft het formuleren van verbeteracties is een eerste stap gemaakt naar meer zelfregulering. In 2015 en verder zal het proces van interne audits nader worden bekeken, zodat het past bij de uitgangspunten van de gemeenschappen en de schil van professionele- en niet-professionele zorg en diensten eromheen. Begin 2015 wordt hier binnen de facilitaire dienst een start mee gemaakt. Het MT onderschrijft eveneens het belang van het continueren van het HKZ certificaat. Met name in tijden van transitie, hervormingen en kanteling is het behouden van een externe toets op procesniveau van belang, mits deze - zoals tot nu toe ook het geval is - blijft aansluiten bij de strategische visie van Sint Anna: het kwaliteitssysteem is een middel en geen doel.

Pagina 5 van 39

3

Klanten, cliëntenraad (CR) en externen

3.1 Cliëntenraadpleging In november 2014 vond het laatste bewonertevredenheidsonderzoek plaats. Bij het onderzoek wordt gebruik gemaakt van een gestandaardiseerde vragenlijst (CQ index) - deze vragenlijst was hetzelfde als in 2012. De volgende onderwerpen zijn tijdens het onderzoek aan de orde gekomen:  Lichamelijk welbevinden en gezondheid  Woon- en leefsituatie  Participatie  Mentaal welbevinden  Kwaliteit van zorgverleners  Kwaliteit van de zorgorganisatie  Veiligheid De overall respons was hoog en de resultaten waren heel erg goed. De uitkomsten worden begin 2015 gepresenteerd, in aanwezigheid het MT, de commissie kwaliteit RvT, genodigden van de EJP, teamleiders, staf en de cliëntenraad (CR). Daarna zullen gezamenlijk actiepunten worden geformuleerd en opgepakt. Het behouden van het goede is hierbij het motto. 3.2 Meting zorginhoudelijke indicatoren In verband met wijzigingen ten aanzien van de normen voor verantwoorde zorg is de jaarlijkse zorginhoudelijke meting komen te vervallen. De inspectie heeft gewerkt aan een nieuwe uitvraag van kwaliteitsindicatoren, deze zijn eind 2014 bekend gemaakt. Sint Anna heeft op alle punten reeds geanticipeerd. Formele uitvraag vindt plaats in maart 2015, zodra de portal van IGZ geopend is. Op cliëntniveau vindt tweemaal per jaar risicosignaleringen plaats, waarmee toetsing van de zorginhoudelijke indicatoren op individueel niveau is ondervangen. Bij de ontwikkeling van het ECD is gekeken of dit voldoende is en zal de mogelijkheid ten aanzien van het op team-en stichtingbreed niveau genereren van kwaliteitsinformatie worden meegenomen. Een en ander vindt zijn beslag in 2015. 3.3

Klachten

3.3.1 Formele klachten Binnen Sint Anna wordt, conform weten regelgeving, gewerkt vanuit het klachtenbeleid . Er kan gemeld worden dat er geen formele klachten zijn ingediend bij de onafhankelijke klachtencommissie. Verdere verantwoording ten aanzien van de wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector wordt opgenomen in DIGI MV. 3.3.2 Informele klachten Informele klachten worden gezien als gratis advies en waardevolle informatie waar iets mee gedaan moet worden. De bestuurder en managers registreren deze klachten en handelen deze af. Daarnaast is het een vast onderwerp, dat de teamleiders een aantal keren per jaar aan de orde laat komen in de teams. Informele klachten, die binnenkomen bij de bestuurder, worden teruggezet in de lijn - zodat hier gericht actie op kan worden genomen. In de praktijk blijkt dat Informele klachten laag in de organisatie worden opgepakt. Dit blijkt onder meer uit het geringe aantal informele klachten die bij de bestuurder terecht zijn gekomen in 2014. 3.4 Melding Incidenten Cliënten (MIB) In Sint Anna is een MIB commissie actief. Ook in 2014 heeft deze conform vastgelegde procedure gewerkt. De manager welzijn en zorg ontvangt maandelijks een rapportage met betrekking tot de meldingen incidenten. Daarnaast worden de uitkomsten gebundeld in de managementrapportages.

Pagina 6 van 39

In de backoffice heeft de MIB commissie samen met het bedrijfsbureau hard gewerkt om de rapportages en de maandrapportages verder te digitaliseren en vorm te geven. Op dit moment moeten de overzichten nog wat verfijnd worden. Met name is aandacht geweest voor de medicatieveiligheid. Relatief worden er weinig fouten gemaakt. 3.5 Afwijkingen in de zorgen dienstverlening Afwijkingen in de zorg-en dienstverlening worden op individueel niveau vastgelegd in het ZorgLeefPlan en conform afspraak geëvalueerd in het zorgleefplanoverleg (ZLPO). Bovendien liggen de gemaakte afspraken vast in de cliëntenagenda. De geplande zorg wordt zoveel als mogelijk aangepast aan de persoonlijke wensen van de bewoner. Structurele afwijkingen van de geplande zorg leiden tot her-indicatie. 3.6

Cliëntenraad

3.6.1 Taken en werkwijze De cliëntenraad bestaat uit 9 leden (inclusief voorzitter). De cliëntenraad van Stichting Sint Anna werkt conform huishoudelijk reglement, overeenkomst zorgaanbieder en cliëntenraad en instellingsbesluit. Alle stukken voldoen aan de laatste richtlijnen van Actiz en LOC en worden structureel geëvalueerd. De cliëntenraad ontleent haar bevoegdheden en daarmee ook haar verantwoordelijkheden aan de Wet Medezeggenschap Cliëntenraden. De cliëntenraad van Stichting Sint Anna wordt administratief ondersteund door het secretariaat. De kosten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de cliëntenraad komen ten laste van Stichting Sint Anna. Er worden jaarlijks afspraken gemaakt over de hoogte van het budget. Stichting Sint Anna staat verder de cliëntenraad het gebruik toe van die voorzieningen die de cliëntenraad redelijkerwijs nodig heeft. De cliëntenraad van Stichting Sint Anna verdeelt haar werkzaamheden over diverse aandachtsgebieden, werkgroepen en commissies. De cliëntenraad vergaderde in 2014 11 keer, waarvan 5 keer met de bestuurder. Er heeft één keer overleg plaatsgevonden waaraan, naast de bestuurder, een delegatie van de Raad van Toezicht heeft deelgenomen. Naast een korte terugblik op de activiteiten van de cliëntenraad in 2013 is, gewoontegetrouw, gesproken over de algemene sfeer in huis - gerelateerd aan de drie kernwaarden. Ook de ontwikkelingen in Sint Anna rond het vastgoed, met name de samenwerking met de EJP, huur-en dienstenovereenkomst en de visie op de toekomst, kwam tijdens deze gesprekken aan bod. Dit alles met in achtneming van de ontwikkelingen in de gezondheidszorg in het algemeen, een zich terugtrekkende centrale overheid met meer verantwoordelijkheden naar gemeenten en zorgverzekeraars, en de gevolgen voor het (financiële) beleid van Stichting Sint Anna. Ook is de kwaliteit van de samenwerking tussen de bestuurder en de cliëntenraad aan de orde gekomen. De cliëntenraad is van mening dat zij goed en tijdig door de bestuurder wordt geïnformeerd en dat de inhoudelijke standpunten van de raad duidelijk mee worden gewogen in de besluitvorming. De Raad van Toezicht en de cliëntenraad volgen gezamenlijk de ontwikkelingen en initiatieven, die worden genomen bij Stichting Sint Anna voor het waarborgen van blijvende goede zorgkwaliteit. Op verzoek kunnen, zowel in als buiten de cliëntenraadsvergadering, MT leden uitgenodigd worden om een toelichting te geven op het beleid. Voor de uitvoering van haar taak zijn in 2014, wederom, contacten gelegd met het LOC (landelijk overleg cliëntenraden). 3.6.2 Contact met de achterban Een wezenlijk onderdeel voor het goed functioneren van de cliëntenraad is de communicatie met en informatie naar de achterban. Aan deze communicatie en informatie heeft de cliëntenraad

Pagina 7 van 39

vorm gegeven via onder meer: de jaarlijkse informatiemiddag, de jaarlijks terugkerende huiskamergesprekken en publicaties in het huisblad. De notulen worden na goedkeuring ter beschikking gesteld aan de bewoners. Daarnaast worden de notulen naar relevante betrokkenen intern gestuurd. Omdat de cliëntenraad van Stichting Sint Anna het belangrijk vindt dat alle bewoners goed op de hoogte zijn van het bestaan van een cliëntenraad, worden nieuwe bewoners geïnformeerd over de doelstelling en de taak van de cliëntenraad. Tabel 3.6.2. Samenstelling cliëntenraad per 31 december 2014 Mevrouw Mariet Rutten Zuster Christien Nijrolder De heer Fred van Bree Mevrouw Willy Stevens Zuster Paula Tielemans Mevrouw Nellie Cremers De heer Marcel Zwartjes Mevrouw Trudy Blaauwhof-Kok Broeder Jozef van Rijnsoever

Voorzitter Penningmeester Secretaris Lid Lid Lid Lid Lid Lid

3.6.3 Samenvatting belangrijkste onderwerpen Er is in de cliëntenraad onder meer aandacht geweest voor de veranderingen in de wet-en regelgeving in de langdurige zorg; wijzigingen in de organisatie-inrichting 2014-2016, met het accent op gemeenschappen en zelfregulerende teams; voorbereiding op het bewonertevredenheidsonderzoek en de toekomstige rol informele zorg. Op 31 april is een actieve informatiemiddag voor bewoners georganiseerd rond het thema: “Hoe blijven we ook op hoge leeftijd zo lang mogelijk gezond? 3.6.4 Adviezen en instemming De cliëntenraad neemt haar taken zeer serieus en is derhalve een goede gesprekspartner voor de bestuurder van Stichting Sint Anna. De cliëntenraad benadrukt, in haar advies- en instemmingsbesluiten bij de vaststelling van het beleid, het implementatietraject met aandacht voor de bewoner. In 2014 heeft de cliëntenraad aan de volgende zaken instemming verleend of advies gegeven. Positief advies Er zijn geen stukken aangeboden ter positief advies. Instemming/verzwaard advies Evaluatiedocument instelling van de cliëntenraad, DOKK documenten klachtenbeleid, Directiebeoordeling, Jaarrekening 2013 en Sleutelprotocol. 3.6.5 Ideeën/verbetersuggesties De wens van de bewoner staat centraal in de zorgen dienstverlening. Eén van de 10 vuistregels van Sint Anna is dan ook ‘ik doe u graag een plezier’. De medewerkers vinden het fijn om onze bewoner een plezier te doen en een open oor en oog te hebben voor hun vragen en wensen. De medewerkers worden gestimuleerd om vragen of wensen te beantwoorden of te vervullen, of indien nodig door te spelen naar de teamleiding. In het verlengde hiervan, willen ook de leidinggevenden graag oor en oog hebben voor de ideeën en verbetersuggesties van medewerkers en deze meenemen in het verbeteren van processen en werkmethodes. De belangrijkste ontwikkeling binnen de sector Welzijn en Wonen betreft het vormgeven aan gemeenschappen en daaromheen de zelfregulerende teams, bestaande uit zowel formele als informele zorg.

Pagina 8 van 39

In 2014 is er binnen de facilitaire dienst met de medewerkers gekeken naar hoe de kwaliteit en kwantiteit behouden kan blijven bij een krimpend budget. Het is de bedoeling dat bewoners in de toekomst minder hoeven te betalen voor het dienstenpakket. Wel is daarbij aangegeven dat de unieke dienstverlening gelijk moet blijven. Hierop zijn de medewerkers, maar ook de teamleiders met concrete maatregelen gekomen die dit mogelijk moeten gaan maken. 3.7 Ketenpartners, belanghebbenden en/of samenwerkingsrelaties Stichting Sint Anna stelt zich als doel vaste afspraken te maken met de stakeholders. In 2014 heeft - gezien alle externe ontwikkelingen - buiten de vaste afspraken, extra overleg met het zorgkantoor en gemeente plaatsgevonden. Stichting Sint Anna heeft in 2014 met de volgende externe belanghebbenden een specifieke relatie in de vorm van een overeenkomst, een convenant of andere afspraken.  Zorgkantoor Noordoost Brabant in verband met zorgdiensten, de ontwikkeling van het verzorgings- en verpleeghuis, het maken en evalueren van productieafspraken en het bespreken van toekomstig beleid;  Stichting Zorgcentra Pantein in verband met de verpleeghuiszorg die binnen Sint Anna wordt geboden en in het kader van het medisch adviseurschap;  PCP (Partners in Care and Pharmacia) in verband met farmaceutische diensten;  Gemeente Boxmeer in verband met de WMO. In 2014 heeft het partnerschap met software leverancier Unit 4 - dit om te komen tot perfect aansluitende ICT-oplossingen op de strategische- en jaardoelen van stichting Sint Anna - verder vorm gekregen. Samenwerkingspartners worden gezocht op partnerschap en het willen aangaan van een unieke verbondenheid. Dit is door de bestuurder succesvol opgepakt. Interne partners met wie Stichting Sint Anna een specifieke relatie heeft:  De regio in Nederland van de Zusters van Julie Postel;  EJP sinds 22 september 2012 i.v.m. de overgang van de Nederlandse Provincie van de Zusters van Julie Postel naar regio;  Leiding van religieuze instituten vanwege zorgen dienstverlening aan bijzondere doelgroep. Er is goed contact tussen de bestuurder en de cliëntenraad. De cliëntenraad neemt haar taken zeer serieus en is derhalve een goede gesprekspartner voor de bestuurder van Sint Anna. De cliëntenraad benadrukt in haar advies- en instemmingbesluiten, net zoals voorgaande jaren, het implementatie- en communicatietraject voor de bewoner. In het kader van zelfregulering en wijzigingen in weten regelgeving zal ook de rol van de cliëntenraad hierin besproken worden met de bestuurder in 2015. De MIB commissie functioneert goed en voorziet de manager Welzijn & Zorg en het MT van tijdige en heldere sturingsinformatie. Aandachtspunten voor 2014 waren met name medicatiefouten. Het aantal meldingen van medicatiefouten is in 2014 wederom gestegen. De toegenomen zorgzwaarte en vergeetachtigheid van de bewoners lijkt hierin een rol te spelen. In 2014 bleek dat op basis van de output er niet voldoende geanalyseerd kon worden op medicatiefouten, hierop zijn acties uitgezet met Unit 4. Het is in 2014 niet gelukt om met de EJP tot nieuwe financiële afspraken te komen. Dit krijgt in 2015 vervolg.

Pagina 9 van 39

4

Medewerkers en ondernemingsraad (OR)

4.1 Opleidingsplan Conform het opleidingsplan 2014 zijn, zowel voor individuele medewerkers als voor medewerkers, in specifieke functies gezamenlijk opleidingen gerealiseerd. Inhoud en doel van de opleidingen zijn met name gericht op coaching en het op peil houden van kennis en ervaring of het volgen van ontwikkelingen binnen de sector. In een enkel geval was de opleiding/training gericht op persoonlijke ontwikkeling. Alle geplande opleidingen hebben plaatsgevonden. Binnen de teams zijn diverse opleidingen besproken, waar met name met elkaar over het effect is gesproken. Uitkomsten zijn gebruikt bij de invulling van het opleidingsplan 2015. Ook in 2015 zullen wederom op reactie-, leer- en transferniveau plaatsvinden. Ook in 2014 zijn de leidinggevenden meer aangesproken op hun taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de uitvoering, evaluatie en bijstelling van het opleidingsplan, met name op de effectmeting. In de maandrapportages wordt het opleidingsplan gemonitord aan de hand van de vergelijking tussen budget en realisatie. De verantwoordelijkheid voor het evalueren van de kwaliteit van de gevolgde opleidingen, het gewenst rendement (transferniveau) en de keuze welke opleidingen er worden geëvalueerd - evenals de realisatie van de opleidingen - ligt volledig bij de managers. In 2015 blijft het meten van de effecten van opleidingen een aandachtspunt. Daarbij is de kwaliteit van zorgen dienstverlening door de ogen van onze bewoners een belangrijk uitgangspunt. 4.2 Melding Incidenten Medewerkers (MIM) In 2014 is de MIM commissie drie keer samengekomen. Er hebben in 2014 geen ernstige incidenten medewerkers plaatsgevonden. In totaal zijn er 22 incidenten gemeld en 2 bijna incidenten of gevaarlijke situaties. Hiervan zijn er 12 incidenten ten aanzien van agressie en ongewenst gedrag gemeld. In 2014 is een cursus ‘Kiezen voor contact’ ingezet, zodat medewerkers agressie vanuit bewoners zoveel mogelijk kunnen voorkomen door hun eigen handelen. Het totaal aantal meldingen is ten aanzien van 2013 met 4 incidenten gestegen. In 2014 is de MIM-procedure met de commissie geëvalueerd en zijn verbeteracties opgenomen in het aangepaste beleid, dit is in concept en wordt in 2015 besproken en vastgesteld. Hierin is ook het digitaliseren van het MIM-formulier en registratie vanaf de bron meegenomen. 4.3 Risico-inventarisatie en –evaluatie Eind 2009 is een RI&E uitgevoerd. Het arboplan is gereed en er ligt eveneens een arbo-actieplan 2010 - 2014. Acties zijn conform afspraak verder in de lijn uitgezet. Het overgrote deel van de acties zijn lopende of afgerond, daarnaast hebben een aantal acties een doorlooptijd tot en met 2014. In 2014 is gezocht naar een passende ARBO-organisatie voor Sint Anna. Hierover hebben met verschillende externe organisaties gesprekken plaatsgevonden. De uiteindelijke keuze en de hieraan gekoppelde invulling van de werkzaamheden heeft meer tijd gekost dan verwacht. In 2015 zullen de teams, met ondersteuning van een externe adviseur, het arbo-actieplan van 2010 updaten. In het eerstvolgende medewerkertevredenheidsonderzoek (2016) worden er uitgebreide vragen gesteld ten behoeve van een geheel nieuwe RI&E. 4.4 Vertrouwenspersoon Stichting Sint Anna Sinds 1994 is het bij wet verplicht seksuele intimidatie, agressie en geweld op de werkplek aan te pakken. Bestrijding hiervan is een zaak van de gehele organisatie. Daartoe is in het voorjaar 2011 een vertrouwenspersoon aangesteld in de persoon van Th.C.M. de Klerk van der Heijden. De klachtenregeling voorziet eveneens in het bespreekbaar maken van klachten over een situatie, gebeurtenis, bejegening of in de organisatie bestaande gewoonte, die de medewerker persoonlijk treft in de positie als werknemer en voor hem/haar een persoonlijk probleem vormt. In 2014 waren er geen vragen of klachten op dit gebied die de vertrouwenspersoon hebben bereikt. Dit is conform het daarover gestelde in de Klachtenregeling als onderdeel van het PSA beleid. Pagina 10 van 39

4.5 Medewerkerraadpleging In november 2013 is wederom een medewerkertevredenheidsonderzoek uitgevoerd. Sint Anna heeft haar positie ten opzichte van andere VVT-instellingen en ten opzichte van de vorige keer (2011) verbeterd naar een A-score. Hierbij behoort Sint Anna tot de koplopers. De werkbeleving scoorde een 7,7 (7,3 in 2011). De vragenlijst is ten opzichte van 2011 ingekort en iets aangepast. Dit betekent onder andere dat het item ‘ik word betrokken bij de beslissingen die mij en de bewoner treffen’ aangepast is naar de vraag ‘ik praat mee over beslissingen die over mij en mijn cliënten/interne klanten gaan’, de score op dit item is een 7.1. Dit betekent dat de score verbeterd is, maar nog niet voldoet aan het gestelde doel. De Net Promotor Score (ofwel bevelen medewerkers Sint Anna aan als werkgever) scoort hoog bij Sint Anna; 29% promotors ten opzicht van gemiddeld 2% promotors in andere VVT-instellingen. 4.6 Professioneel handelen Het niveau van het professioneel handelen wordt steeds afgestemd op de zorgzwaarte. Met name de komst van ZZP met behandeling en zwaardere zorg bij Wonen met Zorg, vraagt ander professioneel handelen en bijbehorende scholing, omdat er een heel andere doelgroep wordt verzorgd en behandeld. Hierdoor moet het deskundigheidsniveau worden aangepast. In 2014 is scholing van verpleegtechnische handelen en het bevoegd en bekwaam houden van medewerkers voortgezet. Daarnaast is de inzet van het verpleegkundig team verder geprofessionaliseerd en hebben verpleegkundigen zich verder gespecialiseerd , waardoor zij de diverse teams nog beter kunnen ondersteunen bij gerichte zorgvragen. 4.7 Ziekteverzuim Vanwege de prioriteit die het voorkomen van ziekteverzuim binnen Sint Anna heeft, is op basis van de LEAN methodiek het gehele proces doorgelopen en zijn actiepunten in 2013 en 2014 geoperationaliseerd en gedigitaliseerd. Het resultaat is een laag ziekteverzuim in 2014 (4,31%). Doel vanuit de LEAN sessie was, om het verzuimcijfer in 2014 met 0,5% te laten dalen ten opzichte van het verzuimcijfer 2013 (4,29%). Dit is niet gelukt en het grootste gedeelte hiervan wordt veroorzaakt door langdurig verzuim (3,48%). In 2015 zal hier verder op gestuurd worden, waarbij er aandacht zal zijn voor de visie op het ziekteverzuim in relatie tot de invoer van zelfregulerende teams. 4.8 Exitinterviews Het houden van exitinterviews is meegenomen in het HR LEAN traject: in-, door- en uitstroom. Al eerder is door het MT besloten dat exitinterviews niet meer standaard worden gevoerd. Vanuit het strategische uitgangspunt medewerkergerichtheid, wordt wel de mogelijkheid geboden aan medewerkers om een exitinterview aan te vragen (via CuraWeb). Daarbij heeft de medewerker de keuze of dit gesprek plaatsvindt met een leidinggevende of met de P&O adviseur.

Pagina 11 van 39

4.9

Ondernemingsraad

4.9.1 Taken en werkwijze De ondernemingsraad bestaat uit 8 leden (inclusief voorzitter). De ondernemingsraad ontleent haar bevoegdheden en daarmee ook haar verantwoordelijkheden aan de Wet op de OndernemingsRaden (WOR). De ondernemingsraad van Sint Anna werkt conform reglement. Dit reglement voldoet aan de laatste richtlijnen van Actiz en de WOR, en worden structureel geëvalueerd. De ondernemingsraad van Stichting Sint Anna wordt administratief ondersteund door een ambtelijk secretaris. De kosten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de ondernemingraad komen ten laste van Stichting Sint Anna. Er worden jaarlijks afspraken gemaakt over de hoogte van het budget. Stichting Sint Anna staat verder de ondernemingsraad het gebruik toe van die voorzieningen die de ondernemingsraad redelijkerwijs nodig heeft en recht op heeft volgens de wet. De ondernemingsraad van Stichting Sint Anna verdeelt haar werkzaamheden over diverse aandachtsgebieden en commissies. Er heeft in 2014 6 keer een overlegvergadering met de bestuurder en P&O adviseur plaatsgevonden. 4.9.2 Contact met de achterban Een wezenlijk onderdeel voor het goed functioneren van de ondernemingsraad is de communicatie met en informatie naar de achterban. Aan deze communicatie en informatie heeft de ondernemingsraad vorm gegeven via onder meer de jaarlijkse informatiemiddag en publicaties in het huisblad. Tevens worden alleen de notulen van de overlegvergaderingen na goedkeuring opgehangen in het Trefpunt en naar de bestuurder gestuurd. Daarnaast houdt de ondernemingsraad met regelmaat een inloopspreekuur. Omdat de ondernemingsraad van Stichting Sint Anna het belangrijk vindt dat alle medewerkers goed op de hoogte zijn van het bestaan van een ondernemingsraad, worden nieuwe medewerkers geïnformeerd over de doelstelling en de taak van de ondernemingsraad. Tabel 4.9.2. Samenstelling ondernemingsraad per 31 december 2014 Mevrouw T. Gerrits Mevrouw M. Cuppen Mevrouw F. Jacobs Mevrouw E. Boerstal De heer J. Janssen Mevrouw G. Rameckers Mevrouw A. van den Hoogen Mevrouw J. Hendriks Mevrouw B. Lammers *) geen OR lid

Voorzitter Secretaris Vice voorzitter Ambtelijk secretaris *) Lid Lid Lid Lid Lid

Pagina 12 van 39

4.9.3 Samenvatting belangrijkste onderwerpen Er is in de ondernemingsraad onder meer aandacht geweest voor de implementatie van het meerjarenbeleid 2012 -2016, Jaarverslag en Jaarrekening 2013, Kaderbrief 2014, Organisatiestructuur en in het bijzonder de vorming van gemeenschappen en daaromheen de zelfregulerende teams, de samenwerking met de EJP, managementrapportages, ontwikkelingen rond de CAO VV&T, competentieprofiel teamleiders en het arboactieplan. 4.9.4 Adviezen De ondernemingsraad neemt haar taken zeer serieus en is derhalve een goede gesprekspartner voor de bestuurder van Stichting Sint Anna. In 2014 zijn de volgende zaken ter instemming of advies aan de OR voorgelegd. Instemming  Sleutelbeheer  Rookbeleid  Regeling overlijden medewerker  Wijzigingen ten aanzien van bekwaamheidsregeling verpleegtechnische handelingen  Attentieregeling Advies  Interventie aanpak deskundigheid en kwaliteit binnen Wonen met Zorg Sint Anna is zich ervan bewust dat een goede zorgen dienstverlening staat of valt met de deskundigheid en tevredenheid van de medewerkers. Vanwege de ingrijpende ontwikkelingen - met name externe ontwikkelingen - en de betekenis hiervan voor Sint Anna, wordt er stichtingbreed veel van de medewerkers van Sint Anna gevraagd. Onze unieke cultuur handhaven, met de noodzakelijke veranderingen in onder meer de organisatiestructuur en financiering, blijft ook in 2015 de uitdaging. Vanuit de strategische uitgangspunten worden verantwoordelijkheden lager in de organisatie gelegd, waardoor er van medewerkers een proactieve houding wordt verwacht. Dit vraagt overigens een coachende houding van alle leidinggevenden en staf. In een kantelende organisatie komt alles er anders uit te zien. Uitgangspunt is dat de bewoner in gemeenschap centraal staat, met daaromheen een zelfregulerend team en een ondersteunende schil. Willen we ons uitgangspunt ‘mensgericht en niet organisatiegericht’ waar kunnen maken, zal er ook in 2015 voor gezorgd worden, dat Sint Anna een aantrekkelijke werkgever blijft met aandacht voor de (loopbaan)wensen en behoefte van medewerkers. Daarnaast wordt de scope waar Sint Anna verantwoordelijk voor is groter: in het kader van de komende transitie staat ook de informele zorg (familie, buurtbewoners, vrijwilligers) en de bewoner zelf meer en meer centraal. Het samenspel tussen formele en informele zorg binnen het zelfregulerende team, in relatie tot het gemeenschapsleven, is één van de belangrijkste speerpunten - ook voor 2015. Dit alles heeft ook gevolgen voor de werkwijze van de ondernemingsraad. De bestuurder zal hierover met hen in 2015 in gesprek gaan. Vooruitlopend op de invoer van zelfregulering is een competentieprofiel, met name richting veranderende rol teamleider (coach), opgesteld. Per teamleider is een persoonlijkheidstest en een 360 graden feedback onderzoek uitgevoerd. Per teamleider is een Persoonlijk Ontwikkelplan opgesteld. In dit profiel - en waar nodig ook in de persoonlijk ontwikkelplannen - wordt aandacht geschonken aan directe sturing en coaching. Daarnaast is besloten om begin 2015 een interventie uit te voeren binnen een team van Wonen met Zorg, dit om de kwaliteit van zorg te verhogen.

Pagina 13 van 39

5

Procesprestaties

5.1 Verbeteren van processen Processen worden bij Sint Anna zo LEAN mogelijk ingevuld. Anticiperend op de toekomst zijn de uitgangspunten hierbij gebaseerd op de strategische doelen van Sint Anna. Bij een wijziging van organisatiestructuur, cultuur en aansturing moet opnieuw bekeken worden of de huidige processen een meerwaarde zijn voor het gemeenschapsleven en het team daaromheen. Dit is een on-going proces, waarbij veiligheid, kwaliteit en betaalbaarheid de belangrijkste indicatoren zijn. 2014 was met name een operationeel jaar, waarin processen die LEAN ontwikkeld zijn verder in de lijn zijn teruggezet. Er is nadrukkelijk aandacht besteed aan de borging van nieuwe processen en de bijbehorende werkwijze. Uit de controlesessies die plaats hebben gevonden is getoetst of de doelen zijn bereikt en vastgesteld, en wat nog verfijning behoeft in 2015. Nu en in de komende jaren zal binnen Sint Anna gewerkt worden vanuit de LEAN methodiek, teneinde processen te optimaliseren en verspilling tegen te gaan. Dit is ook bij een gekantelde organisatie met zelfregulerende teams heel goed mogelijk.

Pagina 14 van 39

6

Kwaliteitsbeleid

6.1 Algemeen kwaliteitsbeleid Stichting Sint Anna Stichting Sint Anna heeft in de vorm van de Nota kwaliteitsbeleid Stichting Sint Anna een zeer uitgebreid en breed opgezet kwaliteitsbeleidsplan. Het geeft theoretische kaders, waarbinnen het kwaliteitsbeleid van Stichting Sint Anna moet worden uitgevoerd. Alleen een theoretische benadering van kwaliteitsbeleid is echter niet voldoende. Ook zal het kwaliteitsbeleid in de praktijk nadrukkelijk aanwezig moeten zijn. Het is belangrijk dat er een juiste vertaalslag van theorie naar praktijk gemaakt wordt. Stichting Sint Anna is sterk in de fasen van plannen (Plan) en uitvoeren (Do), maar moet aandacht blijven houden voor de onderdelen controle (Check) en bijstelling (Act) - wil de kwaliteitscirkel rond worden gemaakt. Onderdeel van het kwaliteitsbeleid zijn eveneens procedures, protocollen en daarmee samenhangend elektronisch handboekenbeheer. In de praktijk blijkt echter dat er veel is ontwikkeld, maar dat er niet altijd mee wordt gewerkt. Daarnaast is er een breed spectrum aan kwaliteitsinstrumenten waar gebruik van wordt gemaakt. Het is de kunst deze processen zo goed mogelijk te laten verlopen, zodat zij daadwerkelijk een bijdrage kunnen leveren aan het verbeteren van de kwaliteit binnen Sint Anna. In 2015 zal nauw - samen met de leden van de toekomstige zelfregulerende teams - gekeken worden naar het meten en borgen van kwaliteit en veiligheid binnen de gemeenschappen waarvoor we werken. Procedures die nu nog top-down zijn ingericht moeten wellicht qua routing wijzigen, zodat kwaliteitsinformatie snel toegankelijk kan zijn voor het team.

Kwaliteit is nooit een doel op zich: het is geen apart ‘beleid’, maar is verweven in het werken van alledag. Het maken van een korte kwaliteitsslag tussen bewoner en medewerker (of tussen gemeenschap en het zelfregulerende team daaromheen) zal in 2015 worden uitgewerkt. Het kwaliteitssysteem dient hierbij te ondersteunen, aan wat de medewerkers nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Om de kwaliteitscirkel rond te maken heeft het interne auditteam een ondersteunende rol, evenals het externe HKZ auditteam van KIWA. De interne- en externe audits worden dusdanig ingericht, dat zij een waardevolle aanvulling zijn op het verbeteren van de kwaliteit. In 2015 zal het kwaliteitsbeleid worden herzien, evenals de procedures om kwaliteit te meten en te borgen. Uitgangspunt zijn de kwaliteitseisen, die vanuit het ministerie zijn vastgesteld in relatie tot onze eigen strategische uitgangspunten.

Pagina 15 van 39

7

Leveranciersbeoordeling

7.1 Leveranciersbeoordeling Conform afspraak zijn de leveranciersbeoordelingen uitgevoerd. Dit heeft niet tot specifieke acties geleid.

Pagina 16 van 39

8

Financieel Beleid en risico’s

Op basis van de indeling van INK-model heeft Sint Anna haar risico’s, de hieraan gekoppelde doelen en het te behalen resultaat neergelegd in de kaderbrief 2014. Gedurende 2014 heeft hierop monitoring plaatsgevonden in de 4-maandrapportages. De uiteindelijke status na 12 maanden is nu weergegeven. 8.1

Risico’s

8.1.1

Strategie en (meerjaren)beleid

Risico 1:

Wanneer het Woon-, Zorg-, Werk- en Leerconcept geen aanvulling is op de uitvoering van ons meerjarenbeleid 2012-2016, wordt het voortbestaan van Sint Anna - met name door alle veranderingen in de AWBZ en WMO - bedreigd. Het Woon-, Zorg-, Werk- en Leerconcept en het meerjarenbeleid 2012-2016 geven richting aan de toekomst van Sint Anna. Hierdoor is de sturing door leiding en staf voor medewerkers helder en transparant. De strategische uitgangspunten zijn zichtbaar vertaald in beleid. Iedereen in huis is bekend met het Woon-, Zorg-, Werk- en Leerconcept en kan dit als hulpmiddel gebruiken bij de uitvoering van het meerjarenbeleid 2012-2016, en handelt conform de strategische uitgangspunten in woord en daad.

Doel

Resultaat

Status:

Vanwege onduidelijkheid over de samenwerking en het ontbreken van een duidelijke visie van de EJP, is begin dit jaar besloten af te zien van een gezamenlijk Woon-, Zorg-, Werk- en Leerconcept. Om haar bestaansrecht als kleinschalige, krachtige en zelfstandige ondernemer voor nu en de komende jaren te onderbouwen is door Sint Anna in 2014 een bedrijfsplan 2015-2020 ontwikkeld (vaststelling januari 2015).

Risico 2: Doel: Resultaat:

Status:

Onvoldoende inspelen op de veranderende financiering en de veranderende vraag van (potentiële) bewoners, door vast te houden aan teveel intramurale capaciteit. Sint Anna wordt ingericht voor 90 bewoners met ZZP 4 of hoger en 90 bewoners met extramurale zorgverlening. In het sectorplan Welzijn en Zorg is uitgewerkt hoe dit binnen Sint Anna gerealiseerd wordt, dat teruggegaan is van 123 bewoners ZZP 1 t/m 10 naar 90 intramurale bewoners met ZZP 4 of hoger en extramurale zorg ZZP 1, 2 en mogelijk ook ZZP 3. Daarnaast wordt er - na goedkeuring door het Zorgkantoor - een plan uitgewerkt om te komen tot 6 PG groepen van 7 bewoners en te bekijken hoe de (huidige) 13 somatische bewoners elders in huis te huisvesten.

De verdeling 90/90 is in de loop van 2014 gewijzigd, waarbij er in 2015 - en verder - wordt toegewerkt naar een verdeling van 106 intramurale plaatsen en 74 extramurale plaatsen. Deze verdeling is beargumenteerd in het bedrijfsplan. In verband met de wachtlijst PG en de veranderende zorgvraag, zijn in 2014 binnen de afdeling de Benedenhof/KSW 6 plaatsen somatiek omgezet naar PG.

Pagina 17 van 39

8.1.2

Management van medewerkers

Risico 3: Doel: Resultaat :

Status:

8.1.3

Bewoners en medewerkers zijn bekend met de strategische doelen van Sint Anna en op onderdelen (m.n. 180 bewoners, zelfregulerende gemeenschappen, extramuraliseren en nieuwbouwwensen) op de hoogte van de inhoud van het bedrijfsplan. De kernwaarden en de vuistregels zijn toegevoegd aan de vaste onderwerpen voor het functioneringsgesprek, zodat deze onderwerpen minimaal eens per jaar worden besproken tussen leidinggevende en medewerker. Aan de hand van een gezamenlijk vastgesteld competentieprofiel is per teamleider een persoonlijkheidstest en een 360 graden feedback onderzoek uitgevoerd. Per teamleider is een Persoonlijk Ontwikkelplan opgesteld. In dit profiel en - en waar nodig ook in de persoonlijke ontwikkelplannen - wordt aandacht geschonken aan directe sturing en coaching. Management van middelen

Risico 4:

Doel:

Resultaat:

Status:

Het ontbreken van directe sturing en coaching door onvoldoende aandacht en tijd voor bottum-up communicatie, ofwel luisteren naar bewoners en medewerkers. De verantwoordelijkheden en vuistregels zijn bekend en het middel om met elkaar “in gesprek” te gaan, vervolgens implementeren over hoe we uniek kunnen zijn en blijven. Medewerkers zijn bekend met het Woon-, Zorg-, Werk- en Leerconcept, de strategische doelen en gebruiken dagelijks de vuistregels. De interne communicatie loopt daardoor zichtbaar goed.

De AWBZ en WMO, die gelden voor de toekomstige bewoners op de Veerstraat 49, nemen steeds verder af. Hierdoor loopt de continuïteit en kwaliteit van zorgen dienstverlening en goed werkgeverschap gevaar. In de begroting 2014 worden - naast de verdeling van de middelen - ook stimuleringsmaatregelen genomen om bewoners, mantelzorg en vrijwilligers maximaal in te zetten. De sectoren Facilitair en Welzijn & Zorg hebben alternatieven in kaart gebracht, ten aanzien van de bedrijfsvoering en de inzet van bewoners, mantelzorg en vrijwilligers, en handelen hiernaar. Ook kan gedacht worden aan een nieuwe groep medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt. Alle budgethouders leveren zorgen dienstverlening binnen de vastgestelde begroting 2014, met inzet van minder middelen door meer betrokkenheid van bewoners, mantelzorg en vrijwilligers.

Het is binnen de afdeling Wonen met Zorg niet gelukt om de zorgverlening binnen de vastgestelde begroting te houden door toegenomen zorgzwaarte en afnemend budget. De projecten werkgroep zelfregulering zijn aan de slag gegaan m.b.t. zelfregulerende gemeenschappen en teams en op basis daarvan de inrichting van deze gemeenschappen, teams en de ondersteunende schil daaromheen. Door het MT is benoemd welke ondersteuning hierin noodzakelijk is. Het MT heeft intern gecommuniceerd over de ontwikkelingen die binnen en buiten Sint Anna spelen en wat dit voor consequenties heeft. Binnen Wonen met Zorg zijn bijeenkomsten georganiseerd met mantelzorgers, met als doel om te bekijken hoe mantelzorgers en zorgverleners elkaar beter kunnen vinden en op welke manier zij elkaar en de bewoners kunnen ondersteunen. Het is nog te vroeg om te zeggen dat dit resultaat heeft opgeleverd. In 2015 zal beleid worden ontwikkeld ten aanzien van informele zorg in Sint Anna in relatie tot de invoering van zelfregulerende teams. Het aantal vrijwilligers blijft nog steeds stijgen, waarbij de insteek is deze te koppelen aan huiskamers. Binnen de facilitaire dienst worden meer stagiaires ingezet en zijn de eerste mensen ingezet op werkervaringsplaatsen. Ook worden bewoners ingezet in de wasserij om was te vouwen. Tevens is er een bezuiniging doorgevoerd in de huishoudelijke dienst en de wasserij. Pagina 18 van 39

8.1.4

Management van processen

Risico 5:

Doel: Resultaat:

Status:

Het LEAN werken is breed geïmplementeerd binnen Sint Anna en wordt als onderdeel van de organisatieontwikkeling blijvend toegepast. Met de coördinatoren van Unit4 en de proceseigenaren is een totaal overzicht opgeleverd, met alle openstaande acties voor wat betreft de Unit 4 ICT inrichtingen. Bij alle acties is kritisch gekeken of deze acties herstelwerk zijn (en voor rekening komen van Unit4) of nog uit te voeren noodzakelijke werkzaamheden zijn (en voor rekening komen van Sint Anna). De lopende LEAN trajecten worden afgestemd binnen de projectgroep LEAN en gemonitord op voortgang. Veel zaken zijn in 2014 afgerond, een aantal loopt door in 2015.

Risico 6: Doel: Resultaat: Status:

8.1.5

In 2014 loopt de HKZ certificering af en daarmee komt het kwaliteitsmanagementsysteem in gevaar. Er is een kwaliteitsmanagementsysteem dat aansluit bij de LEAN methodiek. Een goed geborgd kwaliteitsmanagementsysteem.

Op 30 juni en 1 juli hebben externe audits plaatsgevonden voor HKZ door bureau KIWA. Er waren geen tekortkomingen. Het stichtingbreed sturen op kwaliteit in de afgelopen 7 jaar heeft dit mooie resultaat opgeleverd. In juni 2015 vindt een review plaats. Resultaten – medewerkers

Risico 7:

Doel: Resultaat:

Status:

Wanneer processen niet LEAN afgestemd zijn op de waarden van bewoners en medewerkers dragen ze niet bij aan de realisatie van de geformuleerde doelstellingen op stichtings-, sectoren afdelingsniveau. Alle proceseigenaren streven naar het zo LEAN mogelijk uitvoeren van hun processen. Processen zijn beoordeeld op hun toegevoegde waarde voor het bereiken van de strategische doelen. Knelpunten zijn in kaart gebracht en processen LEAN aangepast.

Ontevreden medewerkers en vrijwilligers veroorzaken onrust binnen Sint Anna en brengen de continuïteit (ziekte/verloop) van zorgen dienstverlening in gevaar. Door te weinig betrokken te zijn bij de doelstellingen is er verminderd draagvlak voor besluiten. De medewerker- en vrijwilligerstevredenheid is hoog. Er is inzicht in de tevredenheid van de vrijwilligers. Medewerkers hebben hun inbreng gehad in de vertaling van het concept in organisatiedoelstellingen en afdelingsplannen. Hoge medewerkertevredenheid, die wordt uitgesproken “In gesprek” en tot uiting komt in het rapportcijfer > 7,3. Laag ziekteverzuim, percentage < 4,5 %. Laag verloop, percentage < 5%, buiten het natuurlijk verloop.

In november 2013 is het medewerkerstevredenheidonderzoek uitgevoerd. Het resultaat was goed en Sint Anna behoort tot de koplopers. De uitkomsten van het medewerkerstevredenheidsonderzoek zijn samengevat en er is Sint Anna breed richting gegeven aan de aandachtspunten. Dit wordt ook per onderdeel gedaan (Zorg en Welzijn , Facilitair en Overig). Medewerkers zijn en worden betrokken bij de diverse LEAN sessies (o.a. zelfroosteren en in de werkgroep zelfregulering). Tijdens deze sessies wordt gefocust op wat belangrijk is voor de medewerker. De vertaling naar P&O beleid wordt gemaakt. Het ziekteverzuim is op 4,31% uitgekomen, hiermee is de doelstelling behaald. Pagina 19 van 39

8.1.6

Resultaten – klanten/bewoners

Risico 8:

Doel: Resultaat:

In het 4e kwartaal stond het bewonertevredenheidsonderzoek (BTO) gepland en inmiddels zijn de zeer goede resultaten bekend. In overleg met de cliëntenraad zal gekeken worden welke veranderingen n.a.v. de resultaten worden doorgevoerd.

Status:

8.1.7

Resultaten - leveranciers/ketenpartners

Risico 9:

Doel:

Resultaat:

Status:

8.1.8

Zonder helderheid over op welke vlakken de diverse ketenpartners elkaar kunnen versterken, kunnen hierin geen goede keuzes worden gemaakt en staan we niet sterk als kleinschalig woonzorgcentrum. Het versterken van de bestaande duurzame ketenrelaties, netwerken, het in kaart brengen van de onderdelen en de werkwijze waarop met eventuele ketenpartners samengewerkt kan gaan worden. Er is duidelijkheid over de meerwaarde die samenwerking met partners voor Sint Anna kan hebben.

De relatie met ketenpartners heeft continu aandacht van de bestuurder. Vooral de relatie met de Gemeente, Pantein, het zorgkantoor en Unit 4 wordt goed onderhouden en levert resultaten op. Helaas zijn nieuwe initiatieven op het vlak van samenwerking - vanwege de onduidelijkheid in de samenwerking met de EJP - in 2014 moeilijk te realiseren aan de Veerstraat 49. De op handen zijnde bestuurswissel in 2015 zal hier in 2015 verandering in brengen. De stichtingbrede leveranciersbeoordelingen zijn procedureel weggelegd bij de facilitaire dienst en deze worden volgens HKZ procedure ingevuld. Resultaten – bestuur en financiers


Status:

De genomen maatregelen, om de afname van AWBZ en WMO gelden/gewijzigde zorgfinanciering te ondervangen, leiden tot ontevreden bewoners ten aanzien van de geleverde zorgen dienstverlening door de veranderingen in de (zorg)financiering. Bewoners zijn tevreden, omdat hun zorgen dienstverlening - ongeacht alle veranderingen in de (zorg)financiering - past bij hun verwachting, wensen en behoeften. Er zijn afspraken met de cliëntenraad en de bewoners over structurele financiering van de zorgen dienstverlening aan 90 zwaardere intra- en 90 extramurale bewoners. Bewoners ervaren dat Sint Anna in staat is om uniek te blijven en haar kernwaarden te handhaven, ondanks alle veranderingen. Het cijfer voor bewonertevredenheid is > 8.

Te weinig financiële sturing op het verkrijgen van de juiste uitkomsten en vergoedingen leidt tot fiscale-, juridische- en financiële risico’s. Inzicht bij bestuurder, management en RvT in de (financiële) risico’s op lange termijn en deze zijn afgedekt. De financieel gezonde situatie blijft bestaan. De te voorziene risico’s zijn in kaart gebracht, adequaat afgedekt en terug te vinden in een positieve begroting van € 80.000,-. Evaluatie vindt plaats in de 4-maandsrapportage.

De risico’s zijn in kaart gebracht, maar de maatregelen zijn afhankelijk van de uitkomsten van het overleg tussen Sint Anna en de EJP. Tot de nieuwe huur- en dienstverleningsafspraken in 2015 en de hiermee gepaard gaande risico’s, financiering en weerstandsvermogen duidelijk zijn, is er geen voorschot betaald aan de EJP. Er is door de bestuurder aan de RvT voorgesteld om af te gaan rekenen over 2014 op basis van de oude afspraken uit 2011. Pagina 20 van 39

Risico 11:

Te weinig helderheid in de facilitaire processen om te kunnen voldoen aan de snel wijzigende weten regelgeving, zowel op het vlak van financiën, transparantie en verantwoording. Om financieel gezond te blijven is transparantie in de dienstverleningskosten en opbrengsten een voorwaarde. Hiermee zorgen we dat ook in de komende jaren de huidige dienstverlening financieel verantwoord geleverd kan worden. Inzicht in de planning van de afgesproken werkzaamheden, de realisatie van de werkelijk gevraagde dienstverlening en de koppeling aan de hiervoor ingezette middelen. Tevens de mogelijkheid hebben om hierover verantwoording af te kunnen leggen.

Doel:

Resultaat

Status:

8.1.9

De helderheid in de facilitaire processen kan alleen komen uit een heldere visie op de samenwerking tussen de EJP en Sint Anna. Beide hebben aangaande facilitaire voorzieningen na 2020 een gezamenlijk belang. Er is gestart met een facilitair softwaresysteem om de inzet voor zaalreserveringen inzichtelijk te krijgen. Werkorders, waarmee we de TD diensten inzichtelijk krijgen, volgt begin 2015. Verbeteren


Status:

Wanneer verbeterpunten worden gesignaleerd, maar niet worden opgepakt, is er geen sprake van een continu proces van verbeteren en vernieuwen. Structureel in de lijn borgen dat verbetermaatregelen - liefst snel - worden opgepakt en dat vervolgens de implementatie van de oplossingsmaatregelen gemonitord wordt. Er is systematische controle ingebed in de organisatie, waaruit blijkt dat de verbeteracties uitgevoerd zijn. Dit blijkt ook uit hoge tevredenheid en het ontbreken van formele- en informele klachten.

Het stichtingbreed werken volgens de PDCA cyclus is zichtbaar in de cultuur van Sint Anna opgenomen. Dit is ook tijdens de HKZ audit positief beoordeeld. Protocollen en beleid worden conform afspraken systematisch geëvalueerd en in het handboek opgenomen. Een aandachtspunt blijft om bij het afwijken van procedures dit te toetsen aan de effecten hiervan op stichtingbreed niveau en daarbij zo nodig nieuwe doelstellingen te formuleren en te communiceren in de organisatie.

8.1.10 Vernieuwen Risico 13:

Doel: Resultaat:

Status:

Als Sint Anna geen duidelijke koers bepaalt en geen heldere keuzes maakt - ten aanzien van leiding en staf, ten aanzien van het leggen van verantwoordelijkheden laag in de organisatie komt haar voortbestaan in gevaar, doordat leiding en staf teveel naar zich toe blijven trekken en te duur worden. Vernieuwingen binnen Sint Anna worden goed afgestemd op de zelfsturende kracht van de teams, komen bottom-up en zijn gebaseerd op de strategische uitgangspunten. Overhead, teamleiders en staf, worden efficiënt ingezet door een goede organisatie en samenwerking. Hierdoor kunnen vernieuwingen een positieve bijdrage leveren aan de totale zorgen dienstverlening.

In 2014 is met name aandacht besteed aan de organisatievernieuwing door toe te werken naar bewonergemeenschappen met daar omheen een zelfregulerend team. Om zicht te krijgen op taken, verantwoordelijkheden en rollen van leiding en staf in relatie tot zelfregulerende teams, zullen de beleidsadviseur, adviseur P & O en de managers in 2015 een voorstel doen. Dit voorstel wordt in 2015 besproken in het MT.

Pagina 21 van 39

8.2

Financieel beleid en toelichting jaarrekening

8.2.1 Inleiding In het financieel beleid voor 2014 zijn een aantal aandachtspunten van belang geweest. Ten eerste betreft dit de veranderingen in de zorgfinanciering in het algemeen en de consequenties van scheiden van wonen en zorg in het bijzonder. Ook in 2014 is veel tijd en energie gestoken in de afspraken tussen de EJP en Sint Anna. Op beide onderwerpen zal hieronder dieper worden ingegaan. Daarnaast zal een kort inzicht worden gegeven in de resultaatsontwikkeling voor de overhead, zorg, facilitair en de afschrijvingen op computerapparatuur en inventaris. Als laatste zullen de specifieke zaken in de Balans en de Verlies en Winst rekening worden besproken. 8.2.2 Consequenties scheiden van wonen en zorg en versobering financiering In 2012 en 2013 zijn de consequenties in kaart gebracht van het scheiden van wonen en zorg. Hierbij zijn vooral de risico’s benoemd die samenhangen met de huidige vastgoedsituatie. Met name alle collectieve voorzieningen als ontmoetingsruimten, keuken, wasserij en technische installaties, staan bij veel vastgoedeigenaren onder druk. Zeker daar waar de lage zorgzwaarte pakketten niet meer geïndiceerd worden binnen een intramurale setting en de regeling zorginfrastructuur voor extramurale bewoners wordt afgebouwd. Op basis van deze risico’s is gevraagd een pas op de plaats te maken als het gaat om de nieuwbouw. Tevens is dit van invloed geweest op het opschorten van betaling aan de EJP. Binnen Sint Anna groeit steeds meer het besef dat ook in de zorg bezuinigd moet worden, ook al willen wij zoveel mogelijk handen aan het bed behouden. Meer en meer zal er gekeken worden naar de inzet van vrijwilligers en mantelzorgers als het gaat om ondersteuning van bewoners. Puur beschouwd vanuit de individuele situatie is er met name voor de religieuzen nauwelijks mogelijkheid tot inzet van naasten als onbetaalde mantelzorger. Verschuivingen in formele naar informele zorg komen dan voor rekening van de congregatie. Als voorbeeld: het besluit van de gemeente om per 1 januari 2015 te stoppen met de vergoeding van de huishoudelijke hulp voor alle religieuzen. Hierbij is men ervan uitgegaan dat de huishoudelijke hulp geregeld is binnen Sint Anna en door de Gemeente niet meer vergoed hoeft te worden. Wanneer naar de individuele situatie wordt gekeken kan huishoudelijke ondersteuning niet worden geboden door anderen. Hierbij zouden religieuzen conform andere burgers binnen Boxmeer wel een vergoeding kunnen krijgen. Voor Sint Anna zit hierin het risico dat, wanneer de geldstromen vanuit de gemeente, zorgkantoor en zorgverzekeraars niet optimaal benut worden, de financiële druk voor congregaties hoger wordt. De congregaties zullen deze druk meenemen in de onderhandelingen over de van Sint Anna af te nemen diensten en de hieraan gekoppelde vergoedingen. Voor 2014 is de overproductie volledig vergoed. De toezegging hiertoe heeft pas in de loop van het jaar plaatsgevonden. Het blijft niet mogelijk om hierover voor de langere termijn afspraken te maken en daarmee duidelijkheid te krijgen. 8.2.3 (Financiële) relatie met de EJP Doelstelling was dat in 2014 de (mogelijk bijgestelde) afspraken met de EJP duidelijk zouden worden. Gedurende het jaar bleek het echter niet mogelijk om tussen bestuurders de uitgangspunten en de afspraken op hoofdlijnen af te stemmen. Ook afgelopen jaar zijn een aantal externe bureaus hierop ingezet. Het bleek echter niet mogelijk om op hoofdlijnen gezamenlijke uitgangspunten voor de langere termijn te benoemen. Uiteindelijk is besloten door de Raden van Toezicht om hierin zelf de regie te nemen. Dit bracht wel spanning mee, uitgaande van het Governance model dat van toepassing is op Sint Anna. De Raad van Toezicht is dichter komen te zitten op de (be)sturende rol dan enkel een toezichthoudende rol. Het resultaat is wel dat op hoofdlijnen de beide Raden van Toezicht (van de EJP en Sint Anna) de koers voor de komende jaren hebben gevonden. Dit maakt uitwerking van afspraken makkelijker. Het heeft alleen nog niet kunnen leiden tot nieuwe afspraken. Tevens kon niet besloten worden om de afspraken vanuit 2011 met een bestendige lijn voort te zetten. Uiteindelijk heeft de bestuurder van Sint Anna - teneinde de jaarrekening tijdig te kunnen deponeren na overleg met de RvT opgedragen de jaarrekening conform de afspraken 2011 samen te stellen.

Pagina 22 van 39

Gezien de grote risico’s voor Sint Anna, die niet meer afgedekt waren door afwijken van de afspraken door de EJP, heeft de bestuurder van Sint Anna tevens in 2014 besloten betalingen aan de EJP op te schorten. Dit geeft echter een hoge stand van de liquide middelen. 8.2.4

Balans

8.2.4.1 Vaste activa Onder de vaste activa staan normaal gesproken gebouwen en materieel die van een zorginstelling zijn. Bij Sint Anna zit in de vaste activa echter een bedrag van € 1.645.301, waarvan het eigendom bij de EJP ligt, omdat zij conform de samenwerkingsovereenkomst vastgoedbeheerder is. De overdracht van deze activa aan de EJP heeft in 2014 nog niet plaats kunnen vinden. Wanneer Sint Anna haar vastgoed overdraagt moet er geld betaald worden door de EJP. Wel zal Sint Anna dan ook haar lening aflossen. Hiervoor moet Sint Anna € 640.000 betalen aan de EJP. Per saldo betekent het dat Sint Anna € 1.005.310 moet ontvangen van de EJP. 8.2.4.2 Liquide middelen De liquide middelen gaan over het feitelijke geld dat Sint Anna tot haar beschikking heeft. Dit geld is nodig om daadwerkelijk schulden, zoals salarissen voor personeel, te betalen. Het kengetal wat hieronder staat geeft aan of Sint Anna voldoende geld heeft om haar schulden te betalen. Om te bepalen of er voldoende geld is of niet wordt ook nog het getal vergeleken met de landelijke getallen. Bij het geld dat Sint Anna op 31-12-2014 heeft en de schulden die zij moet betalen, moet rekening gehouden worden met een schuld van € 735.034 aan de EJP. Als Sint Anna haar schuld betaalt, neemt het beschikbare geld af, maar ook de te betalen schulden. Om goed te kunnen zien welk effect de schuld aan de EJP is, is het kengetal uitgewerkt met en zonder de betaling van de schuld aan de EJP. Zoals in onderstaande tabel te zien is, heeft Sint Anna een kengetal van 1,467 (zonder betaling aan de EJP) en zelfs 1,740 (met betaling aan de EJP). Het gemiddelde is in 2013 landelijk gezien 1,2. Sint Anna beschikt dus over voldoende geld om haar schulden te betalen, ook ten opzichte van het landelijk gemiddelde. Liquiditeit Liquiditeit Vlottende activa (inclusief liquide middelen) Vlottende activa (exclusief liquide middelen) Totaal kortlopende schulden

2011 1,297 1.740.42 7 1.359.58 6 1.342.19 9

2012 1,339 2.255.82 8

2013 1,633 2.168.37 6

2014 1,467 2.923.87 7

807.012

741.556

388.157

1.684.33 4

1.327.89 7

1.992.83 0

2014* 1,740 2.189.09 2

1.258.04 5

*met overmaken gelden naar de EJP Op dit moment vergoedt het zorgkantoor in principe in april de WLZ zorgproductie van januari. Het lijkt erop dat men deze regeling wil behouden. Ook voor gemeenten en ZVW zijn voorschotten beschikbaar. Mocht dit toch veranderen, dan moet Sint Anna geld hebben om 3 maanden te betalen zonder dat er geld binnenkomt. Indien de vaste activa overgedragen zijn aan de EJP, is er meer geld beschikbaar voor Sint Anna. Hiermee is dan het wegvallen van het voorschot afgedekt. 8.2.4.3 Eigen vermogen Het eigen vermogen geeft voor een deel aan hoe Sint Anna aan haar geld en bezittingen is gekomen. In het eigen vermogen zitten vooral de reserves. Een reserve is gemaakt met de positieve verschillen tussen alle opbrengsten en kosten (positieve resultaten) in de afgelopen jaren. Veel kleine instellingen maakten de afgelopen jaren winst op hun vastgoedexploitatie, door de overgang op het nieuwe financieringsstelsel van de Normatieve Huisvesting Component. Dit geldt zeker voor die instellingen, die vanwege vastgoed met een lagere huurwaarde ook daadwerkelijk een lagere huur betalen. Pagina 23 van 39

Sint Anna betaalt echter al - de door haar ontvangen gelden voor huur en andere zaken - aan de EJP, zonder rekening te houden met de huurwaarde van het vastgoed. Of Sint Anna een gezond eigen vermogen heeft, wordt gemeten met twee indicatoren die ook weer vergeleken worden met de landelijke gemiddelden. Het eerste kengetal zegt iets over de verhouding tussen het eigen ingebrachte geld (vermogen) en dat wat er totaal door Sint Anna en anderen is ingebracht. Voor Sint Anna is dit kengetal 51,32% (met aflossen schuld aan de EJP). Landelijk gezien is het gemiddelde in 2013 27.5% (totaal) en 29,2% % voor instellingen tussen de € 0 tot 10 mln. Hierbij zijn echter ook veel instellingen die nog vastgoed volledig in eigen beheer hebben. De tweede ratio (budgetratio) zegt iets over hoeveel reserves Sint Anna heeft ten opzichte van de omzet die Sint Anna maakt. Hierbij is het landelijk gemiddelde in 2013 24,2%, Sint Anna scoort hierop lager. De opbouw van het eigen vermogen, gezien vanuit de opbrengsten, is dus lager dan die van andere instellingen. Voor een deel van de omzet draagt de EJP mee in het risico en daarom krijgt zij een deel van het positieve resultaat van facilitair. Tevens geldt ook hier, dat als Sint Anna het resultaat op opbrengsten en lasten van het vastgoed zelf zou behouden - zoals andere instellingen - er een hoger eigen vermogen zou zijn. Echter is het wel aan Sint Anna om buiten de afspraken meer reserves vanuit de eigen exploitatie op te bouwen. Uiteindelijk is dit namelijk een dekking voor tegenvallers, zoals het niet meer vergoeden van overproductie en andere zaken. Zoals wel wordt gezegd, moet je in je “vette” jaren opbouwen voor je “magere” jaren. Dit kan alleen door erop te sturen dat de opbrengsten altijd hoger blijven dan de kosten. Solvabiliteit Solvabiliteit (totaal eigen vermogen / balanstotaal) Totaal eigen vermogen Balanstotaal Solvabiliteit (totaal eigen vermogen / totaal opbrengsten) Totaal eigen vermogen Totaal opbrengsten boekjaar *met aflossen schuld aan de EJP

2011

2012

2013

2014

2014*

49,86%

43,60%

51,32%

1.891.177 2.023.851 2.066.248 2.129.584 4.039.106 4.454.818 4.144.173 4.884.424

2.129.584 4.149.639

46,82%

20,58%

45,43%

21,44%

21,73%

22,21%

1.891.177 2.023.851 2.066.248 2.129.584 9.190.705 9.440.038 9.508.990 9.589.875

8.2.4.4 Rekening Courant Julie Postel De schuld aan de EJP (het saldo op de rekening courant met Julie Postel) bedraagt € 735.034, aangezien de afspraken over de verrekening van 2014 en volgende jaren niet gemaakt zijn. 8.2.4.5 Overige kortlopende schulden - Vakantiedagen Gereserveerd vakantieverlof is in 2014 voor het eerst afgenomen. Hoewel er tussen de teams nog veel verschillen zijn, heeft dit voor het totaal ‘sturen op het opmaken van verlof’ zijn positieve effect gehad. 8.2.5

Resultatenrekening

8.2.5.1 Personeel De personeelskosten van de overhead zijn toegenomen als gevolg van inzet extra personeelscapaciteit. Voor de zorg is er meer personeel ingezet als gevolg van stijging van de zorgzwaarte. In 2015 moet het effect zichtbaar worden van het niet opvullen van de uren van de zorgbemiddelaar binnen de zorg en sturing op een hogere productiviteit, om daarmee de krimpende budgetten op te vangen. Voor de facilitaire dienst zijn de personeelskosten gedaald vanwege bezuinigingen. In 2015 moet het effect zichtbaar worden van verdere reductie van personeel bij de facilitaire dienst. Pagina 24 van 39

8.2.5.2 Overige bedrijfskosten Naast de sterke daling van de energiekosten en verdere daling van onderhoud, uitgevoerd voor de EJP, zijn hierop ook veel bezuinigingen zichtbaar. Met name de ontwikkeling van de energiekosten en de onderhoudskosten voor 2015 en verder afhankelijk van de uiteindelijk te maken afspraken (bijvoorbeeld wie deze kosten betaalt). 8.2.5.3 Opbrengsten Het wettelijk budget voor aanvaardbare kosten is gestegen als gevolg van de hogere zorgzwaarte en de indexering, maar deze stijging wordt grotendeels verlaagd door het extramuraliseren van gemiddeld 5 appartementen. In 2015 zal de daling van de appartementen beperkt zijn, door uitbreiding van het aantal PG plaatsen naar het aantal dat in de toelating is vermeld. Gezien alle veranderingen wordt het risico op niet betalen van de overproductie steeds groter. Financiering hiervan is echter nog niet door het zorgkantoor toegezegd. Hierom heeft Sint Anna besloten meer geld toe te voegen aan een specifieke reserve (is voorziening voor overproductie). 8.2.5.4 Reservepositie Onderstaande ratio zegt iets over de extra reserve die in 2014 is opgebouwd. Landelijk gezien ligt de resultaatsratio in 2013 op 1,5%. Sint Anna scoort hier dus laag op, namelijk 1,36%. Voor de begroting 2014 was gepland € 114.433 toe te voegen aan het resultaat. In het huidige resultaat van € 129.638 is echter ook de verrekening van de na-indexering van tarieven 2014 opgenomen, wat niet was begroot. Hiermee is een bedrag van € 34.000 extra resultaat gerealiseerd. Zonder de na-indexering was het resultaat op € 95.638 uitgekomen als gevolg van de lagere zorgopbrengsten en hogere zorgkosten. Wat door lagere overhead en facilitaire kosten maar voor een deel wordt goedgemaakt. Dit staat los van de afspraken tussen de EJP en Sint Anna. In 2013 is een voorziening gevormd voor het niet vergoeden van overproductie door het zorgkantoor. Deze voorziening is in 2014 extra gedoteerd, vanwege het feit dat ook nu het zorgkantoor geen uitspraken doet over mogelijke vergoedingen, maar alleen aangeeft al haar geld uitgezet te hebben. De sturingsmogelijkheden bij leegstand op zwaardere plaatsen en het uitplaatsen van bewoners, zijn voor het zorgkantoor (en voor Sint Anna) echter niet bespreekbaar. Resultaatratio AWBZ-gefinancierde resultaten: Resultaatratio 2011 2012 2013 2014 Resultaatratio: AWBZgefinancierde 0,00% 1,41% 0,45% 0,67% resultaten Resultaat boekjaar 136 132.674 42.397 63.336 Totaal opbrengsten 9.096.095 9.334.294 9.423.542 9.502.351 boekjaar *resultaat zonder toevoeging aan voorziening onbetaalde overproductie

Pagina 25 van 39

2012*

2013*

2014*

1,41%

1,15%

1,36%

132.674

108.699

129.638

9.334.294 9.423.542 9.502.351

8.2.6 Financieel beleid 2015 De volgende zaken zijn (ook) in 2015 van belang. 1. Binnen de zorg zal kritischer gekeken moeten worden naar de kostenontwikkelingen versus de afname in de beschikbare budgetten. Hierbij is vooral de sturing op productiviteit zeer van belang. 2. Kritische beoordeling van de gevraagde investeringen om hiermee het budget en de realisatie meer in één lijn te krijgen. 3. De afspraken met de EJP zullen duidelijkheid moeten gaan geven over de financiële ontwikkelingen op korte-, middellange- en lange termijn. Hierbij moeten weerstandsvermogens en risico’s met elkaar in overeenstemming zijn. 4. Veranderingen in de verschillende financiële stromen zullen moeten leiden tot bijstelling van het beleid binnen Sint Anna. Dit geldt vooral voor de kortingen op ZVW en WMO gefinancierde zorgactiviteiten, waarbij de mantelzorger een grotere rol zou moeten gaan spelen. 5. Het behalen van verdere bezuinigingen binnen de facilitaire dienst om het betalen van extra bijdragen door bewoners in de toekomst te kunnen afbouwen. 6. Met de accountant van Sint Anna zal worden onderzocht onder welke voorwaarden de vaste activa overgedragen kunnen worden aan de EJP.

Pagina 26 van 39

9 9.1

Conclusies ten aanzien van het KMS van Stichting Sint Anna In-, en externe veranderingen die van invloed zijn op de bestuurdersbeoordeling

In 2014 hebben er een aantal belangrijke organisatorische veranderingen plaatsgevonden, waaronder:  de implementatie van de notitie organisatie-structuur, te weten: het vormen van bewonersgemeenschappen met daaromheen een zelfregulerend team van medewerkers, vrijwilligers, familie, mantelzorg en buurtbewoners;  afspraken over een meer zakelijke relatie met de EJP om uit de stagnerende interne- en externe ontwikkelingen te komen. De succesvolle her-certificering medio 2014 is voor Sint Anna een bewijs dat we goed bezig zijn. Hoewel het hebben van een kwaliteitscertificaat landelijk ter discussie staat, evenals andere voorheen relevante kwaliteitseisen, is er door het MT bewust voor gekozen om ons te laten hercertificeren. In tijden van kanteling en transitie van top-down naar bottom-up, ingrijpende wijzigingen in organisatiestructuur (meer en meer zelfregulering door bewoners en medewerkers, zowel formeel als informeel) is het van groot belang om, bij wijze van krachtige ruggengraat, onze huidige processen goed op orde te hebben.

Pagina 27 van 39

Bijlage 1.

Missie, visie en strategische uitgangspunten Sint Anna

De Zusters van Julie Postel kwamen in 1886 naar Nederland voor praktische hulpverlening aan zorgbehoeftigen en minder bedeelden. Stichting Sint Anna dankt haar bestaansrecht aan het feit dat op 1 oktober 1975 een positief besluit uit ‘Den Haag’ kwam; in het moederhuis van de Zusters van Julie Postel mocht in Boxmeer een kloosterbejaardenoord worden gevestigd. In het begin lag de leiding in handen van de zusters, door afnemende bestuurskracht veranderde dit. In 2004 is de totale bedrijfsvoering van de Veerstraat 49 overgedragen aan Sint Anna. Vanaf de oprichting van Stichting Sint Anna in 1976 door de Zusters van Julie Postel is er sprake van een unieke verbondenheid tussen de twee organisaties. Met de komst van de EJP in 2012 is er voor Sint Anna een nieuwe situatie ontstaan. De afgelopen twee jaar hebben in het teken gestaan van ‘hoe de twee Stichtingen zich tot elkaar en tot de Zusters verhouden.’ De uitkomst is dat in de toekomst Sint Anna en de EJP een meer zakelijke verbinding aangaan: uitgaand van de samenwerkingsovereenkomst van 2012. Een verbinding vanuit eigen kracht. De verbinding met de Zusters van Julie Postel vanuit zingeving is daarbij voor beide Stichtingen een gegeven, waarmee in de nieuwe zakelijke afspraken rekening gehouden zal worden. Een aantal ontwikkelingen binnen de zorgen dienstverlening zijn de afgelopen jaren door Sint Anna reeds in gang gezet, in de geest van dit plan. Door onduidelijkheid over de samenwerking met de EJP zijn deze tot nu toe niet, formeel, in een bedrijfsplan weergegeven. Voor de toekomst van Sint Anna en het maken van langjarige afspraken met de EJP over de door de bewoner te betalen huurbedragen en afspraken over de aard en omvang van de dienstverlening aan de Veerstraat 49 is, naast het huidige meerjarenbeleidsplan 2012-2016, een bedrijfsplan 2015-2020 ontwikkeld. Dit conceptplan is vastgesteld op 20 januari 2015. Met de juiste waarden en het vertrouwen, gebaseerd op de nalatenschap van Julie Postel, is Sint Anna een hedendaags, zelfstandig en uniek woonzorgcentrum geworden. De verbondenheid met deze nalatenschap bepaalt door de jaren heen en naar de toekomst toe het bestaansrecht van Woonzorgcentrum Sint Anna.

Pagina 28 van 39

Missie… Uniek zijn Woonzorgcentrum Sint Anna onderscheidt zich door Gastvrij te zijn in een hechte gemeenschap, door Zorgzaam te zijn voor het gewoon menselijke en door een sterk levensbeschouwelijk en Spiritueel karakter op een prachtige, landelijke locatie. Gastvrij, zorgzaam en spiritueel zijn de verbindende waarden waarin wij geloven en die leidend zijn op strategisch, operationeel en tactisch niveau. De kernwaarden van Sint Anna komen voort uit de christelijke waarden: eerbied, respect, solidariteit, barmhartigheid, rechtvaardigheid en naastenliefde. De stichteres Julie Postel was geraakt door God, bewogen om mensen. Haar volgelingen, de Zusters van Julie Postel, blijven getuigen van de intense geraaktheid om God en om mensen. Deze spiritualiteit van bewogenheid, het helend aanwezig zijn, zoals die door Julie Postel vorm is gegeven, brengt het unieke Sint Anna tot uiting. Sint Anna wil, net als de Zusters, blijvende aandacht houden voor de nieuwe noden van de tijd en haar werken hierop aanpassen. Helend aanwezig zijn is, daar waar de ander hulp nodig heeft, als mens in beweging komen. Dit uit zich door de unieke zorgen dienstverlening: primair voor de Zusters van Julie Postel en andere religieuzen, maar gaandeweg, in toenemende mate, voor ouderen die kiezen voor goede mensgerichte zorg en het leven in gemeenschap. Visie… Uniek blijven In de visie van Sint Anna gedijen mensen beter als ze gekend worden, gekend zijn en deel uitmaken van een gemeenschap: dit geeft zin aan het bestaan. In de hectiek van alle maatschappelijke ontwikkelingen, die veelal gekleurd worden door individualiteit, wil Sint Anna fundamenteel in contact blijven staan met de grondwaarden van bewogenheid. Sint Anna kiest er bewust voor om een uniek, zelfstandig en kleinschalig woonzorgcentrum te zijn en te blijven, en om vanuit de christelijke grondwaarden vorm te geven aan welzijn, wonen en zorg. Vanuit de eerder genoemde verbondenheid, de geschiedenis en nalatenschap stelt woonzorgcentrum Sint Anna zich als doel om anno 2015 helend aanwezig te zijn. Het leven bevorderend, voor mensen die zich kunnen vinden in de kernwaarden en die betekenisvol en, net zoals de zusters, in en voor een gemeenschap willen leven.

Pagina 29 van 39

Huidige strategie en (meerjaren)beleid 2012 - 2016 Sint Anna wil uniek zijn en uniek blijven. Op basis van de in- en externe ontwikkelingen hanteert Sint Anna de volgende strategische uitgangspunten om uniek te kunnen zijn en ook te blijven. De eerder geformuleerde strategische uitgangspunten tot 2016 blijven na evaluatie onverlet staan. Daar moet echter een 5e uitgangspunt aan toegevoegd worden, te weten: positionering in de markt, nu en in de toekomst. 1. Mensgerichtheid Het huidige zorgsysteem gaat over structuur, cultuur en werkwijze. De relatie tussen mens en zorgsysteem lijkt doorgesneden. Collectief ligt de focus op doelmatigheid, efficiëntie en geld, terwijl het individu om aandacht, vertrouwen en kwaliteit vraagt. 2. Welbevinden van bewoners en medewerkers is leidend Woonzorgcentrum Sint Anna stelt zich als doel “helend aanwezig te zijn” zoals de zusters, uit geschiedenis en nalatenschap. “Het leven bevorderend” en dit met name voor mensen die, net als de Zusters, betekenisvol en in gemeenschap willen leven en werken. 3. Het kwaliteitsmanagementsysteem is een middel en geen doel op zich Terug naar de menselijke maat ten aanzien van protocollen en regels. 4. Financieel gezond blijven Een gezonde exploitatie en een stabiele financiële positie (solvabiliteit en liquiditeit) is voorwaarde voor het voortbestaan van Sint Anna. 5. Positionering in de markt, nu en in de toekomst Wil Sint Anna blijven bestaan, dan zal zij moeten blijven werken aan haar positionering op de zorgen dienstverleningsmarkt voor ouderen en alle mensen die hierin ondersteuning kunnen bieden.

Pagina 30 van 39

Bijlage 2. 1

Profiel van de organisatie

Algemene identificatiegegevens

Tabel 1.1 Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel E-mailadres Internetpagina 2

Stichting Sint Anna Veerstraat 49 5831 JM Boxmeer 0485571541 41081234 [email protected] www.sintannaboxmeer.nl

Structuur van het concern

2.1 Beschrijving juridische structuur Stichting Sint Anna exploiteert het Woonzorgcentrum aan de Veerstraat 49 te Boxmeer, dat een toelating kent voor de binnen de AWBZ uitgegeven functies. Stichting Sint Anna onderscheidt zich door Gastvrij te zijn in een hechte gemeenschap, Zorgzaam te zijn voor het gewoon menselijke en door een sterk levensbeschouwelijk en Spiritueel karakter op een prachtige, landelijke locatie. De kernwaarden van Sint Anna komen voort uit: eerbied, respect, solidariteit, barmhartigheid, rechtvaardigheid en naastenliefde. Maar ook uit de spiritualiteit van bewogenheid, zoals die door Julie Postel vorm heeft gekregen. Hierin komt de uniekheid van Sint Anna tot uiting in het grote aanbod van zorginstellingen. Primair is Sint Anna er voor zorgen dienstverlening aan de zusters van Julie Postel en andere religieuzen. Gaandeweg - in toenemende mate - voor alle ouderen met een zorgvraag, die kiezen voor menslievende zorg in een hechte gemeenschap met een specifiek levensbeschouwelijk karakter. De stichting heeft geen winstoogmerk. 2.2 Samenwerking zusters van Julie Postel De EJP, statutair gevestigd te Boxmeer, hierna te noemen “Julie Postel” ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar bestuurder, de heer C.P.J.M. Verdonschot, en de Stichting Sint Anna, statutair gevestigd te Boxmeer, hierna te noemen “Sint Anna”, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar bestuurder, mevrouw E.J.C.M. Hoenselaar-Peeters, hebben sinds 22 september 2012 een samenwerkingsovereenkomst gesloten. 2.2.1 De samenwerkingsdoelen: Partijen hebben de intentie tot in lengte van jaren inhoudelijk met elkaar verbonden te zijn op basis van het gedachtengoed van de Congregatie van de Zusters van Julie Postel. Daartoe willen zij in wederzijds vertrouwen met elkaar samenwerken, vanuit het gegeven dat Sint Anna aan de Veerstraat 49 te Boxmeer is ontstaan in de schoot van de Congregatie van de Zusters van Julie Postel en gezien wordt als één van de projecten uit de voortzetting van haar zending. Voor de Congregatie van de Zusters van Julie Postel is gastvrijheid en inzet voor de zorg voor gewone mensen, armen en misdeelde essentieel. Dat willen zij graag op een eigentijdse manier voortzetten in de werkhouding van de medewerkers van beide organisaties. Om dit te realiseren hebben beide partijen de intentie de levensfilosofie van de stichteres onlosmakelijk deel te laten uitmaken van hun beleid en bedrijfsvoering. Partijen hebben in hun samenwerking, met name de doelstelling, tot in lengte van dagen het immateriële- en materiële erfgoed van de Congregatie van de Zusters van Julie Postel - door zorgverlening aan de Veerstraat 49 - te Boxmeer te bewaren. Zij willen er zorg voor dragen dat alle bewoners aan de Veerstraat 49, zowel religieuzen als niet-religieuzen, de door hen gewenste levensstijl kunnen beleven in een Pagina 31 van 39

(klooster)gemeenschap met de daarbij behorende leefstijl en leefregels. Julie Postel zal aan Sint Anna voorts de mogelijkheid geven haar activiteiten op het gebied van zorgen welzijn verder te ontplooien. De Congregatie van de Zusters van Julie Postel heeft de intentie vastgelegd om tot het jaar 2020 de huidige facilitaire voorzieningen te handhaven. De Congregatie van de Zusters van Julie Postel heeft besloten om een groot deel van haar vermogen te investeren in de gebouwen van de Veerstraat 49 ten behoeve van Sint Anna, om het voor Sint Anna mogelijk te maken tot in lengte van dagen op deze locatie de zo optimaal mogelijke zorg te verlenen. Sint Anna heeft besloten dat zij langdurig verbonden wil blijven met de Congregatie van de Zusters van Julie Postel en zich blijvend wil huisvesten aan de Veerstraat 49. Teneinde doelstellingen te realiseren is het van belang dat partijen in wederzijds vertrouwen en goede verstandhouding met elkaar blijven samenwerken. Partijen hebben besloten de afspraken en uitgangspunten, welke aan de tussen hen bestaande relatie ten grondslag liggen, schriftelijk vast te leggen in de onderhavige samenwerkingsovereenkomst en in nadere overeenkomsten. De onderhavige samenwerkingsovereenkomst en de daaruit voortvloeiende overeenkomsten sluiten aan bij en mogen op geen enkel punt strijdig zijn met - de statuten van Julie Postel en de statuten van Sint Anna. In 2015 zullen de Congregatie, de EJP verder uitwerken hoe zij de relatie met elkaar in de toekomst willen vormgeven 2.3 Beschrijving organisatorische structuur Sint Anna is een stichting en is - conform normen en voorschriften van de WTZi en van de Zorgbrede Governance Code - georganiseerd volgens het Raad van Toezicht Model. De eenhoofdige Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor het beleid en bedrijfsvoering van de organisatie en laat zich hierin bijstaan door staf en het leidinggevend kader dat bestaat uit slechts twee lagen, de managers van zowel de dienst Welzijn en Zorg als bedrijfsvoering en de teamleiders. De Raad van Toezicht ziet toe op een goed en verantwoord bestuur van de organisatie. De organisatiestructuur peildatum 31 december 2014 is weergegeven in figuur 1. Bij Sint Anna werken 256 medewerkers (134,85 FTE). Verder zijn er zo’n 121 vrijwilligers actief in zorgondersteuning en andersoortige begeleiding. Daarnaast stimuleert Sint Anna een toenemende rol en inzet van mantelzorgers. De belangen van medewerkers worden behartigd door de ondernemingsraad van Sint Anna. De belangen van de bewoners worden behartigd door de cliëntenraad van Sint Anna. Conform het meerjarenbeleidsplan Sint Anna 2012-2016, hebben de laatste jaren een aantal belangrijke ontwikkelingen plaatsgevonden. Deze ontwikkelingen hebben een andere inrichting of ‘’herinrichting’’ van de organisatie gevraagd. Uitgangspunt is dat de structuur van de organisatie ondersteunend is aan de ontwikkelingsdoelen van Sint Anna.

Pagina 32 van 39

Pagina 33 van 39

2.4 Besturingsmodel Stichting Sint Anna heeft een Raad van Toezicht, bestaande uit 5 personen en een eenhoofdige Raad van Bestuur. De Stichting kent als inspraakhebbende organen:  de cliëntenraad op grond van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ).  de ondernemingsraad op grond van de Wet op de OndernemingsRaden (WOR). 2.5

Medezeggenschapsstructuur

Organisatie cliëntenraad en ondernemingsraad Aangezien Stichting Sint Anna één locatie heeft, zijn zowel de cliëntenraad als de ondernemingsraad centraal georganiseerd. De cliëntenraad is een representatieve vertegenwoordiging van het cliëntenbestand van Sint Anna. 3 Kerngegevens Stichting Sint Anna biedt een breed pakket aan woon-, zorgen welzijnsdiensten. 3.1 De toelating waarover Stichting Sint Anna beschikt Stichting Sint Anna beschikt over de volgende functies: persoonlijke verzorging, verpleging, ondersteunende begeleiding, activerende begeleiding, behandeling en verblijf. 3.2 AWBZ- gefinancierde producten - publiek Binnen de AWBZ- gefinancierde producten wordt een onderscheid gemaakt tussen intramurale en extramurale zorgproducten. 3.2.1 Intramurale zorgproducten, de ZZP’s Binnen de intramurale zorgproducten wordt een onderscheid gemaakt tussen duurzaam verblijf (ZZP zonder behandeling), kortdurend verblijf (ZZP voor revalidatie) en verpleeghuiszorg (ZZP met behandeling) in het woonzorgcentrum. 3.2.2 Extramurale zorgproducten Extramurale zorg houdt in het verlenen van zorgen dienstverlening aan zelfstandig wonenden in Boxmeer. Er wordt extramurale zorg geboden op de Veerstraat en bij de Karmelieten aan de Steenstraat. Ook wordt aan bewoners op de wachtlijst zo mogelijk extramurale zorg geboden. Door de groeiende wachtlijsten neemt dit aantal toe. 3.3

Niet AWBZ- gefinancierde producten – privaat

3.3.1 Aanvullende diensten aan de Congregatie van de Zusters van Julie Postel Stichting Sint Anna verricht, in samenwerking met de EJP, de volgende aanvullende niet AWBZgefinancierde activiteiten en diensten:  woon-, zorgen welzijnsdiensten in de ruimste zin des woords  beheren, onderhouden en in stand houden van het gebouw en terrein aan de Veerstraat  financieel-administratieve-, facilitaire-, technische- en mogelijk andere diensten 3.3.2 Aanvullende diensten aan overige bewoners Stichting Sint Anna verricht, in opdracht van haar bewoners, de volgende aanvullende (niet AWBZgefinancierde) activiteiten en diensten:  mantelzorg aan zowel geïndiceerde als niet- geïndiceerde religieuzen  woon-, zorgen welzijnsdiensten in de ruimste zin des woords

Pagina 34 van 39

3.4 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Als zorgaanbieder van identiteitsgebonden zorg worden binnen Sint Anna, zowel religieuzen als niet-religieuzen uitgenodigd om bij Sint Anna te komen wonen. Sint Anna wil zich onderscheiden als een zorgaanbieder die voorwaarden schept voor oudere religieuzen en hun communiteiten, om een religieus leven te leiden en als een zorgaanbieder voor niet-religieuzen, die zich op hun plaats voelen in een huis waar levensbeschouwing en gemeenschapsleven een belangrijke rol spelen. 3.5 Werkgebieden Stichting Sint Anna is werkzaam in de zorgkantoorregio Noord Oost Brabant. In verband met de bijzondere functie van Stichting Sint Anna is het werkgebied niet beperkt tot de regio Noord Oost Brabant, maar bovenregionaal. Ten aanzien van niet-religieuzen is het werkgebied gericht op de regio Noord Oost Brabant.

Pagina 35 van 39

Bijlage 3.

Raad van Toezicht

1 Normen voor goed bestuur Stichting Sint Anna werkt conform de Zorgbrede Governance Code, met daarin de aanbevelingen voor goed bestuur, goed toezicht en adequate verantwoording in de Nederlandse Gezondheidszorg. Het recht van enquête is toegewezen aan de Landelijke Organisatie Cliëntenraden (LOC) te Utrecht. 2 Raad van Bestuur / bestuurder Stichting Sint Anna kent een éénhoofdige Raad van Bestuur, die bestuurder genoemd wordt. De Raad van Toezicht stelt het profiel van bestuurder vast en benoemt, schorst en ontslaat de bestuurder. De bestuurder kan niet tegelijkertijd de functie vervullen van lid van de Raad van Toezicht van een binnen het werkgebied van Stichting Sint Anna werkzame zorgorganisatie of Onderneming, die geheel of gedeeltelijk dezelfde werkzaamheden als de Stichting verricht. Bovendien kan de bestuurder alleen met toestemming van de Raad van Toezicht betaalde of onbetaalde nevenfuncties aanvaarden. De bestuurder handelt conform het reglement van bestuur van de Stichting, dat onlosmakelijk deel uitmaakt van de statuten van de Stichting1 De bestuurder is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de Raad van Toezicht; de verantwoording vindt plaats in de vergaderingen van de Raad van Toezicht met de bestuurder. In het reglement van bestuur zijn afspraken gemaakt m.b.t. de volgende punten:  taken van bestuurder  wijze van verantwoording aan Raad van Toezicht  bereikbaarheid en waarneming van bestuurder  medezeggenschap en inspraak  openheid en externe verantwoording  deskundigheid  evaluatie van beleid en van bestuurder  gedragsregels; waaronder belangenverstrengeling, geheimhouding en meldingsplicht en  verbodsbepalingen De bestuurder wordt bezoldigd conform de Adviesregeling Arbeidsvoorwaarden Raden van Bestuur/Directies Zorginstellingen.

1

De statuten dateren van 02-11-2007. Pagina 36 van 39

3

Samenstelling Raad van Bestuur

Tabel 3. Samenstelling Raad van Bestuur per 31 december 2014 Naam Bestuursfunctie Nevenfunctie Mw. E. Hoenselaar-Peeters MMI Bestuurder Lid Toezichthoudend Bestuur Stichting Actief Boxmeer Voorzitter Seven Hills Runners Club (SHRC) Nijmegen Lid van commissie Toezicht Religieus Erfgoed Menslievende Zorg 4 Toezichthouders De Raad van Toezicht van Stichting Sint Anna bestaat uit 5 leden. Conform de statuten is bij de samenstelling van de Raad uitgegaan van een spreiding van deskundigheden, vaardigheden en achtergronden. De gewenste samenstelling is vastgelegd in de profielschets van de Raad van Toezicht en toegepast in de profielschets van elk lid. De cliëntenraad wordt door de Raad van Toezicht in de gelegenheid gesteld om voor een zetel in de Raad een bindende voordracht te doen. De Raad van Toezicht vervult haar toezichthoudende taken conform het bepaalde in het reglement van de Raad van Toezicht dat onlosmakelijk deel uitmaakt van de statuten (d.d. 02-11-2007). Ten behoeve van de realisatie van verantwoord toezicht werkt de Raad van Toezicht met een toezichthoudend instrumentarium, bestaande uit:  een naar inhoud en vorm gestructureerde wijze van toezichtuitoefening;  gestructureerde contacten met de bestuurder;  gestructureerde contacten met de interne belangenhouders, zoals met het provinciaal bestuur, de cliëntenraad en de ondernemingsraad;  de controle en het advies van een externe accountant;  zo nodig de in te roepen deskundigheid van derden;  een gereglementeerde vergaderwerkwijze, informatievoorziening, besluitvorming;  meningsvorming, oordeelsvorming en evaluatie van het toezicht.

Pagina 37 van 39

5 Vergaderingen en overleg De Raad van Toezicht is in het verslagjaar 7 keer bijeengekomen in aanwezigheid van de bestuurder. De volgende onderwerpen zijn in de vergaderingen onder meer aan de orde geweest:  Jaardocument MV 2013  AWBZ veranderingen i.r.t. vastgoed en financiële risico’s  Directiebeoordeling 2013  Managementrapportages 2014  Samenwerkingsovereenkomst Sint Anna - EJP  Bedrijfsplan 2015-2020  Ethisch beleid  HKZ audit 2014  Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC)  Voortgang en evaluatie ICT traject (LEAN)  Bewonertevredenheidsonderzoek 2014  Benchmark in de Zorg 2014 - diverse kwaliteitsprestaties, onder meer op basis van het bewonertevredenheidsonderzoek 2013 en HKZ review 2013  Begroting 2015 Een afvaardiging van de Raad en bestuurder hebben ook in 2014 weer een overleg gehad met de ondernemingsraad, onder meer over de samenwerking met de bestuurder, de bewonertevredenheid en de ontwikkelingen bij Sint Anna. Een afvaardiging van de Raad en de bestuurder hebben hun jaarlijkse overleg gehad met de cliëntenraad, onder meer over de algehele sfeer in het huis gerelateerd aan de 3 kernwaarden, de ontwikkelingen in Sint Anna en de samenwerking met de EJP, de ontwikkeling van het solidariteitsprincipe m.b.t. eigen bijdrage bewoners en de ontwikkelingen ten aanzien van de gezondheidszorg in het algemeen. Daarnaast heeft de Raad van Toezicht samen met de bestuurder overleg gevoerd met de EJP en haar Raad van Toezicht. Onder meer heeft er een gedachtewisseling plaatsgevonden over het uitdragen van de missie en het borgen van de kernwaarden, met name het behoud van spiritualiteit in huis. In het verslagjaar heeft bij de vaststelling van het financiële jaardocument 2013 overleg plaatsgevonden met de externe accountant op 12 mei. 6 Onafhankelijkheid Alle leden van de Raad van Toezicht functioneren onafhankelijk en handelen zonder last of ruggespraak. 7 Beoordeling eigen functioneren en functioneren bestuurder Eenmaal per jaar beoordeelt en evalueert de Raad van Toezicht het eigen functioneren aan de hand van een evaluatie-instrument. Ook in 2014 heeft deze evaluatie plaatsgevonden op 15 december. Daarnaast is aan de hand van een evaluatie-instrument eveneens een functioneringsgesprek gehouden met de bestuurder op 17 november.

Pagina 38 van 39

8 Bezoldiging Alle leden Raad van Toezicht zijn lid van de NVTZ en worden voor hun werkzaamheden conform NVTZ regeling gehonoreerd. Diverse leden hebben bij- en nascholingsbijeenkomsten van de NVTZ bijgewoond, dan wel zijn aanwezig geweest op de algemene ledenvergaderingen (ALV). Tabel 4. Samenstelling Raad van Toezicht per 31 december 2014 Naam Functie Nevenfuncties Dhr. G.J. Lomme Voorzitter Geen Dhr. J.M.J. van Raaij

Vice-voorzitter

Voorzitter Industriële Kring Land van Cuijk en Noord Limburg Voorzitter BZW (Brabant Zeeuwse Werkgeversvereniging Oost) Voorzitter Stichting Ondernemersprijs Land van Cuijk/Noord Limburg Voorzitter RvC MerckAH Voorzitter dorpsraad Sint Anthonis Commissaris MSDAH Boxmeer Lid Raad van Toezicht Podiumfonds Schouwburg Cuijk

Dhr. P.L. Kranendonk

Lid

Voorzitter Stichting het Kloosterhuis in Sambeek Voorzitter van kerkenraad protestantse gemeente HeumenOverasselt Bestuurslid Stichting Wereldwinkel Boxmeer Voorzitter Stichting SamenLeven Voorzitter klachtencommissie Stichting Diomage Bestuurslid Stichting VPTZ Land van Cuijk

Dhr. G.H.A.M. van Berlo

Lid

Lid Raad van Bestuur Máxima Medisch Centrum Veldhoven Lid Raad van Toezicht Stichting Pluryn Nijmegen Lid van de bestuursadviescommissie Besturing & Bekostiging van de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen

Mw. H.M.A. van Tol

Lid

Bestuurslid Stichting Protestants Christelijk Onderwijs Boxmeer Bestuurslid Weer Samen Naar School Land van Cuijk

9 Wijzigingen De aandachtgebieden c.q. commissies zijn als volgt verdeeld. Tabel 5. Aandachtsgebieden en commissies in 2014 Aandachtsgebieden 1 Algehele leiding / coaching bestuurder Vicevoorzitter / secretaris Financiën Huisvesting Zorg, kwaliteitsbeleid en patiëntveiligheid Identiteit en EJP

2

Dhr. G.J. Lomme Dhr. J.M.J. van Raaij Dhr. G.H.A.M. van Berlo Dhr. J.M.J. van Raaij Dhr. P.L. Kranendonk

Dhr. P.L. Kranendonk Dhr. G.H.A.M. van Berlo Mw. H.M.A. van Tol

Dhr. G.J. Lomme

Mw. H.M.A. van Tol

Pagina 39 van 39

Bestuurdersbeoordeling 2014

Recommend Documents