1
Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het archiefbeheer
ARTIKELSGEWIJZE BESPREKING DEEL I ALGEMENE TOELICHTING Goede, geordende en toegankelijke staat In de reguleringsimpactanalyse van dit besluit werden twee opties onderzocht om de kwaliteitscriteria voor archiefzorg en archiefbeheer uit te werken. De eerste optie was het uitwerken van oplossingsgerichte regelgeving, waarbij specifieke, gedetailleerde eisen opgelegd worden. De tweede optie, die uiteindelijk gekozen werd, het uitwerken van doelstellingsgerichte regelgeving. Deze optie legt doelstellingen op aan de zorgdragers maar geeft hen de operationele vrijheid om te kiezen op welke wijze ze deze doelstellingen willen bereiken. Deze prestatiegerichte regulering of ‘performance oriented regulation’ legt dus geen gedetailleerde eisen op en laat daardoor het pad dat zorgdragers kunnen bewandelen op weg naar deze doelstellingen vrij. De meest ruim aanvaarde norm inzake documentbeheer is ISO-15489. Deze stelt dat binnen een organisatie procedures, verantwoordelijkheden en middelen moeten toegewezen worden om kwaliteitsvolle documenten te bekomen. Aan deze aspecten van de informatiehuishouding worden criteria opgelegd maar de precieze wijze waarop een zorgdrager dit zou implementeren op de werkvloer wordt opengelaten. Selectiecommissies en selectielijsten De Vlaamse Regering richt selectiecommissies op die belast zijn met het opstellen en het actualiseren van de algemene selectielijsten. Per bestuursniveau is één commissie actief, die één algemene selectielijst opstelt. De commissies zijn samengesteld uit leden die in hoge mate vertrouwd zijn met de materie. De algemene selectielijsten zijn belangrijke werkinstrumenten voor de zorgdragers. Enkel op basis van deze instrumenten kunnen zij archiefdocumenten gewettigd vernietigen. De selectielijsten leggen een minimale bewaartermijn op en leggen vast of de documenten, na afloop van deze termijn, permanent bewaard of vernietigd mogen worden (de definitieve bestemming). In deze instrumenten wordt dus bepaald welke informatie die berust bij zorgdragers voor de eeuwigheid bewaard wordt en welke vernietigd mag worden. De selectielijsten zijn dus de tastbare producten van een Vlaams, overkoepelend selectiebeleid, waarvoor de selectiecommissies verantwoordelijk zijn. Sinds de jaren ’50 van de 20ste eeuw heeft de exponentiële groei van overheidsadministraties en de toename van creatie en verspreiding van informatie geleid tot het besef dat niet alle informatie kan worden bewaard. Archiefdocumenten moeten vernietigd kunnen worden op een selectieve en onderbouwde wijze. Het selectiebeleid is dus een cruciaal onderdeel van 1) de goede informatiehuishouding van zorgdragers en 2) de representatieve bewaring van het documentaire patrimonium van Vlaanderen. Om te bepalen of archiefdocumenten bewaard moeten worden of vernietigd mogen worden, moet hun belang op lange termijn ingeschat worden. Deze inschatting noemt men de waardering van archiefdocumenten. Dit gebeurt op basis van de in het Archiefdecreet vastgelegde criteria: - de taak van de zorgdragers;
- de verhouding van de zorgdragers tot andere zorgdragers; - de waarde van de archiefdocumenten als bestanddeel van het culturele patrimonium; - het belang van de in de archiefdocumenten voorkomende gegevens voor zorgdragers, recht- of bewijszoekenden of wetenschappelijke doeleinden. Waardering van archiefdocumenten houdt dus rekening met zowel de verantwoordingsverplichting van zorgdragers als de cultureel-maatschappelijke waarde. Wat het eerste betreft, zorgen de selectielijsten voor een effectieve bewaring van die informatie die nodig is om individuele zorgdragers (en de overheid in zijn totaliteit) toe te laten zich te verantwoorden voor hun daden ten aanzien van de maatschappij. Wat de waarde van archiefdocumenten voor de maatschappij betreft, worden archiefdocumenten bewaard omdat zij toelaten om het overheidshandelen in een bepaalde periode te reconstrueren. De selectiepolitiek moet dus ook rekening houden met hun belang voor huidig en toekomstig wetenschappelijk onderzoek. Bovendien moeten archiefdocumenten bewaard worden omdat informatie- en bewijszoekende burgers daarbij belang hebben. De selectiecommissies zijn dus verantwoordelijk voor de ontwikkeling van een selectiebeleid op Vlaams niveau dat effectief en objectief is en dat tegemoet komt aan al deze doelstellingen. Het is belangrijk dat dit beleid ook modern is: het moet rekening houden met nieuwe ontwikkelingen zoals digitalisering, ketenprocessen en geavanceerde onderzoekstechnieken. Ondersteuning van het archiefbeheer Om de doelstellingen van het decreet na te streven, zullen de zorgdragers ondersteund worden door een steunpunt dat ingebed wordt in de Coördinerende archiefdienst van de Vlaamse overheid. Een van de belangrijkste taken van het steunpunt is de ondersteuning van de opmaak van effectieve, gefundeerde en actuele selectielijsten. Dit omvat de administratieve ondersteuning van de selectiecommissies maar ook de zorg voor de onderlinge consistentie van de lijsten zelf. Dit laatste is zonder meer cruciaal. Een selectielijst van een bepaald bestuursniveau moet steeds inhoudelijk, intern consistent zijn. Gelijkaardige documenten die voortvloeien uit gelijkaardige taken krijgen immers idealiter gelijkaardige bewaartermijnen en definitieve bestemmingen, tenzij wettelijke of andere redenen een afwijking vragen. Een selectielijst moet eveneens consistent zijn met de lijsten van andere bestuursniveaus. Overheidsorganisaties hebben immers bedrijfsprocessen die de eigen organisatie overschrijden en die meerdere overheden dooraderen. Voorbeelden zijn het verlenen van milieuvergunningen of van bouwvergunningen. Hoewel ze meestal niet zo benoemd worden, zijn dit in essentie ketenprocessen waaraan meerdere actoren deelnemen. De bestuurlijke verantwoordelijkheid over het archiefbeheer ligt door het Archiefdecreet bij alle betrokken zorgdragers. Door consistente selectielijsten kan voor deze processen eenduidig het bewaarniveau geregeld worden, zodat voor de zorgdragers duidelijk is wie welke informatie gedurende welke termijn moet bijhouden. De andere ondersteunende taken zijn vooral naar de zorgdragers gericht. Er zal naar gestreefd worden om de synergie met bestaande initiatieven zo veel mogelijk te benutten en waar mogelijk de eigen dienstverlening hieraan aan te passen, zodat aan de zorgdragers een duidelijk en aan hun noden aangepast aanbod kan worden geboden. Het is eveneens de bedoeling dat lacunes in het huidige aanbod worden gedetecteerd, zodat in samenwerking met bestaande steunpunten en expertisecentra, optimale ondersteuning kan worden geboden. Beeldvorming en communicatie wordt begrepen als het organiseren en coördineren van activiteiten en initiatieven die de kennis over archiefzorg en archiefbeheer bij de zorgdragers bevorderen. Deze taak bestaat erin om initiatieven die de kennis over de praktijk van bestuurlijk-administratieve archiefwerking bevorderen en stimuleren in Vlaanderen te organiseren en te coördineren. Praktijkontwikkeling wordt begrepen als het leveren van een bijdrage aan een continue ontwikkeling van het overheidsbeleid inzake archiefzorg en archiefbeheer op basis van evaluatie en toegepast onderzoek. Er zal dus onderzoek verricht worden en ontwikkeling nagestreefd worden met het oog op de opvolging van innovaties in binnen- en buitenland. De uitvoerder van de ondersteunende taken heeft hierin een hoofdzakelijk coördinerende en initiërende taak.
Praktijkondersteuning wordt begrepen als het leveren van een actieve dienstverlening op het vlak van deskundigheidsbevordering, kwaliteitszorg, informatie en documentatie, management en internationale samenwerking. In dit kader moet een actieve dienstverlening uitgebouwd worden voor alle zorgdragers, moet de deskundigheid inzake archiefbeheer verhoogd worden en advisering en begeleiding aangeboden worden. Om deze ondersteunende taken uit te voeren kan de Vlaamse overheid met de andere spelers in het werkveld samenwerkingsverbanden opzetten om de zorgdragers te ondersteunen. Op deze manier kan optimaal gebruikgemaakt worden van de aanwezige expertise. Voorbeelden van spelers waarmee samenwerking nuttig kan zijn, zijn de provinciale bestuursscholen, zorgdragers die beschikken over expertise inzake archiefbeheer, universiteiten, wetenschappelijke instellingen zoals het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, culturele instellingen zoals archieven en musea en steunpunten zoals Expertisecentrum DAVID vzw, FARO Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw, PACKED vzw, VVBAD en anderen. DEEL II ARTIKELSGEWIJZE BESPREKING Hoofdstuk 1. Definities Artikel 1. Het arrest 57/2012 van 3 mei 2012 van het Grondwettelijk Hof en het arrest 226.018 van 10 januari 2014 van de Raad van State verduidelijkten de bevoegdheidsverdelende regels inzake het openbare archiefwezen in België. De tweede paragraaf verduidelijkt de wijze waarop dit besluit moet worden geïnterpreteerd volgens deze bevoegdheidsverdelende regels. Het besluit is niet van toepassing op statische archiefdocumenten van provincies, gemeenten en sommige openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht onderworpen zijn. Overeenkomstig het arrest van het Grondwettelijk Hof mogen onder deze laatstgenoemde openbare instellingen minstens de OCMW-verenigingen en de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden niet begrepen worden. Op hun archiefdocumenten is het Archiefdecreet dus wel volledig van toepassing. Semistatische archiefdocumenten die door provincies, gemeenten en sommige openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht onderworpen zijn, zijn opgesteld ter uitvoering van regelgeving in materies waarvoor de federale overheid bevoegd is, vallen niet onder dit besluit. Voorbeelden hiervan zijn archiefdocumenten inzake politiebevoegdheden of de registers van de burgerlijke stand. Alle andere archiefdocumenten van deze drie categorieën van zorgdragers en van de andere categorieën van zorgdragers, vallen wel onder de toepassing van dit besluit. Hoofdstuk 2. De goede, geordende en toegankelijke staat van archiefdocumenten Art. 2. Dit artikel concretiseert de goede, geordende en toegankelijke staat van archiefdocumenten door de kwaliteitseisen van ISO-15489 over te nemen. De precieze wijze waarop deze eisen worden ingevuld door zorgdragers, is bewust open gelaten. Dit behoort tot hun operationele vrijheid. Het steunpunt zal, samen met de andere actoren, goede praktijken ter beschikking stellen. Metadata zijn gegevens over archiefdocumenten, die verschillende aspecten van deze archiefdocumenten beschrijven, waaronder de inhoud, de redactionele vorm, de archivistische context of vormtechnische aspecten. Archiefdocumenten zonder metadata verliezen cruciale delen van hun betekenis; de band tussen beiden moet dus te allen tijde behouden blijven. Art. 3. Net als de archiefdocumenten zelf moet ook het archiefbeheer voldoen aan een aantal kwaliteitseisen, die eveneens voortvloeien uit ISO-15489. De zorgdrager legt procedures vast die effectief zijn en die de belangrijkste aspecten van het archiefbeheer regelen.
De procedures beschrijven de beheersregels die van toepassing zijn voor elk aspect. Ze vermelden wie binnen de organisatie van de zorgdrager met de uitvoering ervan is belast. Ze worden gedocumenteerd en formeel goedgekeurd door de zorgdrager. Van deze aspecten verdient substitutie een nadere toelichting. Dit is de vervanging van analoge archiefdocumenten door digitale kopies, waarbij de bewijskracht behouden blijft. In tegenstelling tot Nederland, waar de Archiefwet deze mogelijkheid voorziet, bestaat geen expliciete wettelijke regeling voor substitutie. Dat neemt niet weg dat de mogelijkheid bestaat voor zorgdragers om archiefdocumenten te gaan substitueren, op voorwaarde dat dit gebeurt op een vertrouwenwekkende wijze via een geëxpliciteerde en gecontroleerde procedure. Zowel bij gesubstitueerde als nietgesubstitueerde archiefdocumenten is de beslissing over de bewijswaarde van een document in principe de bevoegdheid van de rechtbank. Het tweede lid bepaalt dat de zorgdrager de procedures niet alleen opmaakt, maar ook de uitvoering ervan opvolgt. Art. 4. Archiefdocumenten zijn maar terugvindbaar voor de zorgdrager en voor anderen als zij ontsloten zijn. Ontsluiting betekent hier dat de archiefdocumenten doorgaans niet op individueel documentniveau maar op een geaggregeerd niveau beschreven zijn in een overzicht. In dat overzicht worden een aantal elementen van de beschrijving verplicht gemaakt. Deze elementen, die onontbeerlijke informatie bevatten voor de raadpleging, moeten dus minimaal bekend zijn van de archiefdocumenten om ze terugvindbaar te maken. Art. 5. Hoewel het besluit de zorgdragers operationele vrijheid geeft bij de implementatie van de kwaliteitscriteria, kan het steunpunt normen vastleggen voor de in artikel 2, 3 en 4 vermelde aspecten van het archiefbeheer. Deze normen zullen onderworpen worden aan een haalbaarheidsstudie vooraleer ze vast te leggen. Art. 6 Omdat bij de uitwerking van de kwaliteitscriteria gekozen is voor doelstellingsgerichte regelgeving, wordt de deskundigheid van de uitvoerders van het archiefbeheer niet nader bepaald dan dat zij een geschikte, relevante opleiding moeten hebben gevolgd of dat zij de nodige beroepservaring hebben. In het algemeen moeten zij op de hoogte zijn van de relevante ontwikkelingen en tendensen binnen hun vakgebied en deze kunnen toepassen binnen de eigen zorgdrager. Het is de verantwoordelijkheid van de zorgdrager om ervoor te zorgen dat degenen die betrokken zijn bij het archiefbeheer over de nodige expertise beschikken. Uiteraard zal de vereiste expertise afhankelijk zijn van de verantwoordelijkheid die de betrokken uitvoerder draagt. Art. 7. Omwille van het feit dat archiefdocumenten voor zorgdragers onontbeerlijk zijn voor het voldoen aan de verantwoordingsplicht, moeten zij niet alleen op een kwaliteitsvolle manier beheerd worden maar zij moeten eveneens beheerd worden op een deontologisch verantwoorde wijze. Het is aangewezen om de deontologische code voor archivarissen over te nemen die is opgemaakt en vastgesteld door de International Council on Archives. Dit is een internationale, niet-gouvernementele organisatie die ijvert voor het goede beheer van archieven en de ontwikkeling van het ambt. De code zelf geniet een brede aanvaarding wereldwijd. De raden en besturen van bepaalde zorgdragers zoals OCMW’s, provincies en gemeenten, moeten krachtens de organieke decreten op de lokale besturen een deontologische code aannemen. Deze zorgdragers zullen erover moeten waken dat de hierboven vermelde code voor archivarissen niet conflicteert met de code die deze besturen krachtens hun organieke decreten moeten aannemen, net zoals met eventuele andere verplichtingen eigen aan hun ambt. Waar toch incongruentie tussen beide
codes opduikt, zal uiteraard de door de raad of het bestuur aangenomen code primeren. Niettemin is het in dat geval aangewezen dat de raad of het bestuur deze afwijking van de code van de International Council on Archives duidelijk motiveert. Hoofdstuk 3. De selectiecommissies en selectielijsten Afdeling 1. Oprichting en samenstelling van de selectiecommissies Art. 8. Dit artikel behoeft geen commentaar. Art. 9. Dit artikel behoeft geen commentaar. Art. 10. Dit artikel bepaalt de voorwaarden die vervuld moeten zijn om een mandaat te bekleden als lid van een selectiecommissie. Men moet dus niet noodzakelijk werkzaam zijn bij een zorgdrager. Wat de vierde en vijfde voorwaarde betreft, zal de kandidaat moeten aantonen dat hij of zij hieraan voldoet. Art. 11. Het merendeel van de selectiecommissies is bevoegd voor zorgdragers waar ook archiefdocumenten berusten die voortvloeien uit federale bevoegdheden. Voor deze archiefdocumenten blijft de federale Archiefwet van kracht en de Algemeen Rijksarchivaris is bevoegd voor de beslissing over vernietiging ervan. Het is sterk aangewezen om ook hier onderlinge consistentie te bereiken, zodat zorgdragers met eenduidige selectielijsten kunnen werken. Art. 12. Dit artikel behoeft geen commentaar. Afdeling 2. Werking van de selectiecommissies Art. 13. Dit artikel behoeft geen commentaar. Art. 14. Dit artikel behoeft geen commentaar. Art. 15. Selectielijsten laten zorgdragers toe om archiefdocumenten te vernietigen en dus om de mogelijkheden van eenieder om deze in te kijken in te perken. Precies daarom is het van belang dat de werking van de selectiecommissies zo transparant mogelijk is. De verslagen zijn openbaar; dat wil zeggen dat geen enkele aanvraag tot inzage geweigerd kan worden. Goedgekeurde verslagen worden bovendien bekendgemaakt door het steunpunt door bijvoorbeeld publicatie op de website. Het steunpunt staat ook in voor het archiefbeheer van de selectiecommissies. De archiefdocumenten zijn onderworpen aan de selectielijst van de selectiecommissie Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest. Art. 16.
De opmaak van selectielijsten die onderling consistent zijn, die bruikbaar zijn voor zorgdragers en die aangepast zijn aan de moderne informatiehuishouding, is een bijzonder grote uitdaging, niet in het minst omdat verschillende expertises aangesproken moeten worden. Selectiecommissies kunnen op eigen initiatief experten uitnodigen voor deelname aan hun vergaderingen of werkgroepen. Art. 17. De selectielijsten worden per bestuursniveau opgesteld. Nochtans lopen bedrijfsprocessen van zorgdragers in toenemende mate dwars doorheen deze bestuursniveaus. Omdat ook dit element van belang is bij het nastreven van onderlinge consistentie kunnen selectiecommissies gezamenlijk vergaderen of kunnen zij werkgroepen oprichten om bepaalde delen van de selectielijst op te stellen. Op die manier zijn zij in staat om selectielijsten op te maken die ook voor dergelijke processen sluitende bewaar- en vernietigingsafspraken vastleggen. De selectiecommissies zijn vrij om te kiezen voor welke aspecten zij samenwerken. In principe zijn dit aspecten die de bevoegdheden van afzonderlijke selectiecommissies overschrijden. Transversale thema’s waarvoor samenwerking wenselijk kan zijn, zijn bijvoorbeeld school- of onderwijsarchieven, de opmaak van regelgeving of musea, omwille van het feit dat dit ofwel transversale processen zijn, ofwel archiefvormers die zowel binnen als buiten het toepassingsgebied van het Archiefdecreet te vinden zijn. Art. 18. Alle selectiecommissies werken volgens hetzelfde huishoudelijke reglement, dat zij gezamenlijk opstellen. Het reglement regelt minstens de zaken die in dit artikel opgesomd zijn en indien nuttig alle andere aspecten van hun werkzaamheden. Het staat de selectiecommissies vrij om – opnieuw gezamenlijk – wijzigingen door te voeren aan dit reglement wanneer dit nodig zou zijn. Art. 19. De selectiecommissies kunnen onbeperkt vergaderen. Maar voor ten hoogste twaalf vergaderingen per jaar per selectiecommissie wordt een vergoeding uitgekeerd voor de reiskosten en de maaltijd. Hiervoor geldt de regeling die van toepassing is op de personeelsleden van de Vlaamse overheid, met name het Vlaams Personeelsstatuut, deel VII, titel 3, hoofdstuk 2 en de relevante rondzendbrieven. Afdeling 3. Opstelling en bekrachtiging van de selectielijsten Art. 20. Dit artikel lijst de elementen op die minstens in een selectielijst opgenomen moeten zijn. Het moet samengelezen worden met art. 11 van het Archiefdecreet. Het bepalen van de vorm en het eventueel opnemen van bijkomende elementen is de bevoegdheid van de selectiecommissies, waarbij het steunpunt een ondersteunende rol zal opnemen. Een selectielijst is echter in eerste instantie het resultaat van de toepassing van een methodologie ter waardering van archiefdocumenten, waarbij op basis van vastgelegde criteria bewaartermijnen en definitieve bestemmingen worden bepaald. Er is bewust voor gekozen om geen keuze te maken wat de methodologie betreft voor de opmaak van de selectielijsten. Overeenkomstig art. 21 zijn de selectiecommissies verantwoordelijk voor de onderlinge consistentie van de selectielijsten. Dat impliceert dat zij ook bevoegd zijn voor de opmaak en toepassing van een waarderingsmethodologie. Het is naar deze toepassing in de selectielijsten dat §3, tweede lid van art. 11 van het Archiefdecreet verwijst door een verantwoording te verplichten in de selectielijsten. Art. 21.
Het Archiefdecreet (art. 10, 6°) bepaalt de zorg voor de onderlinge consistentie van de selectielijsten als een van de taken ter ondersteuning van het archiefbeheer bij zorgdragers. Dit artikel wijst deze taak toe aan de selectiecommissies. Zij zijn verantwoordelijk voor de opmaak van correcte, bruikbare, consistente selectielijsten en kunnen – binnen het kader van dit besluit – de nodige initiatieven nemen om dit te realiseren. Het vernietigen van archiefdocumenten is onherroepelijk. Het raakt aan het recht dat de burger heeft op inzage in bestuursdocumenten. Kwaliteitsvolle selectielijsten vormen dus een pijler van de openbaarheid van bestuur. Ze laten zorgdragers toe om hun informatiehuishouding beheersbaar te houden door archiefdocumenten te vernietigen op een gewettigde wijze, volgens een weloverwogen, gefundeerde selectielijst. Het belang van selectielijsten kan dus moeilijk overschat worden. Omwille van hun belang laat dit artikel toe dat het steunpunt samen met de selectiecommissies werkt aan de selectielijsten, bijvoorbeeld door methodologische keuzes uit te werken die ter beslissing worden voorgelegd aan de selectiecommissies. Paragraaf twee verduidelijkt dat onderlinge consistentie bereikt kan worden door eenduidige, niettegenstrijdige selectieafspraken vast te leggen niet alleen binnen elke selectielijst afzonderlijk, maar ook tussen selectielijsten van verschillende bestuursniveaus. Dit is bijvoorbeeld noodzakelijk bij bepaalde bedrijfsprocessen die meerdere bestuursniveaus dooraderen; in zo’n geval is het aangewezen dat sluitende selectieafspraken gemaakt worden ten behoeve van de betrokken zorgdragers. De selectielijsten streven maximale consistentie na met in het kader van federale regelgeving opgestelde selectielijsten en dus met de selectielijsten die voortvloeien uit de Archiefwet. Vanzelfsprekend moet met de vigerende regelgeving rekening gehouden worden, bijvoorbeeld wanneer deze selectieafspraken vastlegt binnen een bepaald beleidsveld. Art. 22. Dit artikel regelt de wijze waarop selectiecommissies selectielijsten kunnen opstellen. Andere aspecten van deze procedure kunnen desgewenst opgenomen worden in het huishoudelijk reglement. Art. 23. Wanneer een selectiecommissie een selectielijst heeft opgesteld, zorgt het steunpunt voor de agendering ervan op de ministerraad van de Vlaamse Regering. Nadat deze bekrachtigd is, is ze openbaar; een aanvraag tot inzage kan niet geweigerd worden. Het steunpunt zal echter zorgen voor bekendmaking ervan, bijvoorbeeld via de eigen website. Inzage in een selectielijst die nog niet is bekrachtigd kan men krijgen via de procedure van het Openbaarheidsdecreet. Art. 24. De maximale geldigheid van een selectielijst is één decennium. Bij nakende overschrijding van die termijn zal de bevoegde selectiecommissie de nodige maatregelen moeten nemen om een geactualiseerde selectielijst op te stellen. In de praktijk zal echter al veel sneller actualisering ervan noodzakelijk zijn. De bedrijfsvoering van zorgdragers blijft immers evolueren en de informatiehuishouding bijgevolg ook. De resultaten van deze evolutie moeten weerspiegeld worden in de selectielijsten, zodat zij relevant, actueel en bruikbaar blijven voor zorgdragers. Art. 25. De algemene selectielijsten vormen de centrale as van het waarderingsbeleid in Vlaanderen. Zij zijn in principe toepasbaar door elke zorgdrager. In het geval dat een selectielijst niet volstaat en bijvoorbeeld een belangrijke lacune heeft, kan een zorgdrager het initiatief nemen om zelf een specifieke selectielijst op te maken en deze voor te leggen aan de bevoegde selectiecommissie. Deze laatste toetst de specifieke selectielijst aan dezelfde criteria als de algemene selectielijsten en bezorgt
ze ze in voorkomend geval aan de Vlaamse Regering ter bekrachtiging. Het is bovendien de taak van de selectiecommissie om te oordelen over de wenselijkheid van een voorgelegde specifieke selectielijst. Hoofdstuk 4. Ondersteuning van het archiefbeheer Art. 26. Het agentschap neemt de ondersteuning van de zorgdragers op zich. In de Coördinerende archiefdienst, opgericht bij beslissing van de Vlaamse Regering op 14 september 2007, is reeds expertise aanwezig op het vlak van bestuurlijk-administratieve archiefwerking. Bovendien is deze dienst verantwoordelijk voor de beleidsvoorbereiding en de beleidsevaluatie voor het openbare archiefwezen in Vlaanderen. Art. 27. Het archiefwezen in Vlaanderen is een gedeelde bevoegdheid. De ministers van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur en Cultuur zijn bevoegd voor deelaspecten ervan. Om ervoor te zorgen dat de ondersteuning vanuit het steunpunt op een gedragen en effectieve wijze verloopt, wordt een stuurgroep opgericht die dit doel nastreeft. De stuurgroep is samengesteld uit een vertegenwoordiger van de betrokken administraties en kan uitgebreid worden met vertegenwoordigers van de zorgdragers of andere actoren in het veld.
