BELEIDSPLAN 2014 Vereniging Expreszo 30 november 2013 Aangepast op 12 april 2014
Inhoudsopgave Voorwoord
3
Beleid Zichtbaarheid Regionale Expreszo-afdelingen Jong&Out Marketing & Communicatie Vrijwilligersmanagement Uitjes Maatschappij Islam-debat Europese Unie-lezing Overig beleid en activiteiten Roze Filmdagen Landelijke vrijwilligersdag Lobby-commissie Ledenwerving & overzetting abonnementen Vergrote samenwerking COC Nederland
4 4 4 5 5 5 6 7 7 7 8 8 8 8 8 9
Conceptbegroting 2014 Toelichting begroting Subsidie
10 11 12
Organogram
13
Besluit
14
Bijlage 1: Aanpassingen
15
2
Voorwoord Met een vers gekozen bestuur waait er een nieuwe wind door de vereniging. Wij hebben Expreszo altijd een prachtige organisatie gevonden en willen via onze bestuursfunctie deze pracht graag delen met de rest van de LHBT-jongeren in Nederland. Om dit te bewerkstellen willen wij dit jaar aan vele belangrijke dingen werken; maar bovenal staat zichtbaarheid centraal in dit bestuursjaar. Je hebt momenteel ons beleidsplan voor je neus, waar al onze plannen voor het komende jaar in staan. Namens het bestuur wens ik je veel leesplezier.
Melissa Boer Voorzitter Expreszo
3
Beleid Ons beleidsplan heeft drie speerpunten: zichtbaarheid, maatschappelijke betrokkenheid en de financiën op orde brengen. Zichtbaarheid Wij streven ernaar om zoveel mogelijk jonge LHBT’ers in Nederland te bereiken. Om dit te bewerkstellen moeten we onder andere werken aan de zichtbaarheid van Expreszo als vereniging. In dit hoofdstuk worden onze plannen omtrent zichtbaarheid besproken. Regionale Expreszo-afdelingen Momenteel is 43% van de Expreszo-leden afkomstig uit de Randstad-provincies; het is ons streven om een échte landelijke organisatie te worden. Wij willen dit dan ook bewerkstellen door meer te investeren in de regio’s. Momenteel kent Expreszo drie (informele) afdelingen: de landelijke Vereniging Expreszo; Expreszo Friesland; en het sluimerende Expreszo Limburg. Om het aantal leden in provincies buiten de Randstad te laten toenemen en om een daadkrachtige landelijke organisatie te worden, is het van belang dat er meer (informele) afdelingen worden opgezet. Tevens is het van belang dat de banden tussen de al bestaande regionale Expreszo-afdelingen en de hoofdvereniging worden verstevigd. Er is in voorgaande jaren te weinig contact geweest met deze afdelingen waardoor ze nu zo goed als soeverein opereren. Ze gebruiken feitelijk gezien alleen de naam, maar hebben verder niets met Expreszo als vereniging te maken. Dit is zonde, want via deze afdelingen kunnen wij onze zichtbaarheid in deze regio’s aanzienlijk vergroten en mogelijk daarmee ook ons ledenbestand. Wij beseffen ons uiteraard dat wij momenteel niet de financiële middelen hebben om meerdere afdelingen te ondersteunen. Daarom willen wij eerst weer de banden met de al bestaande kantoren versterken en ervoor zorgen dat zij weer een echt onderdeel van ons worden. Als dit lukt dan hebben we afdelingen in drie regio’s: het zuiden, westen en noorden van het land. Er mist dus nog een afdeling in het oosten des lands; het is dan ook onze wens om deze op te richten. Om dit te bewerkstellen zijn we van plan om contact op te nemen met regionale instellingen, waaronder COC Twente-Achterhoek.
4
Een verdere uitbreiding is niet mogelijk in één jaar; we moeten er eerst voor zorgen dat dit systeem succesvol is. We hopen dan ook dat de besturen na ons dit plan verder zullen uitvoeren. Jong&Out Tevens zal Jong&Out een essentiële rol spelen in de uitbreiding van de vereniging en het ledenaantal (en waar mogelijk ook het aantal vrijwilligers). Er zijn de laatste tijd geruchten dat de bovenlaag van Jong&Out de leeftijdsgrens willen oprekken. COC Nederland staat hier echter negatief tegenover om verschillende redenen (waaronder veiligheid), waardoor deze groep 18plussers op zoek zijn naar een onderkomen. Expreszo kan dit onderkomen zijn. Het bestuur gaat samen met het COC kijken naar mogelijkheden om de bovenlaag van Jong&Out op te vangen, en om de overgang naar Expreszo makkelijker en vanzelfsprekender te maken. Marketing & Communicatie Een goed functionerende Marketing & Communicatie-afdeling is essentieel voor de zichtbaarheid van zowel de vereniging als het blad. Het marketingteam werd voorheen voornamelijk ingezet bij feesten, maar wij zijn van plan om deze groep breder in te zetten. Zo willen we ons onder andere op meer feesten gaan focussen dan alleen PANN. Er zijn op dit moment zoveel meer initiatieven op het gebied van LHBT-feesten en het zou zonde zijn als we deze festivals en feesten niet als marketingkansen zouden benutten. Het is dan ook de bedoeling dat we ons marketingnetwerk gaan uitbreiden en ook naar andere feesten zoals Flirt en Heartbeats (waar al een begin is gemaakt tijdens de Westergasfabriek-editie) zullen gaan. Vrijwilligersmanagement Vrijwilligers zijn het kloppende hart van Expreszo. Zonder vrijwilligers is er geen Expreszo. Momenteel hebben we een structureel tekort in het vrijwilligersbestand; zo zijn er onder andere niet genoeg mensen werkzaam in de afdeling Marketing & Communicatie. We zijn dan ook van plan om onze wervingsstrategie te verbreden. Momenteel wordt er een vacature geplaatst op onze website en daarna een enkele keer gedeeld op Facebook en Twitter. Voor sommige functies werkt dit, maar voor de functie van bladproducent (om even een voorbeeld te noemen) werkte dit bijvoorbeeld niet. Wij willen onze wervingsstrategie verbreden door onder andere gebruik te gaan maken van studieverenigingen, en faculteiten van hogescholen en universiteiten, want onze potentiele vrijwilligers zitten namelijk ook daar. 5
Uitjes Het is uitermate belangrijk dat het vrijwilligerswerk leuk wordt gevonden. Een gemotiveerde vrijwilliger die zijn werk leuk vindt is namelijk vele malen productiever. Om een vrijwilliger gemotiveerd te houden willen wij graag ongeveer eens in de twee maanden een borrel of andere activiteit plannen. Om zo elkaar beter te leren kennen en de stichting en vereniging bij elkaar te brengen, maar ook om te laten zien dat wij hun inzet waarderen.
6
Maatschappij Als vereniging zijn wij de stem van de LHBT-jongeren in Nederland. Het organiseren van activiteiten en het reageren op LHBT-gerelateerde kwesties is dan ook een van onze belangrijkste functies. De afgelopen drie maanden hebben wij onder andere een Gaypridedebat en een schrijfwedstrijd tijdens/met We Are The Hague georganiseerd. Daarnaast zijn we bezig met het organiseren van de volgende activiteiten. Islam-debat Religie en homoseksualiteit is een heet hangijzer. Wij hebben besloten om in 2014 een Islamdebat te organiseren. In plaats van enkel te praten over moslimse LHBT-jongeren, willen wij graag in gesprek met deze groep binnen onze achterban gaan. Europese Unie-lezing Er heerst momenteel een uiterst negatieve sfeer rond de Europese Unie. Dit vinden wij zonde, want er wordt zoveel voor de LHBT-gemeenschap gedaan in Europees verband. Het lijkt ons daarom zeer interessant om een lezing te organiseren hierover, met als gastspreker Sophie in ’t Veld of Marije Cornelissen; beide zetten zich namelijk onvermoeibaar in voor LHBT’ers.
7
Overig beleid en activiteiten Naast activiteiten die maatschappelijk issues behandelen zijn we ook andere activiteiten aan het organiseren en andere beleidskwesties aan het doorvoeren. Roze Filmdagen We zijn bezig met het opzetten van een speciale Expreszo-dag tijdens de Roze Filmdagen in maart 2014. Dit zal een dag tijdens het festival zijn die volledig van ons is. Zo komt er onder andere een Expreszo-prijs voor Beste Jongerenfilm en een Expreszo-jongerenjury. Landelijke vrijwilligersdag Samen met Dito! Nijmegen en Outway in Eindhoven ligt er het plan om een landelijke vrijwilligersdag te gaan organiseren. Dit zal naast een gezellig dag ook een uitstekende netwerkdag worden. Alle drie de organisaties willen dan tevens gaan kijken naar toekomstige activiteiten en hoe we elkaar kunnen complimenteren. Lobby-commissie Het vorige bestuur heeft gepoogd om een lobby-commissie op te zetten, maar deze kwam niet van de grond. Wij erkennen het belang van een lobbyist in Den Haag, maar hebben toch besloten om dit jaar niet te proberen de lobby-commissie een nieuw leven in te blazen. De mankracht ontbreekt momenteel en hierdoor hebben wij besloten om de lijn van het vorige bestuur door te zetten en ons te scharen achter de lobby van COC Nederland. Ledenwerving & overzetting abonnementen Momenteel wordt er nog steeds gewerkt aan het overzetten van abonnees bij de stichting naar leden voor de vereniging. Het is uiteindelijk de bedoeling dat alle abonnementhouders jonger dan 26 jaar lid zijn van de vereniging en het tijdschrift via deze weg ontvangen; en dat de abonnementen nog enkel voor mensen ouder dan 26 jaar zal zijn. In het voorgaande jaar is er minder aandacht besteed aan het motiveren van abonnementhouders om lid te worden van de vereniging. Dit heeft tot gevolge gehad dat er momenteel minder leden zijn dan begroot; waardoor tevens de contributie-inkomsten van de vereniging sterk achterlopen op de begroting voor 2013. Voor 2013 was er een ledenaantal van 878 begroot en einde jaar 2013 zullen we rond de 580 leden in totaal hebben. Een vereniging staat pas sterk als ze een brede achterban heeft met een evenredig ledenaantal. Daarom willen we als bestuur in 2014 sterk in gaan zetten op het verhogen van het aantal leden.
8
Ten eerste door meer abonnementhouders om te gaan zetten naar leden van de vereniging. Op deze manier zorgen we ervoor dat passieve Expreszo-afnemers de mogelijkheid krijgen om meer invloed uit te oefenen op de koers van Expreszo en om zelf een hardere stem te krijgen in het verdedigen van LHBT-rechten. We willen dit bereiken door meer focus te leggen op de verschillen tussen enkel het blad en de vereniging; door zichtbaarder als Vereniging te zijn in het tijdschrift (onder andere door het al uitgebreide Bestuursnieuws als onderdeel van het tijdschrift); door op Facebook en Twitter extra berichten te plaatsen die het kosteloos overzetten meer benadrukken; en door een kortingsactie (5 tot/met 10%). Tevens willen wij om onze zichtbaarheid te vergroten inloopmiddagen/borrels organiseren. Hierdoor hopen wij onder andere het dialoog te openen tussen LHBTjongeren en de vereniging, maar tevens om de drempel te verlagen om lid te worden van Expreszo. Door deze vergrote zichtbaarheid hopen we ten tweede dat meer jonge LHBT'ers bekend worden met de vereniging, zich aansluiten en lid worden. Tevens door een grotere landelijke dekking voorzien we een groei in toekomstige leden buiten de Randstad. Op die manier kunnen we als vereniging ook vechten voor meer acceptatie op het platteland en in de landelijkere regio's van Nederland. Vergrote samenwerking COC Nederland Naar aanleiding van gesprekken tussen Expreszo en COC Nederland is er besloten om in de toekomst nauwer met elkaar te gaan samenwerken en om meer voor elkaar te gaan betekenen. Niet enkel op organisatorisch vlak, maar vooral op samenwerkingsvlak. Tezamen staan we sterker in de verdediging van de rechten van LHBT-jongeren in Nederland dan we zouden staan als we als twee aparte eilanden zonder verbindende brug zouden voortbestaan.
9
Conceptbegroting 2014 VERENIGING EXPRESZO
INKOMSTEN Lidmaatschapsgelden Donaties Projectinkomsten Subsidie Giften TOTAAL INKOMSTEN
2013 Begroot Behaald 2014 21.950 7.561 17.438 3.100 500 2.500 0 0 2.883 0 0 0 0 0 0 25.050 8.061 22.821
UITGAVEN Afname magazine Afdracht COC Projectkosten Kantoorkosten Accountantskosten Bankkosten Verzekeringen Reiskosten Representatie Algemene ledenvergaderingen Vrijwilligersactiviteiten Marketing & Ledenwerving TOTAAL UITGAVEN
2013 Begroot Behaald 2014 13.165 6.049 13.950 4.390 1.008 2.323 0 0 2.017 200 0 100 1.000 0 0 250 75 100 500 375 500 1.500 1.800 1.800 500 400 250 500 393 400 0 0 500 3.000 756 1.125 25.005 10.856 23.065
TOTALEN TOTAAL
2013 45
V 2013 -2.795
2014 -244
10
Toelichting begroting 2013 was geen succesvol jaar voor de vereniging als men naar de financiële prestaties kijkt. Door de achterblijvende groei van het aantal leden en het slechte betalingsgedrag van een deel van de leden lagen de opbrengsten van de vereniging duidelijk lager dan begroot. Daarnaast zijn er in de begroting van 2013 andere kostprijsberekeningen toegepast dan er in de praktijk gebruikt zijn. De afname van het tijdschrift was lager dan bepaald door het COC Nederland en de afdracht aan COC Nederland was hoger begroot dan uiteindelijk overeengekomen. Er is dan weer geprofiteerd van de lager uitvallende marketingkosten. Op basis van de verwachte resultaten van 2013 is de begroting voor volgend jaar aangepast. Hierin zijn vier grote veranderingen doorgevoerd, waarvan de laatste in het volgende hoofdstuk apart nog wordt uitgelegd. In 2013 had de vereniging gemiddeld 575 leden, tegenover 878 leden oorspronkelijk begroot voor 2013. Hierdoor lagen de contributie-inkomsten aanzienlijk lager dan verwacht. Voor het komende jaar verwachten we uit te komen op 775 leden; dit aantal is gebaseerd op een verdere overzetting van abonnementen naar lidmaatschappen (100) via een specifieke campagne begonnen in november 2013 en volgens een normale toename van de lidmaatschappen (100) door onze grotere zichtbaarheid als vereniging. Van deze 775 leden is slechts een deel als contributie-inkomst meegenomen. Er is in de berekening meegenomen dat ongeveer 10% van de leden zijn contributie niet (of pas heel laat) zal betalen. Dit percentage is gebaseerd op het niveau van betalende leden in oktober 2013. In totaal is er in de begroting uitgegaan van 698 betalende leden. Daarnaast zal er een specifiek donatieplan opgezet worden om het aantal donaties te verhogen. Door een gebrek aan een duidelijk donatieplan voor 2013 lagen de donatieinkomsten € 2.600,00 achter op de begroting. Er is een aanpassing gedaan naar een realistischer begroot bedrag en er is rekening gehouden met het toekomstige gebruik van een donatiebox op evenementen waar we aanwezig zijn met een kraam. De afname van het tijdschrift is in de begroting voor komend jaar gebaseerd op een bedrag van € 20,00 per lid. Vorig jaar is er gebruik gemaakt van een kostprijsberekening om de afdracht aan Stichting Hoezo/Expreszo te berekenen. Als we hetzelfde zouden doen voor 2014, dan zou er een kostprijs van € 2,76 per blad uitkomen, hetgeen zou resulteren in een kostprijs per lid van € 16,55. Het afnamebedrag dat door COC Nederland is vastgesteld is dus nadeliger voor de Vereniging dan de daadwerkelijke kostprijs.
11
Hiernaast zijn er nog een paar kleinere veranderingen doorgevoerd. Hieronder vallen onder andere het feit dat alle vrijwilligersactiviteiten nu vanuit de Vereniging uitgevoerd worden en dat alle kosten daardoor voor rekening van de Vereniging komen. De kosten voor marketing zijn aangepast en worden nu beter verdeeld over de Vereniging en de Stichting Hoezo/Expreszo op basis van welke partij daadwerkelijk voordeel trekt uit de specifieke marketingactie. Daarnaast zal er vanaf volgend jaar een experimenteel project opgezet worden om promotiemateriaal online te gaan verkopen voor extra inkomsten (gemarkeerd als projectinkomsten). Deze verkoop van t-shirts, mokken, regenboog-USB-sticks en dergelijke zullen er hopelijk voor zorgen dat de begroting van de vereniging beter te sluiten is; voor dit jaar en toekomstige jaren. De vereniging kan niet enkel bestaan op contributie-inkomsten omdat de vereniging maar € 1,67 per lid overhoudt. Subsidie Het staat op onze website, ons briefpapier, in meldingen aan externe partijen en op ledenkaarten: "Gemaakt door vrijwilligers, zonder subsidie". Het lijkt bijna een onlosmakelijk feit: Expreszo is een vrijwilligersinstantie, dus natuurlijk ontvangen we geen subsidie. Echter, hoe onlosmakelijk is dit eigenlijk als je er echt over na gaat denken? Is het niet ontvangen van subsidie daadwerkelijk zo'n paradepaardje; zo'n badge of honour om gedragen te worden? Als bestuur hebben wij het besluit genomen om het komende jaar op zoek te gaan naar projectgebaseerde en structurele subsidie. Op deze manier willen we ervoor zorgen dat de vereniging voorzien wordt van structurele inkomsten. Tevens wordt het op deze manier makkelijk voor ons om belangrijke en leuke evenementen en acties op te zetten voor onze achterban. De huidige inkomstenstructuur voorziet niet in een grotere activiteit binnen en door de vereniging. Daarnaast is het op dit moment zeer moeilijk tot onmogelijk om op eigen initiatief evenementen op te zetten. De mogelijkheden qua subsidie zijn breed. Men moet hier denken aan regionale subsidie voor projecten die de rechten van jonge LHBT'ers verdedigt op lokaal niveau; landelijke subsidie via de Rijksoverheid of de Europese Unie voor het opzetten van landsbrede activiteiten; en aan subsidie via particuliere fondsen en stichtingen (denk aan een SNS REAAL FONDS of het PANN Fonds) voor initiatieven met een specifiekere opzet. In januari zal de penningmeester in overleg met de voorzitter en de manager Marketing & Communicatie nagaan wat voor specifieke subsidieaanvragen er gedaan zullen worden om projecten in 2014 te financieren.
12
Organogram Hieronder volgt de organogram van de huidige structuur van Vereniging Expreszo en Stichting Hoezo/Expreszo, tezamen bekend onder de naam “Expreszo”.
* Gekozen door de leden van de Vereniging Expreszo
13
Besluit Als het gekozen bestuur van de Vereniging Expreszo, vragen wij de leden om het voorgaande Beleidsplan 2014 officieel aan te nemen via stemming. Stemming 4e Algemene Ledenvergadering van 30 november 2013: Voor Tegen Onthouding Ongeldig Stemgerechtigden Aanwezigen Resultaat
8 0 0 0 8 8 Aangenomen (met opmerkingen)
Bestuur Vereniging Expreszo Voorzitter Melissa Boer
Penningmeester Remy Overkempe
GETEKEND
GETEKEND
14
Bijlage 1: Aanpassingen
Na overleg met de leden is het hoofdstuk “Toekomstige structuur” (pag. 9–10) verwijderd. In dit hoofdstuk opperde het bestuur voor het samenstellen van een Commissie Structuur die ging kijken naar de huidige structuur van Expreszo (waaronder de deling in Stichting en Vereniging) en of dit nog wel efficiënt was voor de toekomst. Op specifiek verzoek van Mark Reichwin is de volgende zin aangepast in het kopje “Ledenwerving & overzetting abonnementen” (pag. 8) in het hoofdstuk “Overig beleid en activiteiten”: o “Wij hebben geconstateerd dat er vorig bestuursjaar te weinig gedaan is om abonnementhouders te motiveren om lid te worden van de vereniging.” o “In het voorgaande jaar is er minder aandacht besteed aan het motiveren van abonnementhouders om lid te worden van de vereniging.” Organogram is aangepast om meer duidelijkheid te scheppen over de verdeling van functies, en Beeldredactie en Art Direction zijn toegevoegd als afdelingen.
15
