Beleidsplan 2013- 2016
Stichting Ondersteuning Kitale-project ( SOK)
Maart 2013
Inhoudsopgave 1. Doelstelling; visie; werkwijze 2. Organisatie a. Bestuur b. Samenwerkingspartners 3. Projecten 4. Geldwerving 5. Publiciteit 6. Financiën a. Projectkosten b. Exploitatiekosten c. Dekkingsplan
pagina 3 4 4 5 6 8 9 10 10 10 11
Colofon Contact en correspondentieadres: Chiel Ribbens Park Oosterspaarn 70 2036MB Haarlem e-mail:
[email protected] Tel: 023-5332083/ 06-13778654 Website: www.sokitale.nl e-mail:
[email protected] rekeningnummer: 7696568 t.n.v. St. Ondersteuning Kitale, Hilversum KvK nummer: 41042775 ANBI geregistreerd.
2
1. Doelstelling, visie en werkwijze Doelstelling De doelstelling van de Stichting Ondersteuning Kitale-project ( hierna te noemen SOK) is het, met geld en goederen, ondersteunen van de medische projecten van de NGO Mount Elgon Trust, Chepchoina, West Kenia, die onder leiding staat van de Nederlandse tropenarts Bea Andersen-Schipper. Visie De achterliggende visie van deze doelstelling is dat de bevolking (ongeveer 40.000 personen) van deze afgelegen regio bij Mount Elgon en tegen de grens van Oeganda, een nog zeer lage levensstandaard heeft. De Mount Elgon Trust wil deze levensstandaard aanzienlijk verhogen. Medische zorg is daar een zeer belangrijk onderdeel van. De relatief kleine Andersen kliniek is de enige medische voorziening van enig niveau in de hele regio. Hoewel de overheid de laatste jaren een grotere financiële bijdrage levert aan de kliniek is deze nog voor veel activiteiten afhankelijk van sponsoren. SOK wil zich ook de komende jaren inzetten om te helpen de medische zorg verder uit te breiden en te verbeteren. De activiteiten worden zodanig opgezet dat deze uiteindelijk, met behoud van de opgebouwde kwaliteit, door de overheid/ bevolking kunnen worden overgenomen en de Trust zich grotendeels terug kan trekken. Vooralsnog streven we er naar uiterlijk 2020 de overdracht te kunnen realiseren. Tot die tijd zal SOK er in samenwerking met de Trust er alles aan doen om de duurzaamheid van de activiteiten van de Trust te bevorderen zodat ook na de overdracht de continuïteit zoveel mogelijk kan worden gegarandeerd. Werkwijze De te sponsoren medische projecten ( onderdeel van het lange termijnplan van de Trust) worden door de Trust, na overleg met de achterban c.q. de doelgroepen, bij SOK aangemeld. Het projectplan wordt door de Trust in overleg met SOK geschreven, welke laatste daarnaast een geldwervingsplan maakt om het gewenste bedrag bij elkaar te halen. Daarin spelen meestal andere NGO’s ( als Wilde Ganzen, Impulsis etc.) als medefinanciers een grote rol. SOK zet daarna publiciteits- (via haar website en nieuwsbrief) en geldwervingsactiviteiten in gang en doet een beroep op haar achterban (donateurs etc.) om het project via hun bijdrage te laten slagen. Als het gewenste bedrag binnen is maakt SOK een verslag van de geldwervingsactiviteiten en stuurt dat o.a. naar de medefinanciers. Het geld voor het project wordt dan overgemaakt naar de Trust die dan met de realisering van het project kan starten. Na gereedkomen van het project geeft de Trust een verantwoording van de uitvoering van het project wat door SOK wordt verwerkt in haar verantwoording naar haar sponsoren.
Op 17 maart 1997 is de Stichting Ondersteuning Kitale-project (SOK) notarieel opgericht en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 41042775 SOK is tevens erkend als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI) door de belastingdienst
3
2. 0rganisatie a. het bestuur Het bestuur bestaat uit de volgende personen: Voorzitter: Chiel Ribbens Secretaris: Irma Honing Penningmeester: Jasper van Vliet Bestuurslid: Geert Schipper Bestuurslid/ redactie nieuwsbrief: Marije Puyenbroek Bestuurslid/webmaster: Ruud Ross Alle bestuursleden stellen hun tijd belangeloos ter beschikking van SOK. Ze hebben in ieder geval de taak en primaire doel om alles in werking te stellen om de statutaire doelstelling en de daaruit voortvloeiende projecten succesvol uit te voeren. Specifieke taken: Voorzitter De taken van de voorzitter zijn: • • • • •
Het leiden van de organisatie, de vergaderingen, de bestuursleden en wanneer van toepassing de vrijwilligers Het naar buiten treden namens de stichting, afhankelijk van de situatie Het delegeren en mede uitvoeren van de uit te voeren werkzaamheden Het opstellen van het sociale jaarverslag Het bewaren van het evenwicht in de organisatie m.b.t. werklast en samenwerking.
•
Het rapporteren over relevante zaken de organisatie betreffende tijdens de bestuursvergaderingen.
4
Secretaris De taken van de secretaris zijn: • • • • • •
Het behandelen en archiveren van inkomende en uitgaande post en e-mail volgens de afspraken daarover gemaakt Het naar buiten treden namens de stichting , afhankelijk van de situatie Het bijhouden van het nieuwsbrieven bestand Het versturen van de nieuwsbrieven Het versturen van de agenda en het notuleren van de bestuursvergaderingen Tijdens de bestuursvergadering deelnemen aan de algemene menings- en besluitvorming met betrekking tot alle punten die binnen de organisatie aan de orde zijn
Penningmeester De taken van de penningmeester zijn • • • • •
Het volgen van de daadwerkelijke inkomsten en uitgaven ten opzichte van de geplande inkomsten en uitgaven Het voeren van de financiële administratie van de stichting in het algemeen en wanneer van toepassing van de projecten Het opstellen van het financiële jaarverslag Het rapporteren over bovenstaande zaken tijdens de bestuursvergaderingen Het tijdens de bestuursvergadering deelnemen in de algemene menings-en besluitvorming met betrekking tot alle punten die binnen de organisatie aan de orde zijn.
Taken overige bestuursleden ( behalve hun specifieke toegewezen taak) • •
Het mede uitvoeren van de uit te voeren werkzaamheden Het tijdens de bestuursvergaderingen deelnemen in de algemene menings-en besluitvorming met betrekking tot alle punten die binnen de organisatie aan de orde zijn.
b. Samenwerkingspartners De belangrijkste partner van SOK is de eerdergenoemde Mount Elgon Trust met name in de persoon van haar voorzitter Bea Andersen. De contacten variëren van persoonlijke overleg in Nederland of in Kenia tot veelvuldig overleg via e-mail of telefoon ( zie ook hoofdstuk werkwijze aan het begin van dit plan). Daarnaast wordt nauw samengewerkt met onze zusterstichting in Tilburg St. Elimu Mount Elgon die de educatieve projecten van de Mount Elgon Trust sponsort. Op het financiële vlak is er een hechte samenwerking met mede NGO’S als Wilde Ganzen, Icco/ Impulsis en anderen. SOK is lid van het Kenia platform en van Partin de organisatie die particuliere organisaties in de hulpverlening ondersteunt. 5
3.Projecten Projecten in 2013 In 2013 zijn de volgende projecten in uitvoering of worden opgestart •
Project Orthopedisch centrum . Bea Andersen is jaren geleden een orthopedische werkplaats in de stad Kitale gestart. Kitale ligt zo’n 40 km verwijderd van de Andersen kliniek. De Keniaan Stephen Sweta leidt de werkplaats en vervaardigd protheses en aangepast schoeisel voor lichamelijk gehandicapten. Hij spoort gehandicapten op in Kitale en wijde omgeving. Gehandicapten worden vaak weggestopt uit schaamtegevoel voor de omgeving. De omstandigheden waaronder Stephen moet werken zijn verre van ideaal. Daarom is besloten een nieuw project te starten wat in de volgende zaken moet voorzien:
a) b) c) d) e) f)
Een gemoderniseerde werkplaats annex fysioruimte dichtbij de Andersen kliniek Nieuwe hulpmiddelen zoals een harsoven om sneller en beter protheses te kunnen maken Het opzetten van een mobiel team (3 personen) om meer gehandicapten te kunnen behandelen Een vervoermiddel voor dit team Opleiding van een technicus als één van de leden van het team Een dependance inrichten in Endebess om ook die regio te kunnen dekken Kosten: € 42.600. Met de bouw van het centrum kon al in de eerste helft van 2012 worden begonnen. Eind 2012 was de bouw gereed. In 2013 moeten de acties b) tot en met f) worden uitgevoerd.
•
Project Uitbreiding Kliniek en Infrastructuur Voorjaar 2012 is een projectplan opgesteld en naar medefinancier Wilde Ganzen toegestuurd die het heeft goed gekeurd. Het project omvat de uitbreiding van het laboratorium met bloedanalyse apparatuur, reagentia en een autoclaaf, de afscheiding van een speciale ruimte voor bloedafname en de opleiding van lab personeel. Daarnaast wordt de infrastructuur bij de kliniek verbetert door aanleg van betonnen paden tussen de gebouwen waardoor patiënten met een rolstoel kunnen worden vervoerd. Totale geschatte kosten € 18.332,-- De benodigde fondsen zijn naar verwachting voorjaar 2013 geworven zodat daarna met de uitbreiding begonnen kan worden.
•
Project 4wheeldrive Ambulance Eind 2012 werd het projectplan voor dit project door Wilde Ganzen goedgekeurd, waarna de geldwerving kon worden gestart. Het huidige ambulance busje heeft een aantal beperkingen, het is klein en niet als een ambulance ingericht. Daarnaast is het geen 4wheeldrive voertuig waardoor in de regentijd door de slechte wegen geen patiënten, die een operatie nodig hebben, kunnen worden vervoerd naar een ziekenhuis elders. Daarom is al lange tijd behoefte aan een 6
volledig ingerichte 4wheeldrive ambulance. Het personeel wat het voertuig gaat bemannen zal daar speciaal voor worden opgeleid. Door een grote particuliere gift en de hulp van Wilde Ganzen kan de aankoop in 2013 voor een groot deel worden gefinancierd. De totale kosten worden geraamd op € 60.000 Voorziene projecten voor de komende jaren: •
Bouw tweede en derde fase huizenbouw voor de medische staf. Na de bouw van de eerste zes huizen zullen en volgens de planning in 2013/14 en 2015 nog 12 extra moeten worden gebouwd vlakbij de kliniek
•
Uitbreiding Andersen Medical center. Om het steeds groter wordende aantal interne patiënten op te kunnen vangen zullen tweede nieuwe verpleegzalen aan de kliniek worden toegevoegd. Planning 2014/15
•
Opzet operatiekamer. Tot nu toe kunnen er geen operaties worden uitgevoerd in de Andersen kliniek. Een operatiekamer die geschikt zal worden gemaakt voor kleinere operaties zou de volgende uitbreiding moeten worden. Planning 2014/15. In 2013 zullen gesprekken worden gevoerd met een belangrijke financier voor de bouw van de operatiekamer en de hierboven genoemde uitbreiding van de verpleegzalen. De geldwerving voor de inrichting van beide uitbreidingen zal een grote inspanning vergen van onze stichting.
•
Uitbreiding mobiele team. Het huidige mobiele team is nu gefocust op de voorlichting en het testen op het gebied van HIV/Aids. Om een grotere radius te kunnen realiseren zal dit team moeten worden uitgebreid met menskracht en vervoermiddelen. Behalve de uitbreiding voor HIV/Aids wordt gepland het mobiele team ook toe te rusten voor( preventieve) tandheelkunde en voor orthopedische behandelingen. In een later stadium eventueel ook voor doven en slechthorenden. Planning 2013/14
•
Home based care. Tot nu toe worden de medische behandelingen voornamelijk verricht binnen de Andersen kliniek. Er is een groeiende behoefte om de patiënten in hun woonomgeving op te gaan zoeken en thuis te behandelen c.q. nazorg te geven. Daar is personeel en een vervoermiddel voor nodig. Planning 2014
Naast deze projecten zullen ook in de komende jaren fondsen beschikbaar moeten zijn voor operaties die de patiënten zelf niet kunnen betalen en die niet door de verzekering worden gedekt. Ook de opleiding van de medische staf zal moeten worden bekostigd alsmede de lopende kosten van de verschillende activiteiten voor zover daar geen andere dekking voor is. Zo heeft SOK zich gecommitteerd om vanaf 2012 vijf jaar lang Euro 2000 bij te dragen aan de kosten van de artsen opleiding van David Barasa . Voor de kosten van bovengenoemde projecten en de dekking daarvan zie het hoofdstuk financiën. 7
4. Geldwerving Om eerder genoemde projecten mogelijk te maken zullen de benodigde financiële middelen moeten worden verkregen. In de planningsperiode zullen een aantal stappen daarvoor nodig zijn: •
In Kenia zelf. Vooral een activiteit van de Trust
a) Nog meer aandacht zal moeten worden besteed aan het verkrijgen van bijdragen van landelijke en/of lokale overheden of andere instanties in Kenia b) Bekeken moet blijven worden waar eigen bijdragen van patiënten kunnen worden verhoogd, direct of via verzekeringen c) Waar mogelijk moeten activiteiten en /of personeel worden overgedragen aan overheden of andere lokale instanties met behoud van de opgebouwde kwaliteit •
In Nederland. Voor SOK is geldwerving de belangrijkste activiteit om aan haar doelstelling te kunnen voldoen. In de afgelopen jaren is een belangrijk netwerk opgebouwd van sponsoren, zowel NGO’S , bedrijven, kerken, scholen en serviceclubs etc. als van particuliere geldgevers. Het contact met (potentiële) medefinanciers zal ook in de komende jaren veel aandacht vergen zowel wat het contact met bestaande relaties betreft als met het opbouwen van nieuwe contacten. Voor wat betreft eigen acties zal de focus vooral liggen op:
a) Uitbreiden van de contacten met service clubs als Rotary’s, Lions etc. Voor hen zijn power point presentaties alsmede de in Kenia opgenomen film van groot belang. Deze zullen up-to-date gehouden moeten worden. b) Acties samen met scholen en kerken etc.. Een neven doel daarvan is de kennis en bewustwording van ontwikkelingssamenwerking vergroten. c) Eigen verkoopacties op markten , evenementen etc. Verkoop van producten uit Kenia (o.a. de rozen van Mount Elgon Orchards, Keniaanse kleden en met de handgemaakte kaarten en sieraden). d) Inzetten van de sociale media als wervingsmiddel bij (potentiële) geldgevers. e) Contacten met bedrijven zullen moeten worden uitgebreid mede met een beroep op hun maatschappelijke verantwoordelijkheid. Aansluiting met een project in de lijn van hun activiteiten is daarbij zeer behulpzaam. f)
Opsporen van vermogensfondsen die bereid zijn een bijdrage te leveren.
Een belangrijke uitdaging zal zijn het vergroten van het aantal personen wat bereid is zich in te zetten voor de geldwervingsactiviteiten van SOK . Dat kan enerzijds de kwetsbaarheid verkleinen en anderzijds de opbrengsten flink verhogen. 8
5. Publiciteit Effectieve publiciteitscampagnes zullen ook in deze planningsperiode van groot belang zijn om de doelstelling van de SOK te kunnen realiseren en de bewustwording van het nut en de noodzaak van ontwikkelingssamenwerking te vergroten. De huidige communicatie middelen die we gebruiken zullen daarbij een blijvende rol spelen: •
De website www.sokitale.nl Veel aandacht zal moeten worden besteed aan het actueel houden van de inhoud en het steeds attent blijven op een attractieve lay-out die uitdaagt om de teksten te lezen.
•
De nieuwsbrief. Deze zal ook in de komende jaren twee á drie maal per jaar verschijnen zowel digitaal als in gedrukte vorm te verzenden per gewone post. Uit kostenbesparing zal er nog meer naar gestreefd worden om de e-mailadressen van onze achterban te krijgen om ze zodoende meer op die manier te kunnen benaderen.
•
De power point presentatie. Deze zal steeds actueel en op de nieuwe projecten gericht gemaakt moeten worden. Grotere groepen potentiële geldgevers zoals service clubs, scholen en kerken kunnen het beste op deze manier worden geïnformeerd
•
De in Kenia opgenomen film. Deze film geeft vooral weer wat er al door de Trust op medisch gebied waar is gemaakt. Het doel is vooral te laten zien dat er effectief gebruik gemaakt is van de middelen die we ter beschikking kregen, wat vertrouwen moet geven voor de toekomstige projecten.
In de komende jaren zal er naar gestreefd worden meer te communiceren met behulp van de nieuwe sociale media. Daarmee sluiten we aan op de nieuwe trend van fondsenwerving waarmee we dan vooral de jongere generatie willen benaderen . Vrijwilligers die vertrouwd zijn met de nieuwe media zullen worden gezocht om het bestuur bij deze nieuwe vorm van communicatie te helpen.
9
6.Financiën. a) projectkosten 2013-2016 De huidige projectplanning en geschatte kosten zien er als volgt uit:
Start project
Projectnaam
2012 2013 2013 2013 2013 2014 2014 2014 2015
Orthopedisch centrum Uitbreiding kliniek/infrastructuur Uitbreiding mobiele team Ambulance Huizen staf 2e fase Home base care Uitbreiding kliniek, 2 zalen Operatiekamer Huizen staf 3de fase
Projectkosten (in Euro’s) 42.600 18.332 5.000 60.000 21.000 7.500 40.000 80.000 24.000
b) Exploitatiekosten Op basis van de huidige stand van zaken en rekening houdend met inflatie kunnen we de komende jaren de volgende exploitatiekosten ( in Euro’s) verwachten:
2013 Opleidingen Speciale operaties Orthoped. Centrum HIV/Aids centrum Röntgenafdeling Overige kosten Totaal
6.000 6.000 2.500 3.000 2.250 1.250 21.000
2014 6.000 6.000 3.000 3.500 2.500 1.500 22.500
2015 6.500 6.000 3.500 4.000 2.750 1.750 24.500
2016 6.500 6.000 4.000 4.500 3.000 2.000 26.000
10
c) Dekkingsplan De totale inkomsten van de SOK bedragen de laatste jaren, inclusief de bijdragen van de medefinanciers € 50.000 á € 70.000. Via de acties genoemd in het hoofdstuk geldwerving zullen de jaarlijkse inkomsten structureel minimaal € 60.000 moeten gaan bedragen. Dan kan gemiddeld € 40.000 per jaar aan bovengenoemde projecten worden besteed en kunnen de exploitatiekosten worden gedekt mits deze beperkt blijven tot maximaal € 20.000 ( door hogere bijdragen van de patiënten, van verzekeringen, van de overheid). Het project orthopedisch centrum is door toezeggingen financieel zo goed als rond. De geldwervingsactie voor het project uitbreiding kliniek is voorjaar 2012 gestart en kan hopelijk in 2013 worden afgesloten. Door een belangrijke particuliere gift en de bijdrage van Wilde Ganzen kan de geldwerving voor de ambulance eveneens in 2013 worden afgerond. Voor de grote projecten in 2014/15 zullen andere financieringsbronnen gevonden moeten worden aangezien deze niet uit de jaarlijkse inkomsten gefinancierd kunnen worden. De gesprekken daarover zijn gestart. Verwacht wordt dat na de realisatie van bovengenoemde grote projecten vooral gefocust kan worden op verdere verbetering van de kwaliteit en overdracht aan lokale of overheidsinstanties uiterlijk in 2020.
Maart 2013.
11
