Beheersapplicatie Interreg V FWVL Gebruikershandleiding voor de projectpartners 1. Identificatie Om toegang te krijgen tot de beheersapplicatie moet u zich eerst identificeren met de login en het wachtwoord die u bij uw inschrijving ontvangen hebt.
Wanneer u de eerste keer inlogt, zult u verzocht worden uw wachtwoord te wijzigen. U kunt dan een wachtwoord naar keuze invoeren.
2. Presentatie van de interface Wanneer u inlogt in de beheersapplicatie, is het eerste scherm dat u te zien krijgt uw dashboard. Het bevat de belangrijke informatie over uw projecten.
Dashboard U kunt op elk gewenst moment terugkeren naar uw dashboard door op het bijbehorende pictogram te klikken bovenin het scherm.
Historiek Iedere wijziging van de gegevens wordt opgeslagen. U kunt verschillende versies van hetzelfde formulier raadplegen door op het pictogram ‘Historiek’ te klikken.
U kunt dan de opeenvolgende versies van het formulier 1 raadplegen door op de vensters te klikken om terug te gaan in de tijd.
Om de historiek te verlaten, klikt u op een willekeurige plek buiten de vensters.
Helpfunctie Indien nodig kunt u de helpfunctie opvragen. Die betreft het scherm dat op dat moment open staat.
Extra informatie Op bepaalde momenten krijgt u via deze knop toegang tot gegevens over de inhoud van het scherm dat u op dat moment bekijkt.
Zoeken aan de hand van zoektermen Voer een zoekterm in, of meerdere zoektermen gescheiden door een spatie, om in de diverse onderdelen van de applicatie te zoeken.
Uitloggen Na gebruik van de applicatie logt u uit.
Opgepast U hoeft niet dubbel te klikken op de elementen van de interface (iconen, lijsten, knoppen van het formulier,…). Eén enkele klik volstaat.
Algemene informatie over het navigeren Wanneer u de applicatie gebruikt, zult u zien dat op de interface 3 verschillende vensters geopend worden, al naargelang de behoeftes. U krijgt dan een overzicht van de diverse elementen die u wil bewerken. Die vensters worden automatisch aan de grootte van uw scherm aangepast. U kunt ze vervolgens echter zelf naar wens aanpassen.
Sommige formulieren zijn default gesloten. U moet op het pictogram ‘blauw potlood’ klikken om ze te openen2 . Voer dan de gewenste informatie in door op het groene bevestigingspictogram3 te klikken. Daarmee bevestigt u de invoer van de gegevens. Als u de wijzigingen wil annuleren, klikt u op de oranje knop met het kruisje4 .
Opmerking Als een formulier open staat in edit-modus, kunt u niet in een ander gebied van de interface klikken. Klik ook niet op een link binnen een open formulier. Als een ander formulier geopend zou worden tijdens de bewerking, zou bij het bevestigen van één van beide openstaande formulieren er slechts één van beide opgeslagen worden.
Meldingen Als u een formulier bevestigt (groen pictogram), verschijnt bovenin het scherm een groene meldingsbalk die bevestigt dat de gegevens opgeslagen zijn.
Opgepast Wacht altijd tot de groene balk verschijnt vóór u op een ander element van de interface klikt. Pas op dat moment zijn uw gegevens opgeslagen. Wacht in het algemeen altijd tot een actie beëindigd is voor u met een nieuwe actie begint.
Als u besluit om een formulier af te sluiten zonder het op te slaan (oranje kruisje), verschijnt een oranje meldingsbalk om de annulering te bevestigen.
De groene en oranje meldingsbalken verdwijnen na enkele seconden automatisch. Het is echter mogelijk dat er rode waarschuwingsbalken verschijnen. U moet dan op de balk klikken (of op de toets ESC drukken) om hem te laten verdwijnen en om de applicatie verder te kunnen gebruiken. Die waarschuwingen worden gegeven bij belangrijke fases of wanneer een formulier niet correct ingevuld is (bijv. verplichte velden5 ).
Vanuit uw dashboard kunt u een nieuw uniek projectconcept of een conceptprojectenportefeuille invoeren. Nadat dit gebeurd is, zult u de fiche van uw projectconcept of van uw concept-projectenportefeuille kunnen opvragen vanuit het dashboard.
Op uw dashboard zullen ook de broadcasts6 verschijnen die voor u van belang zijn. De broadcasts die u verzoeken om een actie te ondernemen, worden in het blauw, oranje of rood weergegeven, al naargelang de deadline voor die broadcast dichterbij komt. De broadcasts die afgesloten zijn en de broadcasts ter kennisgeving worden in het groen weergegeven.
3. Fiche van een uniek projectconcept Om een projectconcept in te kunnen voeren, moet u alle tabbladen van de fiche volledig invullen, in het Frans en in het Nederlands.
U kunt op elk gewenst moment een volledigheidsrapport afdrukken, waarin de onvolledig of onjuist ingevulde rubrieken aangegeven worden7 .
U kunt uw projectconceptfiche afdrukken via het bijbehorende pictogram. Er wordt dan een PDFbestand8 aangemaakt en op uw computer gedownload.
Algemene informatie Voer een titel en een verkorte naam in voor uw projectconcept9 . U moet ook een programmadoelstelling kiezen.
Projectleider Als u besluit om een nieuw projectconcept aan te maken, bent u10 degene die er automatisch de Projectleider van wordt.
Mogelijke projectpartners Aan de hand van het scrollmenu in dit tabblad voegt u alle projectpartners toe die met uw projectconcept te maken zullen hebben.
Doelstelling en strategie Sommige meerregelige tekstvelden hebben een beperkt aantal tekens. Tijdens het typen geeft de teller aan hoeveel tekens al ingevoerd zijn en wat het toegelaten aantal is.
Om de gegevens gemakkelijker in te voeren, kunt u inzoomen door op het bijbehorende pictogram te klikken, zodat u zich beter op het tekstveld kunt concentreren. Nadat u uw tekst aangepast hebt, klikt u op het pictogram dat het tekstveld afsluit, om terug te keren naar het formulier en de gegevens te bevestigen.
Projectzone Kruis voor ieder gebiedsdeel aan op welke zones uw projectconcept betrekking heeft. U kunt ook een tekst ‘buiten de zone’ invoeren.
Budget Voor iedere niet-geassocieerde projectpartner moet een budget opgegeven worden. Gebruik het scrollmenu om een budget toe te voegen aan een projectpartner (met inbegrip van de Projectleider).
Duur en doelgroep Vul de diverse velden in.
Bevestiging van uw projectconcept Als u denkt dat u de fiche volledig ingevuld hebt, kunt u uw projectconcept invoeren via de daartoe voorziene knop.
Opgepast Nadat u de invoer bevestigd hebt, kunt u de fiche van uw projectconcept niet meer wijzigen.
Opmerking Een projectconcept kan alleen ingevoerd worden tijdens de periodes van de oproepen tot projectconcepten.
4. Fiche van een concept-projectenportefeuille Het invoeren van een concept-projectenportefeuille gebeurt op een gelijkaardige manier als het invoeren van een uniek projectconcept (zie boven). Het bovenste deel van het scherm bevat echter ook een aantal tabbladen waarmee algemene informatie over de portefeuille ingevoerd kan worden en beknopte overzichten gepresenteerd kunnen worden betreffende alle afzonderlijke projectconcepten waaruit uw portefeuille bestaat en over het koepelproject.
In het tabblad ‘Afzonderlijke projectconcepten’ kunt u het scrollmenu gebruiken om de projectconcepten van uw portefeuille toe te voegen.
Wanneer u een projectconcept toegevoegd hebt, klikt u op de bijbehorende link om een naam toe te voegen en de fiche in te vullen.
Koepelproject De Projectleider van het koepelproject (degene die de concept-projectenportefeuille aangemaakt heeft) moet elke projectleider van een afzonderlijk projectconcept als geassocieerd projectpartner van het koepelproject toevoegen, zodat de Projectleiders van de projectconcepten die deel uitmaken van de portefeuille, hun eigen fiche kunnen invullen. Vervolgens kan de Projectleider van het koepelproject aan de Projectleider van het afzonderlijk projectconcept toegang geven tot de applicatie, zodat laatstgenoemde zijn projectconcept via de bijbehorende knop kan beheren. De Projectleider van het afzonderlijk projectconcept zal via een e-mail op de hoogte gebracht worden van zijn opname in de portefeuille en hij zal in de applicatie kunnen inloggen om zijn afzonderlijk projectconcept aan te maken.
5. Uw profiel
U kunt op elk gewenst moment de belangrijkste informatie van uw profiel (naam, voornaam, functie, e-mail,…) wijzigen via het dashboard.
U kunt bijvoorbeeld de keuze van de taal van de applicatie wijzigen.
In dit scherm kunt u ook een prestatie-index kiezen, al naargelang het type computer dat u gebruikt. De prestatie-index heeft gevolgen voor het aantal regels dat per pagina weergegeven wordt in sommige lange lijsten. Een recente computer zal bijvoorbeeld voldoende krachtig zijn om 150 regels per pagina weer te geven (index 1), terwijl het bij een trage computer handiger zal zijn als er maar 25 regels per pagina weergegeven worden (index 4). Probeer de diverse indexen uit en kies de index die u het handigst lijkt.
