Beheer, transparantie en bescherming van de gegevens van de 2 de pijler. Persoonsgegevens: een zeer gevoelige materie Pagina 32

Links:

Steven Janssen (Sigedis) Rechts:

Emmanuel Quintin

(Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid)

Reference is een publicatie van AG Insurance | Emile Jacqmainlaan 53 | 1000 Brussel



Beheer, transparantie en bescherming van de gegevens van de 2de pijler

AG EB Online: een nieuwe online site om uw plannen te raadplegen Pagina 28

Persoonsgegevens: een zeer gevoelige materie Pagina 32

Nieuwe fiscale circulaire collectieve ziekteverzekeringen: een kwestie van categorie ... Pagina 36

In dit nummer 3

Editoriaal Beheer, transparantie en bescherming van de gegevens van de 2de pijler

4

Dossier: databases van de 2de pijler

4

Welke globale context voor DB2P?

6

Wie moet welke gegevens wanneer en binnen welke termijn overmaken?

8

Beheer van de gegevensstromen: steeds meer flexibiliteit en automatisering

10

Rondetafelgesprek: een databank voor aanvullende pensioenen. Welke toegevoegde waarde mogen we verwachten?



10

4

Onze genodigden:

Steven Janssen (Sigedis) Emmanuel Quintin (Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid) Daniel Vanhaeverbeke (Fonds voor Bestaanszekerheid Bouw – Pensio B)

Pascal Van Eyken (Gras Savoye Consulting (Willis)) Koen Van Kerckhoven (Mercer)



Jean-Michel Kupper (Bestuurder-Directeur) Karel Coudré (Marketing) Luc Van Den Bossche (Services) Leen Steppe (Business Dvlpt Support)

Flexible solutions

24

“Assusoft heeft een constructie uitgedacht die zeer dicht aansluit bij onze behoeften” Interview: Pascale E. Jungslager (Chevron Phillips)

28

AG EB Online, een vernieuwend en gebruiksvriendelijk platform Interview: Velina Vercaigne (PerkinElmer)



Dura lex sed lex I Sociale actualiteit

32

Een sterke bescherming van persoonsgegevens



Dura lex sed lex I Fiscale actualiteit

36

Nieuwe circulaire over de fiscaliteit van de collectieve ziekteverzekeringen

AG Employee Benefits:

28

36

24

32

Editoriaal

Beste lezer, Het beheer van de pensioenplannen (2de pijler) staat bekend om zijn complexiteit. In 2006 besliste de regering om een databank op te richten voor de aanvullende pensioenen. Deze kreeg de naam DB2P. Dit initiatief mikt op verschillende doelstellingen, zoals het vergemakkelijken van de controle op de toepassing van de sociale en fiscale criteria en een meer transparante communicatie aan de burger. De verzekeraars van hun kant hebben een tandje bijgestoken

tweede pijler. Wij van onze kant willen actief bijdragen tot de invoering ervan, maar wij pleiten eveneens voor pragmatisme en flexibiliteit om de vastgelegde doelstellingen binnen een redelijke termijn te bereiken. We gaan verder met dit thema en laten u, in het kader van de rubriek Flexible solutions, kennismaken met Assusoft. Pascale E. Jungslager, HR-directeur van Chevron Phillips, gebruikt deze oplossing voor gegevensoverdracht al vele jaren en ze stelt ons de meerwaarde van deze tool voor. We gaan in één ruk door met AG EB Online, onze nieuwe internetsite voor het online raadplegen van de groepsverzekeringen van het type Classical Life en Health Care. Velina Vercaigne, Payroll Officer van PerkinElmer, geeft ons feedback over het gebruik van deze nieuwe tool waaraan haar onderneming deelnam in het kader van een pilootproject.

Beheer, transparantie en bescherming van de gegevens van de 2de pijler om klaar te zijn voor de invoering van deze nieuwe informaticatool die wordt aangekondigd voor begin 2011. Om dit uitgebreide en ingewikkelde thema over de ingebruikname van deze gegevensbank DB2P toe te lichten, alsook alle gevolgen van dit beheer voor alle betrokken partijen, wilden we eerst en vooral het algemeen kader uittekenen en de verplichtingen preciseren, zowel voor de inrichter als voor de pensioen- en solidariteitsinstellingen. Zo is de context geschetst. Reference bracht verschillende vooraanstaande personen samen voor een rondetafelgesprek, namelijk Steven Janssen, directeur van Sigedis, Emmanuel Quintin, adjunct-administrateur-generaal van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, Daniel Vanhaeverbeke, directeur-generaal van het FBZ Bouw - Pensio B, Pascal Van Eyken, Managing Director Gras Savoye Consulting (Willis) en Koen Van Kerckhoven, Health & Benefits Business Leader Mercer. Het lijdt geen twijfel dat hun geanimeerde gesprekken u een duidelijker beeld zullen geven over het gegevens- beheer van pensioenplannen. Vandaag is iedereen er zich van bewust dat meer transparantie en efficiëntie wenselijk is in de

Tot slot is er onze fiscale rubriek ‘Dura lex, sed lex’. Hierin gaan onze juridische specialisten dieper in op de delicate problematiek van de persoonlijke gegevens en de beschermingsmechanismen die de wetgever hiervoor heeft voorzien. We sluiten deze uitgave af met een overzicht van de fiscaliteit van de collectieve ziekteverzekeringen. De administratie heeft immers onlangs een circulaire gepubliceerd ter verduidelijking van de fiscale behandeling en wij wensen u hierover gedetailleerd te informeren. Aarzel niet om ons uw commentaren en bedenkingen te bezorgen via het volgende mailadres: [email protected]

Jean-Michel Kupper Bestuurder-Directeur AG Employee Benefits & Health Care

Dossier

Welke globale context voor DB Om een beter overzicht te krijgen van de tweedepijlerpensioenen heeft de regering eind 2006 beslist om een gegevensbank ‘aanvullende pensioenen’ of ‘2de pijler’ (DB2P) op te richten.

SIGeDIS (Sociale Individuele Gegevens - Données Individuelles Sociales) is de instelling die instaat voor de oprichting van deze database. DB2P wil de gegevens samenbrengen van de aanvullende pensioenen van Belgische loontrekkenden, zelfstandigen en ambtenaren. Deze gegevensbank zal operationeel zijn vanaf 2011 voor de toezeggingen van loontrekkenden (groepsverzekeringen, individuele pensioentoezeggingen, sectorale toezeggingen, solidariteitstoezeggingen) en later zullen ook de andere toezeggingen erin opgenomen worden.

De doelstellingen van DB2P DB2P streeft verschillende doelstellingen na inzake controles, statistieken en informatie. In een eerste fase zou deze gegevensbank de controle moeten vergemakkelijken voor de verschillende betrokken instanties:

• RSZ (RSZPPO): controle van de afhouding van de bijzondere bijdrage van 8,86 % op de patronale stortingen; • FOD Financiën: controle van de fiscale 80 %-regel; • CBFA: controle van het naleven van de sociale wetgeving (WAP, WAPZ). De regering zal er op haar beurt alle statistieken terugvinden van de volledige 2de pijler. Tot slot zal deze gegevensbank op termijn een informatiecentrum worden dat de aangeslotene online kan raadplegen. In een eerste stadium zal de invoering van DB2P een extra inspanning vragen van zowel de pensioeninstelling als van de inrichter, ook al is het de bedoeling om op termijn een administratieve vereenvoudiging te realiseren dankzij de centralisatie van de gegevens opgenomen in DB2P. AG Insurance wenst u in dit dossier zo

goed mogelijk te helpen. Daarom volgen we alles van in het begin van nabij op, door actief samen te werken met de verschillende werkgroepen ingevoerd om DB2P voor te bereiden.

Concrete benadering Sigedis heeft op de website www.db2p.be instructies geplaatst voor de aangifte van gegevens.

Jacinthe D Hondt, actuaris. Product Portfolio Management Employee Benefits/Health Care.

Deze instructies kunnen echter nog wijzigen. Binnenkort zal er een definitieve versie verschijnen op de website. Deze instructies zullen een precieze omschrijving bieden van de gegevens, de frequentie en

2P?

de termijn waarbinnen ze moeten meegedeeld worden. Er zal eveneens een nota beschikbaar zijn met de verschillende communicatiemethoden en hun gebruik. De instructies betreffen zowel de aangiften die moeten gedaan worden door de inrichter als degene die moeten uitgevoerd worden door de pensioeninstelling.

Algemeen gezien zou alle informatie aangaande de identificatie en de beschrijving van de pensioentoezegging van de inrichter moeten aangegeven worden door de inrichter zelf. De inrichter zal een derde kunnen aanstellen, bijvoorbeeld zijn pensioeninstelling, om deze taak in zijn plaats uit te voeren. Alle informatie die daarentegen verband

houdt met de individuele gegevens van de aangeslotenen, hun rekeningen en hun rechten zou moeten aangegeven worden door de pensioeninstelling. Op de volgende bladzijde vindt u beknopt de instructies voor de aangifte in hun meest recente versie.

•

Reference by AG Employee Benef its | November 10 | 5

Welke globale context voor DB2P? Wie moet welke Dossier

en binnen welke

Aangifte door de pensioeninstelling Vanaf

Frequentie

Termijn

De werkgeversstortingen: dit zijn de bijdragen leven en overlijden van de werkgever waarop de afhouding van de bijzondere RSZ-bijdrage van 8,86 % van toepassing is.

2011 voor de stortingen van 2010

jaarlijks

vóór 30 juni van het volgende jaar. Er worden uitzonderingen verwacht voor 2011.

De gegevens eigen aan de individuele rekeningen van aangeslotenen: jaarlijkse momentopname van de voornaamste kenmerken van de aangeslotenen: verworven reserves en prestaties, minimumwaarborg …

2011

in functie van de benadering gekozen door de pensioeninstelling: - benadering pensioenfiche: volgens het ritme van de pensioenfiche. De gegevens worden geëvalueerd op dezelfde datum als die van de uitgifte van de pensioenfiche. - benadering momentopname (gekozen door AG Insurance): jaarlijks, op een welbepaalde evaluatiedatum (september 2011 voor AG Insurance).

3 maanden, er worden uitzonderingen verwacht voor de eerste maanden van 2011.

Prestaties: gegevens eigen aan de uitvoering en aan de betaling van een prestatie (bedrag, fiscale inhoudingen, ...). Deze gegevens worden vandaag gedeeltelijk meegedeeld aan het Pensioenkadaster, maar op termijn zullen zij enkel aangegeven worden aan DB2P.

2012

maandelijks

8 dagen

Gebeurtenissen die het verloop van de individuele rekening beïnvloeden: vertrekken, transfers.

2011

maandelijks

Vertrekken: 3 maanden Transfers: vóór de evaluatiedatum van de 1e aangifte van een individuele rekening volgend op de transfer. Er worden uitzonderingen verwacht voor 2011.

gegevens wanneer termijn overmaken? Aangifte door de inrichter of zijn mandataris

De gegevens m.b.t de pensioentoezegging: aangifte, update of stopzetting van de pensioentoezegging (type toezegging, pdf met het pensioenreglement, gevolgde procedure …)

Vanaf

Frequentie

Termijn

2013 voor ondernemingsplannen en 2011 voor sectorplannen.

Bij de invoering, wijziging, stopzetting … van de pensioentoezegging. Alle sectorale pensioentoezeggingen moeten in de loop van 2011 aangegeven worden.

3 maanden

Wat de sectorale pensioentoezeggingen betreft, moeten specifieke gegevens aangegeven worden:

• het ondernemingsnummer van de inrichter; • het onderscheid sectorale pensioentoezegging / sectorale solidariteitspensioentoezegging; • pdf met daarin de sectorale pensioentoezegging en de collectieve arbeidsovereenkomst die haar invoert; • de lijst met de ondernemingen die gebruik mogen maken van opting-out; • de lijst met de ondernemingen buiten het toepassingsgebied van de cao die het sectoraal stelsel invoert; • de pensioentoezegging waaraan de solidariteitstoezegging verbonden is; • de types solidariteitsprestaties waarin

Voor de bedrijfspensioentoezeggingen die bestaan op 31/12/2012 moet de aangifte gebeuren tussen 01/01/2013 en een nog te bepalen datum. Er zullen bijkomende modaliteiten moeten voorzien worden in overleg met Sigedis om deze aangifte te kunnen organiseren.

is voorzien; • voor de nieuwe sectorale stelsels vanaf 2011: de lijst met personen die het stelsel hebben afgewezen. Welke gevolgen heeft dit voor u op korte termijn? In de nabije toekomst zal de aangifte van de werkgeversstortingen praktische gevolgen voor u hebben (controle van de 8,86 %). U zult een mailing ontvangen Om deze aangifte zo goed mogelijk voor te bereiden, zullen we binnenkort contact opnemen met uw financiële of HR-departement om bepaalde gegevens te valideren. De premies die de werkgever stort voor zelfstandigen zijn immers niet onderworpen aan de bijzondere bijdrage van 8,86 %. Aangezien het statuut van de medewerker geen essentieel gegeven is om de pensioenplannen te beheren, beschikken we niet

altijd over deze informatie. De praktische modaliteiten om de lijst van de in onze systemen gekende zelfstandigen te updaten, worden beschreven in deze mailing. Wij vestigen uw aandacht op dit punt. Zo zullen we vanaf januari 2011 het exacte bedrag dat wij moeten overmaken aan DB2P opnemen in de trimestriële verslagen 8,86 %. Deze worden u systematisch ter beschikking gesteld.

En daarna? Er zullen zeker nog belangrijke ontwikkelingen plaatsvinden in dit domein. Uiteraard zullen wij u hiervan op de hoogte houden.

•

Reference by AG Employee Benef its | November 10 | 7

Beheer van de gegevensstromen:

Dossier

Steeds meer flexibiliteit e

De laatste jaren kende de tweede pijler een forse groei, die verder in de hand gewerkt werd door de invoering van de Wet op de aanvullende pensioenen (WAP) in 2004. De informaticabeheerssystemen hebben deze tendens moeten volgen, zodat het mogelijk was om steeds grotere hoeveelheden gegevens op een steeds efficiëntere manier te beheren. En die evolutie is zeer snel gegaan. Als leider op de Belgische markt heeft AG Employee Benefits een ruime waaier aan producten en oplossingen ontwikkeld, die beantwoorden aan de behoeften inzake groepsverzekering van zowel kmo’s, grote ondernemingen als sectoren. Daarom was ons opzet informaticabeheerssystemen te ontwikkelen die grote flexibiliteit koppelen aan doorgedreven automatisering. Hierna vindt u een overzicht van de oplossingen, aangepast aan de omvang en de behoeften van elke onderneming. kmo en STP Aan kmo’s stellen wij doorgaans voor om online te werken: de werkgever kan een aangeslotene toevoegen, de bezoldiging van zijn werknemers wijzigen, aan-

gifte doen van een invaliditeit, enz. De wijzigingen die de werkgever aanbrengt, worden onmiddellijk verwerkt door het systeem en zijn onmiddellijk zichtbaar voor de werkgever. Dat is wat men noemt ‘straight through processing’. Middelgrote en grote ondernemingen Deze ondernemingen beschikken doorgaans over een HR-dienst. Daarom stellen wij hen voor te werken via de uitwisseling van geformatteerde bestanden. De werkgever bezorgt ons aan een frequentie die hijzelf bepaalt, de bestanden die nodig zijn voor het beheer van het groepsverzekeringsplan. Deze bestanden, met bijvoor-

beeld aanvragen tot aansluitingen, uitdiensttredingen, actualiseringen van salarissen enz., worden dan geüpload in de informaticasystemen. Er worden automatisch coherentiecontroles van de gegevens uitgevoerd en het resultaat van deze controles wordt geanalyseerd door de beheerder van het plan. Het werk van de planbeheerder is vooral gericht op het verifiëren van de gegevens, met een werkelijke toegevoegde waarde voor de klant, en niet zozeer op de codering. Dat is wat men noemt ‘automatic data exchange’ (ADE). Meer doorgedreven integratieformules met de informaticasystemen van de werkgever zijn eveneens denkbaar via Assusoft, een dienstverlener-partner van AG Employee Benefits. In dat geval gebeurt de extractie van de gegevens uit de informaticasystemen van de werkgever en de formattering van deze gegevens voor verzending naar AG Employee Benefits 100 % automatisch. Sectoren: massagegevens Ten slotte hebben wij voor de sectoren, waarvan sommige meer dan honderd-

en automatisering duizend aangeslotenen kunnen tellen, zeer specifieke beheersprocessen ingevoerd, die gericht zijn op performantie. Deze maken het mogelijk die massa informatie snel te verwerken en daarbij het manueel beheer te beperken. In het kader van het beheer van de sectorplannen, hebben wij eveneens een bevoorrecht partnerschap ontwikkeld met de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ). De ondernemingen van de sector delen hun informatie mee aan de RSZ en onrechtstreeks aan de KSZ. Vervolgens verschaft AG Employee Benefits zich de gegevens betreffende de aangeslotenen van de sector via de KSZ en berekent op die basis de premies en prestaties. Op die manier wordt vermeden dat de inrichter van het sectorplan zich moet aansluiten op de KSZ. Hierdoor hoeft hij vooral geen ingewikkeld informaticasysteem voor premieberekening te ontwikkelen en te onderhouden, een activiteit die vaak veraf staat van zijn hoofdactiviteit. Wij bieden hen op die manier een totaaloplossing door bijvoorbeeld in te staan voor de berekening van de premies, de

verworven rechten, de vereffeningen, de opmaak van de pensioenfiches en alle nodige documenten op basis van de informatie die we rechtstreeks ontvangen van de KSZ.

Flexibele oplossingen Al deze oplossingen zijn moduleerbaar in functie van de reële behoeften van de inrichter van het pensioenplan. Ze evolueren voortdurend zodat we de werkgevers en de belangstellende sectoren, ongeacht hun omvang, een aangepaste service kunnen verlenen met de meest geavanceerde informatietechnologie. Zo is het bijvoorbeeld voorzien om het gebruik van de online diensten nog verder te stimuleren. Ten eerste, om de papieren verzending van bepaalde documenten gedeeltelijk te vervangen, en ten tweede, om de zichtbaarheid van dat bovenwettelijke voordeel bij de aangeslotenen te verhogen. Er zijn nog heel wat projecten te realiseren in dit boeiende domein in volle ontwikkeling.

Stéphane Debels, verantwoordelijke Projects & processes e-Benefits.

•

Reference by AG Employee Benef its | November 10 | 9

Rondetafelgesprek

Een databank voor aanvullende pensioenen

Welke toegevoegde waarde mogen we verwachten? Sigedis, DB2P, Capelo … Deze termen zeggen u vandaag misschien nog erg weinig, maar u kunt er vanop aan dat daar de komende jaren verandering in komt met de Databank Aanvullende Pensioenen, alias DB2P. Deze gegevensbank zal immers een schat aan informatie bevatten over de tweede pensioenpijler en de aangeslotenen, met als belangrijkste doelstellingen een betere sociale en fiscale controle, alsook een transparante communicatie naar de burger. Dat brengt uiteraard verplichtingen mee, zowel voor werkgevers als voor pensioeninstellingen. Wat mag u precies van DB2P verwachten? Reference licht een tip van de sluier op. Wij brachten verschillende betrokken partijen rond de tafel en gaven hen de kans om hun visie op het hele project uiteen te zetten. U leest hier het relaas van deze boeiende ontmoeting.

3

1

2

5 4

6

7

9

8

10



Onze genodigden

1

Steven Janssen



Directeur van Sigedis (Sociale Individuele Gegevens Données Individuelles Sociales)

2

Emmanuel Quintin

3

Daniel Vanhaeverbeke

4

Pascal Van Eyken

5

Koen Van Kerckhoven





Adjunct-administrateur-generaal van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Directeur-generaal van het FBZ Bouw - Pensio B Managing Director Gras Savoye Consulting (Willis)



Health & Benefits Business Leader Mercer Voor AG Employee Benefits

Jean-Michel Kupper (Bestuurder-Directeur) 7 Karel Coudré (Marketing) 8 Luc Van Den Bossche (Services) 9 Leen Steppe (Business Dvlpt Support) 6

10

Davy Verbeeck (Moderator Mindsetting)

Reference by AG Employee Benef its | Novembre November 10 | 11

Rondetafelgesprek

“

Steven Janssen (Sigedis):

DB2P zal op termijn zeker bijdragen tot meer transparantie in de sector.

” van de 80 %-regel door de fiscus, of een controle die de CBFA uitvoert om na te gaan of de sociale aspecten van de Wet op de aanvullende pensioenen (WAP) en de Wet op de aanvullende pensioenen voor zelfstandigen (WAPZ) nageleefd worden. Ook krijgt de Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid (RSZ) op die manier de kans om de inning van de patronale bijdragen op de stortingen voor aanvullende pensioenen te controleren.

Welke concrete doelstellingen heeft de overheid met de oprichting van DB2P en Sigedis precies voor ogen? Steven Janssen: Binnen de context van het Generatiepact werd de vzw Sigedis opgericht, wat staat voor Sociale Individuele Gegevens - Données Individuelles Sociales. Deze vzw moet binnen het socialezekerheidslandschap andere actoren, zoals de CBFA en de fiscus, via DB2P de mogelijkheid bieden om enkele van hun opdrachten efficiënter uit te voeren. In het kader van de tweede pijler heeft de wetgever Sigedis de opdracht gegeven, de gegevens te verzamelen over aanvullende pensioenen die nodig zijn voor een optimalisering van de sociale en fiscale controle. Bijvoorbeeld een controle

Daarnaast is Sigedis ook actief op het vlak van multisectorale loopbaangegevens en helpen we op die manier de wettelijke pensioeninstelling bij de informatisering van hun processen, waaronder de pensioenberekening en de communicatie met hun (toekomstige) gepensioneerden. Verder is Sigedis ook nog belast met opdrachten in het kader van de identificatie van loontrekkenden, ambtenaren en personen waarvoor een sociale aangifte wordt ingediend. Deze taak bestaat uit de controle, validatie, opzoeking en eventuele verbetering van identiteitsgegevens die op de aangiften voorkomen. Bedoeling is onder andere om de loopbaangegevens te kunnen toekennen aan de overeenkomstige individuele pensioenrekening. Ten slotte staat Sigedis in voor het facultatief archiveren van elektronische

arbeidsovereenkomsten na het verstrijken van de bewaartermijn die aan de werkgevers opgelegd is. Los van die wettelijke finaliteiten, zal de databank DB2P mijns inziens op termijn zeker ook bijdragen tot meer transparantie in de sector. In Vlaanderen zegt men wel eens ‘onbekend maakt onbemind’. De geringe transparantie inzake aanvullende pensioenen laat bijzonder veel ruimte voor al dan niet gefundeerde kritieken op aanvullende pensioenen. Hetzelfde geldt trouwens voor wie de aanvullende pensioenen verdedigt: bij gebrek aan cijfermateriaal kunnen we het ene noch het andere echt aantonen of weerleggen. Als we vinden dat aanvullende pensioenen een structureel onderdeel uitmaken van het pensioenbeleid, dan moeten we er ook voor zorgen dat we een beter zicht krijgen op de stand van zaken. In dat kader is deze databank een geweldige stap vooruit. Karel Coudré: De databank lijkt me inzake beleidsondersteuning en -voorbereiding inderdaad een zeer sterke tool. De overheid zal een veel beter zicht krijgen op wat de aanvullende pensioenen in België betekenen. Welke informatie zal de databank dan precies bevatten? Steven Janssen: We hebben tijdens het voorbereidende werk steeds geprobeerd om de gegevensbehoefte rechtstreeks te koppelen aan de wettelijke finaliteit. We willen dan ook geen andere gegevens opslaan dan deze die wettelijk noodzakelijk zijn. Daarover zijn uiteraard discussies mogelijk. Deze oefening is de voorbije twee jaar gebeurd, waarbij we ook bekeken hebben over welke data we al beschikken

“ ”

Karel Coudré (AG Employee Benefits):

De databank lijkt me inzake beleidsondersteuning en -voorbereiding een zeer sterke tool.

en welke we nog moeten opvragen. Daarbij moet je rekening houden met data over de inrichter (werkgever of sector), de pensioen- of solidariteitsinstelling, de regeling (pensioentoezegging), de aangeslotene en de rekening. Van de gegevens die we op dit moment nog moeten inzamelen, heeft meer dan 80 % betrekking op deze rekening.

Gefaseerde aanpak Hebben jullie al zicht op de timing? Steven Janssen: In de eerste periode

gaan we enkel aan WAP-regelingen (Wet op de aanvullende pensioenen) werken. De volgende stap is de WAPZ (Wet op de aanvullende pensioenen voor zelfstandigen) en de resterende regelingen vormen de laatste stap. Binnen de eerste fase pakken we de gegevensbehoefte gefaseerd aan. Vanaf 2011 richten we ons tot de sectoren en de pensioeninstellingen, de werkgevers en inrichters anders dan sectoren zullen pas vanaf 2013 bij de databank betrokken worden. Dit alles zal naar schatting tot 2016 in beslag nemen.

Reference by AG Employee Benef its | November 10 | 13

Rondetafelgesprek Hoe gaan jullie de pensioeninstellingen, sectoren en werkgevers informeren over hun verplichtingen? Steven Janssen: Er zijn al een aantal initiatieven genomen, zoals briefings voor de pensioeninstellingen. Tevens hebben we de website www.db2p.be gelanceerd. Op deze site zullen alle instructies en verplichtingen te vinden zijn, met gerichte informatie per doelgroep. Daarnaast zal deze site technische informatie bevatten over de invoer en transfer van gegevens. Ook zullen er nog infosessies georganiseerd worden. Ten slotte bekijken we of we het contactcenter van de DMFA kunnen inschakelen. Momenteel bekijken we hoe en wanneer we het best naar de sectoren en werkgevers communiceren. Voor de werkgevers wordt een en ander pas echt relevant vanaf 2013, zodat we ook niet te vroeg mogen communiceren. Dat zou enkel leiden tot onnodige vragen, waarop misschien nog niet altijd een antwoord bestaat. Koen Van Kerckhoven: Ik pleit er niettemin voor om tijdig te communiceren

naar de inrichters en de pensioeninstellingen, zodat die zoveel mogelijk kunnen antwoorden op de vragen die ze krijgen. Luc Van den Bossche: Absoluut. Bovendien vraag ik een pragmatische aanpak, zodat er aan alle partijen realistische verplichtingen opgelegd worden. Steven Janssen: De gesprekken van de voorbije maanden verliepen in een erg constructieve sfeer. Niemand had vooraf zo veel consensus verwacht. Daardoor zijn er tot nu toe steeds realistische en pragmatische oplossingen uit de bus gekomen. We zijn er evenwel nog lang niet. Er is nog heel wat werk. We zullen ons oor te luisteren blijven leggen bij de betrokken partijen, want niemand, ook wij niet, heeft belang bij een onrealistisch plan.

Garanties Welke rol speelt de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid in dit hele verhaal? Emmanuel Quintin: De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid is een communicatieplatform van persoonlijke gegevens in het kader van de sociale zekerheid. Bedoeling is dat door de uitbouw van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid heel wat dubbel werk vermeden wordt: burgers, werkgevers en pensioeninstellingen zullen niet opnieuw data moeten invoeren die elders in het kader van de sociale zekerheid al beschikbaar zijn. De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid moet erover waken dat enkel de noodzakelijke gegevens meegedeeld worden, dat de opgevraagde gegevens enkel gebruikt worden voor het betrok-

“

Emmanuel Quintin (Kruispuntbank):

De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid moet erover waken dat enkel de noodzakelijke gegevens meegedeeld worden, dat de opgevraagde gegevens enkel gebruikt worden voor het betrokken doel en dat de proportionaliteit van de opgevraagde data gerespecteerd wordt.

”

ken doel en dat de proportionaliteit van de opgevraagde data gerespecteerd wordt. Als de CBFA, de fiscus of de Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid data opvraagt, dan zullen wij de legitimiteit van die vraag onderzoeken. Pensioeninstellingen kunnen, als ze daarvoor de nodige toelatingen hebben, gegevens van hun sociaal verzekerden opvragen uit de databank. Ze hoeven die dan niet meer bij hun klanten zelf te gaan opvragen. Denk bijvoorbeeld aan data uit het rijksregister, DMFA, Dimona … En welke timing is er vooropgesteld voor het opbouwen van de databank? Emmanuel Quintin: De concrete samenwerking met de Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid wordt eerstdaags in concrete vormen gegoten. In de tweede helft van 2011 zullen de eerste dataraadplegingen kunnen gebeuren. Daarna komen de FOD Financiën en de CBFA aan de beurt.

Reference by AG Employee Benef its | November 10 | 15

Rondetafelgesprek

Waar wordt precies bepaald wie welke gegevens mag consulteren? Emmanuel Quintin: De concrete afspraken worden gemaakt binnen werkgroepen met vertegenwoordigers van de belangrijkste partijen. Tijdens de vergaderingen van deze werkgroepen komen concrete visies naar voor, die uiteindelijk leiden tot bepaalde vragen naar consultatiemogelijkheden. Als de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid zo’n vraag binnenkrijgt, stuurt ze deze door naar de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Gaat het om een gegevensuitwisseling tussen actoren binnen de sociale zekerheid, dan oordeelt het Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid hierover. Is er een federale partij bij betrokken die geen deel uitmaakt van de sociale zekerheid, zoals de FOD Financiën, dan moet het Sectoraal Comité voor de Federale Overheid hierover beslissen. Als er een toelating gegeven wordt, dan zullen alle individuele aanvragen daar later aan getoetst worden. Het moge duidelijk zijn dat er dus heel wat beschermingsgaranties verleend worden.

Opgelet voor verwarrende communicatie Kunnen individuen zelf hun gegevens consulteren bij de databank? Steven Janssen: Dat is hun recht, inderdaad. Alleen is dat nog niet helemaal rond, in die zin dat de gegevens die in de databank over hen opgeslagen zitten, niet noodzakelijk 100 % identiek zijn aan de informatie op het benefit statement dat ze van hun pensioeninstelling krijgen. En dat kan natuurlijk voor de nodige verwarring zorgen. Hiervoor is dus nog wel wat werk aan de winkel.

“ “ ‚‚

Steven Janssen

Vergeten

Pascal Van Eyken (Gras Savoye Consulting Willis):

We merken vandaag al in de markt dat nog meer regulering of complexiteit de appetijt van bedrijven voor aanvullende pensioenen zou kunnen verminderen.

(Sigedis):

we niet dat vrijheid en flexibiliteit ook een kost hebben.

Luc Van Den Bossche: Het zou al een grote stap voorwaarts betekenen als de burger bij de databank te weten kan komen bij welke pensioeninstellingen hij rechten opgebouwd heeft, zonder dat hij meteen ook alle cijfertjes meekrijgt. Emmanuel Quintin: Dat zal zeker mogelijk zijn. Pascal Van Eyken: Ik heb hier toch een bedenking bij. In de wereld van de aanvullende pensioenen is het vandaag voor werkgevers en aangeslotenen geen evidentie om hun weg te vinden. Als diverse instanties nu verschillende informatie gaan verspreiden over de rechten van de aangeslotene, dan zou dat de complexiteit enkel maar verhogen. We merken vandaag al in de markt dat nog meer regulering of complexiteit de appetijt van bedrijven voor aanvullende pensioenen zou kunnen verminderen. En dat lijkt me net het tegenovergestelde van wat iedereen wil bereiken. Leen Steppe: Ik denk dat er vandaag niet alleen vaak onduidelijk gecommuniceerd wordt, maar ook dat er te veel technische info gecommuniceerd moet worden op basis van art 26 van de WAP. Dat maakt het er voor de aangeslotenen zeker niet eenvoudiger op. Pascal Van Eyken: Klopt. Werkgevers vertellen ons nu al dat ze het allemaal niet goed begrijpen. Ik waarschuw ervoor dat overregulering een negatief effect zal hebben op deze markt. En België is, als we kijken naar de opgebouwde reserves in de tweede pijler, al één van de zwakkere leerlingen in de klas. Vergeten we niet dat een pensioenplan voor een bedrijf een kost inhoudt. Bijkomende verplichtingen,

‚‚

en dus bijkomende kosten, zijn zeker geen stimulans voor de verdere ontwikkeling van de tweede pijler. Steven Janssen: Het belangrijkste is natuurlijk dat er eerst een tweedepijlerpensioen is. Daarna kan men gaan discussiëren over bepaalde details. Het gaat hier om een afweging die men moet maken: het geld dat je in informatisering steekt, kan je niet besteden aan uitkeringen. Ik ben ervan overtuigd dat, naarmate de tweede pijler verder groeit, de vraag naar een toepassing als deze steeds groter zal worden. Ik denk dan ook niet dat de groei van de tweede pijler staat of valt met het al dan niet invoeren van een extra communicatiemedium. Pascal Van Eyken: Neen, maar dit project zou een stimulans moeten zijn voor de tweede pijler. Wij waarschuwen er alleen voor dat - als er te veel nieuwe verplichtingen ingevoerd worden - dit een omgekeerd effect zou kunnen hebben. Daniel Vanhaeverbeke: Ik deel de mening dat overregulering om de communicatie te verbeteren niet wenselijk is. Laat de sociale partners daar hun rol maar spelen. Steven Janssen: Vergeten we niet dat vrijheid en flexibiliteit ook een kost hebben. Hoe meer vrijheid je aan bepaalde sectoren geeft, des te groter ook het risico dat er administratieve verschillen optreden tussen die sectoren. Stel je voor dat je voor de ene sector gezinshoofd bent en voor de andere niet. Het zal er dan ook op aankomen om een zekere uniformiteit in de data aan te brengen. Dat zal immers veel tijdswinst voor het beheer opleveren. Het veronderstelt wel dat de conventionele creativiteit enigszins beperkt wordt. Reference by AG Employee Benef its | November 10 | 17

‚‚ “

Rondetafelgesprek

Luc Van Den Bossche (AG Employee Benefits):

Het proces van informatie-uitwisseling tussen de klant en ons is cruciaal, omdat zoiets de kwaliteit van onze service bepaalt.

Datatransfer vanuit de bedrijven

nemers kan bieden. Op dat vlak is er al een belangrijke informatisering gebeurd.

Mogen bedrijven zich aan de nodige problemen verwachten op het moment dat alle data getransfereerd worden?

Luc Van Den Bossche: Het proces van informatie-uitwisseling tussen de klant en ons is cruciaal, omdat zoiets de kwaliteit van onze service bepaalt. De ervaring leert evenwel dat er toch enig overleg nodig is tussen de klant en onszelf vooraleer we zo’n data-uitwisseling op een efficiënte manier kunnen organiseren. Elke klant heeft immers zijn eigenheden, die andere afspraken vergen. Klanten die dit op een handige manier willen oplossen, kunnen bijvoorbeeld gebruik maken van Assusoft, een dienstverlenend bedrijf in deze materie.

Leen Steppe: Dat zal best meevallen. De meeste grote bedrijven hebben zich in tussentijd al goed georganiseerd om een en ander zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, bijvoorbeeld via sociale secretariaten. Het beheer gaat immers verder dan louter de tweede pijler, en is gekoppeld aan het bedrijf en zijn geschiedenis. Denk bijvoorbeeld aan andere voordelen die het bedrijf aan zijn werk-

Karel Coudré: Een zekere mate van standaardisering is nodig. Maar vraag je, als je standaardisering eist, niet ook een standaardisering van het sociaal overleg? Dat lijkt me te verregaand. Daniel Vanhaeverbeke: Absoluut, dat is niet evident. Welke modellen van data-uitwisseling bestaan er op dit moment tussen AG Insurance en jullie klanten? Luc Van Den Bossche: Met onze grootste klanten bestaat er al een efficiënte uitwisseling van data, op basis van specifieke afspraken. De klant stuurt ons maandelijks een overzicht van de wijzigingen in de data. Die aanpassingen worden bij ons automatisch verwerkt. Voor een aantal middelgrote klanten hebben we nog wat werk voor de boeg, in die zin dat we de bestanden die van de klant komen niet altijd automatisch kunnen inlezen. We zoeken hiervoor naar een efficiënte oplossing. Ten slotte zijn er de kleine klanten, voor wie grote IT-investeringen om bestanden efficiënter door te sturen, vaak niet de moeite lonen. Dergelijke bedrijven bezorgen ons de bestanden dan via een webapplicatie. Pascal Van Eyken: Een tool zoals Assusoft is voor ons erg interessant, omdat de werkgever hem kan gebruiken voor meerdere providers. Gras Savoye Consulting (Willis) gaat steeds op de markt op zoek naar de beste oplossingen voor zijn klant, en zo kan het dat in één pensioenplan meerdere verzekeraars actief zijn. Dan is

“

Leen Steppe (AG Employee Benefits):

‚‚

De meeste grote bedrijven hebben zich in tussentijd al goed georganiseerd.

het erg handig als iedereen op dezelfde manier de betrokken data ontvangt en verstuurt. Emmanuel Quintin: Er moet ook onderzocht worden of het niet mogelijk is om bepaalde info uit andere bronbestanden te halen, zoals DMFA. Luc Van Den Bossche: Dat kan in zekere zin nu al, maar stelt toch vaak praktische problemen. Denk bijvoorbeeld aan de timing. Vaak kunnen we die gegevens pas te laat gaan ophalen.

Reference by AG Employee Benef its | November 10 | 19

Rondetafelgesprek

“

Koen Van Kerckhoven (Mercer):

‚‚

Op zich is de investering in en de ontwikkeling van een centrale databank een goed initiatief.

Sector = grote getallen Hoe kijkt een sector zoals de bouw tegen deze problematiek aan? Daniel Vanhaeverbeke: Het belangrijkste verschil tussen een sector- en een ondernemingsplan is het gegevensvolume. In de bouwsector bijvoorbeeld zijn er gemiddeld zo’n 170 000 arbeiders actief. Jaarlijks tellen we om en bij 20 000 nieuwe intreders en mensen die de sector verlaten. We hebben begin 2007 een eigen pensioenfonds opgericht. Daarbij hebben we ervoor geopteerd om zoveel mogelijk zaken intern te regelen: dossierbeheer, governance … Gelukkig kunnen wij rekenen op de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid die ons de nodige basisgegevens aanlevert. Bovendien beschikt het Fonds voor Bestaanszekerheid van de bouwsector al over meer dan 30 jaar ervaring in de gegevensuitwisseling met de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. We slagen er vandaag goed in om dit alles te beheren. Wel wijs ik erop dat bijvoorbeeld de DMFA-dossiers steeds per trimester en retroactief ingevoerd worden. De voorbije jaren hebben we per kwartaal een 10 000-tal rechtzettingen moeten verwerken. We worden nu uitgenodigd om aan Sigedis informatie door te spelen. Technisch is dat geen enkel probleem, maar wat we aanleveren is eigenlijk een foto op een bepaald moment. Deze kan nadien nogal wat wijzigingen vertonen. Vanuit juridisch oogpunt moet je er dus rekening mee houden dat de gegevens die we ter beschikking stellen geen formeel engagement inhouden. Bovendien is het voor ons niet altijd eenvoudig om de nodige info te verzamelen. Zo is het soms erg lastig om een zicht te krijgen op de sectorverlaters, wat het dossierbeheer van de “slapers” aanzienlijk bezwaart.

Gevolgen voor de makelarij

herstructureringen … Het is dus niet evident voor bedrijven om de juiste beslissingen te nemen of zelfs maar in te schatten wat de impact zou zijn van bepaalde wijzigingen. Het feit dat heel wat data gecentraliseerd worden, kan positief werken en de efficiëntie verhogen.

Kan dit project een impact hebben op de business van de makelaar? Pascal Van Eycken: Je moet hierbij een onderscheid maken naargelang het type makelaar. Gaat het om een polyvalente makelaar, die alle verzekeringstakken beoefent en zich vooral toelegt op een particulier cliënteel? Of heb je te doen met een gespecialiseerde makelaar/ consultant, die mikt op bedrijven en tevens focust op de tweede pijler? Die tweede categorie, waartoe ook Gras Savoye Consulting (Willis) behoort, kan voor zichzelf door haar specialisatie een marktvisie ontwikkelen en op die manier op zoek gaan naar de beste oplossing voor de klant. De voorbije jaren geven wij klanten vooral advies over beslissingen die zij in hun plan moeten nemen. Een onderneming is ook constant in beweging, met overnames,

“

‚‚

Koen Van Kerckhoven: Op zich is de investering in en de ontwikkeling van een centrale databank inderdaad een goed initiatief. Maar dit creëert bij iedereen heel wat verwachtingen: zo veronderstelt iedereen dat het de efficiëntie in de sector zal verhogen. We zullen beter moeten presteren, sneller info ter beschikking moeten stellen, transparanter moeten zijn … Bij Mercer zijn we ons ten volle bewust van die verwachting. We hebben dan ook heel wat middelen geïnvesteerd in IT, omdat we erop vertrouwen dat er een verschil merkbaar zal zijn tussen spelers die dergelijke inspanningen doen en andere die deze niet doen. We verwachten vragen van klanten en willen daar zo goed mogelijk op kunnen antwoorden. Heel wat bedrijven hebben een pensioenfonds, een pensioenplan en daarnaast nog enkele leveranciers- verzekeraars. Het is onze taak om hen wegwijs te maken in die jungle en bij te staan waar nodig.

Daniel Vanhaeverbeke (FBZ Bouw):

Het is soms erg lastig om een zicht te krijgen op de sectorverlaters, wat het dossierbeheer van de “slapers” aanzienlijk bezwaart. Reference by AG Employee Benef its | November 10 | 21

Rondetafelgesprek

“

Leen Steppe (AG Employee Benefits):

‚‚

We hebben zelf een beheerssysteem ontwikkeld waarbij we de verschillende pensioentoezeggingen bij de werkgevers sterk geparametriseerd hebben. Het gaat hier om een verregaande structurering, die het de werkgever een stuk makkelijker maakt om de gegevens door te geven.

In hoeverre krijgen derde partijen, zoals makelaars of consultants, de mogelijkheid om de databank te consulteren?

Emmanuel Quintin: Vandaag zijn er voor de toegang van makelaars nog geen specifieke regels opgesteld. Dat moet zeker bekeken worden. Het lijkt me zeker mogelijk, op voorwaarde bijvoorbeeld dat de data anoniem gemaakt zouden worden. Duidelijke afspraken over de regels voor mandaatverlening zullen absoluut noodzakelijk zijn.

Steven Janssen: Op het niveau van de plannen mag de inrichter, het bedrijf dus, bepalen wie toegang heeft tot de informatie. Op het niveau van het individu is dat een ander paar mouwen. Werkgevers krijgen ook niet zomaar toegang tot alle informatie over hun werknemers. Pascal Van Eyken: Het is nochtans een enorme troef voor een makelaar, en voor een aangeslotene, als zijn makelaar alle nodige info over een pensioenplan kan consulteren en die man of vrouw een correcte berekening van de impact van de wijzigingen bezorgt.

eerst en vooral individuele gegevens. Naar de werkgever toe gaat het dan eerder over de identificatie van zijn pensioentoezegging. Hier moet dan de link gelegd worden tussen hoe de werkgever zijn pensioentoezegging noemt en de structuur die wij intern gebruiken voor de individuele gegevens. Ook in die koppeling willen wij een rol spelen.

Koen Van Kerckhove: Ongetwijfeld. Een bijkomend voordeel is dat je als makelaar maar op één adres meer moet aankloppen. Dat is een belangrijke troef wanneer je met een bedrijf te maken hebt dat pensioenplannen lopen heeft bij drie of meer verzekeraars … Emmanuel Quintin: Voor operationele taken, die te maken hebben met het beheer van de databank, is er het systeem van de mandaten. Voor de consultatie moet er eerst een toelating komen, waarna we een efficiënte werkwijze moeten uitwerken. Het spreekt uiteraard

voor zich dat de regelgeving inzake privacy gevolgd dient te worden.

Rol van de verzekeraar Welke rol ziet AG Insurance voor zichzelf weggelegd in de opbouw van de databank? Leen Steppe: Binnen de beroepsvereniging Assuralia zijn we betrokken in de werkgroep ter zake, zodat we vrij goed op de hoogte zijn van wat er aan de pensioeninstellingen gevraagd wordt. Dat zijn

We hebben zelf een beheerssysteem ontwikkeld waarbij we de verschillende pensioentoezeggingen bij de werkgevers sterk geparametriseerd hebben. Het gaat hier om een verregaande structurering, die het de werkgever een stuk makkelijker maakt om de gegevens door te geven. Verder bekijken we nog hoe we werkgevers ook op de andere vlakken kunnen ondersteunen.

Pascal Van Eyken: Het zou ideaal zijn als de volledige sector met hetzelfde gestandaardiseerde beheerssysteem zou werken. Over de landsgrenzen, zoals in Nederland, zijn er al dergelijke concepten gelanceerd in bijvoorbeeld de hypotheekactiviteit.

•

Reference by AG Employee Benef its | November 10 | 23

Flexible solutions

« Assusoft die zeer dicht Reference had een ontmoeting met Pascale Jungslager, Human Resources Manager van Chevron Phillips Chemicals. Ze zegt tevreden te zijn over de diensten die Assusoft voorstelt voor de overdracht van gegevens met betrekking tot de groepsverzekeringen.

heeft een constructie uitgedacht aansluit bij onze behoeften » Welke pensioenplannen zijn er van kracht in uw onderneming? Ik moet u allereerst zeggen dat we door evoluties van de wetgeving min of meer verplicht werden onze plannen te herzien … wat we in 2007 hebben gedaan door een Defined Contributions-plan in te voeren. Voor de personen die voordien in dienst waren, hebben we het Defined Benefitsplan in collectief beheer behouden. Dat is een redelijk oud plan waarin we een groot aantal overgangsregels moesten opnemen. Besteedt u veel tijd aan het beheer van deze plannen? Zeker en vast. Een DC-plan vereist een zeer specifiek beheer. Momenteel evolueert alles zeer snel: het arbeidsregime verandert, voltijds, deeltijds, sabbatsverlof … We moeten al die wijzigingen volgen om de gepresteerde jaren te kennen. Voorheen vergeleken we onze gegevens altijd in het begin van het jaar en dat ging erg goed met AG Insurance. Alles werd handmatig bijgehouden in Excel-gegevensbanken en we moesten alle gegevens up-to-date houden om ons plan, gebaseerd op een gemiddelde van verscheidene jaren, op te volgen. Op een dag werd u een programma voorgesteld om de gegevensoverdracht te verbeteren …

Assusoft, de software voor geautomatiseerde gegevensuitwisseling Onder de verder doorgedreven formules van integratie met de computersystemen van de werkgever vermelden we Assusoft, een dienstverlener-partner van AG Employee Benefits. Met deze software gebeuren de gegevensextractie uit de computersystemen van de werkgever en de formattering van deze gegevens voor verzending naar AG Employee Benefits volledig geautomatiseerd. Assusoft1 vereenvoudigt de jaarlijkse uitwisseling van gegevens en de overdracht van maandelijkse wijzigingen. U kunt met deze tool uw elektronische bestanden voor de jaarlijkse herberekening en de maandelijkse wijzigingen van uw groepsverzekeringen doeltreffend en eenvoudig opstellen en versturen naar verschillende bestemmelingen (één of meer verzekeringsmaatschappijen). De premies en waarborgen worden na de herberekening aangepast, wat eveneens vermeld wordt op de premieborderellen en de rekeninguittreksels. Bovendien dient deze aanpassing als basis voor de nieuwe pensioenfiche die voor elke aangeslotene jaarlijks wordt opgemaakt. Indien u bijzondere interesse hebt in deze oplossing, neem dan direct contact op met uw commerciële contactpersoon, uw planbeheerder of met Assusoft. Contactpersoon Christian Van Vossole [email protected] Gedelegeerd bestuurder Tel : 03/289.83.85 www.assusoft.be 1

Administratiesoftware ontwikkeld en verdeeld door Assusoft NV.

In de praktijk geeft het beheer van de gegevens van één enkel persoon weinig problemen. Wat het ingewikkeld maakt, is de onophoudelijke reeks wijzigingen in de loop van het jaar: een scheiding, een tweede huwelijk. De kinderen zijn niet meer ten laste of je moet juist rekening houden met de kinderen van de partners enz.

Reference by AG Employee Benef its | November 10 | 25

Flexible solutions

“

Leen Steppe (AG Employee Benefits) :

Deze software neemt een deel van ons werk over dat niet echt boeiend is en waarin het risico op fouten hoog is.

”

Dat wordt allemaal snel erg moeilijk te beheren. Assusoft heeft ons ervan overtuigd dat hun oplossing zeer interessant kon zijn voor Chevron Phillips. Hiermee konden we bij de berekening van de lonen ook elke maand de gegevenswijzigingen overdragen. Dat was een aanzienlijk voordeel voor ons, omdat ons achter dit beheer van slechts tweehonderd mensen aan het eind van elke maand een berg administratief werk te wachten stond. Kunt u inschatten hoeveel tijd u bespaart met Assusoft? We hebben vooral gewonnen aan doeltreffendheid en kwaliteit. We sparen ook zeer veel tijd uit, omdat de situatie aan het eind van elke maand up-to-date is en onze groepsverzekeraar dan werkelijk in het bezit is van de gegevens. Daar hadden we behoefte aan. Afgezien van het feit dat deze software een deel van ons werk overneemt dat niet echt boeiend is en waarin het risico op fouten hoog is.

te kunnen beschikken over een software zoals Assusoft. Ten eerste bespaart Assusoft ons aanzienlijk veel tijd en ten tweede profiteer ik als HR Manager van een betere controle van de twee entiteiten waarvoor ik verantwoordelijk ben.

Werkt u met een sociaal secretariaat? Ja, het loonbeheer wordt zo aanzienlijk vereenvoudigd en wij ontvangen informatie over het beheer van de gegevens van loontrekkenden, bijvoorbeeld over de salarisevolutie of de arbeidstijd. Aangezien we voor het productiecentrum en het Europese hoofdkwartier een apart loonbeheer toepassen, zijn wij verplicht om de gegevens apart naar de verzekeringsmaatschappijen te verzenden. Ook daarom stellen we het op prijs

Assusoft komt tegemoet aan de specificiteiten van een HR-dienst … Inderdaad, want de werking ervan staat ons ook toe om onmiddellijk een totaaloverzicht te genereren wanneer we de gegevens uploaden. Zo zijn we ook in staat om te oordelen over de kwaliteit van de gegevens en de nauwkeurigheid ervan voor elke verzekeringsmaatschappij, per gezin en per persoon ten laste. Deze tool is zeer goed ontworpen.

Wanneer je kiest voor een nieuwe oplossing voor gegevensoverdracht, is de implementatiefase kritiek … In het begin hebben we ontmoetingen gehad met Assusoft-specialisten die ons geholpen hebben bij de correcte bepaling van welke gegevens we moesten integreren in een eenvoudige structuur. Dat bleek in de praktijk niet zo gemakkelijk te zijn, want onze medewerkers veranderen vaak van departement, en de lasten moeten correct zijn. Bovendien werken we met SAP en gebruiken we speciale codes voor de invoering van fac-

vakantie, maar dat weerhield een andere medewerker er niet van ons binnen een half uur te voorzien van de gewenste informatie. Wat de jaarlijkse herberekening betreft, werden de premies en waarborgen correct aangepast en de wijzigingen goed weergegeven in de uittreksels en borderellen?

turen, in het bijzonder bijdrageborderellen. Toen dit probleem was opgelost, hebben we zeer gedetailleerde instructies gekregen over welke informatie we moesten verstrekken: polisnummer van de maatschappijen, loonlijstnummer, individuele gegevens van de personen enz. Op basis van deze informatie heeft Assusoft een constructie uitgedacht die zeer dicht aansluit bij onze behoeften. De support bij deze implementatie was van topniveau. Ik denk dat de kracht van Assusoft schuilt in de specialisten in hun gelederen. Zij zijn niet alleen specialist in de verwerking van gegevens, maar ook in verzekeringen. En de helpdesk van Assusoft? Die bellen we af en toe, niet zo lang geleden nog, toen een situatie gecompliceerd werd door een onvoorziene wijziging. Onze gewone contactpersoon was op

Wat voor ons van belang is, is dat de verzekeraar beschikt over de informatie die door Assusoft wordt verwerkt. En dat alle gegevens juist zijn. Ik moet toegeven dat ik in het begin van onze samenwerking persoonlijk heb gecontroleerd of de gegevens op de borderellen juist waren. Conclusie: drie jaar lang geen enkele fout! Evolueert deze tool mee met uw onderneming? Vanzelfsprekend, en tot op heden getuigt de tool van een smetteloze betrouwbaarheid. Bovendien is hij zeer gebruiksvriendelijk.

•

Chevron Phillips Chevron Phillips Chemical is een Amerikaanse maatschappij die is voortgekomen uit de fusie van de chemieafdeling van Chevron en het oude Phillips Petroleum, dat vandaag ConocoPhillips heet. Deze maatschappij is een omvangrijke, concurrerende onderneming op het vlak van chemie. In België stellen wij tweehonderd medewerkers te werk verdeeld over twee fabrieken en het Europees hoofdkwartier in Overijse. Wereldwijd heeft Chevron Phillips Chemical Company 5 000 mensen in dienst.

Reference by AG Employee Benef its | November 10 | 27

Flexible solutions

AG EB Online

een vernieuwend en gebruiksvriendelijk platform Uit onze tevredenheidsenquête van 2008 bleek dat onze klanten behoefte hadden aan een gemakkelijkere, snellere toegang tot hun groepsverzekeringen bij AG Employee Benefits. Die vraag was het startpunt van AG EB Online, een online platform dat erop gericht is nog meer comfort te verzekeren bij de administratie van de employeebenefitsplannen. Om dit project te verwezenlijken, hebben we eveneens de gebruikers van ServiSite1 en e-Benefits2 geraadpleegd, om precies te weten wat zij goed vonden, wat hun wensen waren, hoe zij werkten en welke verwachtingen zij hadden omtrent een nieuwe online toepassing. De compilatie van al die gegevens reikte de essentiële elementen aan om een echt vernieuwend en gebruiksvriendelijk platform te bouwen.

Benefit ployee AG Em

s

Vandaag is AG EB Online een realiteit

AG EB Online een heel wat veiliger alternatief voor e-mail.

In AG EB Online nemen de aangeslotenen een overwegende plaats in: door middel van een intelligent zoekveld kunt u ze zeer snel terugvinden, waarna u toegang krijgt tot de informatie waarover wij beschikken over deze personen.

Gegevensbescherming kreeg onze volle aandacht: indien elke gebruiker zijn persoonlijke digipass gebruikt om zich veilig te connecteren, krijgt hij enkel toegang tot die informatie waar hij recht op heeft. Zo kan een medewerker van de HRdienst volledige toegang hebben tot alle plannen, terwijl zijn collega enkel toegang heeft tot het werknemersplan. Of zo kan uw collega bij financiën enkel toegang hebben tot bijvoorbeeld de premieborderellen, maar niet tot de individuele gegevens van de aangeslotenen.

Met AG EB Online gaat de transmissie van aansluitingen, wijzigingen of uitdiensttredingen veel sneller omdat wij alleen die informatie vragen waarover we nog niet beschikken, rekening houdend met de specifieke planparameters. Bovendien kunt u op elk moment de status van uw transacties kennen. Werden ze goed ontvangen? Worden ze verwerkt of zijn ze al klaar? Wanneer u de transactiehistoriek raadpleegt, krijgt u een overzicht van de verrichtingen: u werkt veel efficiënter en dat geeft een echt comfortabel gevoel.

Online AG EB to comfor t Move up

Een ander voordeel van AG EB Online is dat een overzicht wordt geboden van alle reglementen en bijlagen, netjes geordend per product en te raadplegen in pdfformaat. Hetzelfde geldt voor de premieborderellen, RSZ- documenten en rekeninguittreksels. Zowel voor de gegevensuitwissing als voor de jaarlijkse salarishernieuwing is

Onze specialisten staan te uwer beschikking Maar hoe geavanceerd en vernuftig de technologie van onze nieuwe website ook mag zijn, het spreekt voor zich dat enkel onze specialisten u de expertise op maat kunnen bieden die u nodig hebt. Op de website AG EB Online vindt u dan ook een lijst van onze medewerkers, met hun gegevens en foto. Aarzel niet om hen te contacteren.

Servisite: beveiligde site ter beschikking gesteld van de klanten van AG Employee Benefits voor de transmissie van gegevens met betrekking tot de plannen Classical en Health Care. 1

E-Benefits: beveiligde online site ter beschikking gesteld van de klanten en aangeslotenen van de plannen e-volulife. Dit platform maakt gebruik van STP-technologie (Straight Through Processing) en is rijk aan functionaliteiten zoals raadpleging, simulaties, administratie enz. 2





Velina Vercaigne (PerkinElmer):

« De raadpleging via AG EB Online gaat veel sneller » Eind 2009 behoorde het bedrijf PerkinElmer tot de 20 «testondernemingen» die deelnamen aan de lancering van AG EB Online. In juli van dit jaar werd een vervolledigde versie online gezet met het oog op intensiever gebruik.We hadden een ontmoeting met Velina Vercaigne, Payroll Officer van PerkinElmer, die deze nieuwe online toepassing heeft getest. Mikt u inzake informatisering op meer automatisering? Ja, een meer uitgesproken digitalisering wordt gestimuleerd en het SAP-project waar we momenteel mee bezig zijn, is daar een onderdeel van. Deze werkwijze wordt op positieve wijze aangemoedigd om de efficiëntie te doen toenemen. Dankzij de in 2008 gevoerde enquête konden we heel wat boodschappen verzamelen bij de gebruikers van ServiSite en e-Benefits. Welke wensen had u toen? Er was een dringende vraag om de pensioenfiche te kunnen raadplegen. Die tool ontbrak en we waren van mening dat de toenmalige site ook vatbaar was voor verbetering op het vlak van gebruiksvriendelijkheid. Ik herinner me hoeveel tijd een eenvoudige wijziging in

Reference by AG Employee Benef its | November 10 | 29

Flexible solutions

“

Binnen HR hou ik me onder andere bezig met groepsverzekering en meer bepaald met de loongegevens, namelijk de jaarlijkse bijwerking van de gegevens, de raadpleging van de borderellen en hun transmissie naar de boekhouding.

beslag nam terwijl vandaag de dag alles sneller en gebruiksvriendelijker is. Een andere opvallende wijziging: het is niet langer nodig het document af te drukken; het volstaat online te verifiëren of de wijziging in aanmerking genomen is. Bovendien beschikt men over een continu overzicht van de transacties. Eind 2009 hebt u de eerste versie van AG EB Online getest … Ik herinner me de aanzienlijke vooruitgang van die nieuwe toepassing, die nieuwe functionaliteiten bood zoals de terbeschikkingstelling van de reglementen, borderellen, contactpersonen of van een beveiligde gegevensuitwisseling voor de jaarlijkse hernieuwing. Bovendien verloopt de raadpleging van de borderellen en van de contracten via de site én de transmissie veel sneller. Hoe hebt u de veranderingen op het vlak van de administratie ervaren: de aansluiting van medewerkers, de wijziging, de melding van een uitdiensttreding ...?

Veranderingen aanbrengen in de algemene gegevens, de gezinssituaties, op het vlak van de loopbaanonderbrekingen, zijn verrichtingen die tijd vergen. Zo is één van mijn taken de bijwerking van de

”

adressen van de personen. Als men jaarlijks een overzicht van de pensioenfiches opstuurt, krijgt men wel eens de melding van een foutief adres binnen. Nu geven we die verandering door via de site; dat is veel praktischer. Idem op het vlak van loopbaanonderbrekingen. De mensen stellen het op prijs dat hun gegevens correct zijn. Als hun adres foutief is, gaan ze er vanuit dat hun cijfers dat ook zijn. Op dat vlak ben ik tevreden. Ik heb het gevoel dat onze foutmarge fel afgenomen is.

Wat denkt u van de vertrouwelijkheid van de gegevens op AG EB Online? Zich connecteren met een digipass en een wachtwoord creëert een hoog gevoel van veiligheid en sluit een ongeoorloofd gebruik van persoonsgegevens uit. Het volstaat niet een site aan te klikken om inzage te krijgen in eenieders fiche. Een andere vertrouwensfactor is de kennis van de medewerkers van AG Employee Benefits die zich bezighouden met ons plan. AG EB Online voorziet ook toegang volgens het type van gebruiker … We vormen een groep van slechts drie personen. Bijgevolg hebben we er nog geen beroep op gedaan. Daarenboven

vullen mijn taken en die van mijn collega’s elkaar vrij goed aan, met uitzondering van de jaarlijkse aanpassingen en van de borderellen die meer een financiële materie uitmaken. Het is momenteel interessanter dezelfde toepassingen te delen want indien één van ons afwezig zou zijn, dan kan de andere snel overnemen. Maar ik kan me gemakkelijk voorstellen dat we een stagiair die bepaalde verrichtingen uitvoert, zoals de bijwerking van de adressen, een beperkte toegang tot onze gegevens zouden verlenen.

pleging te verrichten en vervolgens het contractnummer in te voeren. De huidige opzoekfunctie op naam is duidelijk een troef. Ook de lijst van de contactpersonen is heel handig: u weet onmiddellijk tot wie u zich moet wenden voor een specifieke vraag. Welke verbeteringen kunnen we in de toekomst nog aanbrengen? Onder toezicht van ons departement zou ik wel een specifieke ontwikkeling voor de aangeslotene zien; hij zou zijn dossier kunnen raadplegen, zijn fiche opvragen, eventueel wijzigingen aanbrengen. Hij zou ook kunnen beschikken over de verklarende woordenlijst van de pensioenfiche die op uw website staat. Zo zou hij door de diverse secties aan te klikken een verklaring kunnen vinden van de gebruikte termen. Want ook vandaag nog

Gebruikszekerheid en -comfort zijn synoniem van efficiëntie … De nieuwe site is inderdaad ook zeer gebruiksvriendelijk. De toolbar met de diverse secties is zeer toegankelijk en de overschakeling van de startpagina naar de contracten of naar de contactpersonen gaat vlot. Alles verloopt zonder tijdverlies bij het opzoeken van « Waarop moet ik gaan? » of « Wat moet ik doen? » Bent u tevreden over de functie voor het opzoeken van aangeslotenen? De vooruitgang is opmerkelijk. In het verleden diende men het dossier met de borderellen op te zoeken om een raad-

leggen teveel aangeslotenen hun fiche aan de kant omdat ze denken dat ze die misschien pas binnen 30 à 40 jaar nodig zullen hebben. Een dergelijke tool zou hen nu al aanzetten om na te denken over hun pensioenplan en het beter te begrijpen. Verdere verbeteringen die overwogen kunnen worden, zijn de snelheid van raadpleging van de reglementen en de status van de opvolging van invaliditeitsdossiers. Ik ben ervan overtuigd dat die elementen zich binnenkort verder in gunstige richting zullen ontwikkelen. Een woordje over de ondersteuning? We hebben nog geen contact gehad met de helpdesk aangezien we nog geen problemen of technische storingen gekend hebben. De online demo is een zeer praktische tool en hij is zoveel aangenamer dan een gedrukte handleiding!

•

PerkinElmer PerkinElmer is een wereldleider gericht op de verbetering van het welzijn en de veiligheid van mensen en hun omgeving. Het bedrijf ontwerpt en levert analytische instrumenten, detectietechnologieën en geavanceerde laboratoriumdiensten die onder meer ingezet worden in de domeinen van geneeskundig onderzoek en medische diagnostiek, digitale beeldvorming, voedselveiligheid en hernieuwbare energie. Onder de afnemers vinden we o.a. wetenschappers, researchers, ziekenhuizen, bedrijven in de voedingsen energiesector terug. PerkinElmer heeft wereldwijd bijna 8 000 werknemers in dienst. De Belgische zetel vormt voornamelijk een Shared Service Center en telt 140 medewerkers.

Reference by AG Employee Benef its | November 10 | 31

Dura lex sed lex | Sociale actualiteit

Een sterke bescherming In het kader van collectieve verzekeringen moeten werkgevers verscheidene gegevens verzamelen bij hun werknemers. Deze worden vervolgens overgemaakt aan de verzekeraar door middel van één van de talrijke communicatiemiddelen waarover wij tegenwoordig beschikken. Deze gegevens dragen een kenmerk dat ze bijzonder maakt, want wanneer ze rechtstreeks betrekking hebben op natuurlijke personen, spreken we van persoonsgegevens. De verwerking ervan mag niet op gelijk welke manier gebeuren. Ze moeten worden verwerkt overeenkomstig de Privacywet.

van persoonsgegevens Persoonsgegeven: iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Bijvoorbeeld: naam, adres, telefoon- of bankrekeningnummer, foto enz. Verwerking van gegevens: elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens. Bijvoorbeeld: verzameling van gegevens, bewaring van gegevens, gebruik van gegevens, wijziging van gegevens, mededeling van gegevens enz. Verantwoordelijke voor de verwerking: natuurlijke persoon, rechtspersoon, feitelijke vereniging die of openbaar bestuur dat het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepaalt.

De verwerking van gegevens Zoals hierboven vermeld, verplicht de bijzondere aard van persoonsgegevens diegene die ze wenst te verwerken tot de naleving van bepaalde regels. Ten eerste moet hij een welbepaald, gerechtvaardigd doeleinde nastreven. Dit is het doel dat wordt nagestreefd met de verwerking. In functie van de invulling die de verantwoordelijke geeft aan dat welbepaalde doel, kan worden vastgesteld welke gegevens hij mag verzamelen, wat hij ermee mag doen, of hij ze mag meedelen en aan wie … Het gebruik van de gegevens dient altijd in overeenstemming te zijn met het oorspronkelijke doeleinde en gebruik voor andere doeleinden is strafbaar. Bovendien moet het doeleinde eveneens gerechtvaardigd zijn. Dat wil zeggen dat er een evenwicht moet zijn tussen het belang van de verantwoorde-

lijke voor de verwerking en de belangen van de personen van wie gegevens worden verwerkt. Ten tweede mogen persoonsgegevens enkel worden verwerkt indien er wordt voldaan aan een bijkomende voorwaarde, die meestal wordt vormgegeven door de noodzaak van de ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene of door de noodzakelijke aard van de verwerking voor de uitvoering van een overeenkomst waar deze partij van is. De verzameling van gegevens Wanneer de werkgever gegevens verzamelt bij zijn werknemers, is het belangrijk dat deze verzameling eerlijk gebeurt. Daarom moet je, als je gegevens verzamelt, aangeven waarom je erover wilt beschikken en je houden aan deze verklaring. Bovendien is de verzamelaar verplicht om degene die hij om gegevens vraagt, informatie te geven om de verwerking te verduidelijken, tenzij deze hiervan reeds op de hoogte is. Niet alle gegevens mogen worden verzameld. Alleen gegevens die relevant en noodzakelijk zijn voor het aangegeven doeleinde, mogen worden ingezameld. Ook als je gegevens verzamelt bij derden, ben je onderworpen aan de verplichting om de betrokkenen te informeren, tenzij ze hiervan reeds op de hoogte zijn. Als de gegevens eenmaal zijn ingezameld, is het verplicht om toe te zien op de kwaliteit, vertrouwelijkheid en veiligheid ervan. Tot slot mogen persoonsgegevens niet langer worden behouden dan het nagestreefd doeleinde, zoals hierboven besproken, vereist. Reference by AG Employee Benef its | November 10 | 33

Dura lex sed lex | Sociale actualiteit Gevoelige gegevens Gevoelige gegevens vormen een categorie gegevens die in principe niet mogen worden ingezameld. Het betreft specifieke gegevens die, in tegenstelling tot de andere gegevens, niet onbeduidend van aard zijn. Het betreft gegevens in verband met ras, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, het lidmaatschap van een vakvereniging, de gezondheid, het seksuele leven, verdenkingen, vervolgingen of strafrechtelijke of administratieve veroordelingen. Het principeverbod op de verwerking van deze gegevens kan in een bepaald aantal specifieke gevallen worden opgeschort. Indien de betrokkene schriftelijk toestemming heeft gegeven, indien het noodzakelijk is om hem de nodige zorg te verstrekken of indien het arbeidsrecht het oplegt, mogen gevoelige gegevens verwerkt worden. Toch moeten hierbij enkele welbepaalde voorzorgsmaatregelen genomen worden en wordt onze aandacht nog maar eens gevestigd op de noodzakelijke waakzaamheid bij de verwerking van persoonsgegevens, die bij dit soort gevoelige gegevens nog eens extra verhoogd moet zijn. Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Bepaalde persoonsgegevens met betrekking tot plannen voor aanvullende pensioenen krijgen bijkomende bescherming.

In bepaalde gevallen worden deze gegevens rechtstreeks verzameld bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, die als hoofdtaak heeft om een optimale gegevensstroom te verzorgen tussen de verschillende instellingen van sociale zekerheid. Sinds 2004 zijn de groepsverzekeraars en pensioenfondsen, hieronder ‘pensioeninstellingen’ genoemd, gelijkgesteld aan een instelling voor sociale zekerheid in de zin van de Wet op de Kruispuntbank. Op deze manier hebben zij er toe-

gang toe met de verplichtingen die daaruit voortvloeien. De pensioeninstellingen zijn van de verplichting ontslagen om voor de bedrijfsplannen exclusief bij de Kruispuntbank gegevens op te vragen die beschikbaar zijn in het netwerk wanneer de werkgever erover beschikt. Daarom worden in de praktijk voornamelijk de gegevens met betrekking tot de sectorale pensioenplannen aan de Kruispuntbank gevraagd. Ofwel ontvangt de pensioeninstelling die rechtstreeks, ofwel via het fonds voor bestaanszekerheid, dat in het kader van de Wet op de Kruispuntbank ook als instelling van sociale zekerheid wordt beschouwd. Deze reglementering

stelt de gegevens gebruikt in het kader van het beheer van aanvullende pensioenplannen gelijk aan sociale gegevens. Daardoor genieten ze verhoogde bescherming overeenkomstig enkele bepalingen van de Wet op de Kruispuntbank. Dat betekent dat ze, uitgezonderd bij mededeling door de werkgever voor de bedrijfsplannen, enkel door of aan de pensioeninstelling mogen worden meegedeeld via het netwerk van de Kruispuntbank, behalve in enkele limitatief door de wet bepaalde gevallen, en, in het bijzonder, in geval van mededeling aan of door de volgende personen: • de persoon op wie de gegevens betrekking heeft, zijn wettelijke ver tegenwoordiger s en degenen die door hem uitdrukkelijk werden gemachtigd om de gegevens te verwerken; • zijn werkgever in het kader van zijn verplichtingen op het vlak van de sociale zekerheid en hun sociale secretariaten die uitdrukkelijk werden gemachtigd om ze te verwerken. De mededeling van deze gegevens door de pensioeninstellingen in en buiten het netwerk vereist een principiële machtiging van het sectoraal comité van de Kruispuntbank. Bovendien kunnen deze gegevens enkel worden aangewend voor het doeleinde beperkt tot de uitvoering van hun wettelijke verplichtingen en in het bijzonder de verplichtingen die voortvloeien uit de uitvoering van de pensioentoezeggingen.

De pensioeninstelling moet naast het vertrouwelijke karakter van deze gegevens, de perfecte bewaring ervan verzekeren, beperkt tot de tijd nodig voor het voldoen aan de verplichtingen van de pensioeninstellingen. De pensioeninstelling moet al dan niet onder haar personeel een veiligheidsconsulent aanwijzen, die toeziet op de veiligheid van de gegevens evenals op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de personen op wie deze sociale gegevens betrekking hebben. Tot slot zijn gegevens die de gezondheid betreffen slechts toegankelijk voor een beperkt aantal, bij naam aangewezen personen in een regelmatig bijgehouden register. De verwerking, uitwisseling en bewaring van deze gegevens moet gebeuren onder toezicht en verantwoordelijkheid van een geneesheer.

Gaëlle Dieu en Thomas Dereze, juristen Tax & Legal Product Portfolio Employee Benefits & Health Care.

« In verkeerde handen vallen » Omdat ze betrekking hebben op elementen die de identiteit van een persoon vormen, toont de wetgever zich bekommerd om de bescherming van essentiële en gevoelige gegevens, zodat ze niet in verkeerde handen vallen of worden misbruikt. Het betreft bakens die noodzakelijk zijn in een samenleving waar de gegevensstroom elke dag toeneemt. Het is aan elke dienstverlener die erdoor beoogd wordt, waaronder uw partner AG Employee Benefits, om toe te zien op de naleving van deze bepalingen.

•

Reference by AG Employee Benef its | November 10 | 35

Dura lex sed lex | Fiscale actualiteit

Nieuwe van de

circulaire over de fiscaliteit collectieve ziekteverzekeringen Op 20 mei jl. heeft de belastingadministratie een circulaire1 gepubliceerd ter verduidelijking van de fiscale behandeling van de premies en uitkeringen van collectieve verzekeringen voor geneeskundige verzorging enerzijds en van verzekeringen arbeidsongeschiktheid/invaliditeit anderzijds.

dit artikel bespreken we enkel categorieën 1, 2 en 3. Collectieve verzekeringen voor geneeskundige verzorging

Dit onderwerp is niet nieuw. Reeds in 2004 werd in de Wet op de aanvullende pensioenen de fiscale behandeling van bijdragen, premies en uitkeringen van verzekeringen voor inkomensverlies opgenomen en werden een aantal bepalingen in het Wetboek van de Inkomstenbelasting aangepast. Bovendien gaf een specifieke vraag van de verzekeringssector over de fiscale behandeling van de verzekeringen voor ambulante zorgen aanleiding tot een beknopte fiscale circulaire in 20062.

De circulaire van 20 mei van dit jaar voorziet in vier aparte belastingstelsels die van toepassing zijn op bepaalde collectieve verzekeringen, d.w.z. de verzekeringen onderschreven door een werkgever of een onderneming ten voordele van een categorie werknemers of bedrijfsleiders: 1. collectieve verzekeringen voor geneeskundige verzorging; 2. collectieve verzekeringen arbeidsongeschiktheid die een inkomensverlies beogen te vergoeden; 3. collectieve verzekeringen voor fysiologische en/of economische invaliditeit; 4. collectieve verzekeringen die meerdere hiervoor in punt 1, 2 en 3 besproken risico’s dekken. Zoals we zullen zien, is de manier waarop de belastingadministratie onderscheid maakt tussen categorie 2 en categorie 3, de grootste nieuwigheid. De individuele verzekeringen en de fiscale behandeling van persoonlijke premies worden daarentegen niet behandeld in de circulaire. In

Met verzekeringen voor geneeskundige verzorging worden die verzekeringen bedoeld die tussenkomen in geval van hospitalisatie, ambulante geneeskundige verzorging die verband houdt met de hospitalisatie of in geval van een ernstige ziekte. Ook de verzekeringen ambulante verzorging buiten hospitalisatie, zoals dokterskosten, behandelingskosten, kosten van geneesmiddelen, prothesen, revalidatie enz. vallen hieronder. Bij AG Employee Benefits betreft het onze producten HospiCare en AmbuCare. Het belastingstelsel van deze verzekeringen was al bekend sinds de circulaire van 2006, die door die van mei bevestigd wordt: de verzekeringspremies zijn in hoofde van de werkgever niet aftrekbaar, terwijl de uitkering voor de werknemer is vrijgesteld. Collectieve verzekeringen arbeidsongeschiktheid en invaliditeit De administratie maakt voorts een onderscheid tussen de collectieve verzekering arbeidsongeschiktheid die een inkomensverlies beoogt te vergoeden en de collectieve verzekering voor fysiologische en/of economische invaliditeit. In beide gevallen gaat het om een toezegging die de gevolgen van arbeidsongeschiktheid of invaliditeit beoogt te dekken in geval van lichamelijk ongeval of ziekte, met inbegrip van arbeidsongevallen en beroepsziekten.

Reference by AG Employee Benef its | November 10 | 37

Dura lex sed lex | Fiscale actualiteit

De belastingadministratie past een diametraal tegenovergestelde fiscale behandeling toe in functie van de betreffende verzekering. De hoeksteen aan de hand waarvan het onderscheid kan worden gemaakt, is het nagestreefde doel van de toezegging, in het bijzonder of er al dan niet wordt beoogd een inkomensverlies te vergoeden. Voor zover ons bekend biedt de verzekeringssector momenteel geen ongeschiktheids- of invaliditeitsverzekeringen aan waarvan het nagestreefde doel volledig losstaat van een inkomensverlies. Daarom kan men zich vragen stellen bij de relevantie van dat onderscheid. Collectieve verzekering voor fysiologische en/of economische invaliditeit Deze categorie verzekeringen omvat de verzekeringen die de aantastingen van de lichamelijke integriteit, het verlies aan arbeidspotentieel of de toename van kosten als gevolg van de invaliditeit dekken, zonder dat het contract een inkomensverlies beoogt te vergoeden.

voor arbeidsongeschiktheid die een inkomensverlies beogen te vergoeden. Collectieve verzekeringen arbeidsongeschiktheid die een inkomensverlies beogen te vergoeden 1. Een doorslaggevend criterium: vergoeding van een inkomensverlies Het standpunt van de administratie met betrekking tot de kwalificatie ‘collectieve verzekering arbeidsongeschiktheid die een inkomensverlies beoogt te vergoeden’, kan als volgt worden samengevat: het heeft geen enkel belang of de vergoedingen al dan niet een daadwerkelijk verlies van inkomsten vergoeden. Enkel het doel van de toezegging, de vergoeding van inkomensverlies, is bepalend en moet blijken uit de bewoordingen van het contract zelf. Het is betreurenswaardig dat de administratie niet explicieter is geweest over deze laatste voorwaarde.

In 2006 heeft de administratie al de gelegenheid gehad om de fiscaliteit van deze verzekeringen beknopt aan te snijden: hierop kan dezelfde fiscaliteit worden toegepast als op de collectieve verzekeringen voor geneeskundige verzorging (zie boven).

Men kan zich bij het lezen van de circulaire namelijk afvragen of de eenvoudige vermelding van het feit dat de verzekering een inkomensverlies beoogt te vergoeden, een voorwaarde is die noodzakelijk en toereikend is voor de toepassing van het belastingstelsel van de verzekeringen arbeidsongeschiktheid die een inkomensverlies beogen te vergoeden.

De nieuwe circulaire vervolledigt de redenering met de bepaling van het belastingstelsel voor de verzekeringen

Is deze voorwaarde noodzakelijk wanneer uit de bewoordingen van de toezegging duidelijk blijkt - in het bijzonder

Reference - N° 12 November 2010 Hoofdredacteur Alexandre Homez Leden van het redactiecomité Karel Coudré Stijn De Ruysscher Sven Desmytter Stijn Mues Eliane Van den Stock Sara Van de Vijver Emmanuelle Van Maele Valérie Van Zeveren Werkten mee aan dit nummer Stéphane Debels An Decock Koen Decock Jacinthe D Hondt Thomas Dereze Gaëlle Dieu Leen Steppe Luc Van Den Bossche

uit de bepalingen over de voorwaarden om een uitkering te ontvangen, de omvang van de verzekerde prestatie, en het tijdstip waarop de prestaties een einde nemen - dat deze afhankelijk is van het gedeeltelijk of volledig verlies van een beroepsinkomen? Is die voorwaarde voldoende opdat de administratie in de toekomst de kwalificatie van het contract niet in vraag zal stellen? Bovendien geeft de circulaire een opsomming van een reeks verzekeringsproducten die volgens de belastingadministratie voldoen aan de gestelde criteria. De toezeggingen die hierin vermeld worden, komen niet of deels overeen met het huidige aanbod.

2.Toepasbaar belastingstelsel In tegenstelling tot de fiscale behandeling van de collectieve verzekeringen geneeskundige verzorging en invaliditeit, zijn de premies voor deze verzekeringen als beroepskost aftrekbaar voor de werkgever terwijl de prestaties belastbaar zijn in hoofde van de werknemer.

sten ontvangen. De verzekerde rente wordt bepaald in functie van de brutobezoldiging. Er geldt steeds een carenstijd van minstens 30 dagen (periode van gewaarborgd loon). Wij zijn dan ook van mening dat de premies en uitkeringen van een dergelijk contract dezelfde fiscale behandeling zouden moeten krijgen als de collectieve verzekering arbeidsongeschiktheid die een inkomensverlies beoogt te vergoeden, wat neerkomt op de handhaving van het actuele fiscale stelsel van de premies en de uitkeringen. Om echter absolute juridische zekerheid te krijgen voor onze klanten, worden via Assuralia, de beroepsvereniging voor verzekeringsondernemingen, stappen ondernomen om duidelijkheid te scheppen met betrekking tot de exacte draagwijdte van het standpunt van de administratie. De klanten zullen vanzelfsprekend worden geïnformeerd over het vervolg van dit dossier.

•

Circulaire van 20 mei 2010 nr. Ci.RH.332/583.327, AOIF Nr. 42/2010 2 Circulaire van 14 april 2006 nr. Ci.RH.332/577.284, AOIF Nr.14/2006 1

Wat betekent dit voor uw verzekeringscontract Income Care? De contracten Income Care beogen zeker een inkomensverlies te vergoeden bij ziekte of een ongeval; dit blijkt uit verschillende bepalingen in het contract. Zo kunnen bijvoorbeeld enkel de werknemers aangesloten worden die effectief aan het werk zijn, en dus beroepsinkom-

Foto’s Christopher Jaumoulle Claudio Centonze (studio 111) Lieven Petereyns Lay-out Nathalie Collard Illustrator Lieven Petereyns Vertaling Anne-Marie Lafullarde & C° Pre-press François Bourdon Drukkerij Stef Van Gansen & C° Verantwoordelijke uitgever Jean-Michel Kupper Emile Jacqmainlaan 53 1000 Brussel Lezersrubriek [email protected] Tel. 02 664 82 42 Fax 02 664 13 37 AG Employee Benefits heeft de grootste zorg besteed aan de inhoud van de informatie en de gegevens gepubliceerd in het tijdschrift Reference. Zij geeft echter geen enkele expliciete of impliciete garantie wat betreft de volledigheid, nauwkeurigheid en actualiteit van die gegevens en wijst elke verantwoordelijkheid af voor de vergissingen of weglatingen die zich in dit tijdschrift zouden bevinden. AG Employee Benefits wijst eveneens elke verantwoordelijkheid af met betrekking tot de opinies en aanbevelingen die erin worden gegeven. Deze kunnen in geen geval de specifieke raad en advies vervangen die, op aanvraag, kan verkregen worden bij AG Employee Benefits. Uw advies telt Aarzel niet om ons de onderwerpen over te maken die u graag in dit tijdschrift had behandeld gezien. U kan dit op volgend adres: [email protected]. Geen enkel artikel uit dit tijdschrift mag gedeeltelijk of volledig worden overgenomen, zonder de schriftelijke toelating van de redactie.

Reference wordt gedrukt op milieuvriendelijk papier.

Gaëlle Dieu, jurist Tax & Legal Product Portfolio Employee Benefits & Health Care. Reference by AG Employee Benef its | November 10 | 39

AG Employee Benefits

www.agemployeebenefits.be

Sectorplan

Cafetariaplan

Met een globaal marktaandeel van 25% en een omzetcijfer van 6,9 mia €, is AG Insurance de leider op de Belgische verzekeringsmarkt. Meer dan 4.000 gespecialiseerde medewerkers stellen al hun expertise te uwer beschikking. Zij ontwikkelen in alle verzekeringsdomeinen concrete oplossingen op maat. En dit in nauwe samenwerking met onze distributiepartners BNP Paribas Fortis, Fintro-agenten, onafhankelijke makelaars, gespecialiseerde consultants of werkgevers voor wat de groepsverzekering betreft. In een verzekeringswereld in volle evolutie, steunt AG Insurance op waarden als soliditeit en zekerheid, zodat u de toekomst met alle vertrouwen tegemoet kan zien.

Bonusplan

Medi-Assistance

Dezelfde waarden zorgen ervoor dat we in onze activiteit AG Employee Benefits al onze engagementen kunnen nakomen: de extralegale voordelen op het vlak van pensioen, gezondheidszorg en invaliditeit zijn 100% gewaarborgd. Als leider in de tweede pijler, biedt AG Employee Benefits oplossingen op maat voor aanvullende pensioenen en collectieve verzekeringen gezondheidszorg en gewaarborgd inkomen: bedrijfsplannen, sectorplannen, cafetariaplannen en oplossingen zoals Medi-Assistance, HospiCare, IncomeCare, AmbuCare, AG Care, AG Ascento, … Niet minder dan 500.000 werknemers rekenen op ons voor hun extralegaal pensioen en meer dan 1.000.000 aangeslotenen voor hun verzekering gezondheidszorg. Voor haar internationale oplossingen werkt AG Employee Benefits samen met de twee belangrijkste internationale netwerken: IGP en Insurope. AG Employee Benefits zal ook in de toekomst competitieve en vernieuwende producten blijven ontwikkelen en een kwalitatief hoogstaande dienstverlening blijven nastreven. U kan op al onze medewerkers rekenen voor een bevoorrecht partnership in het complexe domein van aanvullende voordelen in pensioen en gezondheidszorg.

AG Employee Benefits.Vertrouwen in expertise. AG Insurance nv –  RPR Brussel  –  BTW BE 0404.494.849  E. Jacqmainlaan 53, B-1000 Brussel AG Employee Benefits: Kruidtuinlaan 20, B-1000 Brussel – www.agemployeebenefits.be Tel. +32(0)2 664 82 11 – Fax +32(0)2 664 83 09

0079-2397532N-23032010

AG Ascento