BAB XVIII MODUL GUDANG

Buku Manual SIPPang – Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan

2015

BAB XVIII MODUL GUDANG

Modul gudang berfungsi untuk mengelola data persediaan barang Pangkalan. Data-data persediaan yang tercatat meliputi semua barang yang dikelola oleh Pangkalan yang terdiri dari barang keperluan kapal dan non kapal. Modul gudang ini didesain dengan pendekatan mutasi/pergerakan barang yang terdiri dari 3 (tiga) kegiatan utama, yang meliputi : a. Pemasukan barang persediaan; b. Permintaan barang persediaan; c. Pengeluaran barang persediaan; Objek dari modul ini adalah barang. Untuk dapat memulai modul ini adalah dengan membuat data barang persediaan dalam daftar barang yang dijadikan pustaka barang atau referensi barang persediaan. Penjelasan dalam modul gudang ini dibagi menjadi 4 (empat) bagian, dimulai dari penyusunan daftar barang dilanjutkan dengan kegiatan mutasi barang tersebut diatas. Untuk lebih mudah memahami rangkaian kegiatan mutasi barang, pada halaman belakang buku manual ini dilekatkan lampiran flowchart gudang. A. Daftar Barang Persediaan Pangkalan Daftar barang persediaan disusun untuk memudahkan pengguna SIPPang dalam mengelola kegiatan mutasi barang. Daftar barang yang disusun terdiri dari atribut-atribut sebagai berikut : a. Kode barang, terdiri dari 6 (enam) digit karakter tersedia dan dijadikan “key field data”. b. Nama barang, terdiri dari 50 (lima puluh) digit karakter tersedia. c. Spesifikasi barang terdiri dari 100 (seratus) digit karakter tersedia. d. Satuan barang meliputi : botol, box, buah, bungkus, drum, galon, gulung, kaleng, kg, kodi, lembar, liter, lusin, meter, pasang, rim, roll, set, tabung, unit. e. Status barang terdiri dari : 1=aktif dan 0=tidak aktif. Status barang ini digunakan untuk menampilkan barang dalam “list barang” yang disajikan untuk pengguna SIPPang yang terkait dengan mutasi barang. Hanya data-data barang yang berstatus aktif saja yang ditampilkan dalam daftar/list barang. f.

Saldo barang terakhir, yang menunjukkan jumlah fisik barang yang ada di gudang, sebagai panduan pengguna SIPPang untuk mengelola kebutuhan barang dalam mutasi persediaan.

Dalam mengelola daftar barang disarankan untuk kodifikasi barang agar barang dikelompokkan terlebih dahulu sesuai tujuan pengelolaan persediaan. Diharapkan dengan melihat kode barang,

1

Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam


2015

pengguna SIPPang telah mengetahui kelompok barang. Berikut beberapa sub modu l dalam menyusun daftar barang, yaitu : 1. Sub Modul Input Data Barang Persediaan Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi gudang pada Sub Bagian Umum (user buki5) dan berfungsi untuk input data barang persediaan Pangkalan. Untuk dapat mengelola sub modul ini disediakan form pada jendela utama gudang, yang memuat atributatribut form yang harus diisi, meliputi : kode barang, nama barang, spesifikasi barang dan pilihan satuan barang. Tidak dibenarkan menggunakan kode barang yang sama untuk barang yang berbeda, SIPPang akan menolak data barang yang kedua pada saat perekaman input data, jika sebelumnya telah pernah ada kode barang yang sama terekam dalam SIPPang. Jika semua atribut dalam form telah diisi sesuai kriteria, pengisian form data barang persediaan tersebut diakhiri dengan mengklik tombol submit yang berada pada bagian bawah form, maka isian data barang persediaan tersimpan dalam SIPPang dengan ‘key field’ kode barang.

Gambar 18.1 : Form Input Data Barang Persediaan Pangkalan (Jendela Utama Gudang – Petugas Gudang) 2. Sub Modul Tabel Barang (Petugas Pelaksanan Administrasi Gudang) Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi gudang pada Sub Bagian Umum (user buki5) dan berfungsi untuk menampilkan daftar barang perse diaan yang berhasil terekam dalam SIPPang. Untuk mengelola sub modul ini dengan mengklik link icon daftar barang

yang terletak pada bagian atas jendela utama gudang. Selanjutnya akan

ditampilkan jendela baru daftar barang gudang – table gudang. Atribut-atribut data yang ditampilkan dalam jendela tersebut meliputi : kode barang, nama dan spesifikasi barang, satuan dan jumlah barang (saldo). Pada masing-masing data disediakan link icon sub modul untuk mengelola daftar barang persediaan oleh petugas pelaksana administrasi gudang berikut ini :

2



2015

a. Untuk mengubah status barang menjadi aktif ditandai dengan link icon aktivasi

(icon

warna hijau), pengelolaannya dengan cara mengklik icon tersebut pada data barang persediaan yang akan diaktifkan kembali. b. Untuk mengubah status barang menjadi non-aktif ditandai dengan link icon deaktivasi (icon warna abu-abu), pengelolaannya dengan cara mengklik icon tersebut pada data barang persediaan yang akan dinon-aktifkan. c. Untuk menghapus (delete) data barang persediaan dari SIPPang ditandai dengan link icon delete

, pengelolaannya dengan cara mengklik icon tersebut pada data barang

persediaan yang akan dihapus dari SIPPang. Link icon tersebut hanya akan muncul pada saat pertama kali data barang persediaan didaftarkan dalam SIPPang, dan akan hilang (tidak dapat dihapus datanya) apabila terhadap data barang persediaan tersebut telah ada transaksi mutasi atau pergerakan barang. Dalam daftar barang gudang – table gudang tidak ada fasilitas untuk mengupdate barang persediaan baik untuk data kode barang maupun nama dan spesifikasi barang. Hal ini dilakukan untuk menjaga penggunaan data barang persediaan yang konsisten. Dengan dikondisikan demikian, disarankan agar dalam mendaftarkan data barang persediaan untuk pertama kali harus hati-hati dalam pengkodean barang, nama dan spesifikasi barang, karena data barang persediaan tersebut akan dipakai dalam jangka panjang dan frekuensi yang tinggi (sering).

Gambar 18.2 : Daftar Barang Gudang – Table Gudang (Petugas Gudang)

3



2015

B. Pemasukan Barang Persediaan Pangkalan Pemasukan barang persediaan dilakukan setelah ada fisik barang yang dibeli. Bukti pembeliaan ini akan dijadikan referensi untuk merekam barang yang masuk ke gudang persediaan. Pemasukan barang persediaan ini akan menambah jumlah persediaan dalam gudang. Untuk merekam jumlah barang yang akan masuk ke gudang persediaan hendaknya memperhatikan kode barang dengan sungguh-sungguh yang telah ada yang melekat informasi mengenai nama, spesifikasi dan satuan barang. 1. Sub Modul Input Pemasukan Barang Persediaan Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi gudang pada Sub Bagian Umum (user buki5) dan berfungsi untuk input data barang persediaan yang dimasukan ke gudang persediaan Pangkalan. Untuk mengelola sub modul ini dengan mengklik link icon pemasukan barang

yang terletak pada bagian atas jendela jendela utama gudang – petugas

gudang. Kemudian akan ditampilkan jendela baru berupa form input pemasukan barang gudang. Atribut-atribut data yang ditampilkan dalam jendela ini adalah pada masing-masing data barang persediaan dilekatkan form pemasukan data yang meliputi : data kode barang, nama dan spesifikasi barang, satuan dan jumlah saldo barang, isian input data referensi berupa nomor dan tanggal bukti pembelian atau bukti penyesuaian hasil stock opname (adjustment barang), dan jumlah pemasukan barang persediaan. Apabila form pemasukan data satu jenis barang tertentu telah diisi sesuai kriteria kemudian disubmit, maka data barang persediaan tersebut akan menambah jumlah barang persediaan di gudang Pangkalan. Data barang persediaan yang telah disubmit tersebut sementara waktu tidak ada dalam daftar barang persediaan pada jendela form input pemasukan barang gudang. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari duplikasi input data pemasukan barang persediaan dengan kode barang yang sama. Untuk menampilkan data pemasukan persediaan sementara (belum validasi) yang berhasil ditambahkan ke SIPPang, dengan mengklik link icon sub modul data pemasukan barang

yang terletak pada bagian atas jendela form input

pemasukan barang gudang. Mengenai sub modul data pemasukan barang gudang akan dijelaskan pada sub modul berikutnya. Untuk memudahkan mencari nama barang persediaan yang akan dimasukan ke dalam gudang, disediakan menu pencarian (search) pada jendela form input pemasukan barang gudang.

4



2015

Gambar 18.3 : Form Input Pemasukan Barang Gudang (Petugas Gudang) 2. Sub Modul Data Pemasukan Barang Gudang Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi gudang pada Sub Bagian Umum (user buki5) dan berfungsi untuk menampilkan data pemasukan persediaan sementara (belum validasi) yang berhasil ditambahkan ke SIPPang. Untuk mengelola sub modul ini dengan mengklik link icon sub modul data pemasukan barang

yang

terletak pada bagian atas jendela form input pemasukan barang gudang. Kemudian akan ditampilkan jendela baru berupa data pemasukan barang gudang. Atribut-atribut data yang ditampilkan dalam jendela ini meliputi : nomor dan tanggal referensi pemasukan, kode barang, nama dan spesifikasi barang, satuan dan jumlah barang yang akan dimasukan, serta pada masing-masing data dilekatkan link icon sub modul pembatalan pemasukan barang gudang

untuk membatalkan perekaman data pemasukan barang persediaan.

Gambar 18.4 : Data Pemasukan Barang Gudang (Petugas Gudang) 5



2015

3. Sub Modul Pembatalan Pemasukan Barang Persediaan Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi gudang pada Sub Bagian Umum (user buki5) dan berfungsi untuk membatalkan perekaman data pemasukan barang persediaan. Sub modul ini hanya dapat dilakukan sebelum validasi data pemasukan barang persediaan yang terekam dilakukan oleh Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal atau kasi lain sebagai plh. Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal. Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela data pemasukan barang gudang yang ditandai dengan link icon pembatalan

yang diikuti dengan atribut-atribut data nomor dan tanggal referensi

pemasukan, kode barang, nama barang dan spesifikasi barang, satuan dan jumlah barang yang akan dimasukan. Ketika link icon tersebut diklik, maka data pemasukan barang persediaan telah dibatalkan dalam SIPPang dan otomatis jumlah barang persediaan yang dibatalkan akan mengurangi jumlah barang persediaan di gudang. 4. Sub Modul Table Barang – Jendela Utama Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian Sub modul ini dikelola oleh Kepala Seksi atau Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian dan berfungsi untuk menampilkan daftar barang persediaan yang terekam dalam SIPPang dan link icon beberapa sub modul yang meliputi : a. Untuk mengelola sub modul yang berkaitan dengan pemasukan barang persediaan yang ditandai dengan link icon pemasukan

.

b. Untuk mengelola sub modul yang berkaitan dengan permintaan barang persediaan yang ditandai dengan link icon permintaan

.

c. Untuk mengelola sub modul yang berkaitan dengan pengeluaran barang persediaan yang ditandai dengan link icon pengeluaran

.

Gambar 18.5 : Table Barang – Jendela Utama Gudang (Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian) 6



2015

Untuk memudahkan mencari nama barang persediaan atau informasi lainnya tentang barang persediaan, disediakan menu pencarian (search) pada Jendela Utama Gudang (Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian). 5. Sub Modul Validasi Pemasukan Barang Persediaan Pangkalan Sub modul ini dikelola oleh Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal atau kasi lain sebagai plh. Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal. Sub modul ini berfungsi untuk menyetujui (validasi) pemasukan data barang persediaan yang dimasukan ke gudang persediaan Pangkalan. Untuk mengelola sub modul ini dengan mengklik link icon pemasukan barang yang terletak pada bagian atas jendela utama gudang (Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian). Apabila masih ada data pemasukan barang persediaan yang masih harus divalidasi, maka setelah link icon tersebut diklik akan ditampilkan jendela baru berupa form validasi pemasukan barang gudang. Atribut-atribut yang ditampilkan dalam form tersebut meliputi : nomor dan tanggal referensi pemasukan, kode, nama dan spesifikasi barang, satuan dan jumlah barang yang akan dimasukan, isian tanggal persetujuan (validasi). Untuk nomor persetujuan (validasi) barang persediaan yang dimasukan ke gudang persediaan sudah tersedia (pre-numbered). Nomor dan tanggal persetujuan (validasi) ini yang akan dijadikan data bukti masuk barang (BMB). Setelah isian mengenai tanggal persetujuan (validasi) dilengkapi dan disubmit, maka pemasukan barang persediaan selesai. Terhadap barang persediaan yang telah mendapat persetujuan (validasi) pemasukan, tidak dapat dilakukan pembatalan pemasukan. Jika ingin membatalkan, maka melalui cara adjustment pengeluaran.

Gambar 18.6 : Form Validasi Pemasukan Barang Gudang 7



2015

6. Sub Modul Informasi Pemasukan Barang Persediaan Pangkalan Sub modul ini dikelola oleh Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal atau kasi lain sebagai plh. Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal. Sub modul ini berfungsi untuk menampilkan informasi pemasukan barang persediaan ke gudang persediaan Pangkalan. Untuk mengelola sub modul ini dengan mengklik link icon pemasukan barang

yang terletak pada

bagian atas jendela utama gudang (Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian). Apabila sudah tidak ada lagi data pemasukan barang persediaan yang harus divalidasi, maka setelah link icon tersebut diklik akan ditampilkan jendela baru berupa tabel informasi pemasukan barang gudang – Bukti Masuk Barang (BMB). Atribut-atribut yang ditampilkan dalam jendela tersebut meliputi : nomor dan tanggal bukti masuk barang (BMB), serta pada masing-masing data tersebut dikaitkan dengan link icon informasi

yang apabila dipilih/diklik link icon

tersebut akan ditampilkan pada jendela terpisah mengenai informasi lengkap bukti masuk barang (BMB) yang dapat dicetak dan disajikan dalam bentuk lembaran tercetak yang dilekatkan pada halaman belakang buku manual ini.

Gambar 18.7 : Tabel Informasi Pemasukan Barang Gudang – Bukti Masuk Barang (BMB) 7. Sub Modul Cetak Pemasukan Barang Persediaan Pangkalan Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi gudang pada Sub Bagian Umum (user buki5) dan berfungsi untuk mencetak konsep naskah bukti masuk barang (BMB). Konsep naskah tersebut hanya dapat dicetak apabila terhadap data-data pemasukan barang persediaan telah dilakukan validasi (telah mendapat nomor dan tanggal BMB) oleh Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal atau kasi lain sebagai plh. Kasubbag Umum dan Kepatuhan

8



2015

Internal. Untuk mengelola sub modul ini dengan mengklik link icon cetak pemasukan barang yang terletak pada bagian atas pada jendela utama gudang (user buki5). Selanjutnya akan ditampilkan jendela cetak pemasukan barang gudang. Dalam jendela tersebut ditampilkan daftar bukti masuk barang (BMB) dengan link icon cetak BMB

pada

masing-masing datanya. Ketika link icon tersebut diklik, maka akan ditampilkan pada jendela yang terpisah konsep naskah bukti masuk barang (BMB) bersangkutan yang siap dicetak. Contoh lampiran konsep naskah bukti masuk barang (BMB) tersebut dilekatkan pada halaman belakang buku manual ini.

Gambar 18.8 : Table Cetak Pemasukan Barang Persediaan Pangkalan C. Permintaan Barang Persediaan Pangkalan Permintaan barang persediaan dapat dilakukan apabila tersedianya barang persediaan di gudang Pangkalan. Dengan adanya informasi data barang persediaan yang ‘up to date’ dan ‘real time’ memudahkan pengguna SIPPang untuk menyusun kebutuhan barang persediaan yang diperlukan untuk kegiatan teknis operasional. Terselenggaranya pengelolaan transaksi kegiatan permintaan barang persediaan Pangkalan yang baik akan mendukung kualitas informasi barang persediaan tersebut. Berikut pengelolaan transaksi-transaksi kegiatan permintaan barang persediaan yang dikelompokan ke dalam beberapa sub modul yang dijelaskan secara be rurutan mengikuti proses yang ada dalam SIPPang : 1. Sub Modul Input Permintaan Persediaan Pangkalan (Pemohon) Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi (umum-nautika-teknik-telka), kepala kamar mesin, mualim, juru mudi, kelasi, masinis (juru motor) dan juru minyak. Sub modul ini berfungsi untuk input data barang persediaan yang diminta baik untuk keperluan kapal atau non-kapal. Pengelola sub modul ini (pemohon) hanya dapat merekam permintaan 9



2015

barang persediaan untuk sub unit kerja atau kapal pemohon yang bersangkutan. Sebagai contoh, pegawai A adalah mualim di kapal BC7005, maka pegawai A hanya dapat mengajukan permintaan untuk kebutuhan Kapal BC7005 bukan kapal lainnya atau bukan sub unit kerja non-kapal (darat). Untuk mengelola sub modul ini, ketika masuk modul gudang akan ditampilkan jendela utama gudang – pemohon. Pada jendela tersebut disajikan daftar barang persediaan yang dapat dimintakan barangnya dengan kriteria bahwa barang-barang tersebut berstatus aktif dan tidak bersaldo nihil (habis). Atribut-atribut data yang ditampilkan dalam daftar barang ini adalah pada masing-masing data barang persediaan dilekatkan form permintaan barang yang meliputi : kode barang, nama dan spesifikasi barang, satuan dan jumlah saldo barang, serta isian jumlah permintaan barang yang harus dilengkapi. Apabila form permintaan barang khususnya isian jumlah barang yang diminta telah diisi sesuai kriteria (tidak lebih banyak dari nilai saldo) kemudian disubmit, maka permintaan barang persediaan tersebut akan mengurangi jumlah barang persediaan di gudang Pangkalan. Untuk menampilkan data permintaan persediaan barang sementara (belum validasi) yang berhasil terekam di SIPPang, dengan mengklik link icon sub modul data permintaan barang yang terletak pada bagian atas jendela jendela utama gudang – pemohon. Mengenai sub modul data permintaan barang akan dijelaskan pada sub modul berikutnya. Untuk memudahkan mencari nama barang persediaan yang akan di mintakan, disediakan menu pencarian (search) pada jendela jendela utama gudang – pemohon.

Gambar 18.9 : Jendela Utama Gudang – Pemohon (Form Permintaan Barang Persediaan Pangkalan) 2. Sub Modul Data Permintaan Barang Gudang Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi (umum-nautika-teknik-telka), kepala kamar mesin mualim, juru mudi, kelasi, masinis (juru motor) dan juru minyak. Sub modul ini berfungsi untuk menampilkan data permintaan persediaan barang sementara

10



2015

(belum validasi) yang berhasil terekam di SIPPang. Untuk mengelola sub modul ini dengan mengklik link icon sub modul data permintaan barang

yang terletak

pada bagian atas jendela utama gudang – pemohon. Jika ada data permintaan barang yang bersangkutan dengan pemohon yang belum divalidasi, akan ditampilkan jendela baru berupa data permintaan barang gudang. Atribut-atribut data yang ditampilkan dalam jendela ini meliputi : kode barang, nama dan spesifikasi barang, satuan dan jumlah barang yang dimintakan, serta pada masing-masing data dilekatkan link icon sub modul pembatalan permintaan barang gudang

untuk membatalkan perekaman data permintaan barang

persediaan Pangkalan.

Gambar 18.10 : Data Permintaan Barang Gudang – Pemohon 3. Sub Modul Pembatalan Permintaan Barang Persediaan (Pemohon) Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi (umum-nautika-teknik-telka), kepala kamar mesin, mualim, juru mudi, kelasi, masinis (juru motor) dan juru minyak. Sub modul ini berfungsi untuk membatalkan perekaman data permintaan barang persediaan. Sub modul ini hanya dapat dilakukan sebelum validasi data permintaan barang persediaan yang terekam dilakukan oleh atasan pemohon yang bersangkutan (nakhoda, kepala kamar mesin dan tenaga survey sub unit kerja). Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela data permintaan barang gudang – pemohon, yang ditandai dengan link icon pembatalan

yang

diikuti dengan atribut-atribut data kode barang, nama dan spesifikasi barang, satuan dan jumlah barang yang dimintakan. Ketika link icon tersebut diklik, maka data permintaan barang persediaan telah dibatalkan dalam SIPPang dan otomatis jumlah barang persediaan yang dibatalkan permintaannya akan kembali menambah jumlah barang persediaan di gudang Pangkalan. 4. Sub Modul Validasi Permintaan Barang Persediaan (Atasan Pemohon)

11



2015

Sub modul ini dikelola oleh atasan pemohon (nakhoda dan tenaga survey sub unit kerja) dan berfungsi untuk menyetujui atau validasi data permintaan barang persediaan yang diajukan. Sub modul ini hanya dapat dilakukan oleh atasan langsung yang bersangkutan sebelum validasi lanjutan terhadap data permintaan barang persediaan dilakukan oleh penilai permintaan (user buki4). Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela utama gudang – atasan. Apabila ada data permintaan barang gudang – pemohon yang belum divalidasi, maka pada jendela tersebut yang ditampilkan adalah berupa form validasi data permintaan barang persediaan yang belum divalidasi oleh atasan yang bersangkutan. Dimana pada masing-masing data tersebut dilekatkan juga link icon sub modul pembatalan permintaan barang gudang

untuk membatalkan perekaman data permintaan barang

persediaan. Jika form tersebut disubmit dengan mengklik/memilih icon

,

maka validasi terhadap data-data permintaan barang persediaan yang ditampilkan dalam form tersebut selesai dilakukan.

Gambar 18.11 : Jendela Utama Gudang – Atasan Pemohon (Form Validasi Permintaan Barang Persediaan Pangkalan) 5. Sub Modul Daftar Permintaan Barang Persediaan (Atasan Pemohon) Sub modul ini dikelola oleh atasan pemohon (nakhoda dan tenaga survey sub unit kerja) dan berfungsi untuk menampilkan data permintaan barang persediaan yang pernah diajukan (SPMB – Surat Perintah Mengeluarkan Barang). Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela utama gudang – atasan. Apabila sudah tidak ada lagi data permintaan barang gudang – pemohon yang belum divalidasi, maka pada jendela tersebut yang ditampilkan adalah berupa data-data permintaan barang persediaan yang bersangkutan dengan atasan pemohon yang telah SPMB. Untuk memudahkan mencari nama barang

12



2015

persediaan atau informasi lainnya tentang barang persediaan yang telah dimintakan, disediakan menu pencarian (search) pada jendela utama gudang – atasan.

Gambar 18.12 : Jendela Utama Gudang – Atasan Pemohon (Daftar Permintaan Barang Persediaan Pangkalan Sudah SPMB) 6. Sub Modul Pembatalan Permintaan Barang Persediaan (Atasan Pemohon) Sub modul ini dikelola oleh atasan pemohon (nakhoda dan tenaga survey sub unit kerja) dan berfungsi untuk membatalkan perekaman data permintaan barang persediaan yang diajukan oleh pemohon yang bersangkutan. Sub modul ini hanya dapat dilakukan oleh atasan langsung yang bersangkutan sebelum validasi lanjutan terhadap data permintaan barang persediaan dilakukan oleh penilai permintaan (user buki4). Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela utama gudang – atasan pemohon (form validasi), yang ditandai dengan link icon pembatalan

yang diikuti dengan atribut-atribut data kode barang,

nama dan spesifikasi barang, satuan dan jumlah barang yang dimintakan. Ketika link icon tersebut diklik, maka data permintaan barang persediaan yang bersangkutan telah dibatalkan dalam SIPPang dan otomatis jumlah barang persediaan yang dibatalkan permintaannya akan kembali menambah jumlah barang persediaan di gudang Pangkalan. 7. Sub Modul Table Barang (Atasan Pemohon) Sub modul ini dikelola oleh atasan pemohon (nakhoda dan tenaga survey sub unit kerja) dan berfungsi untuk menampilkan daftar barang persediaan yang berhasil terekam dalam SIPPang. Untuk mengelola sub modul ini dengan mengklik link icon daftar barang yang terletak pada bagian atas jendela utama gudang – atasan pemohon. Selanjutnya akan ditampilkan jendela baru daftar barang gudang – table gudang. Atributatribut data yang ditampilkan dalam jendela tersebut meliputi : kode barang, nama dan spesifikasi barang, satuan dan jumlah barang (saldo). Untuk memudahkan mencari nama

13



2015

barang persediaan atau informasi lainnya tentang barang persediaan, disediakan menu pencarian (search) pada jendela daftar barang gudang – table gudang.

Gambar 18.13 : Table Barang – Jendela Utama Gudang (Atasan Pemohon) 8. Sub Modul Daftar Permintaan Barang Persediaan Non Validasi (Penilai Persediaan) Sub modul ini dikelola oleh pelaksana administrasi penilai persediaan (user buki4) dan berfungsi untuk menampilkan daftar permintaan barang persediaan yang belum dilakukan penilaian (validasi). Sub modul ini hanya dapat dilakukan setelah ada permintaan barang yang telah divalidasi oleh atasan pemohon dan data permintaan tersebut belum dilanjutkan dengan persetujuan (validasi) oleh Kepala Sub Bagian atau Kepala Seksi masing-masing. Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela utama gudang – penilai persediaan. Apabila ada data permintaan barang yang belum dinilai/diteliti, maka pada jendela tersebut yang ditampilkan adalah berupa daftar permintaan barang persediaan yang belum dinilai. Daftar permintaan tersebut dikelompokan berdasarkan pemohon permintaan barang persediaan. Dimana pada masing-masing data tersebut dilekatkan juga link icon sub modul penelitian permintaan barang persediaan

. Daftar permintaan barang persediaan belum

validasi ini tidak ditampilkan lagi ketika sudah tidak ada lagi data permintaan barang persediaan yang dinilai kewajarannya, dan yang ditampilkan adalah daftar permintaan barang persediaan sudah penilaian/penelitian.

14



2015

Gambar 18.14 : Jendela Utama Gudang – Penilai Persediaan (Daftar Permintaan Barang Persediaan Pangkalan Non Validasi) 9. Sub Modul Penelitian Permintaan Barang Persediaan (Penilai Persediaan) Sub modul ini dikelola oleh pelaksana administrasi penilai persediaan (user buki4) dan berfungsi untuk melakukan penilaian atas permintaan barang persediaan yang diajukan. Penilaian permintaan persediaan ini untuk menguji kewajaran jenis dan jumlah barang yang diminta bedasarkan data-data permintaan barang sebelumnya dan ketersediaan barang dalam gudang Pangkalan. Berdasarkan penilaian kewajaran tersebut, penilai persediaan dapat memutuskan untuk memberikan semua barang yang diminta atau hanya sebagian yang diminta. Sub modul ini hanya dapat dilakukan setelah ada permintaan barang yang telah divalidasi oleh atasan pemohon dan data permintaan tersebut belum dilanjutkan dengan persetujuan (validasi) oleh Kepala Sub Bagian atau Kepala Seksi masing-masing. Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela utama gudang – daftar permintaan barang persediaan pangkalan non validasi. Ketika akan meneliti salah satu permintaan persediaan, pada sisi kanan data tersebut disediakan link icon

yang apabila diklik/dipilih

akan tampil jendela baru form penelitian permintaan barang persediaan. Atribut-atribut yang ditampilkan dalam form tersebut meliputi : kode barang, nama dan spesifikasi barang, satuan dan jumlah barang yang diminta, serta isian jumlah barang yang disetujui untuk diberikan. Antara jumlah barang yang diminta dan barang yang disetujui untuk diberikan bisa saja sama atau berbeda. Dalam hal barang yang akan diberikan lebih kecil jumlahnya daripada yang dimintakan, maka penilai persediaan memutuskan jumlah barang yang akan diberikan dengan melengkapi isian jumlah yang diminta pada form tersebut, kemudian data disubmit. Atas selisih jumlah tersebut akan kembali menambah jumlah barang persediaan di gudang Pangkalan. Perubahan data permintaan barang persediaan dengan hasil penelitian penilai persediaan hanya dapat dilakukan satu kali dan tidak dimungkinkan jumlah yang akan diberikan lebih besar dari jumlah yang diminta. Setelah penilai persediaan meneliti satu persatu barang persediaan yang akan diminta atas permohonan permintaan yang diajukan, 15



2015

maka untuk mengakhiri kegiatan penelitian ini adalah dengan mensubmit form yang ditandai dengan tombol selesai penelitian

.

Gambar 18.15 : Form Penelitian Permintaan Barang Persediaan Pangkalan – Penilai Persediaan

Gambar 18.16 : Form Penelitian Permintaan Barang Persediaan Pangkalan (Ada Perubahan Antara Barang Yang Diminta Dengan Yang Akan Diberi) 10. Sub Modul Daftar Permintaan Barang Persediaan Sudah Validasi (Penilai Persediaan) Sub modul ini dikelola oleh pelaksana administrasi penilai persediaan (user buki4) dan berfungsi untuk menampilkan daftar permintaan barang persediaan yang sudah dilakukan penilaian (validasi). Sub modul ini hanya dapat dilakukan setelah ada permintaan barang yang telah divalidasi oleh penilai persediaan yang belum dilanjutkan dengan persetujuan (validasi) oleh Kepala Sub Bagian atau Kepala Seksi masing-masing. Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela utama gudang – penilai persediaan. Apabila sudah tidak ada lagi data permintaan barang yang dinilai/diteliti, maka pada jendela tersebut yang ditampilkan adalah berupa daftar permintaan barang persediaan yang sudah dinilai dan dikelompokan berdasarkan pemohon permintaan barang persediaan. Dimana pada masingmasing data tersebut dilekatkan juga link icon sub modul informasi penelitian permintaan barang persediaan

. Daftar permintaan barang persediaan sudah validasi ini tidak

ditampilkan lagi ketika semua data permintaan barang persediaan sudah dilanjutkan dengan persetujuan (validasi) oleh Kepala Sub Bagian atau Kepala Seksi masing-masing.

16



2015

Gambar 18.17 : Jendela Utama Gudang – Penilai Persediaan (Daftar Permintaan Barang Persediaan Pangkalan Sudah Validasi) 11. Sub Modul Informasi Penelitian Permintaan Barang Persediaan (Penilai Persediaan) Sub modul ini dikelola oleh pelaksana administrasi penilai persediaan (user buki4) dan berfungsi untuk menampilkan informasi hasil penilaian atas permintaan barang persediaan yang diajukan. Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela utama gudang – penilai persediaan. Apabila sudah tidak ada lagi data permintaan barang yang dinilai/diteliti, maka pada jendela tersebut yang ditampilkan adalah berupa daftar permintaan barang persediaan yang sudah dinilai dan dikelompokan berdasarkan pemohon permintaan barang persediaan. Dimana pada masing-masing data tersebut dilekatkan juga link icon sub modul informasi penelitian permintaan barang persediaan

yang apabila diklik/dipilih akan tampil jendela

baru informasi penelitian permintaan barang persediaan. Atribut-atribut yang ditampilkan dalam jendela tersebut meliputi : kode barang, nama dan spesifikasi barang, satuan dan jumlah barang yang diminta dan jumlah barang yang disetujui untuk diberikan.

Gambar 18.18 : Informasi Permintaan Barang Persediaan Pangkalan Sudah Validasi 12. Sub Modul Daftar Permintaan Barang Persediaan (Penilai Persediaan) Sub modul ini dikelola oleh pelaksana administrasi penilai persediaan (user buki4) dan berfungsi untuk menampilkan daftar permintaan barang persediaan yang telah ada bukti permintaan barangnya (PB – Permintaan Barang) yang disajikan per jenis barang. Daftar ini digunakan oleh penilai persediaan untuk meneliti dan memonitor permintaan barang

17



2015

persediaan. Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela utama gudang – penilai persediaan, yang ditandai dengan link icon daftar permintaan barang

.

Ketika link icon tersebut diklik/dipilih akan tampil jendela baru daftar permintaan barang persediaan. Atribut-atribut yang ditampilkan dalam jendela tersebut meliputi : kode barang, nama dan spesifikasi barang, satuan dan jumlah barang yang disetujui untuk diberikan, tanggal permintaan serta peruntukan barang untuk sub unit kerja dan nama kapal. Untuk memudahkan mencari data sesuai kriteria yang diinginkan, disediakan menu pencarian (search) pada jendela tersebut.

Gambar 18.19 : Daftar Permintaan Barang Persediaan Pangkalan – Penilai Persediaan 13. Sub Modul Table Barang (Penilai Persediaan) Sub modul ini dikelola oleh pelaksana administrasi penilai persediaan (user buki4) dan berfungsi untuk menampilkan daftar barang persediaan yang berhasil terekam dalam SIPPang. Untuk mengelola sub modul ini dengan mengklik link icon daftar barang yang terletak pada bagian atas jendela utama gudang. Selanjutnya akan ditampilkan jendela baru daftar barang gudang – table gudang. Atribut-atribut data yang ditampilkan dalam jendela tersebut meliputi : kode barang, nama dan spesifikasi barang, satuan dan jumlah barang (saldo). Untuk memudahkan mencari nama barang persediaan atau informasi lainnya tentang barang persediaan, disediakan menu pencarian (search) pada jendela daftar barang gudang – table gudang.

18



2015

Gambar 18.20 : Table Barang – Jendela Utama Gudang (Penilai Persediaan) 14. Sub Modul Daftar Permintaan Barang Persediaan Non Validasi (Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian – Sub Unit Kerja Permintaan Barang) Sub modul ini dikelola oleh Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian – Sub Unit Kerja Permintaan Barang dan berfungsi untuk menampilkan daftar permintaan barang persediaan yang belum dilakukan persetujuan (validasi). Sub modul ini hanya dapat dilakukan setelah ada permintaan barang yang telah divalidasi oleh penilai persediaan. Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela utama gudang – Kasi/Kasubbag, yang ditandai dengan link icon permintaan barang

. Jika masih ada data permintaan barang persediaan yang

belum disetujui, pada saat link icon tersebut diklik/dipilih akan tampil jendela baru daftar permintaan barang persediaan belum validasi. Dalam daftar tersebut data-data permintaan dikelompokan berdasarkan pemohon permintaan barang persediaan. Dimana pada masingmasing data tersebut dilekatkan juga link icon sub modul persetujuan permintaan barang persediaan

. Daftar permintaan barang persediaan belum validasi ini tidak ditampilkan

lagi ketika sudah tidak ada lagi data permintaan barang persediaan yang harus divalidasi/disetujui, dan yang ditampilkan adalah daftar permintaan barang persediaan sudah divalidasi/disetujui.

19



2015

Gambar 18.21 : Daftar Permintaan Barang Persediaan Pangkalan – Belum Validasi (Jendela Kasi/Kasubbag – Sub Unit Kerja Permintaan Barang) 15. Sub Modul Persetujuan Permintaan Barang Persediaan (Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian – Sub Unit Kerja Permintaan Barang) Sub modul ini dikelola oleh Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian – Sub Unit Kerja Permintaan Barang dan berfungsi untuk merekam persetujuan atas permintaan barang persediaan yang diajukan. Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela daftar permintaan barang persediaan pangkalan – belum validasi. Ketika akan menyetujui salah satu permintaan persediaan, pada sisi kanan data tersebut disediakan link icon

yang apabila diklik/dipilih

akan tampil jendela baru form persetujuan permintaan barang persediaan. Atribut-atribut yang ditampilkan dalam form tersebut meliputi : kode, nama dan spesifikasi barang, satuan barang, jumlah barang yang diminta dan jumlah barang yang diusulkan diberi, sub unit kerja dan nama kapal. Untuk melengkapi form ini, maka isian yang tersedia harus diisi, meliputi : pilihan sub unit kerja peruntukan barang, tanggal persetujuan dan pilihan nama kapal atau non-kapal. Untuk nomor persetujuan (validasi) permintaan barang persediaan sudah tersedia (pre-numbered). Nomor dan tanggal persetujuan (validasi) ini yang akan dijadikan bukti permintaan barang (PB). Setelah isian tersebut dilengkapi dan disubmit, maka permohonan permintaan barang persediaan selesai. Terhadap barang persediaan yang telah mendapat persetujuan (validasi) permintaan, tidak dapat dilakukan pembatalan permintaan. Jika ingin membatalkan, maka melalui cara adjustment pemasukan. Pada masing-masing data barang yang diminta yang disajikan dalam form ini, juga dilekatkan juga link icon sub modul pembatalan permintaan barang gudang

untuk membatalkan permintaan barang

persediaan sebelum persetujuan permintaan disubmit.

20



2015

Gambar 18.22 : Form Persetujuan Permintaan Barang Persediaan Pangkalan (Jendela Kasi/Kasubbag – Sub Unit Kerja Permintaan Barang) 16. Sub Modul Pembatalan Permintaan Barang Persediaan (Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian – Sub Unit Kerja Permintaan Barang) Sub modul ini dikelola oleh Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian – Sub Unit Kerja Permintaan Barang dan berfungsi untuk membatalkan perekaman data permintaan barang persediaan yang diajukan. Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela form persetujuan permintaan barang persediaan (Jendela Kasi/Kasubbag – Sub Unit Kerja Permintaan Barang), yang ditandai dengan link icon pembatalan

yang diikuti dengan atribut-atribut data

kode barang, nama dan spesifikasi barang, satuan dan jumlah barang yang dimintakan dan diberikan. Ketika link icon tersebut diklik, maka data permintaan barang persediaan yang bersangkutan telah dibatalkan dalam SIPPang dan otomatis jumlah barang persediaan yang dibatalkan permintaannya akan kembali menambah jumlah barang persediaan Pangkalan. 17. Sub Modul Daftar Permintaan Barang Persediaan Sudah Validasi (Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian – Sub Unit Kerja Permintaan Barang) Sub modul ini dikelola oleh Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian – Sub Unit Kerja Permintaan Barang dan berfungsi untuk menampilkan daftar permintaan barang persediaan yang sudah dilakukan persetujuan permintaan barang (PB – Permintaan Barang). Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela utama gudang – Kasi/Kasubbag, yang ditandai dengan link icon permintaan barang

. Jika sudah tidak ada lagi data permintaan barang persediaan

yang harus disetujui, pada saat link icon tersebut diklik/dipilih akan tampil jendela baru daftar informasi permintaan barang persediaan sudah validasi. Dalam daftar tersebut atribut-atribut yang ditampilkan adalah nomor dan tanggal permintaan barang (PB) serta sub unit kerja dan nama kapal atau non-kapal. Dimana pada masing-masing data tersebut dilekatkan juga link icon informasi persetujuan permintaan barang persediaan

21


. Daftar


2015

permintaan barang persediaan belum validasi ini tidak ditampilkan ketika masih ada data permintaan barang persediaan yang harus divalidasi/disetujui.

Gambar 18.23 : Daftar Permintaan Barang (PB) (Jendela Kasi/Kasubbag – Sub Unit Kerja Permintaan Barang) 18. Sub Modul Informasi Persetujuan Permintaan Barang – PB (Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian – Sub Unit Kerja Permintaan Barang) Sub modul ini dikelola oleh Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian – Sub Unit Kerja Permintaan Barang dan berfungsi untuk menampilkan informasi permintaan barang persediaan yang telah selesai proses persetujuannya (sudah ada dokumen PB-nya). Untuk mengelola sub modul ini dengan mengklik link icon informasi PB - permintaan barang

yang terletak di

sisi kiri data pada jendela daftar permintaan barang (PB). Kemudian akan ditampilkan pada jendela terpisah mengenai informasi lengkap bukti permi ntaan barang (PB) yang dapat dicetak dan disajikan dalam bentuk lembaran tercetak yang dilekatkan pada halaman belakang buku manual ini. 19. Sub Modul Cetak Permintaan Barang Persediaan Pangkalan Sub modul ini dikelola oleh pelaksana administrasi penilai persediaan (user buki4) dan berfungsi untuk mencetak konsep naskah bukti permintaan barang (PB). Konsep naskah tersebut hanya dapat dicetak apabila terhadap data-data permintaan barang persediaan telah mendapat persetujuan (telah mendapat nomor dan tanggal PB) oleh Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian – Sub Unit Kerja Permintaan Barang. Untuk mengelola sub modul ini dengan mengklik link icon cetak permintaan barang

yang terletak pada

bagian atas pada jendela utama gudang – penilai persediaan. Selanjutnya akan ditampilkan jendela cetak permintaan barang (PB). Dalam jendela tersebut ditampilkan daftar bukti permintaan barang (PB) dengan link icon cetak permintaan barang (PB)

22


pada masing-


2015

masing datanya. Ketika link icon tersebut diklik, maka akan ditampilkan pada jendela yang terpisah konsep naskah bukti permintaan barang (PB) bersangkutan yang siap cetak. Contoh lampiran konsep naskah bukti permintaan barang (PB) tersebut dilekatkan pada halaman belakang buku manual ini. D. Pengeluaran Barang Persediaan Pangkalan Pengeluaran barang persediaan adalah tahapan terakhir mutasi barang, sebagai tindak lanjut dari permintaan barang persediaan. Kegiatan utama dan sangat penting dalam pengeluaran barang adalah mencocokan antara fisik barang dengan dokumen pengeluaran barang. Apabila kedapatan selisih lebih atau kurang fisik barang, maka segera lakukan ‘adjustment pemasukan’ ataupun ‘adjustment pengeluaran’. Dalam tahapan ini menghasilkan dokumen pengeluaran barang berupa surat perintah kepada petugas gudang untuk mengeluarkan sejumlah barang diserahkan ke penerima barang sebagai pemohon barang yang bersangkutan. Dokumen pengeluaran ini (SPMB – Surat Perintah Mengeluarkan Barang) adalah sebagai bukti formal barang sudah diserahterimakan. Berikut pengelolaan kegiatan pengeluaran barang persediaan Pangkalan yang dikelompokan ke dalam beberapa sub modul yang dijelaskan secara berurutan mengikuti proses yang ada dalam SIPPang : 1. Sub Modul Daftar Permintaan Barang Belum SPMB (Pengelola Persediaan Pangkalan) Sub modul ini dikelola oleh pengelola persediaan pangkalan yaitu Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal atau kasi lain sebagai plh. Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal. Sub modul ini berfungsi untuk menampilkan daftar permintaan barang persediaan (sudah ada dokumen PB – Permintaan Barang) yang belum dilakukan persetujuan pengeluarannya (belum ada dokumen SPMB). Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela utama gudang – Kasi/Kasubbag, yang ditandai dengan link icon pengeluaran barang

.

Jika masih ada permintaan barang persediaan (PB) namun belum ada SPMB-nya, pada saat link icon tersebut diklik/dipilih akan tampil jendela baru daftar permintaan barang persediaan belum SPMB. Dalam daftar tersebut ditampilkan data-data permintaan barang (PB) yang belum SPMB. Dimana pada masing-masing data tersebut dilekatkan juga link icon sub modul persetujuan pengeluaran barang persediaan. Jendela daftar permintaan barang persediaan belum SPMB ini tidak ditampilkan lagi ketika sudah tidak ada lagi data permintaan barang persediaan (PB) yang belum SPMB, dan yang ditampilkan adalah jendela daftar pengeluaran barang – SPMB.

23



2015

Gambar 18.24 : Daftar Permintaan Barang belum SPMB 2. Sub Modul Persetujuan Pengeluaran Barang (Pengelola Persediaan Pangkalan) Sub modul ini dikelola oleh pengelola persediaan pangkalan yaitu Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal atau kasi lain sebagai plh. Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal. Sub modul ini berfungsi untuk merekam persetujuan pengeluaran barang persediaan atas permintaan barang persediaan yang diajukan. Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela daftar permintaan barang persediaan belum SPMB. Ketika akan menyetujui salah satu permintaan persediaan, pada sisi kanan data tersebut disediakan link icon

yang

apabila diklik/dipilih akan tampil jendela baru form persetujuan pengeluaran barang persediaan. Atribut-atribut yang ditampilkan dalam form tersebut meliputi : nomor permintaan barang (PB) yang bersangkutan, kode, nama dan spesifikasi barang, satuan barang dan jumlah barang yang disetujui untuk diberikan. Untuk melengkapi form ini, maka isian yang tersedia harus diisi yaitu tanggal persetujuan pengeluaran. Untuk nomor persetujuan pengeluaran barang persediaan (SPMB) sudah tersedia (pre-numbered). Nomor dan tanggal persetujuan ini yang akan dijadikan bukti pengeluaran barang (SPMB). Setelah isian tersebut dilengkapi dan disubmit, maka pengeluaran barang persediaan dapat dilakukan. Terhadap barang persediaan yang telah mendapat persetujuan pengeluaran, tidak dapat dilakukan pembatalan pengeluaran. Jika ingin membatalkan, maka melalui cara ‘adjustment pemasukan’.

Gambar 18.25 : Form Persetujuan Pengeluaran Barang Persediaan 24



2015

3. Sub Modul Daftar Informasi Pengeluaran Barang – SPMB (Pengelola Persediaan Pangkalan) Sub modul ini dikelola oleh pengelola persediaan pangkalan yaitu Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal atau kasi lain sebagai plh. Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal. Sub modul ini berfungsi untuk menampilkan daftar pengeluaran barang persediaan yang sudah dilakukan persetujuan pengeluaran barang (SPMB – Surat Perintah Mengeluarkan Barang). Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela utama gudang – Kasi/Kasubbag, yang ditandai dengan link icon pengeluaran barang

. Jika sudah tidak ada lagi data

permintaan barang persediaan (sudah ada dokumen PB) yang harus disetujui pengeluarannya, pada saat link icon tersebut diklik/dipilih akan tampil jendela baru daftar SPMB - pengeluaran barang persediaan – pengelola persediaan Pangkalan. Dimana pada masing-masing data tersebut dilekatkan juga link icon informasi SPMB

. Sub modul ini juga

dapat dikelola dengan mengklik link icon data pengeluaran barang pada jendela daftar permintaan barang belum SPMB – pengelola persediaan Pangkalan.

Gambar 18.26 : Daftar SPMB – Pengeluaran Barang Persediaan (Pengelola Persediaan Pangkalan) 4. Sub Modul Informasi Pengeluaran Barang – SPMB (Pengelola Persediaan Pangkalan) Sub modul ini dikelola oleh pengelola persediaan pangkalan yaitu Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal atau kasi lain sebagai plh. Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal. Sub modul ini berfungsi untuk menampilkan informasi pengeluaran barang persediaan yang telah selesai proses persetujuannya (sudah ada dokumen SPMB-nya). Untuk mengelola sub modul ini dengan mengklik link icon informasi SPMB

yang terletak di sisi kiri data pada jendela

daftar SPMB – pengeluaran barang persediaan (SPMB). Kemudian akan ditampilkan pada jendela terpisah mengenai informasi lengkap bukti pengeluaran barang (SPMB) yang dapat dicetak dan disajikan dalam bentuk lembaran tercetak yang dilekatkan pada halaman belakang buku manual ini. 25



2015

5. Sub Modul Daftar SPMB Belum Validasi Pengeluaran (Petugas Gudang) Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi gudang pada Sub Bagian Umum (user buki5) dan berfungsi untuk menampilkan daftar SPMB yang belum divalidasi pengeluarannya (belum ada serah terima barang). Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela utama gudang – petugas gudang, yang ditandai dengan link icon pengeluaran barang

. Jika masih ada SPMB namun belum divalidasi pengeluaran

barang persediaannya, pada saat link icon tersebut diklik/dipilih akan tampil jendela baru daftar SPMB belum validasi pengeluaran – petugas gudang. Dalam daftar tersebut ditampilkan data-data SPMB yang belum validasi pengeluarannya. Dimana pada masingmasing data tersebut dilekatkan juga link icon

sub modul validasi pengeluaran barang

dalam SPMB (Petugas Gudang). Jendela daftar SPMB belum validasi pengeluaran – petugas gudang ini tidak ditampilkan lagi ketika sudah tidak ada lagi data SPMB yang perlu divalidasi pengeluarannya, dan yang ditampilkan adalah jendela daftar pengeluaran barang – SPMB (siap cetak).

Gambar 18.27 : Daftar SPMB Belum Validasi Pengeluaran (Petugas Gudang) 6. Sub Modul Validasi Pengeluaran Barang Dalam SPMB (Petugas Gudang) Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi gudang pada Sub Bagian Umum (user buki5) dan berfungsi untuk merekam validasi pengeluaran barang persediaan dalam SPMB. Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela daftar SPMB belum validasi pengeluaran – petugas gudang. Ketika akan memvalidasi pengeluaran barang salah satu SPMB, pada sisi kanan data tersebut disediakan link icon

yang apabila diklik/dipilih akan

tampil jendela baru form validasi SPMB – pengeluaran barang persediaan (petugas gudang). Atribut-atribut yang ditampilkan dalam form tersebut meliputi : nomor SPMB yang bersangkutan, kode, nama dan spesifikasi barang, satuan barang dan jumlah barang yang dikeluarkan. Setelah dilakukan penelitian kemudian disubmit de ngan mengklik tombol , maka perekaman validasi pengeluaran barang persediaan (SPMB) oleh petugas gudang selesai. 26



2015

Gambar 18.28 : Form Validasi SPMB – Pengeluaran Barang Persediaan (Petugas Gudang) 7. Sub Modul Daftar SPMB Belum Validasi Pengeluaran (Penerima Barang) Sub modul ini dikelola oleh penerima barang yaitu : petugas pelaksana administrasi (umumnautika-teknik-telka), kepala kamar mesin, mualim, juru mudi, kelasi, masinis (juru motor) dan juru minyak. Sub modul ini berfungsi untuk menampilkan daftar SPMB yang bel um divalidasi pengeluarannya (belum ada serah terima barang) oleh penerima barang yang bersangkutan. Penerima barang hanya dapat memvalidasi pengeluaran barang yang bersangkutan dengan sub unit kerjanya atau kapal/non-kapalnya. Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela utama gudang – penerima/pemohon barang persediaan, yang ditandai dengan link icon check SPMB

. Jika masih ada SPMB namun belum

divalidasi pengeluaran barang persediaannya, pada saat link icon tersebut diklik/dipilih akan tampil jendela baru daftar SPMB belum validasi pengeluaran – penerima/pemohon barang persediaan. Dalam daftar tersebut ditampilkan data-data SPMB yang belum validasi pengeluarannya. Dimana pada masing-masing data tersebut dilekatkan juga link icon

sub

modul validasi pengeluaran barang dalam SPMB (Penerima/Pemohon Barang).

Gambar 18.29 : Daftar SPMB Belum Validasi Pengeluaran (Penerima/Pemohon Barang) 8. Sub Modul Validasi Pengeluaran Barang Dalam SPMB (Penerima/Pemohon Barang) Sub modul ini dikelola oleh penerima barang yaitu : petugas pelaksana administrasi (umumnautika-teknik-telka), kepala kamar mesin, mualim, juru mudi, kelasi, masinis (juru motor) 27



2015

dan juru minyak. Sub modul ini berfungsi untuk merekam validasi pengeluaran barang persediaan dalam SPMB oleh penerima barang yang bersangkutan. Untuk dapat mengelola sub modul ini melalui jendela daftar SPMB belum validasi pengeluaran – penerima/pemohon barang. Ketika akan memvalidasi pengeluaran barang salah satu SPMB, pada sisi kanan data tersebut disediakan link icon

yang apabila diklik/dipilih akan tampil jendela baru form

validasi SPMB – pengeluaran barang persediaan (penerima/pemohon barang). Atributatribut yang ditampilkan dalam form tersebut meliputi : nomor SPMB yang bersangkutan, kode, nama dan spesifikasi barang, satuan barang dan jumlah barang yang dikeluarkan. Setelah

dilakukan

penelitian

kemudian

disubmit

dengan

mengklik

tombol

, maka perekaman validasi pengeluaran barang persediaan (SPMB) oleh penerima/pemohon barang selesai.

Gambar 18.30 : Form Validasi SPMB – Pengeluaran Barang Persediaan (Penerima/Pemohon Barang) 9. Sub Modul Cetak Pengeluaran Barang – SPMB (Petugas Gudang) Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi gudang pada Sub Bagian Umum (user buki5) dan berfungsi untuk mencetak konsep naskah bukti pengeluaran barang (SPMB). Konsep naskah tersebut hanya dapat dicetak apabila terhadap SPMB telah selesai divalidasi oleh penerima barang yang bersangkutan. Untuk mengelola sub modul ini dengan mengklik link icon cetak pengeluaran barang

yang terletak pada bagian atas pada

jendela utama gudang – penerima/pemohon barang. Selanjutnya akan ditampilkan jendela cetak pengeluaran barang (SPMB). Dalam jendela tersebut ditampilkan daftar bukti pengeluaran barang (SPMB) dengan link icon cetak pengeluaran barang (SPMB)

pada

masing-masing datanya. Ketika link icon tersebut diklik, maka akan ditampilkan pada jendela yang terpisah konsep naskah bukti pengeluaran barang (SPMB) bersangkutan yang siap cetak. Contoh lampiran konsep naskah bukti pengeluaran barang (SPMB) tersebut dilekatkan pada halaman belakang buku manual ini.

28


BAB XVIII MODUL GUDANG

Recommend Documents