Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
BAB V PROSES RAPAT
Proses Persiapan Rapat Komisaris Direksi
Mulai
Corporate Secretary
Menerima Formulir Usulan Agenda Rapat dan Materi Rapat yang telah ditandatangani oleh Direksi.
1. Meminta Unit Kerja di bawah koordinasinya untuk menyiapkan materi rapat. 2. Mengisi dan menandatangani Formulir Usulan Agenda Rapat Membuat draft Undangan Rapat.
Menyerahkan materi rapat dan Formulir Usulan Agenda Rapat yang telah ditandatngani kepada Coporate Secretary.
Menerima materi rapat dari Coporate Secretary untuk dikoreksi.
Terima pemberitahuan Undangan Rapat dan Materi Rapat (soft copy/ hard copy).
Menyerahkan draft Undangan Rapat dan Materi Rapat yang diajukan oleh Direksi kepada Sekretaris Komisaris untuk mendapat persetujuan dari Komisaris.
Serahkan Materi Rapat ke Direksi untuk dikoreksi.
Komisaris
Menerima draft Undangan Rapat dan Materi Rapat dari Coporate Secretary.
Memeriksa jadwal rapat dan mereview materi rapat.
Setuju ? Tidak
Ya
Kembalikan ke Coporate Secretary untuk diserahkan ke Direksi untuk dikoreksi.
Kembalikan ke Coporate Secretary untuk diproses selanjutnya.
Terima Undangan Rapat Dewan Komisaris yang telah ditandatngani Komisaris Utama. Terima pemberitahuan Undangan Rapat dan Materi Rapat (soft copy/hard copy).
Kirim Undangan Rapat dan Materi Rapat ke seluruh peserta rapat. Menerima dan menandatangani Surat Penunjukkan Notulis Rapat.
Mengirimkan dan meminta Komisaris untuk menandatangani Surat Penunjukkan Notulis Rapat.
Menyerahkan Surat Penunjukkan Notulis Rapat yang telah ditandatangani kepada Coporate Secretary.
Menerima Surat Penunjukkan Notulis Rapat dari Komisaris.
Selesai
*) : Apabila yang mengajukan rapat adalah Dewan Komisaris, maka persiapan materi rapat dan pengisisan Formulir Usulan Agenda Rapat dapat dilakukan oleh Corporate Secretary
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
1 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Risalah Rapat Komisaris Corporate Secretary
Mulai
Anggota Dewan Komisaris
Ketua Rapat dan anggota Dewan Komisaris lainnya yang berwenang menandatangani Risalah Rapat menerima dan mereview Risalah Rapat dari Corporate Secretary
Membuat Risalah Rapat dan mengirimkan Risalah Rapat ke Dewan Komisaris untuk mendapat persetujuan
Setuju ? Tidak
Ya
Menerima dan melakukan koreksi terhadap Risalah Rapat Kembalikan ke Corporate Secretary untuk dikoreksi Terima Risalah Rapat yang telah ditandatangi oleh Ketua Rapat dan salah seorang anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk
Menandatangani risalah rapat dan mengembalikan ke Corporate Secretary untuk diproses selanjutnya
Menerima dan mereview salinan Risalah Rapat Mengirimkan salinan Risalah Rapat ke seluruh anggota Dewan Komisaris
Menerima tanggapan terhadap Risalah Rapat dari seluruh anggota Dewan Komisaris (bila ada) dan merevisi Risalah Rapat Meminta persetujuan kembali kepada Ketua Rapat dan anggota Dewan Komisaris lainnya terhadap hasil revisi Risalah Rapat Mengirimkan Risalah Rapat yang telah direvisi kepada seluruh anggota Dewan Komisaris
Minta Unit Kerja terkait/Direksi terkait untuk menindaklanjuti hasil rapat dengan membuat Internal Memorandum (bila diperlukan)
Mengirimkan tanggapan terhadap Risalah Rapat (bila ada maksimum 10 hari sejak tanggal pengiriman Risalah Rapat oleh Corporate Secretary)
Menerima Risalah Rapat yang telah direvisi dari Corporate Secretary
Simpan salinan Risalah Rapat
Simpan Risalah Rapat asli (softcopy & hardcopy)
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
2 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Proses Persiapan Rapat Direksi Unit Kerja di bawah Koordinasi Direksi
Direksi
Corporate Secretary
Mulai
Meminta Unit Kerja untuk menyiapkan materi rapat *)
Menyiapkan materi rapat
Meminta persetujuan/ tanda tangan Direksi atas materi rapat
Menerima dan mereview materi rapat dari Unit Kerja
Setuju ? Menerima materi rapat dari Direksi untuk dikoreksi
Ya
Tidak Kembalikan ke Unit Kerja untuk dikoreksi
Menandatangani materi rapat
Mengisi dan menandatangani Formulir Usulan Agenda Rapat Menyerahkan Formulir Usulan Agenda Rapat dan materi rapat kepada Corporate Secretary
Menerima undangan rapat untuk disetujui
Menerima materi rapat dan Formulir Usulan Agenda Rapat dari Direksi
Membuat Undangan Rapat Meminta Direktur Utama/ Pengganti menandatangani Undangan Rapat
A
*) Apabila yang mengajukan rapat adalah anggota Dewan Komisaris atau pemegang saham, maka persiapan materi rapat dan pengisian Formulir Usulan Agenda Rapat dapat dilakukan oleh Corporate Secretary
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
3 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Proses Persiapan Rapat Direksi Unit Kerja di bawah Koordinasi Direksi
Direksi
Corporate Secretary
A
Setuju ? Tidak
Ya
Kembalikan ke Corporate Secretary untuk dikoreksi
Menerima undangan rapat dan materi rapat dari Corporate Secretary
Tanda tangani Surat Undangan dan kembalikan ke Corporate Secretary untuk diproses lebih lanjut
Menerima undangan rapat yang telah ditandatangani Direktur Utama/Pengganti
Menerima undangan rapat dan materi rapat dari Corporate Secretary
Mengirimkan undangan rapat dan materi rapat ke seluruh Direksi dan peserta rapat lainnya disertai tanda terima
Menerima dan menandatangani Surat Penunjukan Notulis Rapat
Mengirimkan dan meminta Direksi untuk menandatangani Surat Penunjukan Notulis Rapat
Menyerahkan Surat Penunjukan Notulis Rapat yang telah ditandatangani kepada Corporate Secretary
Menerima Surat Penunjukan Notulis Rapat dari Direksi
Selesai
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
4 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Risalah Rapat Direksi Corporate Secretary
Direksi
Mulai
Membuat risalah rapat dan mengirimkan draft risalah rapat tersebut ke seluruh anggota Direksi dan peserta rapat lainnya untuk mendapat persetujuan
Menerima dan mereview draft risalah rapat dari Corporate Secretary
Tidak
Ya Setuju ?
Menerima dan melakukan koreksi terhadap Risalah Rapat
Kembalikan ke Corporate Secretary untuk dikoreksi dan dirangkum (bila terdapat beberapa masukan dari beberapa Direksi)
Menandatangani risalah rapat dan mengembalikan ke Corporate Secretary untuk diproses selanjutnya
Menerima risalah rapat yang telah ditandatangani oleh seluruh peserta rapat
Mengirimkan salinan risalah rapat ke seluruh peserta rapat
Minta Unit Kerja terkait/Direksi terkait untuk menindaklanjuti hasil rapat dengan membuat Internal Memorandum (bila diperlukan)
Menerima risalah rapat dari Corporate Secretary
Simpan salinan risalah rapat
Simpan risalah rapat asli (hard copy & soft copy)
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
5 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Proses Persiapan Rapat Komite Pengaju Rapat (Ketua/Anggota Komite)
Corporate Secretary
Komite Audit/Pemantau Risiko/ Remunerasi dan Nominasi
Mulai
Menyampaikan permintaan untuk dilakukan Rapat Komite (Audit/Pemantau Risiko/Remunerasi dan Nominasi)
Menerima permintaan rapat Komite dari pengaju rapat
Mempersiapkan materi rapat
Mengisi dan menandatangani Formulir Usulan Agenda Rapat
Menyerahkan formulir usulan Agenda Rapat yang telah ditandatangani oleh Komisaris kepada Corporate Secretary
Menerima Formulir usulan Agenda Rapat dari pengaju rapat
Meminta materi rapat dari Komite
Menerima permintaan materi rapat
Mengirimkan materi rapat kepada Corporate Secretary sesuai dengan permintaan
Menerima materi rapat dari Komite
Membuat draft undangan rapat dan meminta persetujuan Ketua Komite
Ketua Komite menerima draft undangan rapat
A
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
6 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Proses Persiapan Rapat Komite Pengaju Rapat (Ketua/Anggota Komite)
Corporate Secretary
Komite Audit/Pemantau Risiko/Remunerasi dan Nominasi
A
Ketua Komite Setuju ?
Tidak
Ya
Kembalikan ke Corporate Secretary untuk dikoreksi
Menandatangani surat undangan dan menyerahkan surat undangan ke Corporate Secretary untuk diproses selanjutnya
Terima Undangan Rapat Komite yang telah ditandatangani oleh Ketua Komite
Terima pemberitahuan undangan rapat dan Materi Rapat
Kirim Undangan Rapat dan Materi Rapat ke seluruh peserta rapat
Terima pemberitahuan Undangan rapat dan Materi Rapat
Selesai
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
7 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Risalah Rapat Komite Corporate Secretary
Komite Audit/Pemantau Risiko/Remunerasi dan Nominasi
Mulai Ketua Komitemenerima dan mereview Risalah Rapat dari Corporate Secretary
Membuat Risalah Rapat dan megirimkan Risalah Rapat ke Ketua Komite
Setuju ? Tidak
Ya
Menerima dan melakukan koreksi terhadap Risalah Rapat Kembalikan ke Corporate Secretary untuk dikoreksi Menerima Risalah Rapat yang telah ditandatangani oleh Ketua Komite
Menandatangani risalah rapat dan mengembalikan ke Corporate Secretary untuk diproses selanjutnya
Anggota Komite menerima salinan Risalah Rapat Mengirimkan salinan Risalah Rapat ke seluruh anggota Komite
Menerima tanggapan terhadap Risalah Rapat dari seluruh anggota anggota Komite Meminta persetujuan kembali kepada Ketua Komite Mengirimkan salinan R isalah R apat ke seluruh anggota Komite
Anggota Komite memberikan tanggapan terhadap Risalah Rapat (bila ada maksimum 10 hari sejak tanggal pengiriman salinan Risalah Rapat oleh Corporate Secretary
Menerima Risalah Rapat yang telah direvisi dari Corporate Secretary
Simpan Risalah Rapat asli (softcopy & hardcopy)
PT Bank Ina Perdana Tbk
Simpan salinan Risalah Rapat
Proses Rapat
8 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Proses Persiapan Rapat Direksi Bersama Komisaris Komisaris
Direksi
Corporate Secretary
Mulai
Menerima dan mereview materi rapat
Meminta persetujuan/ tanda tangan Direksi atas materi rapat
Menyiapkan materi rapat
Setuju ? Ya
Tidak
Menandatangani materi rapat
Kembalikan untuk dikoreksi
Menerima materi rapat untuk dikoreksi
Menerima materi rapat dan Formulir Usulan Agenda Rapat dari Direksi
Mengisi dan menandatangani Formulir Usulan Agenda Rapat Menyerahkan Formulir Usulan Agenda Rapat dan materi rapat kepada Corporate Secretary
Membuat Undangan Rapat Mengirim Undangan Rapat dan Materi Rapat
Menerima Undangan Rapat Dan Materi Rapat
Menerima Undangan Rapat Dan Materi Rapat
Menyetujui Surat Penunjukan Notulis Rapat
Membuat Surat Penunjukan Notulis Rapat Menerima Surat Penunjukan Notulis Rapat
Selesai
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
9 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Risalah Rapat Direksi Bersama Komisaris Komisaris
Direksi
Corporate Secretary
Mulai
Membuat Draft Risalah Rapat dan mengirimkannya ke semua Direksi dan Komisaris
Menerima dan mereview Draft Risalah Rapat
Ya
Setuju ?
Setuju Risalah Rapat
Tidak
Kembalikan untuk dikoreksi
Menerima dan mereview Draft Risalah Rapat
Setuju ?
Ya
Tidak
Kembalikan untuk dikoreksi
Setuju Risalah Rapat Menerima Draft Risalah Rapat dikoreksi
M e ne ri m a D ra ft Ri sa l a h Rapat yang disetujui
Membuat Risalah Rapat dan mengirimkanya ke semua Direksi dan Komisaris
Menandatangani Risalah Rapat dan mengirimkan kepada Corporate Secreatary
Menandatangani Risalah Rapat dan mengirimkan kepada Corporate Secreatary
Mengirimkan salinan Risalah yang telah ditandatangani Peserta Rapat ke semua peserta rapat
Menerima Risalah Rapat yang telah ditandatangani
Simpan Salinan Risalah Rapat
Menerima Risalah Rapat yang telah ditandatangani
Simpan Salinan Risalah Rapat
Simpan Salinan Risalah Rapat hard copy & soft copy
Dalam hal Anggota Direksi dan/atau Anggota Dewan Komisaris yang tidak menandatangani hasil rapat bersama, yang bersangkutan wajib menyebutkan alasannya secara tertulis dalam surat tersendiri yang dilekatkan pada risalah rapat
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
10 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Lampiran 1 Formulir Usulan Agenda Rapat Komisaris/ Direksi/ Komite/Direksi Bersama Komisaris……*)
Hari / Tanggal
: ____________________________________________________
Agenda Rapat
: ____________________________________________________
Jenis Agenda
:
Pembicara
: ____________________________________________________
No
Prensentasi
Agenda
Persetujuan
Lama Presentasi
Pembicara
Jakarta…………………….. Menyetujui,
( ..................................................... ) Komisaris/Direktur/Anggota Komite. Note *) : Coret yang tidak perlu
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
11 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Lampiran 2
Undangan Rapat Komisaris/Direksi/Komite/Direksi Bersama Komisaris.….*) Kepada : Dari : Hari / Tanggal : Perihal : Rapat Komisaris/Direksi/Komite / Direksi Bersama Komisaris ……….. ===================================================================== Kepada Yth : Seluruh Komisaris/Direksi/Anggota Komite, Dengan ini kami mengundang Bapak untuk hadir pada rapat Komisaris/Direksi/Komite/ Direksi Bersama Komisaris yang akan diadakan pada : Hari / Tanggal Jam Tempat Agenda
No
: : : :
Agenda
Lama presentasi
Pembicara
Jakarta,…………………….
(..............................................) Komisaris Utama/Direktur Utama/Ketua Komite Note *) : Coret yang tidak perlu
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
12 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Lampiran 3
Pembatalan Undangan Rapat Komisaris/Direksi/Komite/Direksi Bersama Komisaris .….*)
Kepada
: Corporate Secretary
Dari
:
Hari /Tanggal : : Pembatalan Rapat Komisaris/Direksi/Komite/ Direksi Bersama Komisaris ……*)
Perihal
Dengan ini kami membatalkan rencana Rapat Komisaris/Direksi/Komite/Direksi Bersama Komisaris ……*) yang akan diadakan pada : Hari/Tanggal : Jam : Tempat : Agenda :
Alasan :
Jakarta…………………… Pemohon Pembatalan,
(......................................) Komisaris/Direktur/Anggota Komite Note *) : Coret yang tidak perlu
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
13 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Lampiran 4
Surat Penunjukkan Notulis
Kepada Yth Dari Perihal
: : Komisaris/Direksi *) : Penunjukkan sebagai Notulis Rapat
Dengan hormat, Dengan ini kami meminta kesediaan Bapak/Ibu untuk menjadi Notulis pada Rapat Komisaris/ Direksi/ Komite /Direksi Bersama Komisaris…….*) yang akan diadakan pada : Hari/Tanggal : Jam : Tempat : Agenda :
Terima kasih, Jakarta……….......
(...................................) Komisaris/ Direksi Note *) : Coret yang tidak perlu
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
14 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Lampiran 5
Risalah Rapat Komisaris / Direksi / Komite/ Direksi Bersama Komisaris .......*) Peserta rapat : Tempat : Hari/Tgl/Jam : Agenda : ===================================================================== Isi Rapat :
Perbedaan Pendapat (dissenting opinions) : (Nama pembicara berbeda pendapat)
yang (Isi dengan pendapat pembicara)
(Nama Pembicara berbeda pendapat)
yang (Isi dengan pendapat pembicara)
Kesimpulan Rapat : (termasuk hasil keputusan atas perbedaan pendapat)
Jakarta, …………………………..
(
Notulis
)
Note *) : Coret yang tidak perlu
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
15 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Lampiran 6
Formulir persetujuan dari Dewan Komisaris/ Direksi/ Komite/………*) Materi yang didistribusikan : 1. Risalah Rapat Komisaris /Direksi/ Komite/ Direksi Bersama Komisaris Tgl…………………
2. Permohonan persetujuan dengan sirkulasi untuk materi :………………….. 3. Lain- lain Dengan ini kami telah membaca dan menyetujui risalah rapat Tgl ……………../materi ……………………………………………….*) No
Nama dan Jabatan
Tanda Tangan dan Tanggal
Keterangan
1 (Komisaris / Direktur Utama) 2 ( Komisaris / Direktur ) 3 (Komisaris /Direktur) 4. (Komisaris/Direktur) 5
Note *) : Coret yang tidak perlu
— OOO —
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
16 / 16
